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MANUAL

DE

Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V.


ventas@ads.com.mx Conmutador 5553 2049 con 15 líneas

Introducción:

Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro
sistema CONTPAQi® CONTABILIDAD 2017, Incluye entre otros temas, el nuevo
contabilizador, así como la información de lo que usted necesita conocer para
cumplir con las nuevas disposiciones fiscales emitidas por el SAT, con base a las
NIF (Normas de Información Financiera).

Asimismo, en este manual usted encontrará los requerimientos necesarios para


generar las Declaraciones y Pagos (DyP) Pago Referenciado (R-21), a fin de
facilitar el cumplimiento de las diversas disposiciones aplicables a las Leyes y
Reglamentos del ISR, IVA, el manejo de la cuenta de flujo de efectivo la
generación de las declaración informativa de operaciones con terceros A-29-DIOT.

Debido a la constante saturación de la página de internet y servidores del SAT, se


creó una nueva figura denominada Proveedor de Certificación de Recepción de
Documentos Digitales o PCRDD, en la cual los Proveedores Autorizados de
Certificación o PAC, actúen como intermediarios entre el contribuyente y el SAT.

Los PCRDD tendrán como obligaciones:


1. Recibir los documentos digitales de los contribuyentes.
2. Validar esta información.
3. Asignar un folio que identifique el contenido.
4. Sellar la información con un sello digital del SAT.
5. Notificar al contribuyente, mediante un aviso de recibo o de rechazo.

A partir de 2017, se estima que el SAT otorgue facultades para que los PCRDD
puedan ser receptores de:
A. Declaraciones de IVA.
B. Contabilidad electrónica.
C. Pagos provisionales.
D. Declaración anual de sueldos y salarios.

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En un comunicado de la página del SAT, del pasado 3 de noviembre de 2016, el
SAT autorizó a CONTPAQi® (Másfacturación, S de RL de CV), a fungir como
PCRDD, y su sistema de CONTPAQi® Contabilidad permite a todos sus el envío
de su contabilidad al SAT y generar las cinco obligaciones referidas con
anterioridad, evitando sanciones o multas.

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INDICE

CAPITULO 1 “Entrando al sistema” ..................................................................................................... 1


1.1. Accediendo al sistema ........................................................................................................ 1
1.2. Ventana de ingreso al sistema ............................................................................................ 1
1.3. Ingreso al sistema ............................................................................................................... 2
1.4. Ventana de Últimas noticias ............................................................................................... 3
1.5. Creando una empresa ........................................................................................................ 4
1.6. Cerrando la aplicación ........................................................................................................ 9
1.7. Catálogo de Empresas ........................................................................................................ 9
CAPITULO 2 “Redefiniendo la empresa” .......................................................................................... 11
2.1. Redefinir una empresa creada .......................................................................................... 11
2.3. Pestaña 2 Fechas y periodos ............................................................................................. 12
2.4. Pestaña 3 Cuentas y su estructura ................................................................................... 13
2.5. Pestaña 4 Pólizas y su captura .......................................................................................... 16
2.6. Pestaña 5 IVA .................................................................................................................... 18
2.7. Pestaña 6 CSD ................................................................................................................... 19
CAPITULO 3 “Usuarios y Utilerías ” .................................................................................................. 20
3.1. Usuarios ............................................................................................................................ 20
3.1.1. Usuarios Conectados ................................................................................................ 23
3.2. Utilerías ............................................................................................................................ 24
3.2.1. Verificar cuentas ....................................................................................................... 24
3.2.2. Verificar IVA .............................................................................................................. 25
3.2.3. Verificación de pólizas .............................................................................................. 26
3.2.4. Reconstrucción de saldos ......................................................................................... 26
3.2.5. Borrar pólizas y saldos parcialmente ........................................................................ 27
3.2.6. Mantenimiento a la base de datos ........................................................................... 28
3.2.7. Saldo cero a la base de datos ................................................................................... 29
3.2.8. Reconstruir asociación en el ADD ............................................................................. 29
3.3. Cambio de idioma ............................................................................................................. 30
CAPITULO 4 “Configuración General” .............................................................................................. 31
4.1.1. Ejecutando el catálogo de conceptos desde la ventana de pólizas. ......................... 31
4.2.1. Creación de tipo de póliza ........................................................................................ 32

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4.3. Cuentas de gastos y retenciones ...................................................................................... 33
CAPITULO 5 “Catálogos” ................................................................................................................... 34
5.1.1. Catálogo de cuentas ................................................................................................. 34
5.1.2. Creación de nuevas cuentas (Dar de alta cuentas contables) .................................. 35
5.1.3. Cuentas bancarias ..................................................................................................... 37
5.1.4. Bancos ...................................................................................................................... 38
5.1.5. Asignar rubros a las NIF (Normas de Información Financiera) ................................. 39
5.1.6. Grupo de Cuentas ..................................................................................................... 42
5.1.7. Grupos Estadísticos ................................................................................................... 44
5.1.8. Presupuestos ............................................................................................................ 48
CAPITULO 6 “Pólizas” ....................................................................................................................... 49
6.1.1. Ventana del ADD ....................................................................................................... 50
6.1.2. Ventana de movimientos de póliza .......................................................................... 50
6.3. Documento Bancario ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
6.3.1. Método de pago asociado al egreso para emisión de pólizas ..... ¡Error! Marcador no
definido.
6.6.1. Ejecutando la pre-póliza ............................................... ¡Error! Marcador no definido.
CAPITULO 7 “Contabilidad Electrónica” ............................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.2. Marco Jurídico ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.3. Infografía de la Contabilidad Electrónica, según el SAT: ...... ¡Error! Marcador no definido.
7.3.1. ¿Qué es la contabilidad electrónica? ............................ ¡Error! Marcador no definido.
7.3.2. ¿Quiénes están obligados? ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.3.3. ¿Quiénes no están obligados? ...................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.3.4. ¿Qué archivos la integran? ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.3.5. ¿Cuándo enviar la Balanza y el Catálogo? .................... ¡Error! Marcador no definido.
7.3.6. ¿Quiénes deben enviar la contabilidad electrónica al SAT? ........ ¡Error! Marcador no
definido.
7.3.7. ¿Cuándo se deben entregar pólizas y auxiliares al SAT? ............. ¡Error! Marcador no
definido.
7.3.8. ¿Cómo se puede entregar la información al SAT? ........ ¡Error! Marcador no definido.
7.3.9. ¿Cómo se entrega la contabilidad electrónica? ............ ¡Error! Marcador no definido.
7.4. Generación de los archivos que se envían al SAT, por medio del sistema CONTPAQi®
CONTABILIDAD 2017 ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

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7.5. Asociación de un agrupador del SAT a las cuentas contables para generar el XML que
será entregado al organismo fiscal. .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
7.5.1. Generación del XML de la Balanza de Comprobación y del catálogo de cuentas
contables ¡Error! Marcador no definido.
7.8.1. Pólizas vs comprobantes .............................................. ¡Error! Marcador no definido.
7.8.2. Reporte de cargos y abonos de cuentas afectables vs comprobantes .............. ¡Error!
Marcador no definido.
7.8.3. Reporte cuenta de flujo vs método de pago ................ ¡Error! Marcador no definido.
7.8.4. Reporte de comprobantes sin póliza ............................ ¡Error! Marcador no definido.
7.9. CONSIDERACIONES ANTES DE ENTREGAR LA CONTABILIDAD ELECTRONICA ........... ¡Error!
Marcador no definido.
7.9.1. Catálogo de cuentas ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.9.2. Balanza de comprobación ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
7.9.3. Reportes ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.9.4. Internet ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.10. Para tomar en cuenta Importante: ................................... ¡Error! Marcador no definido.
Capítulo 8 “Manejo Fiscal; Control de IVA” ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
8.1.1. Configuración Cuenta de flujo de efectivo ................... ¡Error! Marcador no definido.
8.1.2. Configuración Causación y control de IVA .................... ¡Error! Marcador no definido.
8.2. Conceptos de IETU ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
8.2.1. Alta de conceptos de IETU (para DIOT) ........................ ¡Error! Marcador no definido.
8.2.2. Padrón de proveedores ................................................ ¡Error! Marcador no definido.
8.3.1. Ingresos del día ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
8.3.2. Provisión de telefonía. .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
8.3.3. Pago provisión de telefonía .......................................... ¡Error! Marcador no definido.
8.3.4. Pago provisión de telefonía .......................................... ¡Error! Marcador no definido.
8.3.5. Pago honorarios personas físicas ................................. ¡Error! Marcador no definido.
8.3.6. Adquisición Automóvil .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
8.3.7. Compra a proveedor extranjero ................................... ¡Error! Marcador no definido.
8.3.8. Consumo restaurante local ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
8.3.9. Pago de nómina ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
8.3.10. Acredita miento por contribuciones de seguridad social ............ ¡Error! Marcador no
definido.

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8.3.11. Pago de 3% sobre nóminas (Contribuciones no ISR, IVA) ............ ¡Error! Marcador no
definido.
CAPITULO 9 “Uso del ADD” (Administrador de Documentos Digitales) .............. ¡Error! Marcador no
definido.
9.2. ¿Qué es el ADD? ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
9.3. Crear el ADD ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
9.3.1. Ventana Principal del ADD ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
9.4. Partes del ADD ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
9.5. Cargar XML al ADD ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
9.6. Eliminar XML del ADD ........................................................... ¡Error! Marcador no definido.
9.7. Capturar una póliza con datos de un XML ............................ ¡Error! Marcador no definido.
9.7.1. Capturar Movimientos .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
Capítulo 10”Contabilidar CFDI” ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
10.2. Uso de Cuentas Complementarias ................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.2.1. Configurar la cuenta complementaria de la cuenta bancaria ...... ¡Error! Marcador no
definido.
10.2.2. Consideraciones del tipo de cambio ............................. ¡Error! Marcador no definido.
10.3. Infografía del Contabilizador ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
La siguiente imagen muestra un resumen de los pasos a seguir, para la creación de pólizas a
partir de los CFDI, con el uso del módulo Contabilizar CFDI: ........... ¡Error! Marcador no definido.
10.4. Cómo ingreso al módulo Contabilizar CFDI ...................... ¡Error! Marcador no definido.
10.5. Padrón de clientes/proveedores ...................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.6. Configurador de asientos contables ................................. ¡Error! Marcador no definido.
10.7. Tipos de asientos contables .............................................. ¡Error! Marcador no definido.
10.7.1. Reposición de gastos o caja chica ................................. ¡Error! Marcador no definido.
10.7.2. Provisión de compra o gasto. ....................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.7.3. Compra o gasto de contado. ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.7.4. Devoluciones sobre compra ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.7.5. Provisión de ventas ....................................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.7.6. Devoluciones sobre ventas ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.7.7. Cobro a Clientes ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
10.7.8. Pago a proveedores ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.8. Ventana Contabilizar ........................................................ ¡Error! Marcador no definido.
10.9. Proceso Contabilizar CFDI ................................................. ¡Error! Marcador no definido.

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10.10. Entrega de DPIVA por medio de PCRDD ........................... ¡Error! Marcador no definido.
10.10.1. ¿Qué es un PCRDD? .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
10.10.2. Función del PCRDD ................................................... ¡Error! Marcador no definido.
10.11. Infografía envía tu DIOT a través del PCRDD .................... ¡Error! Marcador no definido.
10.11.1. Firma convenio de confidencialidad con el PCRDD .. ¡Error! Marcador no definido.
10.11.2. Capturar archivos del CSD vigente ............................ ¡Error! Marcador no definido.
10.12. Captura datos de la persona física y moral ...................... ¡Error! Marcador no definido.
10.13. Enviar declaración del DPIVA al PCRDD ............................ ¡Error! Marcador no definido.
CAPITULO 11 “REPORTES” .................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
11.1. Barra de herramientas (En los reportes) .......................... ¡Error! Marcador no definido.
11.15.1. MODELO DE RAZONES FINANCIERAS ....................... ¡Error! Marcador no definido.
11.15.2. CEDULA DE ACTIVOS FIJOS ....................................... ¡Error! Marcador no definido.
11.15.3. MODULO FISCAL (NUEVO) ........................................ ¡Error! Marcador no definido.
11.15.4. ESTADOS FINANCIEROS A 12 PERIODOS ................... ¡Error! Marcador no definido.
11.15.5. ESTADOS FINACIEROS BASICOS ................................ ¡Error! Marcador no definido.
11.15.6. ASIGNACION DE AGRUPADORES DEL SAT AL CATALOGO DE CUENTAS ........ ¡Error!
Marcador no definido.
11.15.7. ASIGNACION DE DATOS DEL COMPROBANTE A CUENTAS AFECTABLES ....... ¡Error!
Marcador no definido.
CAPITULO 12 “MARCO FISCAL” ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
12.1.1. Reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal 2012 aplicables al servicio de
Declaraciones y Pagos .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
12.2.1. Características mínimas que requieren los equipos de cómputo para utilizar el
servicio. ¡Error! Marcador no definido.
12.2.2. Principales Sistemas Operativos y Navegadores (browsers) soportados .......... ¡Error!
Marcador no definido.
12.2.3. Software base y complementos ................................... ¡Error! Marcador no definido.
12.2.4. Requisitos adicionales, para utilizar el sistema D y P. .. ¡Error! Marcador no definido.
12.4.1. Los impuestos ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.
12.4.2. Tipos de impuestos ....................................................... ¡Error! Marcador no definido.
12.4.3. Impuestos Locales ........................................................ ¡Error! Marcador no definido.
12.5.1. ¿Qué es el impuesto sobre la renta (ISR)? .................... ¡Error! Marcador no definido.
12.5.2. ¿Qué es el Impuesto al Valor Agregado I.V.A.? ............ ¡Error! Marcador no definido.

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12.5.3. Nuevo procedimiento para el cálculo del IVA acreditable .......... ¡Error! Marcador no
definido.
12.5.4. IVA Trasladado. (Artículo 5o. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado) ......... ¡Error!
Marcador no definido.
12.5.5. Procedimiento para calcular el pago mensual del impuesto al valor agregado. ¡Error!
Marcador no definido.
12.5.6. Cálculo de IVA acreditable por compra de bienes y servicios sin incluir inversiones
¡Error! Marcador no definido.
12.5.7. ¿Qué es el impuesto empresarial a tasa única (IETU)? . ¡Error! Marcador no definido.
12.5.8. ¿Qué es el impuesto a los depósitos en efectivo (IDE)? .............. ¡Error! Marcador no
definido.
12.5.9. Impuestos Federales ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
12.6.1. Generalidades: .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
12.6.2. Período de Transición ................................................... ¡Error! Marcador no definido.
12.6.3. Declaraciones ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.
12.6.4. Declaraciones Complementarias .................................. ¡Error! Marcador no definido.
CAPITULO 13 “Cambios CFDI 2017 y la nueva Figura para recepción de Documentos, según el SAT.”
.............................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
Agradecimiento .................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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CAPITULO 1 “Entrando al sistema”
1.1. Accediendo al sistema
Para iniciar el sistema, con el “mouse” se debe dar doble
clic al icono de:

CONTPAQi® CONTABILIDAD.

Que se encuentra en su escritorio.

Otra opción es seleccionar el icono con el “mouse” y


posteriormente oprimir la tecla Enter

1.2. Ventana de ingreso al sistema



Una vez que se ejecuta el
sistema de CONTPAQi®
CONTABILIDAD, nos
mostrara la ventana del
sistema con la versión que
se tiene instalada.



Después el sistema nos muestra la ventana
para el ingreso al sistema.

El sistema solicitara los siguientes datos:

Código de usuario y Clave de acceso, se


muestra la palabra SUPERVISOR, que es el
usuario predefinido, este usuario no tiene
contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en
el botón Aceptar el sistema permitirá el
acceso.


NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario
SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría
ejecutar la aplicación.


1

1.3. Ingreso al sistema
Posteriormente al abrir el sistema se mostrara la siguiente ventana


Estos son los pasos para poder enviar la DIOT a través del PCRDD (Proveedor de Certificación
de Recepción de Documentos Digitales)

Su uso de detalla más adelante.

Si no queremos volver a ver esta ventana, solo desmarcamos la casilla en la esquina inferior
izquierda, en donde dice Mostrar.

Y le damos un clic en el botón de aceptar para entrar al sistema.

Al ingresar al sistema de CONTPAQi® CONTABILIDAD, se mostrará la ventana del sistema.


1.4. Ventana de Últimas noticias

También se muestra la ventana de últimas
noticias, con mensajes de twitter sobre los
sistemas.

Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda


del sistema podemos volver a abrirla.


3

1.5. Creando una empresa
Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos:

Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, o


presionar la combinación de teclas Ctrl + E

Se abre una ventana que se llama “Catálogos de Empresas” y se le da un clic al icono de


“Nueva Empresa”

En la imagen de abajo muestra su pantalla y la ventana que abre de “Nueva Empresa”


que se describe a continuación.

Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de contabilidad. Y se describe
a continuación:

Nombre de la empresa: En este campo va el nombre de la empresa

RFC empresa: Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que
si no lo pone, no podrá guardar la empresa creada.

Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con las
agrupadoras del SAT.:


5

NOTA: Al seleccionar el Catálogo General del SAT”, en esta opción se cargan las
1067 cuentas que actualmente maneja el SAT en su catálogo, por lo que: …ya no es
necesario asociarles el dígito agrupador, salvo cuando se den de alta nuevas cuentas
o subcuentas. Si utilizamos este catálogo la estructura será 3-2-3 es decir XXX-XX-
XXX

Estructura: Si seleccionamos la opción ninguno podemos manipular la estructura del


catálogo con hasta 30 caracteres sin restricción alguna. Separando con “-“guiones medios cada
nivel.

Valores: El catálogo de cuentas puede trabajar con valores numéricos o alfanuméricos, esta
opción solo puede seleccionarse al crear la empresa.

Niveles: En esta configuración le indicamos al catálogo de cuentas la forma que queremos


agrupar las cuentas contables.

Cada segmento NO es un nivel

El usuario tiene que indicar en las cuentas


creadas cual será la cuenta de nivel superior.

Ventajas: Con una estructura pequeña se


pueden trabajar subniveles.

Desventajas Si las cuentas no son agrupadas


correctamente, los estados financieros
pueden mostrarse en forma incorrecta (si esto
ocurre se tendrá una notificación)

Cada segmento SI es un nivel

El sistema automáticamente al crear nuevas


cuentas asignara el nivel superior a la cuenta
creada.

Ventajas: Sin tener tanta precaución se tiene


un catálogo de cuentas mejor controlado

Desventajas: Se debe tener una estructura


más grande para cada nivel o subnivel que se
quiera manejar


A partir de la cuenta de mayor los
segmentos sí son niveles

Pueden existir subniveles en tanto no se


marque una cuenta con la categoría “MAYOR”,
a partir de ella cada nivel requerirá una mayor


6

estructura.

Inicio del Ejercicio: Aquí es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ahí el
sistema en automático genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de
enero para que los ejercicios sean de enero a diciembre.

Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de período mensual, CONTPAQi® CONTABILIDAD


siempre creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae más periodos para poder usar el que se
adapte a sus necesidades.


Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros
seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final
de cada uno de los periodos.

NOTA: Esto solo se puede


modificar al crear la
empresa.

Periodo Vigente: Se refiere a cuál de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a
trabajar.

Manejar periodos abiertos: Si habilitamos la opción manejar periodos abiertos


CONTPAQi® CONTABILIDAD nos permitirá modificar un año adelante y un año atrás, siempre y
cuando existan los periodos en la base de datos.

Ubicación de los archivos de la empresa:

Ø Servidor de BDD: Es el servidor en que se encuentra instalado nuestro sistema


Ø Base de datos: El nombre de la base de datos en donde se guardara la nueva empresa y
todos sus movimientos, el campo puede ser editado
Ø Respaldos: Es la ruta se guardaran los respaldos creados desde CONTPAQi®
CONTABILIDAD, si el sistema es en red los respaldos se guardaran en el servidor.
Ø Archivos de Salida: Cuando pidamos algún reporte a Excel, PDF, Texto o HTML, esta es
la ruta predeterminada en donde se guardaran dichos reportes.

Para guardar la configuración de la empresa se le da un clic al icono de guardar o presionamos la


tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado con éxito.


Al darle aceptar vemos la ventana de Catálogo de Empresas ya con la empresa que acabamos de
crear.


Para cerrar esta ventana solo le damos
un clic en el icono de cerrar.


8

1.6. Cerrando la aplicación
Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir.

Esta es la manera correcta de finalizar la ejecución del programa


Otra forma de salir del sistema es en el menú de Empresa, seleccionamos salir.


1.7. Catálogo de Empresas
Para abrir el catálogo de Empresas hay que
darle un clic al icono de la “Casita”, también
en el menú de Empresas y seleccionar
empresas o usar la combinación de teclas

<CTRL + E>


Y nos muestra la siguiente ventana:

Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente

Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el
sistema

Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra información

Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente hecho

Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema

Ayuda: Aquí nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada

Cerrar: Cierra la ventana del “Catalogo de Empresas”


NOTA: Para abrir una empresa con el botón de abrir, primero hay que seleccionarla

con el mouse dándole un clic, otra forma de abrir la empresa es dándole doble clic, o
seleccionándola con un clic y presionar la tecla “Enter” de su teclado.


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CAPITULO 2 “Redefiniendo la empresa”

2.1. Redefinir una empresa creada


Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dándole un clic al icono de la casita,
darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter.

Una vez abierta la empresa nos vamos al menú de configuración, y seleccionamos la opción de
“Redefinir Empresa”


Se muestra la siguiente ventana:

Para redefinir una


empresa tenemos 6
pestañas para hacerlo:

1-Generales

2- Fechas y periodos

3- Cuentas y su
estructura

4.Pólizas y su captura

5- IVA

6. CSD/FIEL

Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice “Nombre de
la empresa”, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el
2.2. Pestaña 1 Generales cambio.


11

Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los
cuales pueden aparecer en determinados reportes.

Y se divide en 4 partes que son:

1-Datos generales de la
empresa

Aquí va el R.F.C, nombre registro


de cámara, etc.

2. Datos del representante legal

Aquí capturamos los datos del


representante legal.

3-Domicilio

Aquí capturamos la dirección de la


empresa.

4-Ubicación de los datos de los


archivos de la empresa

Aquí nos muestra la ruta por


default de donde se guardara la
información de esta empresa.


CONTPAQi ® Contabilidad, desde la versión 8.0.0, incluye nuevas tablas, con base a la
última RMF emitida por el SAT, el 23 de julio de 2015, dichas tablas son:
Ø Tabla general de Períodos SAT, que contiene el catálogo
de períodos publicados por el SAT.
Ø Tabla general de Países, con el catálogo oficial de países
del SAT.
Ø Tabla general de Municipios, publicados por el SAT.
Tabla general de Estados, publicados por el SAT

Que encontrara en el apartado 3 DE “Domicilio”

2.3. Pestaña 2 Fechas y periodos


En esta pestaña podremos ver la fecha de inicio de la historia, que tipo de periodo estamos
usando, desde cuando tiene información esta empresa, es decir; el inicio de la historia, entre otras
fechas.


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2.4. Pestaña 3 Cuentas y su estructura
Esta pestaña se divide en 4 secciones, que se describen a continuación.


Manejo de cuentas (1)

Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opción deseada:

• Usar cuenta de cuadre: Con esta opción el sistema mandara la diferencia de cualquier
póliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna póliza quedara descuadrada,
incluso cuadra la póliza si se presenta una falla en la energía eléctrica, (si la cuenta de
cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales).
Si esta opción es deshabilitada todas las pólizas tendrán que ser cuadradas obligatoriamente.


13


• Usar cuenta de Flujo de efectivo: La cuenta de flujo de efectivo es uno de los
requerimientos para habilitar en el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del
IETU e IVA estos impuestos son gravados en el momento en que la operación es aplicada
efectivamente en bancos.
• Permitir cambiar números de cuenta: Existe la posibilidad en CONTPAQi®
CONTABILIDAD de cambiar el número de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al
cambiar el número a una cuenta afectara todo el histórico cantable de la misma sin
necesidad de abrir póliza por póliza.
• Mostrar el árbol de cuentas: Al entrar al menú catálogo de cuentas, lo va a mostrar si
tenemos activada esta opción, de lo contrario estará oculto y solo podremos consultar y dar
de alta cuentas si conocemos el número de esta.
• Búsqueda por páginas: En pólizas o filtros de reportes para buscar la cuenta deseada
podemos presionar la tecla F3, búsqueda por páginas optimiza la búsqueda de la cuenta
deseada
• Asumir siguiente cuenta: Al contabilizar pólizas, el sistema asumirá por default la
siguiente cuenta.
• Obligar asignar agrupador SAT al dar de alta cuentas: si se desea que la asignación
del agrupador del SAT sea obligatoria o no, al registrar cuentas contables. Por omisión,
dicha opción se encuentra habilitada.

Nota: Si esta opción es deshabilitada, el sistema permitirá dar de alta cuentas, sin
asignar el agrupador del SAT, generándose errores al emitir la balanza de
comprobación por agrupador del SAT, siendo esta balanza la que se envía a la
autoridad, por lo cual la información enviada sería incorrecta.

Estructura de las cuentas (2)

Aquí nos muestra la estructura del catálogo de


cuentas y si estamos manejando valores
numéricos o alfanuméricos, además de cómo
estamos usando los niveles del catálogo de
cuentas. También podemos cambiar la
estructura del catálogo de cuentas.


La estructura del catálogo de cuentas puede
ser cambiada, el requisito es que debe
aumentarse, esto se logra presionando el
botón cambiar estructura, nos muestra el menú
de cambio de estructura en el cual
conformaremos la nueva estructura y
posteriormente damos clic en el botón
procesar.


14

Valores permitidos

El sistema se puede configurar para que, en la


estructura del catálogo de cuentas se puedan
capturar valores numéricos o alfanuméricos.

Nota: Si opta por valores alfanuméricos,


ya no podrá regresar después a valores

numéricos.


Segmento de negocios (3)



Segmentos de negocio es una herramienta muy útil de CONTPAQi® CONTABILIDAD, la cual nos
permite manejar aéreas, proyectos, departamentos, sucursales etc.

De una forma muy fácil y eficiente (Análisis detallado en curso intermedio)

En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cómo van a ser
asignados.


Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar)

Como lo mencionamos
anteriormente, la cuenta de flujo de
efectivo nos sirve para la parte
fiscal en el sistema, esta cuenta
puede ser cambiada en cualquier
momento y deberá ser una cuenta
agrupadora, para incluir todas las
cuentas dependientes como
cuentas de flujo de efectivo.


15

Cambiar cuenta de flujo de efectivo

Presionar el botón cambiar la


cuenta Asignar la nueva cuenta de
flujo de efectivo, misma que
previamente debe crearse en
nuestro catálogo de cuentas.

Procesar

2.5. Pestaña 4 Pólizas y su captura


En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de pólizas y movimientos

Periodos abiertos: Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos
que nos permita modificar. Habilitaremos o deshabilitaremos, la opción deseada con un clic en la
casilla.

Manejo de pólizas y movimientos


• Calcular número de póliza automáticamente: el sistema de forma autónoma asignará el
consecutivo a las nuevas pólizas, de manera contraria, el usuario captura el número de
póliza.


16

• Calcular cifra de control: además de sumar que los cargos y abonos sean iguales en
cada póliza, sumara también el número de cuenta de cada póliza, a esta sumatoria se le
conoce como cifra de control.
• Usar pólizas estadísticas: el sistema permite crear pólizas con movimientos estadísticos,
es decir estos nunca van a formar parte de los estados financieros, también pueden servir
para agrupar cuentas.
• Usar pólizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas de orden.
• Habilitar diarios en pólizas: Los libros diarios son una clasificación que podemos hacer
para agrupar pólizas, por default todas las pólizas son guardadas en un libro diario, sin
embargo existe la posibilidad de crear múltiples libros diarios, y con ello ampliar nuestra
variedad de reportes, ejemplo pólizas de ingresos del libro diario sucursal uno.
• Habilitar diarios en movimientos: al igual que el punto anterior podemos asignar un
diario pero a nivel de movimiento, con esto cada movimiento de la póliza pudiera estar en
un libro diario diferente.
• Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario
ligado a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podrá quedarse sin
libro diario
• Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la
póliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente
• Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la póliza puede tener una
referencia independiente
• Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi® CONTABILIDAD tiene la capacidad de
manejar en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera
sin necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicación a detalle)
• Imprimir pólizas con formato para contadores: las pólizas pueden ser impresas en un
formato más amigable a la lectura si habilitamos esta opción.
• Al imprimir póliza, incluir información relacionada: Nos muestra la información de IVA
y del XML.
• Guardar archivos asociados en el servidor: en cada póliza podemos adjuntar archivos
tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opción los archivos serán
guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la máquina del
usuario del sistema

Captura rápida
Por omisión pólizas sin afectar: una póliza sin afectar es aquella que se encuentra capturada,
pero aun no forma parte de los estados financieros, si esta opción es habilitada, todas las pólizas
generadas estarán sin afectar, esperando que el usuario las valide y afecte, esta opción puede
usarse como filtro para autorización de la captura de pólizas.

Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automáticamente si una póliza esta
descuadrada, si estamos intentando capturar una póliza que corresponde a otro periodo que no es
el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una póliza existente.

Usa búsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el número de la cuanta
contable, el sistema únicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres
capturados.

Mostrar ventana de asociación a CFDI al capturar la póliza: aquí habilitamos o deshabilitamos


que nos salga la ventana del ADD en cada póliza.


17

Mostrar ventana de pago al capturar la póliza de egresos: Al tener habilitada esta opción nos
muestra la ventana de egresos para la captura de la información del pago.

Mostrar la ventana de Asociar comprobantes a movimientos en automático: Al tenerla


habilitada en la póliza al capturar los movimientos se abrirá la ventana del ADD (Administrador de
documentos digitales) para poder asociar el XML a través de los movimientos de la póliza.

Presupuestos

Con la opción marcada cuando se usen los presupuestos acumulada a las cuentas superiores.

2.6. Pestaña 5 IVA



Al habilitar los parámetros de esta pantalla, generaremos la configuración para el manejo y control
del IVA, IETU y DIOT.

Se encuentra dividido en:

ü Causación de IVA – Definición de Base Gravable.


ü Devolución y control de IVA
ü Explicación detallada en páginas subsecuentes.


18

2.7. Pestaña 6 CSD
Se agregó la opción de configurar los datos del certificado del sello digital para el timbrado de
retenciones y certificado del sello digital o la FIEL, para la entrega de la contabilidad electrónica,
desde la pestaña CSD/FIEL. Esto es para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes (RMF del
23-07-2015).


En esta pestaña se capturan los sellos digitales de la empresa y sus contraseñas.

Es importante mencionar que dichos sellos son los mismos que se utilizan para facturar o timbrar
los sobres recibos de nóminas.

Se recomienda que no se utilice la FIEL, ya que con ésta se puede tener acceso a todas las
opciones del SAT y podría darse un uso inadecuado de la misma.


19


CAPITULO 3 “Usuarios y Utilerías ”

3.1. Usuarios
Para dar de alta a los usuarios y sus respetivos permisos nos vamos al menú de Empresas y
seleccionamos: Usuarios-Catalogo


Y nos muestra la siguiente ventana:

La ventana de usuarios consta de 5 pestañas en donde viene todo el manejo del sistema

1-Documentos

Aquí se muestra las opciones de


póliza, pre póliza, con 5
columnas.

2. Reportes

Aquí vienen listados todos los


reportes que usa el sistema

3. Catálogos

Aquí viene la opción de los


catálogos , cuentas, grupos
estadísticos, etc.

4. Configuración

Nos muestran las opciones para


poder usar los catálogos,
conceptos, diarios especiales,
etc.

5. Procesos y utilerías
Vienen listados losa activos
fijos, opciones de cierre,
conceptos de IETU y las
utilerías del sistema.


20

Para dar de alta a un nuevo usuario solo se deben de seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la ventana de usuarios

2. En código va el nombre que va a aparecer cuando se abre el sistema, por default el sistema
muestra el nombre del único usuario que trae el sistema, que es el SUPERVISOR.



3. Poner el nombre del usuario

4. Asignar la contraseña

5. En empresas si presionamos la flecha hacia abajo nos muestra, 2 opciones:

Todas las empresas:

Así lo dejamos si el usuario que


estamos dando de alta va a
tener acceso a todas las
empresas

Algunas empresas:

Nos abre una ventana para
poder seleccionar solo a que
empresas va a tener acceso el
usuario.


21

Empresas disponibles:

Nos va a mostrar todas las


empresas dadas de alta en el
sistema

Empresas permitidas:

Son las empresas a las que va a


tener acceso el usuario, solo
basta seleccionar la empresa en
el panel de disponibles y
presionar el botón agregar para
pasarlo al panel de permitidas,
una vez terminado le damos un
clic en aceptar.


6. Ahora en cada pestaña, hay que marcar o desmarcar en cada campo según si el usuario
va a tener permiso para hacerlo.

NOTA: Si tiene la palomita, es que el usuario va a tener permiso para hacer esa acción, si no la
tiene no podrá hacerlo.


7. Una vez que se terminó de configurar el usuario, se le da un clic en el botón de guardar.


22

3.1.1. Usuarios Conectados


Para saber que usuarios están también usando el sistema hacemos lo siguiente:

1. Dar clic en el menú de empresas, sub-menú usuarios, usuarios conectados.


2. Al generarse la pantalla se pueden observar todos los usuarios que están conectados al
sistema.


23

3.2. Utilerías
Para entrar a las utilerías del sistema, es en el menú de empresas, utilerías.

3.2.1. Verificar cuentas


Con esta utilería, usted puede revisar todas las cuentas del catálogo y le indica el tipo de errores,
para su posterior corrección


En esta ventana seleccionamos los
parámetros para poder sacar el
reporte.

Una vez que ya revisamos los


parámetros, presionamos el botón de
ejecutar reporte o presionar la tecla
F10 de su teclado.

Y en seguida nos muestra el reporte.


24

3.2.2. Verificar IVA


Con esta utilería, usted puede revisar todas cuentas del catálogo que afectan el flujo de efectivo
de la empresa y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección.


Podemos seleccionar de que periodo
a que periodo queremos el reporte y
también se puede filtrar por todas las
cuentas de flujo o solo de alguna.


25

3.2.3. Verificación de pólizas
Con esta utilería, usted puede revisar todas las pólizas elaboradas y le indica el tipo de errores,
dándole opciones de reportar errores o corregir errores, que se hubieren generado.


Para verificar las pólizas hay 2
opciones de corregir y revisar,
seleccione corregir y en fechas de
que fecha a que fecha, en la parte
de abajo en archivo, nos manda la
bitácora de lo que se realizó en el
proceso para eso se le da un clic en
procesar, una vez que termine,
podremos ver la bitácora.

3.2.4. Reconstrucción de saldos


Con esta utilería, usted encuentra diferencias entre los saldos y movimientos de las cuentas, a
partir del ejercicio y período indicado, dándole opciones de reportar errores o corregir los errores,
que se hubieren generado.


En esta ventana ya tenemos la
opción seleccionada de “Corregir los
problemas”, podemos seleccionar
desde que ejercicio, que periodo y
que tipo de cuentas revise el
sistema.

En la parte de abajo nos muestra la


ruta en donde el sistema generara la
bitácora del procedimiento realizado.

Si hubiera errores aparecen listados


en la bitácora.


26

3.2.5. Borrar pólizas y saldos parcialmente


El proceso generado con esta utilería es irreversible, usted puede borrar las pólizas, movimientos
de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, a partir del ejercicio y período indicado,
conserva catálogos y configuraciones generales del sistema.


En la ventana podremos
seleccionar desde que ejercicio
y desde que periodo se pueden
borrar las pólizas.


27


3.2.6. Mantenimiento a la base de datos
Esta utilería reduce la base de datos, elimina la historia de las afectaciones y disminuye el tamaño
físico de los archivos de la base de datos y los futuros respaldos.


Antes de hacer el proceso
también hará un respaldo
de la información y al final
nos mostrara una ventana
de información como la de
abajo.


28

3.2.7. Saldo cero a la base de datos
El proceso generado con esta utilería es irreversible, afecta los sistemas de contabilidad, bancos e
interfaz con el sistema comercial de Adminpaq, Factura Electrónica o Punto de venta, borra las
pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, conserva
catálogos y configuraciones generales del sistema.


Este proceso solo nos va a conservar
los catálogos, ya sea de cuentas,
proveedores, conceptos, etc.

Para correr la utilería solo nos hace falta


que se le dé un clic en procesar.

3.2.8. Reconstruir asociación en el ADD


Mediante esta utilería es posible reconstruir la información de la asociación de pólizas, documentos
bancarios, documentos de gastos y XML emitidos con los comprobantes del ADD. El proceso
realizará la reconstrucción de asociaciones en dos sentidos:

1. Partiendo de las asociaciones que almacena CONTPAQi® Contabilidad, relacionará las pólizas
con los comprobantes existentes en el ADD.

2. A partir de los comprobantes registrados en el ADD, se valida comprobante por comprobante si


la referencia del documento que tiene relacionado existe en la empresa contable.


29


Sólo se eliminarán asociaciones no
existentes en el ADD, los documentos
no se eliminan.

Cuando se elimina la contabilidad


desde algún sistema comercial
CONTPAQi®, se debe ejecutar esta
utilería habilitando la opción: Eliminar
asociaciones no existentes en el
ADD.

3.3. Cambio de idioma


Podemos cambiar el sistema de contabilidad a idioma ingles para realizarlo lo que se debe de
hacer es ir al menú de “Empresa”, idioma y en la venta que sale solo seleccionamos, inglés y en
automático el sistema nos mostrara los menús y todo el sistema en idioma inglés. Para revertirlo a
español volvemos a hacer el proceso pero ahora seleccionamos español.

En español: En ingles:


30

CAPITULO 4 “Configuración General”

4.1. Conceptos
Al capturar una póliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma ágil, en el menú
configuración conceptos esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar este listado
al crear una nueva póliza. Para dar de alta los conceptos hay que ir al menú de configuración, y
seleccionar conceptos.


Una vez seleccionado el catálogo de
conceptos nos aparare la siguiente
ventana en la cual, para dar de alta
un nuevo concepto solo le damos
clic en nuevo ponemos el código,
que es numérico el nombre del
concepto y le damos un clic en el
botón de guardar.

4.1.1. Ejecutando el catálogo de conceptos desde la ventana de pólizas.


En la captura de pólizas seleccionamos F3 en el campo concepto y nos desplegara el listado de
conceptos almacenados en el catálogo.


Y para seleccionar uno solo le damos doble clic para que en el concepto de la póliza. También
después de asignar el concepto podemos seguir escribiendo en la descripción del concepto de la
póliza para que queda más detallado.


31

4.2. Tipos de pólizas
CONTPAQi® CONTABILIDAD trae configurados por default los siguientes tipos de pólizas: 1-
Ingresos, 2-Egresos, 3-Diario, 4-Orden y 5-Estadistica.

Para ver los tipos de póliza vamos al menú de configuración, tipos de póliza.

En la siguiente ventana es donde vamos a ver los tipos de póliza que maneja el sistema y también
vamos a poder dar de alta los que se necesiten.

En esta ventana podemos dar de alta un


nuevo tipo de póliza o simplemente ver los ya
existentes, presionando el F3 que esta aun
lado del código.

El consecutivo de pólizas en CONTPAQi®


CONTABILIDAD puede usarse en dos formas
por ejercicio o por periodo, según nos
convenga y esta configuración debe hacerse
por cada tipo de póliza.

Si elegimos por ejercicio, será un consecutivo


para todo el año de la empresa, si elegimos
por periodo, cada mes inicia el consecutivo del
tipo de póliza.



4.2.1. Creación de tipo de póliza
Dentro del mismo catálogo de pólizas seleccionamos la opción nueva, asignamos un código al
nuevo tipo de póliza y un nombre, posteriormente indicamos como utilizaremos el consecutivo para
este tipo de póliza, a partir de este momento el tipo de póliza transferencias bancarias está
disponible en la captura de pólizas, con un consecutivo por periodo.


32

Aquí como vera estamos dando de alta un En la ventana de pólizas del sistema al darle
nuevo tipo de póliza, con el numero 6 y con el un clic para ver los tipos de pólizas ya se
nombre de TRANSFERENCIA BANCARIA muestra la que se dio de alta.

4.3. Cuentas de gastos y retenciones


Se recomienda que en esta pestaña se registren las cuentas fiscales de:

ü Gastos: IVA
ü Impuestos especiales: Diversos
ü Retenciones

Con la finalidad de que al elaborar las


pólizas de egresos, se anexen a estas
dichas cuentas fiscales, al asociar los XML a
las mismas y se facilite el registro contable.


33

CAPITULO 5 “Catálogos”
5.1. Menú de Catálogos
De enlistan los catálogos que contiene el sistema y son los siguientes:

En el menú de catálogo, vamos a encontrar:

• Catálogo de cuentas

• Cuentas bancarias

• Bancos

• Asignar rubros NIF

• Grupo de cuentas

• Grupos estadísticos

• Presupuestos

5.1.1. Catálogo de cuentas


El catálogo de cuentas se encuentra dividido en dos secciones, árbol de cuentas e información de
cuentas.


34


Información de las cuentas, contable y fiscal.
Árbol de cuentas

5.1.2. Creación de nuevas cuentas (Dar de alta cuentas contables)


Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos.


35


Nuevo: Para poder dar de alta una nueva cuenta

Cuenta: Aquí va el número de la cuenta a dar de alta

Nombre: El nombre de la cuenta

Subcuenta: En esta sección tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular
la nueva cuenta

Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulación, por default nos indicara el mismo tipo
de cuenta y naturaleza.

Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros

Si. Si es de mayor y aparecerá impresa en los estados financieros.

De título. Aparecerá en los estados financieros como un título, y tendrá un gran total de la
cuenta, por ejemplo: ACTIVO.

De subtitulo. Aparecerá en los estados financieros como un subtítulo, y tendrá un gran total de la
cuenta, ejemplo. CIRCULANTE

5.1.2.1. Catálogo de cuentas, pestaña Fiscales

En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del
SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales.


36

Al seleccionar la cuenta y pasar a la pestaña 2 Fiscales podremos dar de alta el digito
agrupador, solo dando un clic en el botón F3 para poder seleccionar el agrupador que
corresponda a la cuenta de la lista.

Guardar: Darle un clic al icono de guardar para poder guardar la cuenta creada

Consideraciones:

• Todas las cuentas de mayor y afectables que integran tu catálogo, deben tener asignado
un Agrupador SAT, incluyendo las cuentas activas e inactivas así como las cuentas de
orden.

• La cuenta hija debe tener el mismo agrupador que la cuenta padre.

• El agrupador del SAT debe de corresponder con el tipo o nivel de la cuenta para evitar
inconsistencias en la información.

5.1.3. Cuentas bancarias


Con base a las reformas fiscales vigentes, en este catálogo se deben registrar todas las cuentas
bancarias que se utilicen en la empresa.

Esto es necesario ya que al registrar una póliza de egresos se habilita una pestaña denominada
“movimientos bancarios”, en la cual se debe indica, toda la información en ella requerida.


37

Ahora es posible ingresar a todas las


opciones correspondientes a las
Cuentas bancarias desde
CONTPAQi® Contabilidad, ya que
anteriormente sólo podías acceder a
ellas desde CONTPAQi® Bancos.



Asimismo, en la pestaña 2 Contabilidad, se debe indicar la cuenta contable en la cual se registró
dicho banco.

5.1.4. Bancos
En este catálogo se relacionan los 94 bancos que están registrados en el sistema financiero actual,
pudiendo dar de alta nuevos bancos o bancos extranjeros, no registrados en este catálogo.


38


Es l lista de los bancos que
ya trae el sistema de
contabilidad con la clave
fiscal para asignar a los
pagos.

5.1.5. Asignar rubros a las NIF (Normas de Información Financiera)


Para asignar los rubros de Información Financiera a las cuentas contables podrás realizar
cualquiera de las siguientes acciones:

Para habilitar este catálogo ve al menú


Configuración, submenú Rubros NIF y
selecciona la opción Catálogo.

Haz clic en el botón <F3> para desplegar el


listado de rubros existentes, de qué tipo son y
en qué nivel se considera cada uno.

Debido a que son datos pre-cargados no es


posible registrar nuevos o eliminar los ya
existentes.

El campo “Tipo” indica el reporte en el que


aparecerá el rubro actual. Este dato no forma
parte de la tabla RubrosNIF.

El campo “Nivel” indica a qué cuentas se


asignará el rubro. Existen tres clasificaciones:
cuentas de activo, pasivo y capital


39

5.1.5.1. Desde el catálogo de cuentas


Seleccionamos la cuenta de mayor y con
un clic con el botón derecho nos aparece el
menú contextual y seleccionamos “Asignar
Rubros NIF”

Selecciona el rubro que deseas asignar a


la cuenta, desde la ventana Asignar rubros
para Normas de Información Financiera.
Observa que solo puedes modificar el tipo
de nivel y el rubro.

Adicionalmente podrás especificar los


dígitos fiscales siempre y cuando estos
hayan sido capturados desde la hoja
electrónica.
Si lo deseas, podrás capturar un dígito
agrupador desde esta ventana.

Guarda los cambios y cierra la ventana. No olvides hacer clic en el botón Guardar del catálogo de
cuentas.

5.1.5.2. Desde la ventana Asignar rubros


Ve al menú Catálogo y selecciona la opción Asignar rubros NIF.
Se despliegan las cuentas organizadas en tres pestañas: Cuentas de balance, Cuentas de
resultados, Diarios de flujo de efectivo.
Realizar la asignación desde esta ventana te permite visualizar todas las cuentas en un listado, de
esta forma, puedes localizar más fácilmente aquellas cuentas de mayor a las que podrás
asignarles un rubro.


40

Selecciona la cuenta de mayor a la que
deseas asignar el rubro y haz doble clic
sobre el renglón.

Si lo prefieres puedes presionar la tecla


<Enter>.

Enseguida se habilita la ventana Asignar


rubros para Nomas de Información
Financiera, para que selecciones el nivel y
rubro deseado.

Guarda los cambios y cierra la ventana.

Notarás que en la ventana Rubros de información financiera, donde se listan todas las cuentas,
se mostrará en la columna “Nivel NIF” y “Rubro NIF” la información que seleccionaste
previamente.

5.1.5.3. Agrupador del SAT (Catálogo de cuentas, pestaña Fiscales)


En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del
SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales.

El rubro NIF solo se


habilita si la cuenta
es de mayor y este
se asigna
automáticamente al
asignar el
Agrupador del SAT.


41

Seleccionando la cuenta, en la pestaña de Fiscales solo basta con darle un clic en F3 para
seleccionar el agrupador del SAT, que le corresponda.

Consideraciones:

• Todas las cuentas de mayor y afectables que integran tu catálogo, deben tener asignado
un Agrupador SAT, incluyendo las cuentas activas e inactivas así como las cuentas de
orden.


Nota: Se excluyen las cuentas de Título, Subtítulo, Estadísticas y Cuentas de Control, ya

que estas no se integran en el XML.

• La cuenta hija debe tener el mismo agrupador que la cuenta padre.


• El agrupador del SAT debe de corresponder con el tipo o nivel de la cuenta para evitar
inconsistencias en la información.

En este listado podrás consultar la información que capturaste en el Catálogo de cuentas.

Para ejecutarlo, ve al menú Catálogo y selecciona la opción Listado de cuentas.

5.1.6. Grupo de Cuentas


La opción de Grupo de cuentas nos sirve para crear copias exactas de segmentos del catálogo de
cuentas.

Ejemplo: La compañía X abre una nueva sucursal y necesitamos crear las cuentas contables de
gastos para esta nueva sucursal. Para no dar de alta cuenta por cuenta creamos la cuenta
acumuladora de la sucursal y posteriormente ingresamos a grupos de cuentas y seleccionamos la
cuenta a partir de la cual queremos hacer la copia del catálogo.


42


1.- En el catálogo de cuentas crear
la cuenta acumulativa para la
sucursal 2.

Observemos que en el árbol de


cuentas no tiene signo de + ya que
aún no tiene cuentas colgadas.

2.- Ingresar a catalogo grupos de


cuentas. Para eso vamos al menú
de Catalogo y seleccionamos
Grupos de cuentas.

Y nos muestra la siguiente ventana

1. Cuenta origen.

Se refiera a la cuenta desde la cual


copiaremos las cuentas a la nueva
sucursal

2. Cuenta destino.

En este caso sucursal 2, que aún no


tiene subcuentas

Ya con ambas cuentas


seleccionadas debemos presionar el
botón copiar nos sale la ventana de
confirmación en la cual le damos
que si para continuar.


43


Como resultado
obtendremos una copia
exacta de las subcuentas en
la cuenta correspondiente a
la sucursal 2, (solo se
copian las cuentas los
saldos no)

5.1.7. Grupos Estadísticos


La opción de grupos estadísticos le sirve para agrupar cuentas.

Ejemplo:

En el caso anterior se crearon subcuentas idénticas para dos sucursales diferentes, si en algún
momento requerimos saber cuál es el importe en la subcuenta sueldos de ambas sucursales, la
única opción es solicitar el auxiliar de ambas cuentas, o crear una cuenta estadística y agrupar en
ella las cuentas de sueldos de ambas sucursales.


Primero debemos crear la
cuenta estadística en el
catálogo de cuentas contables.
Para este tipo de cuentas la
naturaleza debe ser ya sea
estadística deudora o
acreedora de acuerdo a
nuestras necesidades.


44

Posteriormente creamos la
subcuenta estadística en el catálogo
de cuentas contables. En este
ejemplo creamos la subcuenta
estadística denominada “Sueldos
estadística

Ya con la cuenta creada ingresamos al menú


catalogo grupos estadísticos

Cuando le demos un clic a Grupos estadísticos


nos abre la siguiente ventana en la
seleccionamos la cuenta estadística en la cual
acumularemos cuentas de detalle.



Dentro del panel grupos estadísticos
seleccionamos la cuenta estadística en
la cual acumularemos cuentas de
detalle.

Automáticamente al dar tabulador, el


sistema nos preguntara cual es la
cuenta de detalle que deseamos
asignar, en este caso “Sueldos y
Salarios.


Después le damos un clic en el botón
de procesar y así es como nos queda


45

El resultado es una cuenta de detalle agregada a la estadística

Para agregar una nueva cuenta presionaremos la tecla “Insert” y agregamos la cuenta de sueldos
de la sucursal 2 y presionamos procesar.

Este ejercicio puede realizarse cuantas veces sea necesario.


Cuando ya se esté capturando la póliza con esas cuentas, también se podrá hacer uso de reportes
de cuenta estadística.


Aquí se muestra
una póliza con las
cuentas
estadísticas.


46

5.1.7.1. Consulta de Reporte Auxiliar cuenta estadística
Para revisar ese reporte
nos vamos al menú de
Reportes, seleccionamos
reportes auxiliares y
movimientos auxiliares del
catálogo.


Filtros solicitados

Rango de fechas del cual necesitamos el


reporte

Tipo de saldos deseados

Tipo de cuentas. Elegimos la opción algunas

Elegimos la opción movimientos y saldo no


cero.

Cuenta inicial y final seleccionamos la cuenta


900-0000 que es nuestra cuenta estadística

Ejecutar reporte <F10>


Reporte auxiliar cuenta estadística


Nos podemos dar cuenta que el resultado es un reporte con las cuentas, sin necesidad de pedirlo
en forma individual


47

5.1.8. Presupuestos
En este catálogo se pueden registrar los importes presupuestados por cada una de las cuentas
seleccionadas.

Asimismo, se pueden cargar los


presupuestos utilizando diferentes
métodos. Nota. (Explicación detallada en
curso especial)


48

CAPITULO 6 “Pólizas”

6.1. Pólizas
El menú de pólizas se divide en: 1 Pólizas, 2 Listados, 3 Movimientos masivos, 4 Exportación
(Bajar) Importación (Cargar) y por ultimo Pre pólizas.

La ventana de pólizas se divide en 3 secciones:

Encabezado

En el encabezado de la póliza encontramos datos de captura para:

Fecha: con esta fecha serán afectados los saldos de la cuenta y estados financieros.

Tipo de póliza: Identificado del tipo de póliza (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadística o
algún tipo de póliza especial creada en el menú tipos de póliza).

Número de póliza: Consecutivo del tipo de póliza, de acuerdo a la configuración puede ser por
ejercicio o por periodo).

Concepto de póliza: Descripción principal de la póliza, esta descripción aparecerá en los


auxiliares.

Dentro del encabezado de pólizas encontramos también un navegador de pólizas el cual nos
permite desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirnos de esta ventana.

En la parte inferior encontramos dos opciones mas

Póliza de ajuste: con este estatus se marcara la póliza de cancelación de cuentas de resultados
al cierre del ejercicio.

Sin afectar: Pólizas que ya están en el sistema, pero no forman parte de los estados
financieros, se pueden considerar pendientes de revisar o autorizar


49

Movimientos

En esta parte de la póliza veremos el resumen de los movimientos capturados en la póliza, sin
embargo al insertar movimientos a la póliza se abrirá la pantalla movimientos de póliza

Sumas

Aquí nos muestra las sumas de los movimientos de cargos y abonos.

6.1.1. Ventana del ADD


Ahora después de capturar el concepto de la póliza y dar enter se nos mostrará la ventana del
ADD (Administrador de Documentos Digitales) va a hacer el componente que nos ayuda y llevara
el control de todos nuestros XML para poderlos agregar a nuestras pólizas.



Se verá el uso del ADD en un apartado más adelante en el cual se detallara su uso para el sistema
de contabilidad Electrónica.

6.1.2. Ventana de movimientos de póliza


6.1.2.1. Alta Padrón de proveedores con provisión


50


Este manual en su versión completa (200 hojas)
está restringido a los clientes de
Alfa Diseño de Sistemas
que cumplen al menos con alguno de los
siguientes puntos:

1.- Haber actualizado en Alfa Diseño de Sistemas
su sistema contable a la versión 9.
2.- Tener vigente la póliza de servicio para el
sistema de contabilidad en cualquiera de las
siguientes versiones
a) Trimestral.
b) Semestral.
c) Anual.
Para solicitarlo, por favor envíe correo a
marco.sanchez@ads.com.mx


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