Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
BAB IV
Pengelolaan arsip yang baik turut pula dipengaruhi oleh tata kerja pegawai
Produktivitas kerja dapat diukur dari segi kualitas hasil yang diberikan pegawai
Kelurahan kepada masyarakat yaitu sampai seberapa jauh hasil tersebut sesuai
juga memperoleh data tertulis dari sumber Kelurahan antara lain kliping mengenai
sebagainya.
Oleh karena itu, penulis ingin menguraikan lebih terperinci mengenai hasil
informasi serta sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap
32
33
dan pengendalian.
dalam hal pelaksanaan kegiatan administrasi yang lebih cepat, akurat, dan tepat,
selain itu, pengarsipan yang efektif turut pula membantu pegawai dalam
sistem pengarsipan yang digunakan Kelurahan Srijaya adalah secara manual, arsip
pengerahan pegawai akan disimpan di lemari kabinet yang dibagi menurut sub
dikelola oleh Sekretaris Lurah Srijaya dengan sistem penyimpanan secara manual
kami sudah melakukan efisiensi biaya karena untuk penyimpanan arsip tidak
dibutuhkan biaya yang besar karena arsip hanya disimpan dalam satu map atau
folder untuk kemudian diarsipkan kedalam lemari arsip. Untuk menjaga arsip agar
tidak sampai rusak, map-map arsip disimpan dalam lemari tertutup agar terhindar
dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. Secara garis besar
penyimpanan arsip tidak dibutuhkan biaya yang besar karena arsip hanya
disimpan dalam satu map atau folder untuk kemudian diarsipkan kedalam lemari
arsip. Untuk menjaga arsip agar tidak sampai rusak, map-map arsip disimpan
dalam lemari tertutup agar terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga
dan sebagainya.
menemukan kembali arsip yang dibutuhkan cukup memakan waktu kurang dari
lima menit dengan syarat arsip tidak dipinjam oleh pegawai lain karena tidak
dan perlengkapan yang digunakan pada kantor Kelurahan dalam mengelola arsip
antara lain buku agenda surat masuk dan surat keluar, buku undangan masuk dan
undangan keluar, lembar disposisi, penjepit dokumen, lemari kabinet dan lemari
arsip, kemudian mesin ketik, komputer, map dokumen, staples, peralatan tulis
seperti pena, buku dan lain-lain. Dari pengamatan penulis dapat diketahui secara
umum efektifitas pengarsipan telah berjalan dengan baik, namun agar lebih mapan
pada masa yang akan datang kiranya Kelurahan Srijaya dapat mengadakan suatu
pengarsipan, terutama jikalau ada penerapan cara kerja yang baru atau adanya
harapan para pegawai tidak kaku dan kurang fleksibel dalam menjalankan tugas
permasalahannya, tidak adanya perbedaan antara arsip yang bersifat pribadi, bebas
dan rahasia karena penyimpanan arsip di satu tempatkan dalam satu map yaitu
map surat masuk, map surat keluar, map surat undangan masuk dan map surat
undangan keluar. Buku agenda surat masuk dan surat keluar dibuat dalam satu
buku dan buku agenda surat undangan masuk dan undangan keluar dibuat dalam
satu buku. Lama penyimpanan arsip dilemari kabinet hanya berkisar selama dua
Apabila sistem komputerisasi ini dapat diterapkan akan membawa dampak positif
penggunaan suatu sistem dapat membantu pegawai lebih tanggap, cepat dan
pegawai Kelurahan lebih cepat dan tepat agar mutu pelayanan terhadap warga
khususnya Srijaya dapat terlaksana dengan baik. Berdasarkan hasil observasi dan
36
penyimpanan secara manual menurut pokok soal. Pengelolaan arsip yang efektif
pula dapat berpengaruh terhadap hasil kerja pegawai Kelurahan yang semakin
cepat, tepat dan akurat serta tidak menggunakan waktu yang lebih lama dalam
4.2 Pembahasan
arti yang sangat penting yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan
kegiatan lainnya karena dengan adanya arsip maka dapat diketahui bermacam-
macam informasi yang sudah dimiliki sehingga dapat ditentukan sasaran yang
pegawai yang cakap dan terampil, akan tetapi yang terpenting adalah para
pegawai mau bekerja dengan giat dan berkeinginan untuk mencapai hasil kerja
yang optimal. Oleh karena itu, dibutuhkan faktor-faktor pendukung yang dapat
yang diperoleh dari data yang diarsipkan secara cepat dan akurat sehingga
pegawai semakin produktif dalam melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini penulis
Palembang.
37
Suatu organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan yang
efektif akan sulit menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat
dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan informasi yang lengkap
tugas. Informasi yang terus berkembang perlu dicatat dengan baik, rapi dan
dibutuhkan.
penyimpanan arsip.
kembali arsip membutuhkan waktu kurang dari lima menit apabila arsip yang
disimpan tidak dipinjam oleh staf lain karena tidak diberlakukannya pencatatan
tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar
yang bernama daftar indeks. Oleh sebab itu, dalam penataan arsip berdasarkan
Pencatatan surat masuk ataupun surat keluar ditulis dalam satu buku
agenda karena kantor Kelurahan Srijaya belum menggunakan kartu kendali. Kartu
kendali adalah selembar kertas yang berisi kolom-kolom untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali
ditulis rangkap dua, rangkap tiga dan sebagianya sesuai dengan kebutuhan
masing-masing kantor. Didalam memilih dan menentukan cara penataan arsip ini,
seharusnya berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta
kerja. Bahkan untuk penyesuaian berikutnya bila diperlukan suatu kantor dapat
diyakini bahwa arsip akan tetap terjaga dan tersimpan dengan baik apabila cara
penyimpanan dan penggunaannya secara baik dan benar. Secara fisik, semua
agenda surat masuk dan surat keluar, buku undangan masuk dan undangan keluar,
lembar disposisi, penjepit dokumen, lemari kabinet dan lemari arsip. Selain
perangkat komputer yang dapat menyimpan dan menampilkan data arsip bilamana
diperlukan.
agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta
Menurut Sedarmayanti (2008:104) ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu
menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip
a. Kesederhanaan
Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah supaya
bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja melainkan juga dapat
Yaitu harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada
d. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian atau pemusnahan dan harus
aman dari bahaya air, api, gangguan binatang, udara yang lembab dan lain-
segala gangguan.
adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang
g. Petugas arsip
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari
lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat dijadikan alat bantu untuk
membawa peran bagi sistem kearsipan. Sekarang ini, sistem penyimpanan arsip
tidak hanya menggunakan cara manual atau konvensional akan tetapi arsip dapat
baru ini diperlukannya sarana dan prasarana yang mendukung seperti komputer,
program software, mesin scanner, printer dan fasilitas penunjang lainnya. Selain
pengarsipan.
yang mengelola arsip tidak didasari dengan motivasi yang tinggi maka akhirnya
tidak didapatkannya informasi yang tepat waktu, lengkap dan tepat guna.
dengan cara yang diinginkannya. Demikian pula peran serta dan keterlibatan diri
yang digunakan maka akan berdampak pada hasil kerja yang maksimal. Usaha
bahwa pengelolaan arsip pada kantor Kelurahan Srijaya sudah cukup optimal
Pengelolaan arsip yang efektif pula dapat berpengaruh terhadap hasil kerja
43
pegawai Kelurahan yang semakin cepat, tepat dan akurat serta tidak menggunakan
Palembang
Sarana dan prasarana merupakan salah satu faktor penunjang bagi pelaksanaan
dengan cepat. Adapun sarana dan prasarana yang dimiliki oleh kelurahan
Srijaya seperti komputer, map, meja kerja, mesin tik, printer, lemari arsip, buku
agenda dan sebagainya yang dapat memperlancar pelaksanaan tugas pada unit
kearsipan.
2. Kedisiplinan Pegawai
Disiplin merupakan sikap dan tingkah laku seseorang untuk patuh dan taat
pada peraturan, ketentuan, etika, norma dan kaidah yang berlaku dalam
dapat terlihat oleh daftar hadir pegawai, kepatuhan atas jam kerja yang
pelayanan.
44
3. Tingkat Pendidikan
sarjana yang memegang jabatan dan berstatus pegawai negeri sipil dan ada
4. Tingkat penghasilan
Tingkat penghasilan atau gaji yang memadai untuk setiap pegawai kelurahan
Srijaya berdasarkan jenjang jabatan ataupun masa kerjanya turut pula dapat
mencukupi dapat memberikan dorongan atau motivasi bagi pegawai agar lebih
untuk meningkatkan keterampilan kerja agar mutu dan hasil kerja lebih baik
sehingga jabatan dapat naik dengan dibarengi dengan kenaikan gaji pegawai
Suasana kerja yang kondusif dapat mendorong pegawai agar senang bekerja
6. Jaminan Sosial
1. Sikap mental, berupa motivasi kerja, disiplin kerja dan etika kerja.
akan lebih mampu bekerja dan mengggunakan fasilitas kerja dengan baik.
7. Gizi dan kesehatan, apabila pegawai dapat dipenuhi kebutuhan gizinya dan
berbadan sehat, maka akan lebih kuat bekerja, apalagi bila mempunyai
9. Lingkungan dan iklim kerja, apabila lingkungan dan iklim kerja baik dapat
produktivitas.
produktivitas.
11. Teknologi, apabila teknologi yang dipakai tepat dan lebih maju maka akan
memungkinkan pekerjaan yang tepat waktu dan mutu lebih baik agar
produktivitas meningkat.
produktivitas kerja.
penduduk agar lebih cepat dan efektif, untuk memperoleh berkas ataupun surat-
Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) belum dapat diselesaikan
secara cepat, hal ini dikarenakan sistem pembuatan ini KK dan KTP berada di