RELACIÓN DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre
ellos con:

-Dirección General:La relación que debe existir con la Dirección General es mediante reportes de
las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus
funciones en un determinado período de tiempo.

-Producción: La relación que debe de haber entre el departamento de producción y compras es

mediante la información sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible, ya que
compras se encarga de las materias primas y la entrega a este departamento de producción.

- Finanzas: El Depto de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para poder
vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas debe aceptarlo sin
hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que sucede en algunas empresas.

- Recepción y almacenes: El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un
proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se prepare
para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va a tener es suficiente o
se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo especial para el manejo.

-Contabilidad: Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la

compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante
chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para
dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones
financieras.

Relaciones entre compras y producción

El objetivo primordial de compras es servir el programa de fabricación y asegurar que los
componentes y materias primas no faltarán ni en cantidad ni en calidad.
Sin embargo, los dos servicios suelen actuar con distinta mentalidad:

 El proceso productivo o de elaboración tiende a obtener para sus necesidades los

mejores materiales y en cantidad sobrada. Esto puede llevar a la creación de fuertes
stocks de material incluso cuando no son necesarios.
 Compras se sitúa en la posición contraria que tiende a obtener los materiales dentro
de límites razonables de calidad y cantidad.

Las relaciones entre los dos servicios se pueden armonizar notablemente si existe un
intercambio de información y opinión entre las dos actividades.
Producción debe tener informado constantemente y en el tiempo más breve posible a compras
de los planes y programas productivos. Disponiendo de tal información, compras tiene la
posibilidad de prever a su vez con suficiente antelación y precisión los aprovisionamientos.
Cuando se prevén cambios en los programas de producción, compras debe estar
oportunamente informado de ello para que se pueda disponer de tiempo para la gestión con
los proveedores. Producción debe aceptar que transcurre cierto tiempo entre el pedido de un
material y su llegada. Un excesivo número de urgencias sólo aumenta los costes de
aprovisionamiento, disminuye la calidad de los productos y empeora los resultados de la
empresa.
Por su parte, compras ha de tener a producción continuamente informado sobre la llegada de
materiales y comunicar oportunamente cualquier retraso para que se pueda programar de
nuevo la producción evitando interrupciones.

Relaciones entre compras y oficina técnica

La oficina técnica es normalmente responsable del diseño, proyecto y de sus características
técnicas así como de los procesos productivos correspondientes. Las relaciones entre
compras y oficina técnica se deben al diseño y especificación del producto.
Las mayores divergencias aparecen cuando la oficina técnica tiene una gran tendencia a
especificar productos con amplios márgenes de calidad, seguridad y funcionamiento, como es
el caso de la industria química, mientras que compras debe disminuir estos márgenes y
trabajar con los mínimos necesarios con el fin de reducir costes. La oficina técnica no debe
tener pretensiones excesivas que ignoren las consideraciones de costes, compras no debe
insistir en el coste hasta el punto de ignorar las exigencias técnicas fundamentales. Una
colaboración auténtica de ambos departamentos dará como resultado llegar a soluciones
mejores y más prácticas, que permitan realizar económicas sustanciales sin disminuir la
calidad o utilidad del producto final.
Un programa de estandarización de materiales que incorporan los productos de la empresa es
un camino de colaboración entre ambos servicios en dónde se pueden obtener resultados muy
beneficiosos.

Relaciones entre compras y ventas-planificación

Ninguna empresa puede sobrevivir a largo plazo si sus productos no se venden con el
beneficio adecuado.
Compras debe colaborar con ventas estudiando los precios y la planificación de las entregas
para que la empresa se mantenga dentro de los límites de unos costos establecidos y un
adecuado servicio al cliente. Ventas debe colaborar con compras ofreciéndole datos sobre las
ventas en curso y sobre las previsiones del futuro para que se puedan establecer programas
de previsión de las compras.

Relaciones entre compras y el departamento financiero

Cada compra da lugar a una cadena de operaciones contables que van desde el cargo de la
compra en el concepto de gasto correspondiente hasta la liquidación de la factura con la
correspondiente repercusión en la tesorería de la empresa.
Es necesario que exista una estrecha colaboración entre ambos departamentos ya que se
trata de administrar los fondos de la empresa y no de renunciar a la posibilidad de apreciables
mejoras en los procesos financieros y condiciones de pago a los proveedores. Por otra parte
el departamento financiero le es imprescindible conocer la programación de compras para
efectuar una previsión de tesorería en forma correcta.
Relaciones entre compras y calidad
Compras es responsable de que los materiales, componentes y productos concuerden con las
especificaciones previstas y la calidad deseada. En el proceso de elaboración de la industria
química la calidad de los productos utilizados marcará la calidad de nuestros productos.
Compras debe informar a los proveedores de cuáles serán los criterios de aceptabilidad y que
pruebas y ensayos deben pasar sus productos. Esta información se efectuará a priori
reduciendo así al mínimo las posibilidades de malas interpretaciones y controversias.
Compras debe conocer la calidad de sus proveedores mediante las oportunas encuestas y
visitas y a través de los sistemas de evaluación que se hayan establecido.
Por su parte calidad canalizará cualquier reclamación debido a una calidad defectuosa de los
materiales recibidos a través de compras, quién es responsable directo de la calidad con la
que los proveedores suministran, de tal forma que ambos ofrezcan una imagen coherente y
una gestión eficaz hacia los proveedores.

1) Proveedores
Sumamente importante pues son quienes abastecen a la empresa de lo que se necesita y que
ellos pueden proporcionar.
El Depto. de Compras debe seleccionar a los mejores proveedores que se encuentran tanto en el
territorio nacional como en el extranjero.
Dentro de las características que se deben tomar en cuenta para esa selección están las
siguientes:
 Que proporcione la calidad que se necesita para los productos de la empresa.
 Que ofrezca precios competitivos.
 Que su situación financiera sea muy buena para sus operaciones.
 Que cumpla con los compromisos acordados y sobre todo el buen servicio esperado.
 Que proporcione garantías y servicios pos-venta
Por parte de Compras:
 Que los pagos se efectúen en los plazos acordados
 Cumplir con los acuerdos que se negociaron
Honrar las Órdenes de Compra colocadas.