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Cahier des participantes et des participants

Formation sur mesure 3

Les Savoirs des gens de la terre


Volet
Gestion administrative et financière
d’une organisation professionnelle agricole (GAFOP)

Le meilleur moment pour planter un arbre c’était il y a 20 ans,


le second c’est maintenant!
PROVERBE CHINOIS

1er octobre 2018

Programme réalisé avec l’appui financier du gouvernement du Canada


accordé par l’entremise d’Affaires mondiales Canada
Table des matières

LES SAVOIRS DES GENS DE LA TERRE (LSGT) 5

FINALITÉ LSGT ............................................................................................................................................................................ 5

VOLET GAFOP 5

OBJECTIF GÉNÉRAL DU VOLET GAFOP .............................................................................................................................................. 5

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DU VOLET GAFOP ........................................................................................................................................ 5

SCHÉMA DU VOLET GAFOP ........................................................................................................................................................... 6

OBJECTIFS DE LA FORMATION 7

OBJECTIF GÉNÉRAL........................................................................................................................................................................ 7

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES.................................................................................................................................................................. 7

DÉROULEMENT ............................................................................................................................................................................ 8

JOUR 1 9

PLANIFICATION BUDGÉTAIRE ........................................................................................................................................................... 9

CONTEXTE................................................................................................................................................................................... 9

PROVERBES ............................................................................................................................................................................... 10

PRÉPARATION À LA FORMATION .................................................................................................................................................... 10


Participants 10
Orientation et objectifs budgétaires 11
Documentation préliminaire à la planification budgétaire 11
DÉMARCHE LOGIQUE DE PLANIFICATION BUDGÉTAIRE ANNUELLE .......................................................................................................... 11
Étapes d’élaboration 12
JOUR 2 13

RÉALISATION DE LA PLANIFICATION ANNUELLE .................................................................................................................................. 13

ANNEXE I - PRINCIPES DE BASE DE LA GESTION FINANCIÈRE ................................................................................................................. 14


Principes de la gestion administrative et financière 14
ANNEXE II - ÉQUITÉ FEMME-HOMME ............................................................................................................................................. 15

EXERCICE 1 - MISSION, VISION, THÈME, CIBLES, OBJECTIFS ET MOYENS .................................................................................................. 16

EXERCICE 2 - COTISATIONS DES MEMBRES ....................................................................................................................................... 18

EXERCICE 3 - REVENUS ET COÛTS DES SERVICES COLLECTIFS ................................................................................................................. 19

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Calcul du coût des achats - Tableau A 19
Calcul des coûts afférents aux services collectifs d’achats regroupés - Tableau B 20
Calcul du prix de vente des semences, intrants et protection - Tableau C 21
Calcul de la marge brute - Tableau D 22
Calcul des autres services offerts par l’OPA - Tableau E 22
EXERCICE 4 - SYNTHESE DES REVENUS AUTONOMES........................................................................................................................... 23

EXERCICE 5 - DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT ................................................................................................................................. 24

JOUR 3 25

BUDGET DE PROJETS.................................................................................................................................................................... 25

EXERCICE 6 - TABLEAU DES PROJETS EN COURS ................................................................................................................................. 26

EXERCICE 7 - TABLEAU DES PROJETS DEBUTANT EN 2019 ................................................................................................................... 27

EXERCICE 8 - BUDGET DES PROJETS CONSOLIDE DETAILLE .................................................................................................................... 28

EXERCICE 9 - BUDGET DES PROJETS CONSOLIDE ABREGE (SYNTHESE) ..................................................................................................... 29

EXERCICE 10 - BUDGET DE TRÉSORERIE ........................................................................................................................................... 30


Principes de gouvernance 31
MODÈLE 1 - CALENDRIER ANNUEL DES RÉUNIONS 2019 .................................................................................................................... 32

MODÈLE 2 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE 2018 - AU BESOIN .............................................................................................. 33

MODÈLE 3 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE - AVRIL OU JUIN 2019 .................................................................................................. 34

MODÈLE 4 - CONSEIL D’ADMINISTRATION - ORDRE DU JOUR - MARS 2019 ........................................................................................... 35

MODÈLE 5 - CONSEIL D’ADMINISTRATION - ORDRE DU JOUR - JUIN 2019 ............................................................................................. 36

MODÈLE 6 - CONSEIL D’ADMINISTRATION - ORDRE DU JOUR - DÉCEMBRE 2019 .................................................................................... 37

MODÈLE 7 - BUREAU EXÉCUTIF - ORDRE DU JOUR - FÉVRIER 2019 ...................................................................................................... 38

MODÈLE 8 - BUREAU EXÉCUTIF - ORDRE DU JOUR - MAI 2019 ........................................................................................................... 39

MODÈLE 9 - BUREAU EXÉCUTIF - ORDRE DU JOUR - AOÛT 2019 ......................................................................................................... 40

MODÈLE 10 - BUREAU EXÉCUTIF - ORDRE DU JOUR - NOVEMBRE 2019 ............................................................................................... 41

MODÈLE 11 - COMMISSAIRES AUX COMPTES - ORDRE DU JOUR - MAI 2019 ......................................................................................... 42

MODÈLE 12 - COMMISSAIRES AUX COMPTES - ORDRE DU JOUR - SEPTEMBRE OU OCTOBRE 2019 ............................................................. 43

MODÈLE 13 – COMMISSAIRES AUX COMPTES - ORDRE DU JOUR - MAI 2019 ........................................................................................ 44

MODÈLE 14 - COMMISSAIRES AUX COMPTES - ORDRE DU JOUR - SEPTEMBRE 2019 ............................................................................... 45

FICHE 1 - PRÉSIDENCE DE L’ORGANISATION...................................................................................................................................... 46

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FICHE 2 - SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ................................................................................................................................................... 47

FICHE 3 - TRÉSORERIE ................................................................................................................................................................. 48

FICHE 4 - COMMISSAIRES AUX COMPTES ......................................................................................................................................... 49

FICHE 5 PRÉSIDENCE DE COMMISSION ............................................................................................................................................ 50

FICHE 6 - COORDINATION ............................................................................................................................................................ 51

FICHER 7 - SECRÉTARIAT COMPTABLE ............................................................................................................................................. 52

FICHER 8 - ANIMATION ET ENCADREMENT ....................................................................................................................................... 53

FICHE 9 - TENUE DU MAGASIN ...................................................................................................................................................... 54

FICHE 10 - TENUE DE CAISSE ......................................................................................................................................................... 55

GRILLE D’ÉVALUATION ................................................................................................................................................................. 56

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Les Savoirs des gens de la terre (LSGT)

Finalité LSGT
Le programme LSGT permet aux paysannes et aux paysans de s’affirmer, individuellement et
collectivement, en tant qu’artisans du développement de l’agriculture et ainsi, de faire de ce dernier
le moteur du développement rural.

V olet GAFOP
Gestion administrative et financière d’une organisation professionnelle agricole

Objectif général du volet GAFOP


Contribuer au développement organisationnel des OPA afin qu’elles fonctionnent de manière
efficace, professionnelle et démocratique, en renforçant leur capacité à gérer des ressources
financières d’une manière transparente, efficace, stratégique et durable.

Objectifs spécifiques du volet GAFOP


Habiliter le personnel et les élus des OPA afin qu’ils développent une meilleure compréhension des divers
éléments d’un système de gestion financière, ainsi que des outils de suivi, de reddition de comptes et de
contrôle qui sont pertinents à leurs rôles et à leurs responsabilités respectifs.
Établir, au sein de chaque organisation, une compréhension claire des rôles et des responsabilités de
chacun (personnel et élus) en ce qui a trait à la gestion financière, de manière à ce que tous puissent mieux
travailler ensemble à la gestion efficace des ressources financières de l’organisation.
Promouvoir, tant auprès du personnel que des élus des OPA, le développement d’une attitude positive à
propos de la gestion financière, pour faire en sorte que tous puissent saisir son importance et deviennent
confiants dans leurs propres capacités à comprendre et à utiliser les outils financiers.
Favoriser l’adoption d’outils de gestion et l’implantation de procédures administratives claires et
rigoureusement appliquées au sein des OPA.
Guider les organisations dans un processus de réflexion et d’action sur leur gestion financière afin
d’accroître les services offerts aux productrices et producteurs, d’améliorer leur imputabilité auprès de
leurs membres et de leurs bailleurs de fonds et finalement, d’assurer une plus grande autonomie
financière.

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Schéma du volet GAFOP

1er mois 5e mois 6e au 9e mois 10e mois 12e Mois 16e mois 20e mois 24e mois

Gestion Pratique de la Diagnostic Plan d’action des Suivi Suivi Suivi Suivi
financière gestion OPA organisé et organisé et organisé et organisé et
stratégique financière Recommandations évaluation du évaluation du évaluation du évaluation
plan d’action plan d’action plan d’action finale du plan
Amélioration de la d’action
gestion financière

Formation sur Formation sur Formation sur


mesure mesure mesure
Identification des
besoins de
formation

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Ob jectifs de l a formation

Objectif général
Doter les participants et l’organisation d’une démarche systématique et reproductible de
planification, de suivi et de contrôle budgétaire.

Objectifs spécifiques
Établir une démarche systématique et reproductible de planification budgétaire annuelle;
Intégrer l’utilisation de la codification du système comptable Ouest-africain SYSCOA dans
l’élaboration de la planification budgétaire;
Intégrer, dans l’élaboration de la planification budgétaire annuelle, les principes du
développement durable et de l’innovation;
Faire la promotion de la politique d’égalité entre les femmes et les hommes dans
l’élaboration du budget et dans sa réalisation;
Élaborer les règles de gouvernance dans l’élaboration de la planification budgétaire, du suivi
et du contrôle en lien avec la gestion administrative et financière de l’OPA;
Établir des liens avec la planification stratégique, le plan d’action annuel, le calendrier annuel
et les ressources de l’OPA;
Préciser les besoins de formation en lien avec la gestion administrative et financière;
Établir des liens fonctionnels avec la description des tâches et des responsabilités des
employés contractuels ou permanents et les administrateurs.

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Déroulement
Jour 1
Ouverture et cadrage
Rappel des formations précédentes
Rappel des notions et des principes d’une saine gestion administrative et financière
Démarche logique et reproductible de la planification budgétaire
Objectif et thème du plan d’action 2019 en lien avec la mission et la vision de l’OPA
Cibles visées et à atteindre en 2019
Démarche d’approbation et de validation du budget annuel
Synthèse de la journée
Jour 2
Ouverture et cadrage
Définition des paramètres du plan comptable propre à l’OPA
Établissement des revenus anticipés pour la prochaine année budgétaire
 Cotisation des membres
 Offre de services collectifs
 Bailleurs de fond, revenus externes
Estimation des dépenses
 Fonctionnement
 Projets
Synthèse de la journée
Jour 3
Ouverture et cadrage
Budget consolidé, regroupé
Budget de trésorerie
Rapport de suivi et de contrôle
Plan de croissance et d’investissement
Indicateurs de suivi
Menaces, incertitudes et plan de contingence
Synthèse de la journée
Jour 4
Ouverture et cadrage
Retour sur les étapes de la planification budgétaire
Gouvernance du plan annuel
Règles de suivi et de de contrôle
Rôle et fonction des commissaires aux comptes
Audit interne et externe
Synthèse de la formation

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Jour 1

Planification budgétaire
Afin d’élaborer une planification budgétaire annuelle, il est important de se doter d’une démarche systématique
et logique. Celle-ci doit être reproductible lors des années subséquentes pour favoriser la cohérence et la
permettre la comparaison d’une année à l’autre. La démarche doit également permettre le contrôle et le suivi
budgétaire au cours de l’année; elle peut toutefois différer en fonction des habitudes de travail et de la structure
de l’organisation. Nous proposons la démarche suivante que chacune des OPA pourra adapter à sa réalité.

orientations
mission et
vision

suivi et objectifs
contrôle spécifiques

budget
moyens
d'opération

Contexte
Dans le cadre du programme LSGT, volet GAFOP, la tenue de deux sessions de formation de base et de trois
sessions de formation sur mesure sont prévues. La Fédération des Périmètres Autogérés (FPA) et l’Union des
Groupements Paysans de Meckhé (UGPM) ont participé à quatre sessions de formation GAFOP depuis juillet
2016. La première portait sur la gestion administrative et financière stratégique, et la seconde, sur la pratique de
la gestion administrative et financière.
Les sessions de formation sur mesure ont été développées suite à la réalisation d’un diagnostic portant sur la
capacité de gestion administrative et financière de l’OP. Le diagnostic a été réalisé auprès des principaux
administrateurs et permanents au printemps 2017. Les deux sessions de formation sur mesure dispensées par la
suite ont porté sur le rôle et les responsabilités des administrateurs, et la seconde, sur l’intégration de la gestion
de projet à l’administration de l’organisation. Lors de la seconde session de formation sur mesure, nous avons
ajouté une journée de formation en comptabilité de base, destinée aux administrateurs n’ayant pas participé
aux formations précédentes.
La troisième formation sur mesure portera sur la planification budgétaire en lien avec le plan d’action annuel
2019 de l’OPA. En début de formation, nous ferons un retour sur les formations précédentes, en portant une
attention particulière à la répartition des rôles et des responsabilités des permanents et des administrateurs à
l’égard de la gestion financière et administrative.

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Proverbes
Le meilleur moment pour planter un arbre c’était il y a 20 ans, le second c’est maintenant!
PROVERBE CHINOIS
On ne prévoira jamais l’imprévisible. Mais en prévoyant, on diminue les risques de se tromper.
GUY VIBERT
Je n’ai pas échoué. J’ai simplement trouvé 10 000 solutions qui ne fonctionnent pas.
THOMAS EDISON
Je ne suis pas découragé car tout nouvel échec constitue un pas de plus vers la victoire. THOMAS EDISON
On ne perd pas de temps quand on aiguise ses outils.
PROVERBE AFRICAIN

Préparation à la formation
Comme nous l’avons mentionné, cette formation sur mesure portera sur la planification budgétaire en lien avec
le plan d’action annuel 2019. Afin d’être efficace, nous demanderons aux OPA de se préparer à cette formation
sur mesure.
Plus spécifiquement, l’OPA devra disposer de toutes les informations nécessaires à la planification annuelle
2019, et avoir finalisé les documents et rapports indiqués ci-dessous (copie en main) :
États financiers au 31 décembre 2017;
États financiers préliminaires des 6 premiers mois de l’année 2018 (en cours), soit au 30 juin 2018
Plan comptable adapté aux spécificités de l’OPA incluant la liste exhaustive des comptes et des codes SYSCOA
correspondants;
Données (revenus et dépenses) nécessaires à l’élaboration du budget annuel 2019:
 Montant des salaires et des honoraires;
 Coût du loyer et des frais afférents;
 Coûts engendrés par le fonctionnement de l’OPA;
 Coût associé à la gouvernance et coût des réunions AG, CA et CE;
 Frais de déplacement et de représentation.
Données budgétaires relatives aux éléments suivants :
 Projets en cours de réalisation qui s’étendront sur l’année budgétaire 2019;
 Projets susceptibles de démarrer en 2019;
 Prévision des ventes d’intrants, de semences et autres produits et services, ainsi que des coûts associés à
ces services;
 Prévision des revenus provenant des cotisations des membres.

Participants
La formation est offerte à une dizaine de participants. Ce groupe comprendra les principaux administrateurs de
l’OPA dont le président, le trésorier, le secrétaire-général, les présidents de commissions, les principaux
permanents (coordonnateurs) et le secrétaire-comptable. Au moins trois femmes prendront part à la formation.

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Orientation et objectifs budgétaires
Définir les rôles et les responsabilités de chacune des instances (AG, CA et CE) et de chacune des personnes
impliquées dans l’élaboration ou la gestion du budget (Président, trésorier, secrétaire-comptable, secrétaire-
coordonnateur, commissaires aux comptes et chargés de projets ou de programmes);
Définir les règles d’imputabilité et de reddition de comptes qui se rapportent à la planification budgétaire et
du suivi en cours d’année;
Fixer des cibles à atteindre en 2019 et à moyen terme, basées sur les principes d’équilibre budgétaire et
d’autonomie financière, et en lien avec d’autres cibles budgétaires;
Identifier les stratégies qui permettront d’atteindre les objectifs budgétaires, notamment l’élaboration d’un
plan d’action et des moyens appropriés;
Anticiper les difficultés et les écueils possibles à la réalisation du budget, et prévoir les moyens d’y remédier.

Documentation préliminaire à la planification budgétaire


Les états financiers et le compte des résultats de l’année précédente se terminant au 31 décembre;
Les états financiers préliminaires internes pour les 6 premiers mois d’opération de l’année en cours (période
du 1er janvier au 30 juin);
Une copie du budget de l’année en cours et du suivi au 30 juin;
Une copie du manuel de procédure;
Une estimation des coûts quotidiens (horaire ou hebdomadaire) pour les salaires et les honoraires pour
l’année prochaine incluant les charges sociales si applicables;
Une estimation des frais de transports, par kilomètre ou pour des déplacements types (par exemple se
rendre à Dakar) et de l’entretien du matériel roulant;
Une estimation des coûts : de loyer, des assurances, du téléphone, de l’internet, de l’électricité et autres;
Une estimation des frais de séjour et de repas;
Une estimation des coûts par réunion Assemblée Générale, Conseil d’Administration et Bureau Exécutif;
Les montants de cotisation à payer par exemple, CNCR et autres;
Le coût estimé des intrants et des semences pour les achats regroupés;
Avoir une copie des budgets des projets en cours et une estimation de l’évolution des travaux pour chacun
des projets par exemple, le pourcentage des travaux réalisés à ce jour au 31 décembre et pour l’année 2019.

Démarche logique de planification budgétaire annuelle


Un budget c’est un contrat établi entre l’OPA et les administrateurs représentant les membres, qui définit les
résultats financiers à atteindre dans l’année à venir. Lors de la planification, on déterminera comment utiliser les
ressources de l’OPA pour obtenir les résultats escomptés.
L’élaboration d’un budget d’opération annuel est une démarche relativement complexe, qui doit tenir compte
de paramètres et d’objectifs, de la capacité à payer la cotisation des membres définie par l’AG, de l’offre de
services aux membres, de vente et d’achat regroupés d’intrants, du financement de projets financés par des
bailleurs de fonds.

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Étapes d’élaboration
La première étape consiste à documenter le contexte général de l’OPA sur le plan budgétaire : Déficits ou
surplus au cours des dernières années.
Rappel de la mission et de la vision de l’OPA.
Élaboration d’un thème central pour l’année 2019 par exemple, l’agroécologie ou la diversification.
Identification des cibles à atteindre au cours de l’année qui débute :
 Cible d’autofinancement des activités de fonctionnement;
 Cible de rentabilité des services collectifs offerts;
 Cible d’amélioration de la gouvernance budgétaire;
 Cible de contribution de l’OPA dans des projets avec bailleurs de fonds.
Vérification de la disponibilité en ressources humaines, financières et physiques.
Définition des objectifs spécifiques de l’année qui débutera.
Choix des moyens à utiliser ou des actions à réaliser en fonction des objectifs.
Établissement du calendrier d’exécution du budget.
Identification d’un processus de gouvernance budgétaire relativement au suivi et au contrôle.
Précision du rôle de chacune des instances et des personnes, en fonction des règles de reddition de compte
et d’imputabilité.
Attribution de tâches et de responsabilités en lien avec la planification budgétaire, le contrôle et le suivi.
Révision des fiches Rôles, responsabilités et tâches.
Adoption du budget par les instances.

Voir Exercice 1 - Mission, vision, objectifs, cibles et moyens

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JOUR 2

Réalisation de la planification annuelle


Élaborer l’architecture du plan comptable spécifique à l’OPA en accord avec le système de codification
Ouest-africain.

Budget consolidé
comprend toutes les activités de l'OPA

Activités autonomes Externes


Fonctionnement Services collectifs Projets avec
de l'OPA achats regroupés bailleurs de fonds

Sièges et
Salaires et frais Protection des
hébergements, Semences Intrants Projet 1 Projet 2 Projet 3
de bureau cultures
investissement

Voir Exercice 2 - Revenus autonomes.

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Annexes

Annexe I - Principes de base de la gestion financière


Principes de la gestion administrative et financière
Transparence
Tenir à jour clairement les données et les documents de gestion, et assurer la bonne circulation de
l’information.
Cohérence
Permettre de faire des comparaisons, d’analyser les tendances d’une année à l’autre, et de faciliter la
transparence.
Normes comptables
Respecter les règles et principes comptables reconnus internationalement pour faciliter la compréhension
de votre système comptable.
Gardien des ressources
Veiller à ce que les biens et les fonds de l’organisation soient utilisés conformément à la constitution et à
tout autre accord contractuel qui a été passé.
Imputabilité
Obligation de rendre compte et d’expliquer comment les fonds, le matériel ou les pouvoirs donnés par une
tierce partie ont été utilisés.
Intégrité
Honnêteté, rigueur et sérieux de l’organisation et des personnes qui la composent. Ces qualités doivent être
indiscutables pour garantir la bonne gestion financière.
Financement non déficitaire
Aucune organisation ne devrait tenter d’atteindre ses objectifs tant qu’elle n’est pas certaine de pouvoir
disposer des fonds nécessaires pour mener à bien toutes ses activités.

L’imputabilité, c’est assumer la responsabilité que vous acceptez de remplir face à l’instance qui vous l’a confiée
(AG ou CA). C’est l'obligation imposée à une personne, à qui une responsabilité a été déléguée, de rendre
compte de la façon dont elle s'en est acquittée.

La reddition de comptes concerne l'utilisation de pouvoirs et de ressources attribués à une personne ou à une
unité organisationnelle en vue de la réalisation d'objectifs. On peut rendre des comptes verbalement lors d’une
réunion. On peut soumettre un rapport écrit.

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Annexe II - Équité femme-homme
Selon les articles 6 et 7 de la Constitution du Sénégal :
Le peuple sénégalais reconnaît l'existence des droits de l'homme inviolables et inaliénables comme base
de toute communauté humaine, de la paix et de la justice dans le monde. Tous les êtres humains sont
égaux devant la loi. Les hommes et les femmes sont égaux en droit. Il n'y a au Sénégal ni sujet ni
privilège de lieu de naissance, de personne ou de famille.

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Exercices

Exercice 1 - Mission, vision, thème, cibles, objectifs et moyens


Mission de l’OPA

Vision de l’OPA

Thème de l’année 2019

Cibles

Projets bailleurs
Fonctionnement, Gouvernance
Achats regroupés, de fonds
autofinancement implications des bre
marges % N de projets ou
Nbre années instances budget
$

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Exercice 1 - Mission, vision, thème, cibles, objectifs et moyens (suite)

Objectif général de l’année 2019

Objectifs spécifiques et moyens

Objectifs spécifiques Moyens pour chacun des objectifs

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Exercice 2 - Cotisations des membres
Quel est le taux de cotisation des membres pour l’année 2019 tel qu’établi par l’AG
Taux et nombre de membres
Perception des cotisations 2019 et des arrérages
Sollicitation de nouveaux membres

Cotisation 2019
Code Nombre
SYSCOA Taux unitaire de membres de la Total
Catégorie
selon plan comptable catégorie
de membres

Catégorie 1

Catégorie 2

Catégorie 3

Catégorie 4

Arrérages recouvrés

Nouveaux membres

Total des cotisations des membres

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Exercice 3 - Revenus et coûts des services collectifs
Calcul du coût des achats - Tableau A

Tableau A - Coût des achats


Code Coût unitaire
Quantité Total
SYSCOA d’acquisition

Semences

Semences

Semences

Semences

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Protection

Protection

Total des achats

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Exercice 3 - Revenus et coûts des services collectifs (suite)
Calcul des coûts afférents aux services collectifs d’achats regroupés - Tableau B

Tableau B - Coûts afférents


Code
Coût unitaire Quantité Total
SYSCOA
Frais de fonctionnement
de la commission

Coûts de transport

Frais d’entreposage

Estimation des pertes en %

Frais de manutention

Frais de gardiennage

Entretien et réparations

Autres frais

Total

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Exercice 3 - Revenus et coûts des services collectifs (suite)
Calcul du prix de vente des semences, intrants et protection - Tableau C

Tableau C - Prix de vente


Code Coût unitaire
Quantité Total
SYSCOA d’acquisition

Semences

Semences

Semences

Semences

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Intrants

Protection

Protection

Total des ventes

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Exercice 3 - Revenus et coûts des services collectifs (suite)
Calcul de la marge brute - Tableau D

Tableau D - Marge brute


Code
CFA
SYSCOA
Total des ventes de semences, d’intrants et de protection des
cultures, Tableau C
Total des frais afférents, Tableau B
Total des achats, Tableau A
Total des coûts des marchandises vendues A + B

Marge, ventes moins total des coûts C - A + B = MB

Calcul des autres services offerts par l’OPA - Tableau E

Tableau E - Autres services offerts par l’OPA


Code SYSCOA Unitaire Nombre Total

Revenus d’hébergement

Revenus de Location

Revenus divers

Revenus divers

Entretien et réparation

Entretien ménager

Frais divers

Marge sur autres services


Revenu moins frais

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Exercice 4 - Synthèse des revenus autonomes

Revenus autonomes
Totaux
Code
Source de revenu autonome des tableaux
SYSCOA
précédents
Total des revenus de cotisations des membres

Total de la marge brute sur la vente de produits, intrants et


semences

Total de la marge brute sur les autres revenus et services

Total des revenus autonomes de l’OPA

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Exercice 5 - Dépenses de fonctionnement
Les dépenses de fonctionnement sont celles qui sont reliées au fonctionnement de l’OPA incluant les
produits et les services d’achats regroupés. Plus spécifiquement : les salaires, les honoraires, le loyer, les
frais de déplacements, le matériel de bureau, les amortissements, la variation de l’inventaire et autres.
On doit exclure les dépenses attribuables à un projet. Par exemple, on peut attribuer un pourcentage
sur les salaires afin de les répartir en frais de fonctionnement et pour les projets. Pour fin de
comparaison et de suivi on devrait ajouter la colonne du comparatif de l’année précédente.

Postes Code Coût Quantité Comparatif


Total
Salaires - Honoraires - Charges sociales SYSCOA unitaire % 2018
Coordonnateur

Secrétaire-comptable

Gardiennage

Autres salaires et honoraires

Loyer

Électricité

Entretien ménager

Eau

Téléphone et internet

Gouvernance-indemnités

Assemblée annuelle

Conseil d’administration

Comité exécutif

Autres comités et commissions

Frais de représentation

Déplacements
Restauration, repas, séjour,
hébergement
Véhicules, essences et entretiens

Transport, location auto

Frais auditeur

Formation Pers + administrateur

Assurance véhicule et siège

Communication et site web

Bureau, papeterie et autres


Amortissement matériel, logiciel et
équipement
Frais de banque et intérêt

Divers & imprévus

TOTAL

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Jour 3

Budget de projets
Pour la planification budgétaire on doit considérer les projets qui auront une incidence sur l’exercice
financier 2019. Que ce soit les projets en cours de réalisation ou qui se poursuivront en 2019, ceux-ci
incluront également les projets qui auront une probabilité de démarrer durant l’année 2019. On
considère que les dépenses et les revenus de projets sont dans la catégorie des revenus et dépenses
variables par opposition aux frais de fonctionnement, que l’on considère comme des frais fixes ou peu
flexibles. Plus spécifiquement, on pose comme hypothèse que les dépenses et les revenus de projets ne
se réaliseront pas si le projet ne se concrétise pas.

Dans la plupart des cas, on dispose d’un budget de projet qui aura été soumis ou devra être soumis au
bailleur de fond, ou encore, à soumettre dans le cadre d’une entente de contribution. On doit au
préalable disposer d’une copie de chacun des budgets pour les projets en cours, et d’un suivi budgétaire
pour les 6 premiers mois de l’année en cours (30 juin 2018), ainsi que d’une estimation de l’évolution du
projet, par exemple, un pourcentage des travaux réalisés jusqu’alors et la proportion des travaux qui
seront réalisés en 2019. Pour la période de juillet à décembre, on doit faire une évaluation des revenus
et des dépenses qui seront engagés dans le cadre de chacun des projets, ce qui nous permettra de faire
une évaluation des revenus et des dépenses qui se concrétiseront entre le 1er janvier et le 31 décembre
2019.

L’exercice se complique pour la portion de la contribution de l’OPA au projet. Cette contribution,


lorsqu’elle est monétaire (i.e. elle occasionne une dépense monétaire en salaire, en honoraire ou en
achats), sera évaluée et constituera pour 2019 une dépense ou un revenu réel, à ajouter ou à retrancher
au fonctionnement de l’OPA. Pour les contributions en nature qui n’occasionnent pas de dépenses
monétaires, on pourra les considérer ou non dans la planification. Toutefois si on les exprime en
monétaire, on doit équilibrer les revenus et les dépenses. La contribution sera inscrite à la fois en
dépense et en revenu, pour le même montant.

Pour les projets sans entente de contribution finalisée, on peut procéder de deux manières. La première
consiste à les inscrire dans la planification budgétaire 2019. La seconde consiste à attribuer pour chacun
des projets une probabilité d’occurrence. Une probabilité de 100% est attribuée dans les cas où on a la
quasi-certitude que le projet sera financé, une probabilité de 50% si on a des réserves, et ainsi de suite.
Personnellement j’utilise une cote 80-20 (80 % si je suis convaincu que le projet sera financé et 20 % si
j’en doute).

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Exercices

Exercice 6 - Tableau des projets en cours

Projets en cours
Budget Réel Réserve Réserve Solde
Initial au 31 août sept. - déc 2020 2019
2018 2018 et après

A B C D A-(B+C+D)
REVENUS
Bailleurs de fond
Fonds propre à l’OPA
Revenus de projets
DÉPENSES
Selon chacun des projets

TOTAL

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Exercice 7 - Tableau des projets débutant en 2019

Projets débutant en 2019


Budget initial Projection pour 2019 Solde pour 2020 et après
A B C
REVENUS
Bailleurs de fond
Fonds propre à l’OPA
Revenus de projets
DÉPENSES
Selon chacun des projets

TOTAL

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Exercice 8 - Budget des projets consolidé détaillé
Le prochain exercice consiste à regrouper les budgets projets avec celui des frais de fonctionnement et de vente d’intrants et de semences. Encore là deux manières de faire; La première, version détaillée dans laquelle on reprend chacun des postes
budgétaires de revenus et de dépenses, la seconde, version abrégée, en reprenant uniquement le total des revenus et des dépenses pour chacun des projets et pour les frais de fonctionnement.

Projets Total
Description Fonction. Vent.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
REVENUS
Cotisations
Bailleurs de fonds
Vente d’intrants et de semences
Autres revenus

Total des REVENUS


DÉPENSES
Salaires
Honoraires
Charges sociales
Per diem administrateur
Déplacements et séjours
Frais de gestion et administration
Consultants externes
Autres dépenses

Total des DÉPENSES

SOLDES/MARGES

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Exercice 9 - Budget des projets consolidé abrégé (synthèse)

Description Revenus Dépenses Solde/Marge

Fonctionnement

Intrants/Semences

Autres

Projet 1

Projet 2

Projet 3

Projet 4

Projet 5

Projet 6

Projet 7

Projet 8

Projet 9

Projet 10

TOTAL

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Exercice 10 - Budget de trésorerie

Budget mensuel Total


Description
Solde de départ Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre annuel
REVENUS

Cotisations

Bailleurs de fonds

Vente d’intrants et de semences

Autres revenus

Total des revenus mensuels

DÉPENSES

Fonctionnement

Services

Services achats regroupés

Hébergement

Projet 1

Projet 2

Projet 3

Projet 4

Projet 5

Projet 6

Projet 7

Projet 8

Projet 9

Projet 10

Total des dépenses

SOLDE Revenus moins Dépenses

SOLDE Cumulatif

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Gouvernance budgétaire
Le processus de planification budgétaire doit comprendre également un certain nombre de règles
d’imputabilité et de reddition de comptes. Afin de respecter celles-ci, il est nécessaire d’élaborer un
mode de contrôle et de suivi.
Le contrôle devrait s’effectuer à différents niveaux de l’organisation du travail afin de respecter les
différentes règles (dont la transparence) et selon des fréquences préétablies : Sur une base quotidienne
par le coordonnateur principal, ou par le président et par tout autre signataire des chèques et effets
bancaires; sur une base régulière par le trésorier, mensuellement par le comité exécutif;
trimestriellement par le conseil d’administration; et annuellement par les commissaires aux comptes et
par l’assemblée annuelle.

Principes de gouvernance
Imputabilité
L'imputabilité est l'obligation imposée à une personne à qui une responsabilité est déléguée, pour
laquelle elle doit rendre compte de la façon dont elle s'en est acquittée. Elle implique la reddition de
comptes concernant l'utilisation de pouvoirs et de ressources attribués à une personne ou à une
unité organisationnelle en vue de la réalisation d'objectifs. Le terme traduit le mot anglais
accountability (responsabilisation, obligation de rendre des comptes. (ENAP-Québec)
Reddition de comptes
La notion de rendre des comptes est également importante en management. On rend des comptes
à son supérieur, ce qui signifie qu’il y a dans l’organisation un lien hiérarchique. Dans le cas
d’association où les liens sont sur une base de collégialité, la reddition de comptes à son supérieur
immédiat prend un sens plus large. Il relève davantage de notre capacité et de l’obligation de
transmettre une information intelligible aux instances qui nous ont confié un ou des mandats.
Transparence
Tenir à jour clairement les données et les documents de gestion et assurer une bonne circulation de
l’information.
Cohérence
Permettre de faire des comparaisons, d’analyser les tendances d’une année à l’autre et de faciliter la
transparence.
Normes comptables
Respecter les règles et principes comptables reconnus internationalement pour faciliter la
compréhension de votre système comptable.
Gardiens des ressources
Veiller à ce que les biens et les fonds de l’organisation soient utilisés conformément à sa
constitution et à tout autre accord contractuel par lequel elle s’est engagée.
Intégrité
L’honnêteté, la rigueur et le sérieux d’une organisation et des personnes qui la composent doivent
être indiscutables pour garantir une bonne gestion financière.
Financement non déficitaire
Aucune organisation ne devrait tenter d’atteindre ses objectifs tant qu’elle n’est pas certaine de
pouvoir disposer des fonds nécessaires pour mener à bien toutes ses activités.

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M odèles de docu ments

Modèle 1 - Calendrier annuel des réunions 2019

NOM OPA

2019
Décembre 2018 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre

Assemblée
générale

Conseil Conseil Conseil


administration administration administration
Assemblée générale
extraordinaire

Au besoin
Bureau Bureau Bureau Bureau
exécutif exécutif exécutif exécutif

Rencontres des commissions

Rapport des commissaires aux comptes Rapport des commissaires aux comptes

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Modèle 2 - Assemblée générale extraordinaire 2018 - Au besoin

Nom OPA
Assemblée au besoin 2018
Ordre du jour assemblée générale extraordinaire, décembre 2018
Numérotation Sujet Décision/orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture, étude et adoption des modifications aux statuts D
5 Lecture, étude et adoption des modifications au règlement intérieur D
6
7
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10
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14
15
16 Divers O
17 Levée de l’assemblée D

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Modèle 3 - Assemblée générale annuelle - Avril ou juin 2019

NOM-OPA
2019
Ordre du jour de l’assemblée générale qui se tiendra en avril ou en juin 2019
Numérotation Sujet Décision/orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle D
5 Allocution et rapport moral du président sortant O
6 Lecture et adoption du rapport d’activités 2017 D
7 Rapport des commissaires aux comptes 2017 D
8 Lecture et adoption des états financiers 2017 audités D
9 Nomination d’un auditeur externe 2018 D
10 Présentation et validation du plan de travail annuel 2018 O
11 Fixer les cotisations annuelles
12 Présentation et validation du budget 2018 O
13 Adoption des nouveaux membres
14 Validation des statuts et du règlement intérieur, modification au besoin D
15 Étude et adoption des résolutions
16 Nomination des administrateurs 2018 D
17 Nomination des présidents de commissions et les commissaires aux comptes D
18 Divers O
19 Levée de l’assemblée D

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Modèle 4 - Conseil d’administration - Ordre du jour - Mars 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour conseil d’administration qui se tiendra en mars 2019
Numérotation Sujet Décision/orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Suivi budgétaire et du plan de travail 2018 O
Préparation AG :
 Rapport moral du président.
 Rapport d’activités.
6 D
 Rapport financier 2017.
 Organisation matérielle de l’AG .
 Rapport commissaires aux comptes.
7
8
9
10
11
12
13
14
15 Divers O
16 Levée de la réunion D

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Modèle 5 - Conseil d’administration - Ordre du jour - Juin 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour conseil d’administration qui se tiendra en juin 2019
Numérotation Sujet Décision/orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Suivi à l’AG, compte rendu, résolutions, décisions D
6 Validation et suivi du PTA D
7 Préparation suivi de campagne D
8 Recherche de solutions aux problèmes qui pourraient survenir lors de l’exécution des programmes D
9
10
11
12
13
14
15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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Modèle 6 - Conseil d’administration - Ordre du jour - Décembre 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour conseil d’administration qui se tiendra en décembre 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Orientations et stratégies 2020
6 Suivi budgétaire et élaboration du budget 2020 D
7 Suivi au plan de travail annuel et élaboration du PTA 2020 D
8 Compte rendu suivi de campagne D
9 Compte rendu et suivi des réunions du BE D
10 Détermination des cahiers de charge des permanents O
11 Compte rendu des missions O
12 État de la situation sur la campagne O
13
14
15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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Modèle 7 - Bureau exécutif - Ordre du jour - Février 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour bureau exécutif, février 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Finalisation du budget annuel 2019 D
6 Finalisation du plan de travail annuel 2019 D
7 Rapport des missions D
8 Validation des documents à présenter au CA de mars D
9 Information sur la vie et les activités de l’OPA et du mouvement paysan O
10 Préparer AG O
11
12
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15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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Modèle 8 - Bureau exécutif - Ordre du jour - Mai 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour bureau exécutif, mai 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Rappel des orientations adoptées lors de l’AG D
6 Définition des stratégies de mise en œuvre des orientations de l’AG D
7 Suivi budgétaire et du PTA D
8 Information sur la vie et les activités de l’OPA et du mouvement paysan D
9
10
11
12
13
14
15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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Modèle 9 - Bureau exécutif - Ordre du jour - Août 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour bureau exécutif, août 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Faire la situation de la campagne hivernale D
6 Suivi budgétaire 2019 D
7 Situation des activités de l’OPA D
8 Révision du manuel de procédures D
9
10
11
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14
15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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Modèle 10 - Bureau exécutif - Ordre du jour - Novembre 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour bureau exécutif, novembre 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion du CA D
5 Revue budgétaire 2019 D
6 Finalisation du PTA et du budget 2020 D
7 Situation sur les activités de l’OPA D
8
9
10
11
12
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14
15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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UPA Développement international Page 41
Modèle 11 - Commissaires aux comptes - Ordre du jour - Mai 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour commissaires aux comptes, mai 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion D
5 Rappel des suivis de l’AG et de l’AGE D
6 Consulter le rapport financier pour faire les rapprochements des soldes D
7 Planification des activités, audits internes et vérification des comptes en cours d’année O
8
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13
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15
16
17 Divers O
18 Levée de l’assemblée D

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UPA Développement international Page 42
Modèle 12 - Commissaires aux comptes - Ordre du jour - Septembre ou octobre 2019

NOM OPA)
2019
Ordre du jour commissaires aux comptes, septembre ou octobre 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion D
5 Présenter le rapport au secrétaire général D
6 Consulter le rapport financier pour faire les rapprochements des soldes D
7 Planification des activités, audits internes et vérification des comptes en cours d’année O
8
9
10
11
12
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14
15
16
17 Divers O
18 Levée de la réunion D

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UPA Développement international Page 43
Modèle 13 – Commissaires aux comptes - Ordre du jour - Mai 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour commissions, mai 2019
Numérotation Sujet Décision/Orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion D
5 Rappel des recommandations du CA, de l’AG et de l’AGE D
6 Redynamisation des activités D
7 Planification des activités O
8
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10
11
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15
16
17 Divers O
18 Levée de la réunion D

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UPA Développement international Page 44
Modèle 14 - Commissaires aux comptes - Ordre du jour - Septembre 2019

NOM OPA
2019
Ordre du jour commissions, septembre 2019
Numérotation Sujet Décision /orientation D/O
1 Ouverture et validation du quorum D
2 Lecture et adoption de l’avis de convocation D
3 Lecture et adoption du projet d’ordre du jour D
4 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion D
5 Compte rendu et rapport des activités réalisées à date D
6 Planification des activités à venir, préparation du budget et du PTA pour 2020 O
7
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15
16
17 Divers O
18 Levée de la réunion D

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UPA Développement international Page 45
Fiches - Rôles et responsab ilités

Fiche 1 - Présidence de l’organisation

Titre du poste ou de la fonction


Présidence de l’organisation paysanne, Président ou présidente

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Le président est imputable à l’assemblée générale des membres. Il rend compte de ses activités au
bureau exécutif, au conseil d’administration, aux partenaires et aux membres.

Sommaire du poste ou de la fonction


Le président représente la personne morale de l’organisation. Il représente les membres auprès des
tiers et préside les réunions du bureau exécutif, du conseil d’administration et de l’assemblée générale.

Responsabilités
Veille au bon fonctionnement de l’OP et à la coordination des activités
Veille à la bonne utilisation des ressources humaines, matérielles et financières
Veille à la circulation de l’information entre les différentes instances de l’OP
Veille à l’application des orientations de l’OP
Voit au respect des textes, statuts et règlements intérieurs

Description des tâches


Préside les réunions des instances
Représente l’OP auprès des tiers et des partenaires.
Co-signe les chèques et effets bancaires
Supervise le principal dirigeant de l’OP (coordonnateur)
Présente un rapport d’activités aux différentes instances qu’il préside
Présente un rapport moral lors de l’assemblée générale
Signe les ententes et conventions avec les partenaires
Valide les rapports destinés aux partenaires
S’assure de la mise en œuvre des activités
Recrute le personnel de l’OP

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Le président doit être imputable, crédible, avoir démontré des qualités de leadership, posséder des
capacités de gestion et de travail en équipe.

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UPA Développement international Page 46
Fiche 2 - Secrétariat général

Titre du poste ou de la fonction


Secrétaire général

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Le secrétaire général est imputable vis-à-vis la présidence de l’OP. Il doit rendre compte de ses
activités aux différentes instances, bureau exécutif, conseil d’administration et assemblée générale.

Sommaire du poste ou de la fonction


Le secrétaire général appui la présidence dans l’exercice de ses fonctions notamment dans la
coordination des activités et l’affectation des ressources. Il rédige les procès-verbaux des instances et
voit à la gestion des archives.

Responsabilités
Il assure la réalisation des tâches administratives
Il voit à l’affectation et à la gestion des ressources humaines, matérielles et financières de l’OP
Il supervise le travail des salariés de l’OP et assure la gestion des ressources humaines
Il voit à la conservation et à l’archivage des documents administratifs

Description des tâches


Rédige les convocations des membres des instances, bureau exécutif, conseil d’administration et
assemblée générale
Rédige les procès-verbaux des réunions des instances et en assure l’archivage
Assure le suivi des amendements aux procès-verbaux
Assiste le président dans le recrutement du personnel
Coordonne la préparation du plan de travail annuel et son application
Assure le suivi de la correspondance avec les tiers
Tiens à jour les registres réglementaires et la liste des membres des instances
Supporte les instances dans la communication avec les membres et entre les instances
Élabore le rapport d’activité de l’OP
Assure la préparation des documents nécessaires aux réunions des instances

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Capacité de gestion et de planification. Capacité de travailler en équipe, d’assumer un leadership.

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Fiche 3 - Trésorerie

Titre du poste ou de la fonction


Trésorière ou trésorier

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Le trésorier est imputable vis-à-vis la présidence de l’OP. Il doit rendre compte de ses activités aux
différentes instances, bureau exécutif, conseil d’administration et assemblée générale.

Sommaire du poste ou de la fonction


Le trésorier supervise toutes les activités financières de l’OP en collaboration avec le président, le
secrétaire général et le coordonnateur. Il présente les rapports financiers périodiques aux instances et
le rapport financier annuel lors de l’assemblée générale.

Responsabilités
Il s’assure de la bonne gestion financière de l’OP
Il supervise le travail du secrétaire-comptable et de la caissière
Il sécurise les avoirs de l’OP et l’argent en main
Il s’assure du respect des textes, dont le manuel de procédures en lien avec la gestion financière

Description des tâches


Il s’assure d’une bonne gestion financière de l’OP
Co-signe les chèques et les ordres bancaires
Il valide les encaissements et les dépôts
Il s’assure de la tenue du brouillard de caisse
Il vérifie régulièrement les relevés bancaires
IL s’assure de la préparation du budget annuel et de son suivi régulier auprès des instances
Il présente les rapports financiers aux instances et à l’assemblée annuelle
Il s’assure du suivi du plan de trésorerie
Il assure la gestion du patrimoine
Il voit à l’encaissement des cotisations des membres

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Bonne compréhension de la comptabilité. Crédibilité et réputation d’honnêteté.

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UPA Développement international Page 48
Fiche 4 - Commissaires aux comptes

Titre du poste ou de la fonction


Commissaire aux comptes

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Les commissaires aux comptes sont imputables envers l’assemblée générale et doivent rendre des
comptes au conseil d’administration.

Sommaire du poste ou de la fonction


Les commissaires aux comptes ont pour principale fonction de contrôler les comptes de l’OP et la
sincérité des rapports qui sont présentés. Ils doivent avoir un accès privilégié aux comptes de l’OP.

Responsabilités
 Vérifier les comptes de L’OP
 Vérifier le respect du calendrier administratif
 Faire rectifier les anomalies constatées
 Valider la conformité des comptes qui sont présentés à l’auditeur externe ou à l’assemblée
générale

Description des tâches


Vérifier les relevés bancaires
Vérifier les pièces justificatives, les factures, les reçus émis
Vérifier le brouillard de caisse
Contrôler les comptes des tiers, les stocks, les immobilisations, les dettes, le compte de résultat et
le tableau des créances
Présenter un rapport à l’assemblée générale annuelle et au conseil d’administration
Vérifier les écarts budgétaires

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Compréhension de la comptabilité, formation de base en comptabilité, honnêteté, intègrité et
crédibilité

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UPA Développement international Page 49
Fiche 5 Présidence de commission

Titre du poste ou de la fonction


Présidente ou président de commission

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Sous la supervision du secrétaire-général il doit rendre compte au comité de programme et au conseil
d’administration de l’OP.

Sommaire du poste ou de la fonction


Organise la mise en œuvre des activités de la commission, en assure le suivi et le rapport aux différents
partenaires et bailleurs de fonds.

Responsabilités
Assure la défense des intérêts en lien avec la commission
Planifie les activités de la commission
Assure le suivi budgétaire
Organise la mise en œuvre des activités
Il mobilise l’équipe et les membres de sa commission
Il organise des rencontres au besoin avec les membres de la commission

Description des tâches


Supervise les activités et le travail des animateurs et autres personnes impliquées dans la
commission
Coordonne et supervise les activités de la commission
Produit des rapports de suivi
Élabore un plan d’action annuel
Recherche le financement des activités
Produits les comptes rendus des rencontre de la commission
Anime les groupes en lien avec la commission.
Élabore un calendrier de travail
Présente des rapports périodique de l’évolution des travaux de la commission au conseil
d’administration
Préside les réunions de la commission

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Travail d’équipe, capacité d’animation, compétence dans les domaines relevant de la commission.
Sensible à l’égalité homme/femme et au développement durable.

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UPA Développement international Page 50
Fiche 6 - Coordination

Titre du poste ou de la fonction


Coordonnatrice ou coordonnateur

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Le coordonnateur relève du président auquel il est imputable. Il doit rendre compte aux différentes
instances, conseil d’administration, bureau exécutif et assemblée générale.

Sommaire du poste ou de la fonction


Le coordonnateur voit à la bonne marche de l’OP au quotidien. Il supervise le travail des employés. Il
supporte les instances et les commissions dans leur travail.

Responsabilités
Supporte la représentation des élus
Supporte les rencontres des instances
Recherche des partenaires

Description des tâches


Prépare avec le secrétaire général les documents pour les réunions des instances
Supportent les commissions dans l’exécution de leurs travaux
Rédige des correspondances
Prépare et rédige des documents en appui aux plaidoiries de l’OP.
Appui les représentations des élus auprès des tiers
Supervise le travail du secrétaire-comptable et des autres employés dans leurs tâches quotidiennes
Voit à la bonne marche du siège
Rédige des analyses
Complète des demandes d’aides financières ou répond à des appels de proposition de bailleurs de
fonds

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Connaissance technique, capacité de gestion, capacité à rédiger des documents d’analyse.

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UPA Développement international Page 51
Ficher 7 - Secrétariat comptable

Titre du poste ou de la fonction


Secrétaire-comptable

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Le comptable est imputable au secrétaire-général et rend des comptes au trésorier, aux commissaires
aux comptes et au coordonnateur.

Sommaire du poste ou de la fonction


Il tient à jour les livres comptables de l’OP, notamment à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

Responsabilités
Maintient à jour des livres comptables de l’OP
Enregistre les données au logiciel de comptabilité
Applique les règles de procédures en lien avec la tenue des livres comptables

Description des tâches


Enregistre et saisi les opérations comptables
Traite les données bancaires
Établit les déclarations mensuelles et annuelles, notamment pour les salaires et honoraires
Établit les factures de l’OP
Appuie les dirigeants dans la préparation du budget annuel et du suivi régulier
Produit les rapports financiers périodiques à l’intention des instances
Donne accès aux livres au trésorier et aux commissaires aux comptes
Prépare les chèques pour signature par le président et le trésorier, et les virements bancaires
Tient à jour la trésorerie de l’OP, la conciliation bancaire, et le suivi des chèques en circulation, etc.
S’assure du classement et de la conservation des pièces justificatives
Prépare les rapports financiers pour les bailleurs de fonds
Assure la gestion des inventaires du matériel et des équipements
Contrôle le suivi de la caissière et de la petite caisse

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Excellente connaissance de la comptabilité, maîtrise de logiciel comptable (SAARI) rigueur, intégrité et
honnêteté.

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UPA Développement international Page 52
Ficher 8 - Animation et encadrement

Titre du poste ou de la fonction


Animatrice ou animateur

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Relève du responsable du programme ou du président de la commission concernée. L’animateur rend
compte de ses activités et de ses réalisations au président ou responsable de la commission.

Sommaire du poste ou de la fonction


Soutenir le responsable du programme dans la réalisation des activités et l’animation des rencontres.

Responsabilités
Animer les rencontres
Informer les activités de l’OP
Établir les rapports périodiques
Encadrer les populations dans l’exécution du programme
Assurer le transfert d’information entre l’OP et les groupements de base

Description des tâches


Sensibiliser les membres
Animer des rencontres avec des groupements de base
Collecter l’information auprès des populations visées
Planifier les activités dans le cadre du programme
Restitution des informations
Assurer le suivi des activités de l’OP sur le terrain
Organiser les rencontres terrain

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Disponibilité, engagement, habilité à s’exprimer en public, capacité de déplacement (moyen de
transport), accès à des outils de collecte.

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UPA Développement international Page 53
Fiche 9 - Tenue du magasin

Titre du poste ou de la fonction


Magasinière ou magasinier

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Relève du coordonnateur et/ou du secrétaire général. Rend compte au secrétaire comptable.

Sommaire du poste ou de la fonction


Le magasinier assure la réception et l’expédition des denrées transigées par l’OP et du contrôle de la
qualité d’entreposage.

Responsabilités
Assure la gestion des stocks pour l’OP
Contrôle de la qualité et de la quantité des produits reçus et expédiés

Description des tâches


Réception et expédition des marchandises
Vérification des bordereaux de livraison et d’expédition
Enregistre et tient à jour le registre des entrées et sorties
Classer les bordereaux de livraison
Assure la gestion des stocks
Accompagne le secrétaire-comptable dans le suivi et la prise d’inventaire
Tient à jour les fiches stocks
Effectue un contrôle des pertes

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail


Savoir lire, écrire et compter, être capable de remplir des fiches sur papier et sur support électronique,
avoir le souci de la qualité et de la rigueur.

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UPA Développement international Page 54
Fiche 10 - Tenue de caisse

Titre du poste ou de la fonction


Caissière ou caissier

Position dans l’organigramme, lien de communication en amont, en aval et en parallèle


Relève du secrétaire-comptable et lui rend compte. Est imputable à l’égard du trésorier

Sommaire du poste ou de la fonction


La caissière tient la caisse, consigne les dépenses et classent les pièces justificatives

Responsabilités

Sécuriser et gérer la petite caisse

Description des tâches

Tient à jour le brouillard de caisse

Enregistre les opérations, recettes et dépenses

Classer les pièces justificatives

Voir à alimenter la petite caisse au besoin

Habiletés requises, honoraires et conditions de travail

Savoir compter, être intègre et honnête.

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Évaluation de l’atelier

Grille d’évaluation
Module : Gestion administrative et financière d’une organisation professionnelle agricole (GAFOP)
Nom de la participante ou du participant :
Groupe : Date :

Critères Cotes
Objectifs Excellent Très bon Bon Acceptable Faible
Favoriser l’instauration d’une dynamique de
groupe propice à l’apprentissage et s’entendre
sur les contours et perspectives de la
formation.
Développer une meilleure compréhension
des divers éléments d’un système de gestion
financière ainsi que des outils de suivi, de
reddition de comptes et de contrôle qui sont
pertinents à leurs rôles et leurs
responsabilités respectifs.
Établir une compréhension claire des rôles et
des responsabilités de chacun (personnel et
élus) en ce qui a trait à la gestion financière.
Promouvoir le développement d’une attitude
positive à propos de la gestion financière
pour faire en sorte que tous puissent saisir
son importance et deviennent confiants dans
leurs propres capacités à comprendre et à
utiliser les outils financiers.
Favoriser l’adoption d’outils de gestion et
l’implantation de procédures administratives
claires et rigoureusement appliquées au sein
des OPA.
Guider les organisations dans un processus
de réflexion et d’action sur leur gestion
financière afin d’accroître les services offerts
aux productrices et aux producteurs,
d’améliorer leur imputabilité auprès de leurs
membres et de leurs bailleurs de fonds et,
finalement, d’assurer une plus grande
autonomie financière.
Méthodologie Excellent Très bon Bon Acceptable Faible
Animation : par les formatrices ou
formateurs et leurs invités.
Outils : le matériel mis à la disposition des
apprenants.
Climat : atmosphère de travail, dynamique
du groupe.
Logistique : locaux, horaire, nourriture et
hébergement (s’il y a lieu).

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Grille d’évaluation (suite)

Commentaires sur votre appréciation globale du module

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