Vous êtes sur la page 1sur 25

PEDOMAN TATA NASKAH

PUSKESMAS DARUL AZHAR

2018
PEDOMAN TATA NASKAH
PUSKESMAS DARUL AZHAR

A. PENDAHULUAN

Pengaturan sistem dokumentasi dalam suatu proses implementasi


FKTP sangat penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti
pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan. Dengan
adanya system dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi
diharapkan fungsi-fungsi setiappersonel maupun bagian-bagian dari
organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan dalam mewujudkan
kinerja yang optimal.Dokumen secara garis besar dibagi atas dua bagian
yaitu dokumen eksternal dan dokumen internal.
Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan
membakukan system manajemen mutu dan system manajemen
pelayanan. Regulasi internal berupa kebijakan/SK, Pedoman, Standar
Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain yang disusun berdasarkan
peraturan perundangan dan pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku.
Agar FKTP memiliki acuan dan memudahkan dalam melakukan
dokumentasi maka perlu disusun Pedoman Tata Naskah Puskesmasdarul
Azhar

B. DASAR PENETAPAN TATA NASKAH DINAS

Didalam penetapan pedoman Tata Naskah Puskesmas sebagai


dasarnya adalah:

1. Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.


2. Undang-undang No. 32 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang
Puskesmas,
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter dan
Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri.

1
C. PENGERTIAN TATA NASKAH

1. Pedoman Tata Naskah Puskemas adalah sistem pengelolaan


dokumen/surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi
sistem penyusunan tata naskah untuk penyelenggaraan Manajemen
Puskesmas, penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan.
2. Dokumen penyelenggaraan manajemen Puskesmas meliputi Rencana
Lima Tahunan Puskesmas, Pedoman/Manual mutu, Pedoman/Panduan
teknis yang terkait manajemen, Standar Operasional Prosedur,
Perencanaan Tingkat Puskesmas serta Kerangka Acuan Kegiatan.
3. Dokumen penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat meliputi
kebijakan Kepala Puskesmas, Pedoman masing-masing UKM, Standar
Operasional Prosedur (SOP), Rencana Tahunan untuk masing-masing
UKM, Kerangka Acuan Kerja untuk masing-masing UKM.
4. Dokumen penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan meliputi
kebijakan tentang Pelayanan Klinis, Pedoman Pelayanan Klinis, Standar
Operasional Prosedur (SOP) klinis, Kerangka Acuan Kerja terkait dengan
program/kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien.
5. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan
dokumen Puskesmas.

D. KETENTUAN TATA NASKAH PUSKESMAS

I. KEBIJAKAN

Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh


Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat
dan wajib dilaksanakan oleh penanggungjawab maupun pelaksana.
Format Peraturan/Surat Keputusan adalah sebagai berikut:

1. Memakai Kertas dengan Kop Surat Puskesmas dengan


menggunakan kertas ukuran Folio/F4(21,5 cm x 33 cm) dengan
penulisan. Jika dokumen Potrait menggunakan margin atas bawah
kanan 2 cm dan kiri 3 cm. Jika dokumen Landscapemenggunakan
margin bawah kanan kiri 2 cm dan atas 3 cm.

2
2. Semua teks menggunakan Font ARIAL ukuran 12 kecuali yang
ditentukan. Selain KOP, spasi antar baris 1,5. Spasi antar paragraf
0pt.

3. KOP

a. Penulisan pada KOP yang berisi “PEMERINTAH KABUPATEN


TANAH BUMBU” dan “ DINAS KESEHATAN “ menggunakan
Ukuran Font 14

b. Penulisan pada Kop yang Berisi “PUSKESMAS DARUL AZHAR”


menggunakan Ukuran Font 18 dengan Bold

c. Penulisan pada KOP yang berisi alamat puskemas menggunakan


ukuran Font 10

d. Spasi antar baris KOP 1, Spasi antar KOP dengan judul 1.5 (add
Space after paragraph). Garis dibawah KOP menggunakan dashed
4,5 pt.

4. Pembukaan ditulis dengan Hurup KapitalUppercase,diletakan di


tengah margin.

a. Kebijakan : PERATURAN / KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS


DARUL AZHAR

b. Nomor : Nomor : 188.4/ XX/ SK/ YYY/ 2202/ ZZZZ

188.4 : Menyatakan kode peraturan berupa keputusan


( Aturan baku penulisan dari Permendagri 78 Tahun 2012)

XX : Menyatakan nomor Bab yang mengeluarkan SK


tersebut ( penulisan dengan angka romawi )

SK : Menyatakan surat keputusan

YYY : menyatakan nomor urut SK

2022 : menyatakan Kode Puskesmas Darul Azhar

ZZZZ : menyatakan tahun pembuatan SK

Contoh :188.4/ I/ SK/ 001/ 2202/ 2018

c. Judul : ditulis judul peraturan/ keputusan tentang ……

d. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, di akhiri dengan tanda


koma (,)

3
e. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, di akhiri dengan
tanda koma (,)

5. Konsideran, meliputi
a. Menimbang
1) Memuat uraian singkat tentang pokok pikiran yang menjadi
latar belakang dan alasan pembuatan keputusan
2) Huruf awal kata menimbang diawali dengan huruf kapital
dengan tanda baca titik ( : ) dan diletakkan dibagian kiri,
3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran
menggunakan huruf kecil dengan kata “bahwa” dengan “a”
huruf kecil dan diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; ).
b. Mengingat
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan
yang memerintahkan pembuatan Peraturan/Surat Keputusan
tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya lebih tinggi,
3) Kata “mengingat” diletakkan dibagian kiri sejajar dengan
kata menimbang dengan diawali huruf kapital,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan
sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang
awal disebut terlebih dahulu diawali dengan nomor 1,2,3 dst
dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ).
6. Diktum
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris ditengah, seluruhnya
dengan huruf kapital,
b. Diktum “Menetapkan” dicantumkan setelah kata memutuskan
sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal
kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua ( : ),
c. Nama keputusan ditulis dengan huruf kapital seluruhnya
sesuai judul keputusan (KEPALA), seluruhnya ditulis dengan
hurup kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.).
7. Batang Tubuh
a. Memuat seluruh substansi Peraturan/Surat Keputusan yang
dirumuskan dalam diktum kesatu, kedua dan seterusnya dan
diawali dengan huruf kapital.

4
b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan
lainnya.
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
Peraturan/Surat Keputusan,dan pada halaman terakhir di
tandatanganioleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat
Keputusan.
8. Kaki
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi
yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat
Keputusan, pengundangan Peraturan/Surat Keputusan yang terdiri
dari :
a. Tempat dan tanggal penetapan
b. Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (, )
c. Tanda tangan pejabat
d. Nama lengkap pejabat yang menandatangani tanpa gelar dan
tanpa NIP.
e. Surat dikeluarkan di : “Simpang Empat”
9. Lampiran
1) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul surat
keputusan yang diletakkan di pojok kanan atas dengan huruf
Kapital.
2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas
tanpa gelar dan tanpa NIP.

II. PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN PROGRAM/KEGIATAN


Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) disusun untuk program atau
kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Sistematika Kerangka
Acuan adalah sebagai berikut:
I. Pendahuluan
Berisi hal-hal yang bersifat umum yang terkait dengan upaya atau
kegiatan.
II. Latar Belakang
Berisi justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun.
Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukannya program dapat lebih kuat.

5
III. Tujuan
Tujuan umum adalah tujuan secara garis besar. Tujuan khusus
adalah tujuan secara rinci
IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Berisi langkah-langkah yang harus dilakukan sehingga tercapai
tujuan program.
V. Cara Melaksanakan Kegiatan
Berisi Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian
kegiatan.
VI. Sasaran
Target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan
sesuai dengan SMART (Specific, Measurable, Agressive but
attainable, Result oriented, Time Bond).
VII. Jadwal Kegiatan
Berisi perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan
digambarkan dalam bentuk Bentuk Gun chart.
VIII. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan
Berisi evaluasi pelaksanaan terhadap jadwal yang direncanakan
baik per bulan, tribulan maupun satu tahun.
IX. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

III. PENYUSUNAN SOP


Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai prosedur penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan ( Permenpan Nomor 035 Tahun 2012 ).
Manfaat SOP adalah untuk memenuhi standar pelayanan
puskesmas, mendokumentasi langkah-langkah kegiatan dan memastikan
staf puskesmas memahami bagaimana pelaksanaan pekerjaannya.
Format SOP sebagai berikut:

1) Memakai Kertas dengan Kop Surat Puskesmas dengan menggunakan


kertas ukuran Folio/F4(21,5 cm x 33 cm) dengan penulisan
menggunakan margin atas bawah kanan 2 cm dan kiri 2 cm.

6
2) Kop/heading SOP

MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN


MASYARAKAT ATAU SASARAN PROGRAM

No. Dokumen : SOP/ ADM/ 001/ 2018


No. Revisi : 00
SOP
Tanggal terbit : 13 April 2018
Halaman :1/2

PUSKESMAS dr.Mardalena
DARUL 5 kali enter
AZHAR NIP.197911272009042005

Format SOP meliputi :


1. Kertas dan Font
Kertas yang digunakan adalah F4 dengan margin atas bawah
kanan kiri 2 cm. Kalimat menggunakan font Arial ukuran 11 dan
spasi 1,15. Spasi antar paragraf 0pt.
2. Logo
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kab.Tanah Bumbu dan
logo Puskesmas.
3. KOP/heading SOP ( terlampir )
- Heading hanya dicetak pada halaman pertama.
- Kotak diberi logo Pemerintah Kab.Tanah Bumbu dan
nama/logo Puskesmas
- Kotak Judul diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya.
- KOP menggunakan font ARIALukuran 11, spasi 1,15 dan
khusus judul dengan Bold.
- Nomor dokumen diisi sesuai dengan ketentuan penomoran
pada puskesmas.
SOP/ 0/ DA/XXX/ ZZZZ
SOP : Menyatakan standard operasional prosedur
0 : menyatakan nomer kode POKJA yang mnegeluarkan
SOP yang mencakup :
ADM : Admin
UKM : Upaya Kesehatan Masyarakt
UKP: Upaya Kesehatan Perorangan
DA : Menerangkan Puskesmas darul azhar

7
XXX : Menyatakan nomer urut dokumen SOP di unit terkait
ZZZZ : Menyatakan tahun penerbitan SOP
Contoh : Sop pertama yang dikeluarkan di unit Pokja Admen
SOP/ADM/ DA/001/ 2018

- Nomor revisi diisi dengan status revisi.


- Tanggal terbit diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya
atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.
- Halaman diisi dengan nomor halaman dengan
mencantumkan juga total halaman. (Misal 1/5), namun di
tiap halaman selanjutnya dibuat Footerdikanan bawah,
misalnya pada halaman kedua : 2/5, halaman terakhir 5/5.
- Ditetapkan kepala puskesmas, Nama jelas, NIP, dan diberi
tandatangan serta stempel puskesmas ditengah.
4. Jika SOP disusun lebih dari satu halaman maka pada halaman
kedua dan seterusnya SOP dibuat tanpa menggunakan
Kop/heading.
5. Isi SOP
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut :
a. Pengertian : di isi definisi Judul SOP, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian.
b. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata
kunci : “ sebagai acuan penerapan langkah –langkah untuk …. “
c. Kebijakan : berisi kebijakan kepala puskesmas yang menjadi
dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi
pada bayi, pada kebijakan dituliskan : keputusan kepala
puskesmas No 005/2014 tentang pelayanan kesehatan Ibu dan
anak.
d. Referensi : berisi dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan
SOP, bias berbentuk bukum peraturan perundang- undangan,
ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka
e. Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian
utama yang menguraikan langkah –langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu.
f. Unit terkait : berisi unit – unit yang terkait dan atau prosedur
terkait dalam proses kerja tersebut.

8
g. Diagram alir : di dalam penyusunan prosedur maupun
instruksi kerja sebaiknya dalam langkah- langkah kegiatan
dilengkapi dengan diagram alir untuk memudahkan dalam
pemahaman prosedurnya. Simbol-simbol lihat pada buku
pedoman penyusunan dokumen akreditasi tahun 2017
6. Komponen SOP meliputi :
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Diagram alir ( Jika di Butuhkan )
7. Unit terkait

7. Syarat penyusunan SOP


- SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan
atau oleh unit kerjanya
- SOP harus merupakan suatu alur proses dari suatu kegiatan
- Dalam SOP harus mudah dikenali siapa yang melakukan,
dimana, kapan dan mengapa
- SOP harus menggunakan kalimat instruksi, perintah dengan
bahasa yang dimegerti oleh pemakai
- SOP harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan

9
CONTOH DOKUMEN SESUAI TATA NASKAH

SK

10
PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS DARUL AZHAR
Jalan Batu Benawa Rt.09 Desa Bersujud, Kecamatan Simpang Empat
Kode Pos : 72213, Email : puskesmas_darulazhar@yahoo.co.id

KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS DARUL AZHAR
NOMOR : 188.4 / I / SK/ 001 / 2202/ 2018

TENTANG

JENIS-JENIS PELAYANAN DI PUSKESMAS DARUL AZHAR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,

KEPALA PUSKESMAS DARUL AZHAR,

Menimbang : a. bahwa untuk memenuhi kebutuhan akan pelayanan


kesehatan masyarakat di Puskesmas, ditetapkan jenis –
jenis pelayanan;
b. untuk memenuhi kebutuhan akan jenis-jenis pelayanan
kesehatan masyarakat sebagaimana tersebut pada huruf a,
perlu menetapkan Keputusan Kepala Puskesmas Darul
Azhar tentang Jenis-Jenis Pelayanan.
c. bahwadaripoin a dan b makaperluditetapkan Surat
KeputusanKepalaPuskesmasDarul Azhar tentangjenis- jenis
pelayanan ;
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang kesehatan, Lembar Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 144;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009
tentang pelayanan Publik, (Lembar Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 112);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem
informasi Kesehatan (Lembar Negara Republik Indonesia
Tahun 2014 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5542);
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang
pelayanan kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46
Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas,;

1
7. Bupati Tanah Bumbu Tentang izin memberikan pelayanan
kesehatan Nomor : 800/274/Set-Dinkes.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS DARUL AZHAR


TENTANG JENIS – JENIS PELAYANAN DI PUSKESMAS
DARUL AZHAR
KESATU : Jenis-jenis pelayanan di Puskesmas Darul Azhar
sebagaimana tercantum dalam lampiran merupakan bagian
yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini;
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya;

Ditetapkan di :Simpang Empat


pada tanggal: 01 Maret 2018
KEPALA PUSKESMASDARUL AZHAR,

MARDALENA

2
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KEPALA
PUSKESMAS DARUL AZHAR
NOMOR :188.4 / I / SK/ 001 / 2202/ 2018
TANGGAL : 01 Maret 2018

JENIS - JENIS PELAYANAN DI


PUSKESMAS DARUL AZHAR TAHUN 2018

A. Pelayanan Dalam Gedung :


1. Pelayanan Gawat Darurat 24 jam
2. Pelayanan Persalinan 24 Jam
3. Pelayanan Pemeriksaan Umum (PoliUmum)
4. Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut (Poli gigi)
5. Pelayanan Kesehatan Ibu dan Keluarga Berencana
6. Pelayanan Kesehatan Anak dan Imunisasi
7. Pelayanan Gizi
8. Pelayanan Laboratorium
9. Pelayanan Farmasi
10. Pelayanan Surat Keterangan Sakit
11. Pelayanan TB – HIV - Kusta
12. Pelayanan / Klinik Sanitasi

B. Pelayanan Luar Gedung :


1. Posyandu Balita
2. Posyandu Lansia
3. Posbindu (PTM)
4. Poskesdes/ Pustu
5. Promkes
6. Kesling
7. Pusling

KEPALA PUSKESMAS DARUL AZHAR

MARDALENA

3
CONTOH DOKUMEN SESUAI TATA NASKAH

SOP

4
MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN
MASYARAKAT ATAU SASARAN PROGRAM

No. Dokumen : SOP/ ADM/ 001/ 2018


No. Revisi :
SOP
Tanggal terbit : 13 April 2018
Halaman :1/2

PUSKESMAS dr.Mardalena
DARUL
AZHAR NIP.197911272009042005

1. Pengertian Menjalin komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi yang


berlangsung antara pemimpin Puskesmas atau pelaksana Puskesmas
maupun kelompok yang mewakilinya dengan sasaran yang meliputi
masyarakat sekitar,organisasi, instansi pemerintah, konsumen, pelanggan
dan media masa.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan menjalin komunikasi dengan
masyarakat
3. Kebijakan SK Kepala puskesmas No :188.4/ I/ SK/ /2202/2018 tentang Upaya
menjalin komunikasi dengan masyarakat
4. Referensi Permenkes no.75 tahun 2014 tentang Puskesmas
5. Prosedur 1. Menjalin komunikasi melalui kotak saran
1.1. Petugas menyiapkan form isian kritik dan saran, alat tulis
1.2. Petugas membuka kotak saran setiap bulan
1.3. Petugas merekap isi kotak saran
1.4. Petugas menyerahkan hasil rekapan kepada tim penanganan aduan
1.5. Tim aduan membahas rekapan kritik dan saran
1.6. Tim pengaduan membuat RTL
1.7. Tim penanganan aduan melaporkan kepada kepala Puskesmas
1.8. Tim penanganan pengaduan mempublikasikan tindak lanjut pada
papan pengumuman / menghubungi yang bersangkutan
2. Menjalin komunikasi melalui survei
2.1. Petugas menentukan materi survei
2.2. Petugas membuat kuesioner
2.3. Petugas menjelaskan tentang isian form kuesioner
2.4. Masyarakat mengisi form kuesioner
2.5. Petugas merekap hasil isian kuesioner kemudian menganalisa dan
diidentifikasi
2.6. Petugas menyampaikan hasil identifikasi pada tim kepuasan
menejemen Puskesmas unuk mendapat tindak lanjut
2.7. Survei bisa di lakukan melalui SMD, Survei kepuasan pelanggan
2.8. Survei bisa dilakukan di dalam gedung maupun luar gedung
3. Menjalin komunikasi melalui lokmin linsek
3.1. Pertemuan lokmin linsek di lakukan setiap 3 bulan

1
3.2. Puskesmas menyampaikan hasil cakupan program Puskesmas
3.3. Puskesmas menjaring masukan dari peserta lokmin terkait cakupan
program yang masih kurang
3.4. Masyarakat memberikan masukan/ saran untuk meningkatkan
cakupan program
3.5. Petugas mencatat hasil notulen
4. Menjalin komunikasi melalui temu langsung
4.1. Petugas Puskesmas mempersiapkan informasi yang akan
dikomunikasikan
4.2. Komuniksi melalui telepon dapat dilakukan di dalam gedung maupun
di luar gedung
4.3. Hasil komunikasi dicatat oleh petugas yang berkomunikasi pada buku
aduan
4.4. Buku aduan dilaporkan kepada tim Penanganan aduan setiap bulan
4.5. Tim penanganan aduan melakukan analisa dan memberikanumpan
balik dengan persetujuan kepala Puskesmas
6. Diagram alir

7. Unit terkait

2
CONTOH DOKUMEN SESUAI TATA NASKAH

KAK

3
PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS DARUL AZHAR
Jalan Batu Benawa Rt.09 Desa Bersujud, Kecamatan Simpang Empat
Kode Pos : 72213, Email : puskesmas_darulazhar@yahoo.co.id

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

SURVEI

a. Pendahuluan

Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik yang


diselenggarakan Puskesmas Darul Azhar, maka perlu dilakukan evaluasi melalui
survei kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik. Puskesmas sebagai
pelayanan publik wajib untuk selalu meningkatkan kinerja sehingga bisa
memenuhi harapan serta kebutuhan masyarakat.

b. Latar Belakang

Dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan harus dilakukan secara


konsisten dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat, sehingga
pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat dilakukan secara cepat,
tepat, bermutu dan terjangkau. Selain itu harus dapat menjamin
terhadapkeselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien.
Oleh karena itu upaya peningkatan kualitas pelayanan kepada
masyarakat merupakan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan secara terus
menerus dan berkelanjutan.

c. Tujuan Umum danTujuan Khusus

Tujuan umum :

Untuk mengetahui tingkat kinerja unit pelayanan secara berkala sebagai


bahan untuk menetapkan kebijakan dalam rangka peningkatan pelayanan serta
kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap pelayanan publik.

4
Tujuan Khusus :

1. Sebagai gambaran bagi masyarakat tentang kinerja pelayan unit yang


bersangkutan
2. Mengatahui kelemahan atau kekuatan dari masing-masing unit
penyelenggera pelayanan publik
3. Mengukur secara berkala penyelenggarakan pelayanan yang telah
diaksanakan oleh unit pelayanan publik
4. Sebagai umpan balik dalam memperbaiki pelayanan publik
5. Sebagai bahan untuk menetapkan kebijakan dalam rangka peningkatan
kualitas pelayanan publik.

d. Kegiatan Pokok dan Rincian kegiatan

1. Melakukan survei kepuasan pelanggan melalui media kotak Pengaduan,


Email
2. Melakukan surveiminimal 1 kali setahun ,dimana survei berkaitan dengan
harapan/kepuasan pelanggan yang diukur dari kuesioner.
3. Mengadakan temu pelanggan dengan pengguna pelayanan untuk
mendapatkan umpan balik
4. Melakukan identifikasi kebutuhan pelanggan berdasarkan survei dan temu
pelanggan sebagai masukan kepada tim mutu dan Kepala Puskesmas untuk
perbaikan kualitas pelayanan
5. Mengevaluasi dan menindaklanjuti kebutuhan masyarakat.

e. Cara Melaksanakan Kegiatan

1. Melakukan survei kepuasan pelanggan melalui media kotak Pengaduan ,


Email danmenindaklanjuti dan memberikan tanggapan kepada pelanggan.
2. Melakukan survei kepuasan pelanggan dengan cara:
a. Koordinasi tim survei, menentukan jumlah responden masing-masing
unit pelayanan.
b. Menentukan waktu pelaksanaan survei dan cara survei.
c. Pengumpulan data dari masing-masing unit pelayanan.
d. Pengumpulan data.
e. Evaluasi , rencana tindak lanjut dan tindak lanjut.
3. Mengadakan temu pelanggandengan pengguna pelayanan guna untuk
mendapatkan umpan balik, dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Mengundang pelanggan Puskesmas, tokoh masyarakat dan kader

5
b. Paparan kegiatan dan program-program yang diselenggarakan di
Puskesmas.
c. Pengisian kuesioner oleh pelanggan Puskesmas, tokoh masyarakat
dan kader yang hadir tentang kinerja Puskesmas dalam upaya
peningkatanpelayanan kesehatan.
d. Saran dan kritik dari pelanggan Puskesmas.
e. Evaluasi, rencana tindak lanjut dan tindak lanjut.

f. Sasaran

1. Tingkat pencapaian kerja unit pelayanan instansi pemerintah dalam


memberikan pelayanan kepada masyarakat.
2. Penataan sistem, mekanisme, dan prosedur pelayanan, sehingga pelayanan
dapat dilakukan secara lebih berkualitas, berdayaguna dan berhasilguna
3. Tumbuhnya kreativitas, prakarsa, dan peran serta masyarakat dalam upaya
peningkatan kualitas pelayanan publik.

g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

2017
No Kegiatan
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
1 Survei X X X X X X X X X X
kepuasan
pelanggan
melalui kotak
pengaduan,
Email
2 Menindaklanjuti X X X X X X X X X X
dan
memberikan
tanggapan
kepada
pelanggan atas
kritik dan saran
3 Melakukan X
survei indeks
kepuasan
masyarakat
4 Pelaporan hasil X

6
survei
5 Temu X
pelanggan
6 Pelaporan hasil X
temu
pelanggan
7 Evaluasi X
rencana tindak
lanjut, dan
tindak lanjut

h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan

1. Hasil survei kepuasan masyarakat dan publikasi hasil survei wajib dilaporkan
paling lambat 1 bulan berikutnya setelah pelaksanaan pengukuran survei
kepuasan masyarakat.
2. Hasil survei kepuasan masyarakat, dilaporkan kepada Sekretaris Daerah
melalui Instansi yang mempunyai tugas dan fungsi keorganisasian.

i. Pencatatan , Pelaporan, dan Evaluasi Kegiatan

1. Survei kepuasan pelanggan melalui media kotak pengaduan , email


dilakukan setiap hari dan di tintaklanjuti serta memberikan tanggapan kepada
pelanggan pada bulan selanjutkan, tetapi apabila sangat urgen segera
ditindaklanjuti.
2. Untuk hasil survei kepuasan masyarakat dan temu pelanggan, setelah
selesai pengolahan data segera dievaluasi dan membuat rencana tindak
lanjut.
3. Masing masing unit pelayanan menindaklanjuti hasil dari rencana tindak
lanjut.

7
PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS DARUL AZHAR
Jalan Batu Benawa Rt.09 Desa Bersujud, Kecamatan Simpang Empat
Kode Pos : 72213, Email : puskesmas_darulazhar@yahoo.co.id

NOTULEN

Rapat :Monitoring & Evaluasi Cakupan Program KIA TM III Tahun 2018

Hari / Tanggal :Senin, 24 Februari 2018

Waktu Rapat :Jam12.00 – Selesai

Acara :
1. Pembukaan
2. Sambutan dari Kepala Puskesmas Darul Azhar
3. Pemaparan Cakupan Program KIA Tahun 2018
4. Diskusi
5. Kesimpulan
6. penutup

PIMPINAN RAPAT

Ketua : Siti Halimatus Sa’diah, AMd.keb


Sekretaris : Yayuk Trisnawati, AM.KEB
Pencatat : Fransisca Yuna DIavita, AM.KEB
PESERTA RAPAT : Bidan Desa (Bersujud, Tungkaran Pangeran,Gunung
Antasari, Gunung Besar dan Batu Ampar)

KEGIATAN RAPAT

1. Pembukaan
Dibuka dengan bacaan basmalah
2. Sambutan dari Kepala Puskesmas Darul Azhar
3. Pemaparan Cakupan Program KIA Trimester III Tahun 2018
N Indikator Sasaran Target Cakupan
o. Abs %
1 K1 Murni 882 80 618 70%
2 K4 882 80 589 67%
3 PN (Persalinan Nakes) 842 78 501 60%
4 Kf3 (Kunjungan Nifas 3x) 842 78 472 56%
5 KN Lengkap
6 Balita yang mendapat
pelayanan kesehatan 8x
6 Deteksi Faktor Resiko 176 70 98 56%
7 Penanganan Komplikasi 176 70 85 48%
Obtetri
8 Penanganan Komplikasi
Neonatal
9 Peserta KB Aktif

4. Diskusi
Ada beberapa capaian yang belum memenuhi target dikarenakan pelaksanaan
belum sampai akhir tahun. Selain itu ada faktor penghambat, antara lain:

8
- Masih adanya petugas yang kurang kompeten dalam mendeteksi dan
menangani komplikasi obstetrik dan neonatal
- Masih adanya persalinan dengan dukun kampung
- Masih adanya petugas yang belum mengerti cara pencatatan dan pelaporan,
pengisian kohort
- Rendahnya pengetahuan ibu, keluarga dan masyarakat terkait kesehatan ibu
dan anak, terutama mengenali tanda bahaya kehamilan, persalinan dan bayi
resiko tinggi.
- Wilayah Puskesmas Darul Azhar yang terletak di kawasan perkotaan, yang
menyebabkan mobilisasi penduduk tinggi, sehingga menyulitkan pendataan.
5. Kesimpulan
Kesimpulan dalam rapat tersebut adalah akan dilakukan rencana tindak lanjut
a. Supervisi Fasilitatif/ Pembinaan bidan desa
b. Kemitraan Bidan & Dukun
c. Peningkatan Kelas Ibu hamil dengan melibatkan suami/keluarga serta kader
d. Bintek dari dr Spesialis Kandungan tentang cara Deteksi Dini bumil Resti
e. Komunikasi dan koordinasi dengan lintas sektor tentang warga yang sudah
pindah atau baru datang.
f. Masih kurang lengkapnya sarana dan prasarana di Poskesdes untuk
pelayanan ANC dan persalinan sehingga menjadikan masyarakat kurang
berminat untuk ANC dan bersalin di Poskesdes
6. Penutup
Ditutup dengan bacaan alhamdulillahirobbil alamiin

Kepala Puskesmas Darul Azhar

dr. Mardalena
NIP.19791127 200904 2 005

9
PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS DARUL AZHAR
Jalan Batu Benawa Rt.09 Desa Bersujud, Kecamatan Simpang Empat
Kode Pos : 72213, Email : puskesmas_darulazhar@yahoo.co.id

Simpang Empat, 15 Februari 2018

Kepada
Nomor :005/ 247.1/II-2018/TU-Pusk Yth. Semua Karyawan/karyawatiSifat
:- di-
: - Tempat
Perihal :Undangan

Dengan Hormat

Mengharap dengan hormat atas kehadirannya untuk dapat mengikuti


pertemuan pada:

Hari : Kamis
Tanggal : 15 Februari 2018
J a m : 13.00 Wita s.d selesai
Tempat : Ruang Rapat Puskesmas Darul Azhar
Acara :Pembahasan tentang penyelarasan antara kebutuhan
masyarakat dengan visi, misi, fungsi dan tugas Puskesmas

Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terimakasih

Kepala Puskesmas Darul Azhar

dr. Mardalena
NIP. 19791127 200904 2 005

10