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Principales Criterios De Ordenacion Del Archivo

Operaciones Básicas De La Organización:

CLASIFICACIÓN: La finalidad de la clasificación es SEPARAR o DIVIDIR DOCUMENTOS.


Para ello se establecen clases o grupos que queden integrados dentro de un sistema
orgánico y jerarquizado.
ORDENACIÓN: La finalidad de la ordenación es UNIR DOCUMENTOS dentro de un grupo que
ya está definido.
Estos documentos ya vienen con un orden establecido previamente. Nos referimos al
Principio de Procedencia, o sea, respetar la organización original para conservar los
documentos.
¿En qué se diferencian la Ordenación y la Clasificación?
LA ORDENACIÓN se lleva a cabo sobre documentos concretos y supone una operación más
mecánica y sencilla.
LA CLASIFICACIÓN se lleva a cabo sobre la totalidad de un fondo. Para hacer esto se
requieren profundos conocimientos de archivística. La clasificación ya viene impuesta por
la propia documentación y el archivista debe respetarla.
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN
1) Clasificación Orgánica: Su empleo es recomendable para aquellos archivos administrativos
de instituciones en plena vigencia.
2) Clasificación Funcional: este tipo de clasificación se usa antes que la clasificación
orgánica en aquellos fondos documentales que cuentan con una gran amplitud cronológica.
3) Clasificación Mixta: Se trata de una mezcla de la clasificación orgánica y la clasificación
funcional.
4) Clasificación Sistémica (o por Materias): Se emplea sobre todo para colecciones. No se
aconseja utilizar este tipo de clasificación para clasificar archivos, sino en lugares como
bibliotecas.
CRITERIOS DE ORDENACIÓN
Se trata de la segunda operación sobre el archivo y se realiza tras llevarse a cabo la
Clasificación. En esta fase se unen documentos concretos previamente clasificados según
uno de los tipos anteriores.
criterios de ordenación más relevantes:
1) Ordenación según Origen o la Procedencia: los documentos que se producen en el
trabajo diario de una unidad administrativa no deben mezclarse con los documentos de otra
unidad.
2) Orden Cronológico: la ordenación se establece:
1º - según el año
2º - luego el mes
3º - el día de producción del documento.
3) Orden Numérico: Se trata de asignar un número correlativo a cada unidad documental.
4) Criterio de Ordenación Alfabético: Se basa en el alfabeto y puede utilizarse para clasificar
documentos según el nombre de las personas, lugares o materias. Por ejemplo, en los
expedientes personales, se realizará una ordenación alfabética por apellidos y nombres (criterio
ONOMÁSTICO).
5) Criterio de Ordenación Decimal Universal: Es el más utilizado en la bibliotecas. Se llama
decimal porque divide en 10 todas las disciplinas del conocimiento humano y a partir de ahí se
crean más subdivisiones.

Sin importar el criterio de Ordenación empleado, deben seguirse estas normas básicas:
-SENCILLEZ: de modo que los documentos sean fáciles de localizar.
-RAPIDEZ: se trata de facilitar una rápida localización del documento.
-ECONOMÍA: se trata de deshechar material inútil o espacios vacíos.

RECUERDA LOS CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN:


CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN CRITERIOS DE ORDENACIÓN
· ORGÁNICA SEGÚN SU PROCEDENCIA
· FUNCIONAL CRONOLÓGICO
· MIXTA NUMÉRICO
· SISTEMÁTICA POR MATERIAS ALFABÉTICO
DECIMAL UNIVERSAL