ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Presentado por:
GRUPO GAMMA
 ACTA DE CONSTITUCIÓN

Titulo del Proyecto:

Management Board 2008

Meta, Alcance y Objetivos:

Meta:

Obtener un producto de la más alta calidad, que satisfaga los requerimientos del
cliente, en el tiempo proyectado.

Alcance:

El alcance del proyecto incluye el levantamiento de requerimientos, el diseño,

construcción y pruebas de un sistema para el seguimiento de la gestión de
proyectos de desarrollo de software, el cual permitirá registrar proyectos y usuarios,
configurar indicadores y sus formas de visualización. Adicionalmente, este sistema
permitirá alimentar los valores de los indicadores de acuerdo a sus configuraciones
y consultar el estado de estos en cualquier momento a través de valores numéricos
y despliegue de gráficos de acuerdo a la configuración de cada indicador.

Objetivos generales:

 Emprender un proyecto de software por medio del cual se pueda llevar a

cabo un seguimiento a las actividades de un proyecto, por medio del análisis
de los valores de unas métricas que permitan determinar el estado del mismo
frente a unos estándares de calidad que se hayan definido y así permita
detectar y gestionar el control de los fallos de calidad presentados en el
desarrollo del proyecto.

Objetivos específicos:

 Facilitar el seguimiento al estado de un proyecto en función del estado de

avance del conjunto de actividades que lo componen.
 Ofrecer mecanismos de consulta del estado de un proyecto presentando
gráficamente y de diversas maneras el valor de sus indicadores de calidad.

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Definición de Condiciones, Restricciones y Supuestos del Proyecto:

El proyecto debe ofrecer como resultado final un producto de calidad y totalmente

operable.

Aunque para el desarrollo del proyecto se cuenta con un tiempo definido y con un
alcance que establece el usuario, por otra parte el presupuesto es variable y se
puede ajustar de acuerdo al criterio del líder del proyecto, siempre y cuando sea
debidamente justificado.

Se asumirá que el cliente contará con la infraestructura que se requiere para poner
el sistema en ambiente de producción para la fecha en la cual se establezca la
entrega del producto.

La solución deberá poderse instalar en los equipos de la universidad.

El sistema debe estar en capacidad de soportar hasta 25 usuarios concurrentes.

Miembros del Equipo:

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 Patrocinador: Alberto Cueto

 Líder del proyecto: Viviana Rodríguez
 Representantes de los usuarios: Gustavo Álvarez
 Miembros del equipo: Daniel Alejandro López,
Luis Francisco Barrera,
Sandra Rodríguez,
Fabián Ceballos,
Viviana Rodríguez.

Reglas de Juego para el equipo:

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Se definieron las siguientes reglas para el grupo:

1. Reuniones. Se realizará dos reuniones semanales presenciales: Los lunes de
5:00 pm a 7:00 pm y los jueves de 6:30 a 8:30 pm en un sitio designado por
la líder del grupo con anterioridad.
2. Reunión de seguimiento del proyecto. La reunión de seguimiento del
proyecto se realizará los jueves de 6:00 pm a 6:30 pm, en el sitio acordado
previamente con el monitor. La asistencia a esta reunión es obligatoria, por
tanto, en caso de NO asistencia se aplicarán las reglas definidas para la
reunión semanal del grupo.
3. Comunicación. La comunicación oficial se realizará a través del correo
electrónico institucional, el cual debe enviarse con copia a todos los
miembros del grupo.
4. Puntualidad. Ser puntual a las reuniones. Si algún miembro llega más de 10
minutos tarde a cualquier reunión (sea presencial o virtual) sin previo aviso
(mínimo 24 horas), dicho retraso será considerado como una falta y tendrá
que pagar la tarifa de $500= por cada minuto tarde. El dinero será
recolectado por la líder del grupo y se consignará tanto los minutos tardes
como la tarifa pagada en el acta de la reunión. El dinero recolectado, se
utilizará al final del proyecto para realizar una actividad de integración del
grupo. Si alguien NO asiste a una reunión deberá pagar la tarifa plena de
$20.000.
5. Mecanismo de toma de decisiones: Algunas decisiones se toman entre todos,
por medio de un consenso de grupo. Si un integrante NO se encuentra en el
momento de una reunión en donde hay consenso, se aprobará la decisión
tomada, deberá aceptar y cumplir las decisiones que allí se hayan tomado.
En caso de que la decisión que se debe tomar dependa en gran medida de la
persona ausente, el líder del grupo tendrá la autoridad si así lo considera de
aplazar la decisión para la siguiente reunión.
6. Asignación de tareas: Cargas iguales de trabajo para cada miembro del
equipo y cada persona elige qué quiere hacer, debido a que unas personas
tienen más experiencia en ciertos temas que otros. Si existen tareas que no
las quiere nadie se hace por consenso del grupo.

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7. Reporte de tareas. Compromiso de tener el avance de las tareas de cada

integrante los lunes antes de la reunión. El lunes en la reunión el líder del
proyecto hará el seguimiento respectivo. Una vez culminada la tarea
asignada, cada miembro debe subir la tarea al repositorio del grupo y enviarle
la notificación al líder de planeación, para que realice el registro de
cumplimiento y éste informará al líder de calidad para que realice el control
de calidad y con el visto bueno de éste se envié la notificación al líder del
grupo para que reporte las tareas al dotproject y éstas sean revisadas por el
monitor y el profesor de la asignatura.
Si algún miembro del grupo no envía la tarea terminada y con el visto bueno
de calidad, se considerará que no cumplió con la tarea asignada. Por tanto,
se debe llevar un registro de incumplimiento en las asignaciones medido en
horas/días según corresponda. Para todos los entregables se definiría fecha
y hora de entrega. Cada hora que pase después de la fecha planeada de
entrega se registrará. El valor de la multa será de $2000 pesos por hora. La
fecha máxima de pago será el día de la reunión de seguimiento.
8. Calidad de documentos: Todos los documentos generados deben ser
aprobados por el líder de calidad y luego revisados por la líder del grupo
antes de ser entregados o publicados.
9. Resolución de conflictos: Si se presentan conflictos entre dos o más
personas se podrán escalar al líder del equipo el cual podrá personalmente
intentar solucionarlo, o podrá ponerlo como un punto de la agenda de la
reunión semanal.

Organigrama y definición de Roles y Responsabilidades:

Los miembros del equipo han asumido un rol cuyas funciones están claramente
establecidas y se dividen de la siguiente manera:

Líder del proyecto

Viviana Rodríguez

Administrador de Planeación Administrador de Calidad Administrador de Desarrollo Administrador de Soporte

Luis Francisco Barrera Sandra Rodríguez Daniel López Fabian Ceballos

Figura 1. Organigrama equipo de trabajo GAMMA

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 Líder del proyecto Viviana Rodríguez

o Objetivo:
Satisfacer las necesidades del cliente y ser un intermediario entre este y
el equipo de trabajo, para lo cual debe coordinar al equipo y asegurar que
los ingenieros reporten los datos de los procesos que realizan con el fin
gestionar un resultado satisfactorio de acuerdo a lo planeado.
o Características:
Capacidad para identificar riesgos y tomar decisiones objetivamente.
Propender por explotar las habilidades de cada miembro del equipo en
pro del cumplimiento de los objetivos definidos.
o Principales actividades:
Motivar lo miembros de equipo para que realicen sus tareas.
Velar porque cada semana se genere el reporte semanal del proyecto.
Guiar al equipo en la asignación de tareas y resolución de problemas.
Actuar como facilitador y coordinador en las reuniones del equipo.
Liderar el equipo en la producción del reporte del ciclo de desarrollo.
Actuar como ingeniero de desarrollo.

 Administrador de Desarrollo Daniel Alejandro López

o Objetivo:
Dirigir y guiar al equipo en la definición, diseño, desarrollo y pruebas del
producto.
o Características:
Ingeniero de software con experiencia en liderazgo de diseño y desarrollo
de proyectos.
o Principales actividades:
Guiar al equipo en la producción de una estrategia de desarrollo.
Liderar el equipo para producir un estimado preliminar en tamaño y
tiempo de los productos a elaborar.
Liderar el equipo para producir un diseño de alto nivel.
Liderar el equipo para producir la especificación del diseño (SDS)
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Orientar el trabajo de pruebas que deben ejecutar los desarrolladores.

 Administrador de Planeación Luis Francisco Barrera

o Objetivo:
Guiar a los miembros del equipo en la planeación y seguimiento de su
trabajo.
o Características:
Gusto por la planeación de tareas.
Habilidades para el procesamiento de datos.
o Principales actividades:
Liderar el equipo para producir un plan de desarrollo.
Liderar el equipo en la producción de una agenda para cada ciclo del
desarrollo.
Propender por planear una asignación de tareas balanceadas.
Realizar el seguimiento al plan establecido.
Actuar como ingeniero de desarrollo.

 Administrador del Proceso / Calidad Sandra Rodríguez

o Objetivo:
Apoyar al equipo en la definición de un plan de calidad, y un seguimiento
a la calidad del proceso y del producto.
o Características:
Interés por crear software con calidad.
Contar con experiencia en inspección de programas y métodos de
revisión de los mismos.
o Principales actividades:
Producir un plan de calidad para el proyecto.
Advertir oportunamente de los defectos de calidad encontrados.
Establecer estándares y velar por el cumplimiento de los mismos.
Revisar y aprobar todos los productos generados antes de publicarlos.
Registrar todas las reuniones del equipo.
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Actuar como ingeniero de desarrollo.

 Administrador de Soporte Fabián Ceballos

o Objetivo:
Establecer, conseguir y administrar las herramientas tecnológicas y
administrativas necesarias para cumplir las tareas establecidas.
o Características:
Interés en la investigación de métodos y herramientas de trabajo.
Experiencia en el uso de herramientas en un proyecto de desarrollo de
software.
o Principales actividades:
Determinar las herramientas necesarias y conseguirlas para facilitarlas al
equipo.
Revisar los cambios generados al producto, evaluar su impacto y
beneficio y recomendarle al equipo cuales hacer y cuáles no.
Documentar el proceso de configuración de los ambientes de desarrollo y
producción.
Mantener un glosario del sistema.
Mantener el sistema de administración de problemas y rastreo de riesgos.
Actuar como ingeniero de desarrollo.

Requerimientos del Proyecto:

Se autoriza al líder del proyecto para que en cualquier momento solicite al cliente
cualquier documento que sea vital para el desarrollo del proyecto, por su parte el
cliente se compromete a hacer entrega del mismo a la mayor brevedad posible con
el fin de no impactar el desarrollo del proyecto mismo.

El líder del proyecto se hace responsable por la elaboración del plan de proyecto
que incluye una descripción de las tareas a realizar, la agenda o cronograma de
desarrollo de las mismas, el presupuesto con su respectivo plan de gastos, la
asignación de recursos, el plan de administración de riesgos y el plan de calidad.

Debido a que este es un proyecto de misión crítica para el cliente, tanto el

Patrocinador como los Usuarios representativos, se comprometen a ofrecer toda su
colaboración al líder del proyecto para que el resultado final sea entregado a tiempo,
cumpliendo el alcance definido y con altos estándares de calidad.
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Matriz de Riesgos:

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RIESGO PRIORIDAD IMPACTO PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN PLANES DE

CONTINGENCIA
Falta de Es posible que Se le preguntará a cada
equidad en todos los miembros miembro que tanta
cuanto al del grupo no experiencia y
conocimient cuenten con la conocimiento tiene en los
o de los misma experiencia diferentes lenguajes
lenguajes y y conocimiento de utilizados, con el fin de
herramienta los lenguajes y asignar tareas de
s utilizadas herramientas acuerdo a los
utilizadas. Si esto conocimientos, destrezas
3 Medio Alta sucede, el tiempo y habilidades de cada
de desarrollo en persona. Si alguno de los
general puede integrantes tiene un alto
incrementarse conocimiento de alguna
significativamente. de las herramientas, el
líder evaluará la
conveniencia de
programar sesiones de
entrenamiento de las
herramientas.
Problemas 4 Medio Baja Se debe considerar Instalar un repositorio de
técnicos la posibilidad de código, datos y
que se presenten documentos, con los
problemas técnicos niveles de seguridad
como fallas en los adecuados, política de
equipos de permisos y backup
cómputo, pérdida definidas.
de información,
cortes de
energía,etc
Problemas 2 Alto Baja Los problemas de El líder del grupo debe
de comunicación dar participación a los
Comunicaci dentro del grupo, miembros del grupo en
ón pueden provocar cada reunión, con el fin
una baja en la de conocer los diferentes
productividad e puntos de vista de cada
incumplimiento de persona y que se
las tareas del establezca un diálogo
proyecto y por ende sano y amigable. Los
de los objetivos del acuerdos y
grupo. responsabilidades deben
ser comunicadas a todos
los integrantes del grupo,
con el fin de evitar malos
entendidos. Si el líder
detecta que un integrante
del grupo tiene alguna
dificultad o existe alguna
rivalidad, se debe hablar
con cada persona y tratar
de resolver los conflictos
en el menor tiempo
posible.

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Aprobado por:

___________________________ Fecha: _________________

Viviana Rodríguez
Líder del Equipo

____________________________ Fecha: _________________

Daniel Alejandro López
Administrador de Desarrollo

____________________________ Fecha: _________________

Luis Francisco Barrera
Administrador de Planeación

____________________________ Fecha: _________________

Sandra Rodríguez
Administrador del Proceso/Calidad

____________________________ Fecha: _________________

Fabián Ceballos
Administrador de Soporte

Ejemplo proyecto Acta de Constitución de Proyecto Página 12 de 12