TEMA # 2: PLANIFICACION

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y

el afirmativo.

El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre

que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción
administrativa determinada.

El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito

organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los
esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones.

Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la

empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán
ejecutarse las acciones planificadas.

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a
cada organización y busca adaptarse a ellos.

Es por eso que una actividad tan compleja como la planeación se compone de las
siguientes partes según Rusell L. Ackoff:

Partes del proceso de planeación

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DEFINICIÓN

La planeación consiste, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización.

La planeación, en sí, no es la palabra mágica que automáticamente mejora la eficiencia

y la efectividad, sino que cubre algunos aspectos de un proceso integral: que optimice el
uso de los recursos que dispone, que busque nuevas y mejores maneras de hacer las
cosas apoyándose en investigaciones, y por último que se hace base en un
cuestionamiento de una profunda reflexión sobre los fines que se persiguen para que sus
esfuerzos tengan sentido.

LOS NIVELES DE PLANEACIÓN DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

La planeación por su amplitud se divide en: Planeación Estratégica, Planeación Táctica,

Planeación Operativa y Planeación Normativa. La primera se realiza a largo plazo, la
siguiente a mediano plazo y la última en el corto plazo. Dependiendo de la naturaleza de
la organización se deberán aplicar un conjunto de planes alineados para su actuación.

 La planeación estratégica se da dentro de las organizaciones en el nivel directivo,

o el más alto nivel de mando.

 La planeación táctica, suele llamarse media, se da en directivos medios. La

planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y
permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones,
determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el
sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es iterativa ya que
se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica
cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e
interactivo con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para
conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.

La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser

asimilada por la planeación intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las
decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se
convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes
operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.

 La planeación operativa se da en los empleados, en el nivel más bajo de la

organización. Realiza una micro-planeación de las organizaciones de carácter
inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrán que ser
alcanzadas, realmente quien realiza todos los puntos de la base de la planeación
se dan en el nivel más bajo que es el operacional, en gran forma influye y
determina en conjunto con la planeación táctica si las cosas se dan o no.

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Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con
métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están relacionados
con métodos se denominan procedimientos.

 La planeación normativa, se refiere a la conformación de normas, políticas y

reglas establecidas para el funcionamiento de una organización. Se va a apoyar
en la conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto
funcionamiento de las actividades dentro de la planeación.

La planeación normativa se refiere al establecimiento de reglas y/o leyes, y políticas

dentro de cualquier grupo u organización. Principalmente para mantener el control,
seguimiento y desarrollo de la planeación, así como el desarrollo de las mismas normas
y políticas establecidas.

Esta planeación está estrechamente vinculada con el diseño de la Estructura

organizacional.

La planeación normativa se aplica en áreas muy específicas, que generalmente son las
que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no son posibles delimitar y resolver
la diferencia existente para llevar a cabo alguna actividad.

TIPOS DE PLANES

El plan es un producto de la planeación, es un resultado inmediato, es el evento

intermedio entre el proceso de planeación y el proceso de implementación del mismo. El
propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación
de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo
(medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Entre los
diversos planes figuran los siguientes:

 PROPÓSITOS Y MISION
El propósito de una organización es su papel primario, tal como lo define la sociedad en
que opere. Por lo tanto este término es amplio y se aplica no-solo a una organización
dada sino a todas las empresas de su mismo tipo en la sociedad.

La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su

tipo. Es identificar la función que cumple esta organización en la sociedad; siendo por
esto la razón de ser de la organización.

 VISIÓN
La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo
se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. Es el sueño de la empresa.

Debe cubrir ciertas características:

 ser formuladas por la alta dirección,
 conocida y compartida por todos los colaboradores,

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  sustentarse en los valores de la organización,
 ser positiva y alentadora y, lo más importante,
 orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo
que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

 PREMISAS
Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto
incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación
de los planes.

La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T (siglas en ingles). o
F.O.D.A.:
 fortalezas,
 oportunidades,
 debilidades y
 amenazas.
Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización que nos
permite realizar un diagnóstico de la situación real de la empresa

 OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las
actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o
funciones. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los
que constituyen el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al
alcance de los de la organización. Los objetivos o metas son planes y requieren de un
proceso de planeación al igual que el resto de los planes.

 POLÍTICAS
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el
pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los
administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas
una serie de pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente
las políticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto.
Las políticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en
las cuales se basaran las políticas de los departamentos.

 ESTRATEGIAS
Las estrategias indican un programa de acción y gran cantidad de recursos para alcanzar
objetivos amplios. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema de objetivos
y políticas una descripción de los que se desea que sea la empresa; guiar el pensamiento
y el actual de la empresa, sin definir estrictamente el cómo debe alcanzar la empresa sus
objetivos.

 PROCEDIMIENTOS
Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades
futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven

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como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse
ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales
y se representan a través de flujogramas.

 PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este
último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un
conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar
una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas
de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar
actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren
técnicas matemáticas, bases de datos, etc.

 REGLAS
Constituyen la forma más simple de un plan y tienen que ver con el comportamiento
solicitado a las personas. Con frecuencia suele confundirse regla con políticas o
procedimientos, sin embargo una regla requiere que se tome o no una acción
determinada y específica con respecto a determinada situación, representa una guía de
la acción, pero no define la secuencia en el tiempo para que se dé un procedimiento.

 PRESUPUESTO
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos
numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un
determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en
términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros.

Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y

un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o
departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensión es
local y de corto plazo.

PASOS EN LA PLANEACIÓN

Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos
y su seguimiento se puede realizar en cualquier planeación. Los pasos pueden ser más
simples y de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los
ocho pasos son de aplicación general.

1. CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES
No es estrictamente parte del proceso de planeación, advertir una oportunidad, es el
punto inicial real de la planeación, “Se debe conocer la posición en la que nos
encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se
desea reducir la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas de ganancias. La
fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, la planeación exige un
diagnóstico realista de la situación de las oportunidades”.

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Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las oportunidades futuras y la
capacidad de verlas con claridad y por completo, un conocimiento de dónde estamos y
de nuestras fuerzas y debilidades y comprender los problemas que se quieran resolver,
así como saber lo que se desea lograr, buscando establecer objetivos posibles.

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de
esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los
resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se debe
lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas
con los que se cuenta.

3. CONSIDERACIÓN O DESARROLLO DE PREMISAS

Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse, de
hecho el principio básico de las premisas de planeación es “cuanto mayor sea el número
de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar
las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la
empresa”.

4. DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN

Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no
son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy
obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir
su número para analizar las más prometedoras.

5. EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN

Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el
siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes
fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas
las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de
operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación
en la administración.

6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN

En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el
administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor.

7. FORMACIÓN DE PLANES DERIVADOS

Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la
planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el
plan básico.

8. EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO

En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan,
mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Si los presupuestos
son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares
importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación.

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ACTITUD FRENTE A LA PLANEACIÓN

La actitud de cada planeación, realizada en el nivel deseado, requiere una definición,

puede ser:

1.- Orientación Reactivista.

2.- Orientación Inactivista.
3.- Orientación Preactivista.
4.- Orientación Interactivista.

 La orientación reactivista: es la que trata los problemas por separado, no

sistemáticamente, lo cual pasa por alto, las propiedades esenciales del todo y
muchas de las propiedades importantes de las partes individuales.

 La orientación Inactivista: Están satisfechos con las cosas tal como están, aun
cuando no desean retornar al pasado, no les agrada la forma como están
desarrollándose las cosas, por lo que tratan de impedir el cambio. Sus objetivos
son la sobre vivencia y la estabilidad.

 La orientación preactivista: la planeación preactiva consiste en predecir el futuro

y prepararse para él. Esta preparación consiste en dar los pasos necesarios, para
minimizar o evitar las amenazas del futuro y de ser posibles, explotar las
oportunidades futuras.

 La orientación interactivista: ellos creen que la incapacidad de encontrar

verdaderos problemas, radica en que uno no está cabalmente consciente, de que
cosa es lo que realmente quiere.

VENTAJAS DE LA PLANEACION

La planeación es muy necesaria que se realice en todos los ámbitos del ser humano,
desde lo personal laboral, social, y en todo tipo de organización. Todo tipo de planeación
por su amplitud debe seguir un conjunto de pasos en su desarrollo. Se debe realizar una
acotación del alcance, el tiempo, el lugar, la definición de los medios y los recursos con
que se cuenta. Esto implica realizar un análisis previo de lugar en donde se aplicará la
planeación.

Se puede continuar realizando un diagnóstico de la situación, donde se vea:

 Los recursos.
 Lo interno y externo, entre ellos el medio ambiente.
 Las oportunidades y fortalezas, las debilidades y amenazas.

Si se cuenta con una propuesta de solución, pasamos a la parte del desarrollo de la

planeación, en la cual es necesario definir el enfoque de planeación a utilizar, indicando
dentro del desarrollo de la planeación un bosquejo general de lo que se realizará incluso
la amplitud de la planeación a utilizar (estratégica, táctica, operativa).

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Otro tipo de características que distinguen a la planeación es la existencia del tomador
de decisiones, cuando se realiza la planeación es necesario que exista un fuerte
compromiso por parte de todos los integrantes en la organización; la planeación y el
plan es lo más importante y todos los integrantes deben conocerlo. Es de importancia
el tomador de decisiones debido a que es quien debe contar con la capacidad de poder
definir las diferencias existentes en alguna definición o actividad por realizar.

BIBLIOGRAFÍA

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 Chiavenato Idalberto: Introducción a la administración
 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministr
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 Ackoff, Russell. El paradigma de Ackoff.
 Miklos, Tello. Planeación interactiva.
 Miklos, Tello. Planeación prospectiva.