UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Formatos condicionales

AUTORES
MARÍA CRISTINA CÓRDOVA URBINA
ARTURO HERNÁNDEZ HERNÁNDEZ
Formatos condicionales Desarrollo de Cursos en Línea

Formatos condicionales
Se denomina formato condicional al conjunto de formatos (fuente, bordes y tramas) que se
aplicarán de manera automática a las celdas, si los datos existentes cumplen con condiciones
específicas.
De esta manera, los formatos condicionales se utilizan para resaltar datos que cumplan con las
condiciones establecidas por el usuario.
Se pueden establecer formatos para varias situaciones, si cambia el valor de una celda y ya no
cumple las condiciones, el formato condicional se suprimirá temporalmente hasta que el valor de
la celda cumpla con los requisitos especificados.
 Los valores de las celdas que se seleccionen, pueden compararse con una constante
(que será establecida por el usuario) o con los resultados de una fórmula. La fórmula
deberá comenzar con el signo igual (=).
 La fórmula especificada deberá devolver un valor VERDADERO (1) o FALSO (0).
Ésta puede evaluar los datos en la hoja de cálculo activa.
 Si desea evaluar datos de otra hoja o libro deberá introducir una referencia a los datos
en una celda de la hoja y después hacer referencia a la celda o nombre de ella en la
fórmula. La manera de definirlo es la siguiente:

=[nombre del archivo]nombre de la hoja ! celda

Por ejemplo: = [reporte anual.xls]sucursal1!$C$2

1. Para aplicar un formato condicional seleccione las celdas a las que desee aplicarlo. En la
ficha INICIO, en el conjunto ESTILOS, elija FORMATO CONDICIONAL.

Figura 1. Ubicación del Formato Condicional

2. Dentro de FORMATO CONDICIONAL, aparecen varias opciones que le dan formato a la

celda de acuerdo a los valores que en ella se encuentran, por ejemplo, resaltar la celda si
cumple con una condición (entre, igual que, mayor que, menor que, etc.), si se encuentra
dentro de los 10 valores más altos, dentro del 10% más alto, por arriba o por debajo del
promedio, etc., crear barras de datos, o hacer degradados de colores con las celdas de
acuerdo a su valor.
Una vez elegida la opción que se desea para resaltar los datos de interés, se puede elegir el
formato, es decir, el relleno, el tipo y color de la fuente, etc. En el siguiente ejemplo se eligió

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resaltar los 10 sueldos más altos, con un formato personalizado que fue: relleno azul claro,
texto azul oscuro y en negritas.

Figura 2. Rango de Celdas Superiores.

El resultado fue el siguiente:

Figura 3. Aplicación de Regla de Celdas Superiores

3. Si se desea establecer otras condiciones, en cada opción aparece como último renglón
MÁS REGLAS…, con el cual se podrá poner condiciones personalizadas para aplicar el
formato que más le convenga.

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4. Una vez que haya seleccionado la opción MÁS REGLAS…, podrá elegir entre 6 distintos
tipos de regla, en las que se toman en cuenta ya sean los valores contenidos en las celdas, o
se aplica formato de acuerdo a una fórmula.
Reglas:
 Aplicar formato a todas las celdas según sus valores. Dará formato a todas las
celdas del rango seleccionado de acuerdo al valor que contengan de forma exhaustiva.
Se pueden elegir cuatro estilos: Barra de datos, escala de 2 colores, escala de 3 colores
y conjuntos de íconos, que nos señalarán las celdas jerarquizándolas de acuerdo a su
valor.
Incluso se puede personalizar aún más el formato con el botón de Valor negativo y
configuración del eje donde se configurará el relleno de todas las celdas que tengan un
valor negativo o también se puede configurar el color del borde o del eje cuyos
valores sean negativos.

Figura 4. Agregando Nueva Regla para Celdas según sus Valores

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Figura 5. Valor Negativo y Configuración del Eje

Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. Deja con el formato original a
aquellas celdas que no cumplan lo establecido, y a las que lo cumplan le aplicará el formato que se
haya elegido. Nos permite aplicar formato de acuerdo al tipo de dato que contengan las celdas,
por ejemplo si contienen un valor o texto específico, si corresponden a fechas, si son celdas en
blanco, sin espacios en blanco, con errores o sin errores, lo que resulta muy práctico.

Figura 6. Nueva Regla de Formato para Celdas que Contengan un Valor

Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior. Le da

formato a las celdas que contengan los valores más altos o más bajos. Se puede elegir un
rango, es decir, los10 mejores, los 10 peores, los 25 mejores, etc., o bien como un
porcentaje, el 10% superior, el 30% inferior, etc.

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Figura 7. Regla para Valores con Rango Inferior o Superior

Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del
promedio. Permite las opciones que aparecen en la siguiente imagen, en donde además se
puede tomar en cuenta varias desviaciones estándar de los datos seleccionados.

Figura 8. Regla para Valores por Encima o por Debajo del Promedio

Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados. Nos ayuda a revisar si
tenemos repetido un dato o si lo hemos registrado de forma única.

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Figura 9. Aplicar formato a Valores Únicos o Duplicados.

Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Se puede crear una
fórmula para que se le aplique formato sólo a las celdas donde esa fórmula se haga
verdadera.

Figura 10. Regla de fórmula que determine las celdas que tendrán un formato.

5. En la parte inferior, podrá editar una descripción de la regla, que varía en cuanto a
criterios con respecto al a que se elija y en ella que se especificará qué característica de la
celda queremos analizar, ya sea su valor, si es texto, si son fechas, si no tiene espacios en
blanco, etc.
6. Algunas reglas utilizan operadores que utilizará para la comparación:

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Operador Requiere
Entre Valores máximo y mínimo
No está entre Valores máximo y mínimo
Igual Valor de comparación
No igual a Valor de comparación
Mayor que Valor de comparación
Menor que Valor de comparación
Mayor o igual que Valor de comparación
Menor o igual que Valor de comparación

7. En las reglas que lo requiera, escriba el valor de comparación (un valor constante, por
ejemplo 100) o seleccione una celda que contenga dicho valor.

Figura 11. Botón Formato

8. Presione el botón FORMATO, seleccione los formatos que desee aplicar: subrayado, estilo y
color de la fuente; borde, estilo y color de la línea; color y forma de la trama.

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Figura 12. Configurando Formato de Celdas

9. Oprima en ACEPTAR.
10. Si desea agregar nuevas condiciones o modificar las anteriores, repita el proceso anterior.
El resultado al aplicar los formatos establecidos en la muestra es el siguiente:

Figura 13. Resultado de aplicar los formato anteriores a una muestra de datos.

Nota: Si se especifican varias condiciones y resulta que más de una es verdadera,

solamente se aplicará el formato de la primera condición que sea verdadera.

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Por otro lado, si ninguna de las condiciones que se especificaron es verdadera, las celdas
conservarán los formatos existentes; en ese sentido, puede considerarse el formato que ya tenían
como el identificador de una cuarta condición.
Si nosotros proporcionamos reglas predeterminadas o nuevas reglas, también es necesario que
las podamos administrar. Para esto, Excel permite tener un control de las reglas que
establecemos sobre las celdas de las hojas; solo tenemos que seleccionar el comando
FORMATO CONDICIONAL y elegir la opción ADMINISTRAR REGLAS.
Si desea agregar una nueva condición, dentro de FORMATO CONDICIONAL, seleccione la
opción NUEVA REGLA y realice el proceso especificado anteriormente para generar nuevas
condiciones y nuevos formatos para las mismas.
Para eliminar una o más condiciones, seleccione el rango en el que haya sido aplicado el formato
que desea borrar, posteriormente, seleccione dentro de en donde podrá agregar una nueva regla,
editar una ya existente o borrar las reglas que usted elija.
Si desea suprimir todos los formatos condicionales:
1. Seleccione las celdas que tienen este formato.
2. Dentro de FORMATO CONDICIONAL elija BORRAR REGLAS, en donde tendrá la
opción de eliminar las reglas que se hayan aplicado en la selección anterior, o bien suprimir las
reglas que se hayan aplicado en toda la hoja activa.

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