UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

EXTENSIÓN JACALTENANGO

FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES

DERECHO NOTARIAL

LIC. RAÚL PÉREZ RAMOS

VII CICLO

EL PROTOCOLO NOTARIAL

MARCOS DARINELY JIMÉNEZ DOMINGO 7850-15-8845

KELVIN ALEXANDER JIMÉNEZ GARCÍA 7850-15-8865

JACALTENANGO, ABRIL DE 2018.

 INTRODUCCIÓN

El derecho notarial es una ciencia que está comprendida por principios, doctrinas,
teorías, instituciones y normas jurídicas que regulan la organización del notario, la
función notarial y la teoría formal del instrumento público, por conocimiento
general esta es la definición de esta ciencia, pero el conocimiento a profundidad
es de suma importancia y obligatoriedad para los prolegómenos del derecho,
porque de cada uno de los elementos de la definición se derivan una serie de
temas importantes, en especial las instituciones del derecho notarial, que son ejes
de estudio que abarcan el contenido de esta ciencia, indispensables para la
preparación de futuros notarios.

Entre estas instituciones se encuentra el protocolo notarial, tema de relevancia en

la presente investigación, puesto que aquí se desarrolla uno de los principales ejes
de estudio del derecho notarial, no solo porque es la colección de los instrumentos
públicos que autoriza el notario, sino porque en esta institución se ve concatenado
los elementos importantes de la definición presentada, las cuales son: la
organización del notario, la función notarial y la teoría formal del instrumento
público y como dato interesante, el protocolo notarial interactúa con estos tres
elementos, situación que lo consolida como uno de los temas más importantes en
el presente estudio.

La importancia de la presente investigación radica principalmente en el

acercamiento de los prolegómenos del derecho al principal instrumento de la
función notarial, lo cual consiste en una serie de temas relevantes como los
antecedentes del derecho notarial, la apertura del protocolo notarial, las
formalidades legales del protocolo notarial, el contenido del protocolo notarial,
entre otros que son abarcados y desarrollados a continuación.
 EL PROTOCOLO NOTARIAL

Antecedentes:

En los comienzos de la vida jurídica, los hombres estipulaban verbalmente,

realizando el lenguaje como elemento capital empleado a modo de texto, y el rito
como forma de expresión litúrgica; eran las únicas huellas que quedaban de las
declaraciones de voluntad jurídica, puramente verbales, que vinieron hacer medios
de prueba pocos consistentes, pues se perdían en las sombras del olvido, y para
revelar su existencia había que reproducir el acto, la supervivencia de éste no se
logra así nada más, ya que muchas veces faltaban sus propios actores, aún los
testigos presenciales del acto, todo lo cual daba una prueba a medias del mismo.

Por esta razón, la oralidad se sustituyó por la prueba escrita, más eficaz por
ofrecer menos fallas.

Pero los hombres no se conformaron con traducir y presentar en un escrito la

voluntad creadora de sus derechos, ya que el título así creado no resultaba
cabalmente seguro, porque el documentos podía extraviarse, la veracidad del acto
ser negada; los testigos desaparecer o incapacitarse.

Hubo entonces necesidad de materializar la prueba, de recurrir a la grabación

gráfica sobre un elemento físico para que hiciera visible y perpetua su
consideración. De este modo los hombres idearon que al emitirse la voluntad se
hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto
material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión
del espíritu, conservador de una creación del hombre, a esa primera fuente de la
génesis del acto jurídico; llamaron PROTOCOLO.

De manera, que el protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el

hombre tuvo de llevar al papel escrito la voluntad creadora de las relaciones
jurídicas, para que de él surgiera, sin el riesgo de pérdida, y en caso de duda para
mejor probar, toda la intención contractual, materializada en forma gráfica,
manuscrita.

Como fenómeno derivado de la ordenación de los instrumentos públicos, el

protocolo penetró en el derecho positivo y fue adoptado por la mayoría de las
legislaciones y superado por el proceso de transformación.

Continúa expresando la Licenciada Hernández Camey, que en nuestro medio, “ el

protocolo es de alta conveniencia porque mediante él, se guardan en lugar seguro
los instrumentos públicos y no sufren el riesgo de perderse, ocasionando con ello,
la pérdida de sus derechos o un perjuicio tal vez irreparable. Si los actos y
contratos tuviesen una vida fugaz podría excusarse el protocolo pero cuyando se
contraen relaciones jurídicas duraderas, es conveniente que los mismos
permanezcan en forma íntegra.

En consecuencia la existencia del protocolo, es necesaria para la función notarial

guatemalteca, e importante para la conservación del instrumento público.
Asegurando así los derechos de los otorgantes.

Por otra parte, tiene relevancia el protocolo en nuestro medio por el hecho que los
actos y negocios jurídicos que se consignan en el mismo, tienen, por lo general
cierta durabilidad que se prolonga con el tiempo, por lo cual, en cualquier
momento constituye prueba fehaciente sobre los derechos y relaciones jurídicas
incorporadas en tales documentos.”

Etimología:

Oscar Salas, citando a varios autores, entre ellos Escriche, Fernández Casado,
Otero y Valentín, y R. Barcia, expone: Existen varias acepciones de la palabra
protocolo. Su etimología poco ayuda para esclarecer cuál es su sentido propio,
pues hay diversidad de opiniones acerca de su origen. Evidentemente es palabra
compuesta del prefijo proto, procedente de la voz griega protos, y del sufijo colo o
colon, sobre cuya significación no se han puesto de acuerdo los autores. Según
Escriche proviene de la voz latina cullium o collatio, que significa comparación o
cotejo; según otros, mencionados por Fernández Casado, se deriva del griego
kollon, que quiere decir pegar, debido quizás a que en la Roma de Justiniano se
fijaba a toda copia en limpio una etiqueta o sello, aunque según ficho autor se
deriva del sánscrito kul que significa reunir y lo reunido, es decir, depósito. Para
Roque Barcia, en fin, proviene del griego kolla, equivalente a cola o engrudo
porque así se pegaban las hojas de los libros.

Su origen se remonta, según algunos, a la práctica de los tabelliones romanos de

conservar copia de los documentos que redactaban, y según otros, de la
costumbre de los argentarios griegos que desempeñaban funciones de
procuración y gestión de negocios de sus clientes y notariales, redactando
contratos que escribían en libros que guardaban en su poder.

Enuncia el autor aludido, que el Fuero Real de España, dispuso que los
escribanos tuvieron notas primeras o resúmenes, llamadas también
imbreviaturas, hasta que se llegó a conservar en poder del Notario el texto
íntegro del documento del documento y la cartae fue la reproducción fiel, (lo que
nosotros conocemos como testimonio). Esto fue consagrado legalmente en la
Pragmática de Alcalá en 1,503.

Definición:

Carlos Emérito Gonzáles, se refiere al Registro de escrituras públicas, preceptúa:

“El vocablo “registro” tiene distintas acepciones. Podemos decir que es el libro en
que cada notario extiende las escrituras públicas que se otorgan ante él. En ese
sentido puede emplearse como sinónimo de protocolo. Larraud expresa que el
volumen, o serie de ellos, en que el escribano colecciona ordenadamente
conforme a la ley los documentos matrices de oficio, sometidos a su custodia.”

Para Giménez-Arnau, la palabra “Protocolo es expresión de acepciones múltiples.

En su sentido más vulgar, quiere decir colección de hojas, folios o documentos,
adheridos unos a otros, que en su conjunto, forman un volumen o libro.
Con mayor valor técnico, Gonzalo de las Casas, le atribuiría los siguientes
significados:

 El instrumento público notarial.

 El libro anual formado con los instrumentos autorizados por un notario.
 El formulario que contiene las reglas de etiqueta y diplomacia, con que se
tratan recíprocamente los gobiernos:
 El registro donde se inscriben las deliberaciones y acuerdos de los
congresos y negocios diplomáticos.”

Como pudimos darnos cuenta, son muchas las acepciones que se le dan la
palabra protocolo, por lo que es más adecuado hablar de protocolo del notario,
protocolo notarial o registro notarial.

En Guatemala, se conoce como protocolo, al tomo empastado de los instrumentos

autorizados durante un período de tiempo (un año natural, según la ley); también
al papel sellado especial que se vende exclusivamente a los Notarios para
faccionar escrituras; y al conjunto de escrituras que se llevan faccionadas en el
año que transcurre. Y al estudiar nuestra legislación, nos encontramos que
también hace referencia al conjunto de tomos de protocolos de varios años.

Definición legal

”El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de

protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el notario
registra de conformidad con esta ley.” (Art. 8 Código de Notariado).

Cabe indicar, que para una mejor comprensión de esta definición, es conveniente
analizar separadamente cada uno de sus elementos; por lo que al referirse a la
colección ordenada, se entiende que se basa en una numeración, tal como lo
indica el numeral dos del artículo 13 de la ley referida: “los instrumentos llevarán
numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden
de fechas….”
En cuanto a las escrituras matrices se refiere, es importante señalar, que este
elemento se compone de dos conceptos elementales muy interesantes, toda vez,
que viene constituyendo la razón en sí, del qué hacer notarial, específicamente al
hacer alusión a la escritura, misma que doctrinariamente de puede definir tomando
en consideración algunas definiciones importantes que aporta Jiménez-Arnau.

Fernández Casado: “Es el instrumento público por el cual una o varias personas
jurídicamente capaces establecen, modifican o extinguen relaciones de derecho.”

López Palop: “Es el documento autorizado por notario competente en que se

consigna la creación, modificación o extinción de una relación de derecho entre
personas capaces.”

Azpertia: “El original autorizado por notario en que consta la esencia de un

contrato o de un acto jurídico inter vivos o de última voluntad, refiriéndose, por lo
tanto, siempre a una declaración de voluntad.”

Nery Roberto Muñoz: “Es la autorizada por notario en el protocolo a su cargo, a

requerimiento de parte, en la que se hacen constar negocios jurídicos y
declaraciones de voluntad obligándose sus otorgantes en los términos pactados.”

Se considera que tales afirmaciones plasman claramente la definición en

referencia; sin embargo, es importante aclarar que las mismas se refieren a la
Escritura Pública como tal y no simplemente como escritura; ya que como se
indicó con anterioridad, se busca definir a la escritura matriz como parte elemental
de la definición de protocolo; en ese sentido; es apropiado tomar en consideración
las versiones aludidas; por lo que, también es importante determinar a qué se
refiere la doctrina sobre el término matriz, para lo cual, la Real Academia española
la defina, así: “Se dice de la escritura o instrumento que queda en el oficio o
protocolo para que con ella, en caso de duda, se cotejen el original y las copias.”

Manuel Ossorio la define como: “Escritura original que se refiere a un acto jurídico,
que se conserva en un protocolo o registro y de la cual se sacan, por el profesional
o funcionario que legalmente la guarda, las copias o testimonios textuales o los
certificados que resumen su contenido y que se utilizan en el comercio jurídico.”

Ambas definiciones concuerdan al referirse al documento que forma parte del

protocolo y del cual se desprenden copias o testimonios, logrando con ello la
permanencia de la escritura matriz, perpetuándose de esa manera, tanto el
documento como acto jurídico plasmado en ella.
En ese sentido, se cae a las definiciones estructuradas de la escritura pública, que
engloban los términos de “Escritura” y “Matriz” concluyendo que es el documento
autorizado por notario y que debe permanecer dentro del protocolo, del cual se
desprenden copias o testimonios.

Otro término conceptual, son las actas de protocolación y aunque ello genera una
posible confusión entre éstas y las actas notariales, cabe indicar que la primera, es
aquella que se efectúa dentro del protocolo, que lleva consigo la utilización del
papel especial para protocolo, mismo que es utilizado para la realización de las
escrituras matrices.

El Licenciado Nery Muñoz, al respecto dice: “siempre hemos sabido, al menos en

Guatemala, que las actas se redactan fuera del protocolo y las escrituras en el
protocolo. Ahora nos encontramos con un acta que se redacta dentro del
protocolo, el acta de protocolización”. “Esa es la diferencia entre un acta notarial y
un acta de protocolización, que ésta última se redacta en el protocolo y la otra no,
por lo tanto no es acta notarial.” “Sería mucho más adecuado que la
denomináramos escritura de protocolización, mientras no se de una modificación
legislativa, la seguiremos llamando
así.”

Algunas definiciones podrían brindar una mejor orientación hacia el entendimiento

de dicho término, por lo que se hace alusión a las siguientes:
“Son aquellas en las que el notario da fe de la entrega de un documento y de su
incorporación al protocolo.”

“Es la incorporación material y jurídica que hace un notario en el protocolo a su

cargo de un documento público o privado, por mandato legal, a solicitud de parte
interesada o por orden de un tribunal competente.”

Con tales definiciones queda claro que este tipo de actos siempre deberán ser
parte del protocolo notarial y tendrán el carácter de permanentes.
Otro elemento fundamental de la definición de protocolo, es la de las razones de
legalización de firmas, que no son más que la razón que el notario hace dentro del
protocolo notarial, en hoja especial para protocolo, de haber legalizado firmas
puestas ante o reconocidas por el notario que toma la razón.

Para ello es necesario acudir a la doctrina y encontramos la definición del

licenciado Nery Muñoz: “Es la razón que lleva a cabo el notario, en el protocolo a
su cargo, dentro de los ocho días de haber legalizado una firma en un documento,
la cual tiene como objeto llevar un control de las mismas, en virtud de que los
documentos quedan en poder de los particulares.”

En cuanto a los documentos que el notario registra de conformidad con esta ley
(Código de Notariado), tal como lo indica la definición en estudio, cabe señalar,
que tal disposición es un poco confusa o deja mucho qué pensar, ya que dicha ley,
es clara al indicar qué documentos deben ir dentro del protocolo tal como lo indica
su definición, y al efectuar un arduo estudio a dicho cuerpo legal, concluimos que
tal disposición, si es aplicable, en el caso de que otras leyes así lo ordenen; por lo
que al respecto no hay mayores elementos qué tomar en consideración.

El protocolo como principio de Derecho Notarial

Una peculiaridad del Notario en Guatemala, con base que adopta el sistema de
Notariado Latino, es que de conformidad con el Código de Notariado, debe llevar
un registro de las escrituras públicas que autoriza, denominado protocolo notarial.

“La formación del protocolo se lleva a cabo mediante la acumulación adecuada de

los sucesivos instrumentos. Hasta que no se encuaderna no hay en el protocolo la
unidad material que parece inseparable en su concepto. Tampoco parece que
podrá hablarse de protocolo hasta que no acabe el año natural. Sin embargo,
constituyen protocolo las sucesivas escrituras que se van autorizando, aunque los
documentos no estén materialmente unidos por la conservación.”

Características:
La doctrina no se centra en este tema, al querer determinar las características del
protocolo notarial; sin embargo, es apropiado señalarlas, como un aporte a la
doctrina y con el propósito de darle sustento a una institución que viene a ser el
centro del qué hacer notarial, la vida del notario; se podría decir que en toda su
magnitud se encuentra inmersa dentro de tal institución; ello obedece a la
necesidad de determinar sus características, que lo hacen único dentro de la
legislación guatemalteca, mismas que se describen a continuación:
a) Empastado obligatorio del protocolo notarial
b) El protocolo notarial es propiedad del Estado
c) El protocolo notarial se empasta anualmente

a) Empastado obligatorio del protocolo notarial:

La legislación notarial, es imperativa y por ende obliga al notario a empastar
el protocolo dentro de los 30 días siguientes a su cierre. Tal circunstancia
tiene un sentido lógico, puesto que lo que se pretende es resguardar los
documentos que el notario ha autorizado durante el ejercicio de su función
notarial dentro del año que corresponda, en un tomo o más, dependiendo
de su contenido, mismo que permite su fácil consulta, un resguardo
apropiado de los documentos, seguridad jurídica, al evitar fácil destrucción
o pérdida de los mismos y sobre todo la comodidad para el notario o para el
 Archivo General de Protocolos al trasladarlo al momento de su consulta o
entrega si fuera el caso, cuando el notario deja de cartular.
Para la realización del empaste, aunque está ordenado por la ley, se corre
el riesgo de violentar el principio de secretividad del protocolo notarial que
más adelante se tratará, para los actos autorizados de última voluntad,
como lo son las escrituras matrices de los testamentos o donaciones por
causa de muerte, ya que al caer en manos de la imprenta tal secretividad
podría ser violentada. Sin embargo, al no existir en la ley de la materia,
procedimientos establecidos para tal fin, y en aras de evitar la infracción a la
norma que hace referencia a la secretividad de los actos señalados, el
empastado podría ser efectuado por el mismo notario, utilizando
mecanismos que cumplan con lo que el empastado pretende o ya sea que
el Archivo General de Protocolos, busque un mecanismo apropiado para
que por medio de esa institución se efectúen los empastados si no de
manera general, que afecte únicamente aquellos protocolos que cuenten
con escrituras matrices relacionadas a los actos de última voluntad, siempre
sin violar la secretividad señalada.

Lo importante es que todos los documentos autorizados por el notario en el

año que corresponda, se encuentren protegidos apropiadamente para
lograr los objetivos ya indicados, ya que el término empastar es muy
general y podría provocar diversas interpretaciones.

b) El protocolo notarial es propiedad del Estado:

El Estado de Guatemala, encuentra en la figura del notario, una oportunidad
para delegar determinadas funciones, que normalmente realizaba, de ello
se desprende la necesidad de crear y aprobar universidades que egresen
profesionales que coadyuven a la gama de obligaciones que posee el
Estado, logrando con ello, desprenderse de responsabilidades
delegándolas en los profesionales, brindando con así, a la población,
seguridad y certeza jurídica; evitando para la misma, trámites burocráticos
que empañen sus intereses.

En ese sentido, el Estado crea las normas a través del órgano legislativo
con la finalidad de brindar seguridad jurídica a la población; de ello deviene
la creación del Código de Notariado, que es específico y regula toda la
función y actividad de los notarios.

Dicho cuerpo legal en su Artículo uno, plasma claramente la voluntad del

Estado de delegar en el notario la autorización de actos y contratos entre
particulares, el cual regula: “El notario tiene fe pública para hacer constar y
autorizar actos y contratos en que intervenga por disposición de la ley o a
requerimiento de parte.

Para que el notario pueda actuar bajo el amparo de dicho Artículo, el

Estado lo dota de los mecanismos apropiados para tal efecto, creando las
instituciones de derecho acordes para ese fin, como lo es el protocolo, del
que ya se habló ampliamente; poniendo claramente sus condiciones,
puesto que, si el Estado delega al notario, lógicamente el actuar del
profesional, deberá quedar plasmado en documentos que a la larga son
propiedad del Estado, garantizando con ello la seguridad y la certeza
jurídica para los actos y contratos celebrados por la sociedad, quedando al
amparo y resguardo en última instancia por el Estado.

Al tenor de lo antes indicado, esto convierte al notario en un simple

depositario del protocolo, quedando obligado a entregarlo al Estado, al
momento de cesar en su actividad profesional.

El Artículo 19 del cuerpo legal en referencia así lo norma: “El notario es

depositario del protocolo y responsable de su conservación”.
Este Artículo muestra lo que se ha venido aduciendo y mientras el notario
ejerce libremente su profesión, el mismo no podrá ser extraído de su poder,
salvo en los casos previstos por dicho cuerpo legal, tales como; Cuando el
notario incurre en delito, se ausenta del país, tal y como lo indican los
Artículos 20, 21, 26 y 27 de ese ordenamiento legal: Artículo 20. “El
protocolo no puede ser extraído del poder del notario, sino en los casos
previstos por esta ley.” Artículo 21. “Solo en caso de averiguación sumaria
por delito, solo el inspector de protocolos está facultado para revisar
totalmente el registro notarial.” Artículo 26. “El notario que por cualquier
causa quedare inhabilitado para cartular, deberá entregar su protocolo al
Archivo General en la capital y al Juez de Primera Instancia en los
departamentos, quien lo remitirá dentro de los ocho días siguientes al
referido archivo. También podrá el Notario hacer entrega de su protocolo al
Archivo General si así lo deseare.” Artículo 27. “El notario que tenga que
ausentarse de la República por un término mayor de un año, deberá
entregar su Protocolo al Archivo General de Protocolos en la capital y, en
los departamentos, al Juez de Primera Instancia, quien lo remitirá al referido
archivo. Si la ausencia del Notario fuere por un plazo menor, lo depositará
en otro Notario hábil, debiéndose dar aviso firmado y sellado por ambos
Notarios al Director del Archivo General de Protocolos en la capital, o a un
Juez de Primera Instancia del Domicilio del Notario, cuando no lo tenga en
el departamento de Guatemala, dentro del término de ocho días.
El Aviso Indicará el nombre y dirección del Notario en que quede
depositado el protocolo.

“El notario depositario podrá extender testimonios y suministrar a quien lo

solicite, los informes que le sean requeridos, en relación al protocolo
depositado.

“La copia del aviso debidamente sellada por el Archivo General de

Protocolos, o el
 Juez de Primera Instancia en su caso, será documento suficiente para
permitir al notario salir del país.

“La dirección General de Migración tendrá una nómina de notarios en

ejercicio, que le proporcionará y mantendrá al día el Director del Archivo
General de Protocolos para el control correspondiente.”

Aún fallecido el notario, cualquier persona que tenga en su poder el

protocolo de un Notario, está obligado a entregarlo a las autoridades
competentes de conformidad al Artículo 23 del Código de Notariado el cual
dice: “Los albaceas, herederos o parientes o cualquier otra persona que
tuviere en su poder el protocolo de un notario fallecido, lo depositará dentro
de los treinta días siguientes al fallecimiento, en el Archivo General de
Protocolos, si se encontrare en la capital, o dentro del mismo plazo en el
Juez de Primera Instancia o Alcalde Municipal, si estuviere en una cabecera
departamental o municipal, respectivamente. En estos casos el Juez de
Primera Instancia o el Alcalde municipal, lo remitirá dentro de los ocho días
siguientes a su depósito al referido archivo.”

Las aseveraciones indicadas anteriormente, muestran con claridad, que el

protocolo notarial es propiedad del Estado y no del Notario como algunos
erróneamente podrían pensar.

c) El protocolo notarial se empasta anualmente:

El legislador de manera apropiada contempla dentro de la ley, mecanismos
que permitan facilitar el control de los protocolos dados en depósito a los
notarios. De ello se desprende la obligatoriedad de que el notario sea
ordenado en cuanto a todos los documentos que autorice, se refiere; puesto
que, ello conlleva, tanto para el notario como para el Estado, una fácil
consulta sobre los mismos, por lo que, tomando en consideración el cúmulo
de trabajo que realizan los notarios, se estableció el empastado del
 protocolo, y se realizara cada año, ya que el cierre del protocolo se realiza
cada treinta y uno de diciembre, respaldado por los Artículos 12 y 18 de
dicho cuerpo legal, los cuales regulan: Artículo 12. “El protocolo se abre con
el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la
primera línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o
antes si el notario dejare de cartular…”; Artículo 18. “El notario mandará
empastar el protocolo dentro de los treinta días siguientes a su cierre.”

Apertura

El protocolo se abre cada año, con la primera escritura que se facciona, la cual
llevará siempre el número uno, la que principiará en la primera línea del folio
inicial. (Art. 12 Código de Notariado).

No es necesaria ninguna razón de apertura, solo es obligatorio el pago de

cincuenta quetzales en la Tesorería del Organismo Judicial por derecho de
apertura. Los fondos se destinan para la encuadernación y conservación de los
protocolos depositados en el Archivo General de Protocolos. (Art. 11 Código de
notariado).

Contenido

El protocolo del notario contendrá: Las escrituras públicas o matrices, las actas de
protocolización, las razones de legalización, la razón de cierre, el índice y los
atestados.

Formalidades

En el protocolo se deben llenar las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos deben redactarse en español, escribirse a máquina o

mano de manera legible y sin abreviaturas.
2. Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a
continuación de otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento
solo debe quedar espacio para las firmas.
 3. El protocolo debe llevar foliación cardinal, escrita en cifras.
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se
expresan con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y
cifras, prevalece lo escrito en letras.
5. Los documentos deben insertarse o las partes conducentes que se
transcriban, se copian de manera textual.
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse, salvo los
casos de protocolaciones, o que se hubiera terminado la serie y se inicie
con nueva.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una
línea antes que sea firmado el instrumento. (Art. 13 Código de Notariado)

También debe tomarse en cuenta que son nulas las adiciones entrerrenglonadas y
testados, si no se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las
enmendaduras son prohibidas. (Art. 14 Código de Notariado).

Cierre

El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también
puede cerrase antes si el Notario dejare de cartular.

El cierre es mediante razón notarial, la cual debe hacerse en papel especial de

protocolo y contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados,
indicando cuántos de ellos son escrituras públicas, el número de actas de
protocolización, de razones de legalización, el número de escrituras canceladas, si
lo hubieran; así como el total de folios utilizados; observaciones si fueran
necesarias y la firma del Notario.

Índice

Posteriormente a la razón de cierre, debe redactarse el índice en cual se elabora

en papel corriente o bond. Según el Código de Notariado debe hacerse en papel
sellado del mismo valor del papel de protocolo, pero por ya no existir papel
sellado, el índice se elabora en papel bond y debe contener en columnas
separadas:

1. El número de orden del instrumento. (Escritura, acta de protocolación, o

razón de legalización).
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar su nombre.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en el que se inicia.

En el índice es permitido utilizare cifras y abreviaturas, al final la fecha y firma del

Notario, antes de suscribirlo podrá hacer las observaciones si las hubiera. (Artos.
15 y 16 del Código de Notariado).

Atestados

Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo y
tiene relación con los instrumentos autorizados y debe constar principalmente el
recibo de pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales,
copias de avisos, recibos, solvencias, entre otros. (Art. 17 Código de Notariado).

Empastado

Dentro de los treinta días posteriores al cierre del protocolo del notario debe
mandar a empastar su protocolo. (Art. 18 Código de notariado).

El empastado puede hacerse en uno o más tomos, dependiendo de su volumen,

usualmente es en un solo tomo. No es permitido empastar en un solo tomo, dos o
más años.

Depósito

Principiaremos diciendo que el Notario no es propietario del o de los protocolos, ya

que únicamente es depositario del mínimo y responsable de su conservación. El
hecho que sea él quien adquiera o compre el papel, no lo hace propietario del
mismo.
La ley guatemalteca menciona los casos de depósito del protocolo, algunos en
forma temporal y otros en forma definitiva, por lo que puede hablarse de entrega,
siendo los siguientes:

1. Por ausencia del país por tiempo menor de un año.

2. Por ausencia del país por más de un año.
3. Por inhabilitación.
4. Por entrega voluntaria.
5. Por fallecimiento.

En el primer caso, el Notario debe dejar depositado su protocolo en otro Notario

hábil, dando un aviso firmado y sellado por ambos Notarios al Archivo General de
Protocolos. (Arto. 27). En estos casos el Notario al cual le queda en depósito el
protocolo, puede extender las copias o testimonios que fueran necesarias, ya que
tiene facultad para ello, ningún otro Notario podría hacerlo, pero desde luego no
podrá autorizar escrituras en ese protocolo que le ha sido depositado, mientras
dure la ausencia del notario depositante, el depositario es responsable de la
guarda y custodia de ambos protocolos, ya que la ley exige que sea también un
Notario hábil.

En el segundo caso, si la ausencia es por más de un año, el protocolo debe

depositarse en el Archivo General de Protocolos, directamente si es en la capital,
o por medio del Juez de Primera Instancia en los departamentos, quien los debe
remitir al Archivo (Arto. 27). En estos casos es el Director del Archivo general de
Protocolos, el único facultado para extender copias y testimonios.

En los casos de que el Notario quedare inhabilitado por cualquier causa, debe
entregar sus protocolos al Archivo General de Protocolos en la capital, y al Juez
de Primera Instancia en los departamentos, para que éstos los remitan al Archivo
(Arto. 26), siendo el Director del Archivo General de Protocolos, el que tendrá las
facultades de extender las copias y testimonios que le sean requeridas.

En el cuarto caso, si un Notario voluntariamente decide dejar de cartular, también

puede hacer la entrega de los protocolos al Archivo (Arto. 26), podría darse el
caso que por su edad, alguna enfermedad, o porque simplemente no desee seguir
ejerciendo tome tal decisión.

Desde luego en los casos anteriores los protocolos serán devueltos por
requerimiento personal del Notario depositante al quedar sin efecto la causa que
motivó el depósito. (Arto. 28).

En el último caso, del fallecimiento del Notario, los albaceas, herederos, parientes,
o cualquier persona que tuviera en su poder protocolos de un Notario fallecido,
deben depositarlos dentro de los treinta días siguientes al fallecimiento al Archivo
General de Protocolos, si fuera en la capital; al Juez de Primera Instancia, si
estuviera en cabecera departamental; o al Alcalde, si estuviese en un municipio;
en esos casos, estos funcionarios deben remitirlo dentro de los ocho días
siguientes del depósito al Archivo General de Protocolos. (Arto. 23).

Garantías o principios que los fundamentan

Se ha dicho que las garantías o principios que fundamentan el protocolo, son las
de durabilidad y seguridad.

Al respecto del fundamento Oscar Salas, afirma: “Dado que nuestro sistema
notarial se concentra en el principio de que los originales o matrices deben quedar
en poder del notario, es necesario rodear y dotar, a tales documentos de una serie
numeroso de seguridades. Ello permite o facilita la expedición de copias
(testimonios), lo mismo que la comprobación de autenticidad de las mismas, en
todos aquellos casos en que los documentos notariales sean redargüidos de
falsedad. Se ha dicho, no obstante, que “el protocolo es un complemento de la
función notarial, pero no es de absoluta necesidad” (Sanahuja J.M.), porque bien
podría suceder, tal como ocurre en los países que siguen el sistema sajón
(Inglaterra, Estados Unidos, etc.) que la autenticación de las actas y negocios
jurídicos se realice sobre la base de que los documentos originales en que
aquellas constasen, sean conservados por los mismos interesados. En todo caso,
se considera que en el sistema notarial latino, la existencia y fundamentación del
protocolo radica en los siguientes aspectos a examinar:
a. Permanencia documental en las relaciones jurídicas
El protocolo notarial constituye una garantía que presta el Estado para la
efectiva perdurabilidad de los actos jurídicos que requieren de la
intervención notarial, para su completa validez y eficacia legal. Ello, porque
los protocolos evitan que se pierdan instrumentos públicos, los cuales en
manos de las partes, están sujetos al enorme riesgo de que resulten
extraviados. La pérdida de dichos documentos, como es obvio, acarrea
automáticamente la pérdida de la prueba del derecho consignada en los
mismos, con lo cual se les podría ocasionar múltiples daños irreparables a
algunos de los otorgantes del negocio jurídico.

b. Garantía de ejecutoriedad de los derechos

Su existencia se justifica además por el hecho de que los actos y negocios
jurídicos que se consignan ante los notarios tienen, por lo general, una
cierta durabilidad que se prolonga en el tiempo, para lo cual es conveniente
que os interesados puedan tener a su disposición, en cualquier momento,
una prueba fehaciente sobre los derechos y relaciones jurídicas
incorporados en todo aquellos casos en que la posesión de un título es
requisito esencial para ejercitar o ejecutar un derecho, de tal forma que
dicho derecho se halla incorporado en cierta manera la documento.
Con acierto ha dicho Sanahuja: “Si existe el protocolo, demostrada la
pérdida de la copia ejecutiva que el acreedor tenía en su poder se facilita de
una manera expedita la obtención de un nuevo ejemplar que supla la
primera copia. Es, pues, también el protocolo una garantía de
ejecutoriedad”.

c. Autenticidad de los derechos

El protocolo desempeña, por otra parte, una función autenticadora en el
sentido de que las reglas legislativas atinentes a la formación y
conservación del mismo dificultan enormemente la posible y eventual
 suplantación de documentos autorizados, lo mismo que la interrelación de
otros entre los que ya constan debidamente ordenados y fechados.

d. Publicidad de los derechos

Por último los protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los actos
o negocios jurídicos que autoriza un notario suelen afectar intereses de
terceras personas que no han intervenido en su otorgamiento. Constituye,
en consecuencia, el protocolo el mejor procedimiento para que un
documento esté al alcance de quien tenga interés en examinarlo y hasta
sacar copia del mismo, lo cual sucede frecuentemente en materia de
derechos reales.

Las legislaciones centroamericanas establecen concordadamente con la

doctrina, la publicidad del protocolo notarial. Sólo los interesados podrán
verlo y saber de su contenido en presencia del notario autorizante o del
oficial que lo custodia, salvo aquellos casos de otorgamiento de testamento
o donaciones por causa de muerte,… casos en los que mientras viva el
otorgante, sólo a éste podrá ser enseñado.

Reposición

No obstante el cuidado y responsabilidad que debe tener un Notario con sus

protocolos, estos pueden perderse, destruirse o deteriorarse, y sería necesario
reponerlo.

Para estos casos el Código de Notariado tiene regulado que el Notario al

enterarse de esta circunstancia, debe dar aviso al Juez de Primera Instancia de su
domicilio. Cualquier persona que según el Código de Procesal Penal, pueda
denunciar un delito público, también tiene el derecho de poner en conocimiento del
Juez, e hecho que haga necesaria la reposición del protocolo.
El juez debe instruir la averiguación y terminada la misma resolverá declarando
procedente la reposición, en caso de delito, mandará que se abra procedimiento
penal contra los presuntos responsables, en nuestra opinión podría ser contra el
mismo Notario.

Al declarar procedente la reposición, el juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia,

copias de los testimonios especiales enviados por el Notario al Archivo general e
Protocolos.

En caso que dichos testimonios no existieren en el Archivo General de Protocolos,

se pedirán las copias o duplicados que pudieren haber en los registros y se citará
a los otorgantes y a los interesados, previniéndoles la presentación de los
testimonios o copias que tengan en su poder.

La existencia se hará por avisos que se publicarán tres veces durante un mes el
Diario Oficial y en otro de los de mayor circulación en la localidad.

Si existiere el testimonio especial del índice del protocolo, los avisos contendrán la
nómina de los otorgantes.

En caso del testimonio especial del índice, ha dado motivo de contradicción, y que
el artículo 37 del Código de Notariado, que se refiere los testimonios especiales,
no hace referencia a esta obligación, sin embargo considero que si debemos
enviar testimonio especial tanto del índice como de la razón de cierre; cuando la
ley hace referencia, a que “si existieren testimonio del índice” se refiere a los caso
de pérdida, destrucción o deterioro del protocolo del año en que se esté
cartulando, el cual no está cerrad ni elaborado el índice. Ahora para los casos de
años anteriores, si debe existir.

Si no fuere posible reponer todas las escrituras, el Juez tendrá que citar de nuevo
a los interesados, para consignar, en acta los puntos que tales escrituras
contenían y en caso de desacuerdo o no comparecieren, los interesados tendrán
que recurrir a un juicio en la vía ordinaria. (Artos. 90 al 95)

Inspección y revisión
La inspección y revisión del protocolo tiene por objeto comprobar si en el mismo
se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley. la revisión puede ser
de tres clases:

a. Ordinaria
b. Extraordinaria y
c. Especial
d. La inspección

La inspección y revisión ordinaria se debe hacer cada año, para el efecto, el

Notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose
practicar la inspección y revisión en su presencia.

En la capital, es el Director del Archivo General de Protocolos de facultados y en

los departamentos los Jueces de Primera Instancia. También el presidente del
Organismo judicial puede nombrar a Notarios colegiados activos para que
practiquen la inspección revisión de protocolos, tanto en el departamento de
Guatemala, como en los otros departamentos.

La inspección y revisión extraordinaria podrá hacerse en cualquier tiempo, cuando

lo ordene la Corte Suprema de Justicia.

Es importante mencionar, que en casos de averiguación sumaria por un delito,

también se puede hacer la revisión de un protocolo notarial, este es el caso
especial.

El protocolo en el derecho comparado

Según Oscar Salas, en Costa Rica, El Salvador y Nicaragua se usan para formar
el protocolo, a opción del Notarios, libros encuadernados o bien sueltas, pero que
en la práctica predomina el uso de hojas o folios sueltos, para encuadernarlos al
final del año natural. Sistema que se utiliza en Guatemala, Honduras y Panamá.

Al respecto, el Licenciado Julio César Monterroso Paz, al referirse al tema

expresó: “Existen tres clases de folios de protocolo: el folio suelto, que el que
consta en una sola hoja o foja; el folio doble, consistente en dos hojas o fojas
unidas entre sí; y el folio contenido dentro de un libro empastado, el que consiste
en folios formando un libro empastado, sean estos fijos o movibles.

El estatuto del Notariado de Colombia, contenido en Decreto 960 del año 1970, en
su artículo 18 y 20, aunque no lo expresa taxativamente, se deduce que se usa
folio suelto.

En Guatemala se utiliza actualmente el folio suelto, aunque anteriormente era folio

doble (pliego), y las escrituras matrices, actas de protocolación, razones de
legalización de firmas y documentos se redacten conforme la ley.

Para integrar el protocolo, se hace uno o varios tomos empastados, del tamaño
que sea cómoda y práctica su consulta, en forma anual.

La Ley de Costa Rica, establecía en el artículo 29 que: “los productos serán lobros
encuadernados de cien folios, con hojas de papel sellado de cincuenta céntimos
cada una. La administración de Rentas Nacionales suministrará tales libros a los
Notarios previo el pago correspondiente”: se establece claramente que el
protocolo está contenido en libro empastado.

El Código Notarial de Costa Rica, regula las clases de tomos en que se formará el
protocolo, que introduce la novedad alternativa del tomo encuadernado y del tomo
con hojas movibles, lo que advierte un avance práctico, como aseguro y en
concordancia con la integración al Registro Notarial, dependiente a su vez del
Registro Nacional”

Concluye el Licenciado Monterroso Paz, expresando que las hojas movibles a

folios sueltos para formar protocolos, facilitan entre otros aspectos, la
protocolización de documentos.

La Notaria Mirna Valenzuela de Mérida, en su trabajo de tesis de maestría, aporta

un cuadro sobre el protocolo notarial en la legislación guatemalteca y extranjera.
En el mismo puede apreciarse, con respecto a la forma de llevarlo, que la mayoría
de los países estudiados, utiliza hojas sueltas, que posteriormente se empastan y
pasan a formar tomos. En muchos de los países se exige razón de apertura, todos
utilizan razón de cierre e índice y queda establecida la intervención del poder
judicial.
 CONCLUSIONES

 El protocolo notarial es la colección ordenada de los instrumentos públicos

que el notario autoriza y registra, de conformidad con lo establecido en el
Código de Notario.

 El contenido del protocolo notarial lo abarcan las escrituras públicas o

matrices, las actas de protocolización, las razones de legalización, la razón
de cierre, el índice y los atestados.

 La importancia del protocolo notarial radica en que es el registro

documentado de todos los instrumentos públicos que un notario autoriza en
un lapso de tiempo, en el caso de Guatemala, un año calendario.
 RECOMENDACIONES

 Conocer sobre cada una de las instituciones, teorías, principios y cuerpos

legales que comprenden del derecho notarial.

 Diferenciar entre cada una de las instituciones y contenidos propios del

derecho notarial.

 Investigar en distintas fuentes bibliográficas cada uno de los elementos que

conforman la institución del protocolo notarial