PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT

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1. RESULTADO ESPERADO:
Documentar la metodología a seguir para la suscripción de los contratos y convenios entre la
entidad y los diferentes aliados y proveedores de bienes y servicios.

2. ALCANCE:
Desde que se detecta la necesidad de contratar determinado bien o servicio hasta que se
produzca la entrega a satisfacción del mismo por parte del contratista y/o desde que se decide
suscribir un convenio hasta que se liquida o termina el mismo.

3. DESCRIPCION :

3.1 QUE : Solicitar cotizaciones

QUIEN: Jefe del Área o su delegado

COMO: Mediante comunicación escrita el jefe del área usuaria del bien o servicio o
su delegado, solicita a los proveedores las cotizaciones que se requieran
para definir la contratación del bien o servicio de acuerdo con lo establecido
en la Resolución vigente expedida por la Junta Directiva de la Cámara en
materia de compras y contratación?. En esta comunicación se deben
especificar las características y/o cantidades del bien o servicio requerido.

3.2 QUE : Elaborar comparativo de cotizaciones y evaluar propuestas

QUIEN: Jefe del Área o su delegado

COMO: Diligencia un cuadro comparativo de cotizaciones; y presentar el análisis

para aprobación por la instancia competente (Ver resolución vigente).

ELABORO REVISO APROBO

C
CAAR
RGGO
O DIRECTOR ADTIVO Y FCIERO. C
CAAR
RGGO
O COORDINADOR S.G.C. C
CAAR
RGGO
O PRESIDENTE EJECUTIVO

N
NOOM
MBBR
REE MARIA LUISA JARAMILLO N
NOOM
MBBR
REE AIDA TORRES MONTOYA N
NOOM
MBBR
REE LILLYAM MESA ARANGO

FFIIR
RMMAA FFIIR
RMMAA FFIIR
RMMAA

FFEEC
CHHAA –– 2010/06/21 FFEEC
CHHAA –– 2010/06/21 FFEEC
CHHAA 2010/06/29
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3.3. QUE: Asignar Interventor

QUIEN: Presidencia Ejecutiva

COMO: Considerando el tipo de bien o servicio objeto del contrato y el área usuaria,
asigna el interventor del contrato, cuando sea del caso.

3.4. QUE : Comunicar resultados de la evaluación

QUIEN: Jefe del Área o su delegado
COMO: Mediante comunicación escrita se le informa a cada uno de los
proveedores el resultado de la evaluación. Al proveedor seleccionado se le
solicita la información relacionada en el Formato MCT F1 y demás
información que se considere necesaria para la elaboración del respectivo
contrato. Hacer entrega de toda esta documentación al Abogado.

3.5. QUE : Elaborar el Contrato

QUIEN: Abogado

COMO: Elaborar el contrato, atendiendo la cotización, los requisitos y criterios

legales que le son aplicables para cada caso. Enviarlo al Jefe del área que
requiere el bien o su delegado y/o interventor.

3.6. QUE : Revisar el Contrato

QUIEN: Jefe del Área o su delegado y/o Interventor

COMO: Revisar el contrato, en caso de que se generen observaciones para

modificaciones, aclaraciones o adiciones se le comunica al Abogado, en
caso contrario le manifiesta su aprobación.

3.7. QUE: Consolidación de la información

QUIEN: Abogado

COMO: Una vez recibidas las observaciones, las analiza y determina si son
procedentes o no, consolida la información y solicita asignación de
consecutivo a la Secretaria de la Dirección Administrativa y Financiera y lo
envía al Director Administrativo y Financiero.

3.8. QUE: Revisar el Contrato

QUIEN: Director Administrativo y Financiero o su delegado

COMO: Analiza el contrato efectúa las modificaciones si es del caso y lo envía al

Coordinador de Control Interno.
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3.9. QUE: Revisión de Contrato

QUIEN: Coordinador de Control Interno

COMO: Analiza el contrato y manifiesta al Director Administrativo y Financiero o a

su delegado, las observaciones que tenga al respecto, una vez está de
acuerdo con el contrato lo envía al Abogado.

3.10. QUE: Dar trámite al contrato

QUIEN: Abogado

COMO: Validar las modificaciones efectuadas, imprimir las copias del contrato,
recopilar vistos buenos y lo pasa al Presidente Ejecutivo.

3.11. QUIEN : Presidente Ejecutivo

QUE: Firma Contrato

COMO: En caso de tener observaciones que requieran modificación devuelven el

contrato al Abogado; de ser aprobado registra su visto bueno; si la cuantía
del contrato está dentro del rango que le ha sido delegado por la Junta
Directiva mediante la Resolución vigente procede a la firma del mismo; de
lo contrario se envía a la instancia competente para su autorización y firma.
Luego de firmado se le entrega al Abogado.

3.12. QUE: Remisión de Contrato

QUIEN: Abogado

COMO: Remite dos originales del contrato al proveedor para sus respectivas firmas
para que sea devuelto uno de los mismos una vez firmado por ellos con las
garantías establecidas en el contrato.

3.13. QUE: Consolidación de Soportes

QUIEN: Abogado

COMO: Analiza las garantías enviadas por el contratista y registra su visto bueno,
verifica que estén completos todos los soportes de acuerdo con la lista de
chequeo. Entrega toda la información al Director Administrativo y
Financiero y/o su delegado.
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3.14. QUE : Diligenciar Ficha y Actualización de Relación de Contratos

QUIEN: Director Administrativo y Financiero o su delegado

COMO: Diligencia la ficha para control de contratos MCT-F3 y actualiza el

formato de relación de contratos de la vigencia MCT-F4

3.15. QUE : Archivar documentos

QUIEN: Secretaria Dirección Administrativa y Financiera

COMO: Archiva los contratos con sus documentos soportes.

3.16. QUE: Seguimiento del contrato

QUIEN: Interventor

QUE: Realizar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de las partes

tales como ejecución, vigencias, garantías, desembolsos de pagos,
verificación de Inscripción en el SICE, entre otras, así como la evaluación
permanente del alcance del objeto y sugerencias frente al mismo. Informar
al Abogado y al Director Administrativo y Financiero sobre las novedades
que se requieran frente al mismo.

3.17. QUE Elaboración del Acta de terminación

QUIEN: Abogado

COMO: Una vez el interventor del contrato le manifiesta sobre la terminación a

satisfacción del mismo, elabora el Acta de Entrega, la imprime recoge
vistos buenos y la entrega al interventor para firmas.

3.18. QUE : Suscripción del Acta de Entrega

QUIEN: Presidente Ejecutivo o su delegado y el Interventor

COMO: Una vez cumplido el objeto del contrato se suscribe Acta de Entrega en la
cual se manifiesta la conformidad en el cumplimiento y demás términos del
contrato.
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4. ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

4.1 El abogado asignado para este proceso es el Coordinador CAE, en caso de ausencia de
este, el Director Jurídico hará sus veces o asignará un abogado.

4.2 En la medida de lo posible deben considerarse proveedores de bienes y servicios

ubicados en la jurisdicción del Aburrá Sur.

4.3 Para la aplicación de este Manual deberá consultarse lo establecido en el Formato

Cuantías de Contratación MCT-F1.

4.4 El Coordinador de Control Interno participa en la revisión de garantías establecida en el

numeral 3.12 y registra su visto bueno en las mismas.

4.5 Los contratos deben llevar los vistos buenos del abogado que elaboró el contrato, el
Interventor, el Coordinador de Control Interno, el Director Administrativo y Financiero y el
Presidente Ejecutivo.

4.6 Dentro de las funciones del Interventor están: la revisión en la elaboración del contrato, el
seguimiento en la ejecución del mismo, el seguimiento al cumplimiento de las
obligaciones de las partes (garantías, desembolsos de pagos entre otros), evaluación
permanente del alcance del objeto y sugerencias frente al mismo, trámites de suscripción
de actas y posibles prórrogas. Adicionalmente debe hacer un estudio de precios antes del
vencimiento de cada contrato para el caso de aquellos servicios permanentes.

4.7 La inscripción de cada contrato en el SICE la efectuará el Director Administrativo y

Financiero o su delegado, en los casos y dentro de los plazos que para estos efectos
establezca la norma vigente.

4.8 En los contratos suscritos deberá exigirse al Proveedor la constitución de una Póliza de
Cumplimiento. En las compras de bienes o servicios en que el proveedor requiera anticipo
la Cámara de Comercio Aburrá Sur exigirá a éste una Póliza de Buen Manejo de Anticipo
que garantice la adecuada inversión del mismo. Para el caso de contratos suscritos para
el suministro de bienes el Proveedor deberá constituir una Póliza de Calidad u otorgar
certificado de garantía del bien suministrado. Queda a discreción de la Cámara y
dependiendo del tipo de contrato exigir garantías adicionales a las mencionadas.

4.9 El Formato MCT- F3 Relación de contratos de la vigencia podrá conservarse en medio

magnético.

4.10 Las personas naturales que se desempeñen como contratistas deben acreditar ante la
Cámara de Comercio Aburrá Sur, su afiliación a la seguridad social y la del personal que
destinen para la ejecución del contrato. Con respecto a la ARP deberán aportar la
acreditación de afiliación a la misma o hacer manifestación expresa al respecto en el
contrato.
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4.11 Cuando se requiera contratar un servicio de mantenimiento para uno de los bienes de la
Cámara de Comercio Aburrá Sur, se considerará en primera instancia al proveedor del
mismo para que preste el servicio en garantía o cotice el costo , con el fin de conservar la
calidad de los repuestos y suministros, de no llegar a un acuerdo se contactará a otros
proveedores que presten dicho servicio.

4.12 En caso que se requiera darle continuidad a una labor que se halla contratado con
anterioridad; el contrato podrá soportarse con las cotizaciones del primer contrato.

4.13 En caso de presentarse urgencia manifiesta, es decir, cuando la continuidad del servicio
exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el
inmediato futuro ; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionados
con hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que demanden actuaciones
inmediatas y en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten
acudir al procedimiento en este manual establecido, bastara una comunicación
motivada de la presidencia ejecutiva acompañada del visto bueno del director
administrativo y del coordinador de control interno.

4.14 En caso de presentarse la necesidad de adquirir un bien o requerir un servicio con

características especiales, o que no sea muy común en el mercado, se deberá sustentar
con una justificación de contratación directa suscrita por la Presidenta Ejecutiva e iniciar
el proceso en el numeral 3.5 de este manual.

4.15 Para el caso de los convenios aplica este manual en lo que respecta a los numerales
3.5 al 3.10 y del 3.15 al 3.17. La función de la interventoría la asumirá el Coordinador de
Proyectos de la Cámara o en ausencia de éste quien el Director de Promoción y
Desarrollo asigne.

4.16 Para el caso de los convenios el Coordinador de Proyectos reúne la información

necesaria para la elaboración o revisión del convenio y la entrega al Abogado.

5. MARCO REGULATORIO:
Resolución vigente de Compras y Contratación expedida por la Junta Directiva de la Cámara de
Comercio del Aburrá Sur.

6. REGISTROS:
RUTA DE TIEMPO DE
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO DISPOSICIÒN RESTRICCIONES
ACCESO CONSERVACIÒN
Archivo Dirección Carpeta del 10 años Destrucción Presidente
Administrativa y Contrato Ejecutivo,
MCT-F1 Cuantías Financiera Carpeta Permanente ________ Director Adtivo y
de Contratación Contratación Fciero,
MCT-F2 Ficha para Carpeta del 10 años Destrucción Abogado,
control de contratos Contrato Coordinador de
MCT-F3 Relación Medio Magnético Medio Permanente ________ Control Interno,
contratos de la Dirección Magnético. Revisoria Fiscal
Vigencia Administrativa y
Financiera
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