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MINISTERE D’ETAT,

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE


MINISTERE DE L’ECONOMIE
Union - Discipline - Travail
ET DES FINANCES

DIRECTION GENERALE DU TRESOR ET DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE

DIRECTION DES ASSURANCES

SEMINAIRE
SUR LE CONTRÔLE DES
INTERMEDIAIRES
D’ASSURANCE
Présenté par : Monsieur ANNEY LUCAS

Conception : La Cellule N.T.I.C du Trésor


Le cadre réglementaire du contrôle des intermédiaires

I.1. L’annexe I du Traité CIMA ou code des assurances.


I.2. L’annexe II du Traité CIMA
I.3. Le but et les objectifs du contrôle des intermédiaires

La classification des intermédiaires d’assurances

II.1. La classification réglementaire


II.1.1. Les intermédiaires avec mandat de
représentation
II.1.2. Les intermédiaires sans mandat de
représentation

II.2. La classification fonctionnelle


II.2.1. Les apporteurs simples
II.2.2. Les apporteurs gestionnaires
Le contrôle administratif des activités des intermédiaires.

III.1. Aspects communs à tous les intermédiaires


III.1.1. La qualité de l’intermédiaire.
III.1.2. L’honorabilité de l’intermédiaire
III.1.3. La capacité du personnel de l’intermédiaire
III.1.4. La garantie financière de l’intermédiaire

III.2. Aspects spécifiques aux courtiers et aux agents


généraux
III.2.1. Les aspects spécifiques au courtier d’assurance
III.2.2. Les aspects spécifiques à l’agent d’assurance
Le contrôle comptable et financier de l’intermédiaire

IV.1. La comptabilité de l’intermédiaire


IV.1.1. Les obligations légales
IV.1.2. Les principes comptables de
l’intermédiaire
IV.2. Les documents de gestion comptable et leur
utilisation
IV.2.1. Les bordereaux de primes
IV.2.2 Les schémas de comptabilisation dans le
livre de caisse
IV.2.2.1. L’émission d’une note de
couverture
IV.2.2.2. La remise de la production à
l’assureur
IV.2.2.3. Le règlement de la production
IV.2.2.4. La réception des bordereaux de
quittances de primes
IV.2.2.5. L’encaissement des quittances
IV.2.2.6. Le règlement des quittances
encaissées
IV.2.2.7. L’encaissement des commissions
IV.2.2.8. L’arrêté des opérations de fin de
période
IV.2.2.9. L’arrêté du compte courant de la
société d’assurance
IV.3. Le contrôle de la comptabilité de l’intermédiaire
IV.3.1. Le contrôle de la production et des
encaissements
IV.3.2. L’analyse du résultat de l’intermédiaire
IV.3.3. Le contrôle de la trésorerie

Conclusion
LE CADRE
RÉGLEMENTAIRE
DU CONTRÔLE
DES
INTERMÉDIAIRES
Les activités des intermédiaires en assurance sont soumises,
dans tous les pays membres de la CIMA, aux dispositions du
Traité de la CIMA et particulièrement à ses annexes I et II.

I.1. L’annexe I du Traité CIMA ou code des assurances

L’annexe I du Traité CIMA plus connu sous le nom de code des


assurances contient six Livres dont deux portent sur l’activité de
l’intermédiaire d’assurance. Il s’agit du Livre I et du Livre V.

I.1.1. Le Livre I du code des assurances

Ce Livre fixe le cadre législatif et réglementaire auquel est soumis


le contrat d’assurance.
Lorsque l’intermédiaire propose une affaire à un assureur il doit
veiller aux respect des obligations auxquelles sont soumis l’assuré
notamment les dispositions de l’article 12 dudit Livre (obligations
relatives aux différents déclarations de l’assuré).

Lorsque l’intermédiaire est autorisé à émettre des notes de


couverture ou à gérer des polices d’assurances, il doit veiller
particulièrement au respect des dispositions relatives :

aux mentions obligatoires de la police (articles 8 et 62))

aux avis d’échéance (article 14)

au paiement des primes (article 13)


I.1.2. Le Livre V du code des assurances

Ce Livre fixe d’une part, les règles communes aux intermédiaires


d’assurances notamment les principes généraux de présentation
des opérations d’assurances au public, les conditions d’honorabilité
et de capacité des intermédiaires et d’autre part, les règles
spécifiques aux agents généraux et aux courtiers d’assurances.

En outre, le Livre V détermine les garanties financières (caution,


assurance responsabilité civile professionnelle) exigées des
intermédiaires.

Enfin, ce Livre fixe les sanctions applicables en cas de non respect


des dispositions dudit Livre.
I.2. L’annexe II du Traité CIMA

Le contrôle du respect par les intermédiaires des règles édictées


par le Traité CIMA est confié à la Direction Nationale des
Assurances de l’Etat où opère l’intermédiaire.

En effet, cet annexe fixe les missions des Directions Nationales


des Assurances parmi lesquelles figure le contrôle des
intermédiaires.

I.3. But et objectifs du contrôle des intermédiaires

L’objectif principal du contrôle des intermédiaires est de s’assurer


que ceux-ci respectent les règles édictées par le code des
assurances notamment par les Livres I et V.
Ces règles ayant pour but de veiller à la protection des assurés et
bénéficiaires de polices face aux éventuels agissements frauduleux
des intermédiaires dont les conséquences sont préjudiciables aux
assurés, aux sociétés d’assurances et même au marché des
assurances de la CIMA.

Ces agissements frauduleux sont :

la délocalisation des risques ;


la sous tarification en automobile ;
la rétention des affaires ;
l’annulation des affaires courues ;
le détournement des primes encaissées ;
le paiement frauduleux de sinistres ;
les fausses déclarations.
Pour atteindre les objectifs sus évoqués, le contrôle des
intermédiaires se fait sur pièces principalement lors de l’examen de
la demande d’agrément des courtiers ou de la demande de la carte
professionnelle. Elle se fait également sur place à tout moment.
C’est ce contrôle sur place des intermédiaires qui sera examiné
dans la suite de l’exposé.

Ce contrôle sur place a deux volets principaux. Un volet


administratif et un volet comptable et financier.
LA
CLASSIFICATION
DES
INTERMEDIARES
D’ASSURANCE
II.1. La classification réglementaire

C’est celle déterminée par les dispositions du Livre V du code des


assurances. Cette classification repose sur la notion de détention
d’un mandat de représentation d’une société d’assurance. Ainsi
on distingue les intermédiaires détenteurs d’un mandat de
représentation de ceux qui n’ont sont pas pourvus.

La caractéristique principale de ce mandat est que le mandataire


s’oblige à réserver l’intégralité de sa souscription à la société
mandante sauf pour les risques n’entrant pas dans le champ de
souscription de la société d’assurance et expressément convenus
dans le mandat.
II.1.1 Les intermédiaires avec mandat de représentation.

Dans cette catégorie, on trouve :


l’agent général, personne physique ou morale ;
l’agent mandataire, généralement personne
physique.

Le cadre de leur collaboration avec la société d’assurance est


généralement établi dans les dispositions du mandat de
représentation. Cette catégorie d’intermédiaires fait l’objet d’une
déclaration au Ministre en charge des assurances de la part de la
société mandante.

II.1.2. Les intermédiaires sans mandat de représentation


Dans cette catégorie ont trouve principalement les courtiers
d’assurances personnes physiques et les sociétés de courtage
d’assurances.
II.2. La classification fonctionnelle

Au delà des considérations d’ordre juridique que confère la qualité


du mandat de représentation, la classification fonctionnelle repose
sur la nature des opérations réalisées par l’intermédiaire.

Ainsi, on a deux grandes catégories d’intermédiaires : les


apporteurs simples et les apporteurs gestionnaires.

II.2.1. Les apporteurs simples

Le rôle de l’apporteur simple consiste uniquement à mettre en


rapport le candidat à l’assurance et l’assureur. Il n’établit pas de
note de couverture et n’encaisse pas de primes. Toutefois les
services de l’intermédiaire, apporteur simple, peuvent être sollicités
pour procéder au recouvrement des primes.

Dans la plupart des cas, les apporteurs simples n’ont généralement


pas de locaux commerciaux et partant pas de comptabilité.
II.2.2. Les apporteurs gestionnaires

Outre le fait de mettre en rapport le candidat à l’assurance et


l’assureur, l’intermédiaire, apporteur gestionnaire, exécute des
tâches de gestion. Ces tâches de gestion sont constituées par une
ou plusieurs des tâches suivantes :

émettre la note de couverture;


encaisser les primes;
gérer les polices (modification, suspension,
résiliation, etc….);
recevoir les déclarations de sinistres;
payer les sinistres;
gérer les sinistres.
LE CONTRÔLE
ADMINISTRATIF
DES ACTIVITES
DES
INTERMEDIARES
Dans cette phase du contrôle, il s’agit de déterminer la qualité
exacte de l’intermédiaire en l’identifiant selon la classification
réglementaire. Puis d’examiner les conditions d’exercice de son
activité pour déterminer si ces conditions correspondent à celles
prescrites par le Livre V du code des assurances.
III.1. Aspects communs à tous les intermédiaires

III.1.1 La qualité de l’intermédiaire

La question essentielle à se poser ici est : l’intermédiaire a-t-il un


mandat de représentation d’une société d’assurance ?
Il faut s’assurer qu’il s’agit bien d’un mandat de représentation. Il
faut noter que le mandat de représentation oblige l’intermédiaire à
réserver l’exclusivité de sa production à l’assureur. Dans tous les
cas il ne faut pas confondre le mandat de représentation à une
convention de collaboration ou de travail ou un à un protocole de
gestion pour une ou plusieurs catégories d’assurances dans
laquelle, l’intermédiaire n’est pas tenu de réserver sa production à
l’assureur.
S’il n’a pas de mandat de représentation alors il s’agit d’un courtier
ou d’une société de courtage d’assurance. Par conséquent, il doit
figurer sur la liste des courtiers et sociétés de courtage
d’assurances.
S’il a un mandat, alors il doit posséder une carte professionnelle s’il
s’agit d’une personne physique ou son gérant doit en posséder s’il
s’agit d’une personne morale.
III.1.2 L’honorabilité des intermédiaires
Il s’agit de s’assurer que l’intermédiaire remplit toujours les
conditions d’honorabilité fixées à l’article 506 du code des
assurances.
Cette vérification se fait à l’aide du certificat de casier judiciaire le
plus récent (moins de 3 mois) de l’intermédiaire s’il s’agit d’une
personne physique ou de celui de son gérant s’il s’agit d’une
personne morale.
III.1.3. La capacité du personnel de l’intermédiaire
Le personnel concerné est celui affecté à la présentation des polices
d’assurances au public. Il s’agit essentiellement du personnel
affecté au commercial.
Chaque employé doit avoir été déclaré au Ministre en charge des
assurances et posséder une carte professionnelle.
• Si l’employé a été déclaré, déclaration matérialisée par
l’existence d’une copie de la fiche de déclaration validée par les
services du Ministre, ou possède une carte professionnelle alors il
faut seulement s’assurer à l’aide de son certificat de casier
judiciaire le plus récent (moins de trois mois), contenu
éventuellement dans le dossier du personnel, qu’il remplit toujours
les conditions d’honorabilité fixées par les articles 507 et 509 du
code des assurances.
• Si l’employé n’a pas été déclaré, il faut dans ce cas vérifier à
l’aide de son dossier et des pièces qu’il doit fournir qu’il remplit les
conditions de capacité fixées à l’article 508 du code des
assurances :
Majorité (extrait de naissance)
Nationalité (certificat de nationalité)
Capacité professionnelle (attestations, diplômes, livret de stage)
Conditions d’honorabilité (certificat de casier judiciaire)
En outre, il faut demander la régularisation de sa situation s’il remplit
les conditions. Dans le cas contraire, il doit s’abstenir de présenter
les polices au public.
III.1.4. La garantie financière
La garantie financière exigée est un engagement de caution délivrée
par une entreprise d’assurances agréée à cet effet ou un
établissement de crédit.
Son montant est au minimum de dix millions de FCFA. Toutefois ce
minimum pourra être porté à un montant plus important selon le
niveau des fonds perçus par l’intermédiaire et provenant des
encaissements de primes ou des fonds reçus de l’assureur pour
payer les sinistres. Ce montant minimum correspond au montant
moyen mensuel des primes encaissées, des fonds reçus des
sociétés pour payer des sinistres, des recours encaissés et des
ristournes de primes reçus des sociétés pour le compte des clients
au cours des 12 derniers mois.
A cet effet, il faut établir un tableau faisant ressortir les rubriques
suivantes sur les douze derniers mois :

janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Aoû


Août Septembre Octobre Novembre Décembre

Primes encaissé
encaissées

Sinistres reç
reçus
Recours encaissé
encaissés

TOTAL

Le cumul des totaux mensuels divisé par 6 permet de connaître le


montant minimum de la caution de l’intermédiaire.
III.2. Aspects spécifiques aux courtiers et aux agents
généraux d’assurances
III.2.1. Les aspects spécifiques aux courtiers ou à la société de
courtage d’assurances
Il s’agit de vérifier que :
1. l’intermédiaire n’exerce pas également une autre activité
incompatible avec l’activité de courtage. Il faut examiner les
autres activités éventuelles de l’intermédiaire et s’assurer que
ces activités n’entrent pas dans la liste des activités
incompatibles énumérées à l’article 532 du code des
assurances.
2. son autorisation n’est pas devenue caduque en s’assurant qu’on
ne se trouve pas dans l’un des cas indiqués à l’article 535 du
code des assurances.
3. les mentions obligatoires figurent sur ses documents
administratifs, commerciaux et publicitaires conformément aux
articles 523 et 540 du code des assurances.
III.2.2. Les aspects spécifiques aux agents généraux
d’assurances

Il s’agit de s’assurer que l’agent réserve l’exclusivité de sa


production à la société mandante. Dans le cas contraire analyser
les causes de cette situation.
LE CONTRÔLE
COMPTABLE ET
FINANCIER DES
ACTIVITES DE
L’INTERMEDIARE
Ce contrôle ne peut véritablement se réaliser que si l’intermédiaire
tient une comptabilité minimale et respecte les principes de la tenue
des comptes d’un intermédiaire.

De ce point de vue, le contrôle du volet comptable des


intermédiaires apporteurs simples, dont la majorité ne tient pas de
comptabilité car ne disposant pas de locaux commerciaux, ne peut
se réaliser convenablement. Même s’il n’en demeure pas moins
qu’en tant que commerçant il doivent tenir une comptabilité.

Quant aux apporteurs gestionnaires, mandataires ou non, ils sont


soumis à des obligations légales en matière de comptabilité.
IV.1. La comptabilité de l’intermédiaire d’assurances

IV.1.1. Les obligations légales

Les intermédiairs d’assurances, mandataires ou non, sont du point


de vue de l’OHADA des entités produisant des services
marchants. Par conséquent, ils doivent selon l’article 2 du
SYSCOA tenir une comptabilité générale.

Le SYSCOA prévoit la possibilité pour les petites entreprises


(chiffre d’affaires inférieur à 10 millions de FCFA pour les
entreprises de services) d’utiliser un système comptable très
simplifié fondé soit sur les encaissements et décaissement soit sur
les produits et les charges sur une base d’engagement et appelé
système minimale de trésorerie.

D’un point de vue fiscal, les intermédiaires sont, dans la plupart


des Etats de la CIMA, soumis à des règles de tenue d’une
comptabilité.
Ainsi, par exemple en Côte d’Ivoire, le code général des impôts
impose la production de documents de synthèse (bilan, comptes de
pertes et profits) à l’image de ceux du SYSCOA avec la possibilité
d’opter pour une comptabilité simplifiée pour les petites entreprises
comportant obligatoirement la tenue des documents suivants :

Un livre des achats


Un livre des frais généraux
Un livre des ventes et des prestations réalisées
Un livre de caisse retraçant toutes les recettes et dépenses et
tous les apports et prélèvement de l’exploitant
Un livre d’inventaire des stocks, des immobilisations, des
créances et des dettes.

En outre, les justificatifs doivent être conservés pendant cinq ans au


minimum.

Ces livres sont également ceux exigés par le SYSCOA dans le cadre
du système minimal de trésorerie.
Pour l’intermédiaire d’assurance, ces obligations lui impose la tenue
d’une comptabilité minimale organisée autour de la tenue des livres
suivants :

Un livre des frais généraux;


Un livre des commissions;
Un livre de caisse retraçant toutes les recettes et dépenses et
tous les apports et prélèvement de l’exploitant;
Un livre d’inventaire des immobilisations, des créances et des
dettes.

Quelque soit le degré d’élaboration de la comptabilité de


l’intermédiaire, cette comptabilité doit notamment pour les
mouvements de documents ou de fonds entre la société et lui,
respecter certains principes.
IV.1.2 Les principes comptables de l’intermédiaire
La comptabilité de l’intermédiaire repose sur trois grands principes :
1. la comptabilité à l’émission
La production doit être enregistrée dès sa réalisation ou dès la
réception de la quittance de la société d’assurances et non au
moment de l’encaissement de la prime.
2. la comptabilisation par bordereau
Le mouvement de la production et des quittances de primes entre
l’intermédiaire et la société d’assurances s’effectue à l’aide de
bordereaux.
3. la connaissance de l’encaissement
l’intermédiaire doit porter à la connaissance de la société, l’état des
encaissements en établissant un bordereau des quittances
impayées. Il est alors possible d’établir le solde financier du
compte courant de la société d’assurances.
IV.2. Les documents de gestion comptable et leur utilisation
Afin de traduire au plan comptable les principes sus évoqués,
l’intermédiaire établit ou fait établir les documents de gestion
comptable suivants :
1. la quittance de prime

C’est un document établissant la prime de l’assuré à partir des


renseignements fournis par l’intermédiaire. C’est en quelque
sorte la facture de la police d’assurance.
2. le bordereau de prime
C’est un document récapitulatif de toutes les quittances émises au
cours d’une période donnée (généralement la quinzaine ou le
mois).
3. le livre de caisse
C’est le document fondamental dans une comptabilité minimale. En
effet, il permet de retracer au jour le jour et de façon
chronologique tous les mouvements de fonds touchant à l’activité
de l’intermédiaire.
4. le livre journal
Il retrace toutes les opérations de l’activité de l’intermédiaire au jour
le jour et de façon chronologique.
Dans le livre de caisse ou dans le livre journal on peut y retracer les
différents opérations suivantes :

• encaissement de primes ou de quittances


• envoi de la production à la société concernée
• règlement de la production ou des quittances encaissées
• prise en charge des quittances envoyées par la société pour
encaissement
• règlement des frais généraux
• transfert de fonds à la société d’assurances
• réception de fonds de la société d’assurances

Dans la suite de l’exposé, nous utiliserons le livre de caisse pour


l’enregistrement des opérations.
Lorsque l’intermédiaire utilise un livre journal, il doit créer des sous
comptes d’attente :
 4711 COMPTE D’ATTENTE, pour l’enregistrement des primes
encaissées suite à l’émission d’une note de couverture lorsque
l’intermédiaire est habilité à cet effet.
 4712 QUITTANCES EN PORTEFEUILLE, pour la prise en
charge au plan comptable des quittances reçues de la société
d’assurance pour encaissement.
IV.2.1. Le bordereau de primes
C’est un document récapitulatif des primes des polices souscrites
par le canal de l’intermédiaire et des commissions relatives à ces
affaires.
Le bordereau de primes sert à échanger des informations entre la
ou les sociétés d’assurances et l’intermédiaire sur les affaires
réalisées.
On distingue les bordereaux établis à l’initiative de l’intermédiaire
de ceux établis par la société d’assurance.
IV.2.1.1. Les bordereaux établis à l’initiative de l’intermédiaire

1. le bordereau de la production

Lorsque l’intermédiaire a la possibilité d’émettre des notes de


couverture ou des extensions de garantie, il doit établir selon
une périodicité convenue avec la ou les sociétés d’assurances
et contenue dans les conventions de collaborations un
bordereau par société de la production réalisée.

2. le bordereau des quittances encaissées

Ce bordereau est établi pour communiquer à l’assureur la liste des


quittances encaissées servant de base à l’établissement du
montant de la commission à payer à l’intermédiaire.
3. le bordereau des quittances retournées

L’intermédiaire doit également établir un bordereau des quittances


retournées à la société avec l’indication des motifs de retour
(pour annulation, pour modification ou pour impayée).

4. le bordereau des quittances impayées

A la fin de chaque période d’arrêté du compte courant existant


entre l’intermédiaire et les sociétés avec lesquelles il collabore,
il doit établir un bordereau des primes impayées qu’il peut
envoyer à la société concernée ou confronter avec celui que la
société lui fait parvenir.

Dans tous les cas, l’intermédiaire doit conserver un exemplaire de


chaque bordereau transmis à la société d’assurance revêtu du
sceau de réception de celle-ci.
IV.2.1.2. Les bordereaux établis à l’initiative de la société
d’assurance
1. le bordereau des quittances de primes

Il s’agit principalement du bordereau des quittances de primes


émises établies suite aux propositions d’assurance émanant de
l’intermédiaire (quittance comptant) ou pour des affaires en
portefeuille à tacite reconduction venues à échéance (quittance
terme) ou pour des affaires dont la prime est calculée sur
déclaration (quittance à terme échu) ou à la suite de modifications
des conditions d’assurances des affaires en portefeuille (quittance
complémentaire).
2. le bordereau des quittances impayées

A la fin de chaque période d’arrêté du compte courant existant


entre la société et l’intermédiaire, elle lui fait parvenir un bordereau
des quittances impayées.
Pour chaque société, l’ensemble des bordereaux d’une période
donnée permet par le biais du tableau suivant de déterminer le total
des encaissements de l’intermédiaire et le solde financier de ses
opérations à la fin de la période avec chaque société.
SOCIETE ALPHA
Primes TTC Commissions
Bordereau des quittances impayé
impayées à la fin de pé
période pré
précédente

+ Bordereaux de production de primes

+ Bordereaux des quittances de primes

- Bordereaux des quittances retourné


retournées

= TOTAL

- Bordereau des quittances impayé


impayées à la fin de la pé
période

= TOTAL DES ENCAISSEMENTS


SOCIETE ALPHA
Débit Cré
Crédit
Solde financier à la fin de la pé
période pré
précédente
Total des encaissements commissions Primes TTC
Transferts de fonds à la socié
société d’assurance X
Transferts de fonds reç
reçus de la socié
société d’assurance X
Avis d’
d’opé
opérations dé
débiteurs X
Avis d’
d’opé
opérations cré
créditeurs X
Solde financier à la fin de la pé
période
IV.2.2. Les schémas de comptabilisation dans le livre de
caisse
Examinons les différents schémas de comptabilisation dans le
livre de caisse des principales opérations réalisées par
l’intermédiaire.
IV.2.2.1 L’émission d’une note de couverture
Exemple : l’intermédiaire ALPHA dont la convention de
collaboration avec la société d’assurances LA SECURITE lui
permet d’émettre des polices d’assurances dans la catégorie
automobile pour un taux de commissionnement de 10% réalise le
20/07/2003 une police d’assurance automobile. La prime nette est
de 95.000 FCFA, le taux de la taxe d’assurance est de 14,5% et
le coût de police de 5.000 FCFA. Il encaisse le même jour
75.OOO FCFA et le solde à la fin du mois de juillet 2003. Le
25/07/03 il émet une autre police automobile dont la prime nette
est de 345.000 FCFA et le coût de police de 5.000 FCFA et
encaisse la totalité de la prime le même jour.
Date Libellé
Libellé Caisse/Banque Compte d’
d’attente Clients - Assuré
Assurés
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
20/07/2003 Police n°23/AUT – Assuré Martin 75.000 114.500 39.500
25/07/2003 Police n°24/AUT – Assuré Kodjo 400.750 400.750
30/07/2003 Assuré Martin – solde police n°23/AUT 39.500 39.500

IV.2.2.2. La remise de la production à la société d’assurance


Exemple : Le 31 juillet 2003, ALHPA transmet sa production à LA
SECURITE
Le bordereau de production

Assuré
Assuré N°de
de caté
catégorie Prime nette Taxes Prime TTC Commissions
quittance +
Accessoires

Taux Montant Taux Montant

01 MARTIN 23/AUT AUT 100.000 14,5 14.500 114.500 10% 10.000

02 KODJO 24/AUT AUT 350.000 14,5% 50.750 400.750 10% 35.000

TOTAL 450.000 65.250 515.250 45.000


Le livre de caisse
Date Libellé
Libellé Compte courant Compte d’
d’attente Commissions
SECURITE
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
31/07/2003 Bordereau de production n°02/06 45.000 515.250 515.250 45.000

IV.2.2.3. Le règlement de la production à l’assureur

Exemple : Le 31 juillet 2003, ALHPA accompagne sa production à


LA SECURITE du montant des primes émises. Le 15 juillet 2003, Il
reçoit de la SECURITE un avis de crédit de son compte bancaire
d’un montant de 41.625 FCFA pour ses commissions sur bordereau
de production n°02/06 déduction faite d’un acompte d’impôts de
7,5%

Date Libelle Caisse/Banque Compte courant Frais gé


généraux
SECURITE
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit

31/07/200 Règlement production n°02/06 41.625 515.250 515.250 45.000 3.375


3 Avis d’opération SECURITE n°1
15/08/200
3
IV.2.2.4. La ré
réception des bordereaux de quittances de primes
Exemple : Le 8 août 2003, ALPHA reçoit de LA SECURITE le bordereau
n° 1/08 de quittances de primes ci-dessous suite aux différentes
propositions d’assurances qui lui ont faites par l’intermédiaire
BORDEREAU DE QUITTANCES DE PRIMES EMISES
N°1/08
1/08 DATE : 8/08/2003

Prime nette Taxes Commissions


N°de
de
N° Assuré
Assuré caté
catégorie + Prime TTC
quittance
Accessoires
Taux Montant Taux Montant

01 Maguette DIOP 32/08 INC 450.000 25% 112.500 562.500 20% 90.000
02 SCI Les Lauriers 33/08 INC 1.300.000 25% 325.000 1.625.000 20% 260.000
03 RIVASSAUD Jean 34/08 IA 60.000 14,5% 8.700 68.700 15% 9.000
04 Société INFO.COM 35/08 RCP 208.000 14,5% 30.160 238.160 20% 41.600
05 ADNAN Faouzi 36/08 TRAN 760.000 7% 53.200 813.200 20% 152.000
06 YAO Hubertine 37/08 MAL 310.000 14,5% 44.950 354.950 12% 37.200
TOTAL 3.088.000 574.510 3.662.510 589.800
Compte courant SECURITE Quittances en Commissions
portefeuille
Date Libellé
Libellé
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit

08/08/200 Bordereau de quittances de primes 589.800 3.662.510 3.662.510 589.800


3 n°1/08

IV.2.2.5. L’
L’encaissement des quittances

Exemple : l’extrait du livre des quittances indique :


Date N° de la quittance Montant encaissé
encaissé
d’encaissement
10/08/2003 Quittance n°36/08 813.200
15/08/2003 Quittance n°34/08 68.700
20/08/2003 Quittance n°32/08 562.500
21/08/2003 Quittance n°33/08 1.625.000

Caisse/Banque Compte d’
d’attente
Date Libellé
Libellé
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
10/08/2003 Encaissement de la quittance n°36/08 813.200 813.200
15/08/2003 Encaissement de la quittance n°34/08 68.700 68.700
20/08/2003 Encaissement de la quittance n°32/08 562.500 562.500
21/08/2003 Encaissement de la quittance n°33/08 1.625.000 1.625.000
IV.2.2.6. Le règlement des quittances encaissées

Exemple : le 31/08/2003, ALPHA adresse à la société LA SECURITE, un


bordereau des quittances encaissées de l’exemple précédent accompagné du
chèque représentant le montant total desdites quittances.
BORDEREAU DES QUITTANCES ENCAISSEES DATE : 31/08/2003
Prime nette Taxes Commissions
Quittances caté
catégorie + Prime TTC
Accessoires
Taux Montant Taux Montant
01 Quittance n°32/08 INC 450.000 25% 112.500 562.500 20% 90.000
02 Quittance n°33/08 INC 1.300.000 25% 325.000 1.625.000 20% 260.000
03 Quittance n°34/08 IA 60.000 14,5 8.700 68.700 15% 9.000
%
04 Quittance n°36/08 TRAN 760.000 7% 53.200 813.200 20% 152.000
TOTAL 2.570.000 499.400 3.069.400 511.000

Compte courant Quittances en


Caisse/Banque Compte d’
d’attente
Date Libellé
Libellé SECURITE portefeuille
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
31/08/200 Bordereau des quittances
3 encaissées 3.069.40 3.069.400
0
Règlement du bordereau des
31/08/200 quittances encaissées 3.069.40 3.069.40
3 0 0
IV.2.2.7. L’
L’encaissement des commissions

Exemple : Le 30 septembre 2003, Il reçoit de la SECURITE un avis


de crédit de son compte bancaire d’un montant de 472.675 FCFA pour
ses commissions sur bordereau de quittances encaissées déduction
faite d’un acompte d’impôts de 7,5%
Compte courant
Caisse/Banque Frais gé
généraux
Date Libellé
Libellé SECURITE
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
30/09/2003 Avis d’opération de la SECURITE 472.675 511.000 38.325

IV.2.2.8 L’
L’arrêté
arrêté des opé
opérations de fin de pé
période

A la date d’arrêté des comptes avec les différents sociétés et


particulièrement à la fin de l’exercice au 31/12/N, l’intermédiaire doit
établir un bordereau des quittances non encaissées par sociétés. Le
total, en montant, des quittances non encaissées correspond en
principe au solde du compte quittances en portefeuille.
Exemple : L’intermédiaire ALPHA arrête ses comptes au 31/09/2003. Il
dresse le bordereau des quittances non encaissées et l’adresse à LA
SECURITE.

Prime nette Taxes Commissions


N°de
de
N° Assuré
Assuré caté
catégorie + Prime TTC
quittance
Accessoires
Taux Montant Taux Montant
04 Société INFO.COM 35/08 RCP 208.000 14,5% 30.160 238.160 20% 41.600

06 YAO Hubertine 37/08 MAL 310.000 14,5% 44.950 354.950 12% 37.200
TOTAL 518.000 75.110 593.110 78.800

Ce qui donne lieu à l’écriture suivante dans le livre de caisse de ALPHA.


Cette écriture permet de connaître le solde financier du compte courant
de la société d’assurances LA SECURITE et de connaître le montant des
prestations de l’intermédiaire.

Compte courant Quittances en Commissions


Date Libellé
Libellé SECURITE portefeuille
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
30/09/2003 Bordereau des quittances non encaissées 593.110 78.800 593.110 78.800
Cette écriture sera contre passée à l’ouverture de la période suivante afin
de reprendre en portefeuille les quittances non encaissées au
30/09/2003.
Compte courant Quittances en
Commissions
Date Libellé
Libellé SECURITE portefeuille
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
01/10/2003 Bordereau des quittances non encaissées 78.800 593.110 593.110 78.800

Afin de dresser ses états de synthèse, l’intermédiaire établi une balance


de ses comptes.
Exemple : La balance des comptes de l’intermédiaire ALPHA se présente
de la façon suivante :
Montant Solde
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
Clients - assurés 39.500 39.500

Compte d’attente 3.584.650 3.584.650


Quittances en portefeuille 3.662.510 3.662.510
Compte courant SECURITE 4.812.560 4.812.560
Caisse/Banque 4.238.950 3.724.650 514.300
Frais généraux 41.700 41.700
Commissions 78.800 634.800 556.000

TOTAL 16.318.670 16.318.670 556.000 556.000


Le compte de résultat de l’exercice se présente comme suit :
CHARGES PRODUITS
Frais généraux 41.700 Commissions 556.000
Autres charges Autres produits
TOTAL 41.700 TOTAL 556.000
Solde débiteur – Perte Solde créditeur - Bénéfice 514.300

Les frais généraux des intermédiaires sont constitués essentiellement


par :
N° DE COMPTE SYSCOA

Charges de personnel (salaires, indemnités, charges sociales, etc..) 66


Impôts et taxes 64
Loyers 622
Eau et électricité 6051, 6052
Frais de recouvrement 6325
Fournitures de bureau 6047
Transports et déplacements 61
Publicité, imprimés 627
Frais de téléphone, télex, télécopie 628
On peut noter que la quasi totalité des charges de l’intermédiaire a des
délais de règlement très court. Par conséquent, il faut que les
commissions encaissées par l’intermédiaire pendant une période
donnée (généralement un semestre ou l’année) puisse couvrir ses
charges de la même période. Un déficit chronique doit être compensé
par des apports de l’intermédiaire sinon il est à craindre l’existence d’un
détournement des primes pour financer ce déficit.
IV.2.2.9. L’
L’arrêté
arrêté du compte courant de la socié
société d’assurance

Cet arrêté du compte courant est nécessaire pour connaître le solde


exigible et le comparer au compte courant de l’intermédiaire établi par la
société d’assurances.

Exemple : le compte courant de la société d’assurances LA SECURITE


établi par ALPHA se présente de la façon suivante :
Compte courant de LA SECURITE
Date Libellé
Libellé
PRIMES COMMISSIONS
Débit Cré
Crédit Débit Cré
Crédit
31/07/2003 Bordereau de production n°02/07 515.250 45.000
31/07/2003 Règlement de la production n°02/07 515.250
08/08/2003 Bordereau de quittances de primes n°01/08 3.662.510 589.800
15/08/2003 Avis d’opération SECURITE n°1 45.000
31/08/2003 Règlement du bordereau des quittances encaissées 3.069.000
30/09/2003 Avis d’opération SECURITE n°2 511.000
30/09/2003 Bordereau des quittances non encaissées 593.110 78.800
TOTAL 4.177.760 4.177.760 634.800 634.800
Solde financier exigible 0 0
Il est possible de simplifier la présentation de ce compte courant en le
présentant sur deux colonnes au lieu de quatre.
Compte courant de LA SECURITE
Date Libellé
Libellé
Débit Cré
Crédit
31/07/2003 Bordereau de production n°02/07 45.000 515.250
31/07/2003 Règlement de la production n°02/07 515.250
08/08/2003 Bordereau de quittances de primes n°01/08 589.800 3.662.510
15/08/2003 Avis d’opération SECURITE n°01 45.000
31/08/2003 Règlement du bordereau des quittances encaissées 3.069.400
30/09/2003 Avis d’opération SECURITE n°02 511.000
30/09/2003 Bordereau des quittances non encaissées 593.110 78.800
TOTAL 4.812.560 4.812.560
Solde financier exigible 0
IV.3. Le contrôle de la comptabilité de l’intermédiaire

Il s’agit de s’assurer que l’intermédiaire tient une comptabilité


conforme aux prescriptions du SYSCOA et que l’organisation de
cette comptabilité permet d’obtenir les documents minimaux exigés.

En outre, il faut examiner le mécanisme de transmission et de


comptabilisation des informations relatives aux primes entre
l’intermédiaire et les différentes sociétés et relever les
dysfonctionnements éventuels. On peut par ce canal détecter des
retentions d’affaires.

La fiabilité du système comptable peut être testée par sondage sur


un ensemble d’opérations. IL s’agit de suivre l’enregistrement
comptable depuis l’événement lui ayant donné naissance jusqu’à
son dernier stade connu à l’aide des pièces justificatives. On peut
par ce biais détecter des retentions d’affaires, des annulations
frauduleuses d’affaires courus et le non reversement des primes
encaissées.
Exemple : une note de couverture émise par l’intermédiaire. Il
faut suivre cette opération comptablement depuis l’émission de la
note de couverture jusqu’à son reversement de la prime
encaissée à la société d’assurance.

Il faut également procéder à l’examen des bordereaux de


production automobile et le rapprocher du livre d’inventaire des
attestations d’assurance automobile détenues par l’intermédiaire.
Cela pour faire ressortir les attestations reçues des sociétés
d’assurances et qui n’ont pas fait l’objet de production. Enfin, il
faut comparer ces attestations au stock physique disponible.
Toute attestation manquante doit faire l’objet d’explication.

IV.3.1. Le contrôle de la production et des encaissements

Il s’agit par ce contrôle de répondre aux questions suivantes :


1. l’intermédiaire respecte t-il la réglementation en matière de
placement de risques ? Ne place t-il pas de risques auprès de
sociétés non agréées ?

Pour répondre à cette question, il faut s’assurer, à l’aide des


bordereaux de primes ou du détail des opérations des comptes
bancaires par l’examen minutieux des avis de transferts à l’étranger
que l’intermédiaire ne transmet pas des risques ou ne procède pas à
des règlements de production ou de quittances encaissées pour un
assureur non agréé.

On peut également à l’aide du classements des contrats réalisés par


l’intermédiaire, s’assurer que toutes les affaires sont enregistrées sur
les bordereaux de primes.

Il est possible également, par la consultation du chrono des


correspondances, vérifier qu’aucune affaire n’a été placée à l’étranger.
Au cas où des risques sont placés auprès de sociétés non agréées, il
faut exiger les autorisations du Ministre en charge des assurances
ayant permis ces souscriptions.
Etablir à cette fin un état récapitulatif des bordereaux de production et
de quittances émises par société et par catégorie de risques sur au
moins les trois derniers exercices.

2. l’intermédiaire respecte t-il les conditions conventionnelles et


réglementaires d’assurances ?
Lorsque l’intermédiaire est autorisé à émettre des notes de couverture
ou des attestations d’assurances automobile ou à annexer des
conditions spéciales ou particulières à la police de base, il faut
examiner si l’intermédiaire exécute ces tâches selon les directives
des sociétés mandantes.
Pour ce faire, il faut lister les conditions d’exécution des tâches telles
qu’indiquées dans les conventions de collaboration ou les protocoles
de gestion. Puis les comparer aux conditions réelles d’exécutions
des tâches de l’intermédiaire.
Il faut également s’assurer, concernant la délivrance des attestations
d’assurances automobile, que le tarif minimal réglementaire est
respecté. Cela peut se réaliser en comparant le tarif appliquée sur
les conditions particulières choisies par sondage et le tarif minimal.
Il faut vérifier que les délais réglementaires ou contractuels de
reversement des primes en cas de mandat d’encaissement sont
respectés et sont inférieurs à 30 jours.

Enfin, il faut s’assurer que les taux de commissions appliqués


respectent les décisions réglementaires concernant le taux de
commissionnement des intermédiaires d’assurances d’une part et que
les taux de commission appliqués sur les bordereaux de productions et
de quittances sont ceux convenus dans les conventions de
collaboration.

Pour ce faire, le contrôleur doit disposer de la décision du Ministre en


charge des assurances relatif au taux de commissionnement des
intermédiaires et des conventions de collaboration de l’intermédiaire
avec les sociétés d’assurances et les différents bordereaux de primes.
3. l’intermédiaire procède t-il a des rapprochements de comptes
avec les sociétés d’assurances ? avec les banques ?

Il faut s’assurer que l’intermédiaire procède au rapprochement des


comptes courant des sociétés d’assurances avec lesquelles il
collabore et le relevé de son compte courant dans les écritures de
ces sociétés d’assurances.

Il faut également rapprocher le compte des différentes banques dans


les écritures de l’intermédiaire avec ses relevés bancaires.

Ces deux opérations permettent de conforter la conviction du


contrôleur en ce qui concerne la fiabilité et la sincérité de la
comptabilité de l’intermédiaire d’une part et de s’assurer que le solde
bancaire permet de faire face à la production et aux quittances
encaissées et non reversées aux sociétés d’assurance concernées
ainsi que le solde financier des comptes courant des différentes
sociétés.
IV.3.2. L’analyse du résultat de l’intermédiaire

Cette analyse a pour but de comparer les commissions de


l’intermédiaire, sa principale source de produits, à ses charges sur au
moins les trois derniers exercices.

En cas de déficit, expliquer comment celui-ci est financé. Il peut


l’être par des apports de l’intermédiaire, des délais de règlements
plus long accordés par les fournisseurs, par des plus value sur
cessions d’immobilisations ou encore par des prélèvements sur les
encaissements de primes. Dans ce dernier cas, il s’agit d’un
détournement de primes.

En observant la structure des frais généraux de l’intermédiaire,


on constate que les délais de règlement de ces frais sont très courts
et que l’intermédiaire à très peu de possibilité de manœuvre.

En outre, un intermédiaire a généralement une structure très peu


immobilisée par conséquent les possibilités de réalisation de plus
value sur immobilisation sont quasi-nulles.
Par conséquent, il ne reste plus que les apports de l’intermédiaire
transitant par le compte courant de l’exploitant (pour les exploitations
individuelles) ou le compte capital (pour les sociétés) et les
prélèvements sur les primes. Il faut donc porter une attention
particulière à l’analyse des frais généraux de l’intermédiaire et exclure
de la comparaison de ses charges et de ses produits les charges
calculées (dotations aux amortissements et provisions) et les
transferts de charges au compte de produits.

IV.3.3 Le contrôle de la trésorerie de l’intermédiaire

Ce contrôle a un double but : s’assurer d’une part que les


différents soldes des comptes caisse et des différents banques dans
la comptabilité de l’intermédiaire sont conformes à ceux qui ressortent
des relevés bancaires et de la situation de la caisse et vérifier d’autre
part que la société ne procède pas à des transferts de fonds à
l’étranger dans le but d’effectuer des règlements de primes des
polices placées à l’étranger auprès de sociétés non agréées sur le
marché.
En ce qui concerne le premier but, voir 3) partie V.3.1. Le contrôle de
la production et des encaissements.

Pour cette vérification, le contrôleur doit disposer des arrêtés


périodiques des comptes caisse et banque ainsi que des états de
rapprochement effectués avec les relevés et les états de caisse pour
s’assurer de leur concordance. Pour l’exercice en cours faire établir
un état de rapprochement entre les relevés de la banque et le solde
du compte banque d’une part, et entre l’état de la caisse et le solde
caisse à la date du contrôle.

En ce qui concerne les transferts à l’étranger décelés sur les relevés


bancaires de l’intermédiaire, le contrôleur doit exiger un exemplaire
des avis de transferts pour confronter le motif du transfert avec les
justificatifs fournis.
CONCLUSION
Les intermédiaires d’assurances jouent un rôle non négligeable dans
la souscription des contrats d’assurance. Sur certains marchés de la
CIMA, ils sont devenus des acteurs incontournables pour l’acquisition
des contrats au niveau des entreprises d’assurances. Ils influencent
par conséquent les pratiques commerciales, financières et même
tarifaires des entreprises d’assurances.

Il importe donc que les activités de ces intermédiaires soient mieux


contrôlées pour un développement harmonieux et sain des marchés
de la CIMA.

Ce contrôle se heurte cependant à des pratiques et comportements


qui trouvent leurs origines en partie dans la grande souplesse des
législations anciennes, lorsqu’elles existaient, en matière
d’intermédiation des assurances et de contrôle de leurs activités.
En outre, les intermédiaires, avec la complicité passive des sociétés
d’assurances, ne tiennent généralement pas une comptabilité malgré
les dispositions fiscales ou réglementaires existantes, ou alors la
comptabilité qui est tenue ne donne pas une image régulière, sincère
et fidèle de ses opérations.

Le contrôle des intermédiaires institué par le Traité de la CIMA pour


gagner en efficacité doit instauré un plan comptable adapté aux
opérations d’assurances notamment en ce qui concerne le respect
des principes de comptabilisation et la prise en charge des
bordereaux de primes et de sinistres, éléments de gestion des flux
d’opérations entre les assureurs et les intermédiaires. Un exemplaire
de la synthèse de leurs opérations (bilan, compte de résultat et des
annexes à définir) de l’exercice devra également être remis à la
Direction Nationale des Assurances.
Enfin, il faudra veiller au niveau des entreprises d’assurances et
du public pour que ceux-ci ne traitent qu’avec des intermédiaires
en règle vis à vis de la réglementation en publiant régulièrement
(au minimum une fois dans l’année) la liste des courtiers et des
sociétés de courtage agréés et en sanctionnant les sociétés
d’assurances qui traitent avec des intermédiaires non en règle.