SESION I

TEMA: CONTROL Y ADMINISTRACION DEL TIEMPO

El Control dentro del Proceso Administrativo

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las
cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen
en planeación, dirección, organización y control.

1. La Planificación

Primero antes de empezar cualquier actividad empresarial debemos preguntarnos con qué
recursos contamos, cuáles necesitamos adicionalmente, a dónde queremos llegar, y cómo nos
organizaremos para lograr los objetivos que nos hemos propuesto. Si ya sabemos cuáles son
los recursos que requerimos y tenemos bien definido el propósito que buscamos desarrollar
(VISION/ MISION), entonces es hora de ponerse unos objetivos de largo, mediano y corto plazo
con los cuales a nuestro criterio lograremos nuestro propósito.

Los objetivos pueden ser de carácter general pero deben ir acompañados de otros más
específicos, además de esto los objetivos específicos deben estar de acuerdo entre sí, con los
recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser inalcanzables ni tan
rígidos que no puedan modificarse en un momento dado; sólo asegúrese que todo el equipo
de trabajo que hemos organizado los conozca, si necesita nuevos recursos haremos un
pequeño plan para conseguirlos.

El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus objetivos. Delegue

responsabilidades, programe su tiempo y sobretodo defina las acciones a seguir, en pocas
palabras: organice las actividades, el tiempo, los responsables y la disponibilidad de espacio,
maquinaria y cualquier otro recurso.
2. La Organización e integración

Para lograr una buena organización e integración en una empresa se debe tener en cuenta lo
siguiente:

 Tener en claro los puestos de trabajo que existen en la empresa

 Que tareas, responsabilidades y autoridad debe desarrollar cada puesto
 Sobre todo, tener bien claro cuántas personas son necesarias y suficientes para cubrir
esas plazas.
 Para esta labor valgámonos de un organigrama, éste nos ayudará a organizar más
convenientemente la empresa. En el organigrama usted define los puestos de trabajo
con sus tareas y responsabilidades,
 La organización de las líneas de autoridad, comunicación y coordinación entre
dependencias, entre otras. También definimos los requerimientos cualidades y
conocimientos que exige cada cargo, además las necesidades de mejoramiento o de
formación de los operarios o trabajadores, los planes de capacitación o formación en
relación con las necesidades de puestos y de trabajadores y por ultimo las
comunicaciones necesarias.

3. La Dirección

 En este paso se logra que la planeación y la organización entren en acción. Ahora nos
dedicaremos a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de la manera
correcta, para esto se debe coordinar los trabajos, motivar al personal y orientarlo en
sus labores. Recordemos que está trabajando con seres humanos que necesitan creer
y seguir a un líder que los convenza no por obligación si no por convicción.
 Debemos recordar que un Líder es quien conociendo las características de su gente da
respuestas a sus necesidades y moviliza su voluntad su capacidad de acción y sus
potencialidades a la consecución de los objetivos que se ha propuesto. Tomemos
conciencia de que la comunicación es nuestra principal herramienta para informar y
coordinar de forma colectiva en nuestra toma de decisiones, así como también para
la delegación correcta de responsabilidades EMPOWERMENT a nuestros subalternos.

4. El control y la evaluación

 Aunque es el último paso, su éxito depende de la calidad de los primeros, es decir que
si se tuvo una buena planeación, una buena organización y una buena dirección lo
más seguro es que el control y evaluación sean positivos.
 Controlar es comprobar que lo que se está haciendo sí está de acuerdo con lo
planeado, dirigido a los objetivos y a través de los programas propuestos. Se debe
controlar el manejo del dinero, del tiempo, la calidad, el desempeño de los
trabajadores, el mantenimiento, los inventarios, etc.
 Para controlar usted necesita contar con información y esa información la puede
obtener de la etapa de planeación, en el diseño del programa de trabajo. Igualmente
la observación es un buen método de control. Finalmente, la evaluación le permite
sacar partido de lo realizado en un periodo más largo de tiempo, al poder conocer
cuáles son sus puntos débiles y sus fortalezas y lo principal, para verificar si se
cumplieron los objetivos y si se llegó a las metas.
Fundamentos del Control dentro del Proceso Administrativo

Como observamos esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados
para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tiene las siguientes variantes:

 Función restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvíos indeseables o

comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y así prohibir la
libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades, dentro de la empresa.
 Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones
de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación hará
volver a los subordinados a las actividades ya planeadas.
 Función administrativa: como ya lo dijimos, el control forma parte del proceso
administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

Objetivo del control

El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga conforme fue planeado
y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de
corregirlos y evitar su repetición.

Proceso del control

A fin de identificar los errores o desvíos para así corregirlos y evitar su repetición, el Control
tiene un proceso o fases a seguir:

 Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación o comparación.

Existen cuatro tipo de estándares:

a. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de

existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
b. Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
c. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
d. Estándares de costos: establece los costos de producción, administración, costos
de ventas.
 Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
 Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño de
las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay
desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
 Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

 Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta
incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
 Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección,
vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a
cabo bajo las condiciones requeridas.
 Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
Auditoria Administrativa

La podemos definir como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de
precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. Se lleva a cabo según el sentido
que tiene esta para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han
formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras
partes.

Auditoria Interna

Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar, evaluar la adecuada y eficaz aplicación
de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio
de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones
correctivas pertinentes. La función de auditoría interna ha cambiado notablemente en los
últimos años, pasando de una auditoria tradicional orientada a la protección de la empresa
(activos) hacia una auditoria enfocada al control de los riesgos, a fin de aumentar el valor de la
organización para los accionistas.

Diferencia entre Auditoria interna y Administrativa

La auditoría interna tiene un fin más amplio y busca identificar los procesos y sus posibles
mejoras, mientras la administrativa está basada en evaluar la calidad del sistema y no de sus
partes.

Conclusión

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo, ya que en
este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita que se
vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes y se
deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener un
buen control de la organización, por lo tanto es de vital importancia comprender estas
herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.

Diseño de Sistemas de Control Administrativo

Su objetivo general es analizar y formular sistemas de control administrativo, haciendo

hincapié en el sistema denominado “contabilidad por áreas de responsabilidad” apoyado en la
filosofía del costeo basado en actividades. Todas las empresas para poder competir y
sobrevivir en este mundo de globalización es necesario mantenerse actualizado lo más posible
además de tener un control administrativo adecuado para lograrlo, el no tener un control sea
en la materia cual fuere es necesario contar con un control. En este tema hablaremos sobre
control administrativo que es esencial para el funcionamiento adecuado para una empresa
que quiera sobrevivir hoy en día; esto implica asegurarse de manejar todos y cada uno de los
recursos con los cuales disponemos de manera eficiente de lo contrario habrá fallas las cuales
debemos estudiar cuidadosamente para corregirlas lo más rápido posible y así garantizar el
correcto uso de estos recursos lo cual será en beneficio para ambos.

A. Su Naturaleza

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple, ayuda a planear, tomar decisiones y a

ejercer un control administrativo algunas herramientas que facilitan el control administrativo
son los costos estándar, los presupuestos, el modelo de costo-volumen-utilidad, el modelo
ABC, etc., sin embargo estos carecería de sentido si no hubiera sistemas de información que
los integraran, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo.

La contabilidad por áreas de responsabilidad apoyada en el modelo ABC es un sistema de

información que corresponde al estudio y análisis de sistemas de control administrativo y de la
forma en que deben utilizarse. Primeramente analizaremos la importancia del control
administrativo, sus objetivos, las principales etapas para diseñarlo, etc.

B. Tipos de Control

Existen tres sistemas que son los más utilizados para ejercer el control administrativo, que
sirven de guía para determinar el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de
empresa de que se trate:

1.- Control guía o direccional: en este método los resultados se pueden predecir y por lo tanto
las acciones correctivas deben aplicarse antes de completar la operación. No se espera
estudiarlas hasta que aparecen los problemas, ya que sería inoportuno llegar a ese punto para
corregir el curso de la acción.

2.- Control selectivo: consiste en verificar las muestras de determinada operación para
detectar si cumple los requisitos previstos, esto nos sirve para determinar si se puede
continuar con el proceso.

3.- Control de después de la acción: en este tipo de control se miden los resultados una vez
que la operación ha concluido, y se comparan con un estándar previamente establecido. Los
presupuestos son un ejemplo típico de este sistema de control.

Los tres tipos de control pueden ser utilizados por cualquier organización, el más utilizado por
los contadores es el control después de la acción, pero es recomendable introducir en la
información contable el control direccional mediante el análisis de sensibilidad, y reducir así la
brecha entre los resultados y los objetivos planeados.

C. Objetivos del Control Administrativo.

El control administrativo de las organizaciones contribuye al logro de los siguientes objetivos:

1.- Diagnosticar

Un buen sistema de control administrativo contribuye a que la empresa detecte con tiempo
los problemas o aciertos en la organización, ya sea para corregir los primeros o seguir en el
desarrollo de los segundos, es decir al realizar el diagnóstico de la empresa nos podemos dar
cuenta de cuál es su situación actual. La finalidad del control administrativo es preventiva más
que correctiva. Como se diría: “más vale prevenir que lamentar.”

2.- Comunicación

Proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, es

otro de los objetivos básicos del control administrativo. Esto se logra informando los
resultados obtenidos de las actividades que dentro de la empresa se realizan. Un buen
sistema de control administrativo debe orientarse a detectar lo que cada ejecutivo debe
coordinar según las actividades bajo su control. Sin un buen sistema de comunicación la
administración no tendría sentido.
3. La Motivación

El hombre requiere de un estímulo de un “lo estás haciendo bien”, para que sea más eficiente
y contribuya al logro de los objetivos de la empresa; pero a su vez los objetivos que tenga la
compañía deben ser acordes a los objetivos personales del empleado o a su grupo social, sus
ideologías o creencias, estos no deben entrar en conflicto con sus objetivos personales.

Cualquier cambio genera resistencia, ya que un cambio implica algo nuevo o desconocido. En
una empresa debemos de ser muy cautelosos al realizar cambios o modificaciones, tenemos
que adelantarnos por medio del conocimiento del elemento humano para comprobar que
dicho cambio es conveniente. Hay que ser prudentes y discretos si se trata de algún cambio
que esté relacionado con el personal de la empresa. Un empleado motivado por su
subordinado rendirá y será más eficiente en su trabajo, con una simple palmadita en el
hombro puedes motivar al empleado y este sentirá que en verdad aprecias su trabajo.

Normalmente todos los sistemas de control administrativo son rechazados por el personal
involucrado, por eso se debe motivar a los afectados a identificar dicha herramienta como un
medio de superarse y desarrollarse.

Una de las formas de convencerlos, es haciéndolo participe del diseño del sistema y del
establecimiento de los objetivos y metas que se espera lograr en cada una de las áreas a su
cargo. Asimismo, debe mostrarse la utilidad que representa para los responsables de las áreas
o unidades, ya que sin duda va a producir una mejor administración.

También es saludable que la alta gerencia esté atenta a las sugerencias de los empleados, Lo
más importante es que el personal este convencido de la bondad de la herramienta puesta a
su servicio.

D. Etapas para Diseñar un Sistema de Control Administrativo

 Definición de los resultados deseados. El diseño de un sistema de control se debe

basar en el objetivo que tiene la administración, ya que en base a este son los sucesos
esperados. Los resultados se deben cuantificar. Estos objetivos, ya cuantificados, se les
dan a conocer a los recursos humanos que en forma directa o indirecta tengan alguna
relación con ellos, ya que el factor humano determina el éxito o fracaso del sistema.
 Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados. Los
elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones, pudiendo
corregirlas oportunamente. Formas de definir los elementos predictivos:
a) Cambios en los niveles medibles de los insumos
b) Complejidad del proceso
c) Síntomas
 Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los
resultados deseados. Aquí se fija el nivel que es aceptable y con el que se harán
comparaciones. Estos estándares deben ser flexibles.
 Especificación de flujo de información. Existen dos tipos de usuarios de información:
1) Quienes toman decisiones dentro de la línea. Actúan rápidamente, ya que tienen
mayor conocimiento del problema y pueden lograr que se realice alguna actividad.

2) Quienes no toman decisiones dentro de la línea. La información que reciben estos

usuarios depende de la función que tenga dentro de la empresa.

El flujo de información no debe causar problemas entre los usuarios. En esta etapa los
administrativos deben estar seguros de la confiabilidad y relevancia de la información.
  Evaluación y aplicación de la acción correctiva. Se deben analizar los elementos
predictivos antes de iniciar la corrección, con el fin de detectar el error y no efectuar
correcciones sin asegurarnos de su efectividad. Se deberán valuar las diversas acciones
correctivas viendo sus ventajas y desventajas.
La elección y aplicación correctiva es responsabilidad del encargado de línea. En esta
etapa el administrador deberá conocer si se debe corregir el curso actual con la
corrección propuesta para que en base a la decisión tomada lo presupuestado y lo real
sea lo más semejante posible.

Concepto de Gestión Administrativa

La administración y gestión son dos herramientas de organización que van juntas de la mano, y
resultan ser un elemento fundamental en toda empresa sin importar la magnitud de la misma.
Estos planes de organización que se suelen llevar utilizan todos los recursos que forman parte
de dicha entidad. De esta manera, los mismo se relacionen entre así para poder colaborar con
el alcance de las metas. Es importante tener en cuenta que la mayoría de las entidades
empresariales, especialmente cuando se trata de grandes empresas, poseen subdivisiones
denominadas “departamentos”, y cada una de ellas se dedica a desarrollar un recurso
asignado mediante la administración y gestión, en este sentido debemos decir que así como
todos estos departamentos están conformados por diferentes grupos humanos, también se
encuentran dirigidos por profesionales capacitados en cada área, es por ello que generalmente
son las grandes empresas quienes se dedican mucho más al desarrollo de la administración y
gestión de cada departamento, debido a que como es de suponerse, los mismos requieren ser
una financiación considerable.
Por lo general, es importante que destaquemos que las empresas suelen poner mucho más
empeño en la administración y gestión del departamento de recursos humanos, ya que de
todos los recursos con los que puede contar, el personal empleado es el más importante si
tenemos en cuenta que serán los encargados de poner en práctica todas las estrategias
propuestas.

Tipos de Gestión Administrativa

Anticipativa Y Reactiva

La gestión reactiva es aquella que se realiza fundamentalmente como respuesta a los asuntos
que se nos van planteando. Ejemplo, atender una llamada de teléfono. Es una reacción frente
a una llamada que viene de fuera. La gestión anticipativa es la iniciada por ti mismo, sin
necesidad de un estímulo inmediato. Ejemplo, iniciar un programa de formación con tus
subordinados previamente programado.

Cuando son los demás los que me piden una respuesta, probablemente sea un problema más
suyo que mío. Cuando soy yo quien planifica lo que voy a hacer, probablemente se trata de
algo importante para cumplir mis funciones y conseguir mis objetivos. La distinción entre
anticipativo /reactivo no es la clave para priorizar nuestras actividades pero sí es un buen
indicio para determinar qué es lo importante en nuestra planificación y programación. Así, la
gestión anticipativa:

 Establece prioridades.
 Administra el tiempo personal.
 Distribuye las tareas en función de su importancia.
 Reserva un tiempo para los imprevistos.
Mientras que, la gestión reactiva:

 No selecciona los temas a tratar.

 Atiende primero a las cuestiones o situaciones que le urgen a otros
 Relega objetivos importantes personales.
 GESTION EFICAZ del TIEMPO

TEMA: LADRONES DEL TIEMPO

Los ladrones del tiempo son aspectos que nos restan tiempo, que hacen que no utilicemos
el tiempo de la mejor manera y en general, podemos hablar de los siguientes ladrones de
tiempo:

1. LAS INTERRUPCIONES

Como, por ejemplo, visitas inesperadas o reuniones no programadas. El trabajo

constantemente interrumpido es menos eficaz y ocupa más tiempo que si fuera efectuado
de forma continua. Por tanto es importante protegerse de las interrupciones. Cuando nos
interrumpen en el despacho o en medio del pasillo con conversaciones triviales que nada
tienen que ver con nuestros objetivos, o cuando una conversación se aleja demasiado de la
trayectoria que pretendemos, debemos mostrarnos cordiales pero cortar tajantemente,
cambiando, por ejemplo, el rumbo de la conversación y centrarlo nuevamente en el tema
de interés. Otro enfoque puede ser formular una pregunta a la que no sea posible
responder sin referirse al asunto en el que deseamos concentrar la atención. Ante
interrupciones e imprevistos debemos aprender el arte del “sí, pero...”. Por ejemplo: “Sí,
realmente estoy interesado en el tema que me planteas y me gustaría discutirlo contigo
dedicándole todo el tiempo posible, pero en cinco minutos tengo una reunión importante.
Ya quedaremos para verlo”. Cuando alguien llega a nuestro despacho y nos solicita un par
de minutos para comentar un pequeño tema. Si vemos que no respetan este periodo de
tiempo e incluso, cambian de tema con intención de acomodarse a nuestro lado para pasar
la mañana, podemos utilizar estrategias como ponernos delante del ordenador y empezar a
pulsar las teclas, hacer el ademán de descolgar el teléfono y comunicar al interlocutor que
tenemos que realizar una llamada importante, etc. También podemos reducir nuestra
accesibilidad (por ejemplo, mantener cerrada la puerta del despacho), reduce la
probabilidad de que aquellas personas con ganas de perder el tiempo, nos lo hagan perder
a nosotros.

2. EL TELÉFONO

2.1. CUANDO SOMOS NOSOTROS QUIENES NECESITAMOS EFECTUAR UN CONTACTO

Valorar si es el medio más adecuado. El teléfono no es el único medio que tenemos de

comunicación, tal vez sea una información que podamos transmitir a través de un mail
porque no necesitamos una respuesta inmediata, o puede tratarse de una información que
requiera un contacto personal. Cuando decidimos utilizar el teléfono debemos:

Hacer una lista de las llamadas que debemos realizar y agruparlas, ello nos permitirá
preparación previa y evitar constantes interrupciones cuando estamos trabajando.

Reducir en lo posible el número de llamadas. x Conocer el horario más idóneo para poder
contactar fácilmente.

 Al realizar la llamada es importante tener a mano los documentos y datos que sean
necesarios para la comunicación que vamos a establecer.
 Centrar a nuestro interlocutor en quiénes somos y cuál es el objetivo de nuestra
llamada.
 Nunca perder de vista el objetivo que pretendemos con nuestra llamada. x Procurar
ser breves y resumir.
  Hablar con fluidez, dinamismo y claridad.
 Centrar la atención en el tema central.
 Anotar las cuestiones importantes durante la llamada o nada más colgar.

2.2. CUANDO SON LOS OTROS LOS QUE NOS LLAMAN

Es importante establecer un sistema de filtro, de modo que sólo nos lleguen las llamadas
útiles, esto puede hacerse a través de una secretaria, un teléfono que nos permita ver el
número que nos llama o activando el contestador y reservar un tiempo del día para escuchar
estos mensajes y devolver las llamadas que sean de interés.

Anotar quién nos ha llamado, la fecha y hora de la llamada, el número de teléfono, el motivo
de la llamada y la hora más adecuada para contactar con él o ella. En la actualidad, otros
ladrones de tiempo son el Messenger, el correo electrónico y cualquier tecnología que
implique sistemas de mensajería, sobre todo las que son instantáneas.

3. OBJETIVOS Y PRIORIDADES CONFUSOS Y CAMBIANTES

Esto significa no tener unos objetivos claros, cambiar continuamente nuestra prioridades o
peor aún, no tener un plan de prioridades.

4. NO AUTOIMPONERSE FECHAS LÍMITE

Recuerda:” Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible”.

5. DELEGACIÓN INSUFICIENTE

Asumir que sólo nosotros somos capaces de hacer las cosas, que somos imprescindibles y que
nadie sería capaz de hacerlo con los resultados que nosotros deseamos y podemos alcanzar.

6. ENTORNO DESORDENADO

No tener organizado nuestro despacho y en concreto, nuestra mesa de trabajo, no tener el

material de trabajo sobre la mesa o tener la mesa completamente desorganizada, papeles
amontonados, post-it por todas partes, etc. Buscar una documentación que necesitamos en un
momento determinado entre un montón de papeles nos resta tiempo y lo más importante,
hace que perdamos el nivel de concentración. Sin embargo, existen dos principios básicos de
organización del despacho:

 Mantener la mesa despejada.

 Reducir el papeleo. Algunas recomendaciones útiles:
 Comprender que el volumen de papeleo no es en sí el problema. El problema es la
falta de voluntad para organizar mejor el despacho.
 Cuando uno ha comprendido e interiorizado el punto anterior, revisar todos los
papeles que se tienen sobre la mesa. Si dejamos los realmente importantes, tiraremos la
mayor parte. Coger los papeles realmente importantes, que son los que no hemos tirado y
meterlos en bandejas claramente rotuladas con los títulos de los papeles que contienen. Es
importante usar una bandeja para cada proyecto y organizar cada bandeja creando un sistema
propio. Una opción es dividir los papeles en: URGENTE, PARA HACER, ARCHIVO, EN ESPERA.
Podemos utilizar otra bandeja o carpeta para el CORREO.
 No utilizar nunca la mesa para archivar trabajo. Debemos tener en la mesa solamente
el trabajo del día y cuando concluimos un trabajo colocarlo en el archivador correspondiente.
7. REDUCIR EL PAPELEO

Para reducir el papeleo entrante podemos clasificar los papeles según el sistema TRAA:
TIRAR, REMITIR, ACTUAR, ARCHIVAR.

7.1. ARCHIVAR

Recomendaciones para archivar con facilidad: x Archivar sobre la marcha. No dejes que los
papeles se vayan acumulando.

 Usa separadores rígidos.

 Coloca la información más reciente en la parte delantera de la carpeta.
 Sujeta los papeles con grapas y no con clips. Los clips sólo sirven para caerse y
enredar unos papeles con otros.
 Si has tenido que contestar alguna carta, adjunta o grapa a la misma una copia de
la respuesta.
 No recargues los archivadores, deja espacio suficiente para poder manejarlos y
buscar la información con facilidad.
 Archiva la correspondencia por asuntos y no por fechas.
 Archiva por apellidos la correspondencia de particulares.
 Apunta con lapicero la fecha en la que puede eliminarse el material archivado
(cuando se trate de material que puede tirarse pasado un tiempo).
 Destina un sitio a cada cosa.

8. TRABAJAR EN AMBIENTES INADECUADOS

Los ambientes inadecuados favorecen la falta de concentración. Otro caso de desorganización

es el referido al descuido de las condiciones ambientales de temperatura y ventilación. Todos
sabemos que una habitación con demasiado calor o demasiado frío interferirá en la
concentración y en las intenciones de trabajar, igual que una habitación poco ventilada.

9. NO SABER DECIR “NO”

Es necesario aprender a ser asertivo. Decirle a un compañero o colaborador que en estos

momentos no podemos atenderle no significa que rechacemos su persona, ni que no estemos
dispuestos a escucharle en otro momento.

10. NO TENER ORGANIZACIÓN NI PLANIFICACIÓN

La mayor parte de las veces perdemos más tiempo decidiendo qué tema tratar que, el que
después dedicamos al tema seleccionado. Por esto, es conveniente que previamente nos
elaboremos un plan de trabajo. Debemos planificar, y más aún, programar todas las
actividades.

11. PASAR DE UN TEMA A OTRO SIN ESTABLECER PRIORIDADES

Es decir, sin tener en cuenta el tiempo que necesitamos intervenir en cada tema. Con esta
forma de trabajar corremos un riesgo inevitable: dedicar más tiempo a aquellos temas que
más nos gustan o que son menos complicados y olvidar un poco los temas que menos nos
gustan o aquellos que nos resultan más difíciles de llevar a cabo.
 12 HACER VARIAS COSAS A LA VEZ

No es rentable, como parece a primera vista, realizar varias tareas a la vez. Se interrumpen
unas a otras y se incrementa el riesgo de errores. Lo mejor: una a una y terminarla.

13 LA MULTIÁREA

En aras a la eficiencia, lo mejor es hacer una sola cosa a la vez. La multiplicidad de tareas hace
que uno avance más lento, y multiplica la posibilidad de cometer errores. Las interferencias y
las interrupciones aminoran la capacidad de asimilar información.

14 LOS DISTRACTORES

Los distractores pueden ser psicológicos o físicos. Distractores psicológicos. Sin duda uno de
los factores que más interfiere en el trabajo es la falta de concentración. Hay numerosos
distractores psicológicos que disminuyen el poder de la concentración como problemas
emocionales, presiones, tensiones... Los distractores psicológicos pueden ocasionarse a partir
de problemas con la familia, la pareja, discusiones con los compañeros de grupo,
preocupaciones económicas, enfermedad de un familiar... Todas estas preocupaciones
arruinan la concentración ya que los pensamientos y, por tanto, la atención, se centran en ellas
y no en el trabajo. Cuando surgen problemas de este tipo intenta, antes de nada,
solucionarlos. A continuación te proponemos un plan para que intentes solucionar tus
problemas. Plan para resolver problemas:

 Detectar el problema.
 Definirlo.
 Identificar las causas que lo ocasionan.
 Tomar una decisión.
 Encararlo, enfrentarse a él y no evadirlo.
 Actuar de acuerdo con la decisión tomada. Si no somos capaces de resolver el
problema quizás es porque la solución no está en nuestra mano. Distractores físicos.
Hay infinitos estímulos externos que contribuyen a disminuir tu concentración, y éstos
pueden ser tanto auditivos como visuales.

EL CONTROL Y ADMINISTRACION DEL TIEMPO CLAVES DEL ÉXITO

Parece ser que una de las razones más frecuentes del fracaso y de la sensación de infelicidad del
ser humano es la carencia de objetivos claramente definidos. Los psicólogos señalan que el éxito y
la felicidad se alcanzan sólo con el logro de los objetivos personales. Estos objetivos requieren,
para ser alcanzados, la realización de determinadas actividades. Y cada una de estas actividades
exige, a su vez, tiempo.

EL ÉXITO REQUIERE:

a. Tener muy claro lo que se busca.

b. Establecer planes para alcanzarlo
c. Concentrar los esfuerzos en su logro y

Todo ello solo significa saber administrar nuestro tiempo presente para poder lograr nuestros
objetivos en el futuro, es decir saber hacer que los planes se cumplan.

¿SABEMOS QUÉ QUEREMOS?

Demasiadas veces nos conformamos en reaccionar a lo que ocurre, sin molestarnos en
establecer previamente un plan. La consecuencia habitual es que no se logra el resultado
 deseado. Las cosas no suceden solas. Suceden porque alguien hace que sucedan. Otra
característica esencial es el compromiso con uno mismo en alcanzar los propios objetivos.
Cabría decir que una de las diferencias entre el triunfador y el fracasado es que el primero no le
importa hacer cosas que no le gustan, porque tiene muy claro que sin ellas no alcanzaría los
objetivos que se propone y que sí le gustan. No es suficiente tener sueños, esperanzas o
aspiraciones vagas. Estos no son objetivos. Los objetivos son concreciones específicas acerca de
los resultados deseados, con los cuales se siente uno comprometido. La mayoría de las personas
no se preocupa demasiado de los objetivos. Simplemente, responde a los hechos de cada día; o
reacciona, a las demandas y a las presiones de la gente o de las cosas.

EL PLAN DE ACCIÓN

No es suficiente saber qué es lo que uno quiere (tener bien definidos los objetivos). Hay que ir a
por ello. Pero NO de cualquier manera. No se trata de trabajar más, sino de hacerlo de forma
más eficiente. Para ello es imprescindible seguir un plan de acción lógico, coherente con los
objetivos y adaptado a cada una de las circunstancias.

Programar las 24 horas del día sin darse un tiempo para respirar y sin reservar parte del tiempo
para imprevistos es un error. Pero el error más frecuente que nos afecta a todos es no
programar, no anticipar tiempos, esfuerzos, recursos ni imprevistos. Y cuando programamos
acostumbramos a basarnos en la intuición y, por lo tanto, sin priorizar ni atender a nuestros
momentos de máximo rendimiento, asignando los mismos tiempos a todas las tareas con
independencia de la complejidad e importancia de cada una.

¿EFICIENCIA O EFICACIA?

La eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace; el menor costo posible (de dinero, de
tiempo). Es positiva, por supuesto, pero no garantiza resultados. Se limita a hacer bien lo que se
hace. La persona eficaz, ante todo, hace lo que DEBE HACER. Tiene en mente los resultados que
desea alcanzar, lo que le facilita el acercarse a ellos. La eficiencia se centra en el método, en el
cómo. La eficacia, en el fin.

CONCENTRAR ESFUERZOS

Una vez elaborado el Plan de acción, hay que seguirlo. De poco sirve una buena programación si
luego no es seguida de forma constante. Todos sabemos que es contraproducente trabajar en
cualquier actividad de forma continuada, sin programar descansos. También sabemos que el
simple cambio de actividad nos proporciona una oportunidad para descansar. En este caso el
riesgo está, o en no parar ni un solo momento, o bien, en pasarnos en el extremo opuesto,
descansar cada diez minutos o cambiar continuamente de actividad. En el primer caso, llegará
un momento en el que no seamos capaces de ser productivos por agotamiento físico y mental. Y
en el segundo caso, nos imponemos de manera continua una barrera a la concentración.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

La clave del éxito de cualquier persona es el modo en que administra su tiempo. Porque lo que
acaba contando no es lo mucho que se ha trabajado, sino lo que se ha terminado, lo que ha
dado lugar a resultados concretos. Son estos resultados lo importante, no las actividades que se
desarrollen para alcanzarlos. La eficacia sólo se puede alcanzar mediante una correcta
administración del tiempo del que se dispone. La mayoría de nosotros solemos perder del orden
de tres horas al día. Obviamente no se trata de una pérdida voluntaria, incluso inconsciente.
Hemos perdido parte de él a causa de hábitos que resultan inadecuados, de trabajo realizado de
 modo negligente, de actividades desarrolladas con una perfección innecesaria, o que ni siquiera
hubiera resultado necesario emprender. Hemos empleado mal nuestro tiempo porque nos
hemos olvidado de nuestros objetivos, de nuestras prioridades, porque no hemos planificado, o
porque no hemos respetado las previsiones establecidas. Es el trabajo pendiente, y no el
realizado, el que cansa y da origen a muchos cuadros de estrés.

¿QUÉ ES UNA PÉRDIDA DE TIEMPO?

Sólo uno mismo puede determinarlo. Cualquier cosa puede ser una pérdida de tiempo. Perder
el tiempo significa, simplemente, hacer algo que es menos importante que otra cosa que se
pudiera hacer en su lugar. La importancia está determinada en función de los objetivos.
Gobernar el tiempo supone responder continuamente a la pregunta ¿cuál es la mejor manera
de aprovechar este minuto? Para ello es preciso tener en mente lo que se está tratando de
llevar a cabo. Hay que definir los objetivos, analizar las actividades y programar el tiempo. Y
realizar luego, lo que se ha previsto hacer, o algo más importante todavía. Gestionar el tiempo
requiere

PLANIFICAR, ESTABLECER OBJETIVOS, PRIORIZAR ACCIONES.

El tiempo es un recurso escaso y además es absolutamente diferente de todos los que

estamos habituados a manejar. Ni siquiera el dinero, recurso deseado por todos y de difícil
manejo, presenta tanta complejidad en su utilización. Es por encima de todo un recurso:

 Igualitario
 Inelástico
 Indispensable
 Insustituible
 Inexorable

Si invertimos tiempo y esfuerzo en hacer algo, la lógica nos indica que lo ideal es hacerlo bien.
Lograr el objetivo siguiendo un nivel adecuado de calidad.

Hay personas que tienden, por naturaleza, hacia el perfeccionismo. Pero existe una tendencia
que nos afecta a todos: ser perfeccionistas en tareas que exigen poco tiempo, y mal hechas
probablemente, a nuestro pesar, porque se nos echa encima un plazo- en las que exigen largos
períodos de tiempo o no nos atraen demasiado-. En resumen: la forma de mejorar nuestro uso
del tiempo no está, como muchos suelen creer, en dedicar menos tiempo a cada actividad,
sino en invertir en cada una lo necesario. Que a veces será más de lo que actualmente
dedicamos – en actividades largas e importantes-; y en otros casos puede ser disminuido o
reducido a cero. Las actividades se pueden clasificar según su grado de importancia para la
consecución de nuestros objetivos. Según esto haz las actividades más importantes tan bien
como sea posible y las nada importantes tan rápido como puedas.

CÓMO PUEDO SER MÁS EFICAZ: AUTOCONTROL DE PENSAMIENTOS

¿Qué es ser operativo? Cuando se dice que una persona es operativa o eficaz, lo que se le
supone es una serie de habilidades prácticas para actuar. Una persona es operativa cuando:

 Resuelve fácilmente los problemas.

 Obtiene un buen rendimiento.
 Lo que hace lo realiza sin complicaciones y en un tiempo relativamente corto.
 Actúa de forma práctica y precisa.
 Utiliza estrategias eficientes, de alto rendimiento y bajo coste.
LOS PENSAMIENTOS EFICACES O INEFICACES

Existen distintas formas de interpretar la realidad, que pueden hacerte más o menos operativo
a la hora de realizar cualquier tarea. Hay pensamientos “ineficaces” que bloquean la acción y/o
dificultan que consigamos nuestros objetivos. Aprender a detectarlos nos ayudará a poder
controlarlos.

ANTICIPACIÓN DE ESFUERZO Y COSTO

Este tipo de ideas irracionales consisten en generar pensamientos negativos en función del
costo personal, imaginando los esfuerzos, los sacrificios, las dificultades, la monotonía, el
tiempo y el camino por recorrer hasta el cometido propuesto, surgiendo por el camino dudas,
vacilaciones, desánimos….Por ejemplo, algunos pensamientos típicos de este molde son: -
Imagino mucho esfuerzo - Imagino sacrificio - Imagino todo el recorrido que falta Esa forma de
reaccionar es frecuente en personas que no están contentas con lo que hacen. La anticipación
de esfuerzo y costo no provoca únicamente que seas menos competente en tu trabajo o en las
tareas que te propongas, además, suponen que seas menos feliz en tu vida diaria. ¿POR QUÉ?
Piensa que imaginar continuamente sacrificios, penalidades o esfuerzos, acabará por agotarte,
generando frustración y apatía. Por todo esto, es importante que aprendas a motivarte con lo
que haces, en lugar de desmotivarte y verlo todo negro. Es importante que saques todo ese
potencial motivador y de vida que llevas dentro. Saber motivarte ante lo que vas a hacer es un
requisito para ser competente en la vida. Pero… ¿basta únicamente con eso?

LA DISPERSIÓN DEL PENSAMIENTO

A lo mejor tú eres de ésos que se complican la vida dándole vueltas a las cosa, sin ser capaz de
decidirte, entrando en detalles y minucias, no calculando el tiempo, dejando las tareas para
después y pensando en miles de ideas y posibilidades sin llegar a tomar ningún camino. A lo
mejor no, pero es posible que alguna vez hayas vivido esa sensación de confusión, de dudas,
de indecisión o de aplazamiento de los deberes. Todo este tiempo de pensamientos que
interfieren en nuestra vida configuran un molde mental, una forma de interpretar y de
reaccionar ante lo que nos pasa:

LA DISPERSIÓN DEL PENSAMIENTO:

La indecisión consiste en generar pensamientos difusos, no realistas o poco operativos de lo

que se pretende conseguir. De esa forma, se pospone lo que se tiene que hacer, se calcula
ingenuamente el tiempo disponible, se amontonan los trabajos y obligaciones; asaltan
múltiples ideas, proyectos y dudas, incrementándose así el desorden y la decepción.

DEJANDO PUERTAS ABIERTAS:

A veces tenemos la sensación de ir de un lado para otro. De una idea para otra. Es un devenir
del pensamiento en forma de zig-zag. Ahora una cosa; luego, otra y otra, etc. Se generan
muchas alternativas, pero no se concreta ninguna. Siempre se dejan puestas abiertas, no se
cierran los asuntos, porque se posponen o porque no nos decidimos por ninguna de las
múltiples ideas que generamos.

LAS CONSECUENCIAS DE LA INDECISIÓN

- La primera consecuencia es la pérdida de tiempo que supone el no decidirse. ¿Cuánto tiempo

se pierde yendo de una idea para otra? - La segunda es la falta de eficacia, la inoperancia.
Imagínate a una persona en su trabajo y que no hace casi nada, que siempre está dudando,
dejando los trabajos para después, pensando en miles de ideas, pero no llevando a cabo
ninguna.

FALTA DE PRECISIÓN Y SUPERVISIÓN

Es muy importante, para ser eficaz, no dar las cosas por hechas antes de conseguirlas. Se
garantiza la eficacia, pensando de un modo preciso, supervisando y consolidando lo que se
hace, no dejando cabos sueltos y dando muestras de firmeza y persistencia. Por lo tanto, es
importante no dar las cosas por supuestas o dominadas, por calcular bien el tiempo, por no
dudar, ni vacilar, ni empezar con algo y dejar lo que se ha empezado.

LA POSTERGACIÓN

La postergación es la conducta de dejar las cosas para más tarde. Nos afecta a todos en mayor
o menor medida, pero lo que en algunos puede ser un problema menor, en otros es una
fuente de estrés y ansiedad considerable. Racionalizaciones más frecuentes de la postergación.

 Soy más productivo cuando trabajo bajo presión, por eso pospongo todo mi trabajo
hasta que la presión sea alta y éste salga fácilmente.
 No sé cómo hacer este problema, por eso estoy esperando hasta saberlo antes de
hacerlo.
 Esta tarea no está hecha porque no quiero hacerla, y ésa es la pura verdad.
 Relax. El mundo no se va a acabar si no lo hago.
 Este trabajo es muy fácil de hacer cuando estoy con ánimos, y ahora simplemente no
lo estoy.
 En otras ocasiones esperé hasta el último momento y lo hice correctamente, así es
que ¿por qué no hacerlo igual esta vez?
 Si espero hasta el último minuto, no tendré que dedicarle demasiado tiempo.
 Si lo hago justo ahora me perderé una fiesta de las que sólo se dan una vez en la vida.
 Circunstancias fuera de mi control me impiden hacerlo.
 He trabajado en esto durante tanto tiempo que no tengo interés o energía para
hacerlo.
 Lo haré mañana.
 He tenido que salir un rato para despejar la cabeza.
 Mi problema se resolverá se cambió de unidad o universidad o compañero, o…
 Me relajaré un rato y entonces comenzaré.
 Seguro que amplían el plazo de presentación.

Cada una de estas racionalizaciones necesitan ser discutidas y superadas si queremos

tener éxito.

PARA SUPERAR LA POSTERGACIÓN PUEDES EMPEZAR INTENTANDO SEGUIR LAS SIGUIENTES

ESTRATEGIAS:

 Minimizar la dificultad: haz que las tareas parezcan pequeñas y fáciles en tu

mente. Dite a ti mismo que esto no es tan duro, que no te llevará mucho y que
estás seguro de que sabes cómo hacerlo o de que puedes aprender mientras lo
haces.
 Haz sólo una pequeña parte de la tarea cada vez (Voy a comprobar que tengo
todos los datos y la documentación que necesito. Mañana por la mañana iré a
buscar la documentación nueva).
  Utiliza el “PLAN DE LOS 5 MINUTOS”. Es una técnica que consiste en empezar con
una tarea diciéndote e ti mismo que sólo le dedicarás 5 minutos y que al
transcurrir 5 minutos podrás cambiar a otra tarea si quieres. Cuando pase este
tiempo posiblemente estarás tan inmerso en la tarea que encontrarás que no te
importa trabajar en ella más de 5 minutos. La clave es aprender el hábito de
empezar una tarea, es decir, la persona que posterga debe aprender a iniciar, ya
que, como ocurre con el ejercicio o con la dieta, la clave está en tomar el control
de empezar para, entonces, convertirlo en una rutina.
 Anuncia tus planes de cumplir con algo, y deja que las personas que te rodean te
presionen para hacerlo (“Debo hacerlo, ya que le conté a todo el mundo que lo
acabaría esta tarde”).
 Modifica tu entorno. Si no puedes trabajar en las condiciones actuales, encuentra
un lugar donde puedas o cambia el orden y disposición de tu lugar de trabajo
actual.
 Planifica el día de mañana y establece prioridades. Algunas personas encuentran
que, en fases iniciales de la gestión del tiempo, establecer simplemente los
momentos de inicio y final de las tareas les ayuda a empezar.
 Anticipa las recaídas. No esperes ser perfecto. Piensa que a veces tus planes no
funcionarán. Acepta los contratiempos y comienza de nuevo.

SUPERAR EL PENSAMIENTO INEFICAZ

A continuación, tienes consejos y estrategias para ayudarte a superar ese pensamiento que te
frena y te limita a la hora de demostrar todo tu potencial, el pensamiento ineficaz. Toma
buena nota, pues estos consejos mejorarán tu eficacia. x Admite la posibilidad de error. El
perfeccionismo te obliga a darle muchas vueltas a las cosas, pero si admites que las cosas no
tienen por qué salir bien, es muy probable que no te martirices tanto y que ganes en
efectividad. ¡Compruébalo! En cambio, en otras personas, puede provenir de lo contrario, de
pensar que cualquier cosa vale. Tenemos que llegar a un punto medio, en el que garanticemos
la calidad de lo que hacemos, pero sin llegar a ser excesivamente perfeccionistas. x Pasa del
pensamiento a la acción. La planificación debe ser un medio y no un fin en sí mismo. Hay que
aprender a pasar del pensamiento a la acción. Muchas personas se refugian en el pensamiento
queriendo resolver los problemas con él, pero, al final, lo único que consiguen es perder el
tiempo. Hay que planificar, pero para llevarlo a cabo luego. Hay que tirarse al agua y no pensar
tanto en cómo hacerlo.

Frena los fantasmas. Impide que el pensamiento exagere y deforme lo que puede ocurrir o lo
que tienes que hacer. La mente de algunos es como un tumor, donde se multiplican las
penalidades como células. Reduce el problema. Si la tarea en su totalidad te genera ansiedad y
comienzas a anticipar esfuerzo o comienzas a posponerla, simplifica o reduce la tarea en
partes. Esto es bueno, pues no te obliga a pensar en todo a la vez, porque puede suponer un
coste terrible. Vete resolviendo incógnitas poco a poco.

Concreta. No dejes nada en el aire, no dejes las cosas a medias. Oblígate a llegar a
conclusiones, no divagues. Hasta que no concluyas algo, no pases a otra cosa. Evita la
dispersión de pensamiento. Adiestra la mente a concentrarse en una sola cosa.
PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO

LA PLANIFICACIÓN

¿Qué quiero conseguir?, ¿cuáles son mis objetivos y prioridades? Planificar es determinar lo
que debo hacer en relación a un tiempo concreto o lo que es lo mismo, la planificación define
los logros que esperamos conseguir en un determinado plazo. La planificación intenta
disminuir, en lo posible, las incertidumbres que presenta el futuro. Su función consiste en
establecer previsiones, de cara a alcanzar los objetivos deseados, en lugar de limitarse
simplemente a reaccionar frente a los sucesos o a las circunstancias que se vayan presentando.
Las cosas no suelen suceder solas; siempre es alguien el que hace que sucedan. Por otra parte
hay que destacar un importante efecto de la planificación: el compromiso con la decisión
tomada. La planificación supone, por otra parte, otra nueva paradoja: no se planifica porque
no se tiene tiempo; pero no se tendrá más tiempo si no se planifica. La planificación debe
contar con 3 pasos fundamentales:

 Metas u objetivos.
 Objetivos intermedios.
 Medios para conseguirlo.

VENTAJAS DE PLANIFICAR

 Ahorra tiempo y energía.

 Crea un hábito.
 Produce la satisfacción del deber cumplido.
 Racionaliza la cantidad de tiempo que dedicamos al trabajo y al esparcimiento
personal. x Nos permite controlar el propio rendimiento y modificar el
esfuerzo para adecuarlo a las necesidades del momento.

LA PROGRAMACIÓN Planificar

Es determinar qué queremos y comprometernos para que ello ocurra: El “qué”

es planificar; el “cómo, cuándo y con qué medios” es programar La planificación y la
programación deben ser tan ágiles y tan flexibles como lo permitan el trabajo y el
propio estilo personal de cada uno. Lo importante es decidir, con antelación suficiente,
qué se quiere alcanzar; qué actividades se estiman necesarias para ello; qué recursos
se consideran precisos y en qué momento se deben iniciar o tener terminadas las
citadas actividades.

VENTAJAS DE PROGRAMAR

 Evita urgencias y crisis.

 Abarca sólo las tareas posibles.
 Trabaja sobre lo significativo.
 Descarta la indecisión y los aplazamientos.
 Ayuda a superar el estrés.
 Mantiene el control de las acciones.

Por lo tanto, la programación ha de ser personal, y debe abarcar no sólo el tiempo de trabajo
sino también otras actividades como deporte, compromisos sociales, proyectos personales o
familiares, e incluso las actividades más rutinarias y, por supuesto, dejar un tiempo para
imprevistos. Nunca se debe programar más del 70% del tiempo porque debemos considerar
aquellas situaciones que se presenten inesperadamente y con las que no contábamos. En la
programación hay que tener en cuenta posibles imprevistos. Según el tipo de trabajo, el
tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de modo importante. Hay quien necesita sólo
un 30 % de su tiempo, mientras que otras personas pueden requerir hasta un 80 %. Por regla
general, la mayoría de nosotros necesitamos por lo menos entre un 50 y un 75 % de nuestra
jornada. Esto requiere programar sólo entre el 25% y el 50% de nuestro tiempo, dejando
disponible el resto para lo que, sin duda, nos acabará por llegar. Prográmate primero las cosas
más importantes para los períodos en que te sientas más eficaz y tengas menos probabilidad
de ser interrumpido.

NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO

La programación del tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y diaria.
Adquirir hábitos eficaces en su realización te ayudará a hacerla cada vez más fácil y más
cómoda. He aquí algunas normas que te pueden ser útiles: x Ten siempre preparado tu
programa antes de iniciar la jornada. La forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta
actividad los últimos minutos de la jornada precedente. Lo importante es iniciar el quehacer
diario con actividades elegidas de modo deliberado, y no reaccionando meramente a lo que se
nos va presentando.

 Programa las actividades en función de los objetivos que quieras alcanzar. Recuerda
que no cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. No se trata de estar muy
ocupado, sino de terminar lo que se hace.
 Elabora tu programa en torno a los temas esenciales. Respétalos. Mímalos. Y limítate a
rellenar el resto con actividades de menor importancia. x Trata de acompasar tus
actividades, en la medida de lo posible, a tus ciclos corporales. No se puede mantener un
rendimiento a tope todo el día. Programa lo más importante para tus horas de mayor
eficacia.
 Programa tu horario por escrito. No hay memoria capaz de retener todos los detalles.
Tener los escritos aumenta, además, la implicación personal.
 Agrupa acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que te sea posible. Acortarás
el tiempo necesario para atenderlos y aumentarás tu concentración; y por tanto, tu
eficacia.
 Mantén a la vista tu programa de actividades diarias. Ver reiteradamente objetivos,
prioridades y actividades programadas te ayudará a mantenerte en la línea previamente
elegida.
 No vaciles en tomarte largos períodos de tiempo para tareas importantes. No estés
para nadie mientras las realices.
 Asegúrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
Acuérdate de Parkinson y de Murphy.
 Mantén la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que
resultan de tu interés. x Incluye en tu programa un tiempo para pensar todos los días.
Necesitas hacerlo. Y no puedes esperar a tener tiempo.
 Incluye, también, un tiempo fijo para lecturas profesionales. Si no lo programas es más
que probable que nunca llegues a realizar las lecturas que te interesan.
 Incluye, también, un tiempo fijo para todo lo que te importe: afectos, amigos,
desarrollo personal, diversión,… Para programar es necesario hacer un ANÁLISIS
DETALLADO DEL TIEMPO.
El punto de partida siempre será conocer nuestra situación personal en relación a nuestro
tiempo. Lo ideal es hacer un registro por escrito durante dos semanas de las actividades que
realizamos y el tiempo que nos ocupa cada una de ellas. Debemos hacer un cronometraje
preciso con el fin de:

 Saber exactamente cómo empleamos nuestro tiempo.

 Ver el tiempo que dedicamos a cada una de las actividades.
 Apreciar las desviaciones más significativas y por qué ocurren.
 Detectar los puntos críticos.

TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN

ESTABLECER PRIORIDADES

Debemos tener en cuenta que: x No podemos hacerlo todo nosotros solos. x Cuando
intentamos hacerlo todo, hacemos menos y lo que hacemos lo hacemos peor. x Al final, la
sensación con la que acabamos es de ineficacia total. x Entramos en un modo de trabajo de
prisa continua y de atender a los diferentes asuntos conforme van surgiendo sin tener en
cuenta si es un asunto prioritario o se puede esperar. Llegados a este punto ya debes haber: x
Fijado tus objetivos. x Determinado las actividades de máximo rendimiento, que son las que
contribuyen a alcanzar los objetivos previamente establecidos. x Comprobado el tiempo que te
lleva cada actividad. x Previsto las variaciones que pueden surgir. x Establecido prioridades.
Una vez has establecido tus prioridades y has equilibrado tu presupuesto de tiempo, el
siguiente paso es planificar y organizar tu tiempo. Un horario inflexible es una herramienta
totalmente inútil. Es más la recomendación es precisamente la contraria, es decir, debemos
crear un horario que se ajuste a nuestras necesidades individuales y nuestra personalidad,
aunque nos ayude a trabajar de la mejor manera posible. x Sé consciente de cómo valoras tu
tiempo, conociendo cómo y dónde quieres gastarlo. x Encaja la tarea apropiada con el
momento en que tu nivel de energía sea apropiado, manteniendo en mente que subdividir las
tareas te ayudará a aprovechar mejor tus momentos de máxima motivación

EL CALENDARIO MENSUAL

Podemos usar el calendario mensual para registrar los hitos importantes a lo largo del camino
y la fecha de esperado cumplimiento. Es una herramienta que te permite “seguir la pista” al
progreso de todos tus proyectos importantes. La gran ventaja del calendario mensual es que
nos ofrece un campo de visión mayor de nuestro tiempo que los horarios diarios o semanales y
que nos ayuda a anticipar de forma más precisa la extensión de nuestro tiempo unas semanas
por adelantado. Tienen que aparecer los grandes hitos, pero también las submetas que nos
aproximan a su consecución.

LA LISTA DE OBJETIVOS SEMANALES

La lista de objetivos semanales funciona de forma parecida al calendario mensual, dándonos la

oportunidad de subdividir nuestras metas a corto plazo en objetivos semanales y así, además,
en actividades específicas para la semana. No debemos infravalorar la importancia de realizar
estos pasos, ya que haciendo una lista de nuestras actividades específicas podremos estimar
de forma más precisa el tiempo requerido para ellas y así planificar mejor nuestro tiempo.
Ejemplo: Eres el director de marketing de una empresa y una de tus metas es lanzar al
mercado un nuevo producto X. podrías marcarte el objetivo para la semana que viene de
presentar el producto a un cliente el viernes por la tarde, e incluirlo en la lista de objetivos. El
siguiente paso sería considerar una variedad de actividades que te llevarían a la presentación
del producto. Hay que ir introduciendo actividades y asignarles un tiempo estimado. Siempre
debemos añadir más tiempo a la cantidad que pensamos que nos llevará completar la tarea.
Esto es importante, porque tendemos a hacer las estimaciones sin considerar posibles
dificultades o interrupciones. En este ejemplo hemos aplicado un factor del 150% a la
estimación, es decir, si la estimación para la actividad “determinar el contenido de la
presentación” es de 40 minutos, le asignamos una hora (40´x1,5= 1 h).

LA PLANIFICACIÓN DE LA JORNADA

Los tres condicionantes de la programación diaria son: x Preparar una lista de las cosas para
hacer mañana. x Asignar prioridades. x Hacerlo todos los días. Estas tres acciones son la
condición imprescindible de cualquier programación diaria. Durante cinco minutos todos los
días:

PRIMER MINUTO: Cerrar el día de hoy. Consiste en comprobar en la página de acciones

correspondientes del día que todas las tareas anotadas han sido realizadas. Si alguna no se ha
realizado debemos trasladarla a acciones para realizar al día siguiente.

SEGUNDO MINUTO: Ver las citas de mañana (calendario). Hacer un rápido recordatorio de las
reuniones y compromisos fechados para el día siguiente (éstas normalmente están fechadas
con antelación).

TERCER MINUTO: Determinar el tiempo para las citas (plan diario). Reservar tiempo en el plan
diario para las reuniones o compromisos fechados con antelación. Reservar tiempos para
desplazamientos y todas aquellas actividades que son inevitables.

CUARTO MINUTO: Listar acciones o actividades a realizar (acciones).

QUINTO MINUTO: Determinar el tiempo para las acciones que debemos realizar ese día (plan
diario). Resumiendo. Es conveniente que:

 Planifiques y, sobre todo, programes tus tareas en función de tus objetivos.

 Realices las tareas planificadas. De nada te sirve planificar si luego no lo llevas a cabo.
 Lleves un control. Elabores indicadores para estimar si con la planificación elaborada
conseguirás los objetivos o si, por el contrario, es necesario elaborar correctores. Por otra
parte, el plan que elabores ha de ser:
 Personal. Teniendo en cuenta tus objetivos.
 Realista. Debe ser un plan realista que tenga en cuenta todas tus características y
necesidades, sin olvidar tus necesidades de ocio.
 Flexible. El plan tiene que facilitarte el trabajo, no hacerte un esclavo.
 Revisable. Suele haber modificaciones, cambios en las fechas de entrega...Por ello, es
necesario que revisas tu plan y lo modifiques teniendo en cuenta las necesidades del
momento.
 Escrito. A modo de resumen, algunas normas que te pueden ayudar al programar son:
 Establece los objetivos pertinentes y el orden de prioridades de las actividades. Programa
primero las actividades prioritarias (las de alto rendimiento) pero ten en cuenta tus ciclos
corporales y reserva los momentos de mayor rendimiento personal para las tareas más
complejas. Sin embargo, ten en cuenta que las tareas importantes y más difíciles es mejor
abordarlas desde el mismo momento en que están disponibles los medios necesarios.
 Reservar los trabajos rutinarios para el final del día.
 Programa por escrito.
 Agrupa los asuntos o acciones que estén relacionados.
 Asigna a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
Es necesario mantener tiempos vacíos en los que poder colocar imprevistos. Ten en cuenta
que el 25% de las tareas surgen a lo largo de la jornada.
 Controla que cada actividad esté terminada antes de pasar a la siguiente.

EJERCICIO DE AUTOANÁLISIS DEL EMPLEO DEL TIEMPO:

Rellena las siguientes columnas.

1. SUPUESTAMENTE REAL : Las cosas que haces durante el día o en tu jornada laboral
2. IDEAL : Aquello que crees que deberías hacer, quitando lo que te desagrada
3. PORCENTAJE DE TIEMPO DEL DIA DEDICADO A CADA TAREA : Puede ser respecto a tu
día de 24 horas o a tu jornada de trabajo de 8 a 12 horas

Extrae tus propias conclusiones. Por ejemplo;

 ¿Cuánto tiempo dedicas a cada actividad?

 ¿Contribuye cada cosa que haces a los objetivos que estás tratando de lograr?
 ¿Estás haciendo cosas que no son necesarias, que no repercuten sobre tus objetivos?
 ¿Hay actividades que podrías desarrollar, con suficiente eficacia que otras personas?
 ¿Qué pasaría si no se hubieras hecho una actividad tipo A?
 ¿Qué pasaría si no se hubieras hecho una actividad tipo C?
 TIEMPO TIEMPO
N° ORDEN TAREAS REALES DEDICADO TAREAS IDEALES REQUERIDO
% %

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14
 PRACTICA CALIFICADA DE GESTION DEL TIEMPO

Su jefe le informa que en tres meses, después de Fiestas Patrias dejara la empresa por motivos
de mejora profesional, que le gustaría proponerlo para que lo reemplace, aunque su juventud
e inexperiencia lo desaniman de hacerlo, aun así le menciona que dada la situación crítica de la
empresa y las dificultades propias del área administrativa, es poco probable que otros
profesionales en la empresa, quieran competir por el puesto.

Asimismo le recuerda que una solución esperada por la Gerencia desde hace un año que
podría cambiar su decisión de abandonar la empresa, o ayudarle a usted con el nuevo puesto,
es la llamada asociación con FUXION, empresa extranjera nueva en el mercado, que aportaría
nuevos capitales para innovar productos con sus nuevas tecnologías productivas.

El gran inconveniente sigue siendo su condición de integrarse mediante un sistema informático

ERP, que requiere toda la información contable, financiera, logística y de ventas desde hace 5
años, faltando solamente validar algunas ventas corporativas del 2015, que fueron observadas
por Auditoria el 2014, aunque la gerencia de ventas y la gerencia general en su momento
dijeron que no tenían ningún problema con ello. Para aprovechar en su favor esta coyuntura,
su Jefe le propone encargarlo ante la Gerencia de la Consolidación de la información de ventas
2012 al 2017, como misión especial, adicional a sus labores, debiendo adecuarse un horario
especial que incluya horas extras y fines de semana durante los siguientes 3 meses hasta
concluir su encargo.
N° Actividades Generales Diarias Número de Horas Nueva Priorización de
Orden del día asignadas Asignación Actividades / Gestión del
(%) Horaria Tiempo

01 Descanso diario/semanal

02 Estudio. Capacitación

03 Recreación

04 Movilidad Transporte

05 Actividades con la Pareja

06 Deportes

07 Social Local

08 Tareas de Casa

09 Llegar antes del Inicio de

labores

10 Refrigerio

11 Social Laboral

12 Investigación Internet (Horas

Extras)

13 Redacción de Informes (HE)

14 Reuniones Coordinación (HE)

 SESION II

TEMA: TRÁMITES Y REDACCION DOCUMENTARIA

DOCUMENTOS COMERCIALES
Se denominan así a todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que
se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda
precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.
También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el
elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge
de lo siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación de la documentación Contable

 Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación, los comprobantes externos
son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los
documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

 Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

Documentos que se archivan y generan registración:

1. Factura
2. Nota de Débito
3. Nota de Crédito
4. Ticket
5. Recibo
6. Pagaré
7. Cheque
8. Nota de Crédito Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
9. Orden de Compra
10. Nota de Venta
11. Remisiones
12. Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente
de información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:

 Quienes comercializan cosas muebles.

 Quienes comercializan o prestan servicios.
 Quienes se dedican a la locación de bienes.

Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de
emisión del documento.
Comprobantes que intervienen en:

CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA
Remito
Factura
Ticket
CIRCULACIÓN DE VALORES
Contado: Cheque
Crédito: Recibo
Nota de débito
Nota de crédito
Resumen de cuenta
Pagaré

1. La Factura
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que
por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a
través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al
contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio,
para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente
corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Requisitos:
Respecto del vendedor:
Nombre y apellido, o razón social.
Domicilio legal.
Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.).
Número de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos.
Condición respecto al Impuesto al Valor agregado.
Fecha de emisión
Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
Código de identificación del documento (A, B o C).
Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.
Respecto del comprador:
Nombre y apellido, o razón social.
Domicilio.
Condición respecto del IVA.
Clave única de identificación tributaria.
Número de inscripción en los ingresos brutos.
Respecto de la mercadería vendida:
Cantidad y descripción.
Precio unitario.
Importe total.
Condiciones de venta.
Número de remito.
Respecto de la imprenta:
Nombre y apellido, o razón social.
Clave única de identificación tributaria.
Fecha en la que se realizó la impresión.
Primero y último números de los documentos impresos.
Número de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).
Fecha de vencimiento.

1.1 Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de
uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria. Una factura ordinaria es un
documento que sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea esta una
compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la
información necesaria sobre dicha operación.
2. La Nota de Debito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado
o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por
un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a
un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan
intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su
cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:

 Error en menos en la facturación.

 Intereses.
 Gastos por fletes.
 Gastos bancarios, etc.

La Nota de Débito, siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un
documento registrable.
3. La Nota de Crédito

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditación o descargado en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se
indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por:
avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota de crédito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta. Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito
significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por
lo tanto es un documento registrable.

4. El Ticket:

Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser emitidos
por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.
El ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras deberán ser utilizados en operaciones
con consumidores finales y en las realizadas por los sujetos del régimen único simplificado; nos
permite ejercer el derecho al crédito fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario o
crédito deducible, siempre y cuando el comprador consigne su número de RUC y se emitan
como mínimo el original y copia del comprobante, los que serán entregados al comprador; y
solo son emitidos en moneda nacional.
¿Qué trámite se debe realizar para poder emitir tickets?
Lo único que debe hacer el contribuyente o su representante legal acreditado en el RUC, es:
• Declarar el uso de la máquina registradora mediante la presentación del Formulario N° 809,
debidamente firmado, en el Centro de Servicios al Contribuyente de su jurisdicción.
• Exhibir el original de su documento de identidad.
¿Qué característica debe tener una máquina registradora?
1) Contar con un programa cerrado, el cual es un mecanismo de control que no permite
modificaciones o alteraciones a los programas de fábrica, tales como:
a) Los datos en el número de la máquina registradora.
b) El número correlativo autogenerado.
 c) El número correlativo de totales Z (total ventas del día) y gran total (total de ventas desde
que se inicia el uso de la máquina registradora).

5. El Recibo

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras
características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas
o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo
recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia
por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón,
como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de
los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.El recibo es
una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma
puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda
Este documento tiene importancia:
 Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
 Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien
lo recibe es un elemento de control de la salida de valores. Se emite por duplicado, y se
registra en los libros contables.
6. El Pagare

Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el

cual una persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Los pagarés pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un
tercero los pagarés pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré
1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura
fija o determina dable.
2.- El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero
estipulada en el pagare
3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.

Requisitos del pagaré

1.- La mención de ser pagare, inserta en el texto del documento

2.-La promesa incondicional de pagar una determinada de dinero
3.-El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago
4.-El lugar y la época del pago
5.-La fecha y el lugar en que se suscriba el documento
6.-La firma del suscritor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre
7. El Cheque

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la

persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende
a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta
la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.

7.1 El Cheque a la Orden

A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el

nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla
si bien pone de manifiesto explícitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del
cheque de transmitir o endosar este a un tercero.
7.2 El Cheque al Portador

Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque
debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del
beneficiario.
Características particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin
necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá
cobrarlo. No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir los
datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada institución
determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya que en caso de
extravío o robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institución bancaria tiene la obligación
de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes notificar inmediatamente el
extravío o el robo al banco, además de seguir el procedimiento que éste te indique para llevar
a cabo este tipo de cancelación.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad máxima por la
que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones del Banco de México, estas pueden
variar. Respecto a la cancelación de este tipo de cheques, ésta se hará efectiva hasta que
hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la Ley General de Títulos y
Operaciones de Crédito; misma que señala que será de 15 días naturales que sigan al de su
fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su expedición. Dentro de un mes si fueran
expedidos y pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son
expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no
transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de robo.

7.3 El Cheque Certificado

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente seguro de que

este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual
solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos.
Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona
que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará
con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del
documento aun cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el
titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.

Características particulares
El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos y sólo puede
canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo o depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado, debe contener dos
firmas de funcionarios facultados por el banco. Se cobra comisión por su certificación.
Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su certificación siempre y
cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento al banco para realizar la cancelación.
A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario que quien lo emite
tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que puede decirse que únicamente
es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que el cheque
entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de cheques y el cargo
en caso de cancelación.
Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar un acta ante el
ministerio público y presentarte con una copia de la misma ante el banco para que procedan a
realizar los trámites de cancelación.

7.4 El Cheque de Caja

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente sólo pueda
cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución. El cliente entrega al banco la
cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución
o en su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario.

8. La Nota de Crédito Bancaria O Boleto de Depósito

 La nota de crédito bancario (o boleta de depósito) es un documento que extiende el banco
como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depósitos bancarios más comunes son:• Cuenta corriente.• Plazo fijo.• Caja de
Ahorro. También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de
gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el
banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.

9. La Orden de Compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un
precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar
una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y
dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y
dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega
y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario
y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden- Firma
autorizada

10. La Nota de Venta

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías
que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y
demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a
su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el
comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la
operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no
origina registros contables.

11. Guía de Remisión

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión
al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en
formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las
mercaderías es previa a la facturación.

Requisitos o Datos de la Nota de Remisión o REMITO.

Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:

1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos
datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
“DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior
12. Resumen de Cuentas

Es el documento que entrega el vendedor al comprador detallando las operaciones

realizadas en cuenta corriente (compra, pagos, notas de débito y crédito si existieran) y el
saldo adeudado. El resumen de cuenta puede ser enviado periódicamente (quincenal o
mensualmente). Es el documento que entrega el vendedor al comprador detallando las
operaciones realizadas en cuenta corriente (compra, pagos, notas de débito y crédito si
existieran) y el saldo adeudado. El resumen de cuenta puede ser enviado periódicamente
(quincenal o mensualmente). A veces lo solicita el comprador. No es obligación del vendedor
emitir un resumen de cuenta. Es una gentileza.

Requisitos

Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema 1.3
de ésta unidad), y además:

 saldo del período anterior,

 fecha e importe de las facturas, notas de débito, notas de crédito, recibos,
 saldo a la fecha de emisión.

Formas de emisión

 Original: para el comprador.

 Duplicado: para el vendedor.

Importancia

 Comprador: le sirve para controlar los datos del Resumen de Cuenta con sus propios
registros.

 Vendedor: le sirve para recordar al comprador el estado de su cuenta corriente.

PRACTICA CALIFICADA DE FACTURACIÓN Y FORMAS DE PAGO

1. La empresa COMERCIAL GLOBAL PRODUCTS SA, con domicilio Av. Dos de Mayo N° 1099 en
San Isidro, se dedica a la comercialización de productos de carácter alimenticio, de higiene,
perfumes... durante el mes de febrero del presente año, las adquisiciones efectuadas
fueron las siguientes:

 1 de febrero, factura Nº 156 de la empresa Perfumes Orientales SL, cód 40000023 Calle
Alcanfores N° 213, Miraflores-Perú.
 20 unidades del perfume Felicidad a S/. 30.45 C/U
 30 unidades de colonia Uomo Universale S/.15.90 C/U.
 40 unidades de perfume 242 a S/.45.80 C/U.
La forma de pago acordada es pagaré con vencimiento 60 días fecha factura.

Plazo de entrega 5 días,

Medio de envío Transportes Veloz SL. Portes pagados.

Los gastos de transporte ascienden a S/.180, seguro S/.45

Nº pedido 39 de fecha 28 de enero, albarán Nº 231 de fecha 30 de enero. La mercancía es

enviada en 20 cajas con un peso total de 80 Kg.

Al comprobar los productos recibidos se comprueba que 20 unidades de perfume 242 han
llegado rotas. Perfumes Orientales envía nota de abono Nº 12 con fecha 2 de febrero.

 8 de febrero, factura Nº 243 del proveedor Martín Fernández García, cód.40000280. Calle
Los Pinos N° 235 San Isidro-Lima- Perú.
 Naranjas: 200 Kg a S/. 0.75 kg.
 Manzanas: 600 Kg a S/.0.60 kg.
 Limones: 400 Kg. a S/.0.50 kg.
La forma de pago establecida es mediante cheque. Plazo de entrega 2 días.

Medio de envío a través de Transportes Ramírez SL. Los portes son por cuenta del
comprador.
 Nº pedido 40 de fecha 5 de febrero, Av. Colonial N° 1485 de fecha 7 de febrero. La
mercancía es transportada en cajas de 20 kg.

 18 de febrero, factura Nº 120 al cliente Comercial Martínez SA. Av. 28de Julio N° 1240
Pueblo Libre Lima –Perú .
 48 cajas Tomate en conserva “FRIDA” a S/.15.30 c/caja. (3 cajas bonificadas)
 30 cajas de Alcachofa “La Huertana” a S/.20.50 c/caja (6 cajas bonificadas)
 84 cajas de atún “ Clavo” a S/.32.50 c/caja (8 cajas bonificadas)
Se incluye descuento del 15%, descuento por pronto pago 5% los transportes ascienden a

S/.450, los envases importan S/. 0.60 por caja. Cada caja lleva 6 latas y pesa 6 kilos

Nº de pedido 41 de fecha 10 de febrero, Lima Breña 130 de fecha 13 de febrero.

Forma de envío: Transportes Garrido SA

La forma de pago establecida es letra de cambio con vencimiento 90 días factura. Plazo
de entrega 5 días.

 20 de febrero, factura Nº 209 del proveedor Mayoristas Central SL, cód 40002036.
Av. Caminos del Inca N° 2166 Santiago de Surco-Lima-Peru
 60 cajas de desodorante “Buen olor” a S/. 32.50 c/caja
 60 cajas de maíz en conserva “Gigante azul” a S/.15.90 c/caja
 100 unidades de pasta dental “Dentol” a S/.2.40 c/ unidad.
 200 unidades de cuchillas de afeitar a S/.1.20 c/ unidad.

Se incluye un descuento del 10% de los productos que estén gravados al 18% de IGV, y un
5% para el resto. Gastos de transporte S/.300 Embalaje S/.60

Nº de pedido 47 de fecha 12 de febrero, Av.Venezuela N°556 de fecha 18 de febrero. La

forma de pago establecida es a través de pagaré a 90 días fecha factura. Plazo entrega 5
días, el descuento solicitado es el aplicado en factura. La mercancía es enviada a través de
Transportes Ramírez SL:

 22 de febrero. Factura Nº 42 al cliente Comercial Hogar cód 43000985. Av. Los

Quechuas N° 1256 Ate.
 18 faldas de señora modelo 203-L, a S/. 25.00 c/u. 5 unidades bonificadas
 25 camisas juveniles modelo 102 – K, al precio de S/. 15.00 c/u. 5 unidades
bonificadas
 16 chaquetas modelo 606-M, al precio S/.55. 89 c/u
 15 pantalones chica modelo 805-T, al precio de S/.18.85 c/u

La forma de pago será en efectivo. El plazo de entrega es máximo 10 días, los gastos de
transporte y seguro son por cuenta del vendedor, importando los primeros S/.200 y los
segundos el 3% del importe bruto de la factura. Pedido 12 de febrero, Nº 42. Albarán Nº
135 de 20 de febrero. La mercancía es transportada en 40 cajas de 10 kg cada una.
 27 de febrero. Factura Nº 43 al cliente Nallabe SA cód 40000655. Calle Federico
Noblecilla Larrea N° 1149
 100 unidades de gel de baño Sanux a S/.4.60 c/u.
 200 unidades de pasta de dientes Signel a S/.3.20 c/u.
  80 unidades de sardinas aceite “Guau” S/.1.60 c/u.
 100 Kg de plátanos a S/. 1,80 c/kg.

La forma de pago establecida es pagaré a 60 días, el plazo máximo de entrega es de 4 días

la mercancía es transportada por Transportes Ramírez SL, los gastos de transporte
ascienden a S/.300, los envases suman S/.60 y el seguro asciende a S/.40.
Pedido Nº 43, de fecha 23 de febrero. Albarán Nº 136 de fecha 26 de febrero la mercancía
es transportada en 90 cajas de 10 kg cada una.
Se pide:
a) Realizar todos los documentos que justifiquen las operaciones detalladas.
b) Cumplimentar el libro de facturas recibidas, la última anotación corresponde al
número 198.
c) Cumplimentar el libro de facturas emitidas, la última anotación corresponde al
número 40
DATOS COMPLEMENTARIOS

COMERCIAL GLOBAL PRODUCTS SA,

RUC 20101030210

Dirección oficinas: Av. Dos de Mayo N° 1099.

San Isidro-Lima Perú

Dirección Almacén: Av. Javier Prado Oeste N° 2560-San Isidro

BANCOS:

BBVA 2012-0020-41-020215235-5

BCP: 2043-0012-43-090000213-5

Gerente: Fernando Pérez Lorente

Jefe de Compras: Mariano Salgado Gómez

Jefa de Ventas: María Lara García

Jefe de Almacén: Pedro Marín Rojas

PROVEEDOREES

PERFUMES ORIENTALES SL,

Código 40000023

Dirección: Calle Alcanfores N° 213, CP 45003 Miraflores –Lima-Peru.

Ruc 20101078514

Banco: BBVA: 2035-1021-43-000002314-6

Gerente: Candela Buendía Pérez

Jefa de Compras: Ascensión García López

Jefa de Ventas: María Dolores García López

Jefa de Almacén: Fuensanta Castaño López

MARTÍN FERNÁNDEZ GARCÍA

Código 40000280.

Calle Los Pinos N° 235 San Isidro-Lima-Peru

RUC 20103499800

Banco: SCOTIABANK: 2045-0010-20-050000134-2

Gerente: Martín Fernández García

Jefe de compras: Federico Fernández López

Jefe de ventas: Antonio García Fernández

Jefe de Almacén: Mario Abellán Lorente.

MAYORISTAS CENTRAL SL,

Código 40002036

Calle Rivera Navarrete N° 240 San Isidro Lima-Peru

RUC 20101036530

Banco: BBVA: 2035-0202-45-020000102-6

Gerente: Guadalupe Carrasco Salinas.

Jefe de Compras: Antonio Carracero Salgado.

Jefe de ventas: Miguel Lozano Vidal.

Jefe de Almacén: Ramón Cárceles Monreal.

CLIENTES

COMERCIAL MARTÍNEZ SA.

Código 43000150.

Av. 28 de Julio 1240 Pueblo Libre-Lima-Peru.

RUC 20102536998

Banco: BSCH: 2091-2520-46-060000021-4

Gerente: José María Martínez Pérez

Jefa de Compras: Teresa Sánchez Cueva

Jefa de ventas: Cristina Zenón Vidal.

Jefe de Almacén: Patricio Ortiz Simón

COMERCIAL HOGAR S.L

Código 43000985.

Av. Los Quechuas N° 1278 Ate.

RUC 20101020123

Banco: INTERBANK: 2060-0252-47-070000124-5

Gerente: Ángel Merino Ramos:

Jefe de Compras: Ignacio Vidal García.

Jefa de Compras: Verónica Valverde Valcárcel

Jefa de Almacén: María José Cano Medina

NALLABE SA
Código 43000655.
Calle Federico García Lorca 1149 -Salamanca de Monterrico Ate….
RUC 20101620120
Banco: BSCH: 2091-3201-45-050000321-9
Gerente: Ignacio Llamas Cabezas.
Jefa de Compras: María Teresa Hidalgo Gómez
Jefa de Ventas: Lucía López Abellán
Jefe de Almacén: Pedro José Peñaranda López
Redacción de Documentos Administrativos

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que con esta nos
desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Los documentos
administrativos ocupan un lugar privilegiado en el funcionamiento de las empresas comerciales e
instituciones del gobierno, porque:
1. Posibilitan la comunicación bidireccional entre dos áreas de una empresa
2. La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.
3. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos
actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funcionalmente son dos las actividades primordiales que cumplen

Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al

constituirse en su soporte material.

Función de comunicación Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación

de los actos de la Administración.

Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no

están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la
propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo es
siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y
sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
Los más usados son:

1. Carta comercial
2. Informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Ensayo
6. Circular
7. Solicitud

1. Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o Bien una
empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o Confidencial. La
actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más
importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y
de publicidad. A diferencia de cartas las personales, las cartas comerciales poseen un esquema
más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el
cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y
fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para
que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una
Introducción, un núcleo y una conclusión.
 En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario
y/o indicar el motivo para el escrito.
 En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con
objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y
cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar
si se envían copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la
página.
Este “estilo bloque” es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los
tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.
Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades Correspondientes. En el
cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’. Para indicar si
se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro
destinatario.
Comercial Huertas S.R.L.

Teléfono: 51-3456905 Av. El Trigal, 1270

Fax: 51-3446886 Surco, Lima

Lima, 20 de Octubre de 2017

Federico García Lorca 1130

A la atención del Sr. HUMBERTO SOLIS

SURCO, LIMA

Asunto: Invitación a Showroom

Estimado Cliente:

Me dirijo a usted para hacerle llegar nuestra invitación al evento demostrativo de la nueva línea de
productos ADVANCE 2018, que estaremos ofreciendo a nuestros clientes selectos el jueves 28 del
presente en el Salón Gardenias del Hotel Los Delfines, San Isidro a horas 7:30 pm.

Esperando contar con su grata presencia, le agradeceremos confirmar a más tardar el lunes 25, el
nombre de sus acompañantes y la placa de su auto.

Sin otro particular que agradecerle su gentil atención

Me despido de usted

Atentamente

Grover Mejía Hernández

Gerente de Ventas y Marketing

2. El informe
El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta
investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para
redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas:
 ¿Qué es lo que se investiga exactamente?
 ¿Por qué?
 ¿Según qué método?
 ¿Cuáles son los resultados?
  ¿Cuáles son las conclusiones?
De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación:
 Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)
 Descripción del problema
 Manera de trabajo
 Resultados
 Conclusión
Los informes generalmente, y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen
carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son
informes de tipo técnico. Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe,
excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de
estadísticas.

Introducción
En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a oír, ya que el primero es un
fenómeno biológico y el segundo pertenece al dominio del lenguaje, siendo un factor
preponderante la interpretación.

Descripción del problema

Si examinamos detenidamente la comunicación, nos daremos cuenta que ella descansa,
principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste es el factor fundamental del
lenguaje. El hablar efectivo sólo se logra cuando es seguido de un escuchar efectivo. Por lo tanto,
el escuchar es lo que dirige todo el proceso de la comunicación. Cuando escuchamos, generamos
un mundo interpretativo, escuchar es oír más interpretar.

Manera de trabajo (Metodología)

Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a la capacidad de distinguir sonidos en nuestras
interacciones con un medio (que puede ser otra persona).
Oír es la capacidad biológica que poseen algunas especies vivas de ser gatilladas por
Perturbaciones ambientales en forma tal que generen el dominio sensorial llamado sonido.
Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos organismos, lo que llamamos
el fenómeno del oír. Los organismos que pertenecen a una misma especie comparten la
misma estructura biológica son gatillados, normalmente, de una manera similar por una
misma perturbación. Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay escuchar si no hay
involucrada una actividad interpretativa, aun cuando no haya sonidos. Por ejemplo,
“escuchamos” los gestos, las posturas del cuerpo en la medida en que seamos capaces de
atribuirles un sentido. También el cine mudo podemos escuchar cuando no hay sonidos.

Resultado
El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima prioridad, desde nuestra vida personal
hasta en los negocios, por ejemplo, Tom Peters enfatiza que una de las principales razones
del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el administrador no
escucha a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo que está sucediendo en el mercado.
El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en aceptar que los otros son
diferentes de nosotros. El respeto mutuo es esencial para poder escuchar.
Conclusión
El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para asegurar no sólo la
comunicación efectiva y el éxito personal, sino la convivencia misma

Arequipa., 6 de enero de 2015

Fátima Sánchez Rodríguez

Gerente de Recursos Humanos
Academia de Música Pentagrama

De acuerdo a los resultados del estudio encargado por usted, deseo exponerle el informe
general de la situación de los empleados administrativos de la Academia.

En general, el personal administrativo de nuestra Academia se encuentra insatisfecho con

las condiciones laborales. En primer lugar, porque muchos de ellos no se sienten parte de
la institución, por lo que consideran que no se les toma en cuenta a la hora de tomar
decisiones. En segundo lugar, los trabajadores expresaron que se sienten incómodos con
su espacio de trabajo y las instalaciones..

Por tal motivo, un 75% de los entrevistados se sienten sumamente enojados con la
empresa. Incluso muchos de ellos han pensado seriamente abandonar el trabajo. La falta
de apertura y la sensación de pertenencia, así como el respeto a los trabajadores, son las
causas principales de este descontento.

Una solución que seguramente daría buenos resultados es la implementación de un

programa donde los trabajadores expongan a los directivos de la academia sus
inquietudes y problemáticas. También, que se remodelen los espacios de trabajo con la
ayuda de los trabajadores y a partir de sus ideas y propuestas. Igualmente, crear un
sistema que regule los horarios laborales para que estos sean respetados.

Este programa, que tiene como nombre "Escuchando al trabajador", tiene una duración de
3 meses y tendrá como objetivos disminuir en un 80% los deseos de deserción laboral y
de insatisfacción.

Sin más por ahora, esperamos que estas medidas ayuden al mejor desempeño de
nuestros trabajadores.

Atentamente,

Lic. Rosa Chacón

3. Actas
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión
y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se
exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por
los estatutos de la empresa o asociación.
Un acta está constituida por: encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
 Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
 Lista de asistentes
 Resumen ordenado de los debates realizados
 Visto bueno y firma del presidente
 Firma del secretario
Veamos un ejemplo:

Ejemplo de Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate

Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente, Sr. D. Carlos Diez, Sr. D. Pedro Benítez, Sr. D.
Enrique Parra, Sr. D. Julio Aguirre, Sr. D. Daniel Echeverría, Sr. D. Roberto Castro,
Secretario.

Fecha: 15 de junio de 2003

Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:
1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.
1. Se abre la discusión sobre el primer punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:
a) Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría
El Sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la
Discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto no ve el
motivo de tal discusión.
2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión que
será el 22 de junio de 2003.

La Presidenta El Secretario
Visto Bueno y firma
4. Memorándum
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos
de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación,
instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes
partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el
texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este
tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar
para darle un toque personal y cortés al mensaje. Hay empresas que mandan a imprimir sus
formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial
organizado generalmente de la siguiente forma

5. El Ensayo
Es el género que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una
Perspectiva netamente personal y que exige la participación del lector, incitándolo a pensar por
cuenta propia. Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del
autor, razonamientos propios o ajenos, observación directa de la realidad, siempre que el
desarrollo sea original y subjetivo. Según cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero
generalmente todos presentan un esquema como el siguiente:
 Introducción: sobre qué trata el ensayo y porqué es importante el tema.
 Desarrollo: se explica el tema central del ensayo.
 Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la comunicación.
No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa. Aquí reside el aspecto activo
del escuchar.
Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se hablan; también
escuchamos las acciones implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de escuchar
posibilidades de acción, también podemos atribuir sentido, también podemos atribuir sentido a
acciones que aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos de “inquietudes”.
Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las inquietudes de las personas. Escuchamos por
qué las personas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos permite escuchar que
alguien desea hacerse rico cuando dice que quiere dedicarse a los negocios.
Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se está diciendo. Por el
contrario, somos activos productores de historias. Para ello debemos permitir que los otros
hablen, pero también hacerles preguntas, que nos permitirán comprender los hechos, emitir
juicios bien fundados y elaborar historias coherentes.
Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos ahora observar el
escuchar como una acción a realizar, como una acción que puede ser diseñada y como una acción
que se basa en competencias específicas que podemos aprender

6. Circular
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual
Exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse
en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la
Constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de
viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero
sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
 Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa
o institución.
 Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado
Administrativamente a esa circular en particular.
 Materia/Asunto: debajo de “Circular N°”, es una breve referencia sobre lo que
trata la circular.
 Lugar, fecha de emisión.
 De: Indicación de quien envía la circular
 A: Indicación de a quien se envía.
 Cuerpo: El contenido de la misma
 Frase de despedida
 Nombre, apellido y cargo
Comercial Huertas S.R.L.

Teléfono: 51-3456905 Av. El Trigal, 1270

Fax: 51-3446886 Surco, Lima

CIRCULAR N° 17

ASUNTO: Inventarios de medio año

LIMA: 24 de julio del 2016

DE: JEFATURA DE ADMINISTRACION

A: PERSONAL ADMINISTRATIVO

Debido a la necesidad de la empresa de valorizar nuestras existencias de productos en stock, para

fines de la elaboración del balance de medio año, agradeceré a todo el personal proporcionar las
facilidades del caso así como su apoyo personal si fuese requerido, para poder contar con dicha
información a la brevedad posible.

Saludo a Uds. Atentamente

RAFAEL CORDOVA M

Jefe de Administración

7. Solicitud

La solicitud es una comunicación escrita que se propone formular un pedido, a fin de

conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para conseguir
algo que la ley nos concede.
La introducción: Se busca el camino que relaciona al emisor con el receptor, a través de la
Identificación de la persona: natural, jurídica, grupo o entidad que detrás de un propósito abre la
comunicación.
Cuerpo: Comprende la exposición de un hecho, antecedente o explicación, mediante la
cual el emisor contrata la atención del receptor y lo invita a compartir mentalmente la
veracidad de las afirmaciones con documentos o certificados; depende del caso.
Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento, propio de la
cortesía del emisor. El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de la
respuesta; esto es con un verbo en futuro, porque vendrá la respuesta siempre en futuro. Cabría
incluir en este aspecto, la expresión final “ATENTAMENTE”, después de la cual se firma y
se rubrica, señal de asumir la responsabilidad sobre el escrito.

Solicitud

Referencia: Solicito Libro “La Antología del Lenguaje Popular”

Magdalena del Mar, 21 de junio del 2017

Pamela Huertas Ortiz, alumna de la Universidad Privada del Norte, con carnet universitario
013465, soltera, ante usted me presento para exponer:

Que debido a mi interés en desarrollar una investigación académica sobre el tema, solicito a usted
se me preste el libro “La Antología del Lenguaje Popular” de Javier Sologuren, para poder cumplir
mi cometido.

Por tanto, agradeceré autorizar dicho préstamo, indicándome el trámite a seguir o contactándome
con la persona indicada para que se me facilite dicha obra.

Atentamente

…………………………………..

Pamela Huertas Ortiz

DNI 04567242

PRACTICA CALIFICADA de Redacción de documentos administrativos

1. CARTA COMERCIAL
En el formato de la siguiente página, elabore una carta comercial. Imagine que usted es el Gerente
de la Empresa Importadora de Computadoras “New Generation” y desea ofrecer los últimos
modelos a una compañía editorial. El Gerente de la empresa importadora es el ingeniero Oscar
Rivera Polar y el Gerente de la Compañía Editorial es el Lic. Roberto Sepúlveda Zarate.
2. ENSAYO
Sobre la conveniencia de los feriados públicos en Lima y su influencia en el Comercio y Promocion
del Turismo Interno
3. CIRCULAR:
Invitación del Jefe de Administración y Finanzas a su personal a asistir a una charla sobre nueva
política de Exoneraciones Tributarias 2018 a empresas industriales en local de la SUNAT.
4. INFORME
Informe sobre el estado general a fin de año de una sucursal de la empresa en provincias
5. SOLICITUD
Petición a la municipalidad de San Luis de uso del parque “Héroes del Cenepa” para realizar
actividad institucional de la empresa “Comercial Huertas” por el Día de la Madre 2018
Orden Estructura del Ensayo Contenido

01 Introducción: Perspectiva
desde la que llegamos al
tema, como nos afecta o
favorece

02 El análisis del problema:

Causas y Origen

03 Desarrollo del tema :

Beneficios y Problemas

04 La síntesis : Resumen de
Pros y Contras

05 Conclusiones: definición de
una posición

06 El comentario: Óptica
personal

07 Bibliografía: Lecturas o
Fuentes Referenciales
Orden Estructura del Informe Contenido

01 Informe sobre : Titulo del

Informe

02 Fecha :

03 Elaborado por que o por Quien:

04 Empresa a la que pertenece:

05 Dirigido a :

06 Introducción:

07 Desarrollo del Informe:

08 Antecedentes

09 Fuentes de Información:

10 Metodología de Investigación

11 Problemas encontrados

12 Otros Datos relevantes

13 Conclusiones

14 Recomendaciones