Santiago Castro Giraldo

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La información documentada es vital para una organización pues esta es parte de

su capital intelectual, debido a que este es el conocimiento adquirido con el tiempo
sino se revisa y almacena de forma adecuada esta información corre el riesgo de
perderse generando problemas en la organización.

En el sistema de gestión de calidad, se hace muy importante ya que se

encuentran varias actividades que requieren el manejo de información
documentada entre ellas podemos destacar la estandarización de los procesos ya
que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar
documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los
procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que
recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que
se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por otro lado, la planificación estratégica requiere documentar los elementos

importantes como lo son las acciones, los recursos, tiempos, entre otros
contribuye al direccionamiento de las personas a cargo para lograr y alcanzar los
objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a
mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

La información documentada ayuda a enfocarnos en los registros, ya que

básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los
procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de
determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la
gestión realizada.

De igual manera se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de
gestión de una organización se apoyan en los documentos que se tengan por
cuanto estos representan los criterios de auditoría y los registros representan las
evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se
establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del
sistema.

Dado esto se hace necesario administrar los registros en las organizaciones

dando como resultado ordenamiento constante de este importante recurso a
hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de la forma
correcta de la organización o administración documental.