Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Introducere............................................................................. 2
Capitolul 1.
De la documentul propiu-zis la documentul digital
Capitolul 2.
Arhivele Naționale Române si digitizarea
Capitolu 3.
Digitizarea ȋn România fațã de digitizarea ȋn alte țãri
Bibliografie ........................................................................... 44
Anexe..................................................................................... 46
1
Introducere
,,Digitizarea în secolul XXI” este lucrarea mea pentru care am optat în cadrul cursului
postuniversitar ,,Managementul arhivei”. Am ales această lucrarea deoarece consider că este
important să vedem cum au evoluat lucrurile în cadrul arhivelor de-a lungul anilor, cum se
făcea arhivarea secolul trecut față de momentul actual, un moment care este în plină
dezvoltare tehnologică. Lucrarea este împărțită în trei capitole și zece subcapitole care
prezintă diferite aspecte atât ale arhivei cât și ale procesului de digitizare.
In primul capitol am surprins câteva aspecte legate de felul cum a evoluat și ce rol
determinant l-a avut internetul deoarece fără el la ora actuală nici nu am putea discuta de
digitizare. Odată cu internetul a apărut și conceptul de interconexiune, faptul că oamenii pot
comunica de pretutindeni, rapiditatea în transmiterea informațiilor și mai ales accesul mult
mai rapid și mai facil la diferite informații. Tot în primul capitol am subliniat concepul de
arhivă electronică, când si cum a apărut ea, ce consecințe a avut acest lucru dar și care sunt
avantajele unei arhive electronice, diferențele dintre o arhivă fizică si una electronică.
In cel de-al doilea capitol am început prin a sintetiza o scurtă istorie a Arhivelor Române
atât din București cât și din Cluj, felul cum s-au constituit ca instituție, ce era permis si ce nu
era permis în cadrul instituției mai ales în perioada comunistă dar și cadrul legal în care s-au
înscris mai ales dupa anii 90. Odată cu interacțiunea cu statele europene, pe planul
funcționării, am preluat metode și procese în ceea ce privește digitizarea, introducerea acestui
model atât în biblioteci cât și în instituțiile publice, felul cum au fost gestionate documentele
dar mai ales avantajele acestor procese.
In ultimul capitol am ales să fac o mică comparație în ceea ce privește digitizarea în
România față de digitizarea în alte state europene. Noi suntem în urmă cu acest proces, stăm
destul de slab atât din cauze materiale cât și din lipsa aparaturii de specialitate, sau a unui
personal mai generos care să se ocupe strict pe acestă temă. Una dintre multele concluzii ar fii
că mai avem înca multe de învățat dar atât timp cât avem o strânsă colaborare cu alte state din
europa care au o experientă destul de vastă în ceea ce privește digitizarea suntem pe calea cea
bună. Ca și surse am folosit diferite cărți traduse cât și in altă limbă, am utilizat și diferite
site.uri care mi-au fost de mare folos mai ales în privința documentelor medievale vechi care
au fost digitizate si încarcate pe aceste site.uri.
2
3
1. De la documentul propriu zis la documentul digital
Ca orice invenţie ce apare dea lungul anilor fiecare are părţi bune şi părţi mai puţin
bune. Internetul are o importanţă majoră în ceea ce priveşte comunicarea, legătura care o
poate crea ȋntre diferiţi oameni sau instituţii. Este o sursă importantă în ceea ce priveşte
interconexiunea rapidă, informaţia rapidă şi uşor accesibilă atât timp cât este folosit în
cadrul sãu legal. O problemă importantă este cea a securităţii internetului, adică să putem
înţelege câtă singuranțã ne oferă sau cât de vulnerabil este internetul. O problemă destul
de gravă este aceasta a securităţii internetului dar o altă problemă care trebuie pusă în
discuţie este şi cea a internetului fata de libertăţile individuale.
,,Economia, politica şi societatea se bazează azi din ce în ce mai mult pe această structură
Pentru documentele permanente sau cele care au termeni de păstrare de la cincizeci de ani
în sus arhiva electronică încearcă să rezolve această problemă a documentelor. ,,Toţi creatorii
şi deţinătorii de documente apelează destul de des la informaţiile de arhivă de acea, fără
abilitatea de-a stoca, a administra şi a utiliza rapid şi eficient aceste date, exista riscul
dereglării activităţii unităţilor sau uneori, chiar a blocajelor în activitatea cotidiană”6.
Fiecare unitate în parte creează de-a lungul unui an un volum mare de documente iar
pentru a-şi proteja şi utiliza la nevoie, eficient şi rapid informaţiile de valoare ea trebuie să
apeleze la conversia digitală a acestor documente. ,,Arhivarea electronică scade mult costul
stocării datelor prin reducerea spaţiului de depozitare şi în acelaşi timp, creşte siguranţa
păstrării corespunzător a datelor plasate pe medii optice şi suplimentare protejate prin copii de
siguranţă pe medii nonvolatile sau pe bandã după nevoile reale ale utilizatorului”7.
5 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg.182
6 Ibidem pg 181
7 Ibidem pg 183
5
Modul de păstrare a documentelor s-a modificat. Au fost descoperite diferite metode de
tratare fizică sau chimică a documentelor pentru a le prelungi viaţa sau a le salva de la
distrugere. Cele mai multe documente au fost trecute pe microfilm pentru a le prelungi
“viaţa”. ,,Trecerea pe microfilm are mai multe scopuri: elaborarea de copii care pot fi puse la
dispoziţia persoanelor pentru care deplasarea până la locul de păstrare a originalelor nu este
posibilă sau ar crea o inconvenienţă prea mare ; protejarea documentelor de uzură care apare
în urma folosirii acestora în mod direct; posibilitatea oferirii respectivelor documente chiar
dacă sunt cerute de mai multe persoane, în acelaşi timp ; se creează astfel copii de siguranţă
care vor fi în continuare disponibile, în cazul nefericit în care originalul este distrus .Pe lângă
microfilmarea de asigurare a documentelor este necesară şi digitalizarea acestora, scannarea şi
fotocopierea actelor şi stocarea acestora pe diferiţi suporţi: compact discuri, harddiskuri,
discuri magneto-optice ”8.
9 Ibidem, pg.70
6
între cel a Arhivelor Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. ,, Ei trebuie să
spună în ce condiţii un sistem creator de arhivă poate fi paralel (adică să dubleze informaţia
stocată pe suportul tradiţional), sau alternativ (să păstreze informaţia în mod unic doar pe
suportul informatic). Trebuie să poată spune în ce măsură o anume arhiva informaticã
răspunde exigențelor păstrării unor informaţii de valoare”10.
Scopul principal al fiecărei arhive este acela de a crea corect unităţile arhivistice de a le
valorifica dar mai ales de a le păstra în condiţii corespunzătoare. Arhivele atât cele de la
creatori cât şi cele de la deţinători trebuie să fie bine gestionate să aibă un inventar sau o
evidență să nu fie doar nişte grămezi de hârtii iar aceastã evidență trebuie să fie transpusã pe
un format electronic pentru a avea acces la ele repede şi eficient. Acesta este doar un aspect
legat de folosirea calculatorului în activitatea de arhivă. Tehnologia actuală permite stocarea
de informaţii pe un volum mic de suport în felul acesta rezolvând şi veşnica problema a
spaţiului de depozitare. Apelând atât la sprijinul specialiştilor proprii în domeniul informaticii,
cât şi la specialiştii Arhivelor Naţionale sau ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, o
serie de unităţi utilizează tehnica de calcul şi în activitatea de arhivă.
10 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg.170
11 Ibidem, pg.182
7
1.2 Arhiva electronicã
„Arhiva poate conţine fie doar suport informatic (documentele pe suport diferit sunt
convertite în cod informatic), fie o combinaţie de suporturi. Toată «corespondenţa» se poate
face printr-o reţea, inclusiv transferul documentelor la arhivă. Arhiva însăşi îşi schimbă
aspectul din rafturile prăfuite pline de dosare, se transformă într-un serviciu modern cu
servere şi sisteme de gestionare computerizată a datelor. Se câştigă timp, se înlătură
birocraticele procese-verbale şi mai ales sistemul de evidenţă şi regăsire poate fi realizat mai
eficient şi mai rapid. Astfel, inventarele pot fi realizate prin sortarea, în cadrul bazei de date,
ce înlocuieşte registrul de intrare-iesire a tuturor documentelor ce au acelaşi indicativ
( conform nomenclatorului) sau acelaşi cuvânt-cheie. Practic, clasicul «rezumat» al
conţinutului unităţii arhivistice se constituie firesc prin alăturarea rezumatelor f'iecărui
document în parte – rezultând, deci, un rezumat foarte generos, care permite identificarea cu
precizie a conţinutului. În egală măsură, prezenţa cuvintelor-cheie permite constituirea unor
indici care oferă posibilitatea regăsirii rapide a informaţiei cerute. Acest lucru se poate realiza
atât în cazul în care doar evidenţa documentelor este computerizată, existând arhivă pe diverşi
suporţi, cât şi în cazul informatizării totale"12.
13 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg .183
8
,,Trecând la informaţiile propriu-zise «de arhivat», create dar şi consumate într-o imensă
cantitate, în această criză de timp, în care se zbate societatea umană, folosirea informaticii şi
în domeniul arhivelor este un lucru nu numai necesar, dar absolut firesc, în măsura în care
unităţile dispun de posibilităţile financiare necesare. Este important să se poată asigura
calitatea informaţiei din arhivele informatice şi din sistemele informatice de gestionare a
datelor”14.
14 Ibidem, pg.183
15 Ibidem, pg.185
,,Pe lângă aceasta, calculatorul oferă siguranţă deosebită în exploatare, asigură protecţia
informaţiilor împotriva distrugerii fizice ca şi a accesului neautorizat: tehnică avansată de
înmagazinare şi regăsire a informaţiilor, asigură uşor schimbul de informaţii cu alte ţări;
determină ridicarea nivelului profesional al personalului de la arhive, care oricum nu mai
poate fi un absolvent a opt clase gimnaziale”20.
17 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg. 184
18 Ibidem, pg.185
20 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg. 185
10
conservare”21.
Arhivistica este influenţată de revoluţia informatică în două moduri: fiind ele însele
sisteme de informare, arhiviştii mai întâi folosesc noul instrument pentru o regăsire mai rapidă
şi precisă a informaţiilor. În al doilea rând, se confruntă cu noi tipuri de documente.
22 Ibidem , pg.188
11
va fi vorba mai jos — se alătură, în existenţa lui, celorlalte feluri sau formate de existenţă ale
altor documente: pe suporţi friabili, audio, video etc. Diferenţa faţă de aceştia şi documentul
digital este că o revoluţie conceptuală şi metodologică nu s-a produs în arhivistică decât după
emergenţa acestuia tip din urmă. Dacă arhivistica se obişnuise să adauge permanent la
prelucrarea documentelor textuale — administrative — noi tipuri de documente, ajustând
procedeele clasice de lucru, apariţia documentelor digitale a însemnat o revoluţie
conceptuală.
Ceea ce trebuie însă remarcat şi reţinut în mod special este că „arhivistica digitală” nu
face altceva decât să trateze arhivistic un nou tip de documente. Pentru a face acest lucru nu
trebuie să fii informatician. Vorbim despre o tehnică de codare a informaţiei, dar pentru prima
dată în istora codificării umane, nu mai este nevoie să ştim să codificăm noi — o face maşina.
Dar maşina, cel puţin până acum, lucrează la ordinul omului. Aşadar, în spatele tehnologiei
sunt oamenii. Maşina produce „obiectele digitale”, documentele, dar ce se întâmplă de ele ţine
de utilizatorul din spatele calculatorului.
Un exemplu elocvent este cel al graficii digitale. Aceasta îmbină două aspecte diferite:
cunoaşterea soft-ului care asigura desenul, dar şi partea de talent, concepţie, viziune artistică,
ce aparţine artistului. Fără deţinerea ambelor atribute, nu se va putea ajunge la un rezultat
final. Însă, în ciuda cunoaşterii tehnicii de operare, fără partea artistică, umană, nu se va putea
realiza un produs de calitate.
Documentul este produs corect, este ordonat corect, este clasat corect dacă utilizatorul
are cunoştinţe din ceea ce este umbrela mare a arhivisticii. Mai departe, la capătul ciclului de
viaţă al documentelor, arhivistul îşi are locul şi rolul în arhivarea spaţiului digital, folosind
conceptele şi cunoştinţele sale referitoare la, clasare, selecţionare, descriere, control al
documentelor. Nu e nevoie să fii un mare programator, nici să interpretezi diverse linii de
comandă; e un ajutor, dar nu o condiţie. În schimb, poţi fi un mare programator, dar arhivarea
12
documentelor tale digitale să fie un dezastru. Arhivistica se încadrează firesc în noul trend al
societăţii actuale şi îşi demonstrează actualitatea.
,,Arhivele din Cluj au fost concepute şi au funcţionat în prima perioadă a activităţii lor
ca o arhivă centrala pentru întreaga Transilvanie, în subordinea Direcţiei Generale a Arhivelor
din Bucureşti. Actul sãu de naştere este socotit că fiind hotărârea Consiliului Dirigent- guvern
provizoriu al teritoriilor româneşti unite cu Romania- din 14 martie 1920, care numeşte ca
director al noii instituţii pe cărturarul Zenovie Paclisanu” 24. Primele măsuri care au fost luate
au fost cele referitoare la efectuarea unei analize privind starea şi situaţia arhivelor din
întreaga Transilvanie şi eventual transportarea la Cluj a unei părţi din această întreagă arhivă,
pentru o bună păstrare.
,,Prima etapă din viaţa instituţiei, 1920-1950 a fost marcată de Legea Arhivelor din
1925, care a consacrat principiul descentralizării, prevăzând pe lângă Direcţiunea Generală
din Bucureşti, care funcţiona şi ca Direcţiune Regională pentru Muntenia şi Dobrogea, încă 4
direcţiuni regionale: Iaşi pentru Moldova, Cluj pentru Transilvania, Chişinău pentru Basarabia
şi Cernăuţi pentru Bucovina”25. Aria de cuprindere a Direcţiei regionale din Cluj era una
23Dordea Ioan, Dragan Ioan, Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului Cluj,
Cluj-Napoca 1995, pg. 91
24 Ibidem, pg.8
25 Ibidem, pg.9
14
destul de mare şi pentru că nu s-a putut controla cu eficienţa o arie aşa de mare s-au înfiinţat şi
alte centre de sine stătătoare precum cele din: Năsăud(1937), Braşov(1938) şi Sibiu(1945).
Această perioadă de douăzeci de ani respectiv perioada ȋntre 1920-1940 a fost una de luptă şi
muncã pentru a se afla cât mai mult material arhivistic, de luptă pentru salvarea lui de cele
mai multe ori lupta împotriva autorităţilor statului care erau neglijente şi iresponsabile. Cu
toate că din punct de vedere al personalului situaţia a fost una destul de dificilă iar salarizarea
una destul de precară, Arhivele din Cluj au ajuns să obţină realizări notabile, depăşind peste
2000 de metri liniari de arhivă şi va cuprinde fonduri de o mare importanţă istorică.
26 David Prodan, Arhivele Statului din Cluj, in,,Gazeta ilustrata” , Cluj, an III(1934), nr3-4, pg.51-52
27 Dordea Ioan, Dragan Ioan , Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului
Cluj, Cluj-Napoca 1995, pg.10
15
deoarece erau supravegheaţi permanent nu aveau voie să aibă legături cu străinii şi le era
oprimatã gândirea.
28 Ibidem, pg.15
29 Ibidem, pg.18
30 Ibidem, pg.22
16
şi colecţii de la Biblioteca Centrală Universitară şi 24 de la Institutul de Istorie şi Arheologie
din Cluj-Napoca”31.
Legat de conservarea şi protejarea documentelor Serviciul din Cluj a pus bazele unui
laborator de restaurare a documentelor în 1960. „Valorificare documentelor din fondurile
proprii n-a reprezentat o prioritate a deceniului 1951-1960. Arhivele din Cluj s-au limitat în
acest domeniu la facilitarea cercetării ştiinţifice în sala de studiu, soluţionarea cererilor
cetăţenilor în probleme de vechime de muncă, stare civilă şi depistarea unor documente pe
teme solicitate de către D.G.A.S”32. Totodată cu bogăţia fondurilor documentare numărul
anual al cercetătorilor atât din ţară cât şi din străinătate a crescut şi a dat posibilitatea unei
contribuţii majore la istoriografia românească.
După revoluţia din 1989, Arhivele României nu au suferit foarte multe transformări
aşa cum au suferit restul instituţiilor statului român. Mai degrabă în momentele importante de-
a lungul anilor s-a pus accentul pe importanța arhivelor, dar de asemenea din păcate România,
a fost aproape un caz unic în Europa fost comunistã în care atitudinea autorităţilor a fost una
descurajantã pentru cei ce doreau să aibă acces la documente. Cele mai importante şi mai
sensibile informaţii ale Partidului comunist au avut un loc aparte, au fost şi cazuri în care doar
unii privilegiaţi au avut acces la anumite fonduri care erau inaccesibile altora.
,,Aproape la două decenii după momentul 1989, ANR au fost păstrate într-o stare şi o
atmosferă nedemne de o instituţie europeană. Printr-o menţinere la cota de avarie din puncte
de vedere al dotării, al inovaţiei practicilor arhivistice, ANR a fost ţinută departe de nevoile
societăţii, fiind grav afectată calitatea prestaţiei sale publice şi sociale” 33. A fost refuzat de mai
multe ori un schimb de experienţă cu organismele internaţionale din cauza conservatorismului
radical. Acceasi situaţie a fost şi în ţara unde proiectele, sugestiile sau micile tentative de
ameliorare a stării administrative a instituţiei au fost blocate, acelaşi tratament fiind aplicat şi
31 Ibidem, pg.24
32 Ibidem, pg.26
În ceea ce priveşte arhivele clujene după revoluţie din primele luni ale anului 1990 ,,s-
a anulat cea mai mare parte a unor ordine aberante din ultimi ani ai dictaturii comuniste.
Astfel, s-a desfiinţat fondul de „arhivă specială”, care era interzis chiar şi lucrărilor instituţiei,
fiind puse în circulaţie documente din perioada 1920-1950 privind fostele partide politice,
mişcări naționaliste-șovine, iredentiste, anii 1945-1948 de instaurare a comunismului” 35.
Accesul la documente a fost pe deplin liberalizat sau introduse practici internaţionale însă
singura problemă era una foarte serioasă şi anume o cantitate mare de arhivă care a rămas
neinventariatã. O altă prioritate o reprezintă prelucrarea documentelor din depozitele proprii
pentru a avea o evidentă corespunzătoare. „În atenţie se afla în primul rând valoroasele
fonduri familiale şi personale, unele având documente dintre secolele XIV-XX şi vizând o arie
teritorială vastă, precum: Josika, Banffy, Miko-Rhedei, Teleki”36.
,,Anul 2007 a fost, din punctul de vedere al relaţiilor internaţionale, marcat de intrarea
României în Uniunea Europeană. În acest context, ANR au devenit membru al EBNA,
condiţie ce a implicat participarea reprezentaţilor instituţie noastre la cele două reuniuni
anuale ale acestui organism european”37. Prima reuniune a avut loc la Berlin, tot aici s-a
desfăşurat şi cea de-a treia ,, Conferinţa Europeană privind Standardizarea şi Arhivele
34 Ibidem, pg.27
35 Dordea Ioan, Dragan Ioan, Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului
Cluj, Cluj-Napoca 1995, pg .29
36 Ibidem, pg.31
38 Ibidem, pg.57
19
capitolul IV din lege ne prezintă următoarele articole : „art. 7” 39 ‚,art.8”40 ,,art.9”41 ,,art.10”42
şi ,,art.11”43. Tot în această lege se includ şi articolele legate de conservarea şi consultarea
arhivei electronice respectiv şi avantajele consultării arhivei. Articolele legate strict de
conservarea arhivei electronice sunt ,,art.12”44 respectiv articolul ,,art.13”45. Un alt aspect al
legii 135/2007 este cel referitor la consultarea arhivei electronice şi anume: ,,art.14”46
,,art.15”47 ,,art.16”48 şi ,,art.17”49
. ,,Tehnica modernă a venit în sprijinul arhivelor, contribuind la sporirea factorului de
asigurare şi conservare peste timp a informaţiilor cuprinse în documente şi a dat posibilitatea
39 Art. 7 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
40
Art. 8 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Documentul in forma electronica ce indeplineste conditiile prevazute la art.7 este semnat electronic de catre
administratorul arhivei, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare
de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie. Documentul in forma electronica,
astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei.
(2) Administratorul arhivei ataseaza, pentru fiecare document in forma electronica arhivat, o fisa in forma
electronica, ce va contine cel putin urmatoarele informatii:
(3) In cazul in care documentul in forma electronica a fost generat prin transferarea informatiei de pe suport
analog pe suport digital, fisa va contine in plus urmatoarele informatii: a) referiri la proprietarul originalului si
locatia in care se gaseste originalul; b) metoda de transfer utilizata; c) dispozitivul hardware utilizat; d)
programul de calculator utilizat
41 Art. 9 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
20
completării documentarii, dar şi a înregistrării fondurilor arhivistice dezmembrate” 50. Un
eveniment important în acasta privinţa a fost microfilmarea în Arhivele din România începută
acum douăzeci de ani şi care rămâne în continuare o activitate importantã în cadrul Arhivelor,
an de an tot mai multe documente valoroase, fonduri întregi sunt transpuse pe peliculă pentru
a fii apoi cercetate în sălile de studiu. Alte măsuri bune care s-au luat după regimul comunist
au fost depolitizarea instituţiei şi a personalului şi mai ales demilitarizarea completã doarece
se dorea ca Arhivele Statului să ofere cetăţenilor accesul la informaţie în mod egal.
(1) Administratorul arhivei este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor in forma
electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forma electronica. (2) Accesul la registrul
arhivei electronice este public, numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispozitie asupra
documentului a stabilit un regim de acces public. (3) Referinta, in registrul arhivei, la un document care face
parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obtinuta in functie de drepturile de acces ale solicitantului
42
Art. 10 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Administratorul arhivei electronice trebuie sa dispuna de resurse financiare, pentru acoperirea prejudiciilor
pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.
(2) In cazul in care arhiva electronica contine sau urmeaza sa contina documente clasificate, administratorul
arhivei electronice trebuie sa indeplineasca conditiile legale privind protectia informatiilor clasificate.
43
Art. 11 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
44
Art. 12 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Administratorul arhivei este obligat sa pastreze codul sursa al tuturor programelor utilizate pentru
construirea si exploatarea arhivei electronice, in fisiere semnate electronic si clasificate, dupa caz.
(2) Administratorul arhivei este obligat sa depuna la Arhivele Nationale o copie a codului sursa al tuturor
programelor utilizate pentru construirea si exploatarea arhivei electronice.
(3) In cazul in care administratorul arhivei nu dispune de codul sursa, prevederile alin.(1) si (2) se aplica pentru
codul executabil.
45
Art. 13 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
21
Alte măsuri care s-au luat au fost cele de natura legislativă deoarece erau necesare şi
se dorea repararea diferitelor anomalii, se reînfiinţează Facultatea de Arhivistica, Centrul de
pregătire se transformã în Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică. În concluzie, putem
afirma că ,, evaluarea situaţiei actuale a Arhivelor din România, în comparaţie cu nivelul atins
şi exigențele formulate pe plan mondial, se impuneau cu necesitate. Înfăptuirile mai
importante semnalate au fost : ,,elaborarea proiectului Legii Fondului Arhivistic Naţional şi în
cadrul acesta accesul egal la documente pentru toţi cercetătorii, precum şi lărgirea şi
diversificarea deţinătorilor de documente, perfecţionarea organizării activităţii în Arhivele
(1) Administratorul arhivei electronice are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la dispozitie programe
informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma electronica, arhivat din formatul in care a
fost generat intr-un format care sa permita vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la
nivelul tehnologiilor in uz curent.
(2) In momentul arhivarii unui document generat intr-un format nerecunoscut de produsele existente in
biblioteca de algoritmi si programe informatice, administratorul arhivei are obligatia ca, odata cu arhivarea
documentului, sa adauge in biblioteca descrierea formatului acestuia, precum si programele informatice cu care
documentul a fost generat si poate fi vizualizat.
46 Art. 14 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Regimul de acces la un document in forma electronica, precum si modificarea acestuia se stabilesc exclusiv
de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atat de titularul
dreptului de dispozitie asupra documentului, cat si de administratorul arhivei.
(2) Regimul de acces la documentul in forma electronica, stabilit in conformitate cu alin.(1), va fi inscris in fisa
de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat
in format electronic, va constitui o anexa a documentului arhivat.
(3) Administratorul arhivei este obligat sa respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin.(1), atat
la arhivare cat si la acordarea accesului la documentul in forma electronica din arhiva.
(4) Raspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document in forma electronica revine in exclusivitate
titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, iar raspunderea pentru respectarea regimului de acces
la documentul in forma electronica, atat la arhivare cat si la acordarea accesului la document, revine
administratorului arhivei.
47 Art. 15 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
Administratorul arhivei va asigura, in conditiile prevazute la art.14 si in concordanta cu prevederile legislatiei in
vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document in forma electronica in parte.
48 Art. 16 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
Administratorul arhivei are urmatoarele obligatii:
22
Statului, înfiinţarea Facultăţii de Arhivistica, întemeierea Asociaţiei Arhiviştilor şi Prietenilor
Arhivelor, realizarea unei reale deschideri spre cercetarea românească şi din străinătate,
participarea la şedinţele majorităţii comisiilor de lucru ale Comitetului Internaţional al
Arhivelor şi implicarea Arhivelor Statului din România în activitatea acestora au fost posibile
în contextul schimbărilor impuse de evoluţia societăţii româneşti contemporane”51.
Respectând aceleaşi coordonate, filialele din Transilvania, Banat şi din toată ţara au desfăşurat
în ultimii ani o intensă activitate de ordonare şi inventariere a fondurilor arhivistice, dar mai
ales de asigurare a acestora la diverşi cercetători şi deţinători, având în vedere transformările
politice şi sociale ce se desfăşoară în zilele noastre.
Prin iniţiativa i2010 (CE a lansat i2010, o strategie pe cinci ani menită să conducă la
dezvoltarea economiei digitale) se are în vedere stimularea dezvoltării economiei digitale
europene, se încurajează crearea de conţinut digital, îmbunătăţirea prezervării şi extinderea
accesului publicului la colecţii organizate de material digital.
49 Art. 17 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Arhivele electronice sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu respectarea normelor
privind asigurarea:
a) integritatii si securitatii documentelor in forma electronica;
b) securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele electronice;
c) recuperarii informatiei in urma dezastrelor naturale, conform reglementarilor in vigoare.
(2) In termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare si
supraveghere specializata in domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.
50 Dordea Ioan, Dragan Ioan , Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului
Cluj, Cluj-Napoca 1995, pg.60
51 Ibidem, pg.64
23
Crearea de conţinut digital a devenit o necesitate în societatea informaţională.
Desfăşurarea acestei activităţi, într-un mod coerent, va fi unul din factorii determinanţi în
efortul de a impune Europa drept „cea mai competitivă şi dinamică economie bazată pe
cunoaştere”52. ,,Prin toate iniţiativele luate la nivel european este încurajată crearea de
conţinut digital şi constituirea de baze de date pentru o mai bună diseminare a informaţiei,
pentru a permite utilizatorilor accesul on-line la resurse, pentru încurajarea procesului de
creaţie în format electronic, pentru promovarea şi prezervarea digitală a patrimoniului cultural
naţional şi european în format electronic. România, ca ţară membră a Uniunii Europene poate
îmbogăţi memoria culturală colectivă cu un patrimoniu cultural şi ştiinţific de valoare, oferit
utilizatorilor de pretutindeni, într-un mod coerent, în concordanţă cu normele europene”53.
Sistemul de biblioteci din România, prin colecţiile pe care le deţine, prin infrastuctură
şi sistem informatic, prin serviciile specifice oferite utilizatorilor, reprezintă mediul adecvat
pentru realizarea la nivel naţional a politicii de digitizare, prezervare, conservare digitală şi
accesibilitate online a resurselor informaţionale.
Legea nr. 182/2000, Legea privind protejarea patrimoniului cultural naţional mobil
Legea nr. 186/2003, republicată, Legea privind susţinerea şi promovarea culturii scrise
53 Ibidem, pg.3
24
a pune la dispoziţia utilizatorilor, în sistem on-line, într-un mod cât mai facil cu putinţă, la un
nivel tehnic corespunzător, un volum cât mai mare de informaţie”54.
Comisia Europeană va finanţa proiectele care vor aduce cea mai mare „valoare
adăugată” europeană, dar nu va finanţa digitizarea în sine a resurselor, aceasta fiind
considerată o sarcină a statelor membre şi a fiecărei instituţii. Proiectele care se derulează în
prezent, cu sprijinul financiar al Uniunii Europene sunt: ,,EDL, referitor la integrarea în
Bilioteca Europeană a cataloagelor bibliografice şi a colecţiilor digitale a 9 biblioteci
naţionale din ţări membre UE; EDLnet, demarat în iulie 2007, axat pe îmbunătăţirea
interoperabilităţii între bazele de date ale muzeelor, bibliotecilor şi arhivelor; TELplus,
demarat în iulie 2007, cu scopul de a îmbunătăţi accesul şi modul de operare în bazele de date
ale EDL. În cadrul acestui proiect se prevede includerea în Biblioteca Europeană a colecţiilor
bibliotecilor naţionale din România şi Bulgaria”55.
54 Ibidem, pg.4
55 Ibidem, pg.5
56 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg.315
25
de stocare datorită inventãrii discului optic digital, în urma apariţiei digitizoarelor, a
dezvoltării reţelelor, a progreselor inteligenţei artificiale şi mai ales, ale recunoaşterii optice a
caracterelor”57. Legat de această temă a gestionarii electronice a documentelor putem spune că
este o noţiune recentã care nu are o definiţie anume dar ea are ca scop crearea, clasarea,
regăsirea, întreţinerea, schimbul şi difuzarea unui număr tot mai mare de documente
electronice.
„Ca şi orice alt tip de document, documentul electronic care intra în bibliotecă sau în
cetrul de documentare urmează un circuit: colectare, prelucrare, punere la dispoziţia
utilizatorului şi difuzarea. Documentale electronice mai ridică şi alte probleme: depozitarea şi
conservarea documentelor electronice sunt astăzi departe de a fi rezolvate” 59. Legat de
conservare, la început se discuta la apariţia primelor CD-ROM-uri de o durată de viaţă ce ar
putea atinge o sută de ani. Studiile arată însă că nici pe aceste suporturi nu trebuie contat mai
mult de treizeci de ani.
,,Există două mari categorii de procedee care permit achiziţionarea de documente electronice :
57 Ibidem, pg.315
58 Ibidem, pg.316
59 Ibidem, pg.317
26
filiera analogică şi filiera digitală, fiecare putând prezenta mai multe variante”60.
Filiera analogică a avut un punct de creştere maximă în jurul anilor 1980 şi este din ce
în ce mai puţin utilizată în secolul nostru. Ea era folosită în scopul precis de a realiza
documente grafice, se baza pe crearea imaginii prin camera video. Odată ce se făcea
înregistrarea conţinutul nu mai putea fii modificat. Filiera digitală fata de cea analogicã consta
doar în crearea documentului electronic prin digitizare. ,,Marea diferenţă faţă de filiera
analogică este ca filiera digitală permite procesarea de text, grafice, scheme, imagine fixã,
imagine în mişcare sau sunet”61. Avantajul documentului electronic creat prin filiera digitală
este că poate fi transmis la distanţă prin reţele sau poate fi exploatat pe loc.
Un alt avantaj a filierei digitale este acel fapt că se pot prelucra tote tipurile de
documente. Dacă nu se vizează rezoluţii extrem de ridicate costul este unul destul de
rezonabil, în timp ce dacă se doreşte o calitate optimă costurile cresc foate repede. O altă
metodă care ajutã la utilizarea documentelor digitale este cea a filierei digitale care utilizează
documente digitale „din naştere”.
„Astăzi, majoritatea documentelor scrise sunt create sub formă electronică. Principiul
filierei <<text codificat>> constã deci nu în procesarea prin digitizarea unui document tipărit,
ci în utilizarea documentului original, de preferinţă formatat conform unei structuri de
documente electronice, cum ar fi ODA sau SGML”62. Un alt tip de utilizare a documentelor
electronice este şi filiera „mixtă”. Ea se focuseazã exclusiv pe textul tipărit şi are ca scop
digitizarea documentului tipărit lăsând la o parte ilustraţiile, schemele, graficele. După
digitizarea documentului el poate fi prelucrat în baza de date tip text iar principalul avantaj
este costul redus al stocării deoarece el exclude imaginea.
Documentele electronice pot fi de mai multe tipuri: text digitizat, imagine digitală şi
sunet digital. „Digitizarea cărţilor tipărite este o aplicaţie a gestionarii electronice a
documentelor care trebuie, în primul rând, să intereseze lumea bibliotecilor şi a centrelor de
documentare. Astfel, este posibil să se salveze anumite lucrări preţioase sau vechi,
necirculandu-li-se decât versiune electrtonica”63. Fişierele electronice de presă se pot dovedi
foarte utile mai ales ele pot să se trimită la distanţă şi să se primească documente electronice.
60 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 317
61 Ibidem, pg.318
62 Ibidem, pg.320
63 Ibidem, pg.322
27
Digitalizarea este un concept la modă în zilele noastre care începe să ia amploare din
ce în ce mai mult. Digitalizarea documentelor tipărite sau grafice este o tehnică foarte
costisitoare mai ales dacă se doreşte calitate. Cu toate că este destul de scumpă bibliotecile şi
centrele de documentare încep să se intereseze din ce în ce mai mult de digitizarea întregilor
colecţii sau a unor părţi a acestora. ,,Într-un viitor apropiat, datorită progreselor standardizării
şi scăderii costurilor digitizării şi stocării, digitizarea va deveni o tehnică utilizată curent în
marea majoritate a acestor tipuri de instituţii”64. Scopurile digitizării sunt mai multe şi anume :
păstrarea, conservarea, acces de la distanţă şi valorificarea documentelor.
Digitizarea constă în: transpunerea unui document din format tradiţional în format
digital, prin diverse mijloace şi organizarea documentelor digitizate în baze de date sau
sisteme.
Obiectivele care stau la baza acestui demers se referă la: ,, transpunerea în format
electronic a patrimoniului cultural scris; promovarea patrimoniului cultural scris la nivel
european; protejarea valorilor de carte bibliofilă şi manuscrise; protejarea documentelor aflate
într-o stare avansată de deteriorare; îmbunătăţirea posibilităţilor de acces la documente, local
sau la distanţă, cu impact asupra creşterii numărului de utilizatori şi a categoriilor acestora;
posibilitatea consultării simultane de către mai mulţi utilizatori a aceluiaşi document; oferirea
unui mod de consultare a documentelor modern, în acord cu noile tehnologii, independent de
spaţiul şi programul de funcţionare al bibliotecii (cu respectarea restricţiilor de copyright);
îmbunătăţirea calităţii procesului de consultare a documentelor; creşterea numărului de
resurse electronice realizate direct în format electronic, fără echivalent tradiţional (tipărit)”65.
65 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.4
28
făcut obiectul unei campanii de digitizare, propunând utilizatorului un înlocuitor electronic” 66.
Un alt aspect important este cel de a avea acces la documente şi anume odată digitizat
documentul utilizatorul poate avea acces la el de la distanţă prin intermediul internetului, nu
trebuie ca utilizatorul să poată intra în contact direct cu documentul original iar un alt aspect
important este acela că poate fii citit şi mai uşor datorită tehnicii şi totodată pot avea acces la
document mai mulţi utilizatori în acelaşi timp ceea ce este important deoarece exista
documente unice care au o valoare extraordinară şi nu pot fii consultate decât la bibliotecă sau
instituţia respectivă.
66 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 327
67 Ibidem, pg.328
68 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.5
29
digitală cu un conţinut eterogen din punct de vedere al tipului de documente (cărţi,
manuscrise, publicaţii seriale), al perioadei de publicare, al adresabilităţii.
,,Priorităţile legate de aspectul legislativ vor aduce în prim plan lucrări exceptate de
69 Ibidem, pg.8
30
dreptul de autor, lucrări originale realizate în cadrul bibliotecilor, apoi documente pentru care
se poate obţine permisiunea de utilizare (obţinerea gratuit sau prin cumpărarea dreptului
integral de proprietate de la deţinătorul copyrightului, facilităţi legale pentru biblioteci,
licenţe, altele)”70. Problemele juridice sunt intradevar cele mai importante aspecte ale
procesului de digitizare şi care trebuie rezolvate în cadrul acestui proces, mult mai importante
decât problemele tehnice.
70 Ibidem, pg.10
71 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 334
72 Ibidem, pg.335
31
selecţia; aspectul juridic, cu cele două aspecte: dreptul de proprietate intelectuală şi dreptul de
difuzare; criteriul financiar; tehnologia implicată”73.
Imaginile digitale trebuie catalogate invidual sau pe loturi aceasta este una dintre
marile întrebări ale digitizării. Răspunsul logic ar trebui să fie toate documentele sunt
catalogate cu bucata. Aceasta pare soluţia ideală a cataloga fiecare document ca o unitate
documentara separată şi a crea legături între înregistrările informatice pentru a obţine un
ansamblu virtual în baza de date dar această soluţie se poate dovedi a fii una de durată şi
costisitoare. Dacă documentele originale au fost deja catalogate individual într-o bază de date
bibliografice problema este una mult mai simplă şi anume ajunge să se creeze o legătură
reciprocă pentru a se obţine imaginea digitală pornind de la descrierea bibliografică din baza
de date, ca şi descriere textuală pornind de la imaginea digitală. ,,Rezultatul va fi şi mai bun
dacă sistemul poate asigura mai multe niveluri de înregistrări analitice: atunci va fi posibil să
se lege precis una sau mai multe imagini digitale de o înregistrare bibliografică dintr-un
ansamblu mai mare”76.
Se poate proceda şi altfel dacă documentele originale nu au fost catalogate încă ci doar
inventariate. Opţiunea este în funcţie de instituţie şi personal, însă în anumite cazuri alegerea
73 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.10
74 Ibidem, pg.15
75 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg.330
76 Ibidem, pg.330
32
unei catalogări pe loturi se va dovedi o soluţie suficienta dacă fiecare document este cel puţin
identificat printr-o legendă scurtă, o cotă şi o adresă logică în baza de date. În acest caz
utilizatorul va face căutarea în baza de date bibliografice unde va găsi o descriere ce conţine
mai multe imagini digitale pe care le va putea selecta şi vizualiza pe tot ecranul.
77 Ibidem, pg.333
33
oferite: consultare, tipărire, download.
Problemele costului sunt o chestiune serioasă, costul total al unei campanii de digitizare
poate fi foarte ridicat ,,mai ales când se optează pentru rezoluţii foarte înalte, chiar dacă
digitizarea costa astăzi de două ori mai puţin decât în 1994” 78. În plus atunci când avem de a
face cu prelucrarea colecţiilor mai mici din punct de vedere cantitativ costul digitizării unei
imagini poate fi de două ori mai scăzut decât costul unei reproduceri fotografice pe
microfişã, dar trebuie reţinut că preţul unei acţiuni de digitzare nu include doar procesul
exclusiv ci acoperea şi eventualele costuri de restaurare, catalogarea, indexarea, diferite
suporturi fizice.
A doua soluţie ar fii digitizarea prin externalizarea serviciilor: este recomandată în cazul
în care avem de-a face cu un volum mare de documente/pagini de digitizat, care nu necesită o
protecţie specială, alta decât cea curentă. Externalizarea este indicată şi în cazul în care se
78 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg.334
79 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.20
34
utilizează o tehnică specială de digitizare, cu echipamente speciale.
,,A treia soluţie este cea mixta şi anume majoritatea bibliotecilor europene, care
desfăşoară programe similar au adoptat o soluţie mixtă pentru digitizare. În toate cele trei
variante este necesară reprezentarea tuturor documentelor digitizate în baze de date unitare” 80.
Proiectul naţional de digitizare la nivelul sistemului naţional de biblioteci este un proiect
complex care trebuie să aibă ca suport colaborarea între toate instituţiile din sistem. Se vor
corobora, pentru un rezultat unitar: resurse informaţionale şi organizatorice; resurse materiale;
resurse financiare; resurse umane.
80 Ibidem, pg.24
81 Ibidem, pg.25
35
plată, poate în timp să ducă la autofinanţarea întreţinerii sistemului propriu-zis. Personalul de
specialitate din biblioteci, având diferite nivele de expertiză în acest domeniu, va trebui
instruit, prin cursuri de formare profesională specifice. Personalul IT din biblioteci va avea un
rol însemnat în derularea acestui proiect. Este important aspectul de strictă specializare prin
angajare şi prin specializarea personalului din bibliotecă. Este necesară desfăşurarea activităţii
în echipe mixte, bibliotecari şi informaticieni, pentru configurarea sistemului, stabilirea
metodologiei de lucru şi apoi în derularea activităţii, atât la nivel local cât şi pentru
coordonarea la nivel naţional şi integrarea în structurile europene.
Una dintre cele mai mari provocări pe care le aduce documentul electronic este
caracterul său virtual. Acest lucru înseamnă că, spre deosebire de documentul clasic,
„digitalul” nu poate fi atins, accesat, transportat decât prin intermediul unui computerul. Din
punct de vedere al managementului acestor documente, pare evident că se impun tehnici
specifice de administrare. Cu toate acestea, la o privire mai atentă se poate constata că,
exceptând o serie de rigori suplimentare, managementul documentelor digitale poate fi
realizat prin tehnici similare celor folosite pentru documentele clasice.
Aşa cum se ştie, pentru a administra eficient documentele se impune stabilirea unui
control fizic şi a unui control intelectual eficient asupra lor. ,,Controlul „fizic” al
documentelor digitale are, la rândul său, două componente: controlul poziţiei suportului de
informaţie (care, având o dimensiune fizică, se realizează la fel ca şi în cazul documentelor
clasice) şi controlul poziţiei informaţiei în cadrul suportului. Această poziţie a informaţiei în
cadrul suportului (adică „unde se află fişierul X pe hard-disk?”) este una din particularităţile
documentelor digitale: dacă, în cazul documentelor pe suport clasic, existau puţine cazuri în
care pe acelaşi suport să se regăsească mai multe documente, în cazul documentelor digitale
aceasta este regulă generală”82.
Din acest punct de vedere, stabilirea poziţiei informaţiei (agregate sub formă de
fişier/file sau director/folder) în cadrul suportului este unul din obiectivele unui management
eficient al documentelor digitale. Asupra modului concret de stabilire a poziţiei informaţiei
digitale pe suportul ei vom reveni însă ulterior.
83 Ibidem, pg.4
84 Ibidem, pg.6
37
create cu diferite aplicaţii. Sunt independente deoarece pentru înţelegerea cuprinse în ele nu
este nevoie de alte fişiere. Ele sunt relativ independente, deoarece pentru accesarea lor este
nevoie de un set de documente digitale ce ţin de sistemul de operare şi de aplicaţia de
bază. ,,Aceste fişiere, care formează ceea ce în general sunt denumite „documente digitale”,
pot cuprinde o gamă largă de forme de transmitere a informaţiei: texte, table, imagine, filme,
muzică, etc. Aşa cum arătam, această organizare a informaţiei la nivel elementar, în fişiere
(files), iar fişierele se grupează în directoare (folders), permite o posibilă analogie cu
documentele pe suport clasic: putem considera un file ca fiind un document, iar un folder ca
fiind un dosar”85. De aici, opinăm că un file trebuie să conţină un singur document, ca
structură similară celui pe suport clasic; un fişier nu ar trebui să fie considerat un soi de
„depozit” de documente, mai mult sau mai puţin asemănătoare, ci ar trebui respectată
individualitatea lor funcţională. Ca exemplu, într-un secretariat, este incorect să existe un
singur fişier adrese.doc, fiecare text trebuind să se constituie ca un document distinct.
În cazul managementului unor documente aparţinând unei organizaţii, cea de-a doua
variantă de organizare pare a fi cea mai potrivită, pentru că permite acumularea documentelor
şi contribuie la păstrarea contextului acestora, cerinţă esenţială pentru a genera documente
oficiale (records) cu caracter de mărturie credibilă. Din acest punct de vedere, similar
regulilor pentru denumirea file-urilor şi folderelor, la nivelul organizaţiei trebuie să fie
întocmit un plan de clasare (file plan), care să ofere o imagine clară asupra locului (folderului)
în care trebuie aşezat un anume fişier (file). Acest plan de clasare este până la un punct similar
cu ceea ce literatura arhivistică din România reuneşte sub numele de nomenclator arhivistic.
85Ibidem, pg.7
38
documentele este practic în spiritul ideii de plan de clasare”86
86Ibidem, pg.8
88 National Archives of Canada, Managing Shared Directories and Files, 1996, pg. 7-8
39
3. Digitizarea în România fațã de digitizarea în alte ţări
Universitatea din București a avut rolul de lider, datorită faptului că ei au avut această
idee nouă și tot cei din cadrul universităţii au conceput proiectul.Tot în cadrul acestui proiect
au asigurat managementul tehnic și financiar al proiectului, precum și expertiza de specialitate
în paleografie medievală latină (parțial) și germană (integral).Universitatea din Bucureşti
răspunde de majoritatea activităților de promovare a proiectului și gestionează, împreună cu
Arhivele Naționale ale României, baza de date. Arhivele Naționale ale României ,, pun la
dispoziția proiectului toate documentele anterioare anului 1600 și asigură gestionarea și
40
mentenanța bazei de date”89. Specialiștii implicaţi în proiect se ocupă de identificarea
documentelor și oferă expertiza de specialitate în paleografie slavonă, chirilică, greacă și
turcă. În laboratoarele Arhivelor Naționale se vor restaura aproximativ circa 1.000 de
documente deteriorate.
,,Crearea unei baze de date cu cele 32.000 unități arhivistice, respectiv 36.000
89 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
90 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
91 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
41
documente, care va fi accesibilă online gratuit și va avea multiple căi de identificare a
documentelor de către utilizator. Pentru șapte filiale de arhivă, care au cele mai mari cantități
de documente, se va crea câte o pagină de internet dedicată, în cadrul căreia vă exista și o
secțiune dedicată unui muzeu virtual, pentru promovarea istoriei și identității comunităților
locale”93.Restaurarea a circa 1.000 documente deteriorate, care trebuie restaurate înainte de
scanare, în laboratoarele Arhivelor Naționale ale României. Ca şi personal care a contribuit în
cadrul acestui proiect se număra următorii : mediul academic din România şi anume
cercetători, profesori, doctoranzi, masteranzi, studenți de la institutele de cercetare a istoriei și
de la universitățile cu facultăți de istorie și arhivistică, precum și din asociațiile științifice și
profesionale ale istoricilor; mediul academic din Ungaria și Germania, datorită ponderii
documentelor transilvănene; mediul academic din Republica Moldova, cercetătorii istoriei
locale, profesori din învățământul preuniversitar și pasionați de istoria locală sau regională,
comunitățile locale, deoarece o mai bună cunoaștere a istoriei lor va contribui la definirea și
întărirea identității locale.
Mai multe detalii şi informaţii legate de acest proiect şi felul cum el a progresat pot fii
găsite pe adresa www.arhivamedievala.ro. Ca şi impact al acestui proiect şi rezultate putem
aminti că s-au inventariat şi digitizat peste 44 de mii de documnete medievale, s-a creat o bază
de date disponibilă la adresa www.arhivamedievala.ro. Printre cele mai importante documente
care au fost digitizate din Ungaria, Transilvania și Imperiul Habsburgic privitoare la români
au fost : Diploma Cavalerilor Ioaniți 2 iunie 1247 (Anexa 1), Andrei al III-lea, regele
Ungariei, restituie magistrului Ugrinus moșiile Făgăraș și Sâmbăta, lângă Olt. Este amintită
Dieta de la Alba Iulia, la care au participat, nobilii, sașii, secuii și românii (Anexa 2);
documentul prin care Ludovic I, regele Ungariei, poruncește demnitarilor săi din comitatul
Ung să cheme pe toți oștenii comitatului la expediția împotriva lui Vladislav, voievodul Țării
Românești (Anexa 3); documentul prin care Ludovic I, regele Ungariei, acordă drept deplin
nobilimii din Transilvania de a nimici pe „răufăcătorii” de orice neam și, mai ales, pe români
(Anexa 4) și (Anexa 5); documentul care atestă alegerea lui Alexandru Ioan Cuza ca domn al
Moldovei (Anexa 6) și documentul prin care regele Sigismund de Luxemburg amintește papei
de libertățile acordate românilor de regii Ungariei (Anexa 7).
92 Vezi htp://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
93 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
42
ucrainenilor (din regiunea Transcarpatică), germanilor etc. Documentele conțin date istorice
referitoare la țări medievale, respectiv Valahia, Moldova, Ungaria, Polonia”94.
Rezultatele acestui proiect au fost mai multe şi anume : peste 191 de unități arhivistice au
fost restaurate. ,,Documentele deteriorate au fost restaurate în laboratoarele Arhivelor
Naționale ale României, din proiect fiind asigurate substanțele necesare restaurării: hârtie
japoneză de completare, văl hârtie japoneză, carboxi-metil-celuloză și bandă adezivă” 95. Au
fost identificate oeste 3.700 de localități și numele acestora echivalate în limba română,
maghiară și unde este cazul, în germană; 7 pagini web create pentru filiale ale Arhivelor
Naţionale (www.arhivelenationale-centrale.ro, www.arhivelenationale-brasov.ro. ,
www.arhivelenationale-sibiu.ro, www.arhivelenationale-maramures.ro,
www.arhivelenationale-cluj.ro , www.arhivelenationale-covasna.ro şi www.arhivelenationale-
iasi.ro ) care includ un muzeu virtual și informații cu privire la istoria locală. Un alt rezultat a
fost scanarea a peste 6.872 unități arhivistice, care vor fi introduse în baza de date în perioada
de sustenabilitate; organizarea a cinci conferințe şi anume : o conferință de lansare a
proiectului la București, trei de lansare a bazei de date la București, Budapesta și Cluj-Napoca
și una de închidere a proiectului la București.
94 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
95 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
96 Au fost depistate documente din cel puţi 20 fonduri arhivistice neordonate, majoritatea foarte mari, unele de
40-50 cutii, păstrate într-un depozit extern
43
proces de deteriorare, au creat şi probleme legate de realizarea planului, intercalarea fiind
imposibilă a fi făcută conform planului de muncă pe anul în curs. De fapt acest neajuns este
unul dintre cele mai serioase, ,,planul de muncă pe anul în curs al membrelor echipei” 97 este
unul care nu este foarte adecvat întru totul, deoarece proiectul fiind unul european, foarte
solicitant, el trebuia să se desfăşoare în mare parte în afara programului de lucru.În condiţiile
în care ,,instituţia nu are în antecedent proiecte de această mărime duse la bun sfârşit” 98 şi nu
are infrastructura adecvată. În plus lipsa spaţiilor de lucru, de depozitare a documentelor, de
curățare, care a făcut ca acestea să fie împrăştiate în mai multe locuri, cu problemele de
rigoare legate de intercalarea lor, nu a fost luată în discuţie, aceasta rămânând o problemă
locală, mai ales a celor care au fost implicaţi direct în proiect. În proiect nu au fost prevăzute
fonduri pentru schimbarea mijloacelor de protecţie acide (cutii, cămăşi, dulapuri speciale cu
sertare în care documentele să fie păstrate orizontal, desfăşurate, mai ales cele restaurate şi
întinse la Laboratorul de restaurare, care vor fi puse la loc în acelaşi mod făcând ineficientă
munca de restaurare), lucru care ar fi trebuit să primeze, păstrarea documentelor medievale
după finalizarea proiectului de digitizare ar fi trebuit să primeze.
Dacă la noi lucrurile stau precum am prezentat mai devreme în Germania soluţia
digitizării s-a impus cu mulţi ani în urmă, începutul fiind prin anii 1995-1998. Germania nu
are o strategie la nivel național privind digitizarea, dar în ceea ce privește prezervarea digitală
există o rețea de competență pe acest domeniu: Nestor
(http://www.langzeitarchivierung.de). ,,În ciuda eforturilor Fundației pentru Cercetare din
Germania de a licita realizarea unei infrastructuri la nivel național, nu a fost găsită o soluție.
Nestor ar fi cadrul care ar putea fi lărgit pentru a acoperi rolurile impuse de prezervarea
98 În cazul proiectelor similare ale ţărilor învecinate, de exemplu Ungaria, timpul alocat se ridică la câteva
decenii de pregătire a materialului arhivistic şi mai mulţi ani de digitizare printr-o firmă specializată (Arcanum)
şi un număr mare de arhivişti paleografi, în cazuil nostru 2 arhiviste au pregătit cea mai mare parte a materialului
arhivistic, jumătate din documentele proiectului, aflate în depozitele S.J.A.N. Cluj, şi cea mai mare parte a
documentelor de la S:J A:N Sibiu, în total peste 60% din totalul documentelor medievale, într-un interval de
maximum 2 ani, în condiţiile lipsei arhivarului de depozit(cu excepţia Sibiului).
44
digitală”99. Biblioteca Națională a Germaniei are planuri pentru a găzdui infrastructura
necesară.
Fundația pentru Cercetare din Germania a publicat și un „[Ghid practic pentru digitizare]
(http://www.dfg.de/formulare/12_151)”. Dat fiind faptul că DFG finanțează proiecte de
digitizare, cei care depun astfel de proiecte, trebuie să respecte prevederile acestui ghid.
Germania nu are o lege care să includă excepțiile ce ar permite consituirea de copii digitale în
scopul prezervării. În schimb, câteva state federale au prevederi legale care le permit
bibliotecilor lor să constituie astfel de copii.
Funcția de depozit legal este îndeplinită de legislația privind arhivele (Archiefwet 1995),
care nu face diferența între documente nativ-digitale și cele digitizate. Reglementările privind
arhivele din anul 2010 stabilesc și cerințele tehnice privind metadatele, conversia, migrarea,
emularea și formatele. În ceea ce privește formatele, sunt cerute cele deschise.
Olanda nu are o lege a depozitului legal care să implice bibliotecile, dar publicațiile
electronice intră în colecțiile KB în baza acordurilor cu editurile.
Finlanda are în vedere stabilirea unui sistem centralizat dedicat prezervării digitale.
Ministerul Educației și al culturii are în vedere deja instituțiile de memorie care vor contribui
la sistemul centralizat. Deocamdată se are în vedere prezervarea la nivel de bit (fixitate și
migrare).
Ca parte a realizării Bibliotecii Naționale Digitale s-au realizat ghiduri pentru digitizarea
materialelor tradiționale. Aceste ghiduri conțin criteriile de calitate pe care metadatele trebuie
să le întrunească.Legea drepturilor de autor (Secțiunea 16 din Reguli de reproducere în
arhive, biblioteci și muzee) permite copii digitale în scop de prezervare.
99 Vezi http://www.kosson.ro/ue-info/25-rapoarte/1068-patrimoniu-cultural-digitizare-accesibilitate-online-
prezervare-digitala.
45
În Finlanda, Biblioteca Națională are drept de depozit legal electronic prin Legea 1433
din 2007 privind Depozitarea și Prezervarea de Materiale Culturale. Procesul de colectare
este acompaniat de ghiduri pentru contribuitori/edituri. Biblioteca Națională este implicată și
în dezvoltarea standardelor METS și ALTO. Biblioteca Națională a Finlandei are și obligația
de a face recoltarea paginilor web care sunt de interes pentru publicul finlandez. O parte din
conținutul web vine și din efectele legii depozitului legal.
Bibliografie
Nr.22-2011. Anul V.
Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, păstreaza și foloseste
documente , Cluj-Napoca 2001.
46
Bogdan Florin Popovic, Arhivele si calculatorul, Bucuresti 1999.
http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-
arhivele-nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/10-arhive-istorice.pdf
http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/20-gestionare-curenta.pdf
http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/10-arhive-istorice.pdf.pdf
http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/30-pastrare.pdf
http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/10-revolutie-info.pdf
http://www.bibnat.ro/dyn-doc/Studiu%20Fezabilitate/Studiu-de-fezabilitate-digitizare.pdf
http://www.culture.gouv.fr/culture/mrt/numerisation/fr/f_03.htm
http://www.port.ac.uk/departments/services/universitysecretary/recordsmanagement/facts
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/undpadm/unpan044163.pdf
47
Anexa 1 ( Diploma Cavalerilor Ioaniti (2 iunie 1247))
48
Anexa 2 (1291 martie 11 – Andrei al III-lea, regele Ungariei, restituie magistrului Ugrinus
moșiile Făgăraș și Sâmbăta).
49
Anexa 3 (Ludovic I, regele Ungariei, cheamă oastea împotriva „răzvrătitului”
Vladislav, voievodul Țării Românești (1365)
50
Anexa 4 (Ludovic I, regele Ungariei, acordă nobilimii dreptul de a nimici răufăcătorii, mai
ales pe români (28 Iunie 1366)
51
52
Anexa 5 (Ludovic I, regele Ungariei, acordă nobilimii dreptul de a nimici răufăcătorii, mai
ales pe români (28 Iunie 1366)
Anexa 6 Despre alegerea lui Al. I. Cuza ca Domn al Moldovei, în Gazeta Transilvaniei
53
Anexa 7
54
Regele Sigismund de Luxemburg amintește papei de libertățile acordate românilor de regii
Ungariei (1412)
55