Profesor: Daniel Miranda Sala

daniel.miranda@uv.cl

EII224-ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS ORGANIZACIONALES

UNIDAD 2: EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACIÓN
 EL ADMINISTRADOR
Todo ingeniero dirigiendo a un grupo de
personas, tras un fin específico, está
cumpliendo el rol de Administrador. Esta
realizando una Gestión.

Gestión = Acción de administrar

 ¿Que es la Administración?

La Administración es un proceso permanente y

sistemático que a través de acciones coordinadas e
interrelacionadas cumplen eficientemente
determinados objetivos.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Solo para efectos pedagógicos las partes de este proceso serán analizadas por separado
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL

Define las Determina lo que Dirige y Vigila las

se necesita hacer, Alcanzar el
metas, motiva a todas actividades para
como se llevará a objetivo
establece la las personas cerciorarse de
cabo, y quien lo declarado de la
estrategia y involucradas y que se realizan
hará CONDUCE A organización
desarrolla sub resuelve los conforme a lo
planes para conflictos. que se planeó
coordinar las
actividades
LA ADMINISTACIÓN
1. Se aplica a todo tipo de organizaciones.
2. Se aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.
3. La administración persigue la productividad (eficacia y eficiencia).
EL ÉXITO DE UNA EMPRESA
Ø No lo hace sus planes, por mejores que sean.
Ø No los hace las máquinas.
Ø No la hace sus redes de computadora de última generación.
Ø No la hace su edificio por moderno y agradable que sea.
Ø No lo hace sus folletos, separatas, publicidad.
Ø No la hace sus métodos de trabajo o los materiales que emplee.

El éxito depende de su gente:

de su forma de pensar, de sentir, de actuar
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LOS DIFERENTES
NIVELES ORGANIZACIONALES
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL
Alta Habilidades
dirección de concep-
tualizacíón y
diseño

Mandos
medios Habilidades
humanas

Habilidades
técnicas

Supervisores
 Profesor: Daniel Miranda Sala
daniel.miranda@uv.cl

EII224-ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS ORGANIZACIONALES

UNIDAD 2: EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACIÓN
LA PLANEACIÓN (O PLANIFICACIÓN) EN LA EMPRESA
PROCESO ADMINISTRATIVO
En la práctica, el proceso administrativo no incluye cuatro conjuntos aislados o
poco conexos de actividades, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

PLANEAR

TOMA
CONTROLAR DE ORGANIZAR
DECISIONES

DIRIGIR
 LA PLANIFICACIÓN
PRINCIPIOS DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN

PARA QUE LA PLANIFICACIÓN SEA EFECTIVA, ES NECESARIO TENER PRESENTE

3 PRINCIPIOS:

1. FLEXIBILIDAD:
Los planes deben tener flexibilidad ya que si son inflexibles o estáticos,
pierde importancia por alejarse cada vez mas de la realidad. Acá el control
es la función reguladora de los planes.
 LA PLANIFICACIÓN
PRINCIPIOS DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN

PARA QUE LA PLANIFICACIÓN SEA EFECTIVA, ES NECESARIO TENER PRESENTE

3 PRINCIPIOS:

2. COMPROMISO:
Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso
de todos quienes intervienen en el cumplimiento de los
objetivos. Ej. que los vendedores participen en la formulación
de planes de venta.
3. CONTRIBUCIÓN:
Los planes deben ser una contribución hacia el
propósito central de la empresa. Deben estar
debidamente encaminados e integrados con
los objetivos centrales de la organización, sino
la planificación se torna antieconómica e
inútil.
 LA PLANIFICACIÓN

LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN

LA PLANEACIÓN NO ESTÁ LIBRE DE LIMITACIONES Y DIFICULTADES QUE SON UTILES CONOCER

TALES COMO:

1. POCA EXACTITUD: será poco exacto si se toman o consideran para la planificación pocas
variables o datos, así como también, si son pocos reales. Lo que se pretende no es “adivinar” el
futuro ya que siempre habrá un margen de lo planificado a lo que realmente ocurrió. Lo
importante es que ese rango o margen este en niveles tolerantes. Tampoco implica que
coincidir con lo planeado ya que puede ser coincidencia.
 LA PLANIFICACIÓN
LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN

LA PLANEACIÓN NO ESTÁ LIBRE DE LIMITACIONES Y DIFICULTADES QUE SON UTILES

CONOCER TALES COMO:

2. CUANDO TENEMOS POCOS ANTECEDENTES: dificulta la planeación cuando no

tenemos antecedentes estadísticos en que basar nuestro plan como son las
ventas de años anteriores, nivel de producción, ausentismo laboral, ciclos
económicos, inflación, índices salariales, etc.
 LA PLANIFICACIÓN
LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN

LA PLANEACIÓN NO ESTÁ LIBRE DE LIMITACIONES Y DIFICULTADES QUE SON UTILES

CONOCER TALES COMO:

3. NO CONSIDERAR LO EVIDENTE: es necesario considerar cuando se realiza una

planeación que las metas deben explicitarse de un modo claro y lo mas preciso
posible, a fin de no caer en malas interpretaciones. Es decir, lo que interpreto
uno difiere de lo que interpretó otro. Esto se traduce que los planes si no están
registrados (escritos) y difundidos, los trabajadores no tendrán claridad del
rumbo al cual se quiere ir.
 LA PLANIFICACIÓN

Creado por: TIPOS DE PLANES

El fundador, el consejo Declaración de la Misión
directivo o la alta
administración.
La alta administración y la Objetivos Planes Estratégicos
administración de mandos Estratégicos
medios.

La administración de
Objetivos Planes Operativos
mandos medios y la alta
Operativos
administración.

TIPOS DE PLANES
➾ Los planes estratégicos son diseñados por los altos ejecutivos y
administradores de mandos medios. Es el plan general de la
organización.
➾ Los planes operativos indican como serán implantados los planes
estratégicos mediante las actividades diarias.
 LA PLANIFICACIÓN

PLANEACION ESTRATÉGICA
Es el proceso continuo y sistemático de
evaluar la naturaleza del negocio,
mediante un análisis interno y externo
de la empresa, definiendo los objetivos
a largo plazo, identificando metas
cuantificables, desarrollando estrategias
para lograr los objetivos y las metas, y
distribuyendo los recursos para realizar
dichas estrategias.

PLANEACION OPERATIVA
Es el proceso formular la planeación a corto plazo, el cual se utiliza como
instrumento anual para hacer realidad los planes estratégicos.
 RETROALIMENTACION
7
¿DÓNDE QUIERO IR?
ESTABLECER TIEMPO EN
QUE SE LOGRAN LOS
AN ÁLISIS EXTERNO TIEMPO 2 OBJETIVOS
(5 AÑOS)
5 años

4 años
MAGNITUD
3 años
DEL OBJETIVO
O PROBLEMA 2 años

1 año 4 IMPLEMENTAR PLAN

1 C ÓMO QUEREMOS LLEGAR? ESTRAT É GICO A TRAVES DE
3 PLANES OPERATIVOS
FORMULACION DEL PLAN
ESTRATEGICO * ESTABLECER PRIORIDADES
¿DÓNDE ESTOY?
*FORMULACION DE LA ESTRATEGIA 5 ASIGNAR RECURSOS Y
*ESTABLECER LA ESTRATEGIA A NIVEL RESPONSABILIDADES
DE NEGOCIO
*DEFINIR POL ÍTICAS PARA CADA AREA 6
FUNCIONAL
ANÁLISIS INTERNO *FORMULAR PROGRAMAS Y PROYECTOS.

EVALUACI ÓN DE RESULTADOS

MODELO DEL PROCESO DE FORMULACION DEL PLAN ESTRATEGICO

 TIPOS DE PLANES

Misión o Propósito
Visión
Objetivos o metas
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
 1.- Misión

En la misión se identifica la función o tarea básica de

una empresa.

n Algunas veces la misión se sustenta en valores

corporativos.
n Los valores constituyen la forma en que la
empresa se percibe a sí misma y a quienes la
integran y rodean.
 Misión
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia
de una empresa u organización porque define:

1.Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que

actúa,

2.Lo que pretende hacer, y

3.El para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos

concretos por algunos elementos como: la historia de la
organización, las preferencias de los propietarios, los factores
externos o del entorno, los recursos disponibles y sus capacidades
distintiva.
 Misión
La Misión responde a la siguiente pregunta:
¿Cuál es nuestro negocio?

q Define el propósito de la empresa. Su razón de ser.

q Define que tipo de organización que somos y a quienes servir.

q Distingue una organización de otras similares.

q Es clave para definir objetivos y formular estrategias.

q Debe conjugar los intereses de los stakeholders.

 Misión de varias empresas

MISIÓN DEL GRUPO AMÉRICA MÓVIL - CLARO

Consolidarnos como un grupo global de telecomunicaciones
a través de operaciones internacionales que busquen
satisfacer las necesidades y expectativas en comunicación de
nuestros clientes. Buscamos alcanzar los objetivos de
crecimiento y financieros de nuestros accionistas, así como
contribuir al desarrollo de nuestros recursos humanos y
bienestar del entorno social de nuestras operaciones.

La misión de CODELCO es desplegar en forma

responsable y ágil, toda su capacidad de
negocios mineros y relacionados, con el
propósito de maximizar en el largo plazo su valor
económico y su aporte al Estado.
 Misión de varias empresas

Supermercados LIDER
Hacer accesible los bienes y servicios básicos a todos
los chilenos en todo el país. Alimentos, Hogar,
Vestuario y Crédito.

JUMBO pone a tu alcance, un gran surtido de

productos nacionales e importados con el objetivo de
satisfacer todas tus necesidades, manteniendo la
atención y servicio que lo caracterizan.

Ejercicio: dar ideas para realizar la Misión de la

 Hay un imperativo mayor, el de considerar qué deberá hacer la compañía para
satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá
evolucionar el negocio para que pueda crecer y prosperar.

Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio
actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las
necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas
condiciones del mercado, etc... Deben hacer algunas consideraciones fundamentales
acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la
clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.
En el mundo empresarial, la visión se define como
el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo
y sirve de rumbo y aliciente para orientar las
decisiones estratégicas de crecimiento junto a las
de competitividad.
Jack Fleitman
Los gerentes y los ejecutivos deben estar de acuerdo con la visión principal que la
empresa intenta lograr en el largo plazo.

La Visión responde a la siguiente pregunta:

¿Qué queremos llegar a ser?

Una visión clara proporciona los elementos para definir una misión integral.

La visión debe ser corta, formada de preferencia por una oración y desarrollada
por tantos gerentes como sea posible.
 FACTORES IMPORTANTES A TOMAR EN CUENTA
PARA DEFINIR LA VISIÓN
1. Tener una perspectiva de cinco años o más.

2. Ser redactada de un modo claro y emotivo para mantener al

equipo humano cohesionado, motivado e identificado con un
objetivo común posibilitando una salida exitosa de unos
momentos de cambio.

3. Transmitir un propósito organizacional futuro.

Visión: Ejemplos
"Ser la mejor experiencia
Llegar a ser la institución de restaurantes de
financiera más poderosa,
servicial, global e inalcanzable
servicio rápido del
que haya existido nunca mundo"

“Fabricar productos de
excelencia que “Seremos
proporcionen placer a reconocidos
millones de fumadores 2020 como la
adultos” empresa que
2010 potencia un
2005
mejor vivir”

2000
 3.- Objetivos o Metas
• Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una
u otra actividad.

• Representan el fin que se persigue a corto plazo.

• Las metas se diferencian porque son medibles o verificables

objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto,
cuándo.
ELEMENTOS DE UN OBJETIVO
 4.- Estrategias
Es un esquema que contiene la determinación de los objetivos o
propósitos de largo plazo de la organización y los cursos de
acción a seguir, así como la asignación de los recursos que la
organización debe usar para alcanzar aquellos objetivos, tomando
en cuenta las restricciones del medio ambiente.
 4.- Estrategias

• Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a

largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de
acción y la asignación de los recursos necesarios para su
cumplimiento.

• Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos

y poner en práctica la misión.

“Medios para alcanzar un fin”

 5.- Políticas
• Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o
encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

• Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en

problemas.

• Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez

que se presenta.

• Permiten delegar autoridad sin perder control.

 6.- Procedimientos
• Permiten establecer un método para
el manejo de actividades futuras.

• Consisten en secuencias cronológicas

de las acciones requeridas.

• Son guías de acción, no de

pensamiento, en las que se detalla la
manera exacta en que debe realizarse
algo.
 7.- Reglas

Exponen acciones u omisiones específicas, no

sujetas a la discrecionalidad de las personas.
Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada
realización u omisión de una acción.

La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas

orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero
en las reglas no se permite la discrecionalidad.
 8.- Programas
• Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos por
emplear y otros elementos necesario
para llevar a cabo un curso de acción
dado.

• Generalmente se apoyan en
presupuestos.
 9.- Presupuestos

• Es una formulación de resultados expresados

en términos numéricos.
• Puede expresarse en términos monetarios o de
unidades físicas (tiempo, unidades de
producto, etc.).
• Es el instrumento de planeación fundamental
de muchas empresas.
 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
Hay diferentes pasos de planificación que difieren de acuerdo a cada
autor. Para esta ocasión veremos el mencionado por los autores Koontz
y Weihrich.
CONSTA DE 8 PASOS:

1. ATENCIÓN AL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO.

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS.
3. DESARROLLO DE PREMISAS O SUPUESTOS.
4. DETERMINACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN (LAS ALTERNATIVAS).
5. EVALUACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN.
6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN.
7. FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS (O PLANES DE APOYO).
8. TRASLADO DE PLANES A CIFRAS.
 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

1. ATENCIÓN AL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO

 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

AMENAZAS: Situación desfavorable, actual o futura que presenta el

ambiente a la organización, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o
minimizar los daños potenciales sobre el desempeño y la supervivencia de
la misma.
OPORTUNIDADES: Es una situación favorable, actual o futura, que ofrece
el ambiente a la organización, cuyo aprovechamiento adecuado o
oportunidad mejoraría su posición de competencia.

FORTALEZA: Es una posición favorable que posee la organización en

relación con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la
sitúa en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o ante
una amenaza.
DEBILIDAD: Es una posición desfavorable que tiene la organización con
respecto a alguno de sus elementos y que la ubica en condiciones de no
poder responder eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno.
PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS:

Responder a preguntas como:

•Dónde se quiere estar?

•Qué se desea hacer y cuándo?

•Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave

Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos,

operacionales, individuales, etc.
PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

Es el arte de
pronosticar
condiciones
internas y externas
en que se operará
 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

4. IDENTIFICACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN:

• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción
• Examinar sus ventajas y desventajas.

5. EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS:

l Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de
las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea
alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la
empresa (paso 1).
 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN:

• Se toma una decisión.

• Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de

acción.
7. FORMULACIÓN DE PLANES DE APOYO:
l Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico

l Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de

materiales, plan de capacitación, etc.
 PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

8. CUANTIFICAR LOS PLANES A TRAVÉS DE PRESUPUESTO:

•Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:

•Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo,

estados financieros, inversiones de capital, entre otros
 Profesor: Daniel Miranda Sala
daniel.miranda@uv.cl

EII224-ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS ORGANIZACIONALES

UNIDAD 2: EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACIÓN
LA PLANEACIÓN (O PLANIFICACIÓN) EN LA EMPRESA