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Estimado Aprendiz, Reciba un Saludo de Paz y Bien en Nombre del Servicio Nacional de
Aprendizaje, sea bienvenido al taller introductorio de la Competencia Administrar
tecnologías de información, a continuación encontrara ejercicios paso a paso que le
permitirán adentrarse a la competencia, espero buena disposición de su parte.
1. El Pensamiento crítico.
2. La Resolución de problemas complejos.
3. La Toma de decisiones acertadas.
4. Escucha activa: Esta competencia debe aplicarse más allá del ámbito laboral y estudiantil,
poner en práctica la Comunicación eficaz entre los trabajadores y entre empleados y clientes,
profesorado y compañeros, no sólo teniendo en cuenta las propias opiniones, si no la de los
demás efectuando preguntas adecuadas, teniendo actitudes empática adecuadas con el
interlocutor.
5. Dominio de las TIC.
6. Operaciones y análisis de sistemas: capaces de resolver problemas relacionados con el control
de sistemas u organizaciones, determinando los objetivos, teniendo en cuenta la estructura y el
funcionamiento de la empresa y buscando la mejor forma para lograr las metas. El punto clave
es ser capaz de determinar las consecuencias de las acciones y cómo estas pueden afectar a los
resultados de cada área.
7. Analizar.
8. Interpretar.
9. Comprender.
10. Argumentar.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
COMPETENCIA
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
Alistar los documentos de archivo que se van a microfilmar, digitalizar y/o automatizar
teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración documental, el código de ética, las
normas, principios y técnicas archivísticas, y la legislación vigente.
Verificar la aplicación de los procedimientos y protocolos para la microfilmación, digitalización
y/o automatización de los documentos de archivo, de acuerdo con las tablas de retención y de
valoración documental, la política institucional y la tecnología
Elaborar propuestas para la automatización de un programa de gestión documental de una
organización, teniendo en cuenta las políticas institucionales, la legislación vigente y la
tecnología disponible.
Administrar los documentos y/o la información microfilmada, digitalizada y/o automatizada, a
través de la tecnología y los medios disponibles para su consulta, recuperación y control, de
acuerdo con las políticas de la organización y la legislación vigente.
Aplicar procesos y procedimientos para la microfilmación, digitalización y automatización de los
documentos de archivo, de acuerdo con las normas técnicas, de calidad, de seguridad y salud
ocupacional; la legislación vigente, los manuales de procedimientos y de operación de los
equipos para la implementación de tecnologías archivísticas.
Siga paso a paso las instrucciones tal como el manual elaborado por el instructor le
indica, en caso de tener dificultad acuda a él para que le ayude con ella.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: GUIA DE APRENDIZAJE No 1 ACCES – BASE DE
DATOS
TEMA: Diseño de Bases de Datos – Creación de bases de datos.
SUBTEMA 1: Conocimiento del Programa
SUBTEMA 2: Diseño de tablas e ingreso de datos.
Las bases de datos se clasifican como estáticas - en casos en que sólo sirven para su lectura
y almacenamiento - o dinámicas - la información se modifica y puede ser actualizada -.
También, según su contenido pueden ser bibliográficas, de texto completo, directorios, o
de tipo biblioteca. Los usos de las bases de datos son tan múltiples que, por ejemplo,
pueden utilizarse en una biblioteca o archivo que guarda libros para su consulta frecuente,
pero también pueden emplearse para guardar material biológico, como un archivo
genético o un banco de esperma que almacena esperma para ser utilizado en fertilización.
Este tipo de clasificadores contribuyen, por supuesto, a labores diarias de casi todo tipo de
empleos, como registrar las comunicaciones que se sostienen con clientes, almacenar
datos de proveedores, archivar datos, números y todo tipo de información que el usuario
quiera poner en relación o encontrar fácilmente con sólo ingresar una palabra clave.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
ACTIVIDAD No 1:
a. La barra de Título
Contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
TALLER DE ACCES No 1
Ejercicio 1: Active las siguientes opciones en la barra de acceso rápido: Nuevo, Abrir,
Cerrar base de datos y Actualizar Todo.
c. La banda de opciones
d. El botón de office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que
puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... A este menú también
puedes acceder pulsando Alt + A.
e. La barra de estado
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
2. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón
de Office. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente
cuadro:
Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar
y de qué forma.
TALLER DE ACCES No 2
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Ejercicio 2: Crea una base de datos llamada Biblioteca. Y guárdela en una carpeta llamada
10-X (Reemplace X por el número de su grupo) ubicada en el disco duro D o E según sea el
caso.
TALLER DE ACCES No 3
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el
tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos a
continuación.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una
tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas
que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc. Otra forma rápida de llegar a la vista
Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de
Vista de Diseño en la barra de estado:
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior
derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de
tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
TALLER DE ACCES No 5
Ejercicio 5:
Cree una tabla con el nombre Usuarios y vaya a la vista Diseño.
En la primera fila escribe el nombre del primer campo, IdUsuario. Pulsa la tecla ENTER
para ir a la segunda columna del campo. Por defecto al situarse en la segunda
columna nos pondrá Texto como tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y
elige el tipo Número.
Pulsa la tecla ENTER. Ubícate bajo el campo IdUsuario y escribe Nombre como
nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y posiciónate en la tercera
columna. En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre
del usuario. Abajo, en las propiedades del campo, establece el Tamaño del campo en
35.
Crea un nuevo campo llamado Apellidos. Asígnale el tipo de datos Texto de tamaño
35.
Crea a continuación el campoo FechaNacimeinto de tipo Fecha/Hora. En la propiedad
Formato, seleccionaFecha corta.
Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Telefono y CorreoElectrónico,
que serán todos ellos de tipo Texto. Establéceles un tamaño acorde a su contenido.
Ahora vamos a definir el campo IdUsuario como Clave principal ya que no podremos
tener dos usuarios/as con el mismo ID. De todas formas, puede que Access haya
puesto automáticamente el primer campo como clave principal. Haz clic sobre el
nombre del campo IdUsuario. Haz clic sobre el botón Clave principal
de la pestaña Diseño. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave
indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Ya podemos guardar la tabla. Despliega el Botón de Office. Elige la opción Guardar.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Ahora cerraremos la tabla.
Haz clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En el menú desplegable
selecciona Cerrar.
De la misma forma, crea cada una de las siguientes tablas, teniendo en cuenta el
tamaño o formato adecuado para cada uno de los campos:
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A. Informe descriptivo.
B. Con ExanTime, una línea de tiempo donde deje evidenciar la influencia de la ofimática e
informática en los procesos de preservación de la información en archivística.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de
datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.
Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa
de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a
aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender
los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de
datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una
buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de
administración de bases de datos (DBMS), como Access.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa
tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas.
Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen,
una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros
objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el
formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la
extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access
tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o
Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access
2000 y Access 2002-2003).
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de
un artículo.
Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.
Organizar y ver los datos de diferentes formas.
Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o
Internet.
Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de datos de
Access típica.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
TABLAS
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere
almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una
vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los
productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se
almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada
registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la
tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila)
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contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro
tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse
como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas
antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base
de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la
base de datos.
FORMULARIOS
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre
solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto
ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.
INFORMES
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CONSULTAS
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
MACROS
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
MÓDULOS
Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para
agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante
la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de
programación Visual Basic for Applications (VBA). Un módulo es una colección de
declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.
Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se
adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son
específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar
contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los
módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los
módulos de clase no.
En prácticamente cualquier base de datos actual existen cuatro elementos esenciales: tablas,
consultas, informes y formularios.
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TABLAS
Dentro de una base de datos, la información se almacena y se organiza en tablas; la figura 1.1
muestra un ejemplo. En cada tabla encontraremos una serie de filas y columnas.
A las filas de una tabla de una base de datos se les llama registros y a las columnas, campos.
Todos los datos que aparecen en un mismo registro se refieren a un mismo individuo y todos los
datos que aparecen en un campo se refieren a un mismo tipo de información sobre el individuo.
A la intersección de un registro con un campo se le llama dato. Sobre todos estos conceptos
seguiremos trabajando pero es importante que empieces a familiarizarte con ellos.
CONSULTAS
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas. Con esta
breve descripción podríamos pensar.
En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que hablen de arroz. Otra
de las características importantes de las consultas es que puedes utilizar más de una tabla para
mostrar datos relacionados. Esto es así gracias a que Base es un sistema de bases de datos
relacional.
La figura 1.2 muestra el aspecto que tendría una consulta sencilla en OpenOffice Base.
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TALLER INTRODUCTORIO ACCESS
Nota
Las consultas se forman a partir de diferentes expresiones que nos permitirán relacionarnos con la
base de datos para extraer información de una o varias tablas. Estas expresiones se crean
empleando la interfaz de diseño de consultas y los asistentes de OpenOffice Base, sirviendo éstos
como puente entre el lenguaje interno de Base, o SQL y nuestros propósitos.
FORMULARIOS
Para resolver este problema tenemos los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma
mucho más intuitiva y sencilla.
En la figura 1.3 podemos ver un ejemplo de formulario. Además, y al igual que ocurre con las
consultas, los formularios también permiten trabajar simultáneamente sobre varias de las tablas de
una base de datos.
Nota
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Un aspecto menos conocido de los formularios pero muy útil en algunos casos es la búsqueda de
información. Open Office Base permite utilizar las herramientas de búsqueda también sobre
nuestros formularios.
INFORMES
Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una
copia impresa de los datos existentes en una base de datos aunque existen otras posibilidades tan
interesantes como la generación de archivos en formato PDF.
Habitualmente, los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución
de consultas. De esta forma combinamos la posibilidad de seleccionar sólo los datos que deseemos
que nos ofrecen las consultas con la ventaja de imprimirlos que aportan los informes. La figura 1.4
muestra la apariencia típica de un informe creado con OpenOffice Base. Como puedes comprobar
su aspecto es muy similar a los archivos de texto creados con Writer. Esta característica permitirá
aprovechar nuestros conocimientos con esta herramienta y aplicarlos en el diseño de formularios
con Base.
Figura 1.4
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Nota
Base denomina a cada uno de los elementos que hemos descrito objetos de la base de datos. En la
figura 1.5 podemos ver claramente en la parte izquierda de la interfaz de la aplicación los accesos
disponibles para la creación de tablas, consultas, formularios e informes.
Figura 1.5
Esta característica obliga a un proceso de planificación y diseño previo para obtener el resultado
esperado.
Piensa que deseas almacenar en la base de datos, qué datos necesitas recuperar y en definitiva,
determina el propósito final del proyecto para establecer unos cimientos lo suficientemente
sólidos.
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Para comenzar, establece prioridades y enumera las funcionalidades principales que deseas
obtener de la base de datos. Proponemos algunas ideas:
Imaginemos que queremos crear una base de datos para la gestión de las competiciones deportivas
de nuestro centro.
La base de datos deberá llevar un registro de todos los participantes: podrás suministrar los datos
personales de los mismos, pudiéndolos agrupar por grupos de clase y por edades. También deberás
ser capaz de gestionar los distintos equipos, con sus componentes, actividades en las que
participan, lugar y fecha de las distintas competiciones y un registro de los resultados que se
produzcan.
Así mismo, podemos contemplar la posibilidad de crear una base de datos para la gestión de las
tutorías. En este caso, el registro debe incluir tablas de datos de: alumnos, grupos clase, horarios,
profesores tutores, actividades de la acción tutorial y programación.
Otra idea puede ser la gestión de una escuela de padres, donde deberíamos tener tablas para
almacenar información sobre las familias que participan en ella, un registro de actividades,
calendario de reuniones.
El objetivo final sería facilitar el manejo y administración de todos los datos que se gestionen en
dicha Escuela de padres.
Por ejemplo, también podríamos utilizar una base de datos como soporte para realizar un
inventario de todos los ordenadores, impresoras, mesas, dispositivos de proyección y cualquier
otro elemento que forme parte del mobiliario del centro.
En este caso necesitaríamos tablas donde guardar la descripción y cantidad de cada uno de estos
objetos, así como su ubicación. Para esto último, necesitamos crear una tabla que contenga todas
las aulas, departamentos, laboratorios y demás estancias del centro que contenga material
susceptible de incluirse en el inventario.
Los inventarios y catálogos de material en general son susceptibles de gestionarse mediante bases
de datos. En los centros educativos es frecuente que los jefes de departamentos de los IES y los
miembros de directivas de IES y colegios sean responsables de inventariar y controlar equipos y
materiales. Una base de datos es una buena solución para realizar esa gestión. También para la
gestión de espacios con abundante material, por ejemplo, en laboratorios de ciencias o espacios
pertenecientes a familias de formación profesional.
Después de leer los párrafos anteriores, vemos que nuestra base de datos debe contener una serie
de tablas de datos, que serán aquellas que dispongan de la información que necesitemos gestionar.
En seguida vemos que el esquema que muestra la figura 1.9 queda corto. Debemos concretar un
poco más. Los datos de los alumnos, ¿cuáles son? Evidentemente debemos incluir nombre y
apellidos, ¿tal vez su dirección? No, si no pensamos enviarles correspondencia. ¿Su número de
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teléfono? Sí, si prevemos que les tendremos que avisar de repentinos cambios en los horarios de
las competiciones o cualquier otra circunstancia. Todas estas preguntas y más, debemos hacernos
antes de empezar a trabajar con la base de datos.
Figura 1.9
Nota
Una buena idea puede ser realizar un esquema en papel anotando los datos que queremos utilizar
y las tareas que deseamos que realice la base de datos: listado de tutorías, alumnos que
pertenecen a un determinado grupo, etcétera. De esta forma resultará más sencillo concretar la
información que necesitamos almacenar en ella.
Si estás haciendo una primera aproximación a las bases de datos puedes leer las ideas que
enumeramos a continuación y volver a ellas cuando hayas adquirido más conocimientos sobre
Open Office Base:
En primer lugar debemos tener clara la finalidad del proyecto, ya que será determinante para crear
las tablas necesarias y, en definitiva, la estructura de la base de datos más adecuada.
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Enumera las tablas que necesitas. Por ejemplo si estás diseñando una base de datos vinculada a un
centro educativo será necesario almacenar información sobre alumnos, cursos, materias, etcétera.
Una vez tomada la decisión sobre las tablas, toca el turno a la información que almacenará cada
una de ellas.
Piensa en la relación que tendrán las tablas entre sí. Por ejemplo, está claro que la tabla de cursos
tiene que estar asociada de algún modo a la tabla de alumnos.
Aunque esta fase todavía nos queda un poco lejos es bueno tenerlo presente.
Piensa en qué otros objetos necesitarás como consultas, formularios o informes.
Nota
Importante
Terminados todos estos puntos, es conveniente estudiar la estructura resultante para detectar
posibles fallos. Insistimos en que una buena planificación hará mucho más fácil el trabajo con la
base de datos. Y lo más importante, evitará que tengamos que hacer cambios sobre la estructura
de tablas, cuando éstas ya contengan información.
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7. TALLER DE ACCES No 3
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8. TALLER DE ACCES No 4
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9. TALLER DE ACCES No 5
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12. TALLER DE ACCES No 7
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14. TALLER DE ACCES No 8
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RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Actividades de evaluación.
Evaluación
Evidencias de Conocimiento:
Determina con precisión
la plataforma informática
Evaluación de Conocimientos
teniendo en cuenta los Cuestionario
eslabones de la cadena, las
necesidades de clientes
internos y externos, los
sistemas de
intercomunicación, La
Evidencias de Desempeño: eficiencia de la base de
datos de la organización, el
plan maestro y la
Exposiciones y Sustentaciones normatividad establecida por Lista de
la organización. Chequeo
Evidencias de Producto:
Actividad de Transferencia de
Conocimiento
Lista de
Chequeo
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RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
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Definir
infraestructura Marcadores,
tecnológica 20 Computadores 23 Hojas Logística 1 Aula de Informática, Ambiente
para el apoyo de Formación
de los
procesos
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GLOSARIO DE TERMINOS
REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
http://www.serviciostic.com/las-tic/las-tic-en-las-empresas.html
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