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PROCESOS
3. CONSOLIDAR LA ACREDITACIÓN DE
CALIDAD A NIVEL INSTITUCIONAL
1. POSICIONAR NACIONAL E
INTERNACIONALMENTE A LA UMNG
EL RIESGO
PROCESOS
MACROPROCESO PROCESO
CONSULTORIA,
APOYO ACTUALIZACIÓN, ANALISIS
Y DESARROLLO JURÍDICO
MISIONAL Extensión
INGRESOS
APOYO
GASTOS
GASTOS
MISIONAL BIENESTAR UNIVERSITARIO
MISIONAL ADMISIONES
Autoevaluación con fines
EVALUACION Y SEGUIMIENTO de acreditación
institucional
ADMINISTRACION DE
APOYO BIBLIOTECA Y
HEMEROTECA
MISIONAL Coordinación de Egresados
APOYO DESARROLLO DE
PROCESOS INFORMATICOS
DIRECCIONAMIENTO Internacionalizacion
ESTRATEGICO
DIRECCIONAMIENTO Internacionalizacion
ESTRATEGICO
MISIONAL Investigación
MISIONAL Investigación
Innovacion y
MISIONAL Emprendimiento
MEDICIÓN, ANALISIS Y
EVALUACION Y SEGUIMIENTO MEJORAMIENTO
PLANIFICACIÓN Y
DIRECCIONAMIENTO REVISIÓN DEL SISTEMA DE
ESTRATEGICO GESTIÓN DE CALIDAD
Gestión del Talento
APOYO humano
COMUNICACIONES Y
PUBLICACIONES -
MACROPROCESO
COMUNICACIONES Y
PUBLICACIONES -
MACROPROCESO
APOYO
Mercadeo, publicidad
y comunicaciones
EVALUACION Y SEGUIMIENTO TOMA DE DECISIONES
DIRECCIONAMIENTO PLANEACION
ESTRATEGICO PRESUPUESTAL
DIRECCIONAMIENTO PLANEACION
ESTRATEGICO PRESUPUESTAL
gos como el proceso mediante el cual avanza hacia la mejora continua en l
otección y la promoción de estructuras y mecanismos eficaces, efectivos y
FACTORES DESCRIPCION
EXTERNOS
LEGAL Ajustes normas sectoriales,
reforma educativa.
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Desconocimiento de la
NORMATIVO normatividad interna y externa
requerida para los trámites
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
FINANCIERO Liquidez, mercados financieros.
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Interrupciones, comercio
electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
TECNOLOGICO
SOCIAL
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Ajustes normas sectoriales,
LEGAL reforma educativa.
Interrupciones, comercio
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
TECNOLOGICO electrónico, datos externos,
tecnología emergente.
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
COMPETITIVO Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Emisiones, ruidos, energia,
AMBIENTALES catástrofes naturales, desarrollo
sostenible.
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
Superior, Programas virtuales y a
Distancia
Acreditación institucional,
Instituciones de Educación
Superior, Programas virtuales y a
Distancia
COMPETITIVO
LEGAL
Ajustes normas sectoriales,
reforma educativa.
FACTORES EXTERNOS
OBSERVACIONES
Se realiza la orientación juridica a cada
dependencia academico-administrativa de tal
forma para que se encuentre ajustada a los
lineamientos juridicos, interno y externos.
Falta de diplomados, cursos o seminarios con
contenidos con temas de actualidad y/o
contenidos no actualizados
Falta de capacitación
desconocimiento ley, incumplimiento de plazos
Las acciones de Bienestar contribuyen de manera
directa a la responsabilidad social por cuanto
favorecen el desempeño de las dimensiones del
ser humano que interactua en el entorno
Universitario.
Es un riesgo legal, se encuentra definido su
cumplimiento en la normatividad interna
Resolución 0799 de 2003 ( Resolución pendiente
de cambio por Resp. Div. Financiera )
Contratación
Contratación
Cultura
FACTORES EXTERNOS
PARTES EXTERNAS
INTERESADAS
ESTADO
SECTOR DEFENSA
EGRESADOS
CLIENTES
CLIENTES
CLIENTES
ESTADO ESTUDIANTE
FAMILIAS EMPRESAS SECTOR
DEFENSA
ESTADO
PROVEEDORES
CONTRATISTAS
CONTRATISTAS
ESTADO
CLIENTES
EGRESADOS
SECTOR DEFENSA
SECTOR DEFENSA
EGRESADOS
CLIENTES
USUARIOS
USUARIOS
CLIENTES
EGRESADOS
CLIENTES
CLIENTES
CLIENTES
SECTOR DEFENSA
ESTADO
ESTADO
CLIENTES
CLIENTES
PROVEEDORES
PROVEEDORES
PROVEEDORES
EGRESADOS
ESTADO
ESTADO
CLIENTES
CLIENTES
ESTADO
ESTADO
CLIENTES
CLIENTES
CLIENTES
CLIENTES
SECTOR DEFENSA
ESTADO
COMPETIDORES
SECTOR DEFENSA
CLIENTES
EGRESADOS
SECTOR DEFENSA
CLIENTES
EGRESADOS
ESTADO
COMPETIDORES
CLIENTES
COMPETIDORES
CLIENTES
PROVEEDORES
CLIENTES
CLIENTES
COMUNIDADES SOCIALES
SECTOR DEFENSA
SECTOR DEFENSA
CLIENTES
CLIENTES
ara cumplimiento del objeto misional, con el fin de lograr altos niveles de s
s medidas que deriven de esta política, recaen en beneficio de los alumno
DESCRIPCION
Ministerio de Educación Nacional; Ministerio de
Hacienda; Contraloría General de la República;
Procuraduría General de la Nación; Contaduría
General de la Nación; Departamento Nacional
de Planeación; Alcaldía de Cajicá;
Superintendencias de Industria y Comercio
Complejidad en la tramitología
Fuerzas Militares
Policía Nacional
Fuerzas Militares
Policía Nacional
Fuerzas Militares
Policía Nacional
Educación formal Educación no formal
Fuerzas Militares
Policía Nacional
Educación formal
Educación no formal
Educación formal
Educación no formal
Familias Empresarios Colegios y Escuelas
O DEL CONTEXTO
OBSERVACIONES
Se reciben los requerimientos de cada una de las
entidades externas a las cuales se les da de
forma oportuna, clara y de fondo respuesta a la
solicitud.
Aspirantes
Educación formal
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Informes permanentes
Directrices, modelos
adoptados, relaciones
contractuales
PROCESOS
Integraidad de datos,
disponibilidad de datos y
TECNOLOGIA sistemas de información,
desarrollo, producción,
mantenimiento
Desconocimiento de los
requisitos legales y ausencia de
PERSONAS FORMATO un formato con los requisitos
exigidos
No hay verificación de la
PERSONAL solicitud contra el aplicativo
Integraidad de datos,
disponibilidad de datos y
TECNOLOGIA sistemas de información,
desarrollo, producción,
mantenimiento
Capacidad, diseño, ejecución,
PROCESOS proveedores, entradas, salidas,
conocimiento
Directrices, modelos
NORMAS adoptados, relaciones
contractuales
Directrices, modelos
POLITICAS, OBJETIVOS Y adoptados, relaciones
ESTRATEGIAS contractuales
Alineación y direccionamiento
PROCESOS estratégico
Capacidad, diseño, ejecución,
PROCESOS proveedores, entradas, salidas,
conocimiento
Integraidad de datos,
disponibilidad de datos y
PROCESOS sistemas de información,
desarrollo, producción,
mantenimiento
Capacidad, diseño, ejecución,
PROCESOS proveedores, entradas, salidas,
conocimiento
Directrices, modelos
NORMAS adoptados, relaciones
contractuales
Capacidad, diseño, ejecución,
PROCESOS proveedores, entradas, salidas,
conocimiento
PERSONAL Docentes y administrativos
Infraestructura de los
INFRAESTRUCTURA FISICA laboratorios en las tres sedes
Integraidad de datos,
disponibilidad de datos y
TECNOLOGIA sistemas de información,
desarrollo, producción,
mantenimiento
CULTURA ORGANIZACIONAL Modos de actuar y sentir
Integraidad de datos,
disponibilidad de datos y
TECNOLOGIA sistemas de información,
desarrollo, producción,
mantenimiento
Estructura de la organización,
GOBIERNO funciones y responsabilidades
FACTORES INTERNOS
OBSERVACIONES
Se realiza la actualización de la
Normatividad interna y externa de la UMNG
Los procesos administrativos internos, son
densos especialmente en el tramite de
recolección de firmas, impidiendo que la
salida de los documentos no se realice
dentro del plazo determinado por la entidad
que requiere el servicio
Después de enviado el
calendario por la unidad
académica no se debe modificar
Se reciben los documentos y se revisan con
los requisitos establecidos por la
normatividad vigente.
Afiliaciones
FACTORES INTERNOS
Soporte de la transparencia en la
ADMINISTRATIVOS Gestión de la Organización
INNOVADORES
INNOVADORES
OBSERVACIONES
DIPOSICIONES CONSTITUCINALES, LEGALES Y
REGLAMENTARIAS QUE LE APLIQUEN AL
PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UMNG
DISPOSICIONES CONSTITUCIONALES,
REGLAMENTO ESTUDIANTIL DE PREGRADO -
POSGRADO
DISPOSICIONES CONSTITUCIONALES,
REGLAMENTACIÓN INTERNA PARA DOCENTES
Admisiones
La población objetivo es: 17.000 estudiantes
activos, 34.000 egresados y población inactiva (sin
terminar plan de estudios o grado)
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Clima organizacional
Implementación norma
Recobros
Mala imagen administrativo del proceso
El incumplimiento de los programas dirigidos a
los miembros de la comunidad universitaria
impacta de manera amplia y trascendente la
calidad
RIESGOS ASOCIADOS A LA
GESTION INSTITUCIONAL
CONDENA PECUNIARIA PARA LA
UNIVERSIDAD
RECONOCER DERCHOS
INEXISTENTES
Disminución de la Cobertura
Inobservancia de requisitos y
compromisos contractuales
Pérdida o Extravío de
documentación
CRÉDITOS APROBADOS POR EL
ICETEX QUE NO SE GIREN A LA
UNIVERSIDAD
RETRASO EN LA PRESENTACION
DE INFORMES
Admisión de Perfiles no
adecuados
Reprocesamiento de la
información
Documentos incompletos y
falsificación
Digitalización incompleta de
historias académicas
Pérdida de integridad de
información
Pérdida de integridad de
información
Desconocer las necesidades de
las unidades y centros en la
planeación de los servicios
No realizar el mantenimiento a
los equipos en los tiempos y
procedimientos especificados.
No realizar el seguimiento a la
prestación del servicio de
laboratorios, aulas
especializadas y centros.
No preparación de la visita de
pares académicos: Elaboración
directiva, reunión logistica,
comunicación con pares
académicos, revisión de agenda
de visita, documentos a
presentar, presentaciones y
asistentes.
Falta de seguimiento a la
obtención del registro calificado
del programa: observaciones al
informe de los pares
académicos, evaluación a los
pares académicos, información
adicional y complementaria
(AUTOS), notificación de
aprobación del programa,
notificación de negación del
programa, recurso de
No comunicación oportuna de la
reposición.
aprobación y/o negación del RC
del programa a los jefes de
oficina.
No determinación y
planificación de las necesidades
del programa. No ejecución del
proceso de planeación
presupuestal.
Contenidos
Programáticos desactualizados e
incoherentes con lo aprobado
por el MEN.
El reconocimiento inadecuado
de la productividad académica
de los docentes. Proceso
inadecuado de la clasificación y
escalafonamiento de los
docentes.
Programa académico, sin
proceso de autoevaluación y
planes de mejoramiento.
Desactualización de la colección
Pérdida o alteración de
información, hardware o
Software
Indisponibilidad de los los
servicios informáticos que
ofrece la institución
Incumplimiento en la
internacionalización de los
curriculos de la Universidad
Formulación y elaboración
inadecuada de proyectos de
investigación
Formulación y elaboración
inadecuada de proyectos de
investigación
Formulación y elaboración
inadecuada de proyectos de
innovación y emprendimiento
Invalidación de procesos de
negociación
Invalidación de procesos de
negociación
2. NO ANALIZAR, NI TOMAR
LAS ACCIONES NECESARIAS
SOBRE RESULTADOS DE LA
GESTIÓN DEL PROCESO
3. INDICADORES DE GESTIÓN NO
PERTIENTES Y NO CONTRIBUYEN
A LA MEJORA
1. INCOHERENCIA ENTRE LA
PLANIFICACIÓN DEL SGC, LA
PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y LA
PLANIFICACIÓN DE OTROS
SISTEMAS DE GESTIÓN
Posicionamiento inadecuado de
la marca
Publicar información
desactualizada y de baja calidad
Seguimiento deficiente al
sistema de control interno
No responder los
requerimientos del ciudadano
y/o usuario
No responder los
requerimientos del ciudadano
y/o usuario
CRONOGRAMA - INFORMES
PROVEEDORES, CONTRATISTAS
SOLICITUDES DE PAGO/CERTIFICACIONES
CRONOGRAMA - INFORMES
Plan de acción anual de Bienestar para estudiantes de
pregrado y postgrado, en modalidades presencial y a
distancia
unidades académicas
Aspirantes programas pregrado, posgrados diplomados y
cursos
Los proyectos de innovación presentados a la VICEIN pueden contener errores que van
desde la falta de claridad en la definición del valor agregado, mercado potencial e
inclusive la falla en cálculos de operaciones matemáticas en la elaboración del
presupuesto. Así mismo pueden ser proyectos muy bien formulados pero que no
atienden objetivos de pertinencia propuestos en convocatorias internas y/o externas
Medios informativos
AREA DE IMPACTO
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA
GRANADA
División de Extensión, Oficina de
Planeación,Viceacadémica,
Facultades.
INGRESOS
GASTOS
GASTOS
INGRESOS
Comunidad Universitaria
Egresados
Estudiantes institucionales -
Entidades Sector Defensa
Comunidad Universitaria
Financiera
Programas
Programas
División de Admisiones
Admisiones y
División de Registro
Académico,
Unidades académicas
Servicio al cliente
Servicio al cliente
Procesos académicos y
administrativos
Gestión Académica
Planeación Estratégica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Planeación Estratégica
Gestión Estratégica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Planeación Presupuestal
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Académica
Gestión Estratégica
Academia
Academia
Academia
Academia
Egresados
Alta
Mayor
Menor
Alta
Menor
Menor
Menor
Programas Academicos
Investigación
Investigación
Investigación
Programas Academicos
Programas Academicos
Investigación
Investigación
Investigación
Innovación y Emprendimiento
Innovación y Emprendimiento
Innovación y Emprendimiento
Innovación y Emprendimiento
Percepción, credibilidad e
imagen / Todos los funcionarios
Percepción, credibilidad e
imagen / Todos los funcionarios
Percepción, credibilidad e
imagen / Todos los funcionarios
Percepción, credibilidad e
imagen / Todos los funcionarios
Percepción, credibilidad e
imagen / Todos los funcionarios
Percepción, credibilidad e
imagen / Todos los funcionarios
Operativo
Operativo
Operativo
ALTA
MEDIA
Facultad/docentes
Academica y Administrativa
Academica y Administrativa
EL RIESGO
DESCRIPCION DE CAUSAS
Incumplimiento legal
Demoras
Normatividad externa
Normatividad externa
Daño
Baja cobertura
Incumplimiento legal
Incumplimiento presupuestal
Fuga de información
Retrazos y limitacion en la ejecución de
proyectos
Tecnológico interno
Variables exógenas
Variables exógenas
Tecnología Interna
Infraestructura
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procesos
Funcionarios públicos
Información primaria
Incumplimiento legal
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Inadecuada programación
Infraestructura
Infraestructura
Atrasos
Procedimientos
Procedimientos
Procesos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Infraestructura
Infraestructura
Procesos
Infraestructura
tecnologico interno
Variables exógenas
Información primaria
Fuga de información
Daño
Funcionarios públicos
Inadecuada programación
Incumplimiento legal
Incumplimiento legal
Funcionarios públicos
Funcionarios públicos
Funcionarios públicos
Funcionarios públicos
Normatividad externa
Factores económicos
Incumplimiento técnico
Incumplimiento técnico
Atrasos
Incumplimiento técnico
Procedimientos
Demoras
Inadecuada programación
Información primaria
Información primaria
Información primaria
Información primaria
Información primaria
Información secundaria
Secregación de funciones
Inadecuada programación
Factores ambientales externos
Variables exógenas
Información primaria
Baja cobertura
Incumplimiento legal
Falta de oportunidad
Procesos
Procesos
CUMPLIMIENTO
Disminución en los ingresos potenciales para la PERCEPCION,
UMNG. Impacto negativo para la UMNG CREDIBILIDAD, IMAGEN
OPERATIVO
Desconocimiento de las partes interesadas en
los servicios de laboratorio ofrecidos
ESTRATEGICO
ESTRATEGICO
ESTRATEGICO
1. Capacidad de almacenamiento. 2.
Investigación inapropiada 3. Infraestructura
inadecuada para la prestación de los diferentes OPERATIVO
servicios
Pérdida de datos de contacto debido a que el
egresado no diligencia la información ESTRATEGICO
correctamente en el sistema.
PERCEPCION,
Perdida de contratos de I+D+i CREDIBILIDAD, IMAGEN
PERCEPCION,
Perdida de contratos de I+D+i CREDIBILIDAD, IMAGEN
Multas RARO
MENOR RARO
MENOR RARO
IMPROBABLE MENOR
MENOR POSIBLE
MODERADO RARO
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO RARO
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO RARO
IMPROBABLE POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO RARO
MAYOR RARO
MAYOR RARO
MAYOR RARO
MENOR POSIBLE
MODERADO IMPROBABLE
MENOR POSIBLE
MODERADO PROBABLE
MENOR POSIBLE
CATASTROFICO RARO
CATASTROFICO RARO
MODERADO IMPROBABLE
MODERADO IMPROBABLE
MODERADO POSIBLE
MENOR
POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MENOR POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MENOR POSIBLE
MENOR IMPROBABLE
MENOR IMPROBABLE
MODERADO IMPROBABLE
MODERADO IMPROBABLE
MODERADO IMPROBABLE
Repercute en el número de
proyectos aprobados para 5%
ejecutarse en una vigencia
Repercute en el número de
proyectos aprobados para 5%
ejecutarse en una vigencia
Repercute en la falta de
información para control
de paz y salvos de los 20%
compromisos de los
Docentes y estadística de
productividad
Repercute en el número de
proyectos aprobados para 7%
ejecutarse en una vigencia
Repercute en el número de
proyectos aprobados para 7%
ejecutarse en una vigencia
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO POSIBLE
MODERADO IMPROBABLE
MODERADO POSIBLE
MAYOR POSIBLE
MODERADO PROBABLE
MODERADO POSIBLE
MENOR POSIBLE
MENOR POSIBLE
MAYOR RARO
CATASTRÓFICO IMPROBABLE
CATASTRÓFICO POSIBLE
CATASTRÓFICO POSIBLE
MODERADO PROBABLE
MODERADO PROBABLE
EVALUACION DEL
RIESGO INHERENTE
ZONA DE RIESGO
MODERADA
MODERADA
MODERADA
BAJA
BAJA
BAJA
BAJA
MODERADA
MODERADA
ALTA
ALTA
MODERADA
ALTA
ALTA
ALTA
ALTA
ALTA
BAJA
MODERADA
ALTA
ALTA
MODERADA
ALTA
ALTA
ALTA
MODERADA
MODERADA
MODERADA
ALTA
MODERADA
ALTA
ALTA
MODERADA
MODERADA
MODERADA
EXTREMA
MODERADA
ALTA
ALTA
MODERADA
ALTA
MODERADA
BAJA
BAJA
MODERADA
MODERADA
MODERADA
Investigación
Investigación
Investigación
Innovación y Emprendimiento
Innovación y Emprendimiento
Usuarios de la región
Usuarios de la región
ALTA
ALTA
ALTA
ALTA
ALTA
MODERADA
ALTA
EXTREMA
ALTA
ALTA
MODERADA
ALTA
ALTA
EXTREMA
EXTREMA
EXTREMA
ALTA
ALTA
CO
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
NO SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI NO NO
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
NO NO NO
SI SI SI
SI SI NO
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
SI SI SI
CONTROL DEL RIESGO
¿ESTA
PREVENTIVO CORRECTIVO DOCUMENTADO?
X SI
X SI
X SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
X SI
X NO
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
x SI
X NO
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
SI
SI
Documentar y validar
los requerimientos
solicitados por las SI
diferentes áreas y/o
dependencias
SI SI
X SI
SI Si SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X NO
x SI
x SI
x SI
Se hacen campañas de
mercadeo para llegar a x SI
los clientes
potenciales.
Se hace verificaciones
periodicas y controles de
corrección de estilo en la x SI
página de la Universidad
x Si
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
X SI
¿EXISTE DOCUMENTO? CONTROL PROPUESTO
ASESORIA PERMANENTE DE LA UNIDAD
SI ACADEMICA O ADMINISTRATIVA QUE
ELABORA EL ACTO
CONTROL A ENTREGA DE
SI INFORMACIÓN Y SOPORTES
VERIFICACIÓN DOCUMENTOS
TRAMITADOS PARA REGISTRO
SI PRESUPUESTAL Y LISTADO DE
DISPONIBILIDADES
VERIFICACION DE DOCUMENTOS
NO TRAMITADOS PARA PAGO
CONTROL A ENTREGA DE
SI INFORMACIÓN Y SOPORTES
Contratación de escenarios alternos
SI para prácticas, Plataforma de
administración y control de información
SI Encuesta de satisfacción.
Dar respuesta a las solicitudes de
prestación de servicios de laboratorios
SI y/o centros a la comunidad académica
y administrativa.
Cronograma de prácticas.
SI
SI
SI
Formato de Levantamiento d e
SI Requerimientos
Fomato de levantamiento de
SI Requerimientos de SW
SI Fomato de levantamiento de
Requerimientos de SW
Fomato de levantamiento de
SI Requerimientos de SW
Fomato de levantamiento de
SI Requerimientos de SW
SI VERIFICACION CIARP
SI ACREDITACION PARAMETROS
SI COMITÉ COPASST
SI
SI
SI Presentar a la alta dirección, el informe
consolidado de la gestió adelantada a
nivel de quejas, reclamos y sugerencias
Impacto 25 25
Impacto 45 35
Probabilidad 15 10
Probabilidad 30 20
Probabilidad 30 25
Probabilidad 30 25
Probabilidad 50 30
Probabilidad 45 30
Probabilidad 45 30
Probabilidad 45 30
Probabilidad 45 30
Probabilidad 15 25
Impacto 15 25
Impacto 15 25
Impacto 15 15
Probabilidad 58 40
Probabilidad 60 40
Probabilidad 60 40
Impacto 60 40
Probabilidad 58 40
Probabilidad 45 40
Probabilidad 85 80
Probabilidad 100 95
Probabilidad 100 95
Probabilidad 45 30
Probabilidad 45 30
Probabilidad 40 25
Probabilidad 50 25
Probabilidad 45 30
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Impacto 2 100
Impacto 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 2 100
Probabilidad 60 40
Impacto 60 40
Probabilidad 60 40
Impacto 5 20
55 30
Impacto
55 35
Impacto 30 40
Impacto 60 40
Impacto 60 40
Impacto 60 40
Impacto 60 40
Impacto 60 40
Impacto 60 40
Impacto 80
Impacto 80
Impacto 80
Impacto 50 35
Impacto 50 35
Impacto 50 35
Impacto 50 35
Impacto 50 35
Probabilidad 70 70
Probabilidad 70 70
Probabilidad 50 35
Probabilidad 45 30
Probabilidad 40 25
Probabilidad 40 35
Probabilidad 60 30
Probabilidad 0 30
Probabilidad 15 1
Impacto 15 1
Impacto 15 1
Probabilidad 15 40
Probabilidad 30 70
Impacto 45 25
Probabilidad 100 100
50 50
Probabilidad
100 100
100 100
Probabilidad
Probabilidad
100 100
100 100
Impacto 54 35
Impacto 54 35
MIENTO DEL RIESGO
IESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
NUEVA ZONA DE
PUNTAJE FINAL RIESGO
50 MODERADA Asumir
Reducir, Evitar,
50 ALTA Compartir,
Transferir
Reducir, Evitar,
80 ALTA Compartir,
Transferir
25
50
BAJA Asumir
55
55
80 BAJA Asumir
75 BAJA Asumir
40 BAJA Asumir
40 BAJA Asumir
30 BAJA Asumir
MODERADA Asumir, Reducir
BAJA Asumir
BAJA Asumir
80 BAJA Asumir
95 BAJA Asumir
95 BAJA Asumir
75 BAJA Asumir
75 BAJA Asumir
65 BAJA Asumir
75 BAJA Asumir
Reducir, evitar,
100 EXTREMA compartir,
transferir, retener
25 ?
85 BAJA Asumir
90 BAJA Asumir
80 BAJA Asumir
80 BAJA Asumir
80 BAJA Asumir
85 BAJA Asumir
85 BAJA Asumir
85 BAJA Asumir
85 BAJA Asumir
85 BAJA Asumir
Reducir, evitar,
70 EXTREMA compartir,
transferir, retener
Reducir, evitar,
70 EXTREMA compartir,
transferir, retener
Reducir, evitar,
65 ALTA compartir,
transferir
75 MODERADA Asumir, reducir
15
15
15
Reducir, evitar,
55 ALTA compartir,
transferir
Reducir, evitar,
70 ALTA compartir,
transferir
100 BAJA Asumir
Reducir, evitar,
50 ALTA compartir,
transferir
100 MODERADA
100
Asumir, reducir
MODERADA
Asumir, reducir
MODERADA
100
100
89 BAJA Asumir
89 BAJA Asumir
PLAN
ACCION
ELABORAR PROCEDIMIENTOS
Ver anexos 5, 6, 7 y 8
1. Información sobre la prestación de servicios
Ver anexo 6
Ver anexo 10
Anteproyecto Presupuestal.
División de Extensión y
Proyección Social- Oficina Mayo de 2016
Jurídica
División de Extensión y
Proyección Social- Oficina de Permanente
Planeación
División de Extensión y
Proyección Social- Secretaria Permanente
de la División
Tres meses despues de terminado
DUEÑO DEL PROCESO el semestre
De acuerdo al cronograma de
DUEÑO DEL PROCESO informes
Dueño de Proceso
2/1/2015
Dueño de Proceso
Personal de salud
Vicerrectoría Acacémica/
División de Admisiones/
División de registro/ División Jan-16
Financiera / Oficina de
Protección al Patrimonio /
División de Gestión de Calidad
Unidades
académicas y Es permante
División
Admisiones
Admisiones segundo
y Registro semestre 2016
Técnico y profesional de la
División de Registro y Control permanente
Académico
Técnico y profesional de la
División de Registro y Control permanente
Académico Vicerrectoría
Académica
Decanaturas de
Medicina, Ingeniería Calle
100; División de Laboratorios
Campus y Centros
Decanaturas de
Medicina, Ingeniería Calle
100; División de Laboratorios
Campus y Centros
01 de enero a 31 de diciembre de
2015
Decanaturas de
Medicina, Ingeniería Calle
100; División de Laboratorios
Campus y Centros
Decanaturas de
Medicina, Ingeniería Calle
100; División de Laboratorios
Campus y Centros
Decanaturas de
Medicina, Ingeniería Calle
100; División de Laboratorios
Campus y Centros
Sección Autoevaluación y
Acreditación VICACD Jun-15
Vicerrector Académico Jun-15
Unidades Académicas,
División de Publicaciones y Jan-15
Comunicaciones, División de
Admisiones.
Sección Autoevaluación y Jun-15
Acreditación VICACD
Jefe de la División de
Comunicaciones, Abril a diciembre de 2016
Publicaciones y Mercadeo
Jefe Oficina de Control Interno 2/15/2016
de Gestión
FECHA DE
PRODUCTO TIPO DE INDICADOR REVISION
Elaboración de
procedimiento
Evaluación de Riesgo y
la provisión de la EFICACIA
contingencia en los
procesos Judiciales
Procedimiento
Procesos Judiciales a EFICIENCIA
favor y encontra.
Procedimiento EFICIENCIA
Conceptos legales.
Agenda EFICACIA
Normograma EFECTIVIDAD
Costeo EFICIENCIA
INFORMES DE EFICIENCIA
CONCILIACIÓN
Egresados satisfechos
con las actividades EFICACIA
propuestas
Estudiantes y entidades
satisfechos con las
actividades de EFICACIA
bienestar programadas
y ejecutadas
Programas de atención
básica con adecuada EFICACIA
cobertura
Procedimiento
documentado y
validado en el sgc
Procedimiento
documentado y
validado en el sgc
EFECTIVIDAD
Procedimiento
documentado y
validado en el sgc
Procedimiento
documentado y
validado en el sgc
Procedimiento
Historias Académicas
con hojas de Control de EFICIENCIA
documentos
Notas en el sistema de
información EFECTIVIDAD
académico.
Capacitaciones EFICIENCIA
Soporte para la
planificación y gestión EFECTIVIDAD
de los laboratorios y
centros
Soporte para la
planificación y gestión EFECTIVIDAD
de los laboratorios
Comunidad
universitaria informada
sobre los servicios que EFECTIVIDAD
se prestan como apoyo
a la academia.
Acta de revisión y
análisis de propuesta De proceso o de
curricular de programa Cumplimiento
nuevo.
Acta de revisión y
análisis de propuesta De proceso o de
curricular de programa Cumplimiento
nuevo.
Documento Maestro
retroalimentado y
Formato Matriz de las De proceso o de
etapas del diseño de Cumplimiento
Programas Académicos
(AC-GA-F-4)
Acta de Consejo De proceso o de
Académico. Cumplimiento
De proceso o de
Acta Consejo Superior. Cumplimiento
Documentos revisados
y retroalimentados, y
Formato Matriz de las De proceso o de
etapas del diseño de Cumplimiento
Programas Académicos
(AC-GA-F-4).
Resolución del
Ministerio de De proceso o de
Educación Nacional Cumplimiento
(Concepto MEN)
Relación de Cupos,
Admitidos y De proceso o de
Matriculados a los Cumplimiento
Programas.
Formato de revisión de
Planes de Estudio. Plan De proceso o de
de Estudio Revisado y Cumplimiento
avalado.
De proceso o de
Vinculación Docente Cumplimiento
Plan de Mejoramiento
e Informe de De proceso o de
Autoevaluación de Cumplimiento
Programas.
Informe de Programas
Acreditables y
Cronograma de De proceso o de
Renovación de Cumplimiento
Acreditación de
Programas.
1. Directiva
procedimiento para
adquisición de material EFICACIA
bibliográfico y
suscripción de revistas
EFECTIVIDAD
SOFTWARE EFECTIVIDAD
CONTROLES DE EFECTIVIDAD
SEGURIDAD
Acuerdos de Niveles de EFECTIVIDAD
Servicio
REQUERIMIENTOS DE EFECTIVIDAD
TECNOLOCIA
REQUERIMIENTOS DE EFECTIVIDAD
TECNOLOCIA
REQUERIMIENTOS DE EFECTIVIDAD
TECNOLOCIA
REQUERIMIENTOS DE EFECTIVIDAD
TECNOLOCIA
Resoluciones EFICIENCIA
modificatorias
Convocatoria de EFICIENCIA
Intercambio
Módulo que
automatice la gestión
de investigación,
facilitando la labor a los EFICACIA
investigadores en
cuanto a formulación
de proyectos de
investigación
Actas de socialización,
número de EFICIENCIA
capacitaciones
Módulo que
automatice la gestión
de la innovación y el
emprendimiento,
facilitando la labor a los EFICACIA
investigadores en
cuanto a formulación
de proyectos de
investigación
Actas de socialización,
Numero de EFICIENCIA
capacitaciones
Contratos de EFECTIVIDAD
transferencia
Valoración tecnológica EFECTIVIDAD
Procesos que
mejoraran la gestión a
partir del análisis de EFECTIVIDAD
resultados
indicadores pertinentes
que miden el EFECTIVIDAD
cumplimiento de los
objetivos del proceso
Planificación del SGC EFECTIVIDAD
alineada
Resoluciones
nombramientos, EFICACIA
traslados
Diagnostico EFICACIA
informe actividades EFICIENCIA
Aumentar la Efectividad
producción intelectual
ACTA DE COMITÉ EFICACIA
MONITOREO Y REVISI
REVISION
APROBACION DE APROBACION:
SOLICITUD: VERIFICACION:
SOLICITUD: Lider Representante de
OFIPLA OFIPLA
de proceso la alta dirección
ELIMINACION O
INACTIVACION:
Administrador
sistema KAWAK
TABLA DE PROBABILIDAD
El evento probablemente
4 Probable ocurrirá en la mayoría de las
circunstancias
TABLA DE IMPACTO
FRECUENCIA
2 Veces en 5 años
1 vez al año
Legal
NIVEL CONCEPTO
1 Multas
2 Demandas
3 Investigación disciplinaria
4 Investigación fiscal
5 Intervención - Sanción
IESGOS IMPACTOS EN LOS TIPOS DE RIESGOS
Operativo
O NIVEL CONCEPTO
1 Ajustes a una actividad concreta
as 2 Cambios en procedimientos
ciplinaria 3 Cambios en la interacción de los procesos
fiscal 4 Intermitencia en el servicio
Sanción 5 Paro total del proceso
MATRIZ DE CALIFICACION, EVALUACION Y RESPU
IMPACTO
PROBABILIDAD Insignificante Menor
1 2
Raro 1 B B
Improbable 2 B B
Posible 3 B M
Probable 4 M A
Casi seguro 5 A A
RESPUESTA A LOS RIESGOS
B Baja
M Moderada
Zona de riesgo
A Alta
E Extrema
EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS
IMPACTO
Moderado Mayor Catastrófico
3 4 5
M A A
M A E
A E E
A E E
E E E
ESTA A LOS RIESGOS
Asumir
Asumir, reducir
Reducir, evitar, compartir, transferir
Reducir, evitar, compartir, transferir, retener
VALORACION DEL CON
PARAMETROS
Herramientas para
ejercer el control
Seguimiento al control
RANGOS DE
CALIFICACION DE LOS
CONTROLES
Entre 0 - 50
Entre 51 - 75
Entre 76 - 100
VALORACION DEL CONTROL
TIPO DE CONTROL PUNTAJE
CRITERIOS
PROBABILIDAD IMPACTO MAXIMO
15
¿Existe una herramienta para ejercer el control?