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Documentation produit PUBLIC

SAP Business ByDesign Mai 2013

Comptabilité financière et de gestion


Table des matières

1 Comptabilité financière et de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2 Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.1 Données organisationnelles et de base d'ordre technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Domiciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Partenaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Centre de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Segment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Domaines fonctionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Structures organisationnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Codes mouvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Lots de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.2 Devises et taux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Devises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Profil de conversion de devises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3 Système comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Système comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Systèmes comptables multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Règles comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Principes de reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Compte de résultat par fonction/Compte de résultat comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Plan comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Exercice comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Détermination automatique des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Détermination spéciale des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
2.4 Flux de documents dans la comptabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

3 Comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
3.1 Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Écritures au journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Clôture de période . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Préparation de la consolidation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
3.2 Données de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

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Table des matières P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 3
Vue Systèmes comptables et sociétés affectées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Guide de consultation rapide Sociétés partenaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Vue Sociétés Partenaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Vue Sociétés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
3.3 Vue Comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Guide de consultation rapide Comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
3.4 Vue Écritures au journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Guide de consultation rapide Écritures au journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Guide de consultation rapide Écritures comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Guide de consultation rapide Écritures d'abonnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
3.5 Vue Écritures comptables inter-sociétés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Guide de consultation rapide Écritures comptables inter-sociétés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
3.6 Vue Cockpit de clôture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Guide de consultation rapide Tâches liées à la clôture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Guide de consultation rapide Cockpit de clôture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Guide de consultation rapide Pièces d'origine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
3.7 Vue Tâches périodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Guide de consultation rapide Report de solde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Guide de consultation rapide Rapprochement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Guide de consultation rapide Reporting légal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Guide de consultation rapide Comptabilisation des écritures d'abonnement . . . . . . . . . . . . . . . 170
Guide de consultation rapide Exportation DATEV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Guide de consultation rapide Exécution d'extraction des données financières . . . . . . . . . . . . . . 177
Vue Clôture d'exercice électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Vue Fichiers d'exportation Golden Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Guide de consultation rapide Top 50 clients et fournisseurs – Mexique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Information financière électronique (Allemagne) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
3.8 Rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
États financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
États financiers : deux ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Balance des comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Comptes généraux - Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Comptes généraux - Postes non soldés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Comptes fournisseurs - Balance des comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Comptes clients - Balance des comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Liquidités - Balance des comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Taxes - Balance des comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Rapprochement du grand livre et des livres auxiliaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Rapprochement des comptes fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Rapprochement des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Rapprochement des soldes de moyens de paiement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

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Calcul de la TVA/taxe sur les ventes (détails) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Rapprochement de la TVA/taxe sur les ventes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Rapprochement de la déclaration d'honoraires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Structure du rapport financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Informations de production pour le compte de résultat comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Informations sur les ventes pour compte de résultat comptable (Écriture sur les comptes de coûts
des marchandises vendues) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Échéancier des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Comptes fournisseurs - Audit des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Comptes fournisseurs - Postes non soldés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Comptes clients - Audit des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Comptes clients - Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Comptes clients : postes non soldés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Liquidités - Audit des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Liquidités - Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Liquidités - Postes non soldés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Taxes - Audit des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Taxes - Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Postes de TVA sur encaissements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
3.9 Tâches courantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Traiter le taux de change, le type de taux de change et le type de conversion . . . . . . . . . . . . . . . 241

4 Immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
4.1 Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Cycle de vie d'une immobilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Écritures manuelles dans la gestion des immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Tâches périodiques dans la gestion des immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Amortissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Valeurs de remplacement et intérêts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Cycle d'amortissement des immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Réserve d'évaluation (Autriche) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
4.2 Vue Immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
4.3 Vue Tâches périodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Guide de consultation rapide Amortissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
4.4 Rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Amortissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Immobilisations – Liste des immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Immobilisations – Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Immobilisations - Balance des comptes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Immobilisations - données principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Immobilisations – Comparaison des évaluations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
4.5 Tâches courantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Traiter la détermination de la classe d'immobilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

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5 Valorisation des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
5.1 Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Valorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Valorisation des transactions commerciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Valorisation des stocks articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Valorisation des en-cours de fabrication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Valorisation des stocks basée sur FIFO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
5.2 Vue Données de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Vue Articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Vue Coût unitaire des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Vue Lots de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Vue Postes de documents d'achat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
5.3 Vue Calculs du coût de revient des articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Guide de consultation rapide Calculs du coût de revient des articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
5.4 Vue Tâches périodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Vue Rollup du calcul du coût de revient des articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Vue Validation du calcul du coût de revient des articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Vue Mettre à jour les coûts des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Vue Lots de production – Imputation des frais généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Vue Compensation de l'encours de fabrication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Vue Compensation EM/EF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Vue Regroupement des coûts de stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Vue Détermination des coûts FIFO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
5.5 Rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Stocks articles – Historique du solde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Stocks articles – Synthèse de solde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Stocks articles : postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Stocks articles – Rapprochement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563
Stocks entrée de marchandises/entrée de facture : synthèse de solde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Stocks d'en-cours de fabrication : synthèse de solde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

SAP Business ByDesign Mai 2013


6 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Table des matières
Écarts de prix d'achat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Écarts de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571
Lots de production – Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Coût unitaire des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Documents d'achat : postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Analyse du coût du stock basée sur FIFO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577

6 Coûts et produits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579


6.1 Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Comptabilité de gestion des centres de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Gestion des coûts et produits de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
Analyse des ventes et de la rentabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619
Constatation des produits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Analyse du bénéfice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Calcul des coûts de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Planification financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Supports de coûts libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651
Flux de processus du kit de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
6.2 Vue Données principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Guide de consultation rapide Centres de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Guide de consultation rapide Ressources (Coûts et produits) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657
Guide de consultation rapide Services (Coûts et produits) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
6.3 Vue Imputation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Guide de consultation rapide Règles de répartition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Guide de consultation rapide Règles de frais généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Guide de consultation rapide Tarif unitaire des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Guide de consultation rapide Tarif unitaire des services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
6.4 Vue Projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Guide de consultation rapide Projets (Coûts et produits) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
6.5 Vue Postes de document de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
Guide de consultation rapide Postes de documents de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
6.6 Vue Supports de coûts libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Guide de consultation rapide Supports de coûts libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
6.7 Vue de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Guide de consultation rapide Planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Contexte de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692
Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696
6.8 Vue Tâches périodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701
Guide de consultation rapide Ordres de service : imputation des frais généraux . . . . . . . . . . . . . 701
Guide de consultation rapide Projets de frais généraux : imputation des frais généraux . . . . . . . . 704
Guide de consultation rapide Projets avec coûts directs : imputation des frais généraux . . . . . . . 706
Guide de consultation rapide Constatation des produits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
Guide de consultation rapide Répartition des frais généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710
Guide de consultation rapide Imputation des supports de coûts libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
6.9 Rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Liste des centres de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716

SAP Business ByDesign Mai 2013


Table des matières P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 7
Centres de coûts : postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717
Centres de coûts : postes : Mon équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717
Centres de coûts : planifié/réel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719
Centres de coûts : planifié/réel (mon équipe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719
Centres de coûts Planifié/réel Comparaison de versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
Centres de coûts Planifié/réel Comparaison de versions (Mon équipe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
États financiers : Planifié/réel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724
États financiers Planifié/réel (Mon équipe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724
États financiers - Planifié/réel - Comparaison de versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 728
États financiers – Planifié/réel – Comparaison de versions (Mon équipe) . . . . . . . . . . . . . . . . . 728
Liste des supports de coûts libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
Supports de coûts libres - Postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732
Détail des bénéfices par schéma de calcul de la marge sur coûts d’exploitation . . . . . . . . . . . . . 733
Synthèse des bénéfices par ratio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Valeurs budgétées du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
Détails des coûts et produits de projet par projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741
Coûts et produits du projet par structure de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 744
Coûts et produits de projet par projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748
Coûts et produits de projet par structure de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 751
Coûts totaux par centre de coûts et projets affectés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755
Coûts totaux par centre de coûts et projets affectés – Mon équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755
Régularisation des ventes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 757
Projets : postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759
Documents de vente : postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761
6.10 Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763
Guide de consultation rapide Gérer les projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763

SAP Business ByDesign Mai 2013


8 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Table des matières
1 Comptabilité financière et de gestion

Synthèse
La solution SAP Business ByDesign vous aide à intégrer vos processus de gestion centraux et votre comptabilité
financière et vous fournit une vue unique et à jour de l'état financier de votre entreprise. Cette perspective unique
et fiable présente un grand livre centralisé, associé aux livres auxiliaires, dans une approche de logique comptable
standard. Elle vous aide à prendre des décisions avisées et sert de base au reporting financier.

Pertinence
Le domaine de gestion Comptabilité financière et de gestion est pertinent si vous avez besoin d'assistance en termes
de :
● Grand livre
● Immobilisations
● Stocks
● Comptabilité de gestion
● Consolidation

Avantages
● Vous bénéficiez d'une intégration de vos processus de gestion à l'échelle de l'entreprise.
Avec la solution SAP Business ByDesign, les processus de votre entreprise dans des domaines tels que les
achats, la fabrication et les ventes sont intégrés en transparence aux processus financiers, dont le traitement
des dettes et des créances, la gestion des frais et des remboursements, la comptabilité générale et la
comptabilité des stocks. À partir de cet ensemble unique de données actualisées, vous pouvez facilement
voir et suivre l'état financier de votre entreprise.
● Vous réalisez une seule écriture comptable pour une transaction de gestion et vos systèmes comptables sont
rapprochés à tout moment.
Il vous suffit de saisir une seule fois les données relatives à une transaction de gestion à l'aide de SAP Business
ByDesign : une seule écriture comptable dans un ensemble de systèmes intégrés. Ces écritures peuvent alors
être utilisées par le grand livre et par tous les livres auxiliaires pertinents d'un système comptable. En
conséquence, votre grand livre et vos livres auxiliaires sont rapprochés à tout moment et vous pouvez ainsi
remonter à l'origine d'un document.
● Vous bénéficiez d'un accès instantané aux fonctions d'analyse et de reporting financier complètes,
interactives et en ligne.
SAP Business ByDesign met à votre disposition des outils d'analyse et de reporting en ligne qui vous offrent
une visibilité inégalée sur vos opérations de gestion, quel qu'en soit le niveau de détail. Cette transparence
est dynamisée par la logique comptable centralisée et standardisée au sein de la comptabilité financière et
de gestion. Vos salariés peuvent exécuter des rapports financiers, créer des analyses par simulation et
approfondir les détails.
● Vous pouvez facilement gérer de multiples systèmes comptables à l'aide des différentes normes comptables.
Le grand livre centralisé au sein de la solution SAP Business ByDesign vous permet d'afficher l'état financier
de votre entreprise par le biais de différents ensembles de règles comptables dont les principes comptables
généralement acceptés (GAAP) et les réglementations internationales telles que les normes IFRS

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité financière et de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 9
(International Financial Reporting Standards). Les données comptables centralisées permettent à votre
service comptable de gérer efficacement les opérations financières de votre entreprise et fournissent les
informations financières requises par votre direction, rapidement et facilement.
● SAP Business ByDesign accélère la clôture de période.
Cette solution tire pleinement parti des connexions étroites avec les autres domaines de gestion et de
l'automatisation intégrée pour simplifier la clôture des périodes comptables. Comme votre personnel
comptable travaille avec des données rapprochées en temps réel à l'échelle de l'entreprise, il est d'autant
plus productif. Chaque fois que possible, les tâches de fin de période sont automatisées ou automatiquement
transférées vers l'employé responsable pour être exécutées.

SAP Business ByDesign Mai 2013


10 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité financière et de gestion
2 Contexte de gestion

2.1 Données organisationnelles et de base d'ordre technique

2.1.1 Société

Synthèse
Dans Gestion de l'organisation, une société représente une entité organisationnelle financièrement et juridiquement
autonome, sans limitation géographique, et régie par le droit des affaires. Ceci inclut toutes les entités légalement
enregistrées telles que les associations, les coopératives ou toute autre personne morale publiant des comptes
annuels.
Chaque société dispose d'un pays d'enregistrement officiel ainsi que d'une devise par défaut.
Chaque structure organisationnelle doit contenir au moins une entité organisationnelle définie comme société.

Une documentation sur ce sujet est disponible pour le Mexique et la Suisse. Afin de garantir que la version
de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options .
Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez le pays voulu. Sauvegardez vos options et
déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

Règle
Indiquez toutes les sociétés faisant partie de votre entreprise et que vous voulez représenter dans
SAP Business ByDesign. Tenez compte des informations suivantes :
● SAP vous recommande de ne pas définir une société et une domiciliation dans la même entité
organisationnelle. Créez plutôt toutes les domiciliations d'une société au niveau situé sous la société.
● Vous pouvez choisir de disposer vos sociétés dans une hiérarchie représentant les relations hiérarchiques
de votre choix, par exemple la structure d'un groupe associé. Ceci n'a cependant aucune incidence sur la
consolidation financière.
● Vous pouvez ajouter l'abréviation de la forme juridique dans la zone Nom de la société. Le nom, y compris la
forme juridique, est utilisé dans tous les documents commerciaux.
● Le pays d'enregistrement sert à proposer la devise par défaut pour un système comptable et la devise de
reporting pour une société dans le domaine de gestion Comptabilité financière. Le pays d'enregistrement et
le pays de l'adresse juridique de la société peuvent différer si la société est enregistrée dans un autre pays,
par exemple sous la forme juridique d'une société européenne ou d'une société à responsabilité limitée.
● La devise par défaut sert à proposer la devise des commandes d'achat et des contrats.

Exemple
La société Akron Heating a son siège aux États-Unis et possède deux filiales au Canada et en Inde. Ces deux filiales
sont des sociétés légalement enregistrées. Vous devez créer les trois sociétés suivantes dans
SAP Business ByDesign :

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 11
● Akron Heating États-Unis, enregistrée aux États-Unis avec le dollar américain comme devise par défaut ;
● Akron Heating Canada, enregistrée au Canada avec le dollar canadien comme devise par défaut ;
● Akron Heating Inde, enregistrée en Inde avec la roupie indienne comme devise par défaut.

Voir aussi
Guide : configurer votre structure organisationnelle
Guide de consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19]

2.1.2 Domiciliation

Synthèse
Dans Gestion de l'organisation, une domiciliation représente une partie de votre société au sein d'une zone
géographique. L'activité de gestion de cette domiciliation est soumise à un traitement de l'impôt uniforme; son
enregistrement auprès des autorités est univoque, et un seul stock valorisé par article existe pour cette domiciliation.
Une domiciliation peut être, par exemple, une ville ou une région, même si votre société dispose de plusieurs sites
à des adresses différentes dans cette ville ou cette région.

Règles
Vous devez créer au minimum une domiciliation sous chaque société. Toutes les domiciliations doivent être
modélisées sous la société, et aucune fonction ni aucun salarié ne doit leur être affecté. La société et la domiciliation
représentent les aspects juridiquement pertinents de votre structure organisationnelle, et des services individuels
avec leurs fonctions et leurs salariés doivent être créés sous la domiciliation.
Une entité organisationnelle subordonnée à une autre entité organisationnelle située dans une domiciliation
différente doit être affectée à sa domiciliation correcte manuellement, à l'aide de la zone Affectation de domiciliation
divergente. Les attributs de la domiciliation vous permettent d'effectuer cette affectation.
Ce graphique présente un exemple de structure organisationnelle comportant notamment une société, une
domiciliation ainsi qu'une affectation de domiciliation divergente :

Exemple de structure organisationnelle

Tenez également compte des informations suivantes :

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● Si vous disposez de plusieurs sociétés sur le même site, vous devez créer une domiciliation pour chacune de
ces sociétés.
● La domiciliation doit être nommée en fonction de son emplacement, tel que la ville, l'agglomération ou la zone.

Exemple
La société Akron Heating possède plusieurs bureaux ainsi qu'un magasin dans divers sites de la ville d'Atlanta. Ces
sites sont tous soumis à la loi sur l'imposition locale. Le stock est valorisé pour la zone entière. La société est
enregistrée auprès des autorités d'Atlanta. Par conséquent, la société doit comporter une domiciliation appelée
Akron Heating Atlanta.

Voir aussi
Affectation de domiciliations divergentes
Guide : configurer votre structure organisationnelle
Guide de consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19]

2.1.3 Partenaires

Synthèse
Un partenaire peut être une personne ou une entreprise avec laquelle votre société entretient des relations d'affaires.
Un large éventail de personnes et d'organisations sont considérés comme des partenaires. Par exemple, les
ressources humaines et la comptabilité financière font appel à des partenaires (à des salariés pour les unes, des
banques/chambres de compensation pour l'autre).
La vue Partenaires du poste de travail Données des partenaires vous fournit une synthèse de tous les partenaires
qui sont actuellement dans votre système. Vous pouvez gérer les données générales d'un partenaire telles que son
adresse, ses données de communication, son statut, ainsi que les rôles partenaires et les relations entre partenaires.
Vous pouvez gérer toutes les informations relatives à un partenaire depuis un emplacement central même si ce
partenaire a plusieurs rôles. Par exemple, si un fournisseur devient un compte, vous pouvez ajouter des nouvelles
informations aux informations existantes pour ce partenaire. Vous pouvez également créer un partenaire sans lui
affecter de rôle spécifique. Cela se révèle pertinent dans le cas d'un partenaire tel qu'une société de messageries.
Les types de partenaires disponibles suivants sont pertinents pour différents processus de gestion :
● Comptes
Personne (compte particulier) ou organisation (compte entreprise) avec laquelle une société entretient une
relation commerciale, qui commande, achète ou reçoit un produit.
● Fournisseurs
Société qui fournit des articles ou des services.
● Prestataires de services
Personne qui fournit un service pour le compte d'une entreprise.
● Contacts
Contact qui est une organisation.
● Salariés
Personne qui contribue ou a contribué à la création de biens et de services au sein de la société sur la base
d'un contrat de travail.
● Partenaires

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Société avec à laquelle votre entreprise est liée par un accord contractuel, par exemple un grossiste ou un
distributeur.
● Mes banques
Institut financier qui fournit à votre entreprise des services bancaires tels que la détention de dépôts, la
fourniture de crédits et d'autres services financiers.
● Chambres de compensation
Institut financier servant d'intermédiaire lors du traitement des informations de paiement relatives aux
opérations entre fournisseurs et instituts financiers. La chambre de compensation autorise le fournisseur à
accepter une transaction par carte de paiement.
● Administrations fiscales
Administration publique chargée du recouvrement des impôts.
● Concurrents
Autre société qui cherche à réaliser des ventes sur le même marché cible.
● Caisses d'assurance sociale
Organisme chargé de gérer une assurance sociale.

Le partenaire doit être distingué du partenaire commercial. Un partenaire commercial est une société avec
laquelle vous avez un contrat prévoyant des bénéfices mutuels, par exemple un grossiste. Un partenaire
commercial est un type de partenaire. Cependant, un partenaire peut également être un concurrent, auquel
cas il est défini comme une partie prenante ou partie intéressée.

Conditions préalables

Options de configuration

Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez
pas des autorisations requises, contactez votre administrateur.

Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies aux données spécifiques des partenaires.
Pour rechercher cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase de configuration personnalisée puis l'activité Partenaires généraux à partir de la liste des activités.

Fonctionnalités

Organisations et personnes partenaires


Outre les types de partenaires dans les divers processus de gestion, les types de partenaires suivants existent :
● Organisations partenaires
Votre partenaire est une société.
● Personnes partenaires
Votre partenaire est une personne.

Les zones affichées seront différentes selon que votre partenaire est une organisation ou une personne. Par exemple,
les personnes requièrent des zones liées aux personnes telles que des zones de nom, tandis que les organisations
requièrent des zones liées aux organisations, telles que la forme juridique d'une société ou le contact principal.
S'agissant d'une personne, les zones de nom supplémentaires vous permettent de gérer davantage de détails à
propos des noms, par exemple le deuxième prénom et le nom de naissance.

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Rôles partenaires
Vous pouvez affecter plusieurs rôles à un partenaire. Par exemple, un fournisseur peut également être votre client.
Certaines données du partenaire peuvent être identiques pour chaque rôle, comme les données d'adresse. Il ne vous
est donc pas nécessaire de ressaisir l'information lorsque vous affectez un nouveau rôle à un partenaire existant.
Les rôles vous permettent également de classer plus précisément les différents types de partenaires dans votre
système. Un fournisseur peut être un prestataire logistique ou un expéditeur, par exemple.
Vous pouvez gérer différentes informations pour chaque rôle. Par exemple, si vous indiquez que Jane Smith est une
salariée, vous devrez ajouter des données de salarié telles que celles relatives à la paie et aux accès utilisateur. En
revanche, si vous spécifiez que Jane Smith est un compte, les informations dont vous disposez sont différentes ; il
s'agira par exemple des données de facturation et de vente.

Miller and Son, fournisseur d'Akron Heating Technologies, est récemment devenu un compte d'Akron.
Kate Jacob veut ajouter des détails aux données existantes concernant Miller and Son. Elle passe à la vue
Partenaires du poste de travail Données des partenaires. Elle sélectionne Miller and Son dans la réserve
de travail et clique sur Créer comme , puis sélectionne Compte pour ouvrir l'activité rapide Compte.
L'adresse et les données de communication sont déjà disponibles. Elle ouvre l'éditeur et ajoute les
nouvelles informations pour le compte.

L'adresse privée, les coordonnées bancaires, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale du salarié
gérés dans le poste de travail Administration du personnel sont protégées. Vous pouvez accéder à ces
données dans les postes de travail Administration du personnel, Traitement de la paie, Administration des
temps et Rémunération, ainsi que dans les vues Libres-services du poste de travail Page d'accueil
uniquement.

Relations entre partenaires


Vous pouvez spécifier les relations qu'entretient un partenaire avec d'autres partenaires enregistrés dans votre
système. Par exemple, vous pouvez préciser qu'un fournisseur est aussi le fournisseur d'un client.

Données générales pour les partenaires


Outre les données mentionnées ci-dessus, vous pouvez également gérer un certain nombre d'autres données
spécifiques des partenaires.
Vous pouvez gérer les données générales suivantes pour un partenaire :
● Tranches de numéros
Les tranches de numéros contrôlent la création de numéros pour les nouveaux partenaires. Elles définissent
le numéro le plus élevé et le plus faible pouvant être utilisés dans un système.

Vous pouvez gérer les données suivantes pour une organisation partenaire :
● Branches
● Formes juridiques

Vous pouvez gérer les données suivantes pour une personne partenaire :
● Formats de noms
Les formats de noms définissent la séquence selon laquelle les éléments du nom d'une personne sont affichés.
Les noms formatés sont par exemple utilisés dans la synthèse du partenaire.
● Situations de famille
● Professions
● Titres universitaires

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● Titres

Voir aussi
Identifiants supplémentaires pour les partenaires

2.1.4 Centre de coûts

Synthèse
Dans Gestion de l'organisation, un centre de coûts représente un site défini de coûts engagés pour lequel des coûts
sont enregistrés séparément. Dans SAP Business ByDesign, un centre de coûts est utilisé dans la comptabilité de
gestion des centres de coûts pour collecter et affecter les frais généraux.

Attributs du centre de coûts


Le type de centre de coûts classe toutes les comptabilisations du centre de coûts, y compris les comptabilisations
sur des projets affectés à ce centre de coûts. Sur la base de cette classification, un domaine fonctionnel (tel que
l'administration ou le marketing) peut être dérivé pour toutes les comptabilisations. En affectant des domaines
fonctionnels à des lignes dans des structures de rapport financier, les coûts peuvent être distingués dans l'analyse
du bénéfice (comptabilité de gestion des centres de coûts), et dans les comptes de résultat par fonction.
Les attributs de l'analyse du bénéfice du centre de coûts déterminent l'affectation de ses coûts à des segments de
marché pour l'analyse du bénéfice. Toutes les comptabilisations sur le centre de coûts sont caractérisées par les
attributs sélectionnés, permettant une analyse du revenu d'exploitation par segments de marché. Vous pouvez
utiliser les attributs des rapports Synthèse des bénéfices par ratio et Détail des bénéfices par schéma de calcul de la
marge sur coût d’exploitation.

Règle
Créez la définition du centre de coûts pour une entité organisationnelle s'il s'agit d'un centre de coûts primaire ou
d'un centre de coûts de support.
SAP vous recommande d'indiquer un type de centre de coûts lorsque vous créez le centre de coûts. Une fois que
les comptabilisations ont été effectuées, le type de centre de coûts ne peut pas être révisé. Les attributs de l'analyse
du bénéfice peuvent être ajustés ultérieurement.

Lorsque vous définissez une entité organisationnelle comme centre de coûts, le centre de coûts prend
automatiquement l'ID de l'entité organisationnelle. Aucun ID de centre de coûts distinct n'existe, et cet ID
ne peut pas être modifié.

Voir aussi
Comptabilité de gestion des centres de coûts [Page 437]
Guide de consultation rapide Centres de coûts [Page 655]
Domaines fonctionnels [Page 18]
Compte de résultat par fonction [Page 48]
Compte de résultat comptable [Page 49]

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Synthèse des bénéfices par ratio [Page 736]
Détail des bénéfices par schéma de calcul de la marge sur coût d’exploitation [Page 733]

2.1.5 Centre de profit

Synthèse
Dans Gestion de l'organisation, un centre de profit représente un domaine d'entreprise dont le bénéfice basé sur la
période est déterminé séparément. Il permet d'évaluer et de réglementer les activités du domaine d'entreprise de
façon lucrative.
Dans SAP Business ByDesign, le centre de profit offre une visibilité sur les résultats avec des rapports disponibles
dans le poste de travail Gérer mon équipe.

Règle
Si la comptabilité des centres de profit est activée, au moins une entité organisationnelle doit être définie comme
centre de profit.
Vous devez également définir un centre de profit au-dessus de chaque domiciliation, afin de saisir les résultats des
modifications apportées aux articles dans le site correspondant, et au-dessus de chaque organisation commerciale
afin de saisir les résultats des activités de vente.

Voir aussi
Guide : configurer votre structure organisationnelle
Guide de consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19]

2.1.6 Segment

Synthèse
Dans Gestion de l'organisation, un segment définit l'entité organisationnelle comme un segment opérationnel tel que
défini par les "Normes internationales d'information financière 8". Un segment représente un domaine d'une société
dont les activités de gestion génèrent des recettes et des dépenses et dont le résultat d'exploitation est régulièrement
surveillé dans le but d'affecter des ressources et d'évaluer les performances.
Dans SAP Business ByDesign, le segment regroupe les soldes de tous les centres de profit subordonnés et procure
des rapports financiers complémentaires à ceux fournis au niveau du centre de profit.

Règle
Si le reporting par segment est activé, au minimum une entité organisationnelle doit être définie comme segment.
La définition du segment doit être établie au niveau de la société ou de la domiciliation.

Voir aussi
Guide : configurer votre structure organisationnelle

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Guide de consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19]

2.1.7 Domaines fonctionnels

Synthèse
Vous pouvez utiliser les domaines fonctionnels afin de structurer le compte de résultat de votre société. Les
domaines fonctionnels sont indispensables en cas d'application du principe de reporting Compte de résultat par
fonction [Page 48].
Le compte de résultat par fonction affiche les activités pour lesquelles des coûts et des produits ont été générés au
sein de la société.
En revanche, avec le principe de reporting Compte de résultat comptable [Page 49], la structure des comptes
met l'accent sur les types de coûts et produits constatés (par exemple, les coûts des articles).

Activer les domaines fonctionnels


Vous activez les domaines fonctionnels lors de la sélection du périmètre. Pour cela, vous pouvez procéder de l'une
ou l'autre des façons suivantes :
● Activation du compte de résultat par fonction
Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la
vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . À l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de
gestion et sélectionnez Comptabilité générale. Sélectionnez Compte de résultat par fonction.
● Activation de l'analyse du bénéfice
Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la
vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . À l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de
gestion et sélectionnez Comptabilité de gestion Reporting et analyse pour analyse des ventes et de la
rentabilité Type d'analyse de bénéfice Analyse du bénéfice réalisé . Vérifiez que vous avez répondu par
oui à cette question.

Si vous avez activé l'utilisation des domaines fonctionnels dans la sélection du périmètre, vous devez alors affecter
un principe de reporting à votre système comptable.
Pour plus d'informations sur la spécification d'un principe de reporting, voir Principes de reporting.

Définir les domaines fonctionnels


Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Options pour le compte de résultat par fonction et l'analyse du
bénéfice réalisé dans la liste des activités.
Sélectionnez Traiter les domaines fonctionnels.

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Affecter des domaines fonctionnels aux structures de rapport financier
Créez une structure du rapport financier du type Compte de résultat par fonction. Vous pouvez utiliser cette
structure pour le compte de résultat par fonction aussi bien que pour l'analyse du bénéfice. Lors de la création de la
structure du rapport financier, vous devez affecter vos domaines fonctionnels.
Pour plus d'informations sur les structures du rapport financier, voir Traiter les structures du rapport financier.

Détermination du domaine fonctionnel


Vous pouvez déterminer les domaines fonctionnels manuellement dans l'écriture comptable. Pour les autres
transactions commerciales, le domaine fonctionnel est déterminé automatiquement.
Pour plus d'informations sur la détermination du domaine fonctionnel, voir Traiter la détermination du domaine
fonctionnel.

Voir aussi
Principe de reporting
Compte de résultat par fonction [Page 48]
Compte de résultat comptable [Page 49]
Traiter la détermination du domaine fonctionnel

2.1.8 Structures organisationnelles

2.1.8.1 Guide de consultation rapide Structures organisationnelles

La vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation vous permet de créer, traiter et
afficher les structures organisationnelles de votre entreprise. L'écran initial de cette vue affiche les structures
organisationnelles actives disponibles dans le système dans ce qui est désigné sous le terme domaine actif. Pour
créer et traiter des structures organisationnelles, vous devez basculer dans le domaine de planification en
sélectionnant Traiter ou en utilisant la tâche courante Modifier structures organisationnelles. Vous pouvez accéder
au domaine de planification uniquement si vous avez les autorisations appropriées.

Domaine actif
Dans le domaine actif, les informations affichées sont en lecture seule. Vous pouvez :
● Afficher la structure organisationnelle pour une date spécifique (passée, actuelle ou future).
● Afficher les structures organisationnelles sélectionnées sous forme de table ou de graphique.
● Accéder à la structure organisationnelle et recherchez les entités organisationnelles à l'aide des options sous
Naviguer, du bouton Rechercher et en utilisant le zoom.
● Vous pouvez imprimer une structure organisationnelle en sélectionnant Imprimer.
● Sélectionner une structure organisationnelle.

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Si plus de cinq structures organisationnelles sont activées dans le système, le bouton Sélectionner structures
organisationnelles apparaît. Il permet de sélectionner les structures à afficher dans le domaine actif. Vous
pouvez afficher les structures organisationnelles sélectionnées sous forme de table ou de graphique.

Domaine de planification
Dans le domaine de planification, vous pouvez, le cas échéant, créer et modifier vos structures organisationnelles.
Outre les fonctions disponibles dans le domaine actif, vous pouvez aussi :
● entrer la date à partir de laquelle les modifications doivent être valides ;
● créer ou traiter une structure organisationnelle et sauvegarder vos modifications ;
● contrôler la cohérence de vos structures organisationnelles en partie ou en totalité ;
● activer vos structures organisationnelles en partie ou en totalité ;
● effectuer un rejet des modifications pour revenir à une structure organisationnelle précédemment activée.

Lorsque vous activez votre nouvelle structure organisationnelle ou vos modifications dans le domaine de
planification, la structure organisationnelle est déplacée dans le domaine actif.

Lorsque vous travaillez dans la gestion de l'organisation, vous devez activer les textes à l'écran. Les textes
à l'écran fournissent des informations spécifiques du contexte lorsque vous déplacez le curseur sur une
zone. Pour ce faire, sélectionnez Personnaliser Mes options Aide à l'écran Afficher les textes
d'explication à l'écran supplémentaires .

Contexte de gestion

Gestion de l'organisation
La gestion de l'organisation constitue la principale source d'informations organisationnelles dans SAP Business
ByDesign. La vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation permet de modéliser la
structure organisationnelle de votre société. Ce poste de travail définit la structure de votre société et fournit une
vue unique et cohérente de tous les aspects de votre organisation. Elle englobe les entités organisationnelles qui
représentent des services ou des divisions et offre une représentation graphique unifiée de vos données
organisationnelles. La structure organisationnelle reflète votre société en termes de :
● hiérarchie légale - détermine quelles entités organisationnelles appartiennent à quelle société ou
domiciliation, par exemple ;
● hiérarchie financière - les coûts et profits sont agrégés dans cette hiérarchie ;
● hiérarchie de ligne hiérarchique - les tâches pertinentes pour le personnel sont transférées en fonction de
cette hiérarchie qui indique où résident les responsabilités du personnel dans la structure organisationnelle ;
● hiérarchie fonctionnelle - les tâches et les approbations liées aux fonctions sont transférées en fonction de
cette hiérarchie qui sert de base à la répartition du travail des salariés et dans l'organisation.

Les informations saisies dans le poste de travail Gestion de l'organisation sont utilisées par les divers domaines de
gestion du système pour la prise en charge des processus de gestion nécessitant des informations
organisationnelles. Elles servent, par exemple, à automatiquement orienter vers les responsables concernés les
work items tels que les demandes d'approbation.
Pour plus d'informations, voir Gestion de l'organisation.

Guide : Configurer votre structure organisationnelle


Ce document vous aide à configurer votre structure organisationnelle dans la vue Structures organisationnelles du
poste de travail Gestion de l'organisation.

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Suivez les instructions données dans ce guide pour configurer votre structure organisationnelle et prévenir
tout problème ou incohérence lors de l'activation. Notez que ce document doit être utilisé en relation avec
les informations et instructions de référence fournies dans le guide de consultation rapide Structures
organisationnelles [Page 19].

Selon la taille et la complexité de votre société, cette tâche peut prendre plusieurs heures. Sachez qu'il existe
différentes façons de modéliser votre société dans le système. Vous devrez peut-être adapter votre structure
organisationnelle après activation pour l'adapter à vos processus ou pour refléter les changements organisationnels.
Pour plus d'informations, voir Guide : configurer votre structure organisationnelle.

Définitions
Une définition (caractéristique de gestion) est une propriété d'une entité organisationnelle. Elle peut par exemple
définir une entité organisationnelle comme centre de coûts. Elle permet de décrire le rôle d'une entité
organisationnelle dans la structure organisationnelle. Lorsque vous créez votre structure organisationnelle dans la
vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation, vous devez affecter les définitions
pertinentes aux entités organisationnelles. L'onglet Définitions affiche les définitions et attributs qui peuvent être
affectés à l'entité organisationnelle sélectionnée. Vous pouvez affecter plusieurs définitions à une entité
organisationnelle.
Pour affecter des définitions à une entité organisationnelle, cliquez sur Traiter dans la vue Structures
organisationnelles.
Pour plus d'informations, voir Définitions.

Fonctions
Un élément clé de la gestion d'une structure organisationnelle concerne l'affectation de fonctions telles que les
ventes, l'administration du personnel et la gestion des coûts aux entités organisationnelles. La fonction reflète les
actions du service représenté par l'entité organisationnelle. Vous pouvez affecter autant de fonctions que nécessaire
aux entités organisationnelles de votre structure. Une fonction est utilisée pour déterminer l'implication d'une entité
organisationnelle dans un domaine de gestion. Cette entité organisationnelle est intégrée aux processus de gestion
dans ce domaine. Par exemple, une entité organisationnelle qui est marquée comme entité de ventes, est utilisée
dans les processus et document de ventes.
Pour plus d'informations, voir Fonctions.

Contraintes de gestion et contrôles d'interdiction


Dans la vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation, vous pouvez librement
modéliser votre structure organisationnelle, en respectant toutefois certaines contraintes pour garantir que les
domaines de gestion utilisent les données organisationnelles correctes. Un ensemble de règles garantit la cohérence
des informations saisies. En cas d'incohérences, les règles correspondantes sont affichées comme messages dans
l'interface utilisateur. Ces règles sont réparties comme suit :
● Contraintes de gestion
Les données de la structure organisationnelle sont contrôlées pour garantir la cohérence de votre structure.
Les données saisies sont comparées aux règles du domaine de gestion.
● Contrôles d'interdiction
La cohérence des données de la structure organisationnelle avec les données du domaine de gestion est
vérifiée. Cela permet d'éviter, par exemple, de modifier la validité des données utilisées dans les domaines
de gestion.

Pour plus d'informations, voir Contraintes de gestion et contrôles d'interdiction.

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Affectation de manager
Les managers affectés dans la vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation sont
responsables de l'approbation des tâches. Il s'agit de salariés ou de prestataires de services qui ont été affectés à
une entité organisationnelle comme managers.
Pour plus d'informations, voir Affectation de dirigeant.

Configurer des approbations


Pour plus d'informations, voir Configurer des approbations.

Identificateurs commerciaux externes


Dans la Gestion de l'organisation, vous pouvez affecter des identificateurs commerciaux externes à des entités
organisationnelles. Ces identificateurs sont délivrés par une administration externe pour l'identification de votre
société ou de parties de votre société dans des transactions interentreprises et dans d'autres transactions avec des
partenaires externes.
Pour plus d'informations, voir Identificateurs commerciaux externes dans la Gestion de l'organisation.

Affectation de domiciliations divergentes


Quand vous affectez une entité organisationnelle à une domiciliation qui n'est pas directement au niveau inférieur
dans la structure organisationnelle, l'affectation est appelée Domiciliation divergente car vous définissez une
divergence entre les hiérarchies standard et légale. Vous affirmez que l'entité organisationnelle appartient
légalement à une autre zone géographique dans la société. Cette fonctionnalité s'avère nécessaire dans des cas
spécifiques, où elle vous permet de refléter votre structure de reporting avec précision et de prévenir les doublons
de domiciliation dans le système.
Pour plus d'informations, voir Affectation de domiciliations divergentes.

Dépendance temporelle
Toutes les informations saisies dans la vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de
l'organisation dépendent du temps. La dépendance temporelle prend en charge les modifications continues de votre
activité : vous pouvez adapter votre structure organisationnelle dans le système de façon à accompagner l'évolution
réelle de votre entreprise.
Pour plus d'informations, voir Dépendance temporelle : date de début de validité, date de début et validités.

Conditions requises en termes de données organisationnelles pour les applications


Les documents suivants comportent les données relatives à la gestion de l'organisation requises pour les
applications :
● Conditions requises en termes de données organisationnelles pour les Ressources humaines
● Conditions requises en termes de données organisationnelles pour la Comptabilité financière [Page 23]
● Conditions requises en termes de données organisationnelles pour la Gestion de la relation clients
● Conditions requises en termes de données organisationnelles pour la Gestion de la chaîne logistique
● Conditions requises en termes de données organisationnelles pour la Gestion de la relation fournisseur
● Conditions requises en termes de données organisationnelles pour les projets

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Tâches

Créer et modifier la structure organisationnelle


Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 25].

Affecter un salarié
Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 29].

Affecter un manager
Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 30].

Exporter des données de gestion avec Microsoft Excel®


Vous pouvez télédécharger votre structure organisationnelle vers Microsoft Excel à partir de
la vue de table de la vue Structures organisationnelles. Cette fonction de télédéchargement
n'est pas disponible dans la vue diagramme. Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez
ici [Page 30].

2.1.8.2 Contexte de gestion

2.1.8.2.1 Conditions requises en termes de données


organisationnelles pour la Comptabilité financière

Synthèse
Ce document fournit les informations nécessaires pour la configuration des données de la Comptabilité financière
associées à la Gestion de l'organisation.

Conditions requises en termes de données organisationnelles et structure


organisationnelle
Pour préparer votre système pour la Comptabilité financière, vous devez effectuer les opérations suivantes :
● Affecter la définition Société pour toutes entités organisationnelles représentant une société
Toutes les sociétés, dont les sociétés liées, doivent être représentées en tant que société dans la Gestion de
l'organisation. Pour ces sociétés, les partenaires sont automatiquement créés par le système. Ces sociétés
et les partenaires sont utilisés dans la Comptabilité financière pour la détermination du partenaire – de la
société.
Dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sélectionnez la tâche courante Modifier structures
organisationnelles et définissez les entités organisationnelles correspondantes en tant que Société sur
l'onglet Définitions.
● Affecter la définition Segment à l'entité organisationnelle correspondante
Les segments de votre structure sont utilisés pour le reporting par segment. Les affectations de segments
dans une écriture au journal sont dérivées des centres de profit. Les centres de profit sont donc une condition
requise pour le reporting par segment.

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Dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sélectionnez la tâche courante Traiter structures
organisationnelles et marquez l'entité organisationnelle correspondante comme segment sur l'onglet
Définitions.
● Affecter la définition Centre de profit aux entités organisationnelles correspondantes
Requis pour permettre la comptabilité des centres de profit et la comptabilité par segment.
Dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sélectionnez la tâche courante Modifier structures
organisationnelles et définissez l'entité organisationnelle correspondante en tant que Centre de profit sur
l'onglet Définitions.
● Affecter la définition Centre de coûts aux entités organisationnelles correspondantes
Les centres de coûts sont requis pour la comptabilité des centres de coûts.
Dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sélectionnez la tâche courante Modifier structures
organisationnelles et définissez l'entité organisationnelle correspondante en tant que Centre de coûts sur
l'onglet Définitions.
● Affecter la définition Domiciliation à l'entité organisationnelle correspondante
Les articles et les groupes de détermination des comptes sont toujours évalués au niveau de la domiciliation.
Dans le processus de ventes, les articles sont évalués au niveau de la domiciliation fournisseur et les groupes
de détermination des comptes sont déterminés sur la base de la domiciliation fournisseur.

Il est recommandé de ne pas rattacher la définition Domiciliation à la même entité organisationnelle


que la définition Société. La domiciliation doit être définie au niveau directement inférieur à une
société.

Dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sélectionnez la tâche courante Traiter structures
organisationnelles et marquez l'entité organisationnelle correspondante comme domiciliation sur l'onglet
Définitions. Les domiciliations représentent l'aspect légal d'un lieu géographique et sont légalement liées à
leur société une fois que la structure organisationnelle a été activée.
● Affecter des responsables à des entités organisationnelles
Les responsables d'entités organisationnelles sont requis pour les processus d'approbation. Si les processus
d'approbation font partie du périmètre, le système essaie d'évaluer un responsable d'une entité
organisationnelle auquel la fonction est affectée (responsable fonctionnel) en tant qu'approbateur
responsable. Si aucun manager actif n'existe dans l'entité organisationnelle à laquelle est envoyée une tâche
d'approbation, le prochain manager fonctionnel en remontant dans la hiérarchie reçoit la tâche pour
approbation.
Il est aussi possible de gérer un approbateur alternatif dans la répartition du travail des salariés. Même si un
responsable fonctionnel peut être trouvé, cet approbateur alternatif peut aussi consulter la tâche
d'approbation.
Si aucun responsable fonctionnel ni aucun approbateur alternatif n'est géré, le système ne peut pas trouver
d'approbateur et la tâche d'approbation ne peut pas être traitée.
Pour affecter des responsables : Dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sélectionnez la tâche
courante Modifier structures organisationnelles et affectez les responsables aux entités organisationnelles
dans votre structure organisationnelle à l'aide de l'onglet Général.
Pour affecter des approbateurs alternatifs : dans le poste de travail Gestion de l'application et des
utilisateurs, sélectionnez Utilitaires, puis Répartition du travail des salariés.

Autres conditions requises


Si vous souhaitez définir la Comptabilité financière dans le système, vous devez éventuellement exécuter les
opérations suivantes :
● Affecter la société à un système comptable
Après avoir créé et activé les sociétés, vous devez associer chaque société à au moins un système comptable.

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Dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Activités, sélectionnez Toutes les activités, puis la phase
Intégrer et étendre et l'activité Système comptable.
● Définir une détermination de comptes d'une société
Cette opération doit être effectuée pour chaque société.
Dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Activités, sélectionnez Toutes les activités, puis la phase
Configuration personnalisée et les activités Plans comptables, Structures de reporting financier et
Détermination des comptes.
● Activer la comptabilité des centres de profit
Activée au niveau du système comptable.
Dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Activités, sélectionnez Toutes les activités, puis la phase
Intégrer et étendre et l'activité Système comptable.
● Affecter des types de centre de coûts à des domaines fonctionnels
Cette relation est requise pour les comptes de résultat par fonctions d'analyse des dépenses ou du résultat
d'exploitation. La définition des domaines fonctionnels et des types de centre de coûts est une condition
préalable à cette affectation.
Dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Activités, sélectionnez Toutes les activités, puis la phase
Configuration personnalisée et les activités Paramètres des comptes de résultat et Définition des types de
centre de coûts.
● Définir les ressources
Les ressources sont requises pour la confirmation des temps et des activités.
Dans le poste de travail Coûts et produits, sélectionnez la vue Affectations des données principales, puis la
sous-vue Ressources. Cela vous permet de créer de nouvelles ressources référençant un centre de coûts ou
de modifier des ressources existantes. Les ressources peuvent également être créées et traitées dans le
poste de travail Données principales de conception de la chaîne logistique.

2.1.8.3 Tâches

2.1.8.3.1 Créer et traiter la structure organisationnelle

Synthèse
Cette description de tâche vous guide tout au long des processus de création de la structure organisationnelle initiale
ou de traitement de la structure organisationnelle existante. La vue Structures organisationnelles du poste de travail
Gestion de l'organisation vous permet de créer et de traiter des structures organisationnelles.

Conditions préalables
● Utilisez ce document en liaison avec le Guide : configurer votre structure organisationnelle. Ce guide vous
fournit les informations dont vous avez besoin pour configurer une structure cohérente et complète la
description de tâche donnée dans ce document.
● Vous avez lu les documents de contexte métier dans le Guide de consultation rapide Structures
organisationnelles [Page 19].
● Vous devez réunir toutes les données pertinentes pour la gestion de l'organisation, telles que les données
légales, fonctionnelles et de direction de votre entreprise.
Appuyez-vous sur votre plan de structure organisationnelle existant pour créer la structure organisationnelle
dans le système. Au moment de commencer la création, SAP vous recommande d'opter pour une

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modélisation descendante, autrement dit, de commencer par les sociétés et les domiciliations, puis d'ajouter
les divisions de gestion et les services. Pour modifier votre structure organisationnelle, saisissez toujours la
date de début effective de vos modifications.

Procédure
1. Dans la vue Structures organisationnelles, cliquez sur Traiter ou cliquez sur la tâche courante Traiter
structures organisationnelles.
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, indiquez la date de début de validité pour les modifications proposées
et cliquez sur OK . Tous les éléments de la structure organisationnelle dépendent du temps.

Lors de la création d'une structure organisationnelle, la date de début effective doit être
suffisamment éloignée dans le passé pour inclure toutes les données de ressources humaines et
financières pertinentes. Lors de la modification d'une structure organisationnelle active, entrez la
date à partir de laquelle vous voulez que vos modifications prennent effet avant de commencer les
modifications. Pour plus d'informations, voir Dépendance temporelle : date de début de validité,
date de début et validités.

3. Créer la description de votre structure organisationnelle.


a. Pour créer une nouvelle structure organisationnelle, cliquez sur Créer et sélectionnez Structure
organisationnelle dans le domaine de planification.
Sinon, vous pouvez aussi sélectionner l'entité organisationnelle sous Modèle et la faire glisser dans
l'écran central. Vous pouvez ensuite faire glisser autant d'entités organisationnelles que nécessaire et
les déposer dans l'entité organisationnelle racine.
b. Pour ajouter une entité organisationnelle, positionnez votre curseur sur l'entité organisationnelle
racine voulue et cliquez sur Créer . Cliquez ensuite sur Entité organisationnelle. Répétez cette étape
jusqu'à ce que vous ayez toutes les entités organisationnelles dont vous avez besoin.
Vous pouvez également ajouter une entité organisationnelle subordonnée en cliquant sur l'entité
organisationnelle supérieure à l'aide du bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel, puis
en cliquant sur Nouvelle entité organisationnelle.
4. Renseigner tous les onglets pertinents pour chaque entité organisationnelle dans la structure. Pour ce faire,
sélectionnez une entité organisationnelle et renseignez les onglets.

Vous pouvez contrôler la cohérence de votre structure organisationnelle à tout moment, comme le
décrit l'étape 5 ci-après. Les contrôles réguliers contribuent à éliminer les incohérences sur une base
continue et préviennent la génération de nombreux messages liés aux incohérences suite à l'apport
de modifications.

Onglet Général
Cet onglet contient des informations générales sur l'entité organisationnelle, telles que son ID, son nom, ses
périodes de validité, le calendrier des jours ouvrés, le responsable et son adresse.
a. Affectez l'ID d'entité organisationnelle. Sachez qu'il est impossible de modifier l'ID d'entité
organisationnelle une fois la structure organisationnelle activée.
b. Affectez l'ID d'entité organisationnelle.
c. La zone Début/fin de validité affiche la période de validité de l'entité organisationnelle. Vous pouvez
modifier les périodes de validité sur l'onglet Périodes de validité.
d. Saisissez le calendrier des jours ouvrés à appliquer à cette entité organisationnelle.
.

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e. Si nécessaire, cliquez sur le lien Identificateurs commerciaux externes pour appliquer l'identificateur
correct à une entité organisationnelle, par exemple D-U-N-S.
Pour plus d'informations, voir Identificateurs commerciaux externes.
f. Si un gestionnaire est requis, dans la zone Gestionnaire de l'entité organisationnelle, cliquez sur l'icône
pour afficher la boîte de dialogue Sélectionner gestionnaire. Une liste des salariés s'affiche.
Sélectionnez le salarié concerné. Les zones Gestionnaire, ID gestionnaire, Désignation de la fonction
et Affecté à sont automatiquement renseignées avec les données du salarié sélectionné.
Pour plus d'informations, voir Affectation de dirigeant.

Onglet Définitions
Cet onglet affiche l'ensemble des définitions affectées à l'entité organisationnelle. Celles-ci définissent les
types de propriétés associés à une entité organisationnelle, par exemple la propriété légale qui est pertinente
pour les définitions Société et Domiciliation.
a. Sélectionnez la ou les définition(s) adéquate(s) pour votre entité organisationnelle. Ces propriétés
définissent l'entité organisationnelle dans la structure organisationnelle, par exemple un centre de
profit, un centre de coûts ou les deux.
b. Renseignez toutes les zones pour chaque définition.

Pour plus d'informations, voir Définitions.

Si vous créez la structure organisationnelle initiale, veillez à créer une domiciliation pour chaque
société. N'affectez pas les deux définitions à la même entité organisationnelle.

Onglet Adresses
Cet onglet fournit tous les détails relatifs à l'adresse de l'entité organisationnelle, y compris l'adresse
principale et l'adresse de facturation.
a. Saisissez les adresses pour l'entité organisationnelle. Vous pouvez saisir de nouvelles adresses ou
copier des adresses existantes à partir d'autres entités organisationnelles.
b. Dans les zones Nom de la société et Nom du service, saisissez les noms comme il convient.
c. Si nécessaire, vous pouvez saisir une autre adresse de facturation pour une société.

Onglet Fonctions
Cet onglet affiche l'ensemble des responsabilités affectées à l'entité organisationnelle.
a. Sur l'onglet Fonctions, développez le groupe pertinent en sélectionnant Détails.
b. Cochez les cases appropriées pour activer les fonctions pertinentes de l'entité organisationnelle. Les
fonctions que vous affectez proposent les postes de travail aux salariés affectés à cette entité
organisationnelle. Pour plus d'informations sur l'affectation des postes de travail aux salariés, voir la
documentation sur les utilisateurs fonctionnels.

Pour plus d'informations, voir Fonctions.


Onglet Salariés
Cet onglet affiche toutes les informations relatives aux salariés internes et aux prestataires de services
affectés à l'entité organisationnelle, y compris les matricules et les fonctions.
a. Affectez les salariés ou les prestataires de service à votre entité organisationnelle.

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Les salariés ou les prestataires de service peuvent uniquement être affectés dans la gestion de
l'organisation mais ils ne peuvent pas être créés. Si Ressources humaines est actif dans votre
système, la vue Tâches courantes du poste de travail Administration du personnel vous permet
d'embaucher des salariés, et la vue Prestataires de services du poste de travail Données des
partenaires vous permet de créer de nouveaux prestataires de services. Si Ressources humaines
n'est pas actif dans votre système, la vue Salariés du poste de travail Données des partenaires vous
permet de créer des salariés et des prestataires de services.

Onglet Périodes de validité


Cet onglet affiche toutes les périodes de validité des propriétés et attributs de l'entité organisationnelle.
a. Sur l'onglet Périodes de validité, vous pouvez traiter la durée de vie d'un attribut dans le système. Vous
pouvez procéder de manière individuelle pour tous les attributs associés à l'entité organisationnelle,
tels que les définitions et les adresses.
b. Dans la colonne Début de validité ou Fin de validité, selon le cas, saisissez la nouvelle date ou
sélectionnez-en une à l'aide du calendrier.
5. Contrôler votre structure organisationnelle. Cliquez sur Contrôle dans l'en-tête principal pour contrôler la
cohérence des données que vous avez saisies.
Trois options de contrôle sont disponibles :
● Tout contrôler : contrôle toutes les structures organisationnelles actuellement affichées dans le
domaine de planification.
● Contrôler structure sélectionnée : contrôle en intégralité la structure organisationnelle liée à l'entité
organisationnelle actuellement sélectionnée.
● Contrôler entités organisationnelles sélectionnées et dépendantes : contrôle la structure
organisationnelle de l'entité organisationnelle actuellement sélectionnée à un niveau inférieur.

Les incohérences dans la structure organisationnelle sont affichées dans des messages d'erreur. Vous devez
traiter ces messages d'erreur en modifiant votre structure organisationnelle de façon à lever les incohérences.
Continuez à cliquer sur Contrôle pour évaluer votre avancement.
Pour plus d'informations, voir Contraintes de gestion et contrôles d'interdiction.
6. Activer votre structure organisationnelle. Une fois que vous avez traité tous les messages d'erreur, cliquez
sur Activer dans l'en-tête principal. L'activation permet également de sauvegarder vos données.
Trois options d'activation sont disponibles :
● Tout activer : active toutes les structures organisationnelles actuellement affichées dans le domaine
de planification.
● Activer structure sélectionnée : active la structure organisationnelle complète correspondant à l'entité
organisationnelle actuellement sélectionnée.
● Activer entités organisationnelles sélectionnées et dépendantes : active la structure organisationnelle
de l'entité organisationnelle actuellement sélectionnée à un niveau inférieur.

La sauvegarde des modifications que vous ne vouliez pas apporter peut être annulée uniquement à l'aide du
bouton Rejeter les modifications , qui annule toutes les autres modifications que vous avez faites dans le
domaine de planification depuis la dernière sauvegarde ou activation. Vous devez ensuite recréer votre
structure organisationnelle. L'action Rejeter les modifications rétablit la dernière version active du domaine
de planification. Elle annule toutes les modifications apportées dans le domaine de planification depuis la
dernière activation et copie le domaine actif dans le domaine de planification. Vous utilisez cette action si
vous avez sauvegardé des modifications que vous souhaitez à présent annuler.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Résultat
Vous avez activé votre structure organisationnelle. Elle apparaît désormais dans le domaine actif. Vous pouvez
maintenant utiliser la structure organisationnelle dans tous les processus et applications se référant aux données
structurelles.
Si vous rencontrez des problèmes avec les processus dans le domaine d'application suite à la création de votre
structure organisationnelle, consultez le document Conditions requises en termes de données organisationnelles
pour ce domaine d'application. Vous trouverez ces documents dans la section Fondamentaux du Guide de
consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19] et pouvez consulter le Guide : configurer votre structure
organisationnelle.

2.1.8.3.2 Affecter un salarié

Conditions préalables
Le salarié et/ou prestataire de services que vous souhaitez affecter à une entité organisationnelle a été créé dans
le système. Vous pouvez créer des salariés comme suit :
● Si Human Capital Management est actif dans votre système, vous créez et affectez les salariés dans le poste
de travail Gestion des ressources humaines. Vous créez les prestataires de services dans le poste de travail
Données des partenaires. Vous les affectez dans le poste de travail Gestion de l'organisation.
● Si Human Capital Management n'est pas actif, vous créez les salariés et les prestataires de services dans le
poste de travail Données des partenaires et vous les affectez aux entités organisationnelles dans le poste de
travail Gestion de l'organisation.

Vous pouvez uniquement affecter des salariés aux entités organisationnelles qui ont une domiciliation dans
la hiérarchie supérieure. Autrement dit, les salariés ne peuvent pas être affectés au niveau de la société ou
de la domiciliation. Pour affecter un directeur comme manager de l'entité organisationnelle de votre société
par exemple, vous devez en premier lieu affecter le directeur comme salarié à une entité organisationnelle
inférieure dans la structure et ensuite affecter ce salarié comme manager de l'entité organisationnelle de
votre société.

Procédure
1. Sélectionnez Traiter dans la vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation.
2. Indiquez la date Valide à partir du relative à vos modifications et sélectionnez Lancer .
3. Sélectionnez l'entité organisationnelle à laquelle vous souhaitez affecter un salarié, puis sélectionnez l'onglet
Salariés.
4. Sélectionnez Ajouter . Une ligne est automatiquement ajoutée à la table.
5. Dans la colonne Matricule, sélectionnez le salarié ou le prestataire de services à affecter à l'entité
organisationnelle. Les détails relatifs au salarié sont automatiquement transférés dans la table.
6. Facultatif : vous pouvez affecter une fonction au salarié en utilisant la colonne ID fonction de la table.
Vous créez des fonctions dans la vue Définition de fonctions du poste de travail Gestion de l'organisation. Pour
plus d'informations, voir le Guide de consultation rapide Définition de fonctions.
7. Sélectionnez Sauvegarder , puis sélectionnez une option sous Activer pour activer vos modifications.

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Vous pouvez affecter plusieurs salariés ou prestataires de services à une entité organisationnelle.

Voir aussi
Affecter un manager [Page 30]

2.1.8.3.3 Affecter un manager

Conditions préalables
Le salarié ou prestataire de services que vous souhaitez affecter à l'entité organisationnelle en tant que manager est
déjà affecté en tant que salarié dans la structure organisationnelle. Une fois le salarié ou prestataire de services
affecté à une entité organisationnelle, vous pouvez l'affecter en tant que manager d'une ou plusieurs entités
organisationnelles.
Pour plus d'informations sur l'affectation de salariés à la structure organisationnelle, voir Affecter un salarié
[Page 29].
Pour plus d'informations sur les conséquences de l'affectation d'un manager, voir Affectation de dirigeant.

Procédure
1. Sélectionnez Traiter dans la vue Structures organisationnelles du poste de travail Gestion de l'organisation.
2. Indiquez la date Valide à partir du relative à vos modifications et sélectionnez Lancer .
3. Sélectionnez l'entité organisationnelle à laquelle vous souhaitez affecter un manager, puis sélectionnez
l'onglet Général.
4. Sélectionnez ou entrez un responsable d'entité organisationnelle dans la zone Responsable d'entité
organisationnelle.
Les zones ID manager, Désignation du poste et Affecté à sont renseignées automatiquement en fonction du
manager sélectionné.
5. Sélectionnez Sauvegarder , puis sélectionnez une option sous Activer pour activer vos modifications.

Une entité organisationnelle ne peut se voir affecter qu'un seul manager, même si plusieurs
définitions et/ou fonctions sont associées à cette entité. Le manager sélectionné est alors
responsable de toutes les définitions et/ou fonctions affectées à cette entité organisationnelle.

2.1.8.3.4 Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel®

Synthèse
Vous pouvez exporter différents types de données de SAP Business ByDesign vers Microsoft Excel. Vous pouvez
ensuite utiliser Microsoft Excel pour organiser et analyser ces informations.
Vous pouvez exporter des données depuis un rapport ou une réserve de travail.

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Conditions préalables
Accédez à Mon ordinateur dans la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil pour vous
assurer que la configuration est correcte :
● Vous devez installer le dernier add-in pour Microsoft Excel®.
Cliquez sur Installer un logiciel supplémentaire.
● Les options de votre navigateur ont été définies correctement.
Cliquez sur Contrôler les options de mon ordinateur.

Procédure
1. Avant d'exporter des données, vous devez les afficher. Selon les données que vous voulez exporter, choisissez
l'une de ces options :
● Pour exporter des données depuis un rapport, ouvrez ce rapport et sélectionnez la table ou le graphique
à exporter en cliquant sur Basculer vers graphique ou Basculer vers table.
● Pour exporter des données depuis une réserve de travail, ouvrez cette réserve et cliquez sur Lancer.
2. Pour exporter des données depuis un graphique, une table ou une réserve de travail, cliquez sur Exporter,
puis sélectionnez Vers Microsoft Excel.
L'ensemble de la liste de données que vous voyez à l'écran sera exportée vers Microsoft Excel.

Si vous avez personnalisé votre réserve de travail en sélectionnant Personnaliser Cet écran ,
les options de personnalisation que vous avez paramétrées se refléteront également dans la feuille
de travail Microsoft Excel que vous télédéchargez. Par exemple, si vous avez déplacé des colonnes,
elles seront affichées dans le même ordre dans la feuille de travail Microsoft Excel et si vous avez
masqué ou rendu visibles des colonnes de la réserve de travail, elles seront masquées ou rendues
visibles dans la feuille de travail Microsoft Excel.

3. Sélectionnez la langue ou le modèle dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

● Si un seul modèle contient la variante de la langue de connexion, l'exportation est effectuée


dans la langue de connexion et aucune interaction utilisateur n'est requise.
● S'il n'existe qu'un seul modèle dans le système pour ce scénario d'exportation, mais que la
variante de la langue de connexion n'est pas disponible, l'exportation est effectuée en anglais.
● Si plusieurs modèles existent dans le système pour ce scénario d'exportation, la boîte de
dialogue Liste de modèles s'affiche. Vous pouvez y sélectionner le modèle Microsoft Excel à
utiliser pour l'exportation. Ce modèle vous indique comment seront formatées les données
exportées. La version Microsoft Excel pertinente pour chaque modèle s'affiche.

4. Cliquez sur Télédécharger.


5. Un message vous indique que vous pouvez ouvrir ou sauvegarder le fichier qui contient les données que vous
venez d'exporter depuis SAP Business ByDesign. Cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder selon ce que vous
voulez faire avec les données exportées.
Selon que vous cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder, deux résultats sont possibles :
● Si vous cliquez sur Ouvrir, une feuille de travail comportant les données s'ouvre dans Microsoft Excel.
Le fichier a un nom temporaire, mais n'est pas sauvegardé. Vous pouvez utiliser toutes les fonctions
de Microsoft Excel pour organiser les données et sauvegarder cette feuille de travail.

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Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 31
● Si vous cliquez sur Sauvegarder, une boîte de dialogue Sauvegarder sous s'ouvre. Vous pouvez indiquer
un nom de fichier et un emplacement dans lequel sauvegarder le fichier Microsoft Excel exporté. Un
message vous informe une fois le télédéchargement réussi.
Vous pouvez ultérieurement accéder à l'emplacement dans lequel vous avez sauvegardé le modèle et
l'ouvrir.
6. Pour personnaliser le modèle, cliquez sur Modifier modèle dans la barre d'outils de SAP Business ByDesign.
L'éditeur de modèles s'ouvre.
L'éditeur vous permet d'apporter les modifications suivantes au modèle :
● modifier l'intitulé d'une colonne ;
● modifier la séquence des colonnes en sélectionnant Décaler vers le haut et Décaler vers le bas ;
● masquer une colonne en désélectionnant Visible.

Cliquez sur Générer pour sauvegarder les modifications du modèle.

Assurez-vous que le modèle adapté de la vue Gestion des modèles Office est téléchargé dans le
système SAP Business ByDesign.

2.1.9 Codes mouvement

Synthèse
Les codes mouvement permettent de classer les écritures dans la comptabilité générale et dans la comptabilité des
immobilisations en fonction des mouvements de compte auxquels elles se réfèrent (écritures d'ajustement ou
amortissement, par exemple). Les codes mouvement sont prédéfinis et ne peuvent pas être modifiés.
Les codes mouvement sont affectés aux profils de code mouvement. Dans les options pour un système comptable,
vous pouvez définir le profil de code mouvement à utiliser.
Le profil Codes mouvement par défaut est utilisé par défaut. Si vous avez activé la préparation de la consolidation
dans la configuration de gestion, vous avez la possibilité d'utiliser le profil Codes mouvement pour préparation de la
consolidation comme alternative. Ce profil comporte des codes mouvement spéciaux qui satisfont aux conditions
requises par la préparation de la consolidation.

Les options de configuration sont généralement définies par un administrateur. Si vous ne disposez pas
de l'autorisation requise, contactez votre administrateur.

Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Sélection du périmètre, développez l'élément de sélection du périmètre Comptabilité financière et de
gestion et sélectionnez Comptabilité générale, puis Préparation de la consolidation.

Codes mouvement dans la comptabilité générale

Codes mouvement disponibles avec le profil Codes mouvement par défaut


Dans la comptabilité générale, le profil Codes mouvement par défaut vous propose les codes mouvement suivants :
● 900: Solde initial
● 910: Ajout/Acquisition

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● 920: Reprise/Sortie
● 930: Utilisation/Usage
● 940: Transfert
● 950: Différences de change - Exercice en cours
● 960: Différences de change du solde initial
● 980: Déduction des intérêts courus
● 985: Ajout des intérêts courus
● 990: Autres modifications

Codes mouvement disponibles avec le profil Codes mouvement pour préparation de la


consolidation
Dans la comptabilité générale, le profil Codes mouvement pour préparation de la consolidation vous propose les
codes mouvement suivants :
● 500: Régularisation – Début de période
● 520: Ajout pour régularisations et provisions
● 540: Consommation régularisations et provisions
● 555: Cessions pour régularisations et provisions
● 560: Dissolution pour régularisations et provisions
● 570: Reclassement des régularisations et provisions
● 580: Déduction des intérêts courus
● 585: Ajout des intérêts courus
● 600: Capitaux propres – Début de période
● 620: Transfert du résultat net de l'exercice précédent
● 630: Distribution de dividendes
● 640: Augmentation/diminution du capital
● 623: Augmentation des capitaux propres
● 645: Réduction des capitaux propres
● 646: Reclassement des capitaux propres
● 650: Résultat net
● 660: Transferts pour activités abandonnées dans l'exercice en cours
● 670: Retrait pour activités abandonnées dans l'exercice en cours
● 690: Autres transactions
● 725: Acquisition d'immobilisation dans groupe (correction manuelle)
● 745: Sortie d'immobilisation dans groupe (correction manuelle)
● 780: Ajustements manuels pour acquisition/sortie d'immobilisation dans groupe
● 900: Solde initial

Utilisation
Vous utilisez les codes mouvement en comptabilité générale pour créer un échéancier des modifications (pour vos
comptes de provisions, par exemple). Pour ce faire, vous devez toujours indiquer un code mouvement pour chaque
écriture manuelle.

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Si vous souhaitez créer un échéancier des modifications, vous devez vous assurer, du point de vue
organisationnel, qu'à chaque écriture manuelle, un code mouvement est spécifié pour chacun des postes.
Pour afficher la colonne Code mouvement à la création d'une écriture comptable, sélectionnez Ouvrir la
boîte de dialogue des options (bouton de commande avec la clé) et incluez la zone appropriée dans
l'affichage.

Pour créer un échéancier des modifications, passez au poste de travail Comptabilité générale et sélectionnez
Rapports puis Échéancier des modifications. Certains codes mouvement sont regroupés pour ce rapport en fonction
des catégories prédéfinies pour un échéancier des modifications.
Vous pouvez créer divers types d'échéanciers des modifications, par exemple pour vos comptes de provisions. Pour
plus d'informations sur ce rapport, voir Échéancier des modifications [Page 225].

Codes mouvement dans la comptabilité des immobilisations


Lorsque vous procédez à des écritures manuelles en comptabilité des immobilisations, vous ne pouvez pas indiquer
de codes mouvement. C'est le système qui dérive automatiquement les codes mouvement de la transaction
commerciale pertinente. En comptabilité des immobilisations, les codes mouvement sont utilisés uniquement à titre
d'information, et ne sont pas utilisés dans le reporting.
Les codes mouvement dérivés sont affichés dans les écritures au journal.
Vous pouvez accéder à la vue Écritures au journal à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Écritures
au journal.

Vous pouvez créer un tableau des immobilisations dans la comptabilité des immobilisations. Toutefois, le
tableau des immobilisations n'utilise pas de codes mouvement. Vous trouverez ce rapport dans le poste
de travail Immobilisations, sous Rapports puis Tableau des immobilisations.
Pour plus d'informations, voir Tableau des immobilisations.

Voir aussi
Échéancier des modifications [Page 225]
Tableau des immobilisations

2.1.10 Articles

Synthèse
Un article est un produit tangible qui peut être produit, acheté et vendu. Vous créez les données principales des
articles dans la vue Articles du poste de travail Données produits. Des données de valorisation sont nécessaires si
l'article fait partie de votre stock. Tous les articles créés dans cette vue sont immédiatement visibles dans le poste
de travail Valorisation des stocks.

Fonctionnalités
Les données de valorisation présentes dans les données principales des articles jouent un rôle central dans la
valorisation des stocks et des mouvements de marchandises. Des tâches sont générées dans plusieurs postes de
travail si des données pertinentes pour la valorisation sont absentes.

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● Si l'échec d'un mouvement de stock est dû à l'absence de l'affectation de société/domiciliation pour l'article,
une tâche est envoyée au poste de travail Valorisation des stocks pour demander la gestion de l'affectation
organisationnelle relative à cet article. Dans l'onglet Valorisation de la fiche article, vous indiquez les
combinaisons société/domiciliation pour lesquelles cet article doit être utilisé dans la comptabilité et vous
gérez le statut de ces affectations organisationnelles.
● Si l'échec d'un mouvement de stock est dû à l'absence de certaines données de valorisation d'un article, une
tâche est envoyée au poste de travail Comptabilité générale. Cette tâche est également effectuée dans la vue
Valorisation de l'article.

Si vous voulez gérer des coûts pour plusieurs articles, utilisez l'activité Traiter coûts unitaires sous Tâches
courantes.

Types de coûts
Les types de coûts vous permettent d'affecter différents coûts à un article à des fins différentes. Le seul type de coût
qui affecte réellement la valorisation des stocks articles et des mouvements de stock dans le système est le coût du
stock.
Outre le coût du stock, les autres types de coûts disponibles sont le coût estimé, le coût budgété, la valeur
comptable et le coût FIFO périodique. Ces types de coûts n'ont aucune incidence sur la valorisation des stocks articles
ou des mouvements de stocks.
Pour plus d'informations sur les types de coûts, voir Types de coûts pour valorisation des stocks [Page 392].

Écritures au journal
Si le coût du stock est mis à jour pour un article en stock, une écriture de revalorisation est générée dans la
comptabilité générale. Vous pouvez afficher l'écriture au journal en recherchant le document de modification du
coût pertinent dans le poste de travail Comptabilité générale, au niveau de la vue Écritures au journal. Le montant de
l'écriture au journal est calculé en multipliant l'écart entre l'ancien et le nouveau coût par la quantité en stock.

Chaque modification de coût donne lieu à la génération d'un document de modification du coût si
l'affectation organisationnelle est active. Même si le nouveau coût est identique à l'ancien (par exemple, si
un calcul du coût de revient a abouti au même coût), un document de modification du coût est généré car
la référence de la pièce d'origine est nouvelle. En revanche, une écriture au journal n'est générée que si le
coût du stock est modifié et que l'article est en stock.

Groupe de détermination des comptes


Les données principales de valorisation des articles comprennent le groupe de détermination des comptes (matières
premières, produits intermédiaires ou produits finis).

Méthode de valorisation
Dans les données principales de valorisation des articles, vous définissez également la méthode de valorisation (coût
standard ou coût moyen pondéré).
Pour plus d'informations, voir Méthodes de valorisation [Page 396].

Historique des coûts du stock


Un historique des modifications du coût du stock d'un article est disponible dans le poste de travail Valorisation des
stocks, vue Articles et Coût unitaire des stocks.
Pour plus d'informations, voir Historique des coûts du stock [Page 407].

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Rapports sur les articles
Vous pouvez utiliser le rapport Coût unitaire des stocks [Page 574] pour obtenir des informations sur les coûts et
les comparaisons de coûts au cours d'une période définie.
Le rapport Stocks articles – Synthèse de solde [Page 561] fournit des informations sur les quantités et les valeurs
en stock.

Voir aussi
Valorisation [Page 375]

2.1.11 Lots de production

Synthèse
Les lots de production qui ont été validés dans la gestion de la chaîne logistique sont affichés dans le poste de travail
Valorisation des stocks, vue Lots de production. Le groupe de détermination des comptes est dérivé de l'article, la
règle de frais généraux est dérivée de la combinaison société/domiciliation et le centre de profit est dérivé de la
domiciliation.

Fonctionnalités
Dans la vue Lots de production du poste de travail Valorisation des stocks, vous pouvez afficher les lots de production
validés et réaffecter la règle de frais généraux.
Les lots de production validés sont soumis au calcul analytique des supports de coûts dans la comptabilité financière.
Lorsque des pièces sont retirées du stock pour être traitées, le compte de l'encours de fabrication (ECF) est débité
et le compte de stock articles est crédité. La consommation de services débite le compte ECF et crédite le centre
de coûts qui réalise le service.
Lorsque vous exécutez un cycle d'imputation des frais généraux pour des lots de production dans la vue Lots de
production - Imputation des frais généraux du poste de travail Valorisation des stocks, le cycle calcule les frais
généraux relatifs aux lots de production et les affecte des centres de coûts aux lots de production à l'aide des comptes
de charges appropriés. Les comptes de destination sur lesquels sont passées les écritures doivent être indiqués et
définis dans la configuration système à l'aide de la détermination des comptes. Les règles de frais généraux sont
définies dans le poste de travail Coûts et produits, vue Règles de frais généraux.

La détermination des comptes est définie dans les données de valorisation de l'article fabriqué, sur la base
du niveau de valorisation. Si l'article fabriqué présente le niveau de valorisation Spécification de produit, le
groupe de détermination des comptes peut être défini à ce niveau-là. Une fois le lot de production créé, il
n'est plus possible de modifier la spécification de produit du lot de production.
Pour plus d'informations sur les niveaux de valorisation, voir Niveaux de valorisation [Page 399].

Lorsque la production est terminée, une entrée de marchandises de la production crédite le compte ECF et débite
le compte de stock articles.
À la fin de la période, effectuez un cycle de rapprochement ECF dans le poste de travail Valorisation des stocks, vue
Compensation d'encours de fabrication. Les écarts entre les coûts utilisés et la valorisation de l'entrée de
marchandises de la production pour ce lot de production particulier sont ainsi rapprochés.
Les écarts de production sont comptabilisés comme suit :

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● Si l'article utilise la méthode de valorisation standard, les écarts de production sont imputés sur les comptes
d'écarts de production. Le solde du compte de l'en-cours de fabrication pour ce lot de production devient
donc nul. Ces comptes d'écarts sont également définis lors de la détermination des comptes.
● Si un article utilise la méthode de valorisation du coût moyen pondéré, les écarts de production ne sont pas
imputés sur un compte du même nom mais entraînent la réévaluation du stock articles.

Le cycle d'imputation des frais généraux doit être exécuté avant le cycle de compensation de l'en-cours de
fabrication.

Rapports
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour obtenir des informations supplémentaires sur l'encours de
fabrication au cours d'une période donnée :
● Lots de production - Postes
● Stocks d'en-cours de fabrication - Synthèse de solde

2.1.12 Ressources

Synthèse
Une ressource est un objet de données principales central que vous utilisez pour définir toutes les données relatives
à une machine, un outil, un véhicule ou un salarié, afin de permettre la planification et l'exécution d'un processus de
fabrication ainsi que de l'évaluation des coûts afférents. Le poste de travail Données principales de conception de la
chaîne logistique vous permet de gérer tous les paramètres nécessaires à l'intégration des ressources dans la
planification des approvisionnements, l'exécution de la production et la comptabilité financière.

Types de ressources
La vue Ressources du poste de travail Données principales de conception de la chaîne logistique met à votre
disposition plusieurs types de ressources que vous pouvez utiliser pour configurer les ressources en fonction de
leur nature et de leur utilisation dans le cadre de la planification, de l'exécution et de la comptabilité financière. Vous
pouvez définir les types de ressources suivants :
● Ressource d'équipement
Définissez une ressource d'équipement pour configurer, par exemple, une machine ou un outil en tant que
ressource dans le système.
● Ressource véhicule
Définissez une ressource véhicule pour configurer, par exemple, un chariot élévateur en tant que ressource
dans le système.
● Ressource de main-d'œuvre
Définissez une ressource de main-d'œuvre pour configurer, par exemple, un salarié qui exécute une activité
de production en tant que ressource dans le système.

Vous pouvez en outre combiner des ressources multiples en un groupe de ressources, à des fins de planification.
Selon le type de ressource, le système détermine les données à gérer. Par exemple, pour chaque ressource de main-
d'œuvre, vous pouvez gérer des données de fonction spécifiques.

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Utilisation de la ressource
L'utilisation de la ressource vous permet de définir les modalités de prise en compte de la ressource dans les
différents processus de gestion et domaines fonctionnels du système. Tous les attributs pertinents sont
automatiquement activés et désactivés selon l'utilisation de ressource sélectionnée.

L'accès à l'éditeur Nouvelle ressource est possible via les chemins suivants :
● Dans la vue Ressources, cliquez sur Créer et sélectionnez le type de nouvelle ressource que vous
voulez créer.
● Dans la barre de tâches, cliquez sur Tâches courantes et sélectionnez le type de nouvelle
ressource que vous voulez créer.

L'onglet Général vous permet de sélectionner les utilisations de la ressource suivantes :


● Ressource pertinente pour la comptabilité financière
Si vous voulez incorporer la ressource dans la valorisation des transactions commerciales en comptabilité
financière, vous devez la définir comme pertinente pour la comptabilité financière. Si vous cochez la case
Ressource pertinente pour la comptabilité financière, l'onglet Valorisation est visible. Vous pouvez saisir ici
les attributs spécifiques à prendre en compte dans le calcul des coûts.
● Ressource pertinente pour la planification des capacités
Dans la planification des approvisionnements, vous pouvez planifier les propositions de production en
fonction de la charge des ressources. Pour ce faire, vous devez définir les ressources concernées comme
pertinentes pour la planification, afin de les inclure dans la vue Planification de la gamme de fabrication. C'est
là que le système détermine les besoins en capacité requis pour pouvoir exécuter le processus de fabrication.
Lors de la validation du modèle de production, le système crée le modèle de planification validé (RPM) à l'aide
des informations de planification provenant de la vue Planification de la gamme de fabrication. Le modèle de
planification validé sert de base aux propositions de production dans la planification des approvisionnements.
Il vous permet de déterminer la charge des ressources d'après la capacité disponible, les temps d'utilisation
et les besoins en capacité des ressources concernées.

Si vous voulez affecter une ressource individuelle à un groupe de ressources, la ressource


individuelle ne doit pas être pertinente pour la planification.

● Ressource principale
Si vous voulez utiliser une ressource dans le processus de fabrication, vous devez l'affecter à une opération
ou une activité de la gamme de fabrication. En revanche, si vous voulez affecter une ressource à une opération,
vous devez la définir en tant que ressource principale. Lorsque vous planifiez les opérations dans l'exécution
de la production, les ressources principales sont un élément essentiel. Lorsque vous créez un ordre de
production dans l'exécution de la production, les opérations sont planifiées en fonction de la disponibilité des
ressources principales. Une zone logistique doit être associée à chaque ressource principale en vue de la
détermination de l'aire de stockage et de sortie de production correspondante pour les composants et
produits fabriqués.
● Ressources multiples
Vous pouvez définir une ressource individuelle comme représentative de plusieurs ressources similaires. Si
vous cochez la case Ressources multiples, la zone Nombre de ressources sur l'onglet Temps d'utilisation est
activée. La ressource gagne ainsi en rapidité. Si vous disposez, par exemple, de trois perceuses identiques,
vous pouvez les modéliser dans le système sous forme de ressources multiples. Vous pouvez également
obtenir le même résultat en utilisant un groupe de ressources. Dans ce cas, vous pouvez configurer chaque
ressource comme une ressource distincte dans le système, puis créer un groupe de ressources à des fins de
planification.

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Temps d'utilisation
Pour chaque ressource de production principale, vous devez définir des temps d'utilisation. Les temps d'utilisation
déterminent la disponibilité d'une ressource sur la base du calendrier de la durée de travail du site correspondant.
Sur l'onglet Temps d'utilisation , vous pouvez définir des temps d'utilisation standard ou dépendants de la période
par le biais d'un programme d'affectation ou d'un modèle de périodicité d'heures de service. Par opposition aux
heures de service standard, les heures de service dépendantes de la période ne sont valides que pour une période
de validité donnée. Vous pouvez en outre gérer des temps d'arrêt uniques (activités de réparation à court terme,
par exemple) ou des temps supplémentaires (durée de travail nécessaire pour un ordre non planifié, par exemple).
Le nombre de ressources et l'utilisation des ressources possèdent une validité temporelle. Vous pouvez les définir
séparément en fonction des différents temps d'utilisation. L'utilisation des ressources vous permet de définir la
capacité totale d'une ressource disponible dans le cadre des temps d'utilisation définis. Par exemple, la capacité
d'une ressource est généralement égale à 100 %. Toutefois, si une ressource est utilisable dans deux opérations à
la fois, vous pouvez porter ce chiffre à 200 %. Vous pouvez également le ramener à 50 % dans le cas où la ressource
ne peut pas fonctionner à pleine capacité pour des raisons de maintenance.
Enfin, vous pouvez définir un modèle contenant des temps d'utilisation prédéfinis, lesquels sont fournis par le modèle
de durée du travail des ressources. Dans ce cas, le système copie simplement vers la ressource toutes les
informations relatives aux temps d'utilisation qui sont gérés dans le modèle de durée du travail. Lorsque vous
modifiez les temps d'utilisation copiés dans la ressource, le lien vers le modèle de durée du travail est rompu.

Capacité et ordonnancement
L'onglet Capacité et ordonnancement de l'éditeur Nouvelle ressource vous permet de définir des attributs spécifiques
pour l'ordonnancement et la planification des capacités.

L'accès à l'éditeur Nouvelle ressource est possible via les chemins suivants :
● Dans la vue Ressources, cliquez sur Créer et sélectionnez le type de nouvelle ressource que vous
voulez créer.
● Dans la barre de tâches, cliquez sur Tâches courantes et sélectionnez le type de nouvelle
ressource que vous voulez créer.

Vous pouvez gérer les données suivantes :


● Marge d'ordonnancement
La marge d'ordonnancement est une durée fixe ajoutée au délai de l'opération de planification. Elle permet
de se prémunir contre les fluctuations de délai dues à des problèmes imprévus (composants manquants,
temps d'attente des ressources, etc.). Si de tels problèmes surviennent, la marge d'ordonnancement permet
d'étendre le délai de l'ordre de production dans la fabrication. Elle crée un intervalle temporel délimité par
des dates de début au plus tôt et au plus tard, dans lequel le traitement de l'ordre de production doit démarrer.
● Type de période
Le type de période vous permet de spécifier la période dans laquelle vous voulez planifier la ressource : jour
ou semaine, par exemple.
● Utilisation par période
L'utilisation par période vous permet de spécifier le pourcentage de la capacité totale de la ressource à
prendre en considération dans la planification. Vous pouvez ainsi définir la charge réelle d'une ressource en
production, pour une sécurité accrue de la planification. Par exemple, une machine fonctionne 8 heures par
jour et l'utilisation des ressources pour cette machine est de 100 %. Il faut donc prendre en considération
une durée de 8 heures pour la production. Toutefois, vous savez par expérience que cette machine est souvent

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source de retards lors de l'exécution de certaines opérations. Vous pouvez alors définir une utilisation par
période de 80 %. Pour une période d'une semaine de 5 jours, la ressource sera planifiée avec une capacité
de 32 heures. L'utilisation par période ne peut être gérée sur l'onglet Capacité et ordonnancement que si vous
avez défini la ressource comme pertinente pour la planification des capacités sur l'onglet Général .

Valorisation
Chaque ressource assure un service sur lequel vous pouvez vous baser pour valoriser la consommation des services
dans le cadre d'un processus de fabrication donné. Pour ce faire, vous devez définir la ressource comme pertinente
pour la comptabilité financière. Vous pouvez alors gérer les données de valorisation relatives à la ressource. Pour
chaque ressource pertinente pour la comptabilité financière, vous devez spécifier un centre de coûts et un tarif
unitaire correspondant au service assuré par la ressource. Si la ressource fournit un seul service, vous pouvez gérer
le tarif unitaire sur l'onglet Valorisation de l'éditeur Nouvelle ressource. En revanche, si la ressource fournit plusieurs
services à différents tarifs unitaires, vous pouvez ajouter ces différents services à la ressource sur l'onglet
Services . Si vous voulez, par exemple, définir des tarifs unitaires différents pour les activités de mise en route et
de production d'une machine, vous pouvez définir deux services distincts pour ces activités.
La consommation d'un service peut être calculée sur la base de l'utilisation des ressources ou de la quantité de
l'opération. En sélectionnant la méthode de calcul, vous pouvez définir le mode de calcul de la consommation du
produit service. Si la consommation de service est exprimée en durée, sa valeur peut être égale à la durée d'utilisation
de la ressource. Si la consommation du produit service est exprimée en une unité de quantité arbitraire, sa valeur
peut être proportionnelle à la quantité de l'opération.
La gestion des tarifs unitaires d'un service s'effectue dans le poste de travail Données produits. Si une ressource
comporte à la fois des services sur l'onglet Service et un tarif unitaire géré sur l'onglet Valorisation , le système
utilise toujours le tarif unitaire de l'onglet Valorisation .

L'accès à l'éditeur Nouvelle ressource est possible via les chemins suivants :
● Dans la vue Ressources, cliquez sur Créer et sélectionnez le type de nouvelle ressource que vous
voulez créer.
● Dans la barre de tâches, cliquez sur Tâches courantes et sélectionnez le type de nouvelle
ressource que vous voulez créer.

Une fois que vous avez géré le tarif unitaire sur l'onglet Valorisation , ce tarif est utilisé. Vous pouvez définir
la limite de la période pour laquelle le tarif est valide à l'aide de la fonction de délimitation. Vous pouvez ainsi
entrer une date jusqu'à laquelle le tarif est valide.

Pour une ressource de main-d'œuvre, vous pouvez spécifier le job décrivant le rôle de l'employé affecté à cette
ressource. Si une ressource correspond à une immobilisation en comptabilité financière, vous pouvez lui affecter
l'article individuel correspondant à des fins de documentation.

Voir aussi
Gammes
Planification des approvisionnements
Gestion des tâches logistiques

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2.2 Devises et taux

2.2.1 Devises

Synthèse
Une devise est le moyen de paiement légalement reconnu dans un pays donné. La devise doit être indiquée pour
tout montant financier saisi dans le système. Les devises sont indiquées selon la norme ISO, telle que EUR pour les
euros ou USD pour les dollars américains.
Toutes les devises définies dans la norme ISO 4217 sont prises en charge.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Devises dans la liste des activités.

Devises en comptabilité financière


En comptabilité financière, il existe différents types de devise :
● Devise interne
Les sociétés doivent stocker leurs données financières dans la devise interne du pays où elles sont
implantées ; elles doivent également effectuer leur clôture d'exercice dans cette devise.
● Devise de la transaction
Chaque transaction commerciale est saisie dans la pièce d'origine dans la devise de la transaction. Si la devise
de la transaction diffère de la devise interne, le montant exprimé en devise de la transaction est ultérieurement
converti en devise interne.

Conversion de devises
Dans la comptabilité, les devises et la conversion de devise sont utilisées pour les activités suivantes :
● Comptabilisation d'une pièce en devise étrangère (c'est-à-dire dans la devise de la transaction qui n'est pas
la devise interne)
● Réévaluation en devise étrangère

Lors de la conversion d'une devise dans une autre, le système applique les taux de change que vous spécifiez.
Vous pouvez accéder à la vue Traiter taux de change à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Tâches
courantes.

Voir aussi
Guide de consultation rapide Taux de change
Taux de change, type de taux de change et type de conversion [Page 241]
Réévaluation en devise étrangère

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2.2.2 Profil de conversion de devises

Synthèse
Le profil de conversion de devises définit la transaction commerciale à convertir et la façon de procéder. Autrement
dit :
● le type de conversion (cours de vente, cours d'achat ou taux de change moyen) ;
● la date (date de la pièce, date comptable ou date de conversion) ;
● la catégorie de taux de change.

Profils de conversion standard


Deux profils de conversion sont disponibles dans le système :
● Type de conversion de devise standard : taux de change moyens
Ce profil de conversion de devises permet d'utiliser le taux de change moyen pour toutes les transactions
commerciales.
● Type de conversion de devise : cours d'achat/taux de change moyen/cours de vente
Les paramètres de ce profil de conversion de devises sont définis conformément aux règles comptables du
code de commerce allemand (HGB). Le type de conversion indiqué pour chaque transaction commerciale
correspond au poste du bilan en rapport avec cette transaction commerciale :

Poste de bilan Type de conversion


Immobilisations : Coût d'acquisition Taux de change moyen
Immobilisations : Coûts de remplacement Taux de change moyen
Immobilisations : Valeur du jour Cours d'achat
Comptabilité clients Cours d'achat
Stocks : Coût d'acquisition Taux de change moyen
Stocks : Coûts de remplacement Taux de change moyen
Stocks : Valeur du jour Cours d'achat
Solde bancaire et liquidités Cours d'achat
Charges payées d'avance Taux de change moyen
Comptabilité fournisseurs Taux de change moyen
Provisions Taux de change moyen
Produit retardé Cours d'achat
Autres postes de bilan Taux de change moyen

Définir un profil de conversion de devises


Vous pouvez définir des profils de conversion des devises à votre gré.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée puis l'activité Profils de conversion de devises dans la liste des activités.

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Affectation à un système comptable
Lorsque vous affectez des sociétés à un système comptable, vous devez aussi affecter un profil de conversion de
devises à chaque société. Ainsi, un profil de conversion de devises est valide pour une société dans un système
comptable. Il est également possible d'affecter le même profil de conversion de devises à plusieurs sociétés d'un
système comptable.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase d'intégration et d'extension puis sélectionnez Système comptable dans la liste des activités.

Voir aussi
Système comptable [Page 43]
Taux de change [Page 241]

2.3 Système comptable

2.3.1 Système comptable

Synthèse
Un système comptable forme un ensemble complet et cohérent de données comptables requises pour le reporting
légal et pour la création des états financiers. Il est constitué d'un grand livre et de livres auxiliaires (Immobilisations,
Stock, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Livre auxiliaire de caisse, Livre auxiliaire de taxes et Coûts et
produits).
Vous définissez votre propre système comptable, qui est constitué des options générales suivantes :
● Règles comptables [Page 47] (IFRS ou règles comptables locales, telles que les règles générales
comptables américaines (US GAAP) ou le code de commerce allemand) ;
● Principe de reporting (compte de résultat par fonction, reporting par centre de profit, reporting sectoriel)
● Plan comptable [Page 70]
● Version d'exercice comptable [Page 75] (l'exercice comptable correspond à une année civile ou il s'agit
d'un exercice comptable divergent)

Définir un système comptable


Vous devez définir au moins un système comptable et lui affecter au moins une société avant de créer des écritures
au journal dans le système :
● Spécifier les options essentielles
Vous définissez les options essentielles pour le système comptable dans Configuration de gestion.
Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la
vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet .

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Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 43
Dans l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez
Comptabilité générale.
● Définir les différentes parties du système comptable
Vous définissez les différentes parties du système comptable (comme le plan comptable) dans Configuration
de gestion.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation des différentes parties du système comptable.
● Affecter les parties de système comptable au système comptable
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase d'intégration et d'extension puis sélectionnez Système comptable dans la liste des
activités.
Pour plus d'informations, voir Configuration : Système comptable.

Reporting parallèle
Vous pouvez définir plusieurs systèmes comptables avec des options différentes. Cela vous permet d'avoir des
systèmes comptables différents avec des règles comptables différentes et de pouvoir préparer vos états financiers
suivant des règles comptables variées (par exemple suivant les règles comptables locales et l'IFRS). Le fait
d'exécuter un reporting en parallèle de cette manière est appelé reporting parallèle. Vous pouvez aussi définir
plusieurs systèmes comptables si vous souhaitez préparer vos états financiers suivant différents systèmes
comptables, versions d'exercice comptable ou principes de reporting. Pour plus d'informations, voir Systèmes
comptables multiples [Page 44].

2.3.2 Systèmes comptables multiples

Synthèse
Vous pouvez définir plusieurs systèmes comptables avec des options différentes. Cette fonctionnalité vous permet,
par exemple, de préparer vos états financiers sur la base de plusieurs règles comptables, procédure connue sous
le nom de reporting parallèle. Elle vous permet également de préparer des sets d'états financiers parallèles basés
sur plusieurs plans comptables, versions d'exercice comptable ou principes de reporting.

Plus vous définissez de systèmes comptables, plus votre volume de pièces augmente. SAP vous
recommande donc d'évaluer la pertinence de la création de systèmes comptables supplémentaires.

Exemples d'application
Les exemples suivants illustrent des cas dans lesquels vous pouvez être amené à définir deux systèmes comptables :
● Règles comptables locales et IFRS
Supposons que vous deviez préparer votre clôture d'exercice en fonction des normes IFRS (International
Financial Reporting Standards) en plus de vos règles comptables locales. Vous créez deux systèmes
comptables et affectez vos règles comptables locales à l'un des systèmes et les normes IFRS à l'autre. Vous

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affectez également le plan comptable pertinent aux systèmes en fonction des règles comptables et utilisez
ainsi plusieurs plans comptables.
● Séparation du bilan commercial et du bilan fiscal
En Allemagne, la loi de modernisation du droit comptable (BilMog) entrée en vigueur le 1er janvier 2010
recommande de séparer le bilan commercial du bilan fiscal. Vous créez donc deux systèmes comptables : un
pour le bilan commercial et l'autre pour le bilan fiscal, puis leur affectez les règles comptables respectives
appropriées. Vous affectez le même plan comptable (SKR03 ou SKR04) à chaque système comptable car
vos transactions ne différent que du point de vue de quelques règles ou méthodes de valorisation.

Configuration et options
● Affectation de sociétés aux systèmes comptables
Pour chaque système comptable, vous affectez toutes les sociétés auxquelles s'appliquent les options
principales du système concerné :
○ Chaque société doit être affectée à un système comptable au moins pour permettre la passation des
écritures la concernant.
○ Chaque société peut être affectée à plusieurs systèmes comptables (reporting parallèle).
● Définition de plans comptables, structures de rapport financier et détermination des comptes
Si vous utilisez plusieurs plans comptables, vous devez ajouter les comptes généraux supplémentaires que
vous avez créés à tous les plans comptables, ainsi qu'aux structures de rapport financier et à la détermination
des comptes associées.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
● Affectation de domaines d'évaluation des immobilisations aux systèmes comptables
Vous devez affecter au moins un domaine d'évaluation des immobilisations [Page 281] à chaque système
comptable. Lors de l'affectation, seules les valeurs du domaine d'évaluation des immobilisations pertinent
pour la comptabilité générale sont transférées du livre auxiliaire des immobilisations au grand livre. Pour tous
les autres domaines d'évaluation, les valeurs sont sauvegardées dans le livre auxiliaire des immobilisations,
où elles sont disponibles pour créer des rapports :
○ Si vous définissez des systèmes comptables multiples et que vous avez seulement affecté un domaine
d'évaluation des immobilisations à chaque système comptable, les valeurs présentes dans le livre
auxiliaire des immobilisations sont automatiquement transférées dans le grand livre correspondant.
○ Vous définissez également des systèmes comptables séparés, auxquels vous affectez des domaines
d'évaluation des immobilisations distincts si vous devez valoriser les coûts d'acquisition et de production
d'après plusieurs règles comptables (les règles comptables locales et les normes IFRS, par exemple).
Les dispositions des règles comptables peuvent présenter d'importantes différences, par exemple du
point de vue de la capitalisation. Par ailleurs, la coexistence de plusieurs règles peut nécessiter la
capitalisation de différents montants de coûts d'acquisition et de production.

Écriture
Si vous avez défini plusieurs systèmes comptables, les transactions commerciales sont automatiquement
comptabilisées dans tous les systèmes comptables en fonction de la détermination des comptes. Si les règles et
méthodes de valorisation des règles comptables affectées présentent des différences, des écritures au journal
distinctes sont générées pour les transactions dans chaque système comptable. Ainsi, une transaction individuelle
peut donner lieu à plusieurs écritures au journal.
Les écritures manuelles vous permettent d'indiquer si la comptabilisation s'applique à un seul système comptable :

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● Si vous utilisez plusieurs plans comptables pour vos systèmes comptables, une écriture distincte doit être
créée pour chaque système (ce qui signifie que vous devez créer plusieurs écritures comptables).
● Si vous avez affecté le même plan comptable à tous les systèmes comptables, toute écriture n'indiquant
aucun système comptable particulier s'applique à tous les systèmes comptables. Vous pouvez également
indiquer un système comptable individuel pour une écriture.

Incidences sur les livres auxiliaires


Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables, vous devez définir des données principales distinctes pour chaque
système comptable dans certains livres auxiliaires :

Livre auxiliaire Données principales Commentaire


Immobilisations Immobilisations Vous devez affecter au moins un domaine d'évaluation des immobilisations à
chaque système comptable.
Stocks Article Vous devez saisir des coûts unitaires des stocks distincts pour chaque système
comptable.
Stocks Service Vous devez saisir des tarifs unitaires des services distincts pour chaque système
comptable.
Coûts et produits Répartition Vous devez saisir des règles de répartition distinctes pour chaque système
comptable.
Coûts et produits Frais généraux Vous devez saisir des règles de frais généraux distinctes pour chaque système
comptable.

Incidences sur les activités de clôture


Si vous avez affecté le même plan comptable à tous les systèmes comptables, vous pouvez exécuter les activités
de clôture automatiques (telles que la compensation EM/EF, la réévaluation en devise étrangère ou les reports de
solde) pour tous les systèmes comptables en une seule exécution ; pour cela, vous ne définissez aucun système
comptable pour l'exécution. Vous pouvez également exécuter un cycle de clôture pour un système comptable
individuel.
En revanche, le cockpit de clôture vous permet de suivre et d'exécuter les activités de clôture d'un système
comptable seulement.
Vous pouvez accéder à la vue Cockpit de clôture à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Cockpit de
clôture.

Incidences sur le reporting


Vous pouvez seulement générer les rapports existants pour un système comptable individuel. Aucun rapport ne
permet de comparer les données de plusieurs systèmes comptables. Le rapprochement doit lui aussi être effectué
séparément pour chaque système.

Définir un nouveau système comptable


Si vous utilisez déjà l'application en mode productif (ce qui signifie qu'il existe déjà des pièces pour un système
comptable), suivez les recommandations ci-après pour définir un nouveau système comptable :
● Il est impossible d'affecter une société à un nouveau système comptable s'il existe des pièces pour cette
société.

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● Vous pouvez affecter une nouvelle société à un nouveau système comptable s'il n'existe aucune écriture au
journal pour cette société. Dans ce cas, il est néanmoins nécessaire de procéder à une migration des données
pour transférer les soldes initiaux et autres dans le nouveau système comptable.

Voir aussi
Système comptable [Page 43]
Configuration : Système comptable
Plan comptable [Page 70]
Afficher et traiter un plan comptable [Page 73]
Traiter les structures du rapport financier
Détermination automatique des comptes [Page 88]

2.3.3 Règles comptables

Synthèse
Les règles comptables sont des ensembles de règles et de conventions de procédure locales ou internationales qui
servent de cadre à la tenue de la comptabilité et à l'élaboration des états financiers. Exemples :
● Normes internationales d'information financière (IFRS) ;
● règles générales comptables américaines (US GAAP) ;
● code de commerce allemand (HGB).

Règles comptables et système comptable


Vous devez affecter des règles comptables à chaque système comptable. De cette façon, les états financiers des
sociétés utilisant un système comptable donné reposent sur les mêmes règles comptables.
Lorsque vous affectez des règles comptables au système comptable local, les règles comptables applicables dans
le pays sélectionné lors de la configuration de gestion sont automatiquement proposées. Cependant, si vous le
voulez, vous pouvez toujours affecter des règles comptables différentes.

Si vous avez sélectionné les États-Unis comme pays dans la configuration de gestion, les règles générales
comptables américaines (US GAAP) sont automatiquement proposées pour un système comptable.

Les règles comptables IFRS ne sont affectées à aucun pays car il ne s'agit pas de règles comptables locales.
Vous pouvez utiliser ces règles comptables pour n'importe quel pays.

Vous pouvez aussi appliquer plusieurs ensembles de règles comptables en parallèle (reporting parallèle). Dans ce
cas, vous devez définir un système comptable distinct pour chaque ensemble de règles comptables. Pour plus
d'informations, voir Systèmes comptables multiples [Page 44].

Corrélations
Les effets de l'affectation de règles comptables à un système comptable sont les suivants :
● Comptabilisations automatiques

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Les comptabilisations automatiques reposent sur les règles comptables affectées à la société et au système
comptable.
● Configuration
Des options différentes sont automatiquement proposées en fonction des règles comptables, les domaines
d'évaluation des immobilisations par exemple.
● Méthodes d'évaluation/de réévaluation
Pour les cycles d'évaluation/de réévaluation (tels que les cycles de réévaluation en devise étrangère), les
méthodes d'évaluation/de réévaluation utilisées sont celles exigées par les règles comptables.

2.3.4 Principes de reporting

2.3.4.1 Compte de résultat par fonction

Synthèse
La logique comptable du système standard est prévue pour la création de comptes de résultat par fonction.
Avec cette méthode, les produits ne sont comparés qu'aux coûts engagés pour les produits ou services vendus.
Vous pouvez ainsi identifier les activités pour lesquelles les coûts sont engagés.
Par ailleurs, les coûts périodiques sont généralement présentés par domaine fonctionnel.
Pour plus d'informations sur les domaines fonctionnels, voir Domaines fonctionnels [Page 18].

Structure
Avec le compte de résultat par fonction, la consommation des ressources est structurée par activité (R&D,
production, ventes et administration, par exemple). Les comptes de résultat par fonction peuvent être structurés
comme suit :

Produits
– Réductions sur ventes
– Coût des marchandises vendues
= Marge brute
– Coûts des ventes
– Coûts de gestion
– Coûts de recherche et de développement
= Résultat

Dans l'exemple ci-dessus, le coût des marchandises vendues est déduit des produits. Pour plus d'informations sur
le calcul du coût des marchandises vendues, voir Constatation des produits pour les ventes de produits et les retours
clients [Page 630].

Activation
Pour plus d'informations sur l'activation du compte de résultat par fonction, voir Principe de reporting.

SAP Business ByDesign Mai 2013


48 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Contexte de gestion
Logique comptable
Avec la logique comptable du compte de résultat par fonction, toutes les charges de production sont directement
imputées aux encours de fabrication. Les coûts engagés ne sont considérés comme coûts des marchandises
vendues que lorsque le produit associé a été vendu.
Le système considère les charges pour les documents de vente comme coûts des marchandises vendues.

Si vous ne reportez pas les coûts, ils sont directement considérés comme des charges.
Si vous utilisez la constatation des produits, la période à laquelle ces coûts sont considérés comme des
charges est fonction de la méthode de constatation des produits.
Pour plus d'informations sur la constatation des produits, voir Constatation des produits pour les ventes
de produits et les retours clients [Page 630].

Contrairement au compte de résultat comptable, le compte de résultat par fonction ne prend pas en compte les
modifications de stock.

Structure de coûts
Les coûts sont classés comme coûts des ventes, coûts d'administration etc. en fonction des activités auxquelles ils
sont liés. Ce classement repose sur les domaines fonctionnels.
Le compte de résultat par fonction implique donc que les domaines fonctionnels soient activés dans votre système.
Les domaines fonctionnels sont également requis si vous voulez analyser la marge.
Pour plus d'informations sur les domaines fonctionnels, voir Domaines fonctionnels [Page 18].

Voir aussi
Constatation des produits pour les ventes de produits et les retours clients [Page 630]
Exécutions de compensation de l'encours de fabrication [Page 514]
Principe de reporting
Domaines fonctionnels [Page 18]
Compte de résultat comptable [Page 49]
Passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable [Page 51]

2.3.4.2 Compte de résultat comptable

Synthèse
La logique comptable du système standard est prévue pour la création de comptes de résultat par fonction.
Si vous voulez créer des comptes de résultat comptables, vous devez saisir manuellement des écritures
d'ajustement.
Dans le compte de résultat comptable, le résultat d'exploitation est décomposé en éléments de produit et natures
comptables individuels. Ce type de compte de résultat utilise la structure de compte pour présenter les coûts et
produits observés sur une période donnée (par exemple, les coûts des articles).
Le compte de résultat comptable se présente comme suit :

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 49
Produits
- réductions sur ventes
+/- Variation des stocks
+ activités internes capitalisées
+/- Variation de l'encours de fabrication
= Rendement total
- coûts totaux (= coûts des articles + salaires + autres coûts)
= Résultat

Avec la présentation par nature, les coûts totaux de la période sont constatés par rapport au rendement total de la
période.
Pour plus d'informations sur le compte de résultat comptable, voir Principe de reporting.

Logique comptable
La logique comptable du compte de résultat comptable présente tous les coûts périodiques indépendamment du
produit des ventes déjà réalisé.
Comme le système standard applique par défaut la logique comptable du compte de résultat par fonction, l'utilisation
du compte de résultat comptable nécessite l'apport périodique d'écritures manuelles. Ainsi, vous pouvez
comptabiliser les variations des stocks et les charges liées aux articles qui ne sont pas prises en compte par la logique
comptable de la méthode par fonction.
Pour une description détaillée sur le passage d'une méthode à l'autre, voir Passage du compte de résultat par fonction
au compte de résultat comptable [Page 51].

Vous pouvez désactiver l'utilisation des domaines fonctionnels si vous créez uniquement des comptes de
résultat comptables.
Si vous voulez aussi créer des comptes de résultat par fonction, vous devez activer l'utilisation des
domaines fonctionnels.
Pour plus d'informations sur les domaines fonctionnels, voir Domaines fonctionnels [Page 18].

Présentation des coûts périodiques


Lorsque vous créez des comptes de résultat comptables, vous utilisez la structure de compte pour présenter les
coûts et produits observés sur une période donnée (par exemple, les coûts des articles).

Voir aussi
Compte de résultat par fonction [Page 48]
Passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable — Synthèse [Page 51]

SAP Business ByDesign Mai 2013


50 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Contexte de gestion
2.3.4.3 Compte de résultat par fonction/Compte de résultat
comptable

2.3.4.3.1 Passage du compte de résultat par fonction au compte de


résultat comptable : Préparation

Synthèse

Ce document est valable uniquement si une des deux conditions suivantes est remplie :
● Votre première version de SAP Business ByDesign était FP4.0 ou une version ultérieure.
● Vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version
ultérieure à partir d'une version inférieure à FP4.0 et vous avez activé l'option Coûts pour documents
de vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion.
Pour accéder à cette option, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue
Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . Si dans l'étape Questions, sous Comptabilité financière et de
gestion Comptabilité générale Comptabilité générale , la question Voulez-vous comptabiliser
les coûts pour les documents de vente sur des comptes de charges au lieu du compte Coûts des
marchandises vendues ? est sélectionnée, alors l'option est activée.

Si vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version ultérieure à
partir d'une version inférieure à FP4.0, mais que vous n'avez pas activé l'option Coûts pour documents de
vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion, voir Passage du compte de résultat par
fonction au compte de résultat comptable.

La logique comptable du système est prévue pour créer des comptes de résultat par fonction. Une comparaison des
états au niveau international est ainsi possible. Dans certains pays, les sociétés sont tenues de créer des comptes
de résultat comptables.
Dans les comptes de résultat comptable, le résultat d'exploitation est décomposé en natures comptables et éléments
de produit individuels. Il est ainsi possible d'identifier les facteurs de production à l'origine des coûts engagés.
Dans le compte de résultat par fonction, les coûts sont basés sur la structure de quantités côté recette. Il est ainsi
possible d'identifier les entités organisationnelles (recherche et développement, production, ventes ou
administration) à l'origine des coûts.
Les deux comptes de résultat - par fonction et comptable - aboutissent au même résultat d'exploitation.

Pertinence
Le processus décrit ici pour la création de comptes de résultat comptables vous concerne uniquement si vous voulez
établir des comptes de résultat comptables (sociétés implantées en Allemagne ou en France).

Une documentation sur ce sujet est disponible pour les pays suivants : Autriche, Allemagne et Suisse. Afin
de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez
Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez le pays voulu.
Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 51
Les exemples indiqués font référence aux comptes des plans comptables allemands SKR03 et SKR04.

Si l'une des deux conditions suivantes s'applique, effectuez les corrections décrites ci-après dans chaque période :
● Vous fabriquez des articles gérés en stock.
● Vous créez des charges à payer/produits à recevoir pour les coûts des processus de vente.

Si aucune des conditions ci-dessus ne s'applique, les étapes décrites dans ce document ne sont pas
pertinentes.

Flux de processus
Le système standard supporte le compte de résultat par fonction. Pour créer des comptes de résultat comptable,
vous devez exécuter les étapes ci-après dans l'ordre indiqué :
1. collecter les données requises à l'aide de rapports ;
2. passer des écritures de correction.

Options système standard


Si vous voulez créer votre compte de résultat comptable, vous devez définir différentes options pour les comptes
et pour la détermination des comptes. Les options fournies dans la version standard du produit sont décrites ci-
dessous.
La table suivante liste tous les comptes requis pour passer du compte de résultat par fonction au compte de résultat
comptable à l'aide des plans comptables SKR3 et SKR4, par exemple.

Comptes pour le passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable

Numéro Numéro Domaine fonctionnel


de de (Gère l'affectation
compte compte dans la version du Affectation dans la
dans dans compte de résultat par version du compte de
SKR03 SKR04 Intitulé du compte Groupe de comptes fonction) résultat par fonction
270590 483590 Gains écarts prx prod. - Écarts 1500 Autres charges
Cpte corr. pour CR d'exploitation
comptable
400990 500990 Consommation Coûts/Charges 1500 Charges d'exploitation
d'articles - Corr. Cpte pour matières
corr. pour CR premières et
comptable consommables
420090 630090 Pertes écart prx prod. - Écarts 1500 Autres charges
Cpte corr. pour CR d'exploitation
comptable
498910 689910 Corr. autres charges Coûts/Charges 9910 Autres charges d'expl. -
d'exploitation Corr. pour résultat
comptable
498920 688920 Corr. frais de personnel Coûts/Charges 9910 Frais de personnel -
Corr. pour CR
comptable
898010 480010 Corr. Var. stocks Coûts Recettes/gains 9910 Var. stocks. – Corr.
différés (articles) pour compte de
résultat comptable

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Numéro Numéro Domaine fonctionnel
de de (Gère l'affectation
compte compte dans la version du Affectation dans la
dans dans compte de résultat par version du compte de
SKR03 SKR04 Intitulé du compte Groupe de comptes fonction) résultat par fonction
898020 480020 Corr. Var. stocks Coûts Recettes/gains 9910 Var. stocks. – Corr.
différés (personnel) pour compte de
résultat comptable
898030 480030 Corr. Var. stocks Coûts Recettes/gains 9910 Var. stocks. – Corr.
différés (autres pour compte de
charges d'expl.) résultat comptable
896010 481010 Variations des stocks - Recettes/gains Type de support des Variations des stocks
Produits finis vendus coûts/type de centre
de coûts
896020 481020 Corr. variations des Recettes/gains 9910 Variations des stocks
stocks
999100 999100 Production - Cpte corr. Coûts/Charges 1500 Var. stocks. – Corr.
pour CR comptable pour compte de
résultat comptable

Vous pouvez afficher ces options dans le poste de travail Configuration de gestion. Utilisez les chemins suivants :
● Pour les comptes :
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
Cliquez sur Traiter plan comptable.
● Pour les groupes de détermination des comptes :
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
Cliquez sur Traiter groupes de détermination des comptes.
● Pour les domaines fonctionnels :
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Options pour le compte de résultat par
fonction et l'analyse du bénéfice réalisé dans la liste des activités.
Cliquez sur Traiter la détermination du domaine fonctionnel.
● Pour l'affectation dans la version du compte de résultat par fonction :
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
Cliquez sur Traiter les structures du rapport financier.

Détermination des comptes pour les articles


Étant donné que les écritures d'ajustement doivent être différenciées par compte de résultat comptable, la
détermination des comptes de consommation pour le compte de résultat comptable doit être suffisamment affinée
pour que la sortie de matières premières et de produits intermédiaires puisse être différenciée au niveau du lot de
production.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 53
La détermination des comptes standard utilise un compte de variation des stocks pour la sortie des produits
intermédiaires. On considère ici que les produits finis sont sortis pour être vendus. Si vous sortez également des
produits finis pour la consommation, par exemple pour un centre de coûts de qualité, vous devez passer des écritures
de correction pour recomptabiliser de variation des stocks en consommation d'articles.

Détermination des comptes pour les articles

Groupe de
détermination des Coûts matières Coûts matières
Numéro de groupe comptes SKR03 SKR04 Nom du compte
3010 Matières premières 400000 500000 Charges pour matières
premières
3020 Matières et fournitures 401000 501000 Charges pour
consommables fournitures et
consommables
3030 Produits 400010 500010 Charges pour produits
intermédiaires intermédiaires
3040 Produits finis 896010 481010 Variations des stocks -
Produits finis
3050 Biens 896010 481010 Variations des stocks -
commercialisables Produits finis

Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.
Sélectionnez Stocks puis Produits et charges.

Étapes de clôture
Utilisez une étape de clôture distincte pour créer des écritures pour le passage du compte de résultat par fonction
au compte de résultat comptable telle que l'étape de clôture 80. Vous pourrez ainsi identifier les écritures
correspondantes à tout moment.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Étapes de clôture dans la liste des activités.

Imprimer le compte de résultat


Pour imprimer le compte de résultat après avoir passé les écritures manuelles, procédez comme suit :
1. Passez au poste de travail Comptabilité générale, vue Rapports. Sélectionnez le rapport États financiers -
mise en page.
2. Dans la zone Structure du rapport financier de l'écran de sélection, sélectionnez Compte de résultat
comptable. En fonction de vos options de configuration personnalisée, le compte de résultat par fonction
peut aussi être sélectionné.
3. Créez le rapport. Vous pouvez l'imprimer avec les fonctions standard ou le télédécharger.

Contrôle du passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable


Après avoir effectué le passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable, vérifiez que
toutes les activités ont été correctement exécutées.
Vous pouvez exécuter divers contrôles de cohérence du bilan et du compte de résultat avant et après le changement
de présentation :

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Étape Contrôle Résultat attendu
1. Création parallèle de comptes de En fonction de votre configuration, vous Les deux comptes de résultat présentent
résultat pouvez créer un compte de résultat par le même résultat général.
fonction et un compte de résultat
comptable.
2. Création séquentielle de comptes Créez le compte de résultat avant et après Les deux comptes de résultat présentent
de résultat le changement de présentation. le même résultat général.
3. Comparaison de la balance des Créez la balance des comptes généraux et Les deux rapports affichent des résultats
comptes généraux et du compte de le compte de résultat. identiques.
résultat
4. Balances des comptes généraux Créez la balance des comptes généraux Le total de chaque période est de zéro.
pour le compte de correction.

2.3.4.3.2 Passage du compte de résultat par fonction au compte de


résultat comptable : collecte des données (rapports) et écritures
manuelles

Synthèse

Ce document est valable uniquement si une des deux conditions suivantes est remplie :
● Votre première version de SAP Business ByDesign était FP4.0 ou une version ultérieure.
● Vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version
ultérieure à partir d'une version inférieure à FP4.0 et vous avez activé l'option Coûts pour documents
de vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion.
Pour accéder à cette option, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue
Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . Si dans l'étape Questions, sous Comptabilité financière et de
gestion Comptabilité générale Comptabilité générale , la question Voulez-vous comptabiliser
les coûts pour les documents de vente sur des comptes de charges au lieu du compte Coûts des
marchandises vendues ? est sélectionnée, alors l'option est activée.

Si vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version ultérieure à
partir d'une version inférieure à FP4.0, mais que vous n'avez pas activé l'option Coûts pour documents de
vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion, voir Passage du compte de résultat par
fonction au compte de résultat comptable.

Si vous voulez créer un compte de résultat comptable, vous devez exécuter différentes étapes :

Collecte des données (rapports) Écritures manuelles


Logique comptable

Pour effectuer les écritures manuelles nécessaires au passage des comptes de résultat par fonction aux comptes
de résultat comptable, vous avez besoin de différents types de données que le système prépare à l'aide de rapports.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 55
1. SAP vous recommande de documenter avec soin chaque étape du processus, par exemple en
sauvegardant localement les rapports, en notant les numéros d'écritures comptables ou en
effectuant des captures d'écran.
2. Vous pouvez avoir besoin d'ajouter manuellement la ligne des totaux aux résultats des rapports.
Sélectionnez un élément, puis cliquez sur Propriétés > Caractéristiques > Affichage des résultats :
Toujours.

Flux de processus
Les étapes suivantes sont nécessaires pour passer des comptes de résultats par fonction aux comptes de résultat
comptable :

Collecte des données : Production Collecte des données : Ventes Écritures manuelles

Collecte des données : Production


Les comptes de résultat par fonction prennent en compte les recettes et les coûts des marchandises vendues sur
une période donnée. Pour passer à un compte de résultat comptable, il est donc nécessaire de collecter et de
consolider tous les documents qui auraient été comptabilisés sur un compte de variation des stocks au cours d'une
période différente.
La consommation d'articles pour la production est directement comptabilisée dans les encours de fabrication. Pour
les comptes de résultat comptable, cette consommation serait comptabilisée sur des comptes de charges.
Pour adapter le compte de résultat selon le compte de résultat comptable, vous devez identifier le stock articles
dans les encours de fabrication et le diviser en deux groupes : matières premières et hors matières premières. De
plus, vous devez savoir si un lot de production a été entièrement livré.
Un lot de production est identifié comme entièrement livré quand les encours de fabrication ont été compensés pour
ce lot.
Pour le déterminer, vous pouvez utiliser le rapport Informations sur la production pour compte de résultat
comptable. Lors de l'exécution de ce rapport, sélectionnez uniquement la période en cours comme période de
reporting.

Collecte des données : Ventes


Pour appliquer le compte de résultat comptable à votre compte de résultat, vous pouvez exécuter le rapport
Informations sur les ventes pour compte de résultat comptable. Sélectionnez uniquement la période en cours
comme période de reporting.

Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables (avec compte de résultat comptable), vous devez générer
les rapports pour chacun des systèmes dans lesquels vous souhaitez passer au compte de résultat
comptable. Vous devez aussi créer les écritures comptables pour chaque système comptable.

Écritures manuelles
Procédez comme suit pour effectuer les écritures d'ajustement nécessaires :
1. Vous enregistrez les écritures manuelles dans le poste de travail Comptabilité générale.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
Cliquez sur Créer , puis sélectionnez Écriture comptable.
2. L'écran de création des écritures comptables s'affiche. Dans l'en-tête de l'écriture comptable, respectez les
points suivants :
● La date comptable doit être le dernier jour de la période.
● Saisissez un texte.
● Sélectionnez l'étape de clôture 80.
● Vous ne devez pas affecter des centres de coûts, des projets ou des centres de profit aux postes.
● Si disponible : si l'entité organisationnelle est disponible, elle est dérivée des options de sélection du
périmètre.

Vous ne devez pas annuler les écritures (sauf si elles sont erronées et si vous devez créer de nouvelles écritures).
Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables, veillez à créer chaque document séparément pour chaque système
comptable. Si votre plan comptable et la version d'exercice comptable sont identiques pour chaque système
comptable (avec des valeurs également identiques), ne renseignez pas la zone Système comptable. Les écritures
seront effectuées automatiquement dans tous les systèmes comptables.
Pour plus d'informations sur les écritures requises, voir Logique comptable.

2.3.4.3.3 Passage du compte de résultat par fonction au compte de


résultat comptable : collecte des données et logique comptable

Synthèse

Ce document est valable uniquement si une des deux conditions suivantes est remplie :
● Votre première version de SAP Business ByDesign était FP4.0 ou une version ultérieure.
● Vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version
ultérieure à partir d'une version inférieure à FP4.0 et vous avez activé l'option Coûts pour documents
de vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion.
Pour accéder à cette option, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue
Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . Si dans l'étape Questions, sous Comptabilité financière et de
gestion Comptabilité générale Comptabilité générale , la question Voulez-vous comptabiliser
les coûts pour les documents de vente sur des comptes de charges au lieu du compte Coûts des
marchandises vendues ? est sélectionnée, alors l'option est activée.

Si vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version ultérieure à
partir d'une version inférieure à FP4.0, mais que vous n'avez pas activé l'option Coûts pour documents de
vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion, voir Passage du compte de résultat par
fonction au compte de résultat comptable.

Pour créer des comptes de résultat en fonction du compte de résultat comptable et non du compte de résultat par
fonction, plusieurs étapes sont requises selon les transactions commerciales de votre société.
Vous rassemblez tout d'abord les données nécessaires au passage d'un compte à l'autre à l'aide de deux rapports.
Vous passez ensuite des écritures manuelles en fonction de ces données.
SAP recommande de documenter soigneusement chaque étape, par exemple en sauvegardant localement les
rapports, en notant les numéros d'écritures comptables ou en effectuant des captures d'écran.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Une documentation sur ce sujet est disponible pour les pays suivants : Autriche, Allemagne et Suisse. Afin
de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez
Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez le pays voulu.
Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

Flux de processus
Vous avez défini toutes les options système et vous avez exécuté les activités de clôture. Vous exécutez les rapports,
puis vous passez les écritures manuelles requises.
Les tables suivantes fournissent des exemples de chaque rapport et des écritures pertinentes sur la base du plan
comptable SKR03. Les valeurs pertinentes pour les écritures manuelles sont mises en surbrillance et regroupées.
Pour effectuer les écritures de correction requises, procédez de la manière suivante :
1. Passez les écritures manuelles dans le poste de travail Comptabilité générale, sous Écritures au journal dans
la vue Écritures comptables.
Cliquez sur Créer -> Écriture comptable.
2. Dans l'en-tête de l'écriture comptable, entrez les données suivantes :
● La date comptable doit être le dernier jour de la période.
● Saisissez un texte.
● Sélectionnez l'étape de clôture 80.
● Il n'est pas nécessaire d'affecter de centres de coûts, de projets ou de centres de profit aux postes.
● Si disponible, l'entité organisationnelle est dérivée des options de sélection du périmètre.

Vous ne devez pas annuler les écritures, sauf si des erreurs se produisent et que vous devez les saisir à nouveau.
Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables, vous devez créer une écriture au journal distincte pour chacun. Si
votre plan comptable et la version d'exercice comptable sont identiques pour chaque système comptable (avec des
valeurs également identiques), ne renseignez pas la zone Système comptable. Les écritures seront effectuées dans
tous les systèmes comptables.

Flux de processus pour la production

Collecte des données : production


Les comptes de résultat par fonction prennent en compte les recettes et les coûts des marchandises vendues sur
une période donnée. Pour passer à un compte de résultat comptable, il est donc nécessaire de collecter et de
consolider tous les documents qui auraient été comptabilisés sur un compte de variation des stocks au cours d'une
période différente.
La consommation d'articles pour la production est directement comptabilisée dans les encours de fabrication. Pour
les comptes de résultat comptable, cette consommation serait comptabilisée sur des comptes de charges.
Pour adapter le compte de résultat selon le compte de résultat comptable, vous devez identifier le stock articles
dans les encours de fabrication et le diviser en deux groupes : matières premières et hors matières premières. De
plus, vous devez savoir si un lot de production a été entièrement livré.
Un lot de production est identifié comme entièrement livré quand les encours de fabrication ont été rapprochés pour
ce lot.
Pour le déterminer, vous pouvez utiliser le rapport Informations sur la production pour compte de résultat
comptable. Lors de l'exécution de ce rapport, sélectionnez uniquement la période en cours comme période de
reporting.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Écritures de correction sur la base du rapport Informations sur la production
pour compte de résultat comptable
Le système affiche par défaut les informations suivantes lorsque vous générez le rapport :

Résultat – Informations sur la production pour compte de résultat comptable

Frais Écarts de
Articles généraux Services Écritures productio
Compte général ECF ECF ECF Livraison manuelles n
Lots de production Consommation de – –
terminés produits finis 98 000,00 11 000,00
Consommation de 60 000,0
produits 0 (1)
intermédiaires
Consommation de 30 000,00
matières premières (1)
Frais liés aux services 10 000,00
Frais généraux sur 9 000,00
articles
Résultat global 90 000,0 9 000,00 10 000,00 – –
0 98 000,00 11 000,00
Tous les lots de Consommation de –
production produits finis 98 000,00
Consommation de 60 000,0
produits 0
intermédiaires
Consommation de 30 000,00
matières premières (2)
Frais liés aux services 10 000,00
Frais généraux sur 9 000,00
articles
Résultat global 90 000,0 9 000,00 10 000,00 – 1 000,00
0 (2) (2) 98 000,00 (5)
(2)
Coûts ultérieurs (lots Consommation de – 1 000,00
de production clôturés produits finis
avant la période en
cours)
Consommation de 5 000.00
produits (4a)
intermédiaires
Consommation de 1 000,00
matières premières (4a + 4b)
Frais liés aux services 2 000,00
Frais généraux sur 1 000,00
articles
Résultat global 6 000,00 1 000,00 2 000,00 - 1 000,00 – 1 000.00
(4b) (4b) (4b) (4c)

Vous créez les écritures d'ajustement manuellement. Pour ce type d'écriture, vous créez une écriture comptable et
passez les écritures suivantes :

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(1) Écritures de correction pour variations des stocks de matières premières et de produits
intermédiaires (lots de production terminés)

Compte Nom du compte Débit Crédit Commentaire


896000 Variations des stocks 90 000,00 Correction des charges
pour CR comptable :
production
999100 Production - Compte 90 000,00 Correction des charges
de correction pour CR pour CR comptable :
comptable production

Ces postes représentent un reclassement au sein des variations des stocks dans le compte de résultat.

(2) Écritures de correction pour variations des stocks de matières premières et de produits
intermédiaires (tous les lots de production)

Compte Intitulé du compte Débit Crédit Commentaire


1 400990 Consommation 30 000,00 Correction des charges
d'articles - Compte de pour CR comptable :
correction pour CR article
comptable
2 896000 Variations des stocks 30 000,00 Correction des charges
pour CR comptable :
article
3 478900 Services - Compte de 10 000,00 Correction des charges
correction pour CR pour CR comptable :
comptable service
4 999100 Production - Compte 10 000,00 Correction des charges
de correction pour CR pour CR comptable :
comptable service
5 581890 Frais généraux - 9 000,00 Correction des charges
Compte de correction pour CR comptable :
pour CR comptable frais généraux
6 999100 Production - Compte 9 000,00 Correction des charges
de correction pour CR pour CR comptable :
comptable frais généraux
7 999100 Production - Compte 98 000,00* Correction des charges
de correction pour CR pour CR comptable :
comptable production
8 896000 Variations des stocks 98 000,00* Correction des charges
pour CR comptable :
production

* Les écritures au crédit apparaissent comme valeurs négatives dans les rapports. L'écriture de correction est créée
avec une valeur positive.
Les postes 1-2 sont destinés aux frais liés aux articles et à la variation des stocks correspondante.
Les postes 3-6 permettent de corriger les coûts des services et les frais généraux comptabilisés dans le compte de
résultat par fonction, et de les reclasser dans les variations des stocks.
Les postes 7-8 représentent un reclassement au sein des variations des stocks dans le compte de résultat.
Une fois que le statut d'un lot de production a été activé sur Livraison finale, des écarts de production peuvent
survenir. Dans ce cas, vous devez passer des écritures de correction supplémentaires.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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(3) Écritures de correction pour les écarts de production (lots de production terminés)

Compte Intitulé du compte Débit Crédit Commentaire


420090 Pertes - Compte de 11 000,00 Correction des charges
correction des écarts pour CR comptable :
de production pour CR écarts de production
comptable
999100 Production - Compte 11 000,00 Correction des charges
de correction pour CR pour CR comptable :
comptable écarts de production

Les postes individuels ci-dessus servent à corriger les variations des stocks.
Pour annuler les charges que vous avez comptabilisées via le rapprochement ECF sur le compte 420020 Pertes -
Écart sur prix à la production, imputez le compte 420090 Pertes - Corr. écart sur prod. pour CR comptable.
En passant une écriture de contrepartie sur le compte 999100 Corr. production pour CR comptable, vous reclassifiez
cet écart de production en tant que variation de stock.
Les écarts de production sont déterminés pour chaque ordre de production lors du rapprochement ECF. Le solde
de ces écarts détermine s'ils apparaissent en tant que profit ou perte, généralement comptabilisés sur des comptes
distincts.
L'écriture de correction relative aux écarts de production représente le total de tous les lots de production. Selon le
solde de cet écart de production, vous le comptabilisez en tant que profit ou perte.
Grâce à la vue complète des écarts de production, vous pouvez comptabiliser les profits en tant que totaux même
si les profits et pertes ont été réalisés au niveau de chaque lot de production. En conséquence, vous avez imputé
tous les comptes comportant profits et pertes issus des écarts de production et des comptes de correction
correspondants au poste de compte de résultat Autres charges d'exploitation.
Une fois que le statut d'un lot de production a été activé sur Livraison finale, vous pouvez continuer à passer des
écritures pour ce lot. Si vous ne veillez pas, d'un point de vue organisationnel, à ce qu'aucune écriture ultérieure ne
soit créée pour un lot de production déjà doté du statut Livraison finale, vous devez passer des écritures de correction
supplémentaires pour ces coûts ultérieurs.

(4) Écritures de correction pour coûts ultérieurs (lots de production clôturés avant la période en
cours)

Logique comptable
a) Consommation des matières premières et Mise en correspondance des écritures pour (1) Écritures
Consommation des produits intermédiaires de correction pour variations des stocks de matières
premières et de produits intermédiaires (lots de
production terminés)
b) Consommation des matières premières, Frais généraux, Mise en correspondance des écritures pour (2) Écritures
Frais liés aux services et Livraison de correction pour variations des stocks de matières
premières et de produits intermédiaires (tous les lots de
production)
c) Écarts de production Mise en correspondance des écritures pour (3) Écritures
de correction pour les écarts de production (lots de
production terminés)

(5) Écritures de correction relatives à des écritures manuelles pour lots de production
Dans cette vue, la colonne Écritures manuelles affiche toutes les écritures manuelles pour des lots de production
sur la période en cours.
SAP vous recommande de ne pas passer d'écritures manuelles pour les lots de production faute de quoi vous devez
vérifier les écritures de correction nécessaires en fonction du type d'écriture manuelle.

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2: Flux de processus pour les ventes

Collecte des données : ventes


Exécutez le rapport Informations sur les ventes pour compte de résultat comptable. Lors de l'exécution de ce rapport,
sélectionnez la période en cours comme période de reporting.

Écritures de correction sur la base du rapport Informations sur les ventes pour
compte de résultat comptable
Lors de l'exécution du rapport, le système affiche les informations suivantes dans la ligne de totaux :

Vue : Coûts différés – Augmentation

Cette vue affiche l'augmentation des coûts du stock. Avec le compte de résultat comptable, les variations des stocks
et les frais doivent être comptabilisés manuellement en fonction de cette augmentation.
(Poste de compte de résultat Poste de compte de Poste de compte de résultat Écritures Total
Variations des stocks) résultat Frais de Autres charges manuelles
personnel d'exploitation
60 000,00 50 000,00 3 000,00 113 000,00

Pour une analyse détaillée, vous pouvez ajouter aux lignes les comptes, les comptes généraux (origine) et les types
de transaction.
Écritures de correction pour les données de vente – Étape 1
Vous créez une écriture comptable et passez les écritures suivantes :

Compte Nom Débit Crédit


1 896020 Correction des variations 60 000,00
des stocks
2 898010 Correction des variations 60 000,00
des stocks Coûts différés
(articles)
3 498920 Correction Frais de 50 000,00
personnel
4 898020 Correction des variations 50 000,00
des stocks Coûts différés
(personnel)
5 498910 Correction Autres 3 000,00
charges d'exploitation
6 898030 Correction des variations 3 000,00
des stocks Coûts différés
(autres charges
d'exploitation)

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Vue : Coûts différés – Diminution

Cette vue affiche la réalisation des coûts du stock. Pour la réduction des coûts du stock, une variation de stock
correspondante doit être comptabilisée. De plus, les coûts réalisés (en fonction du compte de résultat comptable d'une
période précédente, par le biais des écritures manuelles de l'étape 1) doivent être corrigés.
(Poste de compte de Poste de compte de Poste de compte de Écritures Total
résultat Variations des résultat Frais de résultat Autres charges manuelles
stocks) personnel d'exploitation
40 000,00 20 000,00 1 500,00 61 500,00

Écritures de correction pour les données de vente – Étape 2

Compte Nom Débit Crédit


1 896020 Correction des variations 40 000,00
des stocks
2 898010 Correction des variations 40 000,00
des stocks Coûts différés
(articles)
3 498920 Correction Frais de 20 000,00
personnel
4 898020 Correction des variations 20 000,00
des stocks Coûts différés
(personnel)
5 498910 Correction Autres 1 500,00
charges d'exploitation
6 898030 Correction des variations 1 500,00
des stocks Coûts différés
(autres charges
d'exploitation)

(3) Écritures de correction relatives aux écritures manuelles pour documents de vente
Si vous avez passé des écritures manuelles pour des documents de vente, elles sont affichées dans la colonne
Écritures manuelles de chaque vue. Vous devez passer des écritures de correction supplémentaires pour ces
écritures manuelles.
Déterminez si vos écritures manuelles représentent des mouvements de stocks, des coûts de main d'œuvre ou
d'autres charges d'exploitation. Sur cette base, créez les écritures manuelles telles que décrites pour les colonnes
correspondantes (article, personnel, autres charges) dans les deux vues du rapport.

Voir aussi
Passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable : préparation [Page 51]

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2.3.4.3.4 Passage du compte de résultat par fonction au compte de
résultat comptable : Écritures manuelles (exemple d'application)

Synthèse

Ce document est valable uniquement si une des deux conditions suivantes est remplie :
● Votre première version de SAP Business ByDesign était FP4.0 ou une version ultérieure.
● Vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version
ultérieure à partir d'une version inférieure à FP4.0 et vous avez activé l'option Coûts pour documents
de vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion.
Pour accéder à cette option, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue
Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . Si dans l'étape Questions, sous Comptabilité financière et de
gestion Comptabilité générale Comptabilité générale , la question Voulez-vous comptabiliser
les coûts pour les documents de vente sur des comptes de charges au lieu du compte Coûts des
marchandises vendues ? est sélectionnée, alors l'option est activée.

Si vous avez effectué la montée de version vers SAP Business ByDesign FP4.0 ou une version ultérieure à
partir d'une version inférieure à FP4.0, mais que vous n'avez pas activé l'option Coûts pour documents de
vente sur comptes de charges dans la configuration de gestion, voir Passage du compte de résultat par
fonction au compte de résultat comptable.

Si vous voulez créer un compte de résultat comptable, vous devez exécuter différentes étapes :

Collecte des données (rapports) Écritures manuelles


● Système de comptabilisation
● Exemple d'application

Pour pouvoir passer du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable, vous devez passer
plusieurs écritures manuelles. Vous utilisez différents rapports afin de recueillir les informations requises pour les
écritures manuelles.

Une documentation sur ce sujet est disponible pour les pays suivants : Autriche, Allemagne et Suisse. Afin
de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez
Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez le pays voulu.
Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

Exemple d'application
Vous utilisez le plan comptable SKR03 et avez déjà effectué toutes vos activités de clôture. Vous lancez les rapports
individuels, vous documentez les résultats, puis vous voulez passer les écritures manuelles nécessaires.
Vous avez produit, stocké et vendu un produit avec un ordre de production sur une période donnée.
Vous avez exécuté les transactions suivantes pour le lot de production :
● Retrait de matières premières pour le lot de production correspondant pour un montant de 35,00 EUR.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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● Confirmation d'un service par un centre de coûts pour le lot de production correspondant pour un montant
de 10,00 EUR.
● Les Frais généraux sont crédités sur le centre de coûts pertinent et sont débités du lot de production
correspondant pour un montant de 5,00 EUR.
● Vous livrez le produit fini pour un montant de 50,00 EUR.
● Vous ne déterminez aucun écart de production.
● Vous modifiez le statut du lot de production en Définitivement livré.
● Vous retirez le produit fini dans une commande client. Si vous ne délimitez pas la commande client, le système
comptabilise directement les coûts des marchandises vendues pour un montant de 50,00 EUR lorsque le
produit est retiré.

Le tableau suivant présente un exemple de résultat pour chaque rapport avec les écritures correspondantes. Les
valeurs pertinentes pour les écritures manuelles sont mises en surbrillance dans les tableaux de résultats des
rapports.

Écritures de correction pour variations des stocks de matières premières et de


produits intermédiaires
Dans le système standard, les informations suivantes sont affichées quand vous exécutez le rapport Informations
sur la production pour compte de résultat comptable :

Résultat

Frais Écarts de
Lots de production Articles généraux Services Écritures productio
terminés Compte général ECF ECF ECF Livraison manuelles n
Consommation de -50,00
produits finis
Consommation de
produits
intermédiaires
Consommation de 35,00
matières premières
Frais liés aux services 10,00
Frais généraux sur 5,00
articles
Résultat global 35,00 5,00 10,00 -50,00
Tous les lots de
production
Consommation de -50,00
produits finis
Consommation de
produits
intermédiaires
Consommation de 35,00
matières premières
Frais liés aux services 10,00
Frais généraux sur 5,00
articles
Résultat global 35,00 5,00 10,00 -50,00

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Frais Écarts de
Lots de production Articles généraux Services Écritures productio
terminés Compte général ECF ECF ECF Livraison manuelles n
Coûts ultérieurs (lots Consommation de
de production clôturés produits finis
avant la période en
cours)
Consommation de
produits
intermédiaires
Consommation de
matières premières
Frais liés aux services
Frais généraux sur
articles
Résultat global

Vous devez passer manuellement les écritures d'ajustement. Pour ce type d'écriture, vous créez une écriture
comptable et passez les écritures suivantes :

Écritures

Compte Intitulé du compte Débit Crédit Commentaire


1 896000 Variations des stocks 35,00 Correction des charges pour CR comptable :
Production
2 999100 Production - Cpte corr. pour CR comptable 35,00 Correction des charges pour CR comptable :
Production
3 400990 Consommation d'articles - Compte de 35,00 Correction des charges pour CR comptable :
correction pour CR comptable Article
4 896000 Variations des stocks 35,00 Correction des charges pour CR comptable :
Article
5 478900 Services - Compte de correction pour CR 10,00 Correction des charges pour CR comptable :
comptable Service
6 999100 Production - Cpte corr. pour CR comptable 10,00 Correction des charges pour CR comptable :
Service
7 581890 Frais généraux - Compte de correction pour 5,00 Correction des charges pour CR comptable :
CR comptable Frais généraux
8 999100 Production - Cpte corr. pour CR comptable 5,00 Correction des charges pour CR comptable :
Frais généraux
9 999100 Production - Cpte corr. pour CR comptable 50,00* Correction des charges pour CR comptable :
Production
10 896000 Variations des stocks 50,00* Correction des charges pour CR comptable :
Production

* Les écritures au crédit apparaissent comme valeurs négatives dans les rapports. L'écriture de correction est créée
avec une valeur positive.
Les postes 1-2 représentent un reclassement au sein des variations des stocks dans le compte de résultat.
Vous exécutez les postes 3-4 pour représenter les frais liés aux articles et la variation des stocks qui devient obsolète
par la suite.
Les postes 5-8 permettent de corriger les coûts des services et les frais généraux comptabilisés dans le compte de
résultat par fonction, et de les reclasser dans les variations des stocks.

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Les postes 9-10 représentent un reclassement au sein des variations des stocks dans le compte de résultat.

Écritures de correction pour les informations sur les ventes


Le système affiche les informations suivantes quand vous exécutez le rapport Informations sur les ventes pour
compte de résultat comptable :

Résultat

Total des frais Écritures Constatation des


Projet Article Service généraux manuelles produits Total général
Type de document de EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
vente
Commande client 50,00
Résultat global 50,00

Vous devez passer manuellement les écritures d'ajustement. Pour ce type d'écriture, vous créez une écriture
comptable et passez les écritures suivantes :

Écritures

Compte Intitulé du compte Débit Crédit Commentaire


999200 Ventes - Cpte corr. pour CR comptable 50,00 Correction des charges pour CR comptable : Ventes
896000 Variations des stocks 50,00 Correction des charges pour CR comptable : Ventes

Ces postes individuels permettent de corriger les coûts comptabilisés des marchandises vendues dans le compte
de résultat par fonction, et de corriger la variation des stocks pour les articles utilisés.

Lorsque vous avez passé les écritures manuelles, vous devez vérifier que toutes les activités ont été
exécutées correctement. Pour plus de détails sur les contrôles disponibles, voir Passage du compte de
résultat par fonction au compte de résultat comptable : Préparation [Page 51].

2.3.4.4 Dérivation des centres de profit et des segments

Synthèse
Si vous avez sélectionné le reporting par centre de profit et segment pour un système comptable, le centre de profit
et le segment sont entrés automatiquement dans les postes des écritures au journal créées à partir des pièces
d'origine. Le centre de profit et le segment sont dérivés de la façon suivante :
● Le centre de profit est dérivé à partir des informations contenues dans les postes. Selon ces informations, la
dérivation peut se baser sur les affectations aux données principales, à la catégorie de produits ou à la
structure organisationnelle. En cas d'échec de la dérivation, le centre de profit par défaut défini dans la
configuration de gestion est utilisé.
● Le segment est dérivé à l'aide du centre de profit précédemment dérivé.

Vous sélectionnez le reporting sectoriel avec la comptabilité des centres de profit. Le segment étant dérivé
du centre de profit, vous ne pouvez pas activer le reporting sectoriel séparément.

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Conditions préalables

Les options de configuration sont généralement définies par un administrateur. Si vous ne disposez pas
de l'autorisation requise, contactez votre administrateur.

Les conditions préalables suivantes doivent être satisfaites pour la dérivation des centres de profit et des segments :
● Le reporting par segment et centre de profit est activé dans votre configuration système.
Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la
vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez
Comptabilité générale.
Répondez par Oui à la question demandant si vous voulez créer des états financiers au niveau des segments
et des centres de profit.
● Les centres de profit et les segments sont définis.
Vous effectuez cette tâche dans le poste de travail Gestion de l'organisation, vue Traiter structures
organisationnelles sous Tâches courantes.
● Vous devez affecter un principe de reporting comportant les options Comptabilité des centres de profit et
Reporting sectoriel à votre système comptable. Vous avez le choix entre les principes de reporting suivants :
Dans l'onglet Propriétés, affectez les fonctions Centre de profit et/ou Segment à une entité organisationnelle.
○ Centre de profit et segment
Avec les écritures sur les comptes de résultat, ce principe de reporting permet de dériver le centre de
profit et, à partir de là, le segment. Vous utilisez ce principe de reporting pour créer des comptes de
résultat par centre de profit et segment. Le centre de profit est également dérivé pour les écritures sur
certains comptes de bilan (les comptes de stock, par exemple). Par la suite, ceci facilite le passage au
principe de reporting pour un bilan par centre de profit.
○ Centre de profit ou segment avec solde
Ce principe de reporting permet de créer des bilans et des comptes de résultat par centre de profit. Les
caractéristiques Centre de profit et Segment sont déterminées lors de l'imputation des comptes de
résultat et de bilan. Lorsque des écritures sont passées sur les comptes clients et fournisseurs, le
système sépare les postes dans l'écriture au journal suivant les centres de profit dérivés et génère des
postes de rapprochement supplémentaires.
○ Centre de profit ou segment avec compensation
Ce principe de reporting permet de créer des bilans et des comptes de résultat complets par centre de
profit. En plus de diviser les postes de créances et de dettes dans les centres de profit, le système vérifie
si la pièce a un solde nul au niveau du centre de profit. Si le solde n'est pas égal à zéro, des lignes de
compensation supplémentaires sont générées sur les comptes de compensation afin d'obtenir un solde
nul.

Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase d'intégration et d'extension puis sélectionnez Système comptable dans la liste des activités.
Pour plus d'informations, voir Principe de reporting.

Dérivation du centre de profit


Selon les informations déjà contenues dans le poste, le centre de profit est dérivé comme suit :
1. Dérivation basée sur les données principales

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Si le poste contient un support de coûts, le centre de profit des données principales du support de coûts est
utilisé.
2. Dérivation basée sur la catégorie de produit
Si le poste contient une catégorie de produits ou si une catégorie de produits peut être dérivée à partir de
l'article ou du service contenu, le centre de profit affecté est toujours utilisé.
Pour activer la dérivation basée sur les catégories de produits, vous devez avoir affecté vos centres de profit
à des catégories de produits.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Dérivation de centre de profit
dans la liste des activités.
Sélectionnez Détermination du centre de profit par catégorie de produits.
3. Dérivation basée sur la structure organisationnelle
Si la dérivation ne peut pas être effectuée en fonction de la catégorie de produits, l'objet d'imputation du poste
est utilisé à cette fin. Un poste comporte toujours un objet d'imputation.
● Si l'imputation est un centre de coûts, le système utilise le centre de profit affecté au centre de coûts
dans la structure organisationnelle ou directement supérieur à ce centre de coûts.
● Si l'imputation est un projet, le système utilise le centre de profit affecté, dans la structure
organisationnelle, au centre de coûts responsable du projet ou directement supérieur à ce centre de
coûts dans la structure organisationnelle.
● Si l'imputation est une commande client ou un ordre de service, le système utilise le centre de profit
affecté à l'entité de ventes associée dans la structure organisationnelle.
● Si l'imputation est un article, le système utilise le centre de profit affecté à la domiciliation associée dans
la structure organisationnelle.
● Si l'imputation est une immobilisation, le système utilise le centre de profit affecté, dans la structure
organisationnelle, au centre de coûts associé ou directement supérieur à ce centre de coûts dans la
structure organisationnelle.
4. Dérivation basée sur la ventilation de pièce
Pour les postes des livres auxiliaires Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Caisse et Taxes, le
système ne dérive un centre de profit que si vous utilisez la comptabilité des centres de profit et le reporting
sectoriel avec rapprochement et avec solde. Lorsqu'une écriture est passée, la ventilation de pièce est
toujours exécutée pour les postes de ces livres auxiliaires après la création des autres postes. La dérivation
s'exécute de la manière suivante :
● Le système détermine s'il existe un document précédent pour une pièce devant être comptabilisée,
comme une facture fournisseur pour un décaissement. Le centre de profit est copié du document
précédent vers les postes.
● Le système copie le centre de profit des postes déjà créés (par exemple, d'un poste vers le livre auxiliaire
des immobilisations). Si différents postes comportent des centres de profit distincts, le système
détermine le ratio de ventilation des montants entre ces centres de profit. Un poste est ensuite créé pour
chaque centre de profit et les montants sont ventilés à l'aide du ratio déterminé.
● Si vous utilisez la comptabilité des centres de profit et le reporting sectoriel avec rapprochement, le
système vérifie si la pièce a un solde nul au niveau du centre de profit. Lorsque le solde n'est pas nul, la
ventilation de pièce crée des lignes de régularisation supplémentaires sur les comptes d'attente afin
d'obtenir un solde nul au niveau du centre de profit.
5. Centre de profit par défaut
Si aucun centre de profit n'a pu être déterminé suivant la catégorie de produit, la structure organisationnelle
ou la ventilation de pièce, le système utilise le centre de profit standard spécifié lors de la configuration du
livre correspondant. Vous indiquez un centre de profit standard pour votre livre individuel dans la
configuration de gestion.

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Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Dérivation de centre de profit
dans la liste des activités.
Sélectionnez Traiter centre de profit par défaut.

Avec les écritures manuelles sur les comptes généraux, vous pouvez spécifier le centre de profit lors de la création
d'une écriture comptable pour chaque poste. Si vous utilisez la comptabilité des centres de profit et le reporting
sectoriel lors du rapprochement, vous devez saisir un centre de profit pour chaque poste. Si vous entrez un objet
d'imputation différent, le système dérive le centre de profit de cette affectation (c'est-à-dire, suivant la structure
organisationnelle).

Si vous saisissez un centre de profit manuellement lors de la création d'une écriture comptable, le système
ne vérifie pas s'il existe déjà une affectation entre la société indiquée et le centre de profit dans la structure
de l'entreprise.

Dérivation des segments


La dérivation des segments est exécutée comme suit :
● Document précédent
Le système vérifie s'il existe un document précédent avec un segment dérivé. Si le document précédent
comporte un segment, ce segment est copié dans les postes.
● Centre de profit précédemment dérivé
Le segment est dérivé du centre de profit précédemment déterminé. L'affectation des centres de profit à des
segments est modélisée dans votre structure organisationnelle. Vous pouvez accéder à la vue Afficher
structures organisationnelles à partir du poste de travail Gestion de l'organisation sous Tâches courantes.

2.3.5 Plan comptable

2.3.5.1 Plan comptable

Synthèse
Le plan comptable liste tous les comptes généraux utilisés par une organisation, constituée elle-même d'une ou de
plusieurs sociétés. Dans le plan comptable, les comptes généraux sont structurés par numéro de compte général.
Chaque compte général du plan comptable comporte les éléments suivants :
● Numéro de compte général
● Description du compte général
● Type de compte
● Blocage de comptabilisation
● Gestion des postes non soldés

Le système est fourni avec des plans comptables nationaux standard. Vous pouvez copier un plan comptable
standard et l'adapter à vos besoins, en télécharger un ou en définir un nouveau.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez

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la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.

Options associées au plan comptable


Le plan comptable est le socle de nombreuses écritures comptables. Si vous apportez des modifications à un plan
comptable, par exemple en ajoutant un compte général, vous devez ensuite modifier les options associées à ce plan
comptable, comme par exemple les options suivantes :
● Structures de rapport financier
Dans une structure de rapport financier, vous regroupez les comptes généraux d'un plan comptable à utiliser
dans certains rapports. Vous disposez également de structures de rapports financiers prédéfinies pour les
plans comptables standard.
● Détermination des comptes
Dans la détermination des comptes, vous spécifiez les règles s'appliquant pour les écritures passées sur des
comptes généraux d'un plan comptable spécifique. Vous définissez ces règles pour chaque type de compte
et profil de détermination des comptes. Les profils de détermination des comptes et les types de comptes
sont fournis pour les plans comptables standard.

Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.

Affectation à un système comptable


Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase d'intégration et d'extension puis sélectionnez Système comptable dans la liste des activités.
Vous devez affecter un plan comptable à votre système comptable [Page 43]. Ainsi, toutes les sociétés affectées
au système comptable peuvent ensuite utiliser ce plan comptable.
Si vous avez besoin de différents plans comptables pour vos sociétés, vous devez définir un système comptable
spécifique pour chaque plan comptable et affecter le plan comptable pertinent à chaque système comptable. Pour
plus d'informations, voir Systèmes comptables multiples [Page 44].

Voir aussi
Système comptable [Page 43]
Détermination des comptes [Page 88]
Gestion des postes non soldés et comptes généraux [Page 71]

2.3.5.2 Gestion des postes non soldés et comptes généraux

Synthèse
Vous pouvez gérer des comptes généraux spécifiques via la gestion des postes non soldés. Chaque écriture (poste)
créée sur ce type de compte général reçoit automatiquement le statut En cours, ce qui entraîne sa gestion en tant
que poste non soldé. Vous pouvez rapprocher un poste non soldé à l'aide d'une écriture de contrepartie.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Un poste et une écriture de contrepartie sont regroupés dans la même transaction à l'aide d'une référence de poste
non soldé. En affectant une référence de poste non soldé à un poste, vous pouvez à nouveau rapprocher le poste
non soldé à l'aide de la référence affectée à l'écriture de contrepartie. Vous pouvez également rapprocher plusieurs
postes et écritures de contrepartie les uns des autres. Le solde des postes et écritures de contrepartie doit toujours
être égal à zéro.
La gestion des postes non soldés vous permet d'établir si une écriture de contrepartie a été comptabilisée pour les
postes d'un compte général.

Un prestataire de services externe gère votre paie. En fin de mois, le prestataire débite un montant
forfaitaire de votre compte bancaire. Grâce à la détermination de compte, l'écriture est automatiquement
passée sur le compte Créances de personnel. Chaque écriture passée sur ce compte prend le statut initial
En cours. Vous voulez savoir si le montant a fait l'objet d'une compensation finale.
Après avoir reçu les données de personnel exactes pour un mois donné, votre prestataire de services
externe traite les informations de paie, effectue les paiements individuels à vos salariés, aux
administrations fiscales, etc. puis vous informe des résultats de la paie. Vous saisissez ces résultats via
une écriture sur compte général, vérifiez le solde du poste et les écritures de contrepartie, triez les écarts
éventuels avec le prestataire et rapprochez le poste non soldé par rapport au solde nul existant. Tous les
postes affectés à cette transaction reçoivent le statut Rapproché.

Conditions préalables
Vous avez coché la case Gestion des postes non soldés lors de la création du compte.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.

Gestion des postes non soldés et types de comptes


Pour les comptes fournisseurs et clients, la gestion des postes non soldés doit être exécutée dans les livres auxiliaires
Comptabilité clients et Comptabilité fournisseurs. Ainsi, vous pouvez uniquement appliquer la gestion des postes
non soldés aux types de comptes suivants :
● autres immobilisations ;
● autres dettes ;
● capitaux propres.

Pour plus d'informations sur les types de comptes, voir Type de compte.

Gestion des postes non soldés et postes des factures clients


Vous pouvez uniquement utiliser la gestion des postes non soldés pour les postes qui ne relèvent pas des livres
auxiliaires. Comme les postes des factures clients ou des avoirs sont toujours comptabilisés sur le livre auxiliaire
des ventes, vous ne pouvez pas utiliser la gestion des postes non soldés pour ces postes, que vous ayez sélectionné
ou non le code Gestion des postes non soldés.

Gérer les postes non soldés d'un compte général


Vous gérez les postes non soldés d'un compte général dans la comptabilité générale.

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Vous pouvez accéder à la vue Comptes généraux à partir du poste de travail Comptabilité générale.
Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Comptes généraux [Page 137].

2.3.5.3 Afficher et traiter un plan comptable

Synthèse
Vous pouvez trouver cette activité dans le poste de travail Configuration de gestion, dans la liste des activités de
votre projet d'implémentation et de modification. Dans la phase de configuration personnalisée, sélectionnez
l'activité Plan comptable, structure de rapport financier, détermination des comptes.

En fonction de vos autorisations ou du chemin de navigation pour cet écran, vous pouvez modifier les
données ou uniquement les afficher en lecture seule.

Au cours de cette tâche, vous pouvez afficher le plan comptable ou définir les options suivantes :
● Traiter un plan comptable copié
Vous pouvez inclure ou supprimer des comptes généraux au niveau de votre plan comptable, et vérifier le
mode d'utilisation des comptes généraux dans les plans comptables ou les structures de rapport. Vous
pouvez aussi traiter les caractéristiques de comptes généraux individuels.
● Créer votre propre plan comptable manuellement ou importer un plan comptable à partir de Microsoft Excel

Vérifiez attentivement si vous avez réellement besoin de créer votre propre plan comptable. Le plan
comptable par défaut comprend des options supplémentaires pour les structures de rapport
financier et la détermination des comptes. Lorsque vous définissez votre propre plan comptable,
vous devez définir ces options manuellement.

Créer des comptes généraux


Vous pouvez ajouter un nouveau compte général à votre plan comptable. Pour cela, sélectionnez votre plan
comptable et cliquez sur Ajouter ligne . Vous pouvez également copier et adapter un compte général existant. Pour
ce faire, cliquez sur Copier .
Pour chaque nouveau compte général, vous devez spécifier les informations suivantes :
● Numéro du compte général
Choisissez un numéro de compte général qui ne soit pas encore utilisé dans le plan comptable.
● Description du compte général
Vous pouvez entrer une description pour votre compte général.
Vous pouvez aussi traduire les descriptions des comptes généraux dans d'autres langues. Ainsi, votre plan
comptable peut être utilisé par des sociétés dans d'autres pays. Pour traduire les descriptions des comptes
généraux de votre plan comptable, sélectionnez votre plan comptable et cliquez sur Traduire .
● Type de compte
Pour chaque compte général, vous devez spécifier un type de compte. Le type de compte classe le livre
auxiliaire (comme le livre auxiliaire des immobilisations) dans lequel le compte général est utilisé. Vous pouvez
utiliser uniquement les types de comptes prédéfinis livrés avec le système. Vous ne pouvez pas définir vos
propres types de comptes. Pour plus d'informations, voir Type de compte.
● Blocage de comptabilisation
Vous pouvez spécifier qu'un compte général donné ne peut être utilisé que pour des comptabilisations
spécifiques :

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○ Pour la plupart des comptes généraux, toutes les comptabilisations sont autorisées.
○ Vous pouvez spécifier que seules les comptabilisations automatiques sont autorisées pour un compte
général donné.
○ Vous ne pouvez pas supprimer un compte général comprenant des comptabilisations. Cependant, vous
pouvez empêcher que toute autre comptabilisation ne soit effectuée sur un compte général en bloquant
les comptabilisations sur ce compte. Pour ce faire, utilisez l'option Aucune comptabilisation autorisée.
Pour plus d'informations, voir Blocage de comptabilisation sur compte général.
● Gestion des postes non soldés
La gestion des postes non soldés permet d'affecter un poste non soldé à un poste existant et de rapprocher
les postes non soldés. Vous utilisez la gestion des postes non soldés quand vous voulez établir, pour un
compte général, si une écriture de contrepartie a déjà été créée pour une transaction commerciale
particulière.
Pour plus d'informations, voir Gestion des postes non soldés et comptes généraux [Page 71].

Vous pouvez ajouter directement des comptes généraux à votre plan comptable lorsque votre système est déjà
opérationnel. Dans ce cas, vous devez adapter les objets liés, c'est-à-dire les structures de rapport financier, la
détermination des comptes et éventuellement la dérivation de la zone des fonctions. Si un compte général est lié à
des articles ou des services, vous devez contrôler le groupe de détermination des comptes dans la tâche
Détermination des comptes standard pour la hiérarchie de produits.
Vos modifications sont consignées dans le rapport Historique de modification de la configuration.

Modifier des comptes généraux


Vous pouvez modifier les options d'un compte général uniquement dans les cas suivants :
● Aucune comptabilisation n'a été effectuée pour ce compte général.
● Toutes les comptabilisations sur ce compte général ont été annulées.

Vos modifications sont consignées dans le rapport Historique des modifications de la configuration.

Supprimer des comptes généraux


Avant de supprimer un compte général, vérifiez dans le cas d'emploi si ce compte général intervient toujours dans
la détermination des comptes ou les structures de rapport financier pour le plan comptable. Le compte général doit
être supprimé de la détermination des comptes et des structures de rapport financier pour que vous puissiez
sauvegarder les modifications du plan comptable.
Vous pouvez supprimer un compte général uniquement dans les cas suivants :
● Aucune comptabilisation n'a été effectuée pour ce compte général. Sélectionnez le compte général souhaité
et choisissez Supprimer.
● Toutes les comptabilisations sur ce compte général ont été annulées.

Si un compte général comporte des comptabilisations que vous ne pouvez plus annuler, vous pouvez spécifier
qu'aucune autre comptabilisation n'est autorisée pour ce compte général. Pour ce faire, accédez à la colonne Blocage
de comptabilisation et choisissez Aucune comptabilisation n'est autorisée.
La suppression d'un compte général est consignée dans le rapport Historique des modifications de la
configuration.

Cas d'emploi
Le cas d'emploi indique pour un compte général donné les objets liés dans lesquels il est utilisé.

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● Dans le plan comptable ;
● dans les structures de rapport financier ;
● dans la détermination des comptes ;
● dans la dérivation de la zone des fonctions.

Pour l'Allemagne uniquement : Si vous utilisez la fonction d'exportation DATEV, le compte utilisé pour
l'affectation à un plan comptable DATEV est automatiquement contrôlé.

Voir aussi
Plan comptable [Page 70]

2.3.6 Exercice comptable

2.3.6.1 Exercice comptable

Synthèse
L'exercice comptable correspond à la période sur laquelle est basée la clôture d'exercice. Les exercices comptables
s'étalent généralement sur douze mois. Si l'exercice comptable est inférieur à douze mois, on parle d'exercice
écourté.

Exercice comptable et année civile

Les options de configuration sont généralement définies par un administrateur. Si vous ne disposez pas
de l'autorisation requise, contactez votre administrateur.

Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez Comptabilité
générale puis Exercice comptable.
● Exercice comptable identique à l'année civile
L'exercice comptable débute toujours le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il contient par conséquent
douze périodes comptables correspondant aux mois du calendrier.
Si votre système comptable local applique les règles générales comptables américaines, votre exercice
comptable est automatiquement découpé en 24 périodes comptables. Vous devez choisir cette option pour
effectuer un amortissement bimensuel, conformément aux règles générales comptables américaines.
Chaque mois se divise en deux périodes comptables (la première allant du premier au quatorze du mois et
la seconde du quinze au dernier jour du mois).
● Exercice comptable divergent
L'exercice comptable commence le premier jour d'un mois quelconque et se termine exactement un an plus
tard. Il peut, par exemple, commencer le 1er avril et se terminer le 31 mars de l'année suivante. Les périodes
comptables suivent les mois du calendrier.

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Si votre système comptable local applique les règles générales comptables américaines, votre exercice
comptable est automatiquement découpé en 24 périodes comptables.
● Exercice comptable différent
Exercice comptable doté d'une structure plus complexe, comme des périodes comptables qui ne
correspondent pas aux mois du calendrier. C'est le cas, par exemple, du calendrier 4-4-5 couramment utilisé
et autorisé par les règles générales comptables américaines. Dans ce calendrier, chaque trimestre est divisé
3 périodes : deux de quatre semaines, suivies d'une de 5 semaines. Vous sélectionnez également cette option
pour une année civile spécifique, notamment si vous souhaitez commencer avec un exercice écourté.

Si vous avez plusieurs sociétés dont les exercices comptables diffèrent, vous pouvez leur appliquer
différentes options.

Définir une version d'exercice comptable


Pour les exercices comptables identiques aux années civiles et les exercices comptables divergents, une version
d'exercice comptable ne nécessitant aucun paramétrage supplémentaire est créée.
Pour les autres types d'exercices comptables, vous devez définir votre propre version d'exercice comptable lors de
la configuration personnalisée.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée puis l'activité Autre exercice comptable dans la liste des activités.
Pour plus d'informations, voir Version d'exercice comptable [Page 77].

Version d'exercice comptable et système comptable


Vous devez affecter une version d'exercice comptable à chaque système comptable. Le système se base sur cette
affectation pour vérifier, au cours des comptabilisations, si l'exercice et la période sont ouverts ou clôturés.

Vous pouvez également utiliser plusieurs systèmes comptables avec différentes versions d'exercice
comptable. Pour plus d'informations, voir Systèmes comptables multiples [Page 44].

Vous affectez une version d'exercice comptable à un système comptable dans la configuration de gestion .
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase d'intégration et d'extension puis sélectionnez Système comptable dans la liste des activités.
Pour plus d'informations, voir Configuration : Système comptable.
Dans le cas d'un exercice comptable différé, vous devez indiquer les informations suivantes lors de l'affectation d'une
version d'exercice comptable à un système comptable :
● Mois de début et de fin de l'exercice comptable
● Étant donné qu'un exercice comptable divergent comporte des mois de plusieurs années civiles, vous devez
spécifier si le mois de début ou le mois de fin est compris dans l'année civile du numéro d'exercice
comptable.

Voir aussi
Exercice comptable écourté [Page 79]

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2.3.6.2 Version d'exercice comptable

Synthèse
Une version d'exercice comptable contient tous les paramètres relatifs à un exercice comptable, comme par exemple
le nombre de périodes.
Si vos besoins sont plus complexes, vous pouvez définir une version d'exercice comptable personnalisée. Exemples
de critères complexes en matière d'exercice comptable :
● Vous voulez que le premier exercice comptable après le lancement du système soit un exercice écourté. Pour
plus d'informations, voir Exercice écourté [Page 79].
● Vos périodes comptables ne correspondent pas à des mois calendaires. Tel est, par exemple, le cas du
calendrier 4–4–5 couramment utilisé, qu'autorisent les règles générales comptables américaines. Dans ce
calendrier, chaque trimestre est divisé en périodes de quatre semaines suivies d'une période de cinq
semaines.

Si plusieurs sociétés de votre groupe ont besoin d'utiliser des calendriers différents, vous pouvez définir autant de
versions d'exercice comptable que nécessaire pour répondre à ces besoins.
Vous définissez une version d'exercice comptable dans la phase Configuration personnalisée du poste de travail
Configuration de gestion. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Comptabilité financière et de
gestion > Exercice comptable différent.

Conditions préalables
Pour pouvoir définir une version d'exercice comptable, vous devez sélectionner l'option Exercice comptable
différent sous Sélection du périmètre.
Si vous avez indiqué dans la sélection du périmètre que votre exercice comptable est identique à l'année civile ou
qu'il s'agit d'un exercice comptable divergent, vous pouvez utiliser les versions d'exercice comptable prédéfinies.

Contrôles et options
Pour créer une version d'exercice comptable, sélectionnez Nouvelle version d'exercice comptable .

Principales options d'une version d'exercice comptable


● Version d'exercice comptable
Lorsque vous définissez une version d'exercice comptable, vous devez saisir une clé à deux caractères
commençant par une lettre.
● Nombre de périodes comptables
Saisissez le nombre de périodes comptables que votre exercice couvre dans une situation normale.
● Spécifique de l'année
Cochez cette case si les périodes diffèrent en fonction de l'année civile. Les périodes diffèrent lorsqu'elles
sont basées sur des semaines calendaires ; dans ce cas, elles commencent toujours à un jour différent du
mois calendaire, comme avec le modèle 4–4–5. Vous devez créer une version d'exercice comptable
spécifique de l'année même si une seule année civile s'écarte du modèle, comme dans le cas où vous
commencez par un exercice écourté par exemple.
● Relation entre exercice comptable et année civile

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Si vous définissez un exercice comptable divergent, vous devez indiquer si le mois initial ou final est compris
dans l'année civile d'un exercice comptable particulier.

Détails des périodes


Les détails des périodes vous permettent d'indiquer les règles à utiliser pour déterminer les périodes comptables
pertinentes pour un exercice spécifique.

Si vous créez une version d'exercice comptable spécifique de l'année, vous devez redéfinir les périodes
comptables individuelles pour chaque exercice comptable que vous rouvrez.

Pour définir les détails des périodes, sélectionnez une version d'exercice comptable, puis
Générer périodes comptables pour exercice comptable spécifique . Cette opération permet de générer les périodes
comptables par défaut pertinentes pour l'exercice. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut et ajouter ou
supprimer des périodes si besoin.
● Date de début et Date de fin
Saisissez les dates de début et de fin de la période comptable.
● Description période
Vous pouvez saisir une description longue et synthétique de la période. Les descriptions sont affichées lors
de l'ouverture et de la clôture des périodes, ainsi que dans le cockpit de clôture, par exemple.
● Type de clôture de période
Indiquez si la clôture des périodes intervient en fin de période, en fin de trimestre ou en fin d'exercice. Cette
option est utilisée dans le cockpit de clôture, où elle permet de déterminer les activités de clôture requises
et leur séquence.

Vous pouvez copier les détails des périodes d'un exercice comptable existant, puis les modifier. Pour ce faire,
sélectionnez Copier exercice comptable .

Exercice comptable divergent


Si vous voulez qu'un exercice comptable particulier compte un nombre de périodes différent de la normale (comme
dans le cas d'un exercice écourté), vous devez utiliser une version d'exercice comptable spécifique de l'année. Puis,
vous entrez les détails des périodes de l'exercice comptable concerné dans l'onglet Détails des périodes.

Pilotage des périodes pour les immobilisations


Le pilotage des périodes pour les immobilisations vous permet d'affecter des jours calendaires aux périodes comptables
pour chaque clé de pilotage de période. Une clé de pilotage de période fait partie du code d'amortissement, qui
permet de déterminer la période à compter de laquelle une transaction est prise en compte dans le calcul de
l'amortissement.
Pour générer une affectation par défaut, sélectionnez Générer propositions pour pilotage des périodes . Vous pouvez
remplacer les propositions.

Pour éviter toute erreur lors de la génération du pilotage des périodes, vous devez vous assurer que les
périodes sont triées dans l'ordre chronologique.

Pour plus d'informations, voir Pilotage des périodes [Page 307].

Pondération des périodes pour les immobilisations


Avec la pondération de périodes pour les immobilisations , vous pouvez pondérer certaines périodes différemment en
vue du cycle d'amortissement, par exemple si vous utilisez le calendrier 4-4-5 dans lequel les périodes n'ont pas
toutes la même durée. Le processus de calcul répartit ensuite l'amortissement calculé en fonction des coefficients
de pondération que vous avez saisis et non de manière homogène entre toutes les périodes.

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Pour générer une affectation par défaut, sélectionnez Générer propositions pour pondération des périodes . Vous pouvez
remplacer les propositions.
Pour plus d'informations, voir Pilotage des périodes [Page 307].

Traiter une version d'exercice comptable


● Supprimer une version d'exercice comptable
Vous pouvez uniquement supprimer une version d'exercice comptable si elle n'est affectée à aucun système
comptable.
● Traduire une version d'exercice comptable
Si vous avez créé des descriptions personnalisées pour vos versions d'exercice comptable, vous pouvez
traduire les descriptions dans d'autres langues.

Version d'exercice comptable pour règle bimensuelle ou mi-trimestrielle


Si vous avez sélectionné les règles générales comptables américaines comme règles comptables locales et
amortissez vos immobilisations d'après la règle bimensuelle ou mi-trimestrielle, vous calculez alors vos déductions
d'amortissement dans les domaines de valorisation fiscale sur une base bimensuelle. L'option Nouvelle version
d'exercice comptable pour règle bimensuelle/mi-trimestrielle génère une instance supplémentaire d'une version
d'exercice comptable existante, qui subdivise automatiquement les périodes comptables en demi-périodes. Vous
devez ensuite définir des paramètres spécifiques pour ces demi-périodes dans l'onglet Pilotage des périodes.
Pour pouvoir utiliser une version d'exercice comptable dans le cadre de l'amortissement en fonction d'une règle
bimensuelle ou mi-trimestrielle, vous devez l'affecter dans les paramètres d'immobilisations du système comptable.
Pour plus d'informations, voir Configuration : Système comptable.

Tâches de traitement ultérieur


Vous devez affecter une version d'exercice comptable à chaque système comptable. Pour plus d'informations, voir
Configuration : Système comptable.
Vous devez créer un exercice comptable particulier avec les périodes comptables qui y sont associées, puis l'ouvrir
pour la comptabilisation.

2.3.6.3 Exercice comptable écourté

Synthèse
Un exercice comptable écourté est un exercice d'une durée inférieure à 12 mois. Dans des cas exceptionnels, tels
que l'établissement, la réorganisation ou la cession d'une entreprise, la législation permet de clôturer un exercice
comptable écourté.
Lorsque vous définissez un système comptable (lors du lancement du système, par exemple), vous pouvez débuter
avec un exercice comptable écourté si, par exemple, votre exercice correspond à l'année civile mais que le système
doit être lancé lors de l'année civile en cours. Pour cela, vous devez définir une version d'exercice comptable
spécifique à l'année et l'affecter à votre système comptable. Si vous utilisez une version d'exercice comptable
spécifique à l'année, vous devez définir manuellement chaque nouvel exercice ultérieur dans la configuration.

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Dans un système de production, vous pouvez uniquement définir un exercice comptable écourté si vous
avez affecté une version d'exercice comptable spécifique à l'année à votre système comptable. Si des
données de documents existent déjà, vous ne pouvez pas modifier l'affectation d'une version d'exercice
comptable à un système comptable.
Si vous avez besoin d'un exercice comptable écourté dans un système de production existant et si votre
version d'exercice comptable n'est pas spécifique à l'année, contactez SAP.

Utiliser un exercice comptable écourté lors de l'implémentation d'un nouveau


système comptable
Si vous implémentez un nouveau système comptable et voulez débuter avec un exercice comptable écourté,
procédez comme suit :
1. Activer l'option Exercice comptable différent

Les options de configuration sont généralement définies par un administrateur. Si vous ne disposez
pas de l'autorisation requise, contactez votre administrateur.

Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la
vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez
Comptabilité générale puis Exercice comptable.
Puis, activez l'option Exercice comptable différent.
2. Créer une version d'exercice comptable spécifique à l'année et définir un exercice écourté avec ses périodes
comptables
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée puis l'activité Autre exercice comptable dans la liste des
activités.
1. Créez une nouvelle version d'exercice comptable en activant le code Spécifique à l'année. Dans la zone
Nombre de périodes comptables, indiquez le nombre de périodes que contient habituellement votre
exercice comptable et non le nombre inférieur de périodes que contient votre exercice comptable
écourté.
2. Dans la page à onglet Exercice comptable écourté , saisissez l'exercice écourté réel et le nombre réduit
de périodes comptables.
3. Dans la page à onglet Détails des périodes , définissez les périodes comptables individuelles de l'exercice
comptable écourté. Pour cela, cliquez sur Générer périodes comptables pour exercice spécifique et saisissez
votre exercice comptable écourté. Cette opération permet de générer les périodes comptables par
défaut pertinentes pour l'exercice comptable. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut et ajouter
ou supprimer des périodes si besoin.
4. Dans les pages à onglet Pilotage des périodes pour immobilisations et
Pondération des périodes pour immobilisations , définissez les paramètres relatifs aux immobilisations.

Pour plus d'informations, voir Version d'exercice comptable [Page 77].


3. Affecter la version d'exercice comptable au système comptable
Affectez la version d'exercice comptable à votre système comptable. Pour plus d'informations, voir
Configuration : Système comptable.
La version d'exercice comptable s'applique à toutes les sociétés affectées au système comptable.
4. Ouvrir et clôturer des périodes comptables

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Vous devez créer l'exercice comptable écourté avec les périodes comptables qui y sont associées, puis l'ouvrir
pour comptabilisation. Pour plus d'informations, voir Ouvrir et fermer des périodes comptables
[Page 127].

Exercice comptable écourté pour un système comptable passé en mode


productif
Pour pouvoir effectuer la clôture d'un exercice comptable écourté dans un système comptable utilisé en mode
productif, vous devez avoir affecté une version d'exercice comptable spécifique à l'année à ce système comptable-
là. Vous pouvez modifier la version d'exercice comptable a posteriori uniquement s'il n'existe aucune donnée de
pièce pour le système comptable.

2.3.6.4 Étapes de clôture

Synthèse
Les étapes de clôture classent les écritures suivant le moment où elles ont été passées lors de la clôture de période
ou de la clôture d'exercice.
● Les écritures opérationnelles sont passées lors de la gestion opérationnelle quotidienne et avant la clôture
de période. Vous pouvez utiliser cette étape de clôture pour toutes les écritures, notamment :
○ écritures générées automatiquement par les pièces d'origine dans les applications opérationnelles ;

○ écritures générées lors des activités de clôture automatique comme les exécutions de compensation ;

○ Écritures manuelles

● Les écritures de clôture sont passées pendant la clôture de période. Elles peuvent être passées manuellement
ou générées automatiquement lors des activités de clôture automatique. Cette étape de clôture exclut les
écritures automatiques des différentes applications d'origine.
Vous pouvez utiliser les étapes de clôture pour piloter la clôture de période.

Vous pouvez clôturer une période comptable pour les écritures opérationnelles et l'ouvrir pour les écritures
de clôture uniquement. Vous êtes ainsi assuré que les données de la pièce ne sont pas modifiées pendant
la clôture de période tout en conservant la possibilité de passer des écritures de clôture.

Vous ouvrez et fermez une période comptable en vue d'étapes de clôture spécifiques à l'aide de l'activité Ouvrir et
fermer périodes dans le poste de travail Comptabilité générale, sous la vue Systèmes comptables et sociétés
affectées des Données principales.

Pour plus d'informations, voir Ouvrir et fermer des périodes comptables [Page 127].

Comptabilisation et étapes de clôture


Les écritures sont classées automatiquement en fonction de l'étape de clôture. Par exemple, toutes les écritures
automatiques (comme les factures fournisseurs ou clients) sont classées comme écritures opérationnelles. Vous
pouvez indiquer l'étape de clôture pour les écritures suivantes :
● Écritures manuelles
Lorsque vous créez une écriture comptable, vous pouvez spécifier une étape de clôture. Si vous n'indiquez
pas d'étape de clôture, l'écriture est classée comme écriture opérationnelle.

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● Écritures lors des activités de clôture automatique
Avant d'exécuter une activité de clôture, vous pouvez indiquer l'étape de clôture dans laquelle les écritures
doivent être passées.

Étapes de clôture prédéfinies


Les étapes de clôture suivantes sont livrées en standard :
● 001 – Solde initial
Cette étape de clôture permet de comptabiliser les soldes initiaux pour le report de solde de l'exercice
précédent. Vous ne pouvez affecter cette étape de clôture qu'à la première période comptable d'un exercice.

● 010 – Écritures opérationnelles


Cette étape de clôture permet de comptabiliser automatiquement les transactions commerciales provenant
de domaines fonctionnels autres que la gestion financière. Lorsque vous affectez cette étape de clôture à une
période comptable, toutes les écritures sont autorisées dans cette période comptable (dont les écritures
manuelles, par exemple).
● 015 – Écritures opérationnelles tardives
Cette étape de clôture est utilisée pour les écritures opérationnelles que vous voulez comptabiliser
manuellement dans une période comptable clôturée pour les écritures opérationnelles.
● 020 – Écritures de clôture
Cette étape de clôture permet de traiter les écritures de clôture manuelles et les écritures automatiques
durant les activités de clôture automatique.
● 080 – Écritures d'ajustement pour compte de résultat comptable
Cette étape de clôture est utilisée pour les écritures d'ajustement que vous devez passer pour créer votre
compte de résultat comptable.
● 990 – Solde final
Cette étape de clôture est utilisée pour comptabiliser des soldes finaux durant le report de solde. Vous ne
pouvez affecter cette étape de clôture qu'à la dernière période comptable d'un exercice.
● 991 – Calcul du résultat des bénéfices non répartis
Cette étape de clôture est utilisée pour comptabiliser le résultat dans le bilan lors du report de solde. Vous
ne pouvez affecter cette étape de clôture qu'à la dernière période comptable d'un exercice.

Définir vos propres étapes de clôture


Les étapes de clôture sont censées répondre à tous les besoins de clôture. Vous pouvez cependant définir des étapes
de clôture supplémentaires.
Par exemple, lors de la clôture de période, vous pouvez utiliser l'étape de clôture 020 – Écritures de clôture pour les
écritures de clôture manuelles et définir une étape de clôture distincte pour les activités de clôture automatique
suivantes, par exemple.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Étapes de clôture dans la liste des activités.

Supprimer des étapes de clôture


Vous pouvez supprimer des étapes de clôture, et notamment certaines étapes de clôture prédéfinies. Vous pouvez,
par exemple, supprimer l'étape de clôture 020 – Écritures de clôture et la remplacer par deux de vos étapes de clôture
afin de séparer les écritures de clôture en activités de clôture automatique et transferts.
Certaines étapes de clôture ne peuvent pas être supprimées.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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2.3.6.5 Vérifier la période comptable pour les écritures
opérationnelles

Synthèse
Les écritures opérationnelles résultent de transactions commerciales pertinentes pour la comptabilité effectuées
dans une application initiale sous la forme de pièces d'origine qui génèrent automatiquement des écritures au journal.
Les pièces d'origine peuvent être des factures clients, des entrées de marchandises ou des paiements, par exemple.
La transaction complète, de la pièce d'origine à l'écriture au journal, est décrite dans le flux de documents.
Les écritures dans la comptabilité correspondent toujours à une période comptable et une date comptable
spécifiques. Les écritures peuvent uniquement être passées sur des périodes comptables non clôturées. Des
contrôles automatiques sont exécutés pour déterminer si la période comptable est non clôturée pour la date
comptable spécifiée :
1. Un contrôle est exécuté dans l'application initiale lorsque la pièce d'origine est comptabilisée.
2. Un autre contrôle est exécuté dans la comptabilité avant la génération de l'écriture au journal.

Les périodes comptables peuvent aussi être partiellement ouvertes ou partiellement clôturées. Par
exemple, une période peut être clôturée pour des écritures opérationnelles, mais ouverte pour des écritures
de clôture. Les périodes sont partiellement ouvertes ou clôturées à l'aide des étapes de clôture affectées
aux périodes comptables. Pour plus d'informations, voir Étapes de clôture [Page 81].

Contrôler la période comptable dans l'application d'origine


Dans l'application initiale, la date comptable est entrée par le gestionnaire directement dans la pièce d'origine ou est
dérivée automatiquement d'autres informations. Lorsque la pièce d'origine est comptabilisée, le système vérifie,
pour les écritures opérationnelles (étape de clôture 10) si la période comptable est ouverte pour la date comptable
pertinente.
Si la période comptable est clôturée, la pièce d'origine ne peut pas être comptabilisée. La pièce d'origine peut
uniquement être comptabilisée avec une date comptable dans une période non clôturée.
Le comptable peut influencer le comportement du système en apportant des modifications au pilotage des
processus pour que les pièces d'origine d'un groupe de processus de gestion spécifique (factures clients, par
exemple) puissent être comptabilisées, même si la période comptable dans l'application initiale est clôturée.
Pour plus d'informations, voir Pilotage des processus [Page 84].

Le pilotage des processus vous permet d'influencer le comportement du système lors du contrôle de la
date comptable dans l'application d'origine et non dans la comptabilité.

Contrôler la période comptable dans la comptabilité


Lorsqu'une transaction commerciale a été transférée à la comptabilité, un contrôle est effectué pour vérifier si la
période comptable est clôturée ou non pour la date comptable. Si la période est clôturée, une tâche est créée et
aucune écriture au journal n'est générée. Le comptable peut accéder à la tâche dans la vue Travail du poste de travail
Comptabilité générale.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Ce document contient un texte qui concerne la France. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
France. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

Le comptable dispose des options suivantes lors du traitement de la tâche :


● Modification de la date comptable
Le comptable peut modifier la date comptable de la pièce d'origine afin que la transaction commerciale soit
comptabilisée dans une période comptable ouverte.

La nouvelle date comptable doit toujours être postérieure à la date comptable de la pièce d'origine.
Il n'est pas possible de comptabiliser une transaction commerciale dans une période antérieure.

Une écriture avec une modification de date est exécutée en tant qu'écriture opérationnelle et documentée
sous Flux de documents > Historique des modifications pour l'écriture au journal souhaitée.

● Comptabiliser avec une étape de clôture différente


Le comptable peut comptabiliser la transaction commerciale en utilisant la date comptable de la pièce
d'origine, mais une étape de clôture différente, par exemple 015 – Écritures opérationnelles tardives. La
transaction commerciale est comptabilisée avec l'étape de clôture sélectionnée et non en tant qu'écriture
opérationnelle.
Avant de passer l'écriture opérationnelle ultérieure, le comptable doit s'assurer que la période comptable est
ouverte pour cette étape de clôture.

Évitez de rouvrir une période comptable clôturée avec l'étape de clôture 010 – Écritures opérationnelles.
Le cas échéant, toutes les transactions commerciales refusées seraient comptabilisées dans cette période
comptable sans être contrôlées.

2.3.6.6 Pilotage des processus pour les écritures opérationnelles

Synthèse
Le pilotage des processus définit la façon dont les pièces d'origine dans les applications d'origine peuvent être
enregistrées en comptabilité à l'aide de la date comptable. Les transactions commerciales à comptabiliser sont
regroupées dans des groupes de processus de gestion tels que des factures clients ou des factures fournisseurs.
Les options définies pour le pilotage des processus affectent le comportement du système lors du contrôle de la
date comptable dans les pièces d'origine. Dans le pilotage des processus, le système contrôle si la pièce d'origine
peut être comptabilisée pour cette date comptable.
Les options par défaut n'autorisent pas la comptabilisation d'une pièce d'origine si sa date comptable se trouve dans
une période clôturée. Dans ce cas, un message d'erreur est envoyé à l'application d'origine. Vous devez uniquement
configurer le pilotage des processus si vous voulez définir des exceptions à ce comportement standard pour certains
groupes de processus de gestion.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Pour la clôture d'exercice, vous clôturez la période comptable de décembre pour toutes les écritures
opérationnelles au 23 décembre. Or vous voulez comptabiliser dans cette période les factures clients
générées en décembre. Dans les options du pilotage des processus, vous indiquez pour le groupe de
processus de gestion que toute pièce d'origine liée aux factures clients ayant une date comptable figurant
en décembre peut être comptabilisée jusqu'au 15 janvier.
Ainsi, les factures clients comportant une date comptable en décembre peuvent toujours être
comptabilisées dans l'application d'origine. Étant donné que la période comptable est déjà clôturée, les
pièces d'origine ne sont pas mappées sous la forme d'écritures au journal en comptabilité et, à la place,
des tâches à exécuter sont générées pour le comptable.

Accédez au pilotage des processus sous Sociétés.


Vous pouvez accéder à la vue Sociétés à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Données principales.
Cliquez sur Activer pilotage des processus .

Procédure standard
Quand vous saisissez une pièce d'origine telle qu'une facture client, une date comptable est entrée par le responsable
ou dérivée par le système. Dans les options du pilotage des processus, le système vérifie si une pièce d'origine peut
être comptabilisée pour la date comptable indiquée.
Quand vous ouvrez ou clôturez une période comptable, des écritures automatiques sont générées dans le domaine
du pilotage des processus, ce qui entraîne l'application de la procédure standard suivante sur tous les groupes de
processus de gestion :
● La période comptable est ouverte aux écritures opérationnelles
Quand vous ouvrez une période comptable, une écriture est générée dans le domaine de pilotage des
processus, qui couvre la durée de la période comptable et est valide pour tous les groupes de processus de
gestion. Le responsable peut ainsi comptabiliser la pièce d'origine dans l'application initiale.
Les données pertinentes sont transférées vers la comptabilité où une écriture au journal est créée à la date
comptable indiquée.
● La période comptable est clôturée pour les écritures opérationnelles
Quand vous clôturez une période comptable, l'écriture automatique qui a été préalablement créée est
supprimée. Aucune pièce d'origine ne peut alors être comptabilisée sur cette période comptable.
Le responsable de l'application source ne peut pas comptabiliser la pièce d'origine et reçoit à la place un
message d'erreur. Le gestionnaire doit modifier la date comptable dans la pièce d'origine pour pouvoir ensuite
comptabiliser la pièce avec une date comptable valide.

Concernant la génération automatique des écritures dans l'outil de pilotage des processus, notez ce qui
suit :
● Le système ne génère des écritures dans le pilotage des processus que si vous ouvrez une période
comptable pour l'étape de clôture 10 (écritures opérationnelles). Pour plus d'informations, voir
Étapes de clôture [Page 81].
● Le système ne génère des écritures dans le pilotage des processus que pour le système comptable
par défaut. Comme les écritures opérationnelles sont toujours effectuées dans tous les systèmes
comptables affectés à une société, le paramétrage du système comptable par défaut s'applique
automatiquement à tous les autres systèmes comptables. Pour plus d'informations sur le système
comptable standard, voir Configuration : Système comptable.

Vous ne pouvez pas modifier les écritures générées automatiquement. Vous pouvez uniquement créer des écritures
supplémentaires. Ces écritures prennent la priorité sur les écritures générées automatiquement.

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Options du pilotage des processus
Si vous ajoutez des écritures dans les options du pilotage des processus, notez ce qui suit :

Statut du pilotage des processus


Vous pouvez utiliser le statut du pilotage des processus pour définir la forme sous laquelle les pièces d'origine
provenant de l'application originale peuvent être comptabilisées sur la base de leur date comptable :
● Bloqué
Vous ne pouvez pas passer d'écritures relatives aux pièces d'origine comptabilisées pour une période allant
jusqu'à la date de saisie possible. Les écritures sont possibles après la date indiquée.

Pour la période allant du 1er au 30 septembre, si la date de saisie possible est le 15 octobre, vous
ne pourrez pas passer d'écritures entre le 30 septembre et le 15 octobre. Les écritures sont
autorisées à partir du 16 octobre.

● Partiellement bloqué
Une pièce d'origine peut être comptabilisée au cours de la période comptable indiquée. Toutefois, un message
d'avertissement s'affiche.
Les données comptables pertinentes sont transférées vers la comptabilité même si la période comptable est
clôturée. Au lieu qu'une écriture au journal soit créée en comptabilité, une tâche à exécuter par le responsable
est générée.
● Non bloqué
Vous pouvez passer des écritures relatives aux pièces d'origine comptabilisées pour une période allant
uniquement jusqu'à la date de saisie possible.

Pour la période allant du 1er au 30 septembre, si la date de saisie possible est le 15 octobre, vous
pourrez passer des écritures jusqu'au 15 octobre. Les écritures ne sont plus autorisées à partir du
16 octobre.

Pour plus d'informations sur les tâches de traitement, voir Vérifier la période comptable pour les écritures
opérationnelles [Page 83].

Groupes de processus de gestion


Vous définissez les options pour différents groupes de processus de gestion. Les transactions commerciales qui se
produisent dans le système et sont automatiquement comptabilisées sont affectées à des groupes de processus
de gestion. Quand vous définissez des options pour un groupe de processus de gestion, ces dernières s'appliquent
automatiquement à toutes les transactions commerciales affectées :

Groupe de processus de
gestion Transactions commerciales affectées
Tout Toutes les transactions commerciales
Factures clients Factures clients, avoirs clients y compris les annulations
Factures fournisseurs Factures fournisseurs, avoirs fournisseurs y compris les annulations
Saisie des temps et Reporting des heures effectuées et reporting des heures basées sur le projet dans le traitement
confirmation de service de la paie
Reporting des frais Décomptes des frais y compris les annulations

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Groupe de processus de
gestion Transactions commerciales affectées
Entrées de marchandises et Entrées et sorties de marchandises, transferts de stock et mouvements de marchandises dans
confirmation de service Gestion de la chaîne logistique (SCM) et Gestion de la relation fournisseurs (SRM),
confirmations d'ordres de service, retours de livraison
Fin du processus de Lots de production (avec statut activé sur Terminé)
fabrication
Facture d'exécution du Confirmation des services fournis aux clients dans Customer Relationship Management (CRM)
service
Migration Transfert des soldes de compte, postes non soldés et pièces jointes

Les transactions commerciales provenant des applications opérationnelles dans la comptabilité


financière (telles que les paiements) ne sont pas incluses dans les groupes de processus de gestion dans
le pilotage des processus. Vous ne pouvez pas définir des options pour ces transactions commerciales
dans le pilotage des processus. En conséquence, quand vous clôturez une période comptable pour les
écritures opérationnelles relatives à ces transactions commerciales, vous ne pouvez pas comptabiliser les
pièces d'origine ayant une date comptable dans cette période comptable.

Date de saisie
La date figurant dans la zone Saisie possible jusqu'au fait référence à la date de saisie dans la pièce d'origine. Vous
pouvez autoriser, par exemple, qu'une pièce d'origine puisse être saisie pour une période postérieure à la période
comptable qui a été clôturée tant que cette pièce a une date comptable qui s'inscrit dans la période.
Les écritures générées automatiquement dans les options de pilotage des processus autorisent 15 jours d'écriture
supplémentaires. Autrement dit, la date dans la zone Saisie possible jusqu'au indique systématiquement un délai de
15 jours à compter de la dernière date de comptabilisation dans la période comptable. Par conséquent, vous pouvez
saisir des pièces d'origine pendant, au maximum, les 15 jours qui suivent la fin de la période comptable.
Il est possible de modifier le nombre de jours d'écriture supplémentaires par défaut. Pour ce faire, sélectionnez la
société concernée dans la vue Sociétés et cliquez sur Actions Activer jours d'écriture supplémentaires.

Si vous modifiez les jours d'écriture supplémentaires, veuillez noter ce qui suit :
● Si vous saisissez un nombre avec un signe moins, la période d'écriture prend fin avant la période
comptable.

● L'option s'applique à tous les systèmes comptables, autrement dit, à tous les systèmes comptables
affectés à la société.

Les modifications apportées au nombre par défaut de jours de saisie supplémentaires s'appliquent
uniquement aux nouvelles saisies dans le pilotage des processus. Les entrées existantes conservent les
options définies lors de leur création.

Date comptable
La période Date comptable (de/à) fait toujours référence à la date comptable dans la pièce d'origine. Cette date
comptable peut être proposée par le responsable ou dérivée par le système. Pour plus d'informations, voir Dérivation
de la date comptable.
Pour toutes les pièces d'origine utilisées à partir d'un groupe de processus de gestion spécifié avec une date
comptable issue de la période indiquée, la procédure que vous sélectionnez s'applique au processus de
comptabilisation.

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Si plusieurs écritures existent pour une période, le système applique les règles suivantes pour déterminer
l'écriture valide :
● Ces écritures prennent la priorité sur les écritures générées automatiquement.
● Les écritures relatives à des groupes de processus de gestion spécifiques prennent la priorité sur
les écritures faites pour le groupe de processus Tout.
● Les écritures qui ont le statut Bloqué prennent la priorité sur les écritures qui ont le statut
Partiellement bloqué ou Non bloqué.

Historique des modifications


Toutes les modifications apportées aux écritures dans l'outil de pilotage des processus sont documentées.
L'historique des modifications est présenté dans l'onglet Modifications .

Voir aussi
Écritures au journal [Page 99]
Étapes de clôture [Page 81]
Vérifier la période comptable pour les écritures opérationnelles [Page 83]

2.3.7 Détermination automatique des comptes

2.3.7.1 Détermination automatique des comptes

Synthèse
Les comptes généraux pour les transactions commerciales sont déterminés automatiquement.

Lorsque vous enregistrez une facture fournisseur pour une commande d'achat, vous entrez la commande
d'achat en tant que référence. Un groupe de détermination des comptes est stocké dans les données
principales de l'article indiqué dans la commande d'achat. Le compte général est alors dérivé du groupe
de détermination des comptes.

Conditions préalables
Les options de détermination des comptes doivent être définies dans la configuration de gestion pour que le compte
général correct soit sélectionné automatiquement.
Pour plus d'informations, voir Définir la détermination des comptes pour chaque livre auxiliaire.

Processus de détermination des comptes


Le mode de détermination des comptes généraux pour les transactions commerciales influe également sur
l'interaction entre les différentes affectations dans la configuration de gestion et les données principales. Les
comptes généraux sont sélectionnés en fonction des données principales, du groupe de détermination des comptes

SAP Business ByDesign Mai 2013


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et du profil de détermination des comptes. Le processus de détermination des comptes se déroule généralement
ainsi :
1. Création de la transaction commerciale
La transaction commerciale est saisie manuellement ou générée automatiquement. Une transaction
commerciale contient toujours des informations sur la société, les données principales et les montants
correspondants.
2. Identification des groupes de détermination des comptes
Les groupes de détermination des comptes sont dérivés des données principales dans la transaction
commerciale.
3. Identification des systèmes comptables, plans comptables et profils de détermination des comptes
● Les systèmes comptables sont déterminés en fonction de la société.
● Les plans comptables sont déterminés à partir des systèmes comptables.
● Les profils de détermination des comptes utilisés par la société sont déterminés pour les systèmes
comptables.
4. Détermination des comptes
Les groupes de détermination des comptes et éventuellement d'autres facteurs (la devise par exemple)
permettent de déterminer les comptes généraux stockés dans le profil de détermination des comptes.
5. Écriture
Pour chaque système comptable, une écriture au journal avec des postes contenant les comptes généraux
est générée.

Pour plus d'informations, voir Configuration de gestion de la détermination des comptes pour une transaction
commerciale [Page 91].
Pour chaque transaction commerciale, d'autres règles de détermination ou exceptions peuvent exister. Pour une
facture fournisseur en texte libre, par exemple, vous saisissez le groupe de détermination des comptes indirectement
lors de l'enregistrement de la transaction. Pour l'imputation des salaires sur les centres de coûts, les données
principales n'ont aucun impact sur la détermination des comptes.
Pour plus d'informations sur la configuration de la détermination des comptes pour des transactions commerciales
spécifiques, voir Détermination spéciale des comptes [Page 96].

2.3.7.2 Configurer un profil de détermination des comptes

Synthèse
Un profil de détermination des comptes contient toutes les options de définition des comptes généraux pour des
écritures automatiques. Des écritures automatiques sont générées soit dans des applications amont (à partir des
factures fournisseurs résultant des achats, par exemple), soit par des processus automatiques dans la comptabilité
(tels que le cycle de paiement).
La détermination des comptes pour des transactions commerciales individuelles se définit toujours dans un profil
de détermination des comptes. C'est pourquoi vous devez au préalable avoir défini et affecté les profils de
détermination des comptes dont vous avez besoin.
Un profil de détermination des comptes est toujours basé sur un plan comptable. Vous pouvez uniquement utiliser
des comptes généraux du plan comptable sur lequel le profil de détermination des comptes est basé. Dans la
définition d'un système comptable, vous affectez le profil de détermination des comptes à vos sociétés. Ces profils
de détermination des comptes doivent être fondés sur le plan comptable affecté au système comptable.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 89
Relation entre système comptable, société, plan comptable et profil de détermination des comptes

Le diagramme représente un système comptable qui utilise un plan comptable affecté. Ce système comptable est
utilisé par trois sociétés (A, B et C). Pour certaines transactions commerciales, la société C a besoin d'imputer des
comptes du plan comptable différents de ceux utilisés par les sociétés A et B. Elle recourt par conséquent à un profil
de détermination des comptes spécial, le profil 2. Les sociétés A et B créent toujours leurs écritures de la même
manière et continuent ainsi à utiliser le profil de détermination des comptes 1.

Conditions préalables à la configuration de la détermination des comptes


● Vous avez créé vos plans comptables.
Vous pouvez copier des plans comptables prédéfinis (tels que le plan comptable international IFRS) et les
adapter à vos besoins ou définir des plans comptables à partir de zéro.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
Définissez les éléments suivants :
Pour plus d'informations, voir : Plan comptable [Page 70].
● Vous avez créé et configuré vos systèmes comptables.
Chaque règle comptable que vous appliquez requiert la création d'un système comptable distinct. Lors de
leur traitement, vous affectez à chaque système comptable toutes les sociétés qui l'utilisent, ainsi qu'un plan
comptable.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase d'intégration et d'extension puis sélectionnez Système comptable dans la liste des
activités.
Pour plus d'informations, voir : Systèmes comptables [Page 43].

Processus de configuration de la détermination des comptes


Cette documentation décrit les étapes de la configuration d'un profil de détermination des comptes. Il s'agit d'une
condition préalable pour configurer la détermination des comptes. Pour obtenir des informations sur la configuration
de la détermination des comptes pour une transaction commerciale, voir Configurer la détermination des comptes
pour une transaction commerciale [Page 91].

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Créer un profil de détermination des comptes
Si vous copiez un plan comptable prédéfini, le système copie toutes les options associées à ce plan comptable, telles
que les structures de rapport et le profil de détermination des comptes. Les structures de rapport et les profils de
détermination des comptes de tous les plans comptables prédéfinis sont eux aussi prédéfinis. Il vous suffit alors de
les adapter à vos besoins.
Vous devez créer un profil de détermination des comptes manuellement dans les cas suivants :
● Vous avez défini votre plan comptable à partir de zéro.
● Vous avez besoin de plusieurs déterminations des comptes pour le même plan comptable (pour différentes
sociétés ou pour différents systèmes comptables). Si vous utilisez toujours la même détermination des
comptes pour un plan comptable donné, vous n'avez besoin de créer qu'un seul profil.

Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.
Accédez à l'un des liens dans la section Détermination des comptes et créez un nouveau profil de détermination des
comptes.

Après avoir créé le profil de détermination des comptes dans la même activité, vous devez l'affecter au
pays de votre société. De cette façon, la détermination des comptes propre au pays est activée dans le
profil de détermination des comptes. La détermination des comptes propre au pays porte sur tous les
comptes utilisés uniquement dans un seul pays ou dans un groupe de pays.

Affecter un profil de détermination des comptes


Vous devez affecter un profil de détermination des comptes à chaque système comptable et société. Accédez pour
ce faire au poste de travail Configuration de gestion, dans la vue Liste des activités. Lors de la phase Intégrer et
étendre dans le domaine Gérer les données de base, sélectionnez Système comptable. Vous devez affecter le même
profil de détermination des comptes à toutes les sociétés qui utilisent un même système comptable.

● Le profil de détermination des comptes doit être fondé sur le plan comptable utilisé par le système
comptable correspondant. Le système vérifie si tel est bien le cas.
● Vous devez avoir affecté le profil de détermination des comptes au pays de la société. Le système
vérifie que cette affectation a été faite.

Voir aussi
Détermination automatique des comptes [Page 88]

2.3.7.3 Configuration de gestion de la détermination des comptes


pour une transaction commerciale

Synthèse
Pour permettre la détermination automatique des comptes généraux en cas de transaction commerciale
particulière, vous devez effectuer certaines activités dans la configuration de gestion et dans les données principales :

SAP Business ByDesign Mai 2013


Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 91
● Dans la configuration de gestion, vous créez en premier lieu le plan comptable avec les comptes généraux et
définissez les autres options préparatoires.
● Dans la configuration de gestion, vous définissez les groupes de détermination des comptes et vous leur
affectez des comptes généraux pour chaque livre auxiliaire.
● Vous créez ensuite les données principales dans l'application et affectez les options de configuration.

Conditions préalables à la configuration de la détermination des comptes


● Vous avez défini vos besoins.
Il faut commencer par identifier le nombre de comptes généraux dont vous avez besoin pour la transaction
commerciale. Vous pouvez toujours traiter la transaction commerciale à l'aide du même compte général ou
passer des écritures sur différents comptes généraux pour différents groupes de données principales.
Exemple :
Lorsque vous enregistrez des factures fournisseurs, les dettes sont automatiquement comptabilisées sur les
comptes fournisseurs. Les dettes à régler à des fournisseurs étrangers doivent être comptabilisées sur un
autre compte général, puisqu'il ne s'agit plus de fournisseurs nationaux.

Dans le cas de certaines transactions commerciales, les comptes généraux se différencient non
seulement par les données principales, mais aussi par d'autres facteurs comme la devise de la
transaction. Il arrive, en revanche, que d'autres transactions commerciales soient impossibles à
distinguer et qu'il faille saisir un seul compte général pour celles-ci.

● Vous avez mené à bien les activités de configuration préparatoires.


Dans le cadre de la configuration de gestion, vous pouvez définir certaines options une fois pour toutes, alors
que d'autres sont propres à chaque transaction commerciale.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités .
Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport
financier, détermination des comptes dans la liste des activités.
Vous définissez les options suivantes une fois :
○ Vous avez créé un plan comptable.
Pour plus d'informations, voir : Plan comptable [Page 70].
○ Vous avez créé un profil de détermination des comptes.
Ce profil rassemble toutes les options de configuration applicables à l'échelle de la société pour chaque
plan comptable.
Pour plus d'informations, voir : Configurer un profil de détermination des comptes [Page 89].

Processus de configuration de la détermination des comptes


Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.
Vous exécutez toutes les activités de configuration de la détermination des comptes pour chaque transaction
commerciale et définissez les points suivants :

1. Créer des comptes généraux


Si nécessaire, vous créez un compte général pour chaque groupe de transactions commerciales à comptabiliser
conjointement. Affectez le compte général à un type de compte. Le type de compte appartient à un livre auxiliaire
spécifique. L'affectation des comptes généraux est, par la suite, fonction du livre auxiliaire.

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Sélectionnez Gérer plan comptable.
Pour plus d'informations, voir : Type de compte.

2. Créer ou vérifier les groupes de détermination des comptes


Si nécessaire, vous créez les groupes de détermination des comptes ou vérifiez les groupes proposés dans le
système.
Un groupe de détermination des comptes contient les données principales d'un livre auxiliaire dont les transactions
commerciales sont comptabilisées sur les mêmes comptes généraux. Les groupes de détermination des comptes
s'appliquent, dans l'ensemble de la société, à tous les plans comptables affectés. Des exemples sont fournis dans
la version standard du produit.
Cliquez sur le lien Gérer groupe de détermination des comptes. Par la suite, vous affectez le groupe aux données
principales de l'application.

3. Affecter des comptes généraux


Spécifiez les comptes généraux pour chaque livre auxiliaire et groupe de détermination des comptes. Vous allez
effectuer cette tâche dans l'écran du profil de détermination des comptes. Saisissez le compte général pour chaque
groupe de détermination des comptes.
Cliquez sur l'un des liens de la section Détermination des comptes;
Les livres auxiliaires suivants sont disponibles :
● Comptabilité générale
● Immobilisations
● Stocks
● Comptes fournisseurs
● Comptes clients
● Liquidités
● Taxes
● Coûts
● Ventes

Pour plus d'informations, voir : Définir la détermination des comptes pour chaque livre auxiliaire.

4. Affecter des groupes de détermination des comptes


Le processus de configuration est terminé lorsque, dans le système fonctionnel, vous affectez le groupe de
détermination des comptes à vos données principales, par exemple :
● Clients
● Fournisseurs
● Produits
● Catégories de produits (articles et classes d'immobilisations)
● Services
● Règles de frais généraux
● Règles de répartition des frais généraux

Vous devez procéder à cette affectation dans chacun des postes de travail responsables des données principales.

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Vous souhaitez affecter un groupe de détermination des comptes au fournisseur.
a. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sélectionnez Fournisseurs Traiter Données
financières .
b. Sélectionnez Données de paiement, puis saisissez la société pour laquelle existe la relation avec le
fournisseur.
c. Pour chaque société, spécifiez le groupe de détermination des comptes qui permet d'identifier le
compte général.

Dans la mesure où le profil de détermination des comptes est spécifié dans le système
comptable de la société, le compte général spécifique est déterminé en fonction du plan
comptable qu'utilise la société. En cas de reporting parallèle, il existe plusieurs écritures
au journal renvoyant chacune à des comptes généraux différents.

d. Activez les données fournisseur.

Pour chaque transaction commerciale individuelle, il peut exister d'autres règles de dérivation et des
exceptions. Pour une facture fournisseur en texte libre, par exemple, vous saisissez le groupe de
détermination des comptes indirectement lors de l'enregistrement de la transaction. Pour l'imputation
des salaires sur les centres de coûts, les données principales n'ont aucun impact sur la détermination des
comptes.
Pour plus d'informations sur la dérivation exacte des comptes généraux en cas de transactions
commerciales particulières et sur la façon de paramétrer les options, voir la documentation sur la
détermination spéciale des comptes [Page 96].

Voir aussi
Détermination automatique des comptes [Page 88]

2.3.7.4 Comptes collectifs

Synthèse
Les comptes collectifs sont des comptes généraux sur lesquels les écritures sont comptabilisées automatiquement
chaque fois qu'une transaction commerciale est saisie dans un compte de livre auxiliaire (tel que comptes clients,
comptes fournisseurs ou immobilisations). Pour chaque livre auxiliaire, les comptes qui sont affichés dans le même
compte collectif en comptabilité générale sont toujours regroupés dans un groupe de détermination des comptes.
Dans la détermination des comptes, au moins un compte collectif est affecté à chaque groupe de détermination des
comptes.

Le groupe de détermination des comptes qui regroupe tous les comptes fournisseurs étrangers est
affecté au compte collectif Comptes fournisseurs - étranger. Toutes les transactions commerciales qui
sont comptabilisées sur un compte de livre auxiliaire d'un fournisseur étranger sont affichées
simultanément dans ce compte collectif dans la comptabilité générale.

Dans la plupart des cas, l'affectation d'un compte collectif à un groupe de détermination des comptes s'applique
généralement pour toutes les transactions commerciales concernées. Outre le compte collectif standard, vous
pouvez affecter un compte collectif distinct pour des transactions commerciales spécifiques (telles que des
acomptes) dans le cas de certains groupes de détermination des comptes.

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94 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Contexte de gestion
Il est parfois nécessaire de représenter une transaction commerciale unique dans plusieurs comptes collectifs. Pour
les acomptes versés, par exemple, vous pouvez créer un compte collectif pour les acomptes versés (général) et un
compte collectif pour les acomptes versés pour immobilisations. Ces comptes collectifs distincts sont appelés autres
comptes collectifs. Étant donné qu'il existe dans ce cas plusieurs comptes collectifs pour une transaction
commerciale unique, le compte collectif ne peut pas être déterminé automatiquement. Vous devez le sélectionner
manuellement.
Vous pouvez uniquement utiliser les autres comptes collectifs pour représenter la même transaction commerciale
différemment dans le livre auxiliaire des comptes clients et le livre auxiliaire des comptes fournisseurs.

Conditions préalables
Si vous voulez utiliser les autres comptes collectifs, vous devez les activer dans la sélection du périmètre.
Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez Comptabilité
générale.
Répondez par l'affirmative à la question vous demandant si vous voulez utiliser les autres comptes collectifs pour
les comptes clients ou fournisseurs.
Pour que les écritures puissent être passées sur les comptes collectifs, ces comptes doivent exister dans votre plan
comptable et vos structures de rapports. En outre, il est possible que seules les écritures automatiques soient
autorisées sur un compte collectif ou que les écritures manuelles soient également possibles.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.
Pour plus d'informations, voir Plan comptable [Page 70].

Autres comptes collectifs


Pour pouvoir utiliser un autre compte collectif, vous devez définir différentes options lors de la configuration de vos
comptes collectifs standard.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.
1. Définir des options pour les comptes collectifs
Pour votre transaction commerciale spéciale, vous définissez, dans le livre auxiliaire approprié, un type de
compte collectif dans lequel vous indiquez les transactions commerciales auxquelles s'applique ce compte
collectif. En parallèle, vous cochez la case Compte collectif dans l'écran de saisie de la transaction
commerciale concernée. Pour le livre auxiliaire des comptes fournisseurs, par exemple, vous utilisez le code
Utilisé pour les acomptes pour activer la zone Compte collectif dans la vue Demande d'acompte du poste de
travail Facturation fournisseur. Pour plus d'informations, voir Configuration : Types de comptes collectifs.
2. Traiter la détermination des comptes
Pour le groupe de détermination des comptes voulu, insérez une ligne pour le nouveau type de compte
collectif. De cette façon, vous pouvez affecter au groupe de détermination des comptes relatif à la transaction
commerciale spéciale l'autre compte collectif en plus du compte collectif standard. Vous pouvez également
affecter le nouveau type de compte collectif à plusieurs groupes de détermination des comptes. Pour plus
d'informations, voir Définir la détermination des comptes pour chaque livre auxiliaire.

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Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 95
Quand vous sélectionnez le compte collectif manuellement tout en saisissant une transaction commerciale,
vous ne pouvez pas sélectionner le compte collectif directement. À la place, vous choisissez le type de
compte collectif pour sélectionner le compte pertinent.

2.3.7.5 Détermination spéciale des comptes

2.3.7.5.1 Détermination spéciale des comptes

Synthèse
Le processus général de détermination des comptes est traité dans Détermination automatique des comptes
[Page 88] et Configuration de gestion de la détermination des comptes pour une transaction commerciale
[Page 91].
Cependant, il existe des règles spéciales de détermination des comptes ou des exceptions pour nombre de
transactions commerciales. Pour une facture fournisseur en texte libre, par exemple, vous saisissez le groupe de
détermination des comptes indirectement lors de l'enregistrement de la transaction. Pour l'imputation des salaires
sur les centres de coûts, les données principales n'ont aucun impact sur la détermination des comptes.
Vous pouvez utiliser la liste de liens qui suit pour accéder à la documentation sur la détermination des comptes liée
à des processus ou à des options relatives à des transactions commerciales particulières :
● Factures fournisseurs
○ Factures fournisseurs en texte libre (sans référence à une commande d'achat) (détermination des
comptes)
○ Factures fournisseurs pour des acquisitions avec document d'entrée (détermination des comptes)
○ Factures fournisseurs pour l'acquisition de services sans document d'entrée (détermination des
comptes)
○ Factures fournisseurs pour immobilisations sans document d'entrée (détermination des comptes)
● Entrée de marchandises et réception de services
○ Entrées de marchandises pour consommables avec document d'entrée (détermination des comptes)
○ Entrée de marchandises pour articles gérés en stock (détermination des comptes)
○ Entrée de marchandises pour immobilisations avec document d'entrée (détermination des comptes)
○ Réalisation des services commandés avec document d'entrée (détermination des comptes)
● Saisie des taxes
○ Saisies de TVA déductible (détermination des comptes)
○ Saisies de TVA (détermination des comptes)
○ Déclarations de TVA (détermination des comptes)
● Saisie d'immobilisations
○ Acquisitions manuelles d'immobilisations
○ Écritures de transfert
○ Ventes d'immobilisations
○ Réévaluations
○ Dévaluations
○ Revalorisations

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96 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Contexte de gestion
○ Inscription à l'actif rétroactive
○ Mise au rebut d'une immobilisation
○ Amortissement
○ Amortissement exceptionnel
○ Immobilisations de faible valeur
● Comptabilité analytique
○ Répartition des frais généraux (détermination des comptes)
○ Imputation des frais généraux par projets (détermination des comptes)
○ Imputation des frais généraux par lots de production (détermination des comptes)
○ Entrée d'article en production (détermination des comptes)
○ Consommation des ressources en production (détermination des comptes)
○ Reporting des heures travaillées sur les projets et tâches de projet (détermination des comptes)
● Constatation des produits
○ Factures clients sans report de produits (détermination des comptes)
○ Factures clients avec report de produits (détermination des comptes)
○ Constatation des produits après la livraison et la facturation (détermination des comptes)
○ Confirmations de service (détermination des comptes)

2.3.7.5.2 Détermination des comptes de charges (Chine)

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

2.3.7.5.3 Calcul des écarts de valorisation - Chine

Synthèse

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

2.4 Flux de documents dans la comptabilité

Synthèse
Une tâche importante de la comptabilité financière consiste à enregistrer, évaluer et mettre à jour les données des
transactions commerciales. Les écritures au journal permettent de le faire.
Écritures au journal

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Contexte de gestion P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 97
Chaque transaction commerciale qui a un impact sur les valeurs génère une écriture au journal dans la comptabilité.
Les écritures au journal sont toujours générées automatiquement ; vous ne pouvez pas les créer manuellement.
Elles sont créées sur la base de pièces d'origine, de cycles d'évaluation et d'écritures comptables.
Pièces d'origine
La majorité des transactions commerciales qui ont un impact sur la comptabilité sont issues de pièces telles que les
factures fournisseurs, les confirmations de services et les paiements des applications opérationnelles. Les écritures
au journal reposant sur ces pièces, celles-ci sont appelées pièces d'origine.
Écritures comptables
Si vous envisagez des écritures d'ajustement, vous pouvez créer des écritures au journal directement dans la
comptabilité à l'aide d'écritures comptables dans la vue Écritures comptables.
Cycles d'évaluation
Les cycles d'évaluation (tels que les cycles d'amortissement) génèrent également des écritures au journal. Vous
créez des exécutions d'évaluation dans les différents journaux comptables au cours de la clôture de période.

La fonction de flux de documents illustre sous forme graphique la manière dont les écritures au journal
sont associées aux pièces d'origine, écritures comptables et cycles d'évaluation qui les ont générés.

Flux de documents dans la comptabilité

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98 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Contexte de gestion
3 Comptabilité générale

3.1 Contexte de gestion

3.1.1 Écritures au journal

Synthèse
Chaque transaction commerciale qui affecte la comptabilité génère automatiquement une écriture au journal.
Les écritures au journal peuvent être basées sur des pièces d'origine, des écritures comptables ou des cycles
d'évaluation :
● Pièces d'origine
Les pièces d'origine enregistrent les transactions commerciales initiées dans des domaines fonctionnels
hors de la Comptabilité financière et de gestion, comme les factures fournisseurs, les factures clients et les
paiements.
Pour afficher les pièces d'origine, ouvrez la vue Pièces d'origine [Page 160].
● Écritures comptables
Les écritures comptables enregistrent des transactions commerciales entrées directement dans la
Comptabilité financière et de gestion, comme les écritures d'ajustement.
Pour afficher les écritures comptables, ouvrez la vue Écritures comptables [Page 142].
● Cycles d'évaluation
Les cycles d'évaluation génèrent des écritures au journal pour les tâches périodiques dans la Comptabilité
financière et de gestion, comme le cycle d'amortissement, la comptabilisation des écritures d'abonnement
échues ou le cycle de réévaluation en devise étrangère.
Pour afficher les écritures au journal d'un cycle d'évaluation, ouvrez la vue associée à chaque cycle
d'évaluation.

Logique comptable
Le principe de base de la comptabilisation est que le débit est égal au crédit. Une écriture au journal n'est pas
comptabilisée tant que le total de tous les postes débiteurs n'est pas égal au total de tous les postes créditeurs.
Pour activer le reporting parallèle, vous pouvez créer un système comptable [Page 43] pour chaque règle comptable
et affecter vos sociétés aux systèmes comptables qu'elles veulent utiliser. Lorsque des écritures au journal sont
générées, les systèmes comptables interviennent comme suit :
● Lorsque vous sauvegardez une pièce d'origine dans l'une des applications opérationnelles, le système envoie
les données comptables de la pièce à la comptabilité sous la forme de transactions commerciales. Si vous
utilisez le reporting parallèle, une écriture au journal est générée automatiquement dans chacun des
systèmes comptables.
● Vous pouvez indiquer un système comptable quand vous créez une écriture comptable. Dans ce cas, l'écriture
au journal est générée uniquement dans ce système comptable. Si vous ne spécifiez aucun système
comptable particulier, l'écriture au journal est créée dans chacun des systèmes comptables de la société.
● Vous pouvez indiquer un système comptable quand vous créez un cycle d'évaluation. Dans ce cas, les
écritures au journal sont générées uniquement dans ce système comptable. Si vous ne spécifiez aucun

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 99
système comptable, le cycle d'évaluation est exécuté pour tous les systèmes comptables. Les écritures au
journal sont donc générées dans chaque système comptable affecté à la société.

Dans tous les cas décrits ci-dessus, les dérivations et évaluations effectuées peuvent être en partie influencées dans
la configuration.
Le diagramme suivant représente le processus de création d'une écriture au journal.

Création d'écritures au journal

Structure des écritures au journal


Toutes les écritures présentent la même structure.
Elles sont composées d'un en-tête d'écriture au journal qui sauvegarde les informations s'appliquant à l'écriture au
journal dans son ensemble. Ces informations sont les suivantes :
● Type d'écriture au journal
Le type d'écriture au journal classe l'écriture et contrôle l'affectation des ID des écritures. SAP fournit les
types d'écritures au journal pour tous les types de transactions commerciales.
Pour plus d'informations, voir Types d'écritures au journal et tranches de numéros.
● Date de la pièce
La date de la pièce est la date de la transaction de la pièce d'origine, par exemple la date de la facture. Si
aucune date de transaction n'est disponible, la date d'écriture s'applique.
● Date comptable
La date comptable est la date pour laquelle les données de la pièce d'origine sont enregistrées dans la
comptabilité. La date comptable sert à dériver l'exercice et la période comptable. Avant la comptabilisation,
le système vérifie si la période est ouverte.
Pour plus d'informations, voir Dérivation de la date comptable.

Une écriture au journal comporte également des postes. Ces postes sont les postes évalués de la pièce d'origine ;
ils comportent toujours des postes débiteurs et des postes créditeurs, ainsi que les comptes.

Exception : certaines transactions commerciales contiennent des postes agrégés qui ne sont pas pertinents
pour la comptabilité générale. Ces postes ne sont pas affichés dans l'écriture au journal. Pour plus
d'informations, voir : Écritures non pertinentes pour la comptabilité générale.

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100 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Création automatique d'écritures au journal
Les écritures au journal peuvent être générées uniquement si les données principales et les entités organisationnelles
requises existent.
● Si vous entrez des écritures manuelles à l'aide d'écritures comptables, vous recevez une notification en cas
d'absence de données principales ou d'entités organisationnelles.
● Si les données principales ou les entités organisationnelles n'existent pas lors du traitement des pièces
d'origine et des cycles d'évaluation, des tâches sont envoyées à la corbeille d'arrivée du responsable.
L'écriture au journal ne peut être comptabilisée qu'une fois que les tâches sont traitées.

Système comptable
Dans le cas de comptabilisations reposant sur des écritures comptables et des cycles d'évaluation, vous pouvez
indiquer un système comptable auquel limiter les écritures.
Dans les cas suivants, les systèmes comptables concernés sont automatiquement déterminés :
● Si vous effectuez des comptabilisations avec des écritures comptables ou des cycles d'évaluation et n'avez
indiqué aucun système comptable.
● Lors du traitement de pièces d'origine.

Toutes les étapes de traitement ultérieures sont exécutées pour chaque système comptable. Une écriture au journal
est donc comptabilisée dans chaque système comptable, ce qui permet un reporting parallèle.

Flux de processus
Les écritures au journal sont crées et comptabilisées automatiquement comme suit :
1. Détermination du type de pièce
La transaction commerciale de la pièce d'origine ou le cycle d'évaluation est utilisé pour déterminer le type
de pièce affecté, ou bien le type de pièce est lu directement depuis l'écriture comptable.
2. Dérivation de la date comptable
La date comptable est déterminée à partir des données de la pièce d'origine. Dans le cas de cycles d'évaluation
ou d'écritures comptables, vous avez saisi la date comptable manuellement.
3. Détermination et contrôle de la période comptable
La période comptable est déterminée de la manière suivante :
● Détermination de la version d'exercice comptable
La version d'exercice comptable est dérivée du système comptable.
● Détermination de la période comptable
La période comptable affectée à la date comptable est déterminée par la version d'exercice comptable.
● Contrôle de la période comptable
Si la période comptable est clôturée pour l'étape de clôture et le système comptable spécifiés, l'écriture
au journal ne peut pas être comptabilisée.
4. Création des postes
a. Détermination du livre auxiliaire et imputation sur le livre auxiliaire
Chaque poste peut être comptabilisé dans un livre auxiliaire en plus du grand livre. Dans le cas des pièces
d'origine et cycles d'évaluation, le livre auxiliaire et l'imputation correspondante sont déterminés d'après
le type de transaction commerciale, les écritures de la pièce d'origine, les données principales et les
options de configuration.
Les écritures comptables utilisent les imputations sur le livre auxiliaire que vous avez saisies
manuellement.

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 101
b. Classification du poste dans le livre auxiliaire
Chaque poste est classifié selon le rôle qu'il joue dans la comptabilisation dans le livre auxiliaire. Dans
certains cas, ceci génère des postes supplémentaires, tels que des écarts de comptabilisation ou des
taxes.
c. Évaluation et conversion de devises
Si les transactions commerciales ne contiennent pas encore de valeurs, chaque poste est valorisé selon
la méthode adéquate.
d. Dérivation du centre de profit et du segment
Le centre de profit et le segment sont dérivés sur la base du livre auxiliaire.
Pour certains principes de reporting, des postes supplémentaires sont créés pour que la valeur soit
répartie entre plusieurs centres de profit.
e. Dérivation des comptes généraux
Le compte général pertinent pour le poste est déterminé d'après les options définies dans la
configuration de gestion.
f. Dérivation du domaine fonctionnel
Le domaine fonctionnel est déterminé d'après le compte général ou le centre de coûts.
g. Dérivation du code mouvement
Pour les pièces d'origine issues d'immobilisations, le code mouvement est déterminé automatiquement.
En ce qui concerne les écritures comptables, vous pouvez saisir le code mouvement.
5. Affectation de numéro de pièce
Une fois créée, l'écriture au journal reçoit un numéro d'identification basé sur les options définies pour le type
d'écriture au journal.
6. Écriture
L'écriture au journal est sauvegardée et les soldes du compte sont mis à jour.

Voir aussi
Écritures comptables
Pièces d'origine

3.1.2 Clôture de période

3.1.2.1 Activités de clôture : clôture d'exercice

Synthèse
Pour pouvoir créer les rapports de clôture, vous devez effectuer certaines tâches préparatoires.
Gardez à l'esprit que ce document ne couvre pas toutes les activités de clôture possibles et que les activités dont il
est question ne peuvent pas être appliquées de manière universelle. Certaines tâches préparatoires sont facultatives
et dépendent des transactions commerciales. Par exemple, si aucune transaction n'est effectuée en devise
étrangère, vous n'êtes pas obligé d'effectuer une réévaluation en devise étrangère.
Pour vous assurer que les différentes activités de clôture sont correctement exécutées, vous devez avoir défini les
options de configuration appropriées.

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102 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Les fonctions système que vous utilisez déterminent les activités exécutées en fin de période et la séquence
du traitement de ces activités. Ce document décrit le processus de base de la clôture d'exercice d'après la
séquence proposée dans la vueCockpit de clôture [Page 155]. De plus, vous êtes supposé utiliser tous
les domaines fonctionnels disponibles.

Conditions préalables
Avant de pouvoir exécuter la clôture d'exercice dans la comptabilité financière, vous devez suivre les étapes
préparatoires dans les autres domaines fonctionnels. Vous devez compléter vos activités opérationnelles
journalières et toutes les tâches liées et comptabiliser toutes les transactions pertinentes dans le cadre de la clôture
dans les domaines suivants :
● Gestion de la chaîne logistique (SCM)
● Gestion de la relation fournisseurs (SRM)
● Customer Relationship Management (CRM)
● Human Capital Management (HCM)
● Comptabilité financière (FIN)

Flux de processus
Pour la clôture de période, vous devez exécuter différentes activités de clôture dans différents postes de travail. Le
processus de clôture d'exercice dans son intégralité comprend les activités dans les postes de travail suivants :
● Immobilisations
● Valorisation des stocks
● Comptabilité générale
● Comptabilité clients
● Comptabilité fournisseurs
● Gestion des paiements
● Gestion des taxes
● Coûts et produits
● Gestion de l'application et des utilisateurs

Les différentes activités sont affectées aux étapes de processus suivantes :

Étapes de processus

1. Tâches 2. Activités de 3. Fermer les 4. Exécuter le 5. Clôturer la 6. Effectuer le 7. Documenter


préparatoires clôture périodes report de solde période et reporting
pour la clôture comptables l'exercice auprès de la
pour les comptable banque centrale
écritures
opérationnelles
et de clôture

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 103
Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants :
● Journal :
Vous trouverez le journal d'un cycle (par exemple pour un cycle d'amortissement ou de réévaluation
en devise étrangère) dans la sous-vue correspondante. Chaque cycle a un statut (Information,
Erreur). Pour afficher les détails d'un journal, sélectionnez le cycle adéquat et choisissez Afficher.
Si des erreurs sont survenues au cours d'un cycle, vous devez les corriger. Vous trouverez des
informations sur les erreurs dans la page à onglet Messages. Une fois les erreurs corrigées, lancez
à nouveau le cycle. Le système repasse les écritures qui n'ont pas pu être passées lors du premier
cycle.
● Moniteur de jobs :
Si un cycle ne s'est pas terminé avec succès et si vous ne pouvez pas trouver et résoudre la cause
de l'échec, vous pouvez afficher les détails techniques concernant le cycle dans le moniteur de jobs.
Sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Afficher jobs. En cas d'erreurs dans un job, contactez
votre administrateur système.

Les sections suivantes décrivent en détail les étapes de processus.


1. Tâches préparatoires pour la clôture
1.1 Clôturer une période comptable pour les écritures opérationnelles
1.2 Vérification des flux de données pour les écritures/Contrôle de cohérence technique
1.3 Tâches liées à la clôture [Page 153]
1.4 Déclarations préalables de TVA et déclarations de taxes annuelles
1.5 Déclarations d'échange de biens
1.6 Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation (États-Unis)
1.7 Déclarations d'honoraires (États-Unis)
1.8 Confirmation de solde pour la comptabilité fournisseurs
1.9 Confirmation du solde des comptes clients
1.10 Rapprochement / Comparaison technique de tous les livres [Page 105]
1.11 Écritures de transfert / d'ajustement
2. Activités de clôture
2.1 Charges constatées d'avance
2.2 Produits constatés d'avance
2.3 Écritures d'abonnement [Page 146]
2.4 Provisions pour créances irrécouvrables
2.5 Provision pour créances douteuses [Page 107]
2.6 Reclassement (comptes clients)
2.7 Reclassement (comptes fournisseurs)
2.8 Réévaluation en devise étrangère (comptes clients)
2.9 Réévaluation en devise étrangère (comptes fournisseurs)
2.10 Réévaluation en devise étrangère (liquidités)
2.11 Exécutions de compensation EM/EF [Page 452]
2.12 Comptabiliser des immobilisations corporelles en cours [Page 248]
2.13 Amortissement automatique des immobilisations [Page 251]
2.14 Imputation des frais généraux par projets [Page 612]
2.15 Imputation des frais généraux par postes d'ordres de service [Page 624]
2.16 Imputation des frais généraux par lots de production [Page 439]
2.17 Cycle de rapprochement ECF (en-cours de fabrication) [Page 514]
2.18 Comptabilisation de la valorisation des stocks et des écarts d'évaluation
2.19 Réserves (exemple des provisions pour congés)
2.20 Report de produits et constatation des produits pour les postes de commandes clients [Page 630]
2.21 Répartition des frais généraux [Page 710]

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2.22 Passage du compte de résultat par fonction au compte de résultat comptable [Page 51]
3. Fermer des périodes comptables pour les écritures de clôture
4. Report de solde [Page 162]
5. Clôturer la période et l'exercice comptable
5.1 Clôturer la dernière période de l'exercice comptable
5.2 Clôturer des exercices comptables
6. Reporting auprès de la banque centrale (Autriche, Danemark, France, Allemagne et Pays-Bas)
7. Documentation
4.1. Journal [Page 197]
4.3. États financiers [Page 192]

3.1.2.2 Rapprochement

Synthèse
Le rapprochement vous permet de vérifier que vos pièces sont complètes et de fournir aux auditeurs externes un
modèle pour contrôler votre comptabilité.
En règle générale, le processus de rapprochement est automatisé. Toutefois, si vous voulez rapprocher vous-même
les valeurs présentes dans le système, vous pouvez effectuer un rapprochement du point de vue de la gestion et du
point de vue technique.
Le rapprochement permet d'établir :
● que les postes du bilan se composent des totaux et des soldes des comptes généraux ;
● que les totaux et les soldes des comptes généraux se composent des écritures au journal individuelles ;
● que les soldes des comptes collectifs dans le grand livre correspondent aux soldes des livres auxiliaires ;
● que les soldes des livres auxiliaires correspondent aux soldes des registres opérationnels pertinents.

Conditions préalables
L'exécution d'un rapprochement est soumise aux conditions préalables suivantes :
● Intégralité
Vérifiez que toutes les transactions commerciales prises en compte pour la période concernée ont été saisies
et traitées en intégralité.
● Tâches BTM
Veillez à ce que toutes les tâches liées à la clôture soient traitées à un jour de référence. Pour plus
d'informations sur les tâches liées à la clôture, voir Tâches liées à la clôture [Page 153].

Vous pouvez également effectuer les tâches suivantes avant de lancer le rapprochement :
● Vérification des flux de données
Cette étape vous permet de vérifier que toutes les écritures au journal sont complètes. La vérification des
flux de données permet de comparer les données des pièces d'origine aux données des écritures au journal.
Pour plus d'informations sur la vérification des flux de données, voir Vérification des flux de données.
● Comparaison technique de tous les livres
Vous pouvez vérifier si le total des écritures d'un compte général correspond au solde du compte général
actualisé.
Pour plus d'informations sur la comparaison technique des livres, voir Rapprochement [Page 165].

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 105
Détail du rapprochement

Vérification des postes (écritures)


Pour contrôler les postes, utilisez le rapport Balance des comptes généraux.
Dans la vue Balance des comptes généraux - Rapprochement, chaque solde vous permet d'accéder aux écritures
associées.
Pour plus d'informations sur ce rapport, voir Balance des comptes généraux [Page 198].

Vérification des postes non soldés


Pour contrôler les postes non soldés, utilisez le rapport Balance des comptes généraux.
Dans la vue Balance des comptes généraux - Rapprochement, chaque solde vous permet d'accéder aux postes non
soldés correspondants.
Pour plus d'informations sur ce rapport, voir Balance des comptes généraux [Page 198].

Synthèse du rapprochement entre le grand livre, les livres auxiliaires et les registres
La synthèse suivante indique le type de rapprochement qui est disponible entre le grand livre, les livres auxiliaires
et les registres.

Synthèse du rapprochement entre le grand livre, les livres auxiliaires et les registres

Rapprochement des comptes généraux et des comptes de livres auxiliaires


Pour rapprocher les comptes généraux du grand livre et les comptes de livres auxiliaires, sélectionnez le rapport
Rapprochement des comptes généraux et des comptes de livres auxiliaires.
La première fois, générez le rapport dans la vue par défaut. Vous pouvez ainsi identifier le livre auxiliaire où sont
constatés les écarts. Sélectionnez ensuite la vue de livre auxiliaire appropriée de façon à identifier le compte général
où apparaît un écart.
Pour plus d'informations sur ce rapport, voir Rapprochement du grand livre et des livres auxiliaires [Page 207].

Rapprochement entre livres auxiliaires


Pour vérifier que les montants de taxe indiqués dans les écritures au journal concordent avec les montants de taxe
comptabilisés, sélectionnez le rapport Synthèse du calcul des taxes.
Ce rapport compare les montants de taxe indiqués dans les écritures au journal aux montants de taxe comptabilisés,
et affiche le total des taxes ainsi que les écritures au journal liées aux écarts, le cas échéant.

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106 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Pour plus d'informations sur ce rapport, voir Calcul des taxes.

Rapprochement entre livres auxiliaires et registres


Pour vérifier l'intégralité des livres auxiliaires du point de vue des transactions présentes dans les registres, vous
disposez des rapports suivants :

Nom du rapport Description


Rapprochement des Compare à un jour de référence défini les soldes des comptes fournisseurs dans le registre de la
comptes comptabilité fournisseurs aux soldes enregistrés sur les comptes collectifs. Détails [Page 209]
fournisseurs
Rapprochement des Compare à un jour de référence défini les soldes des comptes clients dans le registre de la comptabilité
comptes clients clients aux soldes enregistrés sur les comptes collectifs. Détails [Page 212]
Rapprochement des Compare à un jour de référence défini les soldes des chèques et espèces et les soldes bancaires du
soldes de moyens registre de caisse aux soldes des comptes collectifs. Détails [Page 215]
de paiement
Rapprochement de Compare à un jour de référence défini les soldes de taxes du registre de taxe aux soldes des comptes
taxes de taxes. Détails [Page 220]
Rapprochement de Compare à un jour de référence défini les soldes de déclarations d'honoraires du registre de taxe aux
la déclaration soldes des comptes de taxes. Détails [Page 221]
d'honoraires

Dans le système, seuls le grand livre et les livres auxiliaires contiennent des comptes généraux. Si vous
incluez la caractéristique Compte dans l'affichage, le compte général apparaît comme non affecté dans le
registre.

3.1.2.3 Provision pour créances douteuses

Synthèse
À l'occasion de la clôture d'exercice, vous évaluez vos créances en fonction de leur risque de crédit général. En vous
appuyant sur votre expérience de gestion, vous déterminez un pourcentage de perte sur les créances. Vous
appliquez ce pourcentage à vos créances et imputez le risque de crédit général sur un compte séparé.

Comptabiliser les provisions pour créances douteuses


Pour comptabiliser des provisions pour créances douteuses, vous créez une écriture comptable dans la vue Écritures
comptables du poste de travail Comptabilité générale.
Les provisions sont comptabilisées sur les comptes suivants dans le plan comptable fourni :

Type d'écriture Compte


Débit Provisions générales pour créances ajustables
Crédit Provisions générales pour créances

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 107
3.1.2.4 Report de solde

Synthèse
Le report de solde transfère les soldes finaux des comptes généraux d'un exercice sur le suivant, et garantit que le
résultat net de l'exercice est correctement reporté au bilan.
Le report s'effectue comme suit au niveau des comptes de bilan et des comptes de résultat :
● Les soldes des comptes de bilan sont reportés dans l'exercice comptable suivant. Ainsi, les soldes finaux des
comptes de bilan dans l'exercice comptable qui fait l'objet du report sont identiques aux soldes initiaux du
nouvel exercice comptable.
● Les soldes des comptes de résultat sont cumulés et transférés vers le compte du bilan correspondant aux
bénéfices nets annuels ou aux pertes nettes annuelles. Ainsi, les soldes finaux et les soldes initiaux des
comptes de résultat sont toujours nuls.

Si vous n'avez pas réalisé le report de solde pour l'exercice précédent, il est automatiquement simulé dans
les états du type balance des comptes généraux ou les états financiers. Cette simulation ne génère aucune
écriture.

Comptes de report de solde


Pour pouvoir effectuer un report de solde, vous devez avoir inclus les comptes suivants dans votre plan
comptable :
● Résultat de l'exercice
● Compte de clôture du bilan
● Compte de solde initial
● Compte de résultat net annuel
● Compte de perte nette annuel

Vous devez également configurer la détermination des comptes pour ces comptes.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Plan comptable, structures du rapport financier,
détermination des comptes dans la liste des activités.
Pour définir votre plan comptable, sélectionnez Gérer le plan comptable. Pour définir la détermination des comptes,
sélectionnez Comptabilité générale.

Étapes du report de solde


Le report de solde est la dernière phase de la clôture d'exercice. Vous l'effectuez donc généralement au cours du
nouvel exercice comptable. À ce stade, les soldes initiaux des comptes de bilan doivent avoir été comptabilisés.
Pour rendre les soldes initiaux des comptes généraux disponibles avant que le report de solde ne soit terminé, vous
devez exécuter le report de solde en deux étapes :
● Étape 1 : Report des soldes de comptes généraux
Cette opération inclut les étapes suivantes :

SAP Business ByDesign Mai 2013


108 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
○ Les soldes des comptes de bilan sont reportés sur les mêmes comptes dans le nouvel exercice
comptable.
○ Les soldes des comptes de résultat sont cumulés et transférés sur le compte de résultat de clôture. Ainsi,
les soldes initiaux et finaux des comptes de résultat sont nuls.

Une fois que vous avez effectué l'étape 1, vous pouvez continuer à passer des écritures dans l'exercice
comptable qui fait l'objet du report. Néanmoins, notez que ces écritures augmentent le nombre d'écritures
au journal à reporter car des documents de modification doivent être enregistrés en plus des écritures au
journal proprement dites. Les documents de modification mettent à jour les soldes finaux dans l'exercice
comptable reporté et les soldes initiaux des comptes généraux concernés dans le nouvel exercice comptable.

Pour éviter de générer un grand nombre d'écritures au journal, effectuez l'étape 1 le plus tard possible
lors de votre processus de clôture d'exercice.

● Étape 2 : Calcul et report des pertes et profits


Cette étape est la dernière activité du processus de report de solde. Vous la réalisez après avoir passé toutes
les écritures dans l'exercice comptable à reporter. Vous pouvez uniquement exécuter cette étape une fois
que vous avez exécuté l'étape 1 en mode de mise à jour.
Lors de la seconde étape, le solde du compte de résultat de clôture est comptabilisé dans le poste de bilan
Capitaux propres, soit sur le compte de résultat net annuel, soit sur le compte de perte nette annuelle, selon
que le solde est créditeur ou débiteur au niveau de la société. Le solde du compte des bénéfices nets annuels
ou des pertes nettes annuelles est alors reporté sur le nouvel exercice comptable.

Une fois que vous avez effectué l'étape 2, l'exercice comptable reporté est intégralement verrouillé
pour empêcher toute comptabilisation. Vous pouvez uniquement passer des écritures dans le
nouvel exercice comptable. Si des écritures doivent être passées dans l'exercice comptable
précédent, elles doivent être créées avant l'étape 2.

Exécution d'un report de solde


Vous pouvez accéder à la vue Report de solde à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Tâches
périodiques.
Pour plus d'informations sur le report de solde, voir Report de solde [Page 162].

3.1.3 Préparation de la consolidation

3.1.3.1 Préparation à la consolidation : synthèse

Synthèse
Si vous mappez les domaines d'un groupe dans votre système et que les données de ces domaines doivent être
disponibles pour la consolidation dans un système externe de consolidation, le système vous aide à préparer les
données pertinentes.
Pour pouvoir transférer les données pertinentes au système de consolidation, tenez compte des éléments suivants :
1. Processus de gestion et logique comptable
Pour les processus de gestion faisant intervenir plusieurs sociétés partenaires, vous devez veiller à ce que
les informations partenaire soient correctement mises à jour.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 109
Pour plus d'informations, voir Préparation de la consolidation - Processus de gestion et logique comptable
[Page 112].
2. Mise à disposition des données
Vous pouvez extraire les données requises en vue de l'importation dans le système de consolidation sous
forme de fichier, puis transférer le fichier dans le système de consolidation.
Pour plus d'informations, voir Préparation de la consolidation - Mise à disposition des données
[Page 119].
3. Étapes de consolidation
Il se peut que vous deviez adapter les données de reporting de votre société pour faciliter la liaison des
différents états financiers dans votre système et le système de consolidation.
Pour plus d'informations, voir Préparation de la consolidation - Étapes de consolidation [Page 123].

Vous pouvez également créer un bilan et un compte de résultat simplifiés. Pour cela, vous devez avoir
mappé votre groupe en intégralité dans le système.
Pour plus d'informations sur la création d'un bilan et d'un compte de résultat simplifiés, voir États financiers :
consolidation simplifiée.

Conditions préalables
Pour préparer la consolidation, vérifiez que les conditions préalables suivantes sont remplies :
● Vous avez activé la préparation de la consolidation. Pour cela, vous avez répondu aux questions suivantes
par Oui dans la configuration de gestion :
○ Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez
la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Sélection du périmètre, développez l'élément de sélection du périmètre Comptabilité
financière et de gestion et sélectionnez Comptabilité générale, puis Préparation de la consolidation.
○ Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez
la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet .
Dans l'étape Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez
Comptabilité générale puis États financiers – Consolidation simplifiée.
● Toutes les sociétés et les clients ou fournisseurs que vous avez traités en tant que sociétés partenaires sont
marqués comme tels sous Sociétés partenaires. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide
Sociétés partenaires [Page 129].
● Vous devez vérifier si les structures de rapport financier et plans comptables répondent à vos besoins.
Pour plus d'informations, voir Traiter les structures du rapport financier et Plan comptable [Page 70].
● Si vous voulez imputer un autre compte collectif (pour les prêts, par exemple), vous devez créer un nouveau
type de compte collectif.
Pour plus d'informations, voir Configuration : Types de comptes collectifs.
● Vous devez avoir affecté le profil Codes mouvement pour préparation de la consolidation au système
comptable. Ce profil comporte des codes mouvement spéciaux qui répondent aux exigences de préparation
de la consolidation.
Pour plus d'informations, voir Configuration : Système comptable et Codes mouvement [Page 32].
● Si vous voulez utiliser le rapport États financiers - Consolidation simplifiée pour une procédure de
consolidation plus simple, vous devez avoir activé l'utilisation des domaines fonctionnels. Ce principe
s'applique quelle que soit la méthode choisie pour la clôture (compte de résultat comptable ou par fonction).

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110 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Pour plus d'informations sur les domaines fonctionnels, voir Domaines fonctionnels [Page 18].
● Dans la comptabilité des immobilisations, SAP vous recommande d'afficher les données sur une base brute
pour le système comptable défini en vue de la préparation de la consolidation. Vous avez ainsi accès aux coûts
d'acquisition et aux ajustements. Les données doivent être affichées de cette façon pour le tableau des
immobilisations du groupe.

Si les règles comptables locales diffèrent des options définies pour le groupe, SAP vous recommande
d'utiliser un système comptable standard pour toutes les sociétés qui doivent préparer des données dans
le cadre des activités de clôture du groupe.

Contraintes
Si vous exécutez la préparation de la consolidation, tenez compte des contraintes suivantes :

Élimination en partie simple du chiffre d'affaires et du coût des marchandises vendues


La logique comptable prend uniquement en charge l'élimination en partie simple, car le coût des marchandises
vendues ou les frais liés aux articles ne contiennent aucune information partenaire sur le fournisseur.
Le service chargé de la consolidation peut procéder différemment pour éliminer le chiffre d'affaires et la
consommation d'articles, c'est-à-dire le coût des marchandises vendues.
● Élimination en partie simple du chiffre d'affaires interne par rapport à la consommation d'articles, c'est-à-
dire au coût des marchandises vendues.
● Rapprochement en partie double du chiffre d'affaires interne avec la consommation d'articles, c'est-à-dire le
coût des marchandises vendues de la société partenaire réceptrice. Le système ne prend pas en charge ce
rapprochement.

Si les marchandises approvisionnées sont utilisées et revendues au cours de la même période, les deux méthodes
produisent le même résultat.

Écritures supplémentaires pour la cession d'immobilisations entre sociétés partenaires


Du point de vue des écritures en comptabilité des immobilisations, aucune distinction n'est établie entre les
immobilisations vendues ou approvisionnées en externe et celles qui ont été transférées entre des sociétés
partenaires.
Pour ces transferts internes, vous devez saisir des imputations en créant des écritures manuelles supplémentaires
pour distinguer les codes mouvement avec les partenaires.

Devise de la transaction pour les opérations entre sociétés partenaires


Les données pertinentes sont extraites dans la devise de la société uniquement.
Pour extraire les données en devise de la transaction, contactez votre expert en analyses. Vous pouvez lui demander
de générer un rapport spécial comprenant la devise de la transaction.

Mise à disposition des données


Le transfert des données principales locales aux données principales et clés du groupe intervient en dehors du
système SAP Business ByDesign.
Pour plus d'informations sur les procédures générales, voir Préparation de la consolidation - Mise à disposition des
données [Page 119] sous Transfert des données principales locales vers les données principales du groupe
(mappage).

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 111
Voir aussi
Préparation de la consolidation - Processus de gestion et logique comptable [Page 112]
Préparation de la consolidation - Mise à disposition des données [Page 119]
Préparation de la consolidation - Étapes de consolidation [Page 123]

3.1.3.2 Préparation de la consolidation (Processus de gestion et


logique comptable)

Synthèse
Lors de la préparation de la consolidation, vous devez veiller à ce que les informations partenaire soient correctement
mises à jour pour les processus de gestion faisant intervenir plusieurs sociétés partenaires.
Pour les transactions commerciales suivantes, il est essentiel de mettre à jour correctement les informations
partenaire :
● Vente de biens et de services entre sociétés partenaires
● Charges et produits issus de transactions commerciales effectuées avec des sociétés partenaires
● Opérations de financement entre sociétés partenaires
● Cession interne d'immobilisations entre sociétés partenaires
● Activités de clôture concernant des sociétés partenaires

Vous trouverez ci-dessous des exemples d'écritures pour les sociétés partenaires impliquées dans ces transactions
commerciales. Ces exemples visent à expliquer la mise à jour des informations partenaire. Tous les exemples
reposent sur le plan comptable IFRS.

Vente de biens et de services entre sociétés partenaires


Votre société vend des biens et des services à une société partenaire.

Transactions commerciales types


Si des processus de vente ou de production interviennent dans votre groupe et sont répartis entre plusieurs sociétés
partenaires, certaines transactions commerciales pertinentes pour la consolidation peuvent survenir, parmi
lesquelles les suivantes :
● La société partenaire 1 fabrique des biens ou exécute des services qui sont commercialisés par la société
partenaire 2.
● La société partenaire 1 fabrique des composants utilisés dans le cadre de la production par la société
partenaire 2.
● La société partenaire 1 exécute des services qui sont utilisés par la société partenaire 2.

Exemple d'écriture
La société partenaire 1 fabrique des biens qui sont commercialisés par la société partenaire 2. La production et la
vente interviennent dans la même période comptable. Des coûts sont engagés et des produits reçus à cette occasion.
● Coûts de production pour la société 1 : 800 EUR
● Chiffre d'affaires pour la vente de biens de la société 1 à la société 2 : 1 000 EUR

SAP Business ByDesign Mai 2013


112 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
● Chiffre d'affaires pour la vente de biens de la société 2 à un client externe : 1 200 EUR

Il en résulte les écritures suivantes :

Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 403000 Ventes inter-sociétés 1 2 1,000
2 111000 Comptes clients inter-sociétés 1 2 1,000
nationaux
3 450230 Consommation d'articles 1 2 800
4 125000 Stock de produits finis 1 800

Les postes d'écritures 1 et 2 représentent le chiffre d'affaires et la créance vis-à-vis de la société 2 pour la vente de
biens de la société 1 à la société 2.
Les postes d'écritures 3 et 4 représentent la consommation d'articles, c'est-à-dire le coût des marchandises vendues
et la variation des stocks suite au prélèvement des marchandises dans le magasin.
Notez que le réceptionnaire des marchandises est également affiché en tant que société partenaire pour la
consommation d'articles. Du fait que les informations partenaire sont disponibles à la fois pour les produits et la
consommation d'articles, la société partenaire 1 peut afficher le bénéfice inter-sociétés réalisé avec la société
partenaire 2.

Écritures dans la société partenaire 2 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 125000 Stock de produits finis 2 1,000
2 202000 Comptes fournisseurs inter- 2 1 1,000
sociétés nationaux
3 125000 Stock de produits finis 2 1,000
4 450230 Consommation d'articles 2 1,000
5 400000 Ventes nationales 2 1,200
6 110000 Comptes clients nationaux 2 1,200

Les postes d'écritures 1 et 2 représentent la variation des stocks liée à l'acceptation des marchandises ainsi que les
dettes vis-à-vis de la société 1.
Les postes d'écritures 3 à 6 représentent la vente ultérieure des biens à un client externe. Les postes d'écritures 3
et 4 affichent la consommation d'articles, c'est-à-dire le coût des marchandises vendues et la variation des stocks
suite au prélèvement des marchandises dans le magasin. Les postes d'écritures 5 et 6 affichent le chiffre d'affaires
et les créances concernant le client externe, consommateur des biens.
Notez que les stocks articles sont toujours gérés sans les informations partenaire.

Lien avec la consolidation


Si cette transaction commerciale intervient dans votre groupe, notez les éléments suivants pour la préparation de
la consolidation :
● Élimination inter-sociétés : le chiffre d'affaires comptabilisé doit être éliminé de la vue du groupe.
● Élimination des dettes et créances inter-sociétés : les dettes et créances entre sociétés partenaires doivent
être éliminées de la vue du groupe.

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 113
● Élimination des bénéfices inter-sociétés dans les actifs circulants : si les marchandises de la société 2 se
trouvent dans le magasin et n'ont pas encore été vendues lors de la clôture de période, vous devez ajuster la
valorisation des stocks dans le système de consolidation selon le coût des marchandises vendues du groupe.

Charges et produits issus de transactions commerciales effectuées avec des


sociétés partenaires
Votre société affiche les charges et produits issus de transactions commerciales avec des sociétés partenaires.

Transactions commerciales types


Si des charges et produits apparaissent dans votre groupe suite à des transactions avec des sociétés partenaires,
les transactions commerciales pertinentes pour la consolidation ci-dessous peuvent survenir :
● Location de surface de bureau entre sociétés partenaires
● Cession d'immobilisations
● Vente de différents articles (supports de marketing, par exemple)

Exemple d'écriture
La société partenaire 1 loue un bâtiment à la société partenaire 2 pour la somme de 1 000 EUR. Il en résulte les
écritures suivantes :

Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 408000 Autres produits 1 2 1,000
2 111600 Autres créances – Sociétés liées 1 2 1,000

Ces postes d'écritures représentent le produit de la location dans la société 1.

Écritures dans la société partenaire 2 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 513300 Charges de location ou leasing 2 1 1,000
2 204000 Autres dettes - Sociétés liées 2 1 1,000

Ces postes d'écritures représentent les charges de location dans la société 2.

Vous créez ces écritures à l'aide de l'option Nouveau débit/crédit et saisissez un type de compte collectif
correspondant. Lors de cette opération, vous n'imputez pas le compte collectif standard Créances clients
ou Dettes liées à des livraisons et prestations, mais le compte collectif divergent.
Pour plus d'informations sur la comptabilisation à l'aide de l'option Nouveau débit/crédit, voir Gestion de
compte client et Gestion de compte fournisseur.

Lien avec la consolidation


Vous éliminez cette transaction commerciale dans le système de consolidation au niveau de la consolidation des
charges et produits (comptes de résultat) et dans l'élimination des dettes et créances inter-sociétés (comptes de
bilan).

SAP Business ByDesign Mai 2013


114 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Opérations de financement entre sociétés partenaires
Votre société fait un prêt à une société partenaire pour lui permettre de bénéficier de conditions financières plus
avantageuses, par exemple. Les remboursements et paiements d'intérêts sont effectués pour le prêt de la même
façon qu'avec un prestataire de service financier externe.

Conditions préalables
Vous avez défini un compte collectif divergent pour les prêts. Pour cela, vous devez effectuer les étapes suivantes :
1. Créer le compte collectif dans le plan comptable
2. Créer le type de compte collectif
3. Configurer la détermination des comptes

Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets
d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir la liste des activités . Sélectionnez
la phase Configuration personnalisée, puis l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination
des comptes dans la liste des activités.
Pour plus d'informations sur la création de ces éléments, voir Guide de configuration Plan comptable, structures de
rapport financier et détermination des comptes.

Transactions commerciales types


Si des prêts sont accordés entre des sociétés partenaires de votre groupe, les transactions commerciales
pertinentes pour la consolidation suivantes peuvent survenir :
● La société partenaire 1 accorde un prêt à la société partenaire 2.
● La société partenaire 2 effectue un remboursement mensuel à la société partenaire 1.
● La société partenaire 2 effectue un paiement mensuel d'intérêts de prêt à la société partenaire 1.

Exemple d'écriture
La société partenaire 1 accorde un prêt à la société partenaire 2, d'un montant de 100 000 EUR. Elles conviennent
de remboursements mensuels de 5 000 EUR et de paiements d'intérêts mensuels de 1 000 EUR.
Il en résulte les écritures suivantes :
1. La société partenaire 1 accorde un prêt à la société partenaire 2 :

Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 111600 Autres créances – Sociétés liées 1 2 100,000
2 102020 Décaissement (compte d'attente) 100,000

Écritures dans la société partenaire 2 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 102010 Rentrée de fonds (compte 100,000
d'attente)
2 204000 Autres dettes - Sociétés liées 2 1 100,000

2. La société partenaire 2 effectue un remboursement mensuel à la société partenaire 1.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 115
Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
3 102010 Rentrée de fonds (compte 5,000
d'attente)
4 111600 Autres créances – Sociétés liées 1 2 5,000

Écritures dans la société partenaire 2 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
3 204000 Autres dettes - Sociétés liées 2 1 5,000
4 102020 Décaissement (compte d'attente) 5,000

3. La société partenaire 2 effectue un paiement mensuel d'intérêts de prêt à la société partenaire 1.

Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
5 102010 Rentrée de fonds (compte 1,000
d'attente)
6 407000 Autres intérêts et produits similaires 1 2 1,000
- Sociétés liées

Écritures dans la société partenaire 2 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
5 540000 Autres intérêts et charges similaires 2 1 1,000
- Sociétés liées
6 102020 Décaissement (compte d'attente) 1,000

Lien avec la consolidation


Vous éliminez cette transaction commerciale dans le système de consolidation au niveau de la consolidation des
charges et produits (comptes de résultat) et dans l'élimination des dettes et créances inter-sociétés (comptes de
bilan).

Cession interne d'immobilisations entre sociétés partenaires


Votre société se départit de certaines immobilisations au profit d'une société partenaire. Votre société saisit une
écriture de sortie et la société partenaire une acquisition.

Transactions commerciales types


Si des cessions d'immobilisations interviennent entre des sociétés partenaires de votre groupe, les transactions
commerciales pertinentes pour la consolidation suivantes peuvent survenir :
● Transfert d'équipement
● Vente de terrains et d'autres biens immobiliers

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● Transfert de matériel de bureau personnel ou de véhicules de société lorsqu'un salarié passe d'une filiale à
une autre

Exemple d'écriture
La société partenaire 1 vend un bâtiment à la société partenaire 2 pour la somme de 900 000 EUR. Les coûts
d'acquisition du bâtiment s'élèvent à 1 000 000 EUR et la valeur nette comptable à 800 000 EUR.
Il en résulte les écritures suivantes :

Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 150100 Bâtiments 1 1,000,000
2 151100 Amortissement cumulé - Bâtiments 1 200,000
3 519400 Pertes et profits des sorties 1 800,000
d'immobilisations (valeur
comptable)
4 519500 Valeur nette des plus-values de 1 900,000
cession d'immobilisation
5 111000 Comptes clients inter-sociétés 1 2 900,000
nationaux

Les postes d'écritures 1 à 3 représentent l'amortissement cumulé du bâtiment.


Les postes d'écritures 4 et 5 représentent les recettes et les créances vis-à-vis de la société 2 pour la vente du
bâtiment de la société 1 à la société 2.

Écritures dans la société partenaire 2 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 150100 Bâtiments 2 900,000
2 202000 Comptes fournisseurs inter- 2 1 900,000
sociétés nationaux

Les postes d'écritures correspondent à la sortie du bâtiment pour la société 2 et à la dette vis-à-vis de la société 1.

En plus de ces écritures, vous pouvez comptabiliser la sortie du bâtiment à l'aide d'écritures manuelles
avec les codes mouvement spéciaux Sortie interne et Acquisition interne. Autrement dit, vous pouvez
automatiser une partie des écritures requises dans le système de consolidation et faire en sorte que le
tableau des immobilisations du groupe s'affiche correctement.

Lien avec la consolidation


Vous devez éliminer cette transaction commerciale dans le système de consolidation aux fins suivantes :
● Affichage d'un tableau des immobilisations du groupe exact. Pour cela, vous devez créer les écritures
d'ajustement décrites dans votre système ou le système de consolidation.
● Élimination des produits de la cession interne (élimination des charges et produits).
● Ajustement de la valeur nette comptable pour la société réceptrice dans l'approche de valorisation du groupe.
● Ajustement de l'amortissement suivant pour la société gestionnaire de l'immobilisation. En règle générale,
cette valeur correspond à l'amortissement de la société qui gérait l'immobilisation auparavant.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 117
Activités de clôture concernant des sociétés partenaires
Votre société exécute des activités de clôture qui affectent une société partenaire.

Transactions commerciales types


Si vous n'utilisez pas un système comptable distinct pour préparer les données liées à la consolidation de votre
groupe, les transactions commerciales suivantes peuvent survenir dans la clôture de période (et les évaluations
liées) :
● Vous créez un ajustement pour les créances concernant une société partenaire.
● Vous créez des provisions pour relations commerciales avec des sociétés partenaires.

Si vous utilisez un système comptable particulier pour préparer les données liées à la consolidation de votre
groupe, vous ne devez pas effectuer ces valorisations dans ce système comptable. Autrement dit, vous ne
devez pas éliminer ces valorisations dans la consolidation.
SAP vous recommande de définir cette procédure avec le service chargé de la consolidation.

Exemple d'écriture
La société partenaire 1 possède des créances vis-à-vis de la société partenaire 2. Lors de la clôture de période, la
société partenaire 1 effectue un ajustement à ce niveau.
Il en résulte les écritures suivantes :

Écritures dans la société partenaire 1 :

Compte Nom du compte Société Société Débit Crédit


partenaire
1 114900 Provisions pour créances douteuses 1 2 200
2 514000 Dépense pour créances 1 2 200
irrécouvrables sur provision
générale

Lien avec la consolidation


S'il existe de telles influences sur la valorisation dans vos éléments de comptabilisation, vous les éliminez
habituellement dans le système de consolidation, lorsque vous procédez à l'exclusion des dettes et créances inter-
sociétés.

Voir aussi
Préparation de la consolidation - Synthèse [Page 109]
Préparation de la consolidation - Mise à disposition des données [Page 119]
Préparation de la consolidation - Étapes de consolidation [Page 123]

SAP Business ByDesign Mai 2013


118 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
3.1.3.3 Préparation de la consolidation : mise à disposition des
données

Synthèse
Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des procédures suivantes pour créer le fichier requis en vue de l'importation
dans le système de consolidation :
1. Vous pouvez créer une balance des comptes généraux à l'aide du rapport du même nom, la sauvegarder en
local, puis la transférer vers le système de consolidation externe.
Ce fichier doit contenir les données pertinentes pour la consolidation (informations partenaire et codes
mouvement, par exemple). Vous disposez des options suivantes :
1. Vous pouvez personnaliser la balance des comptes généraux et ajouter les colonnes pertinentes à
l'affichage.
2. Vous pouvez contacter votre expert en analyses. Celui-ci peut affecter le rapport Préparation de
consolidation des états financiers - Export des données à votre utilisateur pour vous permettre d'y
accéder. Ce rapport contient toutes les données pertinentes.
2. Vous pouvez extraire les données dans la vue Exécution d'extraction des données financières. Dans ce cas
également, le système crée un fichier que vous sauvegardez en local, puis transférez vers le système de
consolidation externe. Ce fichier contient les informations partenaire et codes mouvement liés.
La vue Exécution d'extraction des données financières vous permet de sauvegarder les données transférées
pour les archiver et les protéger d'une éventuelle suppression.
Vous pouvez accéder à la vue Exécution d'extraction des données financières à partir du poste de travail
Comptabilité générale sous Tâches périodiques.
Vous bénéficiez ainsi de l'aide du système pour vous conformer à l'obligation de produire des documents
justificatifs. Le processus d'extraction des données permet d'établir les informations suivantes à tout moment
et pour chaque société :
a. Qui a créé l'extraction des données ?
b. Quand l'extraction des données a-t-elle été créée ?
c. Quels critères de sélection ont été utilisés pour créer l'extraction des données ?
d. Quel a été le résultat de l'extraction des données ?

Pour exécuter l'extraction des données, sélectionnez le package d'états Préparation de consolidation des
états financiers - Export des données. Ce package d'états contient une variante de la balance des comptes
généraux et fournit toutes les données dont vous avez besoin pour le transfert vers le système de
consolidation.
Les données sont rendues disponibles dans le format d'audit SAP. Selon les exigences de votre système de
consolidation, vous pouvez être amené à modifier ces données en vue du transfert.
Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Exécution d'extraction des données financières
[Page 177] et Configuration : Extraction numérique.

Conditions préalables
Avant de lancer l'exportation des données pertinentes pour la consolidation, vérifiez que toutes les conditions
préalables sont bien remplies :
● Système comptable
Indiquez si vous utilisez ou non un système comptable distinct pour la consolidation.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 119
Si vous utilisez un système comptable dont l'unique fonction est de fournir les données nécessaires en vue
de la consolidation et qui contient les bases de valorisation conformes à la politique de l'entreprise,
sélectionnez ce système comptable lors de la création de la balance des comptes généraux.
Si vous n'utilisez pas de système comptable distinct, veillez à ce que les écritures d'ajustement nécessaires
soient créées dans le système de consolidation.
● Type de mise à disposition des données
Vous devez convenir avec le service chargé de la consolidation de la forme sous laquelle fournir les données
pertinentes pour la consolidation (mouvements périodiques ou valeurs annuelles cumulées, par exemple).
Si votre système de consolidation requiert l'application de la même procédure pour tous les rapports,
sélectionnez l'exercice complet correspondant ou la période comptable pertinente comme période dans la
sélection du rapport.
Si votre système de consolidation requiert l'application d'une procédure distincte pour le bilan et le compte
de résultat, vous devez créer des fichiers de reporting distincts.

Pour davantage de transparence et de souplesse lors de la correction des erreurs, SAP vous
recommande d'utiliser des données cumulées lors du transfert des données vers un système de
consolidation.

Transfert des données principales locales vers les données principales du groupe
(mappage)
Lorsque vous opérez l'extraction des données pertinentes pour la consolidation, le fichier contient les données
principales locales du système (les comptes que vous utilisez, par exemple).
Il arrive fréquemment que les données principales locales utilisées ne répondent pas aux besoins du groupe. Le
transfert des données suivantes peut notamment s'avérer nécessaire :
● numéro de compte local vers poste de groupe ;
● code mouvement local vers codes mouvement de groupe ;
● clé société locale (y compris partenaire) vers clé de groupe ;
● centres de profit locaux vers entités de gestion du groupe ;
● optimisation à l'aide de clés de comptabilisation supplémentaires, non connues dans SAP Business ByDesign ;
● remplacement du caractère # pour les zones non renseignées par la clé requise dans le système de
consolidation (Vide, par exemple).

Pour limiter le travail lié au transfert, vous pouvez utiliser les données principales du groupe (par exemple, utiliser
le plan comptable du groupe comme base de vos options individuelles).
Vous devez transférer les données principales locales vers les données principales et la clé du groupe en dehors du
système.
Vous pouvez effectuer ce transfert à l'aide des activités suivantes :
● Règles de transfert lors de l'importation du fichier
Vous pouvez définir des règles dans le système de consolidation (par exemple, pour transférer le compte
local 123456 vers le compte de groupe A1234).
SAP propose ces fonctions dans les applications SAP BusinessObjects Planning & Consolidation et SAP
Strategic Enterprise Management – Business Consolidation.
● Règles de transfert dans une application préfiltrée pour la consolidation
Vous pouvez traiter le fichier de rapport dans une application préalablement intégrée au système de
consolidation réel et dans laquelle intervient le transfert. Vous transférez ensuite le résultat de cette
application vers le système de consolidation.
SAP propose ces fonctions dans l'application SAP BusinessObjects Financial Information Management.

SAP Business ByDesign Mai 2013


120 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
● Transfert par ajustement du fichier de reporting
Pour modifier directement le fichier de reporting, ouvrez-le via un tableur ou une application de base de
données. Puis, transférez le fichier traité vers votre système de consolidation.

Vérifiez avec vos auditeurs et votre service d'audit que vous avez bien rempli l'ensemble des exigences
documentaires en vue du transfert.

Importer le fichier de reporting dans le système de consolidation


Vous pouvez télédécharger le fichier de reporting dans le système de consolidation. Pour plus d'informations sur
l'importation d'un fichier dans le système de consolidation, consultez la documentation système appropriée ou
suivez les instructions du service responsable.
Le fichier contient généralement l'ensemble de données complet qui existait lors de sa création. Vous devez vous
assurer, d'un point de vue organisationnel, que si vous créez et transférez le fichier de reporting une nouvelle fois,
les données ne sont pas modifiées dans le système de consolidation.

Traiter les erreurs présentes dans les éléments de comptabilisation


Différentes erreurs peuvent survenir lorsque vous transférez les données du système source au système de
consolidation. Il s'agit des erreurs suivantes :

Erreurs formelles dans l'enregistrement de données : Codes mouvement


Les erreurs formelles suivantes peuvent se produire dans l'enregistrement de données :
● Imputation des codes mouvement non indiquée

Vous n'avez utilisé aucun code mouvement dans le système lors de la saisie des écritures
manuelles (pour les capitaux propres, par exemple). Cependant, des codes mouvement sont
requis sur le compte de capitaux propres dans le système de consolidation.

● Imputation incorrecte des codes mouvement

Vous avez correctement utilisé les codes mouvement dans le système, mais ils ne correspondent
à aucun des codes mouvement autorisés dans le système de consolidation.

En règle générale, les erreurs formelles dans l'enregistrement de données sont affichées immédiatement lors de
l'importation dans le système de consolidation, ce qui empêche l'exécution de l'importation.
En cas d'erreurs formelles dans l'enregistrement de données, procédez comme suit :
Vous devez annuler l'écriture qui a provoqué l'erreur et la recréer en vous assurant de suivre les règles de
comptabilisation.
Si vous ne pouvez pas recréer l'écriture d'origine, saisissez une écriture de correction. Une fois ajoutée à l'écriture
d'origine, l'écriture de correction doit entraîner la rectification de l'affichage des données dans le système de
consolidation.
Si vous exécutez un reporting des données périodique dans le système de consolidation, vous devez saisir les
écritures de correction par période.

Vous pouvez aussi modifier le fichier de reporting directement. Si vous faites cela, vous devez vous assurer
que vous répondez bien aux exigences légales en matière de documentation et de traçabilité des données
financières, car les données saisies manuellement ne sont pas gérées dans le système.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 121
Erreurs formelles dans l'enregistrement de données : Informations partenaire
● Imputation manquante pour les informations partenaire

Vous n'avez ni inséré de société partenaire dans votre structure organisationnelle, ni indiqué la
société en tant que société partenaire (vue Société partenaire). Les documents précédents de la
relation commerciale avec cette société partenaire ne contiennent pas d'informations partenaire.

Correction requise :
1. Ajoutez cette société à votre structure organisationnelle ou identifiez-la en tant que société partenaire
dans le poste de travail Comptabilité générale, vue Société partenaire.
Vous pouvez accéder à la vue Sociétés partenaires à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Données principales.
Dans la gestion de compte client ou le moniteur des comptes fournisseurs, vous pouvez sélectionner
Action > Fractionner postes non soldés et enregistrer un fractionnement intégral.
L'ancienne pièce avec l'imputation d'origine est soldée. La nouvelle pièce est comptabilisée à l'aide des
options actuelles de la société partenaire. Il n'est donc pas nécessaire de saisir les données
supplémentaires manuellement.
Pour plus d'informations sur cette comptabilisation, voir Moniteur des comptes fournisseurs ou Gestion
de compte client.
2. Réimputez les comptes de charges et de produits pertinents sur le partenaire approprié, dans la
comptabilité générale.
● Imputation incorrecte pour les informations partenaire

Il existe plusieurs comptes clients/fournisseurs avec le même nom. Un seul de ces comptes
clients/fournisseurs est également une société partenaire et indiqué en tant que société partenaire
dans le système. Vous imputez par inadvertance le mauvais compte client/fournisseur. Les
documents précédents de la relation commerciale avec la société partenaire ne contiennent donc
pas d'informations partenaire.
Correction requise :
1. Réimputez tous les postes non soldés du compte client/fournisseur incorrect sur le compte
client/fournisseur approprié. Sélectionnez Action > Recomptabiliser paiements dans la
gestion de compte client ou le moniteur des comptes fournisseurs.
Pour plus d'informations sur cette comptabilisation, voir Moniteur des comptes
fournisseurs ou Gestion de compte client.
2. Réimputez les comptes de charges et de produits pertinents sur le partenaire approprié,
dans la comptabilité générale.

Erreurs de contenu dans les éléments de comptabilisation


Les erreurs formelles de contenu suivantes peuvent apparaître dans les éléments de comptabilisation :
● Incohérences dans le système

Vous avez créé des provisions et utilisé, pour l'ajustement compensatoire de l'état financier, un
compte différent pour le compte de résultat de celui qu'attend le système de consolidation selon
la règle de validation. En conséquence, un message d'erreur est édité dans le système de
consolidation, par exemple : La valeur de provision dans le bilan ne correspond pas à l'ajustement
compensatoire de provision dans le compte de résultat.

● Incohérences dans le transfert des données principales locales vers les données principales du groupe

SAP Business ByDesign Mai 2013


122 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Lorsque vous avez transféré les données principales du système vers les données principales du
groupe, vous avez affecté un compte d'actif à un compte de résultat du groupe. En conséquence,
un message d'erreur est édité dans le système de consolidation, par exemple : L'actif n'est pas
égal au passif et aux capitaux propres.

Dans le système de consolidation, les erreurs de contenu dans les éléments de comptabilisation sont généralement
affichées au niveau des contrôles de vraisemblance ou des étapes de validation une fois l'importation effectuée.
Dans la plupart des cas, les contrôles de vraisemblance sont créés de manière spécifique pour le groupe.
En cas d'erreurs de contenu dans les éléments de comptabilisation, procédez comme suit :
De même que pour les erreurs formelles dans l'ensemble de données, vous pouvez apporter des corrections à l'aide
d'écritures d'annulation et de correction. En cas d'erreurs liées au transfert du fichier de reporting, réexécutez le
transfert.
Vous pouvez également saisir des écritures de correction dans le système de consolidation. Pour cela, vous devez
déterminer avec le service chargé de la consolidation si les écritures correspondantes doivent seulement être saisies
dans le système de consolidation ou également dans votre système.

Contrôle du fichier de reporting


Vous devez vous assurer, d'un point de vue organisationnel, que les données fournies sont transférées correctement
vers le système de consolidation.
Pour vérifier si le transfert est correct, vous pouvez comparer la clôture dans le système SAP Business ByDesign
avec les domaines correspondants du rapport dans le système de consolidation.
Si vous créez le fichier de reporting à l'aide de la vue Exécution d'extraction des données financières, vous pouvez
suivre les exécutions dans le journal pour connaître la date de création, l'auteur et les paramètres du fichier. Par
ailleurs, vous pouvez sauvegarder les données transférées pour les archiver.
Vous pouvez accéder à la vue Exécution d'extraction des données financières à partir du poste de travail Comptabilité
générale sous Tâches périodiques.
Si vous exportez le fichier de reporting, le système ne crée pas de signature électronique ni de somme de contrôle.
Ce type de signature ou de contrôle ne peut pas être généré automatiquement car cela nécessiterait l'existence de
mécanismes de signature uniformes dans le système source et le système de consolidation. Dans la mesure où le
transfert des données s'effectue via l'exportation des données du système source et l'importation des données dans
le système de consolidation, il n'existe pas de lien ni de rapprochement direct entre les deux systèmes.

Voir aussi
Préparation de la consolidation - Synthèse [Page 109]
Préparation de la consolidation - Processus de gestion et logique comptable [Page 112]
Préparation de la consolidation - Étapes de consolidation [Page 123]

3.1.3.4 Préparation de la consolidation : étapes de consolidation

Synthèse
Dans le système SAP Business ByDesign, les données sont mises à jour en fonction des besoins en matière de
consolidation. SAP Business ByDesign ne prend pas en charge la consolidation.
Pour exécuter la consolidation, vous devez disposer d'un système de consolidation externe dans lequel vous
transférez les données pertinentes pour la consolidation. Dans ce système externe, vous devez effectuer différentes

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 123
étapes afin de créer un lien plus simple entre la clôture dans le système SAP Business ByDesign et le système de
consolidation.
Si vous transférez uniquement les données pertinentes pour la consolidation, vous pouvez également transférer les
informations suivantes pour faciliter la tâche du service chargé de la consolidation.

Ajustement des données du reporting


Vous devez traiter les ajustements de valeur entre les exigences locales de clôture et les exigences selon les
spécifications du groupe. Vous disposez des options suivantes :
● Reporting parallèle dans le système SAP Business ByDesign. Pour plus d'informations sur le reporting
parallèle, voir Systèmes comptables multiples [Page 44].
● Écritures d'ajustement manuelles pour les comptes supplémentaires dans le système
SAP Business ByDesign. Vous fusionnez ces comptes avec les comptes d'origine lors du transfert dans le
système de consolidation.
● Écritures d'ajustement manuelles dans le système de consolidation.

Si les valorisations entre la clôture et les spécifications du groupe diffèrent considérablement les unes des
autres, SAP vous recommande d'utiliser plusieurs systèmes comptables dans le système
SAP Business ByDesign.
Si seuls quelques ajustements sont nécessaires, créez les écritures d'ajustement pertinentes.

Validation des données du reporting


En règle générale, les données font l'objet de contrôles dans le système de consolidation. Ces contrôles visent à
confirmer que les données transférées contiennent toutes les zones obligatoires et que le contenu des éléments de
comptabilisation est correct.
Vous pouvez reproduire ces contrôles au niveau organisationnel dans le système SAP Business ByDesign via le
reporting. En voici des exemples :
● Le total de l'actif correspond au total du passif.
● Le total de l'amortissement dans le compte de résultat correspond à l'amortissement sur l'exercice
comptable dans le tableau des immobilisations.
● Le total des bénéfices non répartis comptabilisés correspond au résultat du compte de résultat.

Si des erreurs surviennent dans le système de consolidation lors de la validation des données, vous devez les corriger.
Pour plus d'informations sur la correction des erreurs, voir Préparation de la consolidation - Mise à disposition des
données [Page 119] sous Traiter les erreurs présentes dans les éléments de comptabilisation.

Transfert des données du reporting


Dans la plupart des cas, les données du reporting sont transférées dans le système de consolidation en devise interne,
puis converties dans la devise correspondante au niveau du système de consolidation.

Nettoyage du bilan agrégé


Le bilan agrégé est nettoyé sur la base des opérations inter-sociétés. Cette élimination donne lieu aux étapes
suivantes :

SAP Business ByDesign Mai 2013


124 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Type Données du reporting à Informations requises Remarque
d'élimination nettoyer
Élimination inter- Produits inter-sociétés La ligne de produits Notez que l'élimination inter-sociétés doit se
sociétés issus des transactions contient des présenter en partie simple. Autrement dit,
commerciales entre informations partenaire. l'élimination doit uniquement être basée sur les
sociétés partenaires produits comptabilisés du vendeur, sans
comparaison avec les coûts ou enregistrements
stock du destinataire.
Consolidation des Charges et produits Les lignes de charges et Vous pouvez procéder à ces éliminations dans le
charges et inter-sociétés issus produits contiennent des système de consolidation d'après les types de
produits des transactions informations partenaire. charges et de produits (loyer ou intérêts, par
commerciales entre exemple) ou par cumul au niveau de plusieurs
sociétés partenaires comptes.
Élimination des Postes de bilan inter- Les sociétés partenaires Les postes de bilan pertinents peuvent provenir
dettes et sociétés issus des doivent fournir des d'activités commerciales normales (comme la vente
créances inter- transactions informations de marchandises et de services) ou de transactions
sociétés commerciales en cours bidirectionnelles. financières.
entre sociétés
partenaires
Élimination des Revalorisation des Affichage transparent En tant qu'entité de gestion des stocks, vous pouvez
bénéfices inter- immobilisations ou de des bénéfices inter- uniquement établir la proportion du stock magasin
sociétés l'actif circulant sociétés des qui a été approvisionnée par une société partenaire si
valorisés dans la approvisionnements l'article concerné a été approvisionné auprès d'une
société qui gère le pour les sociétés seule société partenaire. Sinon, vous devez estimer la
stock à l'aide d'une partenaires proportion correspondante du stock magasin.
approche de Vous pouvez utiliser Pour éliminer les approvisionnements de
valorisation différente plusieurs rapports pour marchandises inter-sociétés des immobilisations,
de celle qui serait cet affichage, comme les procédez comme suit :
requise dans la vue du états financiers sur un an ● Élimination des bénéfices comptables du
groupe ou le journal. vendeur
● Ajustement de la valeur comptable pour
l'acheteur et amortissement suivant

Consolidation des Compensation des Gestion des informations Toutes les informations obligatoires sont toujours
investissements investissements pertinentes (registres gérées dans le système de consolidation.
(proportions pour les des investissements, par Vous pouvez afficher la société partenaire sous "Parts
sociétés partenaires) exemple) dans le dans sociétés partenaires".
avec les capitaux système de Selon la procédure utilisée dans votre groupe, vous
propres de la société consolidation pouvez être amené à comptabiliser les résultats de la
partenaire détenue consolidation des investissements de manière
Calcul de la valeur manuelle dans le grand livre local, par exemple les
société valeurs société de la première consolidation pouvant
Répartition des être mises à jour par la filiale.
comptes de capitaux et
des bénéfices actuels
entre intérêts
minoritaires et du
groupe

Pour plus d'informations sur les mises à jour des partenaires, voir Préparation de la consolidation - Processus de
gestion et logique comptable.
Pour plus d'informations sur l'élimination des bénéfices inter-sociétés, voir Préparation de la consolidation –
Synthèse dans la section Écritures supplémentaires pour la cession d'immobilisations entre sociétés partenaires.

Voir aussi
Préparation de la consolidation - Synthèse [Page 109]
Préparation de la consolidation - Processus de gestion et logique comptable [Page 112]
Préparation de la consolidation - Étapes de consolidation [Page 123]

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 125
3.2 Données de base

3.2.1 Vue Systèmes comptables et sociétés affectées

3.2.1.1 Guide de consultation rapide Systèmes comptables et sociétés


affectées

Vous pouvez accéder à la vue Sociétés à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Données principales.
Cette vue affiche les options de configuration pertinentes pour les procédures comptables de vos sociétés dans les
systèmes comptables affectés. Vous pouvez également piloter le flux de documents de vos sociétés à partir de cette
vue. Pour chaque société, vous pouvez ouvrir et clôturer des exercices comptables et les périodes comptables
associées, et piloter séparément le flux de documents pour chacun des groupes de processus de gestion.

Contexte de gestion

Structure organisationnelle
Vous créez les sociétés dans votre structure organisationnelle.
Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19].

Système comptable
Pour permettre la création d'écritures pour vos sociétés, vous devez affecter au moins un système comptable à
chacune d'entre elles. Le système comptable contient des options spécifiques et de niveau supérieur pour chaque
société affectée.
Pour plus d'informations, voir Système comptable [Page 43].

Écritures au journal et transactions commerciales dans la comptabilité


Toutes les transactions commerciales pertinentes pour la comptabilité dans votre société sont transférées au
domaine comptable sous forme de pièces d'origine (comme les factures clients et fournisseurs) ; à ce niveau-là,
elles sont valorisées et imputées sur les comptes généraux correspondants. Chaque imputation est enregistrée sous
la forme d'une écriture au journal. La transaction complète, de la pièce d'origine à l'écriture au journal, est décrite
dans le flux de documents.
Pour plus d'informations, voir Flux de documents dans la comptabilité [Page 97].

Tâches

Afficher les sociétés


La vue Systèmes comptables et sociétés affectées affiche toutes les sociétés dans les
systèmes comptables affectés. Toutes les options de niveau supérieur des systèmes
comptables affectés et les options spécifiques à la société sont également affichées. Pour plus
d'informations sur les options individuelles, voir Configuration : Système comptable.

SAP Business ByDesign Mai 2013


126 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Vous pouvez limiter l'affichage à des sociétés spécifiques, comme les sociétés que vous avez
affectées à un système comptable particulier. Pour cela, cliquez sur Avancé et saisissez la
caractéristique de sélection à utiliser.

Ouvrir et fermer une période comptable


Les transactions commerciales pertinentes pour la comptabilité sont comptabilisées sous
forme de pièces d'origine à une date comptable spécifique. Pour que cette opération puisse
s'effectuer, la période comptable correspondant à la date comptable doit être ouverte. Pour
ouvrir ou fermer une période comptable, cliquez sur Ouvrir et fermer périodes .
Pour plus d'informations, voir Ouvrir et fermer des périodes comptables [Page 127].

Ouvrir et fermer un exercice comptable


Pour pouvoir ouvrir une période comptable, vous devez au préalable vous assurer que
l'exercice comptable correspondant est ouvert. Une fois que vous avez exécuté les activités
de clôture de l'exercice, vous devez fermer l'exercice comptable clôturé. Pour ouvrir ou fermer
un exercice comptable, cliquez sur Ouvrir et fermer exercice comptable .

3.2.1.2 Tâches

3.2.1.2.1 Ouvrir et clôturer des périodes comptables

Synthèse
Vous pouvez ouvrir et clôturer des périodes comptables au sein d'un exercice comptable. Lorsqu'une période est
clôturée, vous ne pouvez pas passer d'écritures au journal ayant une date comptable comprise dans cette période.
Vous pouvez également utiliser les étapes de clôture pour ouvrir ou clôturer partiellement les périodes comptables.
Par exemple, une période comptable peut être clôturée pour des écritures opérationnelles, mais ouverte pour des
écritures de clôture.
Vous pouvez accéder à l'activité Ouvrir et fermer périodes à partir du poste de travail Comptabilité générale, vue
Systèmes comptables et sociétés affectées, sous Données principales.

Conditions préalables
Pour que vous puissiez ouvrir ou clôturer une période comptable, l'exercice comptable pertinent doit avoir été créé.

Ouvrir et clôturer une période comptable


Pour ouvrir ou clôturer une période comptable, sélectionnez la société et le système comptable souhaités et cliquez
sur Ouvrir et fermer périodes .
● Lorsque vous créez un exercice comptable, la première période comptable de cet exercice est
automatiquement ouverte pour la comptabilisation des soldes initiaux et pour les écritures opérationnelles.
Vous devez ouvrir manuellement les autres périodes comptables au sein de l'exercice.
● Pour ouvrir parallèlement plusieurs périodes comptables, vous devez ouvrir chaque période l'une après
l'autre.
● Vous ne pouvez pas clôturer une période avant que la précédente ait été fermée.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 127
● Vous ne pouvez pas clôturer la dernière période d'un exercice comptable si le report de solde pour
cet exercice n'est pas terminé.
● Vous ne pouvez pas ouvrir une période dans un exercice comptable clôturé.

Étapes de clôture d'une période comptable


Vous pouvez suivre les étapes de clôture pour ouvrir des périodes comptables pour des écritures spécifiques
uniquement. Les étapes de clôture classent les écritures suivant le moment où elles ont été passées lors de la clôture
de période ou d'exercice. Vous pouvez ouvrir chaque période comptable pour les différentes étapes de clôture ou
pour plusieurs étapes de clôture. Mais les étapes de clôture suivantes sont particulièrement pertinentes pour le
processus de clôture :
● Lors de l'étape de clôture 010 – Écritures opérationnelles, les écritures de tout type peuvent être passées,
que ce soit des écritures automatiques ou des écritures manuelles.
● Lors de l'étape de clôture 020 – Écritures de clôture, aucune écriture automatique ne peut être effectuée.
Vous ne pouvez passer que des écritures manuelles ou des écritures passées par le système lors des
processus de clôture automatique (comme le rapprochement EM/EF ou le réajustement en devise
étrangère).

Pour plus d'informations, voir Étapes de clôture [Page 81].

Périodes comptables et pilotage des processus


Si vous ouvrez une période comptable avec l'étape de clôture 10 — Écritures opérationnelles, le système passe une
écriture automatique dans le pilotage des processus. Si vous clôturez la période comptable, l'entrée est
automatiquement supprimée.
Lorsqu'une pièce d'origine est comptabilisée dans l'application d'origine, le système utilise le pilotage des processus
pour procéder aux contrôles suivants :
● Le système vérifie que la date comptable proposée de la pièce d'origine se situe au sein d'une période
comptable ouverte. Il vérifie s'il existe une entrée pour cette période comptable dans le pilotage des
processus. Si ce n'est pas le cas, un message d'erreur s'affiche et la pièce d'origine ne peut pas être
comptabilisée.
● Le système vérifie la date de saisie de la pièce d'origine. Par défaut, les pièces d'origine peuvent être saisies
pendant 14 jours après la dernière date comptable de la période.

Même si la période comptable reste ouverte, il n'est pas possible de comptabiliser les pièces d'origine
dont la date de saisie est postérieure à la dernière date de saisie possible.

Cette procédure standard peut être adaptée. Par exemple, vous pouvez modifier la dernière date de saisie possible
pour une période comptable et des transactions commerciales spécifiques. Pour plus d'informations, voir Pilotage
des processus pour les écritures opérationnelles [Page 84].

Rouvrir des périodes comptables clôturées


Vous pouvez rouvrir une période comptable clôturée lorsque l'exercice et la période suivante correspondants sont
toujours ouverts. Pour ce faire, sélectionnez la période comptable souhaitée et cliquez sur Ouvrir période .

SAP Business ByDesign Mai 2013


128 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Évitez de rouvrir une période clôturée avec l'étape de clôture 010 – Écritures opérationnelles. Cela
signifierait que les transactions commerciales qui n'auraient pas pu être comptabilisées car la période
comptable était fermée seraient comptabilisées dans cette période comptable sans contrôle.

L'étape de clôture 015 – Écritures opérationnelles ultérieures vous permet de rouvrir une période comptable ayant
été précédemment clôturée. Dans le cas de transactions commerciales ne pouvant pas être comptabilisées car la
période comptable était clôturée, vous pouvez maintenant les comptabiliser individuellement dans la période
comptable précédemment clôturée. Pour plus d'informations, voir Vérifier la période comptable pour les écritures
opérationnelles [Page 83].

Voir aussi
Clôturer des exercices comptables

3.2.2 Guide de consultation rapide Sociétés partenaires

Vous pouvez accéder à la vue Sociétés partenaires à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Données
principales.
Cette vue affiche les sociétés affiliées au sein de votre groupe. Vous pouvez également marquer des clients ou des
fournisseurs en tant que sociétés partenaires pour garantir que les informations sur les partenaires sont affichées
correctement dans les écritures au journal.

Le montant calculé au niveau des sociétés partenaires est affiché différemment dans le bilan et dans le
compte de résultat car la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) n'est pas calculée à ce niveau.

Les sociétés suivantes sont affichées en fonction de la date du jour :


● Sociétés de votre structure organisationnelle. Ces entités sont toujours considérées comme des sociétés
affiliées.
● Clients ou fournisseurs marqués en tant que sociétés partenaires dans le domaine Sociétés partenaires.

Contexte de gestion

Structure organisationnelle
Pour des informations détaillées sur la configuration d'une structure organisationnelle, voir Guide : Configuration de
votre structure organisationnelle.

Préparation de la consolidation
Si vous mappez les domaines d'un groupe dans votre système et que les données de ces domaines doivent être
disponibles pour la consolidation dans un système externe de consolidation, le système vous aide à préparer les
données pertinentes.
Pour plus d'informations, voir Préparation de la consolidation [Page 109].

États financiers : consolidation simplifiée


Ce rapport permet de simplifier et consolider les états financiers. Pour cela, vous devez avoir mappé votre groupe
en intégralité dans le système.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 129
Dans un premier temps, vous générez ce rapport afin de préparer la consolidation de fin de période. Vous pouvez
néanmoins le générer à tout moment pour obtenir une synthèse des gains et pertes intersociétés.

Ce rapport ne constitue pas un document à valeur légale pour la préparation de la consolidation de votre
société. Il vise uniquement à simplifier les opérations entre sociétés partenaires. Pour cela, vous devez
veiller à suivre toutes les conditions requises dans ce rapport. Lors de la préparation de la consolidation,
reportez-vous également aux limitations pertinentes sous Préparation de la consolidation – Synthèse
[Page 109].

Pour plus d'informations, voir États financiers : consolidation simplifiée.

Tâches

Limiter l'affichage à des sociétés partenaires spécifiques


Pour limiter l'affichage à des sociétés partenaires spécifiques, passez à la liste déroulante
Afficher et sélectionnez l'une des options suivantes :
● Sociétés partenaires actuelles : affiche toutes les sociétés actuellement marquées
comme sociétés partenaires.
● Anciennes sociétés partenaires : affiche toutes les sociétés qui étaient marquées
comme sociétés partenaires dans le passé.
● Toutes les sociétés partenaires : affiche toutes les sociétés sans tenir compte de la date
à laquelle elles ont été marquées comme sociétés partenaires.

Créer une société partenaire


Toutes les sociétés de votre structure organisationnelle sont automatiquement marquées
comme étant des sociétés partenaires. Vous pouvez également marquer des clients et des
fournisseurs en tant que sociétés partenaires. Pour ce faire, procédez comme suit :
1. Cliquez sur Créer > Société partenaire.
2. Choisissez un client ou un fournisseur et la période d'appartenance durant laquelle le
client/fournisseur doit être considéré comme une société partenaire.

Si vous définissez un client ou un fournisseur comme société partenaire, vous


devez veillez à ajuster le groupe de détermination des comptes en
conséquence dans les données principales du client ou du fournisseur
concerné.

Traiter une société partenaire


Vous pouvez traiter les sociétés partenaires lorsqu'il s'agit de clients ou fournisseurs qui ne
sont pas inclus dans votre structure organisationnelle. Vous ne pouvez pas traiter les sociétés
qui figurent dans votre structure organisationnelle directement depuis la liste des sociétés
partenaires.
Pour traiter une société partenaire, sélectionnez-la et cliquez sur Traiter.
Les onglets suivants sont affichés :
● Général : vous pouvez modifier la période d'appartenance.
● Modifications : vous pouvez afficher toutes les modifications qui ont été apportées à
une société partenaire sur une période spécifique. Vous pouvez limiter l'affichage à un
utilisateur ou à un attribut défini.

SAP Business ByDesign Mai 2013


130 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
● Notes : vous pouvez saisir des notes relatives aux sociétés partenaires. Toutes les notes
saisies jusqu'ici sont affichées. Vous pouvez également supprimer des notes.
● Pièces jointes : vous pouvez télécharger des pièces jointes relatives aux sociétés
partenaires. Vous pouvez également télédécharger, remplacer ou supprimer des
pièces jointes.

Modifications a posteriori relatives à la période d'appartenance


Si vous apportez des modifications a posteriori relatives à la période d'appartenance d'une
société, aucune écriture d'ajustement n'est créée. Vous devez donc tenir compte des aspects
suivants :
1. Marquage a posteriori d'une société partenaire
Un client ou fournisseur est une société partenaire depuis le 1er janvier d'un exercice
donné. Néanmoins, ce n'est que le 1er mars que vous marquez ce client ou fournisseur
en tant que société partenaire.
Les écritures que vous avez saisies du 1er janvier au 1er mars ne contiennent aucune
information partenaire.
2. Suppression a posteriori d'une société partenaire
Un client ou fournisseur est marqué dans le système en tant que société partenaire
jusqu'à la fin d'un exercice donné. Néanmoins, à compter du mois de mars, ce client ou
fournisseur n'est plus reconnu en tant que société partenaire.
Les écritures saisies entre le 1er mars et la fin de l'exercice contiennent des
informations partenaire incorrectes.

Aucune écriture d'ajustement automatique n'est créée. Vous devez annuler la pièce d'origine
ou passer des écritures d'ajustement manuelles selon le cas.

Supprimer des sociétés partenaires


Vous pouvez supprimer des sociétés partenaires lorsqu'il s'agit de clients ou fournisseurs qui
ne sont pas inclus dans votre structure organisationnelle. Vous ne pouvez pas supprimer les
sociétés qui figurent dans votre structure organisationnelle directement depuis la liste des
sociétés partenaires.

Si vous avez utilisé une société partenaire en relation avec vos écritures, vous ne
pouvez pas la supprimer. Il est uniquement possible de modifier la période
d'appartenance.

Pour supprimer un client ou fournisseur de la liste des sociétés partenaires, sélectionnez la


société et cliquez sur Supprimer société partenaire.
Le client ou fournisseur est uniquement supprimé de la liste des sociétés partenaires. Notez
que ce client/fournisseur reste disponible dans le système.

Exclure des centres de profit des comptabilisations


Vous pouvez afficher tous les centres de profit appartenant à la société sélectionnée dans une
structure organisationnelle et tous les centres de profit sans aucune affectation.
Pour exclure des centres de profit des comptabilisations, activez le code Bloquer centres de
profit. Vous pouvez uniquement exclure des comptabilisations les centres de profit sans
aucune affectation. Si vous excluez des centres de profit des comptabilisations, le centre de
profit ne peut pas être déterminé automatiquement ni saisi manuellement lors de la création
d'écritures comptables, par exemple. Le blocage prend effet immédiatement, quelle que soit
la période de validité générale du centre de profit.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 131
Si vous créez une écriture comptable, seuls sont affichés les centres de profit que
vous pouvez utiliser pour les comptabilisations.

3.2.3 Vue Sociétés Partenaires

3.2.3.1 Guide de consultation rapide Sociétés partenaires

Vous pouvez accéder à la vue Sociétés partenaires à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Données
principales.
Cette vue affiche les sociétés affiliées au sein de votre groupe. Vous pouvez également marquer des clients ou des
fournisseurs en tant que sociétés partenaires pour garantir que les informations sur les partenaires sont affichées
correctement dans les écritures au journal.

Le montant calculé au niveau des sociétés partenaires est affiché différemment dans le bilan et dans le
compte de résultat car la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) n'est pas calculée à ce niveau.

Les sociétés suivantes sont affichées en fonction de la date du jour :


● Sociétés de votre structure organisationnelle. Ces entités sont toujours considérées comme des sociétés
affiliées.
● Clients ou fournisseurs marqués en tant que sociétés partenaires dans le domaine Sociétés partenaires.

Contexte de gestion

Structure organisationnelle
Pour des informations détaillées sur la configuration d'une structure organisationnelle, voir Guide : Configuration de
votre structure organisationnelle.

Préparation de la consolidation
Si vous mappez les domaines d'un groupe dans votre système et que les données de ces domaines doivent être
disponibles pour la consolidation dans un système externe de consolidation, le système vous aide à préparer les
données pertinentes.
Pour plus d'informations, voir Préparation de la consolidation [Page 109].

États financiers : consolidation simplifiée


Ce rapport permet de simplifier et consolider les états financiers. Pour cela, vous devez avoir mappé votre groupe
en intégralité dans le système.
Dans un premier temps, vous générez ce rapport afin de préparer la consolidation de fin de période. Vous pouvez
néanmoins le générer à tout moment pour obtenir une synthèse des gains et pertes intersociétés.

SAP Business ByDesign Mai 2013


132 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Ce rapport ne constitue pas un document à valeur légale pour la préparation de la consolidation de votre
société. Il vise uniquement à simplifier les opérations entre sociétés partenaires. Pour cela, vous devez
veiller à suivre toutes les conditions requises dans ce rapport. Lors de la préparation de la consolidation,
reportez-vous également aux limitations pertinentes sous Préparation de la consolidation – Synthèse
[Page 109].

Pour plus d'informations, voir États financiers : consolidation simplifiée.

Tâches

Limiter l'affichage à des sociétés partenaires spécifiques


Pour limiter l'affichage à des sociétés partenaires spécifiques, passez à la liste déroulante
Afficher et sélectionnez l'une des options suivantes :
● Sociétés partenaires actuelles : affiche toutes les sociétés actuellement marquées
comme sociétés partenaires.
● Anciennes sociétés partenaires : affiche toutes les sociétés qui étaient marquées
comme sociétés partenaires dans le passé.
● Toutes les sociétés partenaires : affiche toutes les sociétés sans tenir compte de la date
à laquelle elles ont été marquées comme sociétés partenaires.

Créer une société partenaire


Toutes les sociétés de votre structure organisationnelle sont automatiquement marquées
comme étant des sociétés partenaires. Vous pouvez également marquer des clients et des
fournisseurs en tant que sociétés partenaires. Pour ce faire, procédez comme suit :
1. Cliquez sur Créer > Société partenaire.
2. Choisissez un client ou un fournisseur et la période d'appartenance durant laquelle le
client/fournisseur doit être considéré comme une société partenaire.

Si vous définissez un client ou un fournisseur comme société partenaire, vous


devez veillez à ajuster le groupe de détermination des comptes en
conséquence dans les données principales du client ou du fournisseur
concerné.

Traiter une société partenaire


Vous pouvez traiter les sociétés partenaires lorsqu'il s'agit de clients ou fournisseurs qui ne
sont pas inclus dans votre structure organisationnelle. Vous ne pouvez pas traiter les sociétés
qui figurent dans votre structure organisationnelle directement depuis la liste des sociétés
partenaires.
Pour traiter une société partenaire, sélectionnez-la et cliquez sur Traiter.
Les onglets suivants sont affichés :
● Général : vous pouvez modifier la période d'appartenance.
● Modifications : vous pouvez afficher toutes les modifications qui ont été apportées à
une société partenaire sur une période spécifique. Vous pouvez limiter l'affichage à un
utilisateur ou à un attribut défini.
● Notes : vous pouvez saisir des notes relatives aux sociétés partenaires. Toutes les notes
saisies jusqu'ici sont affichées. Vous pouvez également supprimer des notes.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 133
● Pièces jointes : vous pouvez télécharger des pièces jointes relatives aux sociétés
partenaires. Vous pouvez également télédécharger, remplacer ou supprimer des
pièces jointes.

Modifications a posteriori relatives à la période d'appartenance


Si vous apportez des modifications a posteriori relatives à la période d'appartenance d'une
société, aucune écriture d'ajustement n'est créée. Vous devez donc tenir compte des aspects
suivants :
1. Marquage a posteriori d'une société partenaire
Un client ou fournisseur est une société partenaire depuis le 1er janvier d'un exercice
donné. Néanmoins, ce n'est que le 1er mars que vous marquez ce client ou fournisseur
en tant que société partenaire.
Les écritures que vous avez saisies du 1er janvier au 1er mars ne contiennent aucune
information partenaire.
2. Suppression a posteriori d'une société partenaire
Un client ou fournisseur est marqué dans le système en tant que société partenaire
jusqu'à la fin d'un exercice donné. Néanmoins, à compter du mois de mars, ce client ou
fournisseur n'est plus reconnu en tant que société partenaire.
Les écritures saisies entre le 1er mars et la fin de l'exercice contiennent des
informations partenaire incorrectes.

Aucune écriture d'ajustement automatique n'est créée. Vous devez annuler la pièce d'origine
ou passer des écritures d'ajustement manuelles selon le cas.

Supprimer des sociétés partenaires


Vous pouvez supprimer des sociétés partenaires lorsqu'il s'agit de clients ou fournisseurs qui
ne sont pas inclus dans votre structure organisationnelle. Vous ne pouvez pas supprimer les
sociétés qui figurent dans votre structure organisationnelle directement depuis la liste des
sociétés partenaires.

Si vous avez utilisé une société partenaire en relation avec vos écritures, vous ne
pouvez pas la supprimer. Il est uniquement possible de modifier la période
d'appartenance.

Pour supprimer un client ou fournisseur de la liste des sociétés partenaires, sélectionnez la


société et cliquez sur Supprimer société partenaire.
Le client ou fournisseur est uniquement supprimé de la liste des sociétés partenaires. Notez
que ce client/fournisseur reste disponible dans le système.

Exclure des centres de profit des comptabilisations


Vous pouvez afficher tous les centres de profit appartenant à la société sélectionnée dans une
structure organisationnelle et tous les centres de profit sans aucune affectation.
Pour exclure des centres de profit des comptabilisations, activez le code Bloquer centres de
profit. Vous pouvez uniquement exclure des comptabilisations les centres de profit sans
aucune affectation. Si vous excluez des centres de profit des comptabilisations, le centre de
profit ne peut pas être déterminé automatiquement ni saisi manuellement lors de la création
d'écritures comptables, par exemple. Le blocage prend effet immédiatement, quelle que soit
la période de validité générale du centre de profit.

SAP Business ByDesign Mai 2013


134 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Si vous créez une écriture comptable, seuls sont affichés les centres de profit que
vous pouvez utiliser pour les comptabilisations.

3.2.4 Vue Sociétés

3.2.4.1 Guide de consultation rapide Sociétés (Comptabilité générale)

Vous pouvez accéder à la vue Sociétés à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Données principales.
Cette vue affiche les options de configuration pertinentes pour les procédures comptables de vos sociétés dans les
systèmes comptables affectés. Vous pouvez également piloter le flux de documents de vos sociétés à partir de cette
vue. Vous pouvez ouvrir et clôturer des exercices comptables et les périodes comptables associées et piloter le flux
de documents pour chacun des groupes de processus de gestion.

Contexte de gestion

Structure organisationnelle
Vous créez les sociétés dans votre structure organisationnelle.
Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Structures organisationnelles [Page 19].

Système comptable
Pour permettre la création d'écritures pour vos sociétés, vous devez affecter au moins un système comptable à
chacune d'entre elles. Le système comptable contient des options spécifiques et de niveau supérieur pour chaque
société affectée.
Pour plus d'informations, voir Système comptable [Page 43].

Écritures au journal et transactions commerciales dans la comptabilité


Les transactions commerciales qui affectent la comptabilité lui sont transférées sous forme de pièces d'origine
(commandes d'achat ou factures par exemple), puis elles sont valorisées et comptabilisées sur des comptes
généraux. Chaque comptabilisation est enregistrée sous la forme d'une écriture au journal. La transaction complète,
de la pièce d'origine à l'écriture au journal, est appelée flux de documents.
Pour plus d'informations, voir Flux de documents dans la comptabilité [Page 97].

Tâches

Afficher les sociétés


La vue Sociétés affiche vos sociétés dans les systèmes comptables affectés et les options
pertinentes pour la comptabilité. Les options de niveau supérieur des systèmes comptables
affectés et les options spécifiques de la société sont également affichées. Pour plus
d'informations sur les options, voir Configuration : Système comptable.
Vous pouvez limiter l'affichage à des sociétés spécifiques, comme les sociétés que vous avez
affectées à un système comptable particulier. Pour cela, cliquez sur Avancé et saisissez la
caractéristique de sélection à utiliser.

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 135
Activer le pilotage des processus
Le pilotage des processus définit la façon dont les pièces d'origine dans les applications
d'origine peuvent être enregistrées en comptabilité à l'aide de la date comptable. Les
transactions commerciales à comptabiliser sont regroupées dans des groupes de processus
de gestion tels que des factures clients ou des factures fournisseurs.
Les options définies pour le pilotage des processus affectent le comportement du système
lors du contrôle de la date comptable dans les pièces d'origine. Dans le pilotage des processus,
le système contrôle si la pièce d'origine peut être comptabilisée pour cette date comptable.
Les options par défaut n'autorisent pas la comptabilisation d'une pièce d'origine si sa date
comptable se trouve dans une période clôturée. Dans ce cas, un message d'erreur est envoyé
à l'application d'origine. Vous devez uniquement configurer le pilotage des processus si vous
voulez définir des exceptions à ce comportement standard pour certains groupes de
processus de gestion.
Pour apporter des modifications au comportement standard du système, cliquez sur
Activer pilotage des processus . Pour plus d'informations, voir Pilotage des processus pour les
écritures opérationnelles [Page 84].

Définir la date de migration


Si vous copiez les données comptables d'un autre système lors du lancement de votre
système, vous devez indiquer une date de migration. Le transfert des données comptables
est enregistré dans des écritures au journal. La date de migration est utilisée en tant que date
comptable dans les écritures au journal.
Pour définir une date de migration, sélectionnez Actions > Définir date comptable pour
migration. Pour plus d'informations, voir Définir la date de migration et le pilotage des
processus.

Créer des exercices comptables


Pour pouvoir passer des écritures dans un exercice comptable, vous devez créer cet exercice
comptable et les périodes comptables associées.
Vous pouvez accéder à la vue Sociétés à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Données principales.
Sélectionnez la ligne correspondant à la société et au système comptable souhaités, puis
cliquez sur Traiter exercices comptables .
Conditions préalables
La création d'un exercice comptable est soumise aux conditions préalables suivantes :
● Vous devez affecter une version d'exercice comptable à votre système comptable.
Pour plus d'informations, voir Version d'exercice comptable [Page 77].
● Assurez-vous qu'au maximum deux exercices comptables sont en cours pour la
société, car le nombre maximal d'exercices comptables pouvant être ouverts
simultanément est de trois.

Créer un exercice comptable


Pour créer un exercice comptable, cliquez sur Nouvel exercice et entrez l'exercice comptable
que vous voulez utiliser.
Les options suivantes sont alors paramétrées automatiquement :
● L'exercice comptable est ouvert en intégralité.

SAP Business ByDesign Mai 2013


136 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
● Les périodes comptables sont créées pour l'exercice comptable. La version d'exercice
comptable et le nombre de périodes comptables sont déterminés en fonction du
système comptable.

Si vous utilisez une version d'exercice comptable spécifique de l'année, vous


devez traiter les détails des périodes comptables pour tout nouvel exercice
comptable. Pour plus d'informations, voir Version d'exercice comptable
[Page 77].

● Dans chaque nouvel exercice comptable, la première période comptable est toujours
ouverte pour l'enregistrement des soldes initiaux issus du report de solde et pour toutes
les écritures opérationnelles. Toutes les autres périodes comptables sont fermées.
Pour ouvrir les autres périodes comptables, vous devez procéder manuellement. Pour
plus d'informations, voir Ouvrir et clôturer des périodes comptables [Page 127].

3.3 Vue Comptes généraux

3.3.1 Guide de consultation rapide Comptes généraux

La vue Comptabilité générale Comptes généraux présente une synthèse de tous les comptes généraux utilisés
au sein de votre société. Elle indique notamment le solde du compte pour la période en cours et précise si le compte
utilise la gestion des postes non soldés. Vous pouvez également gérer les postes en affectant des références de
postes non soldés pour rapprocher les postes non soldés. De plus, les administrateurs peuvent traiter le plan
comptable.

Contexte de gestion

Plan comptable
Le plan comptable contient les données principales de tous les comptes généraux de votre système. Il forme la base
des comptes affichés dans cette vue et peut être traité uniquement par les administrateurs.
Pour plus d'informations, voir Configuration : Plan comptable [Page 70].

Gestion des postes non soldés


Vous pouvez gérer des comptes généraux spécifiques via la gestion des postes non soldés. Chaque écriture (poste)
créée sur ce type de compte général reçoit automatiquement le statut En cours, ce qui entraîne sa gestion en tant
que poste non soldé. Vous pouvez rapprocher un poste non soldé à l'aide d'une écriture de contrepartie.
Un poste et une écriture de contrepartie sont regroupés dans la même transaction à l'aide d'une référence de poste
non soldé. En affectant une référence de poste non soldé à un poste, vous pouvez à nouveau rapprocher le poste
non soldé à l'aide de la référence affectée à l'écriture de contrepartie. Vous pouvez également rapprocher plusieurs
postes et écritures de contrepartie les uns des autres. Le solde des postes et écritures de contrepartie doit toujours
être égal à zéro.
La gestion des postes non soldés vous permet d'établir si une écriture de contrepartie a été comptabilisée pour les
postes d'un compte général. Pour plus d'informations, voir Gestion des postes non soldés et comptes généraux
[Page 71].

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 137
Tâches

Modifier un compte général


Les informations sur les comptes généraux sont enregistrées dans le plan comptable. Le plan
comptable contient les données principales et peut être traité uniquement par les
administrateurs. Si vous disposez des autorisations requises, vous pouvez traiter le plan
comptable en cliquant sur Traiter , puis en sélectionnant Plan comptable. Pour plus
d'informations, voir Configuration : Plan comptable.

Si vous créez un compte général, vous devez l'ajouter aux options correspondantes,
à savoir aux structures de rapports financiers et à la détermination des comptes, et
ajuster ensuite l'option de dérivation du domaine fonctionnel, le cas échéant.

Pour plus d'informations sur le traitement d'un compte général, voir Afficher et traiter un plan
comptable [Page 73].

Afficher les écritures d'un compte général


Pour afficher les écritures (postes) d'un compte général, sélectionnez ce compte et cliquez
sur Afficher postes .
Pour plus d'informations, voir Comptes généraux - Postes [Page 200].

Gérer les postes non soldés d'un compte général


Chaque écriture (poste) gérée sur un compte général à l'aide de la gestion des postes non
soldés reçoit automatiquement le statut Non soldée et est gérée en tant que poste non soldé.
Vous pouvez rapprocher un poste non soldé à l'aide d'une écriture de contrepartie.
Pour gérer les postes non soldés d'un compte général, sélectionnez le compte général utilisant
la gestion des postes non soldés et cliquez sur Traiter postes non soldés .
Vous pouvez limiter l'affichage des postes d'un compte général à une date ou une période
comptable spécifique, par exemple. Pour cela, cliquez sur Avancé .

Affecter une référence de poste non soldé


Pour pouvoir rapprocher un poste non soldé, vous devez lui affecter une référence de poste
non soldé. La référence de poste non soldé est une caractéristique indiquant que vous pouvez
regrouper un poste et les écritures de contrepartie pour une même procédure de
comptabilisation.
1. Cliquez sur Traiter postes non soldés . L'écran Postes du compte est affiché.
2. Sélectionnez le poste souhaité et cliquez sur Affecter .

Vous disposez des options suivantes lors de l'affectation d'une référence de poste non soldé :
● Créer une référence de poste non soldé et l'affecter
Vous pouvez créer et affecter une référence de poste non soldé pour un poste non
soldé. Pour cela, sélectionnez le poste non soldé pertinent et cliquez sur Affecter
nouvelle référence de poste non soldé.
Entrez une description pour votre procédure de comptabilisation et un exercice auquel
la procédure fait référence. L'exercice sert uniquement à grouper la référence de poste
non soldé et constitue une référence à des fins de recherche.

SAP Business ByDesign Mai 2013


138 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Puis, un numéro est automatiquement créé (ID référence de poste non soldé) et affecté
au poste non soldé.
● Affecter une référence de poste non soldé existante
Vous pouvez affecter une référence de poste non soldé commune à plusieurs postes
non soldés sur différents comptes généraux. Pour affecter une référence de poste non
soldé existante à un poste non soldé, sélectionnez le poste souhaité et cliquez sur
Affecter référence de poste non soldé existante. Sélectionnez un ID référence de poste
non soldé d'un exercice spécifique.
● Affecter une référence de poste non soldé existante lors de la création d'une écriture
comptable
Vous pouvez créer une écriture comptable directement à partir de l'affichage du poste
non soldé. Pour cela, sélectionnez Vous pouvez également > Nouvelle écriture
comptable.
Lorsque vous créez un poste qui est imputé sur un compte général à l'aide de la gestion
des postes non soldés, vous pouvez affecter une référence de poste non soldé
existante. Pour cela, cliquez sur Saisir détails du poste et sélectionnez l'ID référence de
poste non soldé pertinent dans la zone Rapprochement.

Supprimer l'affectation d'une référence de poste non soldé


Vous pouvez supprimer la référence de poste non soldé affectée à un poste non soldé :
1. Cliquez sur Traiter postes non soldés . L'écran Postes du compte est affiché.
2. Sélectionnez le poste pertinent et cliquez sur Supprimer affectation .

Rapprocher un poste non soldé

Vous pouvez uniquement rapprocher un poste non soldé si la devise de la société


affiche un solde nul pour tous les postes affectés à la référence de poste non soldé.

Pour rapprocher un poste non soldé, cliquez sur Traiter postes non soldés . L'écran Postes du
compte est affiché.
Pour rapprocher un poste non soldé, vous disposez des options suivantes :
● Rapprochement après l'affectation de poste non soldé
Vous pouvez rapprocher un poste non soldé après avoir affecté la référence de poste
non soldé appropriée à tous les postes concernés. Pour cela, sélectionnez au moins un
des postes auxquels la référence de poste non soldé est affectée et cliquez sur
Rapprocher .
● Rapprochement lors de l'affectation de la référence de poste non soldé à l'écriture de
contrepartie
Vous pouvez rapprocher un poste non soldé sur un compte général directement
lorsque vous affectez la référence de poste non soldé à l'écriture de contrepartie. Pour
cela, sélectionnez l'écriture de contrepartie et au moins un poste préalablement
affecté, puis cliquez sur Rapprocher . La référence de poste non soldé de l'écriture
de contrepartie est transférée et le poste est rapproché.

Lors du rapprochement, le statut Rapproché est activé pour tous les postes qui présentent
une référence de poste non soldé et une écriture au journal (pièce de rapprochement) est
générée. En conséquence, vous devez saisir une date comptable pour le rapprochement. Si
les imputations (telles que centre de profit ou segment) des postes ne sont pas identiques, le
système crée des lignes de rapprochement supplémentaires pour chaque imputation.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 139
Le système rapproche toujours tous les postes auxquels la référence de poste non
soldé est affectée. De cette façon, vous pouvez également rapprocher les postes
affectés à la référence de poste non soldé sur d'autres comptes généraux.

Réinitialiser le rapprochement d'un poste non soldé


Procédez comme suit pour réinitialiser le rapprochement après son exécution :
1. Cliquez sur Traiter postes non soldés . L'écran Postes du compte est affiché.
2. Sélectionnez l'un des postes pour lequel le rapprochement a été effectué et cliquez sur
Réinitialiser rapprochement .

3.4 Vue Écritures au journal

3.4.1 Guide de consultation rapide Écritures au journal

Vous pouvez accéder à la vue Écritures au journal à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Écritures
au journal.
La vue Écritures au journal vous permet de vérifier les écritures au journal qui sont générées automatiquement à
partir de pièces d'origine, d'écritures comptables et de cycles d'évaluation.

Un graphique représentant le flux de documents vous aide à comprendre comment l'écriture au journal a
été créée.

Contexte de gestion

Écritures au journal
Chaque transaction commerciale qui affecte la comptabilité génère automatiquement une écriture au journal.
Les écritures au journal peuvent être basées sur des pièces d'origine, des écritures comptables ou des cycles
d'évaluation :
● Pièces d'origine
Les pièces d'origine enregistrent les transactions commerciales initiées dans des domaines fonctionnels
hors de la Comptabilité financière et de gestion, comme les factures fournisseurs, les factures clients et les
paiements.
Pour afficher les pièces d'origine, ouvrez la vue Pièces d'origine [Page 160].
● Écritures comptables
Les écritures comptables enregistrent des transactions commerciales entrées directement dans la
Comptabilité financière et de gestion, comme les écritures d'ajustement.
Pour afficher les écritures comptables, ouvrez la vue Écritures comptables [Page 142].
● Cycles d'évaluation
Les cycles d'évaluation génèrent des écritures au journal pour les tâches périodiques dans la Comptabilité
financière et de gestion, comme le cycle d'amortissement, la comptabilisation des écritures d'abonnement
échues ou le cycle de réévaluation en devise étrangère.

SAP Business ByDesign Mai 2013


140 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Pour afficher les écritures au journal d'un cycle d'évaluation, ouvrez la vue associée à chaque cycle
d'évaluation.

Pour plus d'informations, voir Écritures au journal [Page 99].

Flux de documents
Les données de chaque étape des processus de gestion opérationnels sont archivées sous forme de document, par
exemple sous forme d'opportunité, offre client, commande client, livraison ou facture client. Les étapes des
processus de gestion partent souvent d'étapes précédentes. De même, tous les documents sont basés sur un autre
et forment une chaîne de documents liés.
Afin de permettre la gestion et l'analyse de cette chaîne de documents, chaque document comprend une
représentation graphique de la chaîne de document appelée Flux de documents.
Pour plus d'informations, voir Flux de documents.

Flux de processus du kit de vente


Un kit de vente est un regroupement logique d'articles vendables sous la forme d'une seule unité. Des regroupements
de produits sont souvent proposés comme unités de vente uniques dans les secteurs de la vente en gros et de la
fabrication de composants. Les unités de vente comprenant plusieurs composants sont appelées kits de vente dans
le système SAP Business ByDesign.
Pour plus d'informations, voir Flux de processus du kit de vente [Page 653].

Tâches

Vérifier une écriture au journal et son flux de documents


1. Utilisez les critères de filtre et de recherche disponibles. Pour plus de critères de
recherche, cliquez sur Avancé.
2. Sélectionnez une écriture au journal et cliquez sur Afficher .

Les informations relatives à l'écriture au journal sélectionnée sont affichées dans les onglets
suivants :
● Écriture au journal
○ Sous Informations générales, vous pouvez visualiser les informations de base de
l'écriture au journal, comme le type d'écriture au journal et la date comptable.
○ Les zones associées à la pièce d'origine (telles que ID pièce d'origine)
identifient la transaction commerciale ayant généré l'écriture au journal. Pour
afficher les détails de la pièce d'origine, cliquez sur ID pièce d'origine.
○ Pour certaines transactions commerciales, d'autres documents sont
pertinents pour l'écriture au journal. Ces documents supplémentaires sont
affichés en tant que pièces d'origine de référence.

○ Vous pouvez traiter le texte de l'en-tête en cliquant sur Traiter .

Si vous modifiez le texte de l'en-tête, vos modifications ne sont


valides que pour l'écriture au journal. Elles ne sont pas reprises dans
la pièce d'origine.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 141
○ Si votre société utilise plusieurs systèmes comptables, une écriture au journal
distincte peut être générée pour chaque système comptable. Ces écritures au
journal sont listées sous Documents comptables liés.

○ Sous Postes, vous pouvez visualiser les postes et les zones clés correspondantes,
comme Compte général, Débit en devise de la société et Crédit en devise de la
société.

● Flux de documents
Cet onglet affiche sous forme de graphique le flux de documents associé à la
transaction commerciale dans tous les domaines d'application.

3.4.2 Guide de consultation rapide Écritures comptables

Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Écritures
au journal.
Cette vue vous permet de créer et de traiter les écritures comptables et de modifier leur statut. Vous créez des
écritures comptables pour pouvoir passer des écritures de correction manuelles, par exemple.
Pour saisir un grand nombre d'écritures provenant d'une application externe ou d'un prestataire de services, vous
pouvez télécharger une écriture comptable depuis un fichier Microsoft Excel.

Contexte de gestion

Écritures comptables
Une écriture comptable est une transaction que vous saisissez directement dans la comptabilité pour générer des
écritures au journal [Page 99]. Vous utilisez les écritures comptables à différentes fins :
● Pour passer des écritures d'ajustement, vous saisissez les écritures comptables manuellement dans la vue
Écritures comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour saisir un grand nombre d'écritures provenant d'une application externe ou d'un prestataire de services,
vous pouvez télécharger une écriture comptable depuis un fichier Microsoft Excel dans la vue Écritures
comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour passer des écritures manuelles sur les immobilisations, vous pouvez saisir des écritures comptables
sous forme d'écritures manuelles dans la vue Immobilisations.
Vous pouvez accéder à la vue Immobilisations à partir du poste de travail Immobilisations sous
Immobilisations.
● Pour passer des écritures périodiques basées sur des modèles, vous pouvez créer automatiquement des
écritures comptables via une comptabilisation des écritures d'abonnement échues dans la vue
Comptabilisation des écritures d'abonnement [Page 170].
Vous pouvez accéder à la vue Comptabilisation des écritures d'abonnement à partir du poste de travail
Comptabilité générale sous Tâches périodiques.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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● Pour l'affectation du résultat, qui correspond au dernier transfert réalisé manuellement en vue du calcul du
résultat net. Vous comptabilisez le résultat net du compte de report de solde sur les comptes appropriés. Le
résultat au bilan peut prendre la forme de provisions, de capitaux propres ou de distribution, par exemple.
● Pour transférer des soldes de comptes généraux dans le système au cours de l'implémentation, vous pouvez
créer des écritures comptables à l'étape Intégrer et étendre dans la liste des tâches de la vue Projets
d'implémentation, à l'aide du libre-service de migration de données.

Pour plus d'informations, voir Écritures comptables.

Saisie manuelle des écritures comptables


Les applications actives offrent des transactions spéciales pour la plupart des transactions commerciales. Ces
transactions déclenchent automatiquement des écritures comptables et des imputations sur les objets suivants :
● Comptes généraux sélectionnés par la détermination des comptes
● Imputations supplémentaires sélectionnées automatiquement dans la comptabilité générale : centre de
profit, segment et domaine fonctionnel
● Imputations supplémentaires de la comptabilité analytique : centre de profit ou projet/tâche de projet
● Imputations au livre auxiliaire

Dans certains cas, les écritures automatiques doivent être corrigées ou ajustées manuellement.
Pour effectuer des écritures rectificatives, vous saisissez les écritures comptables manuellement dans la vue
Écritures comptables [Page 142].
Pour plus d'informations, voir Saisie manuelle d'écritures comptables.

Clôture
La clôture est un processus de gestion qui vous aide à effectuer correctement les activités financières de clôture de
fin de période. D'autres activités de clôture sont exécutées séparément dans les domaines concernés. Une liste des
activités de clôture est générée conformément à la sélection du périmètre ; cette liste peut être adaptée en fonction
des exigences de clôture mensuelle ou d'exercice.
Pour préparer la clôture, le comptable vérifie que toutes les transactions opérationnelles ont été saisies. Il effectue
les tâches d'évaluation périodiques, notamment les amortissements d'immobilisations ou les réévaluations en
devise étrangère et impute les coûts et produits sur les périodes concernées.
Le cockpit de clôture respecte la législation en vigueur et minimise le risque d'oublier des étapes importantes ou de
les exécuter dans un ordre incorrect.
Pour plus d'informations, voir Clôture.

Services de la paie
Le scénario de gestion Services de paie est conçu pour prendre en charge de manière efficace le processus de paie
avec un système de paie externe. Il combine les avantages d'une paie interne (transparence, suivi et contrôle de
gestion) avec ceux d'une paie sous-traitée (réduction des coûts, réduction du risque de responsabilité et
amélioration de l'efficacité). Dans le scénario d'externalisation des processus de gestion Services de paie, le
prestataire de gestion de paie effectue le calcul des taxes et les remises et lance le paiement des salaires, ce qui
réduit considérablement les coûts administratifs.
D'autre part, le scénario Services de paie vous fournit un aperçu de toutes les données de saisie de paie pour les
valider et les corriger si nécessaire, ce qui vous donne un contrôle total de la paie avant son calcul.
Pour plus d'informations, voir Services de la paie.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 143
Tâches

Créer une écriture comptable


1. Cliquez sur Créer , puis sélectionnez Écriture comptable.
Vous pouvez également utiliser une écriture comptable existante comme modèle. Pour
ce faire, sélectionnez l'écriture comptable voulue, puis sélectionnez Créer Écriture
comptable avec référence.
2. Saisir les données d'en-tête
a. Entrez la société pour laquelle vous souhaitez passer l'écriture.
b. Vous pouvez passer l'écriture pour un système comptable spécifique.

Si vous n'indiquez aucun système comptable, une écriture comptable


séparée est générée pour chaque système comptable auquel la société
indiquée est affectée.

c. Saisissez l'étape de clôture et la date comptable pour classer l'écriture en


conséquence et l'affecter à la bonne période comptable.
d. Saisissez la date de la pièce, la devise de transaction et un nom pour l'écriture
comptable comme texte de l'en-tête.
e. Sélectionnez un type d'écriture au journal.

Seul le type d'écriture au journal 047 — Écriture manuelle - Écriture


comptable vous permet d'effectuer des ajustements entre les
imputations sur les comptes généraux et les imputations
supplémentaires dans la comptabilité générale et la comptabilité
analytique. Les autres types d'écriture au journal vous permettent
d'effectuer des ajustements dans les livres auxiliaires.

f. Sous Variante d'écran, indiquez s'il s'agit d'une écriture d'ajustement ou d'un(e)
réévaluation/amortissement manuel(le).

La distinction est impossible pour les types d'écritures au journal 047


— Écriture manuelle - Écriture comptable et 083 — Écriture manuelle pour
espèces.

3. Saisir les postes


Passez des écritures dans les zones de postes individuels. Sous Résultat de la
cohérence, vous voyez si le solde des postes est zéro.
a. Saisir des imputations supplémentaires
Pour certains principes de reporting, vous pouvez activer des caractéristiques
d'imputation supplémentaires. Par exemple, si vous utilisez la comptabilité des
centres de profit et le reporting sectoriel, activez les caractéristiques d'imputation
par centre de profit et par segment. Vous pouvez saisir ces imputations
supplémentaires manuellement dans la ligne de document. Le système fournit
uniquement les caractéristiques affectées dans la structure organisationnelle à la
société indiquée dans l'en-tête.
Si vous ne saisissez pas l'imputation supplémentaire dans la ligne de document,
elle est dérivée automatiquement lors de la comptabilisation. Pour plus

SAP Business ByDesign Mai 2013


144 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
d'informations sur la dérivation automatique des centres de profit et des
segments, voir Dérivation des centres de profit et des segments [Page 67].
Si vous voulez désactiver la dérivation automatique, dans la zone Modifier
affectations, activez le code Modifier centre de profit/segment ou le code Modifier
domaine fonctionnel. Vous pouvez ensuite saisir n'importe quelle imputation
supplémentaire car le système ne vérifie pas que l'imputation supplémentaire est
affectée à la société dans la structure organisationnelle.

Si vous activez le code Modifier centre de profit/segment ou Modifier


domaine fonctionnel mais ne passez aucune écriture manuelle pour
l'imputation supplémentaire correspondante, cette imputation n'est
pas dérivée par le système et aucune imputation supplémentaire n'est
disponible dans l'écriture au journal.

b. Entrer des imputations de comptes auxiliaires et des détails supplémentaires


D'autres zones s'affichent selon le type d'écriture et la variante d'écran
mentionnés dans l'en-tête. Les zones sont affichées dans la zone Détails de
poste.
4. Sauvegarder l'écriture comptable
Vous pouvez sauvegarder les écritures sans les comptabiliser, en cas d'interruption de
votre travail, par exemple. Pour sauvegarder les écritures, cliquez sur Sauvegarder .
5. Simuler la comptabilisation de l'écriture comptable
Vous pouvez simuler la comptabilisation de l'écriture et vérifier les résultats. Pour cela,
cliquez sur Simuler .
6. Comptabiliser l'écriture comptable
Pour comptabiliser l'écriture comptable, cliquez sur Comptabiliser . Vous sauvegardez
ainsi l'écriture comptable et générez toutes les écritures au journal requises. Vous
pouvez afficher les écritures au journal dans la vue Écritures au journal [Page 140].
Vous pouvez aussi comptabiliser et créer immédiatement une nouvelle écriture
comptable avec référence. Pour ce faire, cliquez sur Comptabiliser et créer .

Modifier le statut d'une écriture comptable


La vue Écritures comptables vous permet d'afficher toutes les écritures comptables avec leur
statut de comptabilisation. Pour modifier le statut de comptabilisation, sélectionnez l'écriture
comptable appropriée et cliquez sur Actions pour sélectionner le statut voulu.

Vous pouvez également modifier plusieurs écritures au journal de même statut en


même temps. Pour cela, appuyez sur Ctrl pendant la sélection.

Remarque pour la modification du statut de comptabilisation :


● Non comptabilisé
Les écritures comptables non comptabilisées sont sauvegardées mais n'ont pas
encore été comptabilisées.
Les cas de figure possibles sont les suivants :
○ Écritures comptables créées manuellement
Vous pouvez invalider ces écritures comptables ou les comptabiliser.
○ Écritures comptables planifiées par une écriture d'abonnement
Ces écritures comptables ont été planifiées mais n'ont pas encore été
comptabilisées dans le cadre d'une comptabilisation des écritures d'abonnement
échues. Vous pouvez invalider ces écritures comptables ou les comptabiliser.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 145
○ Écritures comptables téléchargées
Ces écritures comptables n'ont pas pu être comptabilisées directement car des
erreurs sont survenues. Des tâches ont été générées simultanément pour ces
écritures comptables. Vous pouvez afficher les tâches et leur description dans la
vue Travail. Vous pouvez invalider ces écritures comptables ou les comptabiliser
après avoir corrigé les erreurs.

● Comptabilisé
Ces écritures comptables ont été comptabilisées avec succès. Pour chaque écriture
comptable, une ou plusieurs écritures au journal ont été générées. Vous ne pouvez
pas invalider une écriture comptable comptabilisée. Elle peut seulement être annulée.
● Non valide
Le statut d'une écriture comptable non valide ne peut pas être modifié.

Télécharger une écriture comptable


Pour plus d'informations, voir Télécharger une écriture comptable.

3.4.3 Guide de consultation rapide Écritures d'abonnement

Vous pouvez accéder à la vue Écritures d'abonnement à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Écritures
au journal.
Cette vue permet de créer et de traiter des modèles, ainsi que des modèles de périodicité pour les écritures
d'abonnement. Le système planifie l'enregistrement des écritures comptables sur la base des modèles et des
modèles de périodicité.
Vous enregistrez les écritures comptables planifiées dans la vue Comptabilisation des écritures d'abonnement
[Page 170].

Contexte de gestion

Écritures comptables
Une écriture comptable est une transaction que vous saisissez directement dans la comptabilité pour générer des
écritures au journal [Page 99]. Vous utilisez les écritures comptables à différentes fins :
● Pour passer des écritures d'ajustement, vous saisissez les écritures comptables manuellement dans la vue
Écritures comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour saisir un grand nombre d'écritures provenant d'une application externe ou d'un prestataire de services,
vous pouvez télécharger une écriture comptable depuis un fichier Microsoft Excel dans la vue Écritures
comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour passer des écritures manuelles sur les immobilisations, vous pouvez saisir des écritures comptables
sous forme d'écritures manuelles dans la vue Immobilisations.
Vous pouvez accéder à la vue Immobilisations à partir du poste de travail Immobilisations sous
Immobilisations.

SAP Business ByDesign Mai 2013


146 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
● Pour passer des écritures périodiques basées sur des modèles, vous pouvez créer automatiquement des
écritures comptables via une comptabilisation des écritures d'abonnement échues dans la vue
Comptabilisation des écritures d'abonnement [Page 170].
Vous pouvez accéder à la vue Comptabilisation des écritures d'abonnement à partir du poste de travail
Comptabilité générale sous Tâches périodiques.
● Pour l'affectation du résultat, qui correspond au dernier transfert réalisé manuellement en vue du calcul du
résultat net. Vous comptabilisez le résultat net du compte de report de solde sur les comptes appropriés. Le
résultat au bilan peut prendre la forme de provisions, de capitaux propres ou de distribution, par exemple.
● Pour transférer des soldes de comptes généraux dans le système au cours de l'implémentation, vous pouvez
créer des écritures comptables à l'étape Intégrer et étendre dans la liste des tâches de la vue Projets
d'implémentation, à l'aide du libre-service de migration de données.

Pour plus d'informations, voir Écritures comptables.

Écritures d'abonnement
Cette fonction permet de saisir des écritures d'abonnement et de les exécuter automatiquement à intervalles
réguliers. Vous avez ainsi la possibilité de reporter des charges sur des périodes ultérieures.
Pour plus d'informations, voir Écritures d'abonnement.

Clôture
La clôture est un processus de gestion qui vous aide à effectuer correctement les activités financières de clôture de
fin de période. D'autres activités de clôture sont exécutées séparément dans les domaines concernés. Une liste des
activités de clôture est générée conformément à la sélection du périmètre ; cette liste peut être adaptée en fonction
des exigences de clôture mensuelle ou d'exercice.
Pour préparer la clôture, le comptable vérifie que toutes les transactions opérationnelles ont été saisies. Il effectue
les tâches d'évaluation périodiques, notamment les amortissements d'immobilisations ou les réévaluations en
devise étrangère et impute les coûts et produits sur les périodes concernées.
Le cockpit de clôture respecte la législation en vigueur et minimise le risque d'oublier des étapes importantes ou de
les exécuter dans un ordre incorrect.
Pour plus d'informations, voir Clôture.

Traitement de la paie
Le scénario de gestion Services de paie est conçu pour prendre en charge de manière efficace le processus de paie
avec un système de paie externe. Il combine les avantages d'une paie interne (transparence, suivi et contrôle de
gestion) avec ceux d'une paie sous-traitée (réduction des coûts, réduction du risque de responsabilité et
amélioration de l'efficacité). Dans le scénario d'externalisation des processus de gestion Services de paie, le
prestataire de gestion de paie effectue le calcul des taxes et les remises et lance le paiement des salaires, ce qui
réduit considérablement les coûts administratifs.
D'autre part, le scénario Services de paie vous fournit un aperçu de toutes les données de saisie de paie pour les
valider et les corriger si nécessaire, ce qui vous donne un contrôle total de la paie avant son calcul.
Pour plus d'informations, voir Traitement de la paie.

Tâches

Créer une écriture d'abonnement


1. Ouvrir l'activité guidée

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 147
Cliquez sur Créer , puis sélectionnez Écriture d'abonnement. La fenêtre Nouvelle
écriture d'abonnement est affichée.
2. Définir le modèle pour l'écriture d'abonnement
a. Saisissez la société et le système comptable pour lesquels vous voulez passer les
écritures.

Le système comptable est facultatif.


Si vous indiquez un système comptable, les écritures au journal
s'appliquent uniquement à celui-ci. Si vous n'indiquez aucun système
comptable, les écritures au journal sont générées pour tous les systèmes
comptables de la société.

b. Saisissez la devise de la transaction et un texte explicatif.


c. Indiquez un type d'écriture d'abonnement pour classifier l'écriture.
d. Saisissez les postes.

Cliquez sur Suivant .


3. Définir le modèle de périodicité
Commencez par sélectionner le type de périodicité : indiquez si vous voulez définir un
modèle de périodicité ou saisir des dates individuelles.
Définissez ensuite le modèle de périodicité ou saisissez des dates.
Cliquez sur Suivant .
4. Documents et pièces jointes liés
Saisissez l'ID de la pièce à laquelle se réfère l'écriture d'abonnement. Vous pouvez, par
exemple, saisir une facture fournisseur pour laquelle vous voulez comptabiliser une
régularisation.

Cette référence est uniquement proposée à titre d'information et n'a aucune


incidence sur les écritures. Les pièces référencées ne sont pas affectées.

Vous pouvez aussi télécharger des pièces jointes supplémentaires, par exemple une
facture d'assurance numérisée.
5. Vérifier
Toutes les données saisies s'affichent au niveau d'un seul écran. Vous pouvez les
réviser et les corriger selon les besoins.
Sélectionnez Terminer pour sauvegarder l'écriture d'abonnement.
6. Résultat
L'écriture d'abonnement est sauvegardée et vient s'ajouter à la liste de la vue Écritures
d'abonnement.
Sélectionnez Fermer pour revenir à la vue Écritures d'abonnement.

Effectuer une comptabilisation manuelle


1. Sélectionnez l'écriture d'abonnement pour laquelle vous voulez enregistrer
manuellement les écritures comptables planifiées.
2. Sélectionnez Actions puis Comptabiliser.
3. Dans la zone d'échéance, saisissez la date comptable limite pour l'enregistrement de
toutes les écritures comptables planifiées.

SAP Business ByDesign Mai 2013


148 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Bloquer ou terminer de manière anticipée
1. Sélectionnez l'écriture d'abonnement pour laquelle vous souhaitez bloquer ou terminer
de manière anticipée les écritures comptables planifiées.
2. Sélectionnez Actions puis Bloquer ou Terminer de manière anticipée.
3. Les statuts suivants sont modifiés :
● Le statut de l'écriture d'abonnement devient Bloqué ou Terminé de manière
anticipée.
● Le statut des écritures comptables planifiées mais pas encore comptabilisées
devient Bloqué ou Terminé de manière anticipée.

Les écritures comptables planifiées qui ont le statut Bloqué ou Terminé de manière
anticipée ne sont pas incluses dans la comptabilisation des écritures d'abonnement
échues. Les écritures d'abonnement terminées de manière anticipée ne peuvent pas
être réactivées. Il est possible de réactiver des écritures d'abonnement bloquées via
Actions et Débloquer.
Pour annuler des écritures comptables individuelles enregistrées, allez à la vue
Écritures comptables [Page 142].
Pour annuler toutes les écritures comptables dans une comptabilisation des
écritures d'abonnement échues, allez à la vue Comptabilisation des écritures
d'abonnement [Page 170].

3.5 Vue Écritures comptables inter-sociétés

3.5.1 Guide de consultation rapide Écritures comptables inter-


sociétés

Synthèse
Pour le traitement des transactions entre sociétés partenaires d'un groupe, vous pouvez affecter et répartir
directement les montants des coûts et produits aux sociétés affectées. L'écriture comptable inter-sociétés vous
permet de passer une écriture au journal directement, sans envoi de factures entre les sociétés. Le système
enregistre automatiquement les postes de compensation entre les sociétés impliquées. Ces entrées de
compensation déterminent les créances et dettes inversées pour chaque société.
Vous pouvez utiliser des écritures comptables inter-sociétés pour :
● procéder au décompte du paiement des services qu'une société a fournis à une autre ;

● procéder à la compensation ultérieure entre les sociétés, par exemple pour les coûts de marketing facturés
de façon centralisée à une société et imputés à toutes les sociétés ayant consommé le service.

Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables inter-sociétés à partir du poste de travail Comptabilité
générale sous Écritures comptables inter-sociétés.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 149
Contexte de gestion

Configuration
Pour plus d'informations sur comment configurer le système pour les processus inter-sociétés, voir Guide de
consultation rapide Écritures directes.

Écritures comptables
Une écriture comptable est une transaction que vous saisissez directement dans la comptabilité pour générer des
écritures au journal [Page 99]. Vous utilisez les écritures comptables à différentes fins :
● Pour passer des écritures d'ajustement, vous saisissez les écritures comptables manuellement dans la vue
Écritures comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour saisir un grand nombre d'écritures provenant d'une application externe ou d'un prestataire de services,
vous pouvez télécharger une écriture comptable depuis un fichier Microsoft Excel dans la vue Écritures
comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour passer des écritures manuelles sur les immobilisations, vous pouvez saisir des écritures comptables
sous forme d'écritures manuelles dans la vue Immobilisations.
Vous pouvez accéder à la vue Immobilisations à partir du poste de travail Immobilisations sous
Immobilisations.
● Pour passer des écritures périodiques basées sur des modèles, vous pouvez créer automatiquement des
écritures comptables via une comptabilisation des écritures d'abonnement échues dans la vue
Comptabilisation des écritures d'abonnement [Page 170].
Vous pouvez accéder à la vue Comptabilisation des écritures d'abonnement à partir du poste de travail
Comptabilité générale sous Tâches périodiques.
● Pour l'affectation du résultat, qui correspond au dernier transfert réalisé manuellement en vue du calcul du
résultat net. Vous comptabilisez le résultat net du compte de report de solde sur les comptes appropriés. Le
résultat au bilan peut prendre la forme de provisions, de capitaux propres ou de distribution, par exemple.
● Pour transférer des soldes de comptes généraux dans le système au cours de l'implémentation, vous pouvez
créer des écritures comptables à l'étape Intégrer et étendre dans la liste des tâches de la vue Projets
d'implémentation, à l'aide du libre-service de migration de données.

Pour plus d'informations, voir Écritures comptables.

Saisie manuelle des écritures comptables


Les applications actives offrent des transactions spéciales pour la plupart des transactions commerciales. Ces
transactions déclenchent automatiquement des écritures comptables et des imputations sur les objets suivants :
● Comptes généraux sélectionnés par la détermination des comptes
● Imputations supplémentaires sélectionnées automatiquement dans la comptabilité générale : centre de
profit, segment et domaine fonctionnel
● Imputations supplémentaires de la comptabilité analytique : centre de profit ou projet/tâche de projet
● Imputations au livre auxiliaire

Dans certains cas, les écritures automatiques doivent être corrigées ou ajustées manuellement.

SAP Business ByDesign Mai 2013


150 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Pour effectuer des écritures rectificatives, vous saisissez les écritures comptables manuellement dans la vue
Écritures comptables [Page 142].
Pour plus d'informations, voir Saisie manuelle d'écritures comptables.

Clôture
La clôture est un processus de gestion qui vous aide à effectuer correctement les activités financières de clôture de
fin de période. D'autres activités de clôture sont exécutées séparément dans les domaines concernés. Une liste des
activités de clôture est générée conformément à la sélection du périmètre ; cette liste peut être adaptée en fonction
des exigences de clôture mensuelle ou d'exercice.
Pour préparer la clôture, le comptable vérifie que toutes les transactions opérationnelles ont été saisies. Il effectue
les tâches d'évaluation périodiques, notamment les amortissements d'immobilisations ou les réévaluations en
devise étrangère et impute les coûts et produits sur les périodes concernées.
Le cockpit de clôture respecte la législation en vigueur et minimise le risque d'oublier des étapes importantes ou de
les exécuter dans un ordre incorrect.
Pour plus d'informations, voir Clôture.

Tâches

Créer une écriture comptable inter-sociétés


1. Ouvrir l'activité rapide
Cliquez sur Créer , puis sélectionnez Écriture comptable inter-sociétés.
2. Saisir les données d'en-tête
● La société principale est la société qui déclenche l'écriture comptable inter-
sociétés.
● La date comptable sert à classifier l'écriture et à l'affecter à la bonne période
comptable.
● La devise et la date de la pièce.
3. Saisir les informations de la pièce
a. Si nécessaire, entrez une référence externe, dont vous aurez peut-être besoin pour
une classification externe, par exemple comme critère de classification pour les
auditeurs.
b. Entrez un texte d'en-tête décrivant l'écriture comptable inter-sociétés.
c. La sauvegarde effectuée, le système affiche l'ID de l'écriture au journal.
4. Saisir les postes
Pour entrer de nouveaux postes, cliquez sur Ajouter ligne dans la section Postes. Deux
lignes sont créées. Dans la première ligne, la zone Société comporte par défaut le nom
de la société principale. Entrez le nom de la société partenaire dans la seconde ligne.
Dès que vous entrez un montant au crédit ou au débit dans la ligne de la société
principale, le système détermine automatiquement le montant au crédit ou au débit de
la société partenaire pour compenser le poste.
a. Entrez le compte général.
Comme les sociétés partenaires sont susceptibles d'utiliser des plans comptables
différents, vous saisissez un groupe de détermination des comptes plutôt qu'un
compte général spécifique. Le système dérive automatiquement les comptes
généraux des groupes de détermination des comptes lorsqu'il crée les écritures
respectives.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 151
Seuls sont disponibles à la sélection les groupes de détermination des comptes
qui ont été marqués comme étant Disponibles dans d'autres transactions lors de
la configuration. Pour plus d'informations, voir Guide de configuration
Comptabilisation directe pour les sociétés partenaires.
b. Saisir des imputations supplémentaires
Pour certains principes de reporting, vous pouvez activer des caractéristiques
d'imputation supplémentaires. Par exemple, si vous utilisez la comptabilité des
centres de profit et le reporting sectoriel, activez les caractéristiques d'imputation
par centre de profit et par segment. Vous pouvez saisir ces imputations
supplémentaires manuellement dans la ligne de document. Le système fournit
uniquement les caractéristiques affectées dans la structure organisationnelle à la
société indiquée dans l'en-tête.
Si vous ne saisissez pas l'imputation supplémentaire manuellement dans le poste,
elle est dérivée automatiquement lors de la comptabilisation. Pour plus
d'informations sur la dérivation automatique des centres de profit et des
segments, voir Dérivation des centres de profit et des segments [Page 67].
Si vous voulez désactiver la dérivation automatique, dans la zone Modifier
affectations, activez le code Modifier centre de profit/segment ou le code Modifier
domaine fonctionnel. Vous pouvez ensuite saisir n'importe quelle imputation
supplémentaire car le système ne vérifie pas que l'imputation supplémentaire est
affectée à la société dans la structure organisationnelle.

Si vous activez le code Modifier centre de profit/segment ou Modifier


domaine fonctionnel mais ne passez aucune écriture manuelle pour
l'imputation supplémentaire correspondante, cette imputation n'est
pas dérivée par le système et aucune imputation supplémentaire n'est
disponible dans l'écriture au journal.

c. Entrer des imputations de comptes auxiliaires et des détails supplémentaires


D'autres zones s'affichent selon le type d'écriture et la variante d'écran
mentionnés dans l'en-tête. Les zones sont affichées dans la zone Détails de
poste.
5. Sauvegarder l'écriture comptable inter-sociétés
Vous pouvez sauvegarder les écritures sans les comptabiliser, en cas d'interruption de
votre travail, par exemple. Pour sauvegarder les écritures, cliquez sur Sauvegarder .
6. Simuler la comptabilisation de l'écriture comptable
Vous pouvez simuler la comptabilisation de l'écriture et vérifier les résultats. Pour cela,
cliquez sur Simuler .
7. Comptabiliser l'écriture comptable inter-sociétés
Pour comptabiliser l'écriture comptable, cliquez sur Comptabiliser . Vous sauvegardez
ainsi l'écriture comptable et générez toutes les écritures au journal requises. Vous
pouvez afficher les écritures au journal dans la vue Écritures au journal [Page 140].

Modifier le statut d'une écriture comptable inter-sociétés


La vue Écritures comptables inter-sociétés vous permet d'afficher toutes les écritures
comptables avec leur statut de comptabilisation. Pour modifier le statut de comptabilisation,
sélectionnez l'écriture comptable appropriée et cliquez sur Actions pour sélectionner le
statut voulu.

Vous pouvez également modifier plusieurs écritures au journal de même statut en


même temps. Pour cela, appuyez sur CTRL pendant la sélection.

SAP Business ByDesign Mai 2013


152 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Remarque pour la modification du statut de comptabilisation :
● Non comptabilisé
Les écritures comptables non comptabilisées sont sauvegardées mais n'ont pas
encore été comptabilisées.
Les cas de figure possibles sont les suivants :
○ Écritures comptables créées manuellement
Vous pouvez invalider ces écritures comptables ou les comptabiliser.
○ Écritures comptables planifiées par une écriture d'abonnement
Ces écritures comptables ont été planifiées mais n'ont pas encore été
comptabilisées dans le cadre d'une comptabilisation des écritures d'abonnement
échues. Vous pouvez invalider ces écritures comptables ou les comptabiliser.
○ Écritures comptables téléchargées
Ces écritures comptables n'ont pas pu être comptabilisées directement car des
erreurs sont survenues. Des tâches ont été générées simultanément pour ces
écritures comptables. Vous pouvez afficher les tâches et leur description dans la
vue Travail. Vous pouvez invalider ces écritures comptables ou les comptabiliser
après avoir corrigé les erreurs.
● Comptabilisé
Ces écritures comptables ont été comptabilisées avec succès. Pour chaque écriture
comptable, une ou plusieurs écritures au journal ont été générées. Vous ne pouvez
pas invalider une écriture comptable comptabilisée mais seulement l'annuler.
● Non valide
Vous ne pouvez pas modifier le statut d'une écriture comptable non valide.
● Annulé
Vous ne pouvez pas modifier le statut d'une écriture comptable annulée.

3.6 Vue Cockpit de clôture

3.6.1 Guide de consultation rapide Tâches liées à la clôture

Vous pouvez accéder à la vue Tâches liées à la clôture à partir du poste de travail Comptabilité générale, sous Cockpit
de clôture.
Cette vue affiche toutes les tâches que vous devez exécuter dans le cadre des activités de clôture avant de créer
vos états financiers (bilan, compte de résultat et analyse des flux de trésorerie).
Avant de pouvoir créer des états financiers complets et corrects, vous devez avoir traité toutes les tâches
répertoriées ici.
L'exécution des contrôles à l'aide des tâches liées à la clôture fait partie de la clôture de période. Pour plus
d'informations sur la clôture de période, voir Guide de consultation rapide Cockpit de clôture [Page 155].

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 153
Pendant le processus de clôture, vérifiez également les journaux des processus de clôture individuels,
notamment le journal relatif au cycle d'amortissement, au cycle de réévaluation en devise étrangère et au
report de solde.
Vous trouverez le journal d'un cycle dans une sous-vue distincte (par exemple, sous Immobilisations >
Tâches périodiques > Amortissement). Chaque cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les
détails d'un journal, sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher .
Si des erreurs sont survenues au cours d'un cycle, vous devez les corriger. Vous trouverez des informations
sur les erreurs dans la page à onglet Messages . Une fois les erreurs corrigées, lancez à nouveau le cycle.
Le système repasse les écritures qui n'ont pas pu être passées lors du premier cycle.

Contexte de gestion

Clôture d'exercice
Pour pouvoir créer les rapports de clôture, vous devez effectuer certaines tâches préparatoires. Vous êtes guidé par
le système tout au long de ce processus.
Pour plus d'informations, voir Activités de clôture - Clôture d'exercice [Page 102].

Tâches

Afficher les tâches liées à la clôture


Pour afficher la liste des tâches liées à la clôture, accédez à la sous-vue Tâches liées à la clôture.
Notez ce qui suit :
● Les tâches affichées dans cette vue ne dépendent pas du rôle et de la responsabilité
qui sont affectés à votre utilisateur, ni du fait qu'une tâche soit en cours de traitement
par un autre salarié.
● Les tâches liées à la clôture surviennent suite à des écritures incorrectes, par exemple.
La liste des tâches liées à la clôture ne prend pas en compte le fait que vous ayez
comptabilisé des écritures incorrectes dans l'exercice approprié (ou la période
appropriée) lors du traitement des tâches. La date comptable peut dépendre du
moment où votre salarié a traité la tâche correspondante. Pour vérifier que toutes les
écritures ont été passées dans la période appropriée, créez une liste de toutes les
pièces dans le nouvel exercice comptable. Pour ce faire, vous pouvez utiliser, par
exemple, le rapport Postes du grand livre. Vérifiez ensuite manuellement si cette liste
contient des écritures appartenant à l'ancien exercice comptable. Si la liste contient ce
type d'écriture, vous devez décider pour chaque cas comment l'écriture doit être
traitée. Vous pouvez, par exemple, annuler ou recomptabiliser l'écriture.

Traiter les tâches liées à la clôture


Vous pouvez traiter les tâches liées à la clôture directement depuis la sous-vue
correspondante. Utilisez la description de la tâche liée à la clôture pour établir les tâches
devant être exécutées et informer les responsables des tâches en cours ou traiter les tâches
vous-même.
La vue Tâches liées à la clôture vous propose les options suivantes :
● Ouvrir les détails

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Pour afficher les détails d'une tâche, sélectionnez-la. Dans cette vue, vous pouvez
envoyer à un salarié une demande de clarification concernant une tâche. Pour ce faire,
sélectionnez Demande de clarification .
● Modifier la priorité
Vous pouvez modifier la priorité des différentes tâches. Pour ce faire, sélectionnez
Actions > Modifier la priorité.
● Grouper
Pour regrouper les tâches pertinentes par critères, sélectionnez l'un des critères
proposés, comme la priorité ou le type de pièce d'origine, dans la zone Regrouper par.
● Communication avec d'autres salariés
Vous pouvez transmettre une tâche à un autre salarié. Pour ce faire, sélectionnez
Actions > Transférer.
Vous pouvez créer une nouvelle tâche, notification, alerte ou clarification et l'envoyer
à un autre salarié. Pour ce faire, sélectionnez le type de communication souhaité sous
Créer .
● Sauvegarder des données supplémentaires
Vous pouvez sauvegarder des données supplémentaires pour une tâche, comme des
notes ou des pièces jointes. Pour ce faire, sélectionnez Actions > Gérer notes ou
Gérer pièce jointe.

Pour plus d'informations sur le traitement des tâches, voir Utiliser les tâches, les notifications
et les alertes.

3.6.2 Guide de consultation rapide Cockpit de clôture

Vous pouvez accéder à la vue Cockpit de clôture à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Cockpit de
clôture.
Cette vue affiche les activités de clôture de période. Vous pouvez créer des listes d'activités de clôture et suivre leur
avancement.
● Lorsque vous créez une clôture de période, une liste prédéfinie d'activités de clôture est générée
automatiquement. Vous pouvez adapter cette liste à vos besoins.
● Le système affiche toutes les activités de clôture qu'il faut mener à bien, indépendamment du poste de travail
dont relèvent les activités.
● Les statuts des activités individuelles permettent de suivre leur avancement.
● Des dépendances prédéfinies existent entre les activités de clôture. Les activités ne peuvent être exécutées
que si les conditions préalables correspondantes sont remplies.

Cette vue est disponible dans le poste de travail Comptabilité générale.

Contexte de gestion

Activités de clôture – Clôture d'exercice


Pour pouvoir créer les rapports de clôture, vous devez effectuer certaines tâches préparatoires.
Pour plus d'informations, voir Activités de clôture — Clôture d'exercice [Page 102].

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Tâches

Effectuer la clôture avec/sans modèle


1. Le système affiche une liste de toutes les clôtures de fin de période, de trimestre et
d'exercice en cours qui ont été créées ou réalisées. Pour afficher toutes les clôtures,
sélectionnez Toutes les périodes dans la zone Afficher.
2. Pour créer un nouveau plan de clôture, cliquez sur Créer puis sélectionnez Clôture
de période.
Si vous voulez utiliser un plan de clôture existant comme modèle, sélectionnez le plan
à utiliser et cliquez sur Créer , puis sélectionnez Clôture de période avec référence.
3. Vous pouvez utiliser des variables pour définir la clôture avec plus de précision. Vous
devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables
obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Pour certaines variables, tenez
compte des éléments suivants :
● Société/Système comptable
Vous devez choisir la combinaison Société et Système comptable à utiliser pour
la clôture.
● Période/Exercice comptable
Vous devez choisir la période et l'exercice comptable à utiliser pour la clôture. Le
système utilise l'exercice et la période définis pour déterminer le type de clôture,
c'est-à-dire pour savoir s'il s'agit d'une clôture de fin de mois, de trimestre ou
d'exercice.
Dans la configuration, le type de clôture utilisé est spécifié pour chaque période
comptable. Lorsque vous utilisez une version d'exercice comptable prédéfinie, le
type de clôture d'une période comptable est également défini. Vous pouvez
afficher la version d'exercice comptable définie dans la configuration de gestion.
Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et
sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet
d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités . Sélectionnez la phase
Configuration personnalisée puis l'activité Autre exercice comptable dans la liste
des activités.
Pour plus d'informations, voir Version d'exercice comptable [Page 77].

Si votre exercice comptable correspond à l'année civile, la période


comptable 12 est la dernière période de votre exercice. C'est la période
comptable que le système utilise pour sélectionner la clôture d'exercice
comme type de clôture.

● Responsable
Le responsable de la procédure globale de clôture surveille le traitement de la liste
des activités. Ce salarié peut réaliser toutes les activités qui relèvent de l'un des
postes de travail qui lui sont affectés et peut en modifier le statut.
Si vous ne désignez aucun responsable, le système confie automatiquement la
procédure globale de clôture à la personne qui a créé la clôture.
● Clôturer période pour le
Vous pouvez préciser une date provisoire à laquelle la clôture doit avoir lieu. La
date choisie est alors automatiquement sélectionnée comme date de fin pour les
activités de clôture individuelles.

SAP Business ByDesign Mai 2013


156 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Si vous ne saisissez aucun jour de référence, le dernier jour de la période choisie
est sélectionné par défaut.

Traiter la liste des activités de clôture


1. Informations sur la liste des activités
Le système propose une liste prédéfinie des activités de clôture ainsi que la séquence
de traitement correspondante. La liste dépend du type de clôture, des options retenues
lors de la sélection du périmètre et du principe comptable affecté au système
comptable pertinent.
Selon le type de clôture, d'autres activités peuvent venir s'ajouter à la liste des activités
de clôture. En cas de clôture d'exercice, par exemple, une activité peut prévoir le report
de solde.
Si vous vous êtes servi d'un modèle, le système transfère toutes les options choisies
pour la clôture de référence et insère les activités supplémentaires. Par exemple, si
vous sélectionnez une clôture de période comme référence pour une clôture
trimestrielle, le système ajoute les activités de clôture spécifiques d'une clôture
trimestrielle.
La liste des activités distingue les types d'activités suivants :
● Activité manuelle
Les activités manuelles comprennent toutes les tâches que vous devez réaliser
individuellement ou donnant lieu à des écritures distinctes comme le blocage de
période, les écritures de correction manuelles ou l'impression des états financiers.
● Exécution en masse
Les exécutions en masse comprennent le traitement automatique des données
des documents et la comptabilisation automatique des évaluations
correspondantes. Exemple : compensation EM/EF, réajustement en devise
étrangère ou reclassement des comptes clients et fournisseurs.

De plus, les informations suivantes sont affichées pour chaque activité :


● Statut de traitement et statut d'approbation
Le statut de traitement indique l'avancement du traitement d'une activité. Si vous
optez pour une double vérification, vous pouvez également définir le statut
d'approbation. Le statut d'approbation vous indique l'avancement de
l'approbation d'une activité par le responsable de celle-ci.
● Exécution possible
Indique si une activité peut être réalisée, autrement dit si toutes les conditions
préalables à l'activité ont été remplies (exemple : calcul des frais généraux pour
les lots de production avant la compensation des encours de fabrication).
2. Modifier la liste des activités
Pour modifier la liste des activités de clôture, vous disposez des options suivantes :
● Insérer une activité manuelle
Vous pouvez insérer d'autres activités de clôture dans la liste.
En cas d'ajout d'une activité, vous pouvez préciser le type de clôture auquel se
rapporte l'activité. Vous pouvez ajouter des activités pour le type de clôture actuel
ainsi que pour la clôture de périodes plus courtes.
● Masquer les activités
Vous pouvez masquer les activités dont vous n'avez pas besoin pour une clôture
particulière. Pour cela, sélectionnez le statut de traitement Non pertinent pour
cette activité.

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Pour afficher les activités masquées, activez le code Afficher les activités non
pertinentes.
● Modifier la séquence
Vous pouvez modifier l'ordre des activités de clôture. Notez qu'il est impossible
d'insérer une activité avant les activités préalables requises pour cette même
activité.
● Définir le gestionnaire et le responsable de chaque activité
Vous devez définir le gestionnaire et le responsable de chaque activité individuelle.
Le gestionnaire réalise l'activité de clôture et en modifie le statut de traitement.
Le responsable vérifie l'exécution de l'activité de clôture et modifie le statut
d'approbation en conséquence.
Pour que le gestionnaire puisse réaliser une activité, le poste de travail contenant
cette activité doit lui être affecté.
Contrairement à l'utilisateur chargé de la procédure globale de clôture, les
gestionnaires et les responsables d'activités individuelles ne peuvent pas ajouter
d'activité ni modifier l'ordre des activités de clôture.

Réaliser les activités de clôture


1. Traiter les activités
Pour coordonner et surveiller le traitement des activités de clôture, vous disposez des
options suivantes :
● Afficher les conditions requises
Pour une activité sélectionnée, vous pouvez afficher les conditions requises, c'est-
à-dire les activités à réaliser avant le traitement de cette activité. Une fois toutes
les activités préalables terminées, l'activité sélectionnée s'accompagne d'un
indicateur précisant que les conditions requises sont réunies.
● Lancer une activité
Si vous disposez de toutes les autorisations voulues pour le poste de travail
pertinent, vous pouvez lancer les activités individuelles directement à partir de la
liste des activités de clôture. Vous disposez des options suivantes :
○ Lancer une activité manuelle
Certaines activités manuelles sont liées à des fonctions spécifiques du
système. Par exemple, l'activité Clôturer période comptable pour écritures
opérationnelles est liée à la fonction Blocage de période.
Pour lancer une activité manuelle, sélectionnez l'activité en question puis
Lancer activité > Lancer activité manuelle.
○ Lancer une exécution en masse
Une fois que toutes les conditions préalables requises pour une exécution en
masse (réajustement en devise étrangère, par exemple) sont réunies, vous
pouvez planifier cette exécution en masse.
Pour lancer une exécution en masse, sélectionnez l'activité en question puis
Lancer activité > Lancer exécution.
● Définir le statut
Vous pouvez modifier le statut de traitement (Non pertinent, Non lancé, En cours
de traitement et Terminé).
Vous pouvez modifier le statut d'approbation (En cours, Approuvé et Refusé).
● Ajouter des pièces jointes aux activités

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Vous pouvez ajouter des pièces jointes (liens ou fichiers) à une activité. De cette
façon, vous pouvez documenter toutes les activités manuelles requises au cours
d'une clôture.
2. Autorisations
Selon le rôle qui vous est confié pendant la clôture, vous pouvez réaliser les tâches
suivantes :

Gestionnaire d'une Responsable d'une Utilisateur chargé de la


activité activité procédure globale de
clôture
Ajouter une activité Non Non Oui
Modifier la séquence Non Non Oui
Renommer une Oui, pour les activités Oui, pour les activités Oui
activité dont vous êtes le dont vous êtes le
gestionnaire responsable
Réaliser une activité Oui, pour les activités Oui, pour les activités Oui, pour les activités
dont vous êtes le dont vous êtes le pour lesquelles vous
gestionnaire et pour responsable et pour disposez des
lesquelles vous lesquelles vous autorisations
disposez des disposez des nécessaires
autorisations autorisations
nécessaires nécessaires
Définir le statut de Oui, pour les activités Oui, pour les activités Oui
traitement dont vous êtes le dont vous êtes le
gestionnaire responsable
Définir le statut Non Oui, pour les activités Oui
d'approbation dont vous êtes le
responsable
Modifier l'utilisateur Non Non Oui
chargé de la procédure
globale de clôture

Par ailleurs, tout utilisateur peut ajouter des pièces jointes aux activités, modifier le
gestionnaire des activités et afficher l'historique des modifications. La personne qui a créé la
clôture peut également modifier l'utilisateur chargé de la procédure globale.

Traiter les instances de clôture


Vous pouvez utiliser la liste des instances de clôture précédentes pour en créer de nouvelles.
Vous disposez également des options suivantes :
● Modifier la clôture
Vous pouvez modifier une clôture dotée du statut Non lancé ou En cours de
traitement. Vous ne pouvez pas modifier une clôture qui porte déjà le statut Terminé.

Ce document contient un texte qui concerne la France. Pour garantir


l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options .
Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez France. Sauvegardez
vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en
compte.

● Supprimer une clôture


Vous pouvez supprimer une clôture dotée du statut Non lancé. Vous ne pouvez pas
supprimer une clôture dotée d'un statut En cours de traitement ou Terminé.

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 159
● Exporter vers Microsoft Office Excel
Vous pouvez exporter la liste des clôtures vers Microsoft Office Excel.
● Afficher les rapports
Vous pouvez accéder aux rapports Balance des comptes généraux et Comptes
généraux - Postes.
● Afficher l'historique des modifications
Pour afficher l'historique des modifications correspondant à une liste d'activités,
passez à l'onglet Historique des modifications . Vous pouvez afficher les modifications
en fonction des heures, des caractéristiques et des utilisateurs. Vous pouvez exporter
l'historique des modifications vers Microsoft Office Excel.

3.6.3 Guide de consultation rapide Pièces d'origine

Vous pouvez accéder à la vue Pièces d'origine à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Cockpit de
clôture.
Cette vue permet de contrôler les transactions commerciales envoyées au domaine Comptabilité financière et de
gestion par d'autres domaines pour traitement. Vous pouvez afficher les transactions commerciales et les traiter.
La vue Travail facilite la correction des erreurs et l'enregistrement des transactions commerciales. Pour plus
d'informations sur la vue Travail, voir Guide de consultation rapide Travail (Comptabilité générale).

Contexte de gestion

Pièces d'origine
Les pièces d'origine proviennent de domaines d'application en dehors de la Comptabilité financière et de gestion.
Les données des pièces d'origine sont envoyées de ces domaines vers la Comptabilité financière et de gestion en
vue d'un traitement ultérieur. Les factures fournisseurs, les factures clients et les paiements constituent des
exemples de pièces d'origine.

Les pièces affectant le traitement de la comptabilité fournisseurs et de la comptabilité clients ou le


traitement des paiements font partie du domaine d'application Gestion des flux de trésorerie.

Pour plus d'informations, voir Pièces d'origine.

Clôture
La clôture est un processus de gestion qui vous aide à effectuer correctement les activités financières de clôture de
fin de période. D'autres activités de clôture sont exécutées séparément dans les domaines concernés. Une liste des
activités de clôture est générée conformément à la sélection du périmètre ; cette liste peut être adaptée en fonction
des exigences de clôture mensuelle ou d'exercice.
Pour préparer la clôture, le comptable vérifie que toutes les transactions opérationnelles ont été saisies. Il effectue
les tâches d'évaluation périodiques, notamment les amortissements d'immobilisations ou les réévaluations en
devise étrangère et impute les coûts et produits sur les périodes concernées.
Le cockpit de clôture respecte la législation en vigueur et minimise le risque d'oublier des étapes importantes ou de
les exécuter dans un ordre incorrect.
Pour plus d'informations, voir Clôture.

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Tâches

Comptabiliser des transactions commerciales non comptabilisées


1. Dans la zone Afficher, sélectionnez Pièces d'origine non comptabilisées.
2. Vous pouvez comptabiliser les transactions commerciales sélectionnées à l'aide de la
date comptable proposée ou les comptabiliser dans une autre période sur la base d'une
date comptable alternative :
● Pour comptabiliser des transactions commerciales non comptabilisées à l'aide de
la date comptable proposée, sélectionnez une ou plusieurs transactions
commerciales, puis sélectionnez Actions Comptabiliser transaction
commerciale .
La date indiquée dans la colonne Date comptable proposée sert de date comptable
pour l'écriture au journal.
● Pour comptabiliser des transactions commerciales non comptabilisées dans une
période différente sur la base d'une date comptable alternative, procédez comme
suit :
Sélectionnez au moins une transaction commerciale, puis sélectionnez
Actions Comptabiliser transaction commerciale sur une autre période .
Saisissez ensuite une date comptable alternative. Le cas échéant, vous pouvez
saisir une étape de clôture alternative.

Annuler et recomptabiliser une transaction commerciale


1. Dans la zone Afficher, sélectionnez Pièces d'origine terminées.
2. Sélectionnez la transaction commerciale, puis sélectionnez Actions Afficher
transaction commerciale .
3. Cliquez sur Annuler et recomptabiliser et saisissez le système comptable.

Répétez les étapes ci-dessus pour chaque système comptable pour lequel vous avez
corrigé les options.

Résultat
Des écritures d'annulation sont générées pour annuler les écritures au journal erronées, puis
de nouvelles écritures sont créées suivant les options corrigées. Les écritures au journal
annulées sont marquées comme Annulé et recomptabilisé manuellement.

Les pièces d'origine ne sont pas annulées. Seules les écritures au journal sont
annulées.

Vous pouvez afficher les écritures au journal et les écritures d'annulation d'une transaction
commerciale dans l'onglet Écritures au journal de la transaction commerciale.

Le flux de documents affiche toujours l'écriture au journal d'origine. Celle-ci contient


une référence à l'écriture d'annulation. Au niveau de l'écriture annulée, les écritures
au journal liées contiennent des références aux nouvelles écritures au journal.

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Marquer des transactions commerciales comme non pertinentes
Lorsque vous marquez des transactions commerciales comme non pertinentes, celles-ci sont
supprimées de la comptabilité.
1. Dans la zone Afficher, sélectionnez Pièces d'origine non comptabilisées.
2. Sélectionnez la transaction commerciale, puis sélectionnez Actions Afficher
transaction commerciale .

La pièce d'origine de la transaction commerciale doit correspondre à une


écriture d'annulation.

3. Cliquez sur Marquer comme non pertinent et saisissez le motif de non-pertinence.

Résultat
La transaction commerciale d'annulation et la transaction commerciale annulée sont définies
comme non pertinentes.

Annuler une transaction commerciale migrée

Cette fonction est seulement disponible si la transaction commerciale a été migrée.

1. Dans la zone Afficher, sélectionnez Pièces d'origine terminées.


2. Sélectionnez la transaction commerciale, puis sélectionnez Actions Afficher
transaction commerciale .
3. Cliquez sur Annuler .

Résultat
La transaction commerciale est annulée conjointement avec les écritures au journal
associées.

3.7 Vue Tâches périodiques

3.7.1 Guide de consultation rapide Report de solde

Vous pouvez accéder à la vue Report de solde à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Tâches
périodiques.
Lors de la clôture de l'exercice, cette vue permet de reporter les soldes des comptes généraux sur le nouvel exercice
comptable. Les soldes des comptes du bilan et du compte de résultat sont reportés en deux étapes.

Contexte de gestion

Report de solde
Vous utilisez le report de solde pour reporter dans le nouvel exercice les soldes finaux des comptes généraux et pour
représenter les bénéfices nets annuels ou les pertes nettes annuelles au bilan.

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Pour plus d'informations, voir Report de solde [Page 108].

Tâches

Effectuer un report de solde


1. Pour créer un cycle de report de solde, cliquez sur Nouveau et sélectionnez Cycle de
report.
2. Vous disposez des options suivantes pour le report de solde :
● Créer avec référence
Pour réutiliser les données d'un précédent cycle de report, sélectionnez le cycle à
utiliser et cliquez sur Copier . Les données sont directement copiées dans l'écran
de saisie du nouveau report de solde. Vous pouvez ensuite ajuster les données
copiées à partir de l'ancien report.
● Test
Pour exécuter le report de solde en mode test, activez le code Test. L'aperçu des
résultats du test est affiché mais aucune écriture n'est créée. Les écritures sont
seulement simulées.

Vous pouvez uniquement supprimer les cycles de report de solde que


vous avez planifiés ou exécutés en mode test. Pour supprimer un test,
sélectionnez le cycle de report souhaité et cliquez sur Supprimer .

● Système comptable
Vous pouvez exécuter le report de solde pour un seul système comptable ou pour
tous les systèmes comptables.
Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables avec des versions d'exercice
comptable différentes, il est préférable d'exécuter le report de solde séparément
pour chaque système comptable. Le jour de référence est déterminé d'après la
version d'exercice du système comptable.
● Étape de clôture
Sélectionnez l'étape de clôture que le système doit utiliser lors de la création des
écritures au jour de référence dans la période comptable correspondante. Cette
période comptable doit être ouverte pour l'étape de clôture que vous avez
sélectionnée. Pour plus d'informations, voir Étapes de clôture [Page 81].
● Étapes du report de solde
Le report de solde s'effectue en deux étapes consécutives.
1. Étape 1 : Report des soldes de comptes généraux
● Les comptes du bilan sont reportés sur les mêmes comptes dans le
nouvel exercice comptable.
● Les soldes du compte de résultat sont cumulés sur le compte de résultat
de clôture.
2. Étape 2 : Calcul et report des pertes et profits
Le solde du compte de résultat de clôture est imputé au poste de bilan
Capitaux propres en tant que résultat net ou perte nette de l'exercice, selon
que le solde est créditeur ou débiteur. Le solde du compte des bénéfices nets
annuels ou des pertes nettes annuelles est alors reporté sur le nouvel exercice
comptable.
3. Planification

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 163
Vous pouvez lancer le report de solde immédiatement ou le planifier pour qu'il ait lieu
ultérieurement :
● Pour l'exécuter immédiatement, cliquez sur Lancer maintenant .

L'exécution peut prendre plusieurs minutes ; l'écran peut ne plus


s'afficher correctement. Dans ce cas, accédez à l'écran principal du cycle
et rafraîchissez les données. Lorsque le statut du cycle est modifié en
Terminé, cliquez sur Afficher pour visualiser les journaux. Vous pouvez
aussi cliquer sur Résultat de journal dans la section Détails du cycle
terminé.

● Pour planifier l'exécution du report de solde à une date ultérieure, cliquez sur
Planifier et indiquez la date/heure à laquelle le cycle devra être lancé.
Vous pouvez afficher les cycles planifiés et leur date/heure dans la vue
correspondante, sous Afficher jobs .

Afficher et vérifier le journal d'un cycle de report de solde


1. Afficher le journal
● Si vous avez exécuté le report de solde directement, un message de statut est
généré. Pour afficher une liste des journaux, cliquez sur Afficher journal dans le
message de statut.
● Si vous avez planifié le report de solde, vous pouvez afficher la liste des journaux
dans la sous-vue Report de solde après l'exécution du report de solde. À cet effet,
sélectionnez le report de solde correspondant dans la liste des journaux.
2. Contrôler le journal
Le journal contient les informations suivantes :
● Général
Affiche le résultat du reclassement, la date d'exécution, les messages
éventuellement générés, ainsi que l'étendue du profit ou de la perte résultant de
l'évaluation.
● Sélection de données
Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du reclassement.
● Messages
Affiche une liste des messages émis (notamment les messages d'avertissement).
● Écritures
Affiche tous les mouvements de compte pour le compte de bilan de clôture , le
compte de bilan d'ouverture , les comptes de résultat et les écritures au journal
créées automatiquement.

Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants :
● Journal
Vous trouverez un journal du cycle dans la sous-vue correspondante. Chaque
cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal,
sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher .
Si des erreurs sont survenues au cours d'un cycle, vous devez les corriger. Vous
trouverez des informations sur les erreurs dans la page à onglet Messages . Une
fois les erreurs corrigées, lancez à nouveau le cycle. Le système repasse les
écritures qui n'ont pas pu être passées lors du premier cycle.
● Moniteur de jobs

SAP Business ByDesign Mai 2013


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Si un cycle ne s'est pas terminé correctement et que vous ne parvenez pas à
identifier et résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails
techniques relatifs au cycle dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle
souhaité et cliquez sur Afficher jobs . En cas d'erreurs dans un job, contactez votre
administrateur système.

3.7.2 Guide de consultation rapide Rapprochement

Vous pouvez accéder à la vue Rapprochement à partir du poste de travail Comptabilité générale, sous Tâches
périodiques.
Cette vue affiche les rapports de rapprochement des exécutions de rapprochement. Utilisez-les pour corriger les
erreurs éventuelles avant la clôture de période, la clôture de fin de trimestre ou la clôture d'exercice et éviter ainsi
toute incohérence dans la clôture.

Outre le contrôle du rapport de rapprochement, vous devez également avoir effectué une vérification des
flux de données avant chaque clôture dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs.
Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Cycles de vérification des flux de données et
Guide de consultation rapide Résultats de la vérification des flux de données.

Contexte de gestion
Avant la clôture de période, de fin de trimestre ou d'exercice, vous devez vérifier le rapport et le journal des erreurs
de l'exécution de rapprochement concernée. Vous pouvez uniquement poursuivre les processus de clôture lorsque
l'exécution s'est déroulée sans erreur. En règle générale, les exécutions de rapprochement sont planifiées par SAP
et réalisées automatiquement avant chaque clôture. Si des erreurs techniques surviennent lors d'une exécution de
rapprochement, un message est automatiquement envoyé avec un journal des erreurs à l'unité de développement
SAP compétente.
Les contrôles suivants sont opérés dans chaque exécution de rapprochement :
● Comparaison des totaux des postes avec les livres auxiliaires
● Comparaison des totaux des postes des livres auxiliaires avec ceux du grand livre
● Comparaison des totaux et soldes des livres auxiliaires avec les registres locaux concernés

L'un des modes de traitement suivants est déterminé pour les exécutions :
● Contrôle automatique : exécution de rapprochement effectuée par SAP au cours d'un contrôle de
fonctionnement.
● Correction : exécution de rapprochement effectuée par SAP afin de corriger des erreurs survenues lors
d'une exécution de rapprochement antérieure. Si le mode de traitement Correction est affiché, le nombre
d'exécutions erronées qui constituait la base du cycle de correction est indiqué sous Nombre de cycles du
contrôle.
● Contrôle manuel : exécution de rapprochement effectuée manuellement.

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Tâches

Exécuter un rapprochement
Dans la mesure où les exécutions de rapprochement sont planifiées et exécutées par défaut
par SAP, il vous suffit d'opérer une exécution de rapprochement manuelle dans des cas définis.

SAP vous recommande d'opérer une exécution de rapprochement manuelle avant


chaque clôture d'exercice.

1. Pour lancer une nouvelle exécution de rapprochement, cliquez sur Créer puis sur
Rapprochement.
2. Vous avez la possibilité d'effectuer un rapprochement avec référence.
Pour réutiliser les données d'un précédent rapprochement, sélectionnez l'exécution à
utiliser et cliquez sur Copier . Les données sont directement copiées dans l'écran de
saisie du nouveau rapprochement. Vous pouvez ensuite ajuster les données copiées à
partir du rapprochement exécuté précédemment.

● Activez le code Sauvegarder données pour sauvegarder non seulement


les données des résultats, mais aussi l'ensemble des données de
l'exécution.
● Vous pouvez exécuter le rapprochement pour un système comptable
unique ou pour tous les systèmes comptables.
● Vous pouvez exécuter le rapprochement pour tous les livres auxiliaires
ou pour certains d'entre eux.
● Si deux exécutions de rapprochement sont réalisées avec des critères
de sélection identiques, les données de la première exécution sont
écrasées. L'exécution écrasée reste affichée dans la liste des
exécutions de rapprochement, mais sans journal des résultats.

3. Planification
Vous pouvez exécuter le rapprochement immédiatement ou le planifier en vue d'une
exécution ultérieure :
● Pour exécuter le rapprochement immédiatement, cliquez sur
Lancer immédiatement .

Vous devez attendre la fin du job d'avant-plan pour pouvoir poursuivre


votre travail. Cette exécution peut prendre plusieurs minutes ; l'écran
peut ne plus s'afficher correctement. Dans ce cas, accédez à l'écran
principal du cycle et rafraîchissez les données. Lorsque le statut du cycle
est modifié en Terminé, cliquez sur Afficher pour visualiser les journaux.
Vous pouvez aussi cliquer sur Résultat de journal dans la section
Détails du cycle terminé.

● Pour planifier le rapprochement à une date ultérieure, cliquez sur Planifier et


indiquez la date et l'heure auxquelles le système devra exécuter le rapprochement.
Si vous ne renseignez pas les zones Date et Heure, l'exécution est lancée
immédiatement.

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Vous pouvez poursuivre votre travail pendant l'exécution en arrière-plan.

Cliquez sur Afficher jobs pour afficher les rapprochements planifiés et leurs date
et heure respectives.

Afficher et vérifier le journal


1. Afficher le journal
Si vous avez exécuté le rapprochement immédiatement, un message de statut
apparaît. Pour afficher les détails, cliquez sur Afficher journal dans le message statut.
Si vous avez planifié le rapprochement, vous pouvez afficher la liste des journaux une
fois le rapprochement exécuté. Pour cela, sélectionnez l'exécution de rapprochement
pertinente.
2. Contrôler le journal
Le journal contient les informations suivantes :
● Général
Affiche le résultat du rapprochement, la date d'exécution et tout message
éventuellement généré.
● Sélection des données
Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du
rapprochement.
● Messages
Affiche une liste de tous les messages édités.
Le rapport de rapprochement affiche les catégories de messages suivantes :
○ Information : aucune erreur
○ Avertissement : écarts acceptés (en raison de la passation manuelle
d'écritures sur les comptes collectifs, par exemple)
○ Erreurs : erreurs techniques (dans la base de données ou la logique de
programmation, par exemple)
● Taxes

a. Soldes TVA/taxes sur les ventes


Compare les soldes de TVA/taxe sur les ventes du registre des impôts aux
soldes des comptes de taxes.
b. Soldes de déclarations d'honoraires
Compare les soldes de déclaration d'honoraires dans le registre des impôts
aux soldes des comptes de taxes.
c. Détails du calcul de TVA/taxes sur les ventes
Affiche le montant de TVA / taxe sur les ventes proportionnel pour chaque
poste d'écriture au journal et compare les taxes calculées aux taxes
réellement comptabilisées.
d. Compte général et livre auxiliaire
Compare les soldes des comptes généraux avec les soldes des livres
auxiliaires correspondants.

Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants :
● Journal

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 167
Vous trouverez un journal du cycle dans la sous-vue correspondante. Chaque
cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal,
sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher .
Si des erreurs se sont produites au cours d'un cycle, vous devez les résoudre. Vous
trouverez des informations sur les erreurs sous Messages . Une fois les erreurs
corrigées, lancez à nouveau le cycle.
● Moniteur de jobs
Si un cycle ne s'est pas déroulé correctement et que vous ne parvenez pas à
identifier et résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails
techniques correspondants dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle
souhaité et cliquez sur Afficher jobs . En cas d'erreurs dans un job, contactez votre
administrateur système.

Voir aussi
Activités de clôture – Clôture d'exercice [Page 102]
Rapprochement de la TVA/taxe sur les ventes

3.7.3 Guide de consultation rapide Reporting légal

La sous-vue Reporting légal est accessible au niveau de la vue Tâches périodiques et elle permet, lors des activités
de clôture, d'effectuer le cycle de report de solde pour la comptabilité générale, et de créer et d'examiner des rapports
légaux.
La sous-vue Reporting légal fournit une liste des rapports requis pour le reporting légal périodique. Le contenu, le
format, le type de fichier et la fréquence des rapports légaux sont définis par une administration externe. Cette sous-
vue fournit des liens vers les rapports légaux, ainsi qu'une description de leur utilisation.
Les rapports légaux et les rapports d'analyse décisionnelle (Business Intelligence) présentent les deux différences
principales suivantes :
● Chaque rapport légal comporte un historique qui liste toutes les exécutions existantes du rapport. Il est ainsi
toujours possible de vérifier l'exécution d'un rapport et d'en voir les paramètres de sélection ainsi que les
résultats. Chaque exécution de rapport est documentée et peut être reproduite.
● les rapports légaux prennent en charge une sortie formatée. Un formulaire étant affecté à chaque rapport, il
est donc toujours possible d'utiliser les options d'aperçu et d'impression pour générer une sortie au format
PDF. Le PDF en résultant est alors stocké dans la synthèse des rapports créés et peut toujours être récupéré.

Pour obtenir une synthèse de tous les rapports BI disponibles dans la gestion financière, voir Synthèse des rapports
dans la gestion financière.

Ce document s'applique uniquement à la Chine, à la France, à l'Italie, à l'Espagne et au Royaume-Uni. Pour


que le système affiche le texte approprié, sélectionnez Personnaliser > Mes options. Sélectionnez l'onglet
Aide à l'écran puis sélectionnez le pays pertinent dans le menu déroulant Pays. Sauvegardez vos options
et déconnectez-vous pour appliquer les modifications.

SAP Business ByDesign Mai 2013


168 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Contexte de gestion

Clôture
Le processus de gestion Clôture vous aide à effectuer les activités de clôture de période nécessaires à l'élaboration
des états financiers appropriés, notamment du bilan, du compte de résultat et de l'analyse des flux de trésorerie.
D'autres activités de clôture sont exécutées séparément dans les domaines concernés. Le système génère une liste
des activités de clôture conformément au périmètre individuel de la société, laquelle liste peut être adaptée en
fonction des exigences de la clôture mensuelle ou de l'exercice. Le comptable prépare la clôture en veillant à ce que
toutes les transactions opérationnelles figurent dans le système, notamment la saisie et le règlement des factures
ou l'exécution des inventaires physiques.
Le cockpit de clôture prend en compte les exigences légales et réduit au minimum le risque d'omission d'étapes
importantes ou de non-respect des délais réglementaires. Le comptable effectue les tâches d'évaluation
périodiques, notamment les amortissements d'immobilisations ou les réévaluations en devise étrangère et impute
les coûts et produits sur les périodes concernées. Cette démarche garantit une présentation et une analyse des
comptes conforme et dans les délais. Pour plus d'informations, voir Clôture.

Tâches

Créer un rapport légal


1. Sélectionnez le rapport pertinent dans la table des rapports de la sous-vue Reporting
légal. L'historique des rapports s'affiche pour ce rapport.
2. Dans le menu déroulant Nouveau, vous pouvez effectuer les actions suivantes.
● Pour créer un nouveau rapport, sélectionnez Nouveau > Rapport vide, et saisissez
tous les paramètres nécessaires.
● Pour baser votre nouveau rapport sur un autre rapport, sélectionnez l'exécution
de rapport pertinente dans la table d'historique des rapports, puis sélectionnez
Nouveau -> Avec paramètres copiés. Les informations du rapport existant sont
copiées dans la nouvelle version. Vous pouvez alors apporter toutes les
modifications nécessaires pour ce nouveau rapport.

SAP vous recommande de donner un nom explicite au rapport car le nom


que vous aurez donné sera identique à celui des fichiers PDF générés si
vous choisissez d'imprimer les résultats.

3. Pour planifier l'exécution du rapport, vous pouvez choisir l'une des options suivantes :
● Pour exécuter le rapport en arrière-plan, cliquez sur Planifier . Vous pouvez
sélectionner une exécution immédiate ou une exécution ultérieure à l'heure que
vous aurez indiquée.
● Si vous voulez à la fois planifier l'exécution et créer une copie imprimée du rapport
sans contrôler les résultats de son exécution, cliquez sur Planifier et imprimer .
Pour plus d'informations sur l'impression des résultats du rapport, voir la section
Imprimer un rapport légal du présent document.

Pour certains rapports qui entraînent généralement l'impression d'un


volume de données considérable comme, par exemple, le rapport
Journal, l'édition générée est fractionnée automatiquement en plusieurs
PDF. Chaque PDF reçoit le nom que vous avez attribué au rapport.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 169
4. L'écran Afficher les résultats de la génération du rapport affiche les résultats du rapport.
Les options suivantes sont disponibles :
● Cliquez sur Précédent pour revenir à l'écran précédent si vous voulez modifier
les paramètres de sélection du rapport et le générer à nouveau.
● Cliquez sur Aperçu pour vérifier le contenu et la mise en forme du rapport.
● Cliquez sur Terminer pour sauvegarder les paramètres du rapport sans le
générer.
● Pour valider le rapport et par conséquent geler ses paramètres et ses résultats,
cliquez sur Valider .

Si aucun résultat n'est disponible pour les paramètres saisis, la table des
résultats est vide.

5. Dans l'écran Confirmation du rapport, vous pouvez cliquer sur Valider pour valider le
rapport sans imprimer ou cliquer sur Imprimer résultats pour produire une copie
imprimée de ce rapport. Cette impression est stockée en tant que pièce jointe au
rapport et un fichier PDF est disponible dans l'aperçu des rapports créés.

Réimprimer un rapport légal existant


1. Dans la sous-vue Reporting légal, cliquez sur le nom du rapport. Le système affiche
l'écran d'historique des rapports.
2. Sélectionnez le rapport pertinent dans la liste. La table de la section Détails affiche les
documents de rapport qui ont été produits pour les paramètres de rapport
sélectionnés.
3. Cliquez sur l'icône PDF d'un rapport de votre choix. Le système affiche l'écran d'aperçu
du rapport. Cliquez sur Imprimer .

Vous pouvez sélectionner une entrée PDF dans l'historique des rapports et cliquer
sur le bouton Soumettre à nouveau . Le système envoie alors le fichier à l'imprimante
désignée.

3.7.4 Guide de consultation rapide Comptabilisation des écritures


d'abonnement

Vous pouvez accéder à la vue Comptabilisation des écritures d'abonnement à partir du poste de travail Comptabilité
générale sous Tâches périodiques.
La vue Comptabilisation des écritures d'abonnement vous permet de comptabiliser automatiquement les écritures
suivant une planification.
Pour planifier des écritures d'abonnement, ouvrez la vue Écritures d'abonnement [Page 146].
L'utilisation d'écritures d'abonnement pour comptabiliser les régularisations et les reports constitue une étape du
processus de clôture d'exercice. Vous pouvez exécuter cette tâche directement dans la vue Comptabilisation des
écritures d'abonnement ou en utilisant la liste des activités de clôture dans la vue Cockpit de clôture [Page 155].

SAP Business ByDesign Mai 2013


170 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Contexte de gestion

Écritures comptables
Une écriture comptable est une transaction que vous saisissez directement dans la comptabilité pour générer des
écritures au journal [Page 99]. Vous utilisez les écritures comptables à différentes fins :
● Pour passer des écritures d'ajustement, vous saisissez les écritures comptables manuellement dans la vue
Écritures comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour saisir un grand nombre d'écritures provenant d'une application externe ou d'un prestataire de services,
vous pouvez télécharger une écriture comptable depuis un fichier Microsoft Excel dans la vue Écritures
comptables [Page 142].
Vous pouvez accéder à la vue Écritures comptables à partir du poste de travail Comptabilité générale sous
Écritures au journal.
● Pour passer des écritures manuelles sur les immobilisations, vous pouvez saisir des écritures comptables
sous forme d'écritures manuelles dans la vue Immobilisations.
Vous pouvez accéder à la vue Immobilisations à partir du poste de travail Immobilisations sous
Immobilisations.
● Pour passer des écritures périodiques basées sur des modèles, vous pouvez créer automatiquement des
écritures comptables via une comptabilisation des écritures d'abonnement échues dans la vue
Comptabilisation des écritures d'abonnement [Page 170].
Vous pouvez accéder à la vue Comptabilisation des écritures d'abonnement à partir du poste de travail
Comptabilité générale sous Tâches périodiques.
● Pour l'affectation du résultat, qui correspond au dernier transfert réalisé manuellement en vue du calcul du
résultat net. Vous comptabilisez le résultat net du compte de report de solde sur les comptes appropriés. Le
résultat au bilan peut prendre la forme de provisions, de capitaux propres ou de distribution, par exemple.
● Pour transférer des soldes de comptes généraux dans le système au cours de l'implémentation, vous pouvez
créer des écritures comptables à l'étape Intégrer et étendre dans la liste des tâches de la vue Projets
d'implémentation, à l'aide du libre-service de migration de données.

Pour plus d'informations, voir Écritures comptables.

Écritures d'abonnement
Cette fonction permet de saisir des écritures d'abonnement et de les exécuter automatiquement à intervalles
réguliers. Vous avez ainsi la possibilité de reporter des charges sur des périodes ultérieures.
Pour plus d'informations, voir Écritures d'abonnement.

Activités de clôture - Clôture d'exercice


Pour plus d'informations, voir Activités de clôture - Clôture d'exercice [Page 102].

Clôture
La clôture est un processus de gestion qui vous aide à effectuer correctement les activités financières de clôture de
fin de période. D'autres activités de clôture sont exécutées séparément dans les domaines concernés. Une liste des
activités de clôture est générée conformément à la sélection du périmètre ; cette liste peut être adaptée en fonction
des exigences de clôture mensuelle ou d'exercice.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 171
Pour préparer la clôture, le comptable vérifie que toutes les transactions opérationnelles ont été saisies. Il effectue
les tâches d'évaluation périodiques, notamment les amortissements d'immobilisations ou les réévaluations en
devise étrangère et impute les coûts et produits sur les périodes concernées.
Le cockpit de clôture respecte la législation en vigueur et minimise le risque d'oublier des étapes importantes ou de
les exécuter dans un ordre incorrect.
Pour plus d'informations, voir Clôture.

Traitement de la paie
Le scénario de gestion Services de paie est conçu pour prendre en charge de manière efficace le processus de paie
avec un système de paie externe. Il combine les avantages d'une paie interne (transparence, suivi et contrôle de
gestion) avec ceux d'une paie sous-traitée (réduction des coûts, réduction du risque de responsabilité et
amélioration de l'efficacité). Dans le scénario d'externalisation des processus de gestion Services de paie, le
prestataire de gestion de paie effectue le calcul des taxes et les remises et lance le paiement des salaires, ce qui
réduit considérablement les coûts administratifs.
D'autre part, le scénario Services de paie vous fournit un aperçu de toutes les données de saisie de paie pour les
valider et les corriger si nécessaire, ce qui vous donne un contrôle total de la paie avant son calcul.
Pour plus d'informations, voir Traitement de la paie.

Tâches

Planifier la comptabilisation des écritures d'abonnement échues


1. Ouvrir l'activité rapide
Cliquez sur Nouveau , puis sélectionnez Comptabilisation des écritures
d'abonnement échues pour ouvrir l'activité guidée Nouvelle comptabilisation des
écritures d'abonnement échues.
2. Saisir les paramètres de cycle
Saisissez la description. Pour exécuter le cycle en mode test, cochez la case Test. Une
exécution test n'est qu'une simulation et ne crée aucune écriture réelle.
3. Saisir la sélection de données
Sélectionnez les données pour le cycle en saisissant des valeurs de filtre comme l'ID
société ou le Type d'écriture d'abonnement.
Dans la zone Calcul d'échéance, indiquez comment vous voulez que le système
détermine la date jusqu'à laquelle comptabiliser les écritures comptables planifiées.
Vous ne pouvez pas entrer de date spécifique. Cependant, vous pouvez choisir l'une
des options suivantes dans la liste déroulante :
a. Fin du mois précédent
Le système comptabilise toutes les écritures d'abonnement qui sont planifiées
jusqu'à la fin du mois précédent.
b. Date d'exécution planifiée
Le système comptabilise toutes les écritures d'abonnement qui sont planifiées
jusqu'à la date d'exécution du cycle.
c. Fin du mois
Le système comptabilise toutes les écritures d'abonnement qui sont planifiées
jusqu'à la fin du mois en cours.

SAP Business ByDesign Mai 2013


172 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Comme vous entrez uniquement une description générale de l'échéance,
vous pouvez planifier le même cycle de manière répétée sans avoir à modifier
l'échéance.

4. Activer le cycle
Cliquez sur Activer. L'écran revient sur la fenêtre Comptabilisation des écritures
d'abonnement. Le nouveau cycle est ajouté au système. Le cycle prend le statut Actif.
Pour planifier le cycle, sélectionnez-le et cliquez sur Planifier .

Annuler la comptabilisation des écritures d'abonnement


1. Ouvrir l'activité rapide
Sélectionnez la comptabilisation des écritures d'abonnement que vous voulez annuler.
Accédez à l'onglet Détails d'exécution et sélectionnez une exécution.
Cliquez sur Annuler .
La fenêtre Nouveau cycle d'annulation pour les écritures d'abonnement s'affiche.
2. Saisir les paramètres de cycle
Entrez la description du cycle et la date comptable.
3. Activer le cycle
Cliquez sur Activer . Le système retourne à la vue Comptabilisation des écritures
d'abonnement et ajoute le cycle d'annulation à la liste. Le cycle prend le statut Actif.
Pour planifier le cycle d'annulation, sélectionnez-le et cliquez sur Planifier .

3.7.5 Guide de consultation rapide Exportation DATEV

Vous pouvez accéder à la vue Exportation DATEV à partir du poste de travail Comptabilité générale sous Tâches
périodiques.
L'exportation DATEV convertit vos données comptables au format DATEV et crée un fichier d'exportation que vous
pouvez transférer à votre conseiller fiscal. Celui-ci peut importer le fichier dans le système DATEV puis utiliser les
données comptables pour procéder aux clôtures (période, trimestre, exercice).

Exécutez l'exportation DATEV uniquement après avoir rapproché vos données comptables et exécuté les
évaluations (comme la compensation EM/EF et la réévaluation en devise étrangère). Vous assurez de cette
manière la cohérence de vos données comptables.

Pour des raisons techniques, SAP n'a pas validé les données comptables regroupées dans l'exportation
DATEV en vue d'un traitement ultérieur par DATEV, pour tout ce qui concerne la génération des déclarations
préalables et des déclarations annuelles de TVA. N'utilisez pas l'exportation DATEV pour créer des
déclarations préalables et des déclarations annuelles de TVA.

Contexte de gestion
Pour plus d'informations, voir Exportation DATEV.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 173
Tâches

Créer un cycle d'exportation DATEV


Pour créer un cycle d'exportation DATEV, cliquez sur Nouveau .
1. À vous de choisir de définir un nouveau cycle d'exportation de toutes pièces ou de
travailler à partir d'un cycle existant.
● Pour créer un cycle, cliquez sur Nouveau cycle d'exportation DATEV.
● Pour partir d'un cycle existant, commencez par sélectionner dans la liste le cycle
à utiliser comme référence, puis sélectionnez Nouveau cycle d'exportation DATEV
avec référence.

L'écran Nouveau cycle d'exportation DATEV s'affiche.


2. Saisissez les données requises. Si vous avez créé un cycle avec référence, il vous suffit
de modifier les saisies des zones différentes de la référence pour le nouveau cycle.
● Pour ce qui est de la Description du cycle saisissez un texte clair qui vous aidera
ultérieurement à identifier le motif de la création du cycle. Exemple : Données
comptables pour la clôture de période (Tous les comptes
généraux).
● Dans le domaine Paramètres de pilotage, saisissez l'ID société et l'ID système
comptable. Cela permet au système de déduire les options que vous avez définies
dans la configuration pour convertir le plan comptable utilisé
SAP Business ByDesign en plan comptable DATEV. Certaines de ces options,
comme la devise, la longueur du numéro de compte général et le compte collectif
DATEV sont affichées dans la section Options DATEV initiales.
Si vous sélectionnez les zones Tous les comptes généraux, Tous les clients et Tous
les fournisseurs comme paramètres de pilotage, toutes les données principales
correspondantes seront incluses dans les données à exporter. Si vous ne
sélectionnez pas ces zones, l'exportation concernera uniquement les données
existant pour les comptes généraux, les clients et les fournisseurs pour lesquels
il existe des écritures sur la période de reporting.
● Dans la section Sélection des données, vous précisez s'il faut exporter tous les
types de documents ou uniquement certains d'entre eux. Si vous voulez retenir
une sélection d'écritures comme mode de transfert, sélectionnez Écritures
sélectionnées par type, puis cliquez sur Gérer le type d'écriture au journal pour
préciser les types d'écriture au journal requis.
● Sélectionnez Comptes auxiliaires utilisés si vous souhaitez afficher l'ID DATEV
affecté au partenaire dans les données exportées, et non les comptes généraux
collectifs correspondants.
● Sous Date, sélectionnez les différentes dates, stockées en parallèle pour la
comptabilisation dans le système, à utiliser dans les données exportées. DATEV
ne distingue pas les différents types de dates comme le fait le système SAP
Business ByDesign. Il faut donc préciser les types de dates que vous souhaitez.
● Précisez la période de reporting pour les données à exporter dans les zones Date
de début/Date de fin.
● Des messages d'erreur sont émis pour tout document qu'il est impossible
d'exporter au cours du cycle et aucun fichier d'exportation n'est créé dans ce cas.
Si vous souhaitez quand même créer un fichier d'exportation dans des situations

SAP Business ByDesign Mai 2013


174 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
analogues, sélectionnez Exportation incomplète acceptée. Souvenez-vous que les
données exportées dans ce cas sont erronées et ne peuvent pas être utilisées dans
le cadre d'une clôture de période.
● Votre conseiller fiscal vous expliquera en détail les données que vous devez saisir
sous Options DATEV initiales. Le numéro de décompte du cycle d'exportation peut
être un nombre compris entre 1 et 69, ce qui vous permet par exemple de
différencier différentes versions d'un même cycle. Le système inscrit le numéro
de décompte dans les données exportées de sorte que la version du cycle
d'exportation soit identifiée sans équivoque du côté DATEV. Cet identifiant unique
peut servir par la suite lorsque des données déjà exportées doivent être corrigées
et qu'une nouvelle exportation s'avère nécessaire.

Certaines restrictions s'appliquent aux données saisies sous Options


DATEV initiales. Exemple : nombre compris entre 1 et 69 pour le numéro
de décompte ou quatre caractères maximum pour le mot de passe. Ces
restrictions sont imposées par l'interface d'exportation DATEV et sont
des conditions préalables requises pour tout traitement ultérieur des
données exportées par DATEV. Le système vérifie que les données
saisies respectent ces exigences et vous informe en cas de non-
conformité.

SAP utilise deux comptes de compensation DATEV pour l'exportation


DATEV afin de permettre la conversion des enregistrements comptables
individuels au format DATEV. Ces comptes de compensation ne sont
pas encore disponibles dans le système DATEV. Ils sont affichés sous
Options prédéfinies DATEV comme le compte de compensation
DATEV.

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour terminer la définition du cycle d'exportation


DATEV et revenir à la sous-vue Exportation DATEV.

Exécuter un cycle d'exportation DATEV


1. Sélectionnez le cycle d'exportation DATEV approprié.
2. Si le cycle choisi n'est pas actif, vous pouvez l'activer en choisissant Actions >
Activer.
3. Cliquez sur Planifier . L'écran Planifier job est affiché.
4. Planifiez l'exécution pour la période requise, puis cliquez sur Sauvegarder et fermer .
Vous avez planifié le cycle d'exportation DATEV. Peu après l'exécution du cycle
d'exportation, vous pouvez en vérifier les résultats dans la section Détails d'exécution.

Vous pouvez exécuter un cycle d'exportation DATEV autant de fois que vous le
souhaitez. Le cycle lit les données comptables existant dans le système sans les
modifier. Il faudrait exécuter le même cycle plusieurs fois si vous vouliez exporter le
statut de mise à jour des données après qu'une correction a été demandée.

Vérifier les résultats d'un cycle d'exportation DATEV


Dès que les résultats sont disponibles, vous pouvez les vérifier :
1. Sélectionnez le cycle d'exportation DATEV approprié.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 175
2. Sélectionnez le cycle d'exportation que vous voulez analyser dans la section Détails
d'exécution.
3. Cliquez sur Afficher les résultats d'exportation DATEV :
● Sur l'onglet Synthèse , vous pouvez visualiser une synthèse générale des données
traitées et les fichiers générés par le cycle d'exportation. Notez que le nombre de
lignes d'écriture DATEV générées peut être supérieur à celui des écritures au
journal comptabilisées dans SAP Business ByDesign en raison du fait qu'une
écriture au journal peut être fractionnée en plusieurs écritures afin de satisfaire
aux exigences de transformation des données. En conséquence, il est assez
habituel de disposer de plus de lignes d'écritures DATEV que d'écritures au journal.
● Sur l'onglet Sélection sont affichées toutes les options que vous avez
paramétrées lors de la définition de l'exportation.
● L'onglet Données préparées pour exportation comporte des onglets
supplémentaires affichant des données sur les écritures au journal, les comptes
généraux, les clients et les fournisseurs présents dans l'exportation. Les données
affichées ici dépendent du type de transactions commerciales comptabilisées
pendant la période de reporting et des options définies pour l'export. Par exemple,
si vous utilisez la zone Comptes auxiliaires et n'avez pas sélectionné Tous les
fournisseurs, le système n'exporte aucune donnée de base fournisseur.

Les données affichées sur cet onglet présentent les résultats du cycle
d'exportation. Ces données sont donc affichées du point de vue du
système DATEV d'importation et sont identiques au contenu des fichiers
générés.

● Sur l'onglet Données avec erreurs est affiché l'ensemble des écritures au journal,
des comptes généraux et des partenaires qui ont présenté des erreurs pendant le
cycle d'exportation. Cet onglet comporte les quatre onglets, Écritures au journal,
Comptes généraux, Clients et Fournisseurs. Pour de plus amples informations sur
les erreurs signalées sur cette page, reportez-vous au journal des applications.

Les données affichées sur cet onglet sont des données pour lesquelles il
n'a pas été possible de créer des lignes d'écriture DATEV
correspondantes. Elles sont donc affichées du point de vue de
SAP Business ByDesign. Il en est de même des comptes généraux, des
clients et des fournisseurs.

● Sur l'onglet Pièces jointes sont répertoriés les fichiers générés en résultat du cycle
d'exportation. Si le cycle d'exportation s'est déroulé correctement, cette page
contient un fichier avec des données administratives spécifiques de DATEV, un
fichier contenant l'index du compte général et un autre fichier comportant les
lignes d'écriture DATEV. En outre, des fichiers contenant des données principales
clients et fournisseurs peuvent être générés, toujours en fonction des transactions
commerciales comptabilisées pendant la période de reporting et des options
définies pour le cycle d'exportation.

Transférer un cycle d'exportation DATEV


Une fois assuré que l'exportation a été exécutée sans erreurs, vous devez transférer les fichiers
répertoriés sur l'onglet Pièces jointes de la vue Résultats de l'exportation DATEV à votre
conseiller fiscal afin qu'il puisse procéder à un traitement ultérieur (effectuer des contrôles de
vraisemblance et d'intégralité, exécuter la clôture d'exercice, etc.). Pour ce faire, vous devez

SAP Business ByDesign Mai 2013


176 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
télédécharger les fichiers d'exportation qui ont été générés par le cycle d'exportation DATEV.
Exécutez les étapes suivantes :
1. Sélectionnez le fichier à exporter. Notez le Nom du fichier dans la section Détails. Vous
devez entrer exactement ce nom de fichier à l'étape 3.
2. Cliquez sur Télédécharger .
3. Dans l'écran Sauvegarder sous, entrez le nom du fichier tel qu'il figure dans la section
Détails mentionnée à l'étape 1.

Le nom du fichier que vous entrez lors du télédéchargement du document doit


être identique au Nom du fichier de la section Détails du document dans
l'onglet Pièces jointes .

4. Sélectionnez Sauvegarder .
5. Répétez cette procédure pour chaque fichier à télédécharger.
6. Transférez les fichiers à votre conseiller fiscal.

Souvenez-vous, lorsque vous transférez ces données à votre conseiller fiscal, que
les fichiers contiennent des données de gestion confidentielles devant être
protégées. Pour cette raison, assurez-vous que le transfert est effectué avec le
niveau de sécurité maximum. Vous pouvez par exemple sauvegarder les fichiers
cryptés dans une archive protégée par un mot de passe et utiliser un protocole de
transfert sécurisé, tel que HTTPS, pour le télédéchargement.

Lorsque votre conseiller fiscal importe le fichier d'exportation dans le système


DATEV, celui-ci identifie deux comptes inconnus avec les numéros 9998 et 9999. Il
s'agit des comptes de compensation créés par SAP. Le conseiller fiscal doit
transférer les deux comptes dans le système DATEV et les affecter à la classe de
compte 09 (Comptes généraux). Vous ne pouvez pas affecter l'un de ces comptes
de compensation à une fonction supplémentaire spéciale.

3.7.6 Guide de consultation rapide Exécution d'extraction des


données financières

Vous pouvez accéder à la vue Exécution d'extraction des données financières à partir du poste de travail Comptabilité
générale sous Tâches périodiques.
Cette vue vous permet de créer des exécutions automatiques pour extraire les données financières de
SAP Business ByDesign et les sauvegarder à des fins de conservation. Ces données proviennent essentiellement de
la comptabilité financière et de gestion, en particulier des rapports Journal ou Échéancier des modifications. Les
données financières sont rendues disponibles dans le format (format AIS) requis à des fins d'audit et vous pouvez
les sauvegarder dans un fichier.
Conformément aux dispositions de la loi allemande Principes d'accès aux données et de confirmation de
l'authenticité de documents numériques (GDPdU), vous devez extraire ces données et les soumettre à l'auditeur si
l'administration fiscale le demande.
Des réglementations similaires s'appliquent aussi dans d'autres pays. Par exemple, en Autriche, les données
pertinentes pour la taxe doivent également être disponibles sur des supports pour les administrations fiscales,
conformément aux réglementations stipulées à la section 131 (sous-section 3) et à la section 132 (sous-section 3)
du Bundesabgabenordnung (Code de l'administration fiscale fédérale) d'Autriche.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 177
Vous pouvez traiter et planifier des exécutions d'extraction pour les données financières. Vous pouvez afficher les
exécutions d'extraction existantes, en cours de traitement et terminées. Vous pouvez visualiser les résultats des
exécutions d'extraction. Vous pouvez protéger les exécutions d'extraction pour éviter qu'elles ne soient supprimées.
Vous pouvez également définir la durée pendant laquelle les données doivent être conservées dans le système.
SAP fournit un package d'états contenant les rapports de comptabilité financière et de gestion dont les données à
conserver sont extraites. Selon les données que vous voulez exporter et conserver à des fins d'audit, vous pouvez
utiliser ou modifier le package d'états par défaut, ou en créer un nouveau.

Contexte de gestion

Accès des administrations fiscales aux données fiscales (GDPdU)


Le système SAP Business ByDesign permet aux administrations fiscales d'accéder aux données fiscales, comme
l'exige la loi.
Pour plus d'informations, voir Accès des administrations fiscales aux données fiscales (GDPdU).

Rapports relatifs à l'extraction des données financières


SAP Business ByDesign propose plusieurs rapports que vous pouvez utiliser dans le cadre de l'extraction des
données financières.
Pour plus d'informations, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.
Grâce au contrôle automatique du contexte d'accès, vous pouvez uniquement utiliser les rapports pour lesquels
vous bénéficiez d'une autorisation d'accès. Seuls les rapports avec le contexte d'accès société ou sans aucun
contexte d'accès sont inclus.

Tâches

Vérifier les conditions préalables


La configuration du système vous permet de définir les rapports à utiliser pour l'extraction
des données financières. Dans l'écran Exécution d'extraction des données financières,
sélectionnez Traiter packages d'états pour modifier le package d'états existant ou en créer un
nouveau. Le bouton Traiter packages d'états est uniquement visible pour les utilisateurs qui
ont accès au poste de travail Configuration de gestion. Pour plus d'informations, voir
Configuration : Extraction numérique.
Si vous voulez adapter les vues de rapports ou les variables de sélection des rapports à inclure
dans les packages d'états, vous devez le faire dans le poste de travail Reporting analytique.

Seules les vues de rapports et variables de sélection qui ont été créées et
sauvegardées dans le poste de travail Reporting analytique peuvent être utilisées
dans les packages d'états. Il n'est pas possible d'utiliser les vues de rapports ou
variables de sélection créées dans un autre poste de travail.

SAP Business ByDesign Mai 2013


178 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
L'exécution d'extraction des données financières mappe uniquement des
paramètres tels que le jour de référence, la date comptable ou des périodes. Si vous
voulez ajouter à un package d'états un rapport dont les paramètres obligatoires sont
différents de ceux mentionnés, vous devez créer une variante de rapport dans le
poste de travail Reporting analytique avec les variables de sélection respectives et
ajouter cette variante de rapport au package d'états. Pour ce faire, vous devez
accéder à l'activité d'intégration et d'extension Extraction numérique dans le poste
de travail Configuration de gestion.
Vous pouvez à tout moment contrôler le journal afin de vérifier si les variables du
rapport fournissent des résultats corrects dans l'exécution d'extraction des données
financières.

Pour plus d'informations sur la création et l'adaptation des rapports, voir Guide de consultation
rapide Concevoir des rapports.

Activités manuelles avant l'extraction de données


Le package d'états SAP_DE_GDPDU pour l'Allemagne fournit désormais des données
supplémentaires pour les contrôles fiscaux. Copiez le package d'états et apportez ces
modifications manuellement avant d'extraire les données.

Les nouvelles variantes de sélection doivent être créées dans le poste de travail
Reporting analytique.

La table ci-dessous présente les variantes de sélection qu'un utilisateur clé analyste doit créer
et entrer dans le package d'états GDPdU avant de générer le rapport :

Nouvelles variantes de sélection

Rapport Variante Écran des paramètres


Sélections
Vue pour GDPdU Texte Nom Valeur
Comptes Comptes Variante de Étape de PARA_CLOSESTEP Exclure
généraux - généraux - sélection pour clôture 990
Postes Postes pour comptes
GDPdU généraux -
Postes
Journal Journal pour Variante de Étape de PARA_CLOSESTEP Exclure
GDPdU sélection pour clôture 990
journal
Non pertinent PARA_GLEXCLUDEDIND Espace
pour la égal
comptabilité
générale
Comptes Comptes Variante de Non pertinent PARA_GLEXCLUDEDIND Espace
clients - clients - sélection pour pour la égal
Balance des Balance des comptes comptabilité
comptes comptes clients - générale
généraux généraux Balance des
pour GDPdU comptes
généraux

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 179
Rapport Variante Écran des paramètres
Sélections
Vue pour GDPdU Texte Nom Valeur
Comptes Comptes Variante de Non pertinent PARA_GLEXCLUDEDIND Espace
fournisseurs - fournisseurs - sélection pour pour la égal
Balance des Balance des comptes comptabilité
comptes comptes fournisseurs - générale
généraux généraux Balance des
pour GDPdU comptes
généraux

1. Dans le rapport Comptes généraux - Postes, passez à la vue Comptes


généraux - Postes pour GDPdU.
2. Cliquez sur le paramètre Étape de clôture.
3. Sélectionnez 001 comme valeur de début et 991 comme valeur de fin.
4. Cliquez sur Mais exclure et entrez 990 afin d'exclure l'étape de clôture - Solde
final.
5. Cliquez sur OK.
6. Cliquez sur Sélections et sélectionnez Sauvegarder sous, puis Variante de
sélection pour comptes généraux - Postes.

Mettre à jour le package d'états


Une fois que vous avez créé et sauvegardé les variantes de sélection, affectez les nouvelles
vues personnalisées au rapport en procédant comme suit :
1. Dans le poste de travail Comptabilité générale, sélectionnez Exécution d'extraction des
données financières.
2. Cliquez sur Créer et sélectionnez Exécution d'extraction des données financières.
3. Dans la zone Package d'états, sélectionnez la variante de sélection que vous venez de
créer.

Créer une exécution d'extraction des données financières


1. Pour créer une exécution d'extraction des données financières, sélectionnez
Comptabilité générale Tâches périodiques Exécution d'extraction des données
financières .
2. Dans la vue Exécution d'extraction des données financières, sélectionnez Créer , puis
Nouvelle exécution d'extraction des données financières.
3. Vous pouvez utiliser les critères de sélection suivants pour lancer une exécution
d'extraction des données financières :
● Société
● Système comptable
Vous pouvez créer une exécution d'extraction des données financières pour un
système comptable.
● Période (De et À)
Période comptable pour laquelle les données doivent être exportées.
● Package d'états

SAP Business ByDesign Mai 2013


180 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Vous pouvez saisir un package d'états contenant les rapports dont vous voulez
extraire et conserver des données. Le package d'états fourni dans la configuration
du système standard est proposé.
● Devise d'affichage
● Devise d'affichage – Date de conversion
4. Planification
Vous pouvez lancer une exécution d'extraction des données financières
immédiatement ou la planifier pour une date ultérieure.
● Pour lancer une exécution d'extraction des données financières immédiatement,
sélectionnez Lancer maintenant.

● Pour planifier une exécution d'extraction des données financières à une date
ultérieure, cliquez sur Planifier et indiquez la date/heure souhaitée pour
l'exécution d'extraction des données financières.
Vous pouvez afficher les exécutions d'extraction et leurs dates/heures
respectives dans la sous-vue Exécution d'extraction des données financières sous
Afficher jobs .

Afficher et vérifier le journal


1. Afficher le journal
Si vous avez lancé une exécution d'extraction des données financières immédiate, un
message de statut apparaît. Pour afficher une liste des journaux, sélectionnez Afficher
journal dans le message de statut.
Pour afficher la liste des journaux dans la sous-vue Exécution d'extraction des données
financières après une exécution d'extraction des données financières, sélectionnez
l'exécution pertinente.
2. Vérifier le journal
Le journal contient les informations suivantes :
● Général
Affiche le résultat de l'exécution d'extraction des données financières, la date
d'exécution, les éventuels messages émis et le nombre de rapports et de sets de
données qui ont été générés.
● Sélection des données
Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement de l'exécution
d'extraction des données financières.
● Messages
Affiche la liste de tous les messages, notamment les messages d'avertissement.
● Traité correctement
Affiche tous les sets de données qui ont été exportés correctement pour chaque
rapport.
● Traité avec erreurs
Affiche tous les sets de données dans lesquels des erreurs sont survenues lors du
traitement de chaque rapport.

Sauvegarder les données dans un fichier


Pour sauvegarder les données financières dans un fichier, cliquez sur Télédécharger dans la
vue Tâches périodiques : Exécution d'extraction des données financières ou sélectionnez une
exécution, cliquez sur Afficher et sélectionnez Traité correctement .

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 181
Les données issues de la génération du rapport et les critères de sélection correspondants
sont sauvegardés dans un fichier ZIP ou TXT.

Protéger le résultat de l'exécution d'extraction contre une suppression


éventuelle
Pour conserver le résultat d'une exécution d'extraction à des fins de référence ultérieure, dans
le cadre du délai de conservation réglementaire par exemple, procédez comme suit :
1. Dans la vue Exécution d'extraction du poste de travail Comptabilité générale,
sélectionnez une exécution dans la liste, cliquez sur Action puis sur Activer sur
Protégé contre suppression.
2. Dans la fenêtre pop-up suivante, saisissez la date jusqu'à laquelle les données doivent
être conservées. Le résultats de l'exécution sont maintenant protégés contre la
suppression ; le bouton Supprimer est désormais inactif.

Modifier la date de conservation


Pour modifier la date de conservation, procédez comme suit :
1. Dans la vue Exécution d'extraction du poste de travail Comptabilité générale,
sélectionnez une exécution protégée dans la liste, cliquez sur Action puis sur Modifier
date de conservation.
2. Saisissez une nouvelle date. Vous pouvez réduire la période de conservation, ou la
prolonger en saisissant une date ultérieure. La date de fin au plus tôt autorisée est la
date réelle.

Si vous saisissez la date réelle, les résultats de l'exécution peuvent être supprimés.

3.7.7 Vue Clôture d'exercice électronique

3.7.7.1 Guide de consultation rapide Fichier de clôture d'exercice pour


exportation

Ce document ne s'applique qu'à l'Autriche. Pour garantir que le système affiche le texte correct, sélectionnez
Personnaliser> Mes options. Sélectionnez l'onglet Aide à l'écran puis Autriche dans le menu déroulant des pays.
Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour garantir que les modifications sont prises en compte.

SAP Business ByDesign Mai 2013


182 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
3.7.7.2 Tâches

3.7.7.2.1 Compléter un modèle de fichiers supplémentaires

Synthèse
Ce document ne s'applique qu'à l'Autriche. Pour que le système affiche le texte correct, sélectionnez Personnaliser >
Mes options. Sélectionnez l'onglet Aide à l'écran puis Autriche dans le menu déroulant des pays. Sauvegardez vos
options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications.

3.7.8 Vue Fichiers d'exportation Golden Audit

3.7.8.1 Guide de consultation Fichiers d'exportation Golden Audit

Ce document ne s'applique qu'à la Chine. Pour que le système affiche le texte correct, sélectionnez Personnaliser >
Mes options. Sélectionnez l'onglet Aide à l'écran, puis Chine dans le menu déroulant des pays. Sauvegardez vos
options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications.

3.7.8.2 Contexte de gestion

3.7.8.2.1 Fichier d'informations générales Golden Audit (Chine)

Synthèse

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 183
3.7.8.2.2 Fichier de comptabilité générale Golden Audit (Chine)

Synthèse

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

3.7.8.2.3 Fichier de comptabilité fournisseurs/clients Golden Audit


(Chine)

Synthèse

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

3.7.8.2.4 Fichier d'immobilisations Golden Audit (Chine)

Synthèse

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

3.7.8.2.5 Fichier de paie Golden Audit (Chine)

Synthèse

Ce document contient un texte qui concerne la Chine. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Chine. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte.

SAP Business ByDesign Mai 2013


184 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
3.7.9 Guide de consultation rapide Top 50 clients et fournisseurs –
Mexique

Ce document contient un texte qui concerne le Mexique. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté,
sélectionnez Personnaliser Mes options . Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez
Mexique. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en
compte.

3.7.10 Information financière électronique (Allemagne)

3.7.10.1 Guide de consultation rapide Information financière


électronique

La vue Information financière électronique - Allemagne est disponible dans le poste de travail Comptabilité
générale sous Tâches périodiques.
Dans cette vue, vous pouvez créer une exécution de rapport visant à extraire du système des ensembles prédéfinis
de données financières relatives à une période donnée d'un exercice comptable, puis générer un fichier contenant
ces données pour le transmettre à l'administration.
Il s'agit d'un traitement exécuté automatiquement d'après les données sélectionnées. Le système procède au
traitement en fonction des critères fournis, puis crée un rapport, également nommé fichier de sortie, qu'il faut ensuite
transmettre à l'administration.
Outre l'extraction des données financières du système, vous devez télécharger un fichier Microsoft Excel® contenant
les données générales de votre société et l'ajouter au rapport. Une fois que vous avez créé l'exécution du rapport,
vous pouvez planifier son lancement à la date souhaitée. Lorsque vous avez validé le fichier de sortie, vous pouvez
le transmettre à l'administration.

Contexte de gestion

Information financière électronique


Dans certains pays, la loi impose aux sociétés de soumettre leurs données financières aux administrations par voie
électronique. Le format utilisé pour la transmission des données varie en fonction du pays et des réglementations
et recommandations spécifiques des administrations.
Pour plus d'informations, voir Information financière électronique [Page 189].

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 185
Cockpit de clôture
Pour pouvoir créer les rapports de clôture, vous devez effectuer certaines tâches préparatoires. Vous êtes guidé par
le système tout au long de ce processus.
Pour plus d'informations, voir Cockpit de clôture [Page 102].

Tâches

Créer une exécution de rapport d'information financière électronique


1. Vous pouvez créer une exécution de rapport de bout en bout ou utiliser une exécution existante comme base.
● Pour créer une exécution, cliquez sur Créer et sélectionnez Exécution de rapport électronique.
● Pour utiliser une exécution existante, sélectionnez tout d'abord l'exécution qui sert de référence dans la
réserve de travail. Cliquez ensuite sur Créer et sélectionnez Exécution de rapport électronique avec
référence. Tous les paramètres de sélection sont copiés depuis l'exécution sélectionnée et vous pouvez
apporter les modifications nécessaires pour la nouvelle exécution.

L'écran Nouvelle exécution de rapport d'information financière électronique s'affiche.


2. Saisissez les données requises. Si vous avez créé une exécution avec référence, il vous suffit de modifier les
entrées qui diffèrent de l'exécution de référence.
● Dans la zone Description exécution sous Données générales, vous saisissez le texte qui vous aidera par
la suite à identifier cette exécution. Pour créer une copie supplémentaire du fichier de sortie dans un
format facile à lire, cochez la case Créer des fichiers au format HTML. Si une version XML du fichier de
sortie vous suffit, laissez la case à cocher Créer des fichiers au format HTML vide.

L'option Créer des fichiers au format HTML facilite simplement la lecture du fichier XML créé,
ainsi que toute vérification ultérieure. Autrement dit, vous transmettez uniquement le
fichier XML, et pas le fichier HTML.

● Sous Données de sélection du rapport, vous indiquez les critères pertinents pour la sélection des données
financières à inclure dans le rapport. Le système utilise les informations suivantes pour extraire les
données financières pertinentes :
○ Société
○ Système comptable
○ Exercice comptable
○ Structure du bilan
○ Structure du compte de résultat

Vos données financières sont organisées conformément à la taxonomie et la taxonomie de données


communes globales que vous avez fournies. Par défaut, le fichier de sortie est créé sous forme de
fichier XML structuré. Vous êtes ainsi sûr que le fichier respecte les réglementations et les spécifications
de l'administration.
● Sous Pièces jointes, vous téléchargez un modèle Microsoft Excel contenant les données générales de
votre société. Ce modèle est ensuite inclus dans le fichier de sortie.

Pour accéder à ce modèle, passez à Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité


de gestion Gestion des modèles Office GCD E-Bilanz Germany , puis enregistrez le modèle
sur votre serveur ou ordinateur local.

3. Enregistrez vos données pour terminer la définition des critères en vue de l'exécution du rapport.

SAP Business ByDesign Mai 2013


186 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Planifier une exécution de rapport d'information financière électronique
Après avoir défini les données à exporter et à inclure dans le rapport, vous pouvez planifier le démarrage de
l'exécution.
1. Dans l'écran Information financière électronique (Allemagne), sélectionnez l'exécution voulue dans la liste.
2. Pour activer l'exécution sélectionnée, cliquez sur Actions et sélectionnez Activer.
3. Cliquez sur Planifier . L'écran Planifier job s'affiche.
4. Planifiez l'exécution pour la période requise, puis sauvegardez vos données.
Vous pouvez planifier l'exécution d'un rapport de plusieurs façons :
● Lancer immédiatement
L'exécution commence immédiatement après le choix de cette option.
● Exécuter après le job
L'exécution commence après l'achèvement d'autres jobs. Vous définissez l'ordre des exécutions.
● Exécution individuelle
L'exécution commence à une heure spécifique.
● Périodicité
L'exécution se répète à intervalles réguliers.

Si vous avez choisi de lancer l'exécution immédiatement, le processus est terminé. Si vous avez choisi l'une des
options de planification restantes, l'exécution est désormais planifiée.

Vérifier les résultats d'une exécution de rapport d'information financière électronique


Lorsque l'exécution est terminée, vous pouvez afficher les données extraites et incluses dans le fichier de sortie.
Sous Détails, le statut de l'exécution passe à Terminé et le journal des applications correspondant est disponible.
1. Dans l'écran Information financière électronique (Allemagne), sélectionnez l'exécution de rapport
d'information financière électronique voulue dans la liste.
2. Cliquez sur Afficher résultats de l'exécution de rapport .
● L'onglet Général affiche toutes les options que vous avez paramétrées lors de la définition de l'exécution
du rapport.
● L'onglet Données préparées pour export comporte d'autres onglets contenant le bilan et le compte de
résultat inclus dans le fichier de sortie. Les données affichées dépendent des options définies pour
l'exportation.
● Dans l'onglet Pièces jointes figure le fichier de sortie généré. Selon les options définies pour l'exécution
sous Données générales, le système a créé deux fichiers (l'un au format HTML, l'autre au format XML)
ou un seul (le fichier XML). Le dernier présente les données financières au format XML structuré par
taxonomies, en tenant également compte des options définies et des réglementations de
l'administration. C'est ce fichier que vous validez, le cas échéant, et transmettez à l'administration
compétente.

Dans l'écran Information financière électronique (Allemagne), vous pouvez également revoir les détails (statut et
historique notamment) d'une exécution de rapport particulière ou réaliser d'autres activités s'y rapportant.
● Pour activer l'exécution de rapport sélectionnée ou la rendre obsolète, cliquez sur Actions et choisissez
l'option voulue dans la liste.

Si vous activez une exécution obsolète, le statut de l'exécution est activé sur En cours de révision.

● Pour consulter les détails de l'exécution, cliquez sur Afficher jobs . Dans l'écran Moniteur de jobs pour ID
exécution qui s'affiche, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 187
○ Pour fixer une heure différente pour une exécution planifiée, cliquez sur Replanifier .
○ Pour suspendre une exécution en cours, cliquez sur Annuler job .

Télédécharger un rapport d'information financière électronique


Après avoir vérifié les résultats de l'exécution de rapport d'information financière électronique et vous être assuré
du bon déroulement de l'exportation des données, vous pouvez télédécharger le fichier sur votre PC local ou sur
votre serveur.
1. Dans l'écran Information financière électronique (Allemagne), sélectionnez l'exécution de rapport
d'information financière électronique voulue dans la liste.
2. Cliquez sur Afficher résultats d'exécution de rapport et sélectionnez l'onglet Pièces jointes .
3. Selon les options définies pour l'exécution sous Données générales, le système a créé deux fichiers (l'un au
format HTML, l'autre au format XML) ou un seul (le fichier XML).
● Sélectionnez le fichier XML dans la liste et cliquez sur Télédécharger .
● Si le fichier de sortie au format HTML a également été créé, vous pouvez le sélectionner et le
télédécharger sur votre ordinateur local ou votre serveur. Le fichier contient toutes les données qui
figurent dans le fichier de sortie XML, présentées dans le format le plus simple à lire. Ceci facilite la
vérification du fichier de sortie au format XML.
4. Sauvegardez le fichier de sortie au format XML sur votre ordinateur local ou votre serveur.

Valider et transmettre un rapport d'information financière électronique


● Télédécharger l'outil logiciel de validation
Vous devez valider l'intégralité et l'exactitude logique du fichier de sortie à l'aide de l'outil logiciel de validation
requis.
1. Dans la barre de titre, sélectionnez Aller à SAP Store.
2. Dans l'écran suivant, cliquez sur See SAP Business ByDesign Solutions.
3. Sélectionnez l'Allemagne dans la liste des pays disponibles puis sélectionnez votre langue préférée.
4. Recherchez E-Bilanz.
5. Télédéchargez et installez l'outil logiciel de validation E-Bilanz § 5b – EstG – ERIC Client sur votre
ordinateur local ou votre serveur.
● Valider et transmettre le fichier de sortie
1. Lancez l'outil logiciel de validation E-Bilanz § 5b – EstG – ERIC Client.
2. Configurez les options du serveur proxy, si vous en utilisez un.
3. Dans l'écran suivant, saisissez les informations requises et indiquez si vous voulez uniquement valider
le fichier de sortie ou le valider et le transmettre.
1. Si vous optez pour la validation seule du fichier de sortie, vous recevez un message de réussite ou
un journal d'erreurs. Si vous recevez un journal d'erreurs, vous pouvez réaliser les opérations
suivantes :
● Pour sauvegarder le journal technique, les messages d'erreur et leur description technique,
cliquez sur Technisches Log speichern .
● Pour imprimer le journal avec les messages d'erreur, cliquez sur Protokoll drucken .

En cas de réception d'un journal d'erreurs, vous pouvez tenter de résoudre les problèmes
vous-même. Si vous n'y parvenez pas, vous pouvez envoyer le journal technique au
support technique.

SAP Business ByDesign Mai 2013


188 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
2. Si vous décidez de valider et de transmettre le fichier de sortie, vous devez saisir le certificat
électronique de votre société ainsi que le numéro NIP correspondant.

Pour plus d'informations sur les certificats et les numéros NIP à utiliser lors de la
transmission d'un rapport d'information financière électronique, voir http://
www.elster.de .

4. Cliquez sur Übertragung starten .


5. Si vous recevez un journal d'erreurs, répétez l'étape 3.1. Sinon, sauvegardez le protocole de soumission
sur votre ordinateur local ou votre serveur en cliquant sur Übertragungsprotokoll speichern... .

3.7.10.2 Contexte de gestion

3.7.10.2.1 Information financière électronique

Synthèse
Dans certains pays, la loi impose aux sociétés de soumettre leurs données financières aux administrations par voie
électronique. Le format utilisé pour la transmission des données varie en fonction du pays et des réglementations
et recommandations spécifiques des administrations.
En Allemagne, par exemple, les sociétés sont obligées de transmettre à l'administration fiscale leurs données
financières par voie électronique conformément aux obligations légales stipulées au paragraphe 5b de la loi
allemande relative à l'impôt sur le revenu (EStG), entrant en vigueur le 31 décembre 2011. En Allemagne, ce processus
est connu sous le nom de E-Bilanz et le format électronique utilisé est un fichier XML appelé fichier XBRL (eXtensible
Business Reporting Language).

Conditions préalables

Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez
pas des autorisations requises, contactez votre administrateur.

● L'option Information financière électronique est sélectionnée dans la configuration de votre solution. Pour
accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue
Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur
Traiter le périmètre du projet . Dans l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que le package de gestion
Comptabilité générale est sélectionné dans le domaine Comptabilité financière et de gestion. Dans l'étape
Questions, développez l'élément Comptabilité financière et de gestion et sélectionnez Comptabilité
générale. Sélectionnez Communication pour grand livre et répondez aux questions liées à l'information
financière électronique.
● Dans l'étape Pays et Type de secteur d'activité de la phase Sélection du périmètre, veillez à sélectionner un
pays où la transmission des données financières aux pouvoirs publics est obligatoire. Ce doit être le pays où
vous souhaitez implémenter votre solution.
● Dans l'étape Questions de la phase Sélection du périmètre, vérifiez que vous avez sélectionné les éléments
suivants :
○ Toutes les règles comptables à utiliser pour l'information financière électronique.
○ Le type d'information financière électronique correspondant au pays que vous avez sélectionné.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 189
● Dans la phase Configuration personnalisée, vérifiez les points suivants :
○ Vous avez effectué vos propres copies des structures du rapport financier prédéfinies pour l'information
financière électronique.
○ Vous avez réalisé l'activité Information financière électronique.
● Vérifiez également que vous avez télédéchargé un modèle Microsoft Excel® prédéfini pour renseigner les
données générales de votre société.

Format et structure de fichier


La transmission des données par voie électronique via un fichier de sortie à structure unifiée permet de traiter
automatiquement les données, ce qui réduit les risques d'erreur et d'équivoque, s'avère plus efficace et assure des
analyses de qualité des données de gestion. Ces avantages sont fournis par le format XBRL.
Les données d'un fichier XBRL sont structurées à l'aide de dictionnaires hiérarchiques des données de reporting
financier pertinentes. Ces dictionnaires sont appelés taxonomies. Vous pouvez télédécharger les taxonomies
pertinentes pour votre pays sur le site Web officiel de l'administration à laquelle vous transmettez les données.
Une fois les taxonomies définies, vous pouvez leur affecter les structures du rapport financier. Les structures de
base du rapport financier sont prédéfinies dans le système. Vous pouvez vous en servir de modèle pour créer vos
propres structures du rapport financier et les appliquer ensuite aux rapports d'information financière électronique.
Une fois toute la préparation terminée et vos données financières validées, vous pouvez créer un rapport
d'information financière électronique, appelé également fichier de sortie, et le transmettre à l'administration
compétente.
Dans certains pays, il faut utiliser d'autres outils logiciels pour valider le fichier de sortie créé, avant toute
transmission. En Allemagne, par exemple, l'outil logiciel E-Bilanz § 5b – EstG – ERIC Client est utilisé. Le fichier de
sortie regroupe le bilan, le compte de résultat et des informations générales telles que détails de la société
transmettant le fichier et numéro d'identification fiscale de la société.

La préparation du fichier d'information financière étant complexe, il est conseillé de consulter votre auditeur
ou votre conseiller fiscal.

Taxonomies
Structures incontournables du fichier de sortie, les taxonomies contiennent les noms et les descriptions des données
de reporting financier à transmettre aux pouvoirs publics. Les taxonomies sont fournies dans un fichier ZIP, et vous
devez en télédécharger les toutes dernières versions à partir du site Web officiel de l'administration compétente.

Pour l'Allemagne, utilisez le site Web suivant pour accéder aux taxonomies : http://www.esteuer.de .

Les taxonomies constituent la structure sous-jacente à mettre en place avant la création d'un fichier, mais ne
contiennent aucune donnée financière. Pour établir des relations significatives entre les données financières de votre
société et les taxonomies, vous devez affecter les structures du rapport financier utilisées dans votre société aux
éléments correspondants de la taxonomie, nommés nœuds de taxonomie.
Le système fournit plusieurs taxonomies prédéfinies ainsi que des structures standards du rapport financier qui
sont déjà affectées aux taxonomies correspondantes. Vous pouvez copier et modifier ces structures du rapport
financier et ces affectations en fonction des besoins de votre société. Vous pouvez également télécharger de
nouvelles taxonomies et structures du rapport financier, puis les affecter manuellement.
Il existe des taxonomies différentes pour chaque domaine d'activité et pays. En Allemagne par exemple, GCD
(Données communes globales) et GAAP (Règles générales comptables) sont les deux principales taxonomies

SAP Business ByDesign Mai 2013


190 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
utilisées pour l'information financière électronique. Il existe plusieurs milliers de nœuds de taxonomie dans la
taxonomie GAAP, mais ils ne sont pas tous obligatoires pour la transmission des données.
Vous pouvez également ajouter des règles comptables supplémentaires en fonction des besoins de votre société.

Si certains nœuds de taxonomie qui sont marqués comme obligatoires ne sont pas pertinents pour votre
société, vous pouvez les laisser vides, mais vous devez néanmoins les transmettre.

Taxonomie GCD
La taxonomie GCD contient des informations générales sur la société. Ces données ne sont pas disponibles dans le
système et doivent, par conséquent, être saisies manuellement. Un modèle Microsoft Excel est mis à disposition
dans le système pour faciliter la saisie de ces informations générales.
La taxonomie GCD peut contenir les données suivantes :
● Forme juridique de la société
● Siège social
● Numéro d'identification fiscale

Taxonomie GAAP
La taxonomie GAAP contient les définitions des données de reporting de gestion pertinentes. Selon les pays pour
lesquels vous implémentez l'option Information financière électronique, les règles comptables correspondantes
sont automatiquement sélectionnées. Vous pouvez aussi décider d'appliquer d'autres règles comptables à votre
solution.
La taxonomie GAAP peut contenir les données suivantes :
● Bilan
● Compte de résultat
● Analyse des flux de trésorerie
● Bilan et comptes de résultat facultatifs supplémentaires (dont toutes les données sont affichées en un format
de texte)

Flux de processus
1. Dès que toutes les opérations de préparation sont terminées et les données financières et générales en place,
vous pouvez créer le fichier de sortie via l'exécution du rapport.
Le système se base sur les structures du rapport financier de votre société pour extraire les données
financières. En fonction de ces données, le fichier XML est généré dans le format imposé par l'administration.
Les données du fichier varient en volume et en complexité selon la taille et les obligations de votre société.
Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Information financière électronique [Page 185].
2. Télédéchargez le fichier de sortie sur votre ordinateur local ou votre serveur, puis validez-le le cas échéant.

Dans certains pays, il est nécessaire de valider le fichier de sortie avant de le transmettre à
l'administration.
En Allemagne, par exemple, vous devez d'abord valider l'intégralité et l'exactitude logique du fichier
à l'aide d'un outil logiciel de validation nommé E-Bilanz § 5b – EstG – ERIC Client.
Si le fichier ne contient aucune erreur, un message vous informe de la réussite de la validation ; la
transmission du ficher peut avoir lieu. Si le fichier contient des erreurs ou des incohérences, vous
recevez un journal d'erreurs et vous ne pourrez soumettre le fichier que lorsque toutes les erreurs
répertoriées dans le journal seront résolues.

3. Pour transmettre le fichier de sortie, utilisez soit le portail en ligne de l'administration, soit l'option de transfert
du logiciel de validation.

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3.8 Rapports

3.8.1 États financiers

Synthèse
Ce rapport vous permet de créer les états financiers correspondant à un exercice comptable ou à une période
d'exercice comptable :
● Bilans
● Comptes de résultat
● États des flux de trésorerie

Les états financiers obligatoires sont généralement créés au cours des activités de clôture. Néanmoins, vous pouvez
également générer ces états à tout autre moment, afin d'évaluer la situation actuelle de votre société.
Il est impossible de créer plusieurs états financiers simultanément. Autrement dit, vous devez exécuter chaque type
d'état financier séparément pour générer un bilan, un compte de résultat ou une analyse des flux de trésorerie. Vous
devez spécifier le type d'état financier dans la zone Structure du rapport financier.
Lors de la génération du rapport, les calculs suivants sont effectués :
● Pour les bilans, le système détermine si les comptes qui dépendent des soldes (tels que les comptes
bancaires) ont un solde créditeur ou débiteur. Selon le type de solde, le montant est considéré comme une
créance ou une dette. Lors de la définition de la structure du rapport financier, vous spécifiez les comptes
généraux à afficher en fonction de leur solde. De plus, les réserves consolidées sont automatiquement
calculées et affichées dans le poste d'état financier approprié.
● Pour les comptes de résultat, le résultat est automatiquement déterminé et affiché dans le poste d'état
financier approprié.
● Lorsqu'une analyse des flux de trésorerie est générée, les flux de trésorerie relevant des activités
d'exploitation, d'investissement et de financement sont calculés sur la base des soldes des comptes
généraux. Si vous voulez déterminer les rentrées et sorties de fonds réelles de manière plus détaillée ou
exclure les rentrées non pertinentes pour la trésorerie, vous devez alors effectuer les ajustements manuels
dans le domaine des flux de trésorerie des activités d'investissement et de financement.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● États financiers (standard)
Crée l'état financier en fonction de la structure de rapport financier que vous avez sélectionnée et en utilisant
les postes d'état financier de cette structure.
● Vue États financiers – par segment
Structure le rapport par segments.
● Vue États financiers – par étapes de clôture
Structure le rapport par étapes de clôture.
● Vue États financiers – par société
Structure le rapport par société partenaire.
● Vue Comptes généraux – liste interactive

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Structure le rapport en utilisant vos comptes généraux et domaines fonctionnels.

Conditions préalables
La création des états financiers est soumise aux conditions préalables suivantes :
● Vous devez avoir défini les structures de rapport financier pour les bilans, les comptes de résultat et les
analyses des flux de trésorerie.
● Lorsque vous créez des états financiers obligatoires, vous devez avoir effectué les activités de clôture
requises dans les différents domaines fonctionnels. Pour plus d'informations sur les activités de clôture, voir
le document Clôture d'exercice [Page 102].

Assurez-vous que toutes les périodes comptables comprises dans la période de clôture ont été clôturées
à l'instant "t" pour lequel vous créez vos états financiers obligatoires. Si une ou plusieurs périodes
comptables sont encore ouvertes pour permettre l'enregistrement d'écritures de clôture, vous devez vous
assurer que d'un point de vue organisationnel aucune écriture n'est effectuée à ce moment-là.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Pour certaines variables, tenez compte des éléments suivants :
● Structure du rapport financier
Vous devez spécifier le type d'état financier que vous voulez créer (bilan, compte de résultat ou analyse des
flux de trésorerie). La structure de l'état financier dépend des règles comptables appliquées. Toutes les
structures que vous avez définies peuvent être sélectionnées.
Si vous voulez créer un bilan, vous devez alors sélectionner le type de bilan souhaité dans la zone Type de
bilan.
● Type de bilan
Si vous créez un bilan, vous pouvez sélectionner un des types de bilans suivants :
○ 1 – Cumulé
Dans la plupart des cas, le bilan est créé sous la forme d'un état cumulé portant sur l'intégralité de la
période sélectionnée. Le dernier jour de la période est utilisé comme date du bilan. Si la période spécifiée
n'est pas encore clôturée, le dernier jour clôturé est utilisé comme date du bilan.
○ 2 – Modifications dans la période actuelle
Sélectionnez ce type de bilan afin d'inclure les modifications survenues au cours de la période actuelle.
○ 4 – Solde initial
Sélectionnez ce type de bilan afin de créer un bilan d'ouverture. Le premier jour de l'exercice comptable
spécifié est utilisé comme jour de création du bilan.

Si vous créez un compte de résultat ou une analyse des flux de trésorerie, seul le type de bilan 2 – Modifications
dans la période actuelle est autorisé.

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 193
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous avez la possibilité d'afficher les détails d'un poste de l'état financier. Pour cela, sélectionnez la valeur
appropriée et ouvrez le menu correspondant. De cette façon, vous pouvez afficher les soldes des comptes,
les postes et les pièces qui leur sont associées, ainsi que le flux de documents pertinent.

Vous avez également l'option de créer vos états financiers en tant que version imprimée mise en forme.
Pour ce faire, sélectionnez le rapport États financiers - mise en page. Avec ce rapport, le système produit
des états financiers en version imprimée pré-formatée. Vous pouvez ouvrir des éléments de la structure
pour consulter les détails associés. Pour imprimer un état financier, sélectionnez Version imprimée. Vos
états financiers sont alors disponibles sous forme de fichier PDF prêt à l'impression.

À partir de ce rapport, vous pouvez accéder à la structure du rapport financier.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.2 États financiers : deux ans

Synthèse
Ce rapport vous permet de créer des états financiers pour deux exercices ou deux périodes comptables, puis de les
comparer :
● Bilans
● Comptes de résultat
● États des flux de trésorerie

Les états financiers obligatoires sont généralement créés au cours des activités de clôture. Néanmoins, vous pouvez
également générer ces états à tout autre moment, afin d'évaluer la situation actuelle de votre société.
Il est impossible de créer plusieurs états financiers simultanément. Autrement dit, vous devez exécuter chaque type
d'état financier séparément pour générer un bilan, un compte de résultat ou une analyse des flux de trésorerie. Vous
devez spécifier le type d'état financier dans la zone Structure du rapport financier.
Lors de la génération du rapport, les calculs suivants sont effectués :
● Pour les bilans, le système détermine si les comptes qui dépendent des soldes (tels que les comptes
bancaires) ont un solde créditeur ou débiteur. Selon le type de solde, le montant est considéré comme une
créance ou une dette. Lors de la définition de la structure du rapport financier, vous spécifiez les comptes
généraux à afficher en fonction de leur solde. De plus, les réserves consolidées sont automatiquement
calculées et affichées dans le poste d'état financier approprié.
● Pour les comptes de résultat, le résultat est automatiquement déterminé et affiché dans le poste d'état
financier approprié.
● Lorsqu'une analyse des flux de trésorerie est générée, les flux de trésorerie relevant des activités
d'exploitation, d'investissement et de financement sont calculés sur la base des soldes des comptes

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généraux. Si vous voulez déterminer les rentrées et sorties de fonds réelles de manière plus détaillée ou
exclure les rentrées non pertinentes pour la trésorerie, vous devez alors effectuer les ajustements manuels
dans le domaine des flux de trésorerie des activités d'investissement et de financement.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue États financiers – deux ans (standard)
Crée l'état financier en fonction de la structure de rapport financier que vous avez sélectionnée et en utilisant
les postes d'état financier de cette structure.
● Vue États financiers – par segment
Structure le rapport par segments.
● Vue États financiers – par étapes de clôture
Structure le rapport par étapes de clôture.
● Vue États financiers – par société
Structure le rapport par société partenaire.
● Vue Comptes généraux – liste interactive
Structure le rapport en utilisant vos comptes généraux et domaines fonctionnels.

Conditions préalables
La création des états financiers est soumise aux conditions préalables suivantes :
● Vous devez avoir défini les structures de rapport financier pour les bilans, les comptes de résultat et les
analyses des flux de trésorerie.
● Lorsque vous créez des états financiers obligatoires, vous devez avoir effectué les activités de clôture
requises dans les différents domaines fonctionnels. Pour plus d'informations sur les activités de clôture, voir
le document Clôture d'exercice [Page 102].

Assurez-vous que toutes les périodes comptables comprises dans la période de clôture ont été
clôturées à l'instant "t" pour lequel vous créez vos états financiers obligatoires. Si une ou plusieurs
périodes comptables sont encore ouvertes pour permettre l'enregistrement d'écritures de clôture,
vous devez vous assurer que d'un point de vue organisationnel aucune écriture n'est effectuée à ce
moment-là.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Pour certaines variables, tenez compte des éléments suivants :
● Structure du rapport financier
Vous devez spécifier le type d'état financier que vous voulez créer et comparer (bilan, compte de résultat ou
analyse des flux de trésorerie). La structure de l'état financier dépend des règles comptables appliquées.
Toutes les structures que vous avez définies peuvent être sélectionnées.
Si vous voulez créer un bilan, vous devez alors sélectionner le type de bilan souhaité dans la zone Type de
bilan.

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● Type de bilan
Si vous créez un bilan, vous pouvez sélectionner un des types de bilans suivants :
○ 1 – Cumulé
Dans la plupart des cas, le bilan est créé sous la forme d'un état cumulé portant sur l'intégralité de la
période sélectionnée. Le dernier jour de la période est utilisé comme date du bilan. Si la période spécifiée
n'est pas encore clôturée, le dernier jour clôturé est utilisé comme date du bilan.
○ 2 – Modifications dans la période actuelle
Sélectionnez ce type de bilan afin d'inclure les modifications survenues au cours de la période actuelle.
○ 4 – Solde initial
Sélectionnez ce type de bilan afin de créer un bilan d'ouverture. Le premier jour de l'exercice comptable
spécifié est utilisé comme jour de création du bilan.

Si vous créez un compte de résultat ou une analyse des flux de trésorerie, seul le type de bilan 2 – Modifications
dans la période actuelle est autorisé.
● Exercice comptable de comparaison
Vous devez indiquer l'exercice comptable auquel vous voulez comparer votre état financier.
● Période de comparaison
Précisez la période de l'exercice comptable sélectionné à laquelle vous voulez comparer votre état financier.

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous avez la possibilité d'afficher les détails d'un poste de l'état financier. Pour cela, sélectionnez la valeur
appropriée et ouvrez le menu correspondant. De cette façon, vous pouvez afficher les soldes des comptes,
les postes et les pièces qui leur sont associées, ainsi que le flux de documents pertinent.

Vous avez également l'option de créer vos états financiers en tant que version imprimée mise en forme.
Pour ce faire, sélectionnez le rapport États financiers - Deux ans - Mise en page. Avec ce rapport, le système
produit des états financiers en version imprimée pré-formatée. Vous pouvez ouvrir des éléments de la
structure pour consulter les détails associés. Pour imprimer un état financier, sélectionnez Version
imprimée. Vos états financiers sont alors disponibles sous forme de fichier PDF prêt à l'impression.

À partir de ce rapport, vous pouvez accéder à la structure du rapport financier.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

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196 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
3.8.3 Journal

Synthèse
Ce rapport vous permet d'enregistrer toutes les écritures au journal selon un ordre chronologique par numéro de
pièce, type de pièce et date comptable. Pour chaque écriture, les postes individuels sont également affichés avec
les comptes sur lesquels l'écriture a été enregistrée et le montant correspondant. Vous pouvez utiliser ce rapport,
par exemple, pour vérifier si les numéros de pièce ont été émis de manière continue.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue Journal (par défaut)
Structure le rapport par numéro de pièce, type de pièce et date comptable.
● Vue Journal - Compte général
Structure le rapport par compte général.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*).
Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous pouvez afficher les détails de chaque écriture au journal. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée
et ouvrez le menu correspondant. De cette façon, vous pouvez afficher les postes pour l'écriture voulue.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 197
3.8.4 Balance des comptes généraux

Synthèse
Ce rapport affiche les totaux et les soldes de vos comptes généraux individuels pour un exercice ou une période
comptable :
● Solde initial
● Solde débiteur
● Solde créditeur
● Solde final

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue Balance des comptes généraux (par défaut)
Affiche, pour chaque compte général, le solde initial, le solde débiteur, le solde créditeur et le solde final en
tant que total pour toute la période sélectionnée.
● Rapprochement – Vue de rapprochement
Affiche, pour chaque compte général, le solde initial, le solde débiteur, le solde créditeur et le solde final en
tant que total pour toute la période sélectionnée. Cette vue présente les soldes dans la devise interne ainsi
que dans la devise du poste.
Vous utilisez cette vue pour le rapprochement (dans une optique de gestion) avec les soldes des comptes
généraux.
● Vue Balance des comptes généraux - Solde
Affiche le solde final pour chaque compte général en tant que total pour toute la période sélectionnée.
● Vue Balance des comptes généraux - Par période
Affiche le solde initial, le solde débiteur, le solde créditeur et le solde final pour chaque compte général et pour
chaque période comptable de la période sélectionnée.
● Vue Balance des comptes généraux - Par société partenaire et code mouvement
Affiche, pour chaque compte général, la société partenaire, le code mouvement, le solde initial, le solde
débiteur, le solde créditeur et le solde final en tant que total pour toute la période sélectionnée.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Notez ce qui suit :
● Type de compte général
Chaque compte général est catégorisé par un type de compte général (compte d'immobilisation ou compte
de livre auxiliaire de caisse, par exemple). Différents types de comptes généraux vous sont proposés.
Cependant, vous pouvez également définir vos propres types de comptes généraux dans la configuration.
Vous pouvez restreindre l'affichage des soldes et des totaux aux comptes généraux avec un type de compte
général spécifique.

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Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● À partir des postes individuels de la balance des comptes généraux, vous pouvez afficher les détails en
question. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. De cette manière,
vous pouvez afficher les postes et les pièces pertinents.

Si vous n'avez pas encore terminé le report de solde pour l'exercice précédent, le système simule
automatiquement ce report de solde lors de la création des rapports (comme la balance des comptes
généraux ou les états financiers). Le système ne passe aucune écriture.

Si vous voulez utiliser ce rapport pour rapprocher vos soldes dans une optique de gestion, sélectionnez la vue Balance
des comptes généraux - Rapprochement.
Si vous voulez retrouver l'origine des soldes dans la balance des comptes généraux, par exemple, pour un compte
client, vous pouvez afficher les détails pertinents. Procédez comme suit :
1. Pour cela, sélectionnez le solde dans la devise interne et ouvrez le menu correspondant. Sélectionnez le
rapport Comptes clients - Balance des comptes généraux. Le système applique la période comptable pour
laquelle vous avez généré le rapport.
2. Sélectionnez la vue Comptes clients – Balance des comptes généraux – Rapprochement. La colonne Comptes
généraux exclus indique (par une X) les écritures qui ont uniquement été passées sur un livre auxiliaire et qui,
en conséquence, n'affectent pas la balance dans la comptabilité générale. Dans cette colonne, les écritures
pertinentes pour la comptabilité générale présentent le code #.
3. Pour retrouver l'origine d'un solde, comparez les soldes des rapports Balance des comptes généraux et
Comptes clients - Balance des comptes généraux dans la devise de la société.
4. Pour accéder aux détails sur l'origine d'un solde, sélectionnez la valeur souhaitée et ouvrez le menu
correspondant. Vous pouvez sélectionner l'un des rapports suivants :
● Rapport Comptes clients - Postes : vérification des postes
● Rapport Comptes clients - Postes non soldés : vérification des postes non soldés

Simultanément, vous pouvez vérifier la cohérence entre le rapport Comptes clients – Balance des comptes
généraux et le rapport de rapprochement associé Rapprochement des comptes clients. Pour cela, procédez comme
suit :
1. En plus d'appeler le rapport Comptes clients – Balance des comptes généraux, accédez au poste de travail
Comptabilité générale et sélectionnez Rapports > Rapprochement des comptes clients.
2. Comme jour de référence, entrez le dernier jour de la période pour laquelle vous avez créé le rapport Balance
des comptes généraux ou Comptes clients – Balance des comptes généraux.
3. Sélectionnez la vue Balance des comptes généraux - Rapprochement. Outre la présentation des postes
susceptibles d'être rapprochés, cette vue affiche également les postes qui ne peuvent pas l'être.
Pour limiter l'affichage à un compte général spécifique, passez à la colonne Compte général et sélectionnez
Filtrer. Le système dresse la liste de tous les comptes généraux. Sélectionnez le compte général auquel vous
voulez restreindre l'affichage.
4. Comparez la colonne Solde des comptes clients (total) (du rapport Rapprochement des comptes clients) à la
colonne Solde final (en devise de société) (du rapport Comptes clients – Balance des comptes généraux).

S'il existe des écarts que vous ne pouvez pas expliquer, contactez votre administrateur système.

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 199
À partir de ce rapport, vous pouvez accéder à la structure du rapport financier.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.5 Comptes généraux - Postes

Synthèse
Ce rapport affiche tous les postes de vos comptes généraux. Dans l'affichage des postes, vous pouvez inclure
différents détails issus du document pertinent. À partir des postes, il est possible d'afficher les écritures au journal
appropriées.
Dans l'affichage des postes, vous pouvez inclure différents détails issus de la pièce pertinente :
● Imputations supplémentaires de la ligne du poste affiché, par exemple centre de coûts, date de
rapprochement ou numéro de la pièce de rapprochement.
● Imputation de contrepartie (compte général de contrepartie ou partenaire de contrepartie) pour le poste
affiché, c'est-à-dire l'imputation du poste avec le signe +/- inversé accompagnant le montant le plus élevé.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue Postes du grand livre (par défaut)
Affiche les postes de chaque compte général, y compris la date comptable et les détails de la pièce.
● Vue Postes du grand livre - Imputation
Affiche les postes de chaque compte général, y compris la date comptable et les détails de la pièce. Pour les
postes, vous pouvez afficher des caractéristiques supplémentaires issues de la comptabilisation (telles que
le centre de coûts, le centre de profit, le segment, le projet et le domaine fonctionnel).
● Vue Compte général par centre de coûts
Structure le rapport par centres de coûts.
● Vue Compte général par projet
Structure le rapport par projets.
● Vue Compte général par produit
Structure le rapport par produits.
● Vue Compte général par ressource
Structure le rapport par centres de coûts.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*).

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200 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Vous disposez des options suivantes pour l'analyser :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous pouvez afficher l'écriture au journal appropriée pour chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur
appropriée et ouvrez le menu correspondant.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.6 Comptes généraux - Postes non soldés

Synthèse
Ce rapport vous permet d'afficher la liste de tous les postes non soldés par compte général à une date donnée.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les
variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables
obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Notez ce qui suit :
● Jour de référence des postes non soldés
Vous indiquez la date pour laquelle vous voulez afficher les postes non soldés par compte général.

Quel que soit le jour de référence, toutes les écritures respectant les conditions ci-dessous sont
sélectionnées :
● Date comptable : jour de référence saisi ou date antérieure à ce jour
● Date de rapprochement : postérieure au jour de référence saisi

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 201
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le
menu correspondant. Ainsi, vous pouvez afficher l'écriture au journal correspondant à un poste.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.7 Comptes fournisseurs - Balance des comptes généraux

Synthèse
Ce rapport présente les soldes des comptes généraux, structurés par comptes fournisseurs, pour l'exercice ou la
période spécifié. Les comptes généraux sont les comptes collectifs du livre auxiliaire des comptes fournisseurs.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue Liste des détails des comptes généraux pour les soldes des comptes fournisseurs (standard)
Structure le rapport par compte général et comptes fournisseurs.
● Liste des soldes fournisseurs - Vue Balance des comptes généraux - Rapprochement
Crée le rapport pour les comptes généraux et présente aussi les postes appartenant aux livres auxiliaires
mais non à la comptabilité générale.
Vous utilisez cette vue pour le rapprochement (dans une optique de gestion) avec la balance des comptes
généraux. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette vue, voir Balance des comptes généraux.
● Liste des soldes fournisseurs - Vue Soldes dans la devise du poste
Structure le rapport par compte général et comptes fournisseurs. Cette vue présente les différents soldes
dans la devise interne, ainsi que dans la devise du poste.
● Liste des soldes fournisseurs - Vue Périodique
Structure le rapport par compte général, comptes fournisseurs et période comptable.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*).
Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Vous disposez des options suivantes pour l'analyser :

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● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le
menu correspondant. Ainsi, vous pouvez afficher les postes correspondant à un solde et les postes non soldés
pertinents.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.8 Comptes clients - Balance des comptes généraux

Synthèse
Ce rapport présente les soldes des comptes généraux, structurés par comptes clients, pour l'exercice comptable
ou la période spécifié. Les comptes généraux sont les comptes collectifs du livre auxiliaire des comptes clients.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue Liste des détails des comptes généraux pour les soldes des comptes clients (standard)
Structure le rapport par compte général et comptes clients.
● Vue Comptes clients - Balance des comptes généraux - Rapprochement
Crée le rapport pour les comptes généraux et présente aussi les postes appartenant aux livres auxiliaires
mais non à la comptabilité générale.
Vous utilisez cette vue pour le rapprochement (dans une optique de gestion) avec la balance des comptes
généraux. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette vue, voir Balance des comptes généraux.
● Comptes clients - Balance des comptes généraux - Soldes dans la devise du poste
Structure le rapport par compte général et comptes clients. Cette vue présente les différents soldes dans la
devise interne, ainsi que dans la devise du poste.
● Vue Comptes clients - Balance des comptes généraux - Vue périodique
Structure le rapport par compte général, comptes clients et période comptable.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont indiquées par
un astérisque (*).
Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 203
Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le
menu correspondant. Ainsi, vous pouvez afficher les postes correspondant à un solde et les postes non soldés
pertinents.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.9 Liquidités - Balance des comptes généraux

Synthèse
Ce rapport présente les soldes des comptes généraux, structurés par comptes de caisse, pour l'exercice ou la période
spécifié. Les comptes généraux sont les comptes collectifs du livre auxiliaire de caisse.

Vues
Ce rapport propose les vues suivantes :
● Vue Détails des comptes généraux pour la liste des soldes de caisse (standard)
Structure le rapport par compte général et comptes de caisse.
● Liste des soldes de caisse - Vue Rapprochement de la balance des comptes généraux
Crée le rapport pour les comptes généraux et présente aussi les postes appartenant aux livres auxiliaires
mais non à la comptabilité générale.
Vous utilisez cette vue pour le rapprochement (dans une optique de gestion) avec la balance des comptes
généraux. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette vue, voir Balance des comptes généraux.
● Liste des soldes de caisse - Vue Soldes dans la devise du poste
Structure le rapport par compte général et comptes de caisse. Cette vue présente les différents soldes dans
la devise interne, ainsi que dans la devise du poste.
● Balance des comptes généraux de caisse - Vue périodique
Structure le rapport par compte général, comptes de caisse et période comptable.

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Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Pour certaines variables, tenez compte des éléments suivants :
● Type de compte de caisse
Vous pouvez restreindre l'affichage à un type de compte de caisse spécifique ou à plusieurs types de comptes
de caisse, comme le stockage des espèces ou un compte bancaire. Si vous voulez sélectionner plusieurs
types de comptes de caisse, utilisez l'aide à la saisie pour sélectionner les types de comptes de caisse
souhaités.
● Liquidités
Vous pouvez restreindre l'affichage à un type de liquidité spécifique ou à plusieurs types de liquidités, comme
un stockage des espèces donné. Si vous voulez sélectionner plusieurs types de liquidités, utilisez l'aide à la
saisie pour sélectionner les types de liquidités souhaités.
● Banque
Vous pouvez restreindre l'affichage à une banque particulière.

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le
menu correspondant. Ainsi, vous pouvez afficher les postes correspondant à un solde et les postes non soldés
pertinents.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.10 Taxes - Balance des comptes généraux

Synthèse
Ce rapport présente les soldes des comptes de taxes pour un exercice ou une période comptable spécifique. Les
comptes de taxes sont les comptes collectifs du livre auxiliaire de taxes.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 205
Vues
Ce rapport vous fournit les vues suivantes :
● Taxes - Balance des comptes généraux (par défaut)
Structure le rapport par compte de taxes.
● Liste des soldes de taxes - Rapprochement de la balance des comptes généraux
Crée le rapport pour les comptes de taxes et présente aussi les postes appartenant aux livres auxiliaires mais
non à la comptabilité générale.
Vous utilisez cette vue pour le rapprochement (dans une optique de gestion) avec la balance des comptes
généraux. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette vue, voir Balance des comptes généraux.
● Liste des soldes de taxes - Soldes dans la devise du poste
Structure le rapport par compte de taxes. Cette vue présente les soldes dans la devise de la société ainsi que
dans la devise du poste.
● Liste des soldes de taxes - Vue périodique
Structure le rapport par compte de taxes et période comptable.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Pour certaines variables, tenez compte des éléments suivants :
● Pays pour la taxe produit
Vous pouvez restreindre l'affichage à un pays particulier.
● Région
Vous spécifiez la région politique ou géographique des données fiscales à afficher (telle que Déclaration des
honoraires : États des États-Unis).
● Type de taux de taxe
Vous pouvez restreindre l'affichage à un type de taux spécifique, tel que le taux standard, le taux réduit ou
l'exonération fiscale.
● Événement fiscal
Vous pouvez restreindre l'affichage à un événement fiscal particulier.
L'événement fiscal détermine pour un type de transaction commerciale si les taxes sont calculées et qui
(fournisseur ou client) doit les payer.
● Catégorie de poste échu
Vous pouvez restreindre l'affichage à une catégorie de poste échu telle que Taxe à payer, Créance d'impôt
ou Non affecté.

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :
● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.

SAP Business ByDesign Mai 2013


206 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
● Vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le
menu correspondant. Ainsi, vous pouvez afficher les postes correspondant à un solde et les postes non soldés
pertinents.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.11 Rapprochement du grand livre et des livres auxiliaires

Synthèse
Ce rapport permet de vérifier si les soldes des comptes généraux de la comptabilité générale concordent avec les
soldes des comptes auxiliaires associés pour chaque période. En cas d'écart, le montant vous est indiqué. Le rapport
compare, par exemple, les soldes des comptes d'immobilisation de la comptabilité générale aux soldes des
immobilisations affectées dans le livre auxiliaire Immobilisations.
Ce rapport vous permet de vérifier que les écritures pouvant être rapprochées dans les livres auxiliaires ont
également été enregistrées correctement sur les comptes généraux appropriés.

Pour que les postes puissent être rapprochés, les conditions suivantes s'appliquent :
● Rapprochable :
Le poste existe dans le grand livre ainsi que dans le livre auxiliaire.
● Non rapprochable :
Le poste ne figure pas dans le grand livre ni dans le livre auxiliaire (notamment les écritures manuelles
dans la comptabilité générale).

SAP recommande de générer ce rapport de la façon suivante :


● Générez le rapport avant de clôturer une période comptable. De cette façon, vous êtes sûr de pouvoir gérer
directement les écarts dans la période comptable dans laquelle ils ont été constatés.
● La première fois, générez le rapport dans la vue par défaut. Vous pouvez ainsi identifier le livre auxiliaire où
sont constatés les écarts. Sélectionnez ensuite la vue de livre auxiliaire appropriée de façon à identifier le
compte général où apparaît un écart.
● Vous pouvez également afficher toutes les écritures manuelles passées directement dans la comptabilité
générale. Pour ce faire, sélectionnez la vue Écritures de compte général uniquement. Vous obtenez ainsi, pour
chaque compte général, une ligne supplémentaire contenant le total des écritures manuelles passées sur ce
compte général.

SAP Business ByDesign Mai 2013


Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 207
Les différentes vues de livre auxiliaire n'affichent que les écritures automatiques. Les écritures manuelles
ne sont pas affichées.
Pour afficher les écritures automatiques et manuelles concernant un compte général, définissez la vue par
défaut comme suit :
Ajoutez la caractéristique Compte général comme ligne supplémentaire au-dessus de la caractéristique
Type de compte auxiliaire. Vous pouvez ensuite identifier les écritures automatiques (comme les écritures
d'immobilisation ou de trésorerie) et les écritures manuelles (sans livre auxiliaire) pour chaque compte
général.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Ce faisant, tenez compte des points suivants :
● Type de compte auxiliaire
Vous pouvez procéder au rapprochement pour un livre auxiliaire particulier ou pour plusieurs livres auxiliaires.

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Le rapport est présenté sous forme de tableau.
Dans la colonne Écart absolu, le système affiche tout écart entre les balances des comptes généraux dans la
comptabilité générale et les balances des comptes auxiliaires affectés :
● Vert : il n'existe aucun écart entre le grand livre et le livre auxiliaire.
● Rouge : il existe des écarts entre le grand livre et le livre auxiliaire.
● Orange : certaines écritures manuelles que vous avez saisies dans le grand livre s'affichent sur la ligne Sans
livre auxiliaire.

Ces couleurs se rapportent uniquement à la vue par défaut. Si, par exemple, vous incluez des
caractéristiques supplémentaires dans l'affichage, le système peut signaler des écarts là où il n'en existe
en fait aucun. Notez que les soldes des comptes généraux de la comptabilité générale et les soldes des
comptes auxiliaires associés peuvent être comparés uniquement au niveau du compte et non au niveau
des caractéristiques spécifiques du livre auxiliaire (comme le client ou le fournisseur).

Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :


● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.
● Pour un compte général donné, vous pouvez accéder à la balance. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée
et ouvrez le menu correspondant. À partir de là, vous pouvez également afficher les postes, les pièces
associées et le flux de documents.

Pour analyser les écarts, vous pouvez accéder aux détails pertinents. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée
et ouvrez le menu correspondant. Le système applique la période comptable pour laquelle vous avez généré le
rapport Rapprochement du grand livre et des livres auxiliaires.
Vous pouvez accéder aux rapports suivants :

SAP Business ByDesign Mai 2013


208 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Balance des comptes généraux Livre auxiliaire – Balance des comptes généraux
Pour retrouver l'origine des soldes dans la comptabilité générale, Pour retrouver l'origine d'un solde dans un livre
vous pouvez accéder au rapport Balance des comptes généraux. auxiliaire, vous pouvez naviguer vers le rapport
Pour comparer les soldes directement, vous devez restreindre pertinent pour ce livre auxiliaire (tel que le rapport
l'affichage de la balance au livre auxiliaire concerné. Copiez la Comptes clients - Balance des comptes généraux pour
caractéristique libre Livre auxiliaire dans l'affichage, sélectionnez la le livre auxiliaire des comptes clients).
colonne Livre auxiliaire et sélectionnez le filtre. Le système présente une ventilation des soldes dans le
Le système affiche la liste de tous les livres auxiliaires. Sélectionnez livre auxiliaire.
le livre auxiliaire pertinent. Le système présente une ventilation des
soldes dans la comptabilité générale.

Par ailleurs, vous pouvez lancer une comparaison technique des livres. Pour ce faire, accédez au poste de travail
Comptabilité générale et sélectionnez Tâches périodiques > Comparaison technique des livres.
S'il existe des écarts que vous ne pouvez pas expliquer, contactez votre administrateur système.

Afin d'assurer la cohérence, SAP vous recommande de générer d'autres rapports de rapprochement des
livres auxiliaires au moyen des onglets correspondants (comme le rapprochement des comptes
fournisseurs) et de la vérification des flux de données.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.12 Rapprochement des comptes fournisseurs

Synthèse
Ce rapport permet de vérifier, pour chaque fournisseur et à un jour de référence donné, que le solde du livre auxiliaire
des comptes fournisseurs correspond à celui du registre de la comptabilité fournisseurs. Le rapport tient également
compte des liquidités et des valeurs en espèces en transit (comme les chèques qui n'ont pas été déposés ou les
virements bancaires).
Le jour de référence se rapporte à la date de transaction d'une dette et non à la date comptable. En cas d'écart, le
montant vous est indiqué. Vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier que les dettes ont été transférées
correctement dans le livre auxiliaire des comptes fournisseurs.
SAP vous recommande de générer ce rapport aux moments suivants :
● Générez le rapport pour les périodes au cours desquelles vous ne créez plus d'écritures opérationnelles. Ainsi,
le rapport affiche uniquement les véritables écarts.
● Générez le rapport avant de clôturer une période comptable. De cette façon, vous êtes sûr de pouvoir gérer
directement les écarts dans la période comptable dans laquelle ils ont été constatés.
Si des écarts sont identifiés après la clôture d'une période comptable, vous devez rouvrir cette période pour
pouvoir éliminer l'écart concerné sur la période appropriée.

Vues
Ce rapport vous fournit les vues suivantes :

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● Vue Rapprochement des comptes fournisseurs (par défaut)
Cette vue constitue la base du rapprochement, au sens technique, des soldes du livre auxiliaire des comptes
fournisseurs et des soldes correspondants du registre de la comptabilité fournisseurs. Elle affiche
uniquement les postes pouvant être rapprochés.
● Vue Balance des comptes généraux - Rapprochement
Cette vue permet de rapprocher, du point de vue de la gestion, les soldes de la balance des comptes
généraux. Vous pouvez comparer les résultats de la vue à ceux du rapport Comptes fournisseurs - Balance
des comptes généraux. Cette vue affiche les postes pouvant et ne pouvant pas être rapprochés.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette vue, voir Balance des comptes généraux.

Pour que les postes puissent être rapprochés, les conditions suivantes s'appliquent :
● Rapprochable :
Le poste existe dans le livre auxiliaire ainsi que dans le registre correspondant.
● Non rapprochable :
Un poste est considéré comme non rapprochable lorsqu'il n'est pas présent dans le livre auxiliaire
ni dans le registre correspondant, comme dans le cas des écritures manuelles et automatiques de
l'évaluation en devise étrangère.

Fonctionnalités

Génération du rapport
Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques.
Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par
un astérisque (*). Pour certaines variables, tenez compte des éléments suivants :
● Devise
Vous pouvez limiter l'affichage à une ou plusieurs devises spécifiques. Pour cela, utilisez l'aide à la saisie.
Dans le registre de la comptabilité fournisseurs, la devise correspond à la devise de la transaction. Dans le
livre auxiliaire des comptes fournisseurs, la devise utilisée est la devise du poste.
● Jour de référence
Vous devez préciser la date de transaction à utiliser pour la comparaison des soldes.

Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière.

Analyse du rapport
Pour pouvoir comparer les soldes, le système procède comme suit :

Livre auxiliaire des comptes fournisseurs Registre de la comptabilité fournisseurs

SAP Business ByDesign Mai 2013


210 © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. • P U B L I C Comptabilité générale
Dans le livre auxiliaire des comptes fournisseurs, les postes Dans le registre de la comptabilité fournisseurs, seule la date
sont enregistrés avec la date de transaction et la date de transaction des postes non soldés est enregistrée, et non
comptable. Les soldes, en revanche, sont créés pour la date la date comptable. Le solde est déterminé à partir de tous les
comptable uniquement. Pour créer le solde d'un fournisseur postes non soldés d'un fournisseur à une date de
à la date de transaction, le système procède ainsi : transaction.
● Le système se base sur le jour de référence pour
déterminer la période comptable correspondante et
calculer, à partir de là, le solde à la clôture de la période
comptable précédente.
● Le système ajoute à ce solde tous les postes dont la
date de transaction est antérieure ou identique au jour
de référence, mais qui n'ont pas encore été inclus dans
le solde de la période précédente.

Le rapport est présenté sous forme de tableau. Les soldes apparaissent dans les colonnes suivantes :
● Solde des comptes fournisseurs (rapprochables avec registre)
Affiche le solde du livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Cette colonne affiche uniquement les postes
pouvant être rapprochés avec le solde disponible dans le registre de la comptabilité fournisseurs ; en d'autres
termes, elle ne contient ni écritures manuelles ni écritures automatiques de valorisation ou d'évaluation en
devise étrangère, par exemple.
Vous pouvez développer cette colonne comme suit :
○ Colonne Montant comptabilisé jusqu'au jour de référence - Affiche tous les postes réellement
comptabilisés jusqu'à la date de transaction spécifiée.
○ Colonne Montant comptabilisé après le jour de référence - Affiche tous les postes réellement
comptabilisés après la date de transaction spécifiée.
● Solde dans le registre de la comptabilité fournisseurs
Affiche le solde indiqué dans le registre de la comptabilité fournisseurs.
● Écart
Affiche le montant absolu des écarts entre les soldes du livre auxiliaire des comptes fournisseurs et du registre
de la comptabilité fournisseurs. Dans le rapport, les postes sont triés par ordre croissant du montant de
l'écart.

Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport :


● Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer.
● Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les
lignes et les colonnes.

Pour analyser les différences, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Le jour de
référence que vous avez indiqué est utilisé lors de la génération du rapport Rapprochement des comptes
fournisseurs.
Vous pouvez accéder aux rapports suivants :

Comptes fournisseurs - Postes Liste des postes non soldés - Fournisseurs

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Comptabilité générale P U B L I C • © 2013 SAP AG. Tous droits réservés. 211
Ce rapport permet d'obtenir des informations sur le calcul du Ce rapport permet d'obtenir des informations sur le calcul du
solde du livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Pour cela, solde du registre de la comptabilité fournisseurs. Pour cela,
sélectionnez la vue Postes fournisseurs - Vue pour sélectionnez la vue Liste des postes non soldés - Vue pour le
rapprochement. rapprochement.
Cette vue affiche la liste de tous les postes non soldés Cette vue affiche la liste de tous les postes non soldés
comptabilisés jusqu'au jour de référence. comptabilisés jusqu'au jour de référence.

Si la date de transaction du rapprochement est


antérieure au jour de référence et que la date
comptable du rapprochement est postérieure au
jour de référence, une ligne est affichée pour le poste
ainsi que pour le poste de rapprochement.

Comparez les données des rapports Comptes fournisseurs – Postes (colonne Solde – devise du poste) et Liste des
postes non soldés – Fournisseurs (colonne Montant en suspens). Vous pouvez ainsi identifier les postes non soldés
à l'origine de l'écart indiqué dans le rapport Rapprochement des comptes fournisseurs.
S'il existe des écarts que vous ne pouvez pas expliquer, contactez votre administrateur système.

Pour simplifier la comparaison des soldes des rapports Comptes fournisseurs - Postes et Liste des postes
non soldés - Fournisseurs, procédez comme suit :
● Exportez les deux rapports vers Microsoft Excel. Pour cela, sélectionnez Exporter vers Excel.
● Pour afficher seulement les postes de totaux du rapport Comptes Fournisseurs - Postes, masquez
toutes les colonnes affichées à l'exception de Devise du poste, Fournisseur, Rapprochable avec
registre et ID formaté référence ordre.
● Si vous rapprochez la colonne ID formaté référence ordre (rapport Comptes fournisseurs - Postes)
et la colonne Numéro de pièce (rapport Liste des postes non soldés – Fournisseurs), un même ID
peut être utilisé pour plusieurs types de pièces. Par conséquent, veillez à toujours appliquer la
combinaison d'ID écriture au journal et de type de pièce pour exécuter le rapprochement.

Voir aussi
● Vue Rapports
● Synthèse des rapports dans la gestion financière
● Synthèse des sources de données dans la gestion financière

3.8.13 Rapprochement des comptes clients

Synthèse
Ce rapport permet de vérifier, pour chaque débiteur et à un jour de référence donné, que le solde du livre auxiliaire
des comptes clients correspond à celui du registre de la comptabilité clients. Le rapport tient également compte des
liquidités et des valeurs en espèces