Secretaría de Finanzas y Planeación

Dirección General de Administración

Procedimiento
Control de
Registros de
Calidad
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
L.E. José Manuel López López Ing. Eduardo Contreras Rojano C.P. América Aguilar Bozada
Líder de Implantación Representante de la Dirección Dirección General de Administración
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Código: P-SGC-02-424
Proc e dimi e nt o C ontr ol de Re gi s tros de Versión: 4
Cal idad Vigencia: Noviembre 2009
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CONTENIDO

Página

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 3

2. OBJETIVO 3
3. ALCANCE 3
4. REFERENCIAS 3
5. DEFINICIONES 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO 4
7. DESCRIPCIÓN 5
8. FORMATO Y REGISTROS DE CALIDAD 6
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1. Nombre del Procedimiento: Control de Registros de Calidad.

2. Objetivo: Asegurar la rastreabilidad, control, actualización, difusión,

disponibilidad, resguardo, almacenamiento protección, recuperación, consulta,
conservación y mantenimiento de todos los Registros de Calidad establecidos en
el Sistema de Gestión de la Calidad y su Estructura Documental.

3. Alcance: Aplicable a los procesos de capacitación para la profesionalización de

la Subdirección de Servicio Público de Carrera; control de plazas, emisión de
nómina básica y emisión de nómina de gratificación extraordinaria de la
Subdirección de Recursos Humanos; adquisición de bienes y servicios de la
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.

4. Referencias
Manual de Calidad.
Manual de Procesos.
Procedimientos, Instructivos, Guías y Formatos.
Lista Maestra de Registros de Calidad.

5. Definiciones:

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Fuente: ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y

Vocabulario.
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6. Diagrama de Flujo

Entrada Proceso Salida

Inicio

01 02 03

Identificar los Establecer criterios

 Planes de calidad. registros a
 Solicitudes de de control de
controlar y registros y elaborar Autorizar y
cambio.
 Necesidades de determinar el o actualizar la lista controlar los
modificación. nivel (SGC, maestra de registros de
 Nuevos registros procesos). registros de calidad
de calidad. calidad.

Líder del proceso Líder del proceso Líder del proceso

Lista maestra Solicitud de

de registros de cambio o
calidad implantación de
documentos Auditorias
internas
04 05 06 P-SGC-12-822

Realizar
Generar, Vigilar y/o auditar
ajustes a
almacenar, que los registros
estructura
archivar, proteger, de calidad que se Control de
documental Documentos
disponer y generen y
con respecto a P-SGC-01-423
conservar los manejen
registros de
registros de conforme a
calidad.
calidad. documentación.

Líder del proceso Líder del proceso Líder del proceso

Fin
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7. Descripción

Inicio:

1. Identificar los registros a controlar y determinar el Nivel (SGC, Proceso).

El Líder de proceso identifica y controla los registros de calidad a incorporar en el
Sistema de Gestión de la Calidad, a través de la determinación del nivel de
documentación en donde se establezcan los registros de calidad.

Los cambios o inclusión de nuevos registros de calidad pueden ser con base en
solicitudes de cambio, necesidad de modificación y/o nuevos Documentos al SGC
o estructura documental por detección de No Conformidades y Acciones
preventivas y correctivas, resultado de auditorias, revisión por parte de la
dirección o iniciativas de mejora continua, en procesos o el propio Sistema de
Gestión de la Calidad. El Control de Registros de Calidad es responsabilidad del
Líder de proceso quien ha definido en conjunto con la Dirección General y el
Grupo Operativo de Calidad el esquema de control de registros.

2. Establecer criterios de control de registros y elaborar o actualizar la lista

maestra de registros de calidad. El Líder de proceso establece los criterios de
control de registros de calidad y elabora o actualiza la lista maestra de registros
de calidad a nivel de Sistema de Gestión de Calidad, Estructura Documental o
Planes de Calidad. Genera Lista Maestra de Registros de Calidad.

3. Autorizar y controlar los Registros de Calidad. El Líder de proceso revisa los

criterios de actualización o del nuevo registro de calidad sujeto a incorporarse a la
estructura documental, autoriza o genera según sea el caso, observaciones y
cambios mismos que el Líder de proceso realiza y de esta manera controla los
cambios ya realizados a la estructura documental del Sistema de Gestión de la
Calidad, estructura documental o planes de calidad. Genera la autorización de
registros de calidad a través de la solicitud de cambio.

4. Generar, almacenar, archivar, proteger, disponer y conservar los registros

de calidad. El Líder de proceso genera, almacena, archiva, protege, dispone y
conserva los registros de calidad con base en lo establecido en el Sistema de
Gestión de la Calidad, el proceso, procedimiento o instructivo. La documentación
se encuentra disponible en carpetas y/o medio electrónico, el tiempo de retención
varía de acuerdo al tipo de registro, algunos registros se conservaran solo durante
un mes, un año, tres años e incluso algunos registros se conservan por tiempo
indefinido.
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5. Vigilar y/o auditar que los registros de calidad se generen y manejen

conforme a documentación. El Líder de proceso asegura que se generen y
controlen los registros de calidad establecida conforme a documentación; para
esto se apoya en el procedimiento Auditorias Internas.

6. Realizar ajustes a estructura documental con respecto a registros de

calidad. El Líder de proceso solicita la publicación de cambios y actualizaciones
de registros de calidad en la estructura documental y en medios electrónicos.

Fin

8. Formato y Registros de Calidad

Código de
Nombre del documento
Formato
Lista Maestra de Documentos Actualizada L-SGC-01-423
Solicitud de cambio a proceso F-SGC-17-423
Solicitud de cambio a documento F-SGC-16-423