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ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS
DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA
(PCASUS)
Diciembre 2005
Documento general Plan PCASUS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Introducción:
Pero la competencia no afecta sólo a las relaciones con universidades andaluzas sino
también con las demás universidades del Estado Español y del resto de Europa, pues, ante
el descenso del número de estudiantes de nuestro entorno geográfico, ha comenzado la
rivalidad por el cada vez más importante mercado internacional de estudiantes, que propicia
el Espacio Europeo de Educación Superior.
En esta línea, incide la LAU, cuyo Art. 91 dispone que el modelo de financiación se
organizará en dos grupos de fuentes de financiación, uno de financiación básica, y otro de
financiación afecta a resultados, destinado a fomentar la mejora en la calidad de la
prestación del servicio.
Para ello, exige (Art. 92 LAU) que cada Universidad pública elabore su respectivo Plan
Estratégico, que se “concretarán en Planes Operativos de Mejora de Calidad que servirán de
base para la firma de los Contratos Programa y determinar su financiación afecta a
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La calidad debe también llegar a la gestión de la Administración y los Servicios, que también
forman parte relevante de la Institución, constituyendo un deber de los profesionales que la
integran contribuir “a la mejora del funcionamiento de la Universidad de Sevilla como servicio
público”, según advierte nuestro Estatuto. En ese sentido, el Programa de Gobierno del
Rector, propone “incrementar la calidad en la prestación de los servicios, atendiendo las
legítimas aspiraciones de promoción del PAS”, “realizar una gestión más eficaz de los
recursos humanos” e “incrementar, en consecuencia con lo anterior, el rendimiento y calidad
en la gestión y servicios universitarios”.
Esta transformación es muy difícil de llevar a cabo si no se dispone de una visión de futuro
de hacia donde queremos que vaya la Universidad, que nos facilitará el Plan Estratégico que
prevé el Programa de Gobierno del Rector.
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Como primera medida el Proyecto PCASUS se sometió a debate en el seno de los grupos
constituidos. Las aportaciones realizadas al mismo por éstos, junto con las realizadas
durante la Jornada Técnica, en la que representantes de estos grupos y otros invitados
tuvieron la oportunidad de opinar sobre todas las cuestiones aportadas previamente. En
dicha Jornada técnica de trabajo y formación, se pudo contar con disertaciones teóricas de
elevado nivel como la de D. Emilio Diez de Castro, así como exposiciones de representantes
de otras universidades a la vanguardia de la calidad, que expusieron sus experiencias,
coordinadas por el Director General de Universidades de Andalucía, y que han sido tenidos
en cuenta para la elaboración de este Plan.
Asimismo se han tenido en cuenta los resultados de una encuesta dirigida a toda la plantilla
que recogía opiniones relacionadas con el conocimiento del Plan, liderazgo, participación en
la vida universitaria, clima laboral etc.
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Con todo ello, se pretende impulsar un cambio en la forma de gestión, cuyo objetivo
fundamental gira entorno a la mejora continua, utilizando al grupo de mejora como herramienta
básica y núcleo fundamental del sistema.
El plan en síntesis:
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Para la elaboración del DAFO se ha hecho uso de distintas fuentes de información como el anuario
estadístico de la Universidad de Sevilla, elaborado por la Gerencia así como con la experiencia
consensuada de los participantes.
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El Equipo Director
La primera actividad del equipo director fue, como ya se ha expuesto, la de elaborar una
primera propuesta de PCASUS que ha sido consensuada, que ha quedado definitivamente de
la siguiente forma:
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1. – Análisis DAFO
Fortalezas Debilidades
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Oportunidades Amenazas
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Se menciona expresamente que, una vez el Plan Estratégico de la Universidad haya definido la
Misión y la Visión para la Universidad de Sevilla, las definiciones realizadas para la
Administración y Servicios deberán ser revisadas, y en su caso reformuladas de manera que
guarden coherencia con las generales de la Universidad.
3. - OBJETIVOS
Para determinar el orden así como el porcentaje de aportación de cada uno de los objetivos
anteriores al Plan, se ha empleado la Matriz de SAATY2 como herramienta, quedando por tanto
como sigue:
1= Igual de importante
3= Ligeramente más importante (1/3 ligeramente menos importante)
5= Más importante (1/5 Menos importante)
7= Bastante más importante (1/7 Bastante menos importante)
9= Mucho más importante (1/9 Mucho menos importante)
%
A B C D a b c d Medias importancia Orden
A 1 9 5 5 0,66 0,80 0,69 0,31 0,62 61,81 1º
B 1/9 1 1 5 0,07 0,09 0,14 0,31 0,15 15,36 3º
C 1/5 1 1 5 0,13 0,09 0,14 0,31 0,17 16,83 2º
D 1/5 1/5 1/5 1 0,13 0,02 0,03 0,06 0,06 6,01 4º
TOTALES 1,51 11,20 7,20 16,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 100,00
Por lo tanto el orden definitivo de importancia de los objetivos en relación al Plan, queda de la
siguiente forma:
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Las puntuaciones referidas en la matriz provienen de las valoraciones aportadas por los asistentes a la
jornada del día 20 de octubre de 2005 donde se acordaron definitivamente los Objetivos de PCASUS.
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4. - ESTRATEGIAS
En relación con los objetivos anteriores se establecen las siguientes estrategias:
Objetivo 1:
Incrementar la satisfacción de los clientes, elevando el nivel de resultados
en los servicios.
Objetivo 2:
Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo de gestión: La dirección
participativa y la gestión por procesos.
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Objetivo 3:
Implantar un sistema de Recursos Humanos que incremente la satisfacción
laboral y facilite la consecución de los objetivos del Plan
Objetivo 4:
Mejorar la comunicación interna/externa, con apoyo de la administración
electrónica.
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Una vez han sido establecidas las estrategias, se elabora la matriz de despliegue en orden a
relacionar los objetivos con las estrategias y éstas entre si, cuantificando igualmente su
aportación al plan:
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5.- DESPLIEGUE
El gráfico anterior muestra en síntesis cómo se desarrolla el plan. Como puede verse existen dos
grandes flujos, DESCENDENTE (desde el plan y sus objetivos hacia los grupos de mejora) y
desde éstos, de manera ASCENDENTE, hacia la revisión de los objetivos y la toma de decisión
basada en datos (CUADROS DE MANDO3) tanto para la Dirección como para los propios
GRUPOS DE MEJORA, a través de las distintas mediciones que para la mejora deberán
realizarse.
3
La norma UNE 66175:2003 define Cuadro de Mando como herramienta de gestión que facilita la
toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta
dirección y a las funciones responsables una visión comprensible del negocio o de su área de
responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos
directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización.
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Obsérvese que el núcleo fundamental del sistema está conformado por los grupos de mejora,
que deberán establecer sus propios objetivos (alineados con los de PCASUS), utilizando para
ello las herramientas que proporcionará el propio Plan (Procedimientos Operativos4)
6. – PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
7. – GRUPOS DE MEJORA
Los grupos de mejora son los encargados de llevar a cabo el despliegue que para la
consecución de los objetivos planteados sea necesario, en el convencimiento de que el trabajo
en grupo es una herramienta fundamental para la implementación de las acciones necesarias
para la mejora, particularmente en nuestro contexto.
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Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno u operación artificial y que se caracteriza por estar
definido explicita y documentalmente. Se trata de aquellos documentos que establecen las
responsabilidades y los criterios seguidos en las actuaciones relacionadas con la standarización y la
racionalización de tareas realizadas en la gestión y prestación de servicios. Son objeto de
procedimiento aquellas facetas o conjunto de actividades que sean consideradas relevantes para una
determinada área funcional en función de: el consumo de recursos, el impacto en la satisfacción de los
usuarios, objetivos directivos u otro criterio previamente establecido.
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- Grado de cumplimiento:
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10. RECURSOS
El Plan pretende su máxima eficiencia, por lo que básicamente los recursos a emplear
son:
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