La importancia de los archivos

Introducción

Nos enfocamos en el desarrollo temático hacia los conocimientos requeridos

dentro del campo del archivista especialmente en toda la evolución que ha tenido
desde la época pasada hasta la actualidad sus características, su clasificación.

La historia de los archivos:

Se remonta al origen de las escrituras que se liga al hombre con las
comunicaciones y el seguimiento de las instituciones del tiempo muy lejanos fue
tanta la información que reunieron dio origen a la primera agrupación de escritos
viene organizados.
 Los egipcios de los templos de clérigo son inscripciones dirigía a la
doctrina.
 Las civilizaciones de roma y Grecia, de bajan por escritos testamentos y
otros documentos en forma de madera y mármol.
 Los acadios someros y babilonios tallaban sus escritos en pieles y maderas
de mármol empleando implementos metálicos y arcilla para dejar los
escritos en forma de cuña.
A partir de estas culturas se dio inicio a la evolución del archivo, en el siglo XII
y XIII fueron los primeros inicios de documentación con carácter financiero en
el siglo XIV se encontraron los archivos bien estructurados y comprendidos
Con algunos de los requerimientos que se rigen en la actualidad como la
seguridad de los documentos, dio inicio a la evolución a la revolución francesa,
cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia
de concentrar documentos de archivos nacionales la necesidad de estudiar
como el archivista actualmente los más desarrollados el interés con la
investigación que se apoya en los archivos existentes ya que no se poseen
solo documentos textuales , sino otras clases de soportes documentales , así
como se corpora la tecnología que regula a nivel general el manejo
archivístico.
Concepto del archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha forma o soporte de material
acumulados en procesos natural, entidad pública o privada en el transcurso de
su gestión.
 Importancia de los archivos:
Son archivos que son importantes para las entidades, porque los documentos
son impredecibles para la toma de decisiones debido que la información
contenida sirve de testimonio para los tramites que puedan requerir la
empresa.

Clases de archivos:
 Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización
 Archivo descentralizado: es aquel que lleva cada una de la dependencia de
la organización, es independiente de todo proceso archivístico.
 Archivo descentralizado control descentralizado: este dispositivo de
información lleva a cabo dependencia y la responsabilidad es del jefe de
cada oficina.
 Archivo descentralizado o control centralizado: esta dispositiva de archivo
se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia del
archivo y el descentralizado a la vez se controla del archivo central.

Según su uso:
un archivo se clasifica según su tiempo de determinación y las etapas
documentales sujetándose a los seguimientos de la organización.
 Archivo activo: está compuesto por documentos de año actual o año
anteriores que se encuentra en procesos de tramite como la historia
laborales, resoluciones de contrato y los documentos que se encuentren en
proceso de consulta son las necesidades de conservación y consulta
permanente.
 Archivo semiactivo: son los documentos que varían superior de
conservación y su consulta es menor.
 Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad en su periodo de
conservación desacuerdo con sus disposiciones
legales, fiscales, comerciales o históricos.

Según su naturaleza:
Se clasifica según el tipo de identidad que realice el proceso de archivo.
 Archivo público: es todo el documento que pertenece a las entidades del
estado
  Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su
valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
 Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales
o jurídicas.

Según su ciclo vital:

 Archivo de gestión: comprende toda lo documentación que se encuentra

depositada o está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: es la agrupación de documentos que ha sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia su consulta no
están frecuente según su vigencia.
 Archivo histórico: es aquellos documentos que se transfiere desde archivo
central al archivo de conservación permanente.

Cualidades de los archivos:

Se caracteriza por los documentos que compone un archivo
 Económicos: ahorro de costos derivados de tiempo y personal empacados
en la búsqueda de documentos.
 Simple: identifica contenidos de la información de manera sencilla.
 Fundamentales: permite la operación de archivar y consultar los
documentos de maneras eficientes.
 Exactos: es la clasificación debe ser precisa al momento de archivar para
no equivocarnos.
 Técnicos: se registra las situaciones en tomo de decisión y el responsable
para no delegar equivocadamente al personal técnico de un archivo.

Caracterización de los archivos:

Son los archivos que se clasifican de acuerdo con su orden territorial.

Archivo general de la nación:

pertenecía a la entidad pública o a cada una de las entidades.
 Archivo general del departamento
 Archivo general del municipio
 Archivo general del archivo

Territorialidad:
Punto de vista territorial que se clasifica en:
 Archivo de entidades del orden nacional
 Archivo de entidades de orden departamental
 Archivo de entidades de orden distrital
 Archivo de entidades de orden metropolitano
 Archivo de entidades de orden municipal
 Archivo de identidades de orden local
 Archivo de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
 Archivo de los territorios indígenas se crean cuando la ley lo desarrolle

Organización del estado:

Punto de vista de la organización de estado
 Archivos de la rama ejecutiva
 Archivos de la rama legislativa
 Archivo de la rama judicial
 Archivo del organismo del orden del control
 Archivo del organismo autónoma

Cualidades del archivista:

 Orden: métodos de organizar los elementos y documentos, permitiendo un
control y ubicación de estos.
 Responsabilidad: es una tarea de dedicación y actualización.
 Prontitud: disponibilidad inmediata de los archivos
 Cordialidad: debe tener disposición en el momento de dar información en la
búsqueda y suministro de los documentos.
 Ciclo profesional: la persona que desarrolla funciones administrativas
secretariales o archivística ser reservada en el manejo de la información y
confidencialidad que esta la requiere
 Concentración: se debe realizar minuciosamente para evitar errores de
archivo