¿Que es una Intranet?

Específicamente, ¿qué es una intranet?

Considérela como un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites
de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las
intranets son privadasy la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a
los trabajadores en la generación de valor para la empresa.

Una intranet es una red informática que utiliza la tecnología del protocolo de Internet para
compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una
organización. Suele ser interna, en vez de pública como internet, por lo que solo los miembros
de esa organización tienen acceso a ella.

¿Por qué una intranet?

El 80% de la información que se utiliza diariamente para realizar el trabajo no está en

los sistemas transaccionales de las empresas.

Se estima que un empleado promedio consume entre un 25% y 30% de su tiempo

buscando información. Esto significa que las empresas pierden mensualmente un 30%
del dinero correspondiente al costo de sus empleados, sumado al lucro cesante
derivado de este tiempo improductivo en los que los empleados no generan valor para
la empresa.

Las organizaciones insumen gran cantidad de información para dar soporte a su

operativa diaria; información generada internamente como proveniente de fuentes
externas. Viven de esta información, memorandos, reportes, información de productos,
análisis de mercados, contratos, artículos de interés, minutas de reunión, información
interna, manuales y procedimientos, etc.

Pero su acceso no es siempre fácil. Si no está organizada, relacionada y distribuida de

forma apropiada, no genera valor para el negocio, desaprovechando uno de los activos
más importantes de la Empresa: El Conocimiento.

Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las
24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde
la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de
acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.
Pero la intranet no se limita únicamente a compartir documentos electrónicos,
promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistemas. Ya no es necesario
reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e
información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada
participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo
por teléfono, con telefonía en línea, o a través de un foro de discusión. Equipos de
personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos
de viaje. La capacitación en línea disminuye los costos de traslados, infraestructura y
coordinación de horarios. El resultado de esto es un aumento increíble en la eficiencia.

Los números son elocuentes, un estudio realizado por el Delphi Group® descubrió
que el 98% de las instalaciones de Intranets dan Retorno Sobre la Inversión (ROI)
favorable, siendo un indicador muy importante en comparación con otras aplicaciones,
como por ejemplo CRM en donde este valor alcanza solamente un 60% o instalaciones
de ERP donde el porcentaje es menor.

La International Data Corporation (IDC), en un estudio específico acerca del ROI en

proyectos de Intranets Corporativas, revela que las implementaciones de Intranets
respaldadas por una decisión estratégica de la compañía están alcanzando un ROI
mayores al 1000 por ciento.

Diferencias entre internet e intranet

Básicamente, la localización de la Información y quién accede a ella.

Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión.

Las Intranet están restringidas a aquellas personas que están conectadas

a la red privada de la empresa.

Además de eso, ambas funcionan esencialmente de la misma manera,

con la misma tecnología TCP/IP para regular el tráfico de datos. Del
mismo modo, desde el punto de vista de las aplicaciones (e-mail,
newsgroups y transferencia de archivos FTP, además del Web), no existe
ninguna diferencia entre Internet e Intranet.
Internet es la Red, la Web, el entorno digital por el que se puede navegar e interactuar. Es
donde se alojan websites donde se puede encontrar información de diversos temas, así
como redes sociales, foros y otro tipo de sitios. Es en términos generales lo que se conoce
como el mundo online.
Intranet tiene un origen similar, aunque no es del todo lo mismo. Una Intranet es un
entorno en el que varios usuarios están conectados para compartir información de diversas
formas, así como en determinados casos hablar entre ellos o establecer una comunicación
que puede ser escrita o audiovisual.
Una Intranet puede ser local y física, es decir, varios ordenadores conectados entre ellos
por medio de cables, que permiten la interacción. Por otro lado, también puede existir
una Intranet entre ordenadores no conectados físicamente entre sí, lo que amplía las
posibilidades de conexión a todo el mundo. Dicha conectividad puede realizarse con filtros
de seguridad, siendo los más sencillos la petición de usuario y contraseña, mientras que
otros sistemas más complejos pueden detectar incluso la IP de cada usuario para certificar
su autenticidad.
Por tanto, la mayor diferencia entre ambos es el acceso. Mientras que Internet es teóricamente de
acceso libre a todos los usuarios, la Intranet lo es sólo para determinadas personas previamente
autorizadas.

INTRANET: USOS EN UNA PYME

 El uso más popular de la intranet es el correo electrónico entre la organización. El
correo electrónico interno permite que los empleados de la pyme se comuniquen entre
sí de manera fácil y rápida.

 Otro uso de la intranet en una pyme es la publicación de documentos corporativos en

la web, como formularios, boletines de noticias, biblioteca, protocolos, datos históricos,
lista de precios, comunicados, procedimientos, manuales, …

 Otra uso que permite reducir el papeleo es tener un directorio telefónico en la intranet.
Evita tener que gastar tiempo y dinero en hacer copias impresas del directorio para
dárselo a todos los empleados. Cuando se hace una modificación en la asignación de
un teléfono a un empleado, porque hay una nueva incorporación o alguien ha
cambiado de puesto, todos los usuarios lo ven inmediatamente sin necesidad de
informar del cambio a todos.

 La intranet también facilita poner en marcha un centro de atención al usuario que

puede ser de gran utilidad para que el departamento de informática gestione las
necesidades de los usuarios ya sean dudas, sugerencias o registro de errores en
alguna aplicación.

 También es de utilidad para crear encuestas de satisfacción de los empleados que

luego analiza el departamento de RRHH para ver la satisfacción de los empleados.