PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE Fecha: 30-12-2016

ACREDITACIÓN Y CREDENCIALIZACIÓN Revisión: 06

Código:
Contrato n° 4600014909
WOR-COD-P-SCA-01

PROCEDIMIENTO Y PROTOCOLO DE
ATENCIÓN OFICINA DE
ACREDITACIÓN Y CREDENCIALIZACIÓN
DIVISIÓN EL SALVADOR

“Servicio de Acreditación, Credencialización e

Inspección Codelco N° 4600014909”
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Contrato n° 4600014909
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1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO1

1.1 Rol Equipo Workmate en Acreditación de Empresas, contratos, subcontratos

y servicios esporádicos

• Para correcto desarrollo de flujo del proceso Equipo Workmate debe verificar:

 Acciones realizadas: Validación / Rechazo

 Suficiencia en Datos básicos de la Empresa y Contratos, Subcontratos y/o
Servicios Esporádicos declarados
 Coincidencia entre datos declarados en Sistema y aquellos que constan en
documentación exigida a EECC en cada Etapa
(Certificado Organismo Administrador de Seguro / Contrato Civil / Carta
inicio de actividades Sernageomin / Resolución de jornada excepcional en
caso de que aplique)

• Kpi asociado a validación Workmate responde a 24 horas corridas desde Ingreso

de Solicitud respectiva a Sistema
• No es responsabilidad de Workmate el seguimiento en tiempos aprobación por
parte de usuario Codelco.

1.2 Rol Equipo Workmate en Acreditación de Personal:

• En esta etapa del flujo del proceso Equipo Workmate debe verificar:

 Acciones a realizar: Validación / Rechazo

 Suficiencia en Datos básicos de trabajadores declarados

1Sistema indica y actualiza de forma automática pendientes de validación y gestión de parte de equipo
workmate en cada uno de los módulos del Servicio, determinándose diariamente casos críticos y prioritarios
de trabajo por oficina Workmate.
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 Coincidencia entre datos declarados en Sistema y aquellos que constan en

documentación exigida a EECC en cada Etapa (Cédula Identidad,
Fotografía2, Contrato de trabajo, Charla ODI/DAS, Charla Inducción
General, Examen pre-ocupacional u ocupacional según corresponda)

• Kpi asociado a validación Workmate responde a 24 horas corridas desde Ingreso

de Solicitud respectiva a Sistema.
• No es responsabilidad de Workmate el seguimiento en tiempos aprobación por
parte de usuario Codelco.

1.3 Rol Equipo Workmate en Acreditación de Pases de Visita.

• Para correcto desarrollo de flujo del proceso Equipo Workmate debe verificar:

 Acciones realizadas: Validación / Rechazo

 Suficiencia en Datos aportados (Motivo de visita / área a visitar)
 Coincidencia entre datos declarados en Sistema y aquellos que constan en
documentación exigida a EECC en cada Etapa
(Cedula de identidad / Licencia municipal si aplica)

• Alcance de gestión Equipo Workmate según tipo de pase de visita:

 Pases Internos3 (Solicitados por ADC Codelco / Coordinadores)

2 Requisitos y Consideraciones sobre Fotografías indicados por Sistema son los siguientes:
• Fotografía Tamaño Carnet Formato JPG
• Mínimo 220X116 Pixeles
• Fondo Claro
• No se permiten selfies con perspectiva
• No se permiten fotos inclinadas
• Prohibidos los cascos y lentes de sol
• Prohibidas las fotos sin luz

3Comunicación de gestión prioritaria por parte de usuario Codelco (Coordinadores, ADC, Directores, etc.) Vía
correo electrónico será resuelta por equipo Workmate dentro de 2 horas de recibida la misma. *Referencia a
solicitudes generadas en horario de funcionamiento de oficina.
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 Pases Externos (Solicitados por EE.CC con / sin vinculo contractual con
Codelco)

• Equipo Workmate no participará en gestión de validación tratándose de

pases solicitados por coordinadores para ejecutivos Codelco.

• No es responsabilidad de Workmate el seguimiento en tiempos aprobación por

parte de usuario Codelco.

1.4 Rol Equipo Workmate en Acreditación licencia interna.

• Para correcto desarrollo de flujo del proceso Equipo Workmate debe verificar:

 Acciones realizadas: Validación / Rechazo

 Suficiencia en Datos aportados (Tipo y fecha de vigencia licencia de
conducir / Areas de conducción / Tipo de vehículo)
 Coincidencia entre datos declarados en Sistema y aquellos que constan en
documentación exigida a EECC en cada Etapa
(Licencia municipal / Examen psicosensometrico / Curso manejo a la
defensiva / Registro inducción área específica / Hoja de ruta4)

• No es responsabilidad de Workmate el seguimiento en tiempos aprobación por

parte de usuario Codelco.

• Kpi asociado a validación Workmate responde a 24 horas corridas desde Ingreso

de Solicitud respectiva a Sistema.

4 Sólo aplica a vehículos pesados.

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1.5 Rol Equipo Workmate en Acreditación e Inspección de Vehículos Livianos

1.5.1. Acreditación.

• En esta etapa del flujo del proceso Equipo Workmate debe verificar:

 Acciones a realizar: Validación / Rechazo

 Suficiencia en Datos básicos declarados (Patente vehículo / Tipo de
vehículo / Marca, año y modelo)
 Coincidencia entre datos declarados en Sistema y aquellos que constan
en documentación exigida a EECC (Certificado Revisión Técnica / Poliza
seguro obligatorio / Permiso de circulación)

• Kpi asociado a validación Workmate responde a 24 horas corridas desde Ingreso

de Solicitud respectiva a Sistema.

1.5.2 Inspección.

• Acreditado un vehículo según etapa anterior, se agendará por sistema e informará

a la EECC vía correo electrónico sobre día y hora para inspección física.

• EECC debe asistir a inspección con antelación mínima de 15 minutos de la hora

agendada.

• Kpi asociado a gestión Workmate responde a un máximo de atraso de 10 minutos

en relación a hora de inspección agendada.

• Resultados de inspección: Escenarios

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 No presentación a inspección: vehículo rechazado y EECC debe solicitar

una reagendamiento de hora para nueva inspección5.

 Rechazo por no cumplimiento del ECF-4: Se reagenda una nueva
inspección automáticamente por sistema.
 Retraso en la llegada de inspección: vehículo rechazado y EECC debe

solicitar una reagendamiento de hora para nueva inspección6.

 Inspección aprobada: Vehículo acreditado e inspeccionado en estado
habilitado. Entrega por el inspector de distintivo que es adherido en interior
de vehículo.

2. ENTREGA DE CREDENCIALES Y LICENCIAS INTERNAS7

• Posterior a Validación Workmate y Aprobación Codelco, se observarán las

siguientes consideraciones:

 Equipo Workmate diariamente imprimirá las credenciales y licencias

internas pendientes e informará a las Empresas involucradas vía correo
electrónico, sobre la disponibilidad de documentos para su retiro, dentro de
24 horas una vez aprobado por el ADC Codelco.

 EECC dispondrán de banda de horario diariamente para retiro de

credenciales, según protocolo de atención oficina El Salvador.

5 Vía correo electrónico solicitando disponibilidad.

6 Vía correo electrónico solicitando disponibilidad.
7 Sistema indica y actualiza de forma automática pendientes de validación y gestión de parte de equipo
workmate en cada uno de los módulos del Servicio, determinándose diariamente casos críticos y prioritarios
de trabajo por equipo Workmate.
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 Se permitirá el retiro de credenciales exclusivamente por el personal

designado por la EECC en Sistema de Acreditación como responsable.8

3. UNIFICACIÓN DE CRITERIOS DE VALIDACIÓN DOCUMENTAL

3.1.1. Validación Empresas

A) Correspondencia entre Rut y razón social declarada en formulario y
antecedentes que figuran en certificado de afiliación del organismo
administrador de seguro.

B) Correspondencia entre organismo administrador seleccionado y el del

certificado (La fecha del certificado no debe superar los 30 días desde su
emisión)

C) Vigencia certificado de afiliación del organismo administrador de seguro, no

superior a 30 días desde su emisión.

3.1.2 Validación Contrato Madre

A) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Número de contrato /
AdC Codelco / Vigencia) y antecedentes que figuran en Carta de Adjudicación,
Carta de Pronto inicio o contrato civil firmado.

B) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Razón Social, Contrato

Comercial / División) y Carta de Inicio de Actividades Sernageomin.

C) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Razón social / Vigencia

/Turno / Tipo jornada / Cargos incluidos en resolución) y antecedentes que
figuran en resolución de jornada excepcional, en caso de aplicar.

8 Excepciones deben ser solicitadas a equipo Workmate vía correo electrónico fundamentando y justificando
imposibilidad de retiro por el designado. Equipo Workmate reportará semanalmente empresas contratistas
que incurran periódica y habitualmente en esta práctica.
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3.1.3 Validación Sub Contrato.

A) Correspondencia entre Rut y Razón Social declarada en formulario y
antecedentes que figuran en certificado de afiliación del organismo administrador
de seguro.

B) Correspondencia entre organismo administrador seleccionado y el que figura

en certificado (La fecha del certificado no debe superar los 30 días desde su
emisión).

C) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Número de Sub

contrato / ADC / Vigencia) y antecedentes que figuran en Contrato civil firmado,
Orden de compra, Orden de servicio menor, Orden de trabajo, otros.

D) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Razón Social, Sub

Contrato Comercial / División) y Carta de Inicio de Actividades Sernageomin.

E) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Razón social / Vigencia

/ Turno / Tipo de Jornada / Cargos Incluidos en Resolución) y antecedentes que
figuran en resolución de jornada excepcional, en caso de aplicar.

3.1.4 Validación Servicio Esporádico

A) Correspondencia entre Rut y Razón Social declarada en formulario y

antecedentes que figuran en certificado de afiliación del organismo administrador
de seguro.

B) Correspondencia entre organismo administrador seleccionado y el que figura en

certificado (La fecha del certificado no debe superar los 30 días desde su emisión).
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C) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Número de servicio

esporádico / ADC / Vigencia) y antecedentes que figuran en Contrato civil firmado,
Orden de compra, Orden de servicio menor, Orden de trabajo, otros.

3.1.5 Validación de Personal

A) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre /

nacionalidad / Tipo y vigencia de contrato / Cargo / Jornada) con documentos
respectivos:
a. Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre /
nacionalidad) con Cedula Identidad Vigente.

b. Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre /

nacionalidad / Tipo y vigencia de contrato / Cargo / Jornada) con
Contrato de trabajo vigente y con mutuo acuerdo de las partes
(Firmado), cumpliendo con los elementos esenciales de acuerdo al
artículo n° 10 del código del trabajo9.

c. Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre /

nacionalidad / Tipo y vigencia de contrato / Cargo / Jornada) con
Anexos de contrato Vigente, cumpliendo con el acuerdo de las partes
(Firmado) y elementos escenciales de acuerdo al artículo n° 10 del
código del trabajo en caso de modificaciones de esta.
d. Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre /
nacionalidad / Tipo y vigencia de contrato / Cargo) con Charla

9 1.- lugar y fecha del contrato; 2.- individualización de las partes con indicación de la nacionalidad y fechas
de nacimiento e ingreso del trabajador; 3.- determinación de la naturaleza de los servicios y del lugar o ciudad
en que hayan de prestarse. El contrato podrá señalar dos o más funciones específicas, sean éstas
alternativas o complementarias; 4.- monto, forma y período de pago de la remuneración acordada; 5.-
duración y distribución de la jornada de trabajo, salvo que en la empresa existiere el sistema de trabajo por
turno, caso en el cual se estará a lo dispuesto en el reglamento interno; 6.- plazo del contrato, y 7.- demás
pactos que acordaren las partes.
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ODI/DAS Vigente, relacionando la empresa – trabajador – instructor

responsable.

B) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre / Cargo)

con documentos respectivos:

a. Examen de salud ocupacional, pre-ocupacional. El cual debe estar

validado por la institución de salud que permita al trabajador efectuar
trabajos según lo exigido en el “acuerdo de homologación de salud
compatible para trabajos en faenas de Codelco, organismos
administradores de la ley 16.744”
b. Registro o certificado de inducción general. Este debe ser aprobado y
registrado. La vigencia del documento debe ser indicada por cada
división10.
c. Correspondencia entre datos aportados en formulario (cédula
identidad / Nombre / Rut / Fotografía) con documento respectivo:
i. Fotografía digital, cumpliendo el estándar mínimo exigido,
verificando con cédula de identidad vigente.

3.1.6 Validación de Visitas

A) Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre) con

Cédula identidad, y que esta se encuentre vigente.

B) En caso de que conduzca, se debe validar la correspondencia entre los datos

aportados en formulario (Rut / nombre) con Licencia de conducir, que esta se
encuentre vigente y coincidiendo a la vez con información de la cédula de
identidad.

10 Cambio de vigencia del documento debe ser formalizada por Codelco al ADC Workmate y Jefatura Zonal
respectiva.
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3.1.7 Validación de Licencia Interna

Correspondencia entre datos aportados en formulario (Rut / Nombre / fechas / clase

y tipo de documento / vigencia / Fotografía) con documentos respectivos:
a. Licencia de conducir municipal vigente: Datos ingresados en plataforma
con clase de licencia, trazabilidad con típo de vehículo a conducir,
verificación de restricciones asociadas a conducción.
b. Examen psicosensometrico vigente y aprobado por el organismo de salud,
trazando los datos del trabajador, verificación que se encuentra en el
acuerdo de homologación de salud compatible para trabajos en faenas de
Codelco, organismos administradores de la ley 16.744.
c. Curso manejo a la defensiva vigente aprobado por el organismo de salud
y correspondencia con los datos de trabajador (nombre, rut, vigencia).
d. Inducción de área específica: trazando los datos del trabajador (Nombre,
rut, cargo) con el certificado de inducción. Correspondencia entre área a
conducir con inducciones específicas que lo autoricen.
e. Hoja de ruta Vehículos pesados: Esta identificando el área a circular el
vehículo, con datos otorgados en licencia de conducir, correspondencia
entre tipo de vehiculo pesado a conducir con tipo de clase de licencia y
áreas a conducir.
f. Correspondencia entre las fechas declaradas y las de los documentos
cargados, en caso que no coincidan se debe modificar la fecha.

3.1.7 Validación en Acreditación de Vehículos, sistema.

Correspondencia entre datos aportados en formulario (Placa patente / marca modelo

y año / vigencias relacionadas) con documentos respectivos (certificado de revisión
técnica / poliza de seguro obligatorio / certificado de permiso de circulación)
a. Certificado de revisión técnica vigente: trazabilidad de datos aportados con
documento, analizando vigencia y estado validado por certificadora.
b. Poliza de seguro obligatorio vigente: Trazabilidad de datos aportados con
documento emitido validado por organismo de seguro pertinente.
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c. Certificado permiso de circulación vigente: Trazabilidad de datos aportados

con documento emitido, analizando vigencia, coincidencia de los datos y
aprobación de esta.
d. Correspondencia entre las fechas declaradas y las de los documentos
cargados, en caso que no coincidan se debe modificar la fecha.

3.1.9 Validación en Acreditación de Vehículos, inspección.

A) Correspondencia entre los datos validados en sistema (Placa patente / marca modelo y año / tipo
de vehhículo /) con Permiso de circulación vigente.
B) Correspondencia entre los datos validados en sistema (Placa patente / marca modelo y año / tipo
de vehículo /) con Certificado de Revisión Técnica Vigente.
C) Correspondencia entre los datos validados en sistema (Placa patente / marca modelo y año / tipo
de vehhículo / Compañía de seguro) con Seguro Obligatorio Vigente.

3.1.10 Requisitos Básicos Para Vehículos Livianos.

1. Aire acondicionado.
2. Bolsa de aire “air bag”, excepto camiones y buses.
3. Barrera para proteger pasajeros de la carga.
4. Sistema de contención de carga.
5. Antigüedad no superior a 5 años para camionetas, furgones y automóviles, con un máximo de
150.000 km, ampliable hasta 7 años o 200.000 km, previa certificación anual del fabricante.
6. Antigüedad no superior a 5 años o 400.000 km, para buses, minibuses y camiones no mineros,
ampliable hasta 10 años o 600.000 km, previa certificación anual del fabricante.
7. Cinturones de seguridad para todos los asientos.
8. Apoya cabezas en todos los asientos.
9. Barra antivuelco interna y externa en camionetas.
10. Cuñas.
11. Sin asientos con orientación lateral.
12. Neumáticos no recauchados.
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13. Bocina.
14. Alarma sonora de retroceso.
15. Número de identificación del vehículo y logo de empresa.
16. Limpia parabrisas en buen estado.
17. Luces de conducción encendidas.
18. Sistema de monitoreo de velocidad.
19. Seguros para las tuercas de los neumáticos.
20. Vehículos doble tracción sujeto a evaluación de riesgos.
21. Vehículo de combustión diésel (subterránea y SX).
22. Parabrisas inastillable y lámina protectora contra impacto.
23. Certificación técnica anual del estado de los vehículos

5.1.11 Requisitos Complementarios en Área Mina

24. Color del vehículo liviano de alta visibilidad.

25. Cinta reflectante en costados laterales y en portalón.
26. Identificación en el parabrisas de autorización de ingreso mina superficie y subterránea.
27. Poseer equipo base radial bidireccional.
28. Pértiga con luz intermitente con banderola color naranja. Altura en función del tamaño de los
equipos.
29. Baliza.
30. Foco faenero.
31. Corta corriente.
32. Extintor 10 kg. de PQS. (Sólo subterránea).
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PROTOCOLO DE ATENCIÓN Y CREDENCIALIZACIÓN DE CLIENTES

1. DATOS MESA DE AYUDA Y SOPORTE

 Horario de atención:
o Continuado de 08:00 a 20:00 horas

 Correo electrónico, mesa de ayuda:

o soportedms@workmate.cl

 fono contacto:
o +562-28629145

2. SERVICIOS

2.1 ENTREGA DE CREDENCIALES11

2.1.1 Credenciales de Personal Externo (EECC): Responsable designado por

Empresa Contratista dispondrá de Banda de Horario para efectos de retiro físico de
credenciales en Oficina WM El Salvador:

Banda de Horario Mañana:

 Lunes a viernes, de 09:30 a 12:00 horas

Nota: “Se entregará la credencial sólo al personal autorizado por sistema, por
orden de llegada previa identificación con cédula de identidad vigente.”

11 Días feriados no se entregan credenciales, salvo excepciones calificadas con solicitud de parte de Codelco
y autorización de ADC WM.
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*PARA PROCESO DE RE-ACREDITACIÓN: LAS EE.CC DEBEN ENVIAR EL

LISTADO DE CREDENCIALES A RETIRAR, INFORMADAS PREVIAMENTE VÍA
CORREO ELECTRÓNICO POR WM, CON EL OBJETIVO DE GENERAR CONTROL
EFECTIVO DE ENTREGA Y CIERRE DE PROCESO.

2.2 INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS

Sistema RM asignará hora de atención de forma automática según siguiente Banda Horario.

 Lunes a jueves, de 09:00 a 17:00 horas12.

2.2.1. Inspección Aprobada / Retiro de Credencial Vehicular: Concluida positivamente la

inspección y con la aprobación de personal WM, se emitirá y entregará inmediatamente
credencial vehicular al responsable de vehículo inspeccionado.

2.2.2. Inspección Rechazada / Re-agendamiento de Hora de Inspección: Concluida

Inspección con rechazo, Sistema RM asignará de forma automática horario de atención de
nueva inspección, la que en todo caso corresponderá a la hora disponible más cercana.

2.2.3. Inspección No Realizada / Cancelación o No Presentación: Personas que no se

presenten a inspección solicitada por sistema RM y no hayan avisado previamente, serán
notificados automáticamente con nueva hora. En caso de cancelación de inspección, Se
realizará lo siguiente:

 Se debe cancelar vía correo electrónico y agendar por el mismo, remitiendo

comunicación a equipo Workmate hasta 2 horas antes de aquel asignado por sistema
RM, indicando disponibilidad y acordando nueva hora de presentación.

2.3 ATENCIÓN PARA CONSULTAS13

12 Días feriados no se realizan Inspecciones / Se recomienda a encargado EECC que concurrirá a la

Inspección presentarse con 15 minutos de antelación.
13 No se atienden consultas presencialmente en días feriados.
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Con el objetivo de recibir consultas, despejar dudas, levantar requerimientos y/o solucionar
problemas asociados a aspectos operativos del Servicio, se habilitarán las siguientes Bandas
de Días y Horarios de atención:

- Lune a jueves: 14:30 a 15:30 horas.

Para concretar instancia de reunión, personal interesado debe enviar solicitud vía correo
electrónico con un día de antelación a equipo Wokmate, cual confirmará hora determinada al
efecto por la misma vía.

Bruno Rodriguez Valdivieso

Administrador de Contrato