Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
PENGENDALIAN MESYUARAT
Oleh :
ZANARIAH ABDOL
Guru Cemerlang
Munsyi Dewan
1.0 PENDAHULUAN
Dalam ajaran Islam, mesyuarat merupakan satu perintah Allah s.w.t. seperti yang
tersebut dalam Firman-Nya yang tersebut di atas. Dalam firman tersebut , jelaslah
bahawa bermesyuarat memang penting dalam amalan kehidupan masyarakat Islam. Jadi,
apakah sebenarnya mesyuarat?
Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara
individu dalam situasi formal. Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar
fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan,
memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. Mesyuarat
yang baik dikendalikan dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab. Semua butir
percakapan akan direkodkan untuk semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. Kejayaan
sesuatu mesyuarat itu pula banyak bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli
yang hadir, sama ada sebagai pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli yang
diundang.
Mesyuarat yang baik ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan
penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatankuasa pengurusan mesyuarat yang
terdiri daripada pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli mesyuarat.
i) Tarikh
Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua
ahli yang terlibat terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat
persediaan.
ii) Masa
Masa juga hendaklah sesuai supaya hal-hal yang akan
dibincangkan dapat dijalankan dengan sempurna.
iii) Tempat
Tempat yang selesa memang diperlukan untuk aktiviti mesyuarat.
Jika bilangan anggota mesyuarat tidak ramai, eloklah dijalankan
mesyuarat dalam susunan duduk yang membolehkan interaksi
iv) Kehadiran
Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan
terlebih dahulu. Jika sesuatu mesyuarat diadakan untuk membuat
keputusan, bilangan yang hadir perlulah tidak kurang daripada tiga
perempat jumlah semua ahli. Jika jumlah itu kurang daripada tiga
perempat, mesyuarat tidak boleh membuat keputusan tetapi boleh
mengadakan perbincangan.
v) Agenda
Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk
perbincangan dalam mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat
sekurang-kurangnya mesti mengandungi:
Ucapan alu-aluan pengerusi.
Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
Perkara-perkara berbangkit.
Hal-hal lain.
2.2 Pengerusi
2.2.1 Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah, boleh
berfikir secara objektif, berpengetahuan cukup tentang tatacara
mesyuarat, mesra dan berkeupayaan mengawal diri.
2.2.2 Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat:
Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu
mesyuarat.
Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad.
Jika ahli mesyuarat hilang kepercayaan kepada seseorang
pengerusi cara untuk menyingkirnya adalah seperti yang
berikut :
i) Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu
ketetapan, “Bahawa mesyuarat ini hilang kepercayaan
kepada pengerusi.”
ii) Ketetapan tersebut perlu disokong dan dikemukakan
kepada mesyuarat oleh setiausaha.
iii) Jika ketetapan ini mendapat sokongan majoriti,
pengerusi mesti mengosongkan kerusinya.
iv) Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada
ditangguhkan atau melantik pengerusi baru untuk
meneruskannya.
v) Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu
mesyuarat sahaja tetapi lazimnya hal ini akan
....................................... ..................................
(Nama penuh) (Nama penuh)
Setiausaha Pengerusi
26 MAC 2007.
Pn. Zanariah binti Abdol,
20, Jln. Kemunting,
Kg. Dato’ Abd. Rahman Yassin,
86000 KLUANG.
Puan,
Berhubung dengan perkara di atas, puan dijemput untuk menghadiri mesyuarat seperti butiran
yang berikut:
Kerjasama dan kehadiran tuan/puan amat dialu-alukan dan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
t.t.
(MOHD. NIZAM BIN ABU BAKAR)
Setiausaha,
PIBG Sekolah Menengah Sains Johor.
Tajuk :
Kehadiran :
Tindakan/Catatan
Pencatat : …………………………
Cadangan untuk disahkan : ………………………………..
Disokong oleh : …………………………………..
1. “Pengajian Melayu 1”, Abd. Rahman Rashid, Yap Kim Fatt, Ab. Rahim Selamat,
Longman, 1997
2. “Tatacara Pengendalian Majlis”, Jamil Hashim, Golden Book Centre Sdn. Bhd,. 2001