Estudio de organización y métodos

Una forma de proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como
agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de
eficacia en los resultados”.Estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administración, cumple la función de aconsejar a los interesados en mejorar
la organización y métodos empleados.Su finalidad es asegurar el máximo de
eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la
aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías
en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra.

IMPORTANCIA:

Un sistema de Organización y Métodos es importante para cualquier empresa

ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice,
ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos
que se planifiquen y se lleven acabo, tomando como asesor las funciones en las
cuales se basa la organización.

FUNCIÓN:

Busca los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas del servicio administrativo. Determinar su grado de eficiencia,
su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del
medio.Conceptuar al “método” como el proceso de reflexión que permite abordar
el problema de la organización.El método permite descubrir cuáles son las
estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para
hacerla eficiente y eficaz.

RELACIÓN:

La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben

ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados.
La función de Organización y Métodos es un servicio particularmente de asistencia
y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es
incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios
técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos,
métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de

Organización & Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a
los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más
sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y
esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.

Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde
se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.

Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya
sea esta Industrial, comercial ó de servicios.

La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la Empresa,

puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor

fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales
muestran la siguiente característica:

Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes

tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas
organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de
Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de
acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó
experiencias en otras empresas.

Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en

algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional,
problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser
personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente

Estudios de Organización y métodos, bajo las siguientes características:

Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes

áreas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar
mejorar los procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a
profundidad las características internas elementales de cada área, así
como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes
históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en
general.

Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas,

puede llegar a limitar las posibles altwernativas de solución a los
problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de
comparación.

En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un

instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la
estructura orgánica de cualquier entidad o empresa, merece
consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones
y opiniones para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas
destacan las siguientes:

 Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan

resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
 Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización,
especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas
las actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus
posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los

problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración,
con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas
para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento
óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y
eficacia en el desarrollo de sus funciones.

El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde

los cambios estructurales de la organización, hasta las menores
modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña
unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la
reforma total de la organización.

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización &

Métodos pueden realizarse a en forma general para toda la organización
y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de
trabajo en especial.

El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la

empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos
administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa,
entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura,
sistemas de trabajo, recursos, etc.

A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones

generales de a organización, comunes a varias área o unidades
administrativas.

El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o

puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles
mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en
forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el análisis
de las relaciones existente con otros componentes similares de la
organización.

Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas

unidades administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de
aprovechar y mantener los sistemas de organización existentes, pero
sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento.

Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos
deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta
Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área
objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal
involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les
comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar
resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio
que se lleguen a formular.

Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de

Organización & Métodos deben contar con una metodología para su
desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo
a su secuencia ayudan a la realización del mismo.

 Planificación del estudio

 Recopilación de información
 Análisis de la información
 Elaboración y presentación del informe final
 Implementación y seguimiento

Planificación del estudio

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una

cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que
habrá de seguirse para alcanzar su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización &

Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales
fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del
estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen
el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe

llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para
determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben
realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas
para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va

a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los
inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando
nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello
provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

 Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo

de aplicación y la identificación del problema que requiere atención
prioritaria.
 Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del
problema.
 Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se
requerirán para resolver el problema.
 Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán
necesarios para resolver el problema, así como las técnicas
administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el

objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe
formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo,
examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación
definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su
desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un
informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que
se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se
va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así
como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e
implementación.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las

áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones,
puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para
llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de
la descripción de los siguientes contenidos:

 Antecedentes y justificación del estudio

 Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan
obtener
 Alcance y limitaciones del estudio
 Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
 Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada
acción o fase del estudio
 El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o
terminación de cada acción o fase del estudio
 Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para
conducir la investigación
 La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del
estudio
 Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la
naturaleza y propósitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades

del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes
determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones
que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

Recopilación de información
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre:
manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas,
anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así
como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas,
descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre
volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación
con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación,
espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella
información que específica del área objeto de estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo

que realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación
de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones
erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al
aplicarlas resulten inoperantes.

En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger

información insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen
confusiones y alarguen inútilmente la duración de la investigación. Lo
anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo
del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la
finalidad de asegurarse de que los datos tienen relación con el problema,
detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles
cambios o mejoras.

El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento

de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo
del caso que permita:

 Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio

que se implementen.
 Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados
parciales con los planes y programas respectivos.
 Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del
estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la
 posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para
mejorarlo.
 Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados,
constituyen la mejor fuente de información para realizar trabajos
similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de
apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos

son la investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la
observación directa. La elección de las diversas técnicas está en función
de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del problema de
estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y
criterio del Analista.

Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de

investigación debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin
opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin
de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y
estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no
propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Además es
importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de
ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser
cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.

La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y

datos relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los
antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán
involucrados dentro del problema, los problemas similares que con
anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan
recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el
problema.

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización

& Métodos es importante cubrir con aquella información que permita:
 Definir los objetivos del área afectada
 Conocer la estructura orgánica actual
 Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas
relacionadas con el problema en estudio.
 Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo,
que tengan relación con el problema.
 Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional,
relaciones internas y externas del personal, canales de comunicación.

Análisis de la información

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del

estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de
análisis o examen crítico que permita descubrir los problemas y
establecer cuales son las causas que impiden la operación normal del
sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias,
errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los

problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de
realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de
mejoramiento administrativo en general.

El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o

separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza,
las características y las causas que originan los problemas detectados, sin
perder de vista la relación de interdependencia e interacción que debe
existir dentro de ellos.

El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones

de solución al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y
establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminación
del problema y el mejoramiento administrativo del área objeto de
estudio.
El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los
datos, para someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus
aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalización a
diagnosticar los problemas.

Las actividades que conforman la fase del análisis de la información

deben desarrollarse en la siguiente secuencia:

 Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el

objetivo del estudio.
 Describir claramente el problema o los problemas principales
detectados.
 Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus
detalles o particularidades.
 Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos
componentes.
 Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido,
realizando comparaciones y buscando analogías o discrepancias con
otros hechos similares.
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta
que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada
y por sí solos, sino que son también causa-efecto de las circunstancias
del ambiente interno y externo que los rodea.
 Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando
las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.

Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e

integral, relacionando el problema con toda la organización y cada una
de sus unidades componentes.

Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en

adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática una
serie de preguntas que resumen la justificación de las actividades
administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha
objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y
lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a
cuestionarlas.

Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben

adecuarse al evento o situación que se esté evaluando, la aplicación
queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas
sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:

 ¿Qué se hace?
 ¿Para qué se hace?
 ¿En dónde se hace?
 ¿Cuándo se hace?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Cómo se hace?
 ¿Cuánto cuesta hacerlo?
 Etc.

Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y

precisas, estas deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando
la pregunta ¿ Por qué se hace ?, a partir de ese momento se iniciará el
examen crítico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan
darán la pauta para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto
será posible mediante la eliminación, combinación, cambio o
simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis.

Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la

finalidad de sugerir las bases para el examen crítico que debe aplicarse
en un estudio de Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con
el que se analicen los datos estará en relación directa con el tipo de
estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo
en que se encuentre el área objeto de estudio.

La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la

factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al
apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los
conocimientos y grado de preparación del personal que realice las
funciones de Analista de Organización & Métodos.

Elaboración y presentación del informe final

Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y

las alternativas de cambio o solución a los problemas detectados, incluye
las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador
permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada.

La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la

fase de la planificación o construcción del estudio de Organización &
Métodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el
proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y desagregados
en el proceso anterior se combinan mediante una labor de síntesis,
formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las
respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la
investigación, lo cual no es más que llegar a las conclusiones del estudio.

Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del

análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación
que originó el estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos
técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en posibilidad
de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema
evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.

La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones

posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino
que conviene seleccionar solamente las más viables y las que puedan
ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opción debe ser
acompañada de la estimación de costos, los requerimientos de recursos,
así como la descripción de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo
sistema de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con los
productos ( outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de
información, así como también considerar la estructura de la
organización, los objetivos, las políticas, los planes de operación, las
funciones, los procesos, los recursos, la distribución del espacio y los
controles que cada una de las alternativas requieren para la
implementación del cambio.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de

Organización & Métodos, se deben tener presentes las siguientes
consideraciones y/o sugerencias:

 No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización

del estudio.
 La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser
valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones
que sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
 Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados
por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de
participación en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones
finales.
 Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables,
entendiéndose por ellas las que dentro de las condiciones que
prevalecen dentro del área objeto de estudio sean las más factibles de
aproximarse a la realidad.
 Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones
jurídicas y administrativas cuando presenten dificultades para su
modificación.
 Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de
lograr.
 Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores
resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del
personal que labora dentro del área de estudio y de otras personas
 ajenas a ella, así como la asesoría de especialistas en campos
determinados.

La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar

una decisión dentro del tiempo mínimo requerido y con el
aprovechamiento adecuado