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Sistema de Gestão Administrativa Integrada

01 de Março de 2018
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Índice
i1 – O que é o SGAI – Sistema de Gestão Administrativa Integrada.........................................4
i1.1 – Caraterísticas da Aplicação............................................................................................4
i1.2 – Compatibilidade da informação com o MS-Word, MS-Excel, e arquivos de texto ASCII 4
i1.3 – Segurança ao nível da base de dados e da Aplicação....................................................4
i1.4 – Organização da Aplicação..............................................................................................4

1. Tabelas..................................................................................................................6

1.1. Parâmetros...........................................................................................................6

1.2. Clientes/Utentes/Outros Devedores....................................................................7

1.3. Fornecedores/Outros Credores............................................................................7

1.4. Artigos/Serviços....................................................................................................8

1.5. Famílias.................................................................................................................8

1.6. Bancos..................................................................................................................8

1.7. Contas Bancárias..................................................................................................8

1.8. Utilizadores...........................................................................................................8
2. www..............................................................................................................................8
2.1. xxx.................................................................................................................................8

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i1 – O que é o SGAI – Sistema de Gestão Administrativa Integrada

É um Sistema Administrativo integral e automatizado que abarca as áreas de vendas, compras, bancos,
valores por receber, valores a pagar e inventários.

i1.1 – Caraterísticas da Aplicação

A Aplicação pode ser instalada em vários computadores, e todos podem ter acesso à informação
centralizada na unidade de rede, estando garantida a integridade da informação em acessos múltiplos e a
compatibilidade do funcionamento em rede.

i1.2 – Compatibilidade da informação com o MS-Word, MS-Excel, e arquivos de texto ASCII

Todos os Relatórios emitidos pela Aplicação podem ser exportados nos respetivos formatos, e
posteriormente ser modificados e analisados no formato exportado.

i1.3 – Segurança ao nível da base de dados e da Aplicação

O acesso à base de dados é protegido por password encriptada com código Hash, e a Aplicação dispõe de
um módulo que permite estabelecer os privilégios e restrições de acesso aos Utilizadores do sistema. Desta
forma é possível restringir as ações dos utilizadores da Aplicação.

i1.4 – Organização da Aplicação

A Aplicação está sistematizada, conforme o painel de navegação principal, as principais opções são
disponibilizadas no quadro situado à direita, e basta clicar num dos botões para aceder às suas sub-opções!

 Documentos de Compras/Requisições de Armazém – disponibiliza o acesso às operações passivas

da Organização, ou seja, o registo das compras, notas de débito e de crédito de terceiros e das
entradas de armazém, que originam os necessidades dos centros de custo;

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 Documentos de Vendas/Saídas de Armazém – disponibiliza o acesso às operações ativas da

Organização, ou seja, o registo das vendas, notas de débito e de crédito a terceiros e das saídas de
armazém, que originam os consumos dos centros de custo, bem como, o depósito dos valores
recebidos de terceiros e dos registos relacionados com as Ajudas Técnicas (Termos de
Responsabilidade e Autos de Receção);
 Consultas – disponibiliza os “outputs” de extratos, balancetes, valores pendentes, compras, vendas
e outras operações a terceiros/de terceiros;
 Listagens – disponibiliza os “outputs” de conferência de documentos, bem como, de entidades
devedoras e credoras;
 Utilitários – permite o acesso ao processamento automático de documentos, do SAFT, dos Backups,
da Restituição do IVA da Alimentação e dos Modelos 25 (donativos em dinheiro e em espécie);
 Tesouraria – permite o acesso ao pagamento a fornecedores, através de listagem ou de ficheiro
normalizado SEPA, bem como, à conciliação bancária e aos fluxos de caixa.

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1. Tabelas

São a área mais importante da Aplicação, e deve ser previamente preenchida, para dar resposta às
operações principais da gestão de uma Organização, e compreende as seguintes tabelas:

1.1. Parâmetros
Regista os dados da Organização, o controlo da numeração/série e os dados fiscais/contabilísticos.

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O formulário está organizado em três separadores, no da “Empresa” são registados os dados relativos à sua
Organização, no da “Numeração” são registados todos os dados relativos às séries e numeração, e nos
“Dados Gerais”, os dados relativos ao ano fiscal do exercício.

1.2. Clientes/Utentes/Outros Devedores

Regista todos os dados dos devedores, mas também os que são necessários à operacionalidade da
atividade. Ao aceder a esta tabela, tem acesso a um formulário, que dispõe de diversas opções, da qual se
destaca o módulo de pesquisa por código, denominação, NIF e tipo de devedor.

Ao clicar nas opções “Novo”, “ver” ou “Modificar, acede ao formulário de dados.

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1.3. Fornecedores/Outros Credores

Regista todos os dados da entidade, mas também os que são necessários à operacionalidade da atividade

1.4. Artigos/Serviços
Os dados desta tabela referem-se a todos os itens disponibilizados nas operações ativas e passivas da
Organização

1.5. Famílias
Regista o agrupamento dos Artigos/Serviços com a finalidade principal de os “ligar” a contas e centros de
custo de destino na contabilidade geral e analítica da Organização

1.6. Bancos
É uma tabela com os dados que têm origem na entidade reguladora, e só deve ser atualizada com dados da
mesma origem

1.7. Contas Bancárias

Referem-se às contas, à ordem e a prazo tituladas pela Organização

1.8. Utilizadores
Contém os utilizadores e respetivas permissões de acesso às funcionalidades da Aplicação

2. www

zzz

2.1.xxx
2.1.1. yyy