FECHA DE ELABORACIÓN: 2 de agosto de 2018

PROCESO O ÁREA AUDITADA:

Administrativa y Financiera (Caja Menor)

RESPONSABLE:
AURA SALSEDO AYALA

PRESENTADO A:
ALVARO GUSTAVO SANCHEZ

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA

OBJETIVO: Verificar y efectuar seguimiento al cumplimiento de la normatividad vigente

relacionada con la Caja Menor así como los procedimientos y controles establecidos para el
funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos de la caja menor, con el fin de examinar
los documentos que soportan dichos gastos.

ALCANCE:

El arqueo de caja se realizó el 28 de julio de 2018. El dinero existente en caja, como los
respectivos soportes, se encuentran con la debida autorización y cumplimiento de acuerdo con
la resolución 001/ del 02 de enero del 2015.

Determinar mediante el análisis documental, como es el comportamiento del funcionario

responsable del manejo de la caja menor en la ejecución y desarrollo del procedimiento, y que
los dineros destinados para la constitución de la caja menor sean utilizados para sufragar los
gastos definidos en el presupuesto que tengan el carácter de urgentes, necesarios, e
imprescindibles que contribuyan a la correcta y buena prestación del servicio en salud del
hospital.
METODOLOGÍA:

• Verificación física

• Verificación verbal indagación.

• Verificación escrita revisión

• Verificación Ocular observación

• Verificación documental comprobación

Se procedió a solicitar los actos administrativos por la cual se reglamenta la constitución y

funcionamiento de la caja menor de la E.S.E. Hospital Rosario Pumarejo de López, la póliza de
seguro de manejo empleados públicos, luego se aplicó la lista de chequeo con el fin de obtener
la información requerida del procedimiento que ejecuta y desarrolla el funcionario que maneja
dicha caja menor verificándose que dicho procedimiento se ejecute acorde con lo establecido
en el Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 y la Resolución 0001 del 2 de Enero de 2015
acto administrativo interno de la E.S.E.

PROCEDIMIENTOS EFECTUADO:

Se verifico la constitución de la caja menor, encontrándose la expedición de la resolución No

001/2015, donde se le fijó una suma de VEINTICINCO MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y
CUATRO MIL PESOS, ($25.774.000) como cuantía máxima de funcionamiento de caja menor, la
cual se utilizara para sufragar gastos urgentes, Imprevistos y necesarios que contribuyan a la
oportuna prestación de los servicios hospitalarios y eficientes.

Para la constitución y reembolso de las Cajas Menores, se contó con el respectivo certificado
de disponibilidad presupuestal.

Una vez verificada la póliza de seguro de manejo, empleados públicos No 47-42101000062,

vigencia desde 1 de enero de 2015, hasta 01/10 de 2016 donde se especifica el cargo y el
nombre de los funcionario afianzado para el manejo de la caja menor acorde con lo estipulado
en el decreto 2768 del 28 de Diciembre de 2012 que establece en uno de sus apartes que los
recursos de la caja menor serán administrados por el funcionario facultado, se encontró que
en efecto aparecen tanto la subgerente financiera y auxiliar administrativos debidamente
afianzado
Se abrió cuenta de ahorro No 494-09324-8 del Banco de Bogotá, donde se manejan los
recursos de caja menor a nombre de la institución.

No se evidencia acto administrativo de encargo de caja menor a la auxiliar administrativo, por

ausencia de la subgerente financiera cuando se encontraba en comisión de servicio los días 9 y
10 de junio en la ciudad de Bucaramanga y del 15 al 18 de julio en la ciudad de Cartagena, tal y
como lo demanda el parágrafo único del artículo quinto de la resolución número 001 del 2 de
enero de 2015, por medio de la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la caja
menor en la entidad; como también entrega de fondos y documentos mediante arqueo y no
consta en el libro respectivo. Para estos días en comisión de servicio de la responsable del
manejo de los dineros de caja menor, se hicieron gastos en las apropiaciones presupuestales
autorizadas como gastos de caja menor en dicha resolución.

Por los hechos anteriores, se evidencia un hallazgo de no conformidad con respecto al Artículo
34 numeral 1 de la ley 734 de 2002, y parágrafo único del artículo quinto de la resolución 001
de enero 2 de 2018 por medio de la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la
caja menor en la entidad.

Se Emite El Resultado De La Evaluación:

Se evaluaron los documentos físicos y las facturas, recibos provisionales existentes, los gastos
de caja menor y el dinero en efectivo, realizando el respectivo arqueo que se determinó con el
siguiente conteo

BILLETES DE NOMINACION CANTIDAD

96 50.000,00 4.800.000

8 20.000,00 160.000

1 5.000,00 5.000

1 2.000,00 2.000

TOTAL 4.967.000
 MONEDAS DENOMINACION CANTIDAD

3 500 1.500

2 100 200

1 50 50

TOTAL 1.750

GRAN TOTAL 4.968.750

El total de efectivo a corte 24 de julio de 2018 fue de $ 4.968.750, también se

verifico
Que se estuviera cumpliendo con el artículos noveno de la resolución No 001/2015 de
Legalización y reembolso de caja menor, para que la información sea oportuna
y
Adecuada. El saldo en libro de banco fue por $12.273.515, para el corte hasta el
24 julio 2018

De julio de 2018 los gastos de caja menor fue por valor de $8.210.977 donde los gasto que
tuvieron más representación fueron gasolina, impresos y comunicaciones, mantenimiento
hospitalario, hubo incremento en un 28,11% en el mes de julio.

El responsable de la caja menor es la Subgerente Financiera y en caso de encontrarse en

vacaciones, licencia, o comisión se encargara a la Asistente Administrativa, mediante
resolución de gerencias debidamente afianzadas en la póliza de manejo vigente para el año
2018.

El auditor de apoyo solicito los recibos donde se registran los gastos que fueron ocasionados
por la caja menor identificando que el dinero gastado fue utilizado para sufragar y para
atender las necesidades de Carácter urgentes, necesarios, imprescindibles y otros gastos
realizados como suministro de refrigerios, todos de menor cuantía inferior o a $500.000 por
cada bien o servicios.

Luego se procedió a realizar el arqueo de la caja menor dando un resultado como se muestra
en el anexo No o1 que hace parte integral del presente informe.
CONCLUSIONES:

El manejo de la caja menor en términos generales se hace de manera organizada, se observa

que se atienden gastos que son necesarios cubrirlos para que la función pública se realice en el
contexto de los principios constitucionales de la eficiencia, la eficacia y la economía, además se
nota que los dineros se utilizan para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos
de presupuesto que en su mayoría tienen el carácter de Urgentes.

Se constituyó la caja menor de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López para la vigencia 2015
por valor de $ 25.774.000 cuantía Máxima de 40 salarios mínimos legales vigentes, tal como lo
indica el artículo 4 del decreto 2768 de 2012.

No se evidencio gastos por caja menor para alimentación para reuniones de trabajo, la
legalización de los gastos de la caja menor se efectuó antes de los 5 días a su realización,
dándole cumplimento al artículo 7 del Decreto 2768 de 2012.

Los comprobantes recibos de caja van desde el No 3066 al No 3340 del 1 al 30 de junio 2015
los gastos totales fueron por valor de $ 6.777.234, y para el periodo comprendido entre el 1 de
julio al 24 de julio de 2015 los comprobantes recibos de caja van desde 3341-3548 gastos de
caja menor hasta esta fecha por valor de $ 8.210.977, observando en el mes de julio un
incremento de caja menor de 28.11%.

No se contó con acto administrativo de encargo de caja menor a la auxiliar administrativa, por
ausencia de la subgerente financiera cuando se encontraba en comisión de servicio, así mismo
no se contó con la entrega de fondos y documentos mediante arqueo y no consta en el libro
respectivo.

El libro de banco de la ESE se maneja de una manera adecuada no se evidencian tachaduras ni

enmendaduras

No se cuenta con caja de seguridad para guardar el dinero

La información de caja menor se encuentra en medio físico y electrónico y es de fácil acceso

Las facturas recibidas se encuentran firmadas

Los gastos por caja menor no exceden el valor máximo a pagar

 No existe cruce movimiento cuenta bancaria-libro

No se evidencia de fraccionamiento de compra de un mismo elemento o servicio

No existen políticas financieras

RECOMENDACIONES:

Se recomienda guardar el dinero en una cajilla de seguridad, o caja fuerte, para que este se
encuentre más seguro, en este momento se encuentra en el escritorio del responsable.

Los reembolsos de caja menor deben hacerse sin exceder el monto previsto en el respectivo
rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por
ciento (70%),

Es de señalar que las recomendaciones realizadas del arqueo de caja con fecha 04 de
marzo de 2018 fueron subsanadas, ya que para este corte de caja menor no se
Evidencias gastos de almuerzos de trabajos cuando no esté presente el gerente, como

También fue subsanado el gasto por mantenimiento que se le hacía a la señora de almacén, le
realizaron su contrato como prestación de servicio como en realidad debería hacerse.

ACCIONES DE MEJORAMIENTO PROPUESTA:

Tener muy presente que todos los gastos que se hagan por caja menor deben tener el carácter
de Urgentes, Necesarios e Imprescindibles.

- En caso que haya lugar a solicitar almuerzo de trabajo, SE DEBE solicitar por escrito la
autorización del Gerente.

-No sobrepasar la Cuantía Máxima autorizada por cada bien o servicios

correspondientes al valor de $ 500.000 (quinientos Mil pesos)

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre: AURA SALCEDO DIEGO ORTEGA. DIEGO ORTEGA.

Profesional
JEFE DE CONTROL JEFE CONTROL
Cargo: Universitario-Control
INTERNOP INTERNO
Interno

Firma:
 DIAGRAMA DE UN FLUJO DE CAJA

 ¿Cuántos años se demorarían $ 1.750 en triplicar su valor, si la tasa de interés es de 12 %

anual?
El DIAGRAMA de caja para este caso es el siguiente: