MA-GGO-01 R4 Manual de Gestión de Proyectos

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 1 de 89
Manual de Gestión de Proyectos
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Carlos Martínez
César Coloma César Coloma
Luis Gotelli
A 19-08-11 Emisión para Revisión Ing. de Gestión de
Gerente de Gestión Gerente de Gestión
de Operaciones de Operaciones
Operaciones
Mery Carrasco Díaz Melquiades Damián Melquiades Damián
Luis Gotelli Jara Jara
0 25-01-12 Emisión Ing. de Gestión de Gerente de Gestión Gerente de Gestión
Operaciones de Operaciones de Operaciones
Melquiades Damián Melquiades Damián
Luis Gotelli
Jara Jara
1 10-07-13 Actualización Ing. de Gestión de
Operaciones
Juan Carlos Gómez
Carlos Alfaro Carlos Alfaro
Sánchez
2 02-09-14 Actualización Ing. de Gestión de
Operaciones
Se actualizaron los siguientes
Luz Sanabria Carlos Alfaro
puntos: 3, 4, 6, 7, 8 y 9. Lizardo Helfer
3 11-08-16 Asistente de Gestión de Gerente de Gestión
Gerente General
Actualización de los anexos: A3 y Operaciones de Operaciones
A4.
Actualización modelo conceptual, Luz Sanabria Carlos Alfaro
Lizardo Helfer
4 11-09-16 mapa de procesos y los puntos: 2, Ing. de Gestión de Gerente de Gestión
Gerente General
2.1, 4, 5, 6 y 7. Operaciones de Operaciones
Firmas de la revisión vigente

Tabla de Contenido
1. Introducción ...................................................................................................................................... 7
1.1. Propósito .......................................................................................................................................... 7
1.2. Alcance ............................................................................................................................................. 7
1.3. Definiciones ...................................................................................................................................... 7
2. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos ............................................................... 8
8
2.1. Procesos del Manual de Gestión de Proyectos ............................................................................... 9
2.2. Resumen de procesos ..................................................................................................................... 9
3. Reunión de Transferencia .............................................................................................................. 10
4. Coordinaciones para el Arranque Interno ...................................................................................... 10
5. Reunión de Compromisos .............................................................................................................. 11
6. Procura de Recursos para el Arranque .......................................................................................... 11
7. Movilización de Recursos al Proyecto ........................................................................................... 12
8. Gestión por Áreas del Proyecto ..................................................................................................... 12
8.1. Gerencia del Proyecto .................................................................................................................... 13
8.1.1. Objetivos......................................................................................................................................... 13
8.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto ............................................................................................ 13
8.1.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 13
8.1.2.2. Gestión de la Procura de Recursos para el Arranque............................................................. 13
8.1.2.3. Gestión de la Movilización de Recursos al Proyecto .............................................................. 14
8.1.2.4. Ejecución del Plan de Gestión del Proyecto ........................................................................... 14
8.1.2.5. Organización y Dirección del Proyecto por Áreas ................................................................... 16
8.1.2.6. Dirección y Supervisión de la Administración del Contrato del Proyecto................................ 16
8.1.2.7. Dirección, Integración y Desarrollo del Equipo de Proyecto ................................................... 16
8.1.2.8. Gestión de Involucrados (Stakeholders) ................................................................................. 17
8.1.2.9. Análisis del Desempeño del Proyecto ..................................................................................... 17
8.1.2.10. Dirección del Cierre del Proyecto ............................................................................................ 17
8.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ......................................................................... 18
8.2.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 18
8.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ................................................ 18
8.2.2.2. Emisión de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ........................ 19
8.2.2.3. Adaptación del Análisis de Riesgo y Ficha de Identificación y Evaluación de Aspectos
Ambientales .................................................................................................................................... 19
8.2.2.4. Adaptación del Programa de Capacitación y Charlas SSOMA ............................................... 20
8.2.2.5. Charlas de Inducción ............................................................................................................... 22
8.2.2.6. Solicitud de Materiales, Implementos y Dispositivos de SSOMA ........................................... 22
8.2.2.7. Participación en la Elaboración de Planes, Procedimientos e Instructivos de Trabajo Seguro y
Medio Ambiente ............................................................................................................................. 22
8.2.2.8. Gestión, Asesoramiento y Participación en Actividades Proactivas de SSOMA .................... 23
8.2.2.9. Investigación de Accidentes e Incidentes Potenciales ............................................................ 23
8.2.2.10. Elaboración de Reportes ......................................................................................................... 24
8.2.2.12. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 24
8.3. Administración de Contratos .......................................................................................................... 25
8.3.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 25
8.3.2. Flujograma de la Administración de Contratos .............................................................................. 25

8.3.2.1. Análisis y Difusión de Obligaciones Contractuales ................................................................. 25
8.3.2.2. Gestión de Obligaciones contractuales ................................................................................... 26
8.3.2.3. Control de Obligaciones de Cierre .......................................................................................... 26
8.3.2.4. Planificación de Comunicaciones con el Cliente ..................................................................... 27
8.3.2.5. Administración de Comunicaciones ........................................................................................ 29
8.3.2.6. Planificación de Gestión de Riesgos ....................................................................................... 29
8.3.2.7. Identificación de Riesgos ......................................................................................................... 29
8.3.2.8. Análisis y Planificación de la respuesta a los riesgos ............................................................. 30
8.3.2.9. Implementación de Planes y monitoreo de Riesgos ............................................................... 30
8.3.2.10. Planificación de Gestión de Cambios ...................................................................................... 31
8.3.2.11. Administración de Cambios ..................................................................................................... 31
8.3.2.12. Gestión de Reclamos .............................................................................................................. 31
8.3.2.13. Planificación y formación de Subcontratos ............................................................................. 32
8.3.2.14. Administración de Subcontratos .............................................................................................. 32
8.3.2.15. Cierre de Subcontratos ............................................................................................................ 33
8.4. Administración de Obra .................................................................................................................. 33
8.4.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 33
8.4.2. Flujograma de la Administración de la Obra .................................................................................. 33
8.4.2.2. Arranque Administrativo .......................................................................................................... 33
8.4.2.3. Gestión de Stakeholders ......................................................................................................... 34
8.4.2.4. Solicitud de Materiales y Equipos para Campamentos e Informáticos ................................... 34
8.4.2.5. Administración de Campamentos, Comedores y Concesionarios .......................................... 35
8.4.2.6. Administración del Almacén .................................................................................................... 36
8.4.2.7. Procesos Administrativos de RR.HH. ...................................................................................... 38
8.4.2.8. Gestión de Compras ................................................................................................................ 38
8.4.2.9. Gestión de Tesorería y Finanzas ............................................................................................ 38
8.4.2.10. Procesos Administrativos de Equipos y Transportes .............................................................. 39
8.4.2.11. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra ............................................................... 39
8.4.2.12. Cierre Administrativo ............................................................................................................... 39
8.5. Producción ..................................................................................................................................... 40
8.5.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 40
8.5.2. Flujograma de Producción ............................................................................................................. 40
8.5.2.2. Dirección de la Elaboración del Plan de Ejecución de la Construcción .................................. 41
8.5.2.3. Definición y Validación de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos ......... 41
8.5.2.4. Solicitud de Equipos de Producción, Materiales y Herramientas Consumibles ...................... 42
8.5.2.5. Elaboración de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construcción ................................ 42
8.5.2.6. Dirección de la Elaboración e Integración de Planes Intermedios y Semanales .................... 43
8.5.2.7. Dirección y Supervisión de Actividades Constructivas............................................................ 43
8.5.2.8. Dirección y Supervisión de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente .... 45
8.6. Oficina Técnica ............................................................................................................................... 46
8.6.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 46
8.6.2. Flujograma de Oficina Técnica ...................................................................................................... 46
8.6.2.2. Adaptación del Manual de Oficina Técnica ............................................................................. 47
8.6.2.3. Revisión del Expediente Técnico ............................................................................................ 47
8.6.2.4. Trabajos Topográficos ............................................................................................................. 47
8.6.2.5. Compatibilización del Expediente Técnico con otros Documentos Contractuales ................. 48
8.6.2.6. Administración de Documentos ............................................................................................... 49
8.6.2.7. Conciliación del Expediente Técnico y Documentación Contractual ...................................... 49

8.6.2.8. Estudio del Expediente Técnico para Optimizar Procesos ..................................................... 51
8.6.2.9. Solicitud de Materiales Permanentes ...................................................................................... 51
8.6.2.10. Elaboración de Planos para Construcción y/o Fabricación ..................................................... 51
8.6.2.11. Elaboración de Expedientes de Presupuestos Adicionales .................................................... 52
8.6.2.12. Elaboración de Metrados ......................................................................................................... 52
8.6.2.13. Elaboración de Valorizaciones ................................................................................................ 53
8.6.2.14. Gestión de Materiales y Equipos del Cliente ........................................................................... 53
8.7. Calidad ........................................................................................................................................... 55
8.7.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 55
8.7.2. Flujograma de Calidad ................................................................................................................... 55
8.7.2.2. Adaptación del Programa de Implementación de Calidad ...................................................... 55
8.7.2.3. Adaptación del Plan de Calidad del Proyecto ......................................................................... 55
8.7.2.4. Elaboración del Plan de Puntos de Inspección ....................................................................... 56
8.7.2.5. Elaboración de la Matriz de Calidad ........................................................................................ 56
8.7.2.6. Gestión de Equipos y Servicios para el Aseguramiento y Control .......................................... 56
8.7.2.7. Aseguramiento de la Calidad .................................................................................................. 57
8.7.2.8. Control de Calidad: Materiales y Producto .............................................................................. 59
8.7.2.9. Consolidación de Datos ........................................................................................................... 59
8.7.2.11. Análisis de Desempeño del Proyecto ...................................................................................... 60
8.7.2.12. Punch List ................................................................................................................................ 61
8.7.2.13. Dossier de Calidad .................................................................................................................. 61
8.8. Planeamiento ................................................................................................................................. 61
8.8.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 61
8.8.2. Flujograma de Planeamiento ......................................................................................................... 62
8.8.2.2. Coordinación para la Elaboración del WBS ............................................................................ 62
8.8.2.3. Coordinación para la Elaboración del Cronograma General del Proyecto ............................. 62
8.8.2.4. Elaboración de Programas de Uso y Adquisición de Recursos .............................................. 63
8.8.2.5. Participación en la Definición de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos 65
8.8.2.6. Elaboración e Integración de Programas Intermedios y Semanales ...................................... 65
8.9. Costos ............................................................................................................................................ 67
8.9.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 67
8.9.2. Flujograma de Costos .................................................................................................................... 67
8.9.2.2. Participación en la Elaboración del WBS ................................................................................ 68
8.9.2.3. Generación y Distribución del Plan de Fases ......................................................................... 68
8.9.2.4. Reagrupación del Presupuesto según Fases (Venta y Costo) ............................................... 69
8.9.2.5. Generación de la Línea Base Inicial ........................................................................................ 69
8.9.2.6. Participación en la Definición de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos 69
8.9.2.10. Gestión de Valorizaciones de Servicios de Terceros .............................................................. 72
8.9.2.11. Cierre del Costo ....................................................................................................................... 72
8.10. Productividad .................................................................................................................................. 73
8.10.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 73

8.10.2. Flujograma de Productividad.......................................................................................................... 73
8.10.2.2. Revisión del WBS y Plan de Fases ......................................................................................... 73
8.10.2.3. Coordinación del Plan de Capacitación de Obreros y Empleados ......................................... 73
8.10.2.4. Participación en la Elaboración e Integración de los Programas Intermedios y Semanales .. 74
8.10.2.5. Seguimiento y Control de Procesos Constructivos ................................................................. 74
8.10.2.6. Identificación de Procesos Constructivos a Estudiar .............................................................. 75
8.10.2.7. Estudio de Procesos Constructivos ......................................................................................... 77
8.10.2.8. Participación en la Implementación de Mejoras en Procesos Constructivos .......................... 77
8.10.2.9. Consolidación de Rendimientos y Mejoras ............................................................................. 77
8.11. Equipos........................................................................................................................................... 78
8.11.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 78
8.11.2. Flujograma de Equipos .................................................................................................................. 78
8.11.2.1. Apertura del Taller ................................................................................................................... 78
8.11.2.2. Elaboración del Programa de Mantenimiento Preventivo ....................................................... 79
8.11.2.3. Elaboración del Programa de Capacitación de Operadores ................................................... 79
8.11.2.4. Revisión Técnica de Equipos en su Recepción y Devolución ................................................ 81
8.11.2.5. Dirección y Supervisión del Mantenimiento de Equipos ......................................................... 81
8.11.2.7. Análisis del Desempeño de los Equipos ................................................................................. 82
8.11.2.8. Cierre del Taller ....................................................................................................................... 82
8.12. Almacén.......................................................................................................................................... 83
8.12.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 83
8.12.2. Flujograma de Almacén ................................................................................................................. 83
8.12.2.2. Apertura del Almacén .............................................................................................................. 83
8.12.2.3. Recepción e Inspección .......................................................................................................... 84
8.12.2.4. Manipulación, Almacenamiento y Preservación ...................................................................... 84
8.12.2.5. Despacho ................................................................................................................................. 86
8.12.2.6. Administración de Activos del Proyecto .................................................................................. 86
8.12.2.8. Cierre del Almacén .................................................................................................................. 87
9. Retroalimentación .......................................................................................................................... 88
9.1. Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas ................................................................. 89
9.2. Taller de Lecciones Aprendidas ..................................................................................................... 89
10. Anexos............................................................................................................................................ 89
10.2. MA-GGO-01 A2: Organigrama Típico de los Proyectos de Construcción ..................................... 89
10.3. MA-GGO-01 A3: Flujogramas del Manual de Gestión de Proyectos ............................................ 89
10.5. MA-GGO-01 A5: Glosario del Manual de Gestión de Proyectos ................................................... 89
10.6. MA-GGO-01 A6: Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos ................................. 89
10.7. MA-GGO-01 A7: Cuadro Resumen de Procesos del Manual de Gestión de Proyectos ............... 89
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Cuadro resumen de cantidad de procesos ................................................................................... 9
INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos ........................................................... 8

Figura 2. Mapa de procesos del Manual de Gestión de Proyectos ............................................................ 9
Figura 3. Flujograma de Gerencia del Proyecto ........................................................................................ 15
Figura 4. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ............................................ 21
Figura 5. Flujograma de Administración de Contratos .............................................................................. 28
Figura 6. Flujograma de Administración de Obra ...................................................................................... 37
Figura 7. Flujograma de Producción ......................................................................................................... 44
Figura 8. Flujograma de Oficina Técnica .................................................................................................. 50
Figura 9. Flujograma de Calidad ............................................................................................................... 58
Figura 10. Flujograma de Planeamiento ................................................................................................... 64
Figura 11. Flujograma de Costos .............................................................................................................. 70
Figura 12. Flujograma de Productividad ................................................................................................... 76
Figura 13. Flujograma de Equipos ............................................................................................................ 80
Figura 14. Flujograma de Almacén ........................................................................................................... 85
1. Introducción
1.1. Propósito
Definir el estándar de Cosapi para gestionar un proyecto de construcción desde la adjudicación

hasta su cierre, con la finalidad de mejorar el desempeño de los proyectos.
1.2. Alcance
El Manual de Gestión de Proyectos (MGP) es aplicable a todos los proyectos de Construcción

que Cosapi ejecuta con la responsabilidad directa de los Gerentes de las Unidades de Negocio,
Gerente de Gestión de Operaciones y el Gerente de Proyecto o Jefe de Obra.
1.3. Definiciones
 Manual de Gestión de Proyectos (MGP): Es el estándar de Cosapi empleado para

gestionar sus proyectos de construcción, desde la adjudicación hasta su cierre. El MGP ha
sido desarrollado a partir de la experiencia, el aprendizaje y las buenas prácticas adquiridas
por la empresa desde su fundación.
 Flujograma: representación gráfica que muestra en el tiempo los principales procesos que
ejecuta un área del proyecto; con sus elementos de entrada y sus elementos de salida
(entregables).
 Equipo de Dirección del Proyecto (EDP): es el equipo conformado por los jefes de las
áreas del proyecto.
 Áreas del Proyecto: corresponde a las áreas en las que se divide la organización de un
proyecto de construcción, las cuales corresponden a: Gerencia de Proyectos, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), Administración de Contratos,
Administración de Obra, Producción, Oficina Técnica, Calidad, Control de Proyectos
(Planeamiento, Costos y Productividad), Equipos y Almacén.
 Áreas Funcionales: comprende a las Gerencias y Jefaturas de Cosapi Sede Central que
brindan soporte a la ejecución de los proyectos de construcción proporcionando recursos,
elaborando procedimientos, y realizando capacitaciones y coordinaciones. También son
conocidas como áreas de soporte ó áreas de apoyo a los proyectos Cosapi.
Entre otras áreas funcionales tenemos: Gerencia de Presupuestos y Licitaciones, Gerencia

de Administración y Finanzas, Gerencia de SSOMA, Gerencia de Gestión de Operaciones,
Gerencia de Procura, Gerencia de Talento Humano y Sostenibilidad, Gerencia Legal,
Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte.
2. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos

4
ADJUDICACIÓN DE
UN PROYECTO
COSAPI - Sede
Central
REUNIÓN DE
TRANSFERENCIA
REUNIÓN DE COORDINACIONES
COMPROMISOS ARRANQUE INTERNO
PROCURA DE
MOVILIZACIÓN DE
RECURSOS PARA EL
PROYECTO RECURSOS
ARRANQUE
GESTIÓN POR ÁREAS DEL PROYECTO

(12 áreas del proyecto - Flujogramas)
INICIO
(Procesos del proyecto) Procesos de
Seguimiento y
Control
EJECUCION
(Procesos del proyecto)
CIERRE
(Procesos del proyecto)
COSAPI – Sede Central -

Proyectos
RETROALIMENTACIÓN
Figura 1. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos

La Figura 1 muestra el modelo conceptual del Manual de Gestión de Proyectos.
2.1. Procesos del Manual de Gestión de Proyectos

4
La Gestión del Proyecto es un macro proceso clave del mapa de procesos de la organización.
En La Figura 2 se muestran en detalle los procesos que lo componen; los cuales están descritos
en el Manual de Gestión de Proyectos, desde la reunión de transferencia hasta el proceso de
retroalimentación.
Figura 2. Mapa de procesos del Manual de Gestión de Proyectos
2.2. Resumen de procesos
La Tabla 1 muestra la cantidad de procesos según las áreas del proyecto, para mayor detalle de
los procesos ver el anexo MA-GGO-01-A1 Listado Documentos Manual Gestión Proyectos.
Tabla 1. Cuadro resumen de cantidad de procesos
AREAS DEL PROYECTO GRUPOS DE PROCESOS

ARRANQUE EJECUCIÓN CIERRE TOTAL
8.1 Gerencia del Proyecto 4 5 1 10
8.2 SSOMA 5 6 1 12
8.3 Administración de Contratos 7 6 2 15
8.4 Administración de Obra 3 8 1 12
8.5 Producción 3 6 1 10
8.6 Oficina Técnica 3 11 1 15
8.7 Calidad 5 7 2 14
8.8 Planeamiento 4 5 1 10
8.9 Costos 5 5 1 11
8.10 Productividad 3 5 1 9
8.11 Equipos 4 4 1 9
8.12 Almacén 2 5 1 8
TOTAL 48 73 14 135
3. Reunión de Transferencia
La Reunión de Transferencia es el primer proceso a desarrollar según el Manual de Gestión de

Proyectos. Esta reunión es convocada por el Gerente de Propuestas y Licitaciones, y debe llevarse
a cabo hasta una (1) semana después de haberse adjudicado oficialmente el proyecto a Cosapi.
El propósito de la Reunión de Transferencia es asegurar la transferencia oportuna, ordenada y

completa de:
- Contrato
- Documentación de la etapa de licitación, y
- Los requerimientos de retroalimentación del proyecto.
La transferencia la realiza el equipo responsable de la propuesta al equipo responsable de la

ejecución del proyecto.
También en esta reunión el Gerente de Propuesta, en coordinación con la Gerencia de

Presupuestos y Licitaciones, debe definir la información de la etapa de ejecución que requerirá
como retroalimentación por parte de cada proyecto mediante el empleo de la Plantilla de Ratios del
Proyecto.
Los lineamiento detallados para el desarrollo de esta reunión están descritos en el Procedimiento
para la Reunión de Transferencia (PG-GGO-01) y el proceso de retroalimentación se respalda en el
Procedimiento de Retroalimentación de Ratios y Procedimientos Constructivos Detallados (PG-
GGO-02).
Los entregables de este proceso son:
- Acta de Entrega de Documentación de Transferencia, la cual entre otros incluye:

1
Contrato e información generada en la preparación de la propuesta
- Acta de Reunión de Transferencia.
- Contrato.
- Documentación de la Etapa de Licitación.
- Plantilla de Ratios del Proyecto
4 4. Coordinaciones para el Arranque Interno
Las coordinaciones del Arranque Interno Reunión de Arranque Interno inician con la creación del
centro de responsabilidad (CR), el cual es solicitado por el Gerente de la Unidad de Negocio.
Posterior a ello, el Gerente de Proyecto inicia las coordinaciones para el arranque interno con las
áreas funcionales de Sede Central para el inicio de ejecución del proyecto con prontitud y eficiencia.
1
En caso no se tenga aún el contrato, se deberá incluir la Carta de Adjudicación o documento similar
conjuntamente con el modelo de contrato.
La Reunión de Arranque Interno es convocada por el Gerente de Proyecto y debe llevarse a cabo
hasta una (1) semana después de haberse realizado la Reunión de Transferencia.
Los alcances de la reunión de Arranque Interno se encuentran descritos en el Procedimiento para la

Reunión de Arranque Interno (PG-GGO-04), los entregables de este proceso son:
- Formato de solicitud de creación del centro de responsabilidad

- Check List de seguimiento para los compromisos de Arranque Interno
Adicionalmente, para soportar el proceso de arranque en los proyectos se ha elaborado el

Procedimiento para la Implementación del Arranque de Proyectos (PG-GGO-05), en el cual se han
consolidado plantillas y/o formatos de ayuda entre los cuales se tienen los siguientes:
- Check List de Arranque del Proyecto

- Paquete de Arranque
Dada la importancia de la Procura de Recursos para el Arranque y la Movilización al Proyecto, el

presente Manual de Gestión de Proyectos brinda herramientas de apoyo para ejecutar dichos
proceso; los cuales se describen en los títulos 6 y 7.
5. Reunión de Compromisos
4
Este proceso inicia inmediatamente después de llevarse a cabo la Reunión de Transferencia. Luego
de la revisión de la documentación trasferida por el área de Propuestas y Licitaciones, el Gerente de
Proyecto definirá la estrategia contractual y elaborará el Plan de Gestión del Proyecto, con el
objetivo de presentarlos al Gerente de Unidad de Negocio en la Reunión de Compromisos y obtener
su aprobación.
El Plan de Gestión es la adaptación del Manual de Gestión de Proyectos (MGP) al contexto y tipo
del proyecto adjudicado. En este documento se define la estructura organizacional, las herramientas
de gestión a emplear durante la ejecución, y los objetivos y metas del proyecto.
La Reunión de Compromisos es convocada por el Gerente de la Unidad de Negocios y debe

llevarse a cabo hasta antes de la presentación del Resultado Operativo (RO cero).
Los alcances de ésta reunión se encuentran descritos en el Procedimiento para la Reunión de

Compromisos (PG-GGO-03); y el entregable principal de esta reunión es:
- Plan de Gestión del Proyecto aprobado.

- Análisis de Involucrados del Proyecto
6. Procura de Recursos para el Arranque
La Procura de Recursos para el Arranque corresponde a la identificación y adquisición de los

recursos necesarios para el arranque del proyecto, entre los cuales tenemos:
- Equipos de Producción Directa (EPD) y Equipos de Inspección, Medición y Ensayo

(IME)
- Facilidades Temporales: Contenedores para Oficinas y Campamentos
- Personal Empleado y Obrero
- Hardware y Software
- Materiales y Servicios Críticos, entre otros
Las siguientes herramientas y documentos facilitan la identificación y/o adquisición de recursos:
- Contrato.
- Documentación de la etapa de licitación
- Plan de Firmas del Proyecto
- Procedimiento para Generación y Seguimiento de Requerimientos de Recursos en
los proyectos
- Tiempo de atención de Sede Central a Requerimientos de Proyectos
- Paquete de Arranque del Proyecto.
- Procedimiento para la Compra de Materiales y Servicios.
- Tarifario de Equipos Cosapi y Horas Mínimas.
- Checklist de Equipos de Inspección Medición y Ensayo (IME) por tipo de laboratorio.
- Instructivo para Solicitar Hardware, Software Informático y Telecomunicaciones.
7. Movilización de Recursos al Proyecto
Corresponde a las actividades que deben realizarse para una correcta movilización de recursos al
proyecto, entre las cuales tenemos:
- Identificación y análisis de accesos y rutas para el transporte de materiales, equipos

y personal
- Análisis de requisitos/regulaciones del cliente para la movilización de recursos
- Definición de medios de transporte para movilización de materiales, equipos y
personal
- Visita y reconocimiento de la zona del Proyecto, entre otros
Para organizar la movilización de los recursos el gerente de proyecto podrá referirse a los siguientes
documentos:
- Contrato
- Checklist de condiciones generales para la movilización de recursos de arranque
- Hoja de Ruta para el ingreso al personal al proyecto
8. Gestión por Áreas del Proyecto
Corresponde a los procesos a ser ejecutados el Equipo del Proyecto (EP) organizados por Áreas del
Proyecto desde el inicio hasta el cierre del proyecto. A continuación se presenta el alcance de cada
uno de ellos:
8.1. Gerencia del Proyecto

8.1.1. Objetivos
La Gerencia del Proyecto tiene como propósito velar por el cumplimiento de los
objetivos del proyecto. Para este fin se apoya directamente en su Equipo de Dirección
del Proyecto conformado por las Áreas del Proyecto. Entre las funciones y
responsabilidades más importantes del Gerente de Proyecto se encuentran las
siguientes:
- Organizar y dirigir el proyecto por Áreas del Proyecto

- Dirigir y supervisar la administración del contrato del proyecto
- Dirigir, integrar y desarrollar al Equipo de Dirección del Proyecto
- Gestionar a los involucrados, entre otros
8.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto
Ver Figura 3 MGP/ Anexo MA-GGO-01-A3 Flujogramas Manual Gestión Proyectos
8.1.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato
El Gerente de Proyecto debe tener un conocimiento adecuado del contrato y

cualquier otro documento que regule la relación contractual con el Cliente
(“Paquete del Contrato”). Estos documentos deben haber sido obtenidos en la
Reunión de Transferencia y para su revisión se hace uso de la Matriz para la
Revisión del Contrato.
Para lograr el conocimiento del contrato, el Gerente de Proyecto tiene como

entradas o herramientas:
- Contrato
- Matriz para la revisión del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorización en la revisión del contrato por cada área de trabajo (elaborado
por el área de Adm. de Contratos).
8.1.2.2. Gestión de la Procura de Recursos para el Arranque
Respaldándose en su Equipo de Proyecto y las Gerencias y Jefaturas de Apoyo de

Cosapi, el Gerente de Proyecto gestionará la Procura de Recursos para el
Arranque.
Para mayor información respecto a la Procura de Recursos para el Arranque

revisar el Título 6. Procura de Recursos para el Arranque.
8.1.2.3. Gestión de la Movilización de Recursos al Proyecto
Habiendo realizado las coordinaciones necesarias con las Gerencias y Jefaturas de

Cosapi para la procura de recursos de arranque, el Gerente de Proyecto debe
realizar todas las coordinaciones necesarias para su movilización de recursos al
proyecto.
Para identificar las coordinaciones necesarias durante la movilización, el Gerente

de Proyecto consultará los documentos del Título 7. Movilización de Recursos al
Proyecto
4 8.1.2.4. Ejecución del Plan de Gestión del Proyecto
El Manual de Gestión de Proyectos define los procesos a ser ejecutados por las
áreas del proyecto; sin embargo, éste es adaptado a las condiciones de obra y a la
organización prevista para su ejecución a través del Plan de Gestión de Proyecto.
El Gerente de Proyecto luego de gestionar la aprobación del Plan de Gestión del
Proyecto por parte del Gerente de la Unidad de Negocio en la reunión de
compromisos, deberá distribuirlo a su Equipo de Dirección, para luego dirigir y
supervisar su aplicación. Este documento podrá ser actualizado en cualquier etapa
del proyecto, de ser necesario.
El Procedimiento de la Gestión de Comunicaciones servirá para elaborar el Plan de

Comunicaciones del Proyecto, el cual incluirá entre otros documentos una Matriz de
Comunicaciones Internas (reuniones), el cual ayudará al Gerente de Proyectos y
Equipo de Dirección a vigilar el cumplimiento del Plan de Gestión de proyectos, con
el fin de tomar acciones preventivas y correctivas para asegurar el desarrollo del
proyecto.
Para una mayor referencia en las comunicaciones, consultar en la sección de

Oficina Técnica donde existen otros procedimientos e instructivos para el control de
información en aspectos tales como: codificación de documentos, registro de
cartas, Request for Information (RFI), submittals, transmittals, actas de reuniones,
entre otros.
Además, es necesario que el Gerente de Proyecto se apoye en la documentación

de la etapa de licitación.
PROCESOS Y DURACIÓN DEL PROYECTO
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS ENTREGABLES
Inicio Ejecución Cierre
INICIO
** CONTRATO
** DOCUMENTACIÓN DE LA 1. CONOCIMIENTO DEL ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL CONTRATO
ETAPA DE LICITACIÓN PAQUETE DEL CONTRATO
** MATRIZ PARA LA REVISIÓN
(GERENCIA DEL PROYECTO)
DEL CONTRATO
(VER FLUJOGRAMA DE 2. GESTIÓN DE LA PROCURA

PROCURA DE RECURSOS PARA (VER FLUJOGRAMA DE LA PROCURA DE
DE RECURSOS PARA EL
EL ARRANQUE) RECURSOS PARA EL ARRANQUE)
ARRANQUE
(VER FLUJOGRAMA DE
MOVILIZACIÓN DE RECURSOS 3. GESTIÓN DE LA
(VER FLUJOGRAMA DE LA PROCURA DE
PARA EL ARRANQUE) MOVILIZACIÓN DE
RECURSOS PARA EL ARRANQUE)
RECURSOS PARA EL
ARRANQUE
* MANUAL DE GESTIÓN DE
PROYECTOS (MGP)
**PLAN DE GESTIÓN DEL ** PLAN DE GESTIÓN DE PROY. ACTUALIZADO
4 ** PLAN DE FUNCIONES 4
PROYECTO 4. EJECUCIÓN DEL PLAN DE 4
** DOCUMENTACION DE LA ** PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
GESTIÓN DEL PROYECTO
ETAPA DE LICITACION
* PROC. GESTIÓN DE
** PLAN DE GESTION DEL - ACCIONES PREVENTIVAS Y

PROYECTO 5. ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DEL PROYECTO POR CORRECTIVAS
** PLAN DE FUNCIONES ÁREAS ** ACTUALIZACIONES DEL PLAN DE GESTION
- REPORTES DE OBRA DEL PROYECTO
** CALENDARIO DE ENTREGA DE
** CONTRATO REPORTES
** DOCUMENTACION DE LA
ETAPA DE LICITACION
6. DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
** HERRAMIENTAS DE LA
DEL CONTRATO DEL PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DEL - ACUERDOS CON EL CLIENTE
CONTRATO - ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
*GUÍA DE EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO (PORTAL
DESARROLLO HUMANO) 7. DIRECCIÓN, INTEGRACIÓN Y DESARROLLO DEL EQUIPO
- HERRAMIENTAS PARA LA DEL PROYECTO ** REGISTRO DE EVALUACIÓN DEL
FORMACION E INTEGRACIÓN DESEMPEÑO
DE EQUIPOS - ACCIONES Y ACTIVIDADES
** ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
DEL PROYECTO 8. GESTIÓN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS)
** PLAN DE COMUNICACIONES
- ATENCIÓN DE INVOLUCRADOS
DEL PROYECTO **ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS (REVISIÓN)
** REPORTES DE DESEMPEÑO
DEL PROYECTO
** EVAL. SATISFACCIÓN DEL 9. ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO - ACCIONES PREVENTIVAS Y
CLIENTE CORRECTIVAS
**INFORME MENSUAL
*PROC. PARA LA
PLANIFICACIÓN DEL CIERRE - CIERRE CONTRACTUAL, ADMINISTRATIVO Y
DEL PROYECTO 10. DIRECCIÓN DEL CIERRE
DEL PROYECTO DOCUMENTARIO
* PROC. ARCHIVAR DOC. Y **INFORME FINAL DEL PROYECTO
REGISTROS EN PROYECTOS ** PLANILLA DE RATIOS DEL PROYECTO
* PROCEDIMIENTO PARA LA ** ACTA DE ENTREGA DE INFORMACIÓN PARA
ENTREGA DE DOCUMENTOS ALMACENAR
DEL PROYECTO A LA
FIN
Notas:
Gerencia de Gestión de Operaciones (-) Documento de la etapa de licitación o intangible del proyecto Y Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento Cosapi S.A.
(*) Documento general y único elaborado por un Área funcional de Cosapi.
Figura 3. Flujograma de Gerencia del Proyecto
(**) Documento específico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestión de Proyectos)
8.1.2.5. Organización y Dirección del Proyecto por Áreas
El Gerente de Proyecto es el responsable de los resultados de la gestión del

proyecto. Organiza y dirige el proyecto por áreas con la finalidad de asegurar una
correcta gestión del mismo, delegando responsabilidades e integrando el trabajo de
las diferentes áreas del proyecto.
Para organizar y dirigir el proyecto por áreas, el Gerente de Proyecto podrá

apoyarse en las siguientes herramientas:
- Plan de Gestión del Proyecto

- Plan de funciones
- Reportes de obra
8.1.2.6. Dirección y Supervisión de la Administración del Contrato del Proyecto
La ejecución del proyecto se encuentra enmarcada dentro de un contrato, el cual es

un documento que crea, regula, modifica o extingue la relación de Cosapi con el
cliente. Dada la importancia del contrato, el Gerente de Proyecto es responsable de
dirigir y supervisar la administración del mismo.
El Gerente de Proyecto debe asegurarse que Cosapi cumpla con los

requerimientos del cliente y se identifiquen los riesgos y cambios en el proyecto; así
como, que el cliente retribuya económicamente los trabajos que Cosapi ejecuta.
Para este fin, el Gerente de Proyecto se apoyará en:
- Contrato
- Herramientas de la Administración de Contratos
8.1.2.7. Dirección, Integración y Desarrollo del Equipo de Proyecto
En la ejecución del proyecto participan muchos profesionales que realizan labores

muy importantes para el proyecto en cada una de sus áreas. Al requerirse el mejor
desempeño de cada uno de éstos profesionales, el Gerente de Proyecto debe
promover un ambiente laboral agradable y dar el reconocimiento respectivo por las
labores realizadas.
Además, debe promover actividades que permitan la integración de su equipo de

proyecto con la finalidad de mejorar la comunicación entre los mismos y formar
equipos de trabajo integrados. Para este fin, el Gerente de Proyecto se apoyará en
las siguientes herramientas:
- Guía de Evaluación de Desempeño (Portal de Desarrollo Humano)

- Herramientas para la formación e integración de equipos, esta herramientas

incluyen técnicas de formación e integración de equipos como por ejemplo los
talleres de desarrollo de equipos (team building)
8.1.2.8. Gestión de Involucrados (Stakeholders)
El Gerente de Proyecto debe asegurarse que todos los involucrados del proyecto
han sido identificados y atendidos. Si bien el Gerente de Proyecto participa directa
y activamente en la relación con el Cliente, no debe descuidar otros involucrados
en el proyecto que son importantes para el mismo tales como: Supervisión,
Comunidades, Autoridades Locales, Sindicatos, etc.
Para la gestión de involucrados el Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes

documentos:
- Análisis de Involucrados del Proyecto

- Plan de Comunicaciones del proyecto (salida del punto 8.1.2.4)
8.1.2.9. Análisis del Desempeño del Proyecto
El desempeño del proyecto debe ser monitoreado permanentemente por el Gerente

de Proyecto con la finalidad de tomar acciones correctivas y preventivas que
permitan alcanzar los objetivos del proyecto.
El Gerente de Proyecto recibe de todas las áreas del proyecto reportes de

desempeño y el Informe Mensual a través de su Equipo de Dirección y en
coordinación con éste equipo toma las decisiones para corregir, mantener o
mejorar el desempeño en Seguridad, Calidad y Productividad entre otros aspectos.
Adicionalmente, el Gerente de Proyecto recibirá del Área de Calidad el resultado de

la Evaluación de Satisfacción del Cliente cuando esta sea realizada en el proyecto.
8.1.2.10. Dirección del Cierre del Proyecto
El Gerente de Proyecto debe identificar con anticipación y liderar todas las labores
correspondientes al cierre del proyecto apoyándose en su Equipo de Dirección para
realizarlo de forma coordinada y eficiente. En el cierre del proyecto su labor deberá
centrarse principalmente en el cierre económico de los servicios prestados al
cliente.
Entre otros aspectos el cierre del proyecto comprende:
- Cierre administrativo (incluye el cierre del almacén)

- Cierre Contractual
- Cierre de Subcontratos
- Desmovilización de recursos (personal, equipos, materiales remanentes)

- Levantamiento de observaciones y recepción de obra
- Elaboración del paquete de liquidación al cliente (dossier de calidad, planos
as-built, etc.)
- Resolución de conflictos con el cliente respecto a reclamos
- Liquidación de los servicios de construcción
- Elaboración del Informe Final del Proyecto
El Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes documentos para dirigir el cierre
del proyecto:
- Procedimiento para la Planificación del Cierre del Proyecto

- Procedimiento para archivar documentos y registros en proyectos
Además, dentro de este proceso también cada área deberá preparar los
documentos físicos que serán enviados para su almacenaje una vez concluido el
proyecto, para lo cual deberán considerar los lineamientos del procedimiento:
- Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de

almacenaje
8.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

8.2.1. Objetivo
El objetivo del área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) es

evitar o reducir las lesiones personales, enfermedades ocupacionales e incidentes
medio ambientales en el proyecto a través de la coordinación, supervisión,
asesoramiento y participación en actividades proactivas y correctivas que aseguren el
cumplimiento de los estándares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente del
Cliente, Cosapi y la legislación vigente.
El área de SSOMA coordina directamente con el Equipo de Dirección del Proyecto la

ejecución de las actividades de SSOMA.
8.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
Ver Figura 4 o MGP/ Anexo MA-GGO-01-A3 Flujogramas Manual Gestión Proyectos
El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeño

de las funciones del área del proyecto; el nivel de detalle está asociado a las
responsabilidades del área de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
El área de SSOMA requiere conocer los estándares que se aplicarán en el
proyecto, las políticas del cliente respecto a la seguridad, salud ocupacional y

medio ambiente, el tipo de actividades a ejecutarse, entre otros.
Para este fin, el área de SSOMA cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.2.2.2. Emisión de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
La finalidad de este proceso es emitir los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional

y Medio Ambiente, los cuales servirán como guías para dirigir los esfuerzos del
equipo del proyecto para evitar y reducir incidentes/ accidentes en seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente; así como, prevenir la ocurrencia de enfermedades
de salud ocupacional.
El área de SSOMA genera los planes considerando los requisitos del cliente y la
legislación en SSOMA aplicable; basándose en los planes generales elaborados en
la etapa de la oferta.
Los Planes definen entre otros los siguientes puntos:
- Actividades proactivas y correctivas en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente
- Capacitaciones
- Personal involucrado y responsabilidades
- Controles operacionales
- Canales de comunicación, entre otros
8.2.2.3. Adaptación del Análisis de Riesgo y Ficha de Identificación y Evaluación de

Aspectos Ambientales
El área involucrada en el análisis de riesgo e identificación de aspectos ambientales

(Producción, Equipos, Oficina Técnica, entre otros), en coordinación con el área de
SSOMA, son responsables de adaptar o elaborar la Matriz de Análisis de Riesgo y
la Ficha de Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales del proyecto,
tomando como referencia la elaborada durante el periodo de la oferta, si es que
existiese, o elaborando una nueva en función a las actividades a desarrollar.
Ambos documentos describen los principales peligros en seguridad y aspectos

ambientales del proyecto, evalúan sus riesgos e impactos ambientales, y sugieren
acciones para su control durante la ejecución del proyecto.
8.2.2.4. Adaptación del Programa de Capacitación y Charlas SSOMA
El programa de capacitación y charlas SSOMA tiene por finalidad disminuir los

accidentes e incidentes de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente por
fallas humanas; así como, prevenir la ocurrencia de enfermedades ocupacionales,
a través de capacitaciones generales del personal en temas de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente (charlas de inducción, de cinco minutos y de 30
minutos - semanales) y capacitaciones en temas específicos de acuerdo a las
necesidades del proyecto. Algunos de los temas a tratar incluyen:
- Política integrada de SSOMA y legislación en SSOMA vigente;

- Procedimientos y herramientas de seguridad: Análisis de Seguridad del Trabajo
(AST), observación planeada de tareas (OPT), inspecciones planeadas,
verificación comportamental (VC), reporte de actos y condiciones sub estándar
(RACS);
- Identificación de peligros/ aspectos ambientales y evaluación de riesgos/
impactos ambientales;
- Segregación de residuos y técnicas de reciclaje;
- Buenas prácticas ambientales;
- Respuesta ante emergencia;
- Uso de EPP, código de colores, entre otros.
Las capacitaciones y charlas permiten sensibilizar a los trabajadores en la

importancia de los temas de SSOMA para su propio bienestar, y para alcanzar los
objetivos del proyecto.
El área de SSOMA adapta el programa de capacitación empleando las plantillas

estándares. El Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra promueve la participación del
personal en las capacitaciones y charlas.
** CONTRATO INICIO
** DOCUMENTACIÓN DE LA ETAPA
DE LICITACIÓN
** MATRIZ PARA LA REVISIÓN ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
1. CONOCIMIENTO DEL CONTRATO (SSOMA)
- PLANES SEG, SALUD OCUP. Y PAQUETE DEL CONTRATO
MEDIO AMB. - OFERTA
* PLAN SSOMA GENERAL
4 * PLAN GEST. AMB. GENERAL
* PLAN DE GEST. RESIDUOS
2. EMISIÓN DE LOS PLANES ** PLAN SOMA DEL PROYECTO
* PRG SALUD OCUP. GENERAL
* PRD. SSOMA GENERALES DE SEGURIDAD, SALUD ** PLAN GEST. AMB. PROYECTO
** WBS DEL PROYECTO OCUPACIONAL Y MEDIO ** PRG. SALUD OCUP. PROYECTO
AMBIENTE ** PRDS. CONTROL DE VELOCIDADES Y
- ANALISIS RIESGOS OFERTA. TRANSPORTE DE PERSONAL PROYECTO
- FICHA DE IDENT. Y EVAL. DE ASP. ** LEG. SSOMA APLICABLE
AMBIENTALES OFERTA.
* PROCED. PARA EL ANÁLISIS Y 3. ADAPTACIÓN DEL
CONTROL DE RIESGOS ANALISIS DE RIESGO Y
* PROCED. IDENTIFICACIÓN Y FICHA IDENTIF. Y EVAL. DE ** ANALISIS DE RIESGO DEL PROYECTO
EVALUACIÓN DE ASPECTOS ASPECTOS AMB. ** FICHA DE ASPECTOS AMBIENTALES
AMBIENTALES
* PLANTILLA PROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y CHARLAS, DE 4. ADAPTACIÓN DEL
SSOMA ** PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y
PROGRAMA DE CHARLAS DE SSOMA
CAPACITACIÓN Y CHARLAS
*PROC. INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN DE SSOMA
Y ENTRENAMIENTO SSOMA
- ESTANDARES DE SSOMA COSAPI
- REQ. DEL CLIENTE ** PROGRAMAS DE CHARLAS DE
- LEGISLACION DE SSOMA INDUCCIÓN DEL PROYECTO
APLICABLE 5. CHARLAS DE INDUCCIÓN
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACION ** SOLICITUDES

Y SEGUIMIENTO DE REQUERIMIENTOS DE
RECURSOS EN LOS PROYECTOS 6. SOLICITUD DE MATERIALES, IMPLEMENTOS Y
*** TIEMPO DE ATENCIÓN DE SEDE DISPOSITIVOS SSOMA
CENTRAL A REQUERIMIENTOS DE ** PLANES Y PROCEDIMIENTOS
PROYECTOS ESPECIFICOS DE TRABAJO SEGURO /
MEDIO AMBIENTE
** ANÁLISIS DE RIESGOS / PANORAMA 7. PARTICIPACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE PLANES,
DE FACT. DE RIESGO OCUPAC. PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE TRABAJO SEGURO
** FICHA ASPECTOS AMB.
* MANUAL INTEGRADO DE SSOMA Y MEDIO AMBIENTE
- PROCEDIMIENTOS GENERALES DE
SSOMA ** REGISTRO DE: INSPECCIONES,
* LEGISLACIÓN DE SSOMA OBSERVACION PLANEADA DE TAREAS,
APLICABLE RACS, CHARLAS DE SSOM A, VERIFICACION
* PROC. PARA ELABORAR: OBS. DE 8. COORDINACIÓN, ASESORAMIENTO Y PARTICIPACIÓN COM PORTAM ENTAL, EVALUACION DEL AST,
TAREAS, INSP. AUDITORÍAS EN ACTIVIDADES PROACTIVAS DE SSOMA AUDITORÍAS INTERNAS, EVAL. DE CUM PLIM .
INTERNAS, EVAL. CUMPLIM. LEGAL LEGAL DE SSOM A
* FORMATO SEGUIMIENTO DEL ** INFORM E DE INVESTIGACIÓN DE
PROG. DE ACTIV. DE LIDERAZGO INCIDENTES/ ACCIDENTES
*** PROC. PARA REPORTAR,
INVEST. Y ELAB. INFORMES DE 9. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES
INCID. Y ACCID. DE SSOMA POTENCIALES
- REUNIONES COMITE SSOMA - COMUNICACION DEL EVENTO
** INFORME PRELIMINAR/ FINAL DE
* PROC. PARA REPORTAR, INVEST. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
Y ELAB. INFORMES DE INCID. Y POTENCIALES/ ACCIDENTES
ACCID. DE SSOMA
10. ELABORACIÓN DE REPORTES
* PROC. REALIZAR INFORMES
SEMANALES Y MENSUALES SSOMA ** INFORMES/ REPORTES SSOMA AL
CLIENTE, PROYECTO Y SEDE CENTRAL
** REPORTES SSOMA AL CLIENTE,
PROY. Y SEDE CENT.
* PROC. DE ACCIONES CORREC. Y 11. ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO - ACCIONES PREVENTIVAS Y
PREV. SSOMA (ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES DE DESEMPEÑO) CORRECTIVAS
*** PROC. PARA REALIZAR
INFORMES SEMANALES Y
MENSUALES SSOMA
* PROCEDIMIENTO PARA EL 12. CIERRE DEL PROYECTO
EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL ** INFORME FINAL (SSOMA -
DE RETIRO (EMOR) CONSOLIDADO DE OBJETIVOS Y METAS
DE SSOMA / ESTADISTICAS DE SSOMA /
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
ENTREGA DE REGISTROS DE SSOMA AL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
OPERADOR DE ALMACENAJE)
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE FIN
Notas:
Gerencia de Gestión de Operaciones (-) Documento de la etapa de licitación o intangible del proyecto Y Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento Cosapi S.A.
(*) Documento general y único elaborado por un Área funcional de Cosapi.
(**) Documento específico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestión de Proyectos)
Figura 4. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

8.2.2.5. Charlas de Inducción
La finalidad de estas charlas es inducir a los nuevos trabajadores en la normativa

SSOMA de aplicación en el proyecto (uso de EPP, código de colores, uso de
tarjetas para andamios, permisos, señalización, etc.), y en conceptos generales de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, tales como: identificación de
peligros y evaluación de riesgos, medidas de mitigación existentes para los peligros
y aspectos ambientales, uso de herramientas de SSOMA, segregación y reciclaje,
entre otros.
El área de SSOMA organizará las charlas de inducción para todos los trabajadores
nuevos del proyecto; en cumplimiento con los estándares de SSOMA Cosapi,
requisitos del cliente y la normativa vigente. En caso el cliente lo solicite o
disponga, las charlas de inducción podrían ser dictados por él mismo o en su
defecto por Cosapi u otra empresa.
8.2.2.6. Solicitud de Materiales, Implementos y Dispositivos de SSOMA
El área de SSOMA, en base a los requerimientos globales que se necesitaran en

todo el periodo del proyecto, solicitará materiales, implementos y dispositivos de
SSOMA, para lo cual se apoyará de las siguientes herramientas:
- Inventario de materiales, implementos y dispositivos de SSOMA elaborado de

acuerdo al Análisis de Riesgo (Identificación de Peligros y Evaluación de
Riesgos - IPER) específico para el proyecto.
- Histograma del personal y cronograma de actividades de la obra.
- Procedimiento para la Generación y Seguimiento de Requerimientos de
Recursos en los proyectos
- Tiempo de Atención de Sede Central a Requerimientos de Proyectos
8.2.2.7. Participación en la Elaboración de Planes, Procedimientos e Instructivos de

Trabajo Seguro y Medio Ambiente
Este proceso tiene por finalidad participar en la elaboración de procedimientos de

construcción, lo cual se traduce en las siguientes actividades:
- Verificar que las técnicas constructivas elegidas por el área de construcción se

vayan a ejecutar en cumplimiento de los Estándares de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente del proyecto. Si no fuera así, se recomendarán
las acciones correctivas para su adaptación.
- Realizar los análisis de riesgos que formarán parte de los procedimientos de
construcción, donde se identifican peligros, se valoran sus riesgos, y se
sugieren medidas de mitigación para reducir o eliminar su impacto.
El Área de Calidad coordina la elaboración de los procedimientos con el Área de

Producción y el Área de SSOMA. Este proceso se realiza continuamente durante la
ejecución del proyecto, toda vez que se planifique ejecutar una nueva actividad.
Se cuenta con diversas herramientas para su elaboración, tales como plantillas

estándares de análisis de riesgos, un compendio de procedimientos de proyectos
anteriores y el manual integrado de SSOMA.
8.2.2.8. Gestión, Asesoramiento y Participación en Actividades Proactivas de SSOMA
Las actividades proactivas de SSOMA son todas aquellas que acciones orientadas
a prevenir incidentes / accidentes de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente en el proyecto; entre las cuales tenemos:
- Programa de Actividades de Liderazgo (PAL);

- Observaciones Planificadas de Tareas (OPT);
- Análisis de Seguridad del Trabajo (AST);
- Inspecciones y auditorías internas;
- Reporte de actos y condiciones subestándares (RACS);
- Verificación Comportamental;
- Investigación de incidentes;
- Capacitación al personal;
- Campañas en SSOMA, entre otros.
El área de SSOMA se encarga de coordinar la implementación de las actividades

proactivas en el proyecto, brindar capacitación y asesoría en su ejecución, y
participar en su ejecución cuando sea necesario.
8.2.2.9. Investigación de Accidentes e Incidentes Potenciales
Toda vez que ocurra un accidente e incidente potencial en el proyecto, el área de

SSOMA es responsable de comunicar lo sucedido a las instancias competentes
(gerencia del proyecto, gerencia de Sede Central, cliente) y a conducir las
investigaciones para identificar las causas raíz del mismo, para así sugerir acciones
inmediatas y medidas correctivas en el proyecto.
Esta investigación es conducida en coordinación con el Gerente de Proyecto, Jefe

de Obra y el cliente; para su ejecución se cuenta con el Procedimiento para
reportar, investigar y elaborar informes de incidentes y accidentes de SSOMA.
De acuerdo a los requisitos del proyecto, la investigación de accidentes podría ser

conducida directamente por el mismo cliente o por una tercera parte que ellos
designen; sin embargo, el área de SSOMA siempre participará activamente en el
proceso.
8.2.2.10. Elaboración de Reportes
El área de SSOMA elabora reportes periódicamente, donde se describen la

ejecución de las actividades proactivas en el proyecto, y presentan indicadores y
estadísticas que permiten analizar el desempeño actual de la seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente. Estos reportes se basan en los diferentes registros
de las actividades proactivas, y son transmitidos al proyecto, Sede Central y al
Cliente. Algunos de los reportes son:
- Reporte de incidentes y accidentes;

- Informe Mensual;
- Reporte Semanal de actividades y Estadística Semanal;
- Cumplimiento Programa de Actividades de Liderazgo, entre otros.
El análisis del desempeño del proyecto en temas de SSOMA tiene por finalidad
detectar y corregir problemas antes que ocurra algún accidente, identificar la causa
de los accidentes para corregirlos y evitar repetirlos; así como, recomendar
medidas correctivas al proyecto en temas de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente.
Para el análisis se emplean los reportes de SSOMA, que incluyen el cálculo de

estadísticas, indicadores y sus tendencias. Además el Jefe de SSOMA coordinará
directamente con el Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra las acciones correctivas
y preventivas que fueran necesarias para mejorar el desempeño del proyecto.
8.2.2.12. Cierre del Proyecto
El Área de SSOMA participa del cierre del proyecto realizando las siguientes
actividades principales:
- Genera estadísticas finales del proyecto de SSOMA (capacitación, indicadores

de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente) para transmisión a Sede
Central y al cliente;
- Participa en la elaboración del informe final del proyecto y en el paquete de
liquidación del proyecto a través de estadísticas de seguridad, compilación de
informes de accidentes y registros de capacitación, entre otros;
- Envía electrónicamente a Gerencia de SSOMA - Sede Central, el informe final
de SSOMA del proyecto, conjuntamente con la matriz de Análisis de Riesgo, la
ficha de Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales, plan de SSOMA,
plan de Gestión Ambiental y plan de Respuesta a Emergencia (últimas
revisiones);
- Compila y envía a Archivo - Sede Central el plan de SSOMA del proyecto, plan
de Gestión Ambiental, plan de respuesta a emergencia, fichas de análisis de
riesgo, fichas de identificación y evaluación de aspectos ambientales,

considerando las últimas revisiones firmadas y los registros de evaluaciones
médicas en sobre sellado de AST´s, permisos de trabajo, boletas de
amonestación, registros de capacitación, informes de investigación de
accidentes e incidentes potenciales con registros de evidencia de investigación,
informes de monitoreo ocupacional y ambiental, libro de actas del comité de
seguridad y salud en el trabajo (o comité de seguridad en obra) u otros
documentos resaltantes en la gestión de SSOMA del proyecto para archivo.
- Genera indicadores, matriz de cumplimiento de exámenes médicos
ocupacionales de retiro (EMOR) y las dos esquelas de convocatoria por cada
trabajador programado; en caso que este último no se genere, el área de
Administración de Obra es responsable de elaborar las cartas notariales.
Además, dentro de este proceso también el área deberá preparar los documentos
físicos que serán enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual deberán considerar los lineamientos del procedimiento:

almacenaje
8.3. Administración de Contratos

8.3.1. Objetivo
El Área de Administración de Contratos tiene como objetivo que los proyectos logren una
eficiente gestión de la relación contractual con el cliente durante la ejecución del proyecto.
Para esto se seguirán procesos y aplicaran herramientas orientadas a asegurar el
cumplimiento adecuado y oportuno de las disposiciones del contrato por ambas partes,
minimizando la ocurrencia de conflictos y maximizando el beneficio y satisfacción de las
partes involucradas.
8.3.2.Flujograma de la Administración de Contratos
El Flujograma de Administración de Contratos presenta una estructura de cinco grupos de

procesos de Gestión Contractual: Gestión de Obligaciones Contractuales, Gestión de las
Comunicaciones, Gestión de Riesgos, Gestión de Cambios y Reclamos, y Gestión de
Subcontratos. Ver la Figura 5 o MGP/ Anexo MA-GGO-01-A3 Flujogramas Manual Gestión
Proyectos.
8.3.2.1. Análisis y Difusión de Obligaciones Contractuales
Este proceso comprende revisar la documentación contractual vigente, para

identificar derechos y obligaciones de las dos partes, los cuales serán plasmados
en un listado de requerimientos del contrato que serán difundidos a todo el EDP.
En el Listado de requerimientos se detallan las obligaciones y derechos de las

partes firmantes del contrato, y constituye la primera referencia para verificar el
cumplimiento contractual de cada una de las partes del Contrato durante las
operaciones del Proyecto.
Del mismo modo, este listado es una referencia útil para designar el personal
adecuado para atender los requerimientos del Contrato.
En la reunión de difusión, el Administrador de Contratos realizará la exposición al

EDP del Resumen del Contrato y los aspectos más resaltantes del Listado de
Requerimientos del Contrato.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestión de Obligaciones

Contractuales.
8.3.2.2. Gestión de Obligaciones contractuales
Este proceso involucra efectuar la gestión de las siguientes obligaciones del

Contrato que son de responsabilidad directa de la Administración de Contratos:
- Seguimiento a las notificaciones del Contrato, consiste en Integrar y monitorear

la documentación según los requisitos técnicos, económicos, administrativos
y/o requerimientos legales del Contrato.
- Gestión de Seguros de Obra, que son exigidos en el Contrato y sirven para
proporcionar protección financiera en el caso de un accidente o pérdida.
- Gestión de Garantías, comprende la gestión para mantener vigente las
garantías y seguros estipulados en el contrato

Contractuales.
8.3.2.3. Control de Obligaciones de Cierre
En este proceso se describe las actividades típicamente involucradas en la etapa

de cierre del contrato, a fin de garantizar que el cierre del proyecto se de en forma
ordenada y se minimicen los posibles impactos negativos por incumplimiento de
algún requerimiento contractual o administrativo ya sea de El Cliente ó de la misma
organización de Cosapi.
Los entregables referidos al Cierre del Contrato deberán ser identificados desde
etapas tempranas del proyecto mediante la elaboración del listado de
requerimientos del contrato, a fin de que sean elaborados progresivamente durante
la ejecución del proyecto aprovechando la mayor capacidad operativa que se tiene
en la etapa intermedia de los proyectos.
Asimismo, este proceso involucra la documentación que es generada durante el

proyecto, y que es requerida por la Organización de Cosapi para ser consultada en
el futuro ó resguardada como reserva legal.

Contractuales.
Además, el área deberá preparar parte del el Informe Final de Obra (lo
correspondiente a su área) y también deberá preparar los documentos físicos que
serán enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para lo cual
deberán considerar los lineamientos del procedimiento:
- Formato del Informe Final

almacenaje
8.3.2.4. Planificación de Comunicaciones con el Cliente
Este proceso implica desarrollar el Plan de Gestión de las Comunicaciones con el

Cliente, el cual describe los registros mínimos referidos a la gestión de las
comunicaciones con el Cliente. Contiene los organigramas de los equipos
principales del proyecto (Cliente, Contratista, Supervisión, etc.), el registro de
interesados, los cronogramas de reuniones contractuales, horarios e idioma en el
que deben darse las comunicaciones con el Cliente.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestión de las

Comunicaciones con el Cliente.
** CONTRATO INICIO
** DOCUMENTACIÓN DE LA ETAPA DE GESTIÓN DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
LICITACIÓN CONTRATO
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ** REGISTROS DE DIFUSIÓN
OBLIG. CONTRACTUALES 1. ANÁLISIS Y DIFUSIÓN DE ** MATRIZ PARA LA REVISIÓN DEL
OBLIGACIONES CONTRATO
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN CONTRACTUALES
DE OBLIG. CONTRACTUALES
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL ** CUADROS DE ESTATUS DE FIANZAS Y
CONTRATO SEGUROS
2. GESTIÓN DE OBLIGACIONES
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN CONTRACTUALES
DE OBLIG. CONTRACTUALES ** CUADRO DE ESTATUS DE
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL OBLIGACIONES DE CIERRE
CONTRATO 3. CONTROL DE
** ENTREGABLE FINAL DE
*** FORMATO DEL INFORME FINAL OBLIGACIONES DE
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA CIERRE **INFORME FINAL (ADM. DE CONTRATOS)
DE DOCUMENTOS DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE ALMACENAJE
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
4. PLANIFICACIÓN DE
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
COMUNICACIONES CON
DE COMUNICACIONES CON EL CLIENTE ** PLAN DE GESTIÓN DE LAS
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL EL CLIENTE
COMUNICACIONES CON EL CLIENTE
CONTRATO
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN 5. ADMINISTRACIÓN DE
** LOG DE COMUNICACIONES CON EL
DE COMUNICACIONES CON EL CLIENTE COMUNICACIONES
CLIENTE
** PLAN DE GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
GESTIÓN DE RIESGOS
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN 6. PLANIFICACIÓN DE

DE RIESGOS GESTIÓN DE RIESGOS
- MATRIZ DE RIESGOS DE LA OFERTA ** PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
7. IDENTIFICACIÓN DE
** CONTRATO RIESGOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
DE RIESGOS ** REGISTRO DE RIESGOS
** PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS 8. ANÁLISIS Y
PLANIFICACIÓN DE LA
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RESPUESTA A LOS ** MATRIZ DE GESTIÓN DE RIESGOS
DE RIESGOS RIESGOS
** REGISTRO DE RIESGOS
** MATRIZ DE GESTIÓN DE RIESGOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN 9. IMPLEMENTACIÓN DE PLANES Y ACTUALIZADO
DE RIESGOS MONITOREO DE RIESGOS
** MATRIZ DE GESTIÓN DE RIESGOS
GESTIÓN DE CAMBIOS Y RECLAMOS

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
CONTRATO
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN 10. PLANIFICACIÓN DE
DE CAMBIOS Y RECLAMOS ** PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS
GESTIÓN DE CAMBIOS
DE CAMBIOS Y RECLAMOS
** PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS 11. ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN ** REGISTRO DE CAMBIOS Y RECLAMOS

DE CAMBIOS Y RECLAMOS
12. GESTIÓN DE RECLAMOS
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN GESTIÓN DE SUBCONTRATOS

DE SUBCONTRATOS
** WBS DEL PROYECTO 13. PLANIFICACIÓN Y ** PLAN DE SUBCONTRATACIÓN
*** PROCEDIMIENTO PARA LA FORMACIÓN DE ** ORDENES DE SUBCONTRATOS
GENERACION Y SEGUIMIENTO DE SUBCONTRATOS
REQUERIMIENTOS DE RECURSOS EN
LOS PROYECTOS
** CUADROS DE CONTROL DE
14. ADMINISTRACIÓN DE SUBCONTRATOS
DE SUBCONTRATOS
SUBCONTRATOS
** PLAN DE SUBCONTRATACIÓN
15. CIERRE DE ** CUADROS FINALES DE CONTROL DE
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN SUBCONTRATOS SUBCONTRATOS
DE SUBCONTRATOS
FIN
Figura 5. Flujograma de Administración de Contratos

8.3.2.5. Administración de Comunicaciones
Mediante este proceso se describe los medios, técnicas, herramientas y

documentos utilizados para la gestión de las comunicaciones con el Cliente:
- Cartas
- Correos electrónicos
- Reportes diarios
- Cuaderno de Obra
- Acta de reuniones
Asimismo, en este proceso se presenta las herramientas para un adecuado

seguimiento y control de la correspondencia, y el uso de las Buenas prácticas en
las comunicaciones para maximizar la efectividad de la correspondencia. Este
proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestión de las
Comunicaciones con el Cliente.
8.3.2.6. Planificación de Gestión de Riesgos
La planificación de la gestión de riesgos es el proceso en el que se decide cómo

abordar y llevar a cabo las actividades de gestión de riesgos durante la ejecución
del proyecto. El objetivo de este proceso es obtener y difundir el Plan de Gestión de
Riesgos.
El Plan de Gestión de Riesgos del Proyecto contiene la programación de gestión de

riesgos, categorías de riesgos, Roles y responsabilidades, plantillas, definición de
probabilidad e impacto, y la calificación o importancia del riesgo.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestión de Riesgos.
8.3.2.7. Identificación de Riesgos
Este proceso tiene como finalidad determinar los riesgos que pueden afectar al
proyecto. Involucra revisar y validar los Riesgos identificados en la etapa de la
Oferta, y asimismo aprovecha el conocimiento y la capacidad del equipo del
proyecto para anticipar nuevos eventos que podrían afectar al proyecto.
La oportunidad de manejar el riesgo disminuye en la medida que el ciclo de vida del

proyecto avanza, por tal razón es fundamental que en la etapa inicial se lleve a
cabo una oportuna y eficaz identificación de riesgos.
Identificar los Riesgos es un proceso iterativo y constante debido a que los riesgos
pueden evolucionar o se pueden identificar nuevos riesgos conforme el proyecto
avanza a lo largo de su ciclo de vida. Este proceso es descrito en detalle en el
Procedimiento de Gestión de Riesgos.
8.3.2.8. Análisis y Planificación de la respuesta a los riesgos
Realizar el Análisis y Planificación de la Respuesta a los Riesgos es el proceso

mediante el cual se desarrollan secuencialmente los siguientes aspectos de los
riesgos:
- Priorización de los riesgos, evaluando la probabilidad de ocurrencia, y el impacto

sobre los objetivos del proyecto, si los riesgos llegan a presentarse.
- Definición de las estrategias de respuesta ante cada riesgo importante.
- Evaluación de los riesgos residuales.
La Evaluación de la Probabilidad e Impacto de los Riesgos consiste en realizar una

estimación de la probabilidad de la ocurrencia de los riesgos identificados y del
impacto de los riesgos si ocurren.
Las estrategias de respuesta son las de evitar, mitigar, transferir o aceptar un

riesgo, y deben adecuarse a la importancia del mismo, y ser realistas dentro del
contexto del proyecto.
La Evaluación de los Riesgos Residuales, es la evaluación de aquellos riesgos que

no pudieron ser eliminados mediante las Estrategias de Respuesta elegidas.
Para este proceso se puede utilizar la Matriz de Gestión de Riesgos, que forma
parte del Procedimiento de Gestión de Riesgos.
8.3.2.9. Implementación de Planes y monitoreo de Riesgos
Implementar los Planes y Monitorear los Riesgos es el proceso mediante el cual se

ejecutan los Planes de respuesta y acciones planificadas, y se monitorean los
Riesgos.
Este proceso es de mucha importancia, ya que de no hacer el seguimiento

apropiado a los Riesgos, no servirá de mucho el esfuerzo previo de análisis y
planificación de respuesta. Se debe tener la constancia en el Seguimiento a los
Riesgos con la frecuencia que se haya determinado en el Plan de Gestión de
Riesgos.
Los planes de respuesta a los riesgos se ejecutan a lo largo del Ciclo de vida del
proyecto, y el responsable de su implementación y monitoreo es la persona
designada como Responsable del Riesgo en la Matriz de Gestión de Riesgos.

8.3.2.10. Planificación de Gestión de Cambios
La planificación de la Gestión de Cambios es el proceso que consiste en definir de

forma clara y estructurada cómo abordar y llevar a cabo la gestión de cambios
durante la ejecución del proyecto. El objetivo de este proceso es obtener y difundir
el Plan de Gestión de Cambios.
En el Plan de Gestión de Cambios se establece el Procedimiento aplicable a las

variaciones (cambios) que se efectúen en el Contrato, optimizando la atención de
los mismos.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestión de Cambios y

Reclamos.
8.3.2.11. Administración de Cambios
El proceso de Administración de cambios consta de tres subprocesos importantes:

(i) identificación y registro; (ii) evaluación, y (iii) sustentación y cierre
La identificación y registro de los cambios, involucra identificar los potenciales

cambios al Alcance, al Cronograma y/o al Presupuesto contractual, que pueden
tener su origen en diferentes eventos u ocurrencias acontecidas en el proyecto; o
en documentos del proyecto.
La evaluación de los cambios, implica determinar cuáles son las condiciones

contractuales que han sido modificadas y que han originado el cambio.
El sustento contractual y técnico, deberá contener el impacto en tiempo y costo

producido, estimándose un monto por cada uno de ellos.

Reclamos.
8.3.2.12. Gestión de Reclamos
En este proceso se desarrolla el lineamiento que deberá seguirse para determinar

si se plantea formalmente un reclamo ante el Cliente y, de plantearlo, qué aspectos
mínimos deberá contener la estrategia que se desarrollará para el éxito del
reclamo.
La determinación de si se presentará el reclamo ante el Cliente comienza con el

análisis y evaluación de las razones por las cuáles el Cliente y/o Supervisor
rechazó la solicitud de cambio. Si luego del análisis se determinara que Cosapi
cuenta con argumentos y pruebas sólidas y justificadas que sustentan el derecho a
una compensación y/o tiempo adicional entonces se procederá al reclamo.
El reclamo deberá centrarse en desarrollar y desvirtuar cada uno de los

argumentos por los cuales el Cliente y/o la Supervisión denegaron la solicitud de
cambio.

Reclamos.
8.3.2.13. Planificación y formación de Subcontratos
La planificación de la gestión de subcontratos es el proceso en el que se decide

cómo abordar y llevar a cabo la subcontratación durante la ejecución del proyecto.
El objetivo de este proceso es obtener y difundir el Plan de Subcontratación.
El Plan de Subcontratación permite organizar la formación de los subcontratos

incluyendo la identificación de los paquetes a subcontratar, la programación de
cada una de las etapas del concurso y la identificación de los postores a concursar.
La formación de los Subcontratos, incluye los siguientes subprocesos:
- Evaluación y selección de postores

- Desarrollo de las condiciones del Subcontrato
- Concurso
- Emisión y notificación de la Orden del Subcontrato

Reclamos y en el Procedimiento para la Generación y Seguimiento de
Requerimientos de Recursos en los Proyectos.
8.3.2.14. Administración de Subcontratos
Este proceso involucra en el seguimiento y control del cumplimiento de las

obligaciones de los Subcontratistas, en los siguientes aspectos:
- Control de las comunicaciones

- Control de fianzas y seguros
- Control de reportes
- Control de pagos y valorizaciones
- Control de cambios
- Programación de reuniones
- Gestión de reclamos de subcontratistas
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestión de

Subcontratos.
8.3.2.15. Cierre de Subcontratos
Este proceso consiste en la supervisión del cumplimiento de las obligaciones de los

subcontratistas, referidas al cierre de sus subcontratos. Las actividades referidas a
este proceso se encuentran detalladas en el Procedimiento de Gestión de
Subcontratos.
8.4. Administración de Obra

8.4.1. Objetivo
La administración de obra tiene como objetivo representar a Cosapi en la zona del

proyecto, y administrar los recursos humanos, financieros, materiales, equipos y
servicios que la empresa usa para la ejecución del proyecto.
Entre las principales funciones de la administración tenemos: la administración del

almacén, la administración del personal empleado y obrero, la administración del
campamento y sus servicios, la administración de políticas de bienestar y recreación del
proyecto, la gestión de la compras locales y seguimiento de los materiales y servicios
críticos del proyecto (en coordinación con Sede Central), la administración de los
ingresos y egresos (tesorería), y la Gestión de los Stakeholders.
8.4.2. Flujograma de la Administración de la Obra
Ver Figura 6 o MGP/ Anexo MA-GGO-01-A3 Flujogramas Manual Gestión Proyectos.

Para este fin, el administrador de obra cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.4.2.2. Arranque Administrativo
El arranque administrativo inicia con la designación del Administrador de Obra y

comprende todas las actividades que la Administración de Obra debe realizar para
iniciar la ejecución del proyecto. Entre las principales actividades tenemos:
- Establecer junto con la Gerencia de Proyecto y Recursos Humanos las políticas

de obra (porcentaje de permanencia en obra, régimen de descansos, medios
de transporte, campamentos y alimentación, etc.).
- Prever el ingreso y reclutamiento del personal de acuerdo al organigrama del
proyecto.
- Inscribir la obra como establecimiento anexo ante la SUNAT
- Legalizar el Cuaderno de Obra y Libro de Actas
- Determinar la necesidades del proyecto para el arranque
o Mobiliario, equipos de cómputo, medios y equipos de comunicación,
economato, formatos, etc.
- Visitar la zona del proyecto para
o Contactar proveedores de materiales y equipos, servicios de transporte,
alojamiento, alimentación, etc.
o Gestionar licencia municipal de funcionamiento de oficinas, etc.
o Identificar a las autoridades locales (Policía Nacional, Ministerio de
Trabajo y Alcaldía o Juez de Paz).
o Identificar al sindicato de la zona y/o representantes de las comunidades
con la finalidad de anticiparse a la constitución del Comité de Obra.
Respecto al Arranque del Proyecto, el administrador se respaldará en el

Procedimiento para el Arranque Administrativo de una Obra / Proyecto.
8.4.2.3. Gestión de Stakeholders
La Administración de Obra representa a Cosapi en la zona del proyecto y es el

medio de comunicación formal entre la empresa y:
- Proveedores, Subcontratistas, etc.

- Sindicatos
- Autoridades Locales y Comunidades (siempre y cuando así lo permita el
contrato de obra)
- Ministerio de Trabajo y Policía Nacional
Para ello, el Administrador de Obra se respaldará en:
- Procedimiento para el Arranque Administrativo del Proyecto

- Modelos de actas de compromiso con posesionarios
8.4.2.4. Solicitud de Materiales y Equipos para Campamentos e Informáticos
El área de Administración de Obra, en base a los requerimientos para el

campamento y de las diferentes áreas funcionales, solicitará materiales, equipos,
mobiliarios y servicios como: alquiler de oficinas, nuevos locales para la obra,
mobiliarios para implementar las oficinas, computadores, impresoras, teléfonos,
copiadoras, economatos, materiales, equipos para mantenimiento del campamento,
implementos del comedor, implementos de limpieza, etc., para lo cual se apoyará

de las siguientes herramientas:

- Procedimiento para la recepción y devolución de equipos informáticos y
telecomunicaciones.
- Plan de Adquisiciones
8.4.2.5. Administración de Campamentos, Comedores y Concesionarios
La Administración de Obra tiene bajo su responsabilidad proveer, regular y

controlar los servicios provistos por Cosapi en las Instalaciones Temporales del
proyecto. Entre los servicios que la administración regula y controla tenemos:
- Servicio de Alimentación y Lavandería

- Servicio de Limpieza y Guardianía de Oficinas y Campamentos
- Servicio de Comunicaciones (Internet, correo electrónico, Teléfono y Radios)
- Servicio de Suministro de Agua Potable y Energía Eléctrica
- Servicio de Desagüe (Baños Portátiles)
- Servicio de recreación (canchas de fulbito, sala de juegos, gimnasio, etc.)
- Desecho de Residuos (Combustibles, Plásticos, Orgánicos, Basura Común,
etc.), en coordinación con el área de SSOMA (Medio Ambiente)
- Transporte Interno (dentro de la zona del proyecto) y Externo (para ir y regresar
al proyecto)
- Atención Médica, etc.
Según las características del proyecto y los acuerdos suscritos con el cliente, los
servicios anteriormente mencionados serán provistos directamente por Cosapi o el
Cliente. En el caso los servicios sean otorgados por el cliente, la administración
tendrá la responsabilidad de divulgar las políticas del cliente respecto al uso de
dichos servicios; así como, controlar su cumplimiento.
Uno de los documentos de referencia para este Proceso es el Procedimiento

Administrativo para el Manejo de Suministro de Alimentos y Comedores.
Es responsabilidad del Gerente de Proyecto y el Administrador de Obra realizar las

coordinaciones necesarias con las gerencias y jefaturas de apoyo de la empresa
para adquirir y movilizar los recursos necesarios para las Instalaciones Temporales
en la zona del proyecto.
El Gerente del Proyecto y el administrador de obra podrán respaldarse en el

Procedimiento Administrativo de Instalaciones Temporales/ Campamentos y entre
otras actividades tenemos:
- Ubicar un área específica en el proyecto para la instalación de oficinas,

almacenes, comedores y áreas de recreación.
- Buscar fuentes de abastecimiento de agua, energía eléctrica, etc.
- Solicitar líneas telefónicas y equipo satelital dependiendo de la ubicación del
proyecto, etc.
8.4.2.6. Administración del Almacén
La administración de obra tiene bajo su responsabilidad la administración del

almacén de obra, para este fin implementa un almacén de obra con recursos
asignados al mismo (personal e infraestructura). Es responsabilidad de la
administración de obra auditar el funcionamiento del almacén mediante
inspecciones rutinarias e inopinadas cuando lo considere necesario.
Para auditar el funcionamiento del almacén, el administrador podrá respaldarse en

los documentos:
- Procedimiento para la Apertura y Cierre del Almacén

- Procedimiento para la Manipulación, Almacenamiento y Preservación de
Materiales Críticos en Almacenes Cosapi
- Procedimiento para la Recepción, Despacho y Transporte de Materiales y
Equipos al Almacén Central
- Procedimiento para Recepción Control y Despacho de Combustible
Para mayor información respecto a la Gestión del Almacén revisar el Título 8.12
Almacén.
** CONTRATO INICIO
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
** DOCUMENTACIÓN DE LA ETAPA DE DEL CONTRATO (ADM. DE OBRA)
LICITACIÓN
DEL CONTRATO 1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
* PROCEDIMIENTO PARA EL ARRANQUE ** FORMATO ARRANQUE DE OBRA
ADM. DEL PROY. ** ACTA DE APERTURA FONDO FIJO
* PROCEDIMIENTO. ADM. PARA ** ACTA DE COMITE DE OBRA
OBTENCIÓN LICENCIA DE USO DE ** INFORME DE VISITA INICIAL OBRA
EXPLOSIVOS ** CUADERNO DE OBRA
* PROCEDIMIENTO ADM. PARA OBTENER ** ESTABLECIMIENTO ANEXO SUNAT
PERMISO DGH-COMBUST. ** CRÉDITOS CON PROVEEDORES
2. ARRANQUE
* PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIÓN DE LOCALES
COMITÉ DE OBRA
ADMINISTRATIVO
** ACUERDO DE PAZ SOCIAL CON LA
COMUNICAD Y/O SINDICATO
* PROCEDIMIENTO PARA EL ARRANQUE
ADMINISTRATIVO DEL PROY.
* MODELOS DE ACTAS DE COMPROMISOS
CON POSESIONARIOS 3. GESTIÓN DE
STAKEHOLDERS ** MATRIZ DE MAPEO DE ACTORES
GENERACION Y SEGUIMIENTO DE REQ. DE SOCIALES
RECURSOS EN LOS PROYECTOS ** INFORMACIÓN DE
*** TIEMPO DE ATENCIÓN DE SEDE CONTRATACIONES Y COMPRAS
CENTRAL A REQUERIMIENTOS DE 4. SOLICITUD DE MATERIALES Y EQUIPOS PARA LOCALES
PROYECTOS CAMPAMENTOS E INFORMÁTICOS
** PLAN DE AQUISICIONES
* PRD. RECEP. Y DEVOLUC. EQUIPOS ** SOLICITUDES
INFORM. Y TELECOM
* PROCEDIMIENTO INSTALACIONES
TEMPORALES/CAMPAMENTOS 5. ADMINISTRACIÓN DE CAMPAMENTOS, COMEDORES Y - FACILIDADES TEMPORALES
* PROCEDIMIENTO ADM. PARA EL CONCESIONARIOS OPERATIVAS
MANEJO DE SUMINISTRO DE ALIMENTOS ** REGLAMENTO DE COMEDORES Y
Y COMEDORES CAMPAMENTOS
(VER DEL FLUJOGRAMA DE ALMACÉN)

*** PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN
DE ALMACENES 6. ADMINISTRACIÓN DEL ALMACEN
(VER FLUJOGRAMA DE ALMACÉN)
** DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE
* PLAN DE DESARROLLO HUMANO ALMACÉN
* PROCEDIMIENTO PARA EL ASCENSO
POR MERITO DEL PERSONAL OBRERO
* PROCEDIMIENTO RECLUTAM. DE
PERSONAL OBRERO
* LINEAMIENTO PARA LA ** INFORMES DE PERMANENCIA DE
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EN 7. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE RR.HH. PERSONAL EMPLEADO Y OBRERO
PROYECTO DE RÉGIMEN COMÚN
* PRD. REEMBOLSO TRASLADO DE ** POLÍTICAS DE PERSONAL
PERSONAL OBRERO A OBRA ** PLANILLA DE JORNALES
* LINEAMIENTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EN
PROYECTO
* PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE
COSTO DE SUPERVISÓN
* LINEAMIENTO PARA CONDUCTORES DE
VEHÍCULOS
* EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO OBREROS
* PRD. GESTIÓN DE COMPRAS DE BIENES 8. GESTION DE COMPRAS ** COTIZACIONES

Y SERVICIOS ** ORDENES DE COMPRA
*** PROCEDIMIENTO PARA LA ** CUADROS COMPARATIVOS DE
GENERACION Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
REQUERIMIENTOS DE RECURSOS
** PLAN DE ADQUISICIONES
* PROCEDIMIENTO ADELANTOS DE VIAJE

* PROCEDIMIENTO PARA VALES PROVIS. ** REGISTRO DE PEDIDO DE
* PROCEDIMIENTO . SUSTENT. GASTOS FONDOS
9. GESTION DE TESORERIA Y FINANZAS ** CAJA CHICA
DE MOVILIDAD
* PROCEDIMIENTO PAGOS ** FLUJO DE CAJA
* PROCEDIMIENTO ADM. ASIG. Y MANEJO ** CUSTODIA Y CONTROL DE
DE CAJA CHICA CARTAS FIANZA
* PROCEDIMIENTO ADM. PEDIDOS DE
FONDO
* PROCEDIMIENTO SINIESTROS DE
VEHÍCULOS, EQUIPOS E INMUEBLES ** COTIZACIONES
** ORDENES DE ALQUILER
* PROCEDIMIENTO USO DE 10. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE EQUIPOS Y ** EVALUACION TECNICA DE
CAMIONETAS, VEHÍCULOS Y SIMILARES TRANSPORTES EQUIPOS
* PROCEDIMIENTO ADM. ALQ. EQUIPOS
Y VEHÍCULOS PARA OBRA
*** PROCEDIMIENTO. BAJA ACTIVOS
FIJOS * FINIQUITO Y CERTIFICADO DE
*** PROCEDIMIENTO TRANSPORTE DE PAGO FINAL PARA
PERSONAL SUBCONTRATISTA
* PRD. ADM. PARA CARTAS FIANZA DE 11. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SUBCONTRATOS DE

SUBCONTRATOS
OBRA
* CONTROL ADM. DE SUBCONTRATOS
DE OBRA ** ACTA DE CIERRE DE FONDO FIJO
** LIBRES ADEUDOS EN GENERAL
* PRD. VENTA DE CHATARR. Y M AT. ** LIQUID. DE PERSONAL Y TRANSF.
SOBRANTE - CIERRE DEL ALMACÉN
* PRD. DEVOLUCIÓN EQUIPOS INFORM . Y 12. CIERRE - DESMOVILIZACIÓN DE
COM UNIC. ADMINISTRATIVO CAMPAMENTOS, EQUIPOS Y
* PRD. CIERRE ADM IN. DE OBRA VEHÍCULOS.
* PRD. RECEP. Y DEVOLUC. EQUIPOS ** INFORME FINAL (ADM DE OBRA)
INFORM . Y TELECOM .
** CIERRE MINTRA
*** FORM ATO DEL INFORM E FINAL
** CIERRE DE CRÉDITOS DE
*** PROCEDIM IENTO PARA LA ENTREGA DE
PROVEEDORES LOCALES
DOCUM ENTOS DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE ALM ACENAJE
FIN
Notas:
Figura 6. Flujograma de Administración de Obra

8.4.2.7. Procesos Administrativos de RR.HH.
Los Procesos Administrativos de RR.HH. comprenden entre otras las siguientes

actividades:
- Los trámites de Ingreso del Personal al Proyecto

- Entrega de Reglamentos Cosapi
- La asignación y control de viáticos
- Elaboración y Renovación de Contratos de Trabajo
- El control de asistencia, permisos, sanciones y licencias de trabajo.
- La coordinación con el Gerente del Proyecto y el Equipo de Dirección del
Proyecto para la realización de las Evaluaciones de Desempeño
- Liquidación de personal del proyecto
- Coordinación con RR.HH. sobre la transferencia de personal a otros proyectos
- Las actividades relacionadas a la Asistencia Social (subsidios, descansos
médicos, accidentes de trabajo, etc.), políticas de bienestar y recreativas
La Administración deberá tomar en cuenta las políticas de la empresa; así como,

las regulaciones legales respecto a tres tipos de regímenes de trabajo, las cuales
son:
- Régimen Común Empleados: Ingenieros, Técnicos, Administradores, etc.

- Régimen de Construcción Civil: Jefe Grupo, Operarios, Oficiales y Ayudantes
- Régimen Común Obreros: Vigías, Conductores de Vehículos, Auxiliares de
servicios generales, etc.
8.4.2.8. Gestión de Compras
La administración de obra del proyecto tiene como una de sus principales funciones
la gestión de las compras locales en coordinación con el Gerente de Proyecto o
Jefe de Obra. Además, debe realizar el seguimiento de los materiales y servicios
críticos del proyecto (en coordinación con Sede Central) establecidos en el plan de
adquisiciones. Para ello debe tomar en consideración el Procedimiento para la
Gestión de Compras de Bienes y Servicios.
8.4.2.9. Gestión de Tesorería y Finanzas
La tesorería gestiona los flujos de dinero en el proyecto (ingresos y egresos); la

administración de obra es responsable de controlar estos flujos de tal forma que
advierta con anticipación al Gerente del Proyecto o Jefe de Obra de un posible
desbalance económico del proyecto. Para este fin, la Administración de Obra se
encarga entre otras actividades de:
- Coordinar con el Área de Control de Proyectos y el Gerente del Proyecto el

Pedido de Fondos semanal.
- Coordinar el Pago a Proveedores y Subcontratistas.
- Manejar la caja chica.

- Coordinar el pago de sueldos y jornales.
- Coordinar con el área de Control de Proyectos la Elaboración de Flujo de Caja.
- Custodia y control de cartas fianzas
8.4.2.10. Procesos Administrativos de Equipos y Transportes
Este proceso busca normar las actividades relacionadas al alquiler de equipos y

vehículos en los proyectos, luego de haber determinado que la Unidad de Apoyo de
Equipos y Transporte no los tiene en stock, el uso adecuado de vehículos menores
(camionetas, furgonetas, entre otros), así como la baja de activos fijos en proyectos
por razones de venta, donación, siniestro o robo y obsolescencia del activo fijo.
- Para la ejecución de este proceso, el administrador podrá respaldarse entre

otros documentos en: Procedimiento para el uso de camionetas, vehículos y
similares
- Procedimiento administrativo para alquiler de equipos y vehículos para obras /
proyectos
- Procedimiento para la baja de activos
- Procedimiento de transporte de personal
8.4.2.11. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra
El objetivo de este proceso es establecer controles administrativos en los

Subcontratos de obra, con la finalidad de asegurarnos que los subcontratistas
cumplan las obligaciones laborales, aportes y contribuciones sociales conforme a
ley y seguros del personal a su cargo. Para la ejecución de este proceso, el
administrador podrá respaldarse en el Procedimiento para cartas fianza de
subcontratos y el Procedimiento para Control de Subcontratos de Obra /Proyecto.
8.4.2.12. Cierre Administrativo
El cierre administrativo comprende la liquidación y/o desmovilización de los

recursos humanos, financieros, materiales equipos y servicios que la empresa ha
empleado en la zona para la ejecución del proyecto. Entre las principales
actividades del cierre administrativo tenemos las siguientes:
- Liquidar a todo el personal obrero y empleado de la obra (con libre adeudo).

- Informar a Recursos Humanos el término de labores del personal empleado.
- De haber demandas laborales, emitir informe explicando la situación y enviarlo
al Jefe de Relaciones Laborales con copia al Área Legal de Sede Central.
- Informar a los proveedores el término de la obra.
- Coordinar con el área de Tesorería cualquier pago pendiente a proveedores y
subcontratistas y obtener sus libres adeudos.
- Participa en el cierre administrativo de Subcontratos, en coordinación con las

áreas de Oficina Técnica y Administración de Contratos.
- Solicitar con anticipación la revisión de las cuentas contables de:
o Adelantos al personal, préstamos, fondos de garantía, adelantos de
viaje, adelantos a proveedores y subcontratistas, etc.
- Cierre de caja chica del proyecto.
- Cierre del Almacén del Proyecto y obtención del Libre Adeudo del Almacén
Central de la Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte.
- Desmovilización de campamentos, equipos y vehículos.
- Elaboración del informe final de obra
- Cierre de Mintra
- Cierre de crédito de proveedores locales
Para la ejecución de este proceso, el Administrador de Obra se respaldará en:
- Procedimiento para el Cierre Administrativo de una Obra / Proyecto

- Procedimiento para la venta de chatarra y material sobrante
- Procedimiento para la recepción y devolución de equipos informáticos y
telecomunicaciones.

almacenaje.
8.5. Producción
8.5.1. Objetivo
El objetivo del Área de Producción es la ejecución de las actividades constructivas

dentro los plazos, costos y calidad previstos en el contrato, en cumplimiento de los
estándares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente exigidos por el Cliente,
Cosapi y las leyes vigentes.
Para alcanzar este objetivo, el área de producción planifica, dirige y supervisa la

construcción del proyecto, y el resto de áreas le brindan soporte a través de la gestión
de recursos, coordinaciones, sugerencias de acciones preventivas y correctivas,
información oportuna, y labores administrativas para facilitar la ejecución del proyecto.
8.5.2. Flujograma de Producción


Para este fin, el Área de Producción cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.5.2.2. Dirección de la Elaboración del Plan de Ejecución de la Construcción
El Plan de Ejecución de la Construcción corresponde a la planificación inicial de la

construcción del proyecto, y sus componentes principales son: WBS, Cronograma
General y Organigrama del Equipo de Construcción. El Jefe del Área de Producción
lidera su elaboración y posee poder de decisión sobre él, mientras que el resto del
Equipo de Dirección del Proyecto (EDP) participa en su elaboración.
El Plan describe el alcance del proyecto, las áreas/frentes de trabajo, organización

de campo y responsabilidades, principales técnicas constructivas, orden,
prioridades y metas en la ejecución, y los recursos que se requerirán.
A pesar que este plan se elabora antes del inicio de la construcción, se actualizará
continuamente durante la ejecución del proyecto. Se cuenta con las siguientes
herramientas para su elaboración:
- Guía para la elaboración de Planes de Ejecución de la Construcción

- Procedimiento para la elaboración del WBS
- Procedimiento para la elaboración del Cronograma General
- Procedimiento para elaboración del Programa de Uso y Adquisición de
recursos
8.5.2.3. Definición y Validación de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de

Datos
Todas las áreas del proyecto requieren de datos para elaborar reportes y analizar el
desempeño del proyecto. Es así que el Equipo de Dirección del Proyecto define los
recursos, responsables y medios para la toma estos datos.
Para los datos que se obtiene directamente de campo, el Área de Producción en

coordinación con el resto de áreas valida y define para cada área/frente de trabajo
el tipo de datos, forma de recolección, registro y transmisión, responsables y sus
relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Se cuenta con un “Plan estándar
para la toma de datos en campo” como referencia para su elaboración.
8.5.2.4. Solicitud de Equipos de Producción, Materiales y Herramientas Consumibles
El área de Producción, en base a los requerimientos globales que se necesitaran

en el proyecto, solicitará equipos de producción, materiales y herramientas
consumibles, para lo cual se apoyará de las siguientes herramientas:

Recursos en los proyectos.
- Tiempo de Atención de Sede Central a Requerimientos de Proyectos.
8.5.2.5. Elaboración de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construcción
Este proceso tiene por finalidad generar los procedimientos de construcción que
servirán para la ejecución de los trabajos en el proyecto con seguridad, calidad,
productividad y respeto al medio ambiente. El Jefe del Área Producción y su equipo
elaboran los procedimientos definiendo y/o validando las técnicas constructivas en
base a su experiencia y de la organización, considerando requerimientos de los
estándares de aplicación al proyecto en coordinación con las áreas de Calidad y
SSOMA.
El Área de Calidad coordina la elaboración de los procedimientos con el Área de

Producción, y a su vez la elaboración del análisis de riesgos con el Área de
SSOMA, para finalmente codificar el documento y enviarlo a través del control
documentario. El procedimiento debe ser aprobado por el Gerente de Proyecto y/o
Jefe de Obra antes de su envío al cliente.
Adicionalmente, el Área de Producción elaborará los Procedimientos de los

Procesos Constructivos Detallados del Proyecto, los cuales registran con mayor
detalle el proceso constructivo y condiciones de su ejecución en el proyecto.
Este proceso se realiza continuamente durante la ejecución del proyecto, toda vez
que se planifique iniciar la ejecución de una nueva actividad. El Jefe del Área
Producción y su equipo cuentan como referencia para su elaboración con los
siguientes documentos:
- Instructivo para Elaboración de Procedimientos Constructivos Detallados

- Procedimientos Constructivos Detallados de proyectos anteriores (Intranet
Cosapi, Información de Calidad)
- Procedimientos Topográficos
- Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de

la Calidad
8.5.2.6. Dirección de la Elaboración e Integración de Planes Intermedios y Semanales
El área de producción dirige la elaboración de los Planes Intermedios y Semanales

de todas las áreas/frentes de trabajo en coordinación con el área de Planeamiento
durante la ejecución del proyecto.
Los planes intermedios se obtienen a través de la expansión del cronograma

general en un mayor nivel de detalle para una ventana de tiempo de 3 a 6
semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, información y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo; las tareas pendientes son asignadas en forma coordinada y
anticipada a las áreas del proyecto para su atención.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para

asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecución que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboración de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta como

referencia con los siguientes documentos:
- Procedimiento para la Implementación del Sistema del Último Planificador

- Procedimiento para la elaboración de Planes Intermedios y Semanales
8.5.2.7. Dirección y Supervisión de Actividades Constructivas
El Área de Producción dirige las actividades constructivas comunicando la

planificación de la construcción al personal de campo (supervisores, jefes de grupo,
topógrafos, tareadores, obreros, etc.) y dando directivas claras para su
cumplimiento.
Así mismo, supervisa la ejecución de las actividades constructivas usando como

referencia los Planes Intermedios y Semanales, procedimientos de construcción,
así como los distintos reportes de las áreas del proyecto para plantear acciones
preventivas y correctivas con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto.
INICIO
** CONTRATO
** DOCUMENTACIÓN DE LA ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
ETAPA DE LICITACIÓN 1. CONOCIMIENTO DEL CONTRATO (PRODUCCIÓN)
** MATRIZ PARA LA REVISIÓN PAQUETE DEL CONTRATO
DEL CONTRATO
*** PRD. PARA ELAB. WBS

*** PRD. PARA ELAB. DEL 2. DIRECCIÓN DE LA ** PLAN DE EJECUCIÓN DE LA
CRONOGRAMA GENERAL ELABORACIÓN DEL PLAN DE CONSTRUCCIÓN
*** PRD. ELAB. PROG. USO Y EJECUCIÓN DE LA ** WBS DEL PROYECTO
ADQ. DE REC. CONSTRUCCIÓN ** CRONOG. GENERAL DEL PROYECTO
*** PROC. PLN CARRETERAS ** PROGRAMA USO Y ADQ. DE RECURSOS
*** ELAB. DIAG. TIEMPO CAM.
* GUÍA ELAB. PLAN DE
EJECUCIÓN DE LA CONST.
3. DEFINICIÓN Y
* PLAN ESTÁNDAR PARA LA VALIDACIÓN DE RECURSOS, ** PLAN PARA LA TOMA DE DATOS
TOMA DE DATOS EN CAMPO RESPONSABLES Y MEDIOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA PARA LA TOMA DE DATOS
GENERACION Y SEGUIMIENTO DE
REQUERIMIENTOS DE RECURSOS
EN LOS PROYECTOS
*** TIEMPO DE ATENCIÓN DE 4. SOLICITUD DE EQUIPOS DE PRODUCCIÓN, MATERIALES
SEDE CENTRAL A Y HERRAMIENTAS CONSUMIBLES ** SOLICITUDES
REQUERIMIENTOS DE
* PROC. E INSTRUCT. DE
TRABAJO
- PROC. CONS. DE PROYECTOS
ANTERIORES 5. ELABORACIÓN DE PLANES / PROCEDIMIENTOS / ** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
- PROC. TOPOGRÁFICOS INSTRUCTIVOS DE CONSTRUCCIÓN INSTRUCTIVOS DE CONSTRUCCIÓN
*** PRD. ELAB. DOCS. SGC. ** PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE
*** PLANTILLA DE PROC. DE CONSTRUCCIÓN CRÍTICOS
PROCESOS CONST. ** PROCEDIMIENTOS TOPOGRÁFICOS
DETALLADO
6. DIRECCIÓN DE LA ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DE
*** PROC. PARA ELAB. DE PROG PLANES INTERMEDIOS Y SEMANALES
INTERM. Y SEM. ** PROGRAMAS INTERMEDIOS Y
*** PROC. PARA IMPLEM. EL SEMANALES
SIST. ÚLTIMO PLANIF.
** PROG. INTERM. Y SEM. 7. DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES
** REPORTES DE DESEMPEÑO - ACCIONES PREVENTIVAS Y
DEL PROYECTO: ISP, INFORMES
CONSTRUCTIVAS
CORRECTIVAS
DE PRODUCTIV., SEGURIDAD,
CALIDAD, COSTOS,
PLANEAMIENTO, ALMACÉN,
CALIDAD, ETC. ** REGISTRO DE: INSPECCIONES,
8. DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA CALIDAD,
OBSERVACIONES DE TAREAS, RACS.
** PLANES, PROC. E INSTRUC. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE - ACCIONES PREVENTIVAS Y
CONSTRUCCIÓN CORRECTIVAS
** REPORTES DE CALIDAD
** REPORTES DE SSOMA
** REPORTES DE DESEMPEÑO - ACCIONES PREVENTIVAS Y

DEL PROYECTO: ISP, INFORMES CORRECTIVAS
DE PRODUCTIV., SEGURIDAD,
9. ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO
CALIDAD, COSTOS,
PLANEAMIENTO, ALMACÉN,
CALIDAD, ETC
** PUNCH LIST SUPERADO
*** PROCEDIMIENTO PARA LA 10. CIERRE DEL PROYECTO ** ACTA DE RECEPCIÓN
** INFORME FINAL (PRODUCCIÓN)
PLANIFICACIÓN DEL CIERRE
DEL PROYECTO
*** FORMATO DE PUNCH LIST
*** FORMATO DEL INFORME
FINAL
PROYECTO A LA OPERADORA
DE ALMACENAJE FIN
Figura 7. Flujograma de Producción

8.5.2.8. Dirección y Supervisión de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente
El Área de Producción es responsable de cumplir con los estándares de calidad,

seguridad, salud ocupacional y medio ambiente durante la ejecución de la
construcción. El Jefe del Área de Producción dirige el proceso dando directivas al
personal de campo para su cumplimiento, e impulsando programas de capacitación
y sensibilización en temas de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente en coordinación con las áreas de Calidad y SSOMA.
El Área de Producción supervisa este proceso usando los procedimientos

constructivos, reportes de Calidad y SSOMA para definir las acciones preventivas y
correctivas necesarias en campo.
El área de producción analiza el desempeño de las actividades constructivas

mediante los diferentes reportes de las áreas del proyecto; los que incluirán
comentarios y sugerencias para implementar acciones preventivas y correctivas
con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto.
Entre las actividades de análisis de desempeño que realiza el área de producción

tenemos:
- Verificación de uso de horas mínimas de equipos de terceros y propios

- Análisis de causas de no cumplimiento
- Seguimiento a las estadísticas de seguridad y calidad (no conformidades)
- Seguimiento a los indicadores de costos, planeamiento y productividad, etc.
El Área de Producción participa del cierre del proyecto a través de dos actividades
principales: el levantamiento de observaciones y la dirección de la desmovilización
de recursos de obra.
Una vez se ha definido el Punch List del proyecto, el área de producción es

responsable del levantamiento de observaciones para la entrega final de la obra al
cliente. El Área de Calidad coordina el levantamiento de observaciones con el Área
de Producción y el cliente. Para la elaboración del Punch List se cuenta con
formatos estándar.
El Área de Producción también es responsable de dirigir la desmovilización de

recursos de obra:
- La desmovilización de equipos, se coordina con el área de equipos y el

almacén de obra.
- La desmovilización de materiales remanentes, se coordina con el almacén de
obra.
- La desmovilización de personal se coordinará con la Administración del
proyecto.
Para la ejecución de este Proceso, el Área de Equipos cuenta con el

Procedimiento “Guía para la Planificación del Cierre del Proyecto” y el Formato
de Punch List.
Además, dentro de este proceso también el área deberá preparar el informe final y
los documentos físicos que serán enviados para su almacenaje una vez concluido
el proyecto, para lo cual deberán considerar los lineamientos del procedimiento:

almacenaje
8.6. Oficina Técnica

8.6.1. Objetivo
El Área de Oficina Técnica tiene como objetivo asegurar que el proyecto se ejecute de
acuerdo al Expediente Técnico, a las modificaciones aprobadas y normas técnicas
vigentes, considerando las buenas prácticas, por medio de la compatibilización y
conciliación de la información técnica. Se encarga de interpretar el alcance, cuantificar
los trabajos a ejecutarse, gestionar el suministro de materiales y equipos permanentes,
administrar la documentación del proyecto y de la asistencia técnica al área de
Producción.
8.6.2. Flujograma de Oficina Técnica

Para este fin, el personal de Oficina Técnica podrá usar los siguientes documentos
y herramientas:
- Contrato
8.6.2.2. Adaptación del Manual de Oficina Técnica
Corresponde a la adaptación del Manual de Oficina Técnica Estándar de Cosapi a

las condiciones propias y alcances del proyecto.
La adaptación del manual consiste en seleccionar y personalizar los planes,

procedimientos, instructivos, formatos, normas y aplicativos tecnológicos que serán
empleados en el proyecto por el personal de Oficina Técnica y los otros miembros
del equipo del proyecto. Para la ejecución de este proceso se cuenta con el Manual
de Oficina Técnica Estándar.
Como entregables de este proceso se tienen procedimientos, instructivos,

flujogramas y reportes adaptados.
8.6.2.3. Revisión del Expediente Técnico
Este proceso tiene por finalidad identificar los requisitos técnicos, responsabilidades
y obligaciones de Cosapi en el proyecto, así como tener conocimiento claro del
marco contractual y el orden de prelación de los documentos.
Para cumplir con este proceso, la Oficina Técnica usará como principal herramienta
el Expediente Técnico. En caso de no tenerlo, el documento deberá ser solicitado al
área de Presupuestos de Sede Central y/o gestionar su disponibilidad con la
Supervisión y/o el Cliente.
Para la revisión del Expediente Técnico se podrá utilizar entre otros documentos el
Procedimiento para la revisión del Expediente Técnico posterior a la firma del
Contrato, el Checklist para la Revisión del Expediente Técnico y el Formato de
Control de Avance Semanal de Revisión del Expediente Técnico.
Como entregable a este proceso tenemos: la Interpretación del Alcance Original

que se refiere a disponer los planos y especificaciones saneados (información
consistente y clara para construcción), el Checklist de la Revisión del Expediente
Técnico y el Reporte de Control Semanal de Revisión del Expediente Técnico.
8.6.2.4. Trabajos Topográficos
Comprende todas las actividades para coordinar los trabajos de topografía en el

proyecto, los cuales incluyen: realizar levantamientos topográficos, establecer
benchmarks (BM´s), trazo, replanteo, control, etc. Dependiendo de la magnitud y
complejidad del proyecto, se podrá contar con un jefe de topografía y asistentes

para que, entre otras actividades, se encarguen de:
- Planificar y coordinar los trabajos de topografía

- Distribuir las cuadrillas de topografía en campo
- Descargar y procesar datos topográficos
- Elaborar planos topográficos, etc.
En caso no se cuente con un Jefe de Topografía; el Jefe del área asumirá o

delegará a unos de los ingenieros las responsabilidad de coordinar todas las
labores de topografía de oficina y campo respaldado por sus asistentes, topógrafos,
auxiliares y ayudantes de topografía.
Para la ejecución de este proceso, se cuenta como referencia con el Procedimiento

Para la Gestión de Topografía.
Adicionalmente, se cuenta con procedimientos específicos para la ejecución de

labores de topografía dentro de la base de datos de procesos constructivos
administrados por el Área de Gestión de Calidad de Sede Central.
Como entregables tenemos el Plan de Trabajos Topográficos.
Nota: En proyectos electromecánicos el proceso control topográfico será asignado

al área de Calidad.
8.6.2.5. Compatibilización del Expediente Técnico con otros Documentos

Contractuales
La compatibilización tiene por finalidad comparar en forma detallada la información

contenida en el Expediente Técnico con los demás documentos contractuales, los
cuales incluyen: excepciones, consideraciones de la oferta, ronda de consultas,
términos de referencia, adendas al contrato, comunicaciones y acuerdos de la
etapa de licitaciones entre otros; considerando los aspectos técnicos, constructivos,
legales y sociales del proyecto. Además, los documentos de las distintas
especialidades también serán compatibilizados.
Para la compatibilización de la información se podrá emplear como referencia el

Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico posterior a la firma del
Contrato y el Checklist para la Revisión del Expediente Técnico.
Como entregable a este proceso se tiene: las Consultas Técnicas y otras

comunicaciones (cartas y actas).
8.6.2.6. Administración de Documentos
La Administración de Documentos tiene por finalidad administrar la documentación

e información del proyecto mediante una metodología de registro y almacenamiento
de los documentos emitidos y recibidos durante la ejecución del proyecto. Este
proceso incluye la implementación, seguimiento y control del proceso. Para realizar
un adecuado control documentario se podrán emplear los siguientes documentos y
herramientas:
- Expediente Técnico
- Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros
- Procedimiento para la Gestión de las Comunicaciones
- Acta de Reunión del EDP
- Acta de Reunión del Proyecto
- Tecnología de la Información (SCOP-CODO, Oracle Primavera Contract
Management)
Como entregables a este proceso se tiene: documentos codificados (planos, cartas,

RFI’s, SBM’s, TRM’s), log de cartas, RFI’s, SBM’s, TRM’s y Cuaderno de Obra.
8.6.2.7. Conciliación del Expediente Técnico y Documentación Contractual
Una vez finalizada la compatibilización de la información técnica en las diversas

especialidades, todo aquello que no ha sido resuelto deberá ser conciliado con el
Cliente o su representante de conformidad con el procedimiento establecido en el
Contrato. Complementariamente, la Oficina Técnica realizará la evaluación de los
posibles impactos que puedan producirse en el alcance considerando los diversos
escenarios antes y después de la conciliación, y coordinará con las áreas de
Control de Proyectos (Costos, Planeamiento y Productividad) para calcular los
impactos en costo y tiempo en el proyecto.
Para una mejor gestión, se podrá utilizar: Las respuestas del Cliente a nuestras
comunicaciones (RFI’s, cartas, anotaciones del cuaderno de Obra, etc.).
Como entregable a este proceso tenemos: respuestas a los RFI, actas de acuerdos
con el Cliente.
INICIO ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL

CONTRATO (OFICINA TÉCNICA)
** CONTRATO
** DOCUMENTACIÓN DE LA ETAPA 1. CONOCIMIENTO DEL ** FLUJOGRAMAS Y FORMATOS
DE LICITACIÓN PAQUETE DEL CONTRATO ACTUALIZADOS
DEL CONTRATO
** INTERP. DEL ALCANCE
* MANUAL DE OFICINA TÉCNICA 2. ADAPTACIÓN DEL MANUAL ORIGINAL
DE OFICINA TÉCNICA ** CHECKLIST DE LA REVISIÓN DEL
EXPEDIENTE TECNICO
- EXPEDIENTE TÉCNICO **REPORTE DE CONTROL SEMANAL DE
* PRD. REVISIÓN DEL REVISION DE EXPEDIENTE TÉCNICO
EXPEDIENTE TÉCNICO 3. REVISIÓN DEL
EXPEDIENTE TÉCNICO
- PROCEDIMIENTOS
TOPOGRÁFICOS ** PLAN DE TRABAJOS TOPOGRÁFICOS
* PRD. GESTIÓN TOPOGRAFÍA
- EXPEDIENTE TÉCNICO
** LEV. TOPOGRÁFICOS 4. TRABAJOS TOPOGRAFICOS (*1) ** CONSULTAS TÉCNICAS, OTRAS
*** PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIONES (CARTAS, ACTAS)
REVISIÓN DEL EXP. TÉCNICO
- EXPEDIENTE TÉCNICO 5. COMPATIBILIZACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO CON
* PROCEDIMIENTOS PARA LA OTROS DOC. CONTRACTUALES ** DOCUM ENTOS CODIFICADOS (PLANOS,
ADM. DE DOCUMENTOS CARTAS, RFI, SBM , TRM ), LOG DE CARTAS,
RFI, SBM , TRM , CUADERNO OBRA
- RESP. DEL CLIENTE A
NUESTRAS COMUNICACIONES 6. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
(RFI, CARTAS, ANOTACIONES EN
CUADERNO DE OBRA, ETC)
** ACTAS DE ACUERDOS CON EL
- EXPEDIENTE TÉCNICO CLIENTE
- NORMAS TÉCNICAS 7. CONCILIACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO Y DOC.
- JUICIO EXPERTO CONTRACTUAL
** LECCIONES APRENDIDAS ** PROCESOS CONSTRUCTIVOS
* PRD. PROP. ALTERNATIVAS DE OPTIMIZADOS
MEJORA DE PROC CONST.
* PRD. GENERACION Y SEGUIMIENTO 8. ESTUDIO DEL EXPEDIENTE TÉCNICO PARA OPTIMIZAR

REQUERIMIENTOS RECURSOS PROCESOS
*** TIEMPO DE ATENCIÓN DE SEDE
CENTRAL A REQUERIMIENTOS DE ** SOLICITUDES
PROYECTOS ** LISTA DE MAT. Y SERVICIOS CRÍTICOS
**PROGRAMA ADQ.Y USO DE 9. SOLICITUD DE MATERIALES PERMANENTES PERMANENTES
MATERIALES
*** PRD. PARA LA COMPRA DE
MATERIALES Y SERVICIOS
10. ELABORACIÓN DE PLANOS PARA CONSTRUCCIÓN Y/O
** PLANOS PARA CONSTRUCCIÓN Y/O
FABRICACIÓN FABRICACIÓN
** LEV. TOPOGRÁFICOS ** PLANOS ISOMÉTRICOS
* INT. ELAB. PLANOS CONST. **FIELD SKECTH
* PRDS. DESARRO. ING. CAMPO
11. ELABORACIÓN DE EXPEDIENTES DE PRESUPUESTOS
- EXP. TÉCNICO ADICIONALES (*2)
** LEV. TOPOGRÁFICO ** EXPEDIENTES DE PRESUPUESTOS
* PRD. ELAB. EXPED. ADIC. ADICIONALES
- PAQUETE DE CONTRATO
- REGLAMENTOS METRADOS 12. ELABORACIÓN DE METRADOS
* INST. ELAB. MET. EN PROY
* FORMATO DE CONTROL ** METRADOS DEL PROYECTO
SEMANAL DE METRADOS ** PPTO. VENTA ACTUALIZADO
**REPORTE DE CONTROL SEMANAL DE
- PAQUETE DE CONTRATO METRADOS
** METRADOS DE AVANCE 13. ELABORACIÓN DE VALORIZACIONES (*3)
* INST. ELABORAR
VALORIZACIÓN EN UN PROYECTO
** VALORIZACIONES PERIÓDICAS
- LISTA MAT. Y EQ. CLIENTE
- PROG. LLEGADA MAT. Y EQ. 14. GESTIÓN DE MATERIALES Y EQUIPOS DEL CLIENTE
CLIENTE
** METRADOS ACTUALIZADOS
** REPORTES DE MOV. MATERIALES,
* PRD. GESTIÓN MAT. Y EQ.
INVENTARIO Y STOCK
CLIENTE
** METRADOS ACTUALIZADO
* GUÍA PARA LA LIQUIDACIÓN DE 15. CIERRE DEL PROYECTO
UN PROYECTO
*** PROC. ARCHIVAR DOC. Y ** EXPEDIENTE DE LIQUIDACIÓN
REGISTROS EN PROYECTOS ** PLANOS AS-BUILT
*** PROCEDIMIENTO PARA LA ** INFORME FINAL (OFICINA TÉCNICA)
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE FIN
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
Figura 8. Flujograma de Oficina Técnica

8.6.2.8. Estudio del Expediente Técnico para Optimizar Procesos
La finalidad de este proceso es identificar oportunidades para optimizar los

procesos de construcción del proyecto con el objetivo de obtener un menor costo y
plazo de ejecución. Para este fin, se empleará el conocimiento y experiencia en
construcción del equipo de dirección del proyecto en planificación, diseño,
adquisiciones y en el manejo de las operaciones en construcción. La Oficina
Técnica liderará este esfuerzo en el proyecto.
Para la optimización de procesos constructivos, se puede usar como referencia la

base de datos de Lecciones Aprendidas de Cosapi y el Juicio Experto del personal
de Obra, propuestas de Innovación, Normas Técnicas y Expediente Técnico.
Como entregable a este proceso tenemos los Procesos Constructivos Optimizados.
8.6.2.9. Solicitud de Materiales Permanentes
Consiste en realizar la lista de materiales permanentes y/o servicios requeridos por

el proyecto, para ser solicitados por un integrante de la Oficina Técnica del proyecto
a la Gerencia de Procura en Sede Central, indicando las cantidades, características
y especificaciones de los mismos; así como, el cronograma de entrega.
Para la solicitud de los materiales se podrá emplear los siguientes documentos:

- Programa de adquisición y uso de materiales
- Procedimiento para la compra de materiales y servicios
- Manual de Ingreso de Solicitudes al sistema Oracle
Como entregables a este proceso tenemos: Solicitudes, Lista de Materiales,

Servicios Críticos Permanentes indicando sus cantidades.
8.6.2.10. Elaboración de Planos para Construcción y/o Fabricación
Consiste en la elaboración de planos y esquemas detallados complementarios para

la construcción y/o fabricación de elementos, empleando la información básica del
proyecto, respuestas a consultas, normas, códigos y buenas prácticas.
Para la elaboración de los planos para construcción y/o fabricación se podrán

emplear los siguientes documentos de referencia:
- Procedimientos para el desarrollo de la Ingeniería de Campo de un Proyecto

- Instructivo para Elaborar Planos para Construcción
- Instructivo para el Desarrollo del Despiece del Acero de Refuerzo
- Instructivo para el Desarrollo del Sistema de Andamios y Encofrados

- Instructivo para el Desarrollo del Esquema de Juntas en Obras de Concreto
- Instructivo para la Elaboración de Esquemas para la Instalación de Insertos y
Embebidos en Obras de Concreto
- Instructivo para el Desarrollo de Perfiles Longitudinales y Secciones
Transversales para Obras Lineales
Como entregables a este proceso tenemos: los Planos para Construcción y/o
Fabricación, Planos Isométricos y Field Sketch.
8.6.2.11. Elaboración de Expedientes de Presupuestos Adicionales
Este proceso tiene por finalidad elaborar los Expedientes de Presupuestos

Adicionales del proyecto para sustentar ante el Cliente o su representante el mayor
costo y/o tiempo originado por la ejecución de trabajos adicionales y/o mayores
metrados no considerados en las bases de licitación o en el contrato respectivo, y
que son indispensables para alcanzar el objetivo del proyecto y la finalidad del
contrato.
Para la elaboración de los Expedientes de Presupuestos Adicionales se podrá

utilizar como referencia el Procedimiento para la Elaboración de Expedientes
Adicionales. Además, la Oficina Técnica puede emplear los siguientes documentos
como referencia:
- Instructivo para Elaborar Valorizaciones en un Proyecto

- Procedimiento para la Revisión del Expediente Técnico posterior a la firma del
Contrato
- Checklist para la Revisión del Expediente Técnico
Como entregable a este proceso tenemos: los Expedientes de Presupuestos

Adicionales.
Nota: En proyectos electromecánicos, para los Adicionales por nuevo alcance

(nuevas obras, trabajos por uso de recursos), las actividades posteriores a la
elaboración de los metrados serán desarrolladas por el área de Administración de
Contratos.
8.6.2.12. Elaboración de Metrados
Este proceso tiene por finalidad elaborar los metrados del proyecto, para fines de
actualización del presupuesto de contrato, valorizaciones, adicionales, deductivos y
el control de saldos del proyecto.
Los metrados son la cuantificación por cada partida de la cantidad de obra

ejecutada o por ejecutar.
Para la elaboración de los metrados se podrá utilizar los siguientes documentos:
- Paquete de contrato
- Reglamento de metrados
- Instructivo para elaborar Metrados de Proyectos Civiles
- Procedimiento para la Elaboración del Metrado de Estructuras
- Procedimiento para la Elaboración del Metrado de Equipos
- Procedimiento para la Elaboración del Metrado de Tuberías
- Procedimiento para la Elaboración del Metrado de Eléctricos e Instrumentación
- Instructivo para el Reporte de Control de Metrados semanal del Proyecto
- Formato para el Reporte del Control de Metrados semanal
Como entregable a este proceso tenemos: Metrados del Proyecto, Presupuesto

venta Actualizado y el Reporte de Control Semanal de Metrados.
8.6.2.13. Elaboración de Valorizaciones
Este proceso tiene por finalidad elaborar las valorizaciones por los trabajos
ejecutados, que representa la compensación económica del Cliente al Contratista
por los trabajos o servicios realmente ejecutados.
La valorización es el documento donde se muestra la cuantificación monetaria de

los trabajos ejecutados en un periodo específico de tiempo.
Para la elaboración de las valorizaciones se podrá utilizar los siguientes

documentos:
- Paquete de Contrato
- Metrados de Avance
- Instructivo para Elaborar Valorizaciones en un Proyecto
Como entregable a este proceso tenemos: las Valorizaciones Periódicas.
Nota: En proyectos electromecánicos, el GP y su EDP analizaran las condiciones

reales del proyecto para asignar la responsabilidad del proceso a Oficina Técnica o
a Control de Proyectos. En ambos casos, se asignará una persona como
responsable del proceso.
8.6.2.14. Gestión de Materiales y Equipos del Cliente
Este proceso tiene por finalidad establecer una guía de gestión para el suministro y
control de los materiales y equipos permanentes provistos por el Cliente, en
proyectos donde aplique este tipo de suministros.
Para gestión de materiales y equipos se debe utilizar los siguientes documentos:

- Procedimiento para la Gestión de Materiales y Equipos, suministrados por el

Cliente
- Lista de Materiales y Equipos Suministrados por el Cliente
- Programación de Llegada de Materiales y Equipos del Cliente
- Metrados Actualizados
Como entregable a este proceso tenemos: Reportes de Movimiento de Materiales y

Equipos, Inventarios y Stock.
Dentro del proceso de cierre del proyecto, la Oficina Técnica tiene un papel
protagónico e importante, el cual tiene como finalidad cuantificar y sustentar la
cantidad de trabajo realmente ejecutado, consecuentemente se determina la venta
total. Mediante este proceso se efectúa un ajuste formal y final del monto de la
venta, teniendo en consideración intereses, reajustes, deducciones, gastos
generales y/o reclamo según corresponda. Este proceso se realiza conjuntamente
con las áreas de Administración de Contratos y Control de Proyecto.
Para una mejor gestión, en el cierre del proyecto, se cuenta con los siguientes
documentos:
- Guía para la Liquidación de un Proyecto

- Procedimiento para el Archivo de Documentos y Registros en Proyectos
- Metrados Actualizados
Como entregables a este proceso tenemos: el Expediente de Liquidación, Planos

AS-BUILT y/o Redline, según corresponda.
Así mismo, la Oficina Técnica procederá con el archivo de todos los documentos
producidos por el proyecto (físicos y electrónicos) para transmitirlos a la Sede
Central al cierre del proyecto. Se cuenta como referencia con el Procedimiento para
Archivar Documentos y Registros en Proyectos.

almacenaje
8.7. Calidad
8.7.1. Objetivo
Liderar el cumplimiento de los requisitos de calidad del Cliente y de Cosapi mediante la

implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que comprende los
procesos de Planificación, Aseguramiento, Control y Mejora de la Calidad; contenidos
en el Plan de Gestión de Calidad del Proyecto.
8.7.2. Flujograma de Calidad

Para este fin, el Jefe de Calidad podrá usar los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.7.2.2. Adaptación del Programa de Implementación de Calidad
Corresponde a la adaptación del Programa de Implementación del Sistema de

Calidad de Cosapi, la cual considera el alcance del proyecto.
El programa de implementación adaptado define las actividades y plazos mínimos

en los que el Sistema de Calidad será implementado; para esta actividad el Jefe de
Calidad cuenta con un Programa de Implementación Estándar y el soporte del área
de Calidad de Sede Central.
8.7.2.3. Adaptación del Plan de Calidad del Proyecto
El plan de calidad describe los planes, procedimientos y herramientas que Cosapi

utilizará para cumplir con los requisitos del cliente basados en la norma ISO
9001:2008. Para la elaboración del Plan de Calidad del Proyecto, el Jefe de Calidad
podrá utilizar el Plan de Calidad de la Oferta; caso contrario deberá emplear la
Plantilla del Plan de Calidad proporcionada por Sede Central.
El Jefe de Calidad adaptará el plan de calidad de la oferta a las condiciones del

proyecto, empleando el expediente técnico y generará entre otros los siguientes
documentos:
- Plan de Firmas Autorizadas

- Lista Maestra de Documentos de Origen Interno
- Lista de Documentos de Origen Externo
- Plan de Calibración de Equipos de Inspección Medición y Ensayo
- Encuestas de Satisfacción al Cliente
- Plan de Auditoría Internas (Emitido desde Sede Central), etc.
8.7.2.4. Elaboración del Plan de Puntos de Inspección
El Plan de Puntos de Inspección “PPI” (también denominado “Plan de Puntos de

Control” o “Plan de Inspección y Ensayo”) describe las actividades que Cosapi
realizará para asegurar que la obra cumpla con los requisitos exigidos por el cliente
referido a la construcción.
El PPI cubre todas las actividades asociadas a la construcción e identifica las

características que serán inspeccionadas y ensayadas; así como, procedimientos,
los criterios de aceptación, normas, nivel de inspección, frecuencia de ensayos
aplicables a las mismas y responsables. El Jefe de Calidad adaptará el plan de
puntos de inspección a su proyecto tomando en cuenta los Formatos de Plan de
Puntos de Inspección.
8.7.2.5. Elaboración de la Matriz de Calidad
La Matriz de Calidad es una tabla de doble entrada que se elabora a partir de la

identificación de los entregables de la obra y todos los protocolos asociados a cada
entregable.
Por medio de esta matriz se estima desde el inicio del proyecto la cantidad de
protocolos a ser generados durante la ejecución del mismo, permitiendo cuantificar
los recursos del área de calidad, el seguimiento de su generación y la conformidad
del cliente de cada protocolo del proyecto. Además, permite identificar el estado de
los entregables del proyecto.
Para su elaboración se cuenta con la Plantillas de la Matriz de Calidad por tipo de

proyecto, WBS del proyecto y Plan de Calidad.
8.7.2.6. Gestión de Equipos y Servicios para el Aseguramiento y Control
El área de Calidad en base al listado de Equipos y Servicios deberá identificar

aquellos que se emplearán durante el desarrollo del proyecto. En base a los
requerimientos globales podrá solicitar equipos de inspección, medición y ensayo
(IME), servicios de ensayo por terceros, entre otros, para lo cual se apoyará de las
siguientes herramientas:

Recursos en los Proyectos.
- Listado de Equipos y Servicios de Calidad.
8.7.2.7. Aseguramiento de la Calidad

El Aseguramiento de la Calidad es aquella parte de la gestión de la calidad
orientada a proporcionar confianza de que se cumplirán los requisitos del cliente y
del proyecto.
En el aseguramiento de la calidad se emplearán las siguientes herramientas:
 Planes, procedimientos e instructivos.

 Capacitaciones
 Auditorías
 Encuesta de Satisfacción
 Indicadores de Gestión
El Jefe de Calidad es responsable de asegurar que los procedimientos, planes e

instructivos necesarios para la ejecución del proyecto se elaboren por los
responsables del proceso (Producción, Almacén, entre otros) y se divulguen.
Respecto a los procedimientos de construcción, el Área de Calidad actuará como

área integradora para que se describan los siguientes aspectos:
- Plan de Ejecución: descripción de los pasos a seguir y los recursos necesarios

para la ejecución de las actividades constructivas (a cargo del área de
producción).
- Análisis de Riesgos: identificación de peligros, riesgos, y medidas de control
asociadas a la ejecución de los trabajos (a cargo del área de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente).
Para su elaboración se cuenta como referencia con los siguientes documentos:
- Procedimiento para elaborar documentos del SGC

- Instructivo para Elaboración de Procedimientos Constructivos Detallados
- Matriz de Calidad
Adicionalmente, el Área de Calidad es responsable de realizar auditorías internas

en el proyecto para verificar el cumplimiento de los requisitos del SGC. Toda vez
que se identifique un incumplimiento de un requisito, se registrará una No
Conformidad.
INICIO
** CONTRATO
** DOCUMENTACIÓN DE LA
ETAPA DE LICITACIÓN
** MATRIZ PARA LA REVISIÓN 1. CONOCIMIENTO DEL
DEL CONTRATO PAQUETE DEL CONTRATO ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
* PROC. IMPLEMENTACIÓN DEL CONTRATO (CALIDAD)
SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD (SGC) 2. ADAPTACIÓN DEL
* PLANTILLA DEL PROG. PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIÓN DE CALIDAD
IMPLEMENTACIÓN DE
CALIDAD ** PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE
*MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (ADAPTADO)
CALIDAD
* PLANTILLA PLAN CALIDAD 3. ADAPTACIÓN DEL PLAN DE
- PLAN DE CALIDAD OFERTA
CALIDAD DEL PROYECTO
* PLANTILLAS PLAN DE ** PLAN DE CALIDAD APROBADO
PUNTOS DE INSPECCIÓN 4. ELABORACIÓN DEL PLAN
DE PUNTOS DE INSPECCIÓN
* PLANTILLA MATRIZ DE
CALIDAD
- EXPEDIENTE TÉCNICO ** PLAN DE PUNTOS DE INSPECCIÓN
** WBS DEL PROYECTO 5. ELABORACIÓN DE LA
** PLAN DE CALIDAD MATRIZ DE CALIDAD
*** PROC. GENERACION Y

SEGUIMIENTO DE REQ. DE
RECURSOS EN LOS ** MATRIZ DE CALIDAD
PROYECTOS
*** TIEMPO DE ATENCIÓN DE
SEDE CENTRAL A REQ. DE
PROYECTOS
* LISTADO DE EQUIPOS Y 6. GESTIÓN DE EQUIPOS Y SERVICIOS PARA EL **LISTADO DE EQUIPOS Y SERVICIOS DE
SERVICIOS DE CALIDAD. ASEGURAMIENTO Y CONTROL CALIDAD (ADAPTADO)
**SOLICITUDES
- PLANTILLAS PLANES, PROC.,
INST. DE TRABAJO
* PRD. TRATAMIENTO PROD. NO
CONFORME
* PRD. PLANIF. Y EJECUCIÓN DE
AUDITORÍAS INTERNAS ** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
* PRD. ELAB DOCS DEL SGC INSTRUCTIVOS
* PLANTILLA DE PROC. DE ** LOG DE NO CONFORMIDADES
7. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ** HERRAMIENTAS IMPLEMENTADAS
PROCESOS CONST.
DETALLADOS ** PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS
** MATRIZ DE CALIDAD ** PROCEDIMIENTO DE PROCESOS
*** INST. ELAB. PROCED. CONST. CONSTRUCTIVOS DETALLADOS
DETALLADOS
** PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIÓN
DE CALIDAD (ADAPTADO) 8. CONTROL DE CALIDAD: MATERIALES Y PRODUCTO
* PLAN DE MANTENIMIENTO Y ** REGISTROS DE INSP. Y ENSAYO
** REGISTRO TRAT. PROD. NO
CONFORME
* PRD. Y PLANTILLAS INSP. Y
ENSAYO
** PLANES, PRD E
INSTRUCTIVOS DE CONT.
- ESPEC. TÉCNICAS 9. CONSOLIDACIÓN DE DATOS ** BASE DE DATOS CALIDAD
- NORMAS TÉCNICAS ACTUALIZADA
** PLAN PTS INSPECCIÓN
*** PRD. TRATAMIENTO PROD.
NO CONFORME
** MATRIZ DE CALIDAD 10. ELABORACIÓN DE REPORTES
** REPORTES AL CLIENTE, PROYECTO Y
SEDE CENTRAL
* PLANTILLAS ESTÁNDAR
PARA CONSOLID. DE DATOS
** BASE DE DATOS CALIDAD 11. ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO

ACTUALIZADA ** ACCIONES PREVENTIVAS Y
* PLANTILLA DEL INFORME CORRECTIVAS
** EVAL. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
** REPORTES DE CALIDAD
* PRD. ACCIONES PREVENT. Y
CORRECTIVAS
* FTO. EVAL. SATISFACCIÓN 12. PUNCH LIST ** PUNCH LIST CERRADO
DEL CLIENTE
* FORMATO DEL PUNCH LIST

13. DOSSIER DE CALIDAD
* INDICE ESTÁNDAR PARA
DOSSIER DE CALIDAD ** DOSSIER DE CALIDAD DE PROYECTO
* PRESENTACIÓN DOSSIER APROBADO
DE CALIDAD ** INFORME FINAL (CALIDAD)
*** FORMATO DEL INFORME
FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA FIN
ENTREGA DE DOCUMENTOS
DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE ALMACENAJE
Figura 9. Flujograma de Calidad

Para su desarrollo se dispone de los siguientes documentos:
- Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorías Internas

- Procedimiento para el Tratamiento del Producto No conforme
Como soporte al Sistema de Calidad el Proyecto, la jefatura de Gestión de Calidad

de Sede Central, la cual brinda capacitaciones y auditorías en obra. Para la
ejecución de este proceso se cuenta como referencia con el Plan de Mantenimiento
y Mejora del SGC, y el Programa adaptado para el proyecto.
8.7.2.8. Control de Calidad: Materiales y Producto
Comprende todas las actividades que se llevan a cabo para verificar que la obra
cumpla con los requisitos previstos por el cliente. Para este fin, se emplea el plan
de puntos de inspección; documento que especifica los controles de calidad de los
materiales y el producto.
El control de los materiales se realiza antes de cada tarea o sub proceso de

construcción, para lo cual se:
- Verifican las condiciones de recepción y almacenamiento

- Verifican los certificados de calidad de los materiales
- Realizan ensayo de materiales
El control de calidad del producto se realiza durante y al finalizar cada tarea o sub
proceso de construcción, para lo cual se:
- Elaboran protocolos de construcción

- Verifican las calibraciones de los equipos IME
Para la elaboración de este proceso se cuenta con Plantillas para Inspecciones y

Ensayo, Procedimiento para el Tratamiento del Producto No Conforme y Matriz de
Calidad.
8.7.2.9. Consolidación de Datos
Habiéndose definido todos los datos necesarios para la elaboración de registros,

reportes e informes, así como los medios y responsables para su recolección; es
responsabilidad del Jefe de Calidad la consolidación de los mismos.
Entre los diversos datos a consolidarse tenemos:
- Resultados de Ensayos de Pruebas de Laboratorio

- Protocolos
- No Conformidades
- Certificados de Calibración
- Certificados de Calidad de Materiales, etc.
El Jefe de Calidad es responsable también de la custodia de todos los registros

físicos reportados al área con la finalidad de posteriormente preparar el Dossier de
Calidad del Proyecto.
Para la ejecución de este proceso, se cuenta como referencia con Plantillas

Estándar para la Consolidación de Datos.
Los reportes de calidad son aprobados por el Jefe de Calidad y son enviados a:
- El cliente / Supervisión: según lo previsto en el contrato de obra o acuerdos

establecidos con el cliente durante la ejecución del proyecto.
- Sede Central: reportado al Jefe de Gestión de Calidad.
- Gerente de Proyecto: de acuerdo a lo definido por el Gerente del Proyecto.
Entre algunos de los reportes elaborados por el área de calidad tenemos:
- Estadísticas de No Conformidades
- Informe Mensual de Calidad
- Reporte de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
- Tablero de Comando de Calidad, etc.
-
8.7.2.11. Análisis de Desempeño del Proyecto
El Jefe de Calidad es responsable de analizar el desempeño del proyecto, para lo

cual tomará en cuenta:
- El nivel de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad

- Los reportes del área (Ejemplo: Registro de Tratamiento Prod. No Conforme)
- El seguimiento que realiza a las actividades constructivas.
El resultado del análisis de desempeño que realiza el Jefe de Calidad, motivará la

toma de acciones correctivas y preventivas que mejoren el desempeño del
proyecto.
Un punto importante dentro de este proceso es la Evaluación de la Satisfacción del

Cliente, la cual se realizará en dos oportunidades: Una a la mitad y la otra al cierre
del Proyecto. Las fechas exactas se deben especificar en el Plan de Calidad. Para
su realización se cuenta con el Formato de Evaluación de Satisfacción del Cliente.
8.7.2.12. Punch List
El Punch List o Lista de Observaciones es un documento donde el Cliente o

Supervisión anota todas las observaciones encontradas en la entrega parcial o total
de la obra.
El Área de Calidad actúa como un facilitador para el registro de las observaciones

del cliente o supervisión, mientras que el Área de Producción es responsable de
levantar estas observaciones.
Dada la importancia del levantamiento de observaciones para la entrega parcial o

total de la obra a la supervisión o cliente; el Jefe de Calidad es responsable de
involucrar al Jefe de Oficina Técnica, Administrador de Contratos, Jefe de Obra y
Gerente de Proyecto en las actividades necesarias para el levantamiento de
observaciones del cliente o supervisión. Se cuenta con un Formato Estándar para
el Punch List como referencia.
8.7.2.13. Dossier de Calidad
Corresponde a un expediente que se le entrega al cliente con la documentación

que sustenta las actividades de control y aseguramiento de calidad ejecutadas en
el proyecto. El dossier de calidad contiene entre otros documentos los siguientes:
- Certificados de Calidad (materiales permanentes del entregable final)

- Certificados de calibración
- Procedimientos y Protocolos de construcción
- Protocolos de pruebas e Informes de laboratorio
- Otros informes de calidad relevantes para el desarrollo del proyecto
- No Conformidades (Por el cliente) cerradas, con todos las evidencias de cierre
- Punch List Cerrado
- Otros
El dossier de calidad se elaborará empleando el índice planteado por el Cliente y

en su defecto el planteado por el área de calidad en el proyecto. Como referencia
se cuenta con un Índice Estándar del Dossier de Calidad.
físicos que serán enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto,
para lo cual deberán considerar los lineamientos del procedimiento:
- Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora

de almacenaje
8.8. Planeamiento
8.8.1. Objetivo
El Área de Planeamiento tiene como objetivo integrar, representar y controlar la

planificación de la construcción del proyecto en directa coordinación con el área de
producción, y en concordancia con los requisitos del proyecto.
El Área de Producción dirige la planificación de la construcción, mientras que el Área de

Planificación le brinda soporte a través de la elaboración y seguimiento del Cronograma
General, Planes Intermedios y Semanales, entre otros. Además, se encarga de generar
indicadores para el análisis del desempeño de los plazos en el proyecto.
8.8.2. Flujograma de Planeamiento

Para este fin, el Ingeniero de Planeamiento cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.8.2.2. Coordinación para la Elaboración del WBS
El Ingeniero de Planeamiento coordina la elaboración del WBS con el equipo de

dirección del proyecto, siendo el Jefe del Área de Producción el responsable de su
elaboración.
El WBS es una representación gráfica del alcance del proyecto, el cual es dividido
por áreas o disciplinas para realizar una mejor planificación, seguimiento y control
del proyecto. Para su elaboración, el ingeniero de planeamiento y los involucrados
pueden respaldarse en el siguiente procedimiento:
- Procedimiento para la Elaboración del WBS
8.8.2.3. Coordinación para la Elaboración del Cronograma General del Proyecto
El ingeniero de planeamiento es el responsable de coordinar la elaboración del

Cronograma General, en directa coordinación con el Área de Producción.
El cronograma general del proyecto refleja la fecha inicial y final del proyecto, sus
hitos principales y los plazos previstos para el proyecto. El cronograma general
emplea el WBS como estructura de referencia para asignar actividades, secuencias
lógicas, duraciones y recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Los
involucrados en su elaboración pueden respaldarse en los siguientes
procedimientos:
- Procedimiento de Planificación
- Procedimiento para la Elaboración del Cronograma.
- Técnicas de programación
- Manual Primavera P6
8.8.2.4. Elaboración de Programas de Uso y Adquisición de Recursos
Los Programas de Uso y Adquisición de recursos son elaborados a partir del

cronograma general del proyecto por el ingeniero de planeamiento, en coordinación
con el Área de Producción En ellos se reflejan las cantidades y fechas requeridas
de los principales recursos a emplearse en el proyecto.
Se elaborará un programa para los materiales más incidentes en coordinación con

la oficina técnica, identificando las cantidades totales esperadas y fechas
requeridas para que su adquisición pueda ser gestionada oportunamente por el
área de Procura de Sede Central. Asimismo, se elaborará un programa de uso de
equipos, identificando cantidades y permanencia en obra de los equipos en el
proyecto.
Para su elaboración se cuenta el siguiente procedimiento:
- Procedimiento para la Elaboración del Programa de Adquisición y Uso de

Recursos.
Figura 10. Flujograma de Planeamiento
Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-MGP Revisión: 3 Página: 65 de 89
8.8.2.5. Participación en la Definición de Recursos, Responsables y Medios para la

Toma de Datos
El Área de Planeamiento requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y

analizar el desempeño del proyecto. Es así que en coordinación con el equipo de
dirección del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma
estos datos.

coordinación con el Equipo de Dirección del Proyecto definirá en cada área/frente
de trabajo el tipo de datos, forma de recolección, registro y transmisión,
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Para su
elaboración se cuenta el siguiente procedimiento:
- Plan estándar para la toma de datos en campo
8.8.2.6. Elaboración e Integración de Programas Intermedios y Semanales
El Área de Planeamiento coordina la elaboración e integra los Planes Intermedios y

Semanales de todas las áreas/frentes de trabajo en coordinación con el área de
Producción durante la ejecución del proyecto. Así, se puede identificar el uso de
áreas/frentes y/o recursos compartidos para coordinar su uso eficientemente.
Los planes intermedios se obtienen a través de la expansión del cronograma

general en un mayor nivel de detalle para una ventana de tiempo de 3 a 6
semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, información y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para

asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecución que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboración de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta con los

siguientes documentos:
- Procedimiento para la Implementación del Sistema del Último Planificador

- Procedimiento para la Elaboración de Programas Intermedios y Semanales
Los datos de campo son recopilados y consolidados durante la ejecución del

proyecto, y son empleados para el cálculo de indicadores de desempeño del plazo
para el control del proyecto. Para la ejecución de este proceso se requiere usar una
base de datos para almacenar eficientemente la información. Para la ejecución de

este proceso se cuenta con los siguientes documentos:
- Instructivo para la consolidación de datos de Planeamiento

- Formato de Consolidación de Datos estándar
Este proceso tiene por finalidad elaborar los diferentes reportes a cargo del Área de
Planificación. Su contenido y frecuencia serán definidos de acuerdo a los
estándares de Cosapi y lo requerido por el Cliente. Estos reportes pueden ser para:
- El Cliente: Reportes diarios y semanales, estado de fabricaciones, programas

intermedios, cronogramas de ejecución de trabajos adicionales, Curva “S” entre
otros.
- Cosapi Sede Central: Resumen Ejecutivo Semanal, actualizaciones de la Curva
S, actualizaciones y revisiones de las actualizaciones de Cronograma, entre
otros.
- Entre áreas del proyecto: Cronograma actualizado y proyección de HH para el
saldo del proyecto, estado de adicionales y fabricaciones, entre otros.
Se cuenta para su elaboración con los Procedimientos para la elaboración de

reportes del Área de Planeamiento, entre los cuales tenemos:
- Formato para la elaboración del Resumen Ejecutivo Semanal (RES)

- Procedimiento para la elaboración de la curva S, etc.
El análisis del desempeño del proyecto tiene por finalidad detectar problemas y
sugerir medidas preventivas antes que ocurra algún retraso, e identificar las causas
que generaron los retrasos para evitar repetirlos recomendando medidas
correctivas. Las medidas preventivas y correctivas son reportadas al área de
producción para tomar las acciones pertinentes en el proyecto.
Para el análisis se emplearán los reportes del Área de Planificación que incluyen
indicadores, sus tendencias y otra información tal como:
- Porcentaje de Actividades Completadas (PAC): Confiabilidad de la planificación

- Indicador del desempeño del cronograma (SPI): Para identificar el estado de la
programación con respecto a lo planificado.
- Causas de No Cumplimiento: Referidas a la planificación
Para la ejecución de este proceso se cuenta con la Guía para el Análisis de

Desempeño del Área de Planeamiento.
El responsable de planeamiento realiza el cierre del planeamiento del proyecto,

ejecutando las siguientes actividades principales:
- WBS Final, Cronograma Final (As-Built) y Curva S Final

- Evolución Histórica del PAC y CNC
- Resumen Ejecutivo Semanal de Cierre (RESC)
- Informe Final (Planeamiento)
El responsable de planeamiento usará como referencia el Procedimiento para el

Cierre del Planeamiento del Proyecto
Para la ejecución de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:
- Procedimiento para el Cierre de Planeamiento del Proyecto

- Resumen Ejecutivo Semanal de Cierre (RESC)

almacenaje
8.9. Costos
8.9.1. Objetivo
El objetivo principal del área de costos es cuantificar y reportar los costos y margen del
proyecto periódicamente para detectar desviaciones en el resultado económico con
respecto a la línea base actualizada, analizar sus causas y brindar alertas en forma
oportuna para que el equipo del proyecto tome las acciones pertinentes.
Las principales funciones del área de costos son las siguientes:
- Elaborar el Plan de Fases del proyecto

- Cuantificar los costos reales incurridos en el proyecto
- Elaborar la proyección de costos hasta el término del proyecto, en coordinación con
las áreas de producción, planificación y gerencia del proyecto
- Integrar reportes que incluyan la venta, costo y margen del proyecto para el proyecto
y Cosapi Sede Central
8.9.2. Flujograma de Costos


Para este fin, el Responsable de Costos cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.9.2.2. Participación en la Elaboración del WBS
El responsable de costos participa en la elaboración del WBS del proyecto, siendo

el ingeniero de planeamiento el responsable de coordinar su elaboración, y el Jefe
del Área de construcción el responsable de su elaboración.
El WBS es una representación gráfica del alcance del proyecto, el cual es dividido
por áreas o disciplinas para realizar una mejor planificación, seguimiento y control
del proyecto. Para su elaboración, el equipo del proyecto puede respaldarse en el
Procedimiento para la Elaboración del Work Breakdown Structure (WBS).
8.9.2.3. Generación y Distribución del Plan de Fases
Comprende la generación del Plan de Fases del proyecto, su distribución y difusión

a todas las áreas del proyecto.
El Plan de Fases es el listado de fases del proyecto. En Cosapi se denomina Fase

a la agrupación de partidas ó actividades afines para su seguimiento, control y
reporte.
El Plan de Fases será elaborado a partir del WBS para adaptar el control del costo
a la forma cómo el proyecto será ejecutado.
Se emplearán como referencia los siguientes documentos para su elaboración:
- Procedimiento para la Elaboración del Plan de Fases

- Plan Maestro de Fases de Cosapi, el cual define la clasificación estándar de
fases de los proyectos Cosapi
8.9.2.4. Reagrupación del Presupuesto según Fases (Venta y Costo)
Una vez aprobado el Plan de Fases, el responsable de costos agrupará el

presupuesto del proyecto según las fases definidas, considerando las partidas de
Venta y Costo.
El responsable de costos debe asegurarse que todos los recursos de los análisis y
sub-análisis de precios unitarios han sido asignados a una fase, verificando que el
monto total del presupuesto coincide con el monto total de las fases del proyecto.
Para su elaboración, se empleará el Plan de Fases del Proyecto y el Presupuesto

de la Oferta.
8.9.2.5. Generación de la Línea Base Inicial
La línea base inicial (también conocida como costo cero) corresponde a la

proyección en periodos mensuales de la venta y costo presupuestados en función a
la planificación inicial de la construcción. Esta línea base define el objetivo
económico del proyecto en forma integral y por fases, y es comparada con el
resultado de cada periodo para medir el desempeño del proyecto.
El responsable de costos generará la línea base inicial en coordinación con las

áreas de producción, planificación y gerencia del proyecto. Se cuenta con el
Procedimiento para Determinar el Costo Cero como referencia para su elaboración.
8.9.2.6. Participación en la Definición de Recursos, Responsables y Medios para la

Toma de Datos
El Área de costos requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y analizar
el desempeño del proyecto. Es así que en coordinación con el equipo de dirección
del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma estos datos.

coordinación con el Equipo de Dirección del Proyecto definirá en cada área/frente
de trabajo el tipo de datos, forma de recolección, registro y transmisión,
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos.
Se cuenta con los siguientes documentos para la ejecución de este proceso:
- Plan estándar para la toma de datos en campo

- Plan estándar para la toma de datos en oficina
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS PROCESOS Y DURACIÓN DEL PROYECTO
ENTREGABLES
INICIO
** CONTRATO
** DOCUMENTACIÓN DE LA
ETAPA DE LICITACIÓN 1. CONOCIMIENTO DEL ** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
** MATRIZ PARA LA REVISIÓN PAQUETE DEL CONTRATO CONTRATO (COSTOS)
DEL CONTRATO

ELABORACIÓN DEL WBS 2.PARTICIPACIÓN EN LA
ELABORACIÓN DEL WBS
** WBS DEL PROYECTO
* PROCEDIMIENTO DE PLAN
DE FASES
* PLAN MAESTRO DE FASES 3.GENERACIÓN Y
** WBS DEL PROYECTO DISTRIBUCIÓN DEL PLAN DE
FASES
** PLAN DE FASES DEL PROYECTO
** PLAN DE FASES DEL
PROYECTO
- PRESUPUESTO OFERTA 4.REAGRUPACIÓN
PRESUPUESTO SEGÚN ** VENTA Y COSTO AGRUPADO POR
FASES FASES
** VENTA Y COSTO AGRUPADO
POR FASES (VENTA Y COSTO)
** CRONOGRAMA GENERAL
DEL PROYECTO
* PRD DETER. COSTO CERO 5. GENERACIÓN DE LA
** RO COSTO CERO
LÍNEA BASE INICIAL (COSTO
*** PLAN ESTANDAR PARA CERO)
TOMA DE DATOS EN CAMPO
* PLAN ESTANDAR PARA
TOMA DE DATOS EN OFICINA
6. PARTICIPACIÓN EN LA DEFINICIÓN DE RECURSOS, ** PLAN PARA TOMA DE DATOS DE CAMPO
* PROCEDIMIENTOS PARA LA RESPONSABLES Y MEDIOS PARA LA TOMA DE DATOS ** PLAN PARA TOMA DE DATOS OFICINA
CONSOLIDACIÓN DE DATOS
** BASE DE DATOS DE ** BASE DE DATOS COSTOS

COSTOS ACTUALIZADA ACTUALIZADA
* PLANTILLAS Y PRD PARA 7. CONSOLIDACIÓN DE DATOS
ELABORAR REPORTES DE
COSTOS
** REGISTRO DE CAMBIOS Y ** REPORTES PARA EL PROYECTO Y
RECLAMOS (CASOS DE SEDE CENTRAL:
ARBITRAJES DEL PROYECTO) SCS, VALORIZACION EQUIPOS, RO,
8. ELABORACIÓN DE REPORTES
* FORMATO PRES. COMITE JUSTIFICACION VENTA E-D,
SEDE CENTRAL COMPATIBILIZACIÓN RO vs. DFG
**PROC. PARA TRATAMIENTO (OBRA)
DE RECLAMOS EN RO
** REPORTES PROYECTO Y 9. ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO - ACCIONES PREVENTIVAS Y
SEDE CENTRAL: CORRECTIVAS
VALORIZACION EQUIPOS, RO,
COMPATILIZACIÓN RO vs DFG
(OBRA) ** VALORIZACIÓN DE TERCEROS
10. GESTIÓN DE VALORIZACIONES DE SERVICIOS DE
* PRD. VALORIZACIÓN TERCEROS
SUBCONTRATOS
* PROCEDIMIENTO PARA EL ** RO AL CIERRE DEL PROYECTO

CIERRE DEL COSTO DEL ** REGISTRO VENTAS PEND. DE PAGO
PROYECTO 11. CIERRE DEL COSTO ** COMPATIB. RO vs DFG
** FORMATO DEL INFORME ** CONSTANCIA DE LIBRE ADEUDOS PARA
FINAL PROVEEDORES
*** PROCEDIMIENTO PARA LA ** VERIFICACIÓN DE LIBERACIÓN DE
ENTREGA DE DOCUMENTOS RECURSOS
DEL PROYECTO A LA ** INFORME FINAL (COSTOS)
OPERADORA DE FIN
Figura 11. Flujograma de Costos

Durante la ejecución del proyecto, el responsable de costos recopila y consolida

datos de campo y otras áreas del proyecto, los cuales son empleados para la
elaboración de sus reportes.
Para la ejecución de este proceso se requiere definir una base de datos para
administrar eficientemente la información, para lo cual se cuenta con plantillas
estándar como referencia para su elaboración.
Este proceso tiene por finalidad elaborar los diferentes reportes a cargo del Área de
Costos. Estos reportes son elaborados para uso del proyecto y Cosapi Sede
Central, considerándose como los principales los siguientes:
- Resultado Operativo (RO) del proyecto y equipos: donde se registra la venta,

costo y margen acumulado y proyectado actual del proyecto para contrastarlos
con lo planificado (línea base).
- Compatibilización del Resultado Operativo (RO) vs. Detalle de Facturación y
Gastos (DFG) del proyecto y equipos, donde se contrasta la información
contable con el control económico del proyecto para identificar diferencias y
sustentarlas.
- Informe Mensual, documento que muestra el estado actual del proyecto, en
forma integral y por cada una de sus áreas, que permite al equipo del proyecto
y sede central analizar su desempeño. En este documento se plantearán
estrategias de solución para los problemas identificados.
Para la elaboración de reportes se cuenta con distintos Procedimientos para la

elaboración de reportes del Área de Costos.
El análisis del desempeño tiene por finalidad detectar desviaciones en el costo y

margen del proyecto para identificar las causas que las generaron y así corregirlas
oportunamente.
Las desviaciones y sus medidas correctivas son reportadas a la Gerencia del

Proyecto periódicamente para la toma de acciones que finalmente son reflejadas en
el informe mensual del proyecto.
Para la ejecución de este proceso se emplearán todos los reportes emitidos por el
Área de Costos.
8.9.2.10. Gestión de Valorizaciones de Servicios de Terceros
El Área de Costos se encarga de gestionar las valorizaciones de servicios de

terceros durante la ejecución del proyecto, los cuales incluyen proveedores de
equipos y vehículos, subcontratistas, servicios de campamentos (alimentación,
limpieza, etc.), entre otros; realizando las siguientes actividades:
- Revisar y validar las valorizaciones mensuales de los proveedores de servicios,

en concordancia con las condiciones pactadas en las órdenes de compra.
- Cuantificar las deducciones aplicables a las valorizaciones, de acuerdo a las
condiciones pactadas en las órdenes de compra.
- Participación en la resolución de controversias relacionadas a reconocimientos
económicos a los proveedores, en coordinación con el Área de administración
de Contratos y la Gerencia del Proyecto.
- Realizar la liquidación económica de los servicios de los proveedores de
servicios.
Para su ejecución, el responsable de costos usará como referencia el

Procedimiento de Valorización de Subcontratos.
8.9.2.11. Cierre del Costo
El responsable de costos realiza el cierre del costo del proyecto, ejecutando las
siguientes actividades principales:
- Generación del Resultado Operativo final, que incluye la Venta, Costo y Margen
al cierre del proyecto.
- Compatibilización del RO vs. DFG final.
- Generación de listado de valorizaciones por cobrar.
- Proyección de costos por incurrir en el proyecto, posteriores al cierre
(permanencia de personal del proyecto para gestiones de reclamos ante el
cliente, gastos por asesoría legal, costos indirectos, etc.), en coordinación con
el Gerente de Proyecto.
- Emisión de constancia de libre adeudo para proveedores de equipos.
El responsable de costos usará como referencia el Procedimiento para el Cierre del

Costo.

almacenaje.
8.10. Productividad
8.10.1. Objetivo
El Área de Productividad del proyecto tiene como objetivos:
- Medir el desempeño real de los principales procesos constructivos del proyecto

respecto a sus metas de desempeño.
- Identificar y proponer acciones para mejorar el desempeño de los principales
procesos constructivos del proyecto.
- Documentar el desempeño real de los procesos constructivos considerados críticos
por la organización y el equipo del proyecto, para mejorar la retroalimentación de
los proyectos al resto de la organización.
8.10.2. Flujograma de Productividad

Para este fin, el área de Productividad cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
- Matriz para la revisión del contrato (elaborado por Administración. de
Contratos)
El entregable de este proceso es:
- Listado de requerimientos del contrato del área de Productividad
8.10.2.2. Revisión del WBS y Plan de Fases
La revisión del WBS y el Plan de Fases del proyecto tiene como finalidad conocer
los entregables, frentes y procesos en los que ha sido dividido el alcance del
proyecto, para realizar una adecuada planificación de las actividades del Área de
Productividad en el proyecto.
8.10.2.3. Coordinación del Plan de Capacitación de Obreros y Empleados

La coordinación del plan de capacitación de obreros tiene como finalidad que el

equipo del proyecto establezca un plan para la capacitación del personal obrero
sobre temas específicos de planificación, seguimiento, control y mejora de
procesos constructivos. El éxito del proyecto depende en gran medida de la
participación activa del personal de campo en las actividades de planificación y
control, por ello es necesario motivar, sensibilizar y capacitar al personal obrero
para asegurar su respaldo durante la implementación de las metodologías y
herramientas de planificación, control de costos y mejora de productividad.
Por otro lado, la coordinación del plan de capacitación de empleados tiene como
finalidad que el equipo del proyecto establezca un plan para la capacitación
cruzada sobre las funciones específicas de cada área del proyecto. Esta
capacitación permite mejorar la coordinación entre las áreas del proyecto, lo que a
su vez permite mejorar el soporte que éstas brindan a la ejecución de procesos
constructivos.
Para esta actividad, se puede emplear la Guía para la Elaboración del Plan de
Capacitación de Personal Obrero y Empleado.
8.10.2.4. Participación en la Elaboración e Integración de los Programas Intermedios y

Semanales
La participación en la elaboración y seguimiento de los programas intermedios y

semanales tiene como finalidad brindar soporte a la planificación del proyecto, a
través de las siguientes acciones:
- Medir en campo los rendimientos reales de las actividades incluidas en los

programas intermedios.
- Brindar soporte al Ingeniero de Producción en la identificación de restricciones
para la ejecución de procesos constructivos.
- Brindar soporte al Ing. de Planeamiento en la verificación del cumplimiento de
las actividades programadas en los programas semanales, cálculo y
seguimiento del Porcentaje de Asignaciones Completadas (PAC), e
identificación de causas de no cumplimiento.
Para la ejecución de este proceso, se puede emplear el Procedimiento para la

Elaboración de Programas Intermedios y Semanales.
8.10.2.5. Seguimiento y Control de Procesos Constructivos
El seguimiento y control de los procesos constructivos tiene como finalidad:
- Identificar desviaciones no aceptables en el avance y los rendimientos de los

procesos constructivos en forma oportuna.
- Verificar si las acciones implementadas lograron mejorar el desempeño de los

procesos constructivos intervenidos, cuantificando su impacto.
Es función del Área de Productividad implementar el sistema de seguimiento y

control de los procesos constructivos del proyecto a través del Informe Semanal de
Producción (ISP), que es el documento en el que se consolidan los avances y
rendimientos de cada proceso, para que el equipo del proyecto analice el nivel de
desempeño actual y determine si es necesario tomar acción para mejorarlo.
Para la ejecución de este proceso se puede emplear el Procedimiento para la

Elaboración del Informe Semanal de Producción (ISP).
8.10.2.6. Identificación de Procesos Constructivos a Estudiar
La identificación de procesos constructivos a estudiar tiene como finalidad que el

equipo del proyecto seleccione los procesos constructivos que serán estudiados
para identificar oportunidades de mejora en su desempeño. La selección se puede
basar en criterios tales como:
- Criticidad: el proceso pertenece a la Ruta Crítica del proyecto.

- Incidencia: el procesos es incidente en cantidad a ejecutar y/o costo.
- Ciclicidad: el proceso se ejecuta repetitivamente durante la duración del
proyecto.
- Desempeño actual: el proceso posee un desempeño actual pobre o su
tendencia es negativa.
Los procesos constructivos seleccionados deben registrarse en el Listado de

Procesos Constructivos a Estudiar del proyecto, el cual se actualizará cada vez que
se identifique algún proceso constructivo nuevo a estudiar.
Para la ejecución de este proceso se pueden emplear el Procedimiento para la

Mejora de Procesos Constructivos y el Formato del Listado de Procesos
Constructivos a Estudiar.
Figura 12. Flujograma de Productividad

8.10.2.7. Estudio de Procesos Constructivos
El estudio de procesos constructivos tiene como finalidad:
- Identificar las causas de un mal desempeño.

- Identificar posibles oportunidades de mejora.
- Proponer acciones para mejorar el desempeño de los procesos
constructivos.
Los resultados de los estudios y las propuestas de mejora deben registrarse en los
Informes de Productividad del proyecto.
Para esta actividad, se pueden emplear el Procedimiento para la Mejora de

Procesos Constructivos y el Formato Informe de Productividad.
8.10.2.8. Participación en la Implementación de Mejoras en Procesos Constructivos
El Área de Productividad participa no sólo en la propuesta sino también en la

implementación de acciones para mejorar el desempeño de los procesos
constructivos del proyecto, esfuerzo que debe ser liderado por el Área de
Producción. La finalidad de su participación es facilitar el proceso de
implementación en obra de las propuestas de mejora, verificando la efectividad de
las acciones tomadas y asegurando que las mismas se mantengan en el tiempo.
Los resultados de la implementación de mejoras en los procesos constructivos del

proyecto, deben registrarse en los Informes de Productividad del proyecto y con
ellos se deben actualizar los respectivos procedimientos constructivos.
8.10.2.9. Consolidación de Rendimientos y Mejoras
La consolidación de rendimientos tiene como finalidad documentar los rendimientos

reales de los principales procesos constructivos, obtenidos durante el desarrollo del
proyecto, registrando no sólo los avances y rendimientos obtenidos, sino también
las condiciones reales de ejecución del proceso. Esta información debe registrarse
en el Informe Semanal de Producción Final, en el Informe Final de Productividad y
en la revisión final de los procedimientos de los procesos constructivos críticos.
La consolidación de mejoras tiene como finalidad registrar todas aquellas

decisiones tomadas por el equipo del proyecto para mejorar el desempeño de los
procesos constructivos, documentando tanto las propias acciones implementadas,
como la efectividad de las mismas. Esta información debe registrarse en el Informe
Final de Productividad y en la revisión final de los procedimientos de los procesos
constructivos críticos.
Para esta actividad, se pueden emplear los siguientes documentos:

- ISP del proyecto

- Informes de productividad

almacenaje
8.11. Equipos
8.11.1. Objetivo
El objetivo del área de equipos es administrar eficientemente los activos de Cosapi,

evitando, reduciendo y corrigiendo las fallas de los equipos de producción asignados al
proyecto a través de la planificación, dirección y supervisión de sus mantenimientos
preventivos, predictivos y correctivos. Además, el Área de Equipos organiza programas
de capacitación para los operadores para difundir buenas prácticas en su correcta
operación y así reducir fallas humanas y también obtener mejores resultados en
productividad.
El Área de Equipos coordina directamente con el Área de Producción cualquier

necesidad de mantenimiento en el proyecto y participa en el mantenimiento de equipos
de terceros en caso sea requerido por el proyecto o cuando tal responsabilidad está
contemplada en los términos de su alquiler.
8.11.2. Flujograma de Equipos
8.11.2.1. Apertura del Taller
Este proceso comprende todas las actividades que el Área de Equipos debe
realizar para iniciar sus operaciones en obra. Entre las principales actividades
tenemos:
- Gestionar la aprobación y apertura del fondo fijo del área, en coordinación con
la Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte.
- Liderar la adquisición y movilización de los recursos para la operación del Área
de Equipos en obra en coordinación con la Unidad de Apoyo de Equipos y
Transporte, tales como: personal empleado, técnicos de mantenimiento,
equipos, herramientas, instrumentos y materiales.
- Coordinar con el Gerente de Proyecto la ubicación y construcción de las
facilidades para el taller en obra.
- Visitar la zona del proyecto para contactar proveedores de repuestos, servicios

de mantenimiento, etc.
Para realizar estas actividades, el Jefe de Equipos se respaldará en los siguientes

documentos:
- Guía para el arranque del Área de Equipos del Proyecto

- Diseño Layout de Taller de Obra
- Organigrama estándar del Área de Equipos
- Plan de Funciones Estándar del Área de Equipos
8.11.2.2. Elaboración del Programa de Mantenimiento Preventivo
El programa de mantenimiento preventivo tiene por finalidad definir una serie de

actividades técnicas de mantenimiento en los equipos del proyecto por
recomendación del fabricante para prevenir fallas y mejorar la disponibilidad
mecánica de los equipos.
El Área de Equipos elabora este documento usando como entradas la hoja de vida
de los equipos, sus horómetros de ingreso al proyecto y los manuales del fabricante
de los equipos. El Jefe de Equipos utiliza el programa de mantenimiento preventivo
para programar las actividades de acuerdo al ritmo de la producción, así como para
la gestión de las requisiciones de materiales y repuestos necesarios para dichos
mantenimientos. Como referencia, se puede usar los siguientes documentos:
- Procedimiento para elaborar el Programa de Mantenimiento Preventivo de los

Equipos
- Plan de Control y Mantenimiento del Equipo de Producción
8.11.2.3. Elaboración del Programa de Capacitación de Operadores
El programa de capacitación de operadores tiene por finalidad disminuir las fallas

en los equipos causadas por errores humanos, a través de la difusión de buenas
prácticas de operación de equipos, de seguridad, calidad, productividad y respeto al
medio ambiente.
El Área de Equipos elabora el programa de capacitación en coordinación con el

Área de Producción, empleando la Plantillas Estándar, procedimientos de
construcción y políticas de SSOMA. El Área de Producción promueve la
participación de los operadores de equipos en las capacitaciones en los proyectos.
Figura 13. Flujograma de Equipos
8.11.2.4. Revisión Técnica de Equipos en su Recepción y Devolución
La finalidad de las revisiones técnicas de los equipos de producción en obra es

verificar que se encuentren en condiciones aceptables en su recepción, e identificar
en qué condiciones se encuentran los equipos en su devolución para definir las
diversas necesidades de mantenimiento futuras.
El Área de Equipos coordina con el Área de Producción y el Almacén de Obra las

revisiones técnicas, y cuenta con plantillas de checklist para facilitar su ejecución
los cuales incluyen puntos tales como:
- Horómetros de ingreso/salida al/del proyecto

- Catálogos de operación y mantenimiento
- Condiciones operativas, etc.
8.11.2.5. Dirección y Supervisión del Mantenimiento de Equipos
El Área de Equipos dirige las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y

correctivo dando directivas claras al personal a su cargo para su ejecución y
coordinando directamente con los Responsables de Producción. Las actividades de
mantenimiento son realizadas en los equipos de Cosapi asignados al proyecto y de
terceros cuando sea requerido por la obra.
Así mismo, supervisa la ejecución de las actividades de mantenimiento usando

como referencia los programas de mantenimiento recomendadas por los
fabricantes de equipos, reportes del área de equipos, y los procedimientos de
servicio.
Para la ejecución de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la

Reparación de Equipos.
El área de equipos elabora reportes periódicamente donde se presentan

indicadores y/o parámetros que permiten analizar el uso y desempeño actual de los
equipos y/o sus componentes, y reconocer tendencias. Estos reportes son
transmitidos al proyecto y a la Sede Central. Algunos de los indicadores son:
- Horas de Uso Reales, Stand By, y en Taller

- Disponibilidad Mecánica y Utilización
- Tiempo promedio en fallas y Tiempo promedio en taller, etc.
El Área de Control de Proyectos será la responsable de proveer de una copia del

parte diario de equipos al Área de Equipos. Se cuenta con los siguientes
documentos para la ejecución de este proceso:
- Guía de Reportes de Equipos – Sistema Oracle

- Guía para la Elaboración de Reportes y Análisis de Desempeño
- Manual de Uso del Sistema de Administración de Equipos – Sistema Oracle
Adicionalmente, al inicio del proyecto el Jefe de Equipos participa en la Elaboración

del Plan para la Toma de Datos de Campo del proyecto, para definir
adecuadamente los datos, medios y responsables para la elaboración de sus
reportes.
8.11.2.7. Análisis del Desempeño de los Equipos
El análisis del desempeño de los equipos tiene por finalidad detectar y corregir
problemas antes que ocurra alguna falla, identificar los problemas que causaron
fallas para evitar repetirlos, y recomendar medidas correctivas al Área de
Producción en la operación y uso de equipos. Para el análisis se empleará la Guía
para la Elaboración de Reportes y Análisis de Desempeño y los diversos reportes
del Área de Equipos que incluyen el cálculo de los indicadores de equipos y sus
tendencias.
8.11.2.8. Cierre del Taller

El Área de Equipos dirige el cierre de sus operaciones realizando las siguientes
actividades principales:
- Dirección de la desmovilización de técnicos, personal empleado, materiales

remanentes y equipos del área, en coordinación con el almacén del proyecto,
administración de obra y la Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte.
- Cálculo de la proyección de costos por reparaciones de equipos, en
coordinación con la Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte y el responsable
de costos del proyecto.
- Cierre de administrativo del área de equipos, en coordinación con la Unidad de
Apoyo de Equipos y Transporte, el cual incluirá entre otras actividades:
liquidación del personal del área, cierre del fondo fijo, etc.
- Elaboración del Informe Final
Para la ejecución de este proceso se cuenta como referencia con la Guía para el
Cierre del Área de Equipos del Proyecto.

almacenaje.
8.12. Almacén
8.12.1. Objetivo
El Almacén de Obra tiene como objetivo la recepción, custodia, inspección, despacho y

control de los materiales, herramientas, equipos y activos de Cosapi en la zona del
proyecto. Entre otras responsabilidades el almacén se encarga de:
- Registrar todo material, herramienta y equipo que ingresa o sale del proyecto.
- Hacer seguimiento a las Solicitudes del proyecto, etc.
Organizativamente, el Almacén de Obra se encuentra bajo coordinación de la

Administración de Obra, la cual realiza auditorías periódicas durante la ejecución del
proyecto para verificar el cumplimiento de las políticas del área.
8.12.2. Flujograma de Almacén

Además, el Jefe del Almacén solicitará al Jefe de la Oficina Técnica y al Jefe de

Control de Proyectos la información que requiera. Para un mayor conocimiento de
los alcances del proyecto podrá consultar los siguientes documentos y
herramientas:
- Contrato
8.12.2.2. Apertura del Almacén
Comprende todas las actividades realizadas por el Jefe del Almacén para contar
con la infraestructura y personal necesario para un adecuado funcionamiento del
almacén, entre las principales actividades para la apertura del almacén tenemos:
- Determinar y solicitar la cantidad de personal necesario para el almacén.

- Diseñar la distribución en planta para los diferentes tipos de almacenaje,
considerando los estándares de seguridad y medio ambiente del proyecto:
o Almacenaje a la intemperie, elevado, bajo techo, climático, etc.
- Señalizar el almacén: áreas recepción, despacho, circulación, etc.
documentos:
- Procedimiento para la Apertura y Cierre del Almacén en Obra/Proyecto

- Procedimiento para el Uso de Guías de Remisión
8.12.2.3. Recepción e Inspección
Todo material, herramienta, equipo y activo que ingrese al proyecto debe ser
recepcionado e inspeccionado por el almacén; el cual, de ser necesario en
coordinación con las áreas de Oficina Técnica y Calidad, debe dar conformidad que
éstos cumplen con las condiciones previstas para los mismos indicadas en las
guías de remisión, solicitudes y órdenes de compra. El Área de Calidad coordinará
con el Almacén la recepción de Certificados de Calidad, si estos son requeridos por
el Cliente.
De detectarse condiciones inapropiadas o distintas a las solicitadas, el almacén en

coordinación con el Equipo de Dirección del proyecto procederá a su devolución o
recepción con observaciones comunicándose el hecho al Área de Calidad.
Los materiales, herramientas, equipos y activos que ingresan al proyecto, podrían

provenir del cliente, subcontratistas, u otros almacenes Cosapi; por lo que el Jefe
del Almacén deberá conocer a través del Equipo de Dirección del Proyecto las
responsabilidades que tiene Cosapi con respecto a éstos (en particular respecto a
los suministros del cliente) para su adecuada recepción y custodia.
Para la ejecución de este proceso se cuenta con diversos Procedimientos para la

recepción, despacho y control de los recursos en Almacén.
8.12.2.4. Manipulación, Almacenamiento y Preservación
Una vez recibidos e inspeccionados los materiales, herramientas, equipos y activos

en obra; el Jefe del Almacén es responsable de la custodia de los mismos, para lo
cual debe tomar las medidas necesarias para su manipulación, almacenamiento y
preservación. Entre las principales actividades que realiza el Jefe del Almacén en
este punto tenemos las siguientes:
- Identificar, asignar y registrar la ubicación física de todos los recursos críticos

en custodia del almacén.
- Colocar advertencias para la prevención de accidentes en las zonas del
almacén, etc.
Para la ejecución de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la

Manipulación, Almacenamiento y Preservación de Materiales Críticos.
Figura 14. Flujograma de Almacén
8.12.2.5. Despacho
El Almacén es responsable del despacho de los materiales, herramientas, equipos

y activos del proyecto.
- Materiales: son entregados contra un Pedido de Almacén, el cual debe

especificar el material solicitado, la cantidad; así como, la fase con la cual el
almacén descargará el material.
- Herramientas y equipos menores: son asignadas y puestos en custodia del
personal obrero a través de una “Nota de Entrega de Herramientas y Equipos”.
Estos incluyen: perforadoras manuales, vibropisones, martillos, etc.
- Equipos Mayores y otros Activos: una vez recibidos por el almacén son
entregados y puestos en custodia del Área de Equipos. Estos incluyen:
cargadores frontales, tractores, plantas industriales, etc.
- Combustible: el Jefe del Almacén es responsable de la distribución del
combustible, para este fin coordinará con el área de equipos la designación de
un operador y despachador en el proyecto.
El Almacén deberá recibir por parte del responsable de costos del proyecto el Plan
de Fases; así como, las actualizaciones que serán tomadas en cuenta por el Jefe
del Almacén al momento de registrar el despacho de materiales. Para la ejecución
de este proceso se emplearán los siguientes procedimientos:
- Procedimiento para la recepción, despacho y control de mat. de almacenes

- Procedimiento para la recepción, control y despacho de combustible
- Procedimiento para la recepción, control y despacho de andamios y encofrados
8.12.2.6. Administración de Activos del Proyecto
El Almacén de Obra tiene entre sus principales responsabilidades la custodia de los

activos de la empresa dentro y fuera de las instalaciones del almacén.
- Dentro del almacén: preserva en condiciones adecuadas los activos de la

empresa; coordinando con el área de equipos el mantenimiento de los mismos
cuando sea necesario.
- Fuera del almacén: realizando visitas inopinadas a la zona del proyecto para
verificar que las herramientas y equipos son empleados y almacenados
adecuadamente.
El Jefe del Almacén en coordinación con el Administrador de la Obra es

responsable de dar de baja a los activos de la empresa en caso de pérdida, robo, o
deterioro. Para la ejecución de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la
Baja de Activos.
Respecto a la recepción, almacenamiento, despacho y seguimiento a las órdenes

de suministro, el Jefe del Almacén elabora entre otros los siguientes reportes para
uso del proyecto empleando el sistema Oracle:
- Stock valorizado (mensual)

- Consumo de combustible por equipo (mensual)
- Reporte de la situación de las Solicitudes (semanal)
- Listados de equipos propios y de terceros (mensual)
- Reporte de ingresos y salidas del almacén (mensual), etc.
Estos Reportes son elaborados normalmente con una frecuencia mensual. Para su
elaboración, se cuenta como referencia con el Manual de Almacenes del Sistema
Oracle.
8.12.2.8. Cierre del Almacén
Al término de la ejecución del proyecto o cuando ya no sean requeridos; el Jefe del

Almacén procederá a la desmovilización de los activos y materiales remanentes.
En el caso de materiales remanentes, la desmovilización podría corresponder a:
- Venta: para lo cual el Jefe del Almacén deberá coordinar con el Administrador
de Obra los trámites que sean necesarios para venta de los materiales
remanentes.
- Transferencia a otro proyecto: para lo cual el Jefe del Almacén deberá
coordinar con el Administrador de Obra y el Responsable de Costos de su
proyecto los cargos y abonos que apliquen a la transferencia.
- Transferencia a Almacén Central: en este caso, el Jefe del Almacén coordinará
con el Almacén Central de Cosapi la devolución de los materiales remanentes.
- Las actividades para el cierre del Almacén deben ser planificadas y las
devoluciones programadas con anticipación. Entre las principales actividades
del cierre del almacén tenemos las siguientes:Realizar un inventario final de
todos los materiales remanentes para que el Jefe de Obra / Gerente de
Proyecto determine su devolución, venta o transferencia del proyecto.
- Inventario final de los activos asignados a Cosapi, incluyendo equipos de
terceros.
- Coordinar con la Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte el transporte

para la devolución de los materiales, herramientas y/o equipos a ser
desmovilizados del proyecto, etc.
documentos:
- Procedimiento para la apertura y cierre del almacén en Obra/Proyecto

- Procedimiento para la recepción, despacho y transporte de materiales y
equipos al Almacén Central.

almacenaje
9. Retroalimentación
El proceso de Retroalimentación es liderado por el Gerente de Proyecto y tiene como propósito

aprovechar la experiencia adquirida en el proyecto e implementarla de forma organizada en la
empresa. Por medio de este proceso se desarrolla la mejora continua tanto en proyectos nuevos
como en la gestión de las áreas funcionales.
La Retroalimentación comprende la generación de las Lecciones Aprendidas (LA), Buenas Prácticas

(BP), Procedimientos Constructivos Detallados y Ratios de Retroalimentación. Esta información
puede registrarse desde el momento que un proyecto es adjudicado a Cosapi hasta su cierre,
contemplando experiencias relacionadas a:
- Reunión de Transferencia
- Reunión de Compromisos
- Reunión de Arranque Interno
- Procura de Recursos para el Arranque
- Movilización de Recursos al Proyecto
- Gestión por Áreas del Proyecto
El Equipo de Dirección del Proyecto (EPD) coordinará su registro en el proyecto con todo el Equipo
del Proyecto (EP) realizando las siguientes actividades:
- Asignar responsabilidades para la selección, consolidación y registro de las LA

y BP
- Definir los criterios de selección de las LA y BP
- Definir frecuencia de registro de las LA y BP
- Definir mecanismo de supervisión para su cumplimiento
Para la ejecución de este proceso, el EDP puede usar como referencia:
- Procedimiento de Retroalimentación de Ratios y Procedimiento Constructivos

Detallados.
- Procedimiento para la Gestión de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas
En la actualidad se cuenta con las siguientes herramientas para facilitar el registro y difusión de las
Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas a nivel organizacional:
9.1. Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas
El Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas es un conjunto de procedimientos,

documentos, registros y herramientas que definen como se identifica, registra, almacena y
distribuye las LA y BP en Cosapi.
El Sistema de LA y BP como base de datos ó compendio del registro de las LA y BP está

disponible en el servidor del intranet Cosapi mediante un aplicativo que sirve como una fuente
de consulta durante el ciclo de vida de los proyectos.
9.2. Taller de Lecciones Aprendidas
Con el objeto de difundir las LA y BP entre los miembros de los EDP de todos los proyectos,
cada año se realiza un (1) taller corporativo de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas.
Además, se sugiere realizar tres (3) talleres de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas en
los proyectos, liderados por el Gerente de Proyecto. En estos talleres se analizan los casos de
éxito y dificultades de un grupo de proyectos seleccionados, para discutir recomendaciones
para mejorar el manejo de los proyectos en ejecución y para proyectos nuevos.
10. Anexos
10.1. MA-GGO-01 A1: Listado de Documentos del Manual de Gestión de Proyectos
10.2. MA-GGO-01 A2: Organigrama Típico de los Proyectos de Construcción
10.3. MA-GGO-01 A3: Flujogramas del Manual de Gestión de Proyectos
10.4. MA-GGO-01 A4: Acrónimos del Manual de Gestión de Proyectos
10.5. MA-GGO-01 A5: Glosario del Manual de Gestión de Proyectos
10.6. MA-GGO-01 A6: Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos
10.7. MA-GGO-01 A7: Cuadro Resumen de Procesos del Manual de Gestión de Proyectos

MA-GGO-01 R4 Manual de Gestión de Proyectos

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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 1 de 89

Manual de Gestión de Proyectos

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Firmas de la revisión vigente

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 2 de 89

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 3 de 89

8.3.2. Flujograma de la Administración de Contratos .............................................................................. 25

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 4 de 89

8.6.2.7. Conciliación del Expediente Técnico y Documentación Contractual ...................................... 49

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 5 de 89

8.10.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 73

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 6 de 89

Tabla 1. Cuadro resumen de cantidad de procesos ................................................................................... 9

Figura 1. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos ........................................................... 8

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 7 de 89

Definir el estándar de Cosapi para gestionar un proyecto de construcción desde la adjudicación

El Manual de Gestión de Proyectos (MGP) es aplicable a todos los proyectos de Construcción

 Manual de Gestión de Proyectos (MGP): Es el estándar de Cosapi empleado para

Entre otras áreas funcionales tenemos: Gerencia de Presupuestos y Licitaciones, Gerencia

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 8 de 89

2. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos

GESTIÓN POR ÁREAS DEL PROYECTO

COSAPI – Sede Central -

Figura 1. Modelo Conceptual del Manual de Gestión de Proyectos

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 9 de 89

La Figura 1 muestra el modelo conceptual del Manual de Gestión de Proyectos.

2.1. Procesos del Manual de Gestión de Proyectos

Figura 2. Mapa de procesos del Manual de Gestión de Proyectos

2.2. Resumen de procesos

Tabla 1. Cuadro resumen de cantidad de procesos

AREAS DEL PROYECTO GRUPOS DE PROCESOS

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 10 de 89

La Reunión de Transferencia es el primer proceso a desarrollar según el Manual de Gestión de

El propósito de la Reunión de Transferencia es asegurar la transferencia oportuna, ordenada y

La transferencia la realiza el equipo responsable de la propuesta al equipo responsable de la

También en esta reunión el Gerente de Propuesta, en coordinación con la Gerencia de

Los entregables de este proceso son:

- Acta de Entrega de Documentación de Transferencia, la cual entre otros incluye:

4 4. Coordinaciones para el Arranque Interno

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 11 de 89

Los alcances de la reunión de Arranque Interno se encuentran descritos en el Procedimiento para la

- Formato de solicitud de creación del centro de responsabilidad

Adicionalmente, para soportar el proceso de arranque en los proyectos se ha elaborado el

- Check List de Arranque del Proyecto

Dada la importancia de la Procura de Recursos para el Arranque y la Movilización al Proyecto, el

La Reunión de Compromisos es convocada por el Gerente de la Unidad de Negocios y debe

Los alcances de ésta reunión se encuentran descritos en el Procedimiento para la Reunión de

- Plan de Gestión del Proyecto aprobado.

6. Procura de Recursos para el Arranque

La Procura de Recursos para el Arranque corresponde a la identificación y adquisición de los

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 12 de 89

- Equipos de Producción Directa (EPD) y Equipos de Inspección, Medición y Ensayo

Las siguientes herramientas y documentos facilitan la identificación y/o adquisición de recursos:

7. Movilización de Recursos al Proyecto

- Identificación y análisis de accesos y rutas para el transporte de materiales, equipos

8. Gestión por Áreas del Proyecto

Manual de Gestión de Proyectos MA-GGO-01 Revisión: 04 Página: 13 de 89

8.1. Gerencia del Proyecto

- Organizar y dirigir el proyecto por Áreas del Proyecto

8.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto

Ver Figura 3 MGP/ Anexo MA-GGO-01-A3 Flujogramas Manual Gestión Proyectos

8.1.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato

El Gerente de Proyecto debe tener un conocimiento adecuado del contrato y

* PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACION SOLICITUDES