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IMPLEMENTAR UN
ERP
Varias organizaciones mejoraron su productividad, estructura
de costos y cultura organizacional al implementar un ERP, es
decir una herramienta de planeamiento de recursos empre-
sariales o sistema de gestión empresarial. Sin embargo, tam-
bién hubo muchas que sub estimaron los riesgos de un pro-
yecto de implementación de software empresarial. Esta nota
es una recopilación de trabajos de investigación que estudia-
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ron los puntos clave para maximizar los beneficios del ERP y
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Las organizaciones necesitan integración interna y colaboración externa para aumentar sus chances de
sobrevivir en el competitivo mercado global. Los ERP, el software empresarial o las herramientas de
planeamiento de recursos empresariales o sistema de gestión, son una de las bases para satisfacer ese
requerimiento de mercado y para modelar el futuro de la compañía. Hay varios estudios sobre el ciclo
de vida del ERP, aunque cada uno hace una descripción diferente del tema, la mayoría coincide en los
elementos claves con un orden similar. De acuerdo a esos estudios el ciclo de vida del ERP puede ser
clasificado en 4 etapas:
Las mismas fuentes consignan que los factores comunes que conducen el proceso de implementación
del ERP son 4:
Gerenciamiento de la información.
Procesos de re ingenieria conocidos como BPR (Business Process Reenginering).
Gerenciamiento de proyectos (Project Management).
Gerenciamiento del Cambio (Change Management).
Un buen Enterprise Resource Planning (ERP) debe satisfacer los requerimientos de negocios centrales de
la organización y ajustarse perfectamente a la estrategia de la compañía. Además debería:
Facilitar la integración con otros socios de negocios de la cadena de valor.
Brindar capacidad para administrar el flujo de información.
Poseer un buen sistema de soporte.
Hacer posible el cálculo del costo total.
Ser implementado en un tiempo razonable.
Asegurar su ajuste a los procesos de negocios claves y particulares de la organización.
La TI se elige para poner en marcha la re ingeniería antes que cualquier sistema, artefacto o proceso
ingrese en el proceso. Como resultado las opciones para hacer re ingeniería de procesos están directa-
mente relacionadas con la tecnología elegida para hacerla.
Por ejemplo, un ERP provee procesos de negocios “listos para usar”. No hay organizaciones que calcen
exactamente con esos procesos, por lo tanto, todas las empresas necesitan hacer re ingeniería en al
menos una parte de sus procesos de negocios para maximizar los beneficios del ERP y el valor agregado
de la compañía.
Se obtienen varias ventajas al usar el ERP como habilitador de la reingeniería de procesos porque el ERP
provee metas ideales y claras de reingeniería, torna más sencillo y racional la reingeniería de procesos y
como se trata de un paquete “listo para usar”, el manejo del tiempo de implementación es más fácil de
administrar en los proyectos.
Sin embargo, hay ciertas desventajas como limitar la reingeniería dentro de los procesos de negocios del
ERP y la dificultad de obtener un único proceso de negocios.
En 1998, dos investigadores, Cooke y Peterson, realizaron un trabajo de investigación acerca de la rela-
ción entre ERP y BPR, entre empresas que implementaron SAP como un habilitador de la reingeniería.
4 Gerenciamiento de Proyectos
El gerenciamiento de proyectos incluye el planeamiento, organización, dirección, control de las activida-
des y motivación de lo que se considera el más caro de los recursos de un proyecto: La gente, las perso-
nas. Esto significa que se deberá tomar una firme posición para:
Por ejemplo, el uso de un diagrama de Gantt puede ayudar a observar los progresos del proyecto y
compartir objetivos en común. Muchos implementadores de ERP usan el diagrama de Gantt como una
herramienta de soporte para evaluar los avances.
Elegir el equipo de proyecto y el líder es crítico para el éxito de la función de gerenciamiento y adminis-
tración. La selección debería basarse en la capacidad de los individuos para manejar los recursos, el
tiempo, con una alta motivación y con mente abierta para las tareas que atañen a funciones horizonta-
les.
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5 Gerenciamiento del Cambio (Change Management)
Davenport define a los recursos humanos como uno de los mayores habilitadores de cambios radica-
les.
Las empresas se construyen y funcionan con personas, y por eso es difícil excluirlas de los cambios orga-
nizacionales. Uno de los errores más comunes en los que a menudo caen la compañías es concentrarse
mucho en las mediciones “hard” y prestar poca atención a temas no tan fáciles de medir, como por
ejemplo, actitudes, valores, sentimientos y puntos de vista.
El cambio organizacional se relaciona con los recursos humanos para aumentar las ganancias y reducir
los riesgos de la reingeniería de procesos. El éxito de un proyecto de reingeniería normalmente incluye
un programa de cambio para considerar los aspectos de las personas.
La estrategia de recursos humanos consiste en tres aspectos:
Cultura: incluye comportamientos, sistemas, procedimientos, políticas y procedimientos.
Personas: comprende el poder de auto gestión y personal de soporte para permitir a todos los nive-
les participar en el cambio.
Estructura organizacional: considera el mejor estilo organizacional para maximizar el talento, cono-
cimiento y la utilización de recursos.
Una de las dificultades de los recursos humanos en una implementación de ERP es la brecha entre los
que apoyan el cambio y quienes se resisten.
Mientras la reingeniería es descripta con una mala reputación porque se enfoca en los despidos y fuerza
los retiros para aumentar las ganancias, no todos los miembros de una empresa aprecian los beneficios
de una implementación de ERP.
Para entender y manejar con más facilidad los conflictos humanos en el contexto de una implementa-
ción de ERP, hay cuatro factores claves:
Comunicación: el cambio comienza entendiendo la brecha que ocurre entre los defensores y los
que se resisten al cambio. Esta brecha es difícil de cuantificar y, más aún, en algunas ocasiones no
se reconoce su existencia. La comunicación es el modo más efectivo para superar este problema. La
alta gerencia y el líder de proyecto deberían aprender quienes son afectados por el cambio y cómo
la comunicación puede ayudarlos. La sensación de cambio incluye temor, pérdida de control, incer-
tidumbre y más trabajo.
El segundo objetivo de la comunicación es equilibrar las fuerzas: los que apoyan y los que se resis-
ten al cambio. La comunicación exitosa es la que va en dos vías y atraviesa toda la organización, tan-
to vertical como horizontalmente.
Los mensajes de la alta gerencia y del líder del proyecto deben ser abiertos, escritos en un tono tal
que aliente la participación y cooperación con otros miembros.
La comunicación se puede mejorar notablemente utilizando herramientas que fueron probadas con
efectividad. Por ejemplo: grupos de discusión, pizarras de anuncios on line, presentaciones y docu-
mentos colaborativos.
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Patrocinio: se trata del compromiso y liderazgo de la alta gerencia con el proyecto. El rol de la alta
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Para la literatura, la hoja de ruta puede verse en la figura que se incluyó en el documento “Hoja de ruta
para implementar un ERP”. El proceso consiste en 4 pasos y puntos de control en las áreas claves:
Re ingeniería de procesos.
Gerenciamiento del proyecto.
Administración del sistema de información.
Soporte poste-
rior y análisis
del proyecto
Para las compañías es crucial construir el proyecto con cierta lógica. Para las empresas pequeñas o me-
dianas, que tienen menos experiencia en grandes proyectos, se les puede volver dificultoso. Una reco-
mendación es que recurran al asesoramiento y soporte de expertos, como los consultores de nivel de los
propios vendedores que pueden apoyar el progreso del proyecto.
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7 Conclusiones
Las aplicaciones de ERP seguirán creciendo y floreciendo, especialmente en la dirección de las tec-
nologías de movilidad.
Hay varios factores críticos para conseguir una implementación exitosa.
Sin embargo, el punto de inicio para la implementación de un sistema de gestión empresarial de-
bería comenzar por recordar que hay muchas compañías que no alcanzaron los beneficios que es-
peraban del ERP. Algunas, incluso, estuvieron cerca de la banca rota cuando se embarcaron en pro-
yectos faraónicos de implementación y fallaron.
Las empresas deberían poner los máximos esfuerzos cuando se lanzan a un proyecto de implemen-
tación de software de gestión empresarial. Son necesarios y esenciales el liderazgo y compromiso
gerencial para controlar y ganar fieles al proyecto.
La obtención de recursos apropiados y del mejor equipo que pueda entender de qué se trata el
proyecto es una de las tareas claves y difíciles.
Para una estructuración lógica, efectiva y eficiente, no es malo recurrir al asesoramiento de consul-
tores aún cuando sean provistos por los propios fabricantes del software o por sus implementado-
res.
Cada empresa debe tener su estrategia y táctica de proyecto. No hay una solución de aplicación
universal.
La “Hoja de ruta para implementar un ERP” es un documento con las recomendaciones fundamen-
tales para una implementación exitosa.
En la fase más temprana de la preparación, se deberían confirmar las respuestas a las siguientes
preguntas:
¿Qué procesos tiene el negocio?
¿Cómo queremos que sean esos procesos?
¿Cómo contribuirá el ERP al proceso de cambio?
¿Cuál será el impacto de implementar un ERP?
¿Cómo reducir el impacto negativo?