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MÓDULO PM
Objetivo ............................................................................................................................................... 7
Alcance ................................................................................................................................................ 7
1. Términos generales ..................................................................................................................... 7
2. Gestión de Mantenimiento ....................................................................................................... 12
3. Manual SAP ............................................................................................................................... 14
4. Transacciones de visualización.................................................................................................. 17
4.1. Visualización de órdenes en masa (IW39) ............................................................................ 18
4.2. Visualización de equipos en masa (IH08) .............................................................................. 24
4.3. Visualización ubicación técnica en masa (IH06) .................................................................... 28
5. Transacciones de modificación ................................................................................................. 33
5.1. Modificación de órdenes (IW32) ........................................................................................... 33
1. Reservas ................................................................................................................................ 34
2. Reprogramaciones ................................................................................................................ 37
3. Imprimir................................................................................................................................. 41
4. Cierre ..................................................................................................................................... 47
5.2. Modificación de órdenes en masa (IW38) ............................................................................ 48
5. Reservas ................................................................................................................................ 48
6. Reprogramaciones ................................................................................................................ 50
7. Imprimir................................................................................................................................. 52
5.3. Modificación de Equipos (IE02) ............................................................................................. 56
5.4. Modificación de Equipos en masa (IE05) .............................................................................. 59
5.5. Modificación de Ubicaciones Técnicas (IL02)........................................................................ 61
5.6. Modificación de Ubicaciones Técnicas en masa (IL05) ......................................................... 63
6. Transacciones de Creación ........................................................................................................ 64
6.1. Creación de Equipos (IE01).................................................................................................... 65
6.2. Creación Ubicación Técnica (IL01)......................................................................................... 68
6.3. Creación Avisos de mantenimiento (IW21) .......................................................................... 72
TABLA DE FIGURAS
Objetivo
Definir las funciones de las principales transacciones dentro del módulo SAP PM para la
administración del Plan de Mantenimiento de Transmetano ESP SA.
Alcance
Este manual va dirigido al manejo del módulo PM de SAP, y contiene información de las
principales transacciones.
1. Términos generales
La empresa Transmetano E.S.P. S.A. tiene el objetivo de operar el gasoducto Sebastopol Medellín
bajo una cultura de prevención, para esto ha estructurado un Plan de Mantenimiento dentro del
sistema de gestión SAP R/3.
SAP R/3 es un software ERP (Enterprise Resource Planning) que permite controlar todos los
procesos de la empresa. El sistema R/3 está diseñado en módulos claramente diferenciados, que
responden a las necesidades de cada una de las áreas de la empresa, en la Figura 1 se encuentra la
descripción de los módulos y sub-módulos.
Cada uno de los módulos que conforman este sistema contienen diferentes sub-módulos que
interactúan entre sí, permitiendo el manejo y control de todos los procesos productivos, desde la
recepción de las materias primas, hasta la entrega del producto terminado.
CO:Control de
MM: Reservas de Centros de Costos PS: Estructuración
Material de de proyectos, PP: Disponibilidad
y Tipos de
Inventario, Presupuestos de recursos
Actividad
Solicitud de productivos
Compras y
Contratos
HR:
AM: Maestro de Cualificaciones y
activos, Planeamiento de
Depreciación, Mano de Obra
Capitalización
PM:
Gestión de Objetos
QM: Técnicos, PSM: Control
Mantenimiento Planeamiento y Presupuestal de la
de Equipos de Ejecución de Tareas Orden de
Calibración con de Mantenimiento, Mantenimiento
control de Historia y Análisis
Para realizar el seguimiento de las actividades programadas en el año por cada grupo de trabajo
de Transmetano, fueron incluidos dentro del módulo PM grupos de trabajo que no se relacionan
directamente con la operación y el mantenimiento pero que requieren la calendarización de sus
actividades, por esta razón se clasificaron de acuerdo a las actividades que ejecutan. En la Figura 3
se encuentra la descripción breve de cada grupo, a todos los grupos se les denomina grupos
planificadores.
LIN (Línea): es el grupo encargado del mantenimiento de la línea de transporte. Entre sus
principales funciones están: ejecutar actividades de mantenimiento civil en la infraestructura
del acueducto y evitar la ocupación indebida del derecho de vía.
GHU (Gestión Humana): responsable de dimensionar el talento de las personas que integran
la empresa, incluyendo aspectos como contratación, capacitar a los empleados y proporcionar
el ambiente y mecanismos necesarios para que exista productividad ideal.
Promigas
LIN
MEM
CDERVIA MTE CCORROSIÓN
O&M
SCADA
Sebastopol
Tasajera
Administrativo-Financiero
Gerencia Técnica
AUD
SGR
Dentro de este esquema se maneja la figura de contratistas. Los contratistas son empresas que
prestan servicios a través de contrato marco o por adjudicaciones o licitaciones, para ejecutar
trabajos o servicios especiales.
Dentro del grupo planificador LIN (Mantenimiento Línea) se encuentran los siguientes sub-grupos:
2. Gestión de Mantenimiento
Avisos de mantenimiento: son las órdenes generadas fuera del plan de mantenimiento, y deben
ser ingresadas de forma manual al sistema luego de la solicitud de creación de los profesionales de
operación y mantenimiento.
Como se muestra en la Figura 5 se debe consolidar la programación con las órdenes y avisos de
mantenimiento mensuales.
3. Manual SAP
Las transacciones son un código que ejecuta un programa dentro de SAP, cada transacción maneja
funciones diferentes.
4. Transacciones de visualización
Si queremos visualizar órdenes preventivas escribimos en clase de orden OT12 que corresponde a
las órdenes preventivas o si queremos visualizar avisos escribimos en clase de orden OT11 (en el
campo señalado en naranja en la Figura 10).
El texto breve me permite buscar órdenes a través de una palabra clave escrita entre asteriscos,
(en el campo señalado en verde en la Figura 10).
Al final del espacio tenemos la opción de Layout en la que seleccionamos la forma en que
requerimos que se disponga la información. Ver Figura 11.
Una vez finalizamos el diligenciamiento de los criterios de búsqueda ejecutamos con F8 o con el
ícono y obtendremos el listado de órdenes como se muestra en la Figura 12.
Para exportar el listado de órdenes a Excel, debes seleccionar el ícono en rojo de la Figura 14, y
debes seleccionar las opciones indicadas en las figuras (Figura 15 y Figura 16).
Una vez termines el proceso será generado un archivo en Excel el cual deberás guardar en la
Ubicación que dispongas y nombrarlo de acuerdo a la información extraída.
El equipo es un objeto móvil en el sistema SAP, para los cuales las tareas de mantenimiento se
ejecutan individualmente. Cada equipo se gestiona de forma autónoma en el sistema. Los equipos
podrán montarse y desmontarse en ubicaciones técnicas. Los tiempos de empleo de un equipo en
una ubicación técnica se documentan a lo largo del tiempo.
La transacción de visualización de equipos en masa puede ser utilizada para identificar el último
consecutivo de un equipo y utilizarlo para la creación de un nuevo equipo o para ver información
de un grupo de equipos. Se puede visualizar equipos en masa si conocemos el código en SAP y los
ingresamos seleccionando la flecha amarilla y luego ejecutamos o presionamos el ícono marcado
en azul en la Figura 18.
Una vez finalizamos el diligenciamiento de los criterios de búsqueda ejecutamos con F8 o con el
ícono y obtendremos el listado de equipos como se muestra en la Figura 19.
Para exportar el listado de Equipos a Excel, debes seleccionar el ícono en rojo de la Figura 20, y
debes seleccionar las opciones indicadas en las figuras (Figura 21 y Figura 22).
Una vez termines el proceso será generado un archivo en Excel el cual deberás guardar en la
Ubicación que dispongas y nombrarlo de acuerdo a la información extraída.
CTRL +SHIFT+F1 Ingreso a cada uno de los equipos de la lista de visualización que
hayan sido seleccionados.
SHIFT+F5 Cambia de la transacción de visualización a la transacción de
modificación.
F8 Actualizar
F5, F6 Marcar todo, desmarcar todo
CTRL+SHIFT+F5, Ordenación ascendente
CTRL+SHIFT+F4 Ordenación descendente
CTRL+SHIFT+F2 Fijar filtros (por Equipo, Denominación Equipo, Campo
clasificación, Fabricante del activo fijo, Fabricante número de
serie).
SHIFT+F2 Función Gráfica
SHIFT+F4 Hoja de cálculo del coste (para exportar datos a Excel)
SHIFT+F6 Texto explicativo de cada equipo
CTRL+F4 Modificación Layout
La ubicación técnica es una unidad organizacional dentro de logística, que estructura los objetos
de mantenimiento de una compañía de acuerdo a criterios funcionales, relativos a procesos o
espaciales. Una ubicación técnica representa el lugar en donde se realiza una tarea de
mantenimiento (2).
Existen ubicaciones técnicas que son sistemas (agrupaciones de equipos por características
técnicas).
Una vez finalizamos el diligenciamiento de los criterios de búsqueda ejecutamos con F8 o con el
ícono y obtendremos el listado de ubicaciones técnicas como se muestra en la Figura 25.
Para exportar el listado de Ubicaciones a Excel, debes seleccionar el ícono en rojo de la Figura 26, y
debes seleccionar las opciones indicadas en las figuras (Figura 21 y Figura 28).
Una vez termines el proceso será generado un archivo en Excel el cual deberás guardar en la
Ubicación que dispongas y nombrarlo de acuerdo a la información extraída.
5. Transacciones de modificación
Hacer reservas
Reprogramar
Imprimir
Ingresamos todos los materiales que requieran ser reservados a esa orden/aviso.
Una vez ingresamos todos los materiales, seleccionamos el ícono indicado en la Figura 31.
Observaciones
Una vez guardamos las reservas, respondemos vía e-mail relacionando el número de
orden/aviso y la reserva que le corresponde, este correo debe ir dirigido al solicitante, con
copia al auxiliar de inventarios.
2. Reprogramaciones
Para realizar una reprogramación ingresamos a la transacción de modificación IW32, si
reprogramaremos una orden/aviso utilizamos la transacción IW32 y escribimos el número de la
orden; en caso que se requiera la reprogramación de varias órdenes/avisos de mantenimiento
utilizamos la transacción IW38 e ingresamos todas las órdenes/avisos que requieren
reprogramarse.
Luego seleccionamos el ícono señalado en rojo en la Figura 34 (este ícono activará las opciones de
creación de notas).
Observaciones:
Las notas permiten guardar información que justifique los cambios realizados en el
sistema y así guardar la trazabilidad de los procesos.
La reprogramación de órdenes de trabajo deben ser solicitados por los Profesionales de
Mantenimiento y Operaciones y Mantenimiento y Trabajos Especiales de la Gerencia
Técnica, a través del formato F01-P80-O08 Reporte de Modificaciones en Órdenes de Trabajo
de Mantenimiento, y aprobados por el Gerente Técnico. De igual forma, debe proceder el
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 40 - 143
GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA
Profesional QHSE.
3. Imprimir
Imprimir órdenes/avisos significa que serán exportados de SAP a un archivo de Word y PDF estos
archivos son utilizados para guardar los soportes que corresponden a un mantenimiento. El
archivo en Word debe contener como objetos insertados: la orden/aviso en PDF, permiso de
trabajo, actas de trabajo en campo, y otros documentos que se vinculen a la orden.
Antes de imprimir una orden debo verificar que la orden se encuentre liberada, esto se puede
verificar revisando el status de la orden.
Si la orden aparece abierta se debe liberar señalando un ícono en forma de bandera verde
que se encuentra en la parte superior en el menú secundario señalado en rojo en la Figura 37.
Menú Principal
Menú Secundario
Status de la orden
En el cuadro emergente seleccionamos Impr./Enviar fax y Seguimos la siguiente ruta del menú
principal: Sistema/órdenes spool propias. Ver Figura 40.
Luego de seguir la ruta llegaremos a la interface de la Figura 41. Con CTRL + y podemos seleccionar
el número spool y copiarlo con CTRL + c.
4. Cierre
Para realizar el cierre debemos ingresar a la orden a través de la transacción IW32 de modificación
y seguimos la ruta: Orden/Funciones/Cerrar/Cierre Técnico.
Luego de seguir la ruta el status del sistema de la orden cambiará por CTEC que significa cierre
técnico, como se muestra en la Figura 44.
Hacer reservas
Reprogramar
Imprimir
5. Reservas
6. Reprogramaciones
7. Imprimir
Adicionamos Status del sistema señalado del listado pool col. y marcando con la flecha que se
indica en la Figura 51 ejecutamos con F8 o con el ícono señalado en azul.
Nota: La diferencia entre las transacciones IE02 eIE05 es que en la primera sólo señalamos un
equipo a modificar y en la otra tenemos un listado de equipos sobre el que podremos efectuar las
modificaciones una a una.
Abreviación del equipo seguido de cuatro números, los dos primeros números se asignaron de
acuerdo a la ubicación y los dos siguientes corresponden al número del equipo.
Por ejemplo PIT0401, es un transmisor presión de la estación de entrega Puerto Berrio (04), y el
equipo es (01).
Observaciones
Ingresamos uno a uno de los equipos y realizamos los cambios como se indicó en el procedimiento
para realizar modificaciones individuales. Ver 5.3.
Observaciones
Ingresamos uno a uno de los equipos y realizamos los cambios como se indicó en el procedimiento
para realizar modificaciones individuales. Ver 5.5.
6. Transacciones de Creación
Las transacciones de creación se utilizan para ingresar nuevos avisos, Equipos, Ubicaciones, y
planes de mantenimiento.
Guía SAP PM Transmetano ESP SA 64 - 143
GUÍA SAP PM Transmetano ESP SA
Los planes de mantenimiento y los equipos son creados siguiendo consecutivos, y su codificación
ayuda a clasificarlos. La codificación para la creación de equipos se maneja de la siguiente forma:
Para la creación de un equipo utilizamos la transacción IE01. El diagrama del Flujo del Proceso se
puede ver en la Figura 62.
Es importante tener en cuenta que cada ingreso debe contener la mayor cantidad de información
posible, y una vez se ingresa un nuevo equipo al sistema se debe asociar a un nuevo plan de
mantenimiento (ver 6.4)
Las ubicaciones técnicas son elementos de una estructura técnica, deben ser creadas en jerarquía.
Una ubicación técnica representa un área del sistema en la que puede montarse un objeto. Los
objetos que se pueden montar en las ubicaciones técnicas se denominan equipos en el sistema.
El registro maestro de una ubicación técnica contiene los siguientes grupos de datos y utiliza la
siguiente codificación:
Se debe hacer uso de las funciones automáticas del sistema para generar la estructura cuando se
crea la ubicación técnica. En caso de presentarse cambios las ubicaciones pueden ser modificadas,
o eliminadas (petición de borrado o función inactivo). Para guardar la trazabilidad de los procesos
en caso de eliminación se debe registrar una nota en la que se suministre información de las
razones del cambio.
Para la creación de una ubicación Técnica utilizamos la transacción IL01. El diagrama del Flujo del
Proceso se puede ver en la Figura 65.
Para la creación de una Ubicación Técnica ingresamos a la transacción IL01 y diligenciamos los
campos señalados en la Figura 66. En el campo Ind. Estructura escribimos PROMI (Indicador de
estructura para Promigas), en el campo Tipo Ubicación técnica seleccionamos M que corresponde
a operación y mantenimiento. Finalmente damos Enter
T1 (No conformes)
T2 (No conformidades)
De acuerdo a la Figura 69 debemos ingresar la clase de aviso. Existen dos codificaciones posibles:
T1: No conformes
T2: No conformidades
En la siguiente interface (Figura 70) debemos ingresar el nombre del aviso, en este espacio
definimos de la falla que se presentó y al final colocamos la abreviación de la ubicación técnica
Luego agregamos la ubicación técnica con ayuda del Matchcode, agregando una palabra clave
entre asteriscos como se puede observar en la Figura 71.
En el espacio descripción señalado, se debe explicar que actividades se realizaran con el fin de dar
solución al problema, esta descripción debe iniciar con la frase “SE REQUIERE…” con mayúscula
sostenida y es tomada de la plantilla de creación de correctivas
Centro: TM00
Centro: TM00
El autor del aviso, corresponde al nombre del usuario creador del aviso.
Luego diligenciamos el campo que corresponde a equipo (en caso que se requiera la intervención
de un equipo)
Desglosar estructura
Crear orden
Una vez diligenciamos los campos señalados seleccionamos la pestaña Fechas y escribimos la
fecha fin deseado, de acuerdo a la plantilla de creación de correctivas.
Luego aparecerá este cuadro emergente y seleccionamos el ícono señalado en la Figura 77. En
caso de que aparezca un segundo cuadro emergente cerramos y aparecerá la siguiente interface.
Observaciones:
Existen dos alternativas en la creación de planes, dependiendo del número de operaciones que se
requieran. Las operaciones se definen como las actividades que hacen parte de la ejecución del
plan. En SAP también es posible crear dos tipos de planes diferentes: Plan de mantenimiento
múltiple (si se desea combinar ciclos de mantenimiento de dimensiones diferentes (por ejemplo,
tiempo y distancia), o Planes de mantenimiento para el aprovisionamiento de servicios en
Compras (si se desean utilizar planes de mantenimiento para procesar servicios periódicos), no se
entrara en detalle de este tipo de planes dado que no se manejan dentro del Plan de
Mantenimiento de TRANSMETANO.
Planes individuales: son aquellos que están basados en ciclos de mantenimiento para ejecutar las
acciones de mantenimiento sobre objetos técnicos a través de una orden. A este tipo de plan le
puede ser asignada sólo una frecuencia.
Planes estratégicos: son aquellos planes que están basados en estrategias de mantenimiento para
ejecutar las acciones de mantenimiento sobre varios objetos técnicos a través de varias órdenes. A
este tipo de plan le pueden ser asignadas dos o más frecuencias. La periodicidad de cada una de
las operaciones se debe fijar de acuerdo a una estrategia.
Una estrategia de mantenimiento define las normas para la secuencia del trabajo de
mantenimiento planificado. Las estrategias de mantenimiento contienen información de
programación general y por lo tanto, se pueden asignar a tantos planes de mantenimiento y tantas
hojas de ruta para mantenimiento (hoja de ruta PM) como sea necesario, se puede planificar el
mantenimiento, regular en función de los valores de contador actualizados para puntos de medida
en equipos y en ubicaciones técnicas.
A todos los planes de mantenimiento se les debe asignar una hoja de ruta. Una hoja de ruta es un
plan que establece a grandes rasgos la secuencia de pasos para alcanzar un objetivo. Se
especifican tiempo y recursos necesarios.
Antes de crear un plan de mantenimiento debo conocer el consecutivo en SAP, para esto
utilizamos la transacción IP16 Visualizar planes de mantenimiento en masa.
En el campo plan mantenimiento preventivo escribimos *TRM-* entre asteriscos y ejecutamos con
F8 o seleccionamos el ícono señalado en azul en la Figura 80. Buscamos el último plan de la lista y
de acuerdo a ese número creamos el nuevo plan. Por ejemplo el último plan es TRM-1455 el
siguiente correspondería a TRM-1456.
La siguiente interface que se muestra en la Figura 82 debe ser diligenciada, y los campos
corresponden a:
Equipo: a que equipo (código en SAP) se asignará el plan de mantenimiento, sólo se puede agregar
un equipo, si se requiere ingresar más de un equipo no se ingresa nada en este espacio.
AUD-PROF LIN-INGE
GHU-PROF MEM-INST
GSO-PROF SGR-PROF
HSE-ASIS
El grupo planificador: corresponderá al grupo responsable de al ejecutar la orden de
mantenimiento.
AUD LIN
GHU MEM
GSO SGR
HSE
Clase actividad PM: seleccionamos 050 Mtto. Preventivo Gral.
Una vez diligenciada la pestaña ciclos plan de mantenimiento se debe diligenciar la pestaña
parámetros programación plan de mantenimiento como se muestra en la Figura 83.
Los campos de determinación fecha se deben diligenciar siempre de la misma forma, es decir:
Horizonte de apertura: corresponde al porcentaje de tiempo (en meses) adicional que requiere
una orden para ser ejecutada. Este porcentaje se calcula con la ayuda de la Plantilla para Horizonte
Apertura.
Intervalo de toma: corresponde al horizonte de tiempo sobre el que serán programados los
planes. En este campo escribimos 5 JHR (5 años).
Sujeto a conclusión: todos los planes de frecuencia mayor a 2 meses deben ir sujetos a conclusión,
esto implica que si una orden se genera la próxima orden será generada luego del cierre de la
primera contando los meses de la frecuencia luego del cierre de la primera. Por ejemplo: Un plan
con una frecuencia de 3 meses sujeto a conclusión genera una orden en febrero, la orden fue
ejecutada y cerrada en marzo, la próxima orden saldrá en junio y no en mayo como se esperaría.
Inicio de ciclo: el inicio de ciclo se calcula restando la fecha en la que se requiere la emisión de la
primera orden menos la frecuencia del plan.
Por ejemplo: el plan con frecuencia de 3 meses debe generar la primera orden en Junio de 2015,
entonces el inicio de ciclo será el 15.03.15, en SAP el día no es relevante sin embargo se escoge el
15 para evitar inconvenientes en la generación de la programación.
Una vez diligenciamos los campos indicados continuamos a la siguiente pestaña Datos adicionales
plan de mantenimiento.
En la selección de la Figura 85, puedo agregar equipos en caso de que el plan de mantenimiento
incluya más de un equipo para mantenimiento. En caso de que no se conozca el código en SAP se
pueden utilizar las transacciones de visualización en masa Ver 4.2,4.3.
Finalmente debemos crear una hoja de Ruta, en la parte inferior en la pestaña posición,
seleccionar el ícono que se señala en azul en la Figura 86. En la hoja de ruta podemos realizar la
asignación de los materiales a cada operación.
La hoja de ruta: es una instrucción detallada que contiene la información sobre las operaciones a
ejecutar, los servicios asociados a las operaciones, el texto que será impreso en la orden de
mantenimiento, los materiales, entre otras. Una hoja de ruta puede ser asignada a varios planes
de mantenimiento.
Buscamos si la hoja de ruta para el plan se encuentra dentro del listado, si no se encuentra
debemos crear una nueva, para esto es importante que identifiques el consecutivo, al momento
los consecutivos utilizados han sido las siguientes combinaciones:
Número - Número
Letra - Número
Letra – Letra
Luego de diligenciar utilización (4), Grupo planificador (AUD, GHU, GSO, HSE, LIN, MEM, SGR),
Status Hoja de ruta (4), Damos Enter.
Luego diligenciamos las operaciones en cada una de las posiciones, podemos seleccionar la fila y
adicionar información a la orden. Una vez ingresamos las operaciones damos Enter.
Para ingresar materiales clickeamos sobre el botón Compte. Señalado en azul en la Figura 93.
Ingresaremos a la interface de la Figura 93 , aquí diligenciamos los campos de material y cantidad
como se muestra a continuación, y de acuerdo a la GSM.
Si no conocemos algún dato podemos utilizar de guía planes que tengan servicios y que se
relacionen con lo que necesitamos.
En esta interface debemos diligenciar el código del servicio la cantidad y el precio. Después del
ingreso de los datos damos Enter y seleccionamos el ícono señalado en verde.
Antes de crear un plan de mantenimiento debo conocer el consecutivo en SAP, para esto
utilizamos la transacción IP16 Visualizar planes de mantenimiento en masa.
En el campo plan mantenimiento preventivo escribimos *TRM-* entre asteriscos y ejecutamos con
F8 o seleccionamos el ícono señalado en azul en la Figura 99. Buscamos el último plan de la lista y
de acuerdo a ese número creamos el nuevo plan. Por ejemplo el último plan es TRM-1455 el
siguiente correspondería a TRM-1456.
La estrategia de mantenimiento se escoge de acuerdo a las frecuencias entre las que varía el plan.
Por ejemplo: un plan de tres operaciones diferentes que se realizan con las siguientes frecuencias.
Operación Frecuencia
1 1 mes
2 1 año
3 2 años
En caso de que las frecuencias que se requieran en la creación de un nuevo plan no se encuentren
creadas como estrategia, deben ser creadas (ver 6.6)
Seleccionamos la estrategia que contenga estas 3 frecuencias, en este caso la que se señala en la
Figura 101.
Equipo: a que equipo (código en SAP) se asignará el plan de mantenimiento, sólo se puede agregar
un equipo, si se requiere ingresar más de un equipo no se ingresa nada en este espacio.
AUD-PROF LIN-INGE
GHU-PROF MEM-INST
GSO-PROF SGR-PROF
HSE-ASIS
AUD
GHU
GSO
HSE
LIN
MEM
SGR
Una vez diligenciada la pestaña ciclos plan de mantenimiento se debe diligenciar la pestaña
parámetros programación plan de mantenimiento como se muestra en la Figura 103.
Los campos de determinación fecha se deben diligenciar siempre de la misma forma, es decir:
Horizonte de apertura: corresponde al porcentaje de tiempo (en meses) adicional que requiere
una orden para ser ejecutada. Este porcentaje se calcula con la ayuda de la Plantilla para Horizonte
Apertura.
Intervalo de toma: corresponde al horizonte de tiempo sobre el que serán programados los
planes. En este campo escribimos 5 JHR (5 años).
Sujeto a conclusión: todos los planes de frecuencia mayor a 2 meses deben ir sujetos a conclusión,
esto implica que si una orden se genera la próxima orden será generada luego del cierre de la
primera contando los meses de la frecuencia luego del cierre de la primera. Por ejemplo: Un plan
con una frecuencia de 3 meses sujeto a conclusión genera una orden en febrero, la orden fue
ejecutada y cerrada en marzo, la próxima orden saldrá en junio y no en mayo como se esperaría.
Inicio de ciclo: el inicio de ciclo se calcula restando la fecha en la que se requiere la emisión de la
primera orden menos la menor frecuencia del plan.
Por ejemplo: el plan con frecuencias de 3 meses, 6 meses y 12 meses debe generar la primera
orden en Junio de 2015, entonces el inicio de ciclo será el 15.03.15, en SAP el día no es relevante
sin embargo se escoge el 15 para evitar inconvenientes en la generación de la programación.
Una vez diligenciamos los campos indicados continuamos a la siguiente pestaña Datos adicionales
plan de mantenimiento.
En la selección de la Figura 104, puedo agregar equipos en caso de que el plan de mantenimiento
incluya más de un equipo para mantenimiento. En caso de que no se conozca el código en SAP se
pueden utilizar las transacciones de visualización en masa. Ver 4.2, 4.3.
Finalmente debemos crear una hoja de Ruta, en la parte inferior en la pestaña posición,
seleccionar el ícono que se señala en azul en la Figura 106.
La hoja de ruta: es una instrucción detallada que contiene la información sobre las operaciones a
ejecutar, los servicios asociados a las operaciones, el texto que será impreso en la orden de
mantenimiento, entre otras. Una hoja de ruta puede ser asignada a uno o más planes de
mantenimiento.
Buscamos si la hoja de ruta para el plan se encuentra dentro del listado, si no se encuentra
debemos crear una nueva, para esto es importante que identifiques el consecutivo, al momento
los consecutivos utilizados han sido las siguientes combinaciones:
Número - Número
Letra - Número
Letra – Letra
Luego de diligenciar utilización (4), Grupo planificador (AUD, GHU, GSO, HSE, LIN, MEM, SGR),
Status Hoja de ruta (4), Damos Enter.
Luego diligenciamos las operaciones en cada una de las posiciones, podemos seleccionar la fila y
adicionar información a la orden. Una vez ingresamos las operaciones damos Enter.
En esta interface también debemos dar Enter, por cada una de las operaciones.
Para asignar la frecuencia que corresponde a cada una de las actividades seleccionamos la opción
señalada en la Figura 113.
Para ingresar materiales clickeamos sobre el botón Compte. Señalado en azul en la Figura 113.
Ingresaremos a la interface de la Figura 113 , aquí diligenciamos los campos de material y cantidad
como se muestra a continuación, y de acuerdo a la GSM.
Para asignar un servicio a la orden seleccionamos Externo como se muestra en la Figura 118 y
diligenciamos la siguiente información.
Si no conocemos algún dato podemos utilizar de guía planes que tengan servicios y que se
relacionen con lo que necesitamos.
En esta interface debemos diligenciar el código del servicio la cantidad y el precio. Después del
ingreso de los datos damos Enter y seleccionamos el ícono señalado en verde.
En caso de que las frecuencias requeridas en un nuevo plan no se encuentren creadas como
estrategia, se deben ingresar de la siguiente forma.
Una vez ingresamos debemos diligenciar los campos que se muestran en la Figura 122. El nombre
de la estrategia debe comenzar en E y los numeros seguidos corresponderán a las frecuencias de
la estrategia en meses. Por ejemplo una estrategia de 1 mes, 1 año y 3 años se puede nombrar de
la forma: E11236.
Para programar un plan de mantenimiento simple necesitamos conocer la fecha de inicio del ciclo,
que corresponde a la resta entre la fecha que requiero que la orden sea emitida menos la
frecuencia del plan, es decir, si requiero que la primer orden del plan se libere en mayo de 2015 y
la frecuencia del plan es mensual, la fecha de inicio de ciclo sería Abril de 2015. Una vez se da
inicio al ciclo SAP programará de forma automática la emisión de las órdenes, como se muestra en
la Figura 19. Antes de guardar cambios es importante revisar que la programación de las órdenes
sea para la fecha requerida.
Dato adicional: La fecha prevista que aparece en la primera columna corresponde a la fecha que
se prevé la ejecución de la orden es decir, la fecha fin extremo, y la fecha de toma corresponde a
la fecha en que SAP la libera (si el plan tiene horizonte de apertura la fecha de toma será previa a
la fecha prevista).
Los planes estratégicos se diferencian de los planes simples por la frecuencia, un plan estratégico
permite asignar varias operaciones con diferentes frecuencias. Los planes simples sólo permiten
una frecuencia (Ver 6.4.)
En la Figura 126, se puede visualizar la forma en la que las órdenes son emitidas de acuerdo a la
programación, en la tabla los espacios marcados con 1 corresponden a la emisión de cada
operación.
Para programar un plan de mantenimiento estratégico debemos definir el ciclo de inicio que
corresponde a la fecha en la que requerimos la emisión de una orden menos la menor frecuencia
y debemos fijar un decalaje.
En la secuencia del paquete debemos fijar en qué fecha iniciará nuestro ciclo.
Una vez fijamos el decalaje de inicio damos back y revisamos que la emisión de las órdenes
corresponda al orden solicitado en la GSM.
El cierre de órdenes se realiza a través de la transacción SCAT, y se realiza un día después del día
de recibo de facturas (ver cronograma de cierres contables).
Seleccionamos los números de las órdenes preventivas que fueron entregadas en el mes, las
copiamos y pegamos en un archivo denominado ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT, y mantenemos el
formato original del archivo las dos columnas de fechas corresponden a la fecha de ejecución (se
repite) debemos reemplazar Slash por punto y copiamos y pegamos formato de la tabla original
como se ve en la figura (Importante: Recordar conservar el formato del archivo original),
seguimos la ruta guardar como/ texto Unicode/ guardar /Sí cuando cerremos la plantilla no
guardamos cambios.
Seleccionamos los números de las órdenes correctivas que fueron entregadas en el mes, las
copiamos y pegamos en un archivo denominado ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT_O1, y
mantenemos el formato original del archivo las dos columnas de fechas corresponden a la fecha
de ejecución (se repite) debemos reemplazar Slash por punto y copiamos y pegamos formato de la
tabla original como se ve en la figura (Importante: Recordar conservar el formato del archivo
original), seguimos la ruta guardar como/ texto Unicode/ guardar /Sí cuando cerremos la plantilla
no guardamos cambios.
Seleccionamos la primera opción señalada en rojo de la Figura 132, y ejecutamos con F8 o con el
ícono señalado en azul.
En la siguiente interface seleccionamos las opciones que se señalan en la Figura 133, luego
seleccionamos la opción señalada en verde buscamos la ubicación sobre la cual guardamos el
archivo ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT.
Seleccionamos la segunda opción señalada en verde de la Figura 135, y ejecutamos con F8 o con el
ícono señalado en azul.
En la siguiente interface seleccionamos las opciones que se señalan en la Figura 136, luego
seleccionamos la opción señalada en verde buscamos la ubicación sobre la cual guardamos el
archivo ZPM_CIERRE_ORDENES_MANT.
Verificamos con la transacción IW39 Visualizar órdenes en masa, si las órdenes fueron cerradas.
Se deben diligenciar los campos señalados en azul en la Figura 138 en campo clasificación
escribimos uno a uno los grupos planificadores se sugiere seguir el siguiente orden:
TM ELECTROMECANICO
TM CORROSION
TM LINEA
TM HSE
TM SERV GENERALES
TM AUDITORIA
TM GEST HUMANA
TM GEST SOCIAL
En el campo intervalo para objetos de llama se cuentan los días que faltan para terminar el mes
(sin contar el día que estoy programado) hasta el último día del mes que se va a programar.
Ejecutamos con F8, y repetimos el procedimiento para cada uno de los grupos.
Una vez hemos realizado el proceso para todos los grupos verificamos que todos los planes
generaron órdenes con la transacción IP24 Resumen programación mantenimiento lista.
Escribimos la fecha del día que se programó hasta el último día de la programación y
seleccionamos el ícono señalado en azul en la Figura 141.
Revisamos que todos los planes de mantenimiento hayan generado una orden, si alguno de los
planes no generó orden debemos ingresar al plan y revisar la causa, es posible que el plan este
sujeto a conclusión, o que falte información en la hoja de ruta.
Luego de verificar que los planes generaron las órdenes correspondientes procedemos a exportar
la programación del mes con la transacción IW39 (Ver 4.1). Seleccionamos las órdenes abiertas y
en el periodo seleccionamos a partir del primer día del mes hasta el último día del mes
programado.
Cuando ya tenemos las órdenes preventivas generadas se debe verificar que todas las órdenes
abiertas en SAP se encuentren en las programaciones (Programación vigente o programada), para
esto utilizamos la función Buscarv de Excel.
Una vez consolidamos la programación se realiza el envío a los grupos planificadores y se incluye
en la unidad publico en la carpeta del mes correspondiente.
4. Referencias
2. PROMIGAS S.A. E.S.P. Proyecto Mejoras Evolutivas. Medellín : s.n., 2010. pág. 57.
3. Villalba, Julio César Turizzo. Descripción del cargo Gerente General. Medellín : s.n., 2013.
4. TRANSMETANO E.S.P. S.A. . Caracterización del proceso Planeación Corporativa . Medellín : s.n.,
2014.
6. Transmetano E.S.P S.A. Caractirización del proceso Gestión HSE . Medellín : s.n., 2014.
9. Villalba, Julio César Turizzo. Descripción de cargo Gerente Técnico. 2013. Medellin : s.n.
10. Transmetano E.S.P. S.A. Caracterización del proceso Gestión de Mantenimiento. Medellin :
s.n., 2013.
11. Echeverri, María Paula. Descripción del Cargo Profesional Administrativo Financiero.
Medellin : s.n., 2014.
12. Transmetano E.S.P. S.A. Caracterización del proceso Gestión Social. Medellín : s.n., 2014.
15. Promigas S.A E.S.P. Promigas. [En línea] [Citado el: 31 de 10 de 2014.]
http://www.promigas.com/.
16. Transmetano E.S.P. S.A. TRANSPORTADORA DE METANO ESP SA. [En línea] 25 de 07 de 2013.
[Citado el: 16 de 07 de 2014.] http://www.transmetano.com.co/.
17. PROMIGAS S.A E.S.P. Plan de Mantenimiento. [En línea] 21 de 03 de 2014. [Citado el: 17 de 07
de 2014.] http://www.promigas.com/.