PLAN OPERATIVO

Creación de un Sistema de Control de Recursos e Ingreso de

Documentación Contable
“CONFECCIONES INDUMERCY”

Hallazgo: No Existe Sistema de Control de Recursos

Un sistema de control de recursos que integre varios módulos de información de la

empresa ayudaría a tener un mayor nivel de integración entre ellos y a optimizar
algunos procesos en las áreas de contabilidad y ventas

Estrategia Solución

Crear un sistema de control de recursos e ingreso de documentación contable a los

sistemas de información para poder ofrecer un mejor servicio y evitando reclamos
por los clientes

Introducción

El presente plan operativo contiene todas las fases e información necesaria para
llevar a cabo la creación de un Sistema de Control de Recursos e Ingreso de
Documentación Contable, Así como también los objetivos y resultados que se
esperan obtener al momento de la realización del presente plan.

Creación de un Sistema de Control de Recursos e Ingreso de Documentación

Contable permitirá mantener entre todos los departamentos funcionales que están
involucrados en la operación o producción estén integrados en un solo sistema, lo
que ayudará en la optimización de algunos procesos dentro de la empresa tales
como la facturación y el ingreso de documentación contable.

Justificación

Los sistemas de información son herramientas que pueden significar ventajas

competitivas para la empresa, ya que estos facilitan el manejo de documentación
que es de gran importancia y optimizan los procesos. En la empresa no existe una
integración entre los sistemas de información ya que no existe uno.

Actualmente ésta falta de integración representa algunos problemas para la

empresa en cuanto a la optimización de procesos, ya que provoca retrasos en el
ingreso de documentación contable y limita la posibilidad de mejoras en procesos
como la facturación. Por eso se tomó la decisión de desarrollar un plan que
contenga la implementación de un Sistema de Información, así como también un
detalle de las fases a realizar para resolver el problema.

Objetivo General
 Lograr la integración de los Sistemas de Información de la empresa, para
aumentar la posibilidad de mejoras en el servicio.

Objetivos Específicos
 Optimizar el proceso de ingreso de documentación contable.
 Minimizar errores en el ingreso de documentación contable.
 Mejorar el control de la documentación.

Indicadores / Resultados a Obtener

 Reducir el tiempo de espera al momento de emitir una factura.
 Minimizar errores tanto en el proceso de facturación como en el proceso de
ingreso de documentación contable.
 Registro mensual de todas las ventas del negocio
 Mejorar el control de la documentación contable de la empresa.
 Catálogo de productos
 Segmentación por línea, categoría, marca, talla, color, etc.
 Alerta de mínimos y máximos por producto
 Módulo para registro de salidas de inventario (traslados, devoluciones,
ajustes por merma, pérdida, etc.)

Limitaciones
 Alta inversión de tiempo
 Costo de implementación y desarrollo
 Complejo proceso de inventario
 Distancia entre los equipos
 Se requieren conocimientos técnicos en Informática

Beneficios
 Reducción de tiempos
 Disminución de Errores
 Mejoras tecnológicas
 Mejora de Controles
 Optimización de procesos
 Mejor servicio
 Desarrollo del Plan Operativo

 Fase I / Diseño de la Red del Sistema

Para poder llevar a cabo la realización de la creación de un sistema de información,

es necesario realizar un análisis de cuál es el diseño de red adecuada para tal
conexión. Este diseño de red determina de forma lógica y física la forma cómo
deben quedar conectados los equipos de cómputo mediante los cuales funcionan
los Sistemas de Información de la empresa. Este diseño puede involucrar la
conexión de equipos mediante señal inalámbrica.

Dentro de los equipos a necesitar y conectar se encuentra un equipo de cómputo

para instalar el punto de ventas y otro equipo de cómputo para llevar los registros
de inventario de recursos. También se tiene considerado utilizar un router
inalámbrico en el interior del área de INDUMERCY para conectar los equipos de
cómputo de todas las áreas a través de una señal wifi.

 Requerimientos
 Computador con procesador Dual core 1GHZ o superior
 Windows 10 o superior, Mac OSX 10.13 o superior
 4GB de memoria o superior
 40GB de almacenamiento en disco
 Dispositivo para almacenamiento de copias de seguridad
 Monitor con resolución de 1240 x 900 o superior
 Lector de código de barras (opcional)
 Impresora de acuerdo a su formato de facturas y demás documentos
 Unidad de respaldo de electricidad UPS
 Internet opcional, necesario para soporte y para el envío de reportes
 Contrato de Internet y telecomunicaciones
  Fase II / Instalación de Red
Luego de haber hecho en análisis y el diseño de la red se procede a realizar la
instalación de la red en sí. Para ello se hace uso de los materiales mencionados en
la primera fase, así como también herramientas especiales para la instalación tales
como pinzas y probadores de señal.
Después se procede a realizar la instalación inalámbrica de la red es necesario
configurar los equipos de cómputo y los aparatos utilizados en la conexión para
establecer la comunicación entre ellos, esto incluye configuraciones de IP y
configuraciones de seguridad. Por último, es necesario realizar las pruebas
necesarias en los equipos de cómputo con el objetivo de verificar que la transmisión
de datos funcione correctamente.

 Fase III / Implementación y Contratación de un software de Control de

Recursos y Documentación Contable
Después de tener instalado el equipo de cómputo anteriormente descrito en los
requerimientos y una conexión a internet, procede a comprar y contratar un sistema
externo de administración de recursos y documentación contable.
La mejor propuesta en softwares de esta clase
para CONFECCIONES INDUMERCY seria
EsyPOS360.
La manera más fácil y sencilla de tener al día los
inventarios y llevar el registro de las ventas.
Agiliza el servicio al cliente gracias a contar con
toda la información de tus productos al alcance de
las manos, todo a un clic de distancia, contrata el
servicio desde la página web
www.easypos360.com o al número telefónico del servicio al cliente 2477-3077.

Precios, existencias, características y todo cuando lo necesite conocer para

impulsar las ventas. Crear promociones y ofertas especiales, niveles de descuento
por tipo de cliente o por producto, todo sin la intervención del operador y protegido
por claves que solo permiten modificar las políticas de precios y descuentos al
administrador del sistema.

Por si esto fuera poco, el sistema lo mantendrá informado aún a distancia. Al

efectuar el cierre de caja, EasyPOS360 genera los reportes de cierre y los envía al
correo electrónico del administrador de forma totalmente automática, por lo que
siempre estarás al día con los resultados de tu negocio

Necesita efectuar algún cambio, autorización o cualquier operación especial que

solo puedes hacer con tu clave, no te preocupes, ya no tienes que viajar hasta el
local para realizarlo. Por medio de la Internet, puedes conectarte a tu punto de venta
desde donde estés e interactuar como si estuvieras físicamente en el lugar, haces
lo que necesitas te desconectas y listo, pocos minutos bastan y te economizarás
horas y horas de tiempo y recursos

 Fase IV Desarrollo
Implementación
Incluye instalación, configuración y el primer mes de servicio, así como la
capacitación necesaria para lograr el mayor aprovechamiento del sistema.
El sistema no requiere de una conexión permanente a Internet para funcionar,
únicamente se utiliza para el montaje y configuración inicial, capacitación de
usuarios y para proveer de soporte técnico y monitoreo en caso necesario. El
admón. del sistema puede utilizarlo para monitoreo y gestión remota, así como para
el envío automático de reportes de cierre y otros.

Luego de instalarlo y configurarlo y capacitar a los usuarios se procede a la

digitación de datos para el funcionamiento del sistema.

INVENTARIOS

Con un clic usted podrá conocer de manera inmediata las existencias, las ventas
del día, los productos agotados, los productos que no se venden, la rentabilidad por
cada venta, las ventas por producto, cliente, por vendedor y mucho más.

Mantenga un registro preciso de la mercadería que ingresa o sale de su inventario,

ingresos, envíos, traslados, devoluciones, cambios, etc., de manera fácil e
inmediata
 CATALOGO DE PRODUCTOS

Organice los productos por clasificación, segméntelos por marca, talla, color, incluya
detalles, imágenes, catálogos y todo cuanto necesite para optimizar el control de
sus inventarios en el punto de venta, minimizar errores y facilitar la auditoría.
Gestión de múltiples códigos por producto. 100% compatible con código de barras,
cajones de dinero, balanzas y demás dispositivos para punto de venta

VENTAS
Toma de pedidos en un dos por tres

Identifique al cliente, seleccione el producto, descargue el inventario, registre la

forma de pago y actualice las estadísticas de venta en una sola transacción.
Podemos asegurar, que nunca antes vio un programa más fácil de operar, rápido y
sin complicaciones.
 FACTURACION
Emita sus facturas con un solo click

Configuramos el sistema para imprimir sobre el formato de sus facturas pre

impresas. Si lo desea, también podemos implementar modelos de facturación en
impresoras de tickets o facturas electrónicas.
Mantenga un estricto control de facturas emitidas, anuladas y todo con una
herramienta simple y fácil de administrar.}

 Fase V – Pruebas y Funcionamiento

Después de haber llevado a cabo el desarrollo de la programación necesaria para
el funcionamiento de la conexión entre los Sistemas de Información y sus nuevas
funciones, lo que sigue es hacer las suficientes pruebas necesarias de la conexión
y transferencia de información entre los equipos de cómputo y sus respectivos
Sistemas para verificar que el funcionamiento sea el correcto.
Una vez que estén en funcionamiento la conexión y las nuevas funciones, se habrá
mejorado la integración existente entre los Sistemas de información de la empresa,
así como también se habrán optimizado en gran parte los procesos de facturación
e ingreso de documentación contable, ya que esos miles de documentos que se
generan en un año ya no se ingresarán de forma manual al sistema de contabilidad
sino se ingresarán de forma automática. Esto permitirá ahorrar mucho tiempo y
esfuerzo por parte de los colaboradores de las áreas de ventas y contabilidad,
permitiendo a su vez orientarse a optimizar y mejorar otros procedimientos y
controles, tales como el manejo de las cuentas.
PRESUPUESTO

Descripción Cantidad Precio / U Importe

Servicio de Internet / Mensualmente 1 Q.200.00 Q.200.00
Router e instalación 1 Q.250.00 Q.250.00
DELL OPTIPLEX 780 CORE 2 QUAD
1 Q.1,950.00 Q.1,950.00
DESKTOP
UPS MARCA FORZA MODELO NT-
751 750VA 6 SALIDAS LINEA 1 Q.360.00 Q.360.00
INTERACTIVA (375W)
Impresora multifuncional EPSON 1 Q.1,400.00 Q.1,400.00
Implementación software 1 Q.800.00 Q.800.00
Compra de por vida licencia Software 1 Q.4,800.00 Q4,800.00
Desarrollo de programación
TOTAL: Q.9,760.00

En este caso se tiene considerado que la instalación y las mejoras en los sistemas
se realizarán de forma interna, pero en caso de no poder comprar el sistema de
información de administración de recursos, nos brindan la opción de poder
arrendarlo por Q600.00 quetzales cada tres meses resultando un arrendamiento de
software a Q.200.00 quetzales mensualmente y Q.2,400.00 quetzales por año.

CRONOGRAMA
No. Actividades Octubre
1 2 3 4 5
1 Diseño de la Red del Sistema

2 Instalación de Red
Implementación y Contratación de
3 un software de Control de Recursos
y Documentación Contable
4 Desarrollo
Pruebas y Funcionamiento
5