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LA IMPORTANCIA DE LA TESORERÍA

Nuestro entorno económico de tasas de interés muy altas en un


ambiente recesivo, con devaluación progresiva anunciada, que
acompaña a la tasa de inflación; y con la cadena de cobranzas
inestable o cortada, entre otras características, le da una especial
relevancia a la función del tesorero; a la tesorería.

Es una de las funciones críticas dentro del área financiera, pues debe
administrar el flujo de caja con una cierta tasa de rentabilidad de
oportunidad para ese mercado. Ese flujo es muy propio de cada
industria, de cada tipo de negocio, y de cada empresa en particular,
con sus productos y servicios. Influyen también las características del
país, las tendencias y las estacionalidades, así como el contexto
político y regulatorio.

Para explicarlo mejor, hay que asociarlo al ciclo de capital de trabajo,


el cual se mueve desde el manejo de la producción y los inventarios,
hasta que estos se convierten en facturas emitidas (cuentas por
cobrar), las cuales al cobrarse alimentan la tesorería, proveyendo el
flujo de fondos necesario para pagar las facturas recibidas de los
proveedores (cuentas por pagar) por el suministro de inventarios (y
otros recursos), los cuales, a su vez, servirán al proceso productivo
con el cual comenzó el ciclo.

La velocidad a la que una empresa hace circular el ciclo de


transformación de inventarios en disponibilidad para pagar o hacer
inversiones, debe sincronizarse con los circuitos internos de registro,
confección de cheques y envío a la caja, hasta que el proveedor lo
retire, lo deposite, y se debite de la cuenta del banco.

Como puede notarse, gran parte de la gestión de tesorería está


asociada con ritmos y velocidades de cobros y pagos, la mayoría de
los cuales pasarán por los bancos. Entre los actores internos y
externos que se mueven alrededor de la tesorería, clientes,
proveedores y bancos, estos últimos tienen la característica de ser la
plataforma sobre la cual se efectúan las transacciones.
Gran parte del éxito que pueda tener una tesorería, estará dado por la
capacidad de ir un paso adelante de los bancos, llevando un control
proactivo de las operaciones que permita anticipar con información
precisa y consistente, los movimientos que lleva el banco.

Si el banco es la fuente de información primaria en la que se apoya la


tesorería, entonces esa empresa será altamente reactiva y
dependiente. La relación banco-tesorería, es parte de un conflicto
positivo que debe resultar en encontrar puntos en los que ambos
ganen (reciprocidades mutuas).

La estrategia de manejo de bancos debe ser capaz de mantener una


conciliación de saldos permanente apoyada en tecnología de
información, que explique las discrepancias y sea parte del ciclo de
negocios. Puede contar con cuentas especializadas, unas para
depositar las cobranzas (recaudadoras); otras para emitir los pagos
(pagadoras), ambas de saldo cero; y otras llamadas cuentas
concentradoras para manejar el diferencial corporativo y el floating de
la empresa.

Un tesorero debe tener visión de helicóptero para poder anticipar y


estar atento a las variaciones del mercado; debe tener acceso tanto a
información estratégica (del mismo calibre de la que cuenta el
presidente de la empresa), como a especializada financiera (para
poder asesorar).

Al ser un tipo de operación basada en información, la tecnología debe


acompañar a los procesos y reflejarse en la organización. Una
operación de tesorería, es principalmente una operación sin papeles,
la cual podría virtualizarse totalmente bajo un diseño agresivo e
innovador con altos niveles de delegación, y con fortaleza de control
en los sistemas de información.

Recomiendo el uso de software de tesorería especializados, que sean


nativos en ambiente Windows y tecnología web, con capacidad para
interactuar con bases de datos relacionales en redes, con protocolos
de comunicación de fácil mantenimiento y compatibilidad.
Desde la relación en línea con los bancos para poder tener control de
sus movimientos, hasta las interfaces internas con los diferentes
sistemas transaccionales y gerenciales, para simular el ciclo de capital
de trabajo y trabajar con escenarios; mas las posibilidades de integrar
tecnologías con proveedores y clientes, según las asimetrías mutuas
resultantes de la alineación de los procesos y la organización.

Debe apoyarse en información actualizada y confiable, la cual se


soporte en una estructura de datos que identifique a la empresa desde
adentro, y a la industria y al mercado desde afuera. Pues solo de esa
manera podrá confiar en que la estructura de su cartera de inversiones
y de endeudamiento es lo que el sistema dice que son. De esa misma
forma debe poder confiar en las cifras de cuentas por pagar y cobrar,
así como en las de los bancos.

Es recomendable un diseño cliente servidor para aquellas estructuras


de negocio descentralizadas, en las cuales deba administrarse un
conjunto de cuentas pagadoras, asociadas a un esquema de
concentración basado en la estructura de cobranzas de la empresa.

Como premisa se podría establecer que si una tesorería, en


Venezuela, no ha sido revisada/reestructurada/refrescada en los
últimos dos años, seguramente necesitará de cambios y
actualizaciones para poder cumplir con el rol relevante que estos
tiempos le demandan. No hay que olvidar que:

El ambiente de negocios está cambiando y la tesorería debe no solo


acompañar el cambio, sino ser uno de sus soportes o pivotes.

Las nuevas herramientas y tecnologías que están desplegando los


bancos les dan liderazgo sobre las tesorerías que aún no se
reestructuraron.

La optimización del capital de trabajo requiere de un monitoreo


permanente de la situación, análisis de escenarios y posibilidades de
proyección.

La visión del largo plazo tiene cada vez un horizonte más corto.
Para llevar a cabo un proyecto de reorganización recomiendo modelar
la tesorería, automatizar el modelo y crear la organización que habilite
lo anterior.

Debe contarse con un prototipo dinámico que permita que cada paso
del modelo de negocios (modelo de procesos) esté soportado en
tecnología (automatización), siguiendo los pasos del ciclo de vida.

Un proyecto de reorganización de la tesorería debe incluir un


componente fuerte de gerencia del cambio, de forma tal de cooperar
en el despliegue de una filosofía de descentralización operativa y de
toma de conciencia por cada miembro de la empresa de su rol como
ejecutor de las políticas financieras de la empresa, especialmente en
lo que a ejecución presupuestaria y control de gastos se refiere.

Tanto en la situación presente de Venezuela, como en la nueva


economía hacia la que (inevitablemente) nos dirigimos, será
importante, como instrumento estratégico, contar con una tesorería
capaz de acompañar y habilitar procesos de transformación en los
cuales el componente de oportunidad financiera podrá significar la
diferencia entre el éxito y el fracaso.

Organización

Por sus características, la organización de tesorería debe ser


orientada a procesos. Al tesorero deberían reportarle dos
organizaciones staff, una para la planificación y otra para el control; y
dos organizaciones de línea, una como responsable del manejo de las
deudas y las inversiones (largo plazo) y otra responsable por el flujo
de caja (corto plazo).

La tesorería podría ser vista como un radar de aproximación que


maneja en forma coordinada el largo y el corto plazo; todos los días
hay una transacción que pasa, total o parcialmente del largo al corto
plazo, y es así como se coordina la actividad entre las dos
organizaciones de línea que le reportan al tesorero.
El manejo de los bancos y el efectivo (cash management) requiere de
tiempos, talentos, ritmos y tecnologías diferentes que el manejo de
fondos (funds management).

Además de la organización formal de tesorería, según la importancia


relativa de la tesorería en el negocio, es recomendable que se
constituya un comité de tesorería en el cual participe el presidente, el
responsable por las ventas, el de abastecimiento o procura y el de la
producción; y en forma rotativa participen los que en diferentes
oportunidades tengan algo que aportar. El secretario de ese comité
debe ser el tesorero.

Debe ser centralizada desde el punto de vista de la gerencia y las


decisiones, y altamente descentralizada desde el punto de vista
operacional, delegando en los procesos transaccionales del negocio la
ejecución del componente financiero.

La gestión de la tesorería tiene una gran importancia en las empresas, en especial en


tiempos de crisis, cuando el crédito es escaso y caro. Una buena gestión de la tesorería es,
en ese entorno, un elemento esencial de supervivencia.
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