Programa de Formación para Evaluadores de Desempeño del Personal con

Funciones de Dirección y Supervisión en Educación Básica

Guía de uso de Google Drive

Para trabajar en Drive, debe tener una cuenta de correo de Gmail. En la página del correo,
localice el icono de aplicaciones de Google:

Al desplegarse el menú de aplicaciones, seleccione el icono de Drive:

1|Página
Aparecerá la pantalla de su unidad de almacenamiento de Drive en la cual se organizan los
archivos y carpetas que ha subido, le han compartido o han sido creados con las
herramientas de Drive:

Si desea crear una nueva carpeta a su unidad de almacenamiento en Drive, dé clic en el

botón rojo “Nuevo” y seleccione “Carpeta”.

2|Página
A continuación se abrirá un cuadro de texto con el siguiente mensaje. Asígnele un nombre
a la carpeta, por ejemplo “Caja de herramientas”, y presione “Crear”.

Observe la carpeta que recién se creó en la “Unidad”. En el lado derecho se localizan los
detalles y la descripción del elemento creado; así como la actividad que se realiza en la
carpeta, por ejemplo, subir un archivo.

3|Página
Si desea agregar un archivo de su computadora a la carpeta de Drive vaya nuevamente al
botón rojo denominado “Nuevo” y seleccione “Subir un archivo”.

Se abrirá una ventana del explorador. Seleccione de ahí el archivo deseado y dé clic en
“Abrir”.

4|Página
En la parte inferior de la pantalla se despliegan mensajes del estatus en el que se
encuentra el ingreso del archivo a su Drive. Así mismo, arroja la ubicación del archivo una
vez que se ha concluido la transferencia del archivo.

Colocado el archivo en el Drive, se puede mover a una carpeta mediante dos

procedimientos: 1) Arrastrar directamente el archivo con el cursor a la carpeta deseada y
2) Dar doble clic sobre el archivo y seleccionar “Mover a…”.

5|Página
A continuación, aparecerá otro menú con las opciones de carpetas a donde puede mover
su archivo, seleccione la carpeta que desee y dé clic en “Mover”.

En la parte inferior, se mostrará un mensaje que registra el movimiento del archivo a la

carpeta seleccionada, con la opción en azul de “DESHACER” la acción.

6|Página
En la parte lateral derecha de su pantalla, puede verificar que se realizó el movimiento del
archivo a la carpeta que previamente creó.

Si desea compartir con otras personas el contenido de su carpeta, dé clic en el nombre de

la carpeta y luego en el icono

Se abrirá una ventana para registrar los correos de las personas a las que compartirá la
carpeta. Seleccione la opción “Puede editar”.

7|Página
Importante: si no tiene registrado en sus contactos de correo a los integrantes de su
equipo, escriba completa la dirección de correo electrónico. Recuerde que los correos
deben ser de Gmail, de lo contrario sólo podrán visualizar los archivos que subió, pero no
podrán agregar nada a la carpeta.

Para abrir un archivo que subió a Drive es necesario dar un doble clic sobre el mismo. Si
desea editarlo, busque en el menú “Abrir” la opción “Abrir con Documentos de Google”.

8|Página
Para crear un documento con el procesador de textos de Drive:

En la página del correo, localice el icono de aplicaciones de Google:

Al desplegarse el menú de aplicaciones, seleccione el icono de Drive:

Aparecerá la unidad de almacenamiento de Drive. Para crear un documento de Google, dé

clic en el botón rojo “Nuevo” y seleccione “Documentos de Google”:

9|Página
En seguida se abrirá un procesador de textos, con herramientas y funciones de edición.
Coloque el cursor en el espacio “Documento sin título” y cambie el nombre en la ventana
que aparecerá. Dé clic en “Aceptar”:

10 | P á g i n a
Para que otras personas colaboren en la escritura del documento, dé clic en “Compartir”

Escriba los correos o seleccione a los integrantes del equipo con los que desea compartir
el documento a trabajar. Si no tiene registrado en sus contactos de correo a los
integrantes de su equipo, escriba completa la dirección de correo electrónico. Recuerde
los correos deben ser de Gmail, de lo contrario no podrán trabajar en la edición del
documento de Drive.

11 | P á g i n a
Cuando haya seleccionado a todos los integrantes de su equipo, tiene la opción de escribir
un mensaje.

En la pestaña “Puede editar”, se despliega un menú con tres opciones de privilegios para
trabajar el documento que está por compartirse. Si lo que se espera es una escritura
colaborativa que tenga como producto final un solo documento, se tiene que seleccionar
“Puede editar” y presionar “Enviar”.

12 | P á g i n a
Otra herramienta útil para el trabajo colaborativo es “Comentarios”, la cual permite
registrar las notas u observaciones que elaboran los integrantes de la escritura colectiva
del documento. En “Notificaciones” aparecen los mensajes que realizan los integrantes de
la escritura colaborativa sobre el documento. Seleccione la palabra donde quiere agregar
sus notas u observaciones y dé clic en “Comentar”.

En seguida aparece el nombre y la foto con la que configuro su cuenta de correo de Gmail,
agregue sus notas y presione “Comentar” para publicarlas. Así se enviará notificación al
correo de los participantes con los que compartió su documento en Drive.

13 | P á g i n a
El integrante del equipo que responda al comentario del documento, tiene la opción de
“Resolver” mediante dos opciones: “Modificar” o “Eliminar”.

Drive contiene un chat mediante el cual podrá comunicarse en tiempo real con sus
compañeros de trabajo para organizar las aportaciones, acordar reuniones de trabajo
virtuales, etc.

Cuando hay más de un colaborador participando al mismo tiempo en la elaboración del

documento, se muestran sus nombres por colores, así se distinguen sus aportaciones a la
tarea solicitada.

14 | P á g i n a
Es importante aclarar que cuando se trabaja un documento de Drive en línea, éste se
guarda de manera automática.

Para descargar el documento trabajado, seleccione la opción “Archivo”. Se desplegará un

menú. Elija la opción “Descargar”:

15 | P á g i n a
Seleccione el formato con el que se guardará el archivo. Recomendamos elegir “Microsoft
Word (.docx)”:

A continuación, aparecerá el archivo descargado. Dé clic para abrirlo:

16 | P á g i n a
17 | P á g i n a