As finanças são a alma de uma empresa.

Todo o esforço do empreendedor e

de seus colaboradores podem ser em vão se a empresa não mantiver um
Fluxo de Caixa saudável. Confira algumas matérias que podem ser úteis:

 O Que é Fluxo de Caixa

 Começando a Controlar as Finanças
 Como Quitar as Dívidas da Empresa
 Erros Financeiros a Serem Evitados
 Papel, Planilha ou Sistema?
 O Que é o Fluxo de
Caixa e Como Manter
Em Dia
O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas para gestão financeirasendo
usado para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro de sua empresa em um
determinado período de tempo.

Por exemplo, se você têm em caixa inicialmente R$ 5.000,00. Durante o mês você
gastou R$4.000,00 com as despesas gerais de sua empresa mas também recebeu
uma quantida de R$ 3.000,00 referente as diversas vendas.

Todas essas movimentações diárias somada ao seu caixa inicial perfazem o fluxo de
caixa de seu empreendimento.

É importante ressaltar que sua dinâmica e funcionalidade é ampla, pois não se limita
apenas ao dia a dia da empresa, pois os valores podem ser projetados também para
períodos maiores. Além disto, poderemos averiguar e obter alguns resultados como:

1. Contas a pagar;
2. Contas a receber;
3. Relatórios;
4. Projeções Futuras;
5. Gráficos para análise;
Também é possível gerar o DRE – Demonstração de Resultados do Exercício, desde
que as movimentações tenham uma data de competência atrelada a elas.
O FLUXO DE CAIXA É IMPRESCINDÍVEL PARA ANÁLISES
FINANCEIRAS
Não existem grandes dificuldades para elaborar o seu fluxo de caixa, desque que
você consiga acessar de forma fácil e organizada todas as movimentações
financeiras de seu negócio.

Algumas empresas ainda utiliza papel e caneta para anotarem os gastos, o que pode
dificultar e tornar menos dinâmico o acesso aos dados. Já para quem utiliza planilhas
e também Softwares de gestão como o Sistema Soma, conseguem ter mais agilidade
para acessar os dados e elaborar o fluxo de caixa de forma automática. A tecnologia
veio para ajudar, então utilize-a a seu favor.
Alguns dos relatórios que podemos vincular e relacionar, são:

1. A rentabilidade;
2. A lucratividade;
3. Ponto de equilíbrio;
4. Prazo de retorno do investimento.
Um fluxo de caixa desestruturado, sem organização tende a influenciar para a
administração sem previsibilidade, sem segurança, e o pior de tudo aumentando as
chances de desfalque.

COMO MANTER EM DIA SEU FLUXO DE CAIXA EM DIA

Alcançar tal objetivo é muito simples, basta você fazer os lançamento de todas as
despesas e receitas com precisão, fidedignidade e frequência.

Os 5 passos abaixo concedem a você uma linha de organização prática para manter
tudo em dia, veja:

1. ESTABELEÇA O PERÍODO QUE SEJA IDEAL

Concorda que não é possível gerenciar com previsões apenas para períodos curtos,
ou apenas para médio e longo prazo.

Por isso, ele deve ser aberto e não limitante, deve fornecer a você o controle rigoroso
diário e também para períodos maiores.

Os lançamentos de entrada e saída devem ser diários, e com o registro de todos os

movimentos do ciclo do fato ocorrido, de compra ou venda, da empresa.

2. MONITORE TODOS OS SALDOS DISPONÍVEIS

O fluxo de caixa deve permitir o acompanhamento diário dos saldos bancários,
cofres, e outros em valores e em disponibilidade, da mesma forma que as estimativas
de recebimentos devem ser sempre atualizadas.

Analise todos os dias suas contas a receber, faturamento e fluxo de caixa devem estar
em sintonia perfeita.

3. DIVIDA-O POR CATEGORIAS

Esta organização é imprescindível em como mante-lo em dia e atualizado.

Por exemplo, separe as receitas, as despesas, investimentos, fornecedores, despesas

internas, e outros de forma ampla, mas se você segmentar ainda mais, o
gerenciamento será ainda melhor.

Sub divida as categorias, no caso das receitas,poderá estabelecer, receitas com

aluguéis, com vendas e assim por diante.

Da mesma forma faça com as contas que precisam ser pagas.

4. SEJA RIGOROSO NO CONTAS A PAGAR
O fluxo de caixa é um instrumento de gerenciamento potente e com relevância para
decisões nas compras da empresa, ele “não mente”, ele é determinante.

A gestão de compras não deve ter autonomia sem antes receber o aval da gestão
financeira e do fluxo, pois ele é um conselheiro fiel.

Todas, absolutamente todas as compras devem ser registradas no fluxo,

rigorosamente e diariamente, e em toda a dimensão, indiferente se de
financiamento, compra de matéria prima, empréstimos, etc. e sempre considerando
todo o prazo acordado.

5. FAÇA AS CORREÇÕES IMEDIATAMENTE

Fique sempre atento e faça as correções com antecedência.

Se você realizou todos os lançamentos com coerência e precisão poderá identificar

com bastante antecedência a falta de saldo para cobrir um compromisso.

E assim, reformular e buscar recurso para honrar o pagamento.

Da mesma forma, que poderá perceber com antecedência a disponibilidade para

novos investimentos, adquiri equipamentos, ou mesmo incrementar seu negócio.

Tenha sempre em mente o seguinte: mensalmente faça a apuração do lucro,

compare com rigor as estimativas de entradas e saídas.

DICA IMPORTANTE
Para economizar tempo e evitar possíveis erros, nossa equipe sugere que você
utilize uma solução online que possa lhe ajudar a organizar as finanças de sua
empresa. Você pode optar por uma simples planilha ou então testar gratuitamente
nosso software Sistema Soma - Controle De Fluxo de Caixa.
Desta forma, basta que você lance suas contas diariamente que os sistemas ou
planilhas irão gerar automaticamente para você todos os relatórios, agilizando
bastante o processo.

Independente da solução escolhida, ressaltamos a importância de manter sempre

em dia e atualizado todas as suas movimentações financeiras. Isto é imprescindível
para aumentar as chances de sucesso de seu negócio.
 Como Começar a
Organizar as Finanças
de Sua Empresa
Se a vida financeira da sua empresa está meio 'conturbada' e você não sabe por onde
começar a se organizar novamente, vamos tentar dar uma mãozinha com algumas dicas
para colocar a sua empresa de volta na linha.

Um dos principais motivos para a falência das empresas, especialmente as micro e

pequenas empresas, é a falta de controle financeiro. Por este motivo, nós empreendedores
devemos estar comprometidos com o propósito de manter em ordem a saúde financeira
de nossos negócios.

SEPARE AS FINANÇAS PESSOAIS E DA EMPRESA

Antes de entrarmos mais a fundo nas principais recomendações para controlar suas
finanças, você precisa se comprometer a manter sempre separado as finanças pessoas das
finanças de sua empresa.

Esta confusão das contas acontece principalmente com autônomos e pequenas empresas.
Um exemplo simples seria: o seu almoço diário. Como você está em seu escritório,
talvez você fique tentado a lançar este gasto na conta de sua empresa.
Dica: Para evitar este tipo de comportamento, sempre se coloque no papel de um
funcionário. Sempre que for lançar uma despesa, faça a seguinte pergunta: Se eu fosse
um funcionário, a empresa onde eu trabalho iria bancar este gasto?
Se a resposta for não, é porque esta despesa é provavelmente um gasto pessoal.

Existem também alguns casos mais complexos, como por exemplo, o combustível de seu
carro: muitas vezes parte dos kilômetros rodados são a serviço de sua empresa, e parte do
trajeto é para atividades pessoais e de lazer. Neste caso o que vale é o bom senso.

Mas se todo o dinheiro movimentado é meu, porque separar as despesas pessoais?

Um dos principais motivos para aderir a esta prática é para poder precificar melhor seus
produtos e serviços. Por exemplo, imagine que você possui as seguintes informações em
mãos:

1. Quanto minha empresa gasta por mês.

2. Quantas horas levo para construir um produto / executar um serviço.
A partir de tais informações, você saberá exatamente qual é o preço de custo de um
determinado produto e serviço. Se você vender por menos está perdendo dinheiro, se
vender por mais está tendo lucro.
Caso você lance uma despesa pessoal na conta de sua empresa, vocè irá calcular um preço
de custo mais alto, encarecendo o produto e provavelmente vendendo menos. Se você
lançar uma despesa da empresa em sua conta pessoal, estará maquiando um gasto de sua
empresa e irá calcular um preço de custo mais baixo do que o real.

Por fim, lembre-se também de tentar classificar da melhor forma possível os gastos da
empresa, como por exemplo:

1. Gastos com Pessoas / Salários / Mão de Obra

2. Gastos com Transportes e Fretes
3. Gastos com Matería Prima
4. Gastos com Infra-Estrutura
ANOTE AS DESPESAS
Um dos hábitos mais importantes para Organizar as Finanças de Sua Empresa é anotar
religiosamente todos os seus gastos. No início pode parecer trabalhoso, mas na realidade
não é.
Dica: Crie o hábito de pedir notas ou então recibos para tudo que você fizer em seu dia-
a-dia. Foi na papelaria? Peça um recibo. Foi almoçar? Peça um recibo.
Leve sempre uma caneta com você, e lembre-se de classificar se foi uma despesa pessoal
ou uma despesa da empresa.

ANOTE AS RECEITAS
O mesmo procedimento se vale para o dinheiro que você recebe de seus clientes, e isto
vale tanto para as vendas a prazo como para as vendas a vista e no dinheiro.

Dica: Ao registrar um recebimento, tente detalhar da forma mais completa possível, como
por exemplo:
1. Valor Recebido
2. Data do Recebimento
3. Produtos e Serviços
4. Dados do Cliente Pagante
Manter um histórico, mesmo que simples, de seus recebimentos vai permitir que você
analise se sua empresa está crescendo e se as vendas estão aumentando. O histórico
também pode lhe ajudar a detectar a sazonalidade de seu negócio, ou seja, saber quais são
os períodos em que as vendas estão concentradas.

Para exemplificar o conceito de sazonalidade: Em uma empresa de viagens a maioria das

vendas ocorrem no período de férias.

Uma terceira utilidade para o histórico das receitas, é que você poderá analisar os dados
e fazer previsões de qual seria o faturamento provável de sua empresa naquele período
futuro.

CONTROLE OS PRAZOS DE PAGAMENTOS

O controle de prazos é um conceito que deve ser aplicado tanto para as despesas quanto
para as receitas.
Uma conta atrasada pode gerar multas e até mesmo o cancelamento da prestação de um
serviço que é essencial para sua empresa, como por exemplo: cortes de luz, de telefone
ou de sua internet.

Você pode deixar separado uma relação com todos os gastos fixos mensais que você
possui e as respectivas datas de vencimento.

Dica: Entre em contato com as empresas e altere todos vencimentos para um mesmo dia,
por exemplo, negocie para que todas as suas contas vençam no dia 20 do mês.
ORGANIZE AS DATAS DE RECEBIMENTO
Naturalmente nós preocupamos mais em evitar atrasar nossas contas a pagar pois elas
geram muitos juros, porém a desorganização na hora dos recebimentos dos clientes
também pode gerar prejuízo.

Ao saber a data exata em que um cliente deve efetuar o pagamento, permite que você faça
as cobranças de forma mais profissional e evite a inadimplência.

Dica: Crie um fluxo padronizado para enviar lembretes e avisos de cobrança.

Isto pode variar bastante de empresa para empresa, mas vamos dar um exemplo: Quanto
estiver faltando 3 dias para o vencimento de um boleto, envie um e-mail a seu cliente
avisando que a fatura já está disponível para ser paga.

Esta prática serve tanto para lembrar (de forma amigável) que seu cliente possui um
compromisso com você, como também permite que cliente se organize com um pouco de
antecedência.

REGISTRE SEUS CLIENTES E FORNECEDORES

Para que você consiga colocar em uso algumas das boas práticas mencionadas acima,
como o controle de prazos, classificação dos gastos e fluxo de cobrança padronizado,
você precisará ter a sua disposição os dados de seus clientes e fornecedores.

Registre pelo menos o Nome, o Telefone e E-mail. Você não precisa ser muito intrusivo
e solicitar muitos dados, porém o básico é essencial.
Dica: Além re registrar os forncedores, é interessante manter organizado seus catálogos
de produtos.
Seja o catálogo através de um website ou de um impresso, té-los sempre a disposição
pode te economizar uma ligação desnecessária, como por exemplo, para conferir o preço
com o fornecedor.

ENTENDA O QUE ESTÁ ACONTENCENDO

Registrar e organizar todos os dados financeiros é fundamental, mas você não deve parar
por ai. Extrair padrões e informações destes dados vai permitir que você tenha uma visão
estratégica de sua empresa e tome decisões mais acertivas.

Existem diversos relatórios que são importantes para um empreendedor, e dentre eles
podemos citar o DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) e o DFC
(Demonstração de Fluxo de Caixa).
Avalie também a sazonalidade de seus negócios, encontre os meses de alta e os meses de
baixa. Nos meses de baixa, você pode tentar comercializar um produto diferente, ou fazer
promoções para aquecer o mercado.

Tente encontrar quais produtos vendem mais e reduza o estoque daqueles que vendem
menos ou que dão muitos problemas. Estoque parado é dinheiro perdido.

Encontre quais são os indicadores mais importantes para o sucesso do seu negócio, e
foque neles.

Algumas sugestões de dados que você deve ficar de olho:

1. Custos mensais fixos

2. Faturamento bruto
3. Lucro líquido
4. Estoque parado
5. Endividamento da empresa
6. Rotatividade de funcionários
7. Preço de forncedores
8. Gastos operacionais
TENHA DISCIPLINA
A consitência é algo fundamental. Tente acompanhar diariamente o progresso da empresa
e siga uma rotina. Se achar que você está sobrecarregado, delegue algumas funções para
um colaborador, mas certifique-se de tempos em tempos que tudo está sendo feito como
planejado.

A rotina financeira deve incluir:

1. Anotar Receitas / Despesas

2. Controlar Prazos
3. Controlar Cobranças
4. Registrar Clientes e Fornecedores
5. Analisar Relatórios Importantes
6. Planejar e Tomar Decisões
AUTOMATIZE E SIMPLIFIQUE
É possível se organizar e manter tudo em ordem utilizando apenas papel ou até mesmo
planilhas.

E apesar de serem uma opção comumente usada em diversas empresas, você poderá
encontrar algumas dificuldades a longo prazo de organização e de produtividade.
Uma alternativa muito atraente e com preço acessível, é utilizar um Sistema de Contas
a Pagar e Receber Onlinecomo o Sistema Soma que pode ajudar a simplicar bastante o
processo e gerar relatórios automaticamente.
Independente da escolha, você como empreendedor deu um passo muito importante rumo
a organização financeira de sua empresa, continue no caminho.

Dicas Para Quitar as

Dívidas de Sua
Empresa
Algumas dívidas financeiras servem para potencializar a empresa, e são
consideradas adequadas quando permitem que as parcelas sejam quitadas de
acordo com a estimativa das receitas, sem depender de empréstimos ou
refinanciamentos.

No contexto econômico atual, é muito comum, organizações, mesmo com certo grau
de endividamento permanecerem na linha do crescimento, sem grandes problemas
de gestão e conseguindo honrar seus compromissos.

Porém, quando já não é mais possível suportar as dívidas e essas comprometem

todas as receitas, obrigando a empresa recorrer aos bancos e a outros recursos caros
para tentar realizar os pagamentos, é sem dúvida o momento de repensar suas
estratégias de gestão.

Qual é o melhor caminho para reorganizar e dar conta de quitar essas dívidas?

Veja algumas dicas da postura e planejamento a serem adotados por quem está
diante de uma empreitada dessas:

1# FAZER O LEVANTAMENTO PROFUNDO DO QUANTO E PARA QUEM

DEVE
Antes de tudo, é necessário organizar as dívidas. Liste, desde os credores pequenos
até os maiores, inclusive em seu relatório não simplifique informações,
principalmente em relação as datas, porque irá auxiliar o cálculo dos juros e outras
despesas.

Diante disso, é hora de colocar no papel o faturamento da empresa, e eliminar os

custos normais para que consiga produzir, assim terá o valor disponível para iniciar
o planejamento de quitação das suas contas já vencidas.
2# RENEGOCIAR E PROTELAR
Se as dívidas são para muitos segmentos diferentes, é válido estabelecer a ordem de
prioridade e então partir para a renegociação.

Governo e bancos são menos flexíveis, e também são as dívidas mais caras, por isso
dê atenção especial a elas.

Fornecedores sempre são menos rígidos e exigirão de você estratégias menos

complicadas para quitar as dívidas.

3# O QUE PODE E DEVE SER CORTADO?

Neste estágio o dinheiro da empresa deve ser muito bem gerenciado, e para fazer
sobrar é essencial que se elimine tudo que não está somando a empresa ou que pode
ser adquirido por um valor menor.

Principalmente na contratação de fornecedores, e outros custos, que podem sim ser

simplificados. É importante que não se limite a um ou dois, faça uma pesquisa ampla
e encontre melhores propostas para matéria prima e outros insumos.

Além disso, olhe para os custos fixos, como aluguel, energia elétrica, internet, entre
outros, e encontre maneiras de pagar menos.

Mantenha cautela sobre seus investimentos que trazem resultados, considere o

último tópico da lista, caso necessite excluí-los.

4# MANTENHA RIGOR NO CONTROLE DE NOVAS CONTAS

Sua empresa não pode parar e mesmo com dívidas acumuladas, novas serão
necessárias, por isso, mantenha se fluxo de caixa visível e com extremo controle.

Os novos compromissos devem ser honrados, e é nesta hora que administração

comprometida entra em ação, principalmente com a integração acirrada de cada
responsável das várias áreas da empresa, caso exista.

5# ECONOMIA ESTENDIDA
Você como gestor não deve usar o dinheiro da empresa para aliviar problemas
financeiros pessoais, apesar de isso ainda ser uma prática comum, só traz prejuízos
à empresa.

A responsabilidade de lidar com as contas pessoais sem misturar com as da

empresa, é compromisso de todos os sócios.

6# VENDER ATIVOS DA EMPRESA, OU DO ACIONISTA PARA

CAPITALIZAÇÃO
Esta é uma estratégia viável, talvez demore um pouco até oficializar algum negócio,
mas quando as dívidas assumem grandes proporções deve-se considerar como
sendo uma excelente alternativa.

7# MELHORAR A PRODUTIVIDADE E BUSCAR NOVOS MERCADOS

Vender mais é receber mais, naturalmente que se deve estudar formas ainda mais
eficientes de produção. Nenhuma dívida é invencível se a empresa está produzindo
e tem um bom produto.

8# MANTER O FOCO NO FLUXO DE CAIXA SEM PESTANEJAR

O fluxo de caixa é a alma da sua empresa, logo, ele deve estar estruturado
rigorosamente, e assim ser seu maior aliado para dar conta dos compromissos
futuros e daqueles que ficaram para trás.

Qualquer decisão deve estar conivente com o fluxo de caixa, mesmo que sejam
estratégias de longo prazo.

9# PENSAR EM UMA SOCIEDADE

Se você acredita no seu negócio e sabe do potencial, considere abrir sua empresa.

A entrada de um novo sócio é uma saída viável e inteligente, que com a alocação de
recursos poderia resolver dívidas pendentes e inclusive auxiliar na gestão.

10# DIMINUIR A INADIMPLÊNCIA

Assim como você está com contas vencidas, com certeza também tem valores a
receber, sempre é válido promover ações que viabilizem receber as parcelas
atrasadas dos seus clientes.

O êxito só chega com determinação e organização, mantenha as contas da sua

empresa em dia, e evite ações desesperadoras no futuro.

5 Erros Financeiros a
Serem Evitados em Sua
Empresa
Existem vários erros financeiros a serem evitados pelas empresas, mas cinco deles
são verdadeiramente fatais para o bom desempenho da organização, e poderão
colocar em causa a sobrevivência de um negócio. Nesse artigo estaremos explorando
esses erros, de forma a que você, empresário, possa evitá-los no futuro.

De fato, tendo um bom gerenciamento das finanças da empresa pode salvar

qualquer um da falência eminente. Ninguém está livre disso, até porque os fatores
externos, que não controlamos, desempenham um papel muito importante no
desenvolvimento de qualquer negócio.
O problema é que muitas pequenas e médias empresas acabam não prestando
atenção aos detalhes, aqueles pequenos detalhes, principalmente na questão
financeira. E são esses pequenos detalhes que se mostram fatais para elas numa
situação de crise.

METAS E OBJETIVOS
Um dos grandes erros financeiros que vemos em grande parte das empresas é o não
traçar metas e objetivos financeiros. Para conseguirmos chegar a bom porto,
precisamos saber de onde partir, para onde queremos ir, e por que caminhos
devemos seguir.

Planos deverão ser traçados. Não falo somente em alcançar metas de vendas, porque
essas, geralmente, já são traçadas, mas planos de diminuição de custos fixos, planos
para novas contratações, ou para novos investimentos. Estes são fatores cruciais
para que uma empresa se desenvolva, gerando mais lucros.

PRAZOS DE PAGAMENTO
Principalmente as micro e pequenas empresas, têm uma grande dificuldade em
estabelecer prazos para que os seus clientes paguem. Se por um lado não têm
dinheiro suficiente para contratar alguém para fazer as cobranças, por outro lado
também não querem ficar cobrando direto do cliente que é seu amigo, e que já é fiel
à sua loja há algum tempo.

Estas duas situações fazem com que os gestores sejam muito mais flexíveis na hora
de receber do cliente.

A questão é que, enquanto alguns clientes paguem corretamente, e dentro do prazo,

depois de terem atrasado um pagamento, outros clientes, como veem a sua
flexibilidade em relação ao atraso, simplesmente não pagam até que tome uma
atitude mais drástica. E são estes últimos clientes que poderão colocar em causa a
saúde financeira da sua empresa.

Por essa mesma razão devemos sempre colocar todas as regras bem definidas no
começo do contrato de prestação, e os prazos de pagamento devem estar bem
assentes. A cobrança de uma multa pelo atraso de pagamento costuma ser uma boa
estratégia para afugentar os clientes maus pagadores.

FALTA DE GESTÃO FINANCEIRA

Muitos empreendedores, atolados com as tarefas do dia-a-dia como cobranças,
vendas, prestação de serviço, atendimento e etc, acabam deixam para depois e
acabam não gerenciando direito o dinheiro que entra e sai de sua empresa.

É comum a concepção que a gestão do dinheiro é complicada e burocrática, mas hoje

em dia existem muitas facilidades que ajudam a simplificar este processo e
economizam tempo e dinheiro do empresário. A tecnologia de software em nuvem
veio trazer grandes benefício, principalmente no Gerenciamento das Finanças de
Sua Empresa. Eles têm um baixo custo, deixam tudo organizado para você e ajudam
você a não esquecer de seus compromissos.
Uma alternativa comum aos sistemas online, são as planilhas ou até mesmo o papel
e a caneta. A tecnologia veio para ajudar a economizar tempo e dar mais segurança,
por isto, independente da escolha, o importante é controlar a risca as contas de sua
empresa para ajudar a evitar os erros financeiros.

EMPRÉSTIMOS
Outro grande erro dos empresários, especialmente por falta de experiência, é na
contração de empréstimos que se mostram totalmente desnecessários. Não é um
caso, nem dois, nem dez, nem cem, de empresas que contraem empréstimos para
alargar a sua empresa sem qualquer planejamento feito anteriormente.

O que é comum nessas situações é que a empresa, mesmo com sedes novas,
equipamentos novos, não conseguem alargar e expandir os seus negócios, e por isso
o empréstimo que contraíram não serviu de rigorosamente nada.

Um bom planejamento é necessário para que consigamos decidir corretamente pelo

empréstimo, ou não.

RENTABILIZAÇÃO DO CAIXA
O grande objetivo da sua gestão é alargar horizontes e aumentar a sua empresa
quanto possível? Então tem de aprender a rentabilizar o dinheiro que tem em caixa.

Muitos empresários deixam o dinheiro parado em caixa, mas essa pode não ser a
atitude mais correta a tomar, principalmente se tratando de um objetivo maior.

Se é o caso de estar notando um aumento do caixa mensalmente, e de forma segura,

poderá usar uma parte do dinheiro parado em caixa para aplicações a curto prazo,
médio prazo e longo prazo.

Diferenças Entre Papel,

Planilha e Sistemas
Online
É um consenso que o Controle Financeiro é algo essencial para qualquer empresa,
independente do estagio e da maturidade de seu empreendimento.
Porém algumas dúvidas podem surgir na hora de escolher a melhor maneira de
fazer este controle e geralmente as principais opções consideradas são: Papel e
Caneta, Planilhas ou um Sistema Financeiro Online.
Muitas empresas no nosso país ainda optam pelas tradicionais planilhas ou o
próprio papel, enquanto outras optam por softwares que ajudam a automatizar e
simplificar o processo.
A verdade é que cada uma destas opções têm suas vantagens e desvantagens e a
solução ideal pode variar de acordo com o seu negócio e seus objetivos.

Para entendermos o que será melhor para sua empresa, confira a lista a seguir.

AS PRINCIPAIS OPÇÕES
O papel é o mais tradicional, onde os empreendedores anotam, escrevendo com lápis
ou caneta, as informações que desejam ver arquivadas. Geralmente são colocados
em pastas, ou arquivos, separados por temas, de forma a ser mais fácil a sua
identificação.

Já as planilhas, são documentos feitos no computador, geralmente usando o

programa pago chamado Microsoft Excel ou então alguma versão alternativa.

A terceira opção são os softwares online, onde você pode acessar e gerenciar as
informações de sua empresa de uma forma mais simples, organizada e
independente de onde você esteja.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO PAPEL

O papel é um método de armazenamento de informações mais convencional, e até
aos dias de hoje milhares as pessoas dão preferência a praticidade do caderninho.

O mesmo acontece em empresas. Quer seja para anotar dados de clientes, em fichas,
ou para fazer controle de estoque, ou anotações de caixa, o papel ainda é muito
usado.

A grande vantagem do papel é que não exige um grande investimento inicial. O papel
é bem barato e pode ser acessado a qualquer momento, desde que você tenha se
lembrado de levar seu bloco de notas no bolso.

Outra das grandes vantagens do uso do papel é que ele não te obriga a ter um
computador, nem mesmo internet, o que é um benefício para aqueles que têm pouco
dinheiro no seu orçamento disponível.

No entanto, o uso do papel traz algumas desvantagens grandes. A maior delas é o

espaço que ocupa. Ter toda a informação de uma empresa armazenada em papel
obriga a dezenas de arquivos, o que faz com que necessite de um espaço muito
grande, somente para alojar todas as informações.

Além disso, com o papel, é bem fácil errar, especialmente em gestão financeira. Não
existe nenhuma forma de sabermos se um número ou outro estão errados. Nada nos
avisa. É necessário conferir todos os dados, o que demanda bastante tempo, e muitas
vezes a contratação de um especialista.

O cruzamento de dados e sua análise começam a ficar complicados conforme o

número de informações aumenta. A informação deve ser cruzada de forma manual,
o que torna o trabalho bem estressante e moroso.
A questão da inviabilidade de se tirar relatórios de forma consistente, por si só pode
ser considerada o ponto negativo mais marcante desta opção, devido a análise de
indicadores serem essenciais para o crescimento e desenvolvimento mais certeiro
de uma empresa. Para uma discussão mais completa sobre este assunto, confira
os: Relatórios Importantes Para Um Empreendedor.
E quando ressaltamos a importância dos relatórios, não nos referimos apenas a
grandes empresas, mas também são essenciais para autônomos e pequenas
empresas. Responder perguntas como: Qual o mês do ano você tem o seu maior
faturamento? e Qual o mês você tem o seu menor faturamento? Podem ser
essenciais para que você trace estratégias, monte um capital de giro específico para
certos períodos, ou faça ações de marketing nos meses de baixa.
O papel também é fácil de perder, e qualquer pessoa que tenha acesso ao espaço
onde estão guardados pode checar as informações, o que não o torna um método
inseguro. O papel também é vulnerável a degradação, seja ela natural ou devido a
alguma catástrofe como um incêndio, alagamento, ou até mesmo algum vazamento
interno de água.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DA PLANILHA

Os software de planilhas geralmente podem ser instalados em qualquer
computador, existindo versões pagas e também gratuitas. O custo reduzido pode ser
considerado como uma de suas vantagens, caso você opte por um software gratuito.

Dependendo de como você precisa organizar seus dados, a planilha pode ser,
inicialmente, simples de se trabalhar, basta preencher os valores das linhas e
colunas.

A complexidade inicialmente baixa, começa a aumentar consideravelmente caso

você precise utilizar recursos avançados como efetuar cálculos em cima das
planilhas e cruzar dados distintos e gerar relatórios avançados com dados de
múltiplas planilhas.

Para ajudar um pouco a resolver esta complexidade alta, existem sites que oferecem
vários modelos pré-feitos, prontos a usar. Dependendo da qualidade da planilha e
de quão completa ela seja, os sites podem cobrar um valor para que o download
possa ser feito.

Uma das desvantagens da planilha é o cruzamento de informações a longo prazo,

por exemplo, é comum encontrarmos planilhas que organizam a informação de
forma anual, tal organização dificulta o cruzamento de informações em um extenso
período de tempo, como por exemplo, analisar o aumento das vendas em um
período de 5 anos.

Outra desvantagem está relacionada ao armazenamento e a segurança de seus

dados. Geralmente seus dados ficarão salvos em seu computador ou notebook,
deixando os dados vulneráveis.

Uma pessoa com acesso local ao seu computador poderia, mesmo que sem uma má
intenção, acabar abrindo sua planilha para verificar os dados. Outro risco é o de se
pegar um vírus ou ter o seu notebook roubado.
Caso você precise checar as planilhas em diversos locais diferentes, você precisará
ter bastante cuidado para manter todas as cópias atualizadas para que você não
cometa o erro de utilizar algum dado antigo.

Existe uma solução para os problemas acima, que seria contratar um serviço cloud
para que você possa salvar suas planilhas online, o que por um lado diminuiria as
chances de você perder os dados devido a um acidente, porém adicionaria um passo
a mais a sua gestão, necessitando que você mantenha os documentos sincronizados,
além de adicionar a necessidade de estar conectado a internet.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO SISTEMA ONLINE

Os sistemas de contas a pagar e receber, principalmente os que são online, estão
cada vez mais populares e ganhando a confiança e o gosto das pequenas empresas e
até mesmo dos autônomos.

É importante citar que também existem as opções offline em que o software fica
instalado em sua máquina, para mais detalhes nesse tópico específico confira
as Diferenças entre Sistemas Online e Sistemas Locais.
Devido ao avanço da tecnologia, estas soluções ficaram muito baratas e acessíveis,
se tornando uma opção muito viável para substituir as planilhas e também os
cadernos de anotações.

Como todas as opções acima, os sistemas financeiros também possuem vantagens e

desvantagens que vamos discutir a sequir.

Vamos começar pelas vantagens, sendo uma delas o fato de tais sistemas ficarem
salvos e operarem diretamente de servidores cloud, trazendo alguns benefícios
como:

1. O software não precisa ser instalado

2. Seu computador não precisa ser potente nem moderno
3. Os dados ficam seguros e estão sempre atualizados
Por ser online, o sistema pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha acesso
a internet, como notebooks, tablets e smartphones, permitindo que você gerencie
suas finanças de qualquer lugar e a qualquer hora.

Usufruindo dos benefícios de ser online, você não precisa se preocupar em ter que
manter o software atuailizado e nem precisa se precoupar em ter que reinstalar caso
seu computador precise ser formatado. Por estar em um servidor cloud, todas as
atualizações acontecem de forma fluída.

Outra vantagen é a simplicidade de uso. Os softwares geralmente mantém tudo

organizado e de forma automática, basta você cadastrar suas despesas e receitas que
os sistemas irão gerar todos os relatórios importantes e manter tudo em ordem sem
que você precise se preocupar com fórmulas e cálculos matemáticos.
Um ponto a favor é que algumas soluções disponíveis não te ajudam apenas na parte
financeira, mas também lhe dão a opção de controlar o estoque, sua agenda pessoal,
a lista de fornecedores, os orçamentos e muito mais.

Por fim poderíamos citar o suporte que é dados pelas empresas, caso você tenha
dificuldades ou até mesmo precise enviar sugestões de melhorias, é bem provavém
que a empresas irá lhe auxiliar e também estará aberta ao seu feedback.

Um dos pontos negativos que pode-se citar seria a necessidade de se possuir um

conexão com a internet. Seja ela pelo seu computador ou pelo 3g de seu smartphone,
a conexão é o que permite você acessar o sistema pelo navegador de seu aparelho.

Outro ponto a se considerar é que geralmente as soluções online possuem um custo

mensal que pode ser proporcional ao recursos que você precisa utilizar, mas
geralmente os planos são bastante baratos e acessíveis.

Por fim, outra desvantagem que pode ser citada, são as manutenções programadas.
É algo bem raro de acontecer e geralmente acontecem durante as madrugadas,
porém é comum que os sistemas online passem por tais manutenções ficando
indisponíveis momentaniamente.

Independente de qual escolha sua empresa optar, ressaltamos que é o mais

importante é manter o controle fino das receitas e despesas desde o início de suas
operações.

Incentivamos todos os empreendedores a se organizarem para aumentarem suas

chances de sucesso, mesmo que você começe utilizando o papel, crie o hábito de
anotar todos os seus gastos e despesas.

E caso você opte por uma solução que pode te ajudar a simplificar este processo e
lhe dar segurança por um valor bem acessível, confira o Sistema Soma - Sistema de
Contas a Pagar e Receber Online.