Trucs Word & Excel

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9 trucs Excel pour son utilisation au bureau

Transformer les lignes en colonnes
Pour gagner du temps dans l'élaboration d'un tableau, il est parfois nécessaire de changer les colonnes en ligne. Au lieu de faire un copier coller sur chaque critère pour le remettre à sa place, il est possible avec Excel de copier tous les critères d'une colonne et de les faire apparaitre horizontalement. Sélectionner le tableau concerné.

Etape 1 © Microsoft

Faire un clic droit et Collage spécial

Etape 2 © Microsoft

Cocher la case Transposé et valider

Etape 3 © Microsoft

Et le résultat sur une ligne.
Etape 4 © Microsoft

Marquer une cellule suivant son contenu
Automatiquement, selon les chiffres inscrits dans les cellules, ces dernières peuvent se colorer par rapport à une valeur référence. En fait, il s'agit de séparer les données de manière claire. Pour s'en servir, il suffit de sélectionner une zone de la feuille ou tout le document, puis de se rendre dans Outils et Mise en forme conditionnelle.

Etape 1 © Microsoft

Rentrer dans la zone de texte le nombre charnier, puis définir les modalités de démarcation des cellules. Puis, indiquer la couleur souhaitée.

Etape 2 © Microsoft

De retour sur le tableur, les éléments qui correspondent au filtre se retrouvent dans la couleur choisie.

Etape 3 © Microsoft

Insérer automatiquement les sous totaux dans une lsite
Inscrire une formule dans Excel prend du temps. Si l'opération est la même à chaque fois, comme par exemple le calcul d'une somme, il est possible d'insérer automatiquement la formule dans une zone du tableau. Celle-ci sera répétée alors autant de fois que nécessaire. Sélectionner la zone du tableur concernée et faire un clic droit sur Sous-totaux.

Etape 1 © Microsoft

Puis définir les endroits où la somme doit être automatiquement calculée.

Etape 2 © Microsoft

Le résultat s'affiche alors en bas de colonne
Etape 3 © Microsoft

Formater le contenu d'une cellule
Comment faire pour que les données saisies s'affichent directement selon un format spécifique ? Par exemple, un "23/12/2009" qui se transforme en "Jeudi 23 décembre 2009". Sélectionnez la cellule à formater. Faites un clic droit ou allez dans le menu Format puis Cellule. Dans la fenêtre Format de cellule, sélectionnez l'onglet Nombre, puis cliquez sur Date. Choisissez alors le type "*mercredi 26 avril 2007". Le contenu se modifie en conséquence automatiquement.

Etape 1 © Microsoft

Il est possible de formater également les nombres de diverses manières : ajouter un sigle €, formater le contenu sur un numéro de téléphone, un code postal, etc.

Corriger les erreurs

Afin de repérer les problèmes qui peuvent se poser quand on utilise les formules, voici les différents types d'erreurs susceptibles de se présenter. Erreur ##### Il s'agit simplement d'un problème d'affichage, élargir la colonne contenant la cellule à problème ou ajuster le contenu à la case : Format >Cellule > Alignement > Ajuster. Erreur #DIV/0! Cette erreur est produite lors d'une division par 0. Vérifier chacune des références de la formule pour repérer quelle case contient un résultat nul. Empêcher le calcul si le dénominateur est égal à 0 en posant cette condition : =SI(Case à tester=0;"",Formule). Remplacer Case à tester par la case devant être non nulle et Formule par la formule d'origine. Erreur #N/A Excel affiche cette erreur lorsqu'il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnement d'une formule ou d'une fonction. Vérifier la formule et taper tous les paramètres nécessaires aux fonctions utilisées. Vérifier également que chaque cellule utilisée comme référence dans la fonction affiche bien un résultat. Erreur #NOM? Cette erreur apparaît lorsqu'Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule. Vérifier l'existence du nom utilisé (pour référencer une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante)ainsi que son orthographe. Vérifier également que les deux points (:) sont présents, car ils sont nécessaires. Erreur #NUL! Cette erreur survient lorsqu'il y a une intersection de plages qui en réalité ne sont pas adjacentes. Vérifier que les deux points (:) sont bien placés pour séparer la première cellule de la dernière cellule de la plage référencée. Par exemple,A1:A20 fait référence à la plage qui s'étend de la cellule A1 à A20incluse. Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas,utiliser l'opérateur d'union point-virgule (;). Si la formule additionne deux plages, veiller à les séparer par un point-virgule :SOMME(A1:A10;C1:C10). Erreur #NOMBRE! Cette erreur est produite lorsque la donnée numérique attendue n'est pas correcte. Veiller à bien fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés (en particulier un nombre si elle attend un nombre). Par ailleurs, les nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10 puissance 307 et 1*10 puissance 307. Erreur #REF! Cette erreur survient lorsqu'une référence de cellule (exemple : Feuille 1!A3 est référence de cellule) n'est pas valide. Vérifier que toutes les références demandées par les formules sont disponibles(existence de la cellule ou de la plage, accès à un fichier ou un programme). Erreur #VALEUR! Excel affiche cette erreur lorsque le type d'argument ou d'opérande (éléments situés de chaque côté d'un opérateur) utilisé dans une formule est inapproprié. Les arguments et opérandes peuvent être des valeurs numériques, des valeurs texte, des références de cellule, des noms ou étiquettes, des fonctions. Les types d'arguments sont spécifiques à chaque fonction,veiller à suivre l'indication fournie par Excel lors de la frappe d'une fonction.

Créer un classeur partagé
Pour un travail en réseau, il est nécessaire de rendre les documents modifiables par tous les utilisateurs. Dans ce cas, il faut le mettre en mode partagé. Très simplement, dans Outils, cliquer sur Partager le classeur.

Etape 1 © Microsoft

Dans l'onglet Modification, cocher la case Permettre une modification multi-utilisateur.

Etpae 2 © Microsoft

Vérifier en haut du document le mot [Partagé], qui prouve que la manipulation est réussie.

Etape 3 © Microsoft

Imprimer les formules d'un tableau Excel
Pour éviter de perdre une feuille de calcul avec une mauvaise manipulation, ou si le besoin de modifier certaines données se fait sentir, il est de bon ton d'imprimer les formules utilisées sur le document. C'est une sécurité mais aussi une aide pour comprendre les résultats sans avoir à cliquer sur chaque case. Pour imprimer, il faut d'abord sélectionner la partie de la feuille de calcul concernée.

Etape 1 © Microsoft

Puis, dans Outils, Options et Affichage, cocher la case Formules.

Etape 2 © Microsoft

Les formules s'affichent à la place des résultats, il ne reste plus qu'à imprimer

Etape 3 © Microsoft

Ouvrir un document type au démarrage
Afin de ne pas perdre de temps lors de l'ouverture d'Excel, il est nécessaire de sauvegarder les documents exemples, ou les derniers fichiers dans un dossier spécial. Celui-ci se nomme XL Start. L'avantage de cette manipulation est d'ouvrir le document type sauvegardé automatiquement sans avoir à le rechercher ailleurs. Comment faire ? Tout d'abord, ouvrir le document souhaité pour l'ouverture automatique, puis aller dans Fichier et Enregistrer sous.

Etape 1 © Microsoft

Retrouver dans Program Files/Excel/ le fichier nommé XLSTART. Sauver ensuite le document dans le dossier et l'opération est prête à l'emploi.

Etape 2 © Microsoft

10 astuces pour optimiser son travail avec Word

Afficher le temps d'édition
Pour connaitre le temps passé à rédiger un document, il existe sous toutes les versions de Word une minuterie. Attention, elle est activée dès lors que le fichier est créé pour la première fois. Pour l'afficher, il faut se rendre dans Insertion et Champ.

1ère étape © Microsoft

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner Edit Time dans le menu déroulant de gauche, et Aucun sur la droite.

2nde étape © Microsoft

Et voici le résultat, qui se place où l'on souhaite sur la page en cours.

Résultat © Microsoft

Ajouter brièvement une ligne horizontale
Afin de séparer plusieurs zones d'un texte, il est possible d'intégrer une ligne horizontale. La technique désagréable consiste à appuyer longtemps sur le "-". Mais lors d'un saut de ligne, d'un retour en arrière, cette ligne peut bouger constamment, étant dépendante des changement de textes. Une solution existe. Tout d'abord, se placer à l'endroit où la ligne horizontale sera nécessaire.

1ère étape © Microsoft

Puis, taper trois fois à la suite "-" suivi de Entrée. Automatiquement, Word trace une ligne horizontale.

Résultat © Microsoft

Remplacer rapidement un mot par un autre

A la relecture d'un document, on peut s'apercevoir qu'un mot a été mal orthographié ou qu'il nécessite un remplacement pur et dur sur l'ensemble de ces occurrences au sein d'un document. Dans ce cas repérer dans le texte le mot ou l'ensemble de mots concerné, et sélectionner ce dernier.

1ère étape © Microsoft

Puis, très simplement, taper Ctrl + H. Dans la boîte de dialogue, insérer le mot en question en haut, puis son remplaçant en dessous. Après, appliquer à tout le document. Et voici quelques minutes gagnées.

2nde étape © Microsoft

Réduire le temps d'écriture
Un texte de spécialiste requiert des expressions, sigles et autres abréviations spécialisées. Pour automatiser leur écriture, il suffit d'attribuer un code, qui permettra de les taper en une seconde. Dans Outils, faire Options de correction automatique.

1ère étape © Microsoft

Ensuite, en tapant le raccourci tm pour téléphone mobile, à chaque fois que tm sera saisi, le terme long s'affichera.

Ses propres raccourcis © Microsoft

Accélérer le copier-coller

La fonction copier-coller est connue et surtout très utilisée. Pour l'appliquer encore plus rapidement, une astuce existe sous le logiciel de traitement de texte de Microsoft. Il s'agit de faire de la touche Inser une fonction coller.

Une seule manipulation © Microsoft

Dans les Options, mettre en avant l'onglet Edition et cocher la case Touche INS pour Edition Coller. Dans ce cas les images et les textes sélectionnés au préalable s'inséreront automatiquement dès que l'utilisateur appuiera sur Inser.

Comparer deux documents l'un à côté de l'autre
Dans le cadre de la refonte d'un document ou d'une comparaison entre deux documents, la manipulation habituelle consiste à ouvrir deux fenêtres Word, à les réduire et à les placer côte à côte. Pas très pratique, cette solution présente le sérieux désavantage de nécessiter un clic sur chaque document pour reprendre la main dessus. Méconnue, une option Word permet de combiner deux fichiers dans un seul, pour comparer en toute sérénité.

1ère étape © Microsoft

Dans Fenêtre, cliquer sur Comparer en côte à côte avec... Retrouver ensuite le second fichier à mettre en évidence. Et voici le résultat :

Deux documents en un © Microsoft

Gérer les mises en forme
La mise en forme du document se fait en règle générale une fois tout le texte tapé. Paragraphe par paragraphe, il faut sans cesse répéter la même manipulation afin de le rendre homogène. Si certaines parties du document requièrent une mise en forme différente, une astuce permet d'associer un style de mise en forme à un paragraphe en particulier. Et à partir de là, l'adapter aux autres parties du texte où la mise en forme doit être similaire. Repérer la partie qui convient :

1ère étape © Microsoft

Se rendre ensuite sur le raccourci Reproduire la mise en forme (pinceau large).

2nde étape © Microsoft

Enfin, sélectionner le paragraphe à adapter :

3ème étape © Microsoft

Miser sur la sauvegarde automatique
Une coupure de courant est si vite arrivée... Pour ne pas perdre les dernières minutes de travail, il est vivement conseillé d'augmenter la fréquence des sauvegardes automatiques, fixée par défaut à dix minutes. Dans Outils, se rendre dans les Options.

1ère étape © Microsoft

Mettre au premier plan l'onglet Enregistrement, et diminuer le temps à 5minutes. Valider avec Appliquer, et les dernières modifications seront en sécurité.

2nde étape © Microsoft

Insérer un document dans un autre

Dans certains cas, un fichier Office dans son intégralité doit être placé dans un autre. Pour éviter d'ouvrir les deux documents en même temps et se risquer à un copier-coller qui comporte des risques (mise en forme, oubli de paragraphes, tableau incomplet...), il est de bon ton de se servir de l'option d'intégration. Dans Insertion, se rendre dans Fichier

1ère étape © Microsoft

Sélectionner le document à insérer

2nde étape © Microsoft

Valider avec le bouton Insérer. L'intégralité du fichier sera insérée à l'endroit souhaité.

3ème étape © Microsoft

Insérer un document dans un autre

Dans certains cas, un fichier Office dans son intégralité doit être placé dans un autre. Pour éviter d'ouvrir les deux documents en même temps et se risquer à un copier-coller qui comporte des risques (mise en forme, oubli de paragraphes, tableau incomplet...), il est de bon ton de se servir de l'option d'intégration. Dans Insertion, se rendre dans Fichier

1ère étape © Microsoft

Sélectionner le document à insérer

2nde étape © Microsoft

Valider avec le bouton Insérer. L'intégralité du fichier sera insérée à l'endroit souhaité.

3ème étape © Microsoft

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