SAP 4

PERENCANAAN PESAN BISNIS

1. Proses penyusunan pesan bisnis

2. Penentuan Tujuan pesan Bisnis
3. Analisis Penerima pesan
4. Memilih saluran dan media yang tepat

PESAN BISNIS : Memo, surat, email, laporan, surat tanggapan, surat perjanjian.
MENYUSUN PESAN BISNIS
a) Menarik Perhatian
b) Mudah Dibaca
c) Mudah Dipahami
d) Berpusat pada Penerima
e) Memiliki Tujuan yang Jelas
• PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik
lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai
pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo,
merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan
atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan
komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena
itu, pesan bisnis selalu diupayakan lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih
baik dibandingkan sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis
bukanlah agar penerima akan terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan
pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses
penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum
dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap sederhana, yaitu :
1) PERENCANAAN PESAN
a) PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS
 Memberi informasi (Informming)
 Membujuk atau persuasi (Persuading)
 Melakukan kerjasama atau kolaborasi (Collaborating)
b) ANALISIS AUDIENS
Mengembangkan Profil Audiens
 o Audiens yang Dikenal
o Atasan, rekan kerja, pelanggan dan pemasok lama
o Audiens yang Belum Dikenal
o Analize: Siapa pihak penerima pesan?
o Understand: Bagaimana pengetahuan penerima mengenai
subjek?
o Demographics: Berapa umur, jenis kelamin dan pendidikan
penerima?
o Interests: Apa yang menarik perhatian penerima?
o Environment: Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
o Needs: Informasi apa yang dibutuhkan penerima?
Mengenali Penerima Primer
Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Memperkirakan Reaksi Penerima
Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens
c) PENENTUAN IDE POKOK
o BRAINSTORMING
o PETUNJUK ATASAN
o KEBIASAAN
d) PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA
o Sifat Pesan
o Waktu
o Formalitas
o Harapan penerima
o Saluran komunikasi lisan
1) Percakapan tatap muka, 2) Percakapan lewat telepon, 3)
Wawancara, 4) Pidato, 5) Seminar, 6) pelatihan, 7)
presentasi bisnis, 8) rapat

Keunggulan:

a. Sederhana, b. Spontan, c. Nyaman, d. Praktis, e.

Ekonomis, f. Kemampuan feedback lebih tinggi.

Kelemahan:

Bersifat spontan sehingga pesan sering tidak dapat

direncanakan dan diorganisasikan dengan baik.

Tepat digunakan apabila:

Diperlukan umpan balik secara langsung, Pesan relatif

sederhana dan mudah dimengerti, Tidak memerlukan
 catatan permanen, Penerima dapat dikumpulkan dengan
mudah dan ekonomis, Ingin mendorong interaksi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

o Saluran komunikasi tertulis

1) Surat, 2) Memo, 3) Proposal dan 4) Laporan.

Tepat digunakan jika:

a. Tidak memerlukan umpan balik secara langsung

dari penerima, b. Pesan terinci dan kompleks, c.
Memerlukan perencanaan yang seksama, d.
Memerlukan catatan permanen, e. Penerima dalam
jumlah banyak, f. Penerima sulit dijangkau karena
tersebar secara geografis, g. Ingin meminimalkan
peluang distorsi

Keunggulan:

Adanya kesempatan bagi komunikator untuk

merencanakan dan mengendalikan pesan

Kelemahan:

Umpan balik tidak bisa diperoleh dengan cepat

SALURAN KOMUNIKASI

Media Saluran Lisan Media Saluran Tertulis

 Percakapan tatap muka a. Surat, memo, laporan,

(pidato, rapat, seminar, konferensi) proposal
 Telepon, voice mail b. Email
 Radio, televisi, computer c. Sms
 Pita audio dan video d. Komputer
 Teleconference e. Faks
 Videoconference f. Telegram
g. Pos
2) PENYUSUNAN PESAN
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam
pesan tertulis. Pengirganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari
 penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan
digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap ini meliputi 2 kegiatan, yaitu:
a) Mengorganisasikan Pesan
b) Memformulasikan Pesan
3) REVISI PESAN
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan
yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan
atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
a) Menyunting Pesan
b) Menulis Ulang
c) Memproduksi Pesan
d) Mencetak Pesan