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La Administración de Empresas es una disciplina que estudia la forma en que las empresas u
organizaciones obtienen y utilizan los recursos que tienen a disposición para el logro de
determinados fines y objetivos.
Desde finales del siglo XIX se estableció la definición de administración en términos de cuatro
funciones básicas que realizan los directivos con independencia de su posición en las
organizaciones: planificación, organización, dirección y control.
DESARROLLO:
Fundamentación teórica.
La administración no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos
los ámbitos geográficos y por su carácter universal, lo encontramos presente en todas partes. Y
es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo
esfuerzo planeado.
No seria suficiente con decir que sin una buena administración ninguna organización tendría
éxito; por lo cual mencionamos algunos hechos para mencionar su importancia:
No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor
ubicación, si todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las
actividades, o sea, que la administración es importante para alcanzar objetivos de la
organización, tanto en las pequeñas como en las grandes empresas.
Otro hecho importante es que por medio de la administración se puede elevar la productividad
y los niveles de vida en los países en vías de desarrollo.
También suele definirse como la disciplina que estudia a la Organización, y la manera como se
gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
Para administrar se debe contar con algunos elementos básicos que determinan poder
emprender el camino movilizador hacia la eficiencia y la eficacia, esto es:
Primero: Se debe poseer una determinada autoridad que nos permita mandar, no sólo tomar la
decisión, sino también instrumentar su cumplimiento y ejercer el control. Hay que delegar
autoridad a los jefes en todos los niveles, con la finalidad de lograr esa mezcla oportuna entre
centralización y delegación. Lo mejor es que todos en la organización compartan
responsabilidades.
Segundo: Se debe contar con los recursos necesarios que nos permitan encauzar los
esfuerzos hacia la meta trazada. Buenas intenciones, excelentes ideas, pero sin recursos
materiales y financieros, más el personal capaz, no se pueden llevar a la práctica los propósitos
de la organización. Lo más fácil es criticar, lo difícil es tener la responsabilidad y lograr mejor
decisión con los recursos disponibles.
Cuarto: Debemos contar con una estrategia que nos ayude a desandar el camino que enlaza la
situación actual y el futuro al que se quiere llegar.
ORGANIZACIÓN
3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los
Recursos Humanos)
Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se
agrupen para dar respuesta a los objetivos, así como coordinar en forma horizontal y vertical la
estructura de la organización asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para
supervisarlo.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuales tareas y
quien será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que
resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tender
redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos
empresariales.
Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura intencional
formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los roles
organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se les pide a las personas que
desempeñen deben estar diseñados intencionalmente para asegurar que se realicen las
actividades requeridas y que éstas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de
forma interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera general, el propósito de
organizar es hacer efectiva la cooperación humana.
3. Carácter humano: al diseñar la estructura de una organización, se debe tener en cuenta las
aptitudes de las personas que la integran o que la integrarán en el futuro. No es bueno
esquematizar primero el organigrama y recién después fijarse quien ocupara cada posición del
mismo. De obrar así, se estaría cayendo en organizaciones formales y rígidas, constituidas por
seres rectangulares.
5. Orientación hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organización sea
efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.
Muchos autores utilizan los términos: Organización formal que atribuyen a la estructura
intencional de roles y organización informal cuando se refiere a la red de relaciones personales
y sociales que ni están establecidas ni son requeridas por la autoridad formal, sino que se
producen en forma espontánea.
4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y
la mejor forma de usarlos de acuerdo con las circunstancias.
5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos
de información.
Uno de los aspectos básicos en la organización, están dados por la delegación de autoridad.
Se ha comprobado que constituye uno de los síntomas más graves de una organización
deficiente y que afecta la amplitud de la dirección, una delegación de autoridad inadecuada o
poco clara; cuando un directivo delega con toda claridad la autoridad para llevar a cabo una
tarea bien definida, el subordinado podrá realizarla con efectividad y el directivo evitará
dedicarse de forma desproporcionada a supervisar y guiar los esfuerzos del subordinado.
Por lo general, en la práctica, resulta imposible dividir este proceso pues es injusto esperar que
una persona cumpla metas sin darle la autoridad para lograrlo, al igual que delegar autoridad
sin conocer los resultados finales para los que se usará. Más aún, puesto que no se puede
delegar la responsabilidad de los superiores, un jefe no tiene otra alternativa práctica más que
responsabilizar a los subordinados por la terminación de sus deberes.
Delegar, en definitiva, es un arte y los fracasos en una delegación efectiva ocurren no porque
los directivos no comprendan la naturaleza y los principios de la delegación, sino porque no
están en posibilidad, o no desean aplicarlos y gran parte de la razón esta dada en las actitudes
personales hacia la delegación, tanto en la receptividad para dar oportunidad a las ideas de
otros y disposición para delegar, en el sentido de ceder a los subordinados el derecho de tomar
decisiones y, además, porque puede ser permisible que otros cometan errores, siempre que no
arriesguen o pongan en peligro a la Organización y cuando el error pueda asumirse como una
inversión en el desarrollo personal. Lo más importante es que no habrá otra alternativa en el
directivo que confiar en sus subordinados, puesto que la delegación implica una actitud de
confianza entre ellos.
Como los superiores no pueden delegar responsabilidad por el desempeño, no deben delegar
autoridad a menos que estén dispuestos a encontrar medios de obtener retroalimentación de
asegurarse de que la autoridad esté siendo usada para respaldar las metas y planes.
Una descentralización organizacional apropiada favorece en buena medida a dispersar la
autoridad de toma de decisiones; la dirección participativa puede propiciar en buena medida la
confianza entre jefes y subordinados y ser un elemento que posibilite hacer de la delegación de
autoridad una vía eficiente en la estructura organizacional.
Según el propósito de la organización, o sea, ayudar a que los objetivos tengan significado y
contribuir a la eficiencia organizacional:
De acuerdo a la causa de la organización, esto es, teniendo en cuenta que la causa básica de
la estructura organizacional es la limitación de la amplitud de la gerencia:
Principio escalar: Mientras más clara sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial
máximo en una empresa hasta cada puesto subordinado, será más clara la responsabilidad por
la toma de decisiones y más efectiva la comunicación en la organización.
Principio de delegación por los resultados esperados: La autoridad delegada a todos los
gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados
esperados.
Principio de unidad de mando: Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de
una persona con un solo superior, será menor el problema de instrucciones opuestas y mayor
la sensación de responsabilidad personal por los resultados.
Principio del nivel de autoridad: El mantenimiento de la delegación deseada exige que las
decisiones que se encuentran dentro de la autoridad de los gerentes individuales deban ser
tomadas por ellos y no hacerlas ascender por la estructura organizacional.
Principio de la definición funcional: Mientras más claramente estén definidos los puestos de
trabajo o las actividades a llevar a cabo, de la autoridad de la organización delegada y la
comprensión de las relaciones de autoridad e información con otros puestos, la persona
responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.
Según las características propias del proceso de organización, teniendo en cuenta el sentido
de proporción o la medida del proceso total de organización, se consideran:
Principio de flexibilidad: Para que en cada estructura se incorporen dispositivos y técnicas para
anticipar y reaccionar al cambio, tanto desde lo interno como desde lo externo, que haga frente
a los retos de los cambios políticos, sociales, económicos, tecnológicos y culturales.
Principio de facilitación del liderazgo: Mientras más permitan a los gerentes una estructura
organizacional, sus delegaciones de autoridad, diseñar y mantener un ambiente para el
desempeño, más ayudarán a las habilidades de liderazgo de esos gerentes.
Misión
La Empresa HTP es una institución financiera con funciones orientada a proporcionar a las
empresas, cooperativas, instituciones y particulares, seguridad asesoramiento y rentabilidad en
la gestión de sus recursos financieros, que contribuya a satisfacer las necesidades de
desarrollo de sus clientes en beneficio de la Economía Nacional, mediante servicios diversos e
instrumentos financieros, que movilicen y canalicen el ahorro interno y externo, apoyada en su
red de sucursales, la calificación de sus empleados y la aplicación de los avances tecnológicos.
Visión
Ser la mejor Empresa que se distinga por operar con estándares internacionales de eficiencia
en su gestión, alta confiabilidad, excelencia de sus servicios y profesionalidad de sus
empleados, una institución con estructuras sencillas y ágiles, promotora de la innovación
financiera y tecnológica, de avanzada automatización, que aplique un enfoque de negocios
Objeto Social
La Empresa HTP es una institución financiera con funciones orientada a proporcionar a las
empresas, cooperativas instituciones y particulares, seguridad, asesoramiento y rentabilidad en
la gestión de sus recursos financieros que contribuye a satisfacer las necesidades de desarrollo
de sus clientes en beneficio de la Economía Nacional, mediante servicios diversos e
instrumentos financieros, que movilicen y canalicen el ahorro interno y externo; apoyados en su
red de sucursales, la calificación de sus empleados y la aplicación de los avances tecnológicos.
Está facultado para realizar todo tipo de negocio de intermediación financiera y a tales efectos
para realizar las siguientes actividades:
Funciones
Nombrar corresponsales dentro y fuera del país y crear dependencias tanto dentro del
territorio nacional como en el extranjero, necesarias al cumplimiento de sus funciones.
Desarrollar mecanismos para la captación de fondos y otros servicios afines.
Mantener depósitos por cuenta de bancos extranjeros y nacionales actuando como agente
corresponsal de ellos y prestando los servicios que correspondan a solicitud de los clientes.
Aceptar, avalar, endosar, descontar, comprar, vender y efectuar todas las operaciones
posibles con letras de cambio y otros documentos negociables, librados o aceptados por
personas naturales o jurídicas, siempre que sean efectos debidamente garantizados.
Operar medios de pago, tarjetas de crédito, de débito y cualesquiera otros con alcance
nacional e internacional.
Emitir y operar cartas de crédito, cartas de garantía, avales u otros documentos de ese
carácter utilizados en la práctica bancaria internacional.
Fijar y cobrar las tasas, comisiones y demás remuneraciones por los servicios que preste.
Suscribir acuerdos de corresponsalía así como otros acuerdos y convenios con organismos,
órganos e instituciones de desarrollo y otras, tanto nacionales como extranjeras, para brindar
productos y servicios especializados.
Dirigir y orientar las acciones de las diferentes áreas y sucursales para el cumplimiento
eficiente de las misiones asignadas, según los procedimientos, instrucciones y software
emitidos.
Proyectar y ejecutar sus planes y presupuestos, así como los objetivos y metas a alcanzar en
cada período.
Evaluar y responder por los resultados obtenidos por el cumplimiento del plan, de los
presupuestos de ingresos y gastos, y los objetivos de trabajo.
Velar por que los servicios que preste no sean utilizados como vía para el movimiento de
capitales ilícitos o el lavado de dinero.
Objetivos de Trabajo:
1. Utilidad
9. Informaciones estadísticas
11. Evaluación cualitativa de cada dirección sobre el cumplimiento de los otros objetivos y
tareas.
Para la planificación de los Objetivos de Trabajo antes mencionados, desde el año anterior se
proyectan las cifras de los mismos basadas en el comportamiento de los diferentes indicadores
y en el potencial existente para obtener mayor eficiencia. Atendiendo a la proyección y
considerando las condiciones para cada indicador se fija las cifras para cada objetivo de
trabajo, que pueden o no ser discrepadas y serán desagregadas a las sucursales de los
diferentes municipios para conformar las cifras definitivas del año y su apertura
Los Objetivos de Trabajo se desglosan por cada subdirección y a su vez por departamentos,
donde cada trabajador tiene los suyos conformados y su cumplimiento se evalúa
periódicamente.
La estructura permite involucrar a todos los miembros de la entidad en los resultados que
obtiene la misma, ya que todos contribuyen desde sus puestos de trabajo al logro de las metas
trazadas con un amplio conocimiento de los objetivos individuales, ya que son evaluados e
informados periódicamente, esta concebida con el mínimo de trabajadores necesarios en cada
área para desarrollar los objetivos propuestos. Cada área es conocedora de los mismos y debe
utilizar los recursos con la mayor racionalidad posible contribuyendo a la disminución de los
gastos.
Los Subdirectores de cada área así como los Jefes de Departamento tienen la autoridad
necesaria para tomar las decisiones precisas para el logro de sus objetivos, coordinando los
recursos humanos y materiales disponibles en cada momento que lo requiera. Los trabajadores
responden a un solo superior, su jefe de departamento, evitando así instrucciones opuestas por
otros superiores.
Los Objetivos de Trabajo trazados así como el comportamiento de los mismos en los distintos
períodos es informado a todos los trabajadores, que se realiza dos veces a la semana,
además, se cuenta con los medios y la tecnología moderna necesaria para llevar a efecto la
comunicación con los trabajadores así como para retroalimentarse de la opinión de los mismos,
también permite más rapidez y eficiencia en el flujo de la información entre áreas,
departamentos y sucursales tanto horizontal como verticalmente.
CONCLUSIONES:
Después de analizar la organización como una de las funciones esenciales dentro del Ciclo
Administrativo en la Empresa HTP, reconocemos que en la institución se trabaja en base a
lograr con óptimos resultados los Objetivos de Trabajo trazados para el período, la estructura
de la misma permite que las actividades se realicen de manera tal que facilita el desarrollo de
este proceso, se trabaja en grupo manteniendo un liderazgo individual y colectivo.