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MANUAL DE FORMAÇÃO

Curso: Receção no Armazém (Ação 2)

CLIENTE: AEV
FORMADOR: FÁTIMA RIBEIRO
JULHO 2014

Doc.103.1
Doc.103.1
Recepção de Mercadoria

2.1 - Agendamento de Entregas

Objectivo

Determinar o modo como o agendamento das entregas deverá ser feito, isto é, como
será feita a marcação do dia e da hora da entrega do fornecedor e a que critérios
devem obedecer.

Nota prévia

O agendamento das entregas é um factor importante para o bom funcionamento de


um armazém e para o bom entendimento com os fornecedores. Não pode haver um
bom relacionamento entre uma organização e os seus fornecedores se esta
sistematicamente obriga a que as viaturas deles fiquem imobilizadas durante horas, ou,
vice-versa, que eles não apareçam atempadamente e obriguem ao desperdício de
horas de recursos humanos de recepção.

Posto isto, é necessário pensar o agendamento de uma forma interessada e zelar pelo
cumprimento quer dos critérios estipulados quer do próprio agendamento. Os critérios
a cumprir passam sempre pelo equilíbrio entre os recursos dedicados à recepção e a
carga que esta suporta. Como o agendamento deve ser feito com base horária,
convém que este equilíbrio seja respeitado nessa mesma base. Para que isto possa
acontecer é necessário definir rácios de produtividade por famílias de artigos, por
forma a pudermos agendar com algum grau de rigor a hora a que a viatura será
descarregada.

Estes rácios e o número de recursos alocados à recepção determinam a sua


capacidade, que deverá ser respeitada pela equipa de gestão de inventário ou
equipa comercial – aquela que tiver a responsabilidade de fazer os agendamentos.

Vejamos em detalhe como o processo se pode passar

Doc.103.1
Logística Operacional

Processo

O sistema informático tem registado as produtividades médias de recepção por


família de artigos e também os recursos alocados à recepção em cada turno em
cada dia:

O computador, depois do gestor de inventário elaborar a encomenda ao


fornecedor e mediante o seu conteúdo deverá calcular o número de horas
necessário para a recepcionar;

Em paralelo o gestor de inventário indica ao computador uma data e uma


hora em que pretende agendar a recepção; A partir das recepções já
agendadas e dos recursos disponíveis, o computador verifica se a recepção
ainda poderá ser agendada na hora escolhida pelo gestor de inventário.
Quanto a isso poderão ocorrer duas situações:

a) Sim: o agendamento está feito;

b) Não: o computador deverá indicar dois períodos mais próximos do pretendido


– um anterior e outro posterior – em que será possível agendar a recepção;

O gestor de inventário poderá aceitar uma das sugestões apresentadas pelo


computador ou, em alternativa, indicar uma terceira hora. Se este último for o caso o
processo de verificação capacidade de recepção repete-se, senão o agendamento
fica feito para a alternativa escolhida;

De seguida o gestor de inventário deverá fechar a encomenda e enviá-la para o


fornecedor, esperando a confirmação da entrega.

Observações

Não há nada pior do que ter um armazém circundado de viaturas que chegaram
adiantadas ou que está à espera para serem descarregadas. Esta situação pode
levantar sérios problemas com as autoridades públicas, com a vizinhança e com os
fornecedores.

Doc.103.1
Áreas de desenvolvimento

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

Sistemas de informação: permitem calcular com cada vez maior rigor o tempo
necessário para as tarefas.

Maturidade do mercado: sem que maioria dos fornecedores entenda a


importância do agendamento, dificilmente ele será cumprido.

Doc.103.1
EXERCÍCIO

Caso da empresa Favo de Mel

Primeiro contacto

Apresentação

O Sr. Luís tinha começado naquele dia o seu estágio nos armazéns da cadeia de lojas
alimentares Favo de Mel. Esta cadeia era uma das maiores em Portugal no seu sector.
Quando chegou eram 8:45h, 15 minutos mais cedo do que o seu horário. Nessa altura
verificou que existia uma fila enorme de viaturas que aguardavam descarga. Esta fila
já começava a dificultar o acesso ao armazém.

O Sr. Luís pensou que era bom sinal porque denotava a exuberância económica da
empresa. Contudo não pôde deixar de reparar que existia alguma irritação entre os
motoristas. Alguns deles afirmavam estar ali desde as 7:00h da manhã para
descarregar e até agora nada. Ninguém sabia dizer quando começariam a
descarregar as suas viaturas. De facto, soube depois, alguns destes motoristas tinham
entregas agendadas para as 7:15 da manhã.

Ao longo do caminho que foi percorrendo, o Sr. Luís pôde verificar que de facto
entravam e saíam viaturas do armazém, mas a um ritmo muito lento face às
necessidades.

Quando o Sr. Luís entrou no edifício dos escritórios reparou que o Sr. Mateus –
responsável pelo armazém – estava visivelmente nervoso e conversava com o Sr.
Lucas – responsável pela gestão de inventário. Ambos mostravam um nervosismo
evidente e apontavam falhas um ao outro. No seu conjunto, essas falhas seriam
responsáveis pelo que se estava a passar recepção. O Sr. Mateus dizia que lhe
faltavam 3 pessoas – a sua equipa de recepção era de 20 pessoas – e acusava o Sr.
Lucas de ter exagerado na quantidade de fornecedores que tinham sido agendados
para as 7:00 e para as 7:30.

O Sr. Lucas realmente admitia ter ultrapassado a média de caixas – que eram 10.000
por hora. A sua equipa tinha agendado 12.000, mas 2.000 caixas não poderiam ser as
causadoras de tanta confusão.

Doc.103.1
Na altura o Sr. Luís não percebeu muito bem o que estava a passar. Hoje, como
responsável pelo agendamento, ele vê com clareza os problemas que poderiam ter
causado aquela confusão.

Questões

Supondo que assume o papel do Sr. Luís, quais acha que poderiam ser os problemas
que ele hoje apontaria como sendo os causadores dos atrasos daquela manhã.

Doc.103.1
EXERCÍCIO

Revisão do agendamento

Apresentação

Ao longo dos seus três meses de integração, o Sr. Lucas notou que existia algum mal
estar entre a empresa e os seus fornecedores. A discussão resumia-se quase sempre a
quem é que se atrasava e quem pagaria o prejuízo.

Estes atritos eram desagradáveis para a relação entre a empresa e os seus parceiros
de negócio. De facto, o mau estar começava a impedir que se realizassem negócios
importantes. Foi nesta altura que o Sr. Luís se ofereceu para fazer um estudo sobre as
relações da empresa com os seus fornecedores. O trabalho foi um sucesso, pois além
de uma análise brilhante, o estudo incluía algumas propostas concretas de melhoria.

Questões

Quais os assuntos que o Sr. Luís abordou no relatório e que propostas concretas ele fez,
na sua opinião?

Descreva de forma sucinta os passos e informação necessários para o agendamento


de entregas.

2.2 - Recepção da viatura na portaria

Objectivo

Assegurar o controle das viaturas que chegam às instalações, garantindo a sua


correcta sequência de entrada. A sequência deverá ser decidida no agendamento
das entregas e respeitada o mais possível. O controle exacto deverá ser feito em
contacto directo com as chefias operacionais do armazém.

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Processo

O motorista da viatura chegada deve dirigir-se à portaria para notificar a sua


chegada;

O segurança ou o colaborador da empresa presente na portaria deve fazer a


validação do agendamento no sentido de garantir que ele estava marcado. Na
prática corresponde a verificar que existe uma recepção do fornecedor prevista para
data e hora em causa;

Se existir o agendamento deve-se proceder ao registo de vários dados para


posterior recolha e tratamento estatístico ou mesmo negociação com o fornecedor.
Os dados a recolher são tipicamente:

c) Matrícula da viatura;

d) Nome do motorista;

e) Nome da empresa transportadora;

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f) Registo da hora de chegada, esta tarefa deverá ser executada para que
possam ser medidos os avanços ou atrasos face ao que estava planeado para
a chegada. De notar que não é conveniente as viaturas chegarem adiantadas
pois pode provocar entraves à circulação de outras viaturas.

Observações

Por princípio, todas as tentativas para fazer entregas que não foram previamente
agendadas devem ser reprimidas, mantendo desta forma uma disciplina de
relacionamento.

O ponto de contacto, do ponto de vista operacional, entre os fornecedores e o


armazém é o gestor de inventário ou o gestor comercial. Qualquer um destes papéis
pode ser responsável pela emissão de encomendas e agendamento de entregas.
Para que os volumes possíveis de trabalho sejam respeitados é necessário que haja um
entendimento entre a equipa de gestão de inventário e a equipa operacional, quanto
à capacidade de recepção do armazém. Este ponto é uma peça importante no
agendamento, sendo alvo de especial atenção no procedimento.

O suporte desta actividade deverá existir no sistema informático, tornando a


informação recolhida muito mais fiável, disponível mais rapidamente com o aumento
da produtividade dos serviços da portaria, uma vez que não é necessário escrever em
papéis para depois transferir para um computador para tratamento estatístico.

Áreas de desenvolvimento

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

EDI: permite conhecer com antecedência quais são as características da viatura,


motorista e restantes dados utilizados para criação do registo de chegada da viatura.
Isto acontece porque a informação é enviada via informática, no momento que a
viatura sai das instalações do fornecedor. O tipo de mensagem utilizada poderá ser o
aviso de expedição.

Terminais portáteis e sinalizadores rádio: este tipo de tecnologia identifica ou facilita a


identificação da viatura quando esta passa na portaria, incluindo a verificação do
número do selo.

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EXERCÍCIO

Recepção das viaturas

Apresentação

Após a melhoria do processo de agendamento o Sr. Luís foi convidado para rever
todos os processos da empresa. Pensou que a melhor

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forma seria acompanhar a sequência de fluxo da mercadoria dentro do armazém. Ou
seja, da recepção para a expedição.

Uma vez que já tinha considerado o agendamento. Começou a trabalhar na


recepção. Este processo passava-se ainda sem um sistema informático de suporte à
gestão do espaço físico. O Sr. Luís, depois de breves visitas a outros armazéns, verificou
que esta não era mais a forma de trabalhar.

Questões

Na sua opinião, porque é que o Sr. Luís considerou que a gestão manual do espaço
físico não era a forma de trabalhar? Quais as principais desvantagens que vê nesse
método?

Quais são as vantagens da utilização de um sistema informático para gestão do


espaço físico?

Quais são os passos e a respectiva informação necessária no processo de recepção?


Quais são as suas principais dificuldades?

2.3 - Entrada da viatura nas instalações

Objectivo

Assegurar a inspecção das viaturas que entram no armazém e recolher dados sobre o
facto, para posterior tratamento estatístico.

Processo

Quando a viatura é solicitada para entrar, devem ser executadas certas tarefas, por
forma a garantir o fluxo normal do trabalho. A decisão de permissão para a viatura
entrar, pode ser tomada pela segurança ou colaborador que estejam a gerir a
portaria. Se assim for, eles terão de estar completamente entrosados com a equipa
operacional – encarregada de gerir a operação do armazém. Vejamos em detalhe
quais poderão ser elas:

Doc.103.1
Registo da hora de entrada, para que possam ser feitas estatísticas
comparando a hora efectiva de entrada com a hora agendada. Esta estatística pode
estar contemplada num contrato logístico e haver penalizações para atrasos
provocados pelo fornecedor ou pelo armazém;

Atribuição de um cais de descarga, o cais é decidido pela operação do


armazém, conforme as circunstâncias do momento e atendendo ao local onde a
mercadoria transportada pela viatura é guardada no armazém (quanto mais perto for
o cais do local melhor);

Verificação do selo da viatura, no caso de ser uma viatura selada (devoluções


de clientes, por exemplo) é necessário verificar que o

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selo se mantém intacto. Este passo poderá ser feito aqui na portaria ou então no cais
de recepção.

Observações

A informação recolhida neste passo irá permitir medir o grau de adesão do


agendamento pela realidade da operação. Esta medição é feita por forma a poder-
se identificar duas áreas de responsabilidades: a dos fornecedores e a do armazém. A
responsabilidade é dos fornecedores quando estes chegam atrasados ou demasiado
adiantados, no primeiro caso impedem a recepção atempada das mercadorias – o
que é grave por dois motivos: as filosofias actuais de JIT exige uma sincronização
crescente das várias partes da cadeia de abastecimento, sob pena de ocorrência de
rupturas; o atraso de um fornecedor pode provocar um atraso global na recepção de
mercadorias, que perdurará pelo resto do dia. No segundo caso, chegada demasiado
adiantada, pode provocar um embaraço na circulação de viaturas, especialmente se
a área reservada para viaturas em espera não for grande. As responsabilidades do
armazém situam-se quando a viatura chega dentro da janela prevista – tipicamente
esta janela é de mais ou menos trinta minutos face à hora agendada – e a sua
descarga é atrasada por qualquer razão.

Como é natural, a informação recolhida na portaria deve ser de grande importância,


os tempos de espera podem agravar fortemente os custos de transporte,
especialmente se forem longos. Esta informação será relevante de utilizar na
negociação do contrato logísticos com as empresas ou organizações parceiras na
cadeia de abastecimento. É muito vantajoso para este procedimento quando este
processo seja suportado pelo sistema informático da empresa.

Áreas de desenvolvimento

Essencialmente são as mesmas que as do procedimento anterior e ainda os selos


electrónicos que permitem uma maior segurança na verificação de inviolabilidade da
carga.

2.4 - Recepção da viatura no cais e respectiva descarga

Objectivo

Doc.103.1
Racionalizar a recepção de viaturas no cais de descarga, aumento a rapidez do
processo e a respectiva produtividade.

Nota prévia

Há que distinguir dois tipos de situações: a primeira em que há um processo de


recepção de viaturas na portaria, a segunda em que não há. No segundo caso, seria
conveniente executar as tarefas que estão indicadas

Doc.103.1
Logística Operacional

nos procedimentos de recepção da viatura na portaria e entrada da viatura nas


instalações. Alguns dos dados referidos nestes procedimentos podem ter perdido a
oportunidade — o registo da hora de chegada pode ser difícil de colher e propenso a
erros.

Pode acontecer que, embora não haja uma portaria, exista um posto onde os
motoristas se dirigem para anunciar a sua chegada, se isto acontecer faz sentido
voltar a executar todas as tarefas que estavam previstas nos dois procedimentos
referidos.

Processo

Quanto a este processo, propriamente dito, importa reconhecer dois tipos de


ambientes, o clássico e o JIT. No modelo clássico a descarga, a conferência, a
recepção administrativa e a arrumação eram passos separados e mais ou menos
distantes no tempo. No modelo JIT as operações aglutinam-se, chegando ao ponto de
todas elas serem uma e a mesma operação. O que distingue estes dois modelos é o
nível dos sistemas informáticos envolvidos, nomeadamente a existência ou não de
rádio-terminais.

Passando a apresentar cada um deles, temos:

Comum aos dois

Verificação dos selos da mercadoria, caso ainda não tenha sido efectuada na
portaria ou em alternativa como dupla verificação. A política de dupla verificação
deve ser sempre evitada, porque introduz novos custos;

Abertura da viatura, esta tarefa é tipicamente da responsabilidade do motorista


do motorista;

Modelo clássico

Descarga da viatura, é o acto de retirar os artigos da viatura colocando-os dentro do


armazém, em áreas devidamente marcadas e sinalizadas para o efeito. Estas áreas

Doc.103.1
deverão possuir uma relação directa com o número do cais. Elas servirão de ponto
intermédio de estacionamento até à arrumação definitiva;

Se os artigos forem recebidos a granel, tem que se avaliar a decisão de paletização.


Se a decisão for afirmativa, tem que se decidir se a operação deve ser feita dentro da
viatura ou dentro do armazém. Se a operação for feita dentro da viatura evita-se o
duplo manuseamento, mas o espaço poderá ser um problema. Será ainda necessário
equipamento de movimentação para retirar do veículo a palete construída;

Se os artigos são recebidos já paletizados ou em unidades de movimentação


apropriadas para o manuseamento mecânico, a decisão de descarga lateral ou
posterior tem de ser tomada, considerando factores como o tipo de carga, a rapidez
da operação, o

Doc.103.1
Logística Operacional

custo da operação e de investimento, o grau de utilização, a flexibilidade, o espaço e


a segurança.

Modelo JIT

A descarga da viatura é o acto de retirar os artigos da viatura e compreende os


seguintes passos — neste contexto não faz sentido falar de recepção de artigos a
granel:

Leitura do código de barras da palete (ou da caixa e indicando o número de


caixas);

Cumprimento do procedimento
O computador processa a informação lida e decide logo qual é o melhor lugar
para guardar a palete;

Impressão da etiqueta a colar na palete (esta impressão poderá ser feita numa
impressora portátil colocada na máquina de movimentação);

Indicação do local de arrumação da palete através do visor do terminal portátil


colocado na máquina de arrumação;

Arrumação da mercadoria (descrita à frente).

Observações

Como verificamos, o modelo JIT pode aglutinar de forma fácil e elegante todas as
tarefas, esbatendo o ciclo clássico de operações. Ao passo que no modelo clássico
ficamos pela descarga das paletes, no modelo JIT fomos até à sua arrumação.

É claro que poderão existir alguns entraves ao modelo JIT apresentado. Um deles é a
verificação qualitativa das mercadorias. Se esta operação for complexa, demorada
ou necessitar de alguém específico para a fazer, então não podemos considerar
arrumar de imediato as paletes.

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Por outro lado, com o modelo JIT o Cross docking ou o Picking-by-line ficam resolvidos
de forma completamente transparente e elegante. A diferença está na localização
para onde transportar a mercadoria que passa a ser um cais de expedição ou uma
zona intermédia de expedição e não um local de reserva na estantaria. Dependendo
do tipo de operação a mercadoria recepcionada poderá ser guardada ou
imediatamente disponibilizada para a expedição.

A descarga da mercadoria da viatura para a zona do armazém, propriamente dita,


costuma ser responsabilidade do motorista. Isto acontece salvo quando a operação e
aglutinada, caso do JIT ou interessa fazer a movimentação da mercadoria com
máquinas existentes no armazém e manobradas por algum operador.

Doc.103.1
Áreas de desenvolvimento

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

EDI: com a mensagem de aviso de expedição poderemos fazer trabalho prévio de


preparação antes da chegada da viatura – imprimir as etiquetas para colar nas
paletes e reservar logo o espaço necessário, por exemplo;

Sistemas de informação: por integração de verdadeiros sistemas de Cross-docking e


Picking-by-line que permitam soluções elegantes e transparentes aos utilizadores.

Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: permite a absorção


rápida e exacta de informação, permitindo um processamento e operação em
tempo real;

Selos electrónicos: permitem uma maior segurança na verificação de


inviolabilidade da carga.

2.5 - Conferência da mercadoria

Objectivo

Assegurar que a mercadoria entregue está conforme o que consta no documento do


fornecedor (guia de remessa ou factura) quer em quantidade quer em qualidade.

Nota prévia

Antes de começar propriamente a descrição do processo, há que considerar duas


alternativas: a conferência cega (onde o conferente não tem informação sobre a
quantidade a receber ou indicada no documento do fornecedor) e a conferência
assistida. Cada um destes dois métodos tem vantagens e desvantagens. O primeiro
assegura um maior rigor mas aumenta o tempo de recepção, o segundo é mais
propenso a erros mas é mais rápido.

Doc.103.1
Actualmente existe um método que resolve todo o problema de uma forma mais
produtiva: a utilização de terminais portáteis juntamente com leitores de códigos de
barras. Estas duas técnicas juntas permitem eliminar os erros associados ao Homem
quando escreve ou lê e aumentar a produtividade, a velocidade de leitura é
instantânea e a disponibilização da informação no sistema informático é imediata.

Por último, se a recepção seguir o modelo de JIT, a conferência da mercadoria – pelo


menos a quantitativa e logística – ficam feitas. Nesse caso, este procedimento seria
embutido no procedimento Objectivo

Assegurar a inspecção das viaturas que entram no armazém e recolher dados sobre o
facto, para posterior tratamento estatístico.

Doc.103.1
Processo

Quando a viatura é solicitada para entrar, devem ser executadas certas tarefas, por
forma a garantir o fluxo normal do trabalho. A decisão de permissão para a viatura
entrar, pode ser tomada pela segurança ou colaborador que estejam a gerir a
portaria. Se assim for, eles terão de estar completamente entrosados com a equipa
operacional – encarregada de gerir a operação do armazém. Vejamos em detalhe
quais poderão ser elas:

Registo da hora de entrada, para que possam ser feitas estatísticas comparando a
hora efectiva de entrada com a hora agendada. Esta estatística pode estar
contemplada num contrato logístico e haver penalizações para atrasos provocados
pelo fornecedor ou pelo armazém;

Atribuição de um cais de descarga, o cais é decidido pela operação do armazém,


conforme as circunstâncias do momento e atendendo ao local onde a mercadoria
transportada pela viatura é guardada no armazém (quanto mais perto for o cais do
local melhor);

Verificação do selo da viatura, no caso de ser uma viatura selada (devoluções de


clientes, por exemplo) é necessário verificar que o selo se mantém intacto. Este passo
poderá ser feito aqui na portaria ou então no cais de recepção.

Observações

A informação recolhida neste passo irá permitir medir o grau de adesão do


agendamento pela realidade da operação. Esta medição é feita por forma a poder-
se identificar duas áreas de responsabilidades: a dos fornecedores e a do armazém. A
responsabilidade é dos fornecedores quando estes chegam atrasados ou demasiado
adiantados, no primeiro caso impedem a recepção atempada das mercadorias – o
que é grave por dois motivos: as filosofias actuais de JIT exige uma sincronização
crescente das várias partes da cadeia de abastecimento, sob pena de ocorrência de
rupturas; o atraso de um fornecedor pode provocar um atraso global na recepção de
mercadorias, que perdurará pelo resto do dia. No segundo caso, chegada
demasiado adiantada, pode provocar um embaraço na circulação de viaturas,
especialmente se a área reservada para viaturas em espera não for grande. As
responsabilidades do armazém situam-se quando a viatura chega dentro da janela
prevista – tipicamente esta janela é de mais ou menos trinta minutos face à hora
agendada – e a sua descarga é atrasada por qualquer razão.

Doc.103.1
Como é natural, a informação recolhida na portaria deve ser de grande importância,
os tempos de espera podem agravar fortemente os custos de transporte,
especialmente se forem longos. Esta informação será relevante de utilizar na
negociação do contrato logísticos com as empresas ou organizações parceiras na
cadeia de abastecimento. É muito vantajoso para

Doc.103.1
este procedimento quando este processo seja suportado pelo sistema informático da
empresa.

Áreas de desenvolvimento

Essencialmente são as mesmas que as do procedimento anterior e ainda os selos


electrónicos que permitem uma maior segurança na verificação de inviolabilidade da
carga.

2.4 - Recepção da viatura no cais e respectiva descarga.

Processo

Apresentamos de seguida e em detalhe os dois processos de conferência – cego e


assistido:

Conferência assistida

O operador de conferência recolhe o documento interno de recepção;

Parte quantitativa

O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de


unidades para cada artigo recepcionado. Poderá fazer a contagem por palete
recepcionada, ficando a informação de recepção detalhada à palete;

As quantidades assim obtidas são registadas no documento de recepção, tendo o


cuidado de comparar com a quantidade prevista. Se forem diferentes deverá contar
de novo para confirmar e manter o corrigir a quantidade anotada anteriormente;

Durante o processo de conferência quantitativa todas as unidades danificadas


devem ser isoladas para devolução ao fornecedor descontadas nas unidades
recebidas;

Doc.103.1
Todas as quantidades que forem encontradas a mais, face ao encomendado, devem
ser isoladas para devolução ao fornecedor e descontadas nas unidades recebidas;

Conferência cega

O operador de conferência recolhe o documento interno de recepção, que


não tem indicadas as quantidades;

Parte quantitativa

O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de


unidades para cada artigo recepcionado. Poderá fazer a contagem por palete
recepcionada, ficando a informação de recepção detalhada à palete;

As quantidades assim obtidas são registadas no documento de recepção.

Doc.103.1
Durante o processo de conferência quantitativa todas as unidades danificadas
devem ser isoladas para devolução ao fornecedor e descontadas nas unidades
recebidas;

Em comum

Parte qualitativa

A conferência qualitativa deverá ocorrer concomitantemente com a


conferência quantitativa, se tal for possível. Se não for possível o operador deverá
despoletar o processo de conferência qualitativa;

A conferência qualitativa poderá versão sobre um ou vários dos seguintes tópicos:

a) Tempo de vida do artigo (data de validade);

b) Concordância da classe do artigo com a encomendada – o calibre da fruta,


por exemplo;

c) Composição do artigo — no caso dos têxteis, por exemplo. Este tipo de


conferência é geralmente feito em diferido, com recursos técnicos e humanos
não disponíveis no momento e local de recepção;

d) Especificações técnicas – no caso de peças para máquinas feitas sob medida,


por exemplo;

A conferência qualitativa pode implicar uma quarenta de espera para os artigos,


por forma a garantir que a sua qualidade está conforme as normas ou leis aplicáveis.
Este facto pode levar ao armazenamento de artigos bloqueados para
movimentação.

Parte logística

Doc.103.1
A conferência dos dados logísticos dos artigos também deve ser feita. A não
conformidade com estes dados deverá ser alvo de uma devolução ou de uma
notificação ao gestor de inventário (ou gestor comercial);

Se o motorista ou acompanhante puder e quiser colocar as características logísticas


das paletes no que é esperado, então o problema resolve-se fica resolvido;

O operador de conferência deverá certificar-se que as paletes têm estabilidade


suficiente para ser arrumadas na estantaria;

Todos os artigos novos deverão ser pesados e medidos para que seja feita a sua
caracterização logística;

Se for o caso de haverem números de lotes, é neste momento que ela deve ser
recolhido e registado no documento de recepção.

Observações

No final deste procedimento, a mercadoria está conferida em quantidade e em


características logísticas – a tarefa de conferência

Doc.103.1
qualitativa estará feita ou pelos menos terá sido despoletado o processo. Quanto à
documentação podem ocorrer duas alternativas:

Neste momento existirá um documento em que consta a quantidade recebida por


artigo ou palete a palete. O documento assim obtido deverá ser introduzido no
sistema informático. Isto acontece no modelo clássico.

Neste momento não existe documento em papel, mas a informação já reside dentro
do computador, foi lida e processada em simultâneo pela utilização de rádio-
terminais. Este modelo corresponde ao modelo JIT.

Áreas de desenvolvimento

Tecnológicas

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes: tecnologia de rádio-terminais e leitores de código de
barras: permite a absorção rápida e exacta de informação, permitindo um
processamento e operação em tempo real; Neste caso as diferenças entre a
conferência assistida e cega ficam completamente diluídas;

Operacionais

A conferência na recepção é um processo mais ou menos demorado e custoso,


dependendo dos artigos e quantidades recebidas. Por isso existem métodos que
pretendem diminuir esta demora e custo, sem sacrificar de forma significativa o
controle que é necessário. Assim sendo, temos dois tipos de abordagem a este tema:

Por completo, toda a mercadoria é verificada. Esta abordagem é pouco


apropriada a grandes volumes de mercadoria;

Por amostragem, só parte da mercadoria é verificada. Esta amostragem é


adequada a grandes volumes, pode ser apoiada em contratos logísticos e
complementada com verificações à posteriori;

No capítulo da conferência aleatória é absolutamente importante que exista uma


classificação de fornecedores, por forma a apoiar a decisão de conferência caso a

Doc.103.1
caso. Deve ser notado que não faz sentido conferir a mercadoria de um fornecedor
regular em que a taxa de erros é nula. Mesmo considerando a hipótese de uma
entrega ter erros, o custo da conferência sistemática provavelmente não compensaria
o risco de tal caso.

Por último resta referir a uniformidade de embalagens e unidades de movimentação –


paletes, por exemplo – como um factor importante para o aumento da produtividade
da operação de conferência.

Doc.103.1
2.6 - Recepção administrativa da mercadoria

Objectivo

Determinar o modo como a mercadoria deve ser recepcionada do ponto de vista


administrativo e informático.

Nota prévia

Este procedimento tem como objectivo não só dar cumprimento a função


administrativa mas também, e dependendo do caso, indicar ao sistema informático a
chegada do artigo deixando que este decida o que será feito com ele. Ele só faz
sentido no modelo de operação clássico, uma vez que no modelo JIT, o registo
informático da mercadoria recebido é feito em tempo real.

Processo

Registo informático

Conferência assistida

O operador administrativo introduz, a partir do documento de recepção preenchido


pelo operador de conferência, as quantidades recebidas e rejeitadas de cada artigo;

Conferência cega

O operador administrativo introduz, a partir do documento de recepção preenchido


pelo operador de conferência, as quantidades recebidas e rejeitadas de cada artigo;

O computador deverá comparar a quantidade introduzida com a prevista,


gerando uma mensagem de erro e pedindo de confirmação da quantidade, no caso
delas serem diferentes;

O operador deverá solicitar a um operador de conferência uma nova contagem do


artigo, artigos ou paletes com quantidades diferentes. O resultado desta nova

Doc.103.1
contagem deverá ser introduzido no computador e recomeçado o processo, no caso
da quantidade ainda ser diferente;

Será também gerada uma mensagem para retirar das paletes recebidas todos os
artigos que foram recebidos a mais, na quantidade em excesso.

Em comum

O computador calcula a posição onde colocar cada palete recebida e imprime


uma etiqueta para colocação na palete;

Se for o caso da mercadoria não poder ficar disponível, o operador administrativo


deverá indicar que a palete está bloqueada, impedindo-a de ser servida. Isto pode
acontecer no caso de conferências qualitativas mais elaboradas, demoradas ou
dependentes de terceiros à operação do armazém;

Doc.103.1
Após todas as confirmações e correcções deverá ser impressa uma etiqueta por
palete recebida, que será colocada na palete e terá o local onde ela deverá ser
arrumada;

Estas etiquetas deverão ser colocadas nas paletes pelos operadores de


recepção e marcarão o início do processo de arrumação;

Este processo de registo informático dará origem a uma nota de recepção, que
será confrontada com a factura do fornecedor;

As diferenças verificadas da quantidade recebida contra a quantidade


encomendada serão alvo de um documento de devolução ao fornecedor;

No final do registo informático podem acontecer uma de duas alternativas: a


mercadoria recebida satisfez na integra a encomenda colocada ou não satisfez na
totalidade. No primeiro caso a encomenda é fechada no final do registo, no segundo
pode ser encaradas duas alternativas: a encomenda é fechada no final – assumindo-
se que o que não foi entregue é declarado como ruptura – ou a encomenda
continua aberta – julgando-se que o remanescente da mercadoria será entregue no
totalidade ou parcialmente à posteriori.

Observações

Este procedimento poderá ficar completamente esvaziado de conteúdo, sendo


aglutinado à descarga do veículo – procedimento quando é adoptado o método JIT,
com as tecnologias associadas.

Áreas de desenvolvimento

Tecnológicas

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: com esta tecnologia,


esta função fica praticamente vazia de conteúdo.

EDI: com a mensagem de aviso de expedição, o registo informático do documento do


fornecedor é automático, esvaziando também esta vertente desta função.

Doc.103.1
Doc.103.1
3. Movimentação Física de Mercadorias

3.1 - Arrumação física de mercadoria

Objectivo

Arrumar as paletes nos lugares atribuídos de armazém, de uma forma correcta, rápida,
segura e isenta de erros.

Nota prévia

A arrumação de mercadoria dá-se após a atribuição de um local de arrumação à


palete. Esta atribuição pode ser feita pelo sistema informático ou pode ser feita
manualmente. Em qualquer dos casos deve obedecer a um conjunto de regras que
garantam a maximização da produtividade. Independentemente da forma como é
decidida a localização pode ser necessário confirmar que a palete já foi arrumada –
para indicar que já está disponível para preparação, por exemplo.

Também pode ser necessário, no momento da arrumação, indicar um digito ou letra


de controle da posição, para confirmar que a palete está mesmo arrumada na
posição que deve. É claro que esta confirmação é muito mais proveitosa se for feita
utilizando rádio-terminais. Por duas razões: pela rapidez de confirmação e pela
correcção, esta é garantida pela possibilidade de leitura de um código de barras, que
é bastante mais rápido e fiável. Pode-se mesmo dizer que sem rádio-terminais esta
verificação perde todo o seu interesse.

Processo

O processo começa quando, um operador com a sua máquina pega na palete para
a arrumar. Assim, os passos subsequentes são:

Doc.103.1
Doc.103.1
Arrumação da palete

Verificar que a estabilidade da estiva da palete não oferece perigos aos


processos de movimentação, arrumação, permanência na posição e respectiva
retirada para expedição;

Conduzir a palete até à posição de arrumação;

Se for necessário confirmar o código de controle da posição o operador deve


fazê-lo neste momento, da seguinte forma:

a) Digitação do código de controle da posição por rádio-terminal, com ou sem


leitor de código de barras, ou por indicação escrita numa parte da etiqueta de
arrumação;

b) Se o código digitado não for o correcto – coisa praticamente impossível com


leitores de códigos de barras – verificar se a posição onde está a ser colocada
a palete é correcta, corrigir se não é e digitar o código correcto. Este passo só
poderá ser executado se tivermos rádio-terminais. Neste caso será o último,
caso contrário é necessário proceder pelos passos seguintes;

c) Se o código foi escrito numa parte da etiqueta de arrumação então devolver


essa parte da etiqueta ao operador administrativo, que se encarregará de
digitar no sistema o código de controle – contra o número da palete, por
exemplo.

d) Se o código for o correcto o processo termina. Se não for, o operador


administrativo terá de pedir por uma confirmação do código de controle a um
operador de movimentação, que se dirigirá ao local onde a palete está
arrumada (que pode ou não ser identificável) e corrigirá ou não o problema;

Em qualquer dos casos, desde que exista código de controle, o sistema


informático não deverá disponibilizar a palete para preparação até que o código
correcto tenha sido introduzido;

Quando o sistema informático exige uma confirmação da arrumação palete, que é


um processo diferente da validação da posição com um código, o passo anterior
deverá servir como validação da arrumação. Quando não existe sistema de

Doc.103.1
verificação, é necessário confirmar a arrumação da palete, mesmo sem indicar
nenhum código da localização onde ela foi arrumada.

Resolução de erros

Se acontecer de chegar ao local de arrumação da palete e este estiver já ocupado,


o operador deverá retirar a palete que lá se encontra arrumar a palete numa zona de
casos pendentes será resolvido por uma equipa de controle de qualidade;

Se acontecer a palete não caber no local indicado, o operador deverá voltar


com a zona de recepção – donde a palete tinha saído – e passar o problema para o
seu superior hierárquico, que junto de um operador deverá identificar a origem do
problema – tipicamente má parametrização da posição ou dos dados logísticos da
palete;

Doc.103.1
Observações

Este procedimento poderá ficar completamente esvaziado de conteúdo, sendo


aglutinado à descarga do veículo – procedimento

Áreas de desenvolvimento

Tecnológicas

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: com esta tecnologia,


esta função fica praticamente vazia de conteúdo.

EDI: com a mensagem de aviso de expedição, o registo informático do documento do


fornecedor é automático, esvaziando também esta vertente desta função.

EXERCÍCIO

Gestão de espaço

Apresentação

Após considerar a recepção, um dos aspectos que se colocava era a gestão do


espaço físico. Quais seriam as regras a utilizar? Qual a forma que garantiria a
maximização da ocupação volumétrica dos armazém? Quais os impactos e relações
deste modelo com a preparação? Estas eram algumas das questões que se
colocavam ao Sr. Luís.

Questões

Doc.103.1
Que recomendações faria ao Sr. Luís quanto a modelos de gestão de espaço?

Quais serão as relações entre a recepção e a expedição, quanto à gestão do


espaço?

Que áreas de movimentação de mercadoria consideraria?

EXERCÍCIO

Arrumação da mercadoria

Apresentação

A forma de arrumar a mercadoria preocupava o Sr. Luís. Ele verificava


frequentemente que a recepção parava porque a mercadoria não era arrumada ao
ritmo adequado. Os processos de recepção e arrumação não estavam muito bem
sincronizados. Ele

Doc.103.1
também notou este facto em alguns armazéns que já tinham o sistema informático de
gestão de espaço.

Pensou que sincronização seria uma palavra chave nas operações de um armazém e
considerou todo o processo, desde a descarga até à arrumação. O problema de para
onde arrumar? já ele tinha considerado na gestão de espaço.

Por outro lado, ele tinha assistido à apresentação de operações JIT com cross-docking
e picking-by-line em alguns seminários sobre o assunto a que assistiu. Ela gostaria de
introduzir este modo de funcionamento na sua empresa mas preocupava-o a forma
como o fazer e o impacto na operação global e na recepção em particular.

Questões

Quais serão os principais entraves à arrumação de mercadoria num armazém já com


gestão automática de espaços? Qual a melhor forma de garantir a sincronização com
a recepção?

Como vê a operação de cross-docking e picking-by-line a funcionar, quais os pontos


de contactos com as outras operações? Quais os passos e informações necessárias?

Doc.103.1
Doc.103.1
4. Preparação de Mercadorias

4.1 - Planeamento da operação de preparação

Objectivo

Definir plano de preparação de encomendas para cada dia da semana, em


conformidade com as afinidades entre as várias encomendas, por cliente, rota ou
outro critério qualquer e que seja relevante do ponto de vista operacional.

Nota prévia

A organização do trabalho de preparação é muito importante. Esta importância tem


vindo a subir nos últimos tempos, com o aumento da necessidade de sincronização
dentro da cadeia de abastecimento, para suportar os métodos JIT. Os aspectos que
mais importância lhe confere são:

Produtividade global da operação: a divisão da preparação global em blocos de


encomendas permite dividir as equipas e sincronizar melhor o trabalho entre elas. A
operação de aprovisionamento dos locais de preparação é uma delas;

Sincronização interna entre vários ambientes: cada vez mais, a viatura é a unidade de
trabalho, podendo conter mercadoria de vários ambientes e temperaturas. Pode
mesmo conter mercadorias que são incompatíveis entre si e que são guardadas em
locais diversos no armazém. Um planeamento da operação de preparação é que
garante que todas as partes de uma encomendas – uma por tipo de ambiente, por
exemplo – serão preparadas ao mesmo tempo, por forma a ser carregadas ao mesmo
tempo – evitando a imobilização da viatura devida à indisponibilidade de parte da
encomenda;

Rentabilização de recursos: se quisermos partilhar uma viatura entre vários clientes,


então teremos de planear a preparação de cada cliente por forma a que a viatura
não fique imobilizada porque falta acabar de preparar uma encomenda;

Doc.103.1
Doc.103.1
Logística Operacional

para sincronização de fluxos: actualmente, a mercadoria que sai no dia é muitas vezes
recebida no próprio dia. Sendo assim é necessário planear a preparação por forma a
garantir que só se dá ordem de preparação de uma parte da mercadoria quando ela
já tiver sido recebida.

Segmentação de clientes: para termos níveis de serviços diferenciados por clientes,


conforme a sua importância ou conforme ou seu nível de exigência, temos de planear
a preparação para garantirmos que as encomendas dos clientes prioritários são
preparadas em primeiro lugar.

É claro que para que isto funcione é necessário haver uma disciplina na recepção das
encomendas. Ou seja as encomendas afins deverão estar disponíveis a partir de uma
determinada hora, para que possam ser agrupadas e planeada a sua preparação.
Devido a este facto é absolutamente importante que as janelas de recepção de
encomendas e entrega de mercadoria estejam perfeitamente definidas para cada
cliente. Esta informação deverá constar no contrato logístico.

Processo

Análise das encomendas

O operador administrativo ou o próprio computador, desde que a informação exista


na forma informática, analisa as encomendas já chegadas;

Se for o caso de haver um padrão de colocação de encomendas, as encomendas


chegadas deverão ser comparadas com este padrão e a partir desta comparação
deve ser produzido um relatório de anomalias. Estas anomalias podem ser resolvidas
de várias formas, consoante o caso. Podem ir desde a não fazer nada até contactar o
cliente e questionar o estado da encomenda;

Uma vez resolvidas as anomalias, as encomendas devem ser agrupadas mediante as


regras definidas. Estas regras são frequentemente as seguintes:

a) Importância do cliente: os maiores clientes são servidos primeiros;

Doc.103.1
b) Janelas de entregas: as encomendas são processadas por forma a que a sua
entrega respeite a janela de entrega acordada com o cliente;

c) Tipo de artigo: a precedência das encomendas decide-se pelo tipo de artigos


encomendados, uns artigos têm mais prioridade que os outros. Isto pode
acontecer entre a fruta/vegetais e a mercearia, nos armazéns que abastecem
lojas de grande consumo, por exemplo.

d) Por rotas de entrega fixas: quando existem rotas de entrega pré-definidas, com
precedência pré-definida também. As encomendas são prioritizadas conforme
a rota onde se inscrevem – a inscrição na rota pode ser feita pelo código
postal, por exemplo.

Doc.103.1
e) Por rotas de entrega optimizadas: neste modelo não existem rotas de entrega
fixas, as rotas a utilizar em cada dia dependem das encomendas concretas do
dia. Esta forma de trabalhar envolve um software de gestão de rotas para o
qual as encomendas são passadas e do qual retornam as rotas a utilizar com
as respectivas encomendas associadas.

Após feito o agrupamento das encomendas – também conhecido pelo nome


técnico de constituição de ondas – uma onda é um conjunto de uma ou mais
encomendas afins – resta fazer o seguinte:

a) Decidir a prioridade de cada onda – agrupamento de encomendas;

b) Indicar o cais de expedição a utilizar por cada encomenda – este é o local


onde a mercadoria já preparada para a encomenda vai sendo depositada;

c) Elaborar o Mapa de Planeamento da Actividade. Neste mapa é mostrado a


ordem de preparação das ondas, com a data e hora provável de começo e
de fim, bem como as encomendas incluídas e respectivos clientes e também o
volume de mercadoria a preparar – caixas, paletes, peso e metros cúbicos;

d) Entregar este mapa ao responsável pela execução da preparação.

Observações

Este procedimento é importante para a produtividade global do armazém. O seu


conteúdo deverá ser encarado como uma forma racional de aumentar a
produtividade, eliminar as ineficiências e motivar os colaboradores – a motivação é
conseguida quando é transmitida a noção de organização e preocupação com o
acto de planear. Ele poderá assumir maior ou menor importância com o volume da
operação a controlar e com o tipo de clientes

– muitos, pequenos e espalhados ou poucos, grandes e concentrados.

Áreas de desenvolvimento

Tecnológicas

Doc.103.1
As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste
procedimento são as seguintes:

EDI: com a mensagem de encomenda, o registo informático das encomendas dos


clientes é automático, evitando a sua digitação. A sua transmissão e recepção são
feitas de forma muito rápida – através de sistemas informáticos de comunicações. Esta
técnica ajuda na disciplina necessária ao conceito de planeamento;

Aplicações de gestão de rotas: estas aplicações permitem a rentabilização da


utilização dos veículos, maximizando a sua ocupação volumétrica e minimizando a
distância total a percorrer. Podem ser muito úteis à tarefa de planeamento.

Doc.103.1
Logística Operacional

EXERCÍCIO

Planeamento da preparação

Apresentação

Prosseguindo com o seu projecto, o Sr. Luís abordou o sector da expedição. Pensou
que um planeamento mais apurado iria trazer grandes ganhos de produtividade. Com
esta perspectiva em mente, considerou várias formas de fazer o planeamento da
operação de preparação.

Questões

Considere-se um consultor contratado pelo Sr. Luís para o ajudar nesta tarefa. Quais
seriam as formas que consideraria para planear a preparação? Que dados
necessitaria e de que forma? Que tipo de decisões tomaria?

Evolução

A empresa considerava começar a expedir também algumas frutas e vegetais a partir


deste armazém. Para isso considerava construir uma câmara de temperatura
controlada para a armazenagem. O Sr. Luís tratou de encaixar esta nova necessidade
no seu modelo de planeamento de modo testar a sua consistência.

Questões

Com esta evolução futura planeada pelo Sr. Luís pensa que o modelo que aconselhou
se adequa? Que revisões é que faria?

4.2 - Lançamento de ondas e obtenção da documentação de preparação

Objectivo

Doc.103.1
Racionalizar o modo como as ondas constituídas no procedimento

Nota prévia

Deve-se ter em atenção que o modo exacto de funcionamento de cada armazém


pode não ter o conceito de onda nem de lançamento de ondas. No limite, os
armazéns podem até funcionar com um sistema manual, embora não seja
aconselhável do ponto de vista da produtividade. De qualquer das formas, este
conceito está presente nas principais aplicações de gestão de armazéns, e como tal é
utilizado nos armazéns que as usam.

Processo

Este processo é muito simples, sendo essencialmente de execução informática e


automática. Os seus passos são os seguintes:

Doc.103.1
Logística Operacional

Uma vez na posse do Mapa de Planeamento da Actividade, o administrativo deve


seleccionar no sistema a primeira onda a ser preparada e submete-la a preparação.
Proceder da mesma forma para as ondas seguintes.

O sistema informático processará a informação do que é pedido e confronta-a


com as disponibilidades, gerando a seguinte informação (na versão máxima de
funcionalidade):

a) Mapa de Preparação em Detalhe: este mapa indica, para cada artigo


encomendado, o local de onde deve ser obtido e em que quantidade. Ele é
ordenado por encomenda, sofrendo uma quebra no final de cada
encomenda. Neste mapa é indicado o número do cais a utilizado pela
encomenda;

b) Mapa de Preparação de Paletes Completas: tal como o mapa anterior, existe


um por encomenda e indica quais as paletes que irão ser expedidas inteiras e
de onde elas devem ser retiradas. Neste mapa é indicado o número do cais a
utilizado pela encomenda;

c) Mapa de Aprovisionamento dos Locais de Preparação: neste caso existe um


mapa para cada onda. A informação que ele contém indica quais os locais de
preparação que necessitam de aprovisionamento e de onde devem ser
recolhidas as paletes para os aprovisionar;

d) Mapa de Rupturas: existe um mapa destes por encomenda e indica os artigos


em ruptura, com a respectiva quantidade, por cliente;

e) Os artigos que estão sujeitos a operações de Prepara por Linha ou Cross-


Docking, serão guardados internamente e a ordem de preparação será dada
no momento de recepção;

f) Existem modelos de operação em que os artigos que não existem não são
declarados como rupturas, mas antes mantidos como novas encomendas.
Estas encomendas serão submetidas de novo a preparação no final do turno
de recepção, garantindo assim que os artigos recebidos durante o dia são
considerados para cobrir as encomendas recebidas.

Doc.103.1
Observações

Este modelo de operação é o clássico. Onde é utilizado papel para registar as


instruções do computador para serem cumpridas pelos operadores do armazém.
Tipicamente a preparação é uma operação que exige muitos recursos humanos e
este é o modelo mais utilizado nos armazéns.

Quando são utilizados os rádio-terminais ou outro tipo de automatização, as instruções


não são geradas para papel, mas sim para dispositivos que serão lidos pelos
operadores nos locais de preparação. Uma diferença muito relevante é que as
instruções não precisam de ser geradas com antecedência como é caso da
impressão para papel. Só este facto possibilita uma grande aproximação ao modelo
de trabalho JIT.

Doc.103.1
De qualquer das formas, a informação gerada é a mesma, residindo a diferença na
forma e no tempo em que ela é criada e apresentada ao utilizador.

Áreas de desenvolvimento

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

Rádio-terminais: estes dispositivos permitem a transmissão directa e em tempo


real para os operadores, aderindo na perfeição às filosofias inerentes ao modelo de
preparação JIT;

Leitores de código de barras: estes dispositivos permitem acelerar a leitura e


introdução de dados no computador, eliminando inerente à presença do factor
humano nestas operações. Assim sendo, também aderem às filosofias JIT;

Formas de armazenamento automáticas ou semi-automáticas: esta tecnologia admite


um espectro muito largo de soluções. Todas elas apontam no sentido de eliminar ou
diminuir as necessidades de recursos humanos na operação de preparação. A sua
aplicação depende largamente do caso concreto.

4.3 - Preparação da mercadoria

Objectivo

Racionalizar a operação de preparação das mercadorias pedidas por cada cliente,


por forma a responder de um modo eficiente e isento de erros operacionais as
encomendas por ele colocadas.

Nota prévia

Temos de considerar com cuidado qual é a forma como a mercadoria será


preparada. É esta actividade que utiliza a maior parte da força de trabalho e de facto
é a actividade mais dispendiosa. Os produtos podem ser preparados para um cliente

Doc.103.1
ou para uma unidade produtiva anexa ao armazém. Para efeitos de modelação
ambas as situações são iguais.

Os principais objectivos da preparação devem ser:

Preparar os produtos solicitados de forma mais rápida e eficiente possível.

Colocar a mercadoria preparada no local próprio para expedição. A expedição


pode envolver apenas uma movimentação interna para a unidade produtiva.

Processo

Existem dois grandes modelos de realizar esta operação, o modelo clássico e o


modelo JIT. Vejamos cada um deles:

Doc.103.1
Modelo Clássico

A preparação precisa de ser organizada não só em termos de sequência de ondas


mas em termos das operações necessárias. Assim é necessário fazer o seguinte:

Entregar os Mapa de Preparação de Paletes Completas aos operadores. A


preparação de paletes completas pode avançar em primeiro lugar, pois permite
minimizar o tempo necessário até que seja possível enviar a primeira viatura para o
cliente, se for caso de existirem várias, minimizando assim o tempo de resposta.

Entregar os Mapas de Aprovisionamento dos Locais de Preparação aos


operadores. O aprovisionamento tem de andar avançado em relação à preparação,
para que os locais de preparação já estejam aprovisionados quando os operadores
de preparação lá se dirigirem;

Entregar os Mapas de Preparação em Detalhe, também ditos Mapas de Preparação


aos operadores. A entrega destes mapas terá de ser posterior à dos Mapas de
Aprovisionamento dos Locais de Preparação pelas razões apresentadas.

Registar a hora de entrega dos mapas, para posterior cálculo da produtividade


de cada operador;

Quanto à operação de preparação das paletes completas, cada operador terá de


executar os seguintes passos:

Dirigir-se ao local onde se encontra guardada a palete completa e retirá-la;

Conferir que o artigo, a quantidade, as características logísticas e se aplicável a


qualidade, conferem com o que está no mapa de preparação de paletes completas;

Tratar todos os erros de inventário que possam acontecer. No limite poderá pedir
auxílio aos operadores administrativos para fornecer a posição de outra palete
alternativa;

Movimentar a palete para o cais de expedição que foi atribuído a encomenda


à qual ela pertence;

Doc.103.1
Quanto à operação de aprovisionamento dos locais preparação, cada operador terá
de executar os seguintes passos:

Dirigir-se ao local de reserva onde se encontra guardada a palete que vai


aprovisionar o local de preparação e retirá-la;

Conferir que o artigo, a quantidade, as características logísticas e se aplicável a


qualidade, conferem com o que está no mapa de aprovisionamento dos locais de
preparação.

Tratar todos os erros de inventário que possam acontecer. No limite poderá pedir
auxílio aos operadores administrativos para fornecer a posição de outra palete
alternativa;

Dirigir-se ao local de preparação do artigo, que está indicado no mapa de


Aprovisionamento dos Locais de Preparação;

Doc.103.1
Acrescentar a quantidade a aprovisionar (da palete movimentada) à palete que está
no local de preparação, tendo o cuidado de colocar a mercadoria que estava no
local de preparação por cima da que está a ser aprovisionada (FIFO);

Repor a palete de reserva no seu local inicial se ainda sobrar quantidade;

Quanto à operação de preparação em detalhe, cada operador terá de executar os


seguintes passos:

Receber do chefe de equipa uma ou várias páginas de um Mapa de


Preparação em Detalhe. Tipicamente o mapa atribuído respeita a sequência de
operações, nomeadamente está sincronizado como Mapa de Aprovisionamento dos
Locais de Preparação;

Carregar uma ou várias paletes vazias na máquina que utiliza para a preparação;

Dirigir-se ao local da preparação do primeiro artigo;

Conferir o artigo, quantidade e características logísticas, e se aplicável a


qualidade;

Retirar a quantidade indicada no mapa de preparação e colocá-la na unidade


de movimentação;

Avançar para o local do próximo artigo e repetir o processo.

Quando chegar ao fim da palete (indicação constante no Mapa de


Preparação em Detalhe ou por constatação própria) deverá colar a etiqueta na
palete terminada e avançar para o próximo artigo, que será colocado na nova
palete;

Quando chegar ao final da última palete deverá colocar a palete ou paletes


preparadas no cais de expedição indicado;

Doc.103.1
Em qualquer destas operações deverá ser registada a hora em que o operador
retornou o mapa ou mapas e deu por concluídas as tarefas.

Modelo JIT

Neste modelo, toda a execução é feita via comunicação directa com dispositivos,
eliminando a necessidade de papel. A preparação continua a precisar de ser
organizada, só que desta vez a sequenciação não é ditada pela entrega de mapas
mas pela disponibilização da encomenda para ser transmitida aos dispositivos dos
operadores. Assim, é necessário fazer o seguinte:

Indicar no sistema informático quais as encomendas que irão ser sujeitas a


preparação. Naturalmente a sequência de libertação de encomendas para
preparação segue o que está estipulado no mapa de planeamento;

A partir deste momento o computador controlará a sequência exacta de


instruções, mediante o posicionamento dos operadores no

Doc.103.1
armazém e da prioridade das várias tarefas. Ele cuidará para que as instruções de
preparação de uma encomenda não sejam dadas sem os respectivos locais de
preparação terem sido aprovisionados, caso exista algum aprovisionamento a fazer.

Quanto à operação de preparação das paletes completas, a operação poderá


decorrer do seguinte modo:

O operador receberá no terminal instalado na sua máquina de movimentação uma


instrução para recolha de uma palete, sendo-lhe indicada a posição onde se deverá
dirigir e perguntado o código da posição;

Ao chegar ao local, o operador indicará o código da posição e o terminal


mostrar-lhe-á o artigo e a quantidade presente na palete;

Operador deverá conferir que o artigo, a quantidade, as características logísticas e se


aplicável a qualidade, conferem. Outra variante, no caso de existirem leitores de
códigos de barras, poderá incluir a leitura do código da palete, que será confirmado
pelo computador;

O operador deverá tratar todos os erros de inventário que possam acontecer. No


limite poderá pedir a posição de uma palete alternativa;

Após estar tudo correcto, o operador deverá movimentar a palete para o cais
de expedição que foi atribuído à encomenda à qual ela pertence. Esta informação é
mostrada no terminal;

Quando terminar a operação, após a colocação da palete no cais, o operador


deverá indicar isso ao computador, que lhe dará nova tarefa.

Quanto à operação de aprovisionamento dos locais preparação ela poderá decorrer


do seguinte modo:

O operador receberá no terminal instalado na sua máquina de movimentação uma


instrução para recolha de uma palete, sendo-lhe indicada a posição onde se deverá
dirigir e perguntado o código da posição;

Doc.103.1
Ao chegar ao local, o operador indicará o código da posição e o terminal
mostrar-lhe-á o artigo e a quantidade presente na palete;

Operador deverá conferir que o artigo, a quantidade, as características logísticas e se


aplicável a qualidade, conferem. Outra variante, no caso de existirem leitores de
códigos de barras, poderá incluir a leitura do código da palete, que será confirmado
pelo computador;

O operador deverá tratar todos os erros de inventário que possam acontecer.


No limite poderá pedir a posição de uma palete alternativa;

Após estar tudo correcto, o operador deverá movimentar a palete para o local
de preparação a ser aprovisionado. Esta informação é mostrada no terminal
juntamente com o pedido do código da posição;

Doc.103.1
Ao chegar ao local, o operador indicará o código da posição e o terminal mostrar-
lhe-á o artigo e a quantidade presente na palete que está no local de preparação;

Operador deverá conferir que o artigo, a quantidade, as características logísticas e se


aplicável a qualidade, conferem. Outra variante, no caso de existirem leitores de
códigos de barras, poderá incluir a leitura do código da palete, que será confirmado
pelo computador;

O operador deverá acrescentar a quantidade a aprovisionar (da palete


movimentada) à palete que está no local de preparação, tendo o cuidado de
colocar a mercadoria que estava no local de preparação por cima da que está a ser
aprovisionada (FIFO);

Repor a palete de reserva no seu local inicial se ainda sobrar quantidade, esta
operação obedece à mesma sequência (indicação do local e pedido do código);

Quando o operador terminar a operação – após devolver o remanescente da


palete à posição inicial ou não, conforme o caso – deverá indicar esse facto ao
computador que lhe dará nova tarefa.

Quanto à operação de preparação em detalhe, existem dois modos possíveis – com


ajuda de rádio terminais ou com etiquetas electrónicas no local de preparação. Estes
dois modos merecem referência pela sua distinção e importância. Os outros métodos
resultam de uma combinação deste dois. Analisando cada um temos:

Com rádio-terminais

O operador deverá carregar uma ou várias paletes vazias na máquina que utiliza
para a preparação;

O operador deverá indicar ao computador que está preparado para começar


a operação. Isto deverá ser feito via rádio-terminal;

O operador deverá dirigir-se ao local de preparação do primeiro artigo, que


será mostrado pelo computador;

Doc.103.1
Uma vez no local, o operador deverá fazer uma de duas coisas, conforme o
modelo de operação:

a) Indicar o código da posição, que entretanto foi perguntado pelo computador


e colocar na palete de preparação o número de caixas indicado pelo
computador;

b) Ler a caixa do artigo com um leitor de códigos de barras, tantas vezes quantas
for necessário, para completar a quantidade encomendada;

Avançar para o local do próximo artigo – que será indicado pelo computador —
e repetir o processo;

Quando chegar ao fim da palete (indicação dada pelo computador ou por


constatação própria) deverá colar a etiqueta de identificação da palete na palete
terminada e avançar para o próximo artigo, que será colocado na nova palete;

Doc.103.1
Quando chegar ao final da última palete deverá colocar a palete ou paletes
preparadas no cais de expedição indicado.

Com etiquetas electrónicas

Neste modelo existem etiquetas electrónicas – capazes de mostrar dígitos e letras –


colocadas em todos os locais de preparação. Juntamente a estas etiquetas existe
uma lâmpada que se acende para sinalizar o local convenientemente e um botão
que pode ser accionado para assinalar a conclusão da tarefa;

O computador dará instruções ao sistema para se acenderem as lâmpadas de cada


artigo necessário e indica a quantidade a preparar no mostrador electrónico;

O operador dirige-se a todos os locais que possuem a luz acesa – um de cada


vez — e retira o número de caixas indicadas na etiqueta, accionando o botão de
conclusão de tarefa. As caixas retiradas poderão ser colocadas em dois locais
diferentes, conforme o método:

a) Na palete que entretanto o operador carregou na sua máquina, procedendo


de igual ao modelo anterior, quanto a este aspecto;

b) Numa correia transportadora que levará a caixa até à zona dos locais de
expedição, onde a caixa será metida dentro de uma palete para ser enviada
para o cliente;

Na zona de expedição, as caixas colocadas nas correias serão separadas para o


cais correcto, de forma automática ou manual. Se alternativamente foram utilizadas
paletes, o operador deverá colocá-las no cais atribuído a encomenda que está a
preparar;

Observações

Quando é utilizado o mecanismo das etiquetas, é frequente fazer-se uma preparação


consolidada – de várias encomendas ao mesmo tempo – seguida de uma separação
por encomenda na zona dos cais de expedição. Há mecanismos automáticos para
efectuar esta tarefa, baseados na leitura do código de barras das caixas quando elas
passam em nos cais atribuídos a cada uma das encomendas.

Doc.103.1
A preparação como rádio-terminais é muito rara, sendo o modelo clássico mais
frequente para este tipo de operações.

A preparação de paletes completas e o aprovisionamento dos locais de preparação


são operações que compensa a utilização de rádio terminais. Ganha-se em
produtividade e em qualidade do trabalho, eliminando-se muitos erros.

A qualidade da constituição da palete preparada, nomeadamente a sua


consistência e o respeito pela regra de colocar os artigos mais pesados no fundo da
palete é muito importante quer na produtividade dos operadores de preparação que
na redução de quebras durante o transporte.

Doc.103.1
É importante notar que a recolha de informação de produtividade é feita de forma
grátis, natural e elegante quando utilizamos rádio-terminais ou etiquetas electrónicas.
A exactidão desta informação é praticamente absoluta, sendo um factor de aumento
de produtividade da força de trabalho do armazém.

Deve ser notado que a ordem de trabalho, utilizando o modelo JIT não é tão rígida
como no modelo clássico. De facto até se pode considerar que existe um pouco de
caos na forma como as coisas são feitas. No entanto, também deve ser notado que
este caos advém do facto do computador tomar a melhor decisão em cada
momento, por forma a rentabilizar a produtividade.

Conforme poderão verificar pela Figura – que pretende ilustrar a preparação de


quatro paletes para duas lojas diferentes (A e B), duas por loja - é mais produtivo fazer
as deslocações pela seguinte ordem 3, 1, 4 e 2 do que pela ordem 3, 4, 1 e 2, mesmo
que isto signifique misturar a preparação das paletes completas de duas encomendas
diferentes.

B B

Loja A 3 4

X - posição inicial da máquina de


movimentação
expedição

2
de

1
de
Zona
cais

Doc.103.1
A A

Loja B

Figura 7: esquema de preparação de paletes completas

Áreas de desenvolvimento

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste


procedimento são as seguintes:

Tecnológicas

Rádio-terminais: estes dispositivos permitem a transmissão directa e em tempo


real para os operadores, aderindo na perfeição às filosofias inerentes ao modelo de
preparação JIT;

Leitores de código de barras: estes dispositivos permitem acelerar a leitura e


introdução de dados no computador, eliminando inerente à

Doc.103.1
presença do factor humano nestas operações. Assim sendo, também aderem às
filosofias JIT;

Formas de armazenamento automáticas ou semi-automáticas: esta tecnologia admite


um espectro muito largo de soluções. Todas elas apontam no sentido de eliminar ou
diminuir as necessidades de recursos humanos na operação de preparação. A sua
aplicação depende largamente do caso concreto.

Administrativas

Consolidação de encomendas: permite minimizar a distância percorrida na


preparação e também o número de visitas aos locais de preparação. Esta técnica
poderá ser feita entre encomendas do mesmo cliente.

Operacionais

A disposição dos artigos no armazém: facilita a composição de unidade de


movimentação durante a preparação.

Recuperação de rupturas: permite melhorar os níveis de serviço;

EXERCÍCIO

Preparação da mercadoria

Apresentação

Resolvido o problema do planeamento, o Sr. Luís abordou a operação de expedição.


Tinha conhecimento de vários métodos de preparação, mas gostaria de identificar
cada um deles com mais detalhe e perceber bem os impactos de cada um com a
forma de recepcionar e armazenar os artigos.

Doc.103.1
Uma das dúvidas do Sr. Luís era se devia ou não misturar vários métodos de
preparação no mesmo armazém.

Questões

Como consultor do Sr. Luís, faça um resumo dos vários métodos de preparação que
conhece, indique as suas vantagens e desvantagens. Aborde os impactos que cada
um deles traz para a forma como recebemos e armazenamos a mercadoria.

Pode ajudar a esclarecer a dúvida do Sr. Luís?

4.4 – Validação da preparação

Objectivo

Racionalizar a validação no sistema informático de que as várias operações


relacionadas com a preparação foram realizadas.

Doc.103.1
Nota prévia

Este procedimento só é necessário no modelo de operação clássico, uma vez que no


JIT a validação é uma consequência natural do método de trabalho.

Esta tarefa divide-se em três partes:

Validação do Mapa de Preparação em Detalhe, indicando as linhas de encomenda


que não foram preparadas conforme o previsto – tipicamente por ruptura de
inventário não prevista pelo sistema informático;

Validação do Mapa de Preparação de Paletes Completas, indicando as paletes


que não foram que não foram preparadas conforme o previsto

– tipicamente por ruptura de inventário não prevista pelo sistema informático;

Validação do Mapa de Aprovisionamento dos Locais de Preparação, indicando as


paletes que não foram colocadas nos locais de preparação, conforme o previsto –
tipicamente por ruptura de inventário não prevista pelo sistema informático;

Processo

Mapa de Preparação em Detalhe

Neste caso há que seleccionar a encomenda que vamos validar e à qual o


mapa está associado, fazendo uma de duas coisas:

a) Validar a preparação da encomenda por inteiro de uma só vez – há que


considerar as correcções do mapa de preparação de paletes completas
antes de fazer esta operação;

b) Corrigir as linhas de encomenda que não puderam ser preparadas de todo ou


parcialmente. De seguida validar a encomenda considerando que foi referido
atrás;

Doc.103.1
Após este passo as quantidades preparadas poderão ser descontadas ao
inventário dos locais de preparação. Outra alternativa é fazer este desconto após a
validação da expedição da encomenda;

Este passo só deverá ser possível de validar depois da validação do mapa de


aprovisionamento dos locais de preparação da onda a que a encomenda pertence;

Mapa de Preparação de Paletes Completas

Neste caso há que seleccionar a encomenda que vamos validar e à qual o


mapa está associado, fazendo uma de duas coisas:

a) Validar a preparação da encomenda por inteiro de uma só vez – há que


considerar as correcções do mapa de preparação em detalhe antes de fazer
esta operação;

b) Corrigir as linhas de encomenda – correspondentes às paletes completas —


que não puderam ser preparadas de todo ou parcialmente. De seguida
validar a encomenda considerando que foi referido atrás;

Doc.103.1
Após este passo as quantidades preparadas poderão ser descontadas ao inventário
dos locais onde estava a palete completa, dando a posição como vazia. Outra
alternativa é fazer este desconto após a validação da expedição da encomenda;

Mapa de Aprovisionamento dos Locais de Preparação

Neste caso há que seleccionar a onda que vamos validar e à qual o mapa está
associado, e fazendo uma de duas coisas:

a) Validar todos os aprovisionamentos associados à onda por inteiro.

b) Corrigir os aprovisionamentos que não puderam ser feitos no todo ou


parcialmente. De seguida validar aprovisionamento da onda.

Após este passo as quantidades aprovisionadas serão descontadas ao inventário dos


locais de reserva e acrescidas ao inventário dos locais preparação;

Se a palete foi toda transferida o local de reserva é dado como vazio.

Observações

As validações deverão ser feitas o mais rápido possível, na medida a que isso levará a
uma informação mais correcta e real do estado do armazém. Também levará a um
esvaziamento mais rápido das posições movimentadas, libertando-as para ocupação,
se tal for interessante do ponto de vista operacional.

Áreas de desenvolvimento

Conforme já foi referido, os rádio-terminais vieram eliminar a necessidade desta tarefa,


na medida que a validação das operações é feita em tempo real e na sequência
natural do trabalho.

4.5 - Conferência das mercadorias preparadas

Doc.103.1
Objectivo

Detectar e corrigir erros de operação do armazém antes que eles sejam propagados
para os clientes.

Processo

Este processo necessita de uma sincronização com a operação de carga, no sentido


de garantir que a sequência de conferência da mercadoria segue a sequência de
expedição. Assim sendo, temos os seguintes passos, consoante o modelo de
operação:

Modelo clássico

O operador de conferência deverá dirigir-se para o cais associado à primeira


encomenda a expedir e ainda não conferida;

Pela etiqueta associada à palete, o operador de conferência deverá identificar


a que lhe corresponde no mapa de preparação;

Doc.103.1
Logística Operacional

Após identificação, o operador de conferência confere artigo a artigo que o


que está no mapa de preparação consta na palete e que esta não possui mais nada
além do que está no mapa de preparação;

Se possuir o operador deverá anotar a diferença verificada no mapa de conferência;

Modelo JIT

O operador de conferência deverá dirigir-se para o cais associado à primeira


encomenda a expedir e ainda não conferida;

O operador indica o número da palete que pretende conferir, ou lê esse


mesmo número com um leitor de código de barras, eliminando o erro potencial
introduzido pelo factor humano;

Após identificação, o operador de conferência confere que o artigo a artigo —


um de cada vez – e verifica que o que o sistema informático julga estar na palete está
mesmo e que esta não possui mais nada além disso. Para tal procede de um dos
seguintes modos:

a) Para cada artigo mostrado pelo rádio-terminal ele introduz a quantidade de


caixas, fazendo uma conferência cega. Se o número introduzido estiver errado
ele contará de novo. Se existir mesmo erro ele será confirmado pela introdução
e confirmação de que efectivamente se trata do número de caixas presentes;

b) Todas as caixas existentes na palete serão lidas com um leitor de código de


barras, uma a uma. No final poderá acontecer um de duas coisas: ou as caixas
lidas coincidem com o que é esperado estar na palete ou não. Se sim a
conferência está terminada, se não serão indicadas as diferenças pelo
computador e confirmadas pelo operador;

Em qualquer dos casos, se houver erros estes serão registados imediatamente


após a conferência e de uma forma automática;

Em comum

Doc.103.1
Sempre que forem detectadas diferenças de artigo ou quantidade o operador
de conferência deverá chamar o operador de preparação e esclarecer a situação,
resolvendo a diferença;

Deverá ainda, e se for caso disso, dar conhecimento da situação ao superior


hierárquico do operador de preparação;

No final de conferir uma palete, o operador de conferência deve colocar a sua


rubrica na etiqueta que ela tem, indicando que já está conferida;

Observações

Quanto à equipa de conferência

A equipa poderá estar integrada na operação sob responsabilidade do gestor de


operações, o que poderá comprometer a qualidade da conferência, uma vez que
gestor de operações pode querer maquilhar os resultados da conferência.

Doc.103.1
Logística Operacional

A equipa poderá ser externa e pertencente ao cliente. Esta situação reflecte um


excelente relacionamento com o cliente. É a que garante maior isenção e evita
realmente a dupla conferência.

A equipa poderá ser externa e pertencente a uma associação de clientes, idem


anterior. Tem a vantagem da partilha dos custos;

Quanto à abrangência

A conferência total é demorada e dispendiosa, só se justificando para artigos muito


caros. Se feita em grande escala é um reflexo da falta de qualidade da operação.
Pode ser feita a partir dos mapas de preparação de cada palete ou pela factura
global. É impraticável fazê-la duas vezes: uma no armazém e outra no cliente.

A conferência por amostragem é rápida e barata. Se for feita correctamente permite


obter os mesmos resultados que a conferência total. Exige mapas de preparação ou
factura detalhada à palete. Pode ser feita no armazém e no cliente.

Qualidade e custos

Utilizar a frequência dos erros para detectar problemas operativos ou motivacionais.


Isolar em artigos de diferentes tipos e custos método diferentes. Promover a
transparência com o cliente.

Áreas de desenvolvimento

Tecnológicas

Rádio-terminais: estes dispositivos permitem a transmissão directa e em tempo


real para os operadores, aderindo na perfeição às filosofias inerentes ao modelo de
preparação JIT;

Leitores de código de barras: estes dispositivos permitem acelerar a leitura e


introdução de dados no computador, eliminando inerente à presença do factor
humano nestas operações. Assim sendo, também aderem às filosofias JIT;

Doc.103.1
Operacionais

Preparação orientada à palete: permite técnicas de conferência por amostragem;

A importância do erro de inventário, cada erro de inventário tem por trás um


problema e um monte de tempo perdido;

Doc.103.1
EXERCÍCIO

Conferência da mercadoria

Apresentação

Actualmente existem muitas queixas das lojas. Queixam-se que ocorrem muitos erros
de preparação. E que a factura não respeita as entregas reais.

O Sr. Luís considera esta situação preocupante para a credibilidade e sucesso da


empresa.

Questões

Ainda como consultor do Sr. Luís, como sugeria que ele resolvesse a questão. Que
processos deveria ele adoptar?

Qual a reacção que prevê dos clientes?

4.6 – Carga da mercadoria na viatura

Objectivo

Racionalizar a operação de carga das paletes a serem transportadas para os clientes,


dando início ao processo de expedição.

Processo

Vamos de seguida apresentar dois processos para executar esta tarefa, o primeiro
baseia-se no modelo clássico e o segundo no modelo JIT. Os passos de cada um dos
modelos são:

Doc.103.1
Modelo clássico

Preparação da carga

O operador de carga apresenta-se no Gabinete de Expedição para receber


indicações sobre a carga a efectuar;

Em posse do documentos de carga e do número de cais onde se irá efectuar a


carga, o operador de carga dirige-se para o cais indicado;

Uma vez no cais o operador deverá:

a) Preparar as condições de carga – abrir as portas e accionar niveladores de


cais, por exemplo;

b) Conferir a matrícula da viatura com a indicada nos documentos;

c) Verificar a adequação da viatura às condições pretendidas –


operacionalidade das divisórias amovíveis, da unidade de frio e das correias
para a fixação das paletes, por exemplo;

Operação de carga

Em caso de carregamento para mais do que uma loja, carregar primeiro a


última loja a ser descarregada.

Doc.103.1
Logística Operacional

Dirigir-se à palete da loja a carregar que esteja mais próxima da viatura;

Verificar que a estabilidade da palete é adequada para o transporte e que o


cliente indicado na sua etiqueta corresponde ao do destino da carga. Se for
necessário deverá arranjar a palete, tendo o cuidado de não pôr caixas pesadas
sobre caixas leves.

Mandar carregar a palete ou carregar ele próprio, anotando o seu número na


folha de carga;

Dirigir-se para a próxima palete repetindo o processo;

Quando chega à última palete de um cliente deve fechar a folha de carga;

Se for o caso de haver mais clientes a carregar na viatura então deverá pegar na
respectiva folha de carga e repetir o processo desde o primeiro passo desta secção;

Término da carga

Quando não existirem mais paletes nem mais clientes a carregar deverá fechar a
carga – colocar a cinta para a amarrar, mover a divisória amovível ou verificar as
condições ambientais da carga, por exemplo – e anotar na folha de carga o número
do selo utilizado;

Fechar as portas e operar dispositivos necessários para a partida da viatura –


niveladores de cais, por exemplo;

Dirigir-se ao gabinete de expedição entregando a folha da carga realizada e


solicitando outra.

Modelo jit

Preparação da carga

Doc.103.1
O operador de carga recebe pelo rádio-terminal qual a próxima carga a
efectuar, dirigindo-se para o cais indicado.

Uma vez no cais o operador deverá:

d) Preparar as condições de carga – abrir as portas e accionar niveladores de


cais, por exemplo;

e) Conferir a matrícula da viatura com a indicada no rádio-terminal;

f) Verificar a adequação da viatura às condições pretendidas –


operacionalidade das divisórias amovíveis, da unidade de frio e das correias
para a fixação das paletes, por exemplo;

Operação de carga

O computador indicará via rádio-terminal qual é a sequência de lojas e


carregar. A primeira loja carregar é a última ser descarregada.

Dirigir-se à palete da loja a carregar que esteja mais próxima da viatura;

Ler o número da palete com o leitor de código de barras. Neste momento o


computador verificará que a palete pertence à loja

Doc.103.1
indicada. Se tal não acontecer será gerado um erro e terá de ser lida uma palete
correcta;

Após a leitura, e depois de resolvidos todos os erros – se os houver – o operador


deverá verificar que a estabilidade da palete é adequada para o transporte. Se for
necessário deverá arranjar a palete, tendo o cuidado de não pôr caixas pesadas
sobre caixas leves;

De seguida o operador deverá mandar carregar a palete ou carregá-la ele próprio;

Dirigir-se para a próxima palete repetindo o processo;

Quando for lida a ultima palete de um cliente o computador assinalará o facto,


dando instruções do cliente seguinte a carregar;

O operador deverá proceder de igual forma para os outros clientes;

No final do último cliente, o computador perguntará o número de selo da viatura –


podendo-o ler com o leitor de código de barras — e procederá de imediato à
emissão dos documentos que acompanharão a mercadoria.

Término da carga

Quando não existirem mais paletes nem mais clientes a carregar deverá fechar a
carga – colocar a cinta para a amarrar, mover a divisória amovível ou verificar as
condições ambientais da carga, por exemplo;

Fechar as portas e operar dispositivos necessários para a partida da viatura –


niveladores de cais, por exemplo;

Em comum

Se o desconto do inventário ficou para este passo, ele deverá ser feito neste
momento.

Doc.103.1
Observações

No primeiro modelo, a carga é registada numa folha, seguida da passagem posterior


para o sistema informático, com a respectiva emissão do documento de expedição –
o outro baseia-se no modelo JIT – utiliza rádio-terminais com leitores de códigos de
barras para leitura das paletes carregadas. O processo de emissão do documento de
expedição é imediato à última palete carregada e quando o operador acaba de
fechar e selar a viatura já o sistema informático produziu e emitiu o documento que
acompanha a expedição.

Se for utilizado um sistema de EDI, no momento após a emissão dos documentos que
acompanham a mercadoria, pode ser gerada uma mensagem de aviso de
expedição que permitirá ao cliente preparar a recepção da mercadoria, com a
devida antecedência.

Doc.103.1
Áreas de desenvolvimento

Tecnológicas

Rádio-terminais: estes dispositivos permitem a transmissão directa e em tempo real


para os operadores, aderindo na perfeição às filosofias inerentes ao modelo JIT;

Leitores de código de barras: estes dispositivos permitem acelerar a leitura e


introdução de dados no computador, eliminando inerente à presença do factor
humano nestas operações. Assim sendo, também aderem às filosofias JIT;

Operacionais

Preparação orientada à palete: permite cargas parciais;

4.7 - Emissão dos documentos que acompanham a mercadoria

Objectivo

Emitir os documentos que acompanham as mercadorias até ao fornecedor, de forma


rápida e imediata.

Nota prévia

Este processo só é necessário executar quando o processo de carga não segue o


modelo JIT – excepto o passo de recolha dos documentos. Se seguisse ele seria
executado de forma natural quando a operação de carga terminasse.

De notar que este procedimento é executado já com a viatura carregada e pronta a


partir, colocando desta forma uma grande pressão sobre ele. Esta é outra das
vantagens dos rádio-terminais, onde a ordem para impressão dos documentos é dada
logo após a carga da última palete. Este facto faz com que enquanto o operador de

Doc.103.1
carga finaliza o processo de carga, já o sistema informático se está a encarregar da
emissão dos documentos.

Processo

Modelo clássico

O operador administrativo recebe do operador de carga a folha de carga da viatura;

Mediante o mapa, o operador administrativo indica cada uma das paletes que
foi carregada;

No final, o sistema informático gera os documentos de expedição;

Doc.103.1
Ambos os modelos

Após a emissão dos documentos de acompanhamento, resta ao operador de carga


entregá-los ao motorista da viatura para que ele parta;

Observações

Com um sistema de EDI, quando os documento estiverem criados, é enviada uma


mensagem de aviso de expedição para o cliente, que a partir dela poderá preparar a
recepção da mercadoria, por forma a imobilizar a viatura o menos tempo possível.

Áreas de desenvolvimento

EDI: como uma forma de ultrapassar a barreira da empresa, integrando as várias


organizações da cadeia de abastecimento, por forma a melhorar o desempenho do
conjunto. Este sistema tem vantagens mútuas, permite ganhos a ambas as
organizações – a cliente porque poupa trabalho administrativo e tem conhecimento
prévio da situação, à empresa fornecedora por os seus veículos serão disponibilizados
mais cedo.

4.8 - Saída do Entreposto

Objectivo

Controlar e registar as saídas das viaturas que efectuem serviços, quer elas sejam
próprias ou de terceiros.

Processo

A viatura deve-se imobilizar junto à cancela da portaria.

O motorista dirige-se ao segurança e identifica-se.

Doc.103.1
O motorista, em conjunto com a segurança, procede à inspecção da viatura,
nomeadamente se o número do selo corresponde ao indicado nos documentos de
expedição;

Se não coincidir, o problema terá de ser exposto ao supervisor de serviço que


julgará melhor como fazer;

Se o veículo estiver descarregado (veículo não selado), o segurança deve


verificar sempre, por abertura do compartimento de carga, os produtos ou
equipamentos transportados.

Após as movimentações acima indicadas, o segurança preencherá na folha de


Movimento de Viaturas os dados recolhidos.

Observações

Este método é importante para manter os fluxos de viaturas dentro do armazém,


promovendo a produtividade e rapidez de circulação.

Doc.103.1
Logística Operacional

Áreas de desenvolvimento

Rádio-terminais e leitores de código de barras, para captação rápida e


atempada da informação.

EXERCÍCIO

Expedição da mercadoria

Apresentação

Quando chegou à expedição, o Sr. Luís pensou em vários modos de a fazer. Pretendia
que os veículos esperassem o menos possível pela carga e por todos os processos
administrativos associados.

Questões

Com este objectivo, que método aconselharia o Sr. Luís a utilizar?

Doc.103.1
Doc.103.1
Doc.103.1
Doc.103.1
Doc.103.1
5. Controlo Operacional e Qualitativo do Armazém

5.1 - Inventário Permanente

Objectivo

Identificar situações de erros físicos decorrentes da actividade operacional e criar


metodologias para eliminar ou prevenir esses erros.

Nota prévia

Este procedimento deve ter uma periodicidade diária, procurando-se cobrir todos os
dias uma parte do armazém, voltando ao início no final do ciclo.

Considera-se que existe um erro numa localização sempre que nela não estiver o
produto correcto na quantidade e qualidade correctas. As origens mais frequentes
para erros são: quebras de artigos, roubos, engano na conferência aquando da
recepção, aprovisionamento das posições de preparação — retorno da palete, ou de
parte dela, ao local de reserva, sem indicação informática do facto, erros de
arrumação — colocação de paletes na posição de preparação ou de reserva errada
— e enganos em transferências ou acertos manuais no sistema e que não reflectem o
que se passou na prática – paletes que foram colocadas no local errados ou enganos
de contagem.

Doc.103.1
Processo

O processo de controle de inventário permanente divide-se na inventariação de dois


tipos de posições: Posições de Preparação e Posições Vazias. Vejamos cada uma
delas em detalhe.

Posições de Preparação

O objectivo é inventariar todos os locais de preparação. Como o local de preparação


é uma posição onde vão parar 85% — em média – de todas as paletes que entram no
armazém, poder-se-á dizer que mais cedo ou mais tarde quase todos os erros
cometidos acabam por se reflectir nesta posição. Os passos a seguir são:

Doc.103.1
Logística Operacional

Modelo clássico

Os operadores de inventário dirigem-se ao gabinete da equipa de organização


e recolhem o mapa das posições e inventariar;

Para cada posição indicada o operador deverá verificar que esta contém o
artigo correcto na quantidade e qualidade correcta;

Se tal não acontecer, anota o erro e remove o artigo para uma zona de artigos com
problemas de inventário e que está devidamente marcada. A remoção dos artigos só
se justifica se ele for diferente do que deveria estar na posição, se não deve-se fazer
um acerto de inventário para corrigir a quantidade;

Procede para a próxima posição da lista e repete os três últimos passos;

No final da lista, o operador deverá dirigir-se ao gabinete da equipa de


organização e entregar o mapa com os erros;

O mapa entregue será alvo da atenção dele próprio ou de um operador


administrativo para que as diferenças sejam registadas no sistema;

Modelo JIT

O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai


começar um inventário às posições de preparação;

O computador mostra-lhe a primeira posição e pergunta o artigo e quantas caixas lá


estão. O operador responde – quer introduzindo o código do artigo quer lendo-o com
um leitor de código de barras – e indicando também o número de caixas;

Doc.103.1
Em caso de erro e depois da confirmação dos valores, o computador assume a
quantidade indicada como sendo a da posição. O operador remove a mercadoria
que está mal posicionada – se for este o caso – para a zona de artigos com problemas
de inventário. A remoção dos artigos só se justifica se ele for diferente do que deveria
estar na posição, senão deve-se fazer um acerto de inventário para corrigir a
quantidade.

Conforme pode ser observado, este processo é muito mais produtivo, fácil e elegante
quando utilizamos os rádio-terminais. Há outros factores que levam à importância dos
rádio-terminais, são eles: as posições de preparação a inventariar não podem estar
sujeitas a qualquer operação de preparação ou aprovisionamento. Isto vale desde a
emissão do mapa de contagem até conferência da mercadoria. Esta exigência leva
que a sincronização desta tarefa com a restante operação do armazém possa ser
bastante difícil.

Posições Vazias

O interesse deste inventário reside no facto de ser muito simples inventariar uma
posição vazia – é olhar e ver se está ou não. Devido a esta

Doc.103.1
Logística Operacional

simplicidade ele pode ser utilizado para níveis superiores aos do chão, que são difíceis
de inventariar.

Também neste caso existem dois modos de fazer as coisas: o método clássico e o
método JIT. Vejamos cada um deles:

Modelo clássico

Os operadores de inventário dirigem-se ao gabinete da equipa de organização


e recolhem o mapa das posições e inventariar;

Para cada posição indicada o operador deverá verificar se ela está vazia ou não. No
caso de ela estar ocupada assinalará esse facto no mapa.

Procede para a próxima posição da lista e repete o último passo;

No final da lista, o operador deverá dirigir-se ao gabinete da equipa de


organização e entregar o mapa com os erros;

O mapa entregue será alvo da atenção dele próprio ou de um operador


administrativo para que as diferenças sejam registadas no sistema;

As diferenças existentes deverão ser passadas para um operador de


movimentação de paletes para que a palete mal colocada seja retirada para a zona
de artigos com problemas de inventário.

Modelo JIT

O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai


começar um inventário às posições vazias;

O computador mostra-lhe a primeira posição e pede a chave da posição;

Doc.103.1
O operador deverá dirigir-se para a posição e introduzir a chave correcta,
confirmando se está ou não vazia;

Caso não esteja vazia, e após a necessária confirmação, o computador marcará a


posição para que a palete seja removida e colocada na zona de artigos com
problemas de inventário – esta marcação irá fazer que seja dada uma ordem de
movimentação à máquina que esteja mais próximo dela, logo que possível.

De novo se nota que o modelo JIT funciona de uma forma muito mais natural e
produtiva, em que as acções são tomadas em tempo real. De novo se coloca o
problema da idade da informação, no caso do modelo clássico há que garantir que
não é arrumada nenhuma palete entre o momento de emissão do mapa e a
respectiva contagem. Esta necessidade levanta muitos problemas práticos, que
impedem uma utilização mais frequente deste método. Isto não se passa no modelo
JIT, onde a informação é em tempo real.

Doc.103.1
Resolução dos problemas encontrados

Este procedimento permite-nos resolver os problemas e inventário encontrados e que


foram devidamente isolados numa área do armazém marcada para o efeito.

Os passos que têm de ser seguidos são:

Modelo Clássico

Pegar num bloco de folha de operações manuais – acertos, transferências e outras


actividades semelhantes e seleccionar um artigo dos que estão na zona referida;

Se a quantidade for pequena – algumas caixas – o operador deverá identificar o local


de preparação do artigo – por consulta num terminal do computador — e
acrescentar essas caixas lá. De seguida deve fazer uma contagem ao total de caixas
e anotar o total na folha de acertos;

Se a quantidade for uma palete inteira — ou perto disso – deverá identificar todos os
locais onde esse artigo existe e, um a um, verificar se estão ocupados:

a) Se estão deverá arrumar a palete noutro local e anotar o facto na folha de


acertos;

b) Se não estão deverá colocar a palete no local onde falta e cujo número de
caixas é igual. Se não existir nenhum local nestas condições deverá colocar a
palete em falta num dos locais e anotar na folha de operações o acerto
correspondente para que o sistema informático ficar concordante com a
realidade;

Se ao inventariar as posições, no ponto anterior, identificar qualquer erro, ela


terá de ser resolvido pelo método apresentado nos procedimentos Posições de
Preparação ou Posições Vazias;

Seleccionar o artigo seguinte e proceder do mesmo modo;

Doc.103.1
Periodicamente deverá levar o conjunto de folhas de operações para o gabinete da
equipa de organização para que as alterações físicas sejam reflectidas no sistema;

Modelo JIT

Seleccionar um artigo dos que estão na zona referida;

Se a quantidade for pequena – algumas caixas – o operador deve identificar o


local de preparação do artigo – por consulta no rádio-terminal — e acrescentar lá
essas caixas. De seguida deve fazer uma contagem ao total de caixas e actualizar de
imediato o sistema;

Se a quantidade for uma palete inteira — ou perto disso – deverá identificar todos os
locais onde esse artigo existe e, um a um, verificar se estão ocupados:

c) Se sim, deve arrumar a palete noutro local e actualizar de imediato o sistema –


através do rádio terminal;

Doc.103.1
d) Se não, colocar a palete no local onde falta e cujo número de caixas é igual.
Se não existir nenhum local nestas condições deverá colocar a palete em falta
num dos locais actualizar o sistema informático para que ele fique concordante
com a realidade;

Se ao inventariar as posições, no ponto anterior, identificar qualquer erro, ela


terá de ser resolvido pelo método apresentado nos procedimentos Posições de
Preparação ou Posições Vazias;

Seleccionar o artigo seguinte e proceder do mesmo modo;

Observações

Este processo permite manter a actividade do armazém num nível elevado. Se ele e
supondo que a qualidade de operação era mediana, o estado do inventário poder-
se-ia deteriorar ao ponto de comprometer a qualidade da operação.

A equipa de organização deve ser chefiada por além logo abaixo do responsável
máximo do armazém, por forma a liberdade de acção e poder ser ouvida.

Áreas de desenvolvimento

Rádio-terminais e leitores de código de barras, para captação rápida e atempada da


informação. Permitindo eliminar a necessidade de sincronismo entre a operação e a
inventariação, tão necessária no modelo clássico.

EXERCÍCIO

Inventário Permanente

Apresentação

Doc.103.1
Com todos os procedimentos de entrada e saída de mercadoria revistos, o Sr. Luís
preocupou-se com o aspecto da qualidade de operação. Os inventários semestrais
mostravam um nível considerável de erros.

O Sr. Luís pensou que o melhor para colocar a situação sobre controle, seria a
realização de inventários mais frequentes. O período era uma das suas dúvidas e a
outra era a sua extensão — que posições deveriam inventariar e de quanto em
quanto tempo? – eram as questões que se colocava.

Questões

Como consultor do Sr. Luís prepare uma reunião sobre este assunto, onde lhe exporá os
métodos que entende como mais convenientes para o período e para extensão.
Quais as vantagens e desvantagens

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de cada um? Elabore um esboço de um procedimento sobre o assunto.

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Wesley

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CURSO: Receção no Armazém (Ação 2)

BICMINHO Página 118 de 118 Doc.


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