Master Project Management

Máster en Project Management

Asignatura:
Trabajo Final del Máster (TFM)

Alcance-Tiempo-Costos (ATC)

Grupo 06/MG:

Adriana Libeth Cheme García

Mauricio Andrés Galindo Guevara
Juan Antonio Leiva Peña
María José Palacios Manzanillas
Loly Elizabeth Puga Narváez

15 de octubre de 2018
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Contenido
Plan de Gestión del Alcance 3
Desarrollo de Documentación del Plan de Proyecto 3
1. Planteamiento del problema y justificación del proyecto.......................................................3

2. Descripción del alcance del producto.....................................................................................3

3. Entregables.............................................................................................................................3

4. Criterios de aceptación de los entregables.............................................................................4

5. Exclusiones.............................................................................................................................4

6. Supuestos...............................................................................................................................4

7. Restricciones..........................................................................................................................5

8. EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)................................................................................5

9. Diccionario WBS.....................................................................................................................5
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Plan de Gestión del Alcance

Desarrollo de Documentación del Plan de

Proyecto

1.Planteamiento del problema y justificación del

proyecto
INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A, así como también el grupo de interesados
(stakeholders) requieren que la empresa siga mejorando su capacidad de gestión
en los proyectos inmobiliarios y de construcción, por lo cual nace la necesidad de
mejorar el control del portafolio de dichos proyectos.

Actualmente, algunos de los proyectos que se encuentra manejando la empresa

inmobiliaria, requieren de una mejora a nivel de gestión y documentación, así
como una base de lineamientos para ser ejecutados con las mejores prácticas.

La empresa presenta una mala asignación de recursos, multas, retrasos en el

cumplimiento del cronograma de actividades a efecto de no poseer una
metodología de seguimiento adecuada para la administración de proyectos.

Existen proyectos de gestión inmobiliaria (búsqueda de terrenos, permisos,

adquisiciones, ventas de viviendas y departamentos, habilitación y entrega) y
proyectos de construcción (diseño y arquitectura; ingeniería y construcción) que
están por sobre la media del plazo y presupuesto, los cuales son la base para la
decisión de mejorar la gestión de proyectos.

La propuesta ayudará a la Inmobiliaria a gestionar y apoyar los proyectos en los

siguientes aspectos:

 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la Inmobiliaria

GALAPAGOS S.A, con el fin de definir su madurez respecto a la gerencia
de proyectos.
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 Escoger el modelo de PMO más adecuado para este tipo de empresa

dependiendo de las necesidades que ésta tenga.

 Determinar las funciones y responsabilidades que tendrían los miembros

que conformarán la oficina de manejo de proyecto.

 Asegurar que se están ejecutando los proyectos que mejor se alinean con
los objetivos estratégicos de la empresa.

 Ejecución de un trabajo más eficaz y eficiente.

 Maximización de los recursos de financiación y capital humano.

 Desarrollar un proceso estandarizado de entrega de la gestión de

proyectos.

 Implementación de herramientas y normas para la gestión de proyectos.

Marco del alcance

Los parámetros que se tendrán en cuenta para llevar a cabo el estudio de la
propuesta y la implementación de la PMO son los siguientes:

 Nivel de madurez de la empresa en la gerencia de proyectos.

 Complejidad de los proyectos que ejecuta la empresa.

 Cultura organizacional de la empresa.

 Necesidades y características de sus proyectos

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Los resultados esperados o probables al momento de realizar esta investigación,

se detallan a continuación:

 Que la empresa tenga los lineamientos necesarios para poner en su debido

funcionamiento esta PMO, para así lograr que en un determinado plazo la
gerencia de proyecto sea de gran importancia, y sirva como una
herramienta gerencial administrativa útil.

 Que los procesos que se realizan en la empresa sean lo suficientemente

maduros para captar el valor de la PMO y pueda cumplir con el compromiso
que se requiere para el éxito de la PMO.

 Que el personal de la empresa esté suficientemente preparado y formado

para afrontar este cambio organizacional que ésta implementación ofrecerá.

 Que la empresa cuente con una guía (recomendamos el PMI) qué brinde
los pasos para la implementación así como los parámetros para una
evaluación constante y el mejoramiento continuo, de su implementación.

2. Descripción del alcance del producto

El producto del proyecto será la propuesta de diseñar e implementar una Oficina

de Administración de Proyectos (PMO) para la INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A,
la cual estará basada en las buenas prácticas del PMI y se encargará de la gestión
de todos los proyectos manejados en la empresa. El proyecto de formalizar la
PMO se orientará a los Proyectos Inmobiliarios y de Construcción, es decir desde
la búsqueda de los terrenos, compra de los mismos, diseño, arquitectura y
construcción de las soluciones habitacionales y posterior entrega a los usuarios
finales (clientes). El alcance del proyecto considera sólo aquellos proyectos de la
empresa que sean incorporados desde su inicio en la gestión de la PMO.

3.Entregables
Los principales entregables serán productos tangibles (manuales, procedimientos,
plantillas, Software, etc) e intangibles (best practices, formas de operar, gestión del
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cambio para lograr el objetivo de implementar la PMO, etc). Los principales

entregables son:

 Procedimientos y plantillas de gestión de proyectos.

 Entrenamiento y capacitación al personal en las buenas prácticas de
gestión de proyectos.
 Proceso de Gestión del Cambio organizacional para lograr el propósito y
objetivos de la PMO.
 Herramientas de administración y apoyo para la PMO, tales como Software
o App de apoyo a la gestión del cronograma/presupuesto.
 Recursos Humanos para la administración de la PMO, disponibilizando la
oficina con el equipo humano para administrarla, con el Gerente
Corporativo de Proyectos como responsable de la PMO.

 La realización de un diagnóstico de la situación actual de la empresa en

gerencia de proyectos.
 Descripción de las funciones que realizará la oficina de gerencia de
proyectos y los detalles de los perfiles, responsabilidades y competencias
del equipo de la oficina de gerencia de proyectos.
 Cronograma y estructura de desglose de trabajo de las actividades
requeridas para la implementación de la oficina de gerencia de proyectos,
aplicando las técnicas y herramientas de los principales procesos de las
nueve áreas de conocimiento del PMBOK, con el propósito de adoptar un
modelo de gestión de proyectos de acuerdo a los requerimientos del cliente
y las características específicas de los proyectos.
 Formulación de recomendaciones para el fortalecimiento y las mejoras de
las debilidades que permitan garantizar el éxito de los proyecto en términos
de la satisfacción de todas las partes involucradas.

 Procedimientos y plantillas para los siguientes procesos:

 Priorización y selección de proyectos
 Gestión de la cartera de proyectos
 Planificación de proyectos
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 Iniciación de proyectos
 Ejecución de proyectos
 Monitoreo y control de proyectos
 Cierre de proyectos
 Medición de los beneficios del proyecto
 Procesos de selección de proveedores
 Gestión de recursos / Gestión de trabajo del proyecto
 Entrenamiento/capacitación en los siguientes aspectos:
 Gestión de proyectos (PMI)
 Certificación PMP
 Gestión de cartera y presupuesto
 Administración de recursos
 Gestión de trabajo
 Herramientas de administración y apoyo para la PMO:
 Herramienta de administración PMO (MS Project Professional)
 Capital humano para la PMO con las siguientes características:
 Líder PMO certificado PMP o en proceso de certificación con
experiencia en implementación de PMO.
 Gerentes de proyecto con experiencia en el área, que estén certificados
en PMP o en proceso de certificación.
 Analistas PMO con experiencia en gestión de proyectos.

4. Criterios de aceptación de los entregables

 PMO propuesta para la INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A debe ser

aceptada y utilizada por todo el personal involucrado en proyectos, tales
como los principales stakeholders (Área Arquitectura, Área Ingeniería &
Construcción, Gerente General).
 Implementación de una única herramienta y plantillas estandarizadas para
la gestión del portafolio de proyectos. Dichas herramientas, debe ser
aprobadas por los stakeholders.
 Capacitación del personal en procesos de gestión de proyectos. Este
criterio resultará clave para la correcta incorporación de la PMO en la
empresa.
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5.Exclusiones
Dentro de la principal exclusión está: no serán considerados los proyectos que
están siendo gestionados y se encuentran en las etapas medias y finales para la
implementación de la PMO.

 Asesoría y apoyo a proyectos que fueron iniciados antes de la puesta en

servicio de la PMO. Solo nuevos proyectos.

 Incentivos monetarios a los miembros del equipo de proyecto por casos de

éxito durante las entregas, se reconocerá a los miembros por su
sobresaliente labor, pero no de manera extra salarial.

6.Supuestos
Dentro de los principales “assumptions” para el proyecto PMO, están los
siguientes:

 La PMO será gestionada utilizando las buenas prácticas del PMI de la

mano de un profesional con experiencia en gestión de proyectos.

 Se estima que se desarrollará personal altamente capacitado y

experimentado en temas de gerencia de proyectos, los cuales dirigirán el
desarrollo de los procesos, procedimientos y metodologías.
 La PMO será desarrollada y gestionada utilizando las buenas prácticas del
PMI y el PMBOK © apoyados por un profesional certificado en PMI.
 La administración de la PMO estará a cargo del líder de la PM, el cual
reportará los avances a la Gerencia General de la empresa en los aspectos
económicos y de recursos. Para esta administración el líder contará con el
apoyo de la Gerencia Financiera, Operativa y de Recursos Humanos.
 Se calculan los costos del talento humano requerido para la ejecución del
proyecto a nivel administrativo y operacional.
 El PM (Project Manager) asignado para la gestión y desarrollo del presente
proyecto tendrá toda la autoridad y los recursos humanos, como también
recursos materiales para implementar la PMO.
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 El Gerente General de la INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A entregará todos

los recursos necesarios para que el proyecto se realice.
 Se debe contar con un espacio o área adecuada para la implementación de
la PMO en la empresa. En dicho espacio operará inicialmente la PMO y
desarrollará las principales actividades de diseño y operación.
 Profesionales experimentados en gerencia de proyectos liderarán el
desarrollo de los procesos, procedimientos y metodologías.
 Estándares y procesos deben ser utilizados por todas las partes
interesadas (Stakeholders) durante el ciclo de vida de los proyectos.
 Todo el personal involucrado en la PMO será capacitado en metodologías y
herramientas PMO antes de la finalización del proyecto.
 Las metodologías, estándares y procedimientos desarrollados en el marco
de la PMO serán documentados y compartidos con el personal de
INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A.
 Todos los nuevos proyectos utilizarán los procesos y metodologías creadas
en el marco de la PMO sin excepción.
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7.Restricciones
Las principales restricciones que deberán administrarse durante el proyecto son
las siguientes:

 Disponibilidad de tiempo por parte del personal de gestión de proyectos.

 La resistencia al cambio en la cultura de la gestión de proyectos será un
obstáculo importante para el progreso y evolución de la PMO dentro de la
INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A
 Integración con los Sistemas actuales de la empresa con el nuevo Software
(App) para administrar los proyectos.
 Dedicación full time de parte del Gerente de la PMO, durante la primera
etapa de diseño y piloto.
 Disponibilidad de tiempo en los horarios de los miembros de equipo de
proyectos para ser asignados a los proyectos adjudicados a la empresa.
 Escaso presupuesto para cubrir las capacitaciones y certificaciones en PMP
de los integrantes del equipo de proyectos.
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8. EDT (Estructura de Desglose de Trabajo de la PMO)

La EDT tiene como finalidad identificar los esfuerzos requeridos, asignar las responsabilidades a los elementos de la
INMOBILIARIA GALÁPAGOS S.A y a partir de la EDT se establezca un cronograma y presupuesto adecuado para
realizar e implementar la PMO.
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9. EDT (Estructura de Desglose de Trabajo de los Proyectos)

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10. Definición de actividades

Siguiendo la estructura de desglosé de trabajo el equipo de la PMO debe analizar
las restricciones de cada paquete de trabajo de la EDT.

 PRELIMINARES.

o Estudios y Licencias

 Estudios de suelos

 Licencias de Domicilios

 Licencias de Ventas

 Licencias de Construcción

o Diseños

 Diseños arquitectónicos

 Diseños estructurales

 Diseños hidráulicos

 Diseños eléctricos

 CONSTRUCCIÓN

o Estructuras

 Cimentación: Con los diseños estructurales de los proyectos

definidos y aprobados, se procede a definir el tipo de
sedimentación de los proyectos de cimentación y con esto las
actividades necesarias para ejecutar este trabajo:

 Si los proyectos tiene parqueadero tipo sótano, la

actividad será; Excavar nivel definido, si no
simplemente será Nivelar el Terreno.

 De acuerdo al tipo de suelo, la complejidad de

cimentación podría variar por motivo de diseño
metodológico.

 Armar las formaletas para las zapatas

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 Instalar puntos de inicios para columnas

 Fundir en concreto las zapatas

 Estructuras: Se establece como se construirá la estructura de

los proyectos, estas actividades tienden a ser repetitivas.

 Armar acero de refuerzo para columnas y pantallas

 Armar formaletas para columnas y pantallas

 Fundir concreto para columnas y pantallas

 Desarmar formaletas de columnas y pantallas

Una vez que se tiene definidos las actividades para construir

las columnas y pantallas se proceden a definir las actividades
para la construcción de proyectos.

 Armar plataforma para la placa

 Armar acero de refuerzo para las vigas de placa

 Instalar formaletas perimetral para las vigas

 Instalar formaletas perimetral para las placas

 Fundir el concreto en las placas

 Desarmar formaletas de placa

o Obra Gris

 Mampostería

 Friso

 Mortero

o Obra Blanca

 Enchape muros y pisos

 Estuco y pintura de muros

 Pintura de techos

o Acabados
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 Equipos eléctricos

 Equipos sanitarios

 Carpintería

 Ornamentación y aluminios

 Aseo final

 CIERRE

o Pruebas de instalación

 Realizar pruebas de iluminación

 Realizar pruebas de aparatos sanitarios

 Realizar pruebas de aparatos hidráulicos

 Realizar pruebas de aparatos de gas

o Entrega del proyecto al cliente

 Informar al cliente de la obra

 Firmar escrituras

 Realizar visita de obra terminada

 Firmar acta de entrega del proyecto

o Cierre contractual

 Firma de acta de terminación de la obra

 Consolidar total de cantidades de obra

 Liquidar el contrato

o Cierre administrativo

 Crear los archivos del proyecto

 Realizar la aceptación formal del proyecto

 Documentar la lecciones aprendidas

o Cierre del proyecto

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 Certificar el cumplimiento del alcance del proyecto

 Liberar totalmente al equipo del proyecto

 Realizar el cierre financiero del proyecto

11. Diccionario EDT