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LA GESTION

INFORMATISÉE D'UNE
ÉCOLE
Sommaire

 Introduction………………………………………...3
 Quelques éléments de réflexion pour un choix…....4

1. Les conditions de choix ……………………............4


2. Les objectifs d’une gestion informatisée ………......4
a. Internes à l’école.…...…………………………………..4
b.Administratifs ..…..…………………………….............5

3. Les avantages d’une gestion informatisée ………….5


4. Les limites d’une telle gestion ……………...………6
5. Les moyens de cette gestion ………………………..6

 Comment améliorer la GESTION de Votre ECOLE ?

1. GAEL v 2.3………………………………………….7
2. Win Form……………………………………………9
3. Prométhée…………………………………………..11
4. Academy System…………………..……………….13

 Synthèse ……………………………………………….16

2 Gestion informatisée d’une école


Introduction

L'administration d'un établissement scolaire (lycée, collège ou


école) comporte un certain nombre de tâches indispensables (listes,
enquêtes, notes de service, circulaires, opérations de gestion...) que les
responsables ont toujours essayé d'optimiser. Lors du plan Informatique
pour tous, l'arrivée d'ordinateurs a fait naître l'espoir d'améliorer de
façon significative l'ensemble de ces tâches.

Or, il faut bien reconnaître que la gestion informatique d'un


établissement nécessite des moyens matériels performants. C'est
pourquoi bien peu d'éditeurs ou d'enseignants avaient osé se lancer dans
la rédaction de logiciels de gestion, même si les idées sur le sujet ne
manquaient pas. Réalisme, pragmatisme et... rentabilité restent des
notions de base dans le domaine de l'édition.

En alliant souplesse et efficacité, les PC permettent aujourd'hui


d'envisager avec beaucoup plus de réalisme la possibilité de gérer
informatiquement une école. Il était devenu opportun de proposer aux
utilisateurs potentiels un outil performant dans ce domaine.

3 Gestion informatisée d’une école


QUELQUES ÉLÉMENTS DE
RÉFLEXION POUR UN CHOIX

1- Les conditions de choix :


Pour être utile, la gestion informatisée d'une école doit répondre à
trois finalités :

 Permettre la gestion interne de l'école ;


 Faciliter la gestion administrative de l'établissement ;
 Autoriser l'archivage informatique et traditionnel des
données.

Lors du choix du logiciel et du matériel, trois critères principaux


doivent présider à la sélection opérée :

 La rigueur (architecture, écrans, menus) ;


 La rapidité de traitement
 La fiabilité des données saisies, traitées et stockées.

2- Les objectifs d’une gestion informatisée  :


Les objectifs sont de plusieurs types :

a. Internes à l'école :

 Gérer le registre des élèves avec les mêmes obligations de

4 Gestion informatisée d’une école


rigueur et de contenu que celles de la gestion écrite.
 Gérer les listes, par branches, par classes.
 Gérer les différentes listes que les enseignants établissent à la
main.
 Gérer les emplois du temps de chaque classe.
 Gérer les moyennes de classement de chaque élève.
 Gérer, par famille, les divers « certificats » de scolarité, les
billets d'absence… .
 Gérer les assurances des élèves.

b. Administratifs :

 Sortir l'enquête statistique sur toutes les composantes de


l’administration et leur efficacité dans l’amélioration du
rendement.
 Permettre de simuler très rapidement la prochaine rentrée
ventiler ces chiffres dansle formulaire d'enquête de
l'Administration.
 Régler les factures de paiement de chaque élève mensuelles
Ou semestrielles ou annuelle.

3- Les avantages d’une gestion informatisée  :

 Grande rapidité d'exécution. L’Enquête d'une école de 500 élèves


est réalisée en moins de 5 minutes.

5 Gestion informatisée d’une école


 dualité (informatique et traditionnelle) du stockage des données et
résultats.
 Plus grande lisibilité des données obtenues et exploitation plus
facile des résultats.
 Format des documents standardisé.
……

4- Les limites d’une telle gestion :


Les pratiques de distribution du matériel et des fournitures scolaires ne
se prêtent pas toujours à une gestion informatisée. Au début, celle-ci
risque au contraire d'occasionner une perte de temps et d'alourdir ce
travail.

Les méthodes de gestion de certaines structures à l'intérieur de


l'établissement nécessitent le plus souvent une présence constante,
incompatible avec les fonctions de directeur d'école très rarement
déchargé de classe, très peu souvent , et le plus souvent sans décharge de
classe.

5- Les moyens de cette gestion :

 Trouver un logiciel spécifique.


 Posséder des ordinateurs très performants.
 Avoir le système d'exploitation du logiciel.

6 Gestion informatisée d’une école


Comment améliorer la GESTION de
Votre ECOLE ?

Dans le souci de palier aux multiples problèmes que peuvent rencontrés


votre établissement en cours de la gestion quotidienne, notamment de la
scolarité, des pensions, des études, des examens ou compositions de
classe, de la micro-comptabilité ou encore des finances, nous nous
sommes donnée la tâche de vous présenter quelques applications qui
peuvent répondre aux besoins de votre établissement :

GAEL v 2.3
 

C’est un logiciel de gestion des inscriptions, des dossiers scolaires et du


suivi administratif des élèves.

Le module GAEL, s'appelant également Vie Scolaire, s’inscrit dans la


compétence des collectivités relevant de l’obligation de scolarisation. Il

7 Gestion informatisée d’une école


permet une gestion unique des dossiers scolaires, accessible par la
collectivité et les écoles. Vie Scolaire, une application entièrement Web.
Le principe est d'optimiser la gestion des élèves et des écoles :

 Les éléments renseignés lors de l'inscription à Gael, ou vie


Scolaire correspondent à ceux qui sont définis dans l'application.
Ils permettent de gérer l'identification de l'élève dans le système.
Ces renseignements précisés, Vie Scolaire intègre le pilotage de la
scolarisation de l'élève. Ces informations sont automatiquement
mises à jour en fin d'année scolaire.

 Au même titre que la gestion des élèves, Gael gère les


informations relatives aux établissements scolaires et aux
personnels associés (enseignants, administratifs, etc.).

 Rassemblées au sein d'un seul applicatif web et accessibles par


tous les intervenants potentiels en fonction de leur profil, toutes
ces informations constituent une simplification importante de la
gestion quotidienne et annuelle de la scolarité.

 Gael offre l'opportunité de réaliser une répartition souple et


pratique des élèves dans les classes d'un établissement. La
fonction de préparation permet d'anticiper la prochaine rentrée.
 Toutes les informations gérées par Gael peuvent être extraites et
mises en forme via une fonction d'édition de tableaux de bord et
d'état personnalisés. Ces documents peuvent être générés de
manière souple et produits dans des formats standards afin d'être
potentiellement ré-exploités par ailleurs.

 Langue : Français
 Licence : Logiciel libre (gratuit)  

8 Gestion informatisée d’une école


 Éditeur : Iconito  
Téléchargement :
http://www.toocharger.com/fiches/windows/gael/57679.htm  
Remarque : Pour installer ce logiciel vous devrez au préalable installer
un serveur Web compatible PHP, comme Apache. Le processus
d'installation requiert des connaissances techniques importantes, il est
conseillé de confier cette tâche à un administrateur réseau.

Win Form

Est un Logiciel de Gestion d'une Ecole Supérieure, conçu à la demande de


Directeurs d'Ecole, pour optimiser la Gestion Administrative de leur Ecole !
     Grâce à :
- Une Gestion centralisée et sécurisée ...
- les Informations sont disponibles sur : Les Etudiants, les Dossiers
Administratifs, les Plannings, les Notes, les Absences, les Factures, ...

La Suite Logicielle "Win Form", est constituée de plusieurs


Modules, spécialisés par Fonction Principale ou par Service ...
     Chaque Module se suffit à lui-même, par Service, et l'ensemble
couvre les besoins d'une Ecole :
 La gestion des Utilisateurs et des Droits d'Accès est centralisée.
 Chaque Module dispose des mêmes options d’utilisation.
 Possibilité d'accès direct d'un Module à l'autre.
 Les "Mailings" et "E-Mailings" sont d'un usage facile.

9 Gestion informatisée d’une école


"Win Form" permet :

 Le Suivi des Prospects et le remplissage prévisionnel des Classes.


 Le Suivi des Dossiers des Etudiants.
 Les Réinscriptions automatiques d'une Année sur l'autre.
 Les Bulletins de Notes, les Absences et les Diplômes ou Certificats.
 La gestion graphique des Plannings des Classes, des Professeurs et
des Salles de Classe.
 L'accès par Internet aux Bulletins de Notes, Stages et Emplois.
 La Facturation par Echéancier, avec gestion des Relances.
 La vente de Matériel Pédagogique et de Fournitures.
 L'Exportation de Données et le Transfert Comptable.

Contrat de licence

Service Commercial : - Responsable : Fabienne GUILLARD


           Email : contact@codinfor.fr     Tél. : 03.69.22.53.54

Service Technique : - Responsable : Jacky HISTEL


           Email : assistance@codinfor.fr     Tél. : 03.88.59.15.35

Prométhée

10 Gestion informatisée d’une école


Prométhée est un projet placé sous licence GNU/GPL visant à fournir un
intranet-extranet pédagogique et administratif "clé en main" aux
établissements scolaires.

Le but est de faciliter les échanges et le travail de chacun en offrant de


nouveaux outils de communication sous forme de Logiciels Libres.

Campus virtuel :

 Dépôt et partage de ressources pédagogiques multimédia


 Forums pédagogiques
 Galeries : bibliothèques de photos numériques servant de
support aux différents cours
 Travaux à rendre : pour le téléchargement de devoirs à réaliser à
la maison
 Exercices de type QCM à choix unique ou multiples
 Référentiels : dépôt des programmes et référentiels d'une
matière
 Annonces journalisées.
 Agenda : pour regrouper les dates des épreuves formatives, des
sorties pédagogiques, etc.
 Sondages
 Liens : liste de liens utiles en rapport avec la matière
 Cahier de Texte Numérique

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Services de diffusion d'informations :

 Forums de discussions
 Système de dialogue en direct (chat)
 Post-it (messagerie instantanée type Webmail)
 Galeries d'images
 Dépôt et partage de ressources Multimédia
 Weblog
 Système de publications.
 Emplois du temps (salles, personnel et élèves).
 Annonces journalisées.
 Envois des absences par SMS

Gestion de flux (workflow) :

 Gestion des stages pédagogiques


 Gestion des CV et des offres d'emplois (type lolix.org)
 Gestion des réservations (salles, matériel pédagogique, ...)
 Gestion des listes du personnel et des élèves.
 Gestion des absences du personnel et des élèves.
 Gestion des emplois du temps du personnel et des élèves.
 Résultats des examens.

 Langue  : Français, Anglais


 Licence : Logiciel libre (gratuit)  
 Éditeur : DreamTeam  
Téléchargement :
http://www.toocharger.com/fiches/windows/promethee/12241.htm

Remarque : Pour installer ce logiciel vous devrez au préalable installer


un serveur Web compatible PHP, comme Apache. Le processus
d'installation requiert des connaissances techniques importantes, il est
conseillé de confier cette tâche à un administrateur réseau.

Academy System

12 Gestion informatisée d’une école


Academy System est une application client-serveur, permet la gestion
globale des établissements scolaires, institutions universitaires et centres
de formation hautement paramétrable, dotée d'outils linguistiques et
sonores et de nombreuses fonctionnalités réseaux.
Academy System inclut les modules ci-après :
 
 Scolarité : Inscriptions, Disciplines, Badges, Attestations...
 Pensions  : Encaissements, Moratoires, Réductions, Echéanciers...
 Etudes     : Enseignants, Matières, Emplois de temps, Suivi des
Cours, Vacations...
 Examens  : Notes, Anonymats, Concours, Examens, Bulletins,
Conseil de classe...
 Diplômes  : Stages, Travaux de recherche, Thèses, Soutenances,
Jury, Diplômes...
 Stocks  : Bibliothèques, Laboratoires, Parcs Informatiques, Parcs
Automobiles, Locations, Stocks...
 Finances  : Recettes, Dépenses...

Academy est :
Global : couvre les domaines des établissements scolaires via les
modules scolarité, pensions, études, examens, diplômes, stocks, finances

13 Gestion informatisée d’une école


Client-serveur : Une seule base de données, plusieurs utilisateurs. Ainsi
tout l'établissement scolaire partage les mêmes données en temps réel.
Ainsi, vos données sont toujours cohérentes.
Multi-Base : La base de données par défaut est Access qui ne nécessite
aucune licence supplémentaire pour des raisons de performances et
d'optimisations, vous pouvez être amené à choisir un autre SGDB.
Multi-Langue : Vous avez deux langues au choix, français et anglais.
De plus vous pouvez créer et personnaliser de nouvelles langues en
fonction de vos besoins.
Fortement Sécurisé : Gérer les utilisateurs par profil. Déterminer les
différentes actions des utilisateurs via le journal de connexion. Chaque
utilisateur est limité à ses droits d'accès. Les audits des actions sont
possibles.
Décentralisé : Les enseignants peuvent eux mêmes depuis la salle des
professeurs saisir et imprimer les notes de leurs classes et matières avec
leur compte d'utilisateur. Ceci ayant pour but non seulement de réduire
la charge de l'administration, mais aussi de permettre aux enseignants de
mieux contrôler leurs notes.
Reporting : Imprimer et exporter vos données grâce à la toute puissance
de Business Objects (Crystal Reports) intégré dans Academy System.
Importing : Academy System intègre un module d'importation qui vous
permet de récupérer toutes vos données inscrites dans une ancienne base
de données.
Academy System est compatible avec les systèmes d'exploitation : 
Windows 98, XP, Vista, Server 2008, Windows 7.

o Les caractéristiques :
 Sécurité

14 Gestion informatisée d’une école


Toute connexion est contrôlée et administrée. En effet, pour pouvoir
utiliser Academy, il faut avoir un compte utilisateur défini par un
administrateur et des droits d’accès bien spécifiques.

 Fiabilité
Academy facilite l’accès aux données. On peut toujours retrouver la
source d’une information et ainsi la réparer ou corriger en cas d’erreur
ou d’insuffisance.

 Facilité
À quelques exceptions prêtes, les fenêtres du logiciel Academy
possèdent toutes la même architecture, l’accès à ces fenêtres est facilité
grâce à la barre de menus et aux divers raccourcis que constituent les
barres d’outils standard et d’état.

 Convivialité

En effet, une personne non informaticienne puisse utiliser le système


après quelques heures de formation, dans la mesure où tout se déroule
comme au quotidien.

 Ergonomie

Modifier la présentation de vos barres d’outils, définir les paramètres de


votre établissement à savoir votre référence, votre raison sociale, votre
police d’écriture, votre couleur, votre propre logo ainsi que vos
paramètres départementaux.

o Contrat de licence

Academy a été programmé par Bitang Development Soft

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Academy est un shareware : 30 jours d'essai
Vous pouvez choisir votre SGBD : Access (par défaut), Oracle, SQL
Server, DB2, MySQL, … .
 
Pour plus d'informations, contactez
E-mail       : academy@bitang.net
Site web   : http://www.bitang.net

Synthèse

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Au terme de ce travail, et après avoir consulté les offres du marché
professionnel, ainsi que presque toutes les caractéristiques de chaque
produit, il est temps maintenant de passer au choix.
En vue de réussir cette étape importante voire déterminante dans la vie
de l’école, il semble intéressant d’abord, de répondre aux questions
qu’on a posées au début, et de voir à quel niveau nous avons pu réaliser
nos besoins ?
Pour Les conditions de choix, et qui sont la gestion interne et
administrative de l'établissement, ainsi que l'archivage informatique et
traditionnel des données. Ces conditions sont toutes respectées par les
quatre logiciels choisis.
En ce qui concerne les critères principaux qui président notre sélection et
qui sont la rigueur, la rapidité de traitement et la fiabilité des données
saisies, traitées et stockées. Nous optons pour le dernier logiciel présenté
System Academy. Celui-ci donne les meilleures performances possibles
jusqu’à maintenant dans le domaine de la gestion d’écoles.

Les objectifs d’une gestion informatisée sont de deux types, internes à


l'école et administratifs, ils sont atteints par les deux derniers logiciels
Prométhée et System Academy.
Quant à la gestion informatique et spécialement au niveau administratif,
les logiciels Win Form et GAEL v 2.3 ont prouvé leur efficacité dans ce
domaine.
A titre de conclusion, nous avons opté pour le logiciel System Academy
Dans la mesure où il englobe tous les piliers d’un bon fonctionnement
de l’école.

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