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INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Mónica Tambini Ávila


Notaria de Lima

Según el artículo 26 de la Ley del Notariado son Instrumentos Públicos


Extraprotocolares las actas y demás certificaciones que se refieren a actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su
función.

Son aquellos instrumentos otorgados o autorizados por un notario público, en


original, fuera del Protocolo. Se redactan dentro o fuera de la notaría.

Estos instrumentos son susceptibles de incorporarse al Protocolo Notarial a


solicitud de parte interesada.

IMPORTANCIA

Son instrumentos que tienen fe originaria y responden al principio de


inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la
certificación que da el notario público.

El notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo


hecho, dicho y acto que a él le conste, y de esta manera, el documento valdrá
por sí mismo.

Producen fe respecto de la realidad del acto que contienen. Son excelentes


medios probatorios. Sirven de prueba plena.

CARACTERÍSTICAS

1.- No constan en el Protocolo Notarial.


2.- Son instrumentos públicos: El Notario da fe pública de los actos
celebrados ante él.
3.- Documentan hechos o acciones.
4.- Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios
de Lima.
5.- Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella.
6.- Gozan de fecha cierta.
7.- Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser
incorporados al protocolo notarial.

CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS


EXTRAPROTOCOLARES

Se pueden clasificar en:

 Actas

 Certificaciones

 Poderes extraprotocolares

ACTAS

El acta notarial es el instrumento público que contiene la narración de un


acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho,
que presencie o le conste al notario.

El notario extenderá actas, en las que consigne los actos, hechos o


circunstancias que presencie o le consten y que no sean de competencia de
otra función.

CONTENIDO DEL ACTA

El contenido de un acta es muy variado pues puede abarcar desde datos


fácticos a situaciones en las que se puede encontrar una persona o cosa o
declaraciones o manifestaciones de voluntad.

Contiene la narración de un acontecimiento. Se constata y fija un hecho


jurídico independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatación.

Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos, a través


del tiempo.
IMPORTANCIA Y EFECTOS DE LAS ACTAS

Brindan seguridad jurídica a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La


fe pública que da el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe
duda de la autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos.

Tienen valor probatorio pleno y fecha cierta.

Gozan de todos los efectos de un instrumento público notarial.

CLASES DE ACTAS

 Autorización para Viajes de Menores


 Destrucción de Bienes.
 Entrega.
 Juntas, Directorios, Asambleas, Comités y demás
actuaciones corporativas.
 Licitaciones y Concursos.
 Inventarios, subastas.
 Sorteos y de Entrega de Premios.
 Constatación de identidad.
 Transmisión por medios electrónicos de la manifestación
de voluntad.
 Verificación de documentos y comunicaciones electrónicas
 Otras actas que la ley señale.

CERTIFICACIONES

Son constancias puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el


notario da fe de la certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las
personas, de la suscripción de documentos, confiriéndoles fecha cierta.

IMPORTANCIA Y EFECTOS

Las certificaciones notariales merecen la importancia que la misma ley les


otorga. Prueba plena y oficial.
Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro. Los interesados obtienen
seguridad jurídica, fe pública, garantía y fecha cierta acerca de la existencia del
instrumento.

CLASES DE CERTIFICACIONES

 La entrega de cartas notariales.


 La expedición de copias certificadas.
 La certificación de firmas.
 La certificación de reproducciones.
 La certificación de Apertura de Libros.
 La constatación de supervivencia.
 La constatación domiciliaria dentro de su jurisdicción.
 Otras que la ley determine.

LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES

Las cartas notariales son documentos privados mediante los cuales se


comunica, informa o exige algo.
El notario realizará la certificación notarial luego de la diligencia respectiva
para la entrega de dichas cartas.

REQUISITOS PARA LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES

 Un original y un cargo o duplicado.


 Las cartas notariales deben estar previamente firmadas por el remitente
o representante si fuera el caso, deben constatar el nombre correcto del
destinatario así como la dirección exacta donde se va a diligenciar.
 El trámite no es personal.

EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS

El notario podrá expedir una copia transcrita y certificada de un acta o


documento, donde señalará en su caso la descripción de la legalización del
libro, de los folios que constan y obran, del contenido del acta, número de
firmas y otras circunstancias que sean necesarias para obtener una idea cabal
del contenido.
El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro, ni de las firmas
que en él aparecen.

REQUISITOS DE EXPEDICION DE COPIAS CERTIFICADAS

1.- Libro de actas original o documento original, con indicación de las fojas y
actas cuya trascripción se requiere.

En caso de existir enmendados, entrelíneas o testados deberán estar


previamente salvados con el mismo tipo de letra y tinta.

CERTIFICACIÓN DE FIRMAS

La certificación de firmas consiste en que el notario da fe que la firma que


aparece en un documento es auténtica y que pertenece la persona que ha
firmado en su presencia. Para ello tiene que haber identificado previamente a la
persona con su documento de identidad.

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS

 Documento original a legalizar.


 Presencia del interesado.

 D.N.I. original vigente y constancia de haber sufragado en las últimas


elecciones. Los extranjeros con pasaporte o carnet de extranjería.

 Si la certificación de firma es con poder o en representación de una


entidad, se requiere de vigencia de poder.

CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCION

La certificación de reproducciones consiste en que el notario da fe de que la


reproducción o fotocopia que tiene a la vista es idéntica y guarda absoluta
conformidad con el original.

En caso de que el original presente enmendados el notario a su criterio podrá


denegar su certificación o efectuarla dejando constancia de la existencia de
tales enmendados.
REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCIONES

 Documento original.
 Copia exacta y legible del documento original.

CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBROS

La certificación de apertura de libros consiste en preparar un Acta de Apertura,


puesta en el primer folio útil del libro donde se señala el número cronológico
que le corresponderá al libro, nombre o razón social de la entidad, objeto del
libro, número de folios y la forma en que son llevados, lugar y fecha que se
otorga dicha acta y sello y firma del notario.

Todos los folios deberán estar numerados y sellados por la notaría

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBRO

 Solicitud firmada por el interesado o su representante si fuera el caso.

 Fotocopia del R.U.C.

 Fotocopia del Documento de Identidad del solicitante.

 Si se trata de una continuación, deberá acompañarse el Libro anterior


previamente concluido o la denuncia por la pérdida si fuera el caso.