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1. INFORMACIÓN GENERAL
ORGANIZACIÓN
EJERCITO NACIONAL
SITIO WEB: http://www.ejercito.mil.co
LOCALIZACIÓN:
Sede principal: Avenida El Dorado carrera 52, CAN, Bogotá, Colombia
Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión,
indicar la localización de cada uno.
Dirección del sitio permanente Localización (ciudad - país) Actividades del sistema de gestión,
(diferente al sitio principal) desarrollados en este sitio, que
estén cubiertas en el alcance
Ver Anexo 5 con la Ver Anexo 5 con la Ver Anexo 5 con la identificación
identificación para cada uno de identificación para cada uno para cada uno de los certificados
los certificados cubiertos en la de los certificados cubiertos cubiertos en la presente auditoría
presente auditoría de los sitios en la presente auditoría de de los sitios permanentes y los
permanentes y los procesos los sitios permanentes y los procesos que cubre cada uno de
que cubre cada uno de ellos. procesos que cubre cada ellos.
uno de ellos.
ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
Ver en el Anexo 5, los alcances en español para los 13 certificados cubiertos en este informe.
Ver en el Anexo 5, los alcances en inglés para los 13 certificados cubiertos en este informe.
CÓDIGO IAF:
[CS 36-0]
CATEGORIA DE ISO/TS 22003: N/A
REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION:
NTC - ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009
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Versión 13
INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL
2017-09-
Auditoría en sitio 13/14/15/18/19/20/ 40
21/22
EQUIPO AUDITOR
Auditor líder René Fernando Martin Beltrán
Carlos Roberto Páez Melo
Carmen Alicia Moises Vanegas
Juan Eugenio Cañavera Saavedra
Auditor
Luz Ángela Carrillo García
Nancy Consuelo Moreno Bernal
Lina María Hinestrosa Castrillón
Experto Técnico N/A
DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN
Código asignado por ICONTEC SC6310-1 hasta SC6310-13 GP113-1 hasta GP113-13
Fecha de aprobación inicial 2009-07-21 2009-07-21
Fecha de próximo vencimiento: 2018-07-20 2018-07-20
Nota:
Ver Anexo 5 con la identificación para cada uno de los certificados cubiertos en la presente auditoría de
los sitios permanentes y los procesos que cubre cada uno de ellos.
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de
gestión.
Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a
la norma de requisitos de gestión
Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener
expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información
documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la
norma y documentos de origen externo aplicables.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
solicitada antes y durante el proceso de auditoría.
¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de
preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de
otorgamiento):
Si No NA
Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en
que fechas:
Si No NA
Para el desarrollo de la presente auditoría se realizó visita a los siguientes sitios de la organización:
- Algunos procesos a nivel de Ejército en el Comando.
- Visita a las divisiones: I (Santamarta), III (Popayán), VII (Medellín), VIII (Yopal), y DAVAA
- ESICI, ESMAI, ESCAB, CEDE1-COPER, CEDE7-CEDOC, CEDE10-COING, CEDE10-CENAM,
BRLOG1, CEMIL-ESPOM, CEMIL-ESAVE, CAYG, AYG, ESCOM, COFIP, COLOG, CENAE-
ESPAM, CENAE-ESLAN, COREC, COLOG-CENAC
En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad están justificadas las exclusiones acorde con lo
requerido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001:2008, o la no aplicabilidad de algún requisito acorde
con lo requerido en el numeral 4.3 de la norma ISO 9001:2015 o en el numeral 1 de las ISO/TS 22002
en sus diferentes partes?
Si No NA
¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,
proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización)?:
Si No NA
Si aplica indicar ¿en cuáles sitios temporales, se realizó auditoría, a cuáles proyectos o contratos?
Indicar que actividades del alcance fueron cubiertos en cada contrato o proyecto o sitio temporal
auditado.
¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o
servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008),
este se incluye en el alcance del certificado?:
Si No
Las actividades de Diseño son aplicables a:
- Alcance misional las actividades de realización de políticas y directivas en los procesos de:
- Inteligencia.
- Operaciones.
- Acción Integral.
En los otros alcances de la certificación, donde es aplicable diseño son:
- Jefatura de ingenieros. – Diseño de proyectos de ingeniería.
- Jefatura Logística. – Diseño de material de Intendencia. Batallón de intendencia Las Juanas.
- Educación – Escuela Militar de Cadetes “General José María Córdova.
- Escuelas del Centro de educación Militar - CEMIL
- Escuela Militar de Suboficiales - EMSUB,
- Centro Nacional de Entrenamiento del Ejército de Colombia CENAE.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que
realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de
construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?:
Si No
Se verificó la capacidad de cumplimiento por parte de la entidad de los requisitos legales aplicables en
el alcance del SGC establecidos en la información documentada mediante su identificación, la
planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la organización de su
cumplimiento.
¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo
relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la
certificación, entre otros?
Si No
Se nombró como nuevo representante de la dirección al Coronel Pablo Enrique Bernal Chaves - Jefe
Departamento de Planeación Ejército Nacional.
Se realizaron modificaciones al Mapa Macroprocesos de la entidad, se adecuaron los nombres de
algunos procesos, se conservan a través del ciclo PHVA, Misionales, Estratégicos, Apoyo y
evaluación.
¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el
producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación
Si No N/A.
¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría
inicialmente acordado con la Organización?
Si No
¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión
sobre las NC identificadas durante la auditoría?
Si No
Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no
conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces.
De la auditoria de seguimiento desarrollada el 2016-07-05 al 15 se declararon las siguientes no
conformidades menores pendientes para verificar en la presente auditoría:
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
ejercicios de tiro en los cursos de Mantenimiento de Tolemaida.
CAPAVAN (Curso de 2017-02- 03
capacitación avanzada), Se verificó la realización del
CAPINTE (Curso de capacitación cronograma de mantenimiento
intermedia) y cadetes. para el armamento a realizar
Igualmente sucede para el mantenimiento en la vigencia del
mantenimiento de los vehículos año 2016 y 2017
en cuanto al tendido de las
llantas. Segunda acción:
Evidencia: La solicitud de Realizar informes semestrales de
mantenimiento del armamento se seguimiento al cumplimiento del
presentó en el primer bimestre de cronograma de mantenimiento.
2016, según el informe de gestión
del plan de acción. Acción verificada en
La solicitud de las llantas se implementación.
presentó en enero de 2016 a la
Dirección de Transportes del
Ejército.
Numeral 6.2.2 b) Diseñar un método para
La entidad no proporciona determinar las necesidades de
formación o toma otras acciones capacitación acorde al perfil y al
para lograr la competencia cargo desempeñado
cuando se requiere. 2016-08-19
Evidencia: Elaborar el plan institucional de
En el proceso de Administración capacitación acorde a las
de Personal COPER, no se necesidades identificadas
evidencia la realización del plan 2016-08-30
de capacitación anual para el año Evidencia:
2016, con base en las solicitudes Se implementó el formato “Matriz
recibidas de las Jefaturas, tal de identificación de Necesidades
2 SI
como establece la Directiva de capacitación”, se socializó el 8
permanente 0163 del 24 de mayo de julio de 2016 con radiograma
de 2010. 20163093047473 a todos los
Departamentos, Comandos y
Divisiones.
Se evidencia PLAN DE
FORMACIÓN No.
20163142691473, con fecha de
septiembre 5 de 2016, con el
consolidado de todas las
necesidades de capacitación de
las diferentes Unidades.
Numeral 7.1 a) Elaboración del Anexo “B” a la
La entidad no planifica el proceso Directiva Ruedas de Negocios,
de Gestión de Acción Integral en que describe la planificación de
cuanto a la determinación de los las actividades previas a la
requisitos del servicio. realización de los encuentros
3 Evidencia: No se evidencia la comerciales, realizados dentro de SI
identificación de los requisitos del unidades militares.
servicio en la realización de las 2016-09-01
ruedas de negocios en el Aplicar el anexo en la rueda de
departamento de Acción Integral. negocios del 26 de octubre en
San Jose del Guaviare.
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
2016-10-30
Evidencia:
Como corrección se realizó la
Directiva 01158 de 2016 que
establece la organización,
planeamiento, coordinación y
ejecución de las ruedas de
negocio de noviembre de 2016.
Realización del Anexo B para las
actividades de planeamiento en
las Ruedas de Negocios
Elaboración del Anexo A sobre
las actividades de planeamiento
para la identificación del servicio,
previo a la realización de una
rueda de negocios. Noviembre de
2016
Radiograma de difusión de la
nueva Directiva a las Divisiones.
Aplicación del anexo B en la
Rueda de Negocio de San José
del Guaviare el 29 de octubre de
2016.
Acta de reunión previa con
Corabastos del 11 de septiembre
de 2016
Invitación a la Rueda de Negocios
a la Alcaldía de San José del
Guaviare de septiembre de 2016
Informe de la rueda de negocios
del departamento del Guaviare
del 29 de octubre de 2016.
Acta de resultado comercial de la
Rueda de Negocios del 29 de
octubre de 2016 de Corabastos
Numeral 7.2.3 -Establecer compromisos
La entidad no ha implementado mensuales con las dependencias
disposiciones eficaces para la del Estado Mayor que presentan
comunicación con los clientes, falencias en la emisión de
relativas a la retroalimentación del respuestas para subsanar las
cliente, incluidas sus peticiones, peticiones que se encuentren
quejas, reclamos, percepciones y vencidas a la fecha.
sugerencias. 2016-12-31
Evidencia: En el proceso de -Realizar un seguimiento
4 SI
Gestión Atención Ciudadana, preventivo semanal, recabando a
Oficina de La Esmeralda en las unidades de forma electrónica
Bogotá, de manera reiterada se el cumplimiento de los términos
incumplen los tiempos de de ley para las peticiones
respuesta a los ciudadanos por próximas a vencerse en el Link de
las PQRS recibidas. Atención al Ciudadano.
Ejemplo: Se evidencia envío al 2016-12-31
Comandante Comando de -Elaborar solicitud de intervención
Reclutamiento y Control Reservas a las jefaturas y unidades que
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
el 10 de mayo, oficio en que se presentan peticiones.
relacionan las peticiones vencidas Evidencia de implementación:
en trámite y sin respuesta: Emitir una directiva para regular
JEREC: 9602 peticiones, Zona 3: el funcionamiento de la oficina de
1938, Zona 4: 372, Zona 5: 198, servicio al Ciudadano en las
Zona 11: 221 y Zona 15: 1396, dependencias del Estado Mayor
entre otros. de Comando del Ejército,
Comandantes Unidades
Operativas Mayores y Menores,
teniendo en cuenta la directiva
ministerial No. 42222
“Coordinación y articulación de la
atención y servicio al ciudadano
en el sector defensa” impartiendo
misiones particulares para el
cumplimiento de los términos de
ley:
DIRECTIVA PERMANENTE No.
01025/2016, de fecha
22/11/2016:” Regula el
funcionamiento de la Oficina de
Servicio al ciudadano en las
unidades operativas mayores y
menores y se emiten
instrucciones de coordinación y
articulación para la atención y
servicio al ciudadano”, el cual
indica, entre otros reportes
trimestrales al Min Defensa de
resultados obtenidos en la gestión
de PQRS. Realización de análisis
de causas de PQRS
documentadas en el SGC como
AP NTCGP: OK
-Establecer compromisos
mensuales con las dependencias
del Estado Mayor que presentan
falencias en la emisión de
respuestas para subsanar
las peticiones que se encuentren
vencidas a la fecha:
ACTAS DE REUNION No. 41816
de fecha 24/10/2016, 46184 de
fecha: 21/11/2016, No. 54156 de
26/12/2016: OK.
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
-Realizar un seguimiento
preventivo semanal, recabando a
las unidades
de forma electrónica el
cumplimiento de los términos de
ley para las peticiones próximas a
vencerse en el Link de Atención
al Ciudadano:
ALERTAS PETICIONES LINK
ATENCION CIUDADANA
COMANDO DEL EJERCITO de
fechas desde 08/11/2016 hasta
26/12/2016, de manera: semanal
(12 correos): OK.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
1. Se efectuaron sesiones de
sensibilización al personal en la
importancia del adecuado manejo
y administración de los
medicamentos.
Se hicieron 4 actividades de
capacitación, según el Acta de
Capacitación n° 5120 FO-JEM-
DIPLA, del 2016-09-26, para
“capacitar al personal de salud
del Batallón de Sanidad en el
correcto uso, manejo y
almacenamiento del
medicamento utilizado para el
tratamiento de Leishmaniasis”.
2. Se realizó la devolución de los
medicamentos, según el Acta 14-
07.2016, n° 0638, a la División de
Sanidad para la disposición final
del medicamento.
3. Se reforzaron los protocolos de
la Clínica de Leishmaniasis para
reclamar diariamente los
medicamentos, y según la Planilla
de Pentamidina n° 457, del 2016-
08-01, se hace la devolución al
Almacén.
Diariamente la enfermera del
consultorio de Leishmaniasis
reclama los medicamentos de los
pacientes a atender en el día, y
una vez finalizada la jornada hace
la devolución mediante planilla de
los medicamentos que no se
administraron.
4. Se hizo el seguimiento con una
visita al sitio para una revista al
sitio y constatar la ejecución del
protocolo de suministro y
devolución del medicamente,
según el Acta de Reunión n°
02215, del 1016-10-28, para
verificar el seguimiento de la
acción correctiva.
Numeral 8.2.2 1. Establecer en la “Ficha Técnica
La entidad no se asegura de Directivas” FO-JEMPP-450,
realizar las auditorías para “Programación y Planeación de
verificar la conformidad de todos las Inspecciones”, el criterio de
6 los procesos y unidades con los tomar en consideración las visitas SI
requisitos de las normas de operacionales a realizar por el
referencia. Comando Superior, para evitar
La auditoría interna programada que se realicen verificaciones en
para la 3ª. la misma fecha y asegurar el
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
División para el mes de marzo de cumplimiento del programa anual
2016, de acuerdo con el de inspecciones, por parte de la
programa de Inspección del 17 de Inspección General del Ejército.
diciembre de 2015 de la Diciembre de 2016.
Inspección General, no se realizó 2. Ampliar la justificación de los
y no hay evidencias de su ajustes al programa de
reprogramación u otras acciones inspección, incluyendo las
tomadas. acciones subsiguientes respecto
a reprogramación o proyección
para la siguiente vigencia.
Agosto – Diciembre
2016
Se evidenció que se hayan
realizado todas las acciones
definidas.
Tercera acción
Elaborar programa de inspección
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
para la vigencia 2017, de
conformidad con el nuevo
proceso Gestión de Inspección,
donde se incluya inspecciones
con enfoque NTCGP 1000.
2017-01-30
Numeral 8.3 1. Revisar y complementar el
La entidad no realiza seguimiento procedimiento interno de
al proceso de vinculación de vinculación para medicina laboral,
personal para demostrar la fortaleciendo y reestructurando
capacidad del proceso para los controles de dicho proceso, de
alcanzar los resultados acuerdo al decreto 1796/2000.
planificados. Fecha: 30 de
No se tienen evidencias para septiembre de 2016.
demostrar el cumplimiento de los 2. Revisar y complementar la lista
requisitos establecidos en la de chequeo del proceso de
calificación de la aptitud vinculación para medicina laboral,
psicofísica de los candidatos a fortaleciendo y reestructurando
incorporación en las escuelas de los controles de dicho proceso, de
formación, tales como acuerdo al decreto 1796/2000.
documentos completos y validez Fecha: 30 de septiembre de
de los exámenes médicos, 2016.
odontológicos, psicológicos y Capacitación al personal de
paraclínicos. En la revisión de ventanillas, médicos calificadores
algunas carpetas de fichas y personal de incorporación de
médicas se evidencia: fechas no las escuelas militares, sobre el
registradas, fechas ilegibles, decreto 1796/2000 y del
conceptos de medicina laboral en procedimiento establecido por
fechas que difieren en más de medicina laboral para la
8 dos meses de la realización de calificación de la aptitud SI
los exámenes médicos. psicofísica de personal en
proceso de vinculación de la
fuerza.
Fecha: 31 de Diciembre
de 2016.
Evidencia:
Se verifica la modificación del
procedimiento, donde se incluyen
en los anexos de la Directiva
Permanente No. 01017 de 2016,
los lineamientos y controles en
las diferentes escuelas militares
de formación para la realización
del Apoyo realizado por COPER
en los procesos de Incorporación.
Se socializó al personal
involucrado en estos
procedimientos en el Decreto
1796/2000, para reforzar la
interpretación de la normatividad
(fecha 2016-10-13, acta No.
53603.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
La creación e implementación de
una Lista de chequeo, para el
proceso de Incorporación a
Escuelas de Formación, donde se
incluyen los aspectos a verificar
por las partes involucradas:
COPER (MEDICINA LABORAL) y
ESCUELAS MILITARES DE
FORMACIÓN.
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
4.1 Oportunidades de mejora
La organización puede implementar las siguientes acciones como oportunidades de mejora con el fin de
fortalecer su sistema de gestión de calidad.
PLANEACION ESTRATEGICA
COTEF
Asegurar que se definen específicamente los canales de comunicación internos para poder asegurar
que los planes de implementación queden claramente definidos para lograr transmitir información de la
transformación de los cambios institucionales.
DIPLE
Fortalecer las acciones de difusión de las políticas de direccionamiento estratégico a todas las
divisiones para que se logre una cobertura poblacional más efectiva.
DIGEP
Asegurar que se incluye como parte de la gestión de los proyectos las directrices de la norma en
diseño y desarrollo como revisión, verificación y validación, con el propósito de lograr eficacia en las
acciones de control de ejecución de los proyectos.
COFIP
Garantizar que se logra documentar oportunamente toda la información que se genera producto de la
transformación del proceso, de manera que se logre articular con el SIG ágilmente.
Asegurar que producto de las capacitaciones del proceso, se logre la verificación de la eficacia de la
capacitación de las normas internacionales SIIF.
INSPECCION GENERAL
Tomar acciones para lograr incrementar el número de auditores internos de calidad, con la orientación
de la norma ISO 9001:2015, de manera que les permita tener suficiente personal que contribuya al
ejercicio de auditoria en todos los niveles del Ejército.
Aumentar los esfuerzos para lograr mayor eficacia en la divulgación de las políticas de cultura de
control a todos los niveles del Ejército Nacional.
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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
El fortalecimiento de la competencia de los inspectores en diversos temas como redacción eficaz, en
el marco de ejercicio de inspecciones, actualización normativa, curso de control interno entre otros.
GESTION DE CALIDAD
Garantizar que Se fortalece tecnológicamente las dificultades en ciertos lugres para acceder a las
herramientas dispuestas para el trámite documental de los riesgos y de las acciones correctivas y
preventivas.
SEPTIMA DIVISION
Revisar el resultado de desempeño de los indicadores para lograr revisar las metas establecidas y de
ser necesario adecuarlos a los cambios actuales en el entono. Estos es pertinente revisarlo a nivel
central para identificar como se asignan los valores de las metas a cumplir por cada una de las
divisiones porque en cada caso el contexto es diferente, así mismo que hayan definido indicadores de
eficiencia para el proceso de inspección en la división.
Garantizar de que se logre programar auditorias en el ciclo anual para todas las unidades operativas
menores de la división, toda vez que el programa de inspección, auditoria y/o difusión FO-CEIGE-151,
solo se encuentran programadas algunas de estas.
Asegurar que se implementan planes de mantenimiento que les permita demostrar el control de la
infraestructura requerida para lograr la conservación de los productos en los almacenes.
Administración y logística
Garantizar que se toman acciones para lograr que las metas del indicador centro de costo de
vehículos tenga una unificación de concepto de manera que les permita aumentar la meta en los dos
primeros bimestres del año más alto de lo que se ha establecido, se encuentra en 70%, consumo de
combustible primer bimestre 5%.
Tomar acciones para logra analizar la información que les permite lograr cumplimiento de la necesidad
de los recursos de vehículos.
Tomar acciones para lograr garantizar la ejecución presupuestal de los recursos de los convenios que
hacen parte de la división.
Garantizar que se incluyen como parte del proceso logística un riesgo asociado al control y ejecución
de los convenios, ya que hace parte del control del proceso.
DAVAA
Planeación estratégica
Revisar las acciones emprendidas por el CENAC de aviación, para verificar cuales son las acciones
que se realizan cuando no se cumple la ejecución presupuestal de los proyectos ejecutados de
inversión por parte del ordenador del gasto.
Alistamiento para el combate y seguridad de aviación
Asegurar que se capitaliza la información que se genera por las revistas de seguridad operacional que
realiza las brigadas de aviación, para que estos informes sean capitalizados para a análisis de datos a
nivel centralizado, y así poder tomar las acciones correctivas del caso.
Garantizar que se planifica la programación de las revistas de seguridad operacional a nivel nacional
incluyendo aquellas que son realizadas por las brigadas de aviación.
TERCERA DIVISION
Gestión de Inspección
Aprovechando la información del Reglamento General de Inspecciones del Ejército página 11 relación
inspección. auditoria GP 1000, ISO 9001, realizar la Programación de la Inspección en manera
conjunta con la Auditoria Interna de Calidad a fin de tener un mejor aprovechamiento de los Recurso y
así como un mayor cubrimiento en el proceso de Auditoria Interna.
Acción Integral Y Desarrollo
Mejorar la comunicación al exterior de los planes de la acción integral a fin de garantizar y mostrar el
Compromiso del Ejército Nacional con las víctimas del conflicto y la población Civil.
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Versión 13
INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Entrenamiento y Reentrenamiento
Evaluar el valor de medición del riesgo del proceso de instrucción ya que el impacto puede ser mayor
de lo considerado en el análisis y valoración del riego identificado para el Proceso a fin de fortalecer
las acciones para el control del riesgo del proceso.
Gestión Ambiental y Ecosistemas
Lograr una mayor conexión entre las personas que desarrollan las actividades de parte del ejército en
gestión ambiental y las comunidades ya que estas tienen un mayor conocimiento de las condiciones
donde se desarrollan los programas y de esta forma se garantiza enfocarse en programas de impacto
para las comunidades.
CEMIL - BOGOTA
Gestión de educación militar
A partir de los resultados obtenidos con la prueba de Estado ECAES (Saber Pro) identificar los
elementos de la prueba en los que se tienen los menores puntajes para el caso específico de las
Escuelas “Razonamiento Cuantitativo” a fin tomar las acciones necesarias tales como cursos
complementarios, alianzas con Universidades, Talleres a fin de lograr un mejor puntaje.
Gestión documental
Fortalecer los Medios de Control establecidos para Gestión Documental a fin de garantizar el
Cumplimiento de los Tiempos establecidos para la Transferencia documental que no debe ser mayor a
dos años según lo establece la Normatividad.
CUARTA DIVISION
Evaluar el valor de medición del riesgo del proceso de instrucción ya que el impacto puede ser mayor
de lo considerado en el análisis y valoración del riego identificado para el Proceso a fin de fortalecer
las acciones para el control del riesgo del proceso.
COING
Fortalecer la gerencia de proyectos, según la ISO 21500:2012 Guía para la Gestión de Proyectos,
como parte del cumplimiento de la visión de contar con personal altamente especializado, con las
mejores prácticas profesionales en la ejecución de las actividades administrativas y técnicas.
Analizar la aplicación de la norma ISO 37001:2016 Sistema de Gestión de la Lucha contra el Soborno,
para fortalecer la prevención de los riesgos de corrupción, según el objetivo de transparencia, y la
promoción de una cultura de ética organizacional.
Fortalecer la educación militar con la inclusión de fundamentos de la gestión ambiental, para preparar
al personal de todos los niveles organizacionales, en la protección del medio ambiente y en la
prevención de la contaminación, durante la ejecución de sus actividades.
Analizar la gestión de riesgos ambientales de acuerdo a la GTC 104:2009 Gestión del Riesgo
Ambiental - Principios y Proceso, para facilitar su identificación, evaluación y planificación de acciones
para prevenir la contaminación del medio ambiente.
Continuar con el propósito de la estandarización de los diseños de elementos o componentes
comunes en los proyectos, para facilitar las actividades de diseño, compras, construcción y
mantenimiento de las unidades militares, que requieran soluciones integrales.
Analizarla introducción de técnicas de relajación y reducción del estrés laboral en el personal, a nivel
del programa de psicología militar, para asegurar sus condiciones físicas, mentales y emocionales
para la ejecución de los procedimientos de desminado.
Analizar la inclusión de la gestión de riesgos en la planeación de compras, para facilitar la priorización
de las adquisiciones de insumos, repuestos o equipos, según los riesgos y consecuencias resultantes
de no tenerlos disponibles, para la ejecución de las operaciones, o el cumplimiento de la misión.
CEMIL-ESPOM
Fortalecer la presentación de las actividades de prevención, como fase previa a la intervención policial
en incidentes de seguridad y protección, para facilitar la convivencia o la adopción de conductas o
comportamientos asociados a la disciplina, ley y orden.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Determinar y desplegar los indicadores de gestión propios de la Escuela de Policía Militar para facilitar
el seguimiento y medición de su desempeño, según los objetivos de los procesos aplicables.
Fortalecer la inversión en ciencia y tecnología para resolver de manera autónoma los problemas, retos
y desafíos a los que se enfrenta el sector defensa en el futuro inmediato, según sus necesidades y
requerimientos.
ESCOM
Aunque la directiva 01162 de 2016 deroga la directiva 0120 de 2013 en lo relacionado con los
formatos por aplicar es pertinente la actualización del procedimiento de investigación institucional que
menciona los formatos aplicables de la directiva anterior.
Considerar la ampliación del alcance de los certificados SC 6310-7-6 y GP 113-7-6 teniendo en
cuenta que los programas de educación superior están disponibles para el personal civil y son los
mismos para el personal militar.
INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA
Complementar los indicadores de cumplimiento con indicadores de efectividad en las laborares de
planeación de inteligencia y contrainteligencia con el fin de evaluar el impacto en la aplicación de las
herramientas y directrices generadas en la planeación.
Es pertinente complementar la matriz del Informe de gestión plan de acción con la información
concerniente a situaciones que no están bajo el control directo del proceso, motivo por el cual se
retrasa el desarrollo de actividades que impiden el cumplimiento de los objetivos propuestos en los
términos establecidos.
PLANEAMIENTO LOGISTICO
Revisar la meta del proceso relacionado con la formalización de requisitos técnicos para la adquisición
de bienes pues estos requisitos son una de las entradas para la realización de los estudios previos
para las adquisiciones.
ESPAM-TOLEMAIDA
Mejorar el análisis de los datos ya que no contienen información que indique el porqué del dato, para
favorecer la retención del conocimiento y experiencia del proceso y asegurar la mejora continua y
permanente.
Es importante que el CENAE retroalimente a la Unidad sobre la metodología de medición de los
indicadores, para que sea clara la manera en la que se debe medir y se evite la confusión y se
demuestre la gestión del proceso.
COREC
Mejorar el análisis de los datos ya que no contienen información que indique el porqué del dato, para
favorecer la retención del conocimiento y experiencia del proceso y asegurar la mejora continua y
permanente.
Es importante que la Dirección de Reclutamiento retroalimente a la Unidad sobre la metodología de
medición de los indicadores, para que sea clara la manera en la que se debe medir y se evite la
confusión y se demuestre la gestión del proceso.
OCTAVA DIVISION
Planeación Estratégica
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Fortalecer la identificación de los planes de acción trabajados para el logro de los Objetivos
estratégicos y de proceso que no se han alcanzado, con el fin de mejorar la trazabilidad de las
mejoras implementadas y facilitar seguimiento a la eficacia de las mismas.
Fortalecer, profundizar y ampliar la metodología de identificación de riesgos, de tal manera que se
pueda ampliar la identificación de riesgos de diferente índole que puedan afectar a la entidad y de esta
manera utilizar estos insumos importantes en pro de mejoras en seguimiento y medición de los
procesos.
Producción de inteligencia y contrainteligencia militar
Fortalecer la identificación de los planes de acción trabajados para el logro de los Objetivos
estratégicos y de proceso que no se han alcanzado, con el fin de fortalecer la trazabilidad de las
mejoras implementadas.
Gestión servicio al ciudadano
Fortalecer, profundizar y ampliar la metodología de identificación de riesgos, de tal manera que se
pueda ampliar la identificación de riesgos de diferente índole que puedan afectar a la entidad y de esta
manera utilizar estos insumos importantes en pro de mejoras en seguimiento y medición de los
procesos.
Administración de talento humano
Evaluar los riesgos de la centralización administrativa en los servicios de salud en la regional, con el
fin de poder evaluar mejoras en la oportunidad de la prestación de los mismos.
Evaluar temas de costo beneficio en cuanto a implementación de acciones tendientes a disminuir
presentación de lesiones y enfermedades vs los costos de ausentismo, lesiones, enfermedades, etc.,
dentro del marco del Objetivo 11: “MEJORAR LA SEGURIDAD Y CALIDAD DE VIDA DEL HOMBRE
Y SU FAMILIA”.
Trabajar en el concepto de eficacia de capacitaciones con el fin de asegurar su realización a todo nivel
no solo de capacitaciones, sino de instrucciones, Boletines Informativos, Campañas de capacitación,
con el fin de que el personal apropie, interiorice y aplique los lineamientos impartidos.
Gestión ambiental y ecosistemas
Evaluar el completar la identificación de riesgos en el proceso de carácter, corrupción, de proceso
(solo está identificado el institucional), debido a la importancia de identificarlos y gestionarlos de
manera oportuna.
Fortalecer formulación de indicadores que aporten a la mejora de la Entidad y del proceso, no
solamente a cumplimiento de actividades.
Fortalecer de manera contundente la suficiencia en la gestión del proceso sancionatorio de emitido
por CORMACARENA, bajo Res No. PS-GJ.1.2.6.14.2238, de fecha de 09/08/2011 vinculando
investigación administrativa a la Nación: EJERCITO / VIGESIMO OCTAVA BRIGADA, por captación
ilegal de agua y vertimientos de aguas residuales al Caño Cararo, centro poblado Carimagua,
Municipio Puerto Gaitán, Meta, debido a los altos riesgos que representa el proceso para la Entidad en
materia de sanciones económicas y los riesgos de Imagen Institucional.
Definir con urgencia quienes deben ser los cargos que deben llevar acabo (con la debida urgencia), la
gestión para la solución de este proceso sancionatorio, así como los pasos de dicha gestión.
CEMIL ESDAE
Gestión ciencia y tecnología
Seguir trabajando en el Proyecto APP para el aprendizaje en los Derechos humanos y el DIH, como
un Proyecto que igual será complementario a los proyectos actuales y de apoyo importante para el
desarrollo los otros proyectos trabajados actualmente desde las Misión y Visión de la Organización
Fortalecer en análisis de otros riesgos que pueden afectar al proceso, con el fin de trabajar de manera
preventiva en los mismos.
Trabajar en la formulación de otros objetivos, metas e indicadores que apotren a la mejora continua
del proceso.
Gestión documental
Trabajar y fortalecer la formulación de indicadores hacia indicadores de gestión y no solamente de
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
cumplimiento de actividades, que apoyen la mejora continua del proceso.
AYG
Gestión servicio al ciudadano
Fortalecer, profundizar y ampliar la metodología de identificación de riesgos, de tal manera que se
pueda ampliar la identificación de riesgos de diferente índole que puedan afectar a la entidad y de esta
manera utilizar estos insumos importantes en pro de mejoras en seguimiento y medición de los
procesos.
Asegurar el implementar evaluación de los conocimientos impartidos en las capacitaciones de manejo
de plataforma de PQRS, así como en la respuesta correcta, satisfactoria y clara a los dueños, líderes y
ejecutores del proceso de PQRS en los diferentes centros de Operación, ares, brigadas, entre otros.
Trabajar en la toma de conciencia sobre la importancia de respuesta correcta, satisfactoria y clara a
los dueños, líderes y ejecutores del proceso de PQRS en los centros de Operación, áreas, brigadas,
entre otros, con el fin de asegurar la eficacia sostenida de todas las mejoras
implementadas en el proceso.
Asegurar la capacidad operativa y evaluar u ampliación, de tal manera que se asegure la continuidad
de las correcciones y mejoras realizadas en el proceso, así como la evaluación 100% de
Evaluar la actualización de la DIRECTIVA PERMANENTE No. 01025/2016, de fecha 22/11/2016,
debido a l lineamiento de trabajar y consolidad Acciones preventivas, teniendo en cuenta la versión
2015 de la 9001, con el fin de que no pierda vigencia o validez esta acción determinada en la
Directiva.
Fortalecer análisis de riesgos del proceso, con el fin de fortalecer las acciones preventivas para los
mismos.
Evaluar la capacidad operativa para verificación del indicador: Respuestas con verificación de calidad,
para que se puedan evaluar el 100% de las PQRS, dado el riesgo de la entidad ante incumplimientos
de legislación aplicable en términos de oportunidad en la respuesta de los mismos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Fortalecer y completar identificación de riesgos en el proceso, con el fin de afianzar la mejora continua
del proceso.
CAYG
Gestión administrativa
Fortalecer la identificación de riesgos, logrando identificar no solamente los riesgos de proceso, sino
también llegar hasta identificación de riesgos de corrupción e institucionales, con el fin de trabajar
preventivamente en ellos.
Fortalecer la formulación de indicadores hacia indicadores de gestión y no solamente de cumplimento
de actividades, que permitan apoyar y fortalecer la mejora continua de la Organización.
Evaluar el trabajar con indicadores relativos (incluido todo los relacionado con evaluación de costos de
proceso), tabular y graficar
comportamientos mensuales, anuales, comparando periodos anuales, que permitan mayor análisis
estadístico para toma de decisiones que aporten a la mejora.
Evaluar el implementar una herramienta informática para que permita sistematizar el proceso de
mantenimiento industrial, en cuanto a programar, controlar, análisis de datos sobre el mismo.
Evaluar el implementar la herramienta TPM: Mantenimiento Total Productivo, que aporte a la mejora y
fortalecimiento del proceso.
Identificar y/o diferenciar el mantenimiento predictivo en las Hojas de Vida o Libro récord de cada
equipo, con el fin de contar con datos para medición de desempeño del proceso.
Trabajar por medición de las clases de mantenimiento predictivo, correctivo y correcciones
gestionadas en el proceso a fin de evaluar su madurez e implementar planes de acción adecuados
que aporten a la mejora del mismo.
Trabajar en identificación, rotulación, almacenamiento adecuado de sustancias químicas en el trabajo,
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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
que permita disminuir riesgos y fortalecer la aplicación de la legislación aplicable en este tópico.
4.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.
PLANEACION ESTRATEGICA
Las acciones emprendidas para realizar cambios basados en necesidades de transformación del
Ejército.
El desarrollo de herramientas “click wieu”, como parte de las estadísticas para lograr información en
tiempo real, aportando información muy confiable y oportuna.
COTEF
La consolidación del proceso de transformación para lograr articular la nueva estructuración de la
fuerza en todos sus niveles como parte del acompañamiento requerido para lograr agilidad en esta
transformación.
La publicación de revista de transformación militar como como lecciones aprendidas en el proceso de
transformación en cada una de las áreas, basado en experiencias de diferentes Ejércitos
referenciados.
La realización de las mesas técnicas de apoyo, e innovación, con la participación activa de los
interesados, para lograr información rica en la toma de decisiones.
DIGEP
Las acciones de maduración de los proyectos realizados por el DIGEP, porque les permite llevar a la
ejecución aquellos proyectos que son de mayor requerimiento e impacto para la institución.
DISEV
El acompañamiento de DISEV a todos los procesos, para aportar en la construcción de los
indicadores que les permita arrojar estadísticas muy enriquecedoras para la gestión de estos. Esto con
el uso de la guía para la construcción de indicadores institucional.
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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
DIPAV
El desarrollo de la planificación presupuestal a través de planeación programación, presupuestación y
evaluación, logrando la optimización de recursos y sinergia institucional, considerando ambientes
internos y externos.
COFIC
El logro de las metas de ejecución presupuestal superando las metas establecidas por el ministerio de
defensa, como evidencia de eficacia y compromiso de gestión por parte del proceso.
El desarrollo tecnológico de plataforma del CIFIP, para aportar a los usuarios una herramienta de
control de la información contable que les apoya en la mejora continua.
El mapa estructural proceso y actividades convenios de colaboración, con el propósito de estructurar
las diferentes fases de ejecución de los convenios existentes.
DIRIE
Las iniciativas asociadas al cumplimiento del ciclo del proceso de relaciones internacionales, de
manera que les permite realizar las mejores prácticas para incorporarlas al proceso, aportando en la
oportunidad de entrega de los trámites realizados. Todo esto a través del CREI (comité de revisión
estratégica e innovación).
INSPECCION GENERAL
Las acciones de la difusión de la cultura de control a través de diversas publicaciones de difusión a
través de documentos, como por ejemplo el documento de la memoria gestión inspección del ejército,
porque les permite sensibilizar al personal para apoyar a logro de los controles instaurados en los
diferentes procesos de la entidad, fortaleciendo a través de recomendaciones. (cartillas de hallazgos).
La realización de actividades de orientación técnica desde el nivel estratégico para mejorar los
mecanismos de control, a través de talleres y guías orientadas con el propósito de fortalecer los
criterios de control para promover la mejora continua.
La constitución del proceso DANTE (Dirección de aplicación de las normas de transparencia del
ejército), para fomentar la ética y la transparencia en la institución y fomentar la cultura de la
prevención.
La consolidación de las directivas estructurales para lograr asegurar que son reglamentados y se
unifica todos los criterios de operación.
La estructuración del SICOI (sistema de control de inspecciones), para para facilitar el trámite de los
informas en tiempo real.
GESTION DE CALIDAD
La estructuración de la metodología de administración del riesgo, integrando la metodología del DAFP,
el decreto 124 emitido por Presidencia y la ISO 31000, Logrando reducir a un solo formato toda la
metodología, orientando al usuario para la identificación y control de los riesgos de su proceso.
Rediciendo el 57% en la identificación de los mismos.
El fortalecimiento de la competencia a todo el personal de planeación de las unidades operativas
mayores y los dueños de los procesos, para asegurar los conocimientos de estos en todos los tremas
relacionados con la gestión de riesgos.
La constitución de nuevos procesos basado en la restructuración del ejército, como es el caso de
proceso DANTE (dirección de aplicación de normas de transparencia), siendo pioneros en las
diferentes fuerzas, en la constitución de estos procesos de gestión fiscal, comunicaciones
estratégicas entre otras.
Las campañas (amigos del SIG) de divulgación para socializar el SIG, como fuente de reconocimiento
que permita permear en todas las unidades del ejército.
SEPTIMA- DIVISION
Las acciones tomadas para lograr aumentar el control en la división para el indicador novedades de
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
personal duplicando el exigido por comando, motivando el personal a través de campañas,
socialización, capacitaciones, controles, revistas entre otras.
SERVICIO AL CIUDADANO
Los resultados positivos identificados en la evaluación del proceso de atención al ciudadano de la
división, encontrando reportes muy favorables por parte de los usuarios encuestados a través de canal
telefónico y encuentras personalizadas.
Las acciones realizadas para lograr a través de difusión y sensibilización, realizando campañas para
que a través de la oficina de atención al ciudadano se logre aportar beneficios a la ciudadanía.
DAVAA
El desarrollo del ciclo de planeación, porque les permite realizar un acompañamiento a todos los
procesos de la unidad de aviación para el desarrollo de sus actividades a través de la ejecución de
proyectos, planes programación presupuestal, seguimiento y evaluación y gestión de calidad.
Aeronavegabilidad
El cumplimiento lógico y ordenado para el desarrollo de las actividades de aeronavegabilidad, porque
les permite lograr cumplimiento específico para dar respuesta a los lineamientos internacionales
exigidos para el proceso. Logrando controlar la autorregulación de la normativa técnica aeronáutica en
pro de la seguridad aeronáutica del Ejército nacional.
Contar con el personal altamente competente para lograr revisar rigurosamente todos los procesos
requeridos para la regulación de aviación.
La garantía de tener todos los procedimientos avalado por ejército porque se convierte en
herramientas para el desarrollo estandarizado de todas las actividades del proceso.
Estandarización
Las acciones tomadas para lograr mitigar el impacto de materialización de los riesgos definidos para el
proceso, concentrado en capacitación del personal de estandarizadores de las unidades de aviación,
emisión de conceptos de la revisión de doctrina y normatividad de aviación, la elaboración de los
informes de evaluación de los programas de estandarización de las unidades de aviación y revistas a
los programas de entrenamiento de las especialidades de aviación.
El despliegue de acciones necesarias para lograr demostrar la eficacia de la capacitación para dar
cumplimiento del programa de estandarización a nivel ejército, logrando individualizar el seguimiento
de la capacitación a cada persona que requiere dichas capacitaciones.
Alistamiento para el combate y seguridad de aviación
La constitución de la sección de lecciones aprendidas, recreando los accidentes con el fin de
difundirlos a todos los interesados a través de boletines, para tomar las acciones preventivas del caso,
a través de RDA (REVISION DESPUES DE ACCIDENTE) para implementar los aspectos a mejorar.
Alistamiento para el combate y seguridad de aviación
La excelente infraestructura con la que se cuenta para lograr el proceso de incorporación de los
candidatos de aviación.
El desarrollo de APP para la identificación de reporte de peligros operacionales para detectar
situaciones que pueden poner en riesgo la operación.
El desarrollo de APP para la identificación de reporte de peligros operacionales para detectar
situaciones que pueden poner en riesgo la operación.
La capacitación de personal especializado en investigación de accidentes, con el propósito de lograr
fortalecer los conceptos técnicos emitidos por los especialistas. GRIAV (grupo de investigación de
accidentes de aviación)
TERCERA DIVISION
Gestión de Inspección
El informe de Inspección detallado que brinda vital información del cumplimiento de las directrices
dadas y los posteriores seguimientos a las acciones a fin de asegurar su implementación de los
Planes de Mejora.
Acción Integral Y Desarrollo
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
La articulación de diferentes oficinas estatales como ICBF, SENA, FISCALIA MINAGRICULTURA,
FEDERACIUÓN DE CAFETEROS ya que esto garantiza una mejor y eficiente utilización de los
recursos y su apoyo en el desarrollo de Acción Integral.
El apoyo e impulso a 124 proyectos productivos entre $40 millones y $1.500 millones con lo cual se
genera una mejora del Campesinado participante de los Proyectos y un gran aporte a los Programas
estatales de sustitución de cultivos ilícitos.
El Festival Gastronómico de Popayán con la participación de 35 productores del programa Fe en
Colombia con la finalidad de Promover aspectos culturales de la Zona de Influencia y mostrar las
bondades del Plan Fe en Colombia.
Acción Integral Y Desarrollo
El Festival Gastronómico de Popayán con la participación de 35 productores del programa Fe en
Colombia con la finalidad de Promover aspectos culturales de la Zona de Influencia y mostrar las
bondades del Plan Fe en Colombia.
La Promoción de las Cocinas Ecoeficientes en las Zonas Rurales las cuales son más eficientes y
disminuyen la utilización de madera como combustible adicional a otros beneficios como disponer de
agua caliente.
La alineación de los Planes y Proyectos de Acción Integral con el Plan VICTORIA como respuesta al
Posconflicto a fin de Garantizar la Consolidación del Proceso de paz.
Entrenamiento y Reentrenamiento
El cumplimiento por medio del seguimiento de los ciclos de rotación del personal a fin de que se
cumplan los Ciclos de Entrenamiento, Permiso y Reentrenamiento de aproximadamente de los 18.000
militares de la División.
Gestión Ambiental y Ecosistemas
El 20% de los incorporados prestan servicio militar ambiental. Quienes se capacitan con el SENA,
corporaciones autónomas regionales, Universidades a fin de asegurar sus competencias y de esta
forma lograr resultados de alto impacto donde se desarrollan estos programas adicional a crear la
conciencia entre la población la importancia de proteger el medio ambiente.
Para los puestos lejanos el tener a disposición plantas de tratamiento de agua potable y residual.
PTAP-PTAR. Ejemplo Batallón de alta montaña Rodrigo Lloreda Caicedo a fin de minimizar la
contaminación de los Ecosistemas.
Adquisición de Bienes y Servicios
Seguimiento y control al proceso de adquisición de bienes y servicios siguiendo lo establecido en los
procedimientos lo que garantiza cumplir los controles establecidos y la transparencia en el Proceso
acciones que garantizan una más eficiente utilización de los recursos.
Análisis, Control y Gestión Operacional
El despliegue a todos los Niveles Operativos del Plan VICTORIA como elemento fundamental de la
Consolidación y Estabilización del Pos Conflicto asegurando el compromiso del Personal del Ejército.
Ser la División con los Mejores Resultados a nivel Nacional en la erradicación de Cultivos Ilícitos
dando respuesta al compromiso de la disminución de cultivos a nivel nacional e internacional.
Grupo MARTE con dedicación exclusiva al desminado en una zona de alta influencia de los grupos
armados como Cauca y Nariño y sus éxitos reconocidos en esta labor ya que estas acciones van
encaminadas a la seguridad física de los habitantes de zonas rurales
La coordinación entre las Diferentes Armas, Ejército, Armada, Fuerza Aérea y Policía Nacional para el
Desarrollo del Plan VICTORIA asegurando de esta manera la utilización de los Recursos
eficientemente para cumplir los Objetivos y evitar la repetición de las Acciones en una zona.
CEMIL - BOGOTA
Gestión de educación militar
La implementación de la herramienta virtual BLACKBOARD para educación continuada con la que se
pretende la participación y mejoramiento de las competencias del personal remotamente ya que le da
la oportunidad de mejorar sus competencias a personal con dificultades por su lejanía de movilizarse.
La participación de 69 personas extranjeras de países como México, Brasil, Perú y otros países
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
latinoamericanos como una clara demostración de la confianza en los procesos educativos de las 14
Escuelas bajo la Dirección del CEMIL.
El tener 36 programas con Registro Calificado lo que garantiza la calidad de la educación impartida en
las escuelas de formación y ser comparable con todas las entidades de educación superior de
Colombia
El desarrollo de DAMASCO como Doctrina piramidal, filosófica del Actuar militar. Generación de la
reforma curricular, que considera los derechos internacionales humanitarios y dando Respuesta al
Plan VICTORIA.
El informe de Inspección detallado que brinda vital información del cumplimiento de las directrices
dadas y los posteriores seguimientos a las acciones a fin de asegurar su implementación de los
Planes de Mejora.
En el Curso de Ciber - inteligencia la utilización de inteligencia artificial para la evolución de la
información documentada mediante el análisis de las palabras claves utilizadas sobre bases de datos
de gran tamaño facilitando la consulta y permitiendo acceder a los documentos pertinentes
A partir de “Aprender a investigar a través de la investigación” el desarrollo de las Investigaciones
“Evaluación del impacto social de las operaciones militares y Valoración económica: pérdida de mar
territorial tras el fallo de La Haya contra Colombia” bajo la dirección de Manfred Grautoff como una
contribución de Ciencia y Tecnología a la comprensión de temas de interés, adicional a dar respuesta
al requisito de publicación en revista indexada.
La participación de 39 estudiantes extranjeros de América Latina como resultado del Reconocimiento
de la calidad de la Educación a nivel Superior y tecnológico y técnico que se imparte en el CEMIL –
ESICI y la mejora de las Competencias del personal del Ejército de Colombia en las labores diarias en
sus respectivas unidades.
CUARTA DIVISIÓN
Los resultados obtenidos en la erradicación de cultivos ilícitos que con una meta de 1750 ha se ha
logrado 1085.5 ha lo que da un pronóstico de superar la meta a diciembre de 2017 lo que es un gran
aporte como respuesta a los compromisos de erradicación a nivel Nacional e Internacional.
Con las Labores de desminado humanitario tener dos Municipios libres Cumaral y Guamal ya que los
primeros beneficiados son los habitantes de las zonas rurales de estos Municipios, adicional a
aumentar la percepción de seguridad a un 96 en n la Cuarta División.
Al ser una Arma de Reciente Creación COPER la estructuración de los Procesos atendiendo la nueva
concepción del Soldado MULTIMISIÓN multilinguista, líder, ético, respetando los derechos humanos y
derecho internacional humanitario, innovador, especializado con la responsabilidad de crear una
nueva cultura en el Ejército Nacional.
Las Facilidades que ofrece el Servicio de Atención al Ciudadano con el Puesto en la Gobernación del
Meta a fin de que la ciudadanía tenga todas las facilidades de presentar sus PQR´s de forma personal
ante el temor generado por los medios electrónicos.
COING
La contribución institucional al desarrollo social y económico del país, a través de proyectos de
construcción de infraestructura, según las necesidades de la población vulnerable, identificadas en
áreas apartadas del país.
El análisis de la viabilidad y la factibilidad de los proyectos según las condiciones de la localización
identificadas en la visita técnica, los recursos técnicos y económicos requeridos, porque facilita la toma
de decisiones, para la ejecución y la suscripción de los convenios o compromisos con las autoridades
civiles locales.
Los resultados obtenidos por los proyectos ejecutados en el cumplimiento de las especificaciones
técnicas, plazos y costos, porque muestran la capacidad profesional y ética del personal militar que
interviene en las actividades de consolidación.
El establecimiento de lineamientos para la prevención, mitigación y control de los impactos
ambientales porque establece buenas prácticas en las actividades operacionales de las unidades
militares y en la ejecución de los proyectos.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
La consideración en los proyectos del manejo y conservación de los ecosistemas, porque contribuye a
la preservación de la biodiversidad del país y a la creación de la consciencia ambiental, basada en el
conocimiento de las interrelaciones entre los componentes ambientales y el hombre, necesarias para
su supervivencia.
Los lineamientos implementados para la reducción de los consumos de energía, de agua, la selección
de materiales y el uso de la ventilación e iluminación natural en los proyectos de construcciones
verticales, porque reduce los impactos ambientales generados en la etapa de uso u operación y
mejora el confort y la calidad de vida del personal de las unidades militares.
La conformación de equipos de trabajo multidisciplinarios, según las características y requerimientos
de cada proyecto, porque muestra la capacidad organizacional para adaptarse y modificarse inclusive
a una organización matricial con líderes funcionales.
La aplicación de lecciones aprendidas al mejoramiento de los procedimientos y de las metodologías
de diseño, porque muestra un incremento en la eficacia, eficiencia y efectividad de las soluciones
propuestas en los proyectos.
La proyección como un centro de entrenamiento referente a nivel nacional e internacional en
desminado, porque contribuye a la imagen institucional y a la neutralización de una amenaza a la
población y al personal militar, mediante la aplicación de metodologías comprobadas.
La planificación, ejecución y control de los mantenimientos mayores de los equipos de ingenieros de
combate, porque asegura su disponibilidad en condiciones de operación, para la respuesta rápida ante
cualquier requerimiento.
CEMIL-ESPOM
El desarrollo de la metodología para la realización de cursos virtuales porque facilita la cobertura al
llegar a todas las unidades militares sin importar su ubicación geográfica, permitiendo personalizar la
participación según las necesidades y condiciones individuales.
El modelo pedagógico holístico porque responde a la necesidad de adquirir competencias integrales y
aprendizaje significativo, cooperativo y experimental, acordes a los requerimientos futuros del
personal, en las condiciones actuales de la organización.
ESCOM
Las acciones tomadas para mitigar el riesgo de fuga de información sobre las propuestas de proyectos
y los proyectos desarrollados pues los controles contribuyen ampliamente al logro del objetivo
propuesto
El control de las acciones para eliminar el riesgo de la disminución de la calidad de los programas
académicos mediante la autoevaluación por parte de calidad académica a los docentes y a los
estudiantes
Las mejoras en el proceso mediante las rutinas y registro del control aulas y el control académico
para verificar la asistencia de los alumnos y de los docentes y del cumpliendo de los temas
establecidos en el Syllabus
El desarrollo del cronograma de actividades ambientales y de educación mediante la capacitación en
temas específicos aprobados por la Mesa de Trabajo del Comando de Ingenieros y el Centro de
Educación Militar porque contribuye a la gestión del ambiente y a mitigar los impactos que se generen
al interior de la escuela.
INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA
La innovación del sistema de clasificación de los documentos de inteligencia y contrainteligencia
porque garantiza la seguridad operacional de la información, flujo ágil de operatividad de la
información, mitiga el riesgo de fuga de información y contribuye a la política de cero papel.
El proyecto ARJION implementado en la Quinta División que contribuye a la formación de personal
para el proceso de organización digitalización e indexación de los archivos con el fin de facilitar y
agilizar la actualización, corrección y retiro de los datos y archivos de inteligencia.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
El ajuste al plan Resplandor, considerando los últimos acontecimientos de conocimiento público para
lograr la erradicación de cultivos ilícitos debido al incremento del cultivo y a las metas establecidas
por el Gobierno Nacional de las cuales 20 mil hectáreas al año corresponden al ejército. Lo anterior
permitió tomar acciones inmediatas, como la concentración de más de mil hombres para el desarrollo
de la labor.
PLANEAMIENTO LOGISTICO
La actualización de las fichas técnicas de mantenimiento de armamento, comunicaciones, intendencia,
transporte, infantería, caballería considerando la nueva estructuración del ejército.
La difusión de la Directiva Estructural de Logística por medio de los boletines didácticos que se
envían al Comando Logístico y la Jefatura del Estado Mayor, quienes los socializan con todos los
usuarios, con el fin de que se conozcan, comprendan y apliquen las nuevas disposiciones de la
Directiva
COFIP
La mejora realizada para el control de los convenios de colaboración por medio de un aplicativo que
cuenta con una base de los convenios suscritos desde el año 2007 porque permite la consolidación
de la información relacionada con cada uno de los convenios así como con las unidades beneficiarias
de cada uno de ellos.
PRIMERA DIVISION
El despliegue de la Planeación estratégica desde el COMANDO EJÉRCITO a la División, porque
evidencia el compromiso de la alta gerencia en que se empoderen del (los) objetivo(s) a los que
aportan para el logro de los mismos.
La interrelación de los procesos en la PRIMERA DIVISIÓN, porque evidencia el trabajo en equipo
realizado por los grupos de Trabajo y asegura el cumplimiento de los requisitos establecidos en el
sistema de gestión.
La realización de los Informes bimestrales de la gestión Institucional, porque permite tener trazabilidad
del cumplimiento de los objetivos y las acciones que se toman para la mejora continua del sistema de
gestión.
Las actividades de integración con las otras agencias, desarrolladas en la jurisdicción de la Primera
División, porque ha permitido optimizar el proceso de recolección de información y mitigado las
actividades ilegales del enemigo.
La realización de la RDA (Revista después de la acción), con el despliegue de que se quiere, las
tareas para la operación, entre otras actividades a realizadas, ya que permite tomar acciones de
mejora frente al resultado obtenido en las actividades de Inteligencia.
Proceso de gestión ambiental
Los proyectos de “Sistemas de Agua por ósmosis inversa”, implementados en la Guajira, Riohacha,
Albania, lo cual evidencia la contribución del Ejército a las zonas vulnerables del territorio nacional y
apoya el logro del objetivo estratégico Institucional.
Las actividades desarrollas como son: Descontaminación del rio Manzanares, el festival ambiental de
ahorro eficiente de agua y energía, evidencia el compromiso de la Institución, la interrelación con otros
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
procesos, el acercamiento a la comunidad y el apoyo a la mitigación de impactos ambientales en la
región.
Acción integral
El trabajo en equipo entre el proceso de Comunicaciones Estratégicas y fundaciones Internacionales y
Nacionales como Healing The Children, UNIMA y Gobernación del Magdalena, respectivamente, el
cual se ve reflejado en la divulgación por canales de televisión y prensa, lo cual ha permite acercar a
la Institución a la comunidad, a la población vulnerable, a entes gubernamentales para continuar con
el mejoramiento y posicionamiento de la imagen del Ejército Nacional y continuar con actividades de
Responsabilidad Social.
ESMAI
Ciencia y tecnología:
La identificación de nuevas fuentes para alimentar el banco de proyectos y sus desarrollos, desde el
programa de Educación Superior de la Escuela, porque apoya al cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la Fuerza y alineación al contexto del Ejército en un marco actual de Estabilización y
Comunicación Estratégica.
Educación militar:
La mejora en la implementación de los cursos en la plataforma virtual CEDOC360, porque permite que
los alumnos realicen consulta de clases y anticiparse en la preparación de los temas a tratar y mejorar
la comprensión de los cursos y efectividad de los mismos.
ESCAB
Las reuniones CREI realizadas en la Escuela de Caballería, las cuales permiten establecer las
directrices Estratégicas del arma y establecer las acciones para el logro de los objetivos.
Ciencia y Tecnología
El proyecto Simulador MARKAB y AULA VIRTUAL, implementado en el último año, porque apoya el
entrenamiento de la parte teórica de la Doctrina de los cursos planificados en la Escuela, acordes con
los lineamientos estratégicos de Comandante de Ejército, fomentando la aplicación de la tecnología
militar y apoyando la minimización de los costos y recursos asignados para el entrenamiento.
El prototipo de, “Vehículo de reconocimiento no tripulado”, como producto resultante del Semillero de
Investigación de los alumnos del programa “Técnicos en mecánica Diesel”
COPER
Las iniciativas generadas en el COPER, en el último año como son:
Creación de especialidad logística de Talento Humano (PRETORIO), porque se cuenta con oficiales y
suboficiales especialistas en la Administración del Talento Humano, lo cual permite apoyar en las
DIVISIONES, BRIGADAS, BATALLONES y AREAS ESTRATÉGICAS fortaleciendo la administración
en estas unidades.
Folio de Vida Digital (PITÁGORAS) / Modelo de clasificación por especialidades (PMOCE)/SIATH
/PETERS 360, porque evidencia la transformación a la era digital en el proceso de administración del
th, adicionalmente, asegura de mejor manera los procesos de creación y actualización de las hv,
selección de perfiles, actualizada el portal y sus respectivas bases de datos y la evaluación de
competencias.
Implementación del SGSST (PANACEA): El cual permite dar cumplimiento a la normatividad.
Aula virtual para generar hábitos y comportamientos seguros en la vía (simulador LANDER): Con el
objetivo de mitigar los accidentes de tránsito en motocicleta, generar cultura de autocuidado y
comportamientos seguros.
OCTAVA DIVISION
Planeación Estratégica
El nivel de compromiso y apoyo evidenciado para los demás clientes internos y procesos durante todo
el desarrollo de la auditoria, apoyando la mejora continua de la Organización.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Las ruedas de negocio: integración con gobierno y alcaldías de cada Municipio para incidir
positivamente en la población civil, en coordinación con las otras fuerzas de Colombia impactando
positivamente en 4 municipios de los departamentos que están bajo la cobertura de la VIII División.
Los pelotones de desarrollo rural: en campo, agro, pesca, apoyando a campesinos en diferentes
proyectos con el apoyo de entidades de cada departamento.
Los proyectos productivos como: costureras de paz: cultivos de plátano, cacao, yuca, café, cítricos,
pina, pesca, lácteos, ganadería, con canales directos de productores y entidades compradoras, con el
fin de evitar intermediarios y garantizar venta de productos impactando positivamente la economía de
la región.
La difusión capacidades de la fuerza: para el apoyo en atención y desastres, desminado humanitario,
contribución a protección del medio ambiente y Recursos naturales en Vichada y Guainía.
Producción de inteligencia y contrainteligencia militar
Fortalecer la identificación de los planes de acción trabajados para el logro de los Objetivos
estratégicos y de proceso que no se han alcanzado, con el fin de fortalecer la trazabilidad de las
mejoras implementadas.
Gestión servicio al ciudadano
El nivel de compromiso, empoderamiento y trabajo realizado por los líderes y todo el equipo del
proceso.
El control en la oportunidad de respuesta y solución a las PQRS por parte del líderes y gestores de
proceso y el control estadístico del aplicativo, permitiendo una evidente mejora en los indicadores del
proceso logrando cumplimiento del 100% de la meta en 2017 a la fecha de esta auditoría en esta
División.
Administración de talento humano
Las mejoras implementadas con el fin de disminuir la accidentalidad, aumentando bienestar, mejora
en los índices de accidentalidad, contribuyendo al logro el objetivo 11 de la división.
La línea Nacional de habilidades para la vida
Gestión ambiental y ecosistemas
El compromiso y proactividad del área en la gestión del proceso y en el proceso sancionatorio de
CORMACARENA, aun cuando no cuentan con la suficiente autonomía para emprender las acciones
pertinentes.
Gestión acción integral y desarrollo
El trabajo y potencialización aplicada de las capacidades interinstitucionales, y el trabajo
mancomunado con otras entidades estatales, lo cual contribuye a garantizar la “gobernabilidad” dentro
de los lineamientos de mantenimiento del SIG
El aprovechamiento de sinergias y capacidades de entidades estatales y las propias, con el fin de
afianzar la mejora enmarcada en los objetivos estratégicos de la Organización.
Las actividades fundamentales del proceso, con múltiples actividades del proceso, evidenciando el
aporte al cumplimiento de los Objetivos estratégicos y de proceso, entre otras como:
Los pelotones PDR: Pelotón de Desarrollo Rural con acompañamiento a la población civil para
contribuir al desarrollo de las familias
Las burbujas de acción integral: mediante las cuales, con actividades de acción psicológica,
cooperación civil militar, asuntos civiles, se apoya el desarrollo tanto de la comunidad, como del
personal interno.
Obras comunitarias, con comunidades étnicas, acompañamiento al desminado, memoria histórica
militar.
El jalonar recursos para procesos productivos y la CREACION DE LOS BATALLONES DE ACCION
INTEGRAL, con lo que se potencializa la acción Integral en Colombia, en temas como, proyectos
productivos, infraestructura, ruedas de negocio, con lo cual se está logrando la confianza y objetivo de
presencia y acompañamiento estatal a la comunidad.
El Programa FE EN COLOMBIA, articulando entidades estatales e internacionales evidenciando
cumplimiento de objetivos del proceso que impactan positivamente la acción de la entidad en la
comunidad.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
CEMIL ESDAE
Gestión educación militar
El nivel de conocimiento, compromisos, de la Gestión Social en el país con los temas de derechos
humanos y su aplicación práctica a nivel institucional y del país, permitiendo evidenciar los
compromisos establecidos en la Misión y Visión Institucional.
La implementación y aplicación del uso de Plataforma BLACKBORAD, mediante la cual los alumnos
pueden calificar y evaluar el curso tomado, en tiempo real, incluso mediante la aplicación del celular
personal, para dicho efecto, contribuyendo a contar con evaluaciones en tiempo real, fortaleciendo
logro de metas del proceso.
Gestión ciencia y tecnología
La gestión interna de CIENCIA Y TECNOLOGIA aprovechando experiencia y conocimiento propios en
el desarrollo de necesidades del EJERCITO NAL.
El estar registrados en COLCIENCIAS, y en proceso de categorización como un grupo de
Investigación y ser referente de investigación y posicionamiento en el ámbito académico y formativo
de los derechos humanos acorde a la situación y contexto de Colombia, en la actualidad.
El proyecto que se está ejecutando, con el libro: IMPLICACIONES JURIDICAS DE LA JEP:
Jurisdicción Especial para la Paz, con lo cual se pretende poner en evidencia que Colombia pueda
trabajar en las implicaciones de los temas del acuerdo de paz de manera preventiva, que permitan
brindar legitimidad al proceso para el cumplimiento de estándares internacionales.
Gestión documental
La implementación de GG documental desde 2007, con lo cual, los diferentes colaboradores se han
podido desempeñar y defender ante casos de los organizamos de control: fiscalía, contraloría,
procuraduría, personería, y la comunidad, ante cualquier evento, reclamo, llamado de atención
disciplinario, etc.
La proactividad de gestión documental, realizando evaluación de eficacia de la aplicación y
normatividad el proceso, como incitativa propia para el fortalecimiento del proceso.
AYG
Gestión servicio al ciudadano
El alto nivel de compromiso, empoderamiento y trabajo realizado por los líderes y todo el equipo del
proceso en las acciones implementadas en el plan de acción para el cierre de NC del año anterior, con
actividades más allá de las acordadas, logrando demostrar una mejora significativa del proceso,
disminuyendo riesgos a la entidad.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Las mejoras del proceso como:
Elaboración y actualización de las tablas de retención documental, mediante equipo propio de la
Entidad, optimizando recursos, evitando fuga de información a una tercera empresa ajena a la entidad.
Las reuniones con el AGN: Archivo General de la Nación para la Gestión documental y sus mejoras en
la entidad.
El Proyecto de archivo documental, con el cual se pretende dar cumplimiento a importantes
necesidades de la Entidad en materia de suficiencia en archivo y memoria documental.
CAYG
Gestión administrativa
El compromiso y empoderamiento de los líderes y dueños de procesos para con el SIG y su apertura a
las recomendaciones para la mejora Organizacional.
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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión
que aplique. (Aplica a partir de la primera auditoria de seguimiento) (La tendencia se observa en la
relación del número de quejas vs número de clientes o contratos)
La organización tiene como mecanismo para la evaluación de la satisfacción de los clientes a través
de procedimiento documentado, y a través del proceso de atención al ciudadano.
En cumplimiento a lo ordenado en la Directiva Transitoria No. 0508 de 2016, se presentó el informe de
gestión de Servicio al Ciudadano del Ejército Nacional para la vigencia del año 2016.
Para la realización de la evaluación de la satisfacción al usuario se consideran los siguientes criterios:
- Dificultad para acceder al sistema
- Claridad en la respuesta
- Calidad en la atención
- No aplica la respuesta a la solicitud
- Respuesta fuera de tiempo reglamentario
Resultados encuestas de satisfacción
La oficina de servicio al ciudadano reporto 58368 PQRS recibidas a través de los diferentes canales
de atención, discriminadas de la siguiente manera:
- Peticiones: 54640
- Quejas: 1434
- Reclamos: 2009
- Sugerencias: 285
El aplicativo también genera reportes por tipo y asunto diferente a una PQRS por ejemplo: felicitaciones,
denuncias, consultas, mensajes, certificados de 50 años, entre otros, por lo cual en total fueron 59948
requerimientos en total para la vigencia 2016.
En conclusión se encontraron 5 requerimientos con novedad, de las que se encontró evidencia de su
solución oportuna.
Encuesta de satisfacción:
La oficina de atención al ciudadano realiza una encuesta de satisfacción por el servicio prestado a
través del link "servicio al ciudadano", cada vez que el usuario instaura un requerimiento (no todos los
usuarios diligencia la encuesta); como resultado de ésta se evidencio una satisfacción del 70% y un
30% de insatisfacción que corresponde a 3.713 encuestas calificadas con baja puntuación.
Con el fin de mitigar las inconformidades presentadas por los ciudadanos, referente a esta pregunta se
realizó por parte de la oficina de atención al ciudadano Ferias Nacionales y Distritales de Servicio en
las cuales se logró una interacción con la ciudadanía para aclarar de manera directa las dudas e
inquietudes.
De forma aleatoria la oficina de atención al ciudadano realizo llamadas telefónicas y envío de correos
electrónicos informando a la ciudadanía el estado de su requerimiento.
¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los
resultados esperados?.
Si No
¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la
Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001)
Si No
A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no
conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
La revisión por la dirección se realizó el día 28 de agosto de 2017, para realizar seguimiento al
desarrollo del periodo del año 2016.
Se contemplaron como elementos de entrada todos los exigidos por la norma ISO 9001 y GP 1000, se
tomaron decisiones para cada uno de los puntos tratados y se dejaron compromisos para adelantar
planes de mejora respecto a estas decisiones.
Se consideró para la revisión por la dirección los siguientes puntos:
- Compromisos del SIG.
- Auditoría externa e interna.
- Desempeño de Macroprocesos.
- Acciones correctiva, preventivas y de mejora.
- Administración de Riesgos.
- Retroalimentación del cliente.
- Conformidad del producto y/o servicio.
- Cambios que podrían afectar el sistema.
- Recomendaciones para la mejora.
- Gestión enfocada a oportunidades de mejora.
La Revisión de los Altos Mandos cubre todos los procesos del Ejército Nacional.
Se verificó la eficacia de sensibilización y divulgación del SGC a todo el personal de la empresa.
Se concluyó respecto a la conformidad del SGC.
¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-
SG-001 y el Manual de aplicación ES-M-SG-001?
Si No NA
¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el
embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
Si No NA
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ANEXO 1
PLAN DE AUDITORIA
EMPRESA: EJERCITO NACIONAL
Dirección del sitio : Comando Ejército Av. El Dorado Carrera 52 CAN. Bogotá D.C. Colombia
Representante de
Coronel Pablo Enrique Bernal Chaves
la organización:
Jefe Departamento de Planeación Correo Edgarqui@ejercito.mil.co,
Cargo:
Ejército Nacional electrónico claudiag@ejercito.mil.co
Alcance:
Direccionamiento estratégico, emisión y control de políticas del Ejército nacional, con el fin de
conducir operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia, la integridad del
territorial Nacional y el orden constitucional de la nación.
VER ANEXO DE ALCANCES Y SEDES.
NORMA ISO 9001:2008 – NTCGP1000: 2009, ES-R-SG-01,
CRITERIOS DE AUDITORÍA Reglamento de certificación de ICONTEC + la documentación del
Sistema de Gestión de la entidad.
Tipo de Auditoría :
Inicial u otorgamiento Seguimiento Renovación Ampliación Reducción
Reactivación Extraordinaria Actualización
Si
Aplica toma de muestra por multisitio:
No
Existen actividades/procesos que requieran Si
ser auditadas en turno nocturno: No
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su
organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que
atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de
apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las
áreas/procesos/actividades que serán auditadas.
Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video,
si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización).
En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor
informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección
personal necesarios para el equipo auditor.
La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte
del equipo auditor de ICONTEC.
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CARGO Y NOMBRE
Hora de inicio Hora de
(Todas las personas
Fecha/ Sitio (si de la finalización PROCESO / REQUISITOS POR EQUIPO
que serán
hay más de uno) actividad de de la AUDITAR AUDITOR
entrevistadas en la
auditoría actividad de
auditoría)
auditoría
CUARTO DIA
Tc. Ostos Zúñiga
08:00 10:00 Gestión Ciencia y Tecnología NM
William
My. Salazar Iván
10:00 12:00 Gestión Educación Militar NM
18/09/2017 Leonardo
ESCOM 12:00 13:30 Almuerzo NM
FACATATIVA St. Rodríguez
13:30 15:00 Gestión Documental NM Rueda Paula
Andrea
Gestión Ambiental y Tc. Ostos Zuñiga
15:00 16:30 NM
Ecosistemas William
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CARGO Y NOMBRE
Hora de inicio Hora de
(Todas las personas
Fecha/ Sitio (si de la finalización PROCESO / REQUISITOS POR EQUIPO
que serán
hay más de uno) actividad de de la AUDITAR AUDITOR
entrevistadas en la
auditoría actividad de
auditoría)
auditoría
PRIMER DIA
05:00 08:00 Traslado LH
13/09/2017 My. Valencia
CENAE- 08:00 08:30 Reunión Apertura LH Velásquez Andres
ESPAM Felipe
Tolemaida Ct. Pinzón
08:30 12:00 Gestión Ciencia y Tecnología LH Guayazan
Jefferson
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CUARTO DIA
Tc. Espinosa
08:00 10:30 Reclutamiento LH Blanco Nelson
Eduardo
18/09/2017 Sp. Niño Díaz
10:30 12:30 Gestión Documental LH
COREC Heider
Zona 15 12:30 14:00 Almuerzo LH
(Distrito3) Tc. Espinosa
Control de Reservas y
14:00 16:30 LH Blanco Nelson
Movilización
Eduardo
16:30 17:00 Balance del equipo Auditor LH
QUINTO DIA
Cr. Grajales Marín
08:00 10:30 Reclutamiento LH
Sandro
Sp. Niño Pérez
19/09/2017 10:30 12:30 Gestión Documental LH
José Agustín
COREC
12:30 14:00 Almuerzo LH
Cr. Grajales Marín
14:00 16:30 Gestión Servicio al Ciudadano LH
Sandro
SEXTO DIA
20/09/2017 08:00 08:30 Reunión Apertura LH Cr. Ponguta Ortiz
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Observaciones:
Los elementos 4.2.3 Control de Documentos y 4.2.4 Control de Registros, 8.2.3 Seguimiento y medición de
los procesos, 8.4. Análisis de datos, 8.5 Mejora, se auditarán en todas las áreas y proyectos aplicables.
Favor disponer de los registros que evidencian la aplicación del sistema de gestión de calidad en el sitio
donde se realizaran las entrevistas.
Especificar cualquier aspecto logístico importante para el desarrollo de la auditoría, tal como traslado y
regreso de los sitios donde se desarrollará la auditoría, transporte, entre otros, en caso de ser requerido.
Nota: el equipo evaluador del ente acreditador puede variar en la asignación de los integrantes según lo
defina el acreditador.
La función del equipo evaluador consiste en observar y evaluar la competencia del equipo auditor y la
aplicación de los procedimientos de ICONTEC para dar cumplimiento a los requisitos de acreditación con la
norma ISO/IEC 17021-1.
Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así
como también de acceso a la documentación del sistema de gestión.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
La siguiente sección del informe de auditoría se completará luego de la reunión de cierre de acuerdo con los resultados de la misma.
Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidad el día 2017-10-06 y recibieron
observaciones por parte del auditor líder.
Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptados por el auditor líder el 2017-09-20.
Requisito(s) de la
norma, en caso de Acción correctiva propuesta/
Clasificación Corrección propuesta /
Descripción de la no conformidad / auditoría combinada o Análisis de causas (indicar la(s) /Evidencia de la Acción
# (mayor o Evidencia de la Corrección y
Evidencia integrada indicar la causa (s) raíces) correctiva y fecha de
menor) fecha de implementación
designación de la implementación
norma
1. En el indicador “Primer Examen 1. Capacitar al personal
La entidad no ha llevado a cabo
Médico” las variables que se que administra el proceso en el
correcciones, acciones preventivas y/o
definieron no permitían medir el análisis de datos estadísticos y
correctivas frente al incumplimiento de los
resultado real frente a la meta formulación de indicadores.
indicadores.
propuesta. Evidencia: Acta de capacitación
Fecha: 2017-12-15
Evidencia que demuestra el
incumplimiento 2. Falta de control y seguimiento en 2. Capacitar al personal
la medición de los indicadores de en metodologías de control y
Se evidenció el indicador de “Primer gestión para tomar las acciones seguimiento implementadas por
Examen Médico” con incumplimiento en pertinentes de acuerdo al
Documentar el plan de el Comando del Ejército (IGPA,
los siguientes bimestres de la siguiente procedimiento establecido.
mejoramiento por la pérdida del Procedimiento Acciones
manera:
1 Menor 8.2.3 indicador Correctivas, Preventivas y de
Mejora).
Indicador: Primer examen médico
Fecha: 31 de octubre de 2017. Evidencia: Acta de
Fórmula: Primer examen médico
Capacitación.
realizado/ programados, Meta 100%
Fecha: 2017-12-15
Bimestral
Incumplimiento del indicador en los
3. Establecer
períodos de: Segundo Bimestre 69%,
compromisos con el
Tercer Bimestre 69% y Cuarto Bimestre
responsable del proceso para el
48%.
reporte oportuno de la
información requerida.
No se evidenció plan de acción ante el
Evidencia: Acta de Reunión y
incumplimiento.
acta de Verificación del
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
cumplimiento de los
compromisos suscritos
Evidencia: Acta Inicial
establecimiento de
compromisos
Fecha: 2017-11-15
Evidencia: Actas de Reunión
para Verificaciones de
compromisos
Fecha: 2018-02-15
4. Realizar seguimiento y
control permanente (mensual)
al reporte de la información
requerida.
Evidencia: Informe de
seguimiento mensual
Fecha: 2018-04-15
1. Falta de control y seguimiento 1. Generar una planilla de
La entidad no ha determinado el método
en la verificación de los datos que asistencia que sirva como
aplicable, las técnicas estadísticas
son reportados mediante los control para el personal
incluidas ni la utilización de la medición,
formatos establecidos en el asistente a las pruebas físicas y
análisis y mejora de los indicadores
momento de la medición del difundirla al personal de
estratégicos y de la operación.
indicador. instructores y el responsable del
proceso.
Evidencia que demuestra el
Revisar y corregir la información 2. Falta de compromiso del Evidencia: Panilla y Acta
incumplimiento
reportada a la CENAE en el Personal en la revisión y manejo Reunión
Informe de IGPA (informe de de la información. Fecha: 2017-10-25
Se evidenciaron los indicadores de los
gestión plan de acción), durante 2. Solicitar al comando
que va corrido del 2017 relacionados con: 8.1
2 Menor los cuatro bimestres superior CENAE) se capacite
8.2.3
transcurridos en la vigencia al personal encargado del
Del componente estratégico:
2017; para este indicador. control de IMC en la ESPAM de
Porcentaje IMC ideal del personal de la
acuerdo a la normatividad
fuerza DIV – BRIER – CENAE – DITER
Fecha: 2017-10-31 vigente para el manejo los
(Cuartel general Ejc).
formatos establecidos, manejo
Evaluación programas de instrucción
de la información y evaluación
del indicador.
Los cuales se encontraron con datos que
Evidencia: Oficio, Acta de
no coinciden con la realidad y sin análisis
Capacitación
que corresponda al comportamiento de
Fecha:2018-02-14
los datos.
3. Realizar un oficio al
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
4. Realizar seguimiento
a los indicadores por medio del
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
de Inspectores.
Evidencias:
Actas de reunión
Instrucciones para el
diligenciamiento de los
informes de inspección.
Fecha: 2018-03-30
4. Desarrollar ejercicios
prácticos con el personal de
Inspectores para fortalecer las
conclusiones generales del
ejercicio de inspección, en
términos del mantenimiento,
eficacia y efectividad del
SGC.
Evidencias:
Actas de capacitación
Fecha: 2018-03-30
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. Elaborar propuestas de
posibles soluciones de
infraestructura de acuerdo a los
lineamientos de la Dirección de
Gestión de Proyectos.
Evidencia: Actas de reunión,
comunicación oficial
enunciando las propuestas y
formato Excel consolidación
metros lineales
Fecha 2018-12-31
No se evidencia que se realice la -Reprogramar las - Debilidades en los lineamientos 1. Solicitar Capacitación
evaluación de la eficacia de las capacitaciones de los temas de control para la revisión de los a la Oficina de Planeación
capacitaciones impartidas en la VIII relacionados a continuación, con registros de capacitación (3) Estratégica de la Octava
DIVISION, En Cantón Militar Manare, el fin de determinar la eficacia División como refuerzo de
Yopal. de la transferencia de - Carece de una plantilla conocimientos de acuerdo el
conocimientos, evidenciado estándar a nivel institución para tema tabulación y análisis de
Evidencia que demuestra el mediante actas de capacitación, realizar las tabulaciones de datos datos
incumplimiento evaluaciones de capacitaciones, de los formatos del sistema de Fecha: 2017-10-10
evaluaciones de conocimiento, gestión de calidad, y de las Evidencia: Oficio y acta de
No se evidencia que se realice la tabulaciones y análisis. pautas para el desarrollo de los capacitación
7 evaluación de la eficacia de las 6.2.2 c) Menor análisis.
capacitaciones impartidas en la VIII Prevención en muertes y 2. Realizar videoconferencia
DIVISION, En Cantón Militar Manare, lesiones por rayos con Se carece de un instructivo para la con las unidades subalternas
Yopal, en capacitaciones como: fecha 2017/10/30 orientación del desarrollo de las con el fin de establecer criterios
•Actas de capacitación en temas como: capacitaciones (evaluación, referentes al correcto
•Prevención en muertes y lesiones por Prevención de agresiones tabulación y análisis). diligenciamiento de las actas de
rayos: Acta No. 1174 de fecha internas y externas: con capacitación, teniendo en
18/08/2017 fecha 2017/10/30 cuenta: Conducta de Entrada
•Prevención de agresiones internas y (Establecer conocimientos
externas: Acta No. 78829, de fecha Resolución de conflictos: antes de tratar el tema objeto
24/08/2017. con fecha 2017/10/30 de la capacitación), evaluación
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
3. Solicitar al CEDE1 la
elaboración de un documento,
describiendo el paso a paso de
cómo realizar evaluación
tabulación y análisis de las
capacitaciones del proceso.
Fecha: 2017-10-30
Evidencia 1: Oficio
Evidencia 2: Documento
emitido por el CEDE1
Fecha: 2017-11-30
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
ANEXO 4
No conformidades firmadas por el cliente.
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a
terceros sin autorización de la Organización.
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a
terceros sin autorización de la Organización.
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Describa aquí las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría, las menores pendientes de la
auditoría anterior que no se solucionaron y las no conformidades menores de esta auditoría que pudieron
ser solucionadas, si así lo solicita la empresa, las evidencias que soportan el cierre y si fueron eficaces.
Indicar la fecha en la que se realizó la verificación complementaria.
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N° ALCANCE LOCALIZACIÓN
Comando Ejército Av. El Dorado Carrera 52 CAN.
Bogota.D.C.
División I, Carrera 4 vía Rodadero Batallón
Córdoba
División II, Carrera 33 Calle 14 No. 14-35 Batallon
San Alonso
División III, Avenida Los Cuarteles Batallón de
Direccionamiento estratégico, Diseño, emisión Infantería No 7
y control de políticas del Ejército Nacional,
con el fin de conducir operaciones militares División IV, Kilómetro 12 vía Puerto López Cantón
1 orientadas a defender la soberanía, la Militar de Apiay
independencia, la integridad del territorial División V, Carrera 58 No. 44B - 12 Ibagué
nacional y el orden constitucional de la
nación. División VI, Calle 16 No 16-00 Batallón El Centro
Florencia
División VII, Calle 50 No 76-126 Barrio Los Colores
Medellín
División VIII, Avenida Marginal de la Selva Décima
Sexta Brigada Yopal-
DAVAA División de Aviación y Asalto Aéreo,
Aeropuerto Internacional El Dorado Bogotá D.C.
Definición de la situación militar de los Comando de Reclutamiento del Ejército Av.
ciudadanos colombianos, incorporación al Caracas No. 9 – 51 Bogotá D.C
servicio militar del personal requerido por el Comando de Reclutamiento del Ejército ZONA 13
2 gobierno nacional y control de las reservas Av. De las Américas No. 58 – 38 Bogotá D.C.
del Ejército Nacional en la ciudad de Bogotá,
D.C. ZONA 15 Calle 106 No. 9 – 41 Bogotá D.C.
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