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Soluções

Informáticas
para
Profissionais

Manual do Formador

Biblioteca Gestão para não gestores


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


O conteúdo deste Manual refere-se indistintamente ao Windows,
Microsoft Windows, Office, Microsoft Office, Word, Microsoft Word,
Excel, Microsoft Excel, PowerPoint, Microsoft PowerPoint, Outlook e
Microsoft Outlook como sendo o sistema operativo Microsoft
Windows e as aplicações, no todo ou em parte, da Microsoft Office.
Todas as marcas e aplicações referidas são propriedade da
Microsoft Corporation.
Este documento foi integralmente produzido com recurso às
ferramentas da Microsoft Office XP num computador com sistema
operativo Microsoft Windows XP Professional, com processador
Intel® Pentium® III a 850 MHz e 128 MB RAM.
Durante a execução deste Manual não foram maltratados animais,
embora muitas vezes a mosca que perturbou os autores tenha
corrido sérios riscos de ser agredida.

Produção apoiada por:

União Europeia PROGRAM A OPERA CI ONA L


GOVERNO DO EM PREGO, FORM A ÇÃ O E
Fundo Social Europeu DA REPÚBLICA PORTUGUESA DESENV OL VI M EN T O SOCI AL

M I N I ST ÉRI O DA

Soluções Informáticas para Profissionais 2


Índice
Índice ................................................................................................. 3
Introdução.......................................................................................... 5
Introdução para o Formador .............................................................. 7
Estrutura .......................................................................................... 10
Estudando com Post Its ................................................................... 12
Usando o Teclado............................................................................ 14
Papel Azul de 25 Linhas .................................................................. 19
Papel Azul de 25 Linhas .................................................................. 23
Menu de Restaurante ...................................................................... 27
Menu de Restaurante ...................................................................... 30
Declaração de Falta......................................................................... 36
Declaração de Falta......................................................................... 39
Formulário de Fax............................................................................ 44
Formulário de Fax............................................................................ 50
Envelope e Carta ............................................................................. 55
Envelope e Carta ............................................................................. 60
Inquérito de Satisfação .................................................................... 68
Inquérito de Satisfação .................................................................... 71
Impressão de Etiquetas ................................................................... 78
Impressão de Etiquetas ................................................................... 83
Cartões ............................................................................................ 91
Cartões ............................................................................................ 93
Guia de Transporte........................................................................ 102
Guia de Transporte........................................................................ 106
O Meu Primeiro Livro ..................................................................... 114
O Meu Primeiro Livro ..................................................................... 119
Enumeração de Tarefas ................................................................ 123
Enumeração de Tarefas ................................................................ 125
Controlo de Tesouraria .................................................................. 129
Controlo de Tesouraria .................................................................. 134

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Nota de Despesas ......................................................................... 140
Nota de Despesas ......................................................................... 146
Análise de Vendas......................................................................... 153
Análise de Vendas......................................................................... 156
Orçamento de Salários .................................................................. 162
Orçamento de Salários .................................................................. 164
Contas Correntes........................................................................... 168
Contas Correntes........................................................................... 171
Avaliações ..................................................................................... 179
Avaliações ..................................................................................... 181
Tabelas de Aluguer........................................................................ 186
Tabelas de Aluguer........................................................................ 189
Biblioteca ....................................................................................... 193
Biblioteca ....................................................................................... 196
Pesquisa na Internet ...................................................................... 201
Pesquisa na Internet ...................................................................... 203
Utilidades na Internet ..................................................................... 208
Utilidades na Internet ..................................................................... 210
Bibliografia ..................................................................................... 220
Índice de Funcionalidades ............................................................. 221

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Introdução ao e-learning

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Introdução
Bem vindo a mais um volume da colecção Gestão para não
Gestores, denominado Soluções Informáticas para Profissionais,
mas que bem podia chamar-se Informática para não Informáticos.
O domínio das Tecnologias de Informação é essencial aos
trabalhadores dos nossos tempos. Por todo o lado, no escritório, na
fábrica, no consultório, em serviços públicos, na escola, somos
confrontados com a necessidade de utilizar um computador para
desempenhar uma tarefa. Habituamo-nos a utilizar os mais
diferentes tipos de interface: o do telemóvel, o do Multibanco, o do
Forno Micro Ondas. A Sociedade da Informação caracteriza-se
exactamente por essa utilização intensiva da informação e dos
meios que permitem geri-la.
Mas habituamo-nos ainda mais a utilizar os computadores pessoais,
nomeadamente as ferramentas do Microsoft Windows e do Microsoft
Office, para realizar as mais diversas tarefas administrativas nas
empresas, aplicando-as a cada situação particular. Nos últimos
anos, assistiu-se a uma verdadeira transformação no trabalho. Os
últimos estudos europeus revelam que a maioria das empresas já
adoptou firmemente a utilização de Tecnologias de Informação como
forma de trabalho, mas revelam igualmente a imensa oportunidade
que ainda existe em muitas empresas e seus funcionários.
Este Manual pretende sugerir algumas ideias sobre como utilizar de
forma produtiva estas ferramentas, demonstrando a sua utilização
aplicada a alguns exemplos e indicando outras aplicações
semelhantes. Quando procuramos a solução para um determinado
problema, nunca é boa ideia listar todas as opções disponíveis e
depois verificar quais se aplicam à nossa situação particular. Por
isso, fizemos este Manual. Cada situação apresenta uma solução
específica, pelo que esperamos possa tirar partido de cada uma
delas, ou de todas em conjunto, adaptando-as às suas
necessidades.
Se é a primeira vez que contacta com a Informática, este Manual
não é para si. Se nunca teve contacto com as ferramentas da
Microsoft Office, aconselhamos a utilização de um manual de
introdução à informática e às aplicações e muitas horas de prática
antes de utilizar este Manual.
Se é um utilizador pouco experiente e pretende aumentar os seus
conhecimentos, então aconselhamos este Manual. Percorra os
exemplos demonstrados e analise as soluções propostas.

Soluções Informáticas para Profissionais 5


Provavelmente encontrará muitas novidades e sugestões úteis para
as suas necessidades.
Se é um utilizador muito experiente e pretende trabalhar de forma
mais produtiva, então este Manual também é para si. Em cada uma
das situações, pretendemos apresentar soluções práticas e eficazes,
recorrendo por vezes a práticas que facilitam obter os mesmos
resultados com muito menos esforço. Lembre-se que se o resultado
é o mesmo e se demorou mais tempo, então o esforço foi inútil.
Esperemos que goste. Ou não. Envie-nos a sua opinião.

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Introdução para o
Formador
Como qualquer Manual do Formador, este Manual mostra-lhe os
bastidores da acção, os segredos do ofício, as dicas dos
profissionais. O objectivo deste Manual é o de apoiar o Formador na
disponibilização do Manual do Formando com o mesmo Tema e, por
isso, engloba todo o seu conteúdo e complementa-o com a
informação mais pertinente.
O Formador tem um papel decisivo na execução da Acção de
Formação. Por isso, resolvemos deixar espaço suficiente para cada
indivíduo dar asas à sua imaginação e criar as suas próprias
abordagens e exercícios. Privilegiou-se a orientação e a referência
em detrimento do detalhe e excesso de exemplos. Por si, o Manual
do Formando já é um grande exemplo.
Este Manual foi estruturado de forma a ser de fácil utilização. O
Formador é convidado a conhecer cada exercício que compõe o
Manual do Formando.

Em primeiro lugar, são-lhe fornecidas as informações fundamentais


para a preparação da Sessão de Formação (assinaladas no topo da
primeira página com o símbolo aqui apresentado).

De seguida, é fornecido o conteúdo que este disponibilizará aos


Formandos (assinaladas no topo da primeira página com o símbolo
aqui apresentado, tal como no Manual do Formando).
A qualquer momento, o Formador é convidado a tomar anotações na
sua cópia do Manual, criando assim a sua própria versão: o Manual
do António, por exemplo. Para isso, convidamo-lo a analisar os
textos dos capítulos Estrutura e Estudando com Post Its.
Para melhor preparar as suas Sessões, organizamos o conteúdo em
alguns blocos.

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Objectivo Específico
Cada exercício foi criado com um Objectivo Específico em mente.
Este bloco indica qual foi esse Objectivo de forma a que o Formador
possa orientar a Sessão nesse sentido. Se todos os Objectivos
forem cumpridos, o valor final da Acção será realmente completo,
focando todos os aspectos pensados com a produção deste Manual.

Pré-requisitos
Nem todos os Formandos estarão preparados para executar
qualquer exercício do Manual. O pré-requisito global é o do
Formando ter já tomado contacto com as ferramentas utilizadas,
pelo que se é a primeira vez que o Formando utiliza uma das
aplicações referidas, então sugerimos que este Manual não seja
utilizado logo de início.
Em cada exercício são focadas algumas técnicas que são mais tarde
reutilizadas, pelo que a sequência dos exercícios é de particular
importância: não sendo obrigatória a ordem apresentada no Manual,
o Formador deverá ter especial atenção aos pré-requisitos indicados
para cada exercício.
Em muitos casos, os Formandos responderão afirmativamente
quanto à sua capacidade em executar os exercícios propostos. O
Formador poderá questionar essa capacidade propondo exercícios
que combinem os diferentes exemplos sugeridos e utilizando os
resultados como diagnóstico das suas capacidades, orientando
assim as Sessões para as reais necessidades do grupo (ver
Exercícios e Avaliação).

Plano de Sessão
Elabore um Plano de Sessão. Defina os conteúdos e os tempos a
eles associados. Proporcione espaço suficiente para exercícios,
dúvidas e exemplos práticos. Nesta secção, tentamos dar algumas
sugestões nesse sentido.

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Exercícios e Avaliação
Utilize os Exercícios propostos neste bloco como uma forma de
praticar os conhecimentos adquiridos mas também como forma de
avaliar a sua efectiva aquisição. Sinta-se livre de criar os exercícios
mais variados, modificando apenas o tema, a forma como é pedido o
resultado ou simplesmente invertendo a ordem pergunta - resposta.
Poderá utilizá-los também como Diagnóstico de Necessidades,
como foi dito anteriormente. Como forma de Diagnóstico global para
os Formandos a quem se destina este Manual, sugerimos que
prepare um conjunto de não mais que três exercícios, combinando
os exercícios de pelo menos metade dos capítulos do Manual. Sem
grandes preocupações com detalhes, um Formando deverá realizar
na íntegra o exercício criado, em cerca de uma hora. Os aspectos
menos conseguidos ou aqueles que levantarem alguma dificuldade
deverão ser o alvo das Sessões de Formação.

Próximos Passos
Num grupo de Formandos mais heterogéneo ou com competências
em média mais avançadas, será provável que o Formador proponha
exercícios mais avançados, respectivamente para alguns ou todos
os Formandos. Nesse sentido, indicamos neste bloco os próximos
passos que o Formando deverá dar na sequência do domínio
absoluto de um exercício.

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Introdução ao e-learning

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Estrutura
Este livro está estruturado de forma a promover a sua utilização para
leitura contínua ou como manual de referência.
Assim, em cada situação apresentada começa-se por resumir o
cenário de aplicação e as funcionalidades utilizadas na solução
apresentada.
De seguida, exemplifica-se a forma como se resolve a situação
apresentada, recorrendo a uma descrição do procedimento correcto
a adoptar.
Finalmente, indicam-se quais as outras aplicações possíveis da
metodologia, ou funcionalidades, apresentadas.
Todas as situações são ilustradas com imagens dos resultados
obtidos ou de algumas particularidades cujo destaque seja merecido.
A utilização de imagens não é exaustiva, pois o objectivo do Manual
é apenas de sugerir possibilidades.
Uma vez que em Portugal se utilizam com frequência as versões
portuguesa e inglesa das aplicações, as soluções apresentadas
referem-se sempre a ambas. Assim, em qualquer indicação do tipo
português (inglês), apresenta-se uma solução cuja execução será
diferente nas versões portuguesa, em primeiro lugar, e inglesa, entre
parêntesis.

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São frequentemente utilizadas algumas imagens de forma a
salientar e classificar informação relevante.

Dica
Você sabia que? Utilize a informação marcada com esta imagem
para conhecer métodos práticos e conselhos de utilização.

Documento
Com esta imagem são assinaladas as situações onde são
apresentados documentos criados nas várias aplicações.

Internet
A Internet é um recurso fundamental, que é sugerido nos locais
assinalados com esta imagem.

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Estudando com Post Its
Estudando com Post Its:
um estudo pouco científico!
Post-it® é uma marca registada da 3M. A referência a Post It deste
artigo representa somente o conceito de pequenos papéis coloridos
que colam e descolam, inventados e vulgarizados pela 3M sob a
marca Post-it® e que actualmente são disponibilizados por
diferentes marcas.
Enquanto estuda (este Manual, por exemplo) encontra diversas
situações onde gostaria de regressar mais tarde, por diversas
razões. Com certeza já utilizou diversas técnicas para assinalar
essas situações, como por exemplo:
•- sublinhar as passagens importantes do texto
•- dobrar o canto das páginas de um capítulo
importante
•- introduzir um recorte de papel para marcar um artigo
interessante
Recorrendo aos Post Its, desenvolvemos uma técnica completa que
poderá ser-lhe útil e que passamos a explicar.

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Leitura Locais

Cole um Post It
Em primeiro lugar, cole um Post It quando precisar de marcar uma

Interessantes
página. Cole o Post It quase totalmente no interior do Manual,
deixando apenas cerca de 2 a 3 milímetros sobre o exterior (ver
figura).

Marque o local onde abandonou a Leitura


Para marcar o local onde abandonou a leitura, cole o Post It do lado
interior no topo da Página. Neste local, deverá existir no máximo 1
Post It em todo o livro. A não ser que esteja a ser lido por várias
pessoas, o que não será um problema se for marcado com
diferentes cores ou escrito o nome da pessoa no próprio Post It.

Marque Locais importantes

Duvidosas
Se desejar marcar locais importantes do livro, como todas as
secções ou capítulos, cole o Post It do lado exterior no topo da
Página.

Marque passagens Interessantes


Para marcar as Passagens com interesse para si, cole o Post It no
topo do lado direito da página. Estes Post Its são os mais
importantes para si, pelo que se os contar no final eles poderiam
representar a sua avaliação quanto ao interesse do livro.

Marque passagens Duvidosas


Para marcar passagens que lhe suscitaram dúvidas, que pretende

Tarefas
rever mais tarde, estudar melhor, ou simplesmente distinguir das
anteriores, marca o lado direito da página imediatamente abaixo do
topo, um tamanho abaixo das passagens Interessantes.

Marque Tarefas
Se pretende executar alguma Tarefa que o texto lhe fez lembrar
antes de arrumar o livro em definitivo numa prateleira, cole o Post It
no fundo da página, do lado exterior. Repare que assim fica mais
difícil colocá-lo na prateleira...

Marque tudo o que quiser...


Se pretende fazer mais marcações significativas, pode colar Post Its
numa das primeiras páginas do livro com a legenda das marcações.
Aqui fica a legenda da nossa marcação genérica.

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Usando o Teclado
Você pode ser um craque a utilizar o rato, mas o teclado ainda é a
forma mais rápida de executar a maior parte do seu trabalho.

Aprender a usar o teclado eficientemente pode ser de extrema


importância principalmente para quem escreve com frequência.
Aprenda a escrever com todos os dedos das duas mãos usando as
seguintes técnicas, baseadas num conjunto de exercícios.

Coloque os seus indicadores nas teclas F e J (normalmente estas


teclas têm saliências para ajudar a detectá-las sem ter que olhar
para elas)

Se colocar os restantes dedos nas teclas adjacentes, ficará com os


dedos mindinhos nas teclas A e Ç

Esta é a posição de descanso, ou seja, aquela à qual os seus dedos


deverão voltar após uma pausa

Os dedos polegares deverão utilizar a barra de espaços

Tente escrever o alfabeto todo, usando todos os dedos

Se executar este exercício antes de iniciar um texto longo, poderá


aumentar a velocidade de trabalho progressivamente

Tente escrever os números de 1 a 0 e de 0 a 1

Os dedos mindinhos deverão utilizar as teclas SHIFT, usando a tecla


SHIFT com a mão contrária àquela que está a digitar uma tecla

Tente escrever um texto todo em maiúsculas usando esta técnica

A prática é aqui a mãe de todos os resultados. Não desista


facilmente. Se reparar, mesmo cometendo mais erros, a sua escrita
será cada vez mais rápida.

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Utilize a seguinte lista de atalhos de acordo com as suas
necessidades diárias. Dependendo da sua actividade, os seguintes
atalhos podem ser mais ou menos úteis. Veja só!
Se está a utilizar a versão portuguesa ou inglesa do Windows,
considere as diferentes possibilidades apresentadas: o atalho para a
versão inglesa aparece entre parêntesis.

Atalhos Essenciais

Para To Pressione
Copiar Copy CTRL+C
Cortar Cut CTRL+X
Colar Paste CTRL+V
Anular Undo CTRL+Z
Apagar Delete DELETE
Copiar enquanto arrasta CTRL
Gravar CTRL+G (CTRL+S)

Atalhos (Muito) Práticos

Para To Pressione
Apagar sem enviar para a Lixeira SHIFT+DELETE
Seleccionar Tudo CTRL+T (CTRL+A)
Localizar e Substituir CTRL+B (CTRL+F / CTRL+G)
Fechar item ou Aplicação CTR+F4 / ALT+F4
Menu Iniciar CTRL+ESC
Seleccionar Menu ALT + Letra Sublinhada
Ajuda F1

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Trabalhar com Itens

Para To Pressione
Criar Atalho para um item enquanto arrasta
CTRL+SHIFT
Renomear um Item F2
Seleccionar Itens CTRL + Setas
Seleccionar Tudo CTRL+T(CTRL+A)
Ver Propriedades ALT+ENTER
Fechar Item ou Aplicação CTRL+F4 / ALT+F4
Fechar Item sem fechar a Aplicação ALT+F4
Mudar entre Aplicações abertas ALT+ESC
Escolher entre Aplicações abertas ALT+TAB
Mudar entre elementos de uma Janela
F6
Mostrar atalhos de um Item SHIFT+F10

Formatação

Para To Pressione
Negrito Bold CTRL+N (CTRL+B)
Sublinhado Underline CTRL+S (CTRL+U)
Itálico Italic CTRL+I

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Trabalhar com Texto

Para To Pressione
Seleccionar Texto CTRL + Setas
Mover para a próxima palavra CTRL + Seta para a Direita
Mover para a palavra anterior CTRL + Seta para a Esquerda
Mover para o parágrafo seguinte CTRL + Seta para Baixo
Mover para o parágrafo anterior CTRL + Seta para Cima
Seleccionar Tudo CTRL+T (CTRL+A)
Ir para o início da Linha HOME
Ir para o fim da Linha END
Ir para o início do Documento CTRL+HOME
Ir para o fim do Documento CTRL+END
Ir para o início da Página anterior CTRL+PageUp
Ir para o início da Página seguinte CTRL+PageDown

Janelas

Para To Pressione
Mostra a Barra de Endereços F4
Activar Menu F10
Mudar de Menu Setas para a Esquerda e Direita

Experimente os atalhos de teclado: tente memorizar aqueles que


utiliza com frequência, como por exemplo Cortar CTRL+X, Copiar
CTRL+C e Colar CTRL+V. Pratique os atalhos antes de os utilizar e
familiarize-se com os resultados. E não se esqueça, pode sempre
fazer CTRL+Z...

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Caixas de Diálogo

Para To Pressione
Seleccionar opção Letra Sublinhada
Avançar entre Separadores CTRL+TAB
Recuar entre Separadores CTRL+SHIFT+TAB
Avançar entre Opções TAB
Recuar entre Opções SHIFT+TAB
Executar Comando ou Seleccionar Opção
ALT + Letra Sublinhada
Executar Comando ou Opção activa ENTER
Seleccionar caixa de opção Espaço
Seleccionar Opção de um Grupo Setas
Mostrar Itens de uma Lista F4

Usando a tecla Windows

Para To Pressione
Menu Iniciar á
Mostra o Ambiente de Trabalho á+D
Minimiza todas as janelas á+M
Restaura todas as janelas á+SHIFT+M
Abre O Meu Computador á+E

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Papel Azul de 25 Linhas
Objectivo Específico
Com este exercício pretende-se dotar o formando de conhecimentos
suficientes que permitam garantir o total domínio sobre a
apresentação final de um documento de Word, em particular ao nível
do espaçamento de linhas e configuração de página (tamanho,
orientação, margens).

Pré-requisitos
Este exercício poderá ser usado numa sessão de introdução ao
processamento de texto com o Microsoft Word, sendo no entanto
importante ter em atenção uma apresentação prévia sobre o
preenchimento de formulários pré impressos com recurso ao
computador, recorrendo ao exemplo do papel Azul 25 linhas, que
embora tenha a sua efectiva utilização caído em desuso, determina
a apresentação ainda usada nos contratos processados
informaticamente.

Plano de Sessão
Configuração de Visualização
Explore as opções de visualização associadas ao menu Ver
mostrando aos Formandos o resultado das várias opções. Sempre
que puder faça referências às ferramentas equivalentes na barra de
ferramentas.
Papel Azul 25 Linhas

Modos de Visualização
z Ver (View)
– Normal (Normal)
– Esquema de Impressão (Print Layout)
– Régua (Ruler)
– Zoom (Ampliação)

Configuração de Página
Explore a caixa de diálogo que surge em Ficheiro (File) Configurar
Página (Page Setup), em particular nas opções de configuração de
tamanho, orientação e margens.

Papel Azul 25 Linhas

Configuração de Página
z Ficheiro (File) Configurar Página (Page Setup)
– Orientação
Vertical (Portrait)
Horizontal (Landscape)
– Margens (Margins)

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Espaçamento entre parágrafos
Não só será importante apresentar os conceitos de alinhamento
(direita, esquerda, centrado e justificado) e de espaçamento entre
parágrafos e linhas, como será importante relembrar o uso da
indentação de parágrafos e da primeira linha de um parágrafo. È
importante transmitir aos Formandos como devem formatar um texto
de acordo com conceitos standard tais como optar pela indentação
da primeira linha de um parágrafo ou pelo intervalo superior entre
dois parágrafos, e não pelo recurso à famosa “linha em branco”.

Papel Azul 25 Linhas

Formatação de Parágrafos
z Formatar (Format) Parágrafo (Paragraph)
– Alinhamento (Alignment)
– Indentação (Indent)
– Espaçamento (Spacing)
Parágrafos
Linhas

Exercícios e Avaliação
Criar um Documento em formato A4 com margens esquerda, direita,
superior e inferior de, respectivamente, 25, 20, 20 e 20 mm e um
espaçamento entre linhas de 10 mm.
Recorrendo a um papel timbrado, como por exemplo o papel de
carta de uma empresa, determinar a formatação de margens e
parágrafos compatível com o papel. Note que o alinhamento dos
conteúdos (logotipos, texto) no papel impõe condicionantes de razão
estética.
Criar um conjunto de material estacionário em Microsoft Word,
incluindo um cartão de visita, um envelope e uma folha de papel de

Soluções Informáticas para Profissionais 21


carta. Utilizar blocos de texto fictício para simular o aspecto final de
tais documentos.

Próximos Passos
A combinação de elementos não alinhados com o texto poderá
introduzir mais capacidades aos formulários criados. Assim, a
evolução natural da formatação passará pela inserção de imagens e
caixas de texto flutuantes.
Adicionalmente, poderá explorar o efeito da formatação de páginas
no aspecto global de um documento, como por exemplo, criando um
Livro.

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Introdução ao e-learning

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Papel Azul de 25 Linhas
Resumo
Quando utiliza diferentes tipos de Formulários ou Papéis Pré
Impressos, como o Papel Azul de 25 linhas, pode formatar o seu
Documento de Microsoft Word para que, texto e Formulário
encaixem na perfeição. Veja aqui como pode prescindir
definitivamente daquela velha máquina de escrever no canto do
escritório.

Funcionalidades
Configuração de página
Espaçamento entre parágrafos
Configuração de visualização

Procedimento
Comecemos por formatar a página. Antes de mais, temos de
verificar qual o formato do Papel Azul, que por acaso sabemos
antecipadamente que é A4, ou seja, 210 mm de largura por 297 mm
de altura, o formato mais utilizado. Se não o fosse, deveríamos
alterar a dimensão do papel em Ficheiro, Configurar Página,
Tamanho do Papel. Adicionalmente, poderemos ter que alterar
também a Orientação, seleccionando Vertical (Portrait) ou
Horizontal (Landscape).

Use sempre os Formatos pré definidos do Microsoft Word, que


deverão ser suficientes para as suas necessidades. Em casos
excepcionais, pode sempre criar o seu próprio formato.

De seguida, vamos formatar as Margens. Se na generalidade dos


Documentos não temos que nos preocupar com a dimensão das
margens e utilizamos as dimensões que surgem por defeito, ou
aquelas que pensamos serem mais adequadas, com um Papel Pré
Impresso deveremos respeitar ao milímetro as dimensões
disponíveis. Assim, é essencial dispor de uma régua graduada em
milímetros e mediar correctamente as margens do Papel. No caso
do Papel Azul de 25 Linhas, as Margens são de 56 mm, 15mm,

Soluções Informáticas para Profissionais 23


29mm e 8mm, respectivamente a Superior (Top), Inferior
(Bottom), Esquerda (Left) e Direita (Right). Essas margens devem
ser definidas no separador Margens.

Se a primeira linha onde se escreve texto é de facto a primeira linha


desenhada no papel, como acontece com o Papel Azul de 25 linhas,
então a verdadeira dimensão da Margem Superior é a distância do
topo do papel à primeira linha subtraída do Espaço entre Linhas (ver
figura e ponto seguinte).

Em alguns casos, poderá ser útil definir margens mais largas que as
do Papel Pré Impresso, criando um espaço adicional entre estas e o
texto.

De seguida temos que formatar o Espaço entre Linhas, de forma a


ser compatível com o Formulário. Para isso, acedemos ao Menu
Formatar (Format), Parágrafo (Paragraph) ao Separador
Espaçamento, corrigindo a opção Espaço entre Linhas (Line
Spacing) para Exactamente (Exactly) 12 mm.

Soluções Informáticas para Profissionais 24


Nota: apesar de utilizar a formatação usando milímetros como
unidade, o Microsoft Word converte a dimensão para pts (pontos).

Confirme a evolução das suas opções analisando as Réguas


(Rulers), cuja visibilidade pode ser alterada em Ver (View) Régua
(Ruler). No modo de visualização Esquema de Impressão (Print
Layout) surgem ao lado do seu Documento Réguas graduadas que
permitem controlar exactamente o posicionamento de todos os
elementos do seu documento.

Pode alterar o modo de visualização do Documento em Ver (View),


escolhendo Normal (Normal) ou Esquema de Impressão (Print
Layout).

Pode alterar a Ampliação da visualização do Documento em Ver


(View), Ampliação (Zoom) para o tamanho mais adequado.
Normalmente, utilize a opção Largura da Página (Page Width).

Este ponto é o mais importante de todos, pois o que às vezes parece


muito simples acaba por não o ser. Prepare um texto no documento
que criou e veja o resultado.

Felizmente, a Microsoft lembrou-se de nós e não precisamos de


inventar! Se teclar “= rand (20,4)” (sem as aspas) obterá um texto
automático que pode ser muito útil para simular um texto longo, seja
qual for o seu conteúdo. Note que 20 representa o número de
parágrafos e 4 o número de vezes que a frase tipo se repete por
cada parágrafo. Experimente.

Pode sempre imprimir o documento e sobrepô-lo ao Papel Pré


Impresso. Se colocar ambos encostados a uma janela iluminada,
poderá “radiografar” o resultado e realizar pequenos ajustes.
Lembre-se que pode guardar o documento sem nenhum conteúdo e
reutilizá-lo sempre que precisar de escrever um novo texto em Papel
Azul de 25 linhas.

Soluções Informáticas para Profissionais 25


Outras Aplicações
Para além do Papel Azul de 25 Linhas, pode utilizar a mesma
técnica aplicada a papel de carta pautado, a papéis quadriculados
ou formulários de papel contínuo (utilizados em impressoras
específicas), a partituras musicais ou a folhas pautadas para prática
de caligrafia.
De uma forma geral, todos os documentos em papel pré impresso
têm estas particularidades, com maior ou menor grau de dificuldade.

Soluções Informáticas para Profissionais 26


Menu de Restaurante
Objectivo Específico
Aprender a trabalhar com tabulações deve ser um dos objectivos
iniciais para alguém que trabalhe com um processador de texto.
Com este exercício pretende-se, a partir de um objectivo simples e
que se resume à necessidade de criar um menu para um
restaurante, obrigar os Formandos a recorrer à ferramenta mais
adaptada à escrita alinhada em determinados pontos da nossa folha
e que são as tabulações. O recurso típico aos espaços em branco
deve ser eliminado dos costumes de todos, uma vez que não
garante resultados constantes.

Pré-requisitos
Sem grande necessidade de conhecimentos de base, este exercício
propõe-se exclusivamente a criar bons hábitos de trabalho. Tendo já
sido referida a configuração de página no exercício anterior, não se
faz qualquer referência a esta funcionalidade, pressupondo-se assim
o respectivo domínio.

Plano de Sessão
Definição e Configuração de Tabulações (Tabs)
Neste ponto, deverá não só explicar a definição e configuração das
tabulações a partir das opções do menu Formatar (Format), mas
também a partir da régua. A definição de tabulações com recurso à
régua é muito mais rápida e eficaz. No entanto, a configuração a
partir da caixa de diálogo respectiva é mais objectiva e segura.
Identificar durante a aula a tecla de TAB.

Soluções Informáticas para Profissionais 27


Menu de Restaurante

Configuração de tabulações
z Formatar (Format) Tabulações (Tabs)
– Definição
– Alinhamento
– Preenchimento

Formatação de Margens
A formatação de Limites (Borders) e Sombreados (Patterns)
permitida a partir dos menus tem opções muito mais variadas, mas é
importante transmitir aos Formandos a possibilidade de recorrer à
barra de ferramentas para aplicar efeitos mais simples e rápidos.
Na exploração dos Limites da Página (Page Border) não se esqueça
de referir a possibilidade de aplicação de bordas artísticas a todas as
páginas de um documento.

Soluções Informáticas para Profissionais 28


Menu de Restaurante

Configuração Limites e Sombreados


z Formatar (Format) Limites e Sombreados
(Borders and Shading)
– Aplicação de limites a parágrafos
– Aplicação de limites à página
– Aplicação de sombreados/padrões

Exercícios e Avaliação
Criar uma Lista Telefónica, com indicação dos Nome e Telefone em
colunas alinhadas com Tabulações.
Criar uma Tabela de Preços com conteúdos alinhados com recurso
a Tabulações. Indicar o Código, a Descrição e o Preço dos Produtos,
utilizando o tipo de Tabulação apropriado.
Criar um Diploma de participação numa corrida de Atletismo,
distribuindo o texto no documento de forma equilibrada. Deve dar-se
o espaço para o preenchimento do Nome do participante no centro
do Diploma. O Diploma deverá ser em formato A4 deitado, com
margens grandes e decoradas.

Próximos Passos
A utilização intensiva de Tabulações pode facilitar o processamento
de grandes quantidades de texto em diversos tipos de documentos.
A evolução de conhecimentos dos Formandos deverá ser orientada
para a produção de documentos com formatação consistente, pelo
que importa agora conhecer em profundidade os estilos. Os
exercícios que recorram à criação e formatação de estilos são os
mais adequados.

Soluções Informáticas para Profissionais 29


Menu de Restaurante
Resumo
A criação de documentos com características semelhantes a uma
tabela de preços, torna-se por vezes complexa uma vez que é
grande a importância do aspecto do documento final, em particular
ao nível do alinhamento especial dos parágrafos. Se considerarmos
que temos de criar a ementa de um restaurante, temos um exemplo
excelente para este tipo de situação. Mãos à obra temos clientes
para servir!

Funcionalidades
Configuração de margens
Tabulações (Tabs)
Formatação de bordas

Procedimento
Analisemos em primeiro lugar o que deve apresentar o nosso menu
quanto ao nível do conteúdo propriamente dito. Ora, em primeiro
lugar, e para além do nome ou logotipo do restaurante vamos dividir
o nosso menu em 5 secções: Pratos do dia, Pratos de carne, Pratos
de peixe, Sobremesas e Outros. Para cada uma destas secções, e
localizadas ligeiramente mais dentro da folha que o respectivo título,
teremos uma série de ofertas a disponibilizar ao nosso cliente,
constituídas pelo nome do prato e pelo respectivo preço da dose, ou
da meia dose, caso seja possível.
Consideremos também que para facilitar a leitura da nossa ementa,
entre o nome do prato e o respectivo preço deverá existir uma linha
a tracejado que orientará os nossos olhos. No final deverão ser
apresentadas as condições do serviço tais como a inclusão da taxa
de IVA nos preços indicados.
Imaginemos então o seguinte aspecto para o nosso menu:

Soluções Informáticas para Profissionais 30


Comecemos por definir as margens que pretendemos aplicar ao
nosso documento. Assim, e recorrendo à opção Configurar Página
(Page Setup) do menu Ficheiro (File), vamos definir 2,5 cm para as
margens de topo e fundo e 1,5 cm para as margens da direita e
esquerda.

Soluções Informáticas para Profissionais 31


Para decorarmos a nossa ementa da forma acima apresentada,
comecemos por definir uma margem artística para circundar as
folhas do nosso documento. Para tal teremos de aceder à opção
Limites e Sombreado (Borders and Shading) disponível no menu
Formatar (Format). Na caixa de diálogo que nos é apresentada
teremos então de optar pelos Limites da Página (Page Border). De
seguida escolhemos a configuração de Caixa (Box) que será
aplicada à volta de toda a página. Quanto ao estilo poderemos optar
pelas sugestões apresentadas em Figuras (Art) nas quais está
incluído o formato considerado no nosso exemplo. A margem criada
delimita as margens acima definidas, o que implica que, se a
decoração escolhida for exagerada no tamanho do desenho usado,
pode mesmo sobrepor parte da área de texto.

Soluções Informáticas para Profissionais 32


Passemos agora ás sugestões do nosso menu, e que surgem logo
abaixo da indicação do nome do nosso restaurante, ou do respectivo
logotipo.
Para garantir os alinhamentos sugeridos no nosso exemplo, quer
para os nomes dos pratos, quer para os preços, vamos definir as
seguintes tabulações:
a. Tabulação a 1 cm que alinha o texto à
esquerda para os títulos das secções
b. Tabulação aos 2 cm que alinha o texto à
esquerda para os nomes dos pratos
c. Tabulação aos 14 cm que alinha o texto à
direita para o preço da meia dose, nos
pratos para os quais tal pode ser
considerado, e que apresenta um
tracejado de ligação entre o último texto
escrito e esta posição.
d. Tabulação aos 17 cm que alinha o texto à
direita para o preço dos pratos e recorre
também ao tracejado de ligação.
Mas como se definem estas tabulações? Podemos fazê-lo de duas
formas diferentes. Por um lado, e recorrendo ao menu Formatar
(Format), opção Tabulações (Tab) e definindo manualmente a
posição, o alinhamento e o formato da ligação.

Soluções Informáticas para Profissionais 33


Por outro lado podemos recorrer à régua horizontal do Microsoft
Word e ao rato, seleccionando o símbolo da tabulação pretendida no
lado esquerdo da régua e clicando com o rato na posição em que a
queremos criar. Para formatar uma tabulação ao nível do
alinhamento ou formato da ligação basta clicar duas vezes sobre a
respectiva indicação de tabulação criada na régua. Depois de
definidas é só saltar de tabulação em tabulação pressionando a tecla
TAB para escrever o texto pretendido.

Soluções Informáticas para Profissionais 34


Finalmente falta a indicação de “IVA incluído” que sugerimos ser
inserida no final da tabela com recurso à tabulação dos 17 cms.

Para garantir que as tabulações são reconhecidas em todo o texto,


seleccione todo o documento antes de definir as tabulações
pretendidas, pressionando CTRL+T (CTRL+A) ou seleccionando a
opção Seleccionar Tudo (Select All) do menu Editar (Edit).

Outras Aplicações
Desde a afixação de um horário de atendimento à criação de uma
tabela de preços, todos os documentos que incluam alinhamentos
especiais na folha de texto podem, e devem, recorrer às tabulações.

Soluções Informáticas para Profissionais 35


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Declaração de Falta
Objectivo Específico
Pretende-se com este exercício desenvolver no formando a
capacidade de criação de um esquema de dados quer com
preocupações estéticas, quer com a noção clara de aplicabilidade
prática. A criação de formulários para preenchimento manual
posterior, implica uma objectividade e apresentação gráfica tal, que
não é simples de atingir sem treino. Este exercício é um começo
para o desenvolvimento dessas capacidades.

Pré-requisitos
Deverão ter sido já abordadas as funcionalidades de formatação de
Parágrafos, Limites e Sombreados (Borders and Shading), bem
como a definição e configuração de tabulações.
Após a apresentação das novas funcionalidades, deverá ajudar os
Formandos a planear o formulário em causa fazendo-os entender
que antes de começarem a criar a estrutura no Word deverão listar
os campos pretendidos e desenhar mentalmente, ou em papel, a
sua respectiva localização na página.

Plano de Sessão
Word Art, Clip Art e outros desenhos
Embora para a execução deste exercício não seja necessário
recorrer a todas as funcionalidades disponíveis, deverá utilizar este
momento para explorar a barra de ferramentas desta aplicação.
Assim, faça referência às seguintes opções:

Soluções Informáticas para Profissionais 36


Declaração de Falta

Apresentação da barra de ferramentas de


Desenho (Drawing): Word Art, Clip Art e outros:
z Utilização das principais ferramentas para o
desenho de elementos
– Linhas e Setas
– Quadrados e Rectângulos
– Circunferências e Elipses
z Redimensionamento de elementos

Declaração de Falta

Apresentação da barra de ferramentas de


Desenho (Drawing): Word Art, Clip Art e outros:
z Caixas de texto
z Inserção de itens do Word Art
z Inserção de itens do Clip Art
z Formas Tridimensionais
z Formas Automáticas (Auto Shapes)
z Opções de formação dos vários elementos

Exercícios e Avaliação
Criar uma Ficha de Inscrição num Clube, com espaço para Nome,
Endereço e Fotografia do candidato.

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Criar uma Lista de Tarefas (Check List), com várias Tarefas e
espaço para indicar uma Data e uma Rubrica em frente a cada uma.

Próximos Passos
As diversas funcionalidades de formatação de uma página sofrem
pequenas variações quanto ao tipo e orientação do papel. A criação
de formulários com várias páginas para explorar as margens
simétricas da impressão frente e verso é também uma evolução
possível.

Soluções Informáticas para Profissionais 38


Declaração de Falta
Resumo
Todas as empresas têm a necessidade de controlar as faltas e férias
dos seus colaboradores. Para tal deverá ser instituído um formulário
de preenchimento manual no qual o funcionário declara a falta e a
respectiva razão podendo então anexar o documento de justificação.
Estes documentos são então analisados pelo responsável directo
que determina a aceitação da justificação ou não podendo a falta ser
considerada; férias, falta justificada paga, falta justificada não paga e
falta injustificada. Com esta ficha pretendemos criar o formulário de
comunicação de falta.

Funcionalidades
Formatação de Limites e Sombreado (Borders/Patterns)
Utilização do Microsoft Draw
Formatação de Tabulações (Tabs)

Procedimento
A nossa declaração de falta será constituída por 3 partes distintas. A
primeira corresponde à identificação do funcionário: Nome e
Departamento. A segunda corresponde à comunicação de falta por
parte do funcionário. A terceira tem a ver com a análise do
responsável e respectiva classificação. Sendo assim é muito simples
este exercício.
Comecemos pela identificação do funcionário. Uma vez que esta
informação é importante para facilitar o arquivo no processo do
funcionário para futura consulta, esta área deverá ser devidamente
realçada. Para além de inserirmos o título Nome e Departamento
seguidos de uma linha de orientação à escrita obtida com recurso à
tecla de tracejamento inferior (SHIFT+ _, “Underscore”) deveremos
também recorrer à formatação das margens de parágrafo recorrendo
à opção Limites e sombreado (Borders and Shading) do menu
Formatar (Format).
De seguida deveremos criar uma área suficientemente objectiva
para permitir a correcta comunicação da falta. Suponhamos a
seguinte apresentação:

Soluções Informáticas para Profissionais 39


Neste caso optamos por recorrer ao desenho dos quadrados que
nos permitem assinalar as diversas opções e não a tabelas. Porém,
para se recriar esta sugestão apresentamos alguns conselhos. Em
primeiro lugar foi considerado um espaçamento duplo entre linhas de
forma a garantir espaço suficiente para a inserção dos quadrados de
opção. Esta situação é alcançada pela formatação de parágrafos
do menu Formatar (Format -> Paragragh).
Para o desenho dos quadrados de opções recorremos a ferramentas
de desenho embebidas no Microsoft Word. Esta barra de
ferramentas surge quando deslocamos o rato para a zona das
barras de ferramentas, pressionamos o botão do lado direito do rato
e seleccionamos a opção Desenho (Drawing). Na barra de
ferramentas assim obtida seleccionamos a ferramenta de desenho
de rectângulos/quadrados bastando abrir o espaço para o quadrado
na nossa folha ao clicar num canto imaginário e arrastando o rato
até ao canto diametralmente oposto. Todo o objecto de desenho
pode ser redimensionado pelo arrastamento dos manípulos que o
envolvem. Todo o objecto de desenho pode ser movido através de
um clique de rato e respectivo arrastamento.

Soluções Informáticas para Profissionais 40


Se ao desenhar o quadrado pressionar a tecla SHIFT garante a
obtenção de um quadrado e não de um rectângulo

Soluções Informáticas para Profissionais 41


Ao seleccionar um objecto de desenho, se pressionar a tecla de
CTRL ao mesmo tempo que arrasta o objecto obtém um duplicado.

Ao arrastar um objecto de desenho nem sempre nos é permitido


coloca-lo exactamente na posição que desejamos. Para ultrapassar
essa situação recorra à tecla ALT.

O alinhamento correcto das descrições das várias opções foi


conseguido pelo recurso às tabulações (tabs). Assim, e
considerando que existe uma margem de 1 cm à direita e à
esquerda da página, foram definidas duas tabulações de
alinhamento à esquerda aos 1.5 cm e 11.5 cm. Para as definir
podemos recorrer ao menu Formatar (Format) seguido da opção
Tabulação(Tab) ou usamos o símbolo de tabulação que se encontra
do lado esquerdo da écran clicando com o rato sobre a indicação de
centímetros na régua do Microsoft@ Word.

Para deslocar o cursor de tabulação em tabulação só precisamos


recorrer à tecla TAB.

A área destinada à assinatura do funcionário recorre a uma


tabulação ao centro nos 15 cm.

Soluções Informáticas para Profissionais 42


Não podemos deixar de referir que as tabulações definidas num
parágrafo propagam-se sempre que abrimos uma nova linha com a
tecla Enter.
Por fim, e com recurso às técnicas atrás referidas só temos de criar
a área de análise e decisão, que deve estar separada da anterior por
um traço desenhado, por exemplo, com recurso ao Microsoft Draw:

Outras Aplicações
Todo o tipo de formulário de preenchimento manual pode recorrer a
uma solução semelhante e às técnicas aqui apresentadas.
A utilização combinada de técnicas de formatação de texto com
ferramentas de tratamento gráfico de imagens fazem do Microsoft
Word uma solução de grande versatilidade para a produção de
vários tipos de documentos anteriormente só possível em
ferramentas especializadas.

Soluções Informáticas para Profissionais 43


Formulário de Fax
Objectivo Específico
Este exercício introduz a formatação de imagens e tabelas num
documento. Por um lado, surge a necessidade de garantir que a
inserção de imagens não distorce a apresentação do conteúdo. Por
outro, é de utilização frequente o conceito de tabela como forma de
organização de informação num documento. São, por isso, ambas
as funcionalidades essenciais no trabalho com o processador de
texto.
Ainda no âmbito deste exercício surge a gravação do ficheiro, não
como um documento simples de texto, mas sim como um formulário
sempre disponível para uso mas não de fácil alteração.

Pré-requisitos
Não sendo este um exercício de introdução, é necessário que os
Formandos tenham já desenvolvido conhecimento seguros ao nível
do tratamento de texto e garantia de resultados.

Plano de Sessão
Formatação de imagens
Recorrendo à inserção de imagens pré digitalizadas, ou figuras do
Clip Art deverá explorar a totalidade das opções de formatação que
surgem na caixa de diálogo Formatar Imagem (Format Picture).
Desde a formatação de contornos e fundos, à definição do tamanho,
existem uma série de opções que é necessário transmitir.
Aproveite no entanto para explorar com os Formandos outras
opções mais avançadas, tais como o posicionamento da imagem no
texto (Esquema/Layout), o recorte da imagem (Crop), ou ainda o
controlo de contrastes e brilho.

Soluções Informáticas para Profissionais 44


Formulário de Fax

Formatação de Imagens
z Cores e Linhas (Colors and Lines)
z Tamanho (Size)
z Esquema (Layout)
z Imagem (Picture)

Criação e formatação de tabelas


Recorrendo quer à barra de ferramentas, quer ao menu Tabela
(Table), explique como se insere uma tabela num documento. Tenha
o cuidado de analisar previamente as necessidades ao nível do
número de colunas e linhas necessárias para o seu exercício por
forma a não haver alterações desnecessárias à posteriori.
Depois, explique como efectua a alteração da largura das colunas de
uma tabela por recurso à régua e à opção do menu Tabela (Table),

Soluções Informáticas para Profissionais 45


Formulário de Fax

Inserção de Tabelas
z por recurso à barra de ferramentas
z por recurso aos menus

Aproveite por fim para apresentar algumas das opções de


formatação de tabelas relembrando a formatação de limites e
sombreados e alinhamento de conteúdos (esquerda, direita e centro)
na célula. No entanto, não deixe de explorar a eliminação de linhas,
colunas e células, a Formatação Automática (Auto Format) ou o
alinhamento da célula em relação ao texto, uma vez que tal como
com uma imagem é possivel a combinação de várias linhas de texto
com uma tabela através das Propriedades da Tabela (Table
Properties).

Soluções Informáticas para Profissionais 46


Formulário de Fax

Formatação de Tabelas
z Inserção de novas linhas e colunas
z Alteração da largura de uma coluna
z Alteração da altura de uma linha
z Formatação de limites e sombreados
z Inserção e eliminação de células
z Alinhamento de conteúdos nas células
z Alinhamento de tabelas no documento

Gravação de formulários
A gravação de um documento é sem dúvida um dos passos mais
básicos no trabalho com um processador de texto. No entanto, a
simples atribuição de um nome e um local para arquivo do nosso
trabalho pode ser uma tarefa especial, se recorrermos às opções
oferecidas pelo Word. Assim, ao seleccionarmos a opção Guardar
Como (Save As) do menu Ficheiro (File) podemos seleccionar
diferentes tipos de gravação que vão desde a gravação como uma
página Web à gravação de formulários pela opção de Modelo de
Documento.

Soluções Informáticas para Profissionais 47


Formulário de Fax

Tipos de Gravação
z Gravação para versões anteriores do Word
z Gravação para outras aplicações (ex:
WordPerfect ou Works)
z Gravação como página da Web
z Gravação de Modelos de Documento
(Document Template)

Para poder explicar mais objectivamente o que significa a gravação


de um documento sob a forma de formulário, deverá simular a
seguinte situação:
- Grave o ficheiro com o nome Fax com o tipo Modelo de Documento
(Document Template) no directório sugerido pelo Word e que serve
de repositório de todos os formulários disponíveis na máquina
- Feche o documento criado
- A partir do menu File (Ficheiro) peça um novo documento de
trabalho através da selecção da opção Novo (New)
- Surge então uma lista de sugestões entre as quais se encontra a
lista de formulários disponíveis. Caso não seja apresentado o nosso
fax, este estará disponível a partir da lista de formulários gerais.
- Seleccionando o formulário de fax, será então aberta uma cópia
para trabalho. Faça notar à turma que o nome do ficheiro não é fax
como seria de esperar na abertura de um ficheiro normal mas sim
DocumentoX uma vez que simula a abertura de um documento de
trabalho vazio a partir do formulário criado.

Exercícios e Avaliação
Crie um Modelo de Documento para o seu Envelope, com
Remetente fixo e destinatário a definir.

Soluções Informáticas para Profissionais 48


Crie uma Tabela de Classificação Geral para um Campeonato de
Futebol, formatando convenientemente as colunas Lugar, Equipe,
Pontos, Golos Marcados e Golos Sofridos.

Próximos Passos
A formatação de tabelas pode ser um trabalho demorado no caso de
tabelas mais longas e com conteúdo que varie com o tempo: o
formando deverá progredir com a análise das diversas opções de
formatação automática de tabelas e a aplicação de formatação
padrão.

Soluções Informáticas para Profissionais 49


Formulário de Fax
Resumo
A imagem institucional de uma empresa deverá ser cuidadosamente
preservada. Porém, o esforço de manter um único formulário que
respeite as regras da empresa e que garantidamente seja utilizado
por todos, nem sempre é coroado de êxito. As razões desse
insucesso são várias, desde a tentativa de ajustar um pormenor ao
gosto de cada elemento à existência de vários originais nunca se
sabendo qual é a última versão. Aliando a disponibilização de
ficheiros em rede através de directórios partilhados à possibilidade
que o Microsoft Word apresenta de gravação de ficheiros sobre a
forma de formulários, esta ficha pretende apresentar uma possível
solução para este problema.

Funcionalidades
Formatação de texto e figuras num documento
Criação e formatação de tabelas
Gravação de formulários.

Procedimento
Antes de arrancarmos com o exercício é necessário ter uma ideia do
formato que pretendemos dar à nossa folha de fax. Suponhamos por
isso que a nossa decisão foi colocar no topo da página do lado
esquerdo o logotipo da empresa e respectivos contactos, e do lado
direito a indicação de FAX. Logo a seguir deverá aparecer uma
tabela do lado esquerdo que apresenta os dados para quem se
envia o fax e do lado direito os dados de quem envia. Por fim, surge
a área de escrita que começa pela indicação do Assunto e depois
apresenta o texto.

Soluções Informáticas para Profissionais 50


Assim sendo comecemos pela inserção do logotipo da empresa. No
caso de existir em formato digital teremos de indicar a localização do
respectivo ficheiro através do menu Inserir (Insert) seguido da
opção Imagem (Picture). A imagem que surge poderá não ter o
tamanho desejado pelo que deveremos redimensioná-la através do
menu Formatar (Format), seguido da opção Imagem (Picture)

Soluções Informáticas para Profissionais 51


O redimensionamento de uma figura pode também ser realizado
através dos quadrados que surgem à volta da figura quando esta
está seleccionada. Deveremos no entanto seleccionar os pequenos
quadrados negros, manípulos, que se encontram num dos cantos
para que o redimensionamento não achate a figura em causa.

Tendo inserido o logotipo da empresa, e no caso de este não


apresentar os contactos (morada, telefone e fax) deveremos então
introduzir esta informação formatando o tipo de letra e tamanho de
forma apropriada, tal como está apresentado no nosso exemplo, ou
recorrendo à área de rodapé.
De seguida poderemos recorrer à inserção de uma caixa de texto
através do menu Inserir (Insert) e da opção Caixa de Texto (Text
Box), pressionando o botão do rato na posição onde pretendemos
inserir a caixa de texto. Então bastará escrever a palavra Fax
formatando-a de seguida com um tamanho de letra grande.
No caso de pretendermos mover a caixa para uma nova posição
teremos de seleccionar o seu contorno e mantendo pressionado o
botão do rato arrastarmos este elemento para a posição desejada.
No entanto, a caixa que apresenta a palavra Fax não deveria
apresentar qualquer borda. Para a eliminar devemos voltar a
seleccionar o menu Formatar, com a caixa de texto seleccionada,
seguido da opção Caixa de Texto (Text Box). Na caixa de diálogo
que então nos surge teremos de optar em Linha (Line) / Cor (Color)
pela opção Sem Linha (No Line)

A opção de Formatação de objectos (Figuras, Caixas de Texto, etc.)


está também disponível ao pressionarmos o botão do lado direito do
rato com o elemento em causa seleccionado.

Para criar a área de inserção dos dados do destinatário e remetente


a melhor opção é a criação de uma tabela. Porém, ao
seleccionarmos o menu Tabela (Table) seguido da opção Inserir
(Insert) Tabela (Table), a questão que nos surge é qual o número
de linha e de colunas pretendido. Analisemos então a nossa
situação:
Para os dados do Destinatário vamos separar os títulos dos dados
propriamente ditos pelo que são necessárias 2 colunas. Neste caso
são precisas pelo menos 3 linhas: Empresa, Nome, número de Fax
Para os dados do Remetente também vamos separar os títulos dos
dados propriamente ditos pelo que são necessárias mais 2 colunas.

Soluções Informáticas para Profissionais 52


Aqui vamos também necessitar de 3 linhas: Nome, Data e número
de Páginas.
Tendo esta informação podemos então dar indicações para a
inserção de uma tabela de 4 colunas por 3 linhas.
Agora resta-nos alterar a largura das 4 colunas, sendo a primeira e a
terceira mais estreitas, através das Propriedades da Tabela no menu
Tabela (Table) ou pela acção directa nos elementos que identificam
a largura de cada coluna localizados ao longo da régua do Microsoft
Word.

Por fim, incluímos os títulos previstos nas células das colunas 1 e 3


deixando as restantes em branco para posterior preenchimento.
Já fora da área da tabela criada teremos então de introduzir o título
Assunto formatado de forma a ter algum realce em relação ao
restante texto.
Como última acção, antes da gravação, teremos então de preparar a
inserção do texto de um fax formatando a área a seguir ao título
assunto e a restante área do meu documento (uma a duas linhas)
com o tipo de letra e tamanho que pretendemos usar sempre que
escrevamos o texto de um fax.
Ao gravarmos deveremos estar atentos ao local e ao tipo atribuído
ao documento. Por um lado o local (ou pasta) deve ser (no caso de
estarmos a trabalhar em rede) uma local de acesso permitido a

Soluções Informáticas para Profissionais 53


todos aqueles que poderão ter de usar o formulário de fax. Por outro
lado a gravação terá de ser feita pelo menu Ficheiro (File) seguido
da opção Guardar como (Save as) e depois de indicado o local e o
nome terão de seleccionar como tipo de documento a opção Modelo
de Documento (Document Template).

Desta forma sempre que alguém abrir o documento abre uma cópia
do documento original protegendo-o assim de alterações indevidas.

Outras Aplicações:
A criação de formulários em documentos de texto garante a
disponibilização de ficheiros que não é passível de alteração
indevida, pelo que poderemos aplicar esta funcionalidade para a
criação em formato digital de todo o tipo de material estacionário que
exista numa empresa.

Soluções Informáticas para Profissionais 54


Envelope e Carta
Objectivo Específico
A cada vez maior opção pelo uso do processador de texto para, por
um lado criar e garantir uma imagem e por outro diminuir os custos
de impressão numa tipografia de material estacionário que limita
qualquer alteração, leva a que qualquer um tenha obrigatoriamente
que dominar as funcionalidades de criação e formatação de
envelopes, associadas à criação de formulários de papel de carta.
No final desta ficha de trabalho, não só deverá ser alcançado esse
domínio como deverá ser transmitida a importância prática da
situação.

Pré-requisitos
Este exercício apresenta uma dificuldade média, sendo por isso
exigido o domínio sobre as funcionalidades básicas de
processamento de texto uma vez que é importante a idealização de
um objectivo de forma e conteúdo antes do inicio da execução, o
que por vezes se revela extremamente exigente para indivíduos com
pouca experiência.

Plano de Sessão
Criação e formatação de envelopes
A inserção de um envelope num documento é uma tarefa de fácil
execução. Através do menu Ferramentas (Tools), Cartas e Mailings
(Letters and Mailings), Envelopes e Etiquetas (Envelopes and
Labels), dispomos de uma caixa de diálogo que nos permite definir
qual o remetente e destinatário (caso se trate da impressão de um
único envelope), mas em particular, que nos permite definir as
dimensões e os formatos a aplicar. Assim, a partir da selecção do
botão Options (Opções) é necessário definir antes de mais a
dimensão do envelope a usar ou seleccionar o respectivo código
comercial. Para facilitar esta escolha grande parte dos códigos
indica as dimensões associadas em centímetros.
Podemos ainda definir a posição em que será impresso o remetente
e destinatário indicando em centímetros o início dessa informação,
ou ainda alterar tipos e tamanhos de letra a usar no envelope.

Soluções Informáticas para Profissionais 55


Envelope e Carta

Criação e formatação de envelopes


1. Menu Ferramentas (Tools)
2. Opção Cartas e Mailings (Letters and
Mailings)
3. Sub-Opção Envelopes e Etiquetas
(Envelopes and Labels)
4. Definição de dimensão e formatos – Opções
(Options)

No nosso caso, queremos criar um Modelo de Documento pelo que


reservaremos as alterações para a fase seguinte e que surge ao
adicionarmos o envelope definido à folha em branco de onde
partimos.
Salientamos que o envelope só é visualizado correctamente se
mantivermos a opção de visualização Esquema de Impressão (Print
Layout).

Criação e formatação de cabeçalhos e rodapés


Por defeito, a informação que estiver associada ao cabeçalho é
impressa no topo de todas as páginas de um documento, enquanto
que a informação do rodapé é impressa no fundo dessas páginas.
Porém, existem duas excepções que podem ser consideradas com
efeito cumulativo: a primeira página pode ser diferente de todas as
outras, e as páginas pares podem ser diferentes das páginas
impares.
Vejamos em primeiro lugar como definir a área reservada para o
cabeçalho e o rodapé através da opção Configuração de Página
(Page Setup) e em particular do quadro Esquema (Layout). Aqui
poderemos então definir em que ponto da folha de papel irá surgir
quer o cabeçalho quer o rodapé e optar pela selecção, ou não, pelas
excepções acima descritas.

Soluções Informáticas para Profissionais 56


Envelope e Carta
Definição e configuração de cabeçalho e rodapé
z Definição do cabeçalho e do rodapé (header and
footer)
z Exploração da barra de ferramentas
z Configuração da localização do cabeçalho e
rodapé recorrendo à configuração de página
(Page Setup)
z Cabeçalhos e rodapés diferentes para a primeira
página de um documento ou para as páginas
pares e impares.

Depois é só explorar a barra de ferramentas que surge quando


passamos para a visualização das áreas especiais de cabeçalho e
rodapé a partir do menu Ver (View) que nos permite não só navegar
facilmente entre uma e outra área mas também introduzir alguns
campos automáticos como sejam o número de página ou a data de
impressão do ficheiro. Aconselhamos a que faça a distinção entre a
inserção automática do número página e a escrita manual de um
número. Obviamente que se aumentarmos o número de páginas no
primeiro caso a actualização é efectuada enquanto que no segundo
não o é.

Soluções Informáticas para Profissionais 57


Envelope e Carta

Campos automáticos de cabeçalho e rodapé


z Número de página
z Número total de páginas do documento
z Data de impressão do ficheiro
z Hora de impressão do ficheiro

É importante que refira que a mudança de secção num documento


permite tratar cada bloco como um documento independente,
podendo assim definir cabeçalhos e rodapés diferentes ou até
margens.

Envelope e Carta

Inserção de quebras (break)


z Quebras de página
z Quebras de secção
– Nova secção em nova página
– Secção contínua
– Nova secção numa página par
– Nova secção numa página ímpar

Soluções Informáticas para Profissionais 58


Exercícios e Avaliação
Crie um Relatório. Deverá indicar o número da página actual e o
número de páginas do documento em todas as páginas, alinhado à
direita nas páginas pares e à esquerda nas páginas ímpares. O
nome do documento deverá situar-se igualmente no rodapé, mas no
lado oposto à numeração de páginas.
Crie um Relatório com uma capa e um pequeno índice, onde a
numeração das páginas só seja visível após o índice.

Próximos Passos
A combinação de Secções, que definem segmentos com a mesma
formatação, Estilos, conjuntos de formatos para um dado bloco de
texto e Cabeçalhos e Rodapés, conteúdo fixo a repetir em cada
Secção, possibilitam um sem número de combinações. A evolução
do formando dependerá da sua capacidade em encontrar as
funcionalidades adequadas a cada necessidade, pelo que somente a
prática poderá desenvolver novas capacidades.

Soluções Informáticas para Profissionais 59


Envelope e Carta
Resumo
A imagem institucional de uma empresa está de novo em causa
quando falamos dos envelopes e cartas enviadas pela empresa.
Uma vez mais o objectivo é manter um único formulário que respeite
as regras da empresa e que garantidamente seja utilizado por todos.
No caso de não existir na empresa envelopes e papel de carta pré
impresso, com esta ficha poderemos criar um formulário que não só
apresenta o formato de carta da empresa mas o associa também ao
envelope.

Funcionalidades
Formatação de texto e figuras num documento
Formatação de envelopes
Criação e formatação de cabeçalhos e rodapés
Gravação de formulários.

Procedimento
Começamos por definir o envelope. Para tal acedemos à opção
Envelopes e Etiquetas (Envelopes and Labels) que nos é
apresentada no menu Ferramentas (Tools), Cartas e Mailings
(Letters and Mailings). Na caixa diálogo que nos surge teremos em
primeiro lugar que definir o formato do envelope a utilizar
seleccionando o botão Opções (Options). Normalmente, os
envelopes identificam o respectivo formato através de um código
que pode ser encontrado nas diversas opções oferecidas pelo
Microsoft Word. Podemos também, a partir desta caixa definir o tipo
e tamanho de letra a usar na área de remetente e de destinatário e a
respectiva posição. Ao seleccionarmos as opções pretendidas, e ao
as aceitarmos pela selecção do botão OK, retornamos à caixa de
diálogo inicial onde poderemos introduzir a Morada do Remetente
(Return Address). Por fim, adicionamos o envelope devidamente
formatado à folha em branco de onde partimos (Add to
document).

Soluções Informáticas para Profissionais 60


Surge-nos então, na visualização do Esquema de Impressão (Print
Layout), do menu Ver (View) duas folhas totalmente distintas. Por
um lado temos o formato do envelope desejado com a indicação dos
nossos contactos na zona de remetente. Por outro temos uma caixa
de texto devidamente preparada para receber dados na zona do
destinatário. No caso de pretendermos mover a caixa para uma nova
posição teremos de seleccionar o seu contorno e mantendo
pressionado o botão do rato arrastarmos este elemento para a
posição desejada. Está pronto o nosso envelope.
Suponhamos, agora, que o nosso formato de carta apresenta
centrado no topo da folha o logotipo da empresa e no fundo da
página a designação comercial da empresa, número de contribuinte,
capital social e respectivos contactos (morada, telefone, fax
endereço Web e caixa de correio electrónico). No caso de a carta
apresentar mais que uma folha a segunda apresenta uma
configuração diferente uma vez que no topo da folha é apresentado
no seu lado direito somente um logotipo reduzido e no fundo de cada
folha a indicação do número de página. Metamos, então, mãos à
obra.
Havendo um determinada informação que pretendemos que não
interfira com a zona de texto ou que se repete ao longo de várias
páginas, vamos trabalhar com cabeçalhos e rodapés. Porém, logo à
partida sabemos que o cabeçalho e o rodapé da primeira folha são
diferentes das seguintes, pelo que a partir da opção Configuração

Soluções Informáticas para Profissionais 61


de Página (Page Setup) do menu Ficheiro (File) definimos as
seguintes propriedades:
No quadro Margens (Margines)
• Margens – superior, inferior, esquerda e direita

No quadro Esquema (Layout)


• Distância do cabeçalho ao limite superior da folha –
sendo que este valor deve ser inferior ao valor da margem
superior uma vez que o cabeçalho terá de se localizar
entre o texto e o inicio da folha de papel.
• Distância do rodapé ao limite inferior da folha – sendo
que este valor deve ser inferior ao valor da margem
inferior uma vez que o rodapé terá de se localizar entre o
texto e o fim da folha de papel.
• Cabeçalho e Rodapé diferente para a primeira página

Soluções Informáticas para Profissionais 62


Assim, acedemos à área de definição de cabeçalhos/rodapés
(Header and Footer) a partir do menu Ver (View) podendo então
definir a informação do topo da folha (Cabeçalho/Header) e do
fundo (Rodapé/Footer).

Soluções Informáticas para Profissionais 63


A partir das ferramentas apresentadas, poderemos inserir o número
de página automático ou até data e hora de impressão de um
ficheiro.
Detectamos também, pela mudança de secção que existem duas
secções definidas neste documento:
• Secção 1 – área de envelope, onde não é pretendido
inserir nem Cabeçalho (Header) nem Rodapé (Footer)
• Secção 2 – área de texto
• Primeira página – primeira página de texto
Inserimos então o logotipo da empresa que deverá ser centrado na
folha de texto. No caso de existir em formato digital teremos de
indicar a localização do respectivo ficheiro através do menu Inserir
(Insert) seguido da opção Imagem (Picture). A imagem que surge
poderá não ter o tamanho desejado pelo que deveremos
redimensioná-la através do menu Formatar (format), seguido da
opção Imagem (Picture).

O redimensionamento de uma figura pode também ser realizada


através dos quadrados que surgem à volta da figura quando esta
está seleccionada. Deveremos no entanto seleccionar os quadrados
que se encontram num dos cantos para que o redimensionamento
não achate a figura em causa.

Soluções Informáticas para Profissionais 64


De seguida, mudamos para a área de definição do rodapé da
primeira página e escrevemos e formatamos a informação acima
indicada que tínhamos decidido incluir.
Para definirmos um cabeçalho e rodapé diferente para as próximas
páginas teremos então de forçar a inserção de uma nova folha
recorrendo ao menu Inserir (Insert) com a opção Quebra (Break),
Quebra de Página (Page Break).
Mudamos então para a secção que define o Cabeçalho da Secção
2 (Header – Section 2) e desseleccionamos a opção Igual ao da
Secção Anterior (Same as Previous) recorrendo à barra de
ferramentas já apresentada. Voltamos a introduzir o logotipo da
empresa, diminuímo-lo e alinhamos à direita. Na secção de rodapé,
optamos pela inserção dos campos Número de Página (Page
Number) e Número total de Páginas (Number of Pages)
separados por /. Ao seleccionarmos o botão Fechar (Close)
voltamos às folhas da nossa carta.

Soluções Informáticas para Profissionais 65


Ao gravar deveremos estar atentos ao local e ao tipo atribuído ao
documento. Por um lado o local (ou pasta) deve ser (no caso de
estarmos a trabalhar em rede) um local de acesso permitido a todos
aqueles que poderão ter de usar o formulário de carta e envelope.

Soluções Informáticas para Profissionais 66


Por outro lado a gravação terá de ser feita pelo menu Ficheiro (File)
seguido da opção Guardar como (Save as) e depois de indicado o
local e o nome terão de seleccionar como tipo de documento a
opção Modelo de Documento (Document Template).
Já sabemos através do exemplo de criação de fax que desta forma
sempre que alguém abrir o documento abre uma cópia do
documento original protegendo-o assim de alterações indevidas.

Outras Aplicações:
A automatização das tarefas administrativas de um escritório dá os
seus primeiros passos com a criação de documentos em formato
digital que permitem simular as mais diversas aplicações,
anteriormente só possíveis com recurso a papéis pré impressos.

Soluções Informáticas para Profissionais 67


Inquérito de Satisfação
Objectivo Específico
Pretende-se com este exercício obrigar a relembrar, e a aplicar de
forma combinada, todas as funcionalidades apresentadas até ao
momento. Porém o objectivo deste exercício não fica só por aqui
uma vez que exige ao formando um esforço enorme ao nível da
estruturação de ideias. È muito simples criticar um inquérito que nos
é entregue numa loja, num curso ou que nos chega pelo correio.
Bem mais difícil é conseguir identificar os aspectos que realmente
pretendemos avaliar e organiza-los sob uma ordem correcta e em
grupo. Depois surge a questão gráfica: como fazer as perguntas,
como recolher as respostas de forma eficaz, como garantir que o
inquérito não tem um aspecto visual desagradável? Como
ultrapassar estas questões é também um dos objectivos a
desenvolver neste novo desafio.

Pré-requisitos
Com o domínio das funcionalidades básicas de Word, tais como a
formatação de texto e parágrafos, configuração de página, limites e
sombreados e a criação de tabelas; este exercício apresenta uma
dificuldade média, sendo no entanto exigida uma capacidade de
análise prévia do problema e respectiva estruturação da resposta.

Plano de Sessão
Formatação avançada de Tabelas
Pela selecção da ferramenta Tabelas e Limites (Tables and Borders)
disponível da barra de ferramentas padrão (standard) é possível
visualizar no écran uma barra de ferramentas nova que nos permite
tomar diversas opções sobre as propriedades de uma tabela.
Explore cada uma destas ferramentas formatando uma tabela
previamente criada, dando especial relevância às ferramentas de
Desenho de Tabelas manual (Draw Table) e Borracha (Eraser) para
limpar divisões de células que não queremos.

Soluções Informáticas para Profissionais 68


Inquérito de Satisfação

Formatação avançada de tabelas


z Desenho de Tabelas (Draw Table)
z Borracha (Eraser)
z Definição de limites (forma, grossura e cor)
z Sombreados
z Unir Células (Merge Cells)
z Separar Células (Split Cells)
z Alinhamento de conteúdos numa célula

Inquérito de Satisfação

Formatação avançada de tabelas (cont)


z Distribuição da altura de uma tabela
uniformemente por todas as linhas
z Distribuição da largura de uma tabela
uniformemente por todas as colunas
z Autoformatação
z Alinhamentos especiais
z Ordenação de registos

Exercícios e Avaliação
Criar uma folha de Jornal, utilizando o formato A4, com 4 colunas de
texto, alinhamento justificado e margens apropriadas.

Soluções Informáticas para Profissionais 69


Criar um Jogo do Labirinto. Cada Formando desenha uma tabela
com 40 linhas e 40 colunas. A tabela deverá ter colunas e linhas
com largura de 5 mm. Formate todas as células com uma borda.
Apague a borda esquerda da primeira célula da primeira linha (a
Entrada do Labirinto) e a borda direita da última célula da última
linha (a Saída do Labirinto). Apague uma sucessão de bordas de
forma a criar um caminho entre a Entrada e a Saída, fazendo
diversas mudanças de direcção (lembre-se que quanto mais
complicado o caminho, mais complicada a solução do labirinto).
Pinte o caminho solução com fundo cinzento das células. Comece
no início e no fim do labirinto a criar caminhos alternativos,
começando por limpar uma borda no caminho solução e continuando
a abrir caminho até tão longe quanto possível, sem nunca atingir de
novo o caminho solução. Crie o máximo número de novos caminhos,
de forma a dificultar a solução. Finamente, apague o caminho
solução, pintando as células novamente com fundo branco. Os
Formandos entregam os Labirintos ao colega do lado oposto da
sala, de forma a todos poderem resolver o seu labirinto.

Próximos Passos
Nesta fase, o Formando tem o controlo total da formatação de um
documento, pelo que deverá evoluir para funcionalidades de
automatização e de aumento de produtividade. Destacam-se neste
âmbito as capacidades de Cartas e Mailings.

Soluções Informáticas para Profissionais 70


Inquérito de Satisfação
Resumo
São várias as situações em que pretendemos avaliar a receptividade
a uma determinada iniciativa. Suponhamos o caso de uma
instituição de ensino que realizou um seminário e pretende no final
deste avaliar o impacto causado quer pela organização do seminário
quer pelo conteúdo. Esta ficha irá orientar a criação desse inquérito.

Funcionalidades
Criação e Formatação de Tabelas

Procedimento
Com uma pequena introdução, o nosso inquérito de satisfação
deverá colocar questões objectivas sobre os itens que pretendemos
analisar através de respostas seleccionadas numa régua de níveis, o
que sem dúvida facilitará o respectivo tratamento estatístico. Deverá
conter também uma área de texto livre de forma a permitir que cada
participante transmita os seus comentários. Com uma zona final de
agradecimento deverá ser dada a possibilidade de o participante se
identificar sendo no entanto devidamente ressalvado que esta
identificação será facultativa. Pretendemos criar um formulário de
aspecto sóbrio e de rápido preenchimento.
A primeira parte da nossa ficha resume-se à introdução de um título
e de um pequeno texto introdutório que atestará simplesmente a
capacidade de escrita e tratamento de formatação de letra e
alinhamento, que sabemos ser de fácil aplicação pela utilização da
barra de ferramentas.

Soluções Informáticas para Profissionais 71


Podemos também através do menu Formatar (Format) e das
opções Tipo de Letra (Font) e Parágrafo/Alinhamento
(Paragraph/Alignment) onde encontraremos até mesmo outras
opções de formatação.

Para este documento iremos definir uma margem superior de 2,5


cm, margem inferior com 1,5 cm, e margens laterais com 1,5 cm
cada. Estas definições são configuradas a partir do menu Ficheiro
(File) seguido da opção Configuração de Página (Page Setup).
Todas as questões que pretendermos colocar terão como resposta
possível uma avaliação de 1 a 4. Assim, se pretendermos recorrer a
tabelas para organizar este inquérito precisamos de uma tabela com
5 colunas. Para a introduzir no nosso documento recorremos à
opção Inserir (Insert) do menu Tabela (Table), dando a indicação
do número de colunas (5) e não tendo quaisquer preocupações
quanto ao número de linhas uma vez que ainda não definimos a
totalidade das questões. Quanto ás opções de formatação que nos
são sugeridas nessa janela, vamos aceitar a sugestão de
determinação automática da Largura de Coluna Fixa Automática
(Fixed Column Width – Auto) uma vez que nem o Ajuste
Automático ao Conteúdo (AutoFit Contents) nem o Ajuste
Automático à Janela nos interessa (AutoFit to Window). Aliás, a
largura de cada tabela será de seguida definida por nós.

Soluções Informáticas para Profissionais 72


Houve porém um erro na tarefa anterior. Apesar de existirem 4
níveis de resposta pretendemos também dar a opção de o
participante não saber, ou não querer, responder a uma determinada
questão. Assim, não deveríamos ter considerado 5 colunas mas sim
6. Podemos sem dúvida voltar atrás na última acção (Undo) mas
podemos também recorrer a uma ferramenta especial sobre Tabelas
e Limites (Tables and Borders) que existe na nossa barra de
ferramentas e que nos permite ajustar a definição de base de uma
tabela já criada, inclusive a inserção ou remoção de uma nova
coluna pelo desenho ou eliminação de uma linha de divisão.

Soluções Informáticas para Profissionais 73


Faça as contas! Se uma folha de papel A4 tem de largura 21 cm e
reservamos 3 cm laterais para as margens direita e esquerda
significa que restam 18 cm de área de trabalho. Vamos configurar
cada uma das colunas de resposta com uma largura de 1 cm. Isso
significa que restam 12 cm para a coluna com a indicação da
questão. Tendo agora os dados da configuração pretendida resta-
nos seleccionar as colunas em causa configurar a respectiva largura
através das Propriedades da Tabela (Table Properties) do menu
Tabela (Table).

Para seleccionar uma coluna basta localizar o ponteiro do rato logo


acima dos limites da primeira célula dessa coluna e pressionar o
botão do rato quando o ponteiro tomar a forma de uma seta preta
vertical

Antes de começarmos a inserção dos conteúdos vamos formatar os


limites da nossa tabela fazendo com que só existam margens a
delimitar as células de resposta. Para tal só temos de seleccionar as
células pretendidas e recorrer à opção Limites e Sombreado
(Borders and Shading) do menu Formatar (Format).

Soluções Informáticas para Profissionais 74


Para formatar os limites e sombreados de uma tabela podemos
também recorrer à ferramenta Limites e Sombreado (Borders and
Shading) da barra de ferramentas.

Para inserir novas linhas na sua tabela, basta pressionar a tecla TAB
na última célula da última coluna.

No final do inquérito não se esqueça de agradecer e criar uma zona


para a assinatura.

Soluções Informáticas para Profissionais 75


Soluções Informáticas para Profissionais 76
Outras Aplicações
Pode utilizar esta solução para todo o tipo de formulários para
automatizar tarefas de recolha de dados. Pode fazê-lo para
formulários de preenchimento manual, ou até de preenchimento
digital, isto é, realizado dentro do próprio Microsoft Word.

Soluções Informáticas para Profissionais 77


Impressão de Etiquetas
Objectivo Específico
Com este exercício é apresentada uma das principais
funcionalidades oferecida pelo processador de texto Microsoft Word.
Assim, pretende-se que no final da sua execução tenham sido
adquiridos conhecimentos suficientes para garantir o domínio sobre
a preparação de circulares automáticas com recurso a bases de
dados.

Pré-requisitos
Este exercício entra em funcionalidades avançadas do Microsoft
Word, pelo que deverá garantir que todos os Formandos apresentem
total domínio sobre a aplicação.

Plano de Sessão
Criação de Etiquetas
Antes de começar a orientar o exercício proposto deve explicar a
criação de etiquetas de forma independente da criação de circulares.
Sendo o processo equivalente ao processo de criação de envelopes,
resta-nos somente alertar para o facto de que a lista de códigos
disponíveis para a definição das dimensões das etiquetas é bastante
mais vasta que a lista oferecida para os envelopes, estando a oferta
inclusive organizada por marcas comerciais. Caso, nenhuma das
opções seja a pretendida há sempre a possibilidade de definir cada
uma das dimensões necessárias ao Word por forma a passarmos a
ter uma configuração totalmente ajustada às nossas necessidades.

Soluções Informáticas para Profissionais 78


Impressão de Etiquetas

Criação de etiquetas
z Menu Ferramentas (Tools)
z Opção Cartas e Mailings (Letters and
Mailings)
z Sub-Opção Envelopes e Etiquetas
(Envelopes and Labels)
z Selecção do quadro Etiquetas (Labels)

Impressão de Etiquetas

Criação de etiquetas (cont)


z Definição de tamanhos em Opções (Options)
z Indicação de impressão de uma página de
etiquetas ou de uma única etiqueta

Criação de circulares ou Impressão em série


Da mesma forma, deverá apresentar o conceito de impressão em
série de uma forma independente ao exercício proposto, por
exemplo com a criação de um convite para um conjunto de pessoas

Soluções Informáticas para Profissionais 79


diferente. Deverá assim criar um ficheiro de Word baseado numa
tabela em que escreve os Nome, Morada e Código Postal de cada
um dos destinatários e depois prepara num outro ficheiro a carta do
convite. Com estes dois documentos previamente criados poderá
então chamar o Assistente da Impressão em Serie (Mail Merge
Wizard) e responder passo a passo a cada uma das solicitações que
serão feitas desde a definição do tipo de documento final pretendido
(neste caso uma carta) até à indicação do ficheiro com a tabela de
dados e a selecção dos registos pretendidos. Todos os passos
apresentam os objectivos muito claros pelo que é muito simples
acompanhar todo o processo. Faça sentir essa simplicidade aos
Formandos fazendo-os observar que a qualquer altura do processo
têm sempre a hipótese de recuar alguns dos passos já dados e
definir opções diferentes.

Impressão de Etiquetas

Assistente de impressão em série


(Mail Merge)
z Selecção do tipo de documento
z Selecção da base de dados ou lista de
destinatários (Select Recipient) a partir de:
– Ficheiro existente
– Contactos do Outlook
– Lista nova

Soluções Informáticas para Profissionais 80


Impressão de Etiquetas

Assistente de impressão em série


(Mail Merge) (cont)
z Selecção dos campos a apresentar nas
etiquetas
z Selecção de registo a incluir
z Criar documento final ou imprimir resultado

No final deverá ainda salientar que não há necessidade de gravar os


3 ficheiros produzidos (base de dados, documento e circular) uma
vez que o documento se manterá ligado à base de dados de acordo
com as opções seleccionadas, pelo que a circular poderá ser
facilmente reproduzida se necessário.
Será também importante distinguir os termos Campo e Registo
sendo que o Campo é o nome de uma característica tal como Nome,
e o Registo é cada uma das linhas de dados da minha tabela, tais
como o nome, morada e código postal de um determinado indivíduo.

Exercícios e Avaliação
Crie um conjunto de etiquetas para envio da edição mensal do seu
jornal.
Crie um conjunto de etiquetas para etiquetar o imobilizado da
empresa (mobiliário, computadores, etc.)
Crie uma Circular de lançamento de um novo Produto da sua
empresa, dirigida a todos os seus clientes, para envio por Fax.
Crie uma Carta tipo para envio de pedidos de pagamento de valores
em dívida, indicando o nº da factura em dívida a sua data de
vencimento e o seu valor. As Cartas deverão ser enviadas aos
Clientes por correio, uma vez por mês.

Soluções Informáticas para Profissionais 81


Próximos Passos
A combinação das capacidades de formatação de documentos com
as funcionalidades de fusão com dados proporcionam possibilidades
infindáveis. Sugira aos Formandos criar Convites de Casamento ou
Aniversário de Crianças, capas para Dossiers Individuais do
Trabalhador, Separadores Alfabéticos, com os 31 dias do mês ou as
52 semanas do ano ou ainda, no limite, Contratos (Comerciais ou
Laborais) com cláusulas variáveis e dependentes de determinados
critérios. Finalmente, e como complemento, poderá incluir a
utilização de Campos (Fields) adicionais para introduzir condições,
imagens, etc.

Soluções Informáticas para Profissionais 82


Impressão de Etiquetas
Resumo
As Etiquetas são geralmente usadas em sistemas de expedição
logística de bens materiais ou simplesmente correspondência entre
as empresas. As etiquetas aplicam-se a conteúdos de produção
contínua como por exemplo uma lista de clientes, todos os clientes
vão receber a mesma etiqueta, mas cada uma terá a informação
específica referente a um só cliente.
A Etiqueta é um tipo de documento disponível no Microsoft Word
que se enquadra no grupo de cartas (letters) e listas de correio
(mailings). Pretendemos com esta ficha facilitar a sua utilização por
qualquer utilizador.

Funcionalidades
Criação de etiquetas
Criação de circulares (Mail Merge)

Procedimento
Imaginemos que queremos enviar um folheto a todos os nossos
clientes a apresentar uma campanha promocional de um produto e
as condições comerciais. Este folheto vai ser enviado por correio
dentro de um envelope onde vamos colar uma etiqueta com o nome
do cliente, morada e código postal.
As etiquetas que vamos utilizar são facilmente encontradas no
mercado, folhas A4 com 16 etiquetas para utilização em impressoras
lazer.
Comecemos por criar a nossa base de dados de contactos.
Entenda-se aqui por base de dados um conjunto de informação
distribuída por colunas e linhas com o mesmo significado na forma
mais básica e por isso fora dos conceitos e modelos de base de
dados que outras aplicações já nos habituaram a lidar.
Vamos criar uma tabela com 3 colunas e 10 linhas não que seja uma
espécie de limite, mas apenas para facilitar o nosso trabalho.
Começamos então por seleccionar no menu principal a opção
Tabela (Table), de seguida a opção Inserir (Insert) e agora a opção
Tabela (Table).

Soluções Informáticas para Profissionais 83


Fácil não é? Agora é só inserir na primeira linha o nome dos campos
e nas restantes os dados propriamente ditos e gravar o ficheiro com
o nome que entender, porque vamos abandonar por momentos este
documento.

Para criar as nossas etiquetas tempos de produzir uma página em


que os dados são referenciados por campos em relação à base de
dados, com os mesmos nomes e para facilidade de manuseamento,
na mesma ordem. Para isso vamos usar algumas das facilidades
que o Word nos oferece para arrumarmos a informação de uma
forma ordenada e simples seguindo os passos do próprio Microsoft
Word.
Para isso vamos seleccionar no menu principal a opção
Ferramentas (Tools) de seguida Cartas e Mailings (Letter and
Mailings) e finalmente seleccionar Assistente de Impressão em
série (Mail Merge Wizard). No lado direito do seu ficheiro aparecerá
um separador Junção Correio (Mail Merge), facilmente perceberá
que para concluir esta tarefa executará 6 passos, mas não se
preocupe que existe ajuda:
• 1º passo, seleccione Etiquetas (Labels) e clique na
hiperligação Seguinte: Iniciar Documento (Next:
Starting Document)
• 2º passo, seleccione Mudar Visual do Documento
(Change Document Layout), clique em Opções de

Soluções Informáticas para Profissionais 84


Etiquetas (Label Options) e obterá a seguinte janela de
opções:

Seleccione o tipo de etiqueta que pretende usar, ou defina a sua


própria etiqueta dentro das opções aí disponíveis, mas tenha o
cuidado de definir dimensões de acordo com as etiquetas existente
no mercado.
Clique em OK e verá que o seu documento até agora em branco terá
um aspecto idêntico a este:

Soluções Informáticas para Profissionais 85


Clique na hiperligação Seguinte: Seleccionar o Destinatário (Next:
Select Recipient)
Antes de avançar para o próximo passo, e uma vez que o cursor
está no local certo e por isso mesmo a pedir, vamos inserir os
campos que correspondem ao que estão na base de dados. Para
isso seleccionamos no menu principal a opção Inserir (Insert) e de
seguida a opção Campo (Field).
Nessa altura vai obter uma janela idêntica à que temos aqui a seguir,
seleccionando na lista Nomes de Campos (Field Names) a opção
Merge Field (MergeField), então terá exactamente esta janela:

Soluções Informáticas para Profissionais 86


Esta janela pode ter mais ou menos opções dependendo da opção
seleccionada na lista Nomes de Campos (Field Names), no entanto
para o objectivo desta ficha, ficamos por aqui.
Continuando com a definição do campo, em Nome do Campo
(Field Name), indique o nome do campo tal e qual ele está na base
de dados e de seguida clique no botão OK. Nesta altura aparecerá o
campo que agora definimos, no fim do campo dê um enter para
mudar de linha e repita esta operação para os restantes campos da
nossa etiqueta, ou seja, morada e código postal do nosso cliente.
Quando terminar, o resultado será o seguinte.

Soluções Informáticas para Profissionais 87


Se lhe aparecer apenas «Cliente_Nome», significa que nas opções
do Word os campos não estão visíveis, para isso seleccione no
menu principal a opção Ferramentas (Tools) e de seguida Opções
(Options), seleccione a opção Código de Campos (Field Codes).
• 3º passo, seleccione Utilizar uma lista existente (Use
an existing list) e prima na hiperligação Procurar
(Browse). Seleccione o ficheiro que contém a sua base
de dados. Obterá uma janela com os dados que estão no
ficheiro seleccionado de forma idêntica a esta:

Clique em OK e estará de volta ao separador Impressão em Série


(Mail Merge), clique na hiperligação Seguinte: Preparar as
Etiquetas (Next: Arrange your labels).
• 4º passo, clique em Actualizar todas as Etiquetas
(Update your labels) e verá que serão preenchidas
automaticamente todas as etiquetas com os campos da
base de dados.

Soluções Informáticas para Profissionais 88


O seu documento deverá ter agora este aspecto.

Esta é a melhor altura para gravar o seu ficheiro de etiquetas. Clique


na hiperligação Seguinte: Pré-visualizar as Etiquetas (Next:
Preview your labels)
• 5º passo, seleccione no menu principal a opção
Ferramentas (Tools), de seguida Opções (Options) e
finalmente desseleccione a opção Código de Campos
(Field Codes).
Ups... aí está... fácil não?

Soluções Informáticas para Profissionais 89


Seleccione Seguinte: Concluir a Intercalação (Next: Complete the
merge).
• 6º passo, seleccione Imprimir (Print) se quer enviar as
suas etiquetas directamente para a impressora,
seleccione Editar Etiquetas Individuais (Edit individual
labels) e será criado automaticamente um novo ficheiro
com o número de etiquetas que pretende.

Outras Aplicações
Pode aplicar esta técnica a todo o tipo de listagens de endereços da
empresa. Estas listagens são um suporte importantíssimo na
publicação de notícias, promoções ou apresentação de um novo
produto da empresa aos seus clientes ou simplesmente a um grupo
de indivíduos ou empresas alvo.

Soluções Informáticas para Profissionais 90


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Cartões
Objectivo Específico
Este exercício deverá corresponder a um desafio proposto à
execução livre de cada um dos Formandos. Poderão ser várias as
formas de abordar o problema tendo em conta os conhecimentos
transmitidos até este momento. Aceite todas as soluções
apresentadas desde que cumpram com os objectivos propostos,
uma vez que é pretendido com este exercício exercitar cada
formando a descobrir soluções para problemas do dia a dia de uma
empresa com recurso a conhecimentos já adquiridos.

Pré-requisitos
Deverá garantir-se que todos os Formandos apresentem total
domínio sobre as funcionalidades já exploradas em exercícios
anteriores.

Plano de Sessão

Cartões de Visita

Sugestão de resolução
1. Criação e configuração de tabelas
2. Criação e configuração de etiquetas

A decisão é vossa!

Soluções Informáticas para Profissionais 91


A sugestão adoptada no manual de formando passa pela criação de
tabelas e respectiva configuração de dimensões por forma a ajustar
cada célula ao tamanho de um cartão de visita. Poderá, no entanto,
enveredar-se pela solução de utilização de etiquetas desde que se
encontre o código correspondente à nossa pretensão.
Deverá, para a resolução deste exercício, de disponibilizar uma folha
A4 de cartões destacáveis existentes à venda em qualquer
papelaria. No entanto, poderá também recorrer a uma folha A4 com
o destaque de cada cartão desenhado, sendo depois somente
necessário recortar com a ajuda de uma guilhotina ou tesoura.
Recomendamos que obrigue à utilização de uma folha de cartões
previamente definida, garantindo assim que não surjam tamanhos de
cartão estranhos que podem significar a falta de domínio do
formando sobre as técnicas.

Exercícios e Avaliação
Criar uma colecção de Cartões de Natal.
Criar um cartão de lapela para identificar indivíduos num congresso
(à falta de um invólucro com alfinete, utilize as dimensões 90 * 54
mm).
Criar cartões para numerar as mesas de um Restaurante (à falta de
um suporte transparente, utilize as dimensões 105 * 148.5 mm =
A6).

Próximos Passos
A utilização combinada de Tabelas e Circulares permitirá recriar
exactamente qualquer formato, pelo que estes exercícios se
encontram intimamente ligados. Poderão ser sugeridas vários
exercícios onde a escolha da técnica a utilizar seja uma das opções
a tomar.

Soluções Informáticas para Profissionais 92


Cartões
Resumo
Define-se por cartão, o conteúdo de texto resumido com um
determinado objectivo enquadrado fisicamente num espaço limitado.
O conteúdo é constituído por um conjunto de características
mínimas que referem ou descrevem o detentor desse cartão.
O tipo de cartão depende especificamente do conteúdo, do formato
e da utilidade que se querer atribuir, pelo que e apenas como
exemplo de trabalho vamos referir neste tema o Cartão de Visita.
O Cartão de Visita é uma ferramenta de trabalho entre os dois
intervenientes num processo de comunicação, o representante e o
portador. O representante é a pessoa referenciada no cartão, com a
Entidade (empresa) que representa, o Nome, a Função ou
Departamento e a forma e meios de contacto que ela disponibiliza. O
portador é a pessoa a quem o cartão foi dado e que pode e deve
utilizar em proveito próprio de forma responsável.

Funcionalidades
Criação de tabelas
Copiar e Colar (Copy / Paste)
Configurar Página (Page Setup)

Procedimento
Imaginemos que queremos criar um cartão de visita, com o seu
nome, departamento em que trabalha e o seu contacto,
eventualmente o número de telefone geral da empresa e o seu
número de telemóvel.
Actualmente já é fácil encontrar no mercado, folhas A4 em papel
próprio com 12 cartões para utilização em impressoras laser. O que
temos então que fazer é um documento com as dimensões idênticas
a esse papel onde vamos organizar essa informação de forma
ordenada.
Vamos começar por criar uma tabela com 2 colunas e 6 linhas que
corresponde precisamente à distribuição dos cartões no papel que
vamos usar. Começamos então por seleccionar no menu principal a

Soluções Informáticas para Profissionais 93


opção Tabela (Table), de seguida a opção Inserir (Insert) e agora a
opção Tabela (Table), pelo que obterá a seguinte janela:

Em Número de Colunas: (Number of columns) digite 2 e em


Número de Linhas: (Number of rows:) digite 6. Nesta janela
podemos também definir que tipo de ajuste a tabela pode assumir
automaticamente, podemos optar por Largura de Coluna fixa:
(Fixed column width:) para atribuir uma largura fixa a cada coluna;
Ajuste Automático ao Conteúdo: (AutoFit to contents) para que
a largura da coluna se ajuste automaticamente ao conteúdo que está
dentro dela; ou ainda e essa vai ser a nossa opção Ajuste
Automático à Janela (AutoFit to window) para que a largura das
colunas se ajustem automaticamente à largura útil do documento,
prima OK para avançar.
Nesta altura obterá a seguinte janela:

Soluções Informáticas para Profissionais 94


Como pode ver a dimensão das colunas estão exactamente de
acordo com o que pretendemos, mas a dimensão das linhas nem
por isso. Podíamos passar à tarefa seguinte e mais tarde
redimensionar a altura das linhas da nossa tabela, no entanto e
como estamos a trabalhar com um papel específico, vamos já
corrigir a altura das colunas para que o trabalho nos pareça o mais
próximo possível da realidade. Para isso seleccione no menu
principal a opção Tabela (Table), de seguida Seleccionar (Select) e
novamente Tabela (Table), nesta altura todas as células da sua
tabela ficaram escuras tal como nesta janela:

Soluções Informáticas para Profissionais 95


Agora seleccione no menu principal a opção Tabela (Table), de
seguida Propriedades da Tabela (Table Properties) e obterá a
seguinte janela:

Soluções Informáticas para Profissionais 96


Seleccione o separador Linha (Row), em Tamanho (Size)
seleccione Especificar Altura: (Specify height:) e indique uma
altura de 4 cm que corresponde à altura útil de um cartão no tipo de
papel que estamos a utilizar. Clique em OK e o aspecto da sua
tabela vai ser este:

Soluções Informáticas para Profissionais 97


Até agora temos apenas uma tabela vazia que se ficássemos por
aqui de nada nos serviria, por isso vamos preencher esse vazio com
aquilo que pretendemos. Coloque então o cursor na primeira coluna,
primeira linha e digite o seu nome e faça Enter, digite o
departamento em que trabalha e dê enter, digite o número do seu
número de telemóvel e faça dois Enter. Parece um trabalho de
repetição… e é, mas rapidamente vai perceber o efeito de todos
estes Enter na distribuição do texto que digitou dentro da célula da
sua tabela.
Nesta altura o texto que digitou na primeira célula está um pouco
apertado, mas isso acontece porque o documento ainda não está
nas dimensões correctas de acordo com o papel que vamos utilizar,
temos que corrigir as margens para as dimensões correctas. Para
isso seleccione no menu principal Ficheiro (File), de seguida
Configurar Página (Page Setup) e obterá esta janela:

Soluções Informáticas para Profissionais 98


No separador Margens (Margins), em Superior (Top) digite 1,5
cm; em Inferior (Bottom) digite 1 cm; em Esquerda (Left) digite 1
cm e em Direita (Right) digite 1,5 cm. Clique em OK e verá que o
seu cartão começa a tomar a forma que se pretende.
Nós optamos nesta ficha por incluir também o logotipo da empresa
no início da célula, a morada no fim do cartão com menor destaque
e o resultado final foi este:

Soluções Informáticas para Profissionais 99


Dê largas à sua imaginação, recorrendo a alguns truques referidos
em outras fichas deste manual, como formatação de fontes,
tamanhos e estilos, inserção de imagens e muitos outros mais vai
obter um trabalho de excelente qualidade.
Se está satisfeito com o resultado que já obteve está na altura de
replicar o conteúdo da primeira célula pelas restantes células da sua
tabela.
Para isso seleccione a primeira célula, seleccione no menu principal
a opção Editar (Edit) e Copiar (Copy). Posicione agora o cursor na
segunda célula, seleccione no menu principal a opção Editar (Edit)
e Colar (Past), repita para todas as células esta tarefa e terá 12
cartões de visita excepcionalmente bem feitos... parabéns.
Neste caso aconselhamos a retirar os bordos da tabela para que não
sejam impressos no papel, para isso seleccione no menu principal
Tabela (Table), de seguida a opção Seleccionar (Select) e Tabela
(Table) de novo. Todas as células da sua tabela ficarão escurecidas
e por isso seleccionadas.
Seleccione no menu principal Formatar (Format), de seguida
Limites e Sombreado (Borders and Shading), clique na caixa que
corresponde à opção Nenhuma (None) e OK. Verá que os riscos
que limitam as colunas da sua tabela ficaram agora cinzentos... ficou
melhor não ficou? Veja o nosso exemplo com o aspecto final:

Soluções Informáticas para Profissionais 100


Outras Aplicações
Utilize estas Funcionalidades para produzir cartões de apresentação,
para acompanharem uma encomenda, ou simplesmente um recibo
de liquidação de factura, agradecendo a preferência do cliente pelos
serviços da empresa. Pode ainda desenhar lombadas para capas de
arquivo, etiquetas para separadores, cartões com o menu do dia
para as mesas de um restaurante ou um sem número de ideias que
lhe ocorrerem.

Soluções Informáticas para Profissionais 101


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Guia de Transporte
Objectivo Específico
Este exercício aborda um tema tratado anteriormente mas de uma
forma superficial. Pretende-se assim com a sua execução o reforço
dos conhecimentos sobre o tratamento e formatação de imagens
num documento de texto.

Pré-requisitos
Este exercício tem uma dificuldade média sendo fundamental que
estejam bem presentes os conhecimentos sobre tratamento de
tabelas e criação de cabeçalhos e rodapés.

Plano de Sessão
Comece por relembrar os tópicos apresentados sobre a inserção e
formatação de imagens que abordou no exercício do formulário de
fax. Nesse exercício as propriedades de uma imagem foram
abordadas de uma forma muito superficial e não mais foram
necessárias. Ora, é extremamente importante recordar esses
conceitos e aplica-los num outro exercício.

Soluções Informáticas para Profissionais 102


Guia de Transporte

Formatação de Imagens pela definição das


suas propriedades
z Cores e Linhas (Colors and Lines)
z Tamanho (Size)
z Esquema (Layout)
z Imagem (Picture)

Porém, este exercício pode ser usado para apresentar em pormenor


uma barra de ferramentas que surge automaticamente sempre que
uma imagem está seleccionada – a barra de ferramentas Imagem
(Picture). Desta forma sugerimos que recorra a uma fotografia
previamente digitalizada, ou disponível na própria aplicação, e
explore uma a uma as opções oferecidas. Desta forma não só estará
a fornecer uma orientação para a resolução do exercício como
estará também a apresentar funcionalidade importantes sobre o
tratamento e configuração de imagens.

Soluções Informáticas para Profissionais 103


Guia de Transporte

Formatação de Imagens por recurso à barra


de ferramentas Imagem (Picture)
z Inserção de imagem
z Ajuste de cor
– Automática
– Escala de Cinzentos (Gray Scale)
– Preto e Branco (Black and White)
– Marca de àgua (Washout)

Guia de Transporte

Formatação de Imagens por recurso à barra


de ferramentas Imagem (Picture) (cont)
z Ajuste de contraste
z Ajuste de brilho
z Recorte (Crop)
z Rotação
z Definição de linha de contorno

Soluções Informáticas para Profissionais 104


Guia de Transporte

Formatação de Imagens por recurso à barra


de ferramentas Imagem (Picture) (cont)
z Ajuste de contraste
z Ajuste de brilho
z Recorte (Crop)
z Rotação
z Definição de linha de contorno

Exercícios e Avaliação
Crie um Folheto Publicitário, com uma foto miniatura no canto
superior direito (que não se desloque quando o texto é maior) e uma
foto maior após o primeiro parágrafo de texto (que se desloque se
esse parágrafo é maior ou menor).
Crie um Folha de Índice de um Catálogo de Produtos, onde os
Produtos são apresentados com uma Foto, Nome e Descrição, com
6 produtos por Página.

Próximos Passos
A combinação de Imagens, Caixas de Texto, Secções e as mais
diversas formatações disponíveis, fazem do Microsoft Word mais do
que um Processador de Texto e transformam-no numa ferramenta
de composição semi profissional. Podem ser criados os exercícios
mais variados, com a produção de praticamente qualquer suporte
(com dimensões até 55.87 * 55.87 cm, a dimensão máxima
suportada).

Soluções Informáticas para Profissionais 105


Guia de Transporte
Resumo
Se necessitar de criar uma Guia de Transporte para acompanhar o
transporte esporádico de equipamentos ou materiais de um local
para outro, ficará surpreendido com as capacidades gráficas e a
rapidez de execução que este exemplo lhe proporciona.
Nota: a criação de documentos oficiais obedece a legislação
específica. Tenha atenção à legislação aplicável aos diferentes tipos
de documentos. Esta ficha é apenas um exemplo.

Funcionalidades
Criação e Formatação de Cabeçalhos e Rodapés (Header and
Footer)
Inserção de Quebras de Secção (Section Break)
Inserção e Formatação de Imagens (Insert/Format Picture)

Procedimento
Uma das partes fundamentais do Documento assenta na utilização
do Cabeçalho e Rodapé como forma a imitar a utilização de Papel
Timbrado. Experimente aceder a Ver (View) Cabeçalho e Rodapé
(Header and Footer) e colocar o nome da sua empresa no
Cabeçalho.

Pode saltar instantaneamente do Cabeçalho para o Rodapé,


selecciona o botão apropriado na Barra de Ferramentas que surge
no écran ou deslocando o documento de forma a visualizar o topo ou
o fundo de uma página.

Num documento de muitas páginas, o cabeçalho e o rodapé


repetem-se em todas as páginas, de tal forma que seja qual for a
página alterada, a alteração reflecte-se em todas as páginas.

Soluções Informáticas para Profissionais 106


Pode alterar os cabeçalhos e rodapés ao longo de um Documento
inserindo Quebras de Secção. Se executar Inserir (Insert) Quebra
(Break) Tipos de Quebra de Secção (Section Break Types)
Página Seguinte (Next Page) verifica que a nova página pode ter
Cabeçalho e Rodapé diferentes das anteriores.

Analise a Barra de Estado do Microsoft Word, no fundo do écran. Lá


poderá encontrar informação útil como por exemplo (por esta ordem)
o número da página em que se encontra, o número da secção, a
página actual e o total de páginas do documento, secção, número de
páginas a posição instantânea do cursor a partir do topo da página,
o número da linha e coluna actuais, funcionalidades activas.

Agora coloque no cabeçalho o logotipo da sua empresa. Se o tem


armazenado em ficheiro, pode fazer Inserir (Insert) Imagem
(Picture) Do Ficheiro(From File) e seleccionar o Ficheiro. Se o tem
armazenado noutro documento, pode abrir esse documento e
simplesmente copiá-lo.

Soluções Informáticas para Profissionais 107


Atenção: a utilização de imagens pode aumentar consideravelmente
o tamanho do ficheiro quando gravado. Se não sabe qual o tamanho
do ficheiro de imagem, seleccione o ficheiro e veja as suas
propriedades antes de o inserir. Um tamanho aceitável para um
logotipo pode andar na ordem de 20Kbytes ou 20.000bytes. O
tamanho do ficheiro não depende somente da dimensão física da
imagem mas também do tipo de ficheiro utilizado: sempre que
possível utilize os ficheiros do ClipArt do Microsoft Office ou imagens
em formato JPEG (lê-se Jota Pegue), cuja extensão é .jpg ou .jpeg.
Se preferir que o logotipo surja em Marca de Água em todas as
páginas, um efeito habitual mas interessante, poderá seleccionar a
imagem e com um duplo clique abrir a janela Formatar Imagem
(Format Picture). Aqui deve escolher Esquema (Layout) e
seleccionar Atrás do Texto (Behind Text) para que a sua imagem
esteja sempre por trás do texto que escrever. De seguida,
seleccione Imagem (Picture) e seleccione Controlo de Imagem
(Image Control) Cor (Color) Marca de Água (Washout), obtendo o
desejado efeito quando seleccionar OK na janela Formatar Imagem.

Soluções Informáticas para Profissionais 108


Pode adicionar todos os elementos que pretenda que se repitam ao
longo de todas as páginas na área de Cabeçalho (Header) ou no
Rodapé (Footer).

Para finalizar, vamos colocar a paginação no Rodapé, seleccionando


o botão Inserir Número de Página (Insert Page Number),
adicionando uma barra (/) e seleccionando o botão Inserir Número
Total de Páginas (Insert Number of Pages). O resultado deverá
ser 1/1, que significa Página 1 de um Documento com 1 Página.

Soluções Informáticas para Profissionais 109


O Microsoft Word disponibiliza várias funções de texto automático,
como a numeração de páginas ou a data actual. Para conhecer as
diferentes funções, aceda a Inserir (Insert) Campo (Field) e leia as
explicações disponíveis para cada função.

Provavelmente, vai querer indicar quais os Artigos que são


transportados e em que Quantidade. Para isso, sugere-se que insira
uma Tabela com duas colunas, intituladas precisamente Quantidade
e Artigo. Formate a tabela utilizando um dos muitos estilos
disponíveis, seleccionando Tabela (Table) Formatação Automática
da Tabela (Table AutoFormat) e visualizando os efeitos
disponíveis. Poderá alterar posteriormente um destes efeitos
aplicando as opções de formatação manual que entender.

Soluções Informáticas para Profissionais 110


Sugerimos por agora que aplique o efeito Tabela Simples 3 (Table
Simple3).

Soluções Informáticas para Profissionais 111


Se a sua Guia de Transporte for preenchida com o próprio Microsoft
Word, poderá manter apenas uma linha em branco na tabela e
preenchê-la de acordo com as suas necessidades, bastando que
quando se coloque na última célula da tabela clique em TAB para
obter uma linha adicional. Pode adicionar as linhas que desejar e até
ultrapassar o espaço disponível na página. Nesse caso, o Word
adicionará automaticamente uma nova página, com a continuação
da tabela inserida.
Nota: para que nas páginas seguintes à primeira tabela inserida
repita a primeira linha (Quantidade, Artigo), deverá seleccionar
Tabela (Table), Propriedades da Tabela (Table Properties), Linha
(Row) Opções (Options) Repetir como Linha de Cabeçalho no
Início de cada Página (Repeat as Header Row at the Top of each
Page).

Soluções Informáticas para Profissionais 112


Se a sua Guia de Transporte for preenchida manualmente, adicione
o número de linhas necessárias até esgotar o espaço disponível na
primeira página, com o cuidado de não a ultrapassar. Neste caso,
deverá formatar a altura das linhas da tabela de forma a permitir que
tenham espaço suficiente para serem escritas manualmente.
Aconselhamos que utilize uma altura mínima de 10 mm.

Outras Aplicações
Para além da Guia de Transporte, todo o tipo de documentos podem
ser criados em Microsoft Word. Experimente desenhar as suas
próprias Facturas, Recibos, Papel de Carta, Formulário de Inscrição,
Lista de Compras, etc.
Note bem que a criação de documentos oficiais obedece a
legislação específica. Tenha atenção à legislação aplicável aos
diferentes tipos de documentos. Este artigo é apenas um exemplo.

Soluções Informáticas para Profissionais 113


O Meu Primeiro Livro
Objectivo Específico
Pretende-se com este exercício que sejam assimilados
conhecimentos seguros sobre a gestão de estilos e a sua utilização
para a criação automática de índices. Esta funcionalidade é de
extrema importância quer para o indivíduo quer para a empresa na
produção de relatórios, dossiers, manuais ou livros.

Pré-requisitos
O tratamento e a gestão correcta de estilos obriga a algum domínio
de conhecimentos pelo que este exercício é considerado um
exercício avançado. Assim, deverá ser assegurado que
funcionalidades classificadas neste manual como básicas ou de
dificuldade média estejam devidamente dominadas.

Plano de Sessão
Criação e aplicação de Estilos
Apesar de a criação de um novo estilo, ou a aplicação de um já
existente, ser na realidade a combinação de diferentes tipos de
formatação de texto e parágrafos, a sua utilização é potente. Esta é
a mensagem inicial que deve transmitir à turma. Depois só tem de os
ensinar a usar.
A partir do menu Formatação (Format) e da opção Estilos e
Formatações (Styles and Formatting) explore os vários estilos
disponíveis na aplicação, e crie um estilo novo (de preferência bem
diferente de todos os outros) aplicando-os a um texto. Esta é a
garantia que o seu texto apresenta uma formatação uniforme não
ocorrendo pequenas discrepâncias da formatação de um título para
o outro, mas que um dia alguém repara.

Soluções Informáticas para Profissionais 114


O Meu Primeiro Livro

Criação e aplicação de estilos


1. Formatação (Format)
2. Estilos e Formatação (Styles and Formatting)

Índices Automáticos
A utilização de estilos permite a criação automática de índices e
respectiva actualização, isto é, se o documento que estivermos a
trabalhar estiver a ser revisto e o início de um tema passe de uma
página para outra a actualização do número de página associado a
esse tema será efectuada pela simples selecção da tecla F9.
Para tal, basta aplicar estilos iguais a títulos com o mesmo nível de
importância. Desta forma, ao acedermos à opção Referência
(Reference) Índices (Index and Tables) do menu Inserir (Insert) só
teremos de definir o formato do índice pretendido e, a partir do botão
Opções (Options), garantir que a hierarquia dos estilos está
assegurada. O índice pretendido surge-nos no nosso documento
sem qualquer esforço.

Soluções Informáticas para Profissionais 115


O Meu Primeiro Livro

Indíces Automáticos
z Associação de estilos a níveis de importância
de títulos num documento
z Inserção de índices num documento
z A actualização de um índice num documento

Não deverá, no entanto, deixar de referir outros tipos de índices


disponíveis automaticamente na aplicação.

O Meu Primeiro Livro

Outros Indíces Automáticos


z Índice Remissivo
z Índice de Ilustrações
z Índice de Autoridades

Soluções Informáticas para Profissionais 116


Exercícios e Avaliação
Crie um Relatório com os seus formatos preferidos, específicos para
indexação dos capítulos até três níveis de profundidade (ex: 3.4.1.).
Utilizando um documento de Word previamente fornecido, crie um
Índice automático.
Utilizando um documento de Word previamente fornecido, formate-o
na totalidade com o estilo Normal e aplique um conjunto de 3 estilos
á sua escolha, privilegiando a estética do documento e a facilidade
de leitura.

Se não tiver tempo de preparar ou encontrar um documento extenso


com antecedência, utilize a seguinte sequência de comandos para
criar um documento com 10 páginas, pronto a ser usado como
"cobaia".

=rand(1,1)

ALT + I, ALT + B, ENTER

=rand(1,1)

=rand(5,10)

ALT + I, ALT + B, ENTER

=rand(1,1)

=rand(15,12)

ALT + I, ALT + B, ENTER

=rand(1,1)

=rand(15,12)

ALT + I, ALT + B, ENTER

=rand(1,1)

=rand(10,12)

Soluções Informáticas para Profissionais 117


Próximos Passos
A combinação de Estilos em Documentos de extensão elevada
(Teses, Manuais, ou mesmo Livros) e com conteúdos diversificados
(imagens, tabelas ou conteúdos embebidos como Tabelas de Excel,
ou Slides de PowerPoint) ou especiais (equações, organigramas,
páginas com orientação rodada, omissão temporária de formatos,
etc.), torna qualquer exercício mais complexo e permite ao
Formando explorar as suas capacidades. Se tiver acesso a um
documento com estas características, poderá utilizá-lo como
exercício de forma quase infinita, praticando a aplicação consistente
de diversos formatos.

Soluções Informáticas para Profissionais 118


O Meu Primeiro Livro
Resumo
Criar um Livro pode ser uma tarefa fastidiosa. Os Processadores de
Texto, como o Microsoft Word, vieram assistir os autores, separando
o trabalho de criação e formatação em duas fases distintas e
complementares. Experimente você também.

Funcionalidades
Criação de estilos
Inserção de tabelas de índice

Procedimento
Para efeitos práticos, imaginemos que o seu texto já está pronto e
totaliza algumas dezenas ou centenas de páginas. Se não é esse o
caso, sugerimos que procure simular um texto longo digitando =rand
(200,10) no início de uma linha: o resultado deverá ser suficiente
para a nossa simulação.
Para começar seleccionamos todo o texto em Editar (Edit)
Seccionar Tudo (Select All). De seguida aplicamos o formato
Normal a todo o texto, seleccionando o Estilo na Barra de
Ferramentas Formatação (Formatting), uma das que está
normalmente visível, ou fazendo Formatar (Format) Estilos e
Formatação (Styles and Formatting) Normal (Normal) e o
computador aplica automaticamente, apenas tem de fechar a janela
de estilos.
Nota: o Microsoft Word XP abre automaticamente a Lista de Estilos
de forma a aplicá-los mais facilmente ao longo do documento.

Soluções Informáticas para Profissionais 119


Resultado, todo o texto formatado da mesma forma. Por enquanto,
não se preocupe se essa forma é ou não agradável para si.

Para alterar quais Barras de Ferramentas que estão visíveis, clique


com o botão direito do rato numa das Barras de Ferramentas visíveis
ou na Barra de Menus (no topo da janela do Microsoft Word).

De seguida, vamos formatar títulos no Documento, como no caso de


Capítulos, Secções ou Módulos. Para isso, escolhemos um dos
formatos Título1 (Heading1), Título2 (Heading2) ou sucessivos e
aplicamo-lo a cada título presente no documento.
Nota: tenha em atenção que os títulos são hierárquicos, isto é, um
Estilo Título1 aplica-se a uma secção de nível superior, que pode
estar dividida em sub secções às quais se deve aplicar o Estilo
Título2 e assim sucessivamente.
E agora, um extra. Crie automaticamente uma Tabela de Índice no
início do seu documento, seleccionando a opção Inserir (Insert)
Referência (Reference) Índices.. (Index and Tables) Índices
(Table of Contents). Escolha um dos formatos disponíveis e
obtenha automaticamente um Índice do seu documento, com
indicação automática e actualizável do número das páginas.

Soluções Informáticas para Profissionais 120


Nota: a aplicação dos Estilos Título1 (Heading1), Título2
(Heading2) e sucessivos determina a forma como a Tabela de
Índice é criada e mantida, por isso deverá ser cuidadoso na sua
aplicação.

Depois desta preparação, pode alterar tudo o que lhe apetecer,


rápida e consistentemente. Experimente alterar o Estilo Normal,
aquele que serve de base a todo o documento. Seleccione Formatar
(Format) Estilos e Formatação (Styles and Formatting), escolha o

Soluções Informáticas para Profissionais 121


Estilo Normal e altere as suas formatações específicas de Fonte,
incluindo Tipo e Tamanho de Letra, ou Parágrafo, incluindo Espaço
entre Linhas e Alinhamento. Ao aplicar esta alteração esta terá
reflexo em todo o Documento. Aplique outras alterações aos
diferentes Estilos usados no Documento.

Outras Aplicações
Em todas as situações onde existem documentos pré formatados
que pretende alterar ou quando a dimensão dos documentos seja
grande, poderá alterar rapidamente a sua formatação recorrendo às
técnicas descritas. É o caso de livros, manuais, relatórios ou
semelhantes. De uma forma geral, a utilização de Estilos é
aconselhada como alternativa mais eficaz à utilização de formatos
diversos.

Soluções Informáticas para Profissionais 122


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Enumeração de Tarefas
Objectivo Específico
No final deste exercício não deverão existir dúvidas quanto á criação
de listas e ás várias opções de formatação disponíveis.

Pré-requisitos
Embora a dificuldade do exercício não seja elevada, é necessário
garantir que existe um total domínio sobre as funcionalidades
básicas e médias. Só desta forma se poderão garantir os resultados
alcançados e a inexistência de surpresas.

Plano de Sessão
Criação e configuração de listas
Deverão ser apresentadas e explicadas as quatro opções de listas
disponíveis no Word

Enumeração de Tarefas

Criação e Configuração de Listas


z Marcas
– Formatação de símbolo
z Números
– Formatação de estilos
z Numeração destacada
– Formatação de níveis
z Estilos de Lista
– Formatação de estilos

Soluções Informáticas para Profissionais 123


Com Marcas (Bulleted), permite usar símbolos tais como as setas ou
as caixas de check-list, para graficamente salientar as várias opções
Numerada (Numbered), permite enumerar os vários pontos a um
único nível recorrendo a números (1, 2, 3,...) ou letras (a, b, c,...)
Numeração Destacada (Outline Numbered), permite a criação de
vários níveis de informação
Estilos de Lista (List Styles), permite recorrer à associação de pontos
e estilos.
Apresente as várias opções aplicadas a diferentes listas e realce em
particular todas as opções de configuração pela alteração de valores
e verificação de resultados nos exemplos apresentados nas caixas
de diálogo.

Exercícios e Avaliação
Crie uma lista de Capítulos de um Relatório, com três níveis (ex.:
1.2.3.)
Crie uma lista de tópicos formatada com um sinal > e distante 20 mm
da margem esquerda.
Crie um documento de texto com vários Capítulos e formate um
Estilo para ser numerado automaticamente em todo o texto. Sempre
que aplicar o estilo a uma linha de texto, este será formatado e
transformado em mais um capítulo do documento, com a numeração
correcta. Ao inserir um novo Capítulo no meio do texto, a numeração
desse Capítulo é introduzida e corrigida a numeração de todos os
Capítulos no documento.

Próximos Passos
As listas, mais ou menos automáticas, podem facilitar o trabalho,
mas por vezes dificultá-lo por interferirem com formatações
imprevisíveis, derivadas, por exemplo, do perfil do utilizador no
computador. O domínio da formatação é essencialmente um
exercício de prática e perseverança, pelo que o Formando deve
progredir com exercícios que combinem a utilização de listas, estilos
e restantes formatações em conjunto.

Soluções Informáticas para Profissionais 124


Enumeração de Tarefas
Resumo
São vários os documentos que nos exigem a listagem de vários
parâmetros, devendo esses parâmetros apresentar uma ordem
gráfica que facilite a sua consulta. Se enumerarmos uma lista de
compras podemos recorrer a pequenos símbolos no início de cada
artigo como por exemplo um traço. No entanto, se pretendermos
enumerar vários aspectos recorrendo até a vários níveis de
organização da informação recorremos às listas numeradas. Vamos
considerar que temos um seminário para organizar e queremos fazer
uma lista de tarefas.

Funcionalidades
Criação e Formatação de listas

Procedimento
Para inserir uma lista numerada num texto podemos seleccionar a
respectiva ferramenta ou recorrer à opção Marcas e numerações
(Bullets and Numbering) do menu Formatar (Format). Existem
quatro grupos de opções: Com Marcas (Bulleted), Numerada
(Numbered), Numeração Destacada (Outline Numbered), Estilos
de Lista (List Styles). O primeiro permite usar símbolos tais como
as setas ou as caixas de check-list, para graficamente salientar as
várias opções. O segundo permite enumerar os vários pontos a um
único nível recorrendo a números (1, 2, 3,...) ou letras (a, b, c,...). O
terceiro grupo permite a criação de vários níveis de informação. Por
fim, a última opção permite recorrer à associação de pontos e
estilos.

Soluções Informáticas para Profissionais 125


Todos os grupos podem ser devidamente configurados de forma a
utilizarmos símbolos e opções diferentes das que são sugeridas,
através da opção Personalizar (Customize). O grupo Com Marcas
(Bullets) permite não só definir o símbolo como o tipo de letra
considerado, ou o espaçamento do texto ao símbolo. O grupo
Numerada (Numbered) permite igualmente definir o tipo de letra,
estilo de lista e posição de cada indicador. Porém, o grupo
Numeração Destacada (Outline Numbered) tem uma configuração
ligeiramente mais complexa uma vez que estamos a considerar
vários níveis.

Soluções Informáticas para Profissionais 126


Neste caso, e seleccionando cada nível, as opções de formatação
passam pelo formato, posição e até número a considerar para a
primeira referência de cada nível. Se associarmos um estilo a um
nível podemos muito facilmente inserir um índice da lista criada no
documento o que sem dúvida facilita bastante quanto pretendemos
escrever um livro com diferentes capítulos e parágrafos.

Para não perder a sequência da numeração de uma lista, a abertura


de novos parágrafos deverá ser sequencial. Caso necessite abrir um
parágrafo não numerado desseleccione a ferramenta de listas
numeradas e retome-a no parágrafo seguinte configurando uma
continuação da lista anterior. Em alternativa abra um novo parágrafo
numerado e recue uma linha criando um novo parágrafo que formata
como não numerado.

Sempre que abrir um novo parágrafo a lista manterá a sequência da


numeração anterior. Se pretender criar uma numeração de sub nível
deverá recorrer à tecla TAB, mas se pretender subir de nível terá de
recorrer à combinação de teclas SHIFT+TAB.
Agora é só definir a lista pretendida e, recorrendo à lista numerada
por níveis, criar a seguinte situação:
1) Enviar convites
a) Definir base de dados de convidados
b) Preparar e enviar cartas
c) Telefonar para verificar presença (follow-up)
2) Auditório

Soluções Informáticas para Profissionais 127


a) Reservar auditório
b) Verificar equipamento sonoro
c) Montar equipamento informático de Suporte
3) Dia do Seminário
a) Check-In
i) Preparar lista de presenças
ii) Montar posto de recepção de convidados
iii) Disponibilizar documentação
b) Contratar serviços de Catering
c) Distribuir e recolher Inquérito de satisfação

Outras Aplicações
Para além das criações óbvias, como Cartas ou Envelopes, pode
utilizar as aplicações do Microsoft Office para criar as mais diversas
ferramentas aplicadas a profissões ou tarefas específicas. Como são
o exemplo as Fichas de Diagnóstico Médico numa Clínica, os Autos
de Obra numa Construtora, as Listas de Verificação de Manutenção
numa Fábrica ou os Procedimentos da Qualidade em qualquer
empresa.

Soluções Informáticas para Profissionais 128


Controlo de Tesouraria
Objectivo Específico
Com este exercício pretende-se dotar o formando de conhecimentos
suficientes que permitam garantir o total domínio dos principais
conceitos de utilização da folha de cálculo desde a apresentação
estruturada, e devidamente formatada, de dados; á aplicação das
operações básicas da matemática (soma, subtracção, multiplicação
e divisão).

Pré-requisitos
Este exercício poderá ser usado numa sessão de introdução á
utilização da folha de cálculo, Microsoft Excel, sendo no entanto
importante que se faça uma pequena introdução sobre algumas
noções básicas tais como: célula, linha, coluna, folha de cálculo,
ficheiro (conjunto de folhas de cálculo), e navegação na folha.

Plano de Sessão
Inserção de dados
Explique a definição de célula (ponto de intersecção de uma linha
com uma coluna) e como se representa a célula e um conjunto de
células. Depois apresente, com alguns exemplos, os vários tipos de
dados que podem ser inseridos numa célula.

Soluções Informáticas para Profissionais 129


Controlo de Tesouraria

Inserção de dados
z Texto
z Números (inteiros e décimais)
z Percentagens
z Datas e horas
z Fórmulas
z Funções

Operações matemáticas básicas


Podendo parecer um preciosismo, apresente os 4 símbolos que
representam as 4 operações básicas da matemática e as
respectivas prioridades. Não custa relembrar, e quem sabe se não
terá uma surpresa durante a breve explicação. Durante a sua
exposição recorra primeiro a exemplos de operações com números
e aos poucos introduza a noção de referência a uma célula, fazendo
notar que o facto de se alterar o conteúdo de uma célula actualiza de
imediato todos os cálculos que façam referência a essa célula.

Soluções Informáticas para Profissionais 130


Controlo de Tesouraria

Operações matemáticas básicas


z Soma (+)
z Subtração (-)
z Divisão (/)
z Multiplicação (*)
– A2+B3
– C4*2-5

Cortar, Copiar e Colar informação


Estas operações apesar de extremamente básicas, têm um
comportamento especial no Excel, em particular na cópia ou
movimentação de fórmulas com referências relativas a células. È
necessário transmitir a noção que a referência relativa a uma célula
analisa a distância que uma célula tem de outra em número de
colunas e linhas. Assim, ao copiarmos uma fórmula com uma
referência relativa a uma célula é essa distância que vai ser copiada,
não o nome da célula referida na fórmula.

Soluções Informáticas para Profissionais 131


Controlo de Tesouraria

Cortar, copiar e colar


z A movimentação e cópia de células
– Menu Editar (Edit)
– Menu associado ao botão do lado direito do rato
– Com o rato
z A cópia de fórmulas com referências relativas
z A criação de séries por arrastamento

Formatação básica
Apresente as principais opções oferecidas pela barra de ferramentas
de formatação

Controlo de Tesouraria

Formatação
z Tipo e tamanho de letra
z Negrito; Itálico e Sublinhado
z Alinhamento na célula
z Moeda; Percentagem; Milhares;
Arredondamento décimal
z Limites (ou bordas)
z Sombreados (ou padrões)
z Cor de letra

Soluções Informáticas para Profissionais 132


E complete a sua exposição, apresentando as mesmas opções a
partir do menu Formatar (Format), aproveitando para salientar o
maior potencial deste meio, recorrendo aos quadros Alinhamento
(Alignment), Limites (Borders), e Padrões (Patterns) da Formatação
de Células.

Exercícios e Avaliação
Crie uma tabela simples, com totais para todas as linhas e colunas e
um controlo que verifica se a soma das linhas é igual á soma das
colunas.
Crie uma tabela de cálculo das médias das notas das várias
disciplinas de uma turma.
Crie uma Folha de Cálculo que dada uma série de valores mensais
de vendas num ano, calcule as vendas anuais, a média de vendas
mensal, o pior mês de vendas e o melhor mês de vendas com
recurso ás fórmulas do Excel.

Próximos Passos
A criação de vários cálculos padrão recorrendo a simples fórmulas
aritméticas é de extrema importância, pois constitui 80% das
soluções criadas com o Excel. O Formando deve praticar as
possibilidades das Folhas de Cálculo criando diversas ferramentas
simples, sempre na perspectiva de facilitar tarefas do dia a dia.

Soluções Informáticas para Profissionais 133


Controlo de Tesouraria
Resumo
Em todas as empresas existe necessidade de se controlar o
respectivo saldo bancário. Todos sabemos que esta análise se
baseia essencialmente no lançamento a débito e a crédito dos
valores que, respectivamente, saem e que entram nessa conta, mas
como podemos fazer o controlo de saldo a partir de uma folha de
Excel?

Funcionalidades
Operações matemáticas básicas
Referencias relativas de células
Formatação de uma folha de cálculo.

Procedimento
A inserção de dados numa folha de cálculo passa sempre pela
identificação de todos os dados e fórmulas introduzidos. Assim
sendo, deveremos introduzir na célula A1 uma descrição que nos
permita identificar o objectivo desta folha: Fluxo de tesouraria.
Para calcularmos o saldo de uma conta bancária deveremos
apresentar uma coluna para Débitos, Créditos e Saldo. No entanto, a
inclusão das colunas de Data e Descrição serão também de grande
utilidade.
Quando abrimos uma conta bancária (ou quando começamos a
controlar amiudadamente o seu saldo) temos de considerar o
respectivo saldo inicial. Desta forma o primeiro lançamento a
efectuar (ou a primeira linha a preencher) só terá como Descrição:
Saldo Inicial e o respectivo valor em Saldo.
Resta-nos criar a formula que calcule os saldos para cada
lançamento. Ora, o saldo de uma conta bancária é calculado da
seguinte forma:
• No caso de depósito de valores: Saldo Final = Saldo +
Valor a Crédito
• No caso de levantamento de valores: Saldo Final =
Saldo – Valor a Débito

Soluções Informáticas para Profissionais 134


Mas se por cada linha só lançarmos um movimento de débito ou de
crédito (ficando o outro valor a zero) então podemos aplicar a
seguinte formula:
• Saldo Final = Saldo – Valor a Débito + Valor a Crédito
Desta forma e substituindo os parâmetros acima referidos pela
referência relativa das células, obteremos a seguinte fórmula:

Agora só temos de aplicar esta fórmula a todos os lançamentos


através de um processo de cópia. Esta cópia analisa a posição
relativa das células e neste caso funcionará sempre como:
• A célula imediatamente acima
• Subtraída pela célula duas casas à esquerda
• Somada com a célula imediatamente à esquerda

Soluções Informáticas para Profissionais 135


Em vez de recorrer ao processo tradicional de Copiar (Copy)
seguido da opção Colar (Paste) para propagar o cálculo da soma
pelas diversas linha com lançamentos deverá recorrer ao processo
de cópia por arrastamento:

- Introduza a data, descrição e valor a débito ou a crédito do


lançamento pretendido

- Seleccione a célula que calcula o último saldo

- Posicione o rato sobre um pequeno quadrado preto desenhado no


canto inferior direito da célula

- Pressione o botão do seu rato e arraste para a célula onde


pretende calcular um novo saldo

- Quando largar o botão do rato poderá verificar que a cópia da


fórmula foi efectuada.

Por fim terá de formatar a sua folha de cálculo recorrendo à


formatação de texto, bordas e padrões a seu gosto. Não podemos
deixar de salientar que numa folha de cálculo são essenciais os
títulos que identificam dados e formulas, e a formatação adequada
que nos permite ler a informação de uma forma correcta e simples.

Soluções Informáticas para Profissionais 136


Aqui seguem ainda algumas sugestões de formatação.
Alinhamento do título Fluxo de Tesouraria ao centro das várias
colunas que constituem a nossa tabela através da opção Unir
Células (Merge Cells) que poderá encontrar no menu de Formatar
Células (Format Cells), opção Alinhamento (Alignment).

Realçar os títulos das várias colunas com recurso a uma cor de


fundo.

Soluções Informáticas para Profissionais 137


Seleccionar a opção de Limite (Border) para todas as células que
apresentam lançamentos. Desta forma será mais simples a consulta
de dados.

Soluções Informáticas para Profissionais 138


Outras aplicações práticas
As funcionalidades aqui exploradas constituem a base de uma folha
de cálculo pelo que a sua reaplicação é constante.
Considere que o conceito de conta corrente pode ser aplicado a
qualquer registo de valores numéricos, como no caso da Gestão de
Inventários e Consumos ou do Controlo de Faltas.

Soluções Informáticas para Profissionais 139


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Nota de Despesas
Objectivo Específico
Pretende-se no final deste exercício que sejam ultrapassadas as
dificuldades eventuais, mas básicas, que não terão sido
apresentadas com o exercício anterior. No final, deverá ser possível
simular em Excel qualquer exercício de raciocínio simples uma vez
que embora se apresentem e reforcem algumas funcionalidades
básicas desta aplicação, se tenta em simultâneo desenvolver a
noção de necessidade de análise prévia da disposição de dados
para facilitar o uso futuro, uma das grandes dificuldades sentidas na
utilização do Excel.

Pré-requisitos
Ainda que considerado um exercício básico, este desafio obriga a
uma análise prévia do que é pretendido, por forma a evitar o
desenvolvimento de uma solução que se venha a revelar ineficaz.
Deve por isso, e antes de avançar para o Excel, de induzir a turma a
desenhar a solução pretendida numa folha de papel e dessa forma
educar o pensamento.

Plano de Sessão
Alteração do espaço de uma folha de cálculo
Apresente, recorrendo quer aos menus quer ao rato ou barra de
ferramentas as seguintes opções de formatação de uma folha de
cálculo

Soluções Informáticas para Profissionais 140


Nota de Despesas

Alteração do espaço de uma folha de cálculo


z A alteração da largura de uma coluna ou da
altura de uma linha
z A inserção de linhas e colunas
z A união de células

Configuração de Página
A partir do menu Formatar (Format) aborde algumas das opções de
impressão da folha de cálculo. Dê particular atenção ao
funcionamento da ampliação/redução da escala de uma folha por
forma a ajustar a impressão dos dados a um número fixo de folhas à
largura e à altura.

Soluções Informáticas para Profissionais 141


Nota de Despesas

Configuração de Página
z Definição de Margens
z Orientação da folha
z Ampliação/Redução da folha
– Ajustamento a um número determinado de páginas
à altura e à largura na impressão

Formatação Numérica
Propositadamente no exercício anterior, não foi referida a
formatação numérica uma vez que é efectivamente mais complexa
que todas as outras pela própria necessidade de não limitar os
formatos aos existentes. Como tal, deverá não só explorar as várias
categorias disponíveis, como, em particular, deverá explorar a
formatação personalizada criando formatos novos a usar tais como
Kgs ou ¼K([SORUHRSDSHOGHVHPSHQKDGRSHORVtPERORHSHOR
dígito 0.

Soluções Informáticas para Profissionais 142


Nota de Despesas

Formatação Númérica
z Número
z Moeda
z Data
z Hora
z Percentagem
z Formatação personalizada

Referências Absolutas
Crie uma situação que obrigue à necessidade da criação de
referências absolutas pela cópia de uma fórmula. Escreva, por
exemplo, numa célula a taxa de IVA e para uma lista de produtos
com respectivo valor sem IVA faça o cálculo do respectivo valor IVA
incluído. Obviamente, para se poder fazer a cópia da fórmula para
os vários produtos, vai ser necessário fixar a célula que apresenta a
taxa de IVA.

Soluções Informáticas para Profissionais 143


Nota de Despesas

Referências absolutas
z A fixação de uma célula pela fixação da linha
e/ou da coluna
z A movimentação e cópia de fórmulas com
referências absolutas

Introdução ás funções
Apresente a função soma por recurso à barra de ferramentas, mas
aproveite para explicar a noção de parâmetros.

Nota de Despesas

Introdução ás funções
z A função SOMA recorrendo à barra de
ferramentas

Soluções Informáticas para Profissionais 144


Exercícios e Avaliação
Crie uma Listagem de Preços de um Hotel, com os diferentes preços
unitários, com IVA e sem IVA.

Crie uma Tabela de Escalões de Desconto, indicando o Valor


Mínimo e Máximo de cada Escalão de Quantidades encomendadas,
qual o Desconto percentual para cada Escalão e qual o valor
absoluto Mínimo e Máximo de desconto em cada escalão.

Crie uma Lista de Preços de diversos produtos comuns do dia a dia


e respectiva Taxa de IVA. De seguida, calcule o valor do Produto
sem IVA e os diferentes Preços que o produto teria se sobre ele
incidissem as diferentes Taxas (considere as Taxas de 0, 5, 12 e
19%).

Próximos Passos
A introdução de uma qualquer fórmula nova em qualquer exercício
(experimente e verá com que facilidade os exemplos surgem)
aumenta a sua dificuldade e obriga o Formando a praticar os
conceitos mais básicos. Parece evidente que um utilizador que não
domine completamente as operações mais básicas dificilmente terá
capacidade para desenvolver ferramentas eficazes recorrendo a
fórmulas mais complexas.

Soluções Informáticas para Profissionais 145


Nota de Despesas
Resumo
Todas as empresas necessitam de criar um formulário de utilização
interna para o registo das despesas assumidas pelos seus
colaboradores durante as suas deslocações ao serviço da empresa.
Estas notas de despesa devem ser de preenchimento bastante
simples e em particular com o cálculo automático de todos os itens
apresentados. Depois de devidamente autorizada, a nota de
despesa deve ser encaminhada para os serviços de tesouraria para
ser efectuado o respectivo pagamento. Esta ficha pretender orientar
a criação desse formulário.

Funcionalidades
Operações matemáticas básicas
Função SOMA (SUM)
Referências absolutas e relativas
Formatação da folha de cálculo
Formatação numérica personalizada
Configuração de Página

Procedimento
Imaginemos que o nosso formulário para apresentação de despesas
mensal irá contemplar uma classificação de cada valor de despesa
em:
• Viagens (ex: avião, comboio, transportes urbanos)
• Estadias (ex: hotéis)
• Refeições
• Deslocações em viatura própria sendo o valor calculado
pelo número total de quilómetros e o valor que a empresa
paga por cada quilómetro.
• Outros (despesas que não podem ser classificadas nos
grupos anteriores).

Soluções Informáticas para Profissionais 146


Para cada despesa teremos ainda de indicar sempre a data e uma
descrição genérica. Para cada nota de despesa terá sempre de
haver a autorização de um superior via assinatura. Mãos à obra!
Comecemos por escrever nas células da primeira linha da nossa
folha de cálculo os títulos atrás assumidos: Data, Descrição,
Viagens, Estadias, Refeições, Deslocações, Outros
De forma a determinarmos correctamente a largura das várias
colunas comecemos por escrever uma data na segunda célula da
coluna A que de imediato se ajusta à largura necessária.
Para a coluna B teremos mais dificuldades pois é difícil prever as
várias descrições possíveis. No entanto, sabemos que caso uma
célula contenha mais texto que aquele que é passível de ser
apresentado na dimensão de uma célula simplesmente ele é trocado
não havendo mais nenhum problema. Apostemos por isso em
alargar a coluna B até uma largura de 30, podendo faze-lo a partir da
opção Coluna (Column) Largura (Width) do menu Formatar
(Format) com a coluna previamente seleccionada.

Podemos também recorrer ao rato que toma uma forma diferente da


normal quando é colocado sobre a linha separadora de duas
colunas. Nessa altura só teremos de alargar ou encolher a coluna
em causa até à dimensão desejada.

Soluções Informáticas para Profissionais 147


Para as colunas seguintes é importante definir uma dimensão
adaptada às nossas necessidades uma vez que ao contrário do
texto, os números numa célula que não tenha dimensão suficiente
não são apresentados, aparecendo em sua substituição vários
símbolos de cardinal (###). Optemos por uma largura 14 para as
colunas C a G.

Para seleccionar uma linha ou uma coluna basta seleccionar com o


rato a respectiva cabeça (header) da coluna (indicação de uma
letra) ou da linha (indicação de um número)

Temos no entanto que considerar uma última coluna cujo título é


TOTAL e vai calcular a soma das várias parcelas de uma despesa.
De forma a tornarmos o nosso formulário mais bonito, considere
uma coluna de largura reduzida entre as várias despesas e esta
coluna, que apresentará o total e que terá uma largura equivalente
às anteriores (14).
Recorrendo às opções do menu Formatar (Format) Células (Cells):
Alinhamento (Alignment), Tipo de Letra (Font), Limite (Borders)
e Padrões (Patterns), podemos por fim salientar todas as áreas de
título, preparar a área destinada à inserção de dados e ainda criar no
fim da nossa tabela uma linha para o cálculo dos totais parciais de
cada tipo de despesa, uma área de Observações, Assinatura do
colaborador e Autorização (várias células à largura e altura que são
delimitadas por limites).
Para terminar o aspecto final do nosso formulário vamos ainda
inserir algumas linhas antes da nossa tabela através da opção
Inserir (Insert) Linhas (Rows) para introduzirmos o título do
formulário (Nota de Despesas) e uma área para indicação do mês. O
Título do formulário deve ser inserido na coluna A e depois
devidamente centrado ao longo células que atravessam as colunas
de A a I, recorrendo à opção Unir Células (Merge Cells) do menu
Formatar (Format) Células (Cells) Alinhamento (Alignment).

Soluções Informáticas para Profissionais 148


Ainda em fase de configuração de formatos não podemos esquecer
de formatar a folha A4 na orientação Horizontal (Landscape) e para
que todo o conteúdo apresente uma única folha à altura e largura na
impressão ao partir das opções que se encontram no menu Ficheiro
(File) Configurar Página (Page Setup).
Sabendo quais as células que vão apresentar valores monetários
(Viagens, Estadias, Refeições, Outros, Totais) recorra às opções de
Formatar (Format) Células (Cells) Numero (Number) Moeda
(Currency) ou á opção de formatação de moeda da barra de
ferramentas, para assegurar que os formatos são assumidos.

Soluções Informáticas para Profissionais 149


Porém existe o caso particular do registo de quilómetros. Ora, não
podemos recorrer à escrita de KM para identificar o tipo de valor,
senão deixamos de poder fazer contas com esses números e por
outro lado, não encontramos colocar opção de formatação deste
tipo. Como fazer? É simples. A partir da opção atrás referida
Formatar (Format) Células (Cells), temos na área de Número
(Number) a possibilidade de configurar um formato Personalizado
(Custom). Para tal só temos de entender o papel dos zeros e dos
símbolos de cardinal, optar pela opção pretendida e acrescentar
ladeado de aspas a expressão “Kms”. Assim, a figuração de um zero
num formato numérico obriga a que essa posição seja preenchida,
com um dígito do número a formatar, ou caso não haja nenhum
dígito nessa posição, com o próprio zero. No caso dos cardinais se
existirem dígitos nessa posição eles assumem o formato indicado,
senão desaparece essa posição:

Soluções Informáticas para Profissionais 150


Por fim termos de preparar o nosso formulário para realizar os
cálculos automaticamente. Assim, cada célula da coluna I dos totais
terá de realizar a soma entre as parcelas dos vários tipos de
despesas. Porém, no caso do cálculo dos quilómetros temos de
multiplicar o número de quilómetros introduzidos pelo valor que a
empresa paga por quilómetro. Na célula abaixo do título
Deslocações introduza o valor devidamente formatado e formate as
células dessa linha como as restantes células de título. Assim, a
formula a introduzir na primeira linha de totais corresponde à soma
dos valores nessa linha de Viagens, Estadias, Refeições, Outros
com o número de quilómetros introduzido multiplicado pelo valor do
quilómetro assumido pela empresa. Porém, se pretendermos
efectuar uma cópia desta fórmula para as outras linhas, verificamos
que a formula perde a referência da célula em que inserimos o valor
do quilómetro uma vez que todas as referências são relativas, ou
seja mantém-se sempre a distância em número de células na
vertical e horizontal da célula que apresenta a formula e da célula
que detém os dados. Precisamos por isso de criar uma referência
absoluta à célula que apresenta o valor por quilómetro uma vez que
independentemente da linha em que se está a calcular o total o
número de quilómetros dessa linha é sempre multiplicado pela
mesma célula. Ora sabendo que se o sinal de dólar ($) precede a
letra e/ou número na referência a uma célula, tal como $F$5, a
referência à coluna e/ou linha é absoluta.

Soluções Informáticas para Profissionais 151


Tendo esta consideração em mente só precisamos criar a fórmula
para a primeira linha de totais e copiar para as seguintes linhas.

Referências absolutas:

$A$1 – referência absoluta a uma célula

$A1 – referência absoluta a uma coluna

A$1 – referência absoluta a uma linha

Nos totais parciais por colunas podemos recorrer nas Viagens,


Estadias, Refeições, Outros e Total à função SOMA (SUM) aplicada
a todas as células com dados numéricos nessa coluna recorrendo
ao menu Inserir (Insert) Função (Function) ou à ferramenta que
apresenta o símbolo de somatório (™ .
Na coluna das deslocações efectuamos a soma de todos os
quilómetros introduzidos tal como foi descrito multiplicando no final o
resultado obtido pela célula que contêm o valor por quilómetro (ex:
=SUM (F6:F25) *F5)

Outras Aplicações
Em alternativa ao Microsoft Word, o Excel oferece a capacidade de
permitir criar formulários tipo que podem ser preenchidos com
facilidade e uma grau elevado de automatismos. Experimente criar
um calendário universal!

Soluções Informáticas para Profissionais 152


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Análise de Vendas
Objectivo Específico
Pretende-se avançar com conhecimentos essenciais na utilização da
folha de cálculo pelo que a criação e configuração de gráficos é uma
matéria incontornável. O objectivo do exercício passa não só por
saber criar e configurar um gráfico a partir de dados de uma folha de
cálculo mas também saber com segurança qual o tipo de gráfico que
melhor se adequa à situação.

Pré-requisitos
São necessários os conhecimentos básicos de utilização e
formatação da folha de cálculo, bem como conhecimentos seguros
de selecção e navegação.

Plano de Sessão
Criação de gráficos
Para a criação de um gráfico é importante discutir antes de qualquer
passo, quais os dados que queremos representar e de que forma os
pretendemos ter. Esta questão deve ser debatida por forma a evitar
a selecção de dados incongruentes que irão levar à criação de
gráficos sem nexo. Da mesma forma deverá ser discutida qual a
forma que pretendemos dar ao nosso gráfico e que melhor transmite
a análise que queremos efectuar: um gráfico em forma de tarte
nunca nos poderá apresentar a evolução de 2 séries de dados
diferentes.
Recorrendo ao Assistente de Gráficos disponível na barra de
ferramentas leve a turma a experimentar cada uma das opções
oferecidas e a analisar os efeitos no gráfico exemplo que surge na
caixa de diálogo. Qualquer opção inconveniente poderá ser sempre
desfeita retornando uns passos atrás. Mesmos depois de criado o
gráfico podemos sempre voltar a recorrer ao Assistente para
reformatar algum pormenor que não esteja de acordo com o nosso
desejo.

Soluções Informáticas para Profissionais 153


Análise de Vendas

Criação de gráficos
z Selecção de dados
z Assistente de Gráficos
– Tipo de gráfico
– Noção de série
– Títulos
– Legenda
– Rótulos de dados
– Eixos e linhas de grelha

Exercícios e Avaliação
Crie uma tabela de valores de vendas mensais para dois anos. Crie
um gráfico de barras onde se possa analisar a comparação de
vendas mensais entre os dois anos.
Recorrendo a um gráfico de tarte, analise a distribuição etária da
população de um concelho.
Analise graficamente a distribuição de preços de produtos em várias
localidades.

Próximos Passos
A estruturação da informação, na forma tabular e gráfica, é uma das
maiores dificuldades sentidas pelos utilizadores. Uma interpretação
correcta do que se pretende e a sua disposição numa folha de
cálculo podem ser extremamente difíceis. Lance o desafio à turma,
sugerindo pequenos exercícios em que cada um colocará os dados
na folha de cálculo de forma diferente. Mostre os diferentes
resultados e explique como algumas formas podem ser eficazes e
como outras seriam desastrosas. Não se esqueça: tente dar
exemplos negativos de forma anónima...

Soluções Informáticas para Profissionais 154


Os gráficos constituem não só uma ferramenta de análise poderosa,
quando bem utilizada, como também obrigam o utilizador a ser mais
objectivo na disposição da informação.
O domínio da disposição da informação é essencial para criar
qualquer ferramenta em Excel. Não dê por perdido o tempo
despendido apenas nesse aspecto. Um utilizador com elevada
capacidade de interpretação das necessidades, destreza na sua
disposição na Folha de Cálculo e capacidade de pesquisa na Ajuda
(Help) precisará mesmo de mais exercícios?

Soluções Informáticas para Profissionais 155


Análise de Vendas
Resumo
A apresentação de resultados é sempre uma necessidade em
qualquer empresa. Desde a análise da evolução ao longo dos anos
à análise mais restrita de um ano civil e respectivas variações ao
longo dos meses, é sempre necessário apresentar tais dados sob a
forma gráfica mais simples de entender.

Funcionalidades
Gráficos
Função SOMA (SUM)

Procedimento
Vamos imaginar que estamos a apresentar os resultados anuais de
uma loja de moda à administração da empresa. Tendo já recolhido
os dados por trimestre e por secção (e que poderão ser abaixo
consultados) comecemos por lançá-los na nossa folha de cálculo.

Ano 2003 1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre


Secção
Homem 800.000¼ 250.000¼ 450.000¼ 650.000¼
Secção
Mulher 1.850.000¼ 600.000¼ 1.150.000¼ 1.250.000¼
Secção
Criança 1.100.000¼ 340.000¼ 800.000¼ 750.000¼
Acessórios
de Moda 200.000¼ 150.000¼ 250.000¼ 300.000¼
Perfumaria
30.000¼ 20.000¼ 50.000¼ 75.000¼

Recorrendo então à função SOMA (SUM) disponível na barra de


ferramentas ou na opção Função (Function) do menu Inserir
(Insert), calculemos os totais por trimestre, totais anuais por secção
e total de vendas anual.

Soluções Informáticas para Profissionais 156


Para se mover rapidamente em toda a folha de cálculo, utilize os
seguintes atalhos:

- pressione HOME para se mover para a coluna A

- pressione CTRL+HOME para se mover para a célula A1

- clique em END e de seguida numa Seta para se mover para a


última célula com conteúdo da linha ou coluna actuais

Resta-nos agora preparar os vários gráficos que pretendemos


apresentar. Para criar um gráfico basta seleccionar os dados em
causa (embora se possam seleccionar posteriormente) e chamar o
Assistente de Gráficos (Chart Wizard) a partir da ferramenta de
gráficos disponível na barra de ferramentas ou do menu Inserir
(Insert) Gráfico (Chart).
Na selecção dos dados temos de ter em atenção que se as células
pretendidas poderão não estar na nossa folha de cálculo todas
juntas pelo que teremos de recorrer à tecla CRTL que em conjunto
da selecção realizada com o rato nos permitirá efectuar uma
selecção descontínua. Nesse caso, não podemos deixar de referir
que deve haver o cuidado de garantir que o conjunto das células
seleccionadas deve constituir um rectângulo perfeito, evitando assim
a criação de gráficos estranhos.
Não se esqueça também de seleccionar para além dos dados
numéricos os títulos associados uma vez que desse modo o gráfico
ficará muito mais completo sem grande trabalho extra.
O primeiro gráfico pretendido é de apresentação dos resultados de
vendas de cada um dos trimestres por secção. Ora, basta para isso
fazer uma selecção do rectângulo de células que envolve Os nomes
das secções, o título 1º Trimestre e os dados numéricos.
Depois chamamos a funcionalidade atrás referida do Assistente de
Gráficos (Chart Wizard), e vamos respondendo a cada uma das
perguntas colocadas pelas várias caixas de diálogo que nos irão
surgir.

Soluções Informáticas para Profissionais 157


A primeira questão é sobre o tipo de gráfico pretendido. São várias
as hipóteses mas existem alguma mais adequadas que outras. Se
estivéssemos, por exemplo, a analisar a evolução de vendas em
todos os trimestres para todas as secções seria adequado um
gráfico de barras ou colunas mas nunca um gráfico de tarte, uma
vez que este pressupõe a repartição de um valor total por vários
factores, o que não seria o caso.

Soluções Informáticas para Profissionais 158


Para que não tenha dúvidas quanto ao gráfico mais adaptado às
suas necessidades poderá ter acesso a uma visualização prévia
pela selecção do botão Manter Premido Para Ver Exemplo (Press
and hold to view sample).

Tendo seleccionado o tipo de gráfico adequado, e pela selecção do


botão Seguinte (Next), surge-nos a possibilidade de seleccionar a
área de dados a trabalhar. No entanto no nosso caso, nada
precisamos fazer uma vez que a selecção foi efectuada antes de
entrar no Assistente de Gráficos (Chart Wizard). Também aqui, e
dependendo do tipo de dados passados para o Assistente, temos a
possibilidade de determinar se os dados numéricos estão em coluna
ou em linha. Neste caso, só uma das opções é obviamente possível.

Na caixa seguinte é possível ajustar descrições e definir


localização/configuração de legendas (Placement/Setup of
Legends). Faça as opções que desejar e de imediato terá uma
imagem prévia do resultado.

Soluções Informáticas para Profissionais 159


Resta definir se o gráfico será introduzido na folha de cálculo ou terá
direito a uma folha própria.

Para ajustar qualquer configuração indesejada, vai poder fazê-lo


através da selecção de cada elemento do gráfico.

Agora é só definir outros gráficos necessários para a nossa


apresentação como por exemplo uma análise evolutiva dos totais de
vendas por secção, por trimestre.

Soluções Informáticas para Profissionais 160


Outras Aplicações
Qualquer tipo de quadro ou gráfico analítico podem ser produzidos
com recurso a esta solução. As aplicações dos gráficos são vastas
mas destacam-se quando se pretende uma análise comparativa
rápida, como acontece em muitas situações de carácter
administrativo ou de gestão.

Soluções Informáticas para Profissionais 161


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Orçamento de Salários
Objectivo Específico
Pretende-se com este exercício desenvolver a capacidade de
estruturação de dados e operações a partir de um problema e de
uma folha em branco. Muito mais importante que apresentar novas
funcionalidades e opções da aplicação, é nosso objectivo
desenvolver especificamente a capacidade de concretizar um
desafio com recurso à folha de cálculo. Esta é, sem dúvida alguma,
a grande dificuldade dos utilizadores do Microsoft Excel: a
estruturação de ideias.

Pré-requisitos
São necessários os conhecimentos básicos de utilização e
formatação da folha de cálculo, bem como conhecimentos seguros
de selecção e navegação. Deverá no entanto, listar e explicar antes
do início do exercício os dados que pretendemos introduzir na nossa
análise de salários. Esta análise prévia facilitará a resolução. Deverá
garantir-se que todos os Formandos apresentem total domínio sobre
as funcionalidades já exploradas em exercícios anteriores.

Plano de Sessão
Sugira o exercício e acompanhe as resoluções. Interfira
essencialmente na aplicação das fórmulas uma vez que poderão
não ser do conhecimento do formando

Soluções Informáticas para Profissionais 162


Orçamento de Salários

Dados a considerar
z Impostos:
– IRS
– Segurança Social
z Créditos
– Salário Bruto
– Subsídio de alimentação por dia de trabalho

Exercícios e Avaliação
Calcular o valor do seu vencimento em média por minuto, hora, dia
ou semana.
Para uma lista de valores, calcular em separado as centenas, as
dezenas, as unidades e as décimas.
Criar uma lista de nomes e ordená-los alfabeticamente. Calcule o
número de letras que constitui cada nome.

Próximos Passos
Como já foi dito, não se trata de resolver problemas de maneira
diferente mas sim de resolver problemas diferentes, eventualmente
da mesma maneira. Sugira exercícios e desafios adaptados à
actividade dos Formandos: a sua formação de base, a sua profissão
ou a área ou departamento onde trabalham.

Soluções Informáticas para Profissionais 163


Orçamento de Salários
Resumo
O orçamento de salários de uma empresa não assenta
exclusivamente nos salários brutos a pagar aos funcionários mas
também no acréscimo dos impostos. Assim, esta ficha pretende não
só calcular o valor líquido usufruído por cada um dos funcionários da
empresa mas também o valor global que uma empresa tem de
considerar no pagamento de salários.

Funcionalidades
Operações matemáticas básicas
Referências absolutas
Formatação da folha de cálculo

Procedimento
Para analisar o valor líquido de um salário deveremos efectuar o
seguinte cálculo:
Valor Liquido = Valor Bruto – Retenção de IRS – Taxa de Segurança
Social + (Subsídio de Alimentação * Nr de dias de trabalho)
Enquanto que a Taxa de Retenção de IRS é determinado por
diversos factores tais como o valor bruto ou o número de
dependentes, a Taxa da Segurança Social em Portugal para o
indivíduo é única (actualmente são11%).
Por outro lado, a empresa terá de pagar à Segurança Social uma
taxa contributiva (actualmente e em situações normais esta taxa é
de 23,75% para não gerentes) sobre o valor bruto do salário de cada
funcionário.
Como podemos calcular o orçamento mensal de salários de uma
empresa?
Nota: Para facilidade de cálculos vamos considerar que o Subsídio
de Alimentação não ultrapassa em uma vez e meia o valor do
Subsídio de Alimentação da Função Pública, e como tal este valor
está isento de impostos.

Soluções Informáticas para Profissionais 164


De acordo com o atrás referido, comecemos por introduzir os valores
que serão aplicados a todos os funcionários independentemente do
seu vencimento
• Taxa de Segurança Social do funcionário
• Subsídio de Alimentação
• Taxa de Segurança Social da empresa
Organizando os dados de cada funcionário em colunas, comecemos
por introduzir os seguintes títulos:
• Nome do Funcionário
• Valor Bruto de Vencimento
• Taxa de IRS
• Valor de retenção de IRS
• Valor a descontar para a Segurança Social
• Números de dias de trabalho
• Valor total do Subsídio de Alimentação
• Total Liquido
• Valor de Segurança Social (empresa)
• Total de Impostos
• Custos Totais para a Empresa
Antes de prepararmos a folha para a inserção dos dados,
preparemos todos os campos de cálculo da seguinte forma:
• Valor de retenção de IRS = Valor Bruto de Vencimento *
Taxa de IRS
• Valor a descontar para a Segurança Social = Taxa de
Segurança Social funcionário * Valor Bruto de Vencimento
• Valor total do Subsídio de Alimentação = Números de
dias de trabalho * Valor total do Subsídio de Alimentação
• Total Liquido = Valor Bruto de Vencimento - Valor de
retenção de IRS - Valor a descontar para a Segurança
Social + Valor total do Subsídio de Alimentação
• Total de Impostos = Valor de retenção de IRS + Valor a
descontar para a Segurança Social + (Valor Bruto de
Vencimento * Taxa de Segurança Social Total de
Impostos empresa)
• Custos Totais para a Empresa = Total Liquido + Total de
Impostos

Soluções Informáticas para Profissionais 165


Não podemos deixar de relembrar a noção de referências absolutas
uma vez que para podermos copiar as formulas criadas para os
vários itens para outros funcionários, temos de tomar especial
atenção a todas as fórmulas que façam referência aos valores de
Taxa de Segurança Social do funcionário, Subsídio de Alimentação
e Taxa de Segurança Social da empresa uma vez que estes valores
se encontram uma só vez na folha de cálculo em posição absoluta.
Agora é só introduzir o nome de cada funcionário, respectivo
vencimento bruto e taxa de IRS e número de dias trabalho nesse
mês.

Para copiar o conteúdo de uma célula (por exemplo, uma fórmula)


para toda a coluna, basta colocar-se na primeira célula da coluna e
clicar duas vezes no seu canto inferior direito.

Soluções Informáticas para Profissionais 166


Outras Aplicações
O Microsoft Excel permite criar as mais diversas soluções de cálculo,
desde os quadros mais simples às aplicações mais complexas.
Lembre-se que pode criar várias folhas de cálculo, com referências
entre elas, de forma a interligar as mais diversas análises entre si,
criando soluções que podem atingir dezenas de folhas de cálculo
interligadas, que podem variar de sistemas de aprovisionamento a
soluções de gestão financeira.

Soluções Informáticas para Profissionais 167


Contas Correntes
Objectivo Específico
Para além de se pretender desenvolver a capacidade de
estruturação de ideias com recurso ao Excel este exercício pretende
também garantir conhecimentos suficientes para a correcta gestão
de dados ao nível da visualização e impressão.

Pré-requisitos
Deverá garantir-se que todos os Formandos apresentem total
domínio sobre as funcionalidades já exploradas em exercícios
anteriores. Este exercício deverá ser considerado um exercício de
nível avançado.

Plano de Sessão
Gestão de Dados
Quando gerimos grandes quantidades de dados no Excel, surge-nos
o problema de usar uma visualização adaptada à necessidades. Se
temos muitas colunas de dados, perdemos a noção de qual o título
que surgia na coluna mais à esquerda da nossa folha. Se temos
muitas linhas, ficamos sem a referência do título dado na primeira
linha. Ora, esta situação tem solução, não só para a visualização no
écran como na impressão do documento.
Esta é a ideia que deve ser transmitida para que a turma sinta a
necessidade das funcionalidades a seguir apresentadas. O
congelamento ou fixação de linhas e/ou colunas no écran é simples
de obter pela selecção da opção Fixação de Painéis (Freeze Panes)
do menu Janela (Window). O truque assenta somente em
seleccionar a primeira célula que pode-se mexer, tudo o resto é
automático.
Funcionalidade semelhante foi criada para a impressão garantindo-
se na Configuração de Página (Page Setup) os Títulos de Impressão
(Print Titles).
Porém, a gestão de grande quantidade de dados não fica por aqui
podendo-se ainda por recurso ao Filtro Automático (Auto Filter) filtrar
uma base de dados por um campo comum, ou pela definição de
filtros personalizados onde podem ser feitos testes tais como

Soluções Informáticas para Profissionais 168


Contêm, Maior, Menor ou Termina em. Precisamos somente de
colocar a lógica ao nosso serviço e todo o filtro será possível.

Contas Correntes

Gestão de dados
z Filtro Automático (Auto Filter)
z Fixação de Painéis (Freeze Panes)
z Fixação de linhas e colunas na impressão

Funções SOMA, SE e SUBTOTAL


Muitas são as funções disponíveis no Microsoft Excel, mas para este
exercício deverá ser recordada a função SOMA (SUM) através da
opção Função (Function) do menu Inserir (Insert).
Aproveitando, esta situação apresente e explique os parâmetros que
compõem a função SE (If).
Para introduzir a função SUBTOTAL poderá optar por a explicar a
partir dos menus ou por demonstrar que esta surge
automaticamente com o parâmetro 9 sempre que chamamos a
função SOMA e a aplicamos a uma base de dados filtrada. Na
realidade esta função com o parâmetro 9 faz efectivamente a soma
exclusiva dos dados filtrados numa base. Embora o parâmetro 9 seja
o mais comum aproveite para apresentar algumas das outras
possibilidades tais como:
1 MÉDIA (AVERAGE )
2 CONTAR (COUNT)
4 MÁXIMO (MAX)
5 MINIMO (MIN)

Soluções Informáticas para Profissionais 169


Contas Correntes

Funções
z SOMA (SUM)
z SE (IF)
z SUBTOTAL

Exercícios e Avaliação
Criar uma Lista de Alunos e a capacidade de calcular
automaticamente o valor total das propinas, sabendo que cada aluno
paga 150 Euros mensais.
Calcular a distância máxima, média e mínima percorrida nas
diversas etapas da Volta a Portugal.
Calcular o preço médio custo mensal de carros usados comprado a
prestações, sabendo o seu preço de venda e que o pagamento em
mais de 12 prestações acresce 10% e que se o cliente é habitual
tem um desconto de 5%.
Calcule se um cliente é mau pagador, considerando que isso é
verdade quando o prazo médio de pagamento é superior à média de
todos os clientes.

Próximos Passos
Os Formandos deverão continuar a criar conjuntos de dados
diversos e a aplicar-lhes funções disponíveis no Excel, com
objectivos distintos e crescentemente complexos. Sugira exercícios
em que se utilizem cálculos intermédios para chegar às soluções
(como no último exemplo apresentado).

Soluções Informáticas para Profissionais 170


Contas Correntes
Resumo
A conta corrente de um cliente, a previsão de recebimentos num
determinado período, a identificação clara de todas as facturas de
clientes que já ultrapassaram a data limite de pagamento ou
simplesmente o volume de facturação num determinado período são
dados fundamentais para o apoio à gestão financeira de qualquer
empresa. Assim, esta ficha pretende oferecer uma ferramenta de
análise destes dados (e alguns mais) de uma forma rápida e
simples.

Funcionalidades
Funções: IF, SUM, SUBTOTAL
Fixar painéis (Freeze Panes)
Configuração de impressão – Colunas/Linhas
Filtro Automático (AutoFilter)

Procedimento
Esta ferramenta, criada com recurso ao Microsoft Excel, não
constituirá um problema ao nível da actualização de dados mas
exige uma análise estruturada na base da sua criação. Listemos por
essa razão os dados que pretendemos registar sobre uma factura
emitida a um cliente:
• Nome do cliente
• Número da factura
• Data de emissão
• Data de vencimento
• Situação da factura (no caso de já ter sido paga, é
importante saber em que data e qual o modo de
pagamento utilizado)
• Valor (com IVA incluído uma vez que estamos a gerir
contas correntes)
Serão então estes os títulos de cada uma das colunas que teremos
de preencher. No entanto, se pretendermos obter os totais de

Soluções Informáticas para Profissionais 171


Valores de Facturação e de Valores em Débito deveremos incluir
estas duas colunas em substituição da coluna única com o Valor da
factura. A coluna de Valores em Débito apresentará o valor zero
sempre que hajam indicações que a situação da factura em causa é
Paga.
A largura de cada coluna deverá então ser ajustada ao tipo de
informação que vai conter, recorrendo á opção Largura de Coluna
(Column -> Width) do menu Formatar (Format) ou com recurso ao
rato.

No caso da coluna que indica a situação da factura, a intenção é ter


um caracter de controlo que indica se uma factura foi ou não
regularizada: se X indica que a factura está paga, se nada estiver
indica que a factura não está ainda regularizada. Por seu lado, a
coluna de Valor em Débito só deverá apresentar o valor da factura
se esta ainda não foi paga. Como faze-lo?
O Excel oferece um conjunto de funções pré definidas que nos
ajudam a optimizar a informação inserida e apresentada numa folha
de cálculo. Uma dessas funções é a função SE (IF) que executa um
teste ao conteúdo de uma célula e retorna valores diferentes no caso
do teste se revelar verdadeiro ou falso. Para inserir uma função
numa célula podemos faze-lo digitando correctamente a função em
causa e os seus argumentos ou seleccionando a opção Função
(Function) do menu Inserir (Insert) que nos apresenta uma lista
completa de todas as funções disponíveis organizada por temas.

Soluções Informáticas para Profissionais 172


A Função SE (IF) tem os seguintes argumentos:
=SE (teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
=IF (logical_test;value_if_true;value_if false)
• Teste_lógico (logical_test) é o teste que pretendemos
efectuar. Neste caso é necessário verificar se está um “S”
na célula correspondente à situação da factura em causa.
• Valor_se_verdadeiro (value_if_true) é o retorno que
obtemos se o teste for verdadeiro. Neste caso, e se há
uma indicação que a factura está paga então o retorno
será zero (não há valores em débito).
• Valor_se_falso (value_if_false) é o retorno que
obtemos se o teste for falso. Neste caso, não há qualquer
indicação que a factura esteja paga pelo que o retorno
será o valor da factura (o valor mantém-se em débito).

Soluções Informáticas para Profissionais 173


Sabemos, no entanto, que ao atingirmos um grande número de
facturas lançadas nesta listagem teremos um problema que é o
deixar de ver a primeira linha da nossa folha, linha essa que
apresenta os títulos de cada uma das colunas. Esta situação é de
simples resolução pelo recurso à funcionalidade de Fixar Painéis
(Freeze Panes) do menu Janela (Window). Deveremos somente ter
em atenção antes da seleccionar esta opção em ter uma célula
especial seleccionada: a primeira célula que se vai poder mover
quando nos movimentarmos para baixo ou para a direita do écran.
Neste caso, e de acordo com a imagem acima apresentada, a célula
seleccionada poderá ser a C3 o que permite manter sempre visível o
título de cada uma das colunas bem como o nome do cliente e o
número da factura.

Ao analisarmos o ponto anterior facilmente detectamos um problema


que temos de saber resolver. A questão é que ao imprimir a nossa
listagem, e considerando que muitas facturas foram inseridas
teremos também de considerar em fixar painéis que nos garantam
que para além da primeira folha impressa todas as outras
apresentarão os títulos de cada uma das colunas. Para tal vamos

Soluções Informáticas para Profissionais 174


até à opção Configurar Página (Page Setup) do menu Ficheiro
(File). Na caixa de opções Página (Page) podemos definir que a
folha vai ser impressa na vertical (portrait) mas que não queremos
mais que uma página à largura (1 page Wide) uma vez que não
vamos aumentar o número de colunas, mas quanto ao
comprimento (tall) nada podemos determinar uma vez que não
sabemos quantas facturas vão ser lançadas.

Na caixa Folha (Sheet) definimos Títulos de Impressão (Print


Titles) em Linhas a Repetir do Início (Rows to Repeat at Top) de
forma a garantir que a informação que se encontra até à linha dos
títulos das nossas colunas inclusive se vai repetir no topo de todas
as folhas que tiverem de ser impressas.

Soluções Informáticas para Profissionais 175


O passo seguinte é calcular os totais em débito e de facturação.
Considerando que os painéis estão fixados deverá optar por
apresentar os totais de facturação e em débito no topo da minha
listagem de forma a estarem sempre visíveis. O problema surge ao
aplicarmos a função SOMA (número1; número2;...) (SUM
(number1;number2;...)) do menu Inserir (Insert) Função
(Function) que nos obriga a identificar o conjunto de células que
apresentam os valores que pretendemos somar. Como ao longo do
tempo o número de facturas vai crescendo, isto significa que
precisamos recorrer a um pequeno truque para garantir que os totais
estarão sempre actualizados e a considerar todas as facturas
listadas. Para tal costuma-se usar uma linha limite que lembra ao
utilizador que todos os dados deverão ser lançados antes. Depois é
só chamar a função SOMA (SUM) para determinarmos os dois
totais.

Soluções Informáticas para Profissionais 176


A ferramenta de Funções permite-nos aceder à lista de funções de
um modo mais rápido que a selecção de menus.

Por fim precisamos filtrar a informação de acordo com critérios tais


como o nome do cliente ou período de emissão de factura. Esta
tarefa está suficientemente facilitada pela aplicação do Filtro
Automático (AutoFilter) do menu Dados (Data). Porém, a
aplicação correcta dos filtros obriga-nos a ter previamente
seleccionado a área de dados, ou seja, não considerando a primeira
linha que apresenta o título do ficheiro e os totais obtidos. Ao
seleccionarmos a opção Filtro Automático (AutoFilter) podemos
aplicar filtragens a uma coluna de cada vez ou a um conjunto de
colunas o que simboliza a intersecção de conjuntos. Sempre que um
filtro está aplicado temos uma formatação de cor azul na seta da
coluna que estabeleceu o critério de filtragem e nos números das
linhas.

Soluções Informáticas para Profissionais 177


Se pretendermos que os totais reflictam não os totais gerais das
facturas lançadas mas sim os totais parciais de acordo com os filtros
estabelecidos, a função a usar não poderá ser a função SOMA
(SUM) mas sim a função SUBTOTAL que é uma função para base
de dados.
Esta função tem os seguintes argumentos:
=SUBTOTAL (núm_função;ref1;ref2;...)
=SUBTOTAL (function_num;ref1;ref2;...)
• Núm_Função (function_num) representa a função que
será aplicada e onde o número 9 simboliza a função
SOMA (SUM)
• Ref1; ref2;... referenciam as células ou valores a
considerar no cálculo
Assim se substituirmos as duas funções SOMA (SUM) por um
SUBTOTAL 9, de cada vez que seja aplicado um filtro obteremos o
respectivo total parcial de Facturação e de Valor em Débito.

Se introduzirmos uma coluna com a Unidade de Negócio podemos


retirar relatórios de vendas por Unidade de Negócio.

Outras Aplicações
Este controlo da conta corrente de clientes é facilmente aplicável à
conta corrente de fornecedores, onde são lançadas não as facturas
emitidas mas sim as facturas recebidas, bem como qualquer
situação onde se pretendam realizar cálculos sequenciais e
actualizáveis.

Soluções Informáticas para Profissionais 178


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Avaliações
Objectivo Específico
Pretende-se com este exercício explorar novas funções e em
particular sintetizar o processo de inserção e definição de uma
função numa folha de cálculo.

Pré-requisitos
Deverá garantir-se que todos os Formandos apresentem total
domínio sobre as funcionalidades já exploradas em exercícios
anteriores. Este exercício deverá ser considerado um exercício de
nível médio. Deverá ser explicada a lógica de diferentes pesos para
diferentes parcelas, sendo que a soma de todos os pesos deverá
totalizar uma unidade (100%).

Plano de Sessão
Funções Mínimo, Máximo e Média
Este é um exercício que introduz 3 novas funções, todas elas
estatísticas: Mínimo, Máximo e Média. Faça uma incursão pelas
várias categorias de funções referindo algumas das mais utilizadas e
que ainda não foram referidas. Apresente para aquelas que julgar
mais importantes os parâmetros que as compõem.

Soluções Informáticas para Profissionais 179


Avaliações

Funções
z Mínimo (Min)
z Máximo (Max)
z Média (Average)

Exercícios e Avaliação
Crie uma Lista de Parâmetros de Avaliação de uma Habitação. Para
cada Parâmetro, indique o seu grau de importância na forma de um
peso relativo. Calcule a Avaliação final do imóvel, considerando os
pesos relativos de cada parâmetro.
Calcule a Média de idade dos homens numa lista.

Próximos Passos
Mais uma vez, a introdução de novas funções e a sua combinação
pode causar dificuldades acrescidas, como no caso do último
exercício apresentado, cujas variantes são imensas.

Soluções Informáticas para Profissionais 180


Avaliações
Resumo
No nosso dia a dia teremos sempre de realizar análises estatísticas
sobre determinados dados. Imaginemos por exemplo que somos
professores de uma disciplina qualquer. Desde pretendermos saber
qual a nota final de um aluno pela execução de determinados
trabalhos e média de testes queremos com certeza identificar
também qual é o pior e melhor aluno ou a nota média da turma.

Funcionalidades
Funções: MIN, MAX, MEDIA, SE
Aplicações de pesos (%)
Arredondamentos numéricos

Procedimento
Comecemos por determinar as suposições a assumir neste
exercício. Assim, estão inscritos nesta nossa disciplina os seguintes
alunos:
• Lúcio Pinheiro
• André Ferreira
• Alexandra Santos
• Margarida Gomes
• Rita Mendes
• Luís Neto
Serão estes os nomes que deveremos lançar em coluna na nossa
folha de cálculo

Nunca deve introduzir os dados no meio do écran do seu monitor


com a ideia que fica mais bonito, porque ao imprimir, todas as linhas
superiores e colunas à esquerda dos dados são consideradas.

Consideremos também que a nota final de um aluno é determinada


pelos seguintes factores:

Soluções Informáticas para Profissionais 181


• 10% Assiduidade e participação nas aulas
• 20% Trabalho Prático número 1
• 20% Trabalho Prático número 2
• 25% 1º Teste de avaliação
• 25% 2º Teste de avaliação
Embora existam várias formas de dispor desta informação na nossa
folha de cálculo vamos considerar que a primeira linha apresentará
os nomes dos parâmetros a avaliar e a segunda os respectivos
pesos.
Lance então as notas obtidas ao longo do ano de acordo com o
seguinte:

Para calcularmos a nota final de cada aluno teremos de somar os


resultados do produto entre cada nota e o respectivo peso, ou seja
para calcularmos mentalmente a nota do Lúcio Pinheiro, por
exemplo, teríamos de encontrar o resultado da seguinte fórmula:
Nota Final de Lúcio Pinheiro:
10*10%+9*20%+11*20%+9*25%+10*25%
Para efectuar tais operações na nossa folha de cálculo recorreremos
à referência da célula que contém a nota de cada aluno e a célula
que apresenta o parâmetro em análise. Assim, para o caso atrás
referido a fórmula a inserir na nossa folha para o cálculo da nota final
do Lúcio Pinheiro, e considerando desde já a referência absoluta às
células das percentagens, seria a seguinte:
Nota Final de Lúcio Pinheiro:
B3*$B$2+C3*$C$2+D3*$D$2+E3*$E$2+F3*$F$2
Depois, para calcular as outras notas é só necessário copiar a
fórmula para as células seguintes.

Soluções Informáticas para Profissionais 182


A cópia do conteúdo de uma célula pode ser realizada pela
sequência Copiar (Copy), Colar (Paste) ou pelo arrastamento do
manípulo que surge no canto inferior direito aquando da selecção de
uma célula. No caso de o conteúdo ser uma fórmula, todas as
referências relativas a outras células são devidamente adaptadas.

Os resultados obtidos obrigam a um arredondamento uma vez que


apresentam casas decimais. Tratando-se de uma nota final iremos
arredondar a zero casas decimais. Para tal recorremos à formatação
numérica disponível na opção Células (Cells) do menu Formatar
(Format) ou optamos pelas ferramentas de ajuste de casas decimais
disponíveis na barra de ferramentas standard.

Pretendemos agora retirar da análise das notas finais da disciplina


três dados: Média das notas, Nota mínima e Nota máxima.
O Excel disponibiliza, a partir da opção Função (Function) do menu
Inserir (Insert), um conjunto vasto de funções classificadas pelos
seguintes tipos:

Soluções Informáticas para Profissionais 183


• Financeiras (Financial)
• Data e Hora (Date & Time)
• Matemáticas e Trigonométricas (Math & Trig)
• Estatísticas (Statistical)
• Procura e Referência (Lookup & Reference)
• Base de Dados (Database)
• Texto (Text)
• Lógicas (Logical)
• Informação (Information)

Ora as três funções que pretendemos usar são da área estatística:


Média (Median), Minímo (Min) e Máximo (Max) e para cada uma
delas só teremos de indicar o conjunto de valores que estamos a
analisar. Ficaremos assim a saber que a média das notas finais são
12 valores, o melhor aluno tirou 15 e o pior ficou com 9.
Para sabermos quem reprovou ou passou à disciplina basta fazer
um teste recorrendo à função lógica SE (IF), verificando se a nota
final obtida é maior que 10. Em caso afirmativo a função deve
retornar a palavra “Aprovado”, caso contrário deverá retornar
“Reprovado”.

Soluções Informáticas para Profissionais 184


Outras Aplicações
A imensa colecção de funções do Excel permite a produção das
mais variadas soluções, destinadas às áreas de trabalho de cada
indivíduo. A sua aplicação prática é assim dependente da
especificidade de cada área.

Soluções Informáticas para Profissionais 185


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Tabelas de Aluguer
Objectivo Específico
Pretende-se com este exercício explorar novas funções e em
particular sintetizar o processo de inserção e definição de uma
função numa folha de cálculo. Acrescenta-se ainda a tomada de
conhecimento sobre a possibilidade de ligação de dados de várias
folhas de um mesmo ficheiro ou mesmo, de ficheiros diferentes.

Pré-requisitos
Este exercício exige que não existam já dúvidas quanto ás
operações básicas de uma folha de cálculo e em particular na
inserção de funções e definição dos respectivos parâmetros. É um
exercício de nível avançado.

Plano de Sessão
Funções PROCV e PROCH
Ficaram para o final 2 funções cuja utilidade é enorme uma vez que
é constante a consulta de uma tabela por uma coluna para retornar
um dado associado, tal como quem consulta a lista telefónica
procurando pelo nome e retorna o número de telefone. Essa é o
papel desempenhado por estas funções, sendo que uma procura
numa coluna (vertical) e outra numa linha (horizontal) de uma base
de dados.
É desta forma que devem ser explicadas estas funções e os
respectivos parâmetros.

Soluções Informáticas para Profissionais 186


Tabelas de Aluguer

Funções
z PROCV (VLOOKUP)
z PROCH (HLOOKUP)

Gestão de dados de diferentes folhas


Para este exercício deverá ainda introduzir uma característica
oferecida pela aplicação e que nos passou despercebida até ao
momento. Na criação de fórmulas sabemos que podemos apontar
com o rato para as várias células que fazem parte dessa fórmula.
Mas ficaremos restritos ás células de uma folha de cálculo? É claro
que não! Recorrendo a uma qualquer operação ou função faça
ligação entre várias folhas de um mesmo ficheiro ou até de ficheiros
diferentes. Tudo à distância do clique do rato!

Soluções Informáticas para Profissionais 187


Tabelas de Aluguer

Referências externas à folha de cálculo


z =D5+Sheet2!C2
z =(F6*6)/A3+[Outro ficheiro.xls]Sheet1!$B$5

Exercícios e Avaliação
Indicando numa célula um dia da semana, retorne o horário de
abertura de um estabelecimento.
Obtenha o nome do Indivíduo mais novo de uma listagem ordenada
alfabeticamente.
Liste os Produtos de uma empresa, com os respectivos Códigos,
Descrições e Preços. Crie uma segunda Folha de Cálculo onde
introduz o Código e a Quantidade e obtém automaticamente as
Descrições e os Preços Unitários, Adicione fórmulas para calcular o
preço total de cada Produto e do total da encomenda.

Próximos Passos
A introdução das funções de procura abre um novo leque de
possibilidades ás folhas de cálculo. O número de exercícios e
variantes possível é infinito.

Soluções Informáticas para Profissionais 188


Tabelas de Aluguer
Resumo
São diversos os casos em que determinamos algo pela definição de
uma única característica. Imagine por exemplo, que tem de preparar
a tabela de uma empresa de aluguer de veículos automóveis.
Sabemos que a tabela de aluguer é definida pelo grupo em que está
classificado e/ou pela cilindrada de cada automóvel. Como
automatizar esta situação?

Funcionalidades
Função PROCV (Vlookup) e PROCH (Hlookup)
Gestão de dados de várias folhas

Procedimento
Para criar a nossa listagem de carros disponíveis para aluguer
determinemos em primeiro lugar quais os campos a considerar:
• Marca
• Modelo
• Grupo
• Cilindrada
• Ano de aquisição
E preencha com alguns dados para trabalho, podendo recorrer aos
dados abaixo apresentados
Marca Modelo Grupo Cilindrada Ano de aquisição
OPEL Corsa C 1200 2001
RENAULT Laguna A 1500 2002
FORD Fiesta C 1200 2002
FORD Focus B 1300 2003
Supondo que a nossa lista é muito mais vasta mudemos para a
segunda folha disponível no nosso ficheiro. Será nesta folha que
introduzimos as condições de aluguer. Assim sendo, introduza os
seguintes dados:

Soluções Informáticas para Profissionais 189


Grupo Valor Aluguer/dia
A 100,00¼
B 75,00¼
C 40,00¼
Voltemos à primeira folha de cálculo e calculemos o valor de aluguer
por dia para cada um dos veículos referidos. Ora, o que temos a
fazer, passa por identificar o grupo e determinar o valor pela
consulta da tabela criada. Sendo assim, iremos recorrer a uma
função do tipo procura e referência que nos permite pesquisar na
primeira coluna de uma tabela um valor ou expressão e de seguida
retornar o valor correspondente x colunas a seguir. Esta função é o
PROCV (Vlookup) e difere do PROCH (Hlookup) pelo facto desta
última pesquisar em linha e não em coluna. No entanto é importante
referir que a pesquisa tem duas características a levar em conta. Em
primeiro lugar a lista sobre a qual incide a pesquisa, tem de estar
devidamente ordenada. Em segundo, e por defeito, no caso de o
valor ou expressão não ser identificado é considerado o valor ou
expressão imediatamente inferior ao pretendido.
A função PROCV (vlookup) é constituída pelos seguintes
argumentos:
• PROCV(valor_proc;matriz_tabela;núm_índice-
coluna;procurar_intervalo)
• Vlookup(lookup_value;table_array;Col_index_numb
er; range_lookup)
• Valor_Proc (Lookup_value) – valor, expressão ou
célula que contém essa indicação que pretendemos
encontrar
• Matriz_Tabela (Table_array) – tabela onde vai ser
efectuada a pesquisa
• Núm_Índice_Coluna (Col_index_num) – número da
coluna dentro da tabela que apresenta os dados que
pretendemos retornar
• Procurar_Intervalo (Range_lookup) – argumento
facultativo que por defeito tem o valor de Verdadeiro
(True), Falso (False) significa que se procura o valor ou
expressão exacta não ocorrendo por isso o retorno de
valores ou expressões aproximadas

Soluções Informáticas para Profissionais 190


Dando assim as indicações correctas para a nossa função,
obteremos o valor de aluguer para cada uma das viaturas de acordo
com o grupo respectivo.

Soluções Informáticas para Profissionais 191


Outras Aplicações
As funções apresentadas são absolutamente fundamentais quando
é necessário trabalhar com referências ambíguas, ou seja, sem
especificar concretamente em que célula se deve encontrar o
resultado. Com esta funcionalidade, possibilita-se a criação de
soluções já previamente mencionadas mas com recurso a uma
menor integração entre as diferentes folhas de cálculo: por exemplo,
numa folha de cálculo listamos todos os produtos enquanto noutra
lhes fazemos referência sem nos preocuparmos em que linha se
encontra.

Soluções Informáticas para Profissionais 192


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Biblioteca
Objectivo Específico
O objectivo deste exercício é especificamente garantir
conhecimentos suficientes para a gestão rudimentar de uma base de
dados. O Microsoft Excel não é uma aplicação de base de dados, no
entanto, disponibiliza algumas funcionalidade que nos permitem usa-
lo precariamente como tal. O conhecimento destas funcionalidades é
um dos propósitos do exercício. Por fim, pretende-se explorar a
gravação de documentos com recurso a palavras –chave para
diversos tipos de acesso.

Pré-requisitos
Sendo um exercício de nível médio, é importante que conhecimentos
mais estruturantes não levantem dúvidas. Salienta-se também a
necessidade de explicar, ainda que superficialmente o que é uma
base de dados, e salientar que o Excel é uma folha de cálculo
disponibilizando no entanto algumas funcionalidades neste sentido.

Plano de Sessão
Gestão de dados
Já foram exploradas em exercícios anteriores funcionalidades tais
como a aplicação de filtros ou a fixação de painéis. Porém, e para
satisfazer as nossas necessidades de gestão maciça de dados,
faltava explorar a ordenação de dados. Para tal, bastará explorar a
caixa de diálogo que surge a partir da opção Ordenar (Sort) do menu
Dados (Data).

Soluções Informáticas para Profissionais 193


Biblioteca

Gestão de dados
z Aplicação de filtros
z Ordenação de registos

Opções de gravação
Existem diversas opções de gravação de um ficheiro. No exercício
do Formulário de Fax exploramos os diferentes tipos de ficheiro
dentro da mesma aplicação. Também no Excel é possível a
gravação de Modelos de Documento (Template). Porém, podemos
aplicar ainda palavras-chave para diferentes acessos a um ficheiro.
Dessa forma protegeremos o nosso documento da maneira que
julgarmos mais apropriado.
• Criação de Cópias de Backup (Always Create Backup) automática
na gravação de um ficheiro para garantirmos que não perdemos
desastradamente a informação total
• Definir Palavra chave para abrir um ficheiro (Password to Open)
protegendo-o de olhos indiscretos
• Definir Palavra chave para modificar (Password to Modify)
protegendo-o de distraídos
• Recomendação de Só Leitura (Read Only) para permitir a
alteração e a gravação mas atribuir o sentido de responsabilidade à
partida

Soluções Informáticas para Profissionais 194


Biblioteca

Opções de gravação
z Cópias de segurança automáticas
z Definição de palavra-chave na abertura de
ficheiros
z Definição de palavra-chave na gravação de
alterações
z Recomendação de protecção à escrita

Exercícios e Avaliação
Crie uma base de dados de alunos, com possibilidade de filtrar e
ordenar os registos.
Crie uma lista de abreviaturas e nomes de países. Duplique a lista,
inverta a ordem das colunas e reordene as linhas. Crie uma
pesquisa de abreviatura ou nome, com base em funções de procura
nas listas ordenadas que criou.

Próximos Passos
A prática é inimiga da perfeição mas dá-se muito bem com a
competência. Procure os exercícios que mais se adaptem à
realidade dos Formandos e explore ao máximo as suas capacidades
de análise.

Soluções Informáticas para Profissionais 195


Biblioteca

Resumo
É sempre necessário manter um registo de bens de um determinado
tipo. Desde a lista de livros disponível na biblioteca técnica de uma
empresa à listagem dos CDs que possuímos em casa, é sempre
importante manter o registo. Se considerarmos uma lista de grande
dimensão de onde pretendemos obter relatórios específicos a folha
de cálculo Excel não é a solução, deverá para tal recorrer a
aplicações específicas de bases de dados como é o caso do
Microsoft Access. Mas se por outro lado pretende um registo de
itens para simples controlo e consulta, então o Excel poderá ser a
resposta, e para tal desenvolvemos esta ficha que considera a
gestão de uma pequena biblioteca na empresa.

Funcionalidades
AutoFiltro (AutoFilter)
Ordenação
Fixar painéis
Gravação de ficheiro com Password de acesso

Procedimento
A primeira questão que devemos colocar para executar este
exercício deverá implicar a identificação completa das características
que pretendemos registar sobre os livros. Consideremos então
importantes os seguintes campos:
• Número, sendo que é atribuído a cada livro um número que é
devidamente impresso na lombada e que permite uma melhor
identificação
• Área, que identifica o tema que trata cada livro
• Título

Soluções Informáticas para Profissionais 196


• Autor (es)
• Editora
• Propriedade, uma vez que existem livros adquiridos pela
empresa e outros disponibilizados pelos funcionários e sócios
da empresa
• Data de aquisição, para se poder verificar à partida a menor
ou maior actualidade do conteúdo.
Lançando cada um destes campos na primeira linha da nossa folha,
resta-nos preencher a nossa listagem com dados que nos permitam
continuar o exercício.

Antes de continuar preocupemo-nos com gestão correcta da


informação quer no écran do nosso monitor quer na impressão.
Assim, deveremos Configurar a Página de impressão (Page
Setup) a partir do menu Ficheiro (File) para que á largura a nossa
listagem seja restringida a uma página de Largura (Wide). No caso
da opção de configuração de número de páginas pretendidas à
altura nada devemos considerar uma vez que não pretendemos
limitar o número de registos que iremos lançar nesta listagem.
Ainda na preparação da gestão correcta da informação, e de forma a
garantir que os títulos não desaparecem do écran do monitor quando
a listagem for extensa, teremos de congelar a primeira linha, bem

Soluções Informáticas para Profissionais 197


como garantir que na impressão surjam em todas as folhas através
da fixação de áreas.

Para relembrar este tópico deverá consultar a ficha Contas


Correntes.

A possibilidade de se estabelecerem filtros automáticos por recurso


à opção AutoFiltro (AutoFilter) do menu Dados (Data), deve aqui
ser também utilizada. Desta forma poderemos sempre filtrar a
informação por exemplo a um autor ou a livros adquiridos após uma
determinada data.
Apesar de ser mais útil a ordenação de todos os livros pelo
respectivo número atribuído, poderá existir a necessidade pontual de
ordenar os registos por um outro campo. Assim, recorrendo à
configuração da caixa de diálogo que nos surge através da selecção
da opção Ordenar (Sort) do menu Dados (Data), podemos de uma
forma muito simples ajustar a listagem de informação às nossas
necessidades.

Finalmente surge a preocupação de garantir que a lista não é


alterada a não ser pelo responsável da biblioteca apesar de o
ficheiro estar disponível para consulta de todos. A solução para este
problema passa pela gravação do ficheiro em directório partilhado
mas recorrendo a uma palavra de acesso que só deverá ser do
conhecimento de um número restrito de pessoas. Ao seleccionarmos
a opção Gravar Como (Save As) do menu Ficheiro (File) podemos
aceder a um conjunto especial de opções de gravação através da
selecção de Ferramentas (Tools), Opções Gerais (General
Options).

Soluções Informáticas para Profissionais 198


Nessa altura é apresentada uma caixa de diálogo Guardar Opções
(Save Options) que nos permite configurar as seguintes opções:
• Criar Cópias de Backup (Always Create Backup) – que nos
permite a cada gravação guardar a actualização do ficheiro e a
última versão com o mesmo nome e extensão. BAK.
• Palavra-chave para abrir (Password to Open) – regista
uma palavra-chave que bloqueia o acesso ao ficheiro a todos
aqueles que não a conhecerem
• Palavra chave para modificar (Password to Modify) -
regista uma palavra chave que bloqueia a gravação/alteração
do ficheiro a todos aqueles que não a conhecerem
• Leitura somente (Read Only) – que aconselha a todos os
que abrirem o ficheiro a abrir sem permissão de gravação. No
entanto, é uma opção que é fornecida sem qualquer
associação a uma palavra-chave.

No nosso caso deveremos então optar por seleccionar e fornecer


uma palavra-chave na opção Palavra-chave para modificar
(Password to Modify).

Soluções Informáticas para Profissionais 199


Outras Aplicações
Hoje em dia temos uma série de palavras-chave a decorar. Desde o
cartão Multibanco ao acesso à rede informática da empresa,
estamos constantemente a ter de recordar essas combinações
mágicas. E se no caso do cartão Multibanco, e devido à sua grande
utilização, até temos memorizado o código, por outro lado em muitas
outras situações é mais difícil garantir tal situação. Esta é uma
possível reaplicação desta ficha. Neste caso sugerimos o recurso a
uma palavra passe de acesso de forma a garantir que olhos
indesejáveis não tomem conhecimento dos nossos segredos.
Da mesma forma podemos considerar a gestão de contactos (nome,
moradas e telefones), a manutenção de uma listagem de bens, a
listagem de tarefas a executar e todo um conjunto imenso de
situações onde seja necessária a gestão básica de dados
confidenciais.
Note que a segurança desta solução é de média dimensão, isto é,
não é impossível que pessoas que o pretendam deliberadamente
quebrem a segurança de um ficheiro.

Soluções Informáticas para Profissionais 200


informação nacional de cinemas, mas que normalmente não incluem
todas as localidades.

Exercícios e Avaliação
O Formador sugere um tema para pesquisa. Os Formandos
pesquisam a Internet sobre esse tema e resumem o que
encontraram.
Os Formandos sugerem o nome de um personagem, um objecto ou
um lugar remoto. O Formador lista as sugestões e atribui as mais
interessantes a diferentes Formandos. Para cada personagem, um
Formando deverá encontrar a sua biografia ou história e Sites que o
mencionem com destaque. Para um objecto, deverá ser encontrada
a sua história desde as suas origens, a sua utilização na actualidade
e Sites onde possa ser adquirido. Para um lugar, poderá encontrar
um mapa, uma história ou um Site de referência.
Rally Paper na Internet. O Formador lista uma série de Perguntas,
do tipo "Quizz". São exemplos a data de nascimento de uma figura
ilustre, o número de habitantes de uma cidade ou país, o nome de
um rio que passa numa cidade, a altura de um monumento, o
campeão nacional de uma modalidade num dado ano, o principal
ingrediente de um prato típico de um país longínquo, o preço de um
bilhete de um museu ou o nome do Presidente da Junta de
Freguesia do loca onde se encontram. Mais difícil ainda poderá ser o
nome da companhia aérea com um dado logotipo, o número de
telefone de uma empresa numa dada rua de uma cidade do mundo,
um indivíduo com um nome semelhante ao seu num país distinto, o
lucro anual de uma dada empresa, o nome dos directores da uma
empresa concorrente ou o preço de um modelo de automóvel na
Grécia. Os Formandos têm que responder a todas as perguntas com
a resposta correcta e o Site onde a encontraram. O Formador faz a
pesquisa em simultâneo, anotando as respostas correctas e
avaliando as respostas dos Formandos que completam o Rally
(eventualmente completando as suas...)

Próximos Passos
Dependendo da profissão e interesse de cada um, a Internet poderá
ser mais ou menos interessante para realizar pesquisas.
Certamente, é o meio mais acessível e eficaz da actualidade pelo
que os Formandos devem ser incentivados a utilizarem a Internet
como se tratasse de uma grande enciclopédia global onde muito
está disponível, embora após uma pesquisa eficaz e intensiva.

Soluções Informáticas para Profissionais 202


Pesquisa na Internet
Objectivo Específico
A Internet é uma ferramenta fundamental para estudantes,
trabalhadores e pessoas em geral. Pretende-se com este capítulo
criar e desenvolver capacidades de pesquisa na Internet.

Pré-requisitos
Pressupõe-se que o Formando já utilizou a Internet e está
familiarizado com conceitos tão simples como:
- o que é um endereço
- o que é um Site
- o que é uma página

Plano de Sessão
Pesquisar Informação
A eficácia de uma Pesquisa depende da correcta utilização das mais
diversas técnicas, a desenvolver neste exercício, mas também da
capacidade dos indivíduos questionarem os resultados e colocarem
as suas "questões" aos motores de pesquisa de forma a que estes
as "entendam" correctamente. O formador deverá ter especial
cuidado a explicar esta necessidade, exemplificando com as
inúmeras situações da vida real onde duas pessoas também têm
dificuldade em entender-se quando falando entre elas. Como
exemplo, veja-se o seguinte caso prático como exemplo.
Um homem pergunta à sua esposa onde está o jornal. Esta diz que
não sabe. Este pergunta então se ela sabe se um determinado filme
já estreou. Ela responde que sim e que seria uma boa ideia verem-
no nesse dia. Este explica que pretendia verificar essa possibilidade
no jornal. A sua esposa sugere que este consulte o teletexto da
televisão. Aceitando a sugestão, o homem descobre que a
localidade onde residem não está coberta por esse serviço.
O mesmo problema pode passar-se com a Pesquisa na Internet.
Provavelmente, a primeira pesquisa que deve efectuar é se as salas
de cinema da sua localidade têm uma presença na Internet, o que
facilitará encontrar a solução. Poderá também pesquisar Sites com

Soluções Informáticas para Profissionais 201


Pesquisa na Internet
Resumo
Pesquisar na Internet pode ser uma dor de cabeça. Aprenda como
realizar pesquisas mais rápidas e mais eficazes.

Funcionalidades
Gravação de Ficheiros HTML
Pesquisa

Procedimento
Uma palavra sobre Motores de Pesquisa. Existem imensos Motores
de Pesquisa disponíveis na Internet. Por razões de maior divulgação
ou pela sua maior qualidade, alguns são mais conhecidos que
outros. A sua experiência com os diferentes Motores ditará as suas
preferências. Deverá experimentar diferentes Motores de Pesquisa e
perceberá que alguns se adaptam melhor a diferentes temas, isto é,
alguns são óptimos para encontrar um Site, enquanto outros são
rápidos a encontrar um artigo, uns funcionam melhor em inglês,
outros em português, entre outras diferenças. Em pesquisas
intensivas, utilize mais que um Motor de Pesquisa e verá que os
resultados podem complementar-se.
Para iniciar, imaginemos que pretende encontrar uma empresa que
produza um determinado produto. Inicie a sua pesquisa indicando o
tipo de produto no local destinado à pesquisa. Como exemplo,
vamos utilizar o Google (www.google.pt) e procurar papel.

Soluções Informáticas para Profissionais 203


Verifique os resultados que obteve. Se o resultado pretendido se
encontra no topo, então teve o melhor resultado possível.
Infelizmente, isto não é frequente e não é o caso do nosso exemplo.
Analise o teor dos resultados. Por vezes, o que pretendemos é
interpretado de forma diferente, por diversas razões, linguísticas ou
apenas por frequência de presença na Web. Neste caso, o primeiro
problema que encontramos é que a palavra é a mesma em
português e espanhol, pelo que teremos que ser mais específicos.
Por outro lado, como o que pretendemos é mesmo um produtor de
papel, mudamos a nossa pesquisa para produtor papel. Desta vez, a
possibilidade de comutar a ordem das palavras (papel do produtor
em vez de produtor de papel) retorna ainda demasiados resultados.
Uma possível solução será recorrer à utilização de aspas, obrigando
o Motor de Pesquisa a procurar o conjunto de palavras na ordem
que lhe são indicadas, como por exemplo em “produtor de papel”.
Desta vez tivemos mais sorte e encontramos o que queríamos. Mas
podemos cair numa pesquisa sem nenhum retorno, pelo que
teremos que continuar. Uma nova possibilidade será usar sinónimos,
como por exemplo “fabricante de papel”. Neste caso, o resultado da
pesquisa é bem distinto e poderá ser considerado como adicional ao
resultado da primeira pesquisa.

Soluções Informáticas para Profissionais 204


Quando a pesquisa retornar diversos resultados e pretender
visualizar alguns desses resultados, poderá seleccionar cada um
dos endereços sugeridos mantendo a tecla SHIFT pressionada.
Desta forma, cada um dos resultados aparece numa nova janela,
possibilitando-lhe manter a lista dos resultados intacta.

Para analisar rapidamente os resultados de uma pesquisa,


pressione a tecla SHIFT enquanto selecciona cada um dos
resultados. Cada resultado aparecerá numa nova janela. Quando
terminar de analisar a primeira página de resultados, poderá avançar
para a página seguinte. Vá então à primeira janela que foi aberta e
analise se o resultado obtido lhe interessa. Faça o mesmo para os
outros resultados, fechando as janelas que não lhe interessarem.
Finalmente, regresse à página de pesquisa e analise a nova lista de
resultados, repetindo o procedimento.

Se pretende guardar os resultados da sua pesquisa, poderá utilizar a


opção de gravar em formato “HTML for e-mail” (mht). Este formato
guarda as imagens e outros componentes de uma página no mesmo
ficheiro, facilitando o arquivo de páginas Web.

Para guardar páginas Web no formato (mht) escolha Ficheiro (File),


Gravar Como (Save As), Guardar como tipo (Save as Type),
Arquivo Web (Web Archive, single file).

Utilize a pesquisa sobre os resultados da sua pesquisa. Pressione


á+F (tecla Windows e tecla F em simultâneo) e procure a
expressão pretendida em Contendo o Texto (Containing Text) na
pasta onde guardou os seus ficheiros (htm) ou (mht).

Soluções Informáticas para Profissionais 205


Cada Motor de Pesquisa possui ainda métodos avançados, que
permitem filtrar com mais detalhe os resultados. No caso do Google,
esses métodos incluem:
• excluir palavras da pesquisa
• escolher o idioma dos resultados
• escolher a data de actualização da página
• escolher o domínio ou site para pesquisar

Soluções Informáticas para Profissionais 206


Utilize o Google para pesquisar qualquer site, escolhendo a
pesquisa avançada e seleccionando resultados de um único
domínio.

Outras Aplicações
O exemplo da situação de pesquisa apresentado pode ser
reaplicado a qualquer outra situação.
Algumas das técnicas referidas podem ser aplicadas a qualquer
situação de navegação na Internet. Utilize estas técnicas sempre
que estas lhe sejam úteis.

Soluções Informáticas para Profissionais 207


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Utilidades na Internet
Objectivo Específico
A Internet está recheada de ferramentas e recursos de extrema
utilidade, pelo que esta ficha foca alguns exemplos de recursos
disponíveis.

Pré-requisitos
Pressupõe-se que o Formando já utilizou a Internet e está
familiarizado com conceitos tão simples como:
- o que é um endereço
- o que é um Site
- o que é uma página

Plano de Sessão
As Utilidades disponíveis na Internet podem dividir-se em Genéricas
e Específicas. Consideram-se Utilidades Genéricas aquelas cuja
utilização é adequada a todos os públicos, como os Telefones, os
Códigos Postais ou a programação da Televisão. Já as Utilidades
Específicas visam públicos bem definidos, como acontece com a
Candidatura ao Ensino Superior, a Lista de Produtos Perigosos ou
as Declarações de Rendimentos Electrónicas.
O Formador deve promover a discussão de Utilidades adequadas ao
público presente, evitando o risco de não se perceberem os
exemplos dados e a sua utilidade. Como exemplo, refira-se que um
advogado entende bem a utilidade de um Site onde é disponibilizada
a nova legislação laboral...

Soluções Informáticas para Profissionais 208


Exercícios e Avaliação
Escolha uma frase simples: da sua autoria, uma frase popular ou um
provérbio. Traduza essa frase para diversas línguas e tente
identificar eventuais falhas na tradução. Faça o mesmo com frases
noutras línguas e traduza-as para Português (use como exemplo
"Never say never again" ou "Io mangio burro", no endereço
www.altavista.pt).
Procure os Câmbios actuais de diversas moedas em relação ao
Euro, nomeadamente a Libra Esterlina, o Rublo, o Dólar, o Iene e o
Real. Crie uma Folha de Cálculo em Excel para converter qualquer
valor em Euros no contravalor de cada moeda.

Próximos Passos
A Pesquisa de Utilidades (a combinação deste exercício com o
anterior) é provavelmente o "topo da carreira" para o Utilizador de
Internet. De facto, combinando a capacidade de pesquisa e a
descoberta de funcionalidades úteis para uma dada profissão,
actividade ou simplesmente um trabalho constituem uma mais valia
importantíssima para muitas pessoas. Por essa razão, muitos livros
de índices temáticos de Sites na Internet são vendidos e existem
empresas dedicadas à venda de trabalhos de pesquisa à medida,
realizados especialmente com o recurso a pesquisas na Internet e
destinados essencialmente a ajudar estudantes do ensino superior
na realização dos seus trabalhos: se não acredita, pesquise na
Internet...

Soluções Informáticas para Profissionais 209


Utilidades na Internet
Resumo
A Internet está repleta de ferramentas, informação e curiosidades
que podem ser extremamente úteis para qualquer trabalho,
constituindo assim um recurso essencial para qualquer profissional.
Encontre aqui algumas sugestões.

Funcionalidades
Maximização da Janela

Procedimento
Você pode estar simplesmente a criar uma carta no Word e
descobrir que não tem o Código Postal actualizado do endereço ou
até a terminar uma investigação sobre tecnologia de ponta e
necessitar de um contacto num país longínquo: a Internet está
sempre lá para o ajudar.
Os endereços indicados podem apontar para Sites em inglês quando
indicado por (I).

Utilize a tecla F11 para maximizar (ou voltar a reduzir) o espaço de


écran disponível para visualizar páginas no Internet Explorer. Se
pretender utilizar a totalidade do écran para visualizar uma página,
pode fazer desaparecer a Barra de Tarefas e a Barra de Topo.

Para configurar a Barra de Tarefas (Taskbar) para se esconder


automaticamente, clique com o botão do lado direito sobre a Barra
de Tarefas, seleccione Propriedades (Properties) e Ocultar
Automaticamente (Auto-Hide the Taskbar). Sempre que
posicionar o rato no fundo do écran, a Barra de Tarefas reaparece,
voltando a esconder-se assim que afastar novamente o rato.

Para configurar a Barra de Topo para se esconder automaticamente,


clique com o botão do lado direito sobre a Barra de Topo e
seleccione Esconder Automaticamente (Auto Hide). Sempre que
posicionar o rato no topo do écran, a Barra de Topo reaparece,
voltando a esconder-se assim que afastar novamente o rato.

Soluções Informáticas para Profissionais 210


Motores de Pesquisa
Começando pelo fim, quando não souber como encontrar um site,
saiba pelo menos utilizar um (ou mais) dos seguintes Motores de
Pesquisa.
Google www.google.pt O motor de pesquisa mais poderoso...
Altavista www.altavista.pt Pesquisas e Traduções
Yahoo (I) www.yahoo.com
Ask Jeeves (I) www.ask.com

Soluções Informáticas para Profissionais 211


Dia a dia
O seu dia a dia está repleto de tarefas simples mas por vezes
demoradas. A Internet está repleta de soluções para essas tarefas.
Telefones www.118.pt/pt/pesquisa.php Encontre o
telefone que precisa...
CTT www.ctt.pt/CodigoPostal/CodigoPostal.jsp Pesquisa
de Códigos Postais
Dicionário www.portoeditora.pt/dol/default.asp A língua
Portuguesa é muito traiçoeira...
Câmbios (I) www.oanda.com

Soluções Informáticas para Profissionais 212


Profissões
As mais diversas profissões lidam com tarefas específicas. Para
cada profissão, governo, empresas e associações criaram as mais
diversas opções
Infocid www.infocid.pt Infocid, Portal do Cidadão
Matemática www.apm.pt Associação dos Professores de
matemática
Autodesk www.autodesk.pt Para Arquitectos e Engenheiros
Calçado www.ctcalcado.pt/ Centro Técnico do Calçado

Soluções Informáticas para Profissionais 213


Informação
Manter-se actualizado sobre o mundo é uma das possibilidades mais
procuradas na Internet. Experimente os seguintes endereços.
Público www.publico.pt Jornal Público Online
Expresso www.expresso.pt Jornal Expresso Online
CNN (I) www.cnn.com
RTP www.rtp.pt

Soluções Informáticas para Profissionais 214


Educação
Estamos sempre a aprender é uma expressão mais do que aplicável
a este capítulo. Veja só.
MCES www.mces.gov.pt Ministério da Ciência e do Ensino
Superior
ME www.min-edu.pt Ministério da Educação
IESF www.iesf.pt Instituto de Estudos Superiores Financeiros e
Fiscais
UNESCO (I) www.unesco.org

Soluções Informáticas para Profissionais 215


Informática
Provavelmente, a Informática constitui o tema mais abordado na
Internet. Utilizadores, Programadores, Gestores e Estudantes podem
encontrar aqui os mais diversos recursos.
What is? (I) www.whatis.com Pergunte e encontre a
Resposta.
Microsoft Office www.microsoft.com/portugal/office Novidades,
Truques e Sugestões
Globalmedia www.globalmedia.com.pt
Chip 7 www.chip7.pt

Soluções Informáticas para Profissionais 216


Software
Como não podia deixar de ser, as mais diversas Aplicações de
Software estão disponíveis na Internet, muitas vezes de forma
gratuita.
Downloads www.zdnet.pt/downloads Software para todos os
gostos
Mais Downloads (I) www.tucows.com
AVG Anti-Vírus www.grisoft.com
Messenger www.microsoft.com/windows/messenger/pt

Soluções Informáticas para Profissionais 217


Curiosidades
Veja aqui estas curiosidades...
Hora Legal Portuguesa www.oal.ul.pt/cgi-bin/hora.cgi
NetMenu www.netmenu.pt
Jobs for the Boys www.jobsfortheboys.com
Conversor Monetário
office.microsoft.com/ portugal/downloads/2002/EuroST.aspx

Soluções Informáticas para Profissionais 218


Use a funcionalidade Favoritos (Favorites) do Internet Explorer,
que lhe permite armazenar rapidamente os endereços úteis.

Construa o livro de endereços úteis da sua empresa. Pode utilizar


várias formas, entre as quais:

- uma folha de Excel, com três colunas indicando o Tema, o Site e


o seu Endereço

- um documento de Word, com uma tabela ou tabulações e o


mesmo conteúdo

- uma Tarefa do Outlook, com a mesma informação

Disponibilize esse livro a todos os colaboradores, pois poderá ser-


lhes de extrema utilidade. E que tal começar por copiar a lista aqui
fornecida?

Outras Aplicações
Pode encontrar um pouco de tudo na Internet. Se por um lado,
positivo, a utilidade dos recursos encontrados pode ser enorme, por
outro lado, negativo, a dificuldade em encontrar o que se pretende é
crescente. Por isso, desenvolver técnicas de pesquisa é essencial.

Soluções Informáticas para Profissionais 219


Bibliografia
Apesar da elevada quantidade de livros sobre as Aplicações
abordadas neste Manual, recomendamos nesta Bibliografia apenas
alguns livros com conteúdo de elevada qualidade.
Acima de tudo, recomendamos que os Formadores utilizem a
Internet (também...) e procurem material para seu uso individual.
Alguns dos links fornecidos no exercício Utilidades na Internet
podem ser um bom princípio.

Domine a 110% Word Carlos Milheiro / Pedro Mota FCA


XP Ribeiro
Domine a 110% Excel Maria José Sousa FCA
XP
Fundamental do Word Vítor Gonçalves / Luísa FCA
XP Câmara Pires
Fundamental do Excel Maria José Sousa FCA
XP
Microsoft Office XP Sérgio Sousa / Maria José FCA
Para Todos Nós Sousa
Microsoft® Office XP Perspection, Inc., Online Microsoft
Step by Step Training Solutions, Inc., Press
Curtis Frye
Microsoft® Office XP Michael Halvorson and Microsoft
Inside Out Michael J. Young Press
Microsoft® Word Mary Millhollon and Katherine Microsoft
Version 2002 Inside Murray Press
Out
Microsoft® Excel Mark Dodge and Craig Microsoft
Version 2002 Inside Stinson Press
Out

Soluções Informáticas para Profissionais 220


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Índice de
Funcionalidades
Pretende-se com este Índice de Funcionalidades orientar a consulta
deste Manual para as Funcionalidades explicadas ao longo do
conteúdo dedicado às diversas aplicações. Esperamos que lhe seja
útil!

Word
Configuração de margens Menu de Restaurante 19
Configuração de página Papel Azul de 25 Linhas 15
Configuração de visualização Papel Azul de 25 Linhas 15
Configurar Página (Page Setup) Cartões 58
Copiar e Colar (Copy / Paste) Cartões 58
Criação de circulares (Mail Merge) Impressão de Etiquetas 50
Criação de estilos O Meu Primeiro Livro 75
Criação de etiquetas Impressão de Etiquetas 50
Criação de tabelas Cartões 58
Criação e Formatação de Cabeçalhos e Rodapés (Header and
Footer) Guia de Transporte 67
Criação e formatação de cabeçalhos e rodapés
Envelope e Carta 35
Criação e Formatação de listas Enumeração de Tarefas 79
Criação e formatação de tabelas Formulário de Fax 30
Criação e Formatação de Tabelas Inquérito de Satisfação 43
Espaçamento entre parágrafos Papel Azul de 25 Linhas 15
Formatação de bordas Menu de Restaurante 19
Formatação de envelopes Envelope e Carta 35
Formatação de Limites e Sombreado (Borders/Patterns)
Declaração de Falta 25
Formatação de Tabulações (Tabs) Declaração de Falta 25

Soluções Informáticas para Profissionais 221


Formatação de texto e figuras num documento
Envelope e Carta 35
Formatação de texto e figuras num documento
Formulário de Fax 30
Gravação de formulários Envelope e Carta 35
Gravação de formulários Formulário de Fax 30
Inserção de Quebras de Secção (Section Break)
Guia de Transporte 67
Inserção de tabelas de índice O Meu Primeiro Livro 75
Inserção e Formatação de Imagens (Insert/Format Picture)
Guia de Transporte 67
Tabulações (Tabs) Menu de Restaurante 19
Utilização do Microsoft Draw Declaração de Falta 25

Excel
Aplicações de pesos (%) Avaliações 115
Arredondamentos numéricos Avaliações 115
AutoFiltro (AutoFilter) Biblioteca 124
Configuração de impressão – Colunas/Linhas
Contas Correntes 107
Configuração de Página Nota de Despesas 90
Filtro Automático (AutoFilter) Contas Correntes 107
Fixar painéis (Freeze Panes) Contas Correntes 107
Fixar painéis Biblioteca 124
Formatação da folha de cálculo Nota de Despesas 90
Formatação da folha de cálculo Orçamento de Salários 103
Formatação de uma folha de cálculo Controlo de Tesouraria 84
Formatação numérica personalizada Nota de Despesas 90
Função PROCV (Vlookup) e PROCH (Hlookup)
Tabelas de Aluguer 120
Função SOMA (SUM) Análise de Vendas 97
Função SOMA (SUM) Nota de Despesas 90
Funções: IF, SUM, SUBTOTAL Contas Correntes 107
Funções: MIN, MAX, MEDIA, SE Avaliações 115
Gestão de dados de várias folhas Tabelas de Aluguer 120

Soluções Informáticas para Profissionais 222


Gráficos Análise de Vendas 97
Gravação de ficheiro com Password de acesso Biblioteca 124
Operações matemáticas básicas Controlo de Tesouraria 84
Operações matemáticas básicas Nota de Despesas 90
Operações matemáticas básicas Orçamento de Salários 103
Ordenação Biblioteca 124
Referências absolutas e relativas Nota de Despesas 90
Referências absolutas Orçamento de Salários 103
Referências relativas de células Controlo de Tesouraria 84

Internet Explorer
Gravação de Ficheiros HTML Pesquisa na Internet 129
Maximização da Janela Utilidades na Internet 134
Pesquisa Pesquisa na Internet 129

Soluções Informáticas para Profissionais 223


104
Introdução ao e-learning

FMD_i.p65 104 15-01-2004, 10:49


Microsoft Word

Processamento de Texto
Papel Azul 25 linhas

Exercício 1
Papel Azul 25 Linhas

Modos de Visualização
z Ver (View)
– Normal (Normal)
– Esquema de Impressão (Print Layout)
– Régua (Ruler)
– Zoom (Ampliação)
Papel Azul 25 Linhas

Configuração de Página
z Ficheiro (File) Configurar Página (Page Setup)
– Orientação
z Vertical (Portrait)
z Horizontal (Landscape)
– Margens (Margins)
Papel Azul 25 Linhas

Formatação de Parágrafos
z Formatar (Format) Parágrafo (Paragraph)
– Alinhamento (Alignment)
– Indentação (Indent)
– Espaçamento (Spacing)
z Parágrafos
z Linhas
Menu de Restaurante

Exercício 2
Menu de Restaurante

Configuração de tabulações
z Formatar (Format) Tabulações (Tabs)
– Definição
– Alinhamento
– Preenchimento
Menu de Restaurante

Configuração Limites e Sombreados


z Formatar (Format) Limites e Sombreados
(Borders and Shading)
– Aplicação de limites a parágrafos
– Aplicação de limites à página
– Aplicação de sombreados/padrões
Declaração de Falta

Exercício 3
Declaração de Falta

Apresentação da barra de ferramentas de


Desenho (Drawing): Word Art, Clip Art e outros:
z Utilização das principais ferramentas para o
desenho de elementos
– Linhas e Setas
– Quadrados e Rectângulos
– Circunferências e Elipses
z Redimensionamento de elementos
Declaração de Falta

Apresentação da barra de ferramentas de


Desenho (Drawing): Word Art, Clip Art e outros:
z Caixas de texto
z Inserção de itens do Word Art
z Inserção de itens do Clip Art
z Formas Tridimensionais
z Formas Automáticas (Auto Shapes)
z Opções de formação dos vários elementos
Formulário de Fax

Exercício 4
Formulário de Fax

Formatação de Imagens
z Cores e Linhas (Colors and Lines)
z Tamanho (Size)
z Esquema (Layout)
z Imagem (Picture)
Formulário de Fax

Inserção de Tabelas
z por recurso à barra de ferramentas
z por recurso aos menus
Formulário de Fax

Formatação de Tabelas
z Inserção de novas linhas e colunas
z Alteração da largura de uma coluna
z Alteração da altura de uma linha
z Formatação de limites e sombreados
z Inserção e eliminação de células
z Alinhamento de conteúdos nas células
z Alinhamento de tabelas no documento
Formulário de Fax

Tipos de Gravação
z Gravação para versões anteriores do Word
z Gravação para outras aplicações (ex:
WordPerfect ou Works)
z Gravação como página da Web
z Gravação de Modelos de Documento
(Document Template)
Envelope e Carta

Exercício 5
Envelope e Carta

Criação e formatação de envelopes


1. Menu Ferramentas (Tools)
2. Opção Cartas e Mailings (Letters and
Mailings)
3. Sub-Opção Envelopes e Etiquetas
(Envelopes and Labels)
4. Definição de dimensão e formatos – Opções
(Options)
Envelope e Carta
Definição e configuração de cabeçalho e rodapé
z Definição do cabeçalho e do rodapé (header and
footer)
z Exploração da barra de ferramentas
z Configuração da localização do cabeçalho e
rodapé recorrendo à configuração de página
(Page Setup)
z Cabeçalhos e rodapés diferentes para a primeira
página de um documento ou para as páginas
pares e impares.
Envelope e Carta
Campos automáticos de cabeçalho e rodapé
z Número de página
z Número total de páginas do documento
z Data de impressão do ficheiro
z Hora de impressão do ficheiro
Envelope e Carta

Inserção de quebras (break)


z Quebras de página
z Quebras de secção
– Nova secção em nova página
– Secção contínua
– Nova secção numa página par
– Nova secção numa página ímpar
Inquérito de Satisfação

Exercício 6
Inquérito de Satisfação

Formatação avançada de tabelas


z Desenho de Tabelas (Draw Table)
z Borracha (Eraser)
z Definição de limites (forma, grossura e cor)
z Sombreados
z Unir Células (Merge Cells)
z Separar Células (Split Cells)
z Alinhamento de conteúdos numa célula
Inquérito de Satisfação

Formatação avançada de tabelas (cont)


z Distribuição da altura de uma tabela
uniformemente por todas as linhas
z Distribuição da largura de uma tabela
uniformemente por todas as colunas
z Autoformatação
z Alinhamentos especiais
z Ordenação de registos
Impressão de Etiquetas

Exercício 7
Impressão de Etiquetas

Criação de etiquetas
z Menu Ferramentas (Tools)
z Opção Cartas e Mailings (Letters and
Mailings)
z Sub-Opção Envelopes e Etiquetas
(Envelopes and Labels)
z Selecção do quadro Etiquetas (Labels)
Impressão de Etiquetas

Criação de etiquetas (cont)


z Definição de tamanhos em Opções (Options)
z Indicação de impressão de uma página de
etiquetas ou de uma única etiqueta
Impressão de Etiquetas

Assistente de impressão em série


(Mail Merge)
z Selecção do tipo de documento
z Selecção da base de dados ou lista de
destinatários (Select Recipient) a partir de:
– Ficheiro existente
– Contactos do Outlook
– Lista nova
Impressão de Etiquetas

Assistente de impressão em série


(Mail Merge) (cont)
z Selecção dos campos a apresentar nas
etiquetas
z Selecção de registo a incluir
z Criar documento final ou imprimir resultado
Cartões de Visita

Exercício 8
Cartões de Visita

Sugestão de resolução
1. Criação e configuração de tabelas
2. Criação e configuração de etiquetas

A decisão é vossa!
Guia de Transporte

Exercício 9
Guia de Transporte

Formatação de Imagens pela definição das


suas propriedades
z Cores e Linhas (Colors and Lines)
z Tamanho (Size)
z Esquema (Layout)
z Imagem (Picture)
Guia de Transporte

Formatação de Imagens por recurso à barra


de ferramentas Imagem (Picture)
z Inserção de imagem
z Ajuste de cor
– Automática
– Escala de Cinzentos (Gray Scale)
– Preto e Branco (Black and White)
– Marca de àgua (Washout)
Guia de Transporte

Formatação de Imagens por recurso à barra


de ferramentas Imagem (Picture) (cont)
z Ajuste de contraste
z Ajuste de brilho
z Recorte (Crop)
z Rotação
z Definição de linha de contorno
Guia de Transporte

Formatação de Imagens por recurso à barra


de ferramentas Imagem (Picture) (cont)
z Ajuste de contraste
z Ajuste de brilho
z Recorte (Crop)
z Rotação
z Definição de linha de contorno
O Meu Primeiro Livro

Exercício 10
O Meu Primeiro Livro

Criação e aplicação de estilos


1. Formatação (Format)
2. Estilos e Formatação (Styles and Formatting)
O Meu Primeiro Livro

Indíces Automáticos
z Associação de estilos a níveis de importância
de títulos num documento
z Inserção de índices num documento
z A actualização de um índice num documento
O Meu Primeiro Livro

Outros Indíces Automáticos


z Índice Remissivo
z Índice de Ilustrações
z Índice de Autoridades
ENUMERAÇÃO DE TAREFAS

Exercício 11
Enumeração de Tarefas

Criação e Configuração de Listas


z Marcas
– Formatação de símbolo
z Números
– Formatação de estilos
z Numeração destacada
– Formatação de níveis
z Estilos de Lista
– Formatação de estilos
Microsoft Excel

Folha de Cálculo
Controlo de Tesouraria

Exercício 1
Controlo de Tesouraria

Inserção de dados
z Texto
z Números (inteiros e decimais)
z Percentagens
z Datas e horas
z Fórmulas
z Funções
Controlo de Tesouraria

Operações matemáticas básicas


z Soma (+)
z Subtracção (-)
z Divisão (/)
z Multiplicação (*)
– A2+B3
– C4*2-5
Controlo de Tesouraria

Cortar, copiar e colar


z A movimentação e cópia de células
– Menu Editar (Edit)
– Menu associado ao botão do lado direito do rato
– Com o rato
z A cópia de fórmulas com referências relativas
z A criação de séries por arrastamento
Controlo de Tesouraria

Formatação
z Tipo e tamanho de letra
z Negrito; Itálico e Sublinhado
z Alinhamento na célula
z Moeda; Percentagem; Milhares;
Arredondamento decimal
z Limites (ou bordas)
z Sombreados (ou padrões)
z Cor de letra
Nota de Despesas

Exercício 2
Nota de Despesas

Alteração do espaço de uma folha de cálculo


z A alteração da largura de uma coluna ou da
altura de uma linha
z A inserção de linhas e colunas
z A união de células
Nota de Despesas

Configuração de Página
z Definição de Margens
z Orientação da folha
z Ampliação/Redução da folha
– Ajustamento a um número determinado de páginas
à altura e à largura na impressão
Nota de Despesas

Formatação Numérica
z Número
z Moeda
z Data
z Hora
z Percentagem
z Formatação personalizada
Nota de Despesas

Referências absolutas
z A fixação de uma célula pela fixação da linha
e/ou da coluna
z A movimentação e cópia de fórmulas com
referências absolutas
Nota de Despesas

Introdução ás funções
z A função SOMA recorrendo à barra de
ferramentas
Análise de Vendas

Exercício 3
Análise de Vendas

Criação de gráficos
z Selecção de dados
z Assistente de Gráficos
– Tipo de gráfico
– Noção de série
– Títulos
– Legenda
– Rótulos de dados
– Eixos e linhas de grelha
Orçamento de Salários

Exercício 4
Orçamento de Salários

Dados a considerar
z Impostos:
– IRS
– Segurança Social
z Créditos
– Salário Bruto
– Subsídio de alimentação por dia de trabalho
Contas Correntes

Exercício 5
Contas Correntes

Gestão de dados
z Filtro Automático (Auto Filter)
z Fixação de Painéis (Freeze Panes)
z Fixação de linhas e colunas na impressão
Contas Correntes

Funções
z SOMA (SUM)
z SE (IF)
z SUBTOTAL
Avaliações

Exercício 6
Avaliações

Funções
z Mínimo (Min)
z Máximo (Max)
z Média (Average)
Tabelas de Aluguer

Exercício 7
Tabelas de Aluguer

Funções
z PROCV (VLOOKUP)
z PROCH (HLOOKUP)
Tabelas de Aluguer

Referências externas à folha de cálculo


z =D5+Sheet2!C2
z =(F6*6)/A3+[Outro ficheiro.xls]Sheet1!$B$5
Biblioteca

Exercício 8
Biblioteca

Gestão de dados
z Aplicação de filtros
z Ordenação de registos
Biblioteca

Opções de gravação
z Cópias de segurança automáticas
z Definição de palavra-chave na abertura de
ficheiros
z Definição de palavra-chave na gravação de
alterações
z Recomendação de protecção à escrita