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Con el fin de cumplir los requerimientos, presento un Informe del Sistema

Integrado de Gestión del Concejo Municipal de Tocancipá, en donde se incluyen
las indicadores de gestión con corte al primer trimestre del año 2018.

Página 2
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Que se tenga en cuenta dentro del
cronograma de actividades de la
No. de informes incluidos en el
corporacion, la totalidad de las
Mejoramiento cronograma/ No. de rendicion de
rendiciones de informes contemplados en 100% Trimestral Secretaria General
Continuo informes contemplados en la
la normatividad vigente, sobre los cuales
norma, solicitados.
se haya presentado la solicitud
correspondiente.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 Enero Marzo 8 8 100,00%
120,00%
2
3 100,00% 100,00%
4

Título del eje

80,00%
5
6 60,00%
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12
Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página 3
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Verificar que el contenido del
Preguntas incluidas en los
cuestionario incluido en la citacion a los
Mejoramiento cuestionarios definitivos / Por cuestionario a
funcionarios cumpla con las 100% Secretaria General
Continuo Preguntas Presentadas por todos enviar
espectativas planteadas por cada uno
los concejales.
de los concejales.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-mar-18 30-abr-18 50 50 100,00%
120,00%
2
3 100,00% 100,00%
4

Título del eje

80,00%
5
6 60,00%
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página 4
 MEDICIÓN DE INDICADORES

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN

Mejoramiento Estudio de proyectos de acuerdo por Nº de acuerdos tramitados / Nº de

85% Trimestral Mesa Directiva
Continuo parte del concejo municipal. proyectos de acuerdos presentados

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 4 3 75,00%
120,00%
2 1-abr-18 30-jun-18
3 1-ago-18 30-sep-18 100,00% 100,00%
4 1-oct-18 31-dic-18

Título del eje

80,00%
5
60,00%
6
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00%
11 1
12

Análisis de resultados:
Se evidencia que aunque se ha dado estudio a todos los Proyectos de Acuerdo por parte de los Concejales no todos terminan como Acuerdos Municipales por
diferentes conceptos.

Análisis de la tendencia:
No hay suficientes resultados para obtener una tendencia clara del Indicador

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Nº de proyectos de acuerdo
Sustentar adecuada y eficazmente los sustentados adecuada y eficazmente
Mejoramiento
proyectos de acuerdo por parte de los por los concejales / el Nº total de 90% Trimestral Mesa Directiva
Continuo
consejales asignados a las ponencias. proyectos de acuerdo, presentados
a la corporación.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 4 4 100,00%
120,00%
2 1-abr-18 30-jun-18
3 1-ago-18 30-sep-18 100,00% 100,00%
4 1-oct-18 31-dic-18

Título del eje

80,00%
5
60,00%
6
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12
Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página 6
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PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Procurar que los proyectos de acuerdo
Nº de proyectos de acuerdo
Mejoramiento aprobados se sujeten a la normatividad
devueltos con objeciones / Nº de 1% Trimestral Mesa Directiva
Continuo vigente y a la conveniencia a favor de
proyectos de acuerdo aprobados.
la ciudadanía.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 4 - 0,00%
100,00%
2 1-abr-18 30-jun-18 90,00%
3 1-ago-18 30-sep-18 80,00%
4 1-oct-18 31-dic-18 70,00%

Título del eje

5 60,00%
6 50,00%
40,00%
7
30,00%
8 20,00%
9 10,00%
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:
El comportamiento del Indicador es favorable ya que a la fecha se ha mantenido en 0 la devolución de nuestro producto catalogado como proyecto de Acuerdo

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

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PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Nº de proyectos de acuerdo tramitados
Sustentar adecuada y eficazmente los dentro de los tiempos establecidos
Mejoramiento
proyectos de acuerdo por parte de los para cada una de sus instancias / el Nº 95% Trimestral Secretaria General
Continuo
consejales asignados a las ponencias. total de proyectos de acuerdo,
presentados a la corporación.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 4 4 100,00%
120,00%
2 1-abr-18 30-jun-18
3 1-ago-18 30-sep-18 100,00% 100,00%
4 1-oct-18 31-dic-18

Título del eje

80,00%
5
60,00%
6
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12
Análisis de resultados:
El comportamiento del Indicador es favorable ya que a la fecha se ha mantenido en 0 la devolución de nuestro producto catalogado como proyecto de Acuerdo

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

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PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Nº de acuerdos devueltos por la
Evitar la presentación de errores en los administración municipal con
Mejoramiento
acuerdos radicados ante la errores / Nº de acuerdos radicados 0.5% Trimestral Mesa Directiva
Continuo
administración para ser sancionados ante la administración para ser
sancionados.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 4 - 0,00%
100,00%
2 1-abr-18 30-jun-18 - 90,00%
3 1-ago-18 30-sep-18 - 80,00%
4 1-oct-18 31-dic-18 - 70,00%

Título del eje

5 60,00%
50,00%
6
40,00%
7
30,00%
8 20,00%
9 10,00%
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:
se pudo evidenciar que la meta no se cumplio ya que fue devuelto el proyecto de acuerdo de la restructuración .

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite
fortalecer los controles y revisiones previas al envio de los acuerdos para ser sancionados

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PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Disponer de los recursos necesarios para
No. De Estados Financieros
Mejoramiento el normal funcionamiento de la
Presentados/ No. Estados >=90% Trimestral Tesorera
Continuo Corporación y el Sistema de Gestión de
Financieros al año
Calidad

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 1 4 25,00%
30,00%
2
3 25,00% 25,00%
4

Título del eje

20,00%
5
6 15,00%

7 10,00%
8
5,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

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10
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PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Disponer de los recursos necesarios para
No. De cuentas y/o facturas
Mejoramiento el normal funcionamiento de la
pagadas/ Total de cuentas y/o >=80% Trimestral Tesorera
Continuo Corporación y el Sistema de Gestión de
facturas radicadas
Calidad

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 44 44 100,00%
120,00%
2
3 100,00% 100,00%
4

Título del eje

80,00%
5
6 60,00%
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

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11
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN

Mejoramiento PQRS atendidas/ PQRS

Efectividad en el servicio. 100% Mensual Mesas directiva
Continuo presentadas

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-ene-18 9 9 100,00%
350,00%
2 1-feb-18 28-feb-18 11 11 100,00%
300,00%
3 1-mar-18 31-mar-18 7 7 100,00%
4 1-abr-18 30-abr-18 8 8 0,00% 250,00%

Título del eje

5 1-may-18 31-may-18 200,00%
6 30-jun-18 30-jun-18 150,00%
7 1-jul-18 31-jul-18
100,00% 100,00%
8 1-ago-18 31-ago-18
9 1-sep-18 30-sep-18 50,00%
10 1-oct-18 31-oct-18 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1-nov-18 30-nov-18 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página
12
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN

Mejoramiento Ciudadanos atendidos/ Ciudadanos Concejales y

Efectividad en el servicio. 100% Bimestral
Continuo que demandan servicio. Funcionarios

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 28-feb-18 85 85 100,00%
250,00%
2 1-mar-18 30-abr-18 24 24 100,00%
3 1-may-18 30-jun-18 #¡DIV/0! 200,00%
4 1-jul-18 31-ago-18 #¡DIV/0!

Título del eje

5 1-sep-18 31-oct-18 #¡DIV/0! 150,00%
6 1-nov-18 31-dic-18 #¡DIV/0!
100,00% 100,00%
7
8 50,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

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13
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN

Mejoramiento Ciudadanos que intervienen/ Mesa Directiva y

Efectividad en el servicio. 100% Por Período de Sesiones
Continuo ciudadanos inscritos. Funcionarios

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-mar-18 30-abr-18 39 39 100,00%
120,00%
2 1-jun-18 31-jul-18
3 1-oct-18 30-nov-18 100,00% 100,00%
4

Título del eje

80,00%
5
6 60,00%
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página
14
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
N° de informes elaborados y
Que los informes a rendir por la corporacion cumplan
Mejoramiento entregados dentro de los tiempos
con los requisitos de ley y se ajusten a las actuaciones 100% Trimestral Secretaria
Continuo requeridos / N° de informes a
reales efectuadas por la entidad.
entregar en el período

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-mar-18 1 1 100,00%
120,00%
2 1-abr-18 30-jun-18
3 1-jul-18 30-sep-18 100,00% 100,00%
4 1-oct-18 31-dic-18

Título del eje

80,00%
5
60,00%
6
7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página
15
Página
16
 MEDICIÓN DE INDICADORES

PE PR 03 F-4 VIGENCIA: 15 de Agosto de 2017

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PERIODICIDAD DE
DIRECTRIZ OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADOR META RESPONSABLE
RECOPILACIÓN
Numero de indicadores de gestión
Mejoramiento Evaluar la eficacia del Sistema Integrado que cumplen la meta establecida /
90% Mensual Control Interno
Continuo de Gestión Numero de indicadores reportados
en el periodo.

Período de medición Datos

Item Resultado Gráfico
Desde Hasta N D
1 1-ene-18 31-ene-18 - - 0,00%
120,00%
2 1-feb-18 28-feb-18 - - 0,00%
3 1-mar-18 31-mar-18 13 13 100,00% 100,00%
4 80,00%

Título del eje

5
6 60,00%

7 40,00%
8
20,00%
9
10 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
11 1 2 3 4
12

Análisis de resultados:

Análisis de la tendencia:

Acciones a desarrollar cuando no se cumple la meta esperada:

Acción a desarrollar Responsable Fecha Límite

Página
17
Se cuenta con una actualización a la fecha de todos los formatos implementados en el Sistema de Gestión de
Calidad, diferenciado por procesos tanto Misionales como de Apoyo.

Página
18
Página
19
Página
20
Página
21
 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Vigencia:
GQ PR 01 L-3
Marzo 02 de 2017

Versión: 1 Página 1 de 1

Ubicación Criterios para Responsable Niveles de Tiempo de Retención Disposición

Código Nombre
su clasificación de su manejo acceso Almacenamiento Almacenamiento en Final
Física Digital
en Gestión Archivo

PRESIDENCIA
ACUERDOS MUNICIPALES
SECRETARIA digitalización
N/A *texto del Acuerdo X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificaciones Secretaria Concejo Municipal X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción
*informes secretarial despacho Alcalde Municipal SECRETARIA digitalización
N/A X CRONOLOGICO restringido 4 16
(Sanción) Administrativa destrucción
*certificación de publicación en la página web del SECRETARIA digitalización
N/A X CRONOLOGICO restringido 4 16
municipio Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificación Personería X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A PROYECTOS DE ACUERDO X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *proyectos de acuerdo X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *exposición de motivos X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 4 16
Administrativa destrucción

Página
22
 digitalización
N/A CONTRATACIÓN DIRECTA X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *estudio previo X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *disponibilidad presupuestal X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de apertura X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
*documentos de contratista (propuesta económica, Rut,
hoja de vida función pública, fotocopia de la cedula,
libreta militar, pasado judicial, antecedentes digitalización
N/A X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
disciplinarios, antecedentes fiscales, paz y salvo destrucción
municipal, cámara de comercio, pago aporte a salud y
pensión (si aplica).
digitalización
N/A *evaluación propuesta económica X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de adjudicación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *diligencia de notificación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *contrato. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *registro presupuestal de compromiso X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de inicio X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
*Informe de actividades, certificación de pago salud,
digitalización
N/A pensión y ARL, cuenta de cobro, comprobantes de X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
pago y resoluciones de pago (original).
digitalización
N/A *acta de liquidación. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *certificación de cumplimiento del contrato. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción

Página
23
 digitalización
N/A CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *invitación publica X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *estudios y documentos previos X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *disponibilidad presupuestal X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de apertura X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
*documentos de contratista (propuesta económica, Rut,
hoja de vida función pública, fotocopia de la cedula,
libreta militar, pasado judicial, antecedentes digitalización
N/A X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
disciplinarios, antecedentes fiscales, paz y salvo destrucción
municipal, cámara de comercio, pago a salud y pensión
(si aplica).
digitalización
N/A *acta de cierre de las ofertas. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *evaluación propuesta económica. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *aceptación de la oferta X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de adjudicación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *diligencia de notificación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *contrato X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *registro presupuestal de compromiso X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de inicio X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
* Informe de actividades, certificación de pago salud,
pensión y ARL, cuenta de cobro, comprobantes de digitalización
N/A X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
pago y resoluciones de pago (original).*acta de destrucción
liquidación.
digitalización
N/A *certificación de cumplimiento del contrato. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción

Página
24
 digitalización
N/A CONTRATACIÓN CONCURSO DE MÉRITOS X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *Código reporte SECOP: X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *aviso de convocatoria publica X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *proyecto de pliego de condiciones X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *estudio previos X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *disponibilidad presupuestal X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de apertura X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *pliego de condiciones definitivos. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de cierre de las propuestas X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *documentos del contratista de la propuesta X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *informe de evaluación de las propuesta X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de adjudicación o declaratoria desierta X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *diligencia de notificación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *contrato X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *registro presupuestal de compromiso X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de inicio X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A X y ARL, cuenta de cobro, comprobantes
*Informe de actividades, certificación de pago salud, pensión CRONOLOGICO AsesorJuridico
de pago y resoluciones restringido
de pago (original). 2 18
destrucción
digitalización
N/A *certificación cumplimiento del objeto del contrato X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de liquidación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción

Página
25
 digitalización
N/A CONTRATOS SUBASTA INVERSA X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *Código reporte SECOP: X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *aviso de convocatoria publica X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *proyecto de pliego de condiciones X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *Estudios previos X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *disponibilidad presupuestal X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *respuestas a las observaciones X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de apertura de proceso X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *pliegos de condiciones definitivos X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
*recepción de documentos del contratista: (propuesta
económica, rut, hv, fot. cédula, libreta militar, pasado digitalización
N/A X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
judicial, antecedentes disciplinarios, antecedentes destrucción
fiscales, cámara de comercio, afiliación a salud
digitalización
N/A *acta de cierre de las ofertas X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *informe preliminar X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *respuestas a las observaciones del informe preliminar X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *informe definitivo de verificación. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de audiencia y adjudicación de subasta inversa X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de adjudicación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *diligencia de notificación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *contrato X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *registro presupuestal de compromiso X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de inicio X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A X y ARL, cuenta de cobro, comprobantes
*Informe de actividades, certificación de pago salud, pensión CRONOLOGICO AsesorJuridico
de pago y resoluciones restringido
de pago (original). 2 18
destrucción
digitalización
N/A *certificación cumplimiento del objeto del contrato X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *acta de liquidación X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción

Página
26
 digitalización
N/A DERECHOS DE PETICIÓN X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *solicitud del derecho. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *respuesta. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
*anexos destrucción
digitalización
N/A PROCESOS X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A Procesos Desiertos X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *invitación publica X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *estudios y documentos previos X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *disponibilidad presupuestal X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *resolución de apertura X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
*documentos de contratista (propuesta económica, Rut,
hoja de vida función pública, fotocopia de la cedula,
libreta militar, pasado judicial, antecedentes digitalización
N/A X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
disciplinarios, antecedentes fiscales, paz y salvo destrucción
municipal, cámara de comercio, pago a salud y pensión
(si aplica).
digitalización
N/A *acta de cierre de las ofertas. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *evaluación propuesta económica. X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *declaratoria desierta X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción
digitalización
N/A *Reporte encuesta satisfacción del Cliente X CRONOLOGICO AsesorJuridico restringido 2 18
destrucción

Página
27
 digitalización
N/A SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A Capacitaciones e implementación X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A Comité de Control Interno X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *acta X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *acto administrativo X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A Encuestas MECI X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *tabulación X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *informe X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A Informes De Auditorías Internas X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *calidad X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *gestión X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A Informes De Auditorías Externas X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicado de requerimiento X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicado de respuesta X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción

Página
28
 digitalización
N/A Mapa de Riesgos X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
*anexos destrucción
digitalización
N/A INFORMES X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A Informes A Entes De Control X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicado de requerimiento X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicado de respuesta X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A Informes de Auditoría Externa X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicado de requerimiento X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicado de respuesta X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
destrucción
digitalización
N/A X CRONOLOGICO Jefe de Control Interno
restringido
Y Calidad 2 4
*anexos destrucción
digitalización
N/A SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
PETICIONES QUEJAS,RECLAMOS y digitalización
N/A X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
SOLICITUDES (PQRS) destrucción
digitalización
N/A *registros X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicaciones X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción

Página
29
 digitalización
N/A REPORTES X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *Reporte de Indicadores X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *Reporte de Acciones Preventivas y/o de mejora X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *Plan de Mejoramiento Individual X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A SOLICITUDES X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A Solicitudes de elaboración de documentos X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
Solicitudes de modificación ó eliminación de digitalización
N/A X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
documentos destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Calidad restringido 2 4
destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A ACTAS X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Acta de Sesiones X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *actas de sesión X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos al acta X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Actas de Comisión X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *actas X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos al acta X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A CERTIFICACIONES X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *Certificación X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A X CRONOLOGICO restringido 2 4
*Anexos Administrativa destrucción

Página
30
 digitalización
N/A COMPROBANTES DE PAGO X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comprobante de Pago X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *resolución de Pago X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *cuenta de cobro y/o factura X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *disponibilidad Presupuestal X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *registro Presupuestal X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A COMUNICACIONES OFICIALES X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Enviada Externa X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Gaceta Municipal x CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Enviada Interna X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Recibida Externa X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Recibida Interna X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción

Página
31
 SECRETARIA digitalización
N/A Comunicaciones Concejales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
digitalización
N/A Comunicaciones Financieras X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicaciones entidades bancarias X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *comunicaciones área financiera X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *traslados presupuestales internos y externos X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *consignaciones X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *balances de prueba X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO Tesorera restringido 2 4
destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Historias Laborales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *acto administrativo de nombramiento X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *oficio de notificación de nombramiento X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *oficio de aceptación de nombramiento en el cargo X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *documentos de identificación X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *hoja de vida (formato único función pública) X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
*soportes documentales de estudios y experiencia que SECRETARIA digitalización
N/A X CRONOLOGICO restringido 2 4
acrediten los requisitos del cargo Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *acta de posesión X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *pasado judicial-certificado de antecedentes penales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificado de antecedentes fiscales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificado de antecedentes disciplinarios X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *declaración de bienes y rentas X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
*certificado de aptitud laboral-examen médico de SECRETARIA digitalización
N/A X CRONOLOGICO restringido 2 4
ingreso Administrativa destrucción
*afiliaciones a régimen de salud (EPS), pensión, SECRETARIA digitalización
N/A X CRONOLOGICO restringido 2 4
cesantías, caja de compensación. Administrativa destrucción
*actos administrativos: vacaciones, licencias,
comisiones, asensos, traslados, encargos, permisos,
SECRETARIA digitalización
N/A ausencias temporales, inscripción en carrera X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
SECRETARIA digitalización
N/A *evaluación del desempeño X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
*acto administrativo de retiro o desvinculación del
servidor de la entidad, donde consten las razones del
SECRETARIA digitalización
N/A mismo: supresión del cargo, destitución, aceptación de X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
renuncia al cargo, liquidación de prestaciones,
incorporación a otra entidad.

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32
 SECRETARIA digitalización
N/A HOJAS DE TRAYECTORIA DE CONCEJALES X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *copia credencial elección X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *formato único de hoja de vida de la función publica X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *soportes hoja de vida X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *declaración juramentada bienes y rentas X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificado de antecedentes disciplinarios X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificado de antecedentes judiciales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificado de antecedentes fiscales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *documentos de actualización X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *certificado de desvinculación del concejal X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A INVENTARIOS X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Inventarios de Consumo X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *registros de entrega X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción

Página
33
 SECRETARIA digitalización
N/A Inventario Propiedad Alcaldía X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *registro entrega de elementos de oficina X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Inventario Propiedad Concejo Municipal X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *registro entrega de elementos de oficina X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *registro devolución de elementos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A PROGRAMAS X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Programa De Gestión Documental X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *Tablas de Retención Documental X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Transferencias Documentales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *inventarios documentales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *actas de entrega X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción

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34
 SECRETARIA digitalización
N/A Programa de Salud Ocupacional X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *investigación de Accidentes laborales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *auditoria Puestos de Trabajo X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *auditoria 5S X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *registros de actividades del programa X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos. X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Programa de Bienestar Social X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *capacitaciones X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *incentivos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *anexos X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Registro de Comunicaciones X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *planillas de control X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *actas aclaratorias X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A Transferencias Documentales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *inventarios documentales X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción
SECRETARIA digitalización
N/A *actas de entrega X CRONOLOGICO restringido 2 4
Administrativa destrucción

CRISTINA RESTREPO fecha: 09/11/2017

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