NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

TÍTULO I
Princípios e Conceitos

1. DOCUMENTOS, SUPORTE e INFORMAÇÃO

Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do
suporte que a contém.
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que
possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos,
fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a
samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc.
Bom, há termos acima que demandam explicação? Então vamos a elas! E depois,
volte aqui para reler a definição
Suporte: É o material no qual são registradas as informações. Agora pegue essa
definição de suporte e inclua na definição de “Documento".
OBS.: Assinale a opção que apresenta um exemplo de suporte de informação: PEN DRIVE.
FGV – MPE-AL – TÉCNICO MINISTERIAL – 2018
Vamos lá:
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do
do material no qual são registradas as informações.
Ou seja, o documento é onde você registra uma informação, independente
do tipo de suporte.
Ok, ok Ronaldo! Mas me dê exemplos de suportes! Vamos começar por
suportes de épocas remotas:
Pedra, metal, madeira....muito antigamente as informações eram registradas
nesses tipos de suportes.
E em épocas antigas, porém mais recentes que o período acima, usava–se o
papiro, pergaminho e o nosso bom e velho papel.
Note que os documentos e suportes estão diretamente relacionados! Mas ainda
falta mais uma variável nessa equação. Vamos a ela!
Observe que um papel em branco (suporte) ou um DVD virgem (suporte) não
são documentos, pois eles não contêm informações!
E como observação final sobre suporte, saiba que ele também pode ser
chamado de carregador físico de documentos.
Informação: É um termo bastante amplo, para para sermos objetivos,
fiquemos com a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, que
chamarei agora de DBTA, pois você já está íntimo dele.
Informação: “Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um
documento."
2. ARQUIVOS
Agora sim podemos falar de Arquivos!! Afinal, estamos estudando...
Arquivologia! E ela é a ciência que estuda os arquivos.
Agora é a hora de colocarmos na mesa a Lei 8.159/91 que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados. E essa lei deverá fazer parte de suas
orações e leituras diárias. As bancas adoram seus conceitos. Pode imprimir e ler, ler,
ler e entender. Se você tem medo de estudar leis, saiba que essa á tranquila.
Há várias definições para arquivos, mas a que consta da lei é uma das mais
completas. Iremos voltar a esse artigo em uma análise mais completa, em breve, mas
por ora, vamos destacar alguns pontos fundamentais:
Art. 2° – Consideram–se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Note que são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou
seja, aqueles gerados pela própria instituição, órgão, entidade ou organismo e os
recebidos por ela. Se há produção e recebimento de documentos, logo vai ocorrer a
ACUMULAÇÃO. Como diz a autora Heloísa Bellotto, o documento de arquivo só
tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.
E a lei também destaca que a esses conjuntos de documentos não interessa qual
seja o tipo de suporte (papel, fita cassete, papiro) ou a natureza deles. Serão
considerados arquivos.
Mergulhando agora no Decreto 4.073 de 2 002 que regulamenta a Lei 8.159/91
00000000000

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais,
do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias;
II – produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu
cargo ou função ou deles decorrente;
III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de
economia mista;
Veja que o Decreto detalha, e é para isso que um decreto existe, quais são os
órgãos públicos e instituições de caráter público. E dentre eles, destaco os agentes do
Poder Público no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente, além das
empresas públicas e sociedades de economia mista.
Art. 7° – Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1° – São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
 § 2° – A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público
implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a
sua transferência à instituição sucessora.
OBS.: São considerados arquivos estaduais o arquivo do Poder Executivo, o do Poder
Legislativo e o do Poder Judiciário.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
Note que o artigo 7 da lei 8.159/91 destaca que também são públicos os os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos.
E note que no §2 há a preocupação com os arquivos das instituições que
deixarem de existir. Ela pode acabar, mas os arquivos devem permanecer com a sua
sucessora, se for o caso, ou transferidos para a instituição arquivística pública.
Segundo Marilena Leite Paes:
Arquivo é a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e
recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela
natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus
sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o
arquivo terá a qualificação respectiva, como por exemplo: arquivo audiovisual,
fotográfico, iconográfico, de microformas, informático.
Segundo Heloísa de Almeida Prado:
Arquivo é toda coleção de documentos conservados, visando a utilidade que
poderão oferecer futuramente. Voltaremos ao tema, aprofundando–o ainda mais.
Voltando à Paes (2005) e ao DBTA, também é considerado arquivo:
→ O conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte.;
→ Móvel para guarda de documentos;
→ Local onde o acervo documental será guardado ou instalações onde
funcionam os arquivos;
→ Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e
conservar a documentação;
Arquivo “É a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos
e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela
natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou seus
sucessores para fins de prova ou informação."
Bem parecido com os demais. Mas o coloquei para aproveitar e apresentá–los
ao CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos. Ainda ouviremos falar dele aqui no
curso. Mas ainda não é o momento.

2. ARQUIVOS x BIBLIOTECA x MUSEU e o CENTRO DE

DOCUMENTAÇÃO
 Arquivo: Acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou
pessoas, preservados para a consecução dos seus objetivos
OBS.: O objetivo primeiro do arquivo é servir de testemunho histórico FUNCIONALMENTE E
ADMINISTRATIVAMENTE. OBJETIVO SECUNDÁRIO É HISTÓRICO E PROBATÓRIO.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
OBS.: Os objetivos do arquivo são técnicos, científicos e culturais ADMINISTRATIVOS,
FUNCIONAIS E LEGAIS.
CESPE – CGM-PB – TÉCNICO – 2018
OBS.: O termo arquivo pode ser utilizado para denominar o local onde um acervo documental
será conservado, bem como para designar um órgão governamental cuja finalidade é
guardar e conservar documentações.
CESPE – EBSERH – ASSISTENTE – 2018
OBS.: A capacidade de provar fatos ocorridos é uma das utilidades dos documentos de
arquivo.
CESPE – SEDF – ASSISTENTE – 2017
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
OBS.: Define-se arquivo BIBLIOTECA como o conjunto de material impresso disposto
ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018

Museu: Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,

estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objeto de valor
cultural.
Pelas definições e pelo nosso próprio conhecimento de vida, já salta aos olhos,
que a finalidade de bibliotecas e museus é primordialmente cultural, técnica, didática
ou científica, enquanto a dos arquivos é essencialmente funcional e administrativa,
por mais que também possa haver valor cultural nos arquivos. Quando se fala nisso,
você deve pensar no caráter orgânico dos arquivos, ou seja, ele é produzido por um
órgão ou organismo durante sua existência, conforme vão ocorrendo suas atividades.
Veja, isso quer dizer que há uma relação “umbilical" entre os arquivos e a instituição
(órgãos, organismos) que os criou! Essa é uma grande diferença entre o Arquivo e um
museu que vai expor as obras de Salvador Dali (que não foram produzidas pelo
Museu) ou em relação a uma biblioteca que disponibiliza os livros de um autor como
Paulo Coelho (não há relação orgânica entre a biblioteca e o autor (Paulo Coelho).
Existe também o Centro de Documentação. O Centro de Documentação nada
mais é do que a instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e
disseminação de informações.
Aproveito para ressaltar algo: Biblioteconomia é diferente de Arquivologia. A
primeira trata de documentos individuais e a Arquivística, de conjuntos de
documentos (lembra?)
 Atenção: Tome muito cuidado com questões que vão tentar associar a
definição de arquivos com palavras como “coleção" ou “colecionados". Os
arquivos advêm da produção e acumulação e não como parte de uma coleção.

TÍTULO II
Princípios

Agora veremos os princípios mais importantes da disciplina. Ora, não é apenas

o Direito Administrativo e outras disciplinas mais famosas que possuem princípios. A
Arquivologia, você deve lembrar, é uma ciência, portanto, nada mais justo de que seja
devidamente respeitada.
Veremos os mais importantes princípios. E você notará que há dois mais
importantes (os que mais caem em provas). Portanto, não se preocupe demais se vir
algum outro princípio não elencado aqui. É sinal de que os principais doutrinadores não
dão bola para eles, assim como os examinadores das bancas. Eventualmente você verá
um outro em questões, mas geralmente, em provas para os profissionais da área de
Arquivologia.
• Proveniência;
• Organicidade;
• Indivisibilidade;
• Pertinência temática;
• Cumulatividade.

1. PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Usaremos a definição de Duchein (1977) por ser muito pedida. Segundo ele, o
respeito aos fundos consiste em manter os arquivos agrupados, sem misturá–los aos
outros provenientes de uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou
jurídica. É fundamental o respeito à origem dos documentos. Ou seja, os arquivos
devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte
produtora/geradora, não devendo ser misturados aos de outras fontes.
OBS.: O princípio da proveniência e o resultado de sua aplicação — o fundo de arquivo —
impõem-se à arquivologia, pois esta tem como objetivo administrar documentos de
pessoas físicas ou jurídicas.
CESPE – ABIN – OFICIAL DE INTELIGÊNCIA – 2018
OBS.: O princípio norteador dos fundos de arquivos é o ORGÂNICO-ESTRUTURAL.
CESPE – IFF – ARQUIVISTA – 2018
OBS.: Na organização de arquivos, o princípio da proveniência fundamenta os principais
procedimentos.
CESPE – STM – TÉCNICO – 2018
O termo “respeito aos fundos" é muito cobrado. Viu na prova? Saiba que
estão falando de proveniência.
OBS.: O princípio da procedência PROVENIÊNCIA, também chamado de princípio do respeito
aos fundos, dispõe que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
família não deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras.
CESPE – SEDF – TECNICO – 2018
OBS.: O princípio da proveniência, cujo objetivo é gerar o fundo de arquivo, é o primeiro
princípio a ser aplicado na classificação dos documentos de arquivo.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
É bom você saber que existem dois tipos de fundos. Note que são conceitos
bem intuitivos.
Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos, em função
de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Digamos, por exemplo
que o Instituto Darwin feche as portas definitivamente e seja extinto. Não poderia
receber acréscimos de documentos. Atenção: Veja um exemplo. Voltemos ao
Instituto Darwin. Imagine que ele tenha fechado as portas em 31/12/2015. Mas, algum
ex–pesquisador, em 2017 (o fundo já estava fechado) descobriu que havia uma
pesquisa de 2013(fundo aberto) que ele esquecera de levar para o Instituto. E ela
tratava de toda a documentação de um tipo de pássaro: o concurseirus desesparadus.
Ora, o pássaro foi descoberto quando o Instituto Darwin ainda estava em
funcionamento, portanto, faz parte do Fundo daquela Instituição e deve ser incluída,
por isso, no fundo fechado.
Fundo Aberto: quando ainda podem ser acrescentados novos documentos em
função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
OBS.: Os arquivos de um órgão público existente há mais de cem anos fazem parte de um
fundo aberto.
CESPE – ABIN – OFICIAL DE INTELIGÊNCIA – 2018

2. ORGANICIDADE
Segundo Heloísa Bellotto os arquivos refletem a estrutura, as funções e as
atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.

3. INDIVISIBILIDADE
Segundo Heloísa Bellotto os fundos de arquivos devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Esse
princípio deriva do Princípio da Proveniência.

4. UNICIDADE
Os arquivos conservam um caráter único em função do contexto em que foram
produzidos. Por exemplo: um boletim de ocorrência policial dos anos 60 só faz
sentido em função de determinada atividade realizada por essa instituição. Cada um
dos documentos deve manter seu caráter único e exclusivo, pois foram criados para
atender a uma necessidade específica na estrutura organizacional. Cuidado com
pegadinhas clássicas! Esse princípio não quer dizer que não pode haver cópias dos
documentos. Isso não existe.
OBS.: O documento de arquivo é considerado único se produzido em uma única via e
múltiplo MESMO QUE HAJA CÓPIAS SERÁ CONSIDERADO ÚNICO , embora seu conteúdo seja
único, é remetido a diferentes destinatários.
CESPE – SEDF – TÉCNICO – 2018
OBS.: Define-se cópia, no sentido arquivístico, como o mesmo conteúdo no mesmo contexto
ou conjunto.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
5. CUMULATIVIDADE ou NATURALIDADE
O arquivo deve ser tratado como uma “formação progressiva, natural e
orgânica". De acordo com Lodolini, essas características levam à sedimentação. Ou
seja, há um enriquecimento do arquivo com essa formação contínua.

6. PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA TEMÁTICA

Esse aqui é perigoso. Ele confronta o princípio da Proveniência (o mais
importante) e diz que os arquivos devem ser organizados por temas ou assuntos.
DICA: Temas + AssunTos = PerTinência.
OBS.: A reclassificação de um documento por assunto, desconsiderando-se a proveniência e
a classificação original deste, está de acordo com o princípio da PERTINÊNCIA.
CESPE – IFF – ARQUIVISTA – 2018
OBS.: O princípio da ordem original PERTINÊNCIA TEMÁTICA, utilizado na organização interna
de um fundo de arquivo, determina que os documentos devam ser reclassificados por
assunto.
CESPE – STM – TÉCNICO – 2018
OBS.: O agrupamento dos documentos pela proveniência evita que eles sejam agrupados
tematicamente.
CESPE – SEDF – ANALISTA – 2017

7. OUTROS PRINCÍPIOS
Como citei anteriormente, há alguns outros princípios. Vou citar a maior parte
deles, pois podem aparecer nas provas:
a) Princípio da Territorialidade – diz que os arquivos públicos devem fazer
parte do território no qual foram criados, devendo pertencer a eles.
OBS.: A aplicação do princípio da territorialidade NÃO restringe-se ao nível nacional.
CESPE – ABIN – OFICIAL DE INTELIGÊNCIA – 2018
b) Princípio da Reversibilidade – Se necessário, o procedimento ou tratamento
aplicado nos arquivos poderá ser revertido.
c) Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva: a organização que
foi realizada pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o fluxo
natural com que os documentos foram criados.
OBS.: Na ordenação interna do fundo de arquivo, aplica-se o princípio da reversibilidade
ORDEM ORIGINAL.
CESPE – SEDF – ANALISTA – 2017
OBS.: A colocação de determinado documento no seu lugar de origem, dentro do fundo de
onde provém, obedece ao princípio da ORDEM ORIGINAL.
CESPE – IFF – ARQUIVISTA – 2018
d) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos de
arquivo ou documentos devem ser conservados sem que ocorra mutilação,
danos, dispersão, redução (subtração) ou qualquer tipo de acréscimo indevido.
Devem ser mantidos íntegros.
e) Princípio da Autenticidade – diz que os documentos devem ser criados,
guardados e conservados respeitando as normas, técnicas e processos que
garantam sua veracidade e confiabilidade (LegalDiploHist).
OBS.: A autenticidade de documentos arquivísticos envolve os aspectos LEGAL, DIPLOMÁTICO
E HISTÓRICO.
CESPE – IFF – ARQUIVISTA – 2018

f) Princípio do interrelacionamento – os documentos de arquivo possuem

relações entre si, ou seja, são conexos.

TÍTULO III
Teoria Das Três Idades – Ciclo Vital Dos Documentos

O ciclo vital dos documentos é composto por três etapas essenciais (CIP):
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade);
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade);
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade);

1. CORRENTE OU ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE (1 – 5 anos)

São aqueles consultados mais frequentemente e que são conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais
próximos e de fácil acesso. São necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está
ligada às razões pelas quais foram criados. Um escritório de advocacia que está
defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar acessíveis
rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa de advocacia
existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses documentos
produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois são fundamentais para
atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou me referindo aqui aos
documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei 8.159/91 (Lei dos
Arquivos), define que os documentos correntes são “aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”.
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas as notas fiscais de venda e
precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso ele apareça. Veja
que são documentos importantíssimos e precisam de fácil acesso. Nesse caso, a
empresa pode optar por deixar todos os documentos dos últimos meses no
próprio estabelecimento.
 Imagina deixar o fiscal esperando por horas enquanto ele vasculha tudo. E além
disso, a empresa precisará desses comprovantes e notas para fazer sua declaração de
imposto de renda, por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de
tributos.
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do
órgão que os recebeu ou produziu.
Os arquivos correntes podem ser eliminados e jogados no lixo. Mas também
podem passar diretamente para a última fase, a Permanente, sendo diretamente
recolhidos para o arquivo Permanente, quando não poderão ser eliminados. Tudo
depende de seu valor para aquela instituição.
OBS.: São duas as possíveis destinações dos documentos: a guarda permanente ou a
eliminação.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do
arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Documentos correntes são “aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”. Os arquivos correntes
também são chamados de arquivos de primeira idade ou de fase ativa.
O VALOR de um documento que acaba de ser criado, será sempre um valor
PRIMÁRIO. O ACESSO a documentos da fase corrente é RESTRITO! A
FREQUÊNCIA de uso de um documento da fase corrente é ALTA e, em regra, O
arquivo corrente tem a LOCALIZAÇÃO PRÓXIMA ao do produtor, geralmente no
ARQUIVO SETORIAL. Ronaldo, e se o arquivo corrente perder o valor primário,
mas não adquirir valor secundário? O que acontece com ele? É eliminado.
OBS.: O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades. A primeira delas é a
idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física mais próxima ao
acumulador do documento.
CESPE – STM – TÉCNICO JUDICIÁRIO – 2018
Há questões que pedem quais são as Atividades dos Arquivos Correntes.
Vejamos o que importa:
I. Protocolo;
II. Expedição;
III. Arquivamento;
IV. Empréstimo;
V. Consulta;
VI. Destinação
2. INTERMEDIÁRIOS OU DE SEGUNDA IDADE (10 – 20 anos)
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no
dia a dia. Não precisam “estar a mão”, mas continuam necessários e eventualmente
podem ser acessados.
Os órgãos que os produziram ou receberam podem solicitá-los e eles não
precisam estar próximos dos escritórios. Marilena Leite Paes ressalta que a
permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. O termo transitório vai
ficar mais claro ao estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os
documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis
para consulta. Por essa razão, também se diz que possuem valor primário (igual aos
arquivos correntes).
Voltando à empresa, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde os
documentos dos últimos 4 anos. Lembre que ela é obrigada pelo Fisco a ter tudo bem
organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não precisa mostrar na
mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar um prazo de alguns dias
para que os documentos sejam apresentados. Assim, o responsável pela empresa
poderá pedir todos os documentos à área responsável ou até mesmo a uma empresa
que guarda todos os seus comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes,
esses documentos estão em uma fase em que não há tanta recorrência para usá-los. O
Fiscal pode pedir alguma explicação ou pode nunca nem passar na porta da empresa.
Esses são os arquivos Intermediários.
Veja a interessante observação de Paes:
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e
administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferação de
depósitos e manter uniforme a política arquivística. Para isso deve ser dirigido por
profissionais de arquivo de alto nível, conhecedores dos métodos tradicionais de
classificação e elaboração de instrumentos de pesquisa.
Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados
mais caros de SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe
(acumulação, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar todos
os arquivos intermediários nesse local? Seria um custo enorme e desnecessário. Há uma
questão econômica envolvida nessa escolha, percebe?
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 – recomendo a leitura – informa
que os “documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do
arquivo intermediário para o arquivo permanente. “No popular”: os arquivos
intermediários ainda não sabem o que querem da vida. Dependendo de seu valor,
podem ir para o lixo, ou podem ir para o arquivo permanente. Simples assim.
OBS.: Transferência RECOLHIMENTO é a atividade de passagem dos documentos ao arquivo
permanente.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda
precisam estar disponíveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os arquivos
Correntes também precisam ser, ainda mais, acessíveis.
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase
corrente para a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase
intermediária ou semi-ativa. O VALOR desse tipo de documento é sempre
PRIMÁRIO.
Geralmente, as razões mais relevantes para a fase intermediária são em função
do espaço e para evitar a movimentação precoce (recolhimento) para a fase
permanente. Mas, de todas as razões, a mais importante tende a ser a ECONOMIA
que decorre desse processo.
Ao contrário da fase corrente, o acesso aos documentos dessa fase é
RESTRITO e a FREQUÊNCIA de uso é BAIXA. Geralmente a LOCALIZAÇÃO
não é no mesmo local de quem produziu os documentos e costuma ficar em um
ARQUIVO CENTRAL.
OBS.: O arquivo intermediário, por sua natureza, deve ser descentralizado e ficar localizado
próximo do usuário direto AO ARQUIVO CENTRAL.
CESPE – CGM – TÉCNICO – 2018
3. PERMANENTES OU DE TERCEIRA IDADE (25 – 30 anos)
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natura administrativa. São
conservardos por fatores históricos ou documentais e acabam sendo utilizados para
o conhecimento do passado e sua evolução.
Já ouviu a marchinha de carnaval: “A pipa do vovô não sobe mais”?
Então, a “pipa” do vovô está lá, tem valor documental, mas para o “dia a
dia”, não serve para mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez
com sua “pipa”. Mas agora ela está imóvel, permanentemente inerte.
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu
(arquivo corrente). Em seguida, ele é transferido para outro local, pois não é tão
acessado. Logo, vai para um arquivo intermediário que é considerado transitório, pois
é um estágio que fica entre o primeiro (corrente) e o último (permanente). Aos poucos
vai ficar mais claro, mas já vá pensando nessas etapas.
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5
anos se passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as
informações fiscais à empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os
documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor legal. Agora ela não precisa
mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência. Mas como ela
sabe que é importante aprender com seu passado e as informações podem ter valor no
futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo permanente. O arquivo permanente
ou de Terceira idade é o conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função do seu valor.
Os arquivos permanentes possuem valores:
• Histórico;
• Cultural;
• Probatório;
• Informativo.
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou
fase inativa. Uma vez enviado à fase permanente, estes documentos não podem
voltar às fases corrente ou intermediárias.
OBS.: Os documentos existentes no arquivo permanente NÃO podem retornar aos arquivos
correntes.
CESPE – CGM – TÉCNICO – 2018
 Ao contrário das outras duas idades, o VALOR de um documento permanente
é SECUNDÁRIO e o ACESSO é LIVRE. A não ser que o documento seja protegido
por sigilo definido na Lei de Acesso à Informação.
Se você tem documentos que já nascem com características espeçificas, como
por exemplo, o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser
classificado na fase permanente. Mas, naturalmente, sempre nascerá na fase corrente.
Esses aqui serão sempre considerados de guarda permanente. Todos relacionados à
organização de uma instituição, como ORIGEM/CRIAÇÃO,
FUNCIONAMENTO/ORGANIZAÇÃO, OBJETIVOS e EVOLUÇÃO DA
INSTITUIÇÃO
E agora, veja as principais atividades dos arquivos permanentes:
I. Arranjo;
II. Descrição/Publicação;
III. Referência;
IV. Conservação

TÍTULO IV
Classificação de Documentos de Arquivo

As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as seguintes.

• Quanto ao gênero do documento.
• Quanto à espécie documental
• Quanto à forma
• Quanto ao formato
• Quanto à natureza do assunto
OBS.: Os documentos de arquivo são classificados de acordo com a sua função.
CESPE – EMAP – ASSISTENTE – 2018
Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as
classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu
mostrar os exemplos. Olha só:
A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo
conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de
documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

1. QUANTO AO GÊNERO
Escritos ou Textuais: São documentos no qual a informação se manifesta na
forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos
exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você
conseguir imaginar;
Iconográficos: Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e
ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os
documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e
Fotografias são excelentes exemplos.
Sonoros: são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de
áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas
pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Filmográficos: Falamos de documentos na forma de "imagem em
movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo
perfeito deste tipo de documento.
Digitais: Gravados em meio digital, demandando, em função desta
característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de
documento digital.
Cartográficos: Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas
arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam
grandes áreas através de imagens reduzidas.
Micrográficos: Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A
microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o
microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

2. QUANTO À ESPÉCIE
A espécie documental é definida através do aspecto externo do documento,
assumido através das informações que nele estejam contidas. Não tem nada a ver com
o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende
passar.
Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de
serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões,
como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características que
as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão normalmente
atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o contrato enuncia um
conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão assina-lo.
Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma
espécie documental.
A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental a uma
função a ser por ele exercida, teremos o tipo documental. Quando uma certidão
atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de tempo no
serviço público que determinada repartição possui em seus assentamentos, esta
classificação se torna um tipo documental.
O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um
detalhamento do gênero. Por exemplo: Um contrato (espécie) de venda (tipo).

3. QUANTO À FORMA
A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação se
atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase de
elaboração). Veja as classificações mais comuns:
 • Minuta (Rascunho);
• Original;
• Cópia

4. QUANTO AO FORMATO
Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está
bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar
origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte
“papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

5. QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

A Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às Informações),
alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu salário seja
divulgado na internet.
Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações, o
correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O que
fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P. Fiquem
de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso da nossa
aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só agora aqui).
A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre
documentos ostensivos e sigilosos.
Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a
administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,
exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à entidade
(no seu caso, a Administração Pública).
Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza, devem
ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato, custódia e
divulgação de suas informações.
A classificação atual é a seguinte:
• Ultrassecreto – 25 anos
• Secreto – 15 anos
• Reservado – 5 anos
Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais
prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem
reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.

6. TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS (ESPÉCIES DOCUMENTAIS)

 Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que
aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e memorandos.
ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos,
ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por
comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com
uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro
próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os
termos de abertura e de encerramento.
ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que
ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem
conhecimento, a favor de uma pessoa.
CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou
jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações,
convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou
assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em
repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada
traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.
CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para
diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.
CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar
direitos e obrigações recíprocas.
CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para
assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É
o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar
ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.
DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação
administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.
EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao
público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.
MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna.
OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações
a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter
exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre
dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular.
Trata-se de comunicação eminentemente externa.
PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos
submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos
necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.
Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real
significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link,
verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os
coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos,
deveria conhecer).