LA NORMA ISO 30301 PARA LA

CERTIFICACION DE LOS SISTEMAS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

Jorge Eduardo Alzate Cortés

Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y
Preservación Digital Archivo General de la Nación
jorge.alzate@archivogeneral.gov.co

Resumen - La alienación de los procesos Area de Conocimento

de negocio con la gestión documental,
es un reto que muchas entidades que se Sistemas de Gestión Documental
encuentran en procesos de modernización
vienen asumiendo, y la buena noticia es que
Palabras Clave
esto se puede lograr a través de procesos Sistemas de Gestión Documental,
de normalización, y es ahí donde la familia Sistema de Gestión, Gestión
de normas ISO 30300 juega un papel Documental, Normalización, ISO 30301,
fundamental, permitiendo la integración Estandarización, Certificación.
de la gestión documental con los demás
sistemas de gestión, de tal manera que DISCLAIMER
los documentos y la gestión documental
Las opiniones expresadas aquí son
se posicionen a un nivel más estratégico,
mis propias opiniones personales y no
sirviendo como soporte y evidencia del
representan la opinión de nadie más,
desarrollo de sus actividades, para la
tampoco representa la opinión la de
transparencia en la toma de decisiones y el
la empresa para la que trabajo u
acceso a la información por parte de todos
organismos a los que pertenezco.
los interesados.
Introducción
Cuando se habla de sistemas de gestión,
normalmente referenciamos en primera
medida a los sistemas de gestión de calidad,
y no es de extrañar, teniendo en cuenta que

La Norma ISO 30301 para la Certificacion de los Sistemas de Gestión Documental

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la norma de calidad ha liderado el mercado
de la normalización a nivel mundial ocupando
los primeros puestos en ventas. Puede ser
utilizado por cualquier organización, grande o
pequeña, independientemente de su campo
de actividad. De hecho, hay más de un millón
de empresas y organizaciones en más de
170 países certificadas con ISO 9001 [1].
y a la fecha ya cuenta con la versión ISO
9001:2015, que rápidamente se encuentra
motivando a las organizaciones a adelantar
la respectiva actualización con el fin de poder
mantener la certificacion y la buena imagen
organizacional que ello representa.
Otras normas de sistema de gestión
que también se encuentran muy bien
posicionadas son las normas de Sistema de
Gestión Ambiental - ISO 14001, Sistemas
de Gestión de Seguridad de la Información
– SGSI ISO 27001, Sistemas de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST
– ISO/FDIS 45001, la cual se encuentra
en desarrollo, y que tiene prevista su
publicación para el primer semestre del 2018
y la cual reemplazará a la antigua OHSAS
- ISO 18001, las cuales conforman en las
organizaciones lo que se conoce como el
sistema integrado de gestión. Para conocer
más sobre los sistemas de gestión y poder
obtener una lista exhaustiva de las normas
se puede consultar la página de la ISO
https://www.iso.org/management-system-
standards-list.html. [2]. Se podrá encontrar
además en el mismo sitio lo relacionado
con la estructura de alto nivel (High Level
Structure – HLS) que permite conocer la
estructura uniforme de estas normas, y como
esto facilita su integración en los sistemas de
gestión institucionales.
La Norma ISO 30301 para la Certificacion de los Sistemas de Gestión Documental
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Sin embargo una de las normas que
todavía no es muy conocida ni ha tenido
un significativo nivel de difusión, ni en
las entidades públicas ni privadas, es la
norma ISO 30301:2011 - Information and
documentation - Management systems for
records – Requirements, la cual ha sido
homologada en Colombia, a través del
trabajo conjunto de los comités técnicos
del ICONTEC y el Archivo General de la
Nación - AGN, y quedando como la NTC ISO
30301:2013 Información y documentación.
Sistemas de gestión de registros. Requisitos,
la cual se convierte en la norma que permite
certificar el Sistema de Gestión Documental
de una entidad, y la cual se ha convertido en
una herramienta que desde hace varios años
se tiene disponible para su implementación y
certificación, beneficiando en gran medida al
Archivo General de la Nación, dado que su
adopción por parte de las entidades públicas
apoyará en gran medida la implementación
de la Ley General de Archivos – Ley 594 de
2000 en todo el territorio nacional.
Dada su importancia en el ámbito archivístico
se quiere presentar en el presente artículo
algunos aspectos generales de la norma
con el fin de generar el interés por parte
de las entidades públicas o privadas para
que profundicen un poco más sobre la
norma y puedan dar inicio a proyectos de
implementación.
¿Qué es la Norma ISO 30301?
Para poder hablar de la norma ISO 30301
debemos primero tener claro que esta
norma hace parte de una familia de normas,
conformada por: [4]
 Normas para Sistemas Normas e informes técnicos
de Gestión de Registros internacionales relacionados
Marco de gobernabilidad de los registros Implementación de los procesos de registros

ISO 30300 ISO 15849 ISO 23081 ISO / TR 26122

Fundamentos Sistemas de Gestión de Gestión Metadatos para Análisis de los
y terminología registros - Fundamentos de registros. registros. procesos de trabajo
y vocabulario Parte 1 Parte 1 para los registros.
Generalidades. Principios.

ISO 130301 Parte 2 Parte 2

Directrices Aspectos
Requisitos Sistemas de Gestión de conceptuales y de
registros - Requisitos implementación
Nivel estratégico

Nuvel Operativo
Parte 3
ISO 30303 Método de
Autoevaluación
Sistemas de Gestión de
registros - Requisitos de
organismos que realizan ISO - TR 13028 ISO 13008 ISO 16175
auditorias y certificación
Directrices de Procesos de Principios y requisitos
implementación migración y fundamentales para los
ISO 30302 para la conversión registros en entornos
Directrices digitalización de de registros electrónicos de oficinas.
Sistemas de Gestión de registros digitales.
registros - Directrices
Parte 2.
para la implementación
Directrices y requisitos
funcionales para los
sistemas de gestión de
registros digitales.

Parte 3.
Directrices y requisitos
funcionales para los
registros en sistemas
empresariales.

Figura 1: Normas sobre SGR, elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 y normas e informes técnicos internacionales relacionados.
Fuente: Norma Técnica Colombiana NTC ISO 30301

Este grupo de normas, cuenta además Figura 1. [13]. En la norma ISO 30301,
de la ISO 30300, con la ISO 30301, ISO el numeral 8. Operación, se encuentra
30302, ISO 30303 y la ISO 30304, las cuales enlazado con el Anexo A. Normativo, donde
permiten a la gestión documental pasar se establecen los procesos y controles
de su rol tradicionalmente operativo a un que se deben implementar en el ámbito
rol estratégico, llevando las entidades a la operativo, y donde la aplicación de las
necesidad de incluir la gestión documental normas e informes técnicos relacionados
dentro de su sistema integrado de gestión. encuentran su principal aplicación.
Así mismo, la familia de normas ISO 30300
La familia de normas ISO 30300 sobre
se relacionan con las otras normas e
sistemas de gestión de registros han sido
informes técnicos que desarrolla el TC46/
desarrolladas por el Comité técnico TC46
SC11 y que pueden ser un complemento a
“Information and documentation” a través
las mismas en los niveles más operativos.
del subcomité TC46/SC11 “Archives/records

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management” de la ISO (International
Organization for Standarization), quienes
son los encargados de las tareas
de normalización sobre políticas y
procedimientos de gestión documental.
Este comité ha publicado 17 normas y a la
fecha se encuentran en desarrollo de otros
7 estándares relacionados con el tema.
Para conocer que otras normas se han
desarrollado por parte de este subcomité
y los demás existentes relacionados con
gestión documental, se puede acceder a la
página web de la ISO a través de la URL
https://www.iso.org/committee/48750.html.[3]
La norma ISO 30301 especifica los requisitos La norma ISO 30301 cuenta con los
que debe cumplir un Sistema de Gestión de
Registros – SGR, con el fin de dar soporte a
una organización en el logro de su mandato,
misión, estrategias y metas. Trata del
desarrollo y la implementación de una política
y objetivos relacionados con los registros
y suministra información sobre la medición
y el monitoreo del desempeño. Se puede
implementar con otras normas de sistemas
de gestión y es especialmente útil para
demostrar la conformidad con los requisitos
de documentación y registros de otras norma
de sistemas de gestión.[5]
La creación y la gestión de registros
son parte integral del desarrollo de las
actividades, los procesos y los sistemas
de cualquier entidad, permitiendo lograr la
eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión
de riesgos y la continuidad del negocio, así
mismo, la norma ISO 30301 promueve un
modelo de mejora continua a través del cual
se podrá garantizar la producción de registros
auténticos, íntegros, confiables y accesibles,
capaces de dar soporte a las funciones y las
actividades de la organización, y permitir su
preservación a largo plazo.
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Estructura de la Norma ISO 30301
Tal como se había afirmado anteriormente,
la Norma ISO 30301 al hacer parte de las
normas de sistema de gestión (Management
System Standards – MSS), cuenta con una
estructura normalizada que está definida
en la estructura de alto nivel (HLS - Hight
Level Structure), por medio de la cual se
unifican la estructura y textos, los términos
y definiciones claves comunes y se fomenta
la compatibilidad entre las diversas normas
de sistemas de gestión para facilitar su
integración y su implementación.
siguientes numerales dentro de su contenido:
1. Alcance
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Soporte
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora
11. Anexo A (Normativo) – Procesos y
controles
Anexo B (Informativo) –
Interrelaciones entre las normas ISO 9001,
ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO 30301
Anexo C (Informativo) – Lista de
verificación para la autoevaluación
Los numerales 1 al 3, corresponden a
numerales “No Auditables”, los numerales
4 al 10 corresponden a los “Requisitos
Auditables”, el Anexo A: Normativo, con
“Requisitos Auditables” y los Anexos B y C
que son solo Informativos.
Con el fin de dar a conocer las generalidades
de la norma, se presenta a continuación un
breve resumen del contenido de cada uno de
los capítulos que la conforman [8].
1. Alcance: La norma ISO 30301 es aplicable
a cualquier tipo de organización que
busque: [5]
• establecer, implementar, mantener y
mejorar un SGR para dar soporte a sus
negocios;
• asegurar la conformidad con su política
de registros declarada;
• demostrar conformidad con esta norma a
través
2. Referencias normativas: En cuanto a
los documentos de referencia se indica
que es indispensable la NTC-ISO 30300,
Información y documentación. Sistemas
de gestión para registros. Fundamentos
y vocabulario, para la aplicación de esta
norma.
3. Términos y definiciones: La norma
establece que se aplicarán los términos
y las definiciones indicados en la norma
ISO 30300.
4. Contexto de la organización: La
definición del contexto organizacional
incluye los primeros requisitos de
cumplimiento de la norma, los cuales
están orientados a identificar los factores
internos y externos que afectan a la
organización, los requisitos de negocio,
legales y de otra índole, que afectan a la
creación de los documentos y finalmente
la definición del alcance del Sistema de
Gestión de Registros.
La Norma ISO 30301 para la Certificacion de los Sistemas de Gestión Documental
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5. Liderazgo: El componente de liderazgo
es fundamental en la implantación de
la norma, ya que permite demostrar
el compromiso de la alta dirección
con respecto al Sistema de Gestión
de Registros. Tiene a cargo además
la definición y documentación de las
políticas sobre gestión de documentos,
y la definición y asignación de
competencias y responsabilidades.
6. Planificación: El componente de
planificación está asociado directamente
con la identificación de los riesgos y
las oportunidades que pueden afectar
la implantación del sistema de gestión
de registros. La identificación de los
riesgos está directamente asociada a la
definición del contexto organizacional
en lo que respecta a la comprensión
de la organización y la definición de los
requisitos del negocio, desde donde se
debe dar inicio a su identificación, análisis
y evaluación.
7. Soporte: Para la implantación de un
sistema de gestión se requiere contar con
un componente de soporte, por medio
del cual se definan específicamente lo
aspectos relacionados con los recursos
humanos y sus competencias, la
concienciación y formación del personal
a todos los niveles de la organización, lo
cual incluye a los contratistas y cuando
sea pertinente al personal de otras
organizaciones.
8. Operación: La organización debe
planificar, diseñar e implementar los
procesos y aplicaciones de gestión
documental necesarias para cumplir con
los requisitos definidos en el Anexo A de
la norma. Es importante destacar que, en
la definición de los procesos de gestión
 documental, es necesario identificar los
controles por medio de los cuales se podrá
demostrar que los procesos se implantaron
según lo planificado.
Los controles que se definen en la norma
aplican tanto a los documentos electrónicos
como a los documentos generados en
físico (papel).
9. Evaluación del desempeño: El
componente de evaluación del desempeño
hace parte fundamental de todos los
sistemas de gestión, ya que es de esta
manera que se puede medir la eficacia
del sistema. Para el desarrollo de esta
tarea, la organización debe determinar en
primera medida, que es lo que necesita
seguimiento y medición, así como los
métodos necesarios para poder obtener
unos resultados válidos. Este proceso debe
permitir dar continuidad a las tareas de
monitoreo y medición, para que finalmente
se pueda hacer un análisis y evaluación de
los resultados obtenidos.
10. Mejora: La mejora continua es uno de
los principales aspectos de los sistemas de
gestión, y su representación es conocida
a través del denominado Ciclo de Deming
o Ciclo PHVA, conocido también como
la “espiral de mejora continua”. Esta
estrategia de control y mejora continua
de procesos y productos, involucra cuatro
pasos que corresponden al Planear-Hacer-
Verificar-Actuar, a través de los cuales
se podrán ir realizando los ajustes a las
desviaciones del sistema con el fin de
lograr el cumplimiento de los objetivos del
sistema y la mejora continua del mismo.
La Norma ISO 30301 para la Certificacion de los Sistemas de Gestión Documental
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La Certificación Documental como
un Nuevo Reto para las Entidades
en Colombia
La normalización se ha convertido en
una actividad clave en el desarrollo y
mejoramiento de todas las áreas de las
entidades, ya sean estas públicas o privadas
y sin importar su tamaño o sector, y aporta en
gran medida al mejoramiento de la gestión
administrativa de la entidad, con el fin de
avanzar en el mejoramiento continuo en
el marco del desarrollo y evolución de sus
sistemas de gestión.
Al día de hoy la certificación en Gestión
Documental sigue siendo un gran reto que
pocos han empezado a asumir, ya sea
debido al desconocimiento mismo de la
Norma (NTC ISO 30301), la cual establece
los requisitos de cumplimiento para una
entidad, o debido a que aún se considera
que no se está preparado para iniciar algún
proyecto relacionado con esta certificación,
lo cual dificulta el avance de proyectos
relacionados sobre el tema, desestimulando
el conocimiento y profundización sobre la
norma, y a la vez la implementación de la
misma con miras a certificacion.
La implementación y certificación de la
norma ISO 30301 permitirá a las entidades
mejorar su imagen, generar confianza y
credibilidad a todos a todos interesados,
reflejando el liderazgo en su gestión
documental. Así mismo, facilitará el
poder demostrar la conformidad con los
requisitos de control de la documentación y
registros de las demás normas que hacen
parte del sistema integrado de gestión. La
relación con los demás sistemas de gestión
permitirá a las entidades posicionar su
gestión documental a un nivel estratégico,
e integrarla en la estrategia de negocios, lo
cual se logra gracias a la alineación con los
demás sistemas de gestión, permitiendo de
esta manera apoyar a la organización en el
logro de su misión, estrategias y objetivos,
siguiendo el modelo de mejora continua PHVA
(Planear – Hacer – Verificar - Actuar) que es el
componente base de los sistema integrados.
Como soporte al proyecto de implementación
de un sistema de gestión documental,
con miras a la certificación, se cuenta
con la norma NTC ISO 30302:2016.
Informacion y Documentación. Sistemas
de Gestión de Registros. Directrices para
la implementación, la cual está destinada
a utilizarse conjuntamente con las normas
NTC ISO 30300 e NTC ISO 30301, y la
cual proporciona orientaciones para la
implementación de un sistema de gestión
de documentos de acuerdo con los
requerimientos de la norma ISO 30301. En
esta norma cabe destacar que mantiene la
misma estructura de la norma ISO 30301
y ofrece aspectos y actividades necesarias
para poder dar cumplimiento a los requisitos
de la norma, en cada uno de los numerales,
así mismo define cuales pueden ser los
resultados esperados con la respectiva
documentación de las actividades realizadas
para poder conseguir la conformidad con
la norma. Así mismo, la norma NTC ISO
30301, tiene en el Anexo C (Informativo), una
Lista de verificación para la autoevaluación,
por medio de la cual una entidad puede
comprobar el nivel de cumplimiento de
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los principales requisitos requeridos por
la norma, la cual se convierte en una
herramienta de fácil acceso para iniciar con
la primera evaluación del sistema.
Otro de los factores relevantes en los
procesos de certificación es poder contar con
una entidad de Certificación que adelante
dicho proceso, lo cual en primera instancia,
para el caso de Colombia, deberá estar en
manos del Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación - ICONTEC, como
Organismo Nacional de Normalización de
Colombia según Decreto 2269 de 1993 [11], y
entidad certificada por el Organismo Nacional
de Acreditación de Colombia – ONAC, como
Organismo de Certificación de Sistemas de
Gestión [12], quien tendrá a cargo la tarea de
ofrecer los servicios de certificación, formación
de profesionales con amplia experiencia en
gestión documental como auditores, así como
ofrecer los cursos y capacitaciones que sean
necesarios para poder contar con un completo
esquema que facilite a todos los interesados
el poder adelantar todo un proceso de
certificación con la asesoría de expertos en el
tema. Para el desarrollo de esta gran tarea,
se tiene previsto un trabajo articulado entre el
ICONTEC y el Archivo General de la Nación,
quienes en un trabajo conjunto, deberán
definir el esquema de certificación para un
sistema de gestión documental basados en la
norma ISO 30301.
La implementación y certificación de los
sistemas de gestión documental, de acuerdo
con la Norma NTC ISO 30301, en la
entidades públicas y privadas responsables
con el cumplimiento de la ley, permitirá
en gran medida poder avanzar en el
cumplimiento de la Ley General de Archivo -
Ley 594 de 2000, dado que los requisitos que
establece la norma obligan a las entidades a
contar con una gestión documental efectiva,
generando como resultado documentos
auténticos, íntegros, confiables y accesibles,
que puedan ser preservados a largo plazo,
capaces de dar soporte a las funciones y las
actividades de la organización.
Finalmente es importante dar a conocer que
la ISO viene trabajando en los dos estándares
faltantes de la familia de normas ISO 30300, la
ISO 30303. Management System for records.
Requirement for Bodies Providing Audit and
Certification, la cual ofrecerá requisitos para
los organismos que realizan la auditoría y la
certificación de los sistemas de gestión, y la
ISO 30304. Management System for records.
Assessment Guide, una guía de evaluación del
sistema de gestión documental cuyo propósito
será dar apoyo a la auditoría del sistema y de
los procesos y controles de gestión documental
(punto 8.2 y Anexo A). [10]
Conclusiones
• Las normas NTC ISO 30300 y NTC ISO
30301 ya se encuentran haciendo parte de
los sistemas de gestión de las entidades,
sin embargo, aún se desconoce su
articulación con las actividades de gestión
estratégica y operacional de sus procesos
de gestión documental.
La Norma ISO 30301 para la Certificacion de los Sistemas de Gestión Documental
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• La implementación de un sistema
de gestión documental permite a las
organizaciones contribuir a la preservación
del patrimonio documental, en respuesta a
los grandes retos que establece el nuevo
entorno global que se está transformado
para adaptarse a la nueva era digital.
• El proceso de certificación de la Norma NTC
ISO 30301 en Colombia, aún sigue siendo
todo un reto para las entidades, tanto públicas
como privadas, debido al poco conocimiento
que se tiene sobre esta norma.
• El trabajo conjunto entre el ICONTEC y
el Archivo General de la Nación permitirá
establecer un esquema de certificación
que permita a cualquier entidad en
Colombia, poder certificarse en la norma
NTC ISO 30301.
• Es importante tener en cuenta que la
implementación de la norma ISO 30301
se logra con mayor eficiencia en aquellas
entidades que ya tienen implantado otros
sistemas de gestión como calidad (ISO
9001), ambiental (ISO 14001) o seguridad
de la información (ISO 27001), debido a
que las últimas versiones de estas normas
de sistemas de gestión cuentan con una
estructura normalizada que facilita su
articulación e implementación.
BIBLIOGRAFÍA

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https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html [Último acceso: 23 Septiembre 2017]
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list.html
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[4] ICONTEC. NTC-ISO 30300:2013 Información y documentación. Sistemas de Gestión para Registros.
Fundamentos y Vocabulario.
[5] ICONTEC. NTC ISO 30301:2013 Información y documentación. Sistemas de Gestión de registros. Requisitos
[6] ICONTEC. NTC ISO 30302:2016 Información y documentación. Sistemas de Gestión de Registros. Directrices
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de Trabajo SEDIC, octubre 2011 – 1ª revisión. [En línea]. Disponible en: http://www.sedic.es/wp-content/
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Transparencia y Acceso a la Información de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la
Universidad Autónoma de Barcelona. (Trabajos fin de máster y de posgrado).
[9] Jose Alberto Alonso. Publicación de la norma ISO 30302: Guía de implantación. [En línea]. Available: http://
www.iso30300.es/publicacion-de-la-norma-iso-30302-guia-de-implantacion/ [Último acceso: 23 Septiembre 2017]
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