“Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional”

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

UPLA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESPECIALIDAD: ADMINISTRACION Y SISTEMAS

CATEDRA : GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y LAS

OPERACIONES

CICLO : VII

CATEDRATICO : LIC. RAÚL MELECIO BERRIOS LOPEZ

ESTUDIANTE : DE LA CRUZ VARGAS, JESÙS

1. MENCIONE EL PROCESO PARA LA TOMA DE INVENTARIO EN EL
SECTOR PÚBLICO

LOS PROCESOS SON LOS SIGUIENTES:

 En la preparación de la ejecución del inventario, la Comisión Central de

Inventario instruirá y proporcionará a los
Comités de Ejecución de Inventarios de cada
Área y/o Dependencia la directiva de inventario
de la entidad y el manual para la ejecución del
inventario y las instrucciones para el uso del
software del inventario.
 Los Comités de Ejecución del Inventario de cada área y/o dependencia
imprimirán el reporte por ambientes, separando por áreas, oficinas,
unidades, etc., usando el software del inventario.
 Los Comités de Ejecución de Inventarios de cada área y/o dependencia
instruirán e informarán a todos los trabajadores sobre los procedimientos y
cómo se ejecutará el proceso de inventario.
 Mediante Oficio Circular, el presidente del Comité de Inventario de cada área
y/o dependencia remitirá a cada jefe de área, oficinas o unidades según
corresponda el reporte y los formatos de
inventario. Asimismo, informará la fecha de
ejecución del inventario, la suspensión en
forma parcial de la atención al público
mientras dure dicha labor y la prohibición del
traslado de bienes.
 Una vez que el jefe de área, oficina o unidad
haya recibido el reporte, dispondrá de
inmediato la formalización del acta de inicio de la ejecución del inventario
con participación de todo el personal administrativo y contratado. Quienes
verificarán y actualizarán sus cargos personales de asignación de bienes.
 Se verificará físicamente e identificará el bien por el código de etiqueta que
posee y por los detalles técnicos, determinándose el estado de conservación,
condiciones de uso y seguridad y funcionario responsable.
 En caso que la etiqueta no sea visible o hubiera sido arrancada, se deberá
informar de inmediato al Comité de Ejecución del Inventario para que este
 comunique directamente a la Comisión Central de Inventario, quien enviará
a un personal que identificará, codificará y etiquetará el bien en mención.
 En caso que los bienes fueran de uso compartido, el jefe dentro del ambiente
será el responsable del uso del mencionado bien.
 Una vez concluida la ejecución del inventario del área u oficina, el jefe
devolverá el listado debidamente verificado y firmado al Comité de Ejecución
del Inventario del área y/o dependencia, indicando cuáles son los bienes que,
estando incluidos en el reporte del inventario, no se encontraron al momento
de verificar (faltante). Asimismo, deberá de indicar cuáles son los bienes que
no se encuentren registrados en el re porte, habiéndose comprobado la
presencia física del bien (sobrante).
 En el caso de bienes sobrantes se deberá de registrar los datos, según se
indica en los formatos realizados por
la entidad adjuntos al manual.
 La información obtenida en el
proceso de inventario de bienes
muebles de la entidad debidamente
consolidada, será remitido mediante
Oficio a la administración en su
condición de Presidente del Comité de Inventario, adjuntando todos los
reportes firmados con la relación de los trabajadores del área y/o oficina que
corresponda, indicando los bienes faltantes y los bienes sobrantes.
 Los Comités de Ejecución del Inventario de cada facultad y/o dependencia
deberán remitir a la Comisión de Inventario de Muebles y Enseres,
Maquinarias y Equipos, Unidades de Producción en General y Semovientes,
todos los reportes originales para que se proceda a actualizar el inventario
en la base de datos, quedando una copia del mismo en poder de los Comités
de Ejecución del Inventario de cada área y/o dependencia.
 Todos los integrantes de los Comités de Ejecución del Inventario de cada
facultad y/o dependencia deberán participar activamente en el proceso de
inventario, respondiendo a las consultas e instruyendo a los trabajadores.
 2. CRONOGRAMA PARA LA TOMA DE INVENTARIOS DEL SECTOR PÚBLICO
ENERO 2018 FEBRERO 2018 MARZO 2018 ABRIL 2018 MAYO 2018 JUNIO 2018 JULIO 2018 AGOSTO 2018 SETIEMBRE 2018 OCTUBRE 2018 NOVIEMB. 2018 DICIEMBRE 2018

N° ACTIVIDAD SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

NOMBRAMIENTODE LA X
1 COMISION DE
INVENTARIO
FORMULACIÓN, X
2 APROBACIÓN 'Y'
DIFUSIÓN DE LA
DIRECTIVA DE TOMA DE
INVENTARIO Y
FORMATOS.
3 FORMULACIÓN Y X
APROBACION DEL PLAN
DE TRABAJO
4 FORMULACIÓN Y X
APROBACION DEL
CRONOGRAMA
5 ELAABORACION DE X
OFICIO CIRCULAR PARA
COMUNICAR LA LABOR
6 SOLICITAR A LA X
GERENCIA DE RRHEI, LA
RELACIÓN DE
SERVIDORES
INDICANDO AREA
DONDE LABORAN
7 CAPACITACUON A LOS X
INVENTARIADORES
8 ENTEREGA DE X
MATERIALES Al. EQUIPO
DE I INVENTARIO
9 RECONOCIMIENTO DE X
LOS AMBIENTES Y
ORGANIGRAMA
10 ELABORACION DE X
ETIQUETAS
11 TOMA DE INVENTARIO Y X X X X X X X X X X X X X X X X X X
ETIQUETADO
12 SUPERVISIÓN DE LOS X X X X X X X X X X X X X X X X X X
TRABAJOS
13 CONSOLIDACION, X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
REVISION Y
CLASIFICACION DE LAS
HOJAS DE TRABAJO
14 PROCESAMIENTO DE X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
INFORMACIÓN EN
EXCEL DE BIENES
MUEBLES Y EXISTENCIAS
15 SUPEP.VISION DE X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
TRABAOS DE GABINETE
16 ANALISIS DE LA X X
INFORMACION
PROCESADA
17 CONCILIACION FISICA X X X X
CONTABLE
18 DETERMINACIÓN DE X X X
SOBRANTES Y
FALTANTES
19 ELABORACION DEI X
LISTADO DE FALTANTES
20 ELABORACION DEL X
LISTADO DE SOBRANTES
21 ELABORACION DEL X
LISTADO DE BIENES
RARA BAJA
22 ENTREGA DE X X X
FORMATOS DE BIENES
POR USUARIO
23 IMPRESIÓN DE X X X
REPORTES FINALES
24 ELABORACION Y X X X X X X
PRESENTACIÓN DEL
INFORME FINAL LA GAF
3. ¿QUE MÉTODO ES RECOMENDABLE PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
EN EL SECTOR PUBLICO?
Métodos para la toma de inventarios (listados y marbetes)
Contar existencias físicas
Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de
existencias físicas de los artículos, dicho conteo puede realizarse de dos
maneras:
 Manual y Con lectora portátil
 Listados
En un listado se anotan por código o
alfabéticamente todos los insumos
contabilizados durante el inventario y se
le aplica el costo a cada uno de ellos para
determinar el valor de cada uno de ellos.
Toma de inventarios
Este proceso es uno de los más importantes del sistema, ya que con él usted
podrá:
 Cargar el sistema con las existencias físicas actuales.
 Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las
existencias físicas reales.
Los pasos para realizar la toma de inventario son:
 Contar las existencias físicas de todos los artículos
 Inicializar el archivo que va a almacenar los documentos de toma de
inventario
 Capturar los documentos de inventario
 Transferir información de una lectora portátil a SAIT
 Obtener reportes (valuación y diferencias de inventario)
 Ajustar las existencias del sistema con el inventario capturado

Inicializar el archivo de documentos de toma de inventario

Este paso consiste en borrar todos los documentos de toma de inventario, con
el fin de poder almacenar los nuevos documentos.

 Capturar documentos de toma de inventario

 Si realizó el conteo de artículos en forma manual deberá capturar cada hoja
en el sistema.
  Si el conteo de artículos se llevó a cabo mediante una lectora portátil deberá
transferir la información de la lectora a un archivo de texto, y después
generar un documento de toma de inventario en base a ese archivo.

Transferir información de una lectora portátil a SAIT

Este paso es muy importante, ya que es último para la realización de la toma de

inventario.

Es necesario que se lleve a cabo después de que se hayan terminado de

capturar todos los documentos, pues es donde se transfieren las existencias
capturadas en los documentos de toma de inventarios al catálogo de artículos.

Además se realizan los movimientos necesarios al inventario mediante las

entradas y salidas por ajuste.

 Ajustar Existencias
 Marbetes
 Rótulo que se pega a mercancías u
objetos donde va escrita la marca, el
fabricante, el contenido, el precio, etc.

Son tarjetas que pueden separarse en cuatro partes y que se emplean para
identificar cada uno de los insumos antes del inventario anotando toda la
información de estos, y durante los conteos se anotan las cantidades en cada
una de las secciones.

PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS SE UTILIZAN DOS FORMAS QUE

SON:

1. Toma física de inventario permanente o perpetuo: Mediante este sistema la

empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento,
sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compra-
venta se registran directamente en la cuenta de mercancías no fabricadas por la
empresa. La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar de
registro de mercancías llamado kardex. La suma de los saldos de cada
subcuenta da el saldo de mercancías, por esta razón recibe el nombre de
INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO.
2. Sistema de inventario periódico: Mediante este sistema los comerciantes
determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de
un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial
o inventario final según el
caso.
 Inventario Inicial es la
relación detallada y
minuciosa de las
existencias de mercancías
que tiene una empresa al
iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
 Inventario final es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

De acuerdo a la rotación de la mercancía se utilizan los siguientes

métodos.

 Identificación especifica
 Costo promedio
 PEPS (fifo) Primeras en entrar, primeras en salir.
 UPES (lifo) Ultimas en entrar, últimas en salir