ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
La clase ejecutiva es una alianza entre "El Mercurio" y la UC, fundada en 1998, para apoyar la formación profesional en Chile
Si mejora la gestión de compromisos
de planificación mejoran los proyectos
En promedio se cumple apenas el 50% de las tareas semanales, afectando el cumplimiento de plazos y costos.
La raíz de los problemas está en esquemas tradicionales de planificación que no son los más
adecuados para lidiar con la variabilidad.
CUIDAR LOS RECURSOS
La gestión de proyectos
está orientada en mejorar
el uso de los recursos
existentes, a través de un
flujo de trabajo de forma
horizontal y vertical dentro de
la organización.
Para lograr esto se realizan
actividad de planificación,
organización, dirección y
seguimiento de los recursos
de la empresa, para cumplir
objetivos de corto plazo, que
a su vez apoyan al logro de
metas planteadas a nivel
estratégico.
La planificación cumple un
rol muy importante dentro
de las actividades de gestión
de proyectos. Aquí es donde
la visión y los objetivos se
dividen en una serie de
actividades que se convierten
en la responsabilidad de una
persona específica.
La interrelación entre las
actividades, los recursos
y los plazos en la mayoría
de los proyectos es tal
que, a pesar de que estén
cuidadosamente planeados,
los recursos pueden llegar
a ser subutilizados o
sobrecargados.
El día a día de la
ejecución de proyectos se
desarrolla frecuentemente
en un ambiente de
alta incertidumbre, con
constantes cambios y
variaciones en las actividades
planificadas lo que requiere
un esfuerzo importante
LA SITUACIÓN ACTUAL EN EL MUNDO Y EN CHILE DEL SISTEMA ÚLTIMO PLANIFICADOR:
El Sistema Último Planificador
se ha venido utilizando de forma
creciente en el mundo desde
1990. En la actualidad se ha
reportado su uso principalmente
en los EE.UU., UK, Finlandia,
Noruega, Israel, Brasil, Perú,
Colombia, Alemania, Ecuador,
Venezuela y Singapur.
En Chile, el sistema se
emplea desde 1997 (el país
ha sido uno de los pioneros
en el uso del sistema),
inicialmente por parte de
empresas contratistas. Y en la
PUBLICACIÓN DE HOY: Selección del curso ”Administración de Proyectos” de los Diplomados de Ingeniería Industrial UC-la clase ejecutiva.
de los administradores
para reaccionar a nuevos e
inesperados requerimientos,
la actividad que estos
“eventos inesperados” genera
se conoce como “apagar
incendios”.
Mediciones recientes
en proyectos chilenos e
internacionales demuestran
que en promedio se cumple
apenas el 50% de las tareas
semanales planificadas,
generando una variabilidad
que afecta el cumplimiento
de los plazos y costos
programados. La raíz de los
problemas de esta índole está
en esquemas tradicionales de
planificación que no son los
más adecuados para lidiar con
la variabilidad.
LEAN PRODUCTION
Un modelo de gestión
enfocado a la creación de
flujo para entregar el máximo
valor a los clientes, conocido
como Lean Production,
buscan crear ambientes de
trabajo estables donde se
pueda llevar a cabo en forma
eficiente la producción.
Como resultado, las
plantas que han adoptado
estos métodos muestran
desempeños altamente
superiores a las plantas
tradicionales.
Inspirados en estos mismos
principios, algunos autores
han desarrollado métodos
para planificar y controlar
proyectos que buscan
actualidad, también por parte de
mandantes en sectores como la
minería y la edificación.
En el país, el uso del sistema
se hace muy necesario porque
existe evidencia empírica de la
presencia de los problemas que
el SUP busca resolver.
Por ejemplo, entre los años
2000 a 2003, el Centro de
Excelencia en Gestión de
Producción de la Universidad
Católica (www.gepuc.cl) lideró la
implementación del SUP en un
grupo piloto de 14 empresas.
Visita el sitio claseejecutiva.emol.com, donde podrás leer más artículos sobre administración de proyectos
proteger la ejecución de la
variabilidad e incertidumbre,
ejemplos de estos métodos
son los métodos de “Cadena
Crítica” (distinto a “Camino
crítico”) que propone el uso
de holguras o buffers como
medida protectora al planificar
el proyecto o el “Sistema
Ultimo Planificador” (SUP)
que propone modificar el
proceso de planificación para
lograr crear un ambiente
estable de trabajo.
EL SISTEMA ÚLTIMO
PLANIFICADOR (SUP)
Este sistema fue
desarrollado en Estados
Unidos por miembros del
“Lean Construction Institute”
(LCI) y ha tenido una amplia
difusión a nivel mundial,
incluido Chile.
El sistema ha sido aplicado
originalmente en proyectos
Como resultado se midieron
mejoras de productividad
entre un 6% y un 50 % en 77
proyectos monitoreados.
Adicionalmente se observaron
reducciones en plazos, pedidos
urgentes, trabajo en equipo
y múltiples indicadores de
gestión.
Más recientemente, se
han estudiado múltiples
casos en que se destacan
mejoras notables en la tasa de
accidentes, llegando en algunos
casos a una reducción total de
I Más información de este curso y diplomados en www.claseejecutiva.cl
de construcción, pero sus
principios se pueden aplicar a
todos los tipos de trabajo que
requieren coordinación entre
personas.
El objetivo de esta
metodología de trabajo es
estabilizar las operaciones de
manera que la optimización
logra un efecto económico
y además mejora la
productividad.
El principio del Sistema
Último Planificador es
planificar con mayor detalle
a medida que se acerque la
fecha de hacer el trabajo.
A medida que nos
acercamos al momento de la
ejecución de las actividades
la incertidumbre se reduce
drásticamente.
Incluso si el 100% de lo
programado nunca se logra,
la eventualidad de lidiar con
problemas que se producen
de forma inesperada y puede
los mismos.
En la actualidad el
uso del sistema SUP,
sigue evolucionando y
perfeccionándose en busca de
una mayor efectividad.
Entre las tendencias destaca,
la investigación para mejorar
la planificación intermedia,
por ejemplo, el desarrollo de
indicadores para el control de la
liberación de restricciones para
la creación del ITE, la medición
del impacto del desempeño
del dominio social (el trabajo
JUEVES 21 DE SEPTIEMBRE DE 2017
sacudir la estabilidad del
sistema es baja.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL
SISTEMA
El sistema se basa en
una visión del proceso de
planificación dividido en tres
horizontes:
t
1MBOJGJDBDJØO
JOJDJBM

Define los objetivos y alcance
del proyecto, con un foco en
la definición y coordinación
de lo que debe hacerse.
t
1MBOJGJDBDJØO
JOUFSNFEJB

o look ahead: Permite hacer
un pull o planificación de tiro
de lo que puede hacerse,
a través de la revisión de
recursos e impedimentos
para la ejecución de lo que
debe hacerse.
t
$PNQSPNJTPT
EF

ejecución de corto plazo: Es
la definición de lo que se
hará en base a lo que puede
y debe hacerse. Involucra
la definición detallada del
trabajo a realizarse en el
corto plazo y normalmente es
decidida por los ejecutores.
EL IMPACTO NEGATIVO
DE PRÁCTICAS
TRADICIONALES
DE PLANIFICACIÓN
Para explicar el impacto que
la práctica tradicional tiene
en los proyectos vamos a
asumir que planificar significa
seleccionar lo que debe
realizarse para completar
del equipo de proyecto) en la
confiabilidad del programa y la
relación del SUP con conceptos
como construcción y diseño
virtual (VDC-BIM).
Además, se han propuesto
sistemas de medición del
nivel de desarrollo de la
metodología y sus efectos en el
cumplimiento de la planificación.
Sin embargo, el principal
obstáculo que enfrentan las
organizaciones es la escasa
comprensión que existe de
los principios de gestión que
Luis Fernando Alarcón,
Ph.D. Berkeley, EE.UU.
el proyecto y decidir para
un marco de tiempo lo que
será hecho, entendiéndose
por esto la programación
acordada. La práctica
tradicional de la planificación
suele llevar fácilmente a que
el plan sea desarrollado sin
estar en conocimiento de
lo que puede ser hecho. En
esta situación, que es muy
normal, lo hecho será solo la
intersección de lo que puede
hacerse y lo que se hará
como se muestra en la figura.
A diferencia del proceso
de planificación tradicional, el
SUP reconoce que, a raíz de
las limitaciones de recursos,
no todo puede ser hecho.
Por consiguiente, propone
varios procesos adicionales
de apoyo a la planificación
que permiten, entre otros,
conocer con mayor precisión
lo que puede hacerse. Y al
mismo tiempo preparar con
anticipación el trabajo para
que pueda ser realizado,
removiendo restricciones
y logrando compromisos
confiables de los
participantes del proyecto.
El SUP recomienda que
para planificar la producción
del proyecto se determine
primero qué parte de lo que
debe realizarse se puede
efectivamente realizar, ya que
si lo que planifica (se hará)
se determina directamente de
lo que puede realizarse existe
una alta probabilidad de que
lo que se ha planificado sea
completado con éxito.
sustentan esta metodología
y fallas en la creación de una
cultura de personas que sepan
trabajar colaborativamente,
especialmente cuando se trata
de proyectos con múltiples
actores.
Para lograr un real impacto
se necesita combinar
adecuadamente esta
metodología, con una clara
filosofía de gestión y una cultura
de personas competente,
motivada y flexible, y esa es una
tarea que tenemos pendiente.