DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

TEMA: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE

CONTROL DE DOCUMENTOS (PCD)

Lic. Norman Berríos Silva

Director de Programa Sectorial I – DNDAAI
1
DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

1 ra. Parte
CONCEPTOS OPERATIVOS

2
 OBJETIVOS
1. Diferenciar el tipo y la serie documental
2. Analizar las fases y momentos del ciclo
vital de los documentos.
3. Identificar los archivos y establecer las
agrupaciones documentales.
4. Determinar el valor de las series
documentales.
5. Formular el Inventario, Tabla de Retención
y el Índice Alfabético de un PCD.
¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

“Información contenida en cualquier

soporte y tipo documental,
producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en
el ejercicio de sus competencias o en
el desarrollo de su actividad” (CIA -
2000)
 SOPORTE
DOCUMENTAL

Medios en los Además de los

archivos en papel
cuales se
existen los Archivos
contiene audiovisuales,
información, fotográficos, fílmicos,
según los informáticos, orales y
sonoros.
materiales
empleados.
 TIPO DOCUMENTAL

“ la unidad documental
producida por un organismo en
el desarrollo de una
competencia concreta, regulada
por una norma de
procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte
son homogéneos”
Diccionario de Terminología Archivística
 ¿CÓMO SE DENOMINA CADA UNA DE LAS
PARTES QUE FALTA EN ESTE ROMPECABEZAS?
CUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOS
LA INFORMACIÓN COMPLETA
UNIDAD DOCUMENTAL O
PIEZA DOCUMENTAL

Es la parte menor indivisible de una serie

documental, que puede ser simple o
compuesta.
SIMPLE.- Formado por un tipo
documental cuyo contenido mantiene una
unidad de información: El oficio, la carta, el
informe, la solicitud, el memorando, recibo,
etc.
COMPUESTA.- Formado por dos o más
documentos o tipos documentales que se
sustentan, cuyo contenido mantienen una
unidad de información: El legajo de personal,
el expediente, la historia clínica, etc.
UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADES
DE CONSERVACIÓN

CAPETA O FOLDER CAJA DE

CD, DVD, USB
ARCHIVO

LEGAJO
DISCO DURO PAQUETE

VOLUMEN SOBRE 10
 EL ESTANTE

CUERPO
1 2

B
BALDA: 90 x C
40cm. D
E
 SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ARCHIVO HISTORICO A
G
Fases de ARCHIVO INTERMEDIO
N
los
Archivos
ARCHIVO CENTRAL
S
ARCHIVO PERIFERICO I
ARCHIVO DE GESTION A
 ESTRUCTURA DEL SIA

¨ Los documentos de este archivo permanecerán en él

mientras se encuentren sin finalizar su trámite.

Archivo Periférico
¨ Se constituyen por razones de conservación y uso de
los documentos.

Archivo Central
¨ Es la unidad responsable de los documentos cuya
consulta es esporádica.
 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
RENIEC.- Reg. de nacimiento, Reg. de matrimonio, DNI
UNMSM.- grado de bachiller, título profesional.

• MINISTERIO DE • MINISTERIO DE
TRABAJO CULTURA
• OF. DE RR. HH. •OF. DE RR. HH.
• Legajo de Personal •Legajo de Personal
 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organización de los
fondos documentales:

• PROCEDENCIA •ORDEN ORIGINAL

Cada documento Es mantener el orden
debe conservarse interno de cada fondo
en el fondo manteniendo la
documental al que estructura que tuvo
naturalmente durante el servicio
pertenece. activo.
 PROCESOS TÉCNICOS
ORGANIZACIÓN
DESCRIPCIÓN SELECCIÓN

CONSERVACIÓN SERVICIO

16
 FONDO DOCUMENTAL

ADMINISTRACION PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

PLAP /00
ADMI/00

CONTROL INSTITUCIONAL IMAGEN INSTITUCIONAL

COIN/00 IMIN/00

SERIES
RECURSOS
TESORERIA HUMANOS
TESO/00
SECCION O
A.PRINCIPAL

CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL

CONT/00 ARCE/00
 FUNCIONES
DIRECCIÓN: conducir, gobernar la organización
LINEA: Ejecutar y realizar, materializar la razón por
la cual existe la organización.
APOYO: Dan soporte a la institución en recursos
humanos y materiales, financieros y servicios.
..
ASESORÍA: Brindan consejo y orientación a la
organización.
CONTROL: Apoyar a la dirección en la evaluación y
control de acciones, metas y objetivos.
CONSULTIVAS: Participar opinando sobre temas de
especialidad.
 DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

2da. Parte
FORMACIÓN Y VALORACIÓN DE
LA SERIE DOCUMENTAL

19
¿Qué es la serie
documental ? Personal

La serie documental,
es el conjunto de
documentos que tienen
características comunes,
el mismo asunto o el
mismo tipo
documental y que por PEREZ

consiguiente, son
JUAN

Legajos
archivados, usados o de
eliminados como Personal
unidad.
 MODELO DE CUADRO DE
CLASIFICACION
CONT/00 CONTABILIDAD
01. Auxiliar Standard
02. Libros Contables
01. Diario
02. Mayor
03. Caja Bancos
03. Balance
01. General
02. Comprobación y Estados
Presupuestarios
03. Constructivo
04. Evaluación Física Financiera
............ 21
La sección y las series
documentales

PERS/00 PERSONAL
01. Cuadro de asignación de personal
02. Presupuesto analítico de personal
03. Legajos de personal
04. Licencias
01. Con goce de haber
02. Sin goce de haber
05. Planillas de pago (copia)
06. Correspondencia
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

“la trascendencia como testimonio de la

Entidad, la trascendencia de la
actuación de la administración y la
trascendencia de la sociedad en su
conjunto, para cada dependencia.” 1
CONDE VILLAVERDE MARÍA LUISA
 DETERMINACIÓN DE LOS VALORES

•Si reflejan los objetivos de la entidad productora:

funciones sustantivas.
• Si evidencian la relevancia económica y social de los
fenómenos: crisis, bonanzas, conflictos sociales.
• Si evidencian o testimonian el origen, desarrollo y
desaparición de las instituciones.
• Para los documentos informativos:
- criterio de importancia o
- muestras.
• Límite de años: mayor de 30 años (decreto ley 19414,
ley de defensa, conservación e incremento del PDN).
 .DOCUMENTOS DE VALOR TEMPORAL

•Por su contenido dejan de

ser imprescindibles y sin
trascendencia.
•Carecen de valor al
cumplirse su fin
administrativo, fiscal,
contable, legal, y otros que
correspondencia
los originó.
 DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE
Los documentos de valor permanente
Los documentos de valor permanente, son aquellos que
por su contenido son imprescindibles, es testimonio y
fuente de información para la investigación histórica y el
desarrollo cultural, social, económico, jurídico u otros, e
integran el patrimonio documental de la Nación.
§Interesa a la investigación y a la cultura.
§Se clasifica en documentos de valor:
- Evidencial o testimonial e
- informativos
 PLAZOS DE RETENCIÓN
Son los tiempos establecidos en
cada nivel de archivo, según la
necesidad de uso administrativo del
A.G.
documento y su prescripción para
la transferencia y/o eliminación de
las series documentales de una
A.P. entidad.

ARCHIVO
HISTÓRICO
A.C. A.I.

N.B.S. 27
DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

3ra. Parte
FORMULACION DEL PCD

28
DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA
PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
(R.J. Nº 173-86 /AGN–J)
DIRECTIVA N° 004-86-AAGN-DGAI: NORMAS PARA LA FORMULACIÓN
DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL.

PCD

INVENTARIO DE TABLA GENERAL INDICE

SERIES DE RETENCIÓN DE
ALFABETICO
DOCUMENTALES DOCUMENTOS
EL PROGRAMA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
Herramienta de gestión
PCD es
una archivística
se definen
Series documentales
de una institución
se establecen
Períodos de
Valores
retención
en las en las

Diferentes fases de archivo

N.B.S. 30
 CED Aprobado Resolución alta autoridad

Conformado por
Un representante de la Alta
Dirección
Presidente El Asesor Legal

Jefes responsables de la
documentación
Jefe o encargado del
Archivo Central
N.B.S.
Secretario 31
 EL COMITÉ EVALUADOR DE
DOCUMENTOS

El Comité Evaluador de Documentos

(CED) debe ser designado por la más alta
autoridad institucional y es el encargado de
conducir el proceso de formulación del
PCD.
A efecto, de acuerdo a la Directiva 004-86-
AGN-DGAI, estará integrado por:
 INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Pag. 1 de…………...págs

DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO

1. SECTOR 2. ENTIDAD 4. NOMBRES Y APELLIDOS

3. Unidad Orgánica: 5. Cargo: 6. Teléfono

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie

.
10 DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL REGLAS DE CONTROL
(RESUMEN DEL CONTENIDO DE LA SERIE) TOTAL AÑOS DE RETENCIÓN
11. Valor de 12. Período de Retención
la Serie A.G. A.P. O.A.A.

13. COM. EV. DE DOC. 14. Lugar y fecha 15. V° B° DEL A.G.N. - D.N.D.A.A.I.
Resp. De Alta Dirección Resp. Of. Asesoría Legal

Jefe Doc. Evaluada Jefe del O.A.A. Aprobado Lugar y fecha

N.B.S. 33
CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE PERIODOS DE RETENCION O B S ER V A C IO N E S
DOCUMENTAL LA SERIE A.G. A.P. A.C. TOTAL AÑOS
DESARROLLO URBANO
1 PLAN DE DESARROLLO URBANO P 2 28 30
2 ZONAS DE EXPANSION URBANA P 2 28 30
3 LICENCIAS
03.01 CONSTRUCCIÓN P 2 28 30
03.02 REMODELACIÓN P 2 28 30
03.03 AMPLIACIÓN P 2 28 30
03.04 DEMOLICION P 2 28 30
4 CONFORMIDAD DE OBRA P 2 28 30
5 ANUNCIOS T 2 9 11
6 ZONIFICACION T 2 9 11
7 NOTIFICACIONES T 2 9 11
8 MULTAS T 2 9 11
9 COMPATIBILIDAD DE USO T 2 9 11
10 CERTIFICADOS
10,01 HABITABILIDAD T 2 4 6
10,02 JURISDICCIÓN T 2 4 6
10,03 NUMERACIÓN P 2 28 30
10,04 ALINEAMIENTO P 2 28 30
10,05 ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO P 2 28 30
10,06 DE PARAMETROS P 2 28 30
11 CORRESPONDENCIA T 2 4 6
EDUCACION Y CULTURA (EDCU)
1 PLAN DE ACTIVIDADES T 2 9 11
2 MUSEOS T 2 9 11
02.01 INVESTIGACIONES P
N.B.S. 2 28 30 34
02.02 ESTADISTICAS T 2 4 6
DIRECTIVA N° 004-86-AGN-DGAI

ÍNDICE ALFABÉTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE

DOCUMENTOS
Pág. ……de ……..Págs

1. Titulo de la Serie Documental 2. Asunto Pricipal 3. Código

N.B.S. 35
MUCHAS
GRACIAS
berriosnorman1@hotmail.com
nberrios@agn.gob.pe

www.agn.gob.pe
N.B.S. 36